UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL FACULDADE DE BIBLIOTECONOMIA E COMUNICAO DEPARTAMENTO DE CINCIAS DA INFORMAO CURSO DE ARQUIVOLOGIA

CLO BELICIO LOPES

DESCRIO ARQUIVSTICA
DIFERENAS E DIVERGNCIAS TERMINOLGICAS SOBRE OS INSTRUMENTOS DE PESQUISA

PORTO ALEGRE 2009

CLO BELICIO LOPES

DESCRIO ARQUIVSTICA
DIFERENAS E DIVERGNCIAS TERMINOLGICAS SOBRE OS INSTRUMENTOS DE PESQUISA

Trabalho de concluso de curso, realizado no Departamento de Cincias da Informao da Faculdade de Biblioteconomia e Comunicao da Universidade Federal do Rio Grande do Sul, apresentado como requisito parcial para obteno do ttulo de Bacharel em Arquivologia. Orientadora: Profa. Ana Regina Berwanger Co-orientador: Prof. Jorge Eduardo Enrquez Vivar

PORTO ALEGRE 2009

UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL Reitor: Prof. Dr. Carlos Alexandre Netto Vice-Reitor: Prof. Dr. Rui Vicente Oppermann

FACULDADE DE BIBLIOTECONOMIA E COMUNICAO Diretor: Prof. MS. Ricardo Schneiders da Silva Vice-Diretora: Prof. Dr. Regina Helena Van deer Lann

DEPARTAMENTO DE CINCIAS DA INFORMAO Chefe: Prof. Dr. Ana Maria Mielniczuk de Moura Chefe substituta: Prof. Dr. Helen Beatriz Frota Rozados

COMISSO DE GRADUAO DO CURSO DE ARQUIVOLOGIA Coordenadora: Prof. Ms. Maria do Rocio Fontoura Teixeira Coordenadora Substituta: Prof. Dr. Iara Conceio Bitencourt Neves

DADOS INTERNACIONAIS DE CATALOGAO NA PUBLICAO (CIP) L864d Lopes, Clo Belicio Descrio Arquivstica: diferenas e divergncias terminolgicas sobre os Instrumentos de Pesquisa / Clo Belicio Lopes; Orientadora Ana Regina Berwanger; Co-orientador Jorge Eduardo Enrquez Vivar. Porto Alegre, 2009. 175 f. : il. Monografia (Graduao) Universidade Federal do Rio Grande do Sul, Faculdade de Biblioteconomia e Comunicao, Departamento de Cincias da Informao, Curso de Arquivologia, 2009. 1. Arquivologia. 2. Terminologia. 3. Descrio Arquivstica. 4. Instrumentos de Pesquisa. I. Berwanger, Ana Regina. II. Vivar, Jorge Eduardo Enrquez. III. Ttulo. CDU 930.251

Departamento de Cincias da Informao Rua Ramiro Barcelos, 2705 - Bairro Santana - Porto Alegre/RS Brasil. CEP 90035-007 Tel.: 51 3316-5146 Fax: 51 3316-5435 E-mail: fabico@ufrgs.br

UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL Faculdade de Biblioteconomia e Comunicao Departamento de Cincias da Informao Curso de Arquivologia

A Banca Examinadora, abaixo assinada, aprova o Trabalho de Concluso de Curso intitulado: Descrio Arquivstica: diferenas e divergncias terminolgicas sobre os instrumentos de pesquisa, elaborado por Clo Belicio Lopes, como requisito parcial para a obteno do grau de Bacharel em Arquivologia.

Banca Examinadora:

__________________________________________________________________________ Professora Ana Regina Berwanger - DCI/FABICO/UFRGS

__________________________________________________________________________ Professor Jorge Eduardo Enrquez Vivar - DCI/FABICO/UFRGS

__________________________________________________________________________ Professora Ms. Marlise Maria Giovanaz - DCI/FABICO/UFRGS

__________________________________________________________________________ Arquivista Medianeira Pereira Goulart - Arquivo Histrico/IA/UFRGS

Porto Alegre, dezembro de 2009.

DEDICATRIA

Aos meus pais, Joneval Antonio Belicio Lopes e Ereny de Ftima dos Passos Lopes, pela coragem de desembarcarem na Estao Rodoviria de Porto Alegre, vindos do interior do Estado, com um saco de roupa e outro com cobertores, e comigo, quando eu tinha cinco anos. Toda a honestidade, fora de trabalho e persistncia no que acreditam e sabem que, sempre trilhando o caminho correto, o que h de bom nos acontece e o que esperamos da vida, cedo ou tarde, h de vir. minha noiva, Camila Lacerda Couto, com quem tenho realizado e dividido meus sonhos. E, com quem tenho muitos projetos a realizar, a curto, mdio, longo e infinito prazos. E, principalmente, dedico este trabalho a meu v, Antonio Ereny dos Passos. Ele sempre me perguntava quando eu iria me casar e concluir o curso de graduao. Estou bem prximo de concretizar ambos. Contudo, no conseguirei dividir estas alegrias com ele. Ao menos, no em uma mesma dimenso!

AGRADECIMENTOS

existncia de uma Universidade pblica, de qualidade e com pessoas que a qualificam ainda mais, a cada dia. minha orientadora, professora Ana Regina Berwanger. ajuda especial e co-orientao do professor Jorge Eduardo Enrquez Vivar. s revises e auxlios da Mila. Sem eles, no vivo mais... pessoa repleta de luz e alegria de viver, que se chama, simples e especialmente, Medi. professora Marlise, por ter aceitado meu convite para integrar a banca de defesa de minha monografia. Aos meus ex-colegas de trabalho, com quem pude contar em muitas oportunidades, mesmo depois de no compartilharmos mais o dia-a-dia. Ao meu primeiro chefe, Rogrio, quem sempre repetia uma frase, a qual procuro buscar todos os dias em minha memria: "podemos no conseguir fazer tudo o que gostamos, mas, o que fazemos, tem que ser feito com muito amor!".

O objeto do conhecimento produto da atividade humana e como tal - no como mero objeto da contemplao - conhecido pelo homem. A. S. Vsquez [...] as palavras no nascem por acaso; elas so criadas pela prpria lngua, que uma verdadeira mquina de formar palavras, para atender a finalidades especficas. Quando se cria um verbo a partir de um substantivo, ou um substantivo a partir de um verbo (e assim por diante), para permitir a insero do mesmo conceito em um outro ponto da estrutura sinttica. [...] espantoso como h um grande nmero de brasileiros letrados, sinceramente interessados no estudo do idioma, que se arrepiam assim que vem uma palavra nova aparecer na esquina! No fundo, devemos tratar essas novatas com a mesma humanidade que tratamos uma pessoa desconhecida que nos apresentam: vamos observ-las com interesse, tolerncia e curiosidade para ver se elas merecem fazer parte de nossa memria ou se vo engrossar o exrcito daquelas que j esquecemos. Cludio Moreno Atravs do arquivo podemos construir inmeras sries de pensamentos, pois o contato com o mesmo se d de mltiplas maneiras, cada crtico realiza ao seu modo a investigao pretendida, pois a manipulao desses materiais oferece condies de montar uma cadeia de fragmentos. O crtico pode, assim, visitar e revisitar todo o material, observando-o com cautela e critrio, como leitor desconfiado, para dali extrair o que ainda est inacabado, sempre propenso a nova configurao. No existem apenas a mo do arquivista em ato, mas, ao contrrio, existem infinitas mos que mexem o arquivo, e esta comunho no se faz por acaso, j que o gesto circular que se realiza tanto do arquivista que constri o arquivo quanto do arquivo que vai delineando o arquivista. Os fragmentos comeam a montar uma srie infinita, e esta se torna objeto de investigao e reflexo. Davi Pessoa

RESUMO

Este estudo apresenta um levantamento bibliogrfico sobre Descrio Arquivstica, analisando suas questes terminolgicas, quanto a diferentes e divergentes conceitos sobre a atividade de descrever documentos de arquivo e sobre seus instrumentos de pesquisa. Apresenta uma contextualizao a respeito da terminologia arquivstica, das origens e processos da Descrio Arquivstica e de sua normalizao. Utiliza o mtodo de abordagem indutiva e o mtodo de procedimento histrico. Apresenta os resultados obtidos nos idiomas portugus, ingls e espanhol, localizados em treze pases. Apresenta e analisa os termos coletados, conforme a metodologia estabelecida. Considera que existem diferenas e divergncias terminolgicas relacionadas a questes geogrficas e culturais.

PALAVRA-CHAVE: Arquivologia. Descrio Arquivstica. Instrumento de Pesquisa. Terminologia Arquivstica.

ABSTRACT

This study presents a literature review on Archival Description and analyzes the issues in terminology about the distinct and divergent concepts to the activity of describe records and its finding aids. Presents a context about Archival Terminology, the origins and processes of Archival Description and its normalization. Uses the method of inductive approach and the method of procedure history. Presents the results obtained in Portuguese, English and Spanish, located in thirteen countries. Presents and analyzes the collected terms, according to the methodology established. Considers that there are differences in terminology related to geographical and cultural issues.

KEY WORDS: Archival. Archival Description. Finding Aid. Archival Terminology.

LISTA DE FIGURAS
GRFICO 1 DISTRIBUIO DOS RESULTADOS DA PESQUISA POR PASES.-------------------------------71 GRFICO 2 DISTRIBUIO DOS RESULTADOS DA PESQUISA POR LNGUAS. ---------------------------72 GRFICO 3 DISTRIBUIO DOS RESULTADOS DA PESQUISA POR CONTINENTES. ---------------------72 QUADRO 1 - EQUIVALNCIAS IDIOMTICAS PARA OS TERMOS PRINCIPAIS DA PESQUISA -------------69 QUADRO 2 - EQUIVALNCIAS IDIOMTICAS PARA OS TERMOS DO PROCESSO DE DESCRIO ARQUIVSTICA -------------------------------------------------------------------------------------------69 QUADRO 3 - EQUIVALNCIAS IDIOMTICAS PARA OS INSTRUMENTOS DE PESQUISA ------------------69 QUADRO 4 - PALAVRAS-CHAVE UTILIZADAS PARA A PESQUISA POR DICIONRIOS, GLOSSRIOS E TESAUROS DA REA DA ARQUIVOLOGIA --------------------------------------------------------------71 QUADRO 5 PASES ONDE H GRUPOS SIGNIFICATIVOS DE FALANTES DA LNGUAS ESPANHOLA, INGLESA E PORTUGUESA. -------------------------------------------------------------------------------74 QUADRO 6 CONCEITOS PARA O TERMO DESCRIO ARQUIVSTICA EM LNGUA PORTUGUSA-----75 QUADRO 7 - CONCEITOS PARA O TERMO DESCRIO ARQUIVSTICA EM LNGUA ESPANHOLA -------77 QUADRO 8 - CONCEITOS PARA O TERMO DESCRIO ARQUIVSTICA EM LNGUA INGLESA -----------78 QUADRO 9 - CONCEITOS PARA O TERMO INSTRUMENTO DE PESQUISA EM LNGUA PORTUGUESA ----80 QUADRO 10 - CONCEITOS PARA O TERMO INSTRUMENTO DE PESQUISA EM LNGUA ESPANHOLA ----81 QUADRO 11 - CONCEITOS PARA O TERMO INSTRUMENTO DE PESQUISA EM LNGUA INGLESA --------82 QUADRO 12 - CONCEITOS PARA O TERMO NVEL DE DESCRIO EM LNGUA PORTUGUESA ----------84 QUADRO 13 - CONCEITOS PARA O TERMO NVEL DE DESCRIO EM LNGUA ESPANHOLA ------------84 QUADRO 14 - CONCEITOS PARA O TERMO NVEL DE DESCRIO EM LNGUA INGLESA ----------------84 QUADRO 15 - CONCEITOS PARA O INSTRUMENTO DE PESQUISA GUIA EM LNGUA PORTUGUESA -----86 QUADRO 16 - CONCEITOS PARA O INSTRUMENTO DE PESQUISA GUIA EM LNGUA ESPANHOLA ------88 QUADRO 17 - CONCEITOS PARA O INSTRUMENTO DE PESQUISA GUIA EM LNGUA INGLESA ----------89 QUADRO 18 - CONCEITOS PARA O INSTRUMENTO DE PESQUISA INVENTRIO EM LNGUA PORTUGUESA ------------------------------------------------------------------------------------------------------------92 QUADRO 19 - CONCEITOS PARA O INSTRUMENTO DE PESQUISA INVENTRIO EM LNGUA ESPANHOLA ------------------------------------------------------------------------------------------------------------94 QUADRO 20 - CONCEITOS PARA O INSTRUMENTO DE PESQUISA INVENTRIO EM LNGUA INGLESA --96 QUADRO 21 - CONCEITOS PARA O INSTRUMENTO DE PESQUISA CATLOGO EM LNGUA PORTUGUESA ------------------------------------------------------------------------------------------------------------99 QUADRO 22 - CONCEITOS PARA O INSTRUMENTO DE PESQUISA CATLOGO EM LNGUA ESPANHOLA ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 101 QUADRO 23 - CONCEITOS PARA O INSTRUMENTO DE PESQUISA CATLOGO EM LNGUA INGLESA - 102 QUADRO 24 - CONCEITOS PARA O INSTRUMENTO DE PESQUISA REPERTRIO EM LNGUA PORTUGUESA ------------------------------------------------------------------------------------------- 103 QUADRO 25 - CONCEITOS PARA O INSTRUMENTO DE PESQUISA REPERTRIO EM LNGUA ESPANHOLA ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 104 QUADRO 26 - CONCEITOS PARA O INSTRUMENTO DE PESQUISA REPERTRIO EM LNGUA INGLESA 105 TABELA 1 AS DEZ LNGUAS MAIS FALADOS NO MUNDO - 2009----------------------------------------73

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SUMRIO 1 INTRODUO ------------------------------------------------------------------------------------- 12 2 CONTEXTUALIZAO DO ESTUDO ------------------------------------------------------- 16 2.1 O TERMO ARQUIVO ----------------------------------------------------------------------------- 16 2.2 OS ARQUIVOS E SUAS ORIGENS ---------------------------------------------------------------- 17 2.3 SURGIMENTO E EVOLUO DA ARQUIVOLOGIA ---------------------------------------------- 22 2.4 A TEORIA ARQUIVSTICA ----------------------------------------------------------------------- 26 2.5 A TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA -------------------------------------------------------------- 29 3 A DESCRIO ARQUIVSTICA -------------------------------------------------------------- 33 3.1 ORIGENS ------------------------------------------------------------------------------------------ 33 3.2 PROCESSOS --------------------------------------------------------------------------------------- 37 3.3 OS INSTRUMENTOS DE PESQUISA EM ARQUIVO----------------------------------------------- 41 4 A NORMALIZAO DA DESCRIO ARQUIVSTICA ------------------------------- 46 4.1 O PROCESSO DE NORMALIZAO -------------------------------------------------------------- 47 4.2 AS PRIMEIRAS INICIATIVAS PARA A CRIAO DE NORMAS DE DESCRIO ARQUIVSTICA --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 49 4.3 AS NORMAS INTERNACIONAIS DE DESCRIO ARQUIVSTICA ----------------------------- 54 4.3.1 Manual of Archival Description (MAD) ------------------------------------------------ 57 4.3.2 Describing Archives : A Content Standard (DACS) e Rules for Archival Description(RAD2) ------------------------------------------------------------------------------- 57 4.3.3 Norma Espaola de Descripcin Archivstica (NEDA1) ----------------------------- 58 4.3.4 As Normas de Descrio Arquivstica em outros Pases ----------------------------- 60 4.4 A NORMA NACIONAL: NORMA BRASILEIRA DE DESCRIO ARQUIVSTICA (NOBRADE) --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 60 5 METODOLOGIA----------------------------------------------------------------------------------- 64 5.1 MTODO DE ABORDAGEM ---------------------------------------------------------------------5.2 MTODO DE PROCEDIMENTO ------------------------------------------------------------------5.3 TCNICAS E INSTRUMENTOS DE PESQUISA ---------------------------------------------------5.4 DELIMITAO DO UNIVERSO DE ESTUDO ----------------------------------------------------5.5 LIMITAES DO ESTUDO -----------------------------------------------------------------------64 65 65 66 66

6 APRESENTAO DOS DADOS E SUA ANLISE E INTERPRETAO ---------- 68 6.1 COLETA DE DADOS ------------------------------------------------------------------------------ 68 6.2 CENRIO DOS RESULTADOS OBTIDOS --------------------------------------------------------- 71 6.3 APRESENTAO E ANLISE DOS TERMOS PESQUISADOS ------------------------------------ 74 6.3.1 Descrio Arquivstica -------------------------------------------------------------------- 74 6.2.2 Instrumentos de Pesquisa ----------------------------------------------------------------- 79 6.2.3 Nvel de Descrio------------------------------------------------------------------------- 83 6.2.4 Guia------------------------------------------------------------------------------------------ 85 6.2.5 Inventrio ----------------------------------------------------------------------------------- 90 6.2.6 Catlogo------------------------------------------------------------------------------------- 97 6.2.7 Repertrio---------------------------------------------------------------------------------- 103 7 CONCLUSES------------------------------------------------------------------------------------- 106 REFERNCIAS -------------------------------------------------------------------------------------- 108

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APNDICE A QUADRO DE ASSUNTOS PARA COLETA DE DADOS------------- 111 ANEXO A FICHA BIBLIOGRFICA-------------------------------------------------------- 113 ANEXO B QUADRO DE CONCEITOS SOBRE DESCRIO ARQUIVSTICA - 115 ANEXO C QUADRO DE CONCEITOS SOBRE INSTRUMENTOS DE PESQUISA EM ARQUIVO --------------------------------------------------------------------------------------- 129 ANEXO D REFERNCIAS UTILIZADAS PARA A COLETA DE TERMOS ------ 174

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1 INTRODUO

Tomando por princpio que nosso tempo, nosso dinheiro, nossas vidas precisam ser administradas, o que pode ser dito de um arquivo? Local criado para ser um repositrio do acmulo produtivo do intelecto humano, registrado sobre um suporte fsico, palpvel, que pode servir como prova e testemunho da existncia de uma instituio. E, conta ainda com a agravante de que as informaes no so facilmente visveis, localizveis. Portanto, h a necessidade da adoo de mtodos e instrumentos1 que possibilitem descrever as informaes armazenadas nos documentos sem que haja a necessidade de ser feita a procura direta na documentao. Assim sendo, organizar um arquivo suprir duas necessidades: organizao metdica da documentao e facilitar a localizao e o acesso aos documentos. J, a pesquisa, por sua vez, a materializao da vontade de construir conhecimento. Nos arquivos, principalmente os histricos, o objetivo pelo qual existem vem da necessidade de organizao e de disponibilizao de seus acervos pesquisa, quer com fins administrativos, jurdicos, histricos, sociolgicos, etc. Portanto, quanto menos tempo se leva para localizar o que se quer, o que se necessita, mais tempo h para que se construa mais conhecimento e que este seja mais complexo, mais profundo; um resultado de uma maior absoro de outros conhecimentos j existentes. Os instrumentos de pesquisa so o meio de dinamizao da pesquisa em acervos de arquivos, sendo referncia e meio de comunicao da existncia e da localizao de uma determinada informao2 ou conjuntos delas. A Descrio Arquivstica, objeto desta atividade, tem sua fundamental importncia, tanto para a difuso do acervo quanto para as demais atividades de um arquivo, como para a gesto da unidade de arquivamento. A terminologia sobre Descrio Arquivstica um tema rico para ser explorado, pois, as normas internacionais e as poucas referncias nacionais sobre o assunto, podem causar confuses conceituais. Muitas foram as obras diretamente traduzidas de outros

Considerando instrumento de pesquisa um meio que permite a identificao, localizao ou consulta a documentos ou a informaes neles contidas (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 102), por exemplo: catlogo, guia, ndice, inventrio, listagem descritiva do acervo, repertrio e tabela de equivalncia, entre outros. 2 Entende-se por informao um elemento referencial, noo, idia ou mensagem contidos num documento (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 107).

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idiomas, sem a correta adequao ao contexto brasileiro; e, tantos outros casos de repetio de experincias estrangeiras sem reflexo sobre as diferenas de um pas para o outro. Esta pesquisa limita-se, quanto ao tema, a tratar sobre os conceitos essenciais e delimitadores, dentro da estrutura da teoria arquivstica, quanto s definies para a atividade de descrio de documentos arquivsticos e para seus instrumentos de pesquisa e a normalizao da Descrio Arquivstica. Restringe-se aos aspectos tericos sobre questes terminolgicas e conceituais relativas a esta atividade arquivstica. No aborda questes como a neutralidade, quanto intencionalidade e ideologias que incluem ou excluem o que se enfatiza e o que ignora nas descries de documentos de arquivo. O levantamento histrico e evolutivo dos Arquivos, da Arquivologia e da prpria Descrio Arquivstica no possui carter de investigao exaustiva, visto a realizao do levantamento destas questes ser realizado luz da contextualizao do tema estudado. Como referncia temporal, restringe-se a elaborao do Manual de Arranjo e Descrio de Arquivos3, de 1898, e a redao da primeira edio da Norma Internacional para Descrio de Instituies com Acervos Arquivsticos (ISDIAH4), de maro de 2008. Geograficamente, a proposio aqui apresentada relaciona-se a comparaes entre diferentes realidades de distintas regies do mundo. Com o objetivo principal de investigar questes que possam influenciar a terminologia referente aos instrumentos de pesquisa elaborados a partir da atividade de descrio de documentos arquivsticos, este estudo pretendeu, de forma especfica, pesquisar as origens e a evoluo da Arquivologia e de seu campo terico; levantar termos relacionados Descrio Arquivstica e aos instrumentos de pesquisa, de pases de distintas tradies culturais, principalmente administrativa e juridicamente, pois esses dois fatores so os de maior influncia documentao de arquivo; analisar e determinar comparaes entre os dados localizados; identificar a existncia de fatores que levaram a alteraes da terminologia relacionada s atividades descrio e aos seus instrumentos de pesquisa; e identificar diferentes denominaes de instrumentos de pesquisa. Esta atividade investigativa parte da necessidade de fundamentao terica e prtica para suprir a falta de entendimento sobre as mudanas terminolgicas possveis de serem encontradas nos arquivos, na bibliografia e no campo do saber da Arquivologia, fatores

MULLER, S.; FEITH, J. A.; FRUIN, R. - Handleiding voor het ordenen en beschrijven van de vereniging van archivarissen. Groningen : Erven B. van der Kamp., 1898. (Trad. Manoel Adolpho Wanderley, sob o ttulo: Manual de arranjo e descrio de arquivos. 2a ed. Rio de Janeiro: Ministrio da Justia, Arquivo Nacional, 1973). 4 INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES. Norma Internacional para descrio de instituies com acervos arquivsticos - ISDIAH. Trad. Vitor Manoel Marques da Fonseca. Paris: ICA, 2008.

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constitudos a partir de lacuna existente na formao do autor. Esta investigao busca esclarecer o entendimento dos conceitos atribudos Descrio Arquivstica e aos seus instrumentos de pesquisa. Embora no possa ser eficazmente resolvido por meio desta pesquisa, o tema extremamente relevante para a Arquivologia, uma vez que busca a reflexo sobre os novos paradigmas desta rea, frente aos novos tempos e ao seu futuro. No possui um carter empreendedor para traar solues a adversidades; contudo, busca uma adequao ao atual estgio evolutivo da Arquivologia. Sua exeqibilidade no visa concluso e sim um entendimento de mudanas que geraram o estgio terico no qual vivemos. As sees seguintes deste trabalho consistem em um meio para ampliar a reflexo o objeto desta pesquisa luz da seguinte questo indagadora: as diferenas e divergncias terminolgicas sobre os instrumentos de pesquisa refletem as diversidades scio-culturais de cada localidade ou h carncias quanto a um entendimento comum sobre os conceitos envolvidos nesta atividade? A hiptese bsica trabalhada, para a interpelao apresentada, de que os instrumentos de pesquisa possuem diferenas e divergncias regionais quanto s suas nomenclaturas e conceituaes. Trabalhou-se supondo que estas diferenas podem surgir pelas caractersticas especficas de cada arquivo, pelas diversidades de culturas jurdicas e administrativas, ou por problemas terminolgicos, dentro da rea da Arquivologia. O tema surgiu em decorrncia de dvidas e questionamentos das ltimas disciplinas do Curso de Arquivologia. Trabalhando h anos com fotografias, material especial que urge por representaes textuais para o entendimento da informao registrada nas imagens e sua contextualizao, v-se diariamente o quo necessria esta atividade de Descrio Arquivstica para a recuperao de uma determinada informao armazenada em um acervo de arquivo, o qual geralmente composto por muitos metros lineares de documentos. As representaes das quais os contedos dos documentos carecem, contudo, so expostas e conceituadas de distintas formas pela bibliografia qual se teve acesso durante o curso de graduao. E tentar entender o porqu dos diferentes termos que os autores da rea utilizam, foi o que motivou esta pesquisa. Iniciou-se uma pesquisa de levantamento da bibliografia existente para a estruturao da pesquisa. As principais obras, que eram acessveis, foram indicadas pela professora-orientadora e, a partir destas, as demais foram localizadas por buscadores na Internet e no catlogo da biblioteca da Faculdade de Biblioteconomia e Comunicao da Universidade Federal do Rio Grande do Sul.

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Dessa forma, utilizou-se para a realizao desta investigao terica a pesquisa bibliogrfica na literatura especializada e em dicionrios, glossrios e tesauros do mbito da Arquivologia; alm de documentos normativos que buscam a padronizao da Descrio Arquivstica. Na seqncia, o captulo 2 traz uma contextualizao do estudo, falando sobre o tema arquivo e suas origens, como tambm das origens e da evoluo da Arquivologia, a teoria e a terminologia arquivsticas. O captulo 3 apresenta a Descrio Arquivstica, suas origens, seus processos e seus instrumentos de pesquisa. O captulo 4 versa sobre a normalizao da Descrio Arquivstica, o processo de normalizao e as primeiras normas de Descrio de documentos de arquivo, as normas internacionais, sobre a Norma Brasileira de Descrio Arquivstica (NOBRADE) e outras normas nacionais. O captulo 5 constitui-se da metodologia empregada na pesquisa. Finalmente, no captulo 6 est a apresentao dos dados coletados na pesquisa, sua anlise e interpretao. O captulo 7 consiste nas concluses desta atividade de pesquisa.

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2 CONTEXTUALIZAO DO ESTUDO

Segundo Marilena Leite Paes, a documentao desempenha papel de memria das instituies e, como acontece com um indivduo, quanto mais pronta, fiel e abrangente for a gesto da documentao, mais eficiente, rpido e seguro ser o desempenho das atividades da instituio (PAES, 1978, p.11). Bellotto (2002, p. 78) escreve que documento de arquivo o testemunho da vida de uma instituio, quer esta seja pblica ou privada, compreendendo registros do estabelecimento, competncias, atribuies, funes, operaes e atuaes desempenhadas no decurso de sua existncia. Demonstram, em mbito externo e interno, as relaes administrativas, econmicas, polticas e sociais mantidas por uma entidade.

2.1 O TERMO ARQUIVO

A origem do termo arquivo incerta: h quem afirme que se derive do termo grego arch, atribudo ao palcio dos magistrados, que teria evoludo para archeiom, local de guarda e depsito dos documentos5 (PAES, 2006); j Galvo (19096 apud PAES, 2006) afirma que o termo arquivo deriva de archivum, palavra latina relativa a um lugar de guarda de documentos e outros ttulos. Souza apresenta um conceito moderno para arquivo. Segundo o autor (SOUZA, 1950 apud PAES, 2006, p. 19), arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros (SOUZA 19508 apud PAES, 2006, p. 19).
7

Entende-se por documento a unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou formato (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 73). 6 GALVO, Ramis. Vocabulrio etimolgico e prosdico das palavras portuguesas. Rio de Janeiro, 1909. 7 SOUZA, Maria de Lourdes da Costa et al. Apostilas do Curso de Organizao e Administrao de Arquivos. Rio de Janeiro: DASP, 1950 - (Ponto I), citando a conceituao de Solon Buck, arquivista norte-americano do Arquivo Nacional deste seu pas. 8 SOUZA, Maria de Lourdes da Costa et al. Apostilas do Curso de Organizao e Administrao de Arquivos. Rio de Janeiro: DASP, 1950 - (Ponto I), citando a conceituao de Solon Buck, arquivista norte-americano do Arquivo Nacional deste seu pas.

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O termo arquivo tambm designa:

a) b) c) d) e)

conjunto de documentos; mvel para guarda de documentos; local onde o acervo documental dever ser conservado; rgo governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentao; ttulo de peridicos - geralmente no plural, devido influncia inglesa e francesa. (PAES, 2006, p. 20)

Bellotto descreve arquivos como:

[...] conjuntos orgnicos de documentos produzidos/recebidos/acumulados por um rgo pblico, uma organizao privada ou uma pessoa, e que, passada sua utilizao ligada s razes pelas quais foram criadas, podem ser preservados, por seu valor informativo, para fins de pesquisa cientfica ou testemunho sociocultural. (BELLOTTO, 2002, p. 18) [...] so arsenal da administrao e celeiro da histria. Servem ao processo decisrio e ao funcionamento das instituies e pesquisa cientfica e memria social. (BELLOTTO, 2002, p. 19)

Lodolini, referncia italiana da Arquivologia, considera arquivo como

[...] a sedimentao documentria das atividades administrativas, cujos documentos esto ligados por um vnculo original, necessrio e determinado. (LODOLINI, 19919 apud BELLOTTO, 2002, p. 18)

2.2 OS ARQUIVOS E SUAS ORIGENS

Sendo a escrita um conjunto de smbolos que no representam somente a linguagem falada, mas tambm um meio de acesso e de materializao do mundo das idias, ela nos permite, alm da reproduo de o que falamos, a apreenso de nossas mensagens, de forma que estas transcendam o tempo e o espao. Estes smbolos, conforme Paes, evoluram da seguinte forma:

O homem primitivo, tendo necessidade de um meio de expresso permanente, recorreu a uma engenhosa disposio de objetos simblicos ou mais materiais (ns, entalhes, desenhos), que constituram a base dos primeiros sistemas de escrita.

LODOLINI, Elio. El problema fundamental de la archivstica: la natureza y el ordenamiento del archivo. In: GUTIERREZ MUOZ, Cesar, ed.. Archivstica. Lima: Pontifcia Universidade Catlica, 1991. P. 30-51.

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Esses sistemas, ainda rudimentares, evoluram na medida em que os povos atingiam graus elevados de cultura ou absorviam o que havia de bom nas civilizaes mais adiantadas com quem mantinham relaes comerciais. (PAES, 2006, p. 15)

Os documentos comearam a surgir com a evoluo das sociedades, com as necessidades advindas desta evoluo, e com a evoluo dos processos de escrita. As atividades polticas, sociais, econmicas, religiosas e da vida particular passaram a necessitar de registros que comprovassem aes e decises tomadas nestes mbitos. Ribeiro explica que:

A inveno da escrita veio permitir registar num suporte exterior mente e voz humanas a informao que o Homem produzia desde que comeou a existir e a comunicar. Este registo ocorre, pode-se dizer, de forma espontnea, apenas porque a informao tem um uso recorrente e a memorizao em suporte exterior ao ser humano, seu produtor, constitui uma garantia mais eficaz da sua perdurabilidade e potencia um uso repetido e dilatado no tempo. A conservao da informao (ou dos documentos, querendo este termo significar informao registada num suporte fsico) como memria surge, pois, como uma necessidade e no como um objectivo em si mesmo. (RIBEIRO, 2005, p.01)

A documentao, por sua vez, passou a tomar grandes volumes que exigiram formas sistematizadas para sua organizao. Os arquivos guardavam tanto documentos que atestavam a legalidade de certos atos, como tesouros culturais. De acordo com Carol Couture e Jean-Yves Rousseau (198710 apud BELLOTO, 2002, p. 13), a histria dos arquivos principia a antiguidade oriental (3000 a 500 a.C.), quando povos sumrios, egpcios, assrios e babilnios possuam ser arquivos, os quais serviam suas autoridades reais, religiosas ou diplomticas, nos quais eram custodiados documentos pblicos, como leis, tratados, normas e preceitos, e documentos privados, como contas, receitas teraputicas, etc. Na antiguidade clssica (gregos, de 1500 a.C a 146 d.C., e romanos, de 753 a.C. a 476 d.C.), os arquivos, ainda a servio das autoridades, passaram a ter acesso por cidados, em busca de registros notariais. Os romanos elevaram a produo de atos escritos, consequentemente, ampliaram a importncia dos arquivos (BELLOTTO, 2002). Em Roma, de acordo com RICHTER (1988, p. 98), em 78 a.C., o Cnsul Lutatis Catulus empreendeu a construo o Tabularium, um arquivo oficial, cujas runas ainda

COUTURE, Carol; ROUSSEAU, Jean-Yves. Les archives au 20me sicle: une repones aux besoins de ladministration et de la recherche. Montreal: LUniversit de Montreal, 1987.

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resistem ao tempo. Aps a queda do Imprio Romano, muitos arquivos foram destrudos por aes de batalhas traadas com outros povos, denominados brbaros11. Nos primeiros tempos da Era Crist, conforme Bellotto (2002), os poucos documentos produzidos eram predominantemente por influncia do clero, sob a forma de aes culturais e divulgadoras da f.Estes documentos eram salvaguardados em mosteiros, sobre a tutela de monges. Na Idade Mdia (476 a 1453), povos denominados brbaros migraram para a Europa ocidental. O direito romano e as autoridades centralizadas decaram. Os arquivos foram transferidos para as autoridades feudais (BELLOTTO, 2002). No sculo XII, segundo Bellotto (2002), o Direito Romano renasceu, reascendendo a importncia da escrita, com o surgimento de ttulos e registros, principalmente de propriedades de terras. Bellotto (2002) conta que o fortalecimento do Poder Monrquico gerou construes de arquivos centrais de Estado por vrios pases da Europa. O Absolutismo Monrquico considerava os arquivos um "arsenal de armas jurdicas servio da Coroa". A evoluo dos estados modernos na Europa, na Idade Moderna (1453 a 1889), faz que o poder centralize-se e surgem, com isso, os arquivos reais, tambm chamados de tesouros do rei, e arquivos notariais. At a Idade Moderna, os arquivos eram de uso predominantemente jurdicoadministrativo. Nos pases europeus ocidentais, que originaram a arquivstica americana, como Frana, Itlia, Espanha, Portugal, Vaticano, Alemanha, Holanda, e outros, j contavam, nesta poca, com legislaes e estruturas arquivsticas organizadas (BELLOTTO, 2002). Por muitos anos, as noes de arquivo, biblioteca e museu eram determinadas a um mesmo espao fsico, com um mesmo fim, alocando em seus depsitos documentos de qualquer espcie. A evoluo histrica, os fatores culturais e os fatores tecnolgicos que foram os delineadores dos conceitos de cada tipo de instituio. Paes (2006) justifica como sendo um fator preponderante para esta mudana o surgimento da imprensa e a massificao da reproduo de obras literrias e informativas. Segundo a autora, podemos conceituar as instituies como:

a)

Arquivo - a acumulao ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituio ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados

Os romanos denominaram povos brbaros aqueles vindos da Europa Oriental, que no contam com registros documentais, contando apenas com registros orais. (RICHTER, 1988, p. 98)

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para a consecuo de seus objetivos, visando utilidade que podero oferecer no futuro. b) Biblioteca - o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. c) Museu - uma instituio de interesse pblico, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valor cultural. (PAES, 2006, p. 16)

Logo, museus e bibliotecas tm fins culturais, enquanto arquivos possuem objetivos funcionais, embora o valor cultural tambm exista nos arquivos, como fonte histrica. Paes (2006, p. 18) explicita mais uma distino entre bibliotecas e arquivos, quanto s formas de tratamento de seus objetos: [...] a Biblioteconomia trata de documentos individuais e a Arquivologia, de conjuntos de documentos12. A Idade Contempornea, iniciada com a Revoluo Francesa destaca-se na histria dos arquivos. Isso porque, a partir de ento, a documentao dos arquivos pblicos passara a ser acessada tambm pelo cidado, e os documentos oficiais dispersos so reunidos em Paris, criando-se um arquivo nacional (BELLOTTO, 2002). O desenvolvimento conceitual sobre a importncia dos Arquivos como uma forma de preservao cultural sofreu um significativo abalo na sua estrutura aps a Revoluo Francesa, por influncias do Racionalismo e do Iluminismo. A idia de Nao, e a preocupao em nacionalizar os bens das classes que dominavam o poder poltico na Frana, romperam com paradigmas histricos. A conservao da documentao produzida e armazenada por ou para fins pblicos, passou a constituir um objetivo de uma nova ordem liberal, mas agora com a finalidade de servir outros interesses historiogrficos, culturais, etc., e no apenas aos respectivos produtores, como era at ento. O uso dos arquivos continuou sendo jurdico-administrativo. Mas, segundo Bellotto (2002), j sendo testemunho de relaes Estado-cidado, de forma multilateral. Somente na segunda metade do sculo XIX surge a pesquisa histrico-cientfica, com uso e valorizao de informaes contidas em documentos de arquivos. Bellotto (2002) relata que ao longo do sculo XIX, foram sendo criados arquivos nacionais em diversos pases, inclusive o Arquivo Nacional brasileiro, em 1828, ento imperial. Todos estes arquivos destinavam-se guarda permanente de documentos em inatividade jurdicoadministrativa.

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Segundo Harworth (2001 apud ANDRADE, 2008), os documentos arquivsticos so produtos de uma ao ou de um aparelho burocrtico, considerados meios de prova e evidncia de um fenmeno administrativo, jurdico ou algum outro ligado s atividades de seu produtor. HAWORTH, Kent M. Archival description: content and context: in search of structure. In: PITTI, David V.; Wendy M. (Org.). Encoded Archival Description on the Internet. New York: The Haworth Information Press, 2001.

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No sculo XX, os arquivos vo se estruturando. "Arquivos administrativos, correntes, ligados administrao pblica e privada, e os arquivos histricos, ligados pesquisa" (BELLOTO, 2002, p. 14). Nos ltimos sculos, como relata PAES (2006, p. 16), [...] a rpida mudana dos limites de vrios campos do conhecimento e as diversas relaes estabelecidas entre eles, o aparecimento de novas especializaes e profisses, a criao de vrios tipos de organizaes [...], entre outros fatores, foram determinantes para o aumento da complexidade da sociedade e, por conseqncia, dos documentos. So aumentos da quantidade de informao, de tipos suportes e de meios de acesso informao. Atualmente, a produo dos registros humanos ainda predominantemente feita em suporte papel, mas com uma ascenso da substituio e migrao para o formato digital. Esta crescente adoo dos documentos eletrnicos efeito, por mais incrvel que possa parecer, da j longnqua Revoluo Tecnolgica, iniciada do sculo XIX, quando surgiram, entre vrios outros inventos, o telgrafo, o telefone, a fotografia, a rdio, o cinema, etc. Estas tecnologias foram superadas em uma velocidade surpreendente aps a II Guerra Mundial, com o surgimento e drstico desenvolvimento das Tecnologias da Informao e Comunicao, o aparecimento, frente populao, da televiso e do computador. Estas duas tecnologias tiveram seu auge nas duas ltimas duas dcadas do sculo XX, com a difuso cada vez maior das tecnologias digitais e da Internet. O constante crescimento qualitativo e quantitativo, pelas facilidades de acesso e difuso da informao, chamado de exploso da informao, vem provocando, de forma cada vez mais rpida, o aperfeioamento de tcnicas de registro e de suportes de informao, [...] a fim de poupar ao estudioso a perda de tempo e o esforo intil de, por carncia de informaes, resolver problemas j solucionados ou repetir experincias que foram testadas anteriormente" (CENTRO INTERNACIONAL DE PESQUISA E DOCUMENTAO EM FORMAO PROFISSIONAL, 197013 apud PAES, 2006, p.17). As novas formas de suportes documentais, com suas caractersticas fsicas e valorativas, quanto ao seu contedo, necessitam de tratamentos distintos e, conforme Paes (2006, p. 17) salienta: adequados a cada caso. A cada novo suporte documental que surge, exigido da Arquivologia um novo conjunto de metodologias de tratamento documental.

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CENTRO INTERAMERICANO DE PESQUISA E DOCUMENTAO EM FORMAO PROFISSIONAL. Curso para o pessoal dos servios de documentao. Montevidu: Curso Cinterfor, 1970.

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2.3 SURGIMENTO E EVOLUO DA ARQUIVOLOGIA

O surgimento da Arquivologia indissocivel s finalidades de um arquivo, que no so apenas tornar as informaes contidas em seu acervo disponveis, mas tambm "[...] preservar a memria das instituies como prova de suas atividades no tempo e no espao [...] (PAES, 2006, p. 96). Para realizar a finalidade de sua existncia e tornar-se indispensvel, o arquivo deve manter a documentao disposta e [...] fornecer aos usurios do arquivo informaes precisas, completas e no mais curto espao de tempo (PAES, 2006, p. 96). Portanto, a misso de um arquivo nunca poder ser outra seno recuperar rapidamente a informao devidamente organizada. Quando o tratamento de massas documentais no realizado por um arquivista, conforme Paes (2006, p. 96), "[...] o resultado que o objetivo dos arquivos se perde na malha da burocracia, transformando-os em meros depsitos de papelrios, ou exposio permanente de equipamentos sofisticados". A Arquivologia retrata, atravs dos documentos de seus acervos, as ordens poltico-sociais. Um exemplo a cidade de Atenas, onde no sculo V a.C., foi criado um arquivo de estado, o Metroon, onde vigorava o princpio da acessibilidade, para a elite intelectual (RICHTER, 1988, P. 98). Bellotto (2002, p. 14) expe que em 1946, nos Estados Unidos, os valores primrio, documentos na fase de uso administrativo, e valor secundrio, documentos de uso como fonte de pesquisa, foram aproximados aos documentos j sem valor jurdico. Encarregou-se dessa aproximao a Comisso Hoover, atravs da definio de duas reas de atuao para a organizao dos documentos: os records management, encarregados da gesto de documentos correntes, de sua criao, planificao, controle, organizao, enquanto classificao, arquivamento e armazenamento, e a utilizao primria, pela administrao, alm da destinao, como avaliao, eliminao e/ou transferncia e recolhimentos aos arquivos intermedirios e/ou histricos; e os archives administration, incumbidos da administrao dos arquivos histricos, atravs das atividades de arranjo, descrio, difuso e utilizao para a pesquisa, dos documentos permanentes. At a Segunda Guerra Mundial, final da primeira metade do sculo XX, a tradio arquivstica clssica considerava que a documentao dos arquivos tinha apenas duas idades: a administrativa e a histrica. Os documentos passavam diretamente de um estgio para o outro. Segundo Paes (2006, p.96), "quando as instituies contavam com espao,

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conservavam os seus documentos por longo tempo [...]; outras, por falta de espao, recolhiam precocemente documentos ainda em uso corrente [...]". Desconsideram-se aquelas que descartavam a documentao, com vistas a ganhar espao fsico para outros documentos. Com o aumento da quantidade de documentos produzidos, devido s novas tecnologias desenvolvidas em tempos de guerra, a situao dos depsitos dos arquivos passou a agravar-se exponencialmente. De acordo com Paes (2006, p.96) "foi ento que, na busca de uma soluo, surgiu a teoria da 'idade intermediria' e com ela a noo de depsitos intermedirios, cujo acervo constitudo de papis que no esto mais em uso corrente". Os norte-americanos possibilitaram a aproximao dos documentos correntes aos documentos histricos com a criao dos arquivos intermedirios, que passaram a ter a funo de gerir o fluxo entre os arquivos administrativos, records managements, e os arquivos histricos, archives administrations (BELLOTTO, 2002). Esta novidade, tambm alterou os cursos de Arquivologia, pois, os arquivistas, que tinham formaes especficas ao tipo de documentao com qual trabalhariam, se correntes ou permanentes. Com a criao dos arquivos intermedirios, passaram a ter instrues para atuarem de forma indiferente fase na qual a documentao estivesse (BELLOTTO, 2002). Segundo esta nova teoria das trs idades, os arquivos puderam contar com a seguinte forma de estruturao:

Arquivo de primeira idade ou corrente, constitudo de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritrios ou nas reparties que os receberam e os produziram ou em dependncias prximas de fcil acesso. b) Arquivo de segunda idade ou intermedirio, constitudo de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram pode inda solicit-los, para tratar de assuntos idnticos ou retomar novamente focalizado. No h necessidade de serem conservados prximos aos escritrios. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. Por isso, so tambm chamados de 'limbo' ou purgatrio. c) Arquivo de terceira idade ou permanente, constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que conservam em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os arquivos propriamente ditos. (PAES, 2006, p. 2122)

a)

Cada uma destas idades corresponde a um conjunto de metodologias e tcnicas de tratamento distintas umas das outras.

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Quanto estruturao dos arquivos em um sistema, estes podem ser: a) Setoriais: estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente (PAES, 2006, p. 22). b) Gerais ou Centrais: se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente (PAES, 2006, p. 22). Em relao natureza dos documentos, os arquivos podem ser: a) Arquivo especial tem sob guarda documentos de formas fsicas diversas (fotografias, discos, fitas, clichs, microformas, slides, disquetes, CD-ROM), e que [...] merecem tratamento especial quanto ao seu armazenamento, registro, controle e conservao, entre outros cuidados (PAES, 2006, p. 22). b) Arquivos especializados tem sob sua guarda documentos resultantes de um campo profissional especfico, indiferente do tipo de suporte (PAES, 2006, p. 23). Quanto parte tcnicas das atividades executadas em um arquivo, Bellotto (2002) escreve que estas se constituem em: registrar, classificar, avaliar, eliminar, quando o documento avaliado como de desnecessria guarda permanente, descrever, disponibilizar consulta e divulgar. Quanto s funes cientficas e sociais, compreende ao arquivo preservar a memria social, atender aos direitos constitucionais dos cidados e facilitar a investigao cientfica (BELLOTTO, 2002). Para Bellotto (2002, p. 21), a Arquivologia, enquanto uma cincia, tem por seus princpios: a) Provenincia os documentos so identificados ao seu produtor e sua organizao deve obedecer s atividades da instituio ou pessoa responsvel por sua produo, individualizando-os a outros de origens distintas; b) Organicidade os documentos documentais devem refletir as relaes administrativas e a estruturas de sua entidade produtora; c) Unicidade os documentos de arquivo detm carter de nicos, no contexto de sua produo; d) Indivisibilidade ou integralidade os grupos documentais devem ser preservados como so, sem disperses, mutilaes, alienaes, adies ou destruies no autorizadas; e

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e) Cumulatividade um conjunto de documentos arquivsticos uma formao progressiva, natural e orgnica. Os documentos possuem qualidades, que lhes conferem fora probatria, as quais so, de acordo com Bellotto (2002, p. 24): a) imparcialidade em sua criao, documentos no visam dar contas a posteridade, limitando-se a determinadas aes, funes; b) autenticidade nos procedimentos, os documentos seguem formalidades quanto a sua criao, tramitao, uso e guarda; c) naturalidade na acumulao, os documentos no so colecionados e sim, naturalmente, acumulam-se no curso das aes institucionais, de forma progressiva e contnua; d) organicidade em seu relacionamento com outros documentos de um mesmo conjunto, h interdependncia entre estas relaes e o contexto de produo; e) unicidade no conjunto, cada documento possui seu lugar nico na estrutura ao qual pertence. A teoria arquivstica no admite arquivos temticos, segundo Bellotto (2002), contudo, h expresses como arquivos militares, religiosas, de artes, etc; utilizados para denominar vrios arquivos de diversas entidades militares, religiosas ou de artes, etc. Ainda no final da primeira metade do sculo XX, em 1948, foi criado, pela Organizao das Naes Unidas para a Educao, a Cincia e a Cultura (UNESCO), o Conselho Internacional de Arquivos (CIA), com o encargo de promover a universalizao da prtica e da formao do arquivista, atravs do fomento de de projetos, eventos e publicaes, desenvolvidos por seus comits. O CIA, a partir de uma reunio de especialistas, foi instalado com o objetivo de apoiar, normalizar, congregar arquivos e arquivistas (BELLOTTO, 2002, p. 17). A Arquivologia, ainda busca seu reconhecimento e sua autonomia. Seus problemas ainda so muitos, mas, sua necessidade scio-cultural grande. Runa (2007) expe questes extradas de sua anlise da experincia que passou na implantao das Orientaes para a Descrio Arquivstica (ODA) no Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo. Os principais problemas relatados pela autora (RUNA, 2007, p. 4), de forma geral, so relacionados metodologia de trabalho do arquivista, desempenhada de forma tradicional e isolada, resultante da ausncia de comunicao, de debate e trocas de experincias sobre os projetos desenvolvidos nos arquivos. Falta sistematizao na realizao das atividades de planejamento e gesto, como levantamento de problemas e

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dificuldades encontradas, definio de forma de resoluo e respectivas justificativas, uniformizao de procedimentos, anlise crtica dos resultados e sua divulgao, falta de compartilhamento de instrumentos de trabalho, que muitas vezes, so produzidos com o objetivo de facilitar a organizao da documentao. A autora (RUNA, 2007, p. 4) conta que poucas vezes se v trabalhos desenvolvidos nos arquivos, com registros sistemticos dos processos de sua elaborao e interdisciplinares. Um aspecto relevante quanto s dificuldades de avano da Arquivologia o fato de uma instituio ser distinta da outra, no havendo um conjunto de regras que possam ser determinadas para tipos especficos de conjuntos documentais. Cada arquivista organiza a documentao segundo seu entender, tendo um leque de possibilidades aceitveis. Esta falta de delimitao de critrios na aplicao da arquivstica permite uma maior liberdade intelectual, porm, obstrui a padronizao.

2.4 A TEORIA ARQUIVSTICA

Segundo Lopes (1998), a Arquivologia conta, atualmente, com trs grandes correntes de pensamento: a tradicional, ligada aos arquivos permanentes, a qual se mantm como referncia internacional, tanto com relao s suas questes tericas quanto s prticas; a dos records management, identificada com os arquivos ativos e semi-ativos, que se sobressai com arquivos administrativos; e a corrente da arquivstica integrada, que ainda emergente, preocupa-se com o ciclo vital dos documentos e busca consolidar-se. As origens destas correntes so bem determinadas: a primeira de procedncias francesa, italiana e espanhola; a segunda, norte-americana e a terceira canadense. Estes grupos esto presentes em todas as partes do mundo. H muitas outras correntes variantes, que no se enquadram totalmente em alguma das trs, pois estas so as principais, por serem as mais estudadas e adotadas. Contudo, para o autor, a fragmentao do pensamento arquivstico um problema internacional. A ausncia de metodologias e de concepes bem estabelecidas e utilizadas de modo regular recorrente em escala mundial. Por toda parte, mesmo onde reina a hegemonia de uma ou de outra corrente, previsvel a coexistncia em um mesmo meio de trabalho, gerando vrias vises e prticas. Existe tambm, em mbito mundial, uma arquivstica espontnea ou de sobrevivncia, formada por prticas e fragmentos tericos das correntes principais, no

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havendo, portanto, uma estrutura terica de subsistncia, sendo desenvolvida a partir do senso comum, impossibilitando ou dificultando solues sistemticas. Este tipo de arquivstica dominante em pases sitos fora da Amrica do Norte e da Europa Central. A Amrica Latina, a Oceania, a frica e a sia tiveram somente influncias destas correntes tericas predominantes, sendo apenas coadjuvantes. O records management constitui-se em uma arquivstica baseada em regras prticas, eficazes, mas sem a existncia de fundamentos cientficos e por vezes recorrendo improvisao, desconsiderando o conhecimento construdo e acumulado pela arquivstica tradicional. Por sua vez, a arquivstica integrada a nica a propor a transformao da disciplina arquivstica, baseada em tcnicas, em uma disciplina cientfica, com um arcabouo definido e comunista. A arquivstica, hoje, celebra cento e onze anos da publicao do Manual dos Arquivistas Holandeses14. Anteriores a esta obra h muitas outras, porm, inda utilizamos este Manual como referncia, mesmo no tendo mais valor prtico, por seu pioneirismo em sistematizar e difundir em vrios pases e lnguas as prticas de organizao de documentos arquivsticos. Outro fator determinante para as mudanas tericas de qualquer cincia a evoluo natural das idias ao passar dos anos. A Arquivologia teve seu desenvolvimento de forma acidentada enquanto uma disciplina, adequando-se s tradies de cada pas e organizao, no contando com princpios globais. O autor salienta que:

A eterna dicotomia comum a todas a disciplinas do conhecimento humano entre o senso comum e a reflexo cientfica est longe de ter encontrado o seu equilbrio em todas as correntes da arquivstica. O tino comum est presente em diversos graus de penetrao, sobretudo na arquivstica tradicional e no records management. A arquivstica espontnea ou de sobrevivncia a mais fragmentria. Ela no existe como pensamento estruturado e no descrita em obras especficas. A tradicional uma construo contraditria. A primeira contradio, do ponto de vista que aqui se defende, consiste em manter os princpios e teorias fundamentais da arquivstica como um conjunto e de recusar, sistematicamente, o papel de uma disciplina independente. (LOPES, 1998, p. 61)

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MULLER, S.; FEITH, J. A.; FRUIN, R. - Handleiding voor het ordenen en beschrijven van de vereniging van archivarissen. Groningen : Erven B. van der Kamp., 1898. (Trad. brasileira de Manoel Adolpho Wanderley, sob o ttulo: Manual de arranjo e descrio de arquivos. 2a ed. Rio de Janeiro: Ministrio da Justia, Arquivo Nacional, 1973).

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As instituies arquivsticas mantm-se isoladas ou subordinadas a instituies oriundas de outros campos do saber e ideologias, que impem outras interpretaes e descaracterizam a prtica ou sobrepem-se teoria arquivstica. Lopes (1998, p. 62) define esta submisso como fraquezas tericas. Esta fraqueza reduz o valor natural das atividades desenvolvidas por arquivistas. Profissionais estes que desfrutam de seu vocabulrio prprio, especfico para suas atividades e instrumentos de trabalho. No entanto, alguns termos prprios da Arquivologia tomam sentidos variados. O exemplo dado por Rousseau e Couture (1998, p.130) o termo documento, que utilizado tambm pela Biblioteconomia e pela Informtica, porm com significados distintos. Os autores tambm evidenciam que:

Uma compreenso comum das mesmas unidades de trabalho viria favorecer um uso uniforme, modulado em funo da informao visada e das necessidades expressas ajudaria a reforar a disciplina arquivstica, dotada de uma abordagem global, que se inscreve harmoniosamente no actual movimento de mundializao das actividades humanas. (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p.129)

Para tomar conhecimento sobre a teoria arquivstica e suas correntes, o meio conhecer o que expressam ou expressaram seus pensadores. Ver as obras consolidadas como referncias da teoria arquivstica, elaboradas nas mais distintas pocas, que, conforme Lopes, (1998, p. 66) so uma viso do mesmo problema, que teve um nico elemento de ligao comum: o tratamento dos documentos de arquivo. Os principais autores da Arquivologia, cronologicamente, segundo Lopes so:

a)

b) c) d)

e) f) g) h) i)

MULLER, S.; FEITH, J. A.; FRUIN, R. - Handleiding voor het ordenen en beschrijven van de vereniging van archivarissen. Groningen : Erven B. van der Kamp., 1898. (Trad. brasileira de Manoel Adolpho Wanderley, sob o ttulo: Manual de arranjo e descrio de arquivos. 2a ed. Rio de Janeiro: Ministrio da Justia, Arquivo Nacional, 1973). JENKINSON, Hilary. A Manual of Archive Administration. London: Percy Lund, Humphries and Co., 1965. (first published 1922). SCHELLENBERG, Theodore R. Modern archives: principles and techniques. Chicago: University of Chicago Press, 1956. SCHELLENBERG, T. R. Documentos pblicos e privados: arranjo e descrio (Trad. Manoel A. Wanderley). Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1963. (Publicaes tcnicas, 27). BENEDON, William. Records Management. Los Angeles: Trident Shop, 1969. ASSOCIATION DES ARCHIVISTES FRANAIS. Manuel darchivistique. Paris: AAF, 1970. COOK, Michael. Archives administration: a manual for intermediate and smaller organizations and for local government. Kent: Dawson, 1977. COOK, Michael. The management of information from Archives. Aldershot: Gower, 1986. COUTURE, Carol; ROUSSEAU, Jean-Yves. Les archives au XX sicle. Montreal: Universite de Montreal. 1982.

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______ . Fundamentos da Disciplina Arquivstica. Lisboa: Publicaes Dom Quixote. 1994. k) NATIONAL ARCHIVES AND RECORDS SERVICE. A modern archives reader: basic readings on archival theory and practice. Washington: U.S. General Services Administration, 1984. l) HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivstica general: teora y prctica. Sevilla: Diputacin Provincial, 1984. m) LODOLINI, Elio. Archivistica: principi e problemi. Milo: Franco Angeli, 1984. n) DIRECTION DES ARCHIVES DE FRANCE. La pratique archivistique franaise. Paris: Archives Nationales, 1993. (LOPES, 1998, p. 65)

j)

A Arquivologia ainda prescinde de definies mais consistentes sobre seus conceitos. Ela ainda encontra-se na fase de justificar-se como cincia e sua estrutura metodolgica , a todo instante, posta prova. Seus pensadores, em sua grande maioria, ao elaborarem seus projetos, tentam criar uma forma de marcarem sua existncia na histria desta rea com maior nfase, alterando alguns conceitos e prticas e apresentando-os como novidades. Contudo, questes terminolgicas esto presentes em todas as reas do conhecimento. Todavia, nosso trabalho foca-se na anlise conceitual, quando executadas as descries de documentos.

2.5 A TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA

A terminologia o meio de expresso e de comunicao tcnicas (BELLOTTO, 2002, p. 12), restringindo-se a determinadas profisses ou a determinadas reas de trabalho. expresso por meio de glossrios e dicionrios terminolgicos. Os termos so definidos por o uso de palavras extradas do senso comum, traduzindo os termos tcnicos e cientficos para uma linguagem corrente. Seu uso amplia o entendimento entre profissionais, estabelecendo uniformidade e harmonia no enunciado dos conceitos de uma determinada seara, quer em esfera nacional ou internacional (BELLOTTO, 2002). Segundo o professor Rolf Nagel, o problema de comunicao no obviamente s um problema da lngua. O prprio termo arquivodesigna em alemo unicamente o depsito histrico e mais o edifcio mas no o arquivo corrente que Registratur [...] (NAGEL, 1988, p. 9-10). No Dicionrio de termos arquivsticos, Nagel (1991, p. 9) descreve sua experincia ao ministrar a disciplina de Introduo Arquivstica, na Escola de Biblioteconomia e Documentao da Universidade Federal da Bahia, quando pde observar

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problemas terminolgicos, classificados pelo autor como bsicos, entre os especialistas alemes que l estavam e os brasileiros e, at mesmo, entre os brasileiros, ao serem utilizados alguns termos arquivsticos e os entendimentos serem distintos. Ainda nos anos 60, poucos autores empreenderam aes em vistas de fortalecer a bibliografia da rea da Arquivologia em lngua portuguesa. A literatura arquivstica conta com muitos relatos sobre as dificuldades existentes sobre sua terminologia. Marilena Leite Paes relata (2006, p. 23) ser a terminologia arquivstica um dos aspectos mais preocupantes, por ser este o determinante para racionalizaes, prover intercmbios, disseminao e recuperar a informao. Em 1977, a Associao dos Arquivistas Brasileiros (AAB), criou um comit para definir conceitos de termos comumente utilizados na Arquivologia, e elaborar um vocabulrio uniforme e um glossrio arquivstico. Aps esta iniciativa da AAB, muitas outras surgiram. Contudo, ainda h vrias discordncias e uma aparente longa distncia a ser percorrida at se chegar ao estabelecimento de uma uniformidade (PAES, 2006, p. 23). No Brasil, conta Bellotto (2002, p. 13), as tentativas de uma terminologia arquivstica nacional tiveram seu incio no final dos anos de 1980, materializadas em propostas apresentadas ao Arquivo Nacional pela Universidade Federal do Bahia e pelo, ento, ncleo de So Paulo da Associao dos Arquivistas Brasileiros. Juntamente com o dicionrio publicado pela Associao dos Bibliotecrios e Arquivistas de Portugal, o dicionrio produzido pelo Arquivo Nacional divulga a terminologia em lngua portuguesa nos pases lusfonos (BELLOTTO, 2002). Segundo Belloto (2002), a terminologia arquivstica brasileira tem como herana, principalmente, termos das lnguas inglesa e francesa, que muitas vezes receberam ou ainda recebem tradues distintas para um mesmo vocbulo. O Dicionrio de Terminologia Arquivstica do Conselho Internacional de Arquivos (CIA) busca, atravs de tradues de equivalncia para diversas lnguas, sendo sua edio original em ingls e francs, as duas lnguas nas quais so publicados os trabalhos desenvolvidos pelo CIA, estabelecer uma terminologia bsica para um entendimento conceitual mnimo entre todos os pases (BELLOTTO, 2002). Tanta importncia tem este tema, que Rousseau e Couture (1998) defendem que a terminologia seja difundida para outras reas do saber. Mais ainda com as reas correlatas, como a Administrao, o Direito, a Histria, a Sociologia e as Cincias Polticas. Criticam que, mesmo dentro dos arquivos, entre a equipe tcnica, no h uma harmonia de vocabulrio. Eles defendem tambm que a terminologia seja mais prxima da linguagem dos usurios dos

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arquivos, pois com isso, os tempos de atendimento aos usurios e o tempo de pesquisa sero reduzidos e os profissionais que trabalham nos arquivos podero dedicar-se mais elaborao e aperfeioamento dos instrumentos de pesquisa. Heredia Herrera (1991, p. 313, traduo nossa) exemplifica as questes terminolgicas, ao falar sobre termos como classificao e ordenao que, por certos profissionais, era entendida como uma nica operao de ordenao, na qual se inclua classificar. Assim como h grupos na Arquivologia que tm mesclado o conceito de descrio com o conceito de catalogao. A mesma autora tambm trata sobre os instrumentos de pesquisa, que recebem variadas denominaes:

a) Catlogos, pelos norte-americanos; b) Auxiliares descritivos, pela Escuela de Archiveros de Crdoba (Argentina); c) Instrumentos de localizao, de informao, de descrio, de trabalho ou de consultas, na Espanha; d) Instrumentos de investigao, em alguns trabalhos da Unesco. e) Instrumentos arquivsticos, instrumentos de divulgao de material arquivstico, em outros pases; e f) Instrumentos de recuperao, nos arquivos correntes, e de investigao, nos arquivos histricos canadenses. g) Alm de finding aids, pelos anglo-saxes. (HEREDIA HERRERA, 1991, p. 313-314, traduo nossa)

Mais um exemplo das inconsistncias terminolgicas da Arquivologia a denominao instruments de recherche, elaborada pelos franceses teve na Espanha sua adaptao para instrumentos de bsqueda ou de localizacin. Antonia Heredia Herrera (1991, p. 314, traduo nossa) defende ser a denominao instrumentos de descripcin a melhor nomenclatura para tais instrumentos. Alguns autores como Yakel, denominam a descrio como representao arquivstica. Yakel (200315 apud ANDRADE, 2008) considera que esta atividade composta pelos processos de arranjo documental, descrio arquivstica e a criao de instrumentos de pesquisa. No V Congresso Internacional de Arquivos, realizado em Bruxelas, em 1964, foi exposta a constatao de que no existia critrio fixo para precisar o que era um guia, um inventrio e um catlogo (HEREDIA HERRERA, 1991, p. 315, traduo nossa). No havia uma ordem hierrquica dos instrumentos, em relao os agrupamentos de documentos, dos fundos aos itens documentais.

15

YAKEL, Elizabeth. Archival representation. Archival Science, v. 3, n. 1, p. 1-25, 2003.

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Um benefcio trazido com a normalizao para a Arquivologia seria padronizao terminolgica. Falta esta que compromete significativamente vrias atividades em um arquivo, principalmente, a de descrio. A adoo de uma norma internacional inviabilizada, ou dificultada em muito, quando se depara com os termos tcnicos empregados nesta rea.

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3 A DESCRIO ARQUIVSTICA

Segundo CRUZ MUNDET (1994, traduo nossa), a descrio constitui a parte culminante do trabalho arquivstico por concretizar os objetivos da Arquivologia: organizar e dar acesso aos contedos dos documentos. Migueis acrescenta que:

O trabalho de um arquivo s se completa com a elaborao de instrumentos de pesquisa, que consistem na descrio e localizao dos documentos no acervo, 'e se destinam a orientar os usurios nas diversas modalidades de abordagem a um acervo documental. (MIGUEIS, 197616 apud PAES, 2006, p. 122)

Conforme Cruz Mundet (1994, p. 256, traduo nossa) a respeito dos objetivos e princpios da descrio, h unanimidade; o que no ocorre quanto aos instrumentos de pesquisa e sua elaborao. No Manual do Arquivistas Holandeses (MULLER, 1898), est escrito que o objetivo da Descrio Arquivstica

[...] que o inventrio sirva simplesmente como um guia. Deve, portanto, fornecer um esquema do contedo do arquivo e no o contedo dos documentos. (MULLER, 1898, p. 67)

3.1 ORIGENS

A necessidade da existncia da fase de Descrio17 Arquivstica, advinda da Arquivologia tradicional, baseia-se na impossibilidade de um usurio ter acesso fsico aos documentos de um arquivo, na procura de um documento especfico de seu interesse (SANTAMARA GALLO, 2006). Para o auxlio ao usurio, sempre houve a necessidade de

16

MIGUEIS, Maria Amlia Porto. Roteiro para elaborao de instrumentos de pesquisa em arquivos de custdia. Arquivo & Administrao, v. 5, n. 2, 7-20, ago. 1976. 17 Segundo Antonia Heredia Herrera, a palavra descrio, em termos amplos, a enumerao das qualidades e elementos fundamentais de uma pessoa ou de um objeto, de tal forma que a pessoa que a efetue ponha em conhecimento dos outros os traos determinantes que identificam o que se descreve. Traduo nossa. Cf. em: HEREDIA HERRERA, Antonia. La descripcin. In: _____. Archivstica general: teora y prctica. Sevilla: Servicio de Publicaciones de la Diputacin de Sevilla, 1991.

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serem criadas representaes18 ou descries de entidades arquivsticas, onde so gravadas informaes sobre atributos e relaes registradas nos documentos. Santamara Gallo (2006) tambm destaca que, tradicionalmente, existem duas grandes classes de representao arquivstica: a) Forma simples ou composta - a relao topogrfica, datas, contedo, etc., classificadas hierarquicamente (fundo19, srie20, seo21...), por nveis correspondentes a unidades de descrio (SANTAMARA GALLO, 2006, p. 4); e b) Descries de instituies, pessoas, famlias, lugares, temas, etc., que so ndices. Estes ndices tm inmeros pontos de acesso que remetem s fichas descritivas (SANTAMARA GALLO, 2006, p. 4). Heredia Herrera (1991, p. 300, traduo nossa) define a descrio como uma ponte que comunica o documento com os usurios. Alm do fato de os instrumentos descritivos aumentarem a durabilidade das fontes documentais, pelo desnecessrio contato direto com o documento, a autora (HEREDIA HERRERA, 1991, p. 304) traz seu exemplo do aumento da demanda de pesquisas em documentao primria, para a qual, os instrumentos servem tambm para o atendimento de um maior nmero de usurios. Para a autora, a descrio compreende no s a anlise da documentao, e seus distintos fatores, como tambm a localizao dos documentos. O processo evolutivo da sociedade e das tecnologias corre de maneira contnua, progressiva e gradual. Concomitantemente a ele, ocorreu, e ainda ocorre, a evoluo dos suportes de registro das informaes. Os registros mais antigos sobre Descrio Arquivstica so os repertrios de documentos registrados em tabletes de argila, encontrados na cidade de Nuzi, atual Yorgan Tepe, na Mesopotmia, de 1500 a.C. (DURANTI22, 1993 apud ANDRADE, 2008, p. 16).

Segundo Cruz Mundet (1994), os tipos de linguagens empregadas para refletir o contedo dos documentos so: linguagens codificadas, numricas ou alfanumricas, como as empregadas na classificao; linguagens livres; linguagens controladas; e lngua humana. 19 Entende-se por fundo o conjunto de documentos de uma mesma provenincia. Termo que equivale a arquivo (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 97). 20 Entende-se por srie a subdiviso do quadro de arranjo que corresponde a uma seqncia de documentos relativos a uma mesma funo, atividade, tipo documental ou assunto (ibidem, p. 153). 21 Entende-se por seo a subdiviso do quadro de arranjo que corresponde a uma primeira frao lgica do fundo, em geral reunindo documentos produzidos e acumulados por unidade(s) administrativa(s) com competncias especficas. Tambm chamada subfundo (ibidem, p. 151). 22 DURANTI, Luciana. Origin and development of the concept of archival description. In: Archivaria, 35, 1993. Disponvel em: <http://journal.sfu.ca/archivar/index.php/archivaria/article/viewFile/11884/12837>. Acesso em: 05 abr. 2008.

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Curiosamente, em uma pesquisa realizada por Duranti23, a autora aponta que a primeira definio de archival description foi publicada em 1974, no glossrio da Society of American Archivists. J Antonia Heredia Herrera (1991, p. 299, traduo nossa) aponta que o primeiro registro do termo descrio, designando a tarefa que [...] engloba as diversas e variadas atividades do arquivista, para elaborar os instrumentos que facilitam o acesso aos fundos, no geral, e aos documentos, em particular, data de 1961, publicado por Theodore Schellenberg24. Leo (200625 apud ANDRADE, 2008) expe que o objetivo inicial da descrio era o controle do acervo. Este propsito perdurou at as reformas administrativas francesas, luz da Revoluo principal daquele pas. Nesta ocasio, os fundos foram fechados e o sistema burocrtico foi reestruturado. As instituies de guarda de documentos passaram a assumir funes culturais. A autora (LEO, 2006 apud ANDRADE, 2008) tambm conta que, a partir desta transformao das instituies arquivsticas, a atividade de descrio da documentao se tornou soluo para a metodologia temtica, que passou a ser adotada por historiadores contratados para a organizao dos documentos, a qual descaracterizou o que era a identidade que vinculava a documentao com seus respectivos produtores. Esta situao foi solucionada com a adoo de representaes da ordem original dos fundos, produzidas pelo processo de Descrio Arquivstica (LEO, 2006 apud ANDRADE, 2008). A partir do incio do sculo XX, a Descrio passou a distanciar-se do objetivo de ser instrumento de controle dos acervos para ser, como escreve Leo (2006 apud ANDRADE, 2008) instrumento facilitador da recuperao dos documentos. O Manual dos Arquivistas Holandeses, de 1898, tido por muitos autores como o marco inicial da Arquivologia moderna. Esta obra apresenta, pela primeira vez, regras para as atividades de arranjo e descrio prprias dos arquivistas e uma primitiva normalizao do processo descritivo da documentao de arquivos: o Manual acentua a necessidade de que a

Ibidem. SCHELLENBERG, Theodore. Tcnicas descriptivas de archivos. Crdoba: Universidad Nacional de Crdoba, 1961. 25 LEO, Flvia Carneiro. A representao da informao arquivstica permanente: a normalizao descritiva e a ISAD (G). 81 f. 2006. Dissertao (Mestrado em Cincias da Informao) Escola de Comunicao e Artes, Universidade de So Paulo, So Paulo.
24

23

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documentao seja descrita uniformemente, sem privilegiar este ou aquele documento [...] (FONSECA, 200526 apud ANDRADE, 2008). O Manual, por sua importncia e ineditismo de sua poca, foi traduzido para diversos idiomas, como para o alemo (em 1905), para o ingls e para o italiano (em 1908), para o francs (em 1910) e para o portugus (em 1960), como tambm, nesse mesmo ano, para o chins e outras lnguas (BRUEBACH, 200327; FONSECA, 2005 apud ANDRADE, 2008). Desde o Manual dos Arquivistas Holandeses, a descrio arquivstica passou a ter destaque nas discusses da rea. Recentemente, as abordagens desse tema focaram-se na preocupao como a contextualizao da produo dos documentos. Discorre-se sobre a necessidade de descries relacionadas histria administrativa ou biogrfica, contendo definies quanto ao escopo e ao contedo da documentao, com complexidades diversas e relacionamentos entre o produtor e a documentao (HAWORTH, 200128 apud ANDRADE, 2008). A primeira publicao normativa sobre descrio na Alemanha foi, como aponta Bruebach (2003 apud ANDRADE, 2008), em 1954. Conforme Heredia Herrera (1991) relata, a descrio Arquivstica parte fundamental da Arquivologia:

Sem uma descrio adequada, os arquivos so como uma cidade desconhecida, sem plano, como um cofre de um tesouro sem chave, ou ainda pior: como um viajante com um mapa inexato, correndo o risco de perder-se; assim, um instrumento de descrio errneo ou imperfeito pode enganar gravemente o investigador; seja por falsa interpretao de outros dados, seja por falta de informaes referentes origem e histria dos documentos. (DUCHEIN, 198229 apud HEREDIA HERRERA, 1991, p. 301, traduo nossa).

O professor Aurlio Tanodi acrescenta ao que Heredia Herrera escreveu, esclarecendo que ordenados bem ou mal, os documentos de arquivos so praticamente incontveis e inacessveis, ou de consulta extremamente difcil se no contam com

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FONSECA, Maria Odila. Arquivologia e Cincia da Informao. Rio de Janeiro: FGV, 2005. BRUEBACH, Nils. Archival Science in Germany. Archival Science, v. 3, n. 4, p. 379-399, 2003. 28 HAWORTH, Kent M. Archival description: content and context: in search of structure. In: PITTI, David V.; Wendy M. (Org.). Encoded Archival Description on the Internet. New York: The Haworth Information Press, 2001. 29 DUCHEIN, Michel. Prlogo. In: HEREDIA HERRERA, Antonia. Manual de instrumentos de descripcin documental. Sevilla: Diputacin Provincial, 1982. 212p.

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instrumentos auxiliares de controle, de consulta e de investigao (TANODI, 197830 apud HEREDIA HERRERA, 1991, p. 301).

3.2 PROCESSOS

O arquivista deve apreender, compreender, estruturar, classificar, arrumar e descrever a informao orgnica e registrada de modo global antes de detalh-la (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 130). Este um conceito para o processo de descrio dos documentos arquivsticos. Mas, este apenas um entre tantos, de vrios tempos. Esta anlise realizada sobre os fundos e sobre os documentos de arquivo, agrupados natural ou artificialmente, visando sintetizar e condensar a informao neles contidas (HEREDIA HERRERA, 1991). Ainda, segundo esta autora, o que no se pode considerar como descrio a reproduo do documento, sem o mnimo de identificaes. A descrio dos documentos deve ser desenvolvida analisando, em relao sua entidade produtora, os aspectos substanciais: unidade de organizao, funes, atividades, operaes, assuntos; e estruturais: classificao/arranjo/ordenao, unidade de arquivamento, datas, tipologia documental e quantidade (PAES, 2006, p. 127). Ou seja, trata-se do processo no qual o arquivista analisa aspectos fsicos e do contedo dos documentos e contextualiza-o no conjunto documental, em relao s suas funes e ligaes com outros documentos do mesmo acervo ou de outros fundos documentais, criando representaes para as informaes extradas desta anlise. Heredia Herrera expe que a descrio deve ser:

1. 2. 3.

Exata enquanto que os documentos no so algo impreciso, seno testemunhos nicos e concretos; Suficiente para a unidade que se est informando (arquivo, fundo, srie ou documento), sem oferecer mais do que o necessrio, por excesso ou por defeito. Oportuna enquanto que h de refletir uma programao que marque uma hierarquia da informao. (HEREDIA HERRERA, 1991, p. 301, traduo nossa).

MacNeil relaciona outros propsitos e aspectos a serem observados para a descrio de um conjunto documental:

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TANODI, Aurlio. Inventario, catlogos e indices. CIDA, Crdoba, 1978. P. 6.

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a)

promover o acesso aos documentos arquivsticos por meio de uma descrio que permita a recuperao, pelo menos, por meio da provenincia; b) permitir o entendimento da documentao por meio do registro de seu contexto, estrutura e contedo; c) estabelecer indcios que permitam a presuno da autenticidade do acervo, por meio do registro da cadeia de custdia, seu arranjo e as circunstncias de sua produo e uso. (MacNEIL, 200531 apud ANDRADE, 2008)

De acordo com a ISAD (G) (CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 2001, p. 1), a descrio pode ter seu incio na produo do documento, ou ainda, anterior a ela, e continua durante todo seu ciclo vital. Assim, o processo permite o estabelecimento de controle intelectual necessrio para garantir a confiabilidade, a autenticidade e a clareza das atividades realizadas e a acessibilidade da informao, mesmo sendo o foco da descrio documental, o documento j avaliado e classificado como permanente. Rousseau e Couture (1998) reforam essa viso destacando a independncia de fatores como idade, natureza ou suporte dos documentos. Para Heredia Herrera (1991), tanto na fase administrativa como na permanente, a descrio sempre desenvolvida com o foco na recuperao da informao pelo usurio de forma eficiente e eficaz. Para Paes, (206), a descrio atividade do arquivo permanente. Este arquivo, sendo uma unidade da estrutura de uma organizao, que recolhe a documentao a ser preservada para uso investigativo histrico, resultante da reunio de arquivos correntes, que recebe documentos originrios de diversos arquivos correntes (PAES, 2006, p. 122). A funo do arquivo permanente : reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta dos documentos [...] (PAES, 2006, p. 121) sob sua custdia. Para dotar-se de organicidade condizente com suas responsabilidades, as atividades do arquivo permanente dividem-se em quatro grupos:

Arranjo - reunio e ordenao adequada dos documentos. Descrio e publicao - acesso aos documentos para consulta e divulgao do acervo. Conservao medidas de proteo aos documentos e, consequentemente, do local de sua guarda, visando a impedir sua destruio. Referncia - poltica de acesso e uso dos documentos. (PAES, 2006, p. 122)

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MacNEIL, Heather. Pinking our text: archival description, authenticity, and the archivist as editor. The American Archivist, v. 68, n. 2, 2005.

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Estes quatro conjuntos de atividade unem-se pelo fim de preservar a documentao e de torn-la acessvel, atravs do arranjo, da descrio e com a prestao do servio de referncia da documentao arquivada. A Descrio Arquivstica, no tendo um momento definido para ser iniciado o seu processamento, por existir divergncias na literatura especializada, pode comear durante a classificao ou nas etapas posteriores ao processo de organizao arquivstica da documentao, desde que j existam condies de levantamento de dados como datas-limite, tipos documentais, ordenamento e a classificao dos documentos. a partir da classificao que, segundo Lopez (2002), ser possvel prever qual(is) instrumento(s) de pesquisa ser(o) produzido(s), considerando os nveis adotados na organizao do acervo. Os diferentes instrumentos de pesquisa so definidos atravs do maior ou menor detalhamento com o qual se quer disponibilizar o contedo de um fundo documental (LOPEZ, 2002). Em pases onde a descrio derivou da Diplomtica, como na Alemanha e na Frana, a descrio segue uma abordagem do particular para o geral. Assim, foram produzidas, nestes pases, segundo Bruebach (2007), descries de alta qualidade para um nmero muito pequeno de documentos e fundos, o que levou ao acmulo de descries a fazer e defasagem das condies de acesso. Heredia Herrera (1991) orienta que a descrio condiciona-se por diferentes nveis de informao, determinados pelos agrupamentos documentais, que denotam um instrumento especfico. Estes nveis obedecem a escalas hierrquicas, do maior para o menor, nas quais, cada agrupamento definido atravs de suas relaes diretas com suas naturezas estruturais, ou seja, com a estruturao orgnica na qual foram produzidos, e com as necessidades de informao dos usurios. As normas do CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS (2001 e 2003) seguem regras e recomendaes para descries multinvel, nos quais se devem utilizar as informaes relevantes para cada nvel da descrio, no havendo repeties e havendo a identificao destes nveis. A Norma Geral de Descrio Arquivstica (CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 2001) possui sete reas, s quais correspondem aos seus respectivos elementos e esto divididas da seguinte forma: rea de identificao, de contextualizao, de contedo e estrutura, de condies de acesso e uso, de fontes relacionadas, de notas e de controle e descrio.

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Norma

de

Registros

de

Autoridade

Arquivstica

(CONSELHO

INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 2003) a norma na qual os guias podem ser baseados. Esta norma usa o registro de autoridade como um instrumento para descrio no nvel de fundo, com um conjunto de quatro reas: identificao, descrio, relacionamento e controle. Com o elemento "recursos relacionados", novas capacidades tornaram-se possveis pela tecnologia de rede - isto pode ser usado em caso de um fundo dividido ou espalhado por diferentes arquivos. Assim, os arquivistas de cada instituio descrevem "seu" fundo com seu contedo especfico. Se os registros de autoridade estiverem de acordo com a ISAAR (CPF), basta construir conexes entre os registros de autoridade como um todo e seus elementos. O usurio pode, ento, identificar onde cada documento pode ser encontrado, e ter uma viso mais transparente da estrutura de um sistema arquivstico. A ISAAR (CPF) mostra-se um poderoso instrumento para descrever o contexto arquivstico: as circunstncias sob as quais os documentos foram criados e utilizados, o que inclui a identificao e a caracterizao das pessoas, organizaes ou famlias produtoras. A contextualizao da produo documental no serve apenas para a melhor organizao da documentao e para atestar fatores diplomticos, como tambm para a interpretao e compreenso das mensagens contidas nos documentos (MARCONDES, 200132 apud ANDRADE, 2008). Cruz Mundet (1994, p. 271, traduo nossa) evidencia que um plano descritivo, imprescindvel ao incio da atividade de descrio da documentao, deve observar os seguintes princpios: a) O objetivo da atividade descritiva tornar, eficazmente, acessveis os fundos documentais do arquivo; b) Deve ser formulado um programa descritivo a fim de proporcionar com prontido certos dados referentes a todos os documentos do arquivo, por mnimos que sejam. Posteriormente, o arquivista decidir a profundidade com que necessrio descrever cada grupo documental e, em consequncia, o tipo de procedimento para lev-lo a cabo; c) Os instrumentos devem revelar o contedo e o carter dos documentos e facilitar sua localizao. Alm disso, devem responder s demandas imprevisveis de um pblico indeterminado e heterogneo, de modo que

MARCONDES, Carlos Henrique. Representao e economia da informao. Cincia da Informao. Braslia, v. 30, n. 1, p. 61-70, jan./abr. 2001.

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abram amplas possibilidades objetivas de acesso aos documentos. d) Pr-lhes ao alcance do usurio. Para Yakel (200333 apud ANDRADE, 2008), os arquivistas devem prescindir de processos simples, definitivos e estticos de arranjo e descrio, adotando mtodos fludos, contnuos e relativos. A autora exemplifica utilizando-se dos documentos eletrnicos, para os quais a descrio, deve ter incio na sua criao e ser mantida durante toda sua tramitao, acrescentando-se metadados ao documento a qualquer alterao deste. MacNeil salienta o fato da

[...] impossibilidade de se alcanar a completude em um processo de representao. Assim, considera o fato de que, por meio da descrio arquivstica, no se pode perceber todo o acervo no tempo presente ,abrangendo-o totalmente, nem mesmo apontar previamente o porvir. (MacNEIL, 2005 apud ANDRADE, 2008, p. 23).

Heredia Herrera chama a ateno para o seguinte questionamento: qual instrumento para qual usurio?. A resposta para o mesmo deve anteceder o desenvolvimento de um processo descritivo e a conseqente produo de instrumentos de pesquisa. Desconsiderando-se os instrumentos a serem produzidos sobre o primeiro e o segundo nveis, que correspondem ao guia e ao inventrio, por serem estes inevitveis (HEREDIA HERRERA, 1991, p. 309).

3.3 OS INSTRUMENTOS DE PESQUISA EM ARQUIVO

As funes de um arquivo so guardar a documentao e, principalmente, fornecer aos interessados as informaes contidas em seu acervo de maneira rpida e eficiente. Por conseguinte, todo conjunto de informaes, a fim de uma gesto34 eficaz e disseminvel, deve ter uma forma de acesso s mesmas sem a necessidade do contato direto e de divulgao, para o conhecimento e o acesso documentao de um arquivo (HEREDIA HERRERA, 1991, traduo nossa). Os instrumentos de pesquisa desenvolvidos na Arquivologia, resultantes da descrio dos documentos de arquivo, tm esta funo: serem um

33 34

YAKEL, Elizabeth, Archival representation. Archival Science, v. 3, n. 1, p. 1-25, 2003. Entende-se por gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 100).

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meio representativo do contedo de um acervo documental arquivstico, no seu todo (todo o acervo) ou parte dele (certos conjuntos de documentos selecionados), ou ainda pormenorizar determinados conjuntos documentais que o compem, descrevendo tanto os itens quanto os contedos destes (informaes contidas no corpo dos documentos). Existem vrios tipos de instrumentos, cujas diferenas residem nos grupos

documentais e no grau de detalhe com que so descritos (CRUZ MUNDET, 1994, p. 272, traduo nossa). Em 1977, a AAB definiu um grupo bsico de instrumentos de pesquisa. Durante a pesquisa para estes instrumentos, verificaram-se, j naquela poca, imprecises entre termos e expresses utilizadas para diferentes acepes. Considerando que a maioria dos arquivos do Brasil no contava com instrumentos de pesquisa, tampouco de conhecimentos para elaborlos, os pesquisadores da AAB definiram quatro tipos bsicos: guia, inventrio, catlogo e repertrio (PAES, 2006). Segundo recomendaes expostas no I Encontro de Bibliotecrios e Arquivistas Portugueses, realizado em Coimbra de 1 a 3 de abril de 1965, por diversos especialistas e organizaes internacionais, a elaborao dos instrumentos de pesquisa deve ser desenvolvida levando-se em conta os seguintes fatores:
Nenhum ncleo documental deve estar privado dos indispensveis elementos e pesquisa b) Se isso acontecer, deve-se primeiramente elaborar os meios de pesquisa para aqueles ncleos que no disponham de nenhum instrumento antes de refazer-se os j existentes, embora deficientes. c) Em igualdade de circunstncias, deve-se dar preferncia aos ncleos mais consultados pelo seu valor intrnseco ou interesse pblico e no aos que so mais do agrado do arquivista. d) Colocar os instrumentos de trabalho disposio dos pesquisadores em salas e fichrios, publicando, ou pelo menos duplicando, os que disserem respeito aos ncleos mais importantes e consultados. e) Para facilitar a consulta deve haver um guia de todos os instrumentos de trabalho disposio do usurio. f) Todos os instrumentos de trabalho devem ter os respectivos ndices e uma introduo sobre a instituio e seus ncleos documentais' (COSTA, 1966, p. 276-26835 apud PAES, 2006, p. 140-141) a)

Estes instrumentos so compostos por representaes relativas :

a)

Entidade custodiadora

COSTA, Avelino de Jesus da. Princpios gerais da elaborao de instrumentos de trabalho em Arquivologia (arquivos pblicos e arquivos eclesisticos). In: I Encontro dos Bibliotecrios e Arquivistas Portugueses. Coimbra, 1965. Actas, Coimbra, 1966.

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b) Aos documentos, que so conjuntos agregados (unidades documentais simples e compostas, fraes de sries, subsries, diviso de fundos, fundo, coleo, grupos de fundos, etc) c) Unidade de instalao d) Instituio produtora e) Pessoa f) Famlia g) Funo ou atividade h) Local i) Tema j) Tipo documental k) Tipo de material l) Etc. (SANTAMARA GALLO, 2006, p. 3, traduo nossa)

Cada um dos itens acima possui seus atributos, propriedades e caractersticas especficas. Alm destes itens, tambm existem as relaes entre os produtores da documentao, expressas por correspondncias, certides e muitas outras tipologias documentais, que formam uma rede de interligaes, fundamentais para o entendimento do contexto da produo dos documentos. Curiosamente, segundo Rousseau e Couture (1998), dadas as divergncias lingsticas, em Portugal, as unidades de trabalho e princpios da universalidade e seus respectivos instrumentos de pesquisa estruturam-se na seguinte organizao hierrquica, conforme a ordem apresentada, do maior ou global, para o especfico: Patrimnio arquivstico comum: guia; Arquivos de Estado: guia e catlogo do arquivo; Arquivos de um organismo: catlogo dos fundos, estado geral dos fundos e guia de servio de arquivo; Grupo de arquivo (conjunto de fundos/arquivos): guia por grupo de arquivos ou subgrupos de arquivos; Fundo: guia temtico, guia de fundo e tabela de equivalncia; Srie: guia por srie, guia por subsrie e guia por subsubsrie; Unidade de instalao (caixa, mao, dossi36, bobina e outras): repertrio sumrio, repertrio numrico simples, repertrio numrico detalhado e repertrio cronolgico; Pea (um caderno, uma ou um conjunto de folhas, um volume, o suporte): inventrio sumrio e inventrio analtico;
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Entende-se por dossi o conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ao, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 80). E, por unidade de arquivamento o(s) documento(s) tomado(s) por base, para fins de classificao, arranjo, armazenamento e notao" (ibidem, p. 167).

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Documento (suporte mais a informao, para consulta ou prova): ndice onomstico/geogrfico, ndice assunto/matria e ndice cronolgico; e Dado (a menor representao convencional e fundamental da informao): ndice, lista, etc. Esta representao hierrquica, contudo, tem sua aplicao dependente da natureza, dimenso, necessidade e outras especificidades de cada pessoa ou organismo produtor da documentao. Para Rousseau e Couture37,

As unidades de trabalho constituem um dos fundamentos mais importantes da arquivstica. Dominadas convenientemente e utilizadas a par dos princpios e fundamentos da disciplina, permitem a aplicao em todos os aspectos. Criao, difuso, tratamento, memorizao, proteo, acesso e comunicao da informao, quer esta esteja registrada num grupo de arquivos, num fundo, srie, unidade de instalao ou num documento. (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 147)

Os instrumentos de descrio possibilitam a comunicao da informao contida nos documentos com os usurios, tanto administradores, usurios requerentes de documentos de valores ativo e intermedirio, quanto pesquisadores que comumente estudam documentos permanentes, sendo que no h importncia quanto ao suporte do registro documental. Para Santamara Gallo (2006, traduo nossa), e outros autores, dentre todos os instrumentos de pesquisa, o guia tem uma destacada funo, por ser este o meio que engloba repositrios documentais, fundos ou colees que custodiadas, seus produtores, suas funes e atividades pelas quais os documentos foram gerados, as relaes entre os materiais e as funes e atividades geradoras. H tambm a possibilidade, excepcionalmente, de elaborar-se um instrumento com caractersticas ou parte das caractersticas de distintos tipos de instrumento de pesquisa. Embora esta elaborao deva ser realizada somente em casos em que um fundo seja composto por uma estrutura heterognea, limitando-se, geralmente, aos inventrios e s listas (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 140). A soma de instrumentos de pesquisa, na arquivstica tradicional, compe uma parte essencial do conhecimento de um depsito de documentos, na medida em que esses instrumentos integram um conjunto organizado de informaes destinado a resolver um

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Embora conste no Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica (2005), o termo Instrumento de Pesquisa tratado pelos autores por Unidade de Trabalho.

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problema fundamental: a busca e a localizao dos documentos de interesse do usurio do arquivo (SANTAMARA GALLO, 2006, p. 4, traduo nossa). Bruebach (2007) nos retrata a ltima dcada do sculo XX, na qual as mudanas de paradigmas na Arquivologia, advindas da revoluo eletrnica/digital, resultam em uma reflexo a cerca do trabalho arquivstico e sobre a forma de pesquisa dos usurios, a qual mudou com a Internet e com o uso de ferramentas de busca informatizadas. Hoje, importante que as instituies estejam na Web, a fim de possibilitar o acesso ao contedo dos arquivos via Internet. Este o impacto da revoluo eletrnica na Arquivologia; entretanto, seus efeitos no foram examinados com relao substituio de metodologias e mudana na rotina das prticas arquivsticas. MacNeil (200538 apud ANDRADE, 2008) salienta que os instrumentos de pesquisa so tambm um meio de prestao de contas aos usurios, expressando o resguardo com o qual o arquivista custodia o acervo, quanto preservao da autenticidade e da integridade, e aos aspectos fsicos da documentao e o acesso a ela, como tambm, relacionando sua imagem confiana que se espera do responsvel por esta custdia. Michel Cook apresenta algumas consideraes a respeito de uma oficina ocorrida na University College London, promovida pelo projeto ARMReN (Archives and Records Management Research Network), sobre investigaes em descrio arquivstica, na qual, em uma das sesses, foi apresentada uma pesquisa da Glasgow University, que exps a seguinte observao:

[...] apesar de todo o progresso que vem sendo feito nos ltimos anos, os usurios ainda consideram, habitualmente, os instrumentos de pesquisa difceis de serem compreendidos, e que, neste campo, a teoria e a prtica tenderam a se desenvolver separadamente. (COOK, 2007, p. 125)

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MacNEIL, Heather. Pinking our text: archival description, authenticity, and the archivist as editor. The American Archivist, v. 68, n. 2, 2005.

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4 A NORMALIZAO DA DESCRIO ARQUIVSTICA

As normas39 de Descrio Arquivstica passaram a ter destaque e a serem elaboradas com maior nfase no final da dcada de 80. Primeiramente, em nvel internacional, para anos depois fazer parte das prticas das entidades reguladoras ou que somente orientam as melhores prticas de trabalho para os arquivistas, nas esferas nacionais. Estas normas existem para diferentes objetivos, entre os quais, os principais so, segundo Santamara Gallo (2006, p. 8, traduo nossa): a) Norma de entrada de dados: norma de descrio de contedos; e b) Norma de sada de dados: norma de representao de contedos e de codificao de dados para compartilhamento e comunicao.

Joffre Marcondes de Rezende, traz definies de normalizar e normatizar de vrios autores, exceo do dicionrio Houaiss, que dentre as acepes de normalizar inclui a de normatizar, os trs outros lxicos citados estabelecem signicados diversos para os dois verbos. Vejamos o que se l em cada um deles: AURLIO (O dicionrio da lngua portuguesa. Curitiba: Positivo, 2004.) Normalizar [De normal + izar]. V.t.d. 1. tornar normal; fazer voltar normalidade; regularizar. 2. Submeter a norma ou normas; padronizar. 3. Int. Retornar ordem. 4. Voltar ao estado normal (Cf. normatizao). Normatizar [Do lat. normatus, p.p. de normare + suxo izar. V.t.d. Estabelecer normas para. Submeter a normas (Cf. normalizar). MICHAELIS (Moderno dicionrio da lngua portuguesa. So Paulo, Cia. Melhoramentos, 1998.) Normalizar (normal + izar) vtd. 1. Tornar normal, regularizar. 2. Reentrar na ordem, voltar normalidade. Normatizar (norma + izar). Estabelecer normas para (cf. normalizar). F. BORBA (Dicionrio de usos do portugus do Brasil. So Paulo, Editora tica, 2002.) Normalizar V.[Ao-processo] 1. tornar normal; regularizar; 2. reentrar na normalidade. Normatizar V.[Ao-processo] estabelecer normas para. REZENDE, Joffre Marcondes de. Normalizar, normatizar. Revista Patologia Tropical, Goinia, v. 34, n. 1, p. 73-74, jan./abr. 2005. Disponvel em: <http://www.revistas.ufg.br/index.php/iptsp/issue/view/184>. Acesso em: 02 nov. 2009. O professor Cludio Moreno explica a diferenciao entre normalizar e normatizar da seguinte forma: normatizar no veio para ser usado no mesmo sentido de normalizar; o aparecimento recente deste verbo revela a preocupao em individualizar uma nuana especfica. Normalizar, forma mais antiga, deriva do adjetivo e significa tornar normal, assim como legalizar e banalizar significam tornar legal e banal, respectivamente. Nas ltimas dcadas, este verbo teve seu alcance ampliado para designar tambm a atividade de regulamentao de parmetros e de especificaes tcnicas, como se pode ver no Aurlio XXI e no Houaiss. No entanto, tudo indica que esse acmulo de significados por parte do mesmo vocbulo no estava sendo funcional, pois logo surgiu normatizar, tambm registrado nos dois dicionrios mencionados, com o significado especfico de regular algo atravs de uma norma. MORENO, Cludio. Normatizao. In: _____. Sua Lngua. Disponvel em: < http://wp.clicrbs.com.br/sualingua/2009/04/27/normatizacao/>. Acesso em: 02 nov. 2009. No Dicionrio Brasileiro Globo ,no h a palavra normatizar. Por normalizar encontramos: v. tr. dir. Tornar normal; regularizar; intr. e pr. Reentrar na ordem; voltar ao estado normal. FERNANDES, Francisco et al. Dicionrio Brasileiro Globo. So Paulo: Globo, 1991. Ao procurar no dicionrio Houaiss, encontrou-se os seguintes significados: Normalizar v. (a1958) 1 t.d. e pron. fazer voltar ou voltar ao estado normal, ordem; regularizar(-se) (n. uma situao) (com as obras, o trnsito ainda no se normalizou) 2 t.d. estabelecer norma(s) para; normatizar, padronizar, uniformizar (n. as operaes da produo editorial). Normatizar v. t.d. criar normas para; normalizar - etim normat- (rad. de normativo) + -izar. HOUAISS, Antonio. Dicionrio Houaiss da lngua portuguesa. Rio de Janeiro: Objetiva, 2009.

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A ambigidade ou falta de normalizao produz efeitos negativos em diversas ordens, entre as quais a deficiente informao proporcionada aos usurios e a impossibilidade de acessar aos sistemas de informaes arquivsticas (CRUZ MUNDET, 1994, traduo nossa). As normas devem ser uma ferramenta fundamental para a realizao de prticas arquivsticas adequadas e homogneas dos processos tcnicos de identificao e de descrio de fundos e colees. Contudo, estas normas no podem ofuscar o "objetivo ltimo" da descrio que o usurio acessar de maneira rpida, fcil e menos custosa os recursos arquivsticos de seu interesse; alm de poderem ser utilizadas em qualquer local de custdia de acervos arquivsticos e aplicadas a qualquer tipo de suporte documental (SANTAMARA GALLO, 2006, traduo nossa). Cada arquivo tem sua documentao, suportes, condies fsicas, de acesso e polticas peculiares prprias. Para tantas especificidades, se orienta uma forma de agir, sem tornar obrigatrio o cumprimento exato da normalizao da atividade de Descrio Arquivstica, e desta forma no tornando este processo rgido, sob o risco de desconsiderarem-se as peculiaridades individuais de cada entidade guardi de documentos arquivsticos. As normas vieram ao encontro da necessidade de uniformizao de processos tcnicos desenvolvidos atravs do uso de ferramentas informatizadas. Surgiram tambm os benefcios para quem procura por documentos, pois, o que se tem sem padronizao um cenrio no qual o pesquisador necessite conhecer a instituio onde desenvolver sua pesquisa para depois poder praticar suas atividades investigativas. Portanto, as normas contribuem tanto para o intercmbio entre instituies de guarda de documentos arquivsticos, quanto para facilitar o acesso s informaes arquivsticas contidas nestes locais.

4.1 O PROCESSO DE NORMALIZAO

A soluo para o problema de busca e localizao de recursos arquivsticos por parte de usurios, conforme Santamara Gallo (2006, traduo nossa), tradicionalmente, baseava-se no s nos instrumentos de pesquisa como tambm na memria do arquivista. O arquivista era, e continua sendo essencial na medida em que proporciona valiosa informao aos usurios sobre os fundos, colees, sries de arquivos a consultar e

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sobre os instrumentos de pesquisa especficos a utilizar, da mesma forma que, em outras ocasies, os remete, quando necessrio, a outros especialistas ou a outros repositrios. Ainda que, no passado, boa parte das informaes estivesse em guias de arquivo e catlogos de instrumentos de pesquisa, estes no existiam, e ainda no existem em todos os locais, e em alguns casos, os resultados nem sempre eram satisfatrios (SANTAMARA GALLO, 2006, traduo nossa). O mesmo autor ainda relata que, no entorno tradicional da Arquivologia, o conhecimento registrado nos instrumentos de descrio e na memria dos arquivistas permanecia e crescia infinitamente. Os arquivos pareciam ilhas isoladas de conhecimento. Na medida em que todo o conhecimento de um arquivo passa a ser difundido fora de seus limites, pelos instrumentos de pesquisa (guias, inventrios e catlogos), o acesso aos recursos arquivsticos facilitado: o usurio passou a no necessitar locomover-se a todo instante at o arquivo para consultar os instrumentos de pesquisa, uma vez que muitos destes instrumentos encontravam-se publicados; o usurio necessitava to somente solicitar de quais documentos precisava, atravs de cpias, enviadas por correio convencional ou eletrnico, por exemplo. Outro fator que valoriza a riqueza da existncia destes instrumentos de pesquisa publicados fora dos limites dos arquivos era a reunio deles em bibliotecas especializadas ou em centros de documentao (SANTAMARA GALLO, 2006, traduo nossa). O desenvolvimento das tecnologias da informao (TIs) e da comunicao e sua explorao por parte dos arquivistas na esfera da Descrio Arquivstica permitiu a criao de uma rede de bases de dados com descries de distintas instituies, tornando-se cada vez mais acessveis. No princpio, estas bases de dados dispunham apenas com acesso local, e, para sua utilizao, contavam ainda com a ajuda do arquivista (SANTAMARA GALLO, 2006, traduo nossa). Na arquivstica tradicional, como j foi dito, os arquivos pareciam ilhas isoladas custodiadoras de conhecimento. Com as primeiras bases de dados com informaes descritivas de documentos de arquivo, ainda aparentam o mesmo, contudo, existem sistemas de informao automatizados e sistemas de banco de dados que permitem conexes diretas com os usurios. Ao tomar conhecimento e refletir sobre a grandeza da diversidade do estgio no qual se encontrava o nvel de experincia e de informao sobre o melhor desempenho das atividades arquivsticas entre um pas e outro, foi que os arquivistas conscientizaram-se da necessidade de diretrizes e normas para suas atividades. Alguns pases tinham muitas carncias, enquanto outros desenvolviam, formal ou informalmente, tcnicas que satisfaziam

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suas necessidades (RHOADS, 1992). A universalizao de um mesmo sistema de mtodos praticados por todos os profissionais da rea, caracterizando um modo de realizao das atividades arquivsticas e, consequentemente, caracterizando a profisso, outra constatao a que se chegou, quanto necessidade de normas para a Arquivologia.

4.2 AS PRIMEIRAS INICIATIVAS PARA A CRIAO DE NORMAS DE DESCRIO ARQUIVSTICA

Ainda na dcada de 60, o Conselho Internacional de Arquivo (CIA) deu incio a estudos para elaborao de manuais de arquivo sobre

microfilmagem, prdios e equipamentos de arquivos, problemas especficos dos arquivos em clima tropical, disposio e descrio de arquivos e dotao e funcionamento de laboratrios de conservao e de reprografia nos pases em desenvolvimento. (RHOADS, 1992, p. 32)

Nos anos 70, em parceria com a Organizao das Naes Unidas para a Educao, Cincia e Cultura (UNESCO), o CIA disps de outras publicaes normalizadoras sobre "conservao e restaurao de documentos, o pr-armazenamento de registros e o planejamento de prdios para arquivos em pases tropicais" (RHOADS, 1992, p. 32). Neste mesmo conjunto de obras, as duas instituies publicaram um "modelo de projeto de lei para arquivos" (RHOADS, 1992, p. 32). Estes documentos foram editados em francs, ingls e, alguns, em espanhol. O CIA desenvolveu estas publicaes atravs de seus conselhos tcnicos, entre os quais alguns tiveram suas colaboraes adotadas pela Organizao Internacional de Normalizao (ISO), para efetivao de seus estudos de forma normativa, em mbito mundial. Em 1978, o CIA organizou a "Conferncia Internacional da Mesa Redonda de Arquivos", em Nairobi, (RHOADS, 1992, p. 33), na qual o foco do evento foi a necessidade de normas internacionais para o 'estabelecimento e organizao das instituies de arquivos'. Nesta conferncia, foi priorizada a elaborao de "normas profissionais e tcnicas numa srie de esferas", junto ao CIA, em colaborao com a UNESCO. Nessa instituio, j estava em fase de desenvolvimento do Programa de Gesto de Registros e Arquivos (Records and

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Archives Management Programme - RAMP), no qual era explicitada a necessidade de normalizar as atividades nos arquivos. Em 1979, CIA e UNESCO iniciaram uma srie de consultas tcnicas com especialistas sobre o desenvolvimento de um "plano de gesto de arquivos e registros" (RHOADS, 1992, p33), composto por um conjunto significativo de normas. O RAMP era a referncia para quais atividades deveriam ser prioritariamente normalizadas, sendo as normas do Comit Tcnico 46 da ISO (que trata das normas para as bibliotecas, a documentao e os centros de informao, os servios de indexao e resumo, os arquivos, a cincia da informao e as publicaes relativas a ela) o meio de efetivao e difuso das metodologias determinadas, "levando em conta as necessidades dos pases nas primeiras etapas de desenvolvimento de seus programas de gesto de arquivos e registros". Foi recomendada, em uma reunio em Bari (Itlia), a criao de normas nacionais aplicveis gesto de arquivos e a criao de um grupo de trabalho para consultas a profissionais especialistas, estudos, acompanhamento e catalogao de iniciativas nacionais e para a preparao da normalizao e harmonizao entre as atividades do Programa, englobando os mais diversos tipos de suportes documentais e caractersticas quantos ao tipo de entidade custodiadora de documentao arquivstica. A difuso dos resultados obtidos por esta equipe deveria ser realizada por publicaes da UNESCO, do CIA, em escolas e programas de formao de arquivistas e em peridicos nacionais referentes a arquivos. Rhoads (1992) expe um conjunto de comits que a ISO possui, alm do Comit Tcnico (TC) 46, que tratam sobre questes relacionadas a arquivos, como o TC 6 (papel, carto e pasta de madeira), o TC 36 (cinematografia), o TC 37 (terminologia), o TC 42 (fotografia), o TC 95 (mquinas para escritrio), o TC 97 (computadores e tratamento de informao), o TC 130 (tecnologia grfica), o TC 136 (mveis) e o TC 154 (documentos e elementos de dados na administrao, comrcio e indstria). Inicialmente, os esforos normativos focaram a

qualificao e formao de recursos humanos, a qualidade do papel, tinta, selos, fitas para mquinas de escrever, filmes e outros materiais destinados a diversas categorias de registros e processo relacionados a eles; a metodologia da preparao dos programas de conservao e ordenao dos registros, aos critrios de avaliao dos registros (determinar se os registros tm ou no valor permanente), a disposio e descrio primria dos arquivos, a terminologia da gesto de arquivos e registros e as estatsticas dos arquivos. (RHOADS, 1992, p. 36)

Na rea da Descrio Arquivstica, como conta Santamara Gallo (2006, traduo nossa), alm da crescente difuso do uso de computadores em arquivos e a bem sucedida

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iniciativa da Biblioteconomia norte-americana, nas dcadas de 60 e 70, principalmente quando a Library of Congress lanou o MARC (Machine Readable Cataloguing), um padro para representao descritiva de manuscritos, que ficou conhecido por APPM40, e o AARC (Anglo American Cataloguing Rules) e catlogos de autoridades. Nas dcadas seguintes , surgiram sistemas como Online Computer Library Center (OCLC) e o Research Library Information Network (RLIN), esse formado por diversos grupos denominados Research Libraries Group (RLG). Ao migrar as tecnologias empregadas no processamento tcnico arquivstico para o computador, viu-se vantagens na adoo de procedimentos comuns. Mas, no incio dos anos 80, Santamara Gallo (2006, p. 13, traduo nossa) escreve que a comunidade arquivstica ainda via-se privada dos mesmos recursos j possudos pelos bibliotecrios. As descries arquivsticas no formavam parte de nenhuma base de dados nacional. Em 1983, foi aprovado no National Information System Task Force (NISTF), um sistema de intercmbio entre dados descritivos, o formato USMARC AMC (United States Machine Readable Cataloguing for Archival and Manuscripts Control), uma adaptao ao USMARC (formato para registros bibliogrficos) para a incluso de descries arquivsticas nos sistemas de catalogao bibliogrfica. No mesmo ano, tambm foram realizados ajustes para que fossem includos os princpios arquivsticos AACR2, o APPM. Em 1984, os formatos USMARC AMC e APPM foram integrados, sendo, pela primeira vez possvel para a Arquivologia o uso dessas novas tecnologias para a descrio de fundos e colees de arquivo em sistemas bibliogrficos. Estes formatos s permitiam a descrio nos nveis de fundo, coleo ou srie. As informaes descritivas dos nveis inferiores ainda no eram contempladas. Contudo, o CIA j mobilizava esforos para a elaborao de suas normas (SANTAMARA GALLO, 2006, traduo nossa). Em 1990, em Hr-Grenzhause (Alemanha), foi elaborada a declarao de princpios para a elaborao de uma norma geral para a descrio arquivstica, e, tambm, convidar rgos no governamentais como a Associao Internacional de Arquivos Sonoros (IASA) e a Federao Internacional de Arquivos de Filme (FIAF), para participarem do projeto. Em Madrid, de acordo com Cruz Mundet (1994, p. 259, traduo nossa), no ano de 1992, se adaptou o texto da declarao de princpios sobre a descrio arquivstica, que mais

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HENSEN, Steven L. Archives, personal papers and manuscripts: a cataloguing manual for archival repositories, historical societies and manuscripts. Washington, DC: Library of Congress, 1983.

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tarde seria aprovada no XII Congresso Internacional de Arquivos, aprovada em 1993, em Estocolmo, e publicada na revista Janus, a primeira verso da ISAD (G). Como resposta s necessidades, se desenvolveu o Encoded Archival Description (EAD)41, para as descries arquivsticas, e o Encoded Archival Context (EAC)42, para o registro de autoridades de instituies, pessoas e famlias. Santamara Gallo (2006, p. 14, traduo nossa) afirma a existncia de intercmbio de formatos, entre o EAD e o EAC e o MARC21, um formato originado com a fuso do USMARC e o CAN/MARC. Mesmo assim, ainda havia a carncia de tambm serem normalizadas as estruturas e cdigos dos dados. Foram elaboradas, ento, a International Standard Archival Description - ISAD (G)43 e a International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families - ISAAR (CPF)44. Dentro da arquivstica tradicional, os arquivos desempenhavam o papel central na soluo de problemas de busca e localizao de recursos arquivsticos. Hoje, nos encontramos em um processo de mudana para uma nova situao que passa pela transferncia de todo o conhecimento gravado, tanto nos instrumentos de pesquisa, como na memria dos arquivistas, para a Internet, de forma que o usurio possa explor-lo sem a intermediao do arquivista. A informatizao tem provocado um esforo antecipado de normalizao. Atrs de cada sistema de informao arquivstica hoje, geralmente, h um denso trabalho de desenho de base de dados que comea com o planejamento conceitual, continua com o lgico, e termina com o fsico. Para tal planejamento, Santamara Gallo (2006, traduo nossa) valoriza a existncia de normas como a ISAD (G) e a ISAAR (CPF), para os nveis mais bsicos da estrutura dos tipos de descritores e de determinadas relaes. O processo de normalizao da Descrio Arquivstica no foi pleno de sucessos, como expe Leo, quando cita cinco aspectos que considera justificar resistncias s normas:

1. 2. 3.

o carter nico dos arquivos; a influncia do usurio/pesquisador; a existncia de diferentes realidades histricas, culturais, de formao, de organizao e de funcionamento;

ENCODED ARCHIVAL DESCRIPTION - EAD. Official EAD version 2002 web site. Disponvel em: <http://lcweb.loc.gov/ead/>. Acesso em: 25 abr. 2005 42 ENCONDING ARCHIVAL CONTEXTS EAC. Enconding Archival Context: EAC. Disponvel em: <http://www.library.yale. edu/eac/>. Acesso em: 25 abr. 2005. 43 INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES. ISAD (G): general international standard of archival description. Ottawa: Secretariat of the ICA Ad Hoc. Commission on Descriptives Standards, 1994. 44 INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES. ISAAR (CPF): international standard archival authority record for corporate bodies, persons and families. Ottawa: Secretariat of the ICA Ad Hoc. Commission on Descriptive Standards, 1996.

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4. 5.

o isolamento e a independncia dos arquivistas; e a carncia de recursos (LEO, 200645 apud ANDRADE, 2008, P. 20)

Hoje, segundo Santamara Gallo (2006, traduo nossa), contamos com dois arcabouos de conhecimento distintos: o arquivstico tradicional e o das tecnologias da informao e da comunicao. Ambos abrangem incalculvel valor e possibilidades, embora, ainda no se tenha estabelecido uma relao em que se possa determinar um padro para o pleno proveito de todos os envolvidos. O usurio tem acesso a sistemas arquivsticos, sem limitaes temporais ou geogrficas. Ou seja, se antes os arquivos eram ilhas isoladas, com seus sistemas de informao automatizados, agora, so ilhas digitais, de fcil acesso, porm com conhecimento ainda difcil de ser compartilhado. A Biblioteconomia, de acordo com Santamara Gallo (2006, p. 7, traduo nossa), caminha para uma revoluo quanto sua catalogao: o RDA (Resource Description and Access), com regras para a descrio e acesso a todo tipo de recurso digital e analgico, adaptado ao novo ambiente digital e s estruturas de bases de dados, relacionando-se com outras normas de metadados, como o EAD (Encoded Archival Description) e o EAC (Encoded Archival Context), codificao utilizada em arquivos. As tecnologias permitem a integrao e, em contrapartida, exigem que sistemas de arquivo e sistemas de informao locais unam-se a provedores de dados destinados a construo de bases de dados e catlogos de autoridade coletivos (reais ou virtuais) integrados por sistemas de informao superiores gerenciados por provedores de servios. Todas estas mudanas esto ligadas transformao da Internet para a chamada "Web Semntica", na qual todo o conhecimento humano inter-relaciona-se atravs de conceitos, atributos e relaes entre os conceitos (GALO, 2006). Esta nova Internet permite o desenvolvimento das representaes necessrias Descrio Arquivstica. O Conselho Internacional de Arquivos j vem desenvolvendo meios de solucionar as questes de representao atravs de abstraes do conhecimento e dos mtodos descritivos dos arquivos para o meio informtico: so os modelos conceituais de Descrio Arquivstica, favorecendo o intercmbio de informaes e a construo coletiva entre diferentes bases de dados, de diversos locais de custdia. Menne-Haritz46 (2001 apud ANDRADE, 2008) discorre sobre o fato de as normas apresentarem pretensas formas de corretas prticas, mas no elucidarem as situaes
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LEO, Flvia Carneiro. A representao da informao arquivstica permanente: a normalizao descritiva e a ISAD (G). 81 f. 2006. Dissertao (Mestrado em Cincias da Informao) Escola de Comunicao e Artes, Universidade de So Paulo, So Paulo.

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ideais para sua melhor aplicao. A autora destaca o risco que o arquivista corre em, mesmo trilhando um caminho certo, fazer algo errado. Portanto, importante ressaltar que todo este aparato tecnolgico no diminui a importncia do trabalho do arquivista.

4.3 AS NORMAS INTERNACIONAIS DE DESCRIO ARQUIVSTICA

A normatizao arquivstica, em mbito mundial tem como entidade prescritora o Conselho Internacional de Arquivos (CIA). Prescritora por traar diretrizes que orientam um processamento padronizado e por no ser um rgo oficial que regre as atividades arquivsticas, no contando com reconhecimento pelos Estados. Essas orientaes servem como um meio de comunicao para trocas entre entidades com aspectos comuns e tambm como uma forma de harmonia entre os modos de processamento arquivstico de diferentes culturas. Mesmo com Estados Unidos e Inglaterra j vivenciando experincias de normalizao da descrio, o Canad despontou-se proponente, junto ao Conselho Internacional de Arquivos (CIA), de normas internacionais para a descrio de documentos arquivsticos. Em 1989, em Paris, foi criado, no CIA, um comit especfico para a elaborao das normas. Os princpios da Descrio Arquivstica foram discutidos e determinados no Congresso Internacional de Arquivos de Montreal. O objetivo era atender a tradies tcnicas diversas (ARQUIVO NACIONAL, 2006, p. 7). As normas de Descrio Arquivstica seguem princpios tericos aceitos, a exemplo da descrio multinvel, do geral para o especfico, fundamentada no respeito aos fundos, conforme os nveis de arranjo de um fundo. O primeiro produto elaborado pela Comisso foi a Norma Internacional Geral de Descrio Arquivstica ISAD (G), 1994. Esta norma consistiu-se de uma reunio de elementos tradicionalmente recuperados de documentos de qualquer suporte. Esta norma, como surgiu com objetivo de traar diretrizes gerais, foi elaborada com recomendaes ser utilizada com normas nacionais existentes ou como base para sua criao.

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MENNE-HARITZ, Angelika. Access - the reformalation of an archival paradigm. Archival Science, v. 1, n. 1, p. 57-82, 2001.

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Em 1996, a Comisso ad hoc47 foi transformada em um Comit de Normas de Descrio, para o qual o Brasil recebeu convite para integrar-se, com um representante. O objetivo inicial deste Comit foi a reviso da ISAD (G), para a segunda edio da norma. Cruz Mundet (1994, p. 260, traduo nossa) indica que as premissas tericas da ISAD (G) podem ser resumidas nos seguintes pontos: De acordo com o princpio de provenincia, a descrio se dispe e exibe do geral para o particular; Embora necessria em todos os nveis do ciclo de vida, estes princpios foram concebidos para documentos selecionados e organizados, ou seja, de conservao permanente; A unidade de descrio mais ampla o fundo, cujas partes constituem nveis subseqentes; Estabelece-se um modelo hierrquico dos nveis de organizao do fundo e das partes que o constituem, as quais so, por sua vez, nveis de descrio. A ISAD (G) foi elaborada luz de suas precedentes mais imediatas: APPM2, MAD2 e RAD (CRUZ MUNDET, 1994, p. 262, traduo nossa) Todas essas normas utilizam a procedncia ao fundo como base de descrio. A influncia mais incisiva dos outros modelos dos cabealhos autorizados48 do MAD2, que os redatores recomendam a incluso (CRUZ MUNDET, 1994, p. 269, traduo nossa). So vinte e cinco elementos, divididos em cinco reas de informao. Destes vinte e cinco, somente cinco so essenciais: cdigo de referncia, ttulo, data de criao da documentao que compem a unidade de descrio, volume da unidade de descrio e nvel de descrio (CRUZ MUNDET, 1994, p. 262, traduo nossa). A ISAD (G) foi elaborada com a pretenso de ser aplicvel a todos os tipos de materiais arquivsticos, em sistemas manuais e automatizados de descrio. Para tanto, se expressa de forma generalista, propondo uma macroestrutura da descrio, deixando detalhes especficos para as esferas nacionais ou institucionais.

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Entende-se por Ad Hoc algo formado ou criado somente, especificamente, para um objetivo. UNIVERSITY OF OXFORD. Ask Oxford. Oxford: Oxford University Press, 2009. Disponvel em: <http://www.askoxford.com>. Acesso em: 18 jun. 2009. Traduo nossa. 48 Estes cabealhos controlados consistem na normalizao de palavras que constituem pontos de acesso informao. uma forma de controle sobre a linguagem de descrio, para que esta seja uniforme. Essa denominao possui sinonmia com linguagem de indexao, linguagens terminolgicas, linguagem controlada, linguagem normalizada, linguagem de recuperao, linguagem documental, etc. (CRUZ MUNDET, 1994, p. 292).

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Cruz Mundet (1994, p. 262-263, traduo nossa) apresenta que a ISAD (G) proposta como um sistema de descrio multinvel49, com as seguintes regras: Descrio do geral para o especfico; Informao pertinente ao nvel de descrio, descrevendo o contexto e o contedo da unidade de descrio; Interconexo de descritores, deixando clara a posio da unidade de descrio na hierarquia; Repetio da informao, evitando redundncia (CRUZ MUNDET, 1994, p. 262-263, traduo nossa). A ISAAR (CPF), lanada em 1996, com vistas a complementar a ISAD (G), estabelecendo padres para a descrio do produtor, caracterizou-se como meio fundamental para a contextualizao da produo dos documentos. Em 2007, foi lanada a Norma Internacional para Descrio de Funes ISDF (CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 2007). Nesta norma, o termo funo compreende

no somente funes, mas tambm qualquer uma das subdivises de uma funo, tal como subfuno, procedimento operacional, atividade, tarefa, transao ou outro termo de uso internacional, nacional ou local. (CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 2007, p. 7)

A Norma Internacional para Descrio de Instituies com Acervo Arquivstico ISDIAH (CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 2008), lanada em 2008, a ltima norma publicada pelo CIA. Esta norma visa:

a) o fornecimento de orientao prtica na identificao e contato com instituies

com acervos arquivsticos e no acesso ao acervo e aos servios disponveis; b) a elaborao de diretrios de instituies com acervo arquivstico e/ou listas de autoridade; c) o estabelecimento de conexes com listas de autoridade de bibliotecas e museus e/ou o desenvolvimento de diretrios comuns de instituies de patrimnio cultural nos nveis regional, nacional e internacional; e d) a produo de estatsticas de instituies com acervo arquivstico, nos nveis regional, nacional e internacional. (CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 2008, p. 8)

49

A descrio multinvel a descrio dos grupos documentais (fundo, seo, srie...) como um conjunto que proporciona, por um lado, informao geral (macrodescrio), e por outro, sobre os componentes dos grupos (caixas, dossis, livros, processos administrativos, documentos), um aps o outro (microdescrio). Em qualquer nvel, simultaneamente, pode estabelecer as relaes existentes entre os componentes e os grupos documentais a que pertencem. Este tipo de descrio almeja ser auto-explicativa. (CRUZ MUNDET, 1994, p. 270).

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Segundo Cruz Mundet (1994, traduo nossa), alguns pases contam com normas nacionais e outros com modelos de descrio. Estados Unidos e Gr-Bretanha possuem diretrizes desenvolvidas por esforos de organizaes profissionais.

4.3.1 Manual of Archival Description (MAD)

Em planos nacionais, alguns pases tiveram destaque, como o Reino Unido, com normas nacionais sobre "terminologia e sobre o armazenamento, a exposio e conservao de documentos de arquivos" (RHOADS, 1992, p. 36). No Reino Unido, em 1986, foi criada a primeira norma para Descrio Arquivstica, o Manual of Archival Description (MAD), elaborado por Michael Cook50 (HAGEN, 199851 apud ANDRADE, 2008). Na Gr-Bretanha, descreve-se a partir das diretrizes do Archival Description Project, elaborado pela Society of Archivists junto a British Library e, posteriormente, desenvolvido pela Liverpool University, que publicou o Manual of Archival Description (MAD), em 1986, e melhorado em sua segunda verso, de 1989, o MAD2. Este manual guia a elaborao de instrumentos de pesquisa (CRUZ MUNDET, 1994, traduo nossa).

4.3.2 Describing Archives : A Content Standard (DACS) e Rules for Archival Description(RAD2)

Estados Unidos e Canad estabeleceram um elo de cooperao atravs do projeto Canadian-U.S. Task Force on Archival Description (CUSTARD). Iniciado em 2001, esse projeto destinou-se elaborao de normas norte-americanas de Descrio Arquivstica, fundindo as normas canadenses (Rules for Archival Description - RAD52) e o APPM2, de acordo com as normas internacionais ISAD (G) e ISAAR (CPF). Santamara Gallo (2006, p. 14, traduo nossa) conta que por desacordos entre canadenses e norte-americanos, esses
50 51

COOK, Michael; PROCTER, Margaret. Manual for archival description (MAD). Aldershot: Gower, 1986. HAGEN, Accia Maria Maduro. Algumas consideraes a partir do processo de normalizao da descrio arquivstica. Cincia da Informao. Braslia, v. 27, n. 3, 1998. 52 BUREAU OF CANADIAN ARCHIVISTS. Planning Committee on Description Standards. RAD: rules for archival description. Ottawa: BCA, 1990.

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publicaram, em 2004, o DACS (Describing Archives : A Content Standard). Os canadenses prosseguiram com as pesquisas, desistindo do projeto CUSTARD, e integraram os formatos CAN/MARC ao RAD1, baseando-se na AACR2, sendo este novo formato denominado RAD2, apresentado tambm em 2004, mesmo ano da apresentao dos norte-americanos. A normalizao dos processos de descrio de documentos de arquivos dos norteamericanos no consiste somente nos formatos e conjuntos de diretrizes para a prtica descritiva. Na obra Standards for Archival Description, de 1994, publicado pela Sociedade dos Arquivistas Americanos, so citadas 86 normas especficas e 157 normas auxiliares para a descrio (HAGEN, 1998 apud ANDRADE, 2008). Entre as normas canadenses e norte-americanas e as britnicas existem difereas. As duas primeiras tm vistas a serem normas de descrio arquivstica, enquanto a ltima limita-se ao formato dos registros descritivos dos documentos, adaptando-os s bases de dados bibliogrficas, especificamente ao MARC (CRUZ MUNDET, 1994, p. 259, traduo nossa).

4.3.3 Norma Espaola de Descripcin Archivstica (NEDA1)

Segundo Santamara Gallo (2006, traduo nossa), na Espanha, no existiu, como nos Estados Unidos e no Canad, um primeiro esforo nacional para normalizar a Descrio Arquivstica. a partir da Declaracin de Principios Relativos a la Descripcin Archivstica, aprovada em Madri, em 1992, baseada nas normas internacionais, j existentes, que a comunidade arquivstica espanhola passa a respeitar tais normalizaes da descrio de seus conjuntos documentais. A partir de ento, esforos localizados foram iniciados. Mas, ainda sem uma integrao de todo o pas. Somente em 2000, foi apresentado em Sevilha, o Manual de Descripcin Multinivel (MDM), adaptando as regras internacionais. Em 2005, o Grupo de Trabajo de la Administracin Central y Administraciones Autonmicas (GTACAA) da Subdireccin General de los Archivos Estatales (SGAE), apresentou a primeira verso da Norma Espaola de Descripcin Archivstica - NEDA1 (SANTAMARA GALLO, 2009, traduo nossa). Do ponto de vista da entrada de dados nos sistemas de informao arquivsticas, o autor (SANTAMARA GALLO, 2009, traduo nossa) relata que a NEDA1 aborda a normalizao da estrutura de dados das descries de documentos de arquivo. Os nveis de

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maior detalhes da descrio so regulados pela ISAD (G). Tambm normalizada na NEDA1 a representao de sada dos dados. Esta norma espanhola ainda precisa de maior integrao com formatos de maior uso, como EAD, EAC, MARC21, Dublin Core, etc. O objetivo geral da NEDA1 :

Las NEDA deberan constituir una herramienta normativa tcnica, aplicable en cualquier tipo de centro de archivo y a cualquier tipo de recurso archivstico (textuales, grficos, audiovisuales y electrnicos), destinada a cumplir dos objetivos generales: a) Favorecer la realizacin de prcticas archivsticas adecuadas y homogneas en los procesos tcnicos de identificacin y descripcin de los fondos y colecciones, orientadas a mejorar el acceso del usuario a los recursos archivsticos. b) Favorecer la homogeneizacin de las entradas y salidas de datos de descripcin en los sistemas de informacin archivstica, para facilitar el intercambio y comunicacin de informacin entre sistemas, con la finalidad de: a. Mejorar los procesos de migracin de datos de unos sistemas a otros (transferencia de informacin descriptiva a lo largo del ciclo vital del documento; cambio de unos sistemas por otros, etc). b. Ayudar a la construccin de bases de datos y ficheros de autoridades colectivos, integrados en sistemas unificados de informacin archivstica. (SANTAMARA GALLO, 2006, p. 17)

E os objetivos especficos consistem em:

a) Las NEDA debern proporcionar normas, de aplicacin obligatoria, que establezcan los tipos de representaciones o descripciones de las entidades que forman parte de los sistemas de informacin archivstica, as como sus interrelaciones fundamentales, basadas en un modelo conceptual de datos de alto nivel consensuado, que identifique las entidades archivsticas, sus atributos y relaciones. b) Las NEDA debern facilitar normas, de aplicacin obligatoria, relativas a la introduccin de datos de descripcin en los sistemas de informacin archivstica, es decir: a. Normas de estructura de datos para los distintos tipos de descripciones de las entidades archivsticas, basadas en el mencionado modelo conceptual de datos, suficientemente detalladas pero independientes de cualquier estructura o sintaxis particular de almacenamiento de datos. b. Normas de contenido de datos para los componentes estructurales fijados en las normas anteriores. c. Las NEDA debern facilitar reglas, de aplicacin opcional o recomendable, relativas a la salida de datos de descripcin de los sistemas de informacin archivstica, es decir: d. Reglas de aplicacin opcional de presentacin de datos en pantalla o en salida impresa. Por ejemplo, para las descripciones de los documentos de archivo: etiquetado de acuerdo con la estructura en reas y elementos de la ISAD (G)2; orden y puntuacin de las ISBDs. Por ejemplo, para las descripciones de las instituciones, personas y familias: etiquetado de acuerdo con la estructura en reas y elementos de la ISAAR (CPF)2; orden y puntuacin de las GARR. e. Recomendaciones de codificacin de datos para el intercambio o comunicacin entre sistemas, empleando diferentes sistemas de

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metadatos (EAD, EAC, MARC21, Dublin Core). (SANTAMARA GALLO, 2006, p. 17-18)

4.3.4 As Normas de Descrio Arquivstica em outros Pases

Pelo idioma, por questes de diferenas culturais, ou tambm por fatores econmicos, h pases que no despontam no cenrio internacional com tanto destaque quanto outros. Estados Unidos, Inglaterra e Frana so trs exemplos de naes que tem suas atividades amplamente divulgadas, independentemente da rea de conhecimento na qual sejam realizadas. Contudo, h pases com excepcionais experincias e alto nvel de desenvolvimento em certos profissionais, que no chegam ao conhecimento da populao de pases distantes. Hagen (1998 apud ANDRADE, 2008) cita alguns pases, como China, Noruega e a Ex-Unio Sovitica, que contam com normas slidas, possuem normas nacionais inclusas nas legislaes destes pases; a Sucia, conta com a regulao da Descrio atravs de legislao especfica, mas, sem peso de lei; Frana e Itlia contam com arquivos nacionais responsveis pelas regras de descrio, e, onde no h uma direo central de arquivos. Os suecos contriburam com o CIA na normalizao de terminologia e sobre recursos materiais para armazenamento em arquivos. Os dinamarqueses e americanos contriburam com normas sobre micrografia (RHOADS, 1992, p. 36). Paradoxalmente, Gr-Bretanha e Estados Unidos, onde os organismos profissionais que tem empreendido inovao ao desenvolvimento de formatos e regras de descrio, juntamente com Canad, so os pases que tem oferecido os resultados mais definidos, ainda que diferentes uns dos outros (CRUZ MUNDET, 1994, p. 258, traduo nossa).

4.4 A NORMA NACIONAL: NORMA BRASILEIRA DE DESCRIO ARQUIVSTICA (NOBRADE)

No Brasil, a instituio responsvel pelas diretrizes para as atividades arquivsticas o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), que um rgo vinculado ao

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Arquivo Nacional. Esse o responsvel, segundo Souza (2006), pela poltica nacional de arquivos pblicos e privados e tambm o rgo central do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), formado por membros do poder pblico, associaes e arquivistas. Para melhor estruturar e agilizar as operaes destes rgos, foram criadas cmaras tcnicas e setoriais. O CONARQ criou em 2001 a Cmara Tcnica de Normalizao de Descrio Arquivstica (CTNDA) para elaborar normas nacionais, a partir das propostas da ISAD (G) e da ISAAR (CPF). Em 1998, a ISAD (G) ainda no era conhecida no Brasil, porm, havia a necessidade de seu reconhecimento no pas, que passara a fazer parte do CIA, para que houvesse contribuies brasileiras na reviso para o lanamento da segunda edio da norma. O Arquivo Nacional assumiu a responsabilidade da publicao e promoo da norma, com eventos focados na discusso do contedo da primeira verso da ISAD (G). A contribuio brasileira materializou-se na ampliao das possibilidades de uso da norma, no se restringindo mais apenas a fundos e passando a expressar sua utilidade tambm com colees. Em contrapartida, a comunidade arquivstica brasileira, alm da legitimao da norma, passou a integrar uma rede internacional mobilizada com as mesmas problemticas existentes no Brasil; cada pas com suas especificidades e formas de soluo e de viso quanto Descrio Arquivstica. Entre 2000 e 2004 foi a vez da ISAAR (CPF) ser revisada. Em 2004, passou a contar com integrantes de instituies arquivsticas nacionais que utilizavam a ISAD (G). A partir de ento, passou a realizar estudos e eventos acerca do uso e da disseminao da normalizao internacional existente na poca. Em 2006, houve a submisso pblica de uma minuta da norma brasileira de Descrio Arquivstica, denominada NOBRADE. Esta norma nacional props-se a ser uma adaptao das normas internacionais realidade brasileira (ARQUIVO NACIONAL, 2006, p. 9). A NOBRADE estabelece oito elementos obrigatrios de descrio: cdigo de referncia, ttulo, data(s), nvel de descrio, dimenso e suporte, nome(s) do(s) produtor(es), condies de acesso, somente para descries em nveis 0 e 1. Cabem a cada entidade custodiadora os acrscimos e a forma de apresentao dos dados. Foi inserida uma rea nova, em relao a ISAD (G): a rea 8, rea de pontos de acesso e descrio de assuntos, onde se registra os termos selecionados para localizao e recuperao da unidade de descrio; e dois novos itens. Na rea 6, uma nova rea de notas, onde se registra informao sobre o estado de conservao e/ou qualquer outra informao sobre a unidade de descrio que no tenha lugar nas reas anteriores.

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Para o intercmbio de informaes arquivsticas, fundamental a adoo de um formato comum, por exemplo, o Encoded Archival Description (EAD). No entanto, para adoo de um formato, necessria a obedincia a normas que garantam a consistncia das informaes fornecidas. (ARQUIVO NACIONAL, 2006, p. 9)

O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), no final do ano de 2009, publicou as Diretrizes gerais para a construo de Web sites de instituies arquivsticas53, fornecendo instrues s instituies interessadas em criar ou melhorar a estrutura de seus Web sites com informaes arquivsticas. A NOBRADE compatvel com a ISAD (G) e com a ISAAR (CPF). voltada para a descrio de documentos em fase permanente, entretanto, tambm pode ser utilizada com documentos nas fases corrente e intermediria e, conforme salientado [...] tem em vista facilitar o acesso e o intercmbio de informaes em mbito internacional (ARQUIVO NACIONAL, 2006, p. 10). As normas de descrio buscam representaes descritivas consistentes, apropriadas e auto-explicativas. Desta forma, contribuem com o trabalho tcnico e reduzem custos na recuperao das informaes; facilitam as atividades de pesquisadores no uso dos instrumentos de pesquisa, que passam a ser elaborados uniformemente. Como pressuposto, a norma respeita os fundos documentais e a descrio multinvel, do geral para o especfico, conforme a ISAD (G), representando, desta forma, o contexto e a estrutura na qual a documentao foi gerada e/ou tramitou. Prope, ainda, o uso de informaes relevantes, conforme o nvel de descrio, o que, tambm explicita a posio da unidade de descrio na hierarquia estabelecida para a descrio dos documentos, pois no h imposio de uso de todos os nveis, que devem estar de acordo com o arranjo de fundos, ou da coleo. A NOBRADE recomenda a seguinte estrutura de nveis: 0 Acervo da entidade custodiadora; 0,5 Subunidade; 1 Fundo/coleo; 2 Seo; 2,5 Subseo; 3 Srie; 3,5 Subsrie; 4 Dossi; e 5 Item documental. O nvel 5, item documental deve ser entendido com um nvel e no como um documento, e tem como requisito o nvel 4, dossi, que pode ser um nico documento, fugindo ao conceito de dossi. Existem ainda, conforme Rousseau e Couture (1998), alm dos instrumentos de pesquisa, os instrumentos de referncia, que so os guias, os anurios e as bibliografias; e os

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). Diretrizes Gerais para a Construo de Websites de Instituies Arquivsticas. Rio de Janeiro: CONARQ, 2000. Disponvel em: <http://www.arquivonacional.gov.br/pub/virtual/diretrizes.htm>. Acesso em 06/02/2004.

53

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instrumentos de gesto: anlise e definio das necessidades, acompanhamento e controle dos diversos elementos do programa de gesto dos arquivos, guia de gesto de arquivos, controle de autoridade, thesaurus, tabela de seleo, inveno dos documentos (anlise de necessidades), lista de controle, quadro geral de classificao, registro de entrada, guia de classificao oficial ou uniforme dos documentos, guia de servio de arquivo e o controle de fundos.

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5 METODOLOGIA

Este estudo constitui-se em uma atividade terica de natureza bsica, por no prever aplicao prtica, e apresenta-se de carter qualitativo, servindo-se da interpretao de conceituaes, aspectos estes que no possibilitam mensurao ou controle. Do ponto de vista de seus objetivos, o presente estudo caracteriza-se como descritivo, uma vez que tem por premissa a melhoria de entendimentos atravs de anlise e descrio de avaliaes de contedos textuais. Quanto aos procedimentos tcnicos, realiza-se por meio de uma pesquisa bibliogrfica, com o intuito de conhecer e corroborar com os conhecimentos j existentes (SILVA, 2001). Esta forma de pesquisa foi a selecionada por permitir uma investigao ampla, enquanto em outros tipos de pesquisa, a gama de fenmenos que se pode pesquisar diretamente mais restrita. Fator importante neste estudo, uma vez que os dados necessrios para que o objetivo desta investigao seja atingido encontram-se dispersos, geogrfica e temporalmente. A metodologia utilizada para esta pesquisa chegar aos seus objetivos, dentro das delimitaes e limitaes expostas na parte introdutria deste trabalho, descrita nas subsees a seguir.

5.1 MTODO DE ABORDAGEM

Esta atividade de pesquisa foi desenvolvida por via de uma abordagem indutiva, com o intuito de procurar o entendimento sobre os problemas com a terminologia arquivstica atravs da generalizao a partir das constataes de conceitos especficos a determinados locais e/ou fatores (SILVA, 2001).

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5.2 MTODO DE PROCEDIMENTO

A metodologia de procedimento configura-se como histrico, segundo Silva (2001), por ser o estudo da evoluo do problema investigado um fator determinante para compreend-lo, alm de comparativo, pois, pondera diferentes realidades.

5.3 TCNICAS E INSTRUMENTOS DE PESQUISA

Esta pesquisa utiliza-se da documentao indireta. Investiga a bibliografia especfica sobre Descrio Arquivstica, como publicaes avulsas, boletins, revistas, livros, outras pesquisas, monografias e publicaes na Internet. Este mtodo, segundo Manzo54 (1971, p.32 apud MARCONI, 2009, p. 185), "oferece meios para definir, resolver, no somente problemas j conhecidos, como tambm explorar novas reas onde os problemas no se cristalizam suficientemente". Assim, Marconi (2009, p. 185) defende a pesquisa bibliogrfica como no sendo uma "mera repetio do que j foi dito ou escrito sobre certo assunto, mas propicia o exame de um tema sob novo enfoque ou abordagem, chegando a concluses inovadoras". A pesquisa bibliogrfica, de acordo com Marconi (2009), consiste na: identificao, reconhecimento da pertinncia do assunto em relao ao tema escolhido, procura de catlogos bibliogrficos, leitura dos sumrios e resumos, verificao da bibliografia ao final dos livros ou artigos, compilao (reunio do material selecionado e localizado), fichamento, anlise e interpretao, avaliao do material compilado, classificao e anlise crtica da obra. Esta anlise consiste-se como parmetro para pr em confronto os diferentes entendimentos resultantes do trabalho de pesquisa sobre as terminologias adotadas na literatura cientfica existente na rea da Arquivologia sobre a Descrio Arquivstica de documentos e os seus instrumentos de pesquisa.

MANZO, Abelardo L. Manual para la preparacin de monografas: una gua para presentar informes y tesis. Buenos Aires: Humanitas, 1971.

54

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Como instrumento de coleta de dados utilizou-se da Ficha Bibliogrfica55, por ser uma ferramenta que comumente utilizada e permite a descrio do contedo analisado, com comentrios pessoais, de tpicos abordados de uma obra inteira ou parte dela e de forma organizada e eficiente, sendo fcil o acesso s informaes nelas registradas. Para separar o material coletado, foi elaborado um quadro de assuntos56, divididos em trs grupos: Arquivologia, Descrio Arquivstica e Metodologia Cientfica. A coleta dos termos em dicionrios terminolgicos e glossrios apresenta-se em forma de quadros conceituais57, nos quais se v com clareza os diferentes conceitos para um mesmo termo, a data e o local de publicao da obra.

5.4 DELIMITAO DO UNIVERSO DE ESTUDO

Como sujeitos de um universo desta pesquisa foram observados os contedos documentais bibliogrficos sobre Descrio Arquivstica e seus instrumentos de pesquisa, sendo focado o campo de atuao dos arquivistas, por serem eles os responsveis por este tipo de atividade, a de descrever documentos de forma que seja proporcionada uma futura recuperao dos mesmos, atravs de formas representativas de seus contedos.

5.5 LIMITAES DO ESTUDO

Para esta pesquisa, o objetivo limitou-se anlise da literatura existente no campo da Arquivologia a fim de apresentar resultados que gerem confrontos entre os diferentes paradigmas metodolgicos e/ou questes culturais que influenciam as nomenclaturas aplicadas aos instrumentos de pesquisa resultante do processo de Descrio Arquivstica, para servir como uma apresentao terica para que num prximo passo seja dada continuidade anlise deste assunto.

55 56

Ver modelo em Anexo A Ficha Bibliogrfica. Ver Apndice A Quadro de Assuntos para Coleta de Dados. 57 Ver Anexo B Quadro de Conceitos sobre Descrio Arquivstica e Anexo C Quadro de Conceitos sobre Instrumentos de Pesquisa em Arquivo.

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No usufruindo de programas informticos de traduo de textos, a pesquisa restringiu-se a materiais bibliogrficos publicados nas lnguas portuguesa, inglesa e espanhola. O fator tempo foi algo determinante para a delimitao do tema, pois apesar do interesse, tornou-se invivel aprofundar-se no assunto e realizar um levantamento de uma gama maior de fontes dos mais distintos pases, formas culturais, e em outras reas, como a Lingstica, a Sociologia, a Psicologia, a Comunicao Social, a Histria, e tantas outras reas do saber nas quais se podem amparar para uma tentativa de entendimento da temtica trabalhada neste estudo. O cronograma de pesquisa compreendeu um perodo de quatro meses, que teve incio em agosto e com trmino em meados de novembro de 2009. Durante o desenvolvimento da pesquisa, viu-se a inexistncia de discordncias entre os conceitos de unidade de descrio. Por essa constatao, este termo no apresentado no captulo 6.3 Apresentao e Anlise dos termos pesquisados. Tambm se decidiu pela no apresentao dos conceitos dos instrumentos de pesquisa ndice, listagem descritiva do acervo, tabela de equivalncia e outros instrumentos, por estes instrumentos serem auxiliares, organizados em ordem cronolgica, geogrfica, temtica etc., ou, com anotaes de alteraes de cdigos de referncia ou nomenclaturas de unidades organizacionais da entidade produtora58. Contudo, os mesmos fazem parte do quadro Anexo C Quadro de conceitos sobre instrumentos de pesquisa em arquivo, onde podem ser feitas as comparaes conceituais, embora sem as anlises ou consideraes.

58

Esses entendimentos sobre estes termos podem ser conferidos no quadro em anexo, indicado a seguir.

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6 APRESENTAO DOS DADOS E SUA ANLISE E INTERPRETAO

A apresentao, a seguir, atravs de uma contextualizao preliminar sobre as abordagens localizadas referentes aos conceitos de Descrio Arquivstica e aos seus instrumentos de pesquisa, parte da seguinte disposio: coleta de dados, cenrio dos resultados obtidos, agrupados pelos pases e lnguas nos quais foram localizados e apresentao dos termos pesquisados, com a exposio por meio de quadros comparativos entre os referidos termos, acrescidos de suas anlises.

6.1 COLETA DE DADOS

Para a pesquisa dos termos relacionados atividade de Descrio Arquivstica, fizeram-se consultas a dicionrios terminolgicos e glossrios tcnicos, elaborados por profissionais de arquivos, centros de documentao, associaes ou conselhos especficos da rea da Arquivologia, alm de obras bibliogrficas59 sobre terminologia na rea de conhecimento mais ampla, que as Cincias da Informao, que englobem documentos arquivsticos. Na busca pelos termos na bibliografia especializada sobre terminologia arquivstica, foram utilizadas as equivalncias idiomticas apresentadas no Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica (ARQUIVO NACIONAL, 2005), nas lnguas espanhola e inglesa e no portugus de Portugal. Selecionaram-se os termos que diretamente conceituam a atividade de descrio e o seu entendimento, servindo-se, para isso, das remissivas ver tambm dos termos principais desta pesquisa, que so descrio e instrumento de pesquisa, conforme apresentado no quadro abaixo, com as equivalncias.

59

Para facilitar o acesso e a organizao, foram separadas as referncias do levantamento terico apresentado das referncias da bibliografia consultada para o levantamento dos termos sobre Descrio Arquivstica. A relao dos dicionrios terminolgicos e glossrios tcnicos utilizados encontram-se no Anexo D Referncias utilizadas para a coleta de termos.

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Portugus
Descrio Instrumento de Pesquisa

Espanhol
Descripcin instrumento de trabajo, instrumento de cnsulta, instrumento de control, instrumento de descripcin, instru-mento de difusin ou instrumento de referencia

Ingls
description finding aid

Portugus (Portugal)
descrio documental instrumento de descrio documental

Quadro 1 - Equivalncias Idiomticas para os Termos Principais da Pesquisa

Os itens apontados pelos termos acima remetem a dois outros termos ligados ao entendimento da atividade de descrio, apresentados no Quadro 2, e aos instrumentos de pesquisa elaborados a partir da prtica do processo descritivo de um conjunto documental. Estes termos e suas equivalncias idiomticas so apresentados nos dois quadros abaixo.

Portugus
Nvel de descrio Unidade de descrio

Espanhol
nvel de descripcin unidad de descripcin

Ingls
level of description unit of description

Portugus (Portugal)
nvel de descrio -

Quadro 2 - Equivalncias Idiomticas para os Termos do Processo de Descrio Arquivstica

Abaixo, segue o quadro com as equivalncias idiomticas dos instrumentos de pesquisa selecionados para o levantamento de seus conceitos.

Portugus
Guia Inventrio Catlogo Repertrio ndice Listagem descritiva do acervo Tabela de equivalncia

Espanhol
guia ou gua de fuentes inventario catlogo repertorio ndice inventario somero ou relacin/inventario de transferencia/entrega tabla de concordncias guide

Ingls
guia

Portugus (Portugal)
inventrio ou catlogo catlogo lista ndice lista

inventory catalogue ou catalog special list index checklist

concordance

tabela de equivalncia

Quadro 3 - Equivalncias Idiomticas para os Instrumentos de Pesquisa

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Utilizou-se estas equivalncias, que no so meras tradues, por serem essas diferenas existentes entre um idioma e outro apontadas por muitos autores como um dos fatores determinantes das divergncias terminolgicas existentes na Arquivologia. Para a determinao dos conceitos, fizeram-se dois quadros: um composto com os termos: a) Descrio b) Instrumento de pesquisa c) Nvel de descrio, e d) Unidade de descrio. E, o outro quadro constituindo-se dos instrumentos de pesquisa: a) Guia b) Inventrio c) Catlogo d) Repertrio e) ndice f) Listagem descritiva do acervo g) Tabela de equivalncia, e h) Outros instrumentos. Este ltimo item consiste em outros instrumentos que, por ventura, localizem-se na pesquisa. Ambos os quadros tm sua esquerda as indicaes do pas de origem e a data da publicao da obra da qual o termo correspondente foi extrado. Os conceitos apresentados foram enumerados de forma que o conceito da linha de nmero 1 (um) foi obtido da mesma obra que os conceitos para os instrumentos de pesquisa60 e para os termos gerais61, nas linhas de nmero 1 (um)62 em seus respectivos quadros. As referncias correspondentes a cada nmero foram dispostas em um quadro63, com as respectivas bibliografias utilizadas.

60 61

Anexo C Quadro de Conceitos sobre Instrumentos de Pesquisa em Arquivo. Anexo B Quadro de Conceitos sobre Descrio Arquivstica. 62 Optou-se pela disposio dos conceitos identificados com numerao, para que os nomes dos autores ou entidades responsveis pela publicao da obra no tivessem destaque em relao os aspectos relevantes para esta pesquisa, que so: o idioma, o ano de publicao da obra e o pas onde essa obra foi publicada ou produzida. 63 Anexo D - Referncias utilizadas para a coleta de termos.

71

6.2 CENRIO DOS RESULTADOS OBTIDOS

Atravs dos trs idiomas definidos, com os quais se pesquisou os termos relacionados atividade de Descrio Arquivstica, localizou-se resultados de treze pases. Utilizaram-se, para a localizao destes termos, catlogos de bibliotecas e buscadores virtuais. Para as pesquisa, foram utilizadas as palavras-chave nos trs idiomas trabalhos, de acordo com o quadro a seguir.

Lngua
Portugus Espanhol Ingls

Termos
dicionrio, glossrio, tesauro, terminologia, arquivstica, arquivo, Arquivologia. diccionario, glosario, tesauro, terminologa, archivstica, archivo, archivero. dictionary, glossary, thesaurus, terminology, archives, recordmanagement, recorkeeping, recordmanager.

Quadro 4 - Palavras-chave utilizadas para a pesquisa por dicionrios, glossrios e tesauros da rea da Arquivologia

A distribuio de resultados apresentada no grfico abaixo, junto ao qual tambm pode-se ver a porcentagem que corresponde quantidade de itens obtidos em cada pas.

13% 13%

13% 10% 3% 3%

24% Brasil Mxico Costa Rica Portugal Canad Argentina Espanha Nova Zelndia

3% EUA Austrlia Inglaterra

3% 3%

3%

3% 3% 3%

Norma Internacional Colombia Per

Grfico 1 Distribuio dos resultados da pesquisa por pases.

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Entre esses pases, quanto lngua nas quais os dicionrios, glossrios e/ou tesauros esto publicados, exposta no grfico abaixo a diviso, em porcentagem, dos resultados obtidos na pesquisa.

46%

27% 27%

Espanhol

Ingls

Portugus

Grfico 2 Distribuio dos resultados da pesquisa por lnguas.

Quanto localizao destes pases, a distribuio por continente apresentada, em percentuais, no grfico a seguir.

8% 15% 23%

23% 31%

Amrica Central Europa

Amrico do Norte Oceania

Amrica do Sul

Grfico 3 Distribuio dos resultados da pesquisa por continentes.

Como a restrio e a possibilidades de leitura dos documentos pesquisados somente nas lnguas espanhola, inglesa e portuguesa, no foi possvel a localizao de itens nos continentes africano e asitico. Contudo, segundo o stio Enthnologue (2009), existem seis mil novecentas e nove lnguas classificadas como vivas, entre as quais esses trs

73

idiomas utilizados na pesquisa esto entre as dez lnguas mais faladas no mundo, como se pode observar na tabela abaixo, onde so apresentadas.

Tabela 1 As dez lnguas mais falados no mundo - 2009

Posio
1a 2a 3a 4a 5a 6a 7a 8a 9a 10a

Lngua
Chins (Mandarim) Espanhol Ingls rabe Hindi Bengals Portugus Russo Japons Alemo

Pas Primrio
China Espanha Reino Unido Arbia Saudita ndia Bangladesh Portugal Rssia Japo Alemanha

Total de Pases
31 44 112 57 20 10 37 33 25 43

Falante (em milhes)

1,213 329 328 221 182 181 178 144 122 90,3

Fonte: LEWIS, M. Paul (Ed.). Ethnologue: languages of the World. 16 ed. Dallas: SIL International, 2009. Disponvel em: http://www.ethnologue.com/. Acesso em: 02 nov. 2009.

De acordo com o contedo do site Enthnologue (LEWIS, 2009), que uma obra de referncia enciclopdica que cataloga idiomas em todas as partes do mundo, e que tem conhecidas de 6.909 lnguas, ditas vivas, faladas; essas trs lnguas selecionadas para a pesquisa so faladas em 193 pases, por mais de 800 milhes de pessoas. Em alguns locais, so idiomas oficiais, em outros, so utilizados por parcelas pequenas, mas significativas de falantes. Os pases e naes onde se falam estas lnguas esto apresentados no quadro abaixo.

Lngua Pases
Espanhol Espanha; Alemanha, Andorra, Anguilha, Antilhas Holandesas, Argentina, Aruba, Austrlia, Blgica, Belize, Bolvia, Canad, centro e sul das Ilhas Canrias, Chile, Colmbia, Costa Rica, Cuba, El Salvador, Equador, Estados Unidos, Filipinas, Finlndia, Frana, Gibraltar, Guatemala, Guin Equatorial, Honduras, Ilhas Caiman, Ilhas Virgens, Israel, Jamaica, Marrocos, Mxico, Nicargua, Noruega, Panam, Paraguai, Peru, Porto Rico, Repblica Dominicana Sucia, Sua, Trindade e Tobago, Uruguai e Venezuela. Ingls Reino Unido; frica do Sul, Alemanha, Anguilha, Antgua e Barbuda, Antilhas Holandesas, Arbia Saudita, Aruba, Austrlia, Bahamas, Barein, Barbados, Belize, Bermudas, Botsuana, Brunei, Camares, Camboja, Canad, Chile, Coria do Sul, Dinamarca, Dominica, Emirados rabes Unidos, Equador, Eritria, Fiji, Filipinas, Finlndia, Gmbia, Gana, Gibraltar, Granada, Grcia, Guadalupe, Guam, Guatemala, Guiana, Honduras, Ilhas Caiman, Ilhas Cook, Ilhas Malvinas, Ilhas Marianas do Norte, Ilhas Marshall, Ilhas Norfolk, Ilhas Pitcairn, Ilhas Salomo, Ilhas Turks e Caico, Ilhas Virgens, Ilhas Virgens Americanas, ndia, Irlanda, Israel, Itlia, Jamaica, Japo, Lesoto, Lbano, Libria, Lbia, Madagascar, Malsia, Malavi, Malta, Mauritnia, Mxico, Micronsia, Montserrat, Moambique, Nambia, Nauru, Nepal, Nigria, Niue, Noruega, Nova Zelndia, Paquisto, Palau, Papua Nova Guin, Porto Rico, Qunia, Quiribati, Repblica Dominicana, Ruanda, Samoa, Samoa Americana, Santa Helena, Santa Lcia, So Cristvo e Nevis, So

74

Pedro e Miquelo, So Vicente e Granadinas, Serra Leoa, Seychelles, Singapura, Somalia, Sri Lanka, Sucia, Sua, Suriname, Tanznia, Territrio Britnico do Oceano ndico, Tokelau, Tonga, Trindade e Tobago, Uganda, Vanuatu, Venezuela, Zmbia e Zimbbue. Portugus Portugal; frica do Sul, Alemanha, Andorra, Angola, Antgua e Barbuda, Antilhas Holandesas, Blgica, Bermuda, Brasil, Canad, Cabo Verde, China, Congo, Espanha, Estados Unidos, Frana, Guin-Bissau, Guiana, Ibria, Ilha dos Aores, Ilha da Madeira, India, Indonsia (Nusa Tenggara), Jamaica, Luxemburgo, Malavi, Moambique, Om, Paraguai, Reino Unido, So Vicente e Granadinas, So Tom e Prncipe, Senegal, Sua, Suriname, Timor Leste, Uruguai, Venezuela e Zmbia.
Quadro 5 Pases onde h grupos significativos de falantes da lnguas espanhola, inglesa e portuguesa. Fonte: LEWIS, M. Paul (Ed.). Ethnologue: languages of the World. 16 ed. Dallas: SIL International, 2009. Disponvel em: <http://www.ethnologue.com/>. Acesso em: 02 nov. 2009.

6.3 APRESENTAO E ANLISE DOS TERMOS PESQUISADOS

Aps a coleta, seleo, codificao e fichamento do material pesquisado, o processo de organizao dos termos obtidos com a pesquisa foi desenvolvido atravs da tabulao destes termos, sendo estes enumerados seqencialmente, conforme a ordem de localizao dos resultados, dispostos nos quadros em anexo64. A apresentao dos dados foi elaborada em forma de quadros comparativos entre as diferentes conceituaes levantadas do material bibliogrfico selecionado, separado da seguinte forma: os termos correspondem s subsees deste captulo; cada quadro agrupa os conceitos de um termo em um dos trs idiomas pesquisados, ordenados geogrfica e cronologicamente.

6.3.1 Descrio Arquivstica

Os conceitos localizados do termo descrio arquivstica, em lngua portuguesa, so exibidos abaixo.

PAS

ANO

N.

CONCEITO

Anexo C Quadro de Conceitos sobre Instrumentos de Pesquisa em Arquivo; Anexo B Quadro de Conceitos sobre Descrio Arquivstica; e Anexo D Referncias utilizadas para a coleta de termos.

64

75

Brasil

[s.d.]

08

Brasil

1990

04

Brasil

1991

03

Brasil

1996

01

A elaborao de uma representao cuidadosa65 de uma unidade de descrio e de suas partes componentes, caso existam, por meio da extrao, anlise e organizao de qualquer informao, que sirva para identificar o acervo arquivstico e explicar o seu contexto, bem como o sistema de arquivo que o produziu. Conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e de contedo dos documentos, possibilitam a elaborao de instrumentos de pesquisa. Atividade fundamental do arquivista. Processo intelectual de sintetizar elementos, formas e contedo textual de unidades de arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesquisa que se tem em vista produzir. Conjunto de procedimentos que, a partir de elementos formais e de contedo, permitem a identificao de documentos e a elaborao de instrumentos de pesquisa. "Conjunto de procedimentos que, a partir de elementos formais e de contedo, permitem a identificao de documentos e a elaborao de instrumentos de pesquisa. " Dicionrio de Terminologia Arquivstica "Processo intelectual de sintetizar elementos formais e contedo textual de unidades de arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesquisa que se tem em vista produzir (inventrio sumrio ou analtico, guia etc.). " Marilena Leite Paes Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de contedo dos documentos para elaborao de instrumentos de pesquisa. Processo intelectual de sintetizar elementos formais e contedo textual de unidades de arquivamento, adequando-o ao instrumento de pesquisa que se tem em vista produzir (inventrio sumrio ou analtico, guia, etc.). A elaborao de uma acurada representao de uma unidade de descrio e de suas partes componentes, caso existam, por meio da extrao, anlise, organizao e registro de informao que sirva para identificar, gerir, localizar e explicar documentos de arquivo e o contexto e o sistema de arquivo que os produziu. // Este termo tambm se aplica ao produto desse processo. Identificao, atravs da notao de contedo e/ou da indicao de elementos formais pr-determinados das unidades arquivsticas e/ou de instalao, a fim de as referenciar em instrumentos de descrio documental ou em citaes.

Brasil

2004

25

Brasil

2005

07

Brasil

2006

30

Internacional

2001

06

Portugal

1993

02

Quadro 6 Conceitos para o termo Descrio Arquivstica em lngua portugusa Fonte: ver referncia, conforme o nmero identificador, em Anexo D Referncias utilizadas para a coleta de termos.

So expostos abaixo, os conceitos localizados do termo descrio arquivstica, em lngua espanhola.

65

Grifos nossos.

76

PAS

ANO

N.

CONCEITO
En el archivo es el empleo de tcnicas que permitan crear auxiliares o instrumentos de informacin con el objeto de tener un conocimiento seguro y completo de la documentacin existente en un archivo. // ARCHIVSTICA elaboracin de una representacin exacta de la unidad de descripcin y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilacin, anlisis, organizacin y registro de la informacin que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, as como en contexto y el sistema que los ha producido. // Puente que comunica el documento con el usuario. // DESCRIPTIVO Es el documento resultante de los anlisis documentales y representar los distintos aspectos para la evaluacin de Documentos, el cual nos conducir a una seleccin adecuada. Fase del proceso de organizacin documental que consiste en el anlisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripcin y de consulta. La parte de la tarea archivstica que engloba las diversas actividades desplegadas por el archivista para elaborar los instrumentos que facilitan el acceso a los fondos. Elaboracin de una representacin esmerada de una unidad de descripcin y, en su caso, de las partes que la componen, mediante la recopilacin, el anlisis, la organizacin y el registro de cualquier informacin que sirva para identificar, gestionar, localizar y explicar la documentacin de archivo, as como el contexto y los sistemas en los cuales se ha producido. DESCRIPCIN // Forma de resear la documentacin dando a conocer su contenido y el contexto en que se produjo. // DESCRIPCIN ARCHIVSTICA // Proceso destinado a elaborar instrumentos de consulta que faciliten el acceso y conocimiento de los archivos, tales como la Gua, el Inventario y el Catlogo. Proporcionar informacin precisa sobre la documentacin para identificar su contenido y explicar el contexto que la produjo, as como la enumeracin de caractersticas y elementos informativos de cada conjunto documental que se hace del conocimiento de los usuarios mediante diferentes instrumentos de consulta. DESCRIPCIN ARCHIVSTICA OR ARCHIVAL DESCRIPTION // n. Creacin de una representacin precisa de una unidad de descripcin y en su caso las partes que la componen, mediante la captura, anlisis, organizacin y registro de la informacin que sirve para identificar, administrar, localizar y explicar los materiales archivsticos as como el contexto y los documentos de archivo que se producen de la descripcin. // DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO OR DESCRIBE RECORDS // n. Registro de informacin acerca de la naturaleza y aspecto de los documentos de archivo adquiridos con fines de preservacin permanente, as como de sus contextos jurdico-administrativo, de procedencia documental y tecnolgico, y tambin acerca de los cambios que hayan experimentado desde su creacin. Vase tambin: descripcin archivstica. Es un proceso archivistico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la

Argentina

2003

19

Colmbia

1994

29

Costa Rica

[s.d.]

26

Espanha

2007

31

Mxico

[s.d.]

27

Mxico

2003

21

Mxico

2009

22

Peru

2006

20

77

finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos.

Quadro 7 - Conceitos para o termo Descrio Arquivstica em lngua espanhola Fonte: ver referncia, conforme o nmero identificador, em Anexo D Referncias utilizadas para a coleta de termos.

Mostra-se abaixo, os conceitos localizados em lngua inglesa do termo descrio arquivstica.

PAS

ANO

N.

CONCEITO
The process of recording information about the nature and content of records. The description identifies such features as provenance, arrangement, format, contents, and administrative and recordkeeping contexts, and presents them in standardised form. The process of recording information about the nature and content of the records in archival custody. The description identifies such features as provenance, extent, arrangement, format, and contents, and presents them in a standardized form. The process of recording information about the nature and content of the records in archival custody. The description identifies such features as provenance, extent, arrangement, format, and contents, and presents them in a standardized form. The act of establishing intellectual control over records by identifying their contents, important subjects, and historical significance. Records are described in finding aids. Description. The recording in a standardized form of information about the structure, function and content of records. (Description) // Descriptive record. A representation of a unit being described. (Notice descriptive) RECORD DESCRIPTION // A means of providing useful information on the content and organizational structure of archival holdings. Record description results in the creation of finding aids such as catalog records, inventories and registers, and indexes. The process of analyzing, and recording information that serves to identify, manage, locate, and explain the holdings of archives and manuscripts repositories and the context and records systems from with those holdings were selected. // The written representation or products of the process. // In records management, a written account of the physical characteristics, informational content, and functional purpose of record series or system. ARCHIVAL DESCRIPTION // Definition: n. ~ 1. The process of analyzing, organizing, and recording details about the formal elements of a record or collection of records, such as creator, title, dates, extent, and contents, to facilitate the work's identification, management, and understanding. 2. The product of such a process. // The description is based on, and is derived from, the physical item. Archival description represents a fonds, a complex body of materials, frequently in more than one form or medium, sharing a common provenance. The description involves a complex hierarchical and progressive analysis. It begins by describing the whole, then proceeds to identify and

Austrlia

[s.d.]

09

Canad

[s.d.]

10

Canad

[s.d.]

13

Canad

1999

18

Canad

2003

28

EUA

[s.d.]

24

EUA

1992

05

EUA

2005

12

78

Internacional

2004

16

Nova Zelndia

2006

23

describe sub-components of the whole, and sub-components of subcomponents, and so on. Frequently, but by no means always, the description terminates with a description of individual items. The description emphasizes the intellectual structure and content of the material, rather than their physical characteristics. // DESCRIPTION // Definition: n. ~ 1. The process of creating a finding aid or other access tools that allow individuals to browse a surrogate of the collection to facilitate access and that improve security by creating a record of the collection and by minimizing the amount of handling of the original materials. 2. Records management A written account of the physical characteristics, informational content, and functional purpose of a records series or system. The process of capturing, analyzing, organizing, and recording information that serves to identify, manage, locate, and explain the holdings of archives and manuscript repositories and the contexts and records systems which produced them; // The products of the above process. The process of recording information about the nature and content of the records in archival custody. The description identifies such features as provenance, arrangement, format and contents, and presents them in a standardised form. See also Arrangement, Finding aids.

Quadro 8 - Conceitos para o termo Descrio Arquivstica em lngua inglesa Fonte: ver referncia, conforme o nmero identificador, em Anexo D Referncias utilizadas para a coleta de termos.

Sobre os conceitos de Descrio Arquivstica, em lngua portuguesa, no se observam discordncias entre as conceituaes brasileiras, a portuguesa e a de abrangncia internacional. Todos delineiam este ser um conjunto de procedimentos intelectuais com vistas a sintetizar e produzir representaes textuais dos elementos contextuais e de contedo das unidades de descrio. Em lngua espanhola, v-se que Descrio Arquivstica e a elaborao de uma representao produzida atravs do registro e organizao de informaes acerca da anlise do contexto e do contedo, identificar, administrar, localizar e explicar o material arquivstico, para comunicar os documentos ao usurio. Entre os conceitos levantados no idioma espanhol, observaram-se distines para os termos descrio documental e descrio arquivstica. Embora sejam nuanas, no conceito de nmero 19, o primeiro consiste no emprego de tcnicas para a criao de instrumentos de pesquisa, enquanto o segundo, na elaborao de representaes das unidades de descrio. No conceito de nmero 27, v-se o mesmo: a descrio arquivstica tida como a criao de representao das unidades de descrio, enquanto a descrio de documentos compreende no registro de informaes sobre o documento. Nos pases de lngua inglesa, localizou-se o conceito de Descrio Arquivstica como o processo de estabelecimento do controle intelectual da documentao, atravs do

79

registro da anlise, detalhamento e identificao, tanto dos elementos de sua provenincia, da natureza e funes dos documentos, como tambm do arranjo, do contedo, do contexto administrativo e do sistema de arquivamento, a estrutura organizacional da documentao. Considera-se que a descrio baseada e derivada do documento enquanto item fsico. Representam-se, com a descrio, os fundos, uma complexa hierarquia intelectual, com componentes e subcomponentes, at se chegar ao item individual. Um diferencial entre os conceitos nos trs idiomas fato de em portugus, termos explcito, na Descrio Arquivstica, somente o objetivo da produo dos instrumentos de pesquisa, enquanto que em pases anglo-saxnicos e latinos, evidenciado o uso dos instrumentos de pesquisa para a gesto documental, no se restringindo somente para localizao e acesso/comunicao dos documentos.

6.2.2 Instrumentos de Pesquisa

Mostra-se abaixo, os conceitos localizados em lngua portuguesa do termo instrumentos de pesquisa.

PAS

ANO

N.

CONCEITO
O termo mais amplo que abarca qualquer descrio ou meio de referncia elaborado ou recebido por um servio de arquivo, com vistas ao controle administrativo ou intelectual do acervo arquivstico. Documentos, publicados ou no, que enumeram e descrevem as diversas unidades de arquivamento de parte ou totalidade de um fundo, com a finalidade de controle e acesso. Obra de referncia, publicada ou no, que identifica, localiza, resume ou transcreve, em diferentes graus e amplitudes, fundos, grupos, sries e peas documentais existentes num arquivo permanente, com a finalidade de controle e de acesso ao acervo. Obra de referncia publicada ou no que identifica, resume ou transcreve e localiza em diferentes graus e amplitudes os ncleos, grupos, sries e unidades documentais (peas) existentes num arquivo permanente visando o controle e o acesso ao acervo. Pode ser: genrico como os quadros de ncleos e os guias; parcial (tratando de parcelas do acervo) como inventrios, catlogos, repertrios, ndices e a edio de fontes. // Instrumentos de pesquisa interno que orienta o arquivista quanto ao arranjo e descrio; refere-se a: listagens (que acompanham recolhimentos); esquemas da evoluo administrativa e organogramas dos rgos cuja produo documental deva ser recolhida; quadros gerais de ncleos, grupos e sries; tabelas de

Brasil

[s.d.]

08

Brasil

1990

04

Brasil

1991

03

80

Brasil

1996

01

Brasil

2004

25

Brasil

2005

07

Brasil

2006

30

Internacional

2001

06

Portugal

1993

02

temporalidade e fichrios de controle de vocabulrio de indexao. Obra de referncia, publicada ou no, que identifica, localiza, resume ou transcreve, em diferentes graus e amplitudes, fundos, grupos, sries e peas documentais existentes num arquivo permanente, com a finalidade de controle e de acesso ao acervo. " Obra de referncia, publicada ou no, que identifica, localiza, resume ou transcreve, em diferentes graus e amplitudes, fundos, grupos, series e peas documentais existentes num arquivo permanente, com a finalidade de controle e acesso ao acervo." Meio que permite a identificao, localizao ou consulta a documentos ou a informaes neles contidas. Expresso normalmente empregada em arquivos permanentes. Meio de disseminao e recuperao da informao utilizada pelos arquivos. So instrumentos de pesquisa, entre outros, catlogos, guias, ndices, inventrios, repertrios, tabelas de equivalncia. O termo mais amplo que abrange qualquer descrio ou meio de referncia elaborado ou recebido por um servio de arquivo, com vistas ao controle administrativo ou intelectual do acervo arquivstico. Documento secundrio que referencia e/ou descreve as unidades arquivsticas, quantificando as respectivas unidades de instalao, tendo em vista o seu controlo e/ou acessibilidade. Os principais instrumentos de descrio so: guias, roteiros, inventrios, catlogos, registos, listas e ndices.

Quadro 9 - Conceitos para o termo Instrumento de Pesquisa em lngua portuguesa Fonte: ver referncia, conforme o nmero identificador, em Anexo D Referncias utilizadas para a coleta de termos.

So apresentados abaixo, os conceitos localizados em lngua espanhola do termo instrumentos de pesquisa.

PAS

ANO

N.

CONCEITO
Conjunto de elementos que confecciona el archivista para conocer, controlar y facilitar los documentos. // INSTRUMENTO DE BSQUEDA INFORMATICA // Elemento integrante del aparato de bsqueda informtica que facilita la recuperacin de los documentos y de la informacin contenida en ellos. Trmino genrico que designa cualquier herramienta de descripcin o de referencia, elaborado o recibido por un servicio de archivo en el proceso de establecimiento de un control administrativo e intelectual de la documentacin. Trmino genrico que sirve para denominar cualquier descripcin o instrumento de referencia realizado o recibido por un servicio de archivos en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los documentos. INSTRUMENTO DE DESCRIPCIN // Instrumento descriptivo elaborado o recibido por un archivo para el control administrativo o intelectual sobre la documentacin. // INSTRUMENTO DE CONSULTA // Instrumento que permite al usuario localizar la documentacin dentro de un archivo. SISTEMA DE DESCRIPCIN ARCHIVSTICO // archival

Costa Rica

[s.d.]

26

Espanha

2007

31

Mxico

[s.d.]

27

Mxico

2003

21

Mxico

2009

22

81

Per

2006

20

description system n. Conjunto de instrumentos descriptivos que proporcionan el control fsico e intelectual de los documentos de archivo en una institucin o programa archivsticos. Incluye, sin ser limitativo, guas, inventarios, indices y ubicacin topogrfica. Es el instrumento que describe la relacin sistemtica y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organizacin de las series documentales []

Quadro 10 - Conceitos para o termo Instrumento de Pesquisa em lngua espanhola Fonte: ver referncia, conforme o nmero identificador, em Anexo D Referncias utilizadas para a coleta de termos.

So postos vista abaixo, os conceitos localizados em lngua inglesa do termo instrumentos de pesquisa.

PAS

ANO

N.

CONCEITO
A tool that facilitates discovery of information within a collection of records. Finding aids can be found in a wide range of formats, including card indexes, calendars, guides, inventories, shelf and container lists, and registers. // A description of records that gives the repository physical and intellectual control over the materials and assists users to gain access to and understand the materials. Finding aids place materials in context by consolidating information about the collection, such as acquisition and processing; provenance, including administrative history or biographical note; scope of the collection, including size, subjects and media; organisation and arrangement; and an inventory of the series and the folders. Descriptive tools, e.g., registers, guides, inventories, indexes, file/item listings containing information about records in archival custody, that establish administrative, physical, or intellectual control over the holdings of an archives, and make it possible to retrieve particular records or information from these archives. Descriptive tools, e.g., registers, guides, inventories, indexes, containing information about records in archival custody, that establish administrative, physical, or intellectual control over the holdings of an archive, and make it possible to retrieve particular records or information from these archives. Descriptive tools containing information that establishes control over records and facilitates their retrieval. (Instrument de recherche). Any descriptive item, created by the archives or the creating agency, that identifies the scope, contents, and significance of records. Basic finding aids include guides, inventories, card catalogues, indexes, and lists. A document that lists or describes the content of a record making the record more readily accessible to the user. Common finding aids include guides, inventories, catalogs, calendars, lists, indexes, and location inventories and registers. The description tool, published or unpublished, manual or electronic, produced by a creator, records center, archives, or manuscript repository to establish physical control and/or archival materials. Basic finding aids include local, regional, or national description databases;

Austrlia

[s.d.]

09

Canad

[s.d.]

10

Canad

[s.d.]

13

Canad

1994

28

Canad

1999

18

EUA

[s.d.]

24

EUA

1992

05

82

EUA

2005

12

Internacional

1999

17

Internacional

2004

16

Nova Zelndia

2006

23

guides, inventories, registers, location registers, catalogs, special lists, shelf and container lists, indexes, calendar and, for electronic records, software documentation. Definition: n. ~ 1. A tool that facilitates discovery of information within a collection of records. 2. A description of records that gives the repository physical and intellectual control over the materials and that assists users to gain access to and understand the materials. // Notes: Finding aid1 includes a wide range of formats, including card indexes, calendars, guides, inventories, shelf and container lists, and registers. Finding aid is a single document that places the materials in context by consolidating information about the collection, such as acquisition and processing; provenance, including administrative history or biographical note; scope of the collection, including size, subjects, media; organization and arrangement; and an inventory of the series and the folders. A descriptive tool to establish physical and/or intellectual control over records. The descriptive tool, published or unpublished, manual or electronic, produced by a creator, records centre, archives, or manuscript repository to establish physical control and/or intellectual control over records/archives. Basic finding aids include local, regional, or national descriptive data bases; guides, inventories; registers; location registers; catalogs; special lists; indexes; calendars; and, for electronic records, software documentation. The descriptive media, published and unpublished, manual or electronic, created by an archives or an archival programme, to establish physical or administrative and intellectual control over records and other holdings. Finding aids lead both archives staff and users to the information they are seeking from or about archives. Basic finding aids include guides (general or repository, subject or topical), descriptive inventories, series registers, accession registers, card catalogues, special lists, shelf and box lists, indexes, and, for machinereadable records, software documentation. See also Description, Guide, List, Location index, Shelf list. // The registers, indexes and filing system guides produced by the agency or person who created the records, also referred to as control records or contemporaneous finding aids.

Quadro 11 - Conceitos para o termo Instrumento de Pesquisa em lngua inglesa Fonte: ver referncia, conforme o nmero identificador, em Anexo D Referncias utilizadas para a coleta de termos.

No idioma portugus, tem-se por instrumento de pesquisa qualquer descrio ou forma de referncia aos documentos de arquivo, para controle e acesso administrativo e intelectual do acervo, enumerando e descrevendo as unidades de arquivamento de parte ou totalidade de um fundo, atravs da identificao, localizao resumo e/ou transcrio dos documentos, em diferentes graus e amplitudes de detalhamento. Os conceitos de nmero 01, 03, 04, 07 e 25 restringem a idia de instrumento de pesquisa ao arquivo permanente. O conceito 03 traz, alm dos instrumentos de pesquisa que promovem a comunicao do acervo

83

ao usurio, os instrumentos de pesquisa internos, constitudos de listagens, esquemas de evoluo administrativa, quadros gerais de conjuntos documentais, tabelas de temporalidade e instrumentos de controle de vocabulrio de indexao. No conceito nmero 30, publicada a concepo de meio de disseminao. Em espanhol, obteve-se o entendimento que o termo instrumento de pesquisa designa um conjunto de elementos, ou ferramentas que tm por fim dar conhecimento, controle administrativo e intelectual, e facilidade de acesso aos documentos, pela descrio sistemtica e detalhada das unidades de um fundo. No conceito nmero 21, h, junto a instrumento de pesquisa, o termo instrumento de consulta, que se prope a permitir que o usurio localize a documentao no arquivo. No conceito 22, surge o termo sistema de descrio arquivstica, que se refere a um conjunto de instrumentos de pesquisa, em uma instituio ou programa arquivstico. O entendimento dos falantes de lngua inglesa sobre instrumentos de pesquisa refere a uma ferramenta que facilita a busca da informao em um acervo, promovendo controle fsico e intelectual ao repositrio e acesso e entendimento sobre a documentao ao usurio. O instrumento de pesquisa, para os anglfonos, consiste na descrio da aquisio ou captura, tratamento tcnico, funes, provenincia, histria administrativa, ou notas biogrficas, o propsito do acervo, dimenses, assuntos, suportes, organizao e arranjo, e um inventrio das sries e caixas. Os conceitos localizados do termo instrumento de pesquisa no mostram maiores diferenas, sendo conceito ser esse um meio de controle administrativo e intelectual e de acesso ao usurio de arquivo.

6.2.3 Nvel de Descrio

So exibidos abaixo, os conceitos do termo nvel de descrio, localizados em lngua portuguesa.

PAS
Brasil Internacional Porgugal

ANO
2005 2001 1993

N.
07 06 02

CONCEITO
Posio da unidade de descrio na hierarquia do fundo ou coleo. A posio da unidade de descrio na hierarquia do fundo. Grau de pormenor a que desce na descrio documental ou de um

84

arquivo ou coleo: fundo ou ncleo, srie, documento de arquivo e respectivas sub-divises.

Quadro 12 - Conceitos para o termo Nvel de Descrio em lngua portuguesa Fonte: ver referncia, conforme o nmero identificador, em Anexo D Referncias utilizadas para a coleta de termos.

O conceito localizado em lngua espanhola sobre nvel de descrio, exposto abaixo.

PAS
Espanha

ANO
2007

N.
31

CONCEITO
Posicin de una unidad de descripcin en la jerarqua de un fondo.

Quadro 13 - Conceitos para o termo Nvel de Descrio em lngua espanhola Fonte: ver referncia, conforme o nmero identificador, em Anexo D Referncias utilizadas para a coleta de termos.

Mostra-se abaixo, os conceitos do termo nvel de descrio, localizados em lngua inglesa.

PAS

ANO

N.

CONCEITO
The LEVEL OF ARRANGEMENT OF THE UNIT being described, e.g., fonds, series, file, item. (Niveau de description) // LEVEL OF DETAIL OF DESCRIPTION. The number of elements of description that a particular descriptive record contains. (Niveau d'information de la description) DEPTH OF DESCRIPTION: The amount of detailed information provided in a finding aid about the described material in each entry. DEPTH OF DESCRIPTION is also known a fullness. Definition: n. ~ 1. The amount of detail or number of elements in a formal description of a work. 2. The amount of detail in a collection included in a finding aid or catalog record, as determined by the number of hierarchical levels. // DEPTH OF DESCRIPTION // Definition: (also fullness of description), n. ~ The level of detail about the contents of a collection in a finding aid or catalog record. // Notes: Depth of description is sometimes expressed in terms of hierarchy. For example, collections may be described at the level of record group or collection, series, subseries, folder, or item. The LEVEL OF ARRANGEMENT that is described in a unit of description in a finding aid.

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Quadro 14 - Conceitos para o termo Nvel de Descrio em lngua inglesa Fonte: ver referncia, conforme o nmero identificador, em Anexo D Referncias utilizadas para a coleta de termos.

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Os lusfonos definem o nvel de descrio como a posio da unidade de descrio na hierarquia do fundo, ou da coleo. A definio hispnica idntica dos lusos. Os anglo-saxes conceituam esse termo como o nvel de arranjo da unidade que est sendo descrita. No idioma ingls, localizou-se tambm os termos nvel de detalhe da descrio, que consiste no nmero de elementos de descrio que uma documento particular contm; e profundidade de descrio, que seria a quantidade de detalhamento da informao, encontrada em cada entrada; ou nmero de elementos utilizados para descrever uma unidade de descrio, divididos em nveis. No idioma ingls, h mais forma de se referir ao nosso nvel de descrio, da lngua portuguesa. Contudo, so opes de denominao de termo e no conceituais.

6.2.4 Guia

Exibe-se os conceitos localizados em lngua portuguesa do instrumento de pesquisa guia abaixo.

PAS

ANO

N.

CONCEITO
Instrumento de pesquisa que oferece uma viso geral do conjunto de fundos e colees de um ou mais arquivos, geralmente organizados por fundos ou sries e contendo histrico e/ou biografia das instituies e/ou pessoas produtoras dos mesmos, datas limite, e a lista dos demais instrumentos de pesquisa disponveis. Instrumento de pesquisa que fornece informaes bsicas sobre um ou mais arquivos e seus fundos. // GUIA DE FONTES // Instrumento de pesquisa que identifica e localiza fundos, grupos ou sries de um ou mais arquivos, relativos a determinado tema. Instrumento de pesquisa genrico que se prope a informar sobre a totalidade dos ncleos documentais no Arquivo. destinado orientao dos usurios no conhecimento e na utilizao dos ncleos documentais que integram o acervo. Sua finalidade informar sobre o histrico, a natureza, a estrutura, o perodo de tempo, a quantidade de cada ncleo documental integrante do acervo total do Arquivo. O Guia deve incluir informaes bsicas sobre a prpria instituio responsvel pelo Arquivo e como chegar at ele, requisitos para uso, recursos tcnicos oferecidos, regulamentos da sala de consulta etc. // A descrio dos ncleos documentais no Guia baseia-se na informao preparada quando da produo de outros instrumentos de pesquisa ou busca.

Brasil

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Brasil

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Brasil

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Instrumento de pesquisa que fornece informaes bsicas sobre um ou mais arquivos e seus fundos. "Instrumento de pesquisa que oferece uma viso geral do conjunto de fundos e colees de um ou mais arquivos, geralmente organizados por fundos ou sries e contendo histrico e/ou biografia das instituies e/ou pessoas produtoras dos mesmos, datas limite, e a lista dos demais instrumentos de pesquisa disponveis" Fundao Oswaldo Cruz

Brasil Brasil

Portugal

"Instrumento de pesquisa que fornece informaes bsicas sobre um ou mais arquivos e seus fundos." Maria Alexandra Miranda Aparcio Instrumento de pesquisa que oferece informaes gerais sobre fundos 2005 07 e colees existentes em um ou mais arquivos. Instrumento de pesquisa destinado orientao dos usurios no 2006 2006 conhecimento e utilizao dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente. Intrumento de descrio documental que descreve um ou mais acervos documentais, ao nvel do(s) fundo(s) ou ncleo(s) (historial da entidade produtora, estrutura interna da documentao, instrumentos de descrio documental disponveis, bibliografia, etc.) ou da(s) 1993 02 coleco(es), fornecendo ainda a informao de carcter geral e sumrio sobre as respectivas entidades detentoras. // GUIA ESPECIALIZADO // Guia que descreve os fundos ou ncleos de um ou vrios arquivos ou outras entidades detentoras, numa perspectiva temtica e/ou cronolgica.

Quadro 15 - Conceitos para o Instrumento de Pesquisa Guia em lngua portuguesa Fonte: ver referncia, conforme o nmero identificador, em Anexo D Referncias utilizadas para a coleta de termos.

Os conceitos localizados do instrumento de pesquisa guia, em lngua espanhola, so exibidos abaixo.

PAS

ANO

N.

CONCEITO
Se utiliza en aquellos archivos no centralizados, en archivos histricos o en archivos con varios fondos documentales, la gua cumple la funcin de registrar el patrimonio documental de los archivos. // Es una obra cuya finalidad primordial es informar panormicamente sobre el conjunto documental. En la gua se hace historia de la institucin o instituciones que producen la documentacin, de vicisitudes por las que stas han pasado hasta formar el fondo o fondos que hoy se identifican con un archivo o con un denominador comn. // Rene los asuntos de la documentacin en grupos graduales conforme a las materias de las subdivisiones del organismo, hasta llegar al concepto especfico, aunque en algunos casos el Documento no procede de la subdivisin a que corresponde su asunto, se hace constar la localizacin del Documento o Documentos que se refieren a cada grupo. // Describe los grupos o colecciones en un archivo. // Principal

Argentina

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Costa Rica

[s.d.]

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especie de catlogo de Documentos, constituye el primer punto de orientacin para el investigador. Tiene dos objetivos; 1)Proporciona informacin general de todos los acervos de un repositorio. 2) Proporciona informacin especfica sobre cada uno de los grupos documentales. // Muy necesario sobre todo en aquellos archivos no centralizados, en archivos histricos o en archivos con varios fondos documentales, la gua cumple la funcin de registrar el patrimonio documental de los archivos. // GENERALES Es la primera ayuda de recuperacin de la informacin que desea consultar el posible usuario de los archivos, ya que proporciona una visin de conjunto de las fuentes de investigacin que se encuentran en los archivos y permite al usuario planificar el mtodo general de su investigacin. Aunque sea un instrumento til de consulta para los archiveros que trabajan en la central, una gua general se prepara inicialmente para utilizada por los investigadores. Se trata de una obra de consulta que debera hallarse al alcance de los investigadores antes de ir a los archivos. Por esta razn especial, debera publicarse y difundirse nacional e internacionalmente en gran escala. La central de archivos debe planificar la publicacin peridica de suplementos y / o ediciones revisadas de la obra. // POR TEMAS Describen los documentos relativos a una materia o tema importante. Todo tema que cuente con suficiente material en los archivos se presta para que se haga una gua por temas. Como ejemplos podran citarse a funcin de la mujer (o de los grandes grupos tnicos) en la sociedad, una guerra o un perodo de conmociones sociales, una zona geogrfica importante, un sector importante del gobierno, como la diplomacia o algn aspecto del bienestar social, o fuentes que puede utilizar una determinada disciplina como la historia econmica, la historia de la ciencia y la tecnologa, o la genealoga. // Una variante importante de la gua por temas es la gua multiinstitucional, que apela a los recursos de diversas centrales de archivo para acopiar informacin sobre un tema general. Instrumento de consulta que describe genricamente fondos documentales de uno o varios archivos indicando sus caractersticas fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentacin. (1) Instrumento descriptivo que sirve para conocer en forma general la totalidad o parte de los documentos que se conservan en un archivo. (2) Instrumento de consulta que incluye el conjunto o parte de los fondos de uno o varios archivos. Las guas pueden ser: especializadas, temticas, breves, de archivo, de fondo u otras. Instrumento de descripcin que tiene el objetivo de orientar al usuario en el conocimiento general de un fondo, un subfondo o una coleccin. La descripcin slo afecta a los niveles superiores (fondo, subfondo) y contiene informacin sobre el productor y el contexto de creacin de la documentacin. // La descripcin de los documentos que forman parte del fondo es de extensin breve. A efectos de esta Norma, slo se acepta la gua de fondo como la gua de un nico fondo. // La gua de fondos y colecciones de uno o de varios centros de archivo, debe entenderse como la suma de las guas de los fondos tratados individualmente. Tambin se pueden elaborar guas que describen de forma conjunta un grupo de fondos que hacen referencia a un mismo tema, asunto, perodo, mbito geogrfico, etc., o bien a un determinado tipo de documento (fondo cartogrficos, fotogrficos, etc.). Estaramos hablando, por ejemplo, de una gua de fondos de empresa de uno o de varios centros de archivo. Este tipo de guas

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Mxico

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Mxico

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pueden incluir, tambin, informacin de orden general sobre los servicios que ofrecen al usuario los centros que conservan la documentacin. Proporciona informacin acerca del contenido de un fondo o coleccin y deber consignar los siguientes datos: clave del fondo o coleccin, nombre del fondo, historia administrativa, resumen del contenido, forma de ingreso, si habr nuevos ingresos, fechas extremas de los documentos, caractersticas fsicas (formatos, soportes), criterios de valoracin, seleccin y eliminacin que se le aplicaron, organizacin, descripcin y conservacin, condiciones de acceso, normas sobre reproduccin, fuentes complementarias u observaciones. // GUA GENERAL // Instrumento de consulta que proporciona informacin acerca de los fondos y colecciones de un archivo. De acuerdo con la Norma Internacional de Descripcin Archivstica, ISAD(G) debe contener los siguientes datos: nombre del archivo y clave asignada, desarrollo histrico del archivo, mencin de los fondos y colecciones con que cuenta, proporcionando por cada uno de ellos los siguientes elementos: sntesis histrica, asuntos o materias que trate, fechas extremas, volumen (metros lineales, cajas, fotografas, cintas de video, etctera), estado de organizacin, descripcin y conservacin, si tiene restricciones para su consulta, otros fondos que se relacionan con el estudiado, adems se consignarn servicios que ofrece el archivo, datos generales (nombre del responsable, horarios y condiciones de consulta, domicilio, telfono y correo electrnico). GUA DE ARCHIVO // Relacin de datos de la documentacin contenida en el archivo o de alguna de sus reas, conteniendo amplitud de datos, con objeto de facilitar la localizacin de libros, revistas y otros materiales que conforman los archivos histricos y su difusin permita conocerlos y consultarlos. // GUA DE ENVO // Gua que se utiliza en los servicios de transportes y mensajera especializada para controlar la remisin de paquetes y documentos. // GUA DE SALIDA // Gua empleada para indicar que una carpeta ha sido sacada de los archivos. // GUA PRIMARIA // Gua principal para una seccin de documentos archivados. // GUA SECUNDARIA // Gua que subdivide la seccin de un archivo por una gua primaria o principal.

Quadro 16 - Conceitos para o Instrumento de Pesquisa Guia em lngua espanhola Fonte: ver referncia, conforme o nmero identificador, em Anexo D Referncias utilizadas para a coleta de termos.

Os conceitos localizados em lngua inglesa sobre o instrumento de pesquisa guia, so expostos abaixo.

PAS
Canad

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N.
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CONCEITO
A finding aid that describes the holdings of the repository and their relationship to each other. Guides may describe the entire holdings of the archives or focus on particular subjects, times, or places. INTERREPOSITORY GUIDE, REPOSITORY GUIDE, THEMATIC GUIDE, SUBJECT GUIDE OR SUMMARY GUIDE // Definition: n. ~ A broad description of the holdings at one or more archives,

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[s.d.]

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typically at the collection level. // Notes: A guide covering several repositories' holdings is often called a repository guide or a interrepository guide. A guide that describes collections relating to a specific subject is often called a subject guide or a thematic guide. A finding aid giving a general account of all or part of the holding of one or several archives and/or manuscript repositories. A guide is usually arranged by holdings of one or more archives and/or manuscript repositories relating to particular subjects, periods, or geographical areas or to specified types or categories of documents. This type of guide is usually called a thematic or subject guide. See also: file guide, summary guide. // SUMMARY GUIDE: A guide lacking in detail and depth of description, usually prepared to inform potential users of the general nature of holdings. The summary guide usually contains the titles of record groups and manuscript groups, subgroups, and series and their dates and quantity. A summary guide is also known as a summary of records. A divider or finding aid with a projecting tab used in files to identify a section and to facilitate reference.

STRUCTURAL GUIDE, SUBJECT GUIDE OR THEMATIC GUIDE // A finding aid giving a general account of all or part of the
Internacional 2004 16 holdings of one or several archives and/or manuscript repositories. A guide is usually arranged by fonds, record/archive group, or collection and classes or series therein; // A finding aid describing the holdings of one or more archives and/or manuscript repositories relating to particular subjects, periods, or geographical areas or to specified types or categories of documents. This type of guide is usually called a thematic or subject guide. A finding aid providing summary or broad level descriptive information about archives. // A finding aid describing the holdings relating to a particular topic, subject, period, geographical area, type or category of archives. See also Finding aids.

Nova Zelndia

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Quadro 17 - Conceitos para o Instrumento de Pesquisa Guia em lngua inglesa Fonte: ver referncia, conforme o nmero identificador, em Anexo D Referncias utilizadas para a coleta de termos.

No idioma portugus, conceitua-se guia como um instrumento de pesquisa que oferece, com informaes bsicas, uma viso geral do conjunto de fundos e colees de um ou mais arquivos, composto pelo histrico e/ou biografia dos produtores da documentao, natureza do acervo, estrutura da entidade produtora, a quantidade de ncleos documentais e a quantidade de cada ncleo, datas limite e uma relao de outros instrumentos de pesquisa; alm de informaes de acesso ao arquivo e recursos e condies de acesso documentao. Se o guia remete a fundos, grupos ou sries de um ou mais arquivos, sobre um determinado tema, este instrumento denomina-se guia de fontes. H tambm o guia especializado, instrumento que descreve fundos ou ncleos documentais de um ou mais arquivos, ou outros entidades custodiadores, agrupados por fatores temticos ou cronolgicos. As informaes

90

das unidades de descrio do guia baseiam-se nas informaes bsicas para os demais instrumentos de pesquisa. Os hispnicos conceituam guia como uma publicao que proporciona uma viso panormica sobre os conjuntos documentais, utilizada para arquivos descentralizados, histricos, com vrios fundos documentais, contendo o histrico do produtor da documentao e o histrico arquivstico dos documentos, resumo do contedo, forma de acesso e reproduo, caractersticas fsicas dos documentos, critrios de avaliao, seleo e eliminao, conservao e fontes complementares; descreve os grupos e/ou as sries documentais de um arquivo. A principal espcie de catlogo de documentos, constituindo-se com o primeiro ponto de orientao para o investigador. Tem dois objetivos: proporcionar informaes gerais sobre todos os acervos de um repositrio; e informar especificamente sobre cada grupo documental. Pode tambm, agrupar documentos, de um ou de vrios repositrios, por temas. Tambm pode ser especializado, breve, de fundos, etc. Nos pases de tradio espanhola, utiliza-se tambm o termo guia para formar outros instrumentos, como o guia de arquivo, o guia de envio, de sada e guias primrio e secundrio. Em pases de tradio inglesa, entende-se por guia o instrumento de pesquisa que descreve os acervos, os quais podem ser a totalidade de um acervo ou documentos sobre assuntos, no contendo muitos detalhes sobre a documentao, data ou local, custodiada por vrios arquivos, normalmente, em nvel de coleo. Quando a relao da documentao descrita em um guia por assunto, perodo de tempo ou geogrfica, este guia denomina-se temtico ou guia de assunto. H tambm o guia de resumo e o guia estrutural. Entre um idioma e outro, h diferenas quanto s nomeclaturas dos tipos de guia. O que um fator gerador de interpretaes imprecisas.

6.2.5 Inventrio

Os conceitos localizados em lngua portuguesa sobre o instrumento de pesquisa inventrio so expostos abaixo.

PAS
Brasil

ANO
[s.d.]

N.
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CONCEITO
Instrumento de pesquisa que fornece uma enumerao descritiva dos itens documentais ou dossis que compem um ou mais fundos ou

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Brasil

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Brasil

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sries. Normalmente inclui um histrico da instituio produtora dos documentos, uma breve explicao dos critrios utilizados em seu arranjo e um ndice. De acordo com o nvel de detalhamento da descrio dada, o inventrio pode ser sumrio ou analtico. Instrumento de pesquisa em que a descrio exaustiva ou parcial de um fundo ou de uma ou mais de suas subdivises toma por unidade a srie, respeitada ou no a ordem do arranjo. // Instrumento de controle que indica, na ordem de numerao dos depsitos, salas, estantes e prateleiras, o lugar exato ocupado pelas unidades de arquivamento. Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um ncleo documental ou de uma de suas divises so identificadas e descritas. Normalmente inclui um histrico da instituio produtora dos documentos, nota explicativa dos ,. // De acordo com o grau do detalhe descritivo, classificam-se os inventrios em: preliminar, analtico, sumrio, descritivo. // INVENTRIO CRONOLGICO // Inventrio enumerando as unidade arquivsticas em ordem cronolgica, as vezes independente da ordem original. // INVENTRIO ESPECIAL // Instrumento de pesquisa utilizando a unidade de entrada, srie, dossi ou documentos dos ncleos para chamar-se a ateno a certa temtica dentro de diferentes ncleos. Repertrio de pertinncias. Usa-se nos EUA. // INVENTRIO NUMRICO // Lista de artigos apresentados na ordem numrica das cotas e comportando as indicaes necessrias identificao de cada uma delas. // INVENTRIO SUMRIO // Instrumento de pesquisa com breve descrio das sries como um coletivo onde o contedo de cada unidade de arquivamento entra sob uma rubrica geral caracterizando sumariamente cada um dos seus elementos constitutivos; as sries inventariadas, so via de regra, de contedo administrativo com assuntos similares. E formado pela sequncia de verbetes relativos s diferentes sries inventariadas, sempre em obedincia ao arranjo; h uma ordem de caracterizao, datas-baliza, quantidade de documentos (unidades de arquivamento), notao ou cota e observaes quanto ao arranjo. Instrumento de pesquisa em que a descrio exaustiva ou parcial de um fundo ou de uma ou mais de suas subdivises toma por unidade a srie, respeitada ou no a ordem da classificao. " Lista de itens de um acervo ou de um estoque. " Helosa Liberalli Bellotto " Relao dos bens deixados por algum que morreu. " Dicionrio Aurlio "Instrumento de pesquisa que fornece uma enumerao descritiva dos itens documentais ou dossis que compem um ou mais fundos ou sries. Normalmente inclui um histrico da instituio produtora dos documentos, uma breve explicao dos critrios utilizados em seu arranjo e um ndice. De acordo com o nvel de detalhamento da descrio dada, o inventrio pode ser sumrio ou analtico" Fundao Oswaldo Cruz " Lista contendo a descrio individual e pormenorizada de todos os bens da herana, sejam eles mveis, imveis, semoventes e dvidas. " Helosa Belloto " Instrumento de pesquisa em que a descrio exaustiva ou parcial de

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um fundo ou de uma ou mais de suas subdivises toma por unidade a srie, respeitada ou no a ordem da classificao. " Maria Alexandra Miranda Aparcio " A quantidade de espao disponvel para banners em um site da Web, que podem ser veiculados em um determinado perodo de tempo. Tambm conhecido como quantidade bruta de impresses por ms (ou quantidade de cliques, se o editor estiver negociando no modo Custo por Clique), disponveis para venda ao anunciante pelo editor da Web." Wagner Junqueira de Arajo Instrumento de pesquisa que descreve, sumria ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentao obedece a uma ordenao lgica que poder refletir ou no a disposio fsica dos documentos. divide-se em sumrio e analtico. // Sumrio: apresenta as unidades de arquivamento de um fundo ou de suas subdivises de forma sucinta. Pode expor o fundo no todo ou parte dele, discriminando sua composio, enumerando as unidades de arquivamento sumariamente. Deve informar a modalidade de incorporao do fundo no acervo do arquivo; o histrico sobre a instituio, pessoa ou famlia da qual o fundo proveniente; explicao sobre o modo de consulta do inventrio. // Analtico: as unidades de arquivamento de um fundo e de sua diviso so identificados e descritos pormenorizadamente. Proporciona informaes individualizadas das unidades de arquivamento. Instrumento de descrio documental que descreve um fundo ou ncleo at ao nvel da srie, referindo e enumerando as respectivas unidades de instalao, apresentando o quadro de classificao que presidiu sua organizao e devendo ser complementado por ndices. Documento de arquivo que enumera e descreve um conjunto de bens patrimoniais, de acordo com fins especficos.

Brasil

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Portugal

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Quadro 18 - Conceitos para o Instrumento de Pesquisa Inventrio em lngua portuguesa Fonte: ver referncia, conforme o nmero identificador, em Anexo D Referncias utilizadas para a coleta de termos.

Mostra-se abaixo os conceitos em lngua espanhola para o instrumento de pesquisa inventrio.

PAS

ANO

N.

CONCEITO
(Del latn inventrium, lista de lo encontrado.) En muchos archivos, el instrumento bsico de referencia es un inventario o registro, que describe los documentos en un solo fondo o grupo de documentos. Debe figurar en primer lugar una breve historia administrativa de la institucin que produjo el documento. La organizacin interna de la ayuda de recuperacin es generalmente jerrquica y refleja la organizacin de la dependencia administrativa que produjo el documento. Los documentos se describen por lo general al nivel de la serie y cada asiento incluye informacin sobre el lapso de tiempo, el

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volumen y disposicin del documento, as como un resumen de su contenido. En algunos casos se incluyen anexos en que figuran materiales como esquemas de archivo, listas de ttulos de archivadores y otras compilaciones de informacin, que pueden ser tiles a los investigadores. Los inventarios o registros son lo suficientemente detallados como para que sean de gran utilidad al personal que trabaja en los archivos a los investigadores. En algunos repositorios ms pequeos no se publican, sino que se mantienen en copias a mquina que se utilizan dentro de la institucin. En centrales ms grandes se acostumbra publicar (con equipos sencillos, en rstica y en nmero limitado) los inventarios o registros que pudieran ser bastante solicitados por los usuarios. En los ltimos aos se ha tendido a producir esta clase de ayudar en microforma. // Auxiliar descriptivo ms complejo y amplio que el registro, nos permite llevar control de movimiento y existencia de los documentos, es un auxiliar para el archivera, netamente archivstico; en algunos casos, el inventario permite la consulta de la Ordenacin. // Describe las series generadas orgnica o funcionalmente en el curso de la gestin de una institucin, en el caso de un archivo administrativo, o bien, es resultado de la descripcin de series que integran una seccin histrica o un fondo documental en un archivo histrico. // ANALTICO Se efecta por tipo documental, y es normalmente usado para documentos de gran importancia, no resulta muy aconsejable dado que es ms fcil hacer directamente un catlogo, pero no obstante para archivos ms pequeos puede usarse y es de gran ayuda: el analtico, o al describir en cada asiento una pieza documental, no es conveniente para archivos muy grandes. // DE ELIMINACIN Por la facilidad que se tiene al realizar un inventario de existencia, se incorporan los datos de eliminacin. Si es necesario realizar inventario de la documentacin eliminada, como constancia de lo actuado. // DE ESTUDIO. Pueden denominarse los inventarios temticos, en principio, orientan al investigador en distintos casos. // DE EXISTENCIA Considerado como el ms utilizado, por ser el ms prctico y til, esencialmente el ms necesario en primera instancia. // ESQUEMTICO Consiste en hacer un inventario por serie, no por tipos documentales. Nos representa una buensima idea del contenido de cada serie. El esquemtico es aquel que en cada asiento describe una serie completa. // POR UNIDAD DE CONSERVACIN Aludiendo que contiene una caja, un archivador de palanca, un expediente. Este inventario es conocido por registro general de entrada de legajos y en la cual se hace constar por cada legajo su fecha de entrada, procedencia, idea general del contenido y fechas extremas. El inventario de registro recibe una unidad de conservacin por cada asiento. // TOPOGRFICO Normalmente se incorpora al inventario de existencia, porque este nos indica en que rea se encuentra el documento. Instrumento de recuperacin de informacin que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. 1) Instrumento que describe series documentales o cada unidad de instalacin -(cajas, volmenes, legajos)-. (2) Instrumento de consulta que relaciona y puede describir todos y cada uno de los elementosexpedientes, legajos, libros- que forman un fondo o coleccin y que refleja la sistematizacin y localizacin de los mismos. Puede ser somero o analtico. Instrumento que describe el conjunto de documentos que forman parte de un fondo documental, desde el nivel de fondo hasta el nivel de serie,

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Mxico

[s.d.]

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Mxico

2003

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ambos incluidos. La descripcin se organiza entorno a las series y debe precisar el contexto jerrquico en que se estructura el fondo. Excepcionalmente, el inventario puede ser utilizado para describir, tambin, el nivel de unidad de instalacin, cuando se trate de un fragmento de serie. En este caso, debe contar con los elementos necesarios para facilitar la localizacin de las unidades documentales compuestas o simples dentro de los fondos y de las series descritas. Describe un fondo, seccin o coleccin a travs de las series documentales que lo componen y adems de contener los datos de la gua especfica, se deber consignar los nombres de las series, las fechas extremas (anotando, tambin, aos predominantes o lagunas cronolgicas) resumen del contenido de cada serie y ubicacin topogrfica de las mismas (nmero de caja, estante, planero, expedientes, folios). Catlogo o lista de documentos o expedientes que se concentran en los archivos, ordenados alfabticamente o por numeracin progresiva que describe breve y globalmente las series documentales del archivo.

Quadro 19 - Conceitos para o Instrumento de Pesquisa Inventrio em lngua espanhola Fonte: ver referncia, conforme o nmero identificador, em Anexo D Referncias utilizadas para a coleta de termos.

Os conceitos em lngua inglesa para o instrumento de pesquisa inventrio so expostos abaixo.

PAS

ANO

N.

CONCEITO
A finding aid that describes the organization and activities of the agency that created the records and the physical extent, chronological scope, and subject content of the records. in addition to this information, an inventory may include lists of box or file titles or other descriptive information. Description A finding aid that includes, at a minimum, a list of the series in a collection. 3. Records management The process of surveying the records in an office, typically at the series level. // Notes: Inventory2: A summary inventory, also called a series inventory or a title inventory, includes only terse descriptions of the materials. A summary inventory may be made for materials with very technical form or contents, which would require extensive description to adequately capture the nuance difference. They are also made for collections of homogenous materials, in which details would be redundant. Citations: 85 (Feeney 1999, p. 208): Inventories1 differ among repositories, but most include an introduction or abstract; a history or biography of the collection's originating agency or individuals; a scope note detailing the size, contents, media, and arrangement of the collection; descriptions of the series subdivisions within the collection; container-level (box or folder) listings of the materials in each series; and an index or list of subject headings used to describe the collection. // PRELIMINARY INVENTORY // Definition: n. ~ A listing of the contents and condition of a collection made before processing. //

Canad

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18

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[s.d.]

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[s.d.]

24

Notes: A preliminary inventory is often made on receipt of a collection to provide basic physical and intellectual control over the materials. During processing, the preliminary inventory may be revised to reflect changes in order and weeding of materials, and notes may be added to give more detail or indicate any access restrictions. // ANALYTICAL INVENTORY // Definition: n. ~ A detailed description of a collection, often at the file or item level. // CHRONOLOGICAL INVENTORY // Definition:n. ~ A listing of materials in a collection organized by date, which may be comprehensive or selective, and which may include details about the writer, recipient, date, place, summary of content, type of document, and page or leaf count; a calendar. // CALENDAR // Definition: n. ~ 1. A document organized chronologically, especially those in tabular form, indicating the day of week, date, and month. 2. A finding aid that is a chronological listing of documents in a collection, which may be comprehensive or selective, and which may include details about the writer, recipient, date, place, summary of content, type of document, and page or leaf count; a chronological inventory. // Notes: Though common through the first half of the 20th century, the production of calendars2 by archives has become increasingly rare. // Citations: 27 (Berner 1983, p. 6): It was assumed that historians were the main users and that they were best served by chronological and subject arrangements. Historians themselves thought so. The descriptive practice records inventory, title inventory and summary inventory. A finding aid that contains a detailed description of record sets. Inventories are typically more detailed than record catalogs, and contain information such as title, inclusive dates, quantity, arrangement, relationships to other series, description of significant subject content, and appendixes. // LOCATION INVENTORY // A finding aid used for organizing the location of records within a storage facility. A location inventory may contain maps, locator guides, indexes, and lists.

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A basic archival finding aid whose unit of entry is usually the series. An inventory generally includes a brief administrative history of the organizatio(s) whose records are being described as well as descriptions of the records. Series descriptions give as a minimum such data as title, inclusive dates, quantity, arrangement, relationships to other series, and scope and content notes. Inventories may also contain appendices that provide such supplementary information as container lists, folder lists, a glossary of abbreviations and special terms, lists of file units on special subjects, indexes, and classification plans/schemes. // In records management, a detailed listing of the volume, scope, and complexity of an organizations records, usually compiled for the purpose of creating a record schedule. // SUMMARY
INVENTORY: An inventory lacking in depth of description, usually prepared for material very technical in its form and content, or very homogeneou, or for which little research or reference use is foreseen. Summary inventories are frequently called series or title inventories. A survey of agency records and non record materials that is conducted primarily to develop retention schedules and also to identify various records management problems, such as improper applications of record-keeping technology.

EUA

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Internacional

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RECORDS INVENTORY // A detailed listing that includes the types, locations, dates, volumes, equipment, classification systems, and usage data of an organization's records in order to evaluate, appraise, and organize the information. DESCRIPTIVE INVENTORY AND PRELIMINARY INVENTORY // A basic archival finding aid whose unit of entry is usually class or series. An inventory generally includes a brief administrative history of the organization(s) whose records are being described as well as description of the records series/class descriptions normally give such data as title, inclusive dates, quantity, arrangement, relationships to other classes or series, and scope and content notes. Inventories may also contain appendices which provide such supplementary information as container lists, folder lists, a glossary of abbreviations and special terms, lists of files on special subjects, indexes, and classification or filing plans. In the United Kingdom, an inventory is also known as a repertory; // In records management, a detailed listing of the volume, scope, and complexity of an organization's records, usually compiled for the purpose of creating a records schedule.

Quadro 20 - Conceitos para o Instrumento de Pesquisa Inventrio em lngua inglesa Fonte: ver referncia, conforme o nmero identificador, em Anexo D Referncias utilizadas para a coleta de termos.

Nos pases de fala portuguesa, considera-se inventrio o instrumento de pesquisa que fornece enumerao descritiva dos itens documentais que compem um ou mais sries de um fundo; respeitada o no a ordem do arranjo, contendo tambm o histrico da instituio produtora dos documentos e explicaes sobre os critrios de arranjo e de desenvolvimento do ndice. Divide-se em sumrio ou analtico, conforme o grau de detalhamento da descrio. Nas publicaes mais antigas, tambm h as subdivises preliminar e descritivo, assim como tambm cronolgico, especial, composto por documentos com uma mesma temtica dentro de diferentes ncleos (o mesmo que repertrio), usado nos Estados Unidos da Amrica do Norte) e numrico. Indica o local exato ocupado pela unidade de arquivamento. Descreve um fundo ou
ncleo at ao nvel da srie.

Os latinos consideram inventrio o instrumento bsico de referncia, que descreve os documentos em um s fundo ou grupo de documentos, de maneira exata, de forma sumria, todos, ou analticas, cada um dos elementos da unidade de descrio. Conta com a histria administrativa do produtor dos documentos, a organizao interna. A descrio feita, geralmente, ao nvel de srie, tambm sendo descritas caixas e outras unidade de instalacin, e cada grupo contm informao sobre datas limite, volume, disposio dos documentos e um resumo de seu contedo. Tambm so chamados de registro. Pode tambm ser classificado por de eliminao, de estudo, de existncia, esquemtico, por unidade de conservao e topogrfico. O contexto hierrquico no qual se estrutura o fundo deve ser

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respeitado. Quando se trata de um fragmento de srie, o inventrio, excepcionalmente, pode descrever um fragmento de srie. O conceito 21 define inventrio com o uso das denominaes de outros instrumentos de pesquisa: o catlogo e a lista. Em lngua inglesa, inventrios descrevem a organizao e atividades dos produtores e o contexto fsico, histrico e o assunto do contedo. Descreve de forma minuciosa, as sries de uma coleo e suas inter-relaes. Divide-se em sumrio, de menor detalhamento, inventrio preliminar, inventrio analtico, inventrio cronolgico, calendrio e inventrio de localizao. exemplo dos conceitos sobre guia, as classificaes de inventrio divergem de um pas para outro. Em, em alguns locais so utilizados tipos de inventrio que no se utilizam em outros, como o calendrio, dos anglo-saxes.

6.2.6 Catlogo

Abaixo, seguem os conceitos localizados em lngua portuguesa sobre o instrumento de pesquisa catlogo.

PAS

ANO

N.

CONCEITO
(Der. del lat. catlogus, gr. katlogos, lista, de katalego, enumerar, de lego, decir.) El catlogo es un auxiliar descriptivo especficamente del archivo, se utiliza y recomienda para documentos de cierta importancia, muy selectos en cada archivo. // Es un documento que contiene en forma jerarquizada y sistematizada la informacin sobre las personas, recursos materiales y financieros: sucesos y documentos. Dicha informacin esta arreglada conforme a criterios que facilitan su colocacin en un universo determinado. // Escritos descriptivos que se preparan en los archivos. Es la anunciacin y descripcin metdica (tarjetas o cualquier otro medio), en un orden determinado, de los Documentos que integran un archivo. // ALFABTICO Formado por nombres de instituciones, personas, ttulos, materias y lugares. Se utiliza este catlogo para localizar expedientes y asuntos clasificados. // SISTEMTICO En el que las tarjetas se arreglan por orden progresivo de nmeros clasificadores y dentro de cada uno de stos tambin por numeracin consecutiva de expedientes. // ONOMSTICO Se integra con cdulas cuyos encabezamientos corresponden a nombres de personas exclusivamente. // CONVENCIONALES Son los que toman como base para su integracin un orden mixto. Son variados en su finalidad, de acuerdo con su inscripcin o registro, que puede referirse a caractersticas determinadas, tales como geogrficas, cronolgicas,

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Colombia

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Mxico

[s.d.]

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etc. // DE CUENTA Es la presentacin de todas las cuentas existentes en una institucin mediante la asignacin de un numero progresivo que facilita su localizacin y registro. // DE EPGRAFE Describe el contenido sustantivo del documento con una cita o una sentencia breve dando un concepto general sobre los contenidos. // DE PUESTOS Es un documento que rene, clasifica y sistematiza informacin sobre ttulos, las descripciones y las especificaciones de los puestos de trabajo de una institucin publica o privada. // RESUMEN Expone en forma resumida el asunto o materia que encierra el contenido sustantivo. // DE RESUMEN ANALTICO O DE SNTESIS Proporciona al usuario la informacin completa sobre los contenidos del documento, propiamente reemplaza al documento. // DE RESUMEN INDICATIVO O DESCRIPTIVO Sirve para indicar, dar a entender o significar con pocas palabras el contenido del documento, se redacta superficialmente los temas, proporcionando informacin generalizada del contenido sustantivo. // DE RESUMEN INFORMATIVO O ABSTRACTIVO Sirve para informar, dar noticia, se redacta el contenido sustantivo mediante una relacin lgica de los puntos de vista argumentados, mediante frases coherentes. // DE UNIDADES DE MEDIDA Es un instrumento bsico de identificacin y tipificacin uniforme para la enumeracin de acciones que lleva a cabo la administracin publica federal, para efectos de registro, control, supervisin, seguimiento, evaluacin, ajuste, reprogramacin de resultados y acciones. // EXTRACTO Transmite la informacin mediante dos frases recopiladas textualmente. Instrumento de consulta que describe unidades documentales. Instrumento que describe en forma individualizada y pormenorizada. las piezas o unidades archivsticas de un conjunto documental, incluyendo caracteres internos y externos de los documentos. // Instrumento de consulta en el que, con la finalidad de informar sobre una materia u objeto especfico, se describen unidades documentales seleccionadas de uno o varios fondos y relacionadas por su autor en razn de una afinidad temtica, cronolgica, paleogrfica o formal, o por criterio subjetivo establecido de antemano. Instrumento que describe el ltimo nivel de un fondo documental (la unidad compuesta o simple), elaborado a partir de la informacin de los elementos de descripcin obligatorios de los niveles superiores. A efectos de esta Norma, no es un catlogo el instrumento que trata las unidades de descripcin como entidades particulares, sin precisar el contexto jerrquico en que se organiza el fondo al cual pertenecen. En ese caso se tratara de un repertorio. Es un instrumento que permite conocer a detalle el fondo documental mediante la descripcin de cada una de las unidades archivsticas ya sean compuestas (expedientes) o simples (piezas documentales) que integran las secciones y series del mismo. Los datos que deber contener una ficha catalogrfica son: 1) nmero progresivo de la ficha 2) cronologa: fechas extremas en el caso de expedientes y fecha completa en el caso de pieza documental. 3) lugar de referencia, la localidad y el estado a que pertenece; 4) elementos de diplomtica, definiendo el tipo de documento 5) participante: nombre y apellido de los personajes que registre el documento, sus profesiones, oficios o cargos. 6) temas contenidos, usando la terminologa de los documentos y registrando los fenmenos ms relevantes que se mencionan;

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Mxico

2003

21

7) figuras: cdices, pictografas, pinturas, mapas, ilustraciones; 8) en caso de que el documento no est en espaol, especificar la lengua utilizada, ya sea indgena o alguna lengua extranjera; ubicacin topogrfica indicando: fondo, ramo o coleccin, nmero de volumen, nmero de expediente que le corresponde en el volumen o caja y nmero de folios (inicio y fin) en el volumen. // Lo importante es resaltar que hay dentro de los documentos. No perderse en minucias. Por ejemplo, si se hace un catlogo del Departamento del Trabajo deber sealarse que ste fue creado en el periodo del presidente Madero, definir cul fue la intencin de su creacin, y ubicar las funciones que tena, las cuales se vern reflejadas en las series de documentos que lo conforman. Series ordenadas de todas las materias o asuntos que maneja un archivo, o bien de las entidades fsicas o morales que intervienen en la tramitacin de ellos. Documento secundario que registra y describe los documentos reunidos de manera temporal o permanente.

Quadro 21 - Conceitos para o Instrumento de Pesquisa Catlogo em lngua portuguesa Fonte: ver referncia, conforme o nmero identificador, em Anexo D Referncias utilizadas para a coleta de termos.

Apresentam-se os conceitos localizados em lngua espanhola do instrumento de pesquisa catlogo.

PAS

ANO

N.

CONCEITO
(Der. del lat. catlogus, gr. katlogos, lista, de katalego, enumerar, de lego, decir.) El catlogo es un auxiliar descriptivo especficamente del archivo, se utiliza y recomienda para documentos de cierta importancia, muy selectos en cada archivo. // Es un documento que contiene en forma jerarquizada y sistematizada la informacin sobre las personas, recursos materiales y financieros: sucesos y documentos. Dicha informacin esta arreglada conforme a criterios que facilitan su colocacin en un universo determinado. // Escritos descriptivos que se preparan en los archivos. Es la anunciacin y descripcin metdica (tarjetas o cualquier otro medio), en un orden determinado, de los Documentos que integran un archivo. // ALFABTICO Formado por nombres de instituciones, personas, ttulos, materias y lugares. Se utiliza este catlogo para localizar expedientes y asuntos clasificados. // SISTEMTICO En el que las tarjetas se arreglan por orden progresivo de nmeros clasificadores y dentro de cada uno de stos tambin por numeracin consecutiva de expedientes. // ONOMSTICO Se integra con cdulas cuyos encabezamientos corresponden a nombres de personas exclusivamente. // CONVENCIONALES Son los que toman como base para su integracin un orden mixto. Son variados en su finalidad, de acuerdo con su inscripcin o registro, que puede referirse a caractersticas determinadas, tales como geogrficas, cronolgicas, etc. // DE CUENTA Es la presentacin de todas las cuentas existentes en una institucin mediante la asignacin de un numero progresivo que facilita su localizacin y registro. // DE EPGRAFE Describe el contenido sustantivo del documento con una cita o una sentencia breve

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dando un concepto general sobre los contenidos. // DE PUESTOS Es un documento que rene, clasifica y sistematiza informacin sobre ttulos, las descripciones y las especificaciones de los puestos de trabajo de una institucin publica o privada. // RESUMEN Expone en forma resumida el asunto o materia que encierra el contenido sustantivo. // DE RESUMEN ANALTICO O DE SNTESIS Proporciona al usuario la informacin completa sobre los contenidos del documento, propiamente reemplaza al documento. // DE RESUMEN INDICATIVO O DESCRIPTIVO Sirve para indicar, dar a entender o significar con pocas palabras el contenido del documento, se redacta superficialmente los temas, proporcionando informacin generalizada del contenido sustantivo. // DE RESUMEN INFORMATIVO O ABSTRACTIVO Sirve para informar, dar noticia, se redacta el contenido sustantivo mediante una relacin lgica de los puntos de vista argumentados, mediante frases coherentes. // DE UNIDADES DE MEDIDA Es un instrumento bsico de identificacin y tipificacin uniforme para la enumeracin de acciones que lleva a cabo la administracin publica federal, para efectos de registro, control, supervisin, seguimiento, evaluacin, ajuste, reprogramacin de resultados y acciones. // EXTRACTO Transmite la informacin mediante dos frases recopiladas textualmente. Instrumento de consulta que describe unidades documentales. Instrumento que describe en forma individualizada y pormenorizada. las piezas o unidades archivsticas de un conjunto documental, incluyendo caracteres internos y externos de los documentos. // Instrumento de consulta en el que, con la finalidad de informar sobre una materia u objeto especfico, se describen unidades documentales seleccionadas de uno o varios fondos y relacionadas por su autor en razn de una afinidad temtica, cronolgica, paleogrfica o formal, o por criterio subjetivo establecido de antemano. Instrumento que describe el ltimo nivel de un fondo documental (la unidad compuesta o simple), elaborado a partir de la informacin de los elementos de descripcin obligatorios de los niveles superiores. A efectos de esta Norma, no es un catlogo el instrumento que trata las unidades de descripcin como entidades particulares, sin precisar el contexto jerrquico en que se organiza el fondo al cual pertenecen. En ese caso se tratara de un repertorio. Es un instrumento que permite conocer a detalle el fondo documental mediante la descripcin de cada una de las unidades archivsticas ya sean compuestas (expedientes) o simples (piezas documentales) que integran las secciones y series del mismo. Los datos que deber contener una ficha catalogrfica son: 1) nmero progresivo de la ficha 2) cronologa: fechas extremas en el caso de expedientes y fecha completa en el caso de pieza documental. 3) lugar de referencia, la localidad y el estado a que pertenece; 4) elementos de diplomtica, definiendo el tipo de documento 5) participante: nombre y apellido de los personajes que registre el documento, sus profesiones, oficios o cargos. 6) temas contenidos, usando la terminologa de los documentos y registrando los fenmenos ms relevantes que se mencionan; 7) figuras: cdices, pictografas, pinturas, mapas, ilustraciones; 8) en caso de que el documento no est en espaol, especificar la lengua utilizada, ya sea indgena o alguna lengua extranjera; ubicacin topogrfica indicando: fondo, ramo o coleccin, nmero de volumen,

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nmero de expediente que le corresponde en el volumen o caja y nmero de folios (inicio y fin) en el volumen. // Lo importante es resaltar que hay dentro de los documentos. No perderse en minucias. Por ejemplo, si se hace un catlogo del Departamento del Trabajo deber sealarse que ste fue creado en el periodo del presidente Madero, definir cul fue la intencin de su creacin, y ubicar las funciones que tena, las cuales se vern reflejadas en las series de documentos que lo conforman. Series ordenadas de todas las materias o asuntos que maneja un archivo, o bien de las entidades fsicas o morales que intervienen en la tramitacin de ellos. Documento secundario que registra y describe los documentos reunidos de manera temporal o permanente.

Quadro 22 - Conceitos para o Instrumento de Pesquisa Catlogo em lngua espanhola Fonte: ver referncia, conforme o nmero identificador, em Anexo D Referncias utilizadas para a coleta de termos.

Seguem abaixo, conceitos do instrumento de pesquisa catlogo, em lngua inglesa.

PAS

ANO

N.

CONCEITO
To organize information about records according to a specific classification system, such as subject, author, date, or place. 2. A group of cards, papers, or other media organized according to a specific classification system. Definition: (also catalogue), n. ~ 1. A collection of systematically arranged descriptions of materials. 2. A listing of items with descriptions. 3. A publication produced in conjunction with an exhibit that lists the materials exhibited and that may have text that relates to the subject of the exhibit. v. ~ 4. See cataloging. Notes: Catalogs1 may be in a variety of formats, including bound volumes, cards, microform, or online databases. // DICTIONARY CATALOG // Definition: n. ~ A catalog in which all entries and references are sorted into a single alphabetical sequence. // Notes: A dictionary catalog in a library might interfile entries for name, title, subject, and other headings. // DIVIDED CATALOG // Definition: n. ~ A catalog in which similar types of entries are grouped into different sections. // Notes: Divided catalogs often have separate sections for authors, titles, and subjects. Another common arrangement separates name and title entries, which includes all proper names and titles of works, from subject entries. Entries in each section are generally in alphabetical order, although the section for subjects may be classified. Divided catalogs are distinguished from dictionary catalogs, in which all entries are organized in a single alphabetical sequence. // UNION CATALOG // Definition: n. ~ Descriptions of several repositories' holdings integrated into a single catalog. CATALOG RECORD // A finding aid that contains a descriptive summary of a set of records. The summary commonly contains information such as record storage location, author, title, history, and contents summary. A list of material with description detail, usually arranged systematically. Catalogs are produced in a variety of formats,

Canad

1999

18

EUA

[s.d.]

12

EUA

[s.d.]

24

EUA

1992

05

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Inglaterra Internacional

[s.d.] 1999

14 17

Internacional

2003

15

Internacional

2004

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including book, card, microfilm, or eletronic. In Canada, Catalogue. An ordered compilation of bibliographic descriptions and sufficient information to afford access to the documents. A listing of either individual or collections of records, usually arranged systematically with descriptive details. An ordered compilation of bibliographic descriptions and sufficient information to afford access to the documents. // CARD CATALOGUES // Computerized catalogues, Library catalogues, Online public access catalogues, OPAC, Union catalogues. A listing of materials, usually arranged systematically, with descriptive details. Catalogs are produced in a variety of formats, including book, card, MICROFORM, or electronic.

Quadro 23 - Conceitos para o Instrumento de Pesquisa Catlogo em lngua inglesa Fonte: ver referncia, conforme o nmero identificador, em Anexo D Referncias utilizadas para a coleta de termos.

Em lngua portuguesa, catlogo consiste em um instrumento de pesquisa de descrio exaustiva ou parcial de um fundo ou parte dele, respeitada ou no a ordem de arranjo. O catlogo pode ser organizado segundo critrios temticos, cronolgicos, onomsticos ou geogrficos e pode ser descrito de forma sumria ou analtica at o nvel de documento. O conceito argentino de catlogo o define como a anunciao e descrio metdica, em uma ordem determinada, dos documentos de um arquivo e o recomenda para a descrio de documentos que tenham certa importncia. Nos conceitos em espanhol, de um modo geral, o catlogo descreve as unidades documentais de forma individual e pormenorizada e elaborado a partir da informao dos elementos de descrio obrigatrios dos nveis superiores. Os ingleses entendem por catlogo o instrumento utilizado para organizar informao sobre documentos de acordo com um sistema de classificao especfico, como assunto, autor, data ou local; uma coleo de materiais descritos ordenados sistematicamente. Pode ser dividido em catlogo dicionrio, divided catalog e catlogo unido. Descreve documentos de forma individual. No foram localizadas divergncias entre os conceitos.

103

6.2.7 Repertrio

A seguir, exibem-se os conceitos localizados em lngua portuguesa do instrumento de pesquisa repertrio.

PAS
Brasil

ANO
1990

N.
04

CONCEITO
CATLOGO SELETIVO // Catlogo que toma por objeto documentos previamente selecionado, pertencentes a um ou mais fundos ou arquivos, segundo um critrio temtico. Instrumento de pesquisa que traz uma relao seletiva de documentos pertencentes a um ou mais ncleos e no qual cada pea integrante de uma unidade de arquivamento descrita minuciosamente. Este instrumento pode referir-se especificamente ao tema, pessoa ou evento ou alm dessa seleo fazer a escolha sobre os de maior interesse, os de maior relevo (mais teis aos estudiosos). // REPERTRIO CRONOLGICO // Lista dos itens de um arquivo, em ordem numrica, detalhada de tal forma que permite identificar um item do outro. CATLOGO SELETIVO // Catlogo que toma por unidade documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos ou arquivos, segundo um critrio temtico. "Instrumento de pesquisa no qual so descritos, pormenorizadamente, documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, podendo ser elaborado segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico." Marilena Leite Paes "Instrumento de pesquisa no qual so descritos, pormenorizadamente, documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, podendo ser elaborado segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico." Maria Alexandra Miranda Aparcio Instrumento de pesquisa no qual so descritos pormenorizadamente documentos, pertencentes a um ou mais fundos e/ou colees, selecionados segundo critrios previamente definidos. Instrumento de pesquisa no qual so descritos, pormenorizadamente, documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, podendo ser elaborado segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico. Instrumento de descrio documental que relaciona, para fins de descrio e controlo, as unidades de instalao existentes num arquivo, de acordo com critrios cronolgicos, alfabticos, temticos ou outros.

Brasil

1991

03

Brasil

1996

01

Brasil

2004

25

Brasil

2005

07

Brasil

2006

30

Portugal

1993

02

Quadro 24 - Conceitos para o Instrumento de Pesquisa Repertrio em lngua portuguesa Fonte: ver referncia, conforme o nmero identificador, em Anexo D Referncias utilizadas para a coleta de termos.

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Abaixo, mostram-se os conceitos localizados sobre o instrumento de pesquisa repertrio, em lngua espanhola.

PAS

ANO

N.

CONCEITO
(Del lat. repertrium, deriv. de reperire, encontrar, y ste de parire.) Prontuario. Conjunto o lista de datos sobre determinada materia ordenados de modo que es fcil encontrar el que se busca. Conjunto o serie de cualquier clase de noticias o textos. // Conjunto de obras que tiene preparadas para representarlas o ejecutarlas una compaa teatral, un musico, etc.: Buen repertorio tiene ese teatro para la prxima temporada. Libro abreviado o prontuario que sucintamente hace mencin de cosas notables, remitindose a los que se expresa ms latamente en otros escritos. Coleccin o recopilacin de obras o de noticias de una misma clase. // DE ADUANAS Indicador oficial, clasificado y alfabtico para la aplicacin de impuesto o renta. Instrumento que describe un conjunto de documentos que pueden formar parte de uno o varios fondos o colecciones, subfondos, grupo de series, series o unidades de instalacin. Las unidades de descripcin son tratadas como entidades particulares, sin precisar el contexto de creacin y organizacin del cual dependen, y son presentadas en forma de lista, generalmente, con un nmero correlativo que las identifica y/o con una signatura topogrfica.

Argentina

2003

19

Espanha

2007

31

Quadro 25 - Conceitos para o Instrumento de Pesquisa Repertrio em lngua espanhola Fonte: ver referncia, conforme o nmero identificador, em Anexo D Referncias utilizadas para a coleta de termos.

Exibem-se os conceitos localizados em lngua inglesa do instrumento de pesquisa repertrio abaixo.

PAS

ANO

N.

CONCEITO
Definition: n. ~ A finding aid that describes series, folders, or items from different collections that relate to the same topic. // Notes: A special list typically goes into greater detail than a standard finding aid. // SHELF LIST // Definition: n. ~ A description of a repository's holdings that is organized in the same order that the materials are stored. // Notes: An example of a shelf list is a set of catalog cards for books that are ordered by call number. Shelf lists are generally used by staff for collection control rather than as an access tool. However, if the materials are classified according to a subject scheme, browsing the list provides access similar to browsing the shelves. // CONTAINER LIST // Definition: n. ~ The part of a finding aid that indicates the range of materials in each box (or other container) in a collection. // Notes: A container list may include the title of the series and a description of the first and last items in the container, omitting descriptions of materials between, or it may merely list the series in each box. A container list may contain shelf locations. A container list is distinguished from a

EUA

[s.d.]

12

105

EUA

1992

05

folder list, which includes a description of each folder in the container. SHELF LIST // A list of the holdings in a records center, archives, or manuscript repository arranged in the order of the contents of each self. See also: Location index/register. // SPECIAL LIST // A finding aid listing series, file units, or documents to call attention to these particular items within a record group, to bring together information on all such items in several record groups relating to a particular topic, or to expand the descriptive detail provided in entries in inventories.

Quadro 26 - Conceitos para o Instrumento de Pesquisa Repertrio em lngua inglesa Fonte: ver referncia, conforme o nmero identificador, em Anexo D Referncias utilizadas para a coleta de termos.

Em lngua portuguesa, a definio de repertrio ou catlogo seletivo a de um instrumento de pesquisa que descreve documentos selecionados previamente de um ou mais fundos e/ou colees, assim como seu critrio de seleo que pode ser temtico, cronolgico, onomstico ou, ainda, geogrfico. Para os argentinos, o termo repertrio refere-se um conjunto ou uma lista de dados sobre um determinado assunto. O conceito do instrumento de pesquisa repertrio, para os espanhis, similar ao conceito de repertrio na lngua portuguesa. O conceito espanhol d nfase ao tratamento das unidades de descrio como entidades particulares, desconsiderando-se o contexto de criao ou organizao das unidades. Nos pases de fala inglesa, os conceitos de repertrio referem-se a um instrumento de pesquisa que descreve sries, caixas, pastas ou documentos de diferentes colees relacionadas por um tpico comum. O nvel de detalhamento deste instrumento alta. Pode ser classificado com listagem de prateleira, listas de transporte e listas especiais. O conceito dado ao repertrio pelo hispnicos e anglo-saxes considera a descrio de caixas, pastas, ou outros elementos de guarda e agrupamento para a guarda de documentos.

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7 CONCLUSES

Ao longo dos ltimos semestres foram inmeros os artigos e livros lidos. Neste momento de elaborao do trabalho final de curso, iniciar a leitura de uma obra e dar partida anlise de suas entrelinhas, de apreenso de suas referncias, que se compreende o quanto se pode ver mais, deter-se em mais detalhes, explorar conceitos, linhas de pensamento, ir a campo, pr tudo isso em prtica. No significa que isso tudo no ser feito. Pelo contrrio, significa que se tem muito mais a fazer daqui para diante. O ltimo semestre foi o momento de refletir sobre o aprendizado adquirido durante esta graduao. Surgiu, ento, uma imensa vontade de reviv-lo e ao mesmo tempo de construir o futuro. Como na prpria vida aconteceram reflexes sobre "como gostaramos de ter feito de forma diferente, de mudar, de no repetir este tipo de conduta". Pode-se dizer que este momento foi, alm de forma bastante intensa nos ltimos meses, foi vivido tambm de forma plena e foi um grande passo para a eterna busca de conhecimento que almejamos. As questes metodolgicas sobressaram aos resultados, visto esta ter sido a primeira experimentao de uma atividade investigativa com um maior grau de complexidade em relao aos estudos desenvolvidos ao longo do curso. A Descrio Arquivstica, em particular, por se caracterizar em uma atividade intelectual, , dentre as atividades do fazer arquivstico, a que mais atrai o autor deste trabalho. , principalmente, por meio da Descrio que o arquivista propiciar o acesso do usurio informao contida nos documentos, de forma clara e precisa. fato tambm que, com o auxlio da normalizao que vem sendo construda, a Descrio tem grande potencial de se consolidar na descrio de documentos eletrnicos e digitais. Nessa pesquisa, procurou-se investigar as questes que possam influenciar a terminologia arquivstica no que se refere aos instrumentos de pesquisa elaborados a partir da atividade de Descrio. O objetivo principal desta investigao foi testado atravs do levantamento da literatura, onde autores, como Helosa Bellotto, Rolf Nagel, Marilena Leite Paes, Rousseau e Couture e Heredia Herrera, entre outros, escrevem sobre questes terminolgicas e seus problemas. Partiu-se em busca da origem e da evoluo da Arquivologia e tambm de seu campo terico, que mostram como os conceitos de arquivo e os princpios desta cincia so alterados ao longo do tempo.

107

Encontramos nesse percurso muitas diferenas e divergncias e tambm algumas semelhanas que podem ser explicadas: as primeiras, pelas diferenas geogrficas e culturais, entre um pas e outro, entre estados de um mesmo pas e at mesmo entre autores conterrneos, como no Brasil, por exemplo; as semelhanas, por sua vez, surgem como conseqncia das influncias de uns pases aos outros, que ocorrem at mesmo em funo das questes econmicas. Essas diferenas e divergncias acabam por vezes causando rudos na comunicao entre arquivistas. Mas o que dir um usurio que a cada arquivo que consulte necessite aprender novamente como pesquisar o que precisa. Para o usurio, esse fato acarretar em uma perda de tempo que o levar insatisfao com a imagem dos arquivos. Por vezes, durante a anlise dos termos coletados, a vontade de apenas traduzir os conceitos encontrados foi grande. Assim, pode-se comprovar o quo tentador optar pelo simplismo. Pois, procurar por equivalncias em uma literatura nada frtil, dispor de tempo, muitas vezes no existente. Pode, tambm, terem ocorrido equvocos na maneira como interpretamos os conceitos analisados, uma vez que na interpretao, a pessoa que a constri coloca sua viso de mundo, seus valores e seu carter. Seria de imenso valor cientfico poder aprofundar essa pesquisa, incluindo outros idiomas e pases, que, pelo tempo de que se dispunha para a realizao desse trabalho e por suas delimitaes, no puderam ser includos, apesar de serem relevantes para a terminologia arquivstica, como a Alemanha e a Itlia, por exemplo; ou todos os pases lusfonos, os quais comungam de uma mesma colonizao portuguesa, mas, com razes e influncias culturais distintas.. Por fim, tambm fica aqui registrado o prazer pela busca da construo do conhecimento, de ter sido cumprida essa tarefa e por poder partir para novos rumos na profisso de arquivista.

108

REFERNCIAS

ALVES, Ivone. Dicionrio de terminologia arquivstica. Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro, 1993.

ANDRADE, Ricardo Sodr; SILVA, Rubens R. G. da. Aspectos tericos e histricos da descrio arquivstica e uma nova gerao de instrumentos arquivsticos de referncia. Ponto de Acesso, Salvador, v. 2, n. 3, p. 14-29, dez. 2008.

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109

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110

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ROUSSEAU, Jean-Yves. COUTURE, Carol. Os fundamentos da Disciplina Arquivstica. Lisboa: Dom Quixote, 1998. (Nova enciclopdia)

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SILVA, Edna Lcia da; MENEZES, Estera Muszkat. Metodologia da pesquisa e elaborao de dissertao. 3. ed. rev. atual. Florianpolis: Laboratrio de Ensino a Distncia da UFSC, 2001.

SOUZA, Ana Paula de Moura et al. Princpios da descrio arquivstica: do suporte convencional ao eletrnico. Arquivstica.net. Rio de Janeiro, v. 2, n. 2, p. 38-51, ago./dez. 2006. Disponvel em: <www.arquivisticanet.net>. Acesso em: 26 out. 2009.

111

APNDICE A Quadro de assuntos para coleta de dados

112

QUADRO DE ASSUNTOS PARA COLETA DE DADOS ASSUNTO Arquivologia Fundamentos Histrico Descrio Arquivstica Histrico Conceito Instrumentos de pesquisa Pases Austrlia Brasil Canad Espanha Estados Unidos Frana Holanda Inglaterra Portugal Normas Metodologia cientfica Instrumento de coleta de dados Mtodo cientfico Mtodo de pesquisa Pesquisa bibliogrfica Reviso de literatura Pesquisa cientfica Trabalho cientfico CDIGO 1 1.1 1.2 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.4.1 2.4.2 2.4.3 2.4.4 2.4.5 2.4.6 2.4.7 2.4.8 2.4.9 2.5 3 3.1 3.2 3.3 3.3.1 3.3.2 3.4 3.5

Alguns assuntos extrados da lista do Sistema Automatizado de Bibliotecas da Universidade Federal do Rio Grande do Sul66 e outros da bibliografia utilizada para a elaborao do referencial terico deste trabalho.

66

UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL. Biblioteca Central. Sistema Automatizado de Bibliotecas: lista de assuntos. Disponvel em: <http://sabix.ufrgs.br>. Acesso em: 15 maio 2009.

113

ANEXO A Ficha Bibliogrfica

114

Ficha Bibliogrfica67
Descrio arquivstica: diferenas e divergncias terminolgicas para os seus Instrumentos de Pesquisa68 Metodologia da Pesquisa69 Instrumento de coleta de dados70 71 3.172 Instrumentos de Coletas de Dados: Fichamentos Exemplo com o texto: TELES, Maria Amlia de Almeida. Breve histria do feminismo no Brasil. So Paulo: Brasiliense, 1993. 181 p. (Tudo Histria, 145) Ficha Bibliogrfica: a descrio, com comentrios, dos tpicos abordados em uma obra inteira ou parte dela. Insere-se no campo do estudo da Histria e da Antropologia Social. A autora se utiliza fontes secundrias, colhidas atravs de livros, revistas e depoimentos. A abordagem descritiva e analtica. Aborda os aspectos histricos da condio feminina no Brasil a partir do ano 1500 de nossa era. Alm da evoluo histrica da condio feminina, a autora desenvolve alguns tpicos especficos da luta das mulheres pela condio cidad. Conclui fazendo uma anlise de cada etapa da evoluo histrica feminina, deixando expressa sua contradio ao movimento ps-feminista, principalmente s idias de Camile Paglia. No final da obra faz algumas indicaes de leituras sobre o tema Mulher. Ficha de Resumo ou Contedo: uma sntese das principais idias contidas na obra. O pesquisador elabora esta sntese com suas prprias palavras, no sendo necessrio seguir a estrutura da obra. O trabalho da autora baseia-se em anlise de textos e na sua prpria vivncia nos movimentos feministas, como um relato de uma prtica. A autora divide seu texto em fases histricas compreendidas entre Brasil Colnia (1500-1822), Imprio (1822-1889), Repblica (1889-1930), Segunda Repblica (1930-1964), Terceira Repblica e o Golpe (19641985), o ano de 1968, Ano Internacional da Mulher (1975), alm de analisar a influncia externa nos movimentos feministas no Brasil. Depois de suas concluses onde, entre outros assuntos tratados, faz uma crtica ao ps-feminismo defendido por Camile Paglia, indica alguns livros para leitura. Ficha de Citaes: a reproduo fiel das frases que se pretende usar como citao na redao do trabalho. Uma das primeiras feministas do Brasil, Nsia Floresta Brasileira Augusta, defendeu a abolio da escravatura, ao lado de propostas como a educao e a emancipao da mulher e a instaurao da Repblica.(p. 30) Sou neta, sobrinha e irm de general (...) Aqui nesta casa foi fundada a Camde. Meu irmo, Antnio Mendona Molina, vinha trabalhando h muito tempo no Servio Secreto do Exrcito contra os comunistas. Nesse dia, 12 de junho de 1962, eu tinha reunido aqui alguns vizinhos, 22 famlias ao todo. Era parte de um trabalho meu para a parquia Nossa Senhora da Paz. [...] A mulher deve ser obediente. Ela intuitiva, enquanto o homem objetivo (Amlia Molina Bastos apud Teles, p. 54).

67

Modelo extrado de: METODOLOGIA da pesquisa: instrumento de coleta de dados. Disponvel em: <http://www.pedagogiaemfoco.pro.br/met06.htm>. Acessado em 22 de julho de 2005. 68 Titulo do trabalho. 69 Seo primaria do trabalho. 70 Seo secundaria do trabalho 71 Seo terciria do trabalho 72 Numerao do item a que se refere o fichamento.

115

ANEXO B Quadro de Conceitos sobre Descrio Arquivstica

TERMOS SELECIONADOS PARA PESQUISA SOBRE DESCRIO ARQUIVSTICA

Pas

Data

descrio espanhol descripcin ingls description, archival description portugus (POR) - descrio documental -

instrumentos de pesquisa espanhol instrumento de trabajo, instrumento de consulta, instrumento de control, instrumento de descripcin, instrumento de difusin, instrumento de referencia, auxiliar descriptivo, instrumento de bsqueda, instrumento descriptivo ingls finding aid, , means of reference, research tool portugus (POR) - instrumento de descrio documental

N Identificador

01

Brasil

1996

02

Portugal

1993

03

Brasil

1991

Conjunto de procedimentos que, a partir de elementos formais e de contedo, permitem a identificao de Obra de referncia, publicada ou no, que identifica, localiza, resume ou transcreve, em diferentes graus e documentos e a elaborao de instrumentos de pesquisa. amplitudes, fundos, grupos, sries e peas documentais existentes num arquivo permanente, com a finalidade de controle e de acesso ao acervo. Identificao, atravs da notao de contedo e/ou da indicao de elementos formais pr-determinados das Documento secundrio que referencia e/ou descreve as unidades arquivsticas, quantificando as respectivas unidades arquivsticase/ou de instalao, a fim de as referenciar em instrumentos de descrio documental ou em unidades de instalao, tendo em vista o seu controlo e/ou acessibilidade.Os principais instrumentos de descrio so: guias, roteiros, inventrios, catlogos, registos, listas e ndices. citaes. Atividade fundamental do arquivista. Processo intelectual de sintetizar elementos, formas e contedo textual de Obra de referncia publicada ou no que identifica, resume ou transcreve e localiza em diferentes graus e unidades de arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesquisa que se tem em vista produzir. amplitudes os ncleos, grupos, sries e unidades documentais (peas) existentes num arquivo permanente visando o controle e o acesso ao acervo. Pode ser: genrico como os quadros de ncleos e os guias; parcial (tratando de parcelas do acervo) como inventrios, catlogos, repertrios, ndices e a edio de fontes. Instrumentos de pesquisa interno que orienta o arquivista quanto ao arranjo e descrio; refere-se a: listagens (que acompanham recolhimentos); esquemas da evoluo administrativa e organogramas dos rgos cuja produo documental deva ser recolhida; quadros gerias de ncleos, grupos e sries; tabelas de temporalidade e fichrios de controle de vocabulrio de indexao. Conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e de contedo dos documentos, Obra de referncia, publicada ou no, que identifica, localiza, resume ou transcreve, em diferentes graus e possibilitam a elaborao de instrumentos de pesquisa. amplitudes, fundos, grupos, sries e peas documentais existentes num arquivo permanente, com a finalidade de controle e de acesso ao acervo. The process of analyzing, and recording information that serves to identify, manage, locate, and explain the The description tool, published or unpublished, manual or electronic, produced by a creator, records center, holdings of archives and manuscripts repositories and the context and records systems from with those holdings archives, or manuscript repository to establish physical control and/or archival materials. Basic finding aids include local, regional, or national description databases; guides, inventories, registers, location registers, catalogs, special were selected. lists, shelf and container lists, indexes, calendar and, for electronic records, software documentation. The written representation or products of the process. In records management, a written account of the physical characteristics, informational content, and functional purpose of record series or system. A elaborao de uma acurada representao de uma unidade de descrio e de suas partes componentes, caso O termo mais amplo que abrange qualquer descrio ou meio de referncia elaborado ou recebido por um servio existam, por meio da extrao, anlise, organizao e registro de informao que sirva para identificar, gerir, de arquivo, com vistas ao controle administrativo ou intelectual do acervo arquivstico. localizar e explicar documentos de arquivo e o contexto e o sistema de arquivo que os produziu. Este termo tambm se aplica ao produto desse processo. Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de contedo dos documentos para Meio que permite a identificao, localizao ou consulta a documentos ou a informaes neles contidas. elaborao de instrumentos de pesquisa. Expresso normalmente empregada em arquivos permanentes.

04

Brasil

1990

05

EUA

1992

06

Internacional

2001

07

Brasil

2005

ConceitossobreDescrio

1de14

TERMOS SELECIONADOS PARA PESQUISA SOBRE DESCRIO ARQUIVSTICA

Pas

Data

descrio espanhol descripcin ingls description, archival description portugus (POR) - descrio documental -

instrumentos de pesquisa espanhol instrumento de trabajo, instrumento de consulta, instrumento de control, instrumento de descripcin, instrumento de difusin, instrumento de referencia, auxiliar descriptivo, instrumento de bsqueda, instrumento descriptivo ingls finding aid, , means of reference, research tool portugus (POR) - instrumento de descrio documental

N Identificador

08

Brasil

[s.d.]

09

Austrlia

[s.d.]

A elaborao de uma representao cuidadosa de uma unidade de descrio e de suas partes componentes, caso O termo mais amplo que abarca qualquer descrio ou meio de referncia elaborado ou recebido por um servio existam, por meio da extrao, anlise e organizao de qualquer informao, que sirva para identificar o acervo de arquivo, com vistas ao controle administrativo ou intelectual do acervo arquivstico. Documentos, publicados ou no, que enumeram e descrevem as diversas unidades de arquivamento de parte ou arquivstico e explicar o seu contexto, bem como o sistema de arquivo que o produziu. totalidade de um fundo, com a finalidade de controle e acesso. The process of recording information about the nature and content of records. The description identifies such A tool that facilitatesdiscovery of information within a collection of records. Finding aids can be found in a wide features as provenance, arrangement, format, contents, and administrative and recordkeeping contexts, and range of formats, including card indexes, calendars, guides, inventories, shelf and container lists, and registers. A description of records that gives the repository physical and intellectual control over the materials and assists presents them in standardised form. users to gain access to and understand the materials. Finding aids place materials in context by consolidating information about the collection, such as acquisition and processing; provenance, including administrativehistory or biographical note; scope of the collection, including size, subjects and media; organisation and arrangement; and an inventory of the series and the folders. The process of recording information about the nature and content of the records in archival custody. The Descriptive tools, e.g., registers, guides, inventories, indexes, file/item listings containing information about description identifies such features as provenance, extent, arrangement, format, and contents, and presents them i records in archival custody, that establish administrative,physical, or intellectual control over the holdings of an archives, and make it possible to retrieve particular records or information from these archives. a standardized form. Definition: n. ~ 1. A tool that facilitatesdiscovery of information within a collection of records. 2. A description ARCHIVAL DESCRIPTION Definition: n. ~ 1. The process of analyzing, organizing, and recording details about the formal elements of a of records that gives the repository physical and intellectualcontrol over the materials and that assists users to gain record or collection of records, such as creator, title, dates, extent, and contents, to facilitate the work's access to and understand the materials. Notes: Finding aid1 includes a wide range of formats, including card indexes, calendars, guides, inventories, shelf identification, management, and understanding. 2. The product of such a process. Notes: Archival description1 is similar to the process of bibliographicdescription, and some standards for archival and container lists, and registers. Finding aid2 is a single document that places the materials in context by description are derived from bibliographic standards. A key difference is that, in the absence of a title page to consolidating information about the collection, such as acquisition and processing; provenance, including serve as the chief source of information, archival description requires a significant amount of the content of the administrative history or biographical note; scope of the collection, including size, subjects, media; organization description to be supplied from the context of the materials being described, whereas the content of bibliographic and arrangement; and an inventory of the series and the folders. description is transcribed directly from the material being described. Also, archival descriptions are intended to be updated if materials are added to the collection. Citations: 227 (Pitti 1999): The distinction between what and for whom libraries and archives remember accounts form the major differences in archival and bibliographic description.

10 11

Canad EUA

[s.d.] 2008

12

EUA

2005

ConceitossobreDescrio

2de14

TERMOS SELECIONADOS PARA PESQUISA SOBRE DESCRIO ARQUIVSTICA

Pas

Data

descrio espanhol descripcin ingls description, archival description portugus (POR) - descrio documental A bibliographic description, such as that found in a MARC record, represents an individual published item, and thus is item-level. There is a one-to-one correspondence between the description and the item. The description is based on, and is derived from, the physical item. Archival description represents a fonds, a complex body of materials, frequently in more than one form or medium, sharing a common provenance. The description involves a complex hierarchical and progressive analysis. It begins by describing the whole, then proceeds to identify and describe sub-components of the whole, and sub-components of sub-components, and so on. Frequently, but by no means always, the description terminates with a description of individualitems. The description emphasizes the intellectual structure and content of the material, rather than their physical characteristics. DESCRIPTION Definition: n. ~ 1. The process of creating a finding aid or other access tools that allow individualsto browse a surrogate of the collection to facilitate access and that improve security by creating a record of the collection and by minimizing the amount of handling of the original materials. 2. Records management A written account of Citations: 68 (Duff and Johnson 2001 p 43): In the 1980s and early 1990s the Society of American Archivis making the user independent of the archivists specialized knowledge, and to be aimed primarily at compiling 'instruments of research' for the user, not the archivist. Moreover, the description activity acquired a nonevaluative character as a consequence of the recognition that its products, in order to be useful for every kind of research, had to serve none in particular. 178 (MacNeil 1995, p. 30): Metadata systems capture and communicate information about transactions and the context in which they occur within an electronic record system. . . . Description, on the other hand, captures and communicates knowledge about the broad administrativeand documentary contexts of records creation within an organization as a whole as one moves further away from the original circumstances of creation. Its purpose is to preserve, perpetuate, and authenticate meaning over time so that it is available and comprehensible to all users present and potential.

instrumentos de pesquisa espanhol instrumento de trabajo, instrumento de consulta, instrumento de control, instrumento de descripcin, instrumento de difusin, instrumento de referencia, auxiliar descriptivo, instrumento de bsqueda, instrumento descriptivo ingls finding aid, , means of reference, research tool portugus (POR) - instrumento de descrio documental

N Identificador

13

Canad

[s.d.]

The process of recording information about the nature and content of the records in archival custody. The Descriptive tools, e.g., registers, guides, inventories, indexes, containing information about records in archival description identifies such features as provenance, extent, arrangement, format, and contents, and presents them i custody, that establish administrative,physical, or intellectualcontrol over the holdings of an archives, and make it possible to retrieve particular records or information from these archives. a standardized form.

ConceitossobreDescrio

3de14

TERMOS SELECIONADOS PARA PESQUISA SOBRE DESCRIO ARQUIVSTICA

Pas

Data

descrio espanhol descripcin ingls description, archival description portugus (POR) - descrio documental -

instrumentos de pesquisa espanhol instrumento de trabajo, instrumento de consulta, instrumento de control, instrumento de descripcin, instrumento de difusin, instrumento de referencia, auxiliar descriptivo, instrumento de bsqueda, instrumento descriptivo ingls finding aid, , means of reference, research tool portugus (POR) - instrumento de descrio documental
-

N Identificador
14 15

Inglaterra Internacional

[s.d.] 2003

16

Internacional

2004

1) The process of capturing, analyzing, organizing, and recording INFORMATION that serves to identify, The descriptive tool, published or unpublished, manual or electronic, produced by a creator, RECORDS manage, locate, and explain the HOLDINGS of ARCHIVES(3) and MANUSCRIPT REPOSITORIES and the CENTRE, ARCHIVES(3), or MANUSCRIPT REPOSITORY to establish PHYSICAL CONTROL and/or INTELLECTUAL CONTROL over RECORDS/ARCHIVES. Basic finding aids include local, regional, or contexts and records systems which produced them; 2) The products of the above process. national descriptive data bases; GUIDES, INVENTORIES; REGISTERS(2); location registers; CATALOGS; special lists; INDEXES; CALENDARS; and, for ELECTRONIC RECORDS, software DOCUMENTATION. A descriptive tool to establish physical and/or intellectual control over records.

17 18

Internacional Canad

1999 1999

The act of establishing intellectual control over records by identifying their contents, important subjects, and Any descriptive item, created by the archives or the creating agency, that identifies the scope, contents, and historical significance. Records are described in finding aids. significance of records. Basic finding aids include guides, inventories, card catalogues, indexes, and lists. Accin y efecto de describir. // (derecho) Inventario. // f. Accin y efecto de describir. //Log. Procedimiento lgico para la caracterizacin de objetos singulares // Expresin de los rasgos mas caractersticos de un objeto. // En el archivo es el empleo de tcnicas que permitan crear auxiliareso instrumentos de informacin con el objeto de tener un conocimiento seguro y completo de la documentacin existente en un archivo. // La DESCRIPCIN normalizada de un productor de archivos pueden considerarse una clase de encabezamiento autorizado que comprende una entrada autorizada (el nombre) combinada con otros elementos informativos que sirven para describirlo o que remiten a otras entradas autorizadas. // ARCHIVSTICA elaboracin de una representacin exacta de la unidad de descripcin y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilacin, anlisis, organizacin y registro de la informacin que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, as como en contexto y el sistema que los ha producido. // El trmino sirve tambin para describir los resultados de este proceso. // Puente que comunica el documento con el usuario. // DOCUMENTAL Comprende el anlisis de los documentos: de sus tipos, tanto diplomticos como jurdicos, de su contenido, del lugar y fecha de su redaccin, de sus caracteres externos y de los datos para su localizacin. // DEFINIDAS Son aquellas proposiciones especificas que determinan aspectos singulares que permiten identificar el objeto de estudio: este tipo de descripciones definidas, son las de mayor utilizacin en el campo archivstico al utilizar datos (proposiciones) concretos sobre determinados documentos; ej. Decreto supremo. // INDEFINIDAS Aquellas proposiciones que son genricas y determinan aspectos muy amplios que no permiten identificar el objeto de estudio, sino de una forma muy abstracta; este tipo de descripciones se emplean generalmente en forma conceptual, muy empleado para la clasificacin documental; ej.: Actas.

19

Argentina

2003

ConceitossobreDescrio

4de14

TERMOS SELECIONADOS PARA PESQUISA SOBRE DESCRIO ARQUIVSTICA

Pas

Data

descrio espanhol descripcin ingls description, archival description portugus (POR) - descrio documental AUXILIAR: (pronunc. auxil(ia)r, auxil(io), etc.). Socorrer. Ayudar a alguien a librarse de un peligro o satisfacer una necesidad importante. // (Adj.) Se aplica a las cosas, acciones, servicios, etc. que completan otra cosa o ayudan a ella. // (n.) Persona que auxilia. Particularmente, persona que ayuda a otra en un trabajo, y, especialmente, en un trabajo intelectual. // DESCRIPTIVO Es el documento resultante de los anlisis documentales y representar los distintos aspectos para la evaluacin de Documentos, el cual nos conducir a una seleccin adecuada.

instrumentos de pesquisa espanhol instrumento de trabajo, instrumento de consulta, instrumento de control, instrumento de descripcin, instrumento de difusin, instrumento de referencia, auxiliar descriptivo, instrumento de bsqueda, instrumento descriptivo ingls finding aid, , means of reference, research tool portugus (POR) - instrumento de descrio documental

N Identificador

20

Per

2006

Es un proceso archivistico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de Es el instrumento que describe la relacin sistemtica y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la los documentos con la finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos. organizacin de las series documentales, existen tres clases de instrumentos descriptivos: Inventario Esquemtico (Se describe el fondo documental) Inventario Registro (Se describe la serie documental) Inventario Analtico (Se describe la pieza documental) Proporcionar informacin precisa sobre la documentacin para identificar su contenido y explicar el contexto que INSTRUMENTO DE DESCRIPCIN la produjo, as como la enumeracin de caractersticasy elementos informativosde cada conjunto documental que Instrumento descriptivo elaborado o recibido por un archivo para el control administrativo o intelectual sobre la documentacin. se hace del conocimiento de los usuarios mediante diferentes instrumentos de consulta. INSTRUMENTO DE CONSULTA Instrumento que permite al usuario localizar la documentacin dentro de un archivo. sistema de descripcin archivstico descripcin archivstica archival description system n. Conjunto de instrumentos descriptivos que proporcionan el control fsico e archival description n. Creacin de una representacin precisa de una unidad de descripcin y en su caso las partes que la componen, intelectual de los documentos de archivo en una institucin o programa archivsticos. Incluye, sin ser limitativo, mediante la captura, anlisis, organizacin y registro de la informacin que sirve para identificar, administrar, guas, localizar y explicar los materiales archivsticosas como el contexto y los documentos de archivo que se producen inventarios, indices y ubicacin topogrfica. de la descripcin.

21

Mxico

2003

22

Mxico

2009

descripcin de documentos de archivo describe records n. Registro de informacin acerca de la naturaleza y aspecto de los documentos de archivo adquiridos con fines de preservacin permanente, as como de sus contextos jurdico-administrativo, de procedencia, procedimental, documental y tecnolgico, y tambin acerca de los cambios que hayan experimentado desde su creacin. Vase tambin: descripcin archivstica.

ConceitossobreDescrio

5de14

TERMOS SELECIONADOS PARA PESQUISA SOBRE DESCRIO ARQUIVSTICA

Pas

Data

descrio espanhol descripcin ingls description, archival description portugus (POR) - descrio documental -

instrumentos de pesquisa espanhol instrumento de trabajo, instrumento de consulta, instrumento de control, instrumento de descripcin, instrumento de difusin, instrumento de referencia, auxiliar descriptivo, instrumento de bsqueda, instrumento descriptivo ingls finding aid, , means of reference, research tool portugus (POR) - instrumento de descrio documental

N Identificador

23

Nova Zelndia

2006

The process of recording information about the nature and content of the records in archival custody. The The descriptive media, published and unpublished, manual or electronic, created by an archives or an archival description identifies such features as provenance, arrangement, format and contents, and presents them in a programme, to establish physical or administrative and intellectual control over records and other holdings. Finding aids lead both archives staff and users to the information they are seeking from or about archives. Basic standardised form. See also Arrangement, Finding aids. finding aids include guides (general or repository, subject or topical), descriptive inventories, series registers, accession registers, card catalogues, special lists, shelf and box lists, indexes, and, for machine-readable records, software documentation. See also Description, Guide, List, Location index, Shelf list. The registers, indexes and filing system guides produced by the agency or person who created the records, also referred to as control records or contemporaneous finding aids. A document that lists or describes the content of a record making the record more readily accessible to the user. Record Description A means of providing useful information on the content and organizationalstructure of archival holdings. Record Common finding aids include guides, inventories, catalogs, calendars, lists, indexes, and location inventories and description results in the creation of finding aids such as catalog records, inventories and registers, and indexes. registers. " Conjunto de procedimentos que, a partir de elementos formais e de contedo, permitem a identificao de " Obra de referncia, publicada ou no, que identifica, localiza, resume ou transcreve, em diferentes graus e amplitudes, fundos, grupos, series e peas documentais existentes num arquivo permanente, com a finalidade de documentos e a elaborao de instrumentos de pesquisa. " controle e acesso ao acervo. " Dicionrio de Terminologia Arquivstica Dicionrio de Terminologia Arquivstica " Processo intelectual de sintetizar elementos formais e contedo textual de unidades de arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesquisa que se tem em vista produzir (inventrio sumrio ou analtico, guia " uma obra de referncia que identifica, localiza, resume ou transcreve, em diferentes graus em acervo arquivstico, com a finalidade de controle e acesso" etc.). " Vanderlei Batista Marilena Leite Paes La parte de la tarea archivsticaque engloba las diversas actividadesdesplegadas por el archivistapara elaborar los Conjunto de elementos que confecciona el archivista para conocer, controlar y facilitar los documentos. instrumentos que facilitan el acceso a los fondos. INSTRUMENTO DE BSQUEDA INFORMATICA Elemento integrante del aparato de bsqueda informatica que facilita la recuperacin de los documentos y de la informacin contenida en ellos. DESCRIPCIN Forma de resear la documentacin dando a conocer su contenido y el contexto en que se produjo. Trmino genrico que sirve para denominar cualquier descripcin o instrumento de referencia realizado o recibido por un servicio de archivos en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los documentos.

24

EUA

[s.d.]

25

Brasil

2004

26

Costa Rica

[s.d.]

27

Mxico

[s.d.]

DESCRIPCIN ARCHIVSTICA Proceso destinado a elaborar instrumentos de consulta que faciliten el acceso y conocimiento de los archivos, tales como la Gua, el Inventario y el Catlogo.

ConceitossobreDescrio

6de14

TERMOS SELECIONADOS PARA PESQUISA SOBRE DESCRIO ARQUIVSTICA

Pas

Data

descrio espanhol descripcin ingls description, archival description portugus (POR) - descrio documental -

instrumentos de pesquisa espanhol instrumento de trabajo, instrumento de consulta, instrumento de control, instrumento de descripcin, instrumento de difusin, instrumento de referencia, auxiliar descriptivo, instrumento de bsqueda, instrumento descriptivo ingls finding aid, , means of reference, research tool portugus (POR) - instrumento de descrio documental

N Identificador

Description. The recording in a standardized form of information about the structure, function and content of Descriptive tools containing information that establishes control over RECORDS and facilitates their retrieval. RECORDS. (Description) (Instrument de recherche). 28 Canad 2003 Descriptive record. A representation of a UNIT BEING DESCRIBED. (Notice descriptive) Fase del proceso de organizacin documental que consiste en el anlisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripcin y de consulta. Processo intelectualde sintetizar elementos formais e contedo textual de unidades de arquivamento, adequando-o Meio de disseminao e recuperao da informao utilizada pelos arquivos. So instrumentos de pesquisa, entre ao instrumento de pesquisa que se tem em vista produzir (inventrio sumrio ou analtico, guia, etc.). outros, catlogos, guias, ndices, inventrios, repertrios, tabelas de equivalncia. Trmino genrico que designa cualquier herramienta de descripcin o de referencia, elaborado o recibido por un Elaboracin de una representacin esmerada de una unidad de descripcin y, en su caso, de las partes que la componen, mediante la recopilacin, el anlisis, la organizacin y el registro de cualquier informacin que servicio de archivo en el proceso de establecimiento de un control administrativo e intelectual de la sirva para identificar, gestionar, localizar y explicar la documentacin de archivo, as como el contexto y los documentacin. sistemas en los cuales se ha producido.

29 30

Colombia Brasil

1994 2006

31

Espanha

2007

ConceitossobreDescrio

7de14

TERMOS SELECIONADOS PARA PESQUISA SOBRE DESCRIO ARQUIVSTICA

N Identificador

Pas

Data

nvel de descrio espanhol nvel de descripcin ingls level of description portugus (POR) - nvel de descrio -

unidade de descrio espanhol - - (unidad de descripcin) ingls - - unit of description portugus (POR) - - Informao, documento ou conjunto de documentos que se tomam por base, independentemente de sua classificao, para elaborao de instrumentos de pesquisa.

01

Brasil

1996

02

Portugal

1993

Grau de pormenor a que desce na descrio documental ou de um arquivo ou coleo: fundo ou ncleo, srie, Unidade de instalao documento de arquivo e respectivas sub-divises. Unidade bsica de cotao, instalao e inventariao das unidades arquivsticas. So unidades de instalao: caixas, maos, livros, rolos e pastas, etc.

03

Brasil

1991

04

Brasil

1990

Documento ou conjunto de documentos que se tomam por base, independentemente de seu arquivamento, para elaborao de instrumentos de pesquisa.

Depth of description: The amount of detailed information provided in a finding aid about the described material in The archival entity (e.g., fonds, record group, collection, series, or item) for which a descriptive record is created. each entry. Depth of description is also known a fullness. 05 EUA 1992 The level of arrangement chosen as the unit of description in a finding aid. See also: hierarchical descriptive system. A posio da unidade de descrio na hierarquia do fundo. 06 Internacional 2001 Documento ou conjunto de documentos, sob qualquer forma fsica, tratado como uma unidade, e que, como tal, serve de base a uma descrio particularizada.

07

Brasil

2005

Posio da unidade de descrio unidade de descrio unidade de descrio unidade de descrio unidade de Documento(s) que constitui(em) base para uma descrio especfica. descrio na hierarquia do fundo fundo fundo fundo fundo ou coleo coleo coleo coleo coleo. Representao escrita de documento(s).

ConceitossobreDescrio

8de14

TERMOS SELECIONADOS PARA PESQUISA SOBRE DESCRIO ARQUIVSTICA

N Identificador

Pas

Data

nvel de descrio espanhol nvel de descripcin ingls level of description portugus (POR) - nvel de descrio -

unidade de descrio espanhol - - (unidad de descripcin) ingls - - unit of description portugus (POR) - - -

08

Brasil

[s.d.]

09

Austrlia

[s.d.]

10 11

Canad EUA

[s.d.] 2008

12

EUA

2005

Definition: n. ~ 1. The amount of detail or number of elements in a formal description of a work. 2. The tambin unit of description o descriptive unit amount of detail in a collection included in a finding aid or catalog record, as determined by the number of n. ~ Description A document or aggregation of documents in any physical form, treated as an entity and forming the basis of a single description. hierarchical levels. Notes: The level of description1 may be terse or exhaustive. In some instances, description of a collection may be limited to its provenance and title; in other cases, it may include notes and other information. In a finding aid or catalog record, the level of description2 typically begins with the collection as a whole, and it may include details about subordinate divisions, such as series, subseries, folders, or items. Citations: 120 (APPM2 1989, p. 5): There may be several appropriate levels of description for any given body of archival material. These levels normally correspond to natural divisionsbased on provenance or physical form. The principle corresponds with the bibliographic concept of analysis, 'the process of preparing a bibliographic record that describes a part or parts of an item for which a comprehensive entry has been made' [citing AACR2 13.1A].

ConceitossobreDescrio

9de14

TERMOS SELECIONADOS PARA PESQUISA SOBRE DESCRIO ARQUIVSTICA

N Identificador

Pas

Data

nvel de descrio espanhol nvel de descripcin ingls level of description portugus (POR) - nvel de descrio depth of description Definition: (also fullness of description), n. ~ The level of detail about the contents of a collection in a finding aid or catalog record. Notes: Depth of description is sometimes expressed in terms of hierarchy. For example, collections may be described at the level of record group or collection, series, subseries, folder, or item.

unidade de descrio espanhol - - (unidad de descripcin) ingls - - unit of description portugus (POR) - - -

13

Canad

[s.d.]

ConceitossobreDescrio

10de14

TERMOS SELECIONADOS PARA PESQUISA SOBRE DESCRIO ARQUIVSTICA

N Identificador

Pas

Data

nvel de descrio espanhol nvel de descripcin ingls level of description portugus (POR) - nvel de descrio The LEVEL OF ARRANGEMENT that is described in a UNIT OF DESCRIPTION in a FINDING AID.

unidade de descrio espanhol - - (unidad de descripcin) ingls - - unit of description portugus (POR) - - unit of description descriptive unit A DOCUMENT or set of DOCUMENTS in any physical form, treated as an entity, and, as such, forming the basis for a single description, e.g. FONDS, RECORD GROUP, ARCHIVE GROUP, COLLECTION, SUBGROUP, SERIES, ITEM.

14 15

Inglaterra Internacional

[s.d.] 2003

16

Internacional

2004

17 18

Internacional Canad

1999 1999

19

Argentina

2003

ConceitossobreDescrio

11de14

TERMOS SELECIONADOS PARA PESQUISA SOBRE DESCRIO ARQUIVSTICA

N Identificador

Pas

Data

nvel de descrio espanhol nvel de descripcin ingls level of description portugus (POR) - nvel de descrio -

unidade de descrio espanhol - - (unidad de descripcin) ingls - - unit of description portugus (POR) - - -

20

Per

2006

Unidad que describe a los documentos simples de un archivo. Ejemplo: una carta, um memorando, un informe, una fotografa, etctera. 21 Mxico 2003 -

22

Mxico

2009

ConceitossobreDescrio

12de14

TERMOS SELECIONADOS PARA PESQUISA SOBRE DESCRIO ARQUIVSTICA

N Identificador

Pas

Data

nvel de descrio espanhol nvel de descripcin ingls level of description portugus (POR) - nvel de descrio -

unidade de descrio espanhol - - (unidad de descripcin) ingls - - unit of description portugus (POR) - - -

23

Nova Zelndia

2006

24

EUA

[s.d.]

25

Brasil

2004

26

Costa Rica

[s.d.]

27

Mxico

[s.d.]

ConceitossobreDescrio

13de14

TERMOS SELECIONADOS PARA PESQUISA SOBRE DESCRIO ARQUIVSTICA

N Identificador

Pas

Data

nvel de descrio espanhol nvel de descripcin ingls level of description portugus (POR) - nvel de descrio -

unidade de descrio espanhol - - (unidad de descripcin) ingls - - unit of description portugus (POR) - - -

The LEVEL OF ARRANGEMENT of the UNIT BEING DESCRIBED, e.g., FONDS, SERIES, FILE, ITEM. Unit being described. Document or accumulation of documents forming the object of description. (Unit (Niveau de description) archivistique dcrire) See also Level of description. 28 Canad 2003 Level of detail of description. The number of ELEMENTS OF DESCRIPTION that a particular DESCRIPTIVE RECORD contains. (Niveau d'information de la description) 29 30 Colombia Brasil 1994 2006 Posicin de una unidad de descripcin en la jerarqua de un fondo. 31 Espanha 2007 Documento o conjunto de documentos de cualquier tipologa tratados como una entidad y que forman la base de una nica descripcin.

ConceitossobreDescrio

14de14

129

ANEXO C Quadro de Conceitos sobre Instrumentos de Pesquisa em Arquivo

Termos Selecionados para Pesquisa sobre Descrio Arquivstica

N Identificado r

Pas

Data

guia espanhol gua, gua de fuentes ingls guide portugus (POR) - guia Instrumento de pesquisa que fornece informaes bsicas sobre um ou mais arquivos e seus fundos.

inventrio espanhol inventario ingls inventory portugus (POR) - inventrio, catlogo Instrumento de pesquisa em que a descrio exaustiva ou parcial de um fundo ou de uma ou mais de suas subdivises toma por unidade a srie, respeitada ou no a ordem da classificao.

01

Brasil

1996

02

Portugal

Intrumento de descrio documental que descreve um ou mais acervos documentais, ao nvel do(s) fundo(s) ou Instrumento de descrio documental que descreve um fundo ou ncleo at ao nvel da srie, referindo e ncleo(s) (historial da entidade produtora, estrutura interna da documentao, instrumentos de descrio enumerando as respectivas unidades de instalao, apresentando o quadro de classificao que presidiu sua documental disponveis, bibliografia, etc.) ou da(s) coleco(es), fornecendo ainda a informao de carcter organizao e devendo ser complementado por ndices. Documento de arquivo que enumera e descreve um conjunto de bens patrimoniais, de acordo com fins geral e sumrio sobre as respectivas entidades detentoras. 1993 especficos. Guia especializado Guia que descreve os fundos ou ncleos de um ou vrios arquivos ou outras entidades detentoras, numa perspectiva temtica e/ou cronolgica. Instrumento de pesquisa genrico que se prope a informar sobre a totalidade dos ncleos documentais no Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um ncleo documental ou de uma de suas Arquivo. destinado orientao dos usurios no conhecimento e na utilizao dos ncleos documentais que divises so identificadas e descritas. Normalmente inclui um histrico da instituio produtora dos documentos, integram o acervo. Sua finalidade informar sobre o histrico, a natureza, a estrutura, o perodo de tempo, a nota explicativa dos critrios adotados no seu arranjo e um ndice. quantidade de cada ncleo documental integrante do acervo total do Arquivo. O Guia deve incluir informaes De acordo com o grau do detalhe descritivo, classificam-se os inventrios em: preliminar, analtico, sumrio, bsicas sobre a prpria instituio responsvel pelo Arquivo e como chegar at ele, requisitos para uso, recursos descritivo. tcnicos oferecidos, regulamentos da sala de consulta etc. A descrio dos ncleos documentais no Guia baseia-se na informao preparada quando da produo de outros Inventrio cronolgico Inventrio enumerando as unidade arquivsticas em ordem cronolgica, as vezes independente da ordem original. instrumentos de pesquisa ou busca. Inventrio especial Instrumento de pesquisa utilizando a unidade de entrada, srie, dossi ou documentos dos ncleos para chamar-se a ateno a certa temtica dentro de diferentes ncleos. Repertrio de pertinncias. Usa-se nos EUA. Inventrio numrico Lista de artigos apresentados na ordem numrica das cotas e comportando as indicaes necessrias identificao de cada uma delas. Inventrio sumrio Instrumento de pesquisa com breve descrio das sries como um coletivo onde o contedo de cada unidade de arquivamento entra sob uma rubrica geral caracterizando sumariamente cada um dos seus elementos constitutivos;

03

Brasil

1991

InstrumentosdePesquisa

1de44

Termos Selecionados para Pesquisa sobre Descrio Arquivstica

N Identificado r

Pas

Data

guia espanhol gua, gua de fuentes ingls guide portugus (POR) - guia -

inventrio espanhol inventario ingls inventory portugus (POR) - inventrio, catlogo as sries inventariadas, so via de regra, de contedo administrativo com assuntos similares. E formado pela sequncia de verbetes relativos s diferentes sries inventariadas, sempre em obedincia ao arranjo; h uma ordem de caracterizao, datas-baliza, quantidade de documentos (unidades de arquivamento), notao ou cota e observaes quanto ao arranjo. Instrumento de pesquisa em que a descrio exaustiva ou parcial de um fundo ou de uma ou mais de suas subdivises toma por unidade a srie, respeitada ou no a ordem do arranjo.

Instrumento de pesquisa que fornece informaes bsicas sobre um ou mais arquivos e seus fundos. 04 Brasil

1990 Guia de fontes Instrumento de pesquisa que identifica e localiza fundos, grupos ou sries de um ou mais arquivos, relativos a Instrumeto de controle que indica, na ordem de numerao dos depsitos, salas, estantes e prateleiras, o lugar determinado tema. exato ocupado pelas unidades de arquivamento. A finding aid giving a general account of all or part of the holding of one or several archives and/or manuscript A basic archival finding aid whose unit of entry is usually the series. An inventory generally includes a brief repositories. A guide is usually arranged by holdings of one or more archives and/or manuscript repositories administrative history of the organizatio(s) whose records are being described as well as descriptions of the relating to particular subjects, periods, or geographical areas or to specified types or categories of documents. This records. Series descriptions give as a minimum such data as title, inclusive dates, quantity, arrangement, relationships to other series, and scope and content notes. Inventories may also contain appendices that provide type of guide is usually called a thematic or subject guide. See also: file guide, summary guide. such supplementary information as container lists, folder lists, a glossary of abbreviations and special terms, lists Summary guide: A guide lacking in detail and depth of description, usually prepared to inform potential users of file units on special subjects, indexes, and classification plans/schemes. the general nature of holdings. The summary guide usually contains the titles of record groups and manuscript In records management, a detailed listing of the volume, scope, and complexity of an organizations records, groups, subgroups, and series and their dates and quantity. A summary guide is also known as a summary of usually compiled for the purpose of creating a record schedule. records. Summary inventory: An inventory lacking in depth of description, usually prepared for material very technical in its form and content, or very homogeneou, or for which little research or reference use is foreseen. Summary inventories are frequently called series or title inventories.

05

EUA

1992

06

Internacional

2001

07

Brasil

Instrumento de pesquisa que oferece informaes gerais sobre fundos e colees existentes em um ou mais Instrumento de pesquisa que descreve, sumria ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou arquivos. parte dele, cuja apresentao obedece a uma ordenao lgica que poder refletir ou no a disposio fsica dos documentos. 2005

InstrumentosdePesquisa

2de44

Termos Selecionados para Pesquisa sobre Descrio Arquivstica

N Identificado r

Pas

Data

guia espanhol gua, gua de fuentes ingls guide portugus (POR) - guia -

inventrio espanhol inventario ingls inventory portugus (POR) - inventrio, catlogo -

08 09 10 11

Brasil Austrlia Canad EUA

Instrumento de pesquisa que oferece uma viso geral do conjunto de fundos e colees de um ou mais arquivos, Instrumento de pesquisa que fornece uma enumerao descritiva dos itens documentais ou dossis que compem geralmente organizados por fundos ou sries e contendo histrico e/ou biografia das instituies e/ou pessoas um ou mais fundos ou sries. Normalmente inclui um histrico da instituio produtora dos documentos, uma [s.d.] produtoras dos mesmos, datas limite, e a lista dos demais instrumentos de pesquisa disponveis. breve explicao dos critrios utilizados em seu arranjo e um ndice. De acordo com o nvel de detalhamento da descrio dada, o inventrio pode ser sumrio ou analtico. [s.d.] [s.d.] 2008 A survey of agency records and nonrecord materials that is conducted primarily to develop retention schedules and also to identify various records management problems, such as improper applications of record-keeping technology. A list of things. 2. Description A finding aid that includes, at a minimum, a list of the series in a collection. 3. interrepository guide Records management The process of surveying the records in an office, typically at the series level. repository guide Notes: Inventory2: A summary inventory, also called a series inventory or a title inventory, includes only terse thematic guide descriptions of the materials. A summary inventory may be made for materials with very technical form or subject guide contents, which would require extensive description to adequately capture the nuance difference. They are also summary guide made for collections of homogenous materials, in which details would be redundant. Definition: n. ~ A broad description of the holdings at one or more archives, typically at the collection level. Citations: 85 (Feeney 1999, p. 208): Inventories1 differ among repositories, but most include an introduction or Notes: A guide covering several repositories' holdings is often called a repository guide or a interrepository guide. abstract; a history or biography of the collection'soriginatingagency or individuals;a scope note detailing the size, A guide that describes collections relating to a specific subject is often called a subject guide or a thematic guide. contents, media, and arrangement of the collection; descriptions of the series subdivisions within the collection; container-level(box or folder) listingsof the materials in each series; and an index or list of subject headings used to describe the collection. preliminary inventory Definition: n. ~ A listing of the contents and condition of a collection made before processing. Notes: A preliminary inventory is often made on receipt of a collection to provide basic physical and intellectual -

12

EUA

[s.d.]

InstrumentosdePesquisa

3de44

Termos Selecionados para Pesquisa sobre Descrio Arquivstica

N Identificado r

Pas

Data

guia espanhol gua, gua de fuentes ingls guide portugus (POR) - guia -

inventrio espanhol inventario ingls inventory portugus (POR) - inventrio, catlogo control over the materials. During processing, the preliminaryinventory may be revised to reflect changes in order and weeding of materials, and notes may be added to give more detail or indicate any access restrictions. analytical inventory Definition: n. ~ A detailed description of a collection, often at the file or item level. chronological inventory Definition:n. ~ A listingof materials in a collection organized by date, which may be comprehensive or selective, and which may include details about the writer, recipient, date, place, summary of content, type of document, and page or leaf count; a calendar. calendar Definition: n. ~ 1. A document organized chronologically,especially those in tabular form, indicating the day of week, date, and month. 2. A finding aid that is a chronological listingof documents in a collection, which may be comprehensive or selective, and which may include details about the writer, recipient, date, place, summary of content, type of document, and page or leaf count; a chronological inventory. Notes: Though common through the first half of the 20th century, the production of calendars2 by archives has be Citations: 27 (Berner 1983, p. 6): It was assumed that historians were the main users and that they were best serv records inventory, title inventory and summary inventory. -

13 14

Canad Inglaterra

[s.d.] [s.d.]

15

Internacional

2003

InstrumentosdePesquisa

4de44

Termos Selecionados para Pesquisa sobre Descrio Arquivstica

N Identificado r

Pas

Data

guia espanhol gua, gua de fuentes ingls guide portugus (POR) - guia structural guide subject guide thematic guide descriptive inventory preliminary inventory

inventrio espanhol inventario ingls inventory portugus (POR) - inventrio, catlogo -

16

Internacional

1) A basic archival FINDING AID whose unit of ENTRY(3) is usually CLASS or SERIES. An inventory 1) A FINDING AID giving a general account of all or part of the HOLDINGS of one or several ARCHIVES(3) generally includes a brief ADMINISTRATIVE HISTORY of the organization(s) whose RECORDS are being and/or MANUSCRIPT REPOSITORIES. A guide is usually arranged by FONDS, RECORD/ARCHIVE described as well as DESCRIPTIONS(2) of the RECORDS. SERIES/class descriptions normally give such data GROUP, or COLLECTION(1) and CLASSES or SERIES therein; 2) A FINDING AID describing the as title, INCLUSIVE DATES, quantity, arrangement, relationshipsto other CLASSES or SERIES, and scope and HOLDINGS of one or more ARCHIVES(3) and/or MANUSCRIPT REPOSITORIES relating to particular content notes. Inventories may also contain appendices which provide such supplementary information as 2004 subjects, periods, or geographical areas or to specified types or categories of DOCUMENTS. This type of guide i CONTAINER LISTS, FOLDER LISTS, a glossary of abbreviations and special terms, lists of FILES(1) on special subjects, INDEXES, and classificationor FILING PLANS. In the United Kingdom, an INVENTORY is usually called a thematic or subject guide. also known as a repertory; 2) In RECORDS MANAGEMENT, a detailed listing of the volume, scope, and complexity of an organization's RECORDS, usually compiled for the purpose of creating a RECORDS SCHEDULE.

A divider or finding aid with a projecting tab used in files to identify a section and to facilitate reference. 17 Internacional 1999

18

Canad

1999

records inventory A detailed listing that includes the types, locations, dates, volumes, equipment, classificationsystems, and usage data of an organization's records in order to evaluate, appraise, and organize the information. A finding aid that describes the holdings of the repository and their relationship to each other. Guides may A finding aid that describes the organization and activitiesof the agency that created the records and the physical describe the entire holdings of the archives or focus on particular subjects, times, or places. extent, chronological scope, and subject content of the records. in addition to this information, an inventory may include lists of box or file titles or other descriptive information.

19

Argentina

Norma. Orientacin. Pauta. Regla. Cualquier cosa, indicacin o conjunto de indicacionesque sirve para orientar a (Del latn inventrium, lista de lo encontrado.) En muchos archivos, el instrumento bsico de referencia es un alguien en una cosa. // Lista de ciertas cosas, generalmente en orden alfabtico y en forma de libro, que inventario o registro, que describe los documentos en un solo fondo o grupo de documentos. Debe figurar en proporciona los datos que interesan sobre esas cosas. // Norma, indicacin para dirigir u orientar. // Libro o folleto primer lugar una breve historia administrativade la institucinque produjo el documento. La organizacin interna de indicaciones que contiene datos o instrucciones diversas para la informacin de la persona que lo consulta. // Sde la ayuda de recuperacin es generalmente jerrquica y refleja la organizacin de la dependencia administrativa utiliza en aquellos archivos no centralizados, en archivos histricos o en archivos con varios fondos documentales, que produjo el documento. Los documentos se describen por lo general al nivel de la serie y cada asiento incluye 2003 la gua cumple la funcin de registrar el patrimonio documental de los archivos. // Es una obra cuya finalidad informacin sobre el lapso de tiempo, el volumen y disposicin del documento, as como un resumen de su primordial es informar panormicamente sobre el conjunto documental. En la gua se hace historia de la contenido. En algunos casos se incluyen anexos en que figuran materiales como esquemas de archivo, listas de institucin o instituciones que producen la documentacin, de vicisitudes por las que stas han pasado hasta ttulos de archivadores y otras compilaciones de informacin, que pueden ser tiles a los investigadores. Los formar el fondo o fondos que hoy se identifican con un archivo o con un denominador comn. // Rene los inventarios o registros son lo suficientemente detallados como para que sean de gran utilidad al personal que trabaja en los archivos a los investigadores. En algunos repositorios ms pequeos no asuntos de la documentacin en grupos graduales conforme a las materias de las

InstrumentosdePesquisa

5de44

Termos Selecionados para Pesquisa sobre Descrio Arquivstica

N Identificado r

Pas

Data

guia espanhol gua, gua de fuentes ingls guide portugus (POR) - guia -

inventrio espanhol inventario ingls inventory portugus (POR) - inventrio, catlogo -

subdivisiones del organismo, hasta llegar al concepto especfico, aunque en algunos casos el Documento no se publican, sino que se mantienen en copias a mquina que se utilizan dentro de la institucin. En centrales ms procede de la subdivisin a que corresponde su asunto, se hace constar la localizacin del Documento o grandes se acostumbra publicar (con equipos sencillos, en rstica y en nmero limitado) los inventarios o registros Documentos que se refieren a cada grupo. // Describe los grupos o colecciones en un archivo. // Principal especie que pudieran ser bastante solicitados por los usuarios. En los ltimos aos se ha tendido a producir esta clase de de catlogo de Documentos, constituye el primer punto de orientacin para el investigador. Tiene dos objetivos; ayudar en microforma. // Auxiliardescriptivo ms complejo y amplio que el registro, nos permite llevar control de 1)Proporciona informacin general de todos los acervos de un repositorio. 2) Proporciona informacin especfica movimiento y existencia de los documentos, es un auxiliar para el archivera, netamente archivstico; en algunos sobre cada uno de los grupos documentales. // Muy necesario sobre todo en aquellos archivos no centralizados, en casos, el inventario permite la consulta de la Ordenacin. // Describe las series archivos histricos o en archivos con varios fondos documentales, la gua cumple la funcin de registrar el patrimonio documental de los generadas orgnica o funcionalmente en el curso de la gestin de una institucin, en el caso de un archivo archivos.DIVISORIAS Son piezas de material resistente con pestaa que sobresale. Se utilizan para establecer administrativo, o bien, es resultado de la descripcin de series que integran una seccin histrica o un fondo ordenamiento y clasificacionesdentro de una gaveta. // FALTA Son piezas de material resistente, de color distinto documental en un archivo histrico. // ANALTICO Se efecta por tipo documental, y es normalmente usado al de las dems, que en la pestaa llevan impreso la palabra falta y que se colocan en lugar de los expedientes para documentos de gran importancia, no resulta muy aconsejable dado que es ms fcil hacer directamente un que son retirados del archivo para consulta. Algunas tienen el rayado especial en el que se anotan datos acerca de catlogo, pero no obstante para archivos ms pequeos puede usarse y es de gran ayuda: el analtico, o al describir quin pidi el expediente y la fecha de prstamo y devolucin. // GENERALES Es la primera ayuda de en cada asiento una pieza documental, no es conveniente para archivos muy grandes. // DE ELIMINACIN Por la facilidad que se tiene al realizar un inventario de existencia, se incorporan los datos de recuperacin de la informacin que desea consultar el posible usuario de los archivos, ya que proporciona una visin de conjunto de las fuentes de investigacinque se encuentran en los archivos y permite al eliminacin. Si es necesario realizar inventario de la documentacin eliminada, como constancia de lo actuado. // usuario planificar el mtodo general de su investigacin. Aunque sea un instrumento til de consulta para los DE ESTUDIO. Pueden denominarse los inventarios temticos, en principio, orientan al investigador en distintos archiveros que trabajan en la central, una gua general se prepara inicialmentepara utilizadapor los investigadores. casos. // DE EXISTENCIA Considerado como el ms utilizado, por ser el ms prctico y til, esencialmente el Se trata de una obra de consulta que debera hallarse al alcance de los investigadoresantes de ir a los archivos. Por ms necesario en primera instancia. // ESQUEMTICO Consiste en hacer un inventario por serie, no por tipos esta razn especial, debera publicarse y difundirse nacional e internacionalmente en gran escala. La central de documentales. Nos representa una buensima idea del contenido de cada serie. El esquemtico es aquel que en archivos debe planificar la publicacin peridica de suplementos y / o ediciones revisadas de la obra. // POR cada asiento describe una serie completa. // POR UNIDAD DE CONSERVACIN Aludiendo que contiene una TEMAS Describen los documentos relativos a una materia o tema importante. Todo tema que cuente con caja, un archivador de palanca, un expediente. Este inventario es conocido por registro general de entrada de suficiente material en los archivos se presta para que se haga una gua por temas. Como ejemplos podran citarse a legajos y en la cual se hace constar por cada legajo su fecha de entrada, procedencia, idea general del contenido y funcin de la mujer (o de los grandes grupos tnicos) en la sociedad, una guerra o un perodo de conmociones fechas extremas. El inventario de registro recibe una unidad de conservacin por cada asiento. // sociales, una zona geogrfica importante, un sector importante del gobierno, como la diplomacia o algn aspecto TOPOGRFICO Normalmente se incorpora al inventario de existencia, porque este nos indica en que rea se encuentra el documento. del bienestar social, o fuentes que puede utilizar una determinada disciplinacomo la historia econmica, la historia de la ciencia y la tecnologa, o la genealoga. // Una variante importante de la gua por temas es la gua multiinstitucional,que apela a los recursos de diversas centrales de archivo para acopiar informacin sobre un tema general. // TCNICAS Documento que contiene la metodologa, las instrucciones y la informacin esencial para dirigir u orientar la elaboracin de diversas etapas de documentos tcnicos - administrativos. Conjunto de normas para el desarrollo operacional de las labores de correspondencia y archivo. 20 Per 2006 -

InstrumentosdePesquisa

6de44

Termos Selecionados para Pesquisa sobre Descrio Arquivstica

N Identificado r

Pas

Data

guia espanhol gua, gua de fuentes ingls guide portugus (POR) - guia -

inventrio espanhol inventario ingls inventory portugus (POR) - inventrio, catlogo -

Pieza rectangular de diversos materiales, tipos y dimensiones, provista de un apndice sobresaliente en la parte Catlogo o lista de documentos o expedientes que se concentran en los archivos, ordenados alfabticamente o por numeracin progresiva que describe breve y globalmente las series documentales del archivo. superior llamada pestaa, en la que lleva una indicacin alfabtica, numrica, mixta, etctera. GUA DE ARCHIVO Relacin de datos de la documentacin contenida en el archivo o de alguna de sus reas, conteniendo amplitud de datos, con objeto de facilitar la localizacin de libros, revistas y otros materiales que conforman los archivos histricos y su difusin permita conocerlos y consultarlos. GUA DE ENVO Gua que se utiliza en los servicios de transportes y mensajera especializada para controlar la remisin de 2003 paquetes y documentos. GUA DE SALIDA Gua empleada para indicar que una carpeta ha sido sacada de los archivos. GUA PRIMARIA Gua principal para una seccin de documentos archivados. GUA SECUNDARIA Gua que subdivide la seccin de un archivo por una gua primaria o principal. 22 23 Mxico New Zeeland 2009 A finding aid providing summary or broad level descriptive information about archives. A finding aid describing the holdings relating to a particular topic, subject, period, geographical area, type or 2006 category of archives. See also Finding aids. A finding aid that contains a detailed description of record sets. Inventories are typicallymore detailed than record catalogs, and contain information such as title, inclusivedates, quantity, arrangement, relationshipsto other series, description of significant subject content, and appendixes. 24 EUA [s.d.] Location Inventory A finding aid used for organizing the location of records within a storage facility. A location inventory may contain maps, locator guides, indexes, and lists.

21

Mxico

InstrumentosdePesquisa

7de44

Termos Selecionados para Pesquisa sobre Descrio Arquivstica

N Identificado r

Pas

Data

guia espanhol gua, gua de fuentes ingls guide portugus (POR) - guia -

inventrio espanhol inventario ingls inventory portugus (POR) - inventrio, catlogo -

25

Brasil

2004

" Instrumento de pesquisa que oferece uma viso geral do conjunto de fundos e colees de um ou mais arquivos, " Lista de itens de um acervo ou de um estoque. " geralmente organizados por fundos ou sries e contendo histrico e/ou biografia das instituies e/ou pessoas Helosa Liberalli Bellotto produtoras dos mesmos, datas limite, e a lista dos demais instrumentos de pesquisa disponveis " " Relao dos bens deixados por algum que morreu. " Fundao Oswaldo Cruz Dicionrio Aurlio " Instrumento de pesquisa que fornece informaes bsicas sobre um ou mais arquivos e seus fundos. " " Instrumento de pesquisa que fornece uma enumerao descritiva dos itens documentais ou dossis que Maria Alexandra Miranda Aparcio compem um ou mais fundos ou sries. Normalmente inclui um histrico da instituio produtora dos documentos, uma breve explicao dos critrios utilizados em seu arranjo e um ndice. De acordo com o nvel de detalhamento da descrio dada, o inventrio pode ser sumrio ou analtico " Fundao Oswaldo Cruz " Lista contendo a descrio individuale pormenorizada de todos os bens da herana, sejam eles mveis, imveis, semoventes e dvidas. " Helosa Belloto " Instrumento de pesquisa em que a descrio exaustiva ou parcial de um fundo ou de uma ou mais de suas subdivises toma por unidade a srie, respeitada ou no a ordem da classificao. " Maria Alexandra Miranda Aparcio

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Costa Rica

" A quantidade de espao disponvel para banners em um site da Web, que podem ser veiculados em um determinado perodo de tempo. Tambm conhecido como quantidade bruta de impresses por ms (ou quantidad (1) Instrumento descriptivo que sirve para conocer en forma general la totalidad o parte de los documentos que se 1) Instrumento que describe series documentales o cada unidad de instalacin -cajas, volmenes, legajos)-. (2) conservan en un archivo. (2) Instrumento de consulta que incluye el conjunto o parte de los fondos de uno o Instrumento de consulta que relaciona y puede describir todos y cada uno de los elementos- expedientes, legajos, libros- que forman un fondo o coleccin y que refleja la sistematizaciny localizacinde los mismos. Puede ser varios archivos. Las guas pueden ser: especializadas, temticas, breves, de archivo, de fondo u otras. somero o analtico. [s.d.]

InstrumentosdePesquisa

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N Identificado r

Pas

Data

guia espanhol gua, gua de fuentes ingls guide portugus (POR) - guia -

inventrio espanhol inventario ingls inventory portugus (POR) - inventrio, catlogo -

Proporciona informacin acerca del contenido de un fondo o coleccin y deber consignar los siguientes datos: Describe un fondo, seccin o coleccin a travs de las series documentales que lo componen y adems de clave del fondo o coleccin, nombre del fonfo, historia administrativa,resumen del contenido, forma de ingreso, contener los datos de la gua especfica, se deber consignar los nombres de las series, las fechas extremas si habr nuevos ingresos, fechas extremas de los documentos, caractersticas fsicas (formatos, soportes), criterios (anotando, tambin, aos predominantes o lagunas cronolgicas) resumen del contenido de cada serie y ubicacin de valoracin, seleccin y eliminacin que se le aplicaron, organizacin, descripcin y conservacin, condiciones topogrfica de las mismas (nmero de caja, estante, planero, expedientes, folios). de acceso, normas sobre reproduccin, fuentes complementarias u observaciones. GUA GENERAL Instrumento de consulta que proporciona informacin acerca de los fondos y colecciones de un archivo. De acuerdo con la Norma Internacional de Descripcin Archivstica, ISAD(G) debe contener los siguientes datos: nombre del archivo y clave asignada, desarrollo histrico del archivo, mencin de los fondos y colecciones con que cuenta, proporcionando por cada uno de ellos los siguientes elementos: sntesis histrica, asuntos o materias que trate, fechas extremas, volumen (metros lineales, cajas, fotografas, cintas de video, etctera), estado de organizacin, descripcin y conservacin, si tiene restricciones para su consulta, otros fondos que se relacionan c Ejemplo de descripcin de un Fondo en una gua general [s.d.] 208 Departamento del Trabajo Procedencia institucional El presidente interino Francisco Len de la Barra propuso crear una oficina de trabajo dependiente de la Secretari Periodo 1911-1932[1911-1928](1929-1932) Volumen 1,949 volmenes (234 metros lineales)

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Mxico

InstrumentosdePesquisa

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N Identificado r

Pas

Data

guia espanhol gua, gua de fuentes ingls guide portugus (POR) - guia Ordenacin La documentacin est ordenada cronolgicamentebajo los siguientes rubros: asuntos administrativos,estadstica, conciliacin y arbitraje, legislacin, auxilios, asociaciones obreras y patronales, estudios, informes sobre condiciones de trabajo e industria, publicaciones, migracin, conciliacin e inspeccin, contabilidad, investigacionese informacin social, industrias mineras, industrias varias, higiene y seguridad industrial, economa del trabajo y la industria, y seguro social. Instrumentos de consulta Rosales, Amanda y otros, Fondo del Departamento del Trabajo: Serie Conflictos, 1911-1914. Mxico, AGN, 1982, 148 pp. (Serie Guas y Catlogos, 71). U. D.: expediente. P. C.: volmenes 1, 5 al, 11,32 al 37, 70 al 75. Rosales, Amanda, Fondo del Departamento del Trabajo (1915-1917). Mxico, AGN, 1979, 80 pp. (Serie Guas y Catlogos, 40). U. D.: expediente. P. C.: del volumen 95 al 110. Catlogo del grupo documental del Trabajo: 1911.1923 (indito). U. D.: expediente. P. C.: del volumen 1 al 704. Garca, Juan Carlos, Catlogo del fondo Departamento del Trabajo: Serie Huelgas y Conflictos. 1924.1928 (indi U. D.: expediente. P. C.: del volumen 705 al 1 684 (discontinuo). Lascurin Chvez, Elena, Catlogo de material fotogrfico del grupo documental Departamento del Trabajo, 191 U. D.: pieza. P. C.: del volumen 91 al 957 (discontinuo).

inventrio espanhol inventario ingls inventory portugus (POR) - inventrio, catlogo -

28

Canad

Descripcin informativa Incluye legislacin y reglamentacin sobre el funcionamiento del Departamento del Trabajo: presupuestos; oficinas del Departamento en provincia y en el Distrito Federal; organismos e institucionesextranjeras; comprende expedientes de personal; correspondencia e inventarios; informes, circulares y relaciones del Departamento con diversas dependencias gubernamentales. Existe abundante informacin estadstica relativa a: salarios; censos industriales y obreros; oferta y demanda de mano de obra; reportes judiciales; instituciones de beneficencia y penitenciaras; censos ocupacionales; quejas; auxilios del Departamento del Trabajo; juntas de conciliacin y arbitraje; generalidades; movimientos migratorios; conflictos; censos agrcolas y de poblacin; es abundante la informacin acerca de costo de la vida; huelgas y paros; accidentes y condiciones de trabajo. Sobre conciliaciny arbitraje hay abundante informacin de conflictos obrero patronales y en menor proporcin se encuentra documentacin de conflictos entre agrupaciones obreras; entre patrones con autoridades estatales; conflictos campesinos. Con relacin a auxilios, se tiene informacin referente a solicitudes de empleo; cartas de recomenda Sobre publicaciones destacan las del Departamento del Trabajo y en menor proporcin aparecen recortes de pre Mxico, Archivo General de la Nacin, 1990, 528 pp. Ils., p. 302-303. 2003 -

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Data

guia espanhol gua, gua de fuentes ingls guide portugus (POR) - guia -

inventrio espanhol inventario ingls inventory portugus (POR) - inventrio, catlogo -

Instrumento de consulta que describe genricamente fondos documentales de uno o varios archivos indicando sus Instrumento de recuperacin de informacin que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un caractersticas fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas fondo documental. extremas y volumen de la documentacin.

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Colombia

1994

30

Brasil

Instrumento de pesquisa destinado orientao dos usurios no conhecimento e utilizao dos fundos que divide-se em sumrio e analtico. integram o acervo de um arquivo permanente. Sumrio: apresenta as unidades de arquivamento de um fundo ou de suas subdivises de forma sucinta. Pode expor o fundo no todo ou parte dele, discriminando sua composio, enumerando as unidades de arquivamento sumariamente. Deve informar a modalidade de incorporao do fundo no acervo do arquivo; o histrico sobre a instituio, pessoa ou famlia da qual o fundo proveniente; explicao sobre o modo de consulta do inventrio. 2006 Analtico: as unidades de arquivamento de um fundo e de sua diviso so identificados e descritos pormenorizadamente. Proporciona informaes individualizadas das unidades de arquivamento.

Instrumento de descripcin que tiene el objetivo de orientar al usuario en el conocimiento general de un fondo, un subfondo o una coleccin. La descripcin slo afecta a los niveles superiores (fondo, subfondo) y contiene informacin sobre el productor y el contexto de creacin de la documentacin. La descripcin de los documentos que forman parte del fondo es de extensin breve. A efectos de esta Norma, slo se acepta la gua de fondo como la gua de un nico fondo. 31 Espanha 2007 La gua de fondos y colecciones de uno o de varios centros de archivo, debe entenderse como la suma de las guas de los fondos tratados individualmente. Tambin se pueden elaborar guas que describen de forma conjunta un grupo de fondos que hacen referencia a un mismo tema, asunto, perodo, mbito geogrfico, etc., o bien a un determinado tipo de documento (fondo cartogrficos, fotogrficos, etc.). Estaramos hablando, por ejemplo, de una gua de fondos de empresa de uno o de varios centros de archivo. Este tipo de guas pueden incluir, tambin, informacin de orden general sobre los servicios que ofrecen al usuario los centros que conservan la documentac

Instrumento que describe el conjunto de documentos que forman parte de un fondo documental, desde el nivel de fondo hasta el nivel de serie, ambos incluidos. La descripcin se organiza entorno a las series y debe precisar el contexto jerrquico en que se estructura el fondo. Excepcionalmente, el inventario puede ser utilizado para describir, tambin, el nivel de unidad de instalacin, cuando se trate de un fragmento de serie. En este caso, debe contar con los elementos necesarios para facilitar la localizacin de las unidades documentales compuestas o simples dentro de los fondos y de las series descritas.

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Data

catlogo espanhol catlogo ingls catalogue catalog portugus (POR) - catlogo -

repertrio espanhol repertorio ingls special list portugus (POR) - lista -

01

Brasil

Instrumento de pesquisa em que a descrio exaustiva ou parcial de um fundo ou de uma ou mais de suas Catlogo seletivo subdivises toma por unidade a pea documental, respeitada ou no a ordem de classificao. Catlogo que toma por unidade documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos ou 1996 arquivos, segundo um critrio temtico. Instrumento de descrio documental que descreve, at ao nvel do documento, a totalidade ou parte de um Instrumento de descrio documental que relaciona, para fins de descrio e controlo, as unidades de instalao arquivo ou de uma coleco. existentes num arquivo, de acordo com critrios cronolgicos, alfabticos, temticos ou outros.

02

Portugal

1993

Instrumento de pesquisa organizado segundo critrios temticos, cronolgicos, onomsticos ou geogrficos, Instrumento de pesquisa que traz uma relao seletiva de documentos pertencentes a um ou mais ncleos e no contendo uma breve descrio de cada srie ou unidade documental; (os maos, as pastas e os documentos qual cada pea integrante de uma unidade de arquivamento descrita minuciosamente. Este instrumento pode avulsos) ou documentos individuais de um tipo especfico reunidos para uma exposio ou um propsito referir-se especificamente ao tema, pessoa ou evento ou alm dessa seleo fazer a escolha sobre os de maior interesse, os de maior relevo (mais teis aos estudiosos). especfico. Lista descritiva dos documentos de uma exposio. Repertrio cronolgico Lista dos itens de um arquivo, em ordem numrica, detalhada de tal forma que permite identificar um item do outro.

03

Brasil

1991

InstrumentosdePesquisa

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Data

catlogo espanhol catlogo ingls catalogue catalog portugus (POR) - catlogo -

repertrio espanhol repertorio ingls special list portugus (POR) - lista -

04

Brasil

Instrumento de pesquisa em que a descrio exaustiva ou parcial de um fundo ou de uma ou mais de suas Catlogo seletivo subdivises toma por unidade a pea documental, respeitada ou no a ordem de arranjo. Catlogo que toma por objeto documentos previamente selecionado, pertencentes a um ou mais fundos ou arquivos, segundo um critrio temtico. 1990

A list of material with description detail, usually arranged systematically.Catalogs are produced in a variety of Shelf list: A list of the holdings in a records center, archives, or manuscript repository arranged in the order of the formats, including book, card, microfilm, or eletronic. In Canada, Catalogue. contents of each self. See also: Location index/register. Special list: A finding aid listing series, file units, or documents to call attention to these particular items within a record group, to bring together information on all such items in several record groups relating to a particular topic, or to expand the descriptive detail provided in entries in inventories.

05

EUA

1992

06

Internacional

2001

07

Brasil

Instrumento de pesquisa organizado segundo critrios temticos, cronolgicos, onomsticos ou toponmicos, Instrumento de pesquisa no qual so descritos pormenorizadamente documentos, pertencentes a um ou mais reunindo a descrio individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumria ou fundos e/ou colees, selecionados segundo critrios previamente definidos. 2005 analtica.

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Data

catlogo espanhol catlogo ingls catalogue catalog portugus (POR) - catlogo -

repertrio espanhol repertorio ingls special list portugus (POR) - lista -

08 09 10 11

Brasil Austrlia Canad EUA

[s.d.] [s.d.] [s.d.] 2008

12

EUA

Definition: (also catalogue), n. ~ 1. A collection of systematicallyarranged descriptions of materials. 2. A listing Definition: n. ~ A finding aid that describes series, folders, or items from different collections that relate to the of items with descriptions. 3. A publication produced in conjunction with an exhibit that lists the materials same topic. Notes: A special list typically goes into greater detail than a standard finding aid. exhibited and that may have text that relates to the subject of the exhibit. v. ~ 4. See cataloging. Notes: Catalogs1 may be in a variety of formats, including bound volumes, cards, microform, or online databases. shelf list Definition: n. ~ A description of a repository's holdings that is organized in the same order that the materials are dictionary catalog stored. Definition: n. ~ A catalog in which all entries and references are sorted into a single alphabetical sequence. Notes: An example of a shelf list is a set of catalog cards for books that are ordered by call number. Shelf lists are Notes: A dictionary catalog in a library might interfile entries for name, title, subject, and other headings. generally used by staff for collection control rather than as an access tool. However, if the materials are classified according to a subject scheme, browsing the list provides access similar to browsing the shelves. divided catalog Definition: n. ~ A catalog in which similar types of entries are grouped into different sections. [s.d.] Notes: Divided catalogs often have separate sections for authors, titles, and subjects. Another common container list arrangement separates name and title entries, which includes all proper names and titles of works, from subject Definition: n. ~ The part of a finding aid that indicates the range of materials in each box (or other container) in entries. Entries in each section are generally in alphabetical order, although the section for subjects may be a collection. classified. Divided catalogs are distinguished from dictionary catalogs, in which all entries are organized in a singNotes: A container list may include the title of the series and a description of the first and last items in the container, omitting descriptions of materials between, or it may merely list the series in each box. A container list may contain shelf locations. A container list is distinguished from a folder list, which includes a description of ea union catalog Definition: n. ~ Descriptions of several repositories' holdings integrated into a single catalog.

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N Identificado r

Pas

Data

catlogo espanhol catlogo ingls catalogue catalog portugus (POR) - catlogo -

repertrio espanhol repertorio ingls special list portugus (POR) - lista -

13 14

Canad Inglaterra

[s.d.] [s.d.]

An ordered compilation of bibliographic descriptions and sufficient information to afford access to the documents.

15

Internacional

An ordered compilation of bibliographic descriptions and sufficient information to afford access to the documents. Card catalogues, Computerized catalogues, Library catalogues, Online public access catalogues, OPAC, Union 2003 catalogues.

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N Identificado r

Pas

Data

catlogo espanhol catlogo ingls catalogue catalog portugus (POR) - catlogo A listing of materials, usually arranged systematically,with descriptive details. Catalogs are produced in a variety of formats, including book, card, MICROFORM, or electronic.

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16

Internacional

2004

A listing of either individual or collections of records, usually arranged systematically with descriptive details. 17 Internacional 1999 To organize information about records according to a specific classificationsystem, such as subject, author, date, or place. 2. A group of cards, papers, or other media organized according to a specific classification system. 18 Canad 1999 -

19

Argentina

(Der. del lat. catlogus, gr. katlogos, lista, de katalego, enumerar, de lego, decir.) El catlogo es un auxiliar (Del lat. repertrium, deriv. de reperire, encontrar, y ste de parire.) Prontuario. Conjunto o lista de datos sobre descriptivo especficamente del archivo, se utiliza y recomienda para documentos de cierta importancia, muy determinada materia ordenados de modo que es fcil encontrar el que se busca. Conjunto o serie de cualquier selectos en cada archivo. // Es un documento que contiene en forma jerarquizada y sistematizada la informacin clase de noticias o textos. // Conjunto de obras que tiene preparadas para representarlas o ejecutarlas una sobre las personas, recursos materiales y financieros: sucesos y documentos. Dicha informacin esta arreglada compaa teatral, un m//sico, etc.: Buen repertorio tiene ese teatro para la prxima temporada.Libro abreviado o conforme a criterios que facilitan su colocacin en un universo determinado. // Escritos descriptivos que se prontuario que sucintamente hace mencin de cosas notables, remitindose a los que se expresa ms latamente en 2003 preparan en los archivos. Es la anunciacin y descripcin metdica (tarjetas o cualquier otro medio), en un orden otros escritos. Coleccin o recopilacin de obras o de noticias de una misma clase. // DE ADUANAS Indicador determinado, de los Documentos que integran un archivo. // ALFABTICO Formado por nombres de oficial, clasificado y alfabtico para la aplicacin de impuesto o renta. instituciones, personas, ttulos, materias y lugares. Se utiliza este catlogo para localizar expedientes y asuntos clasificados.// SISTEMTICO En el que las tarjetas se arreglan por orden progresivo de nmeros clasificadoresy dentro de cada uno de stos tambin por numeracin consecutiva de expedientes.

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Data

catlogo espanhol catlogo ingls catalogue catalog portugus (POR) - catlogo // ONOMSTICO Se integra con cdulas cuyos encabezamientos corresponden a nombres de personas exclusivamente.// CONVENCIONALES Son los que toman como base para su integracin un orden mixto. Son variados en su finalidad, de acuerdo con su inscripcin o registro, que puede referirse a caractersticas determinadas, tales como geogrficas, cronolgicas, etc. // DE CUENTA Es la presentacin de todas las cuentas existentesen una institucinmediante la asignacinde un numero progresivo que facilitasu localizaciny registro. // DE EPGRAFE Describe el contenido sustantivo del documento con una cita o una sentencia breve dando un concepto general sobre los contenidos. // DE PUESTOS Es un documento que rene, clasificay sistematizainformacin sobre ttulos, las descripcionesy las especificacionesde los puestos de trabajo de una institucinpublica o privada. // RESUMEN Expone en forma resumida el asunto o materia que encierra el contenido sustantivo. // DE RESUMEN ANALTICO O DE SNTESIS Proporciona al usuario la informacin completa sobre los contenidos del documento, propiamente reemplaza al documento. // DE RESUMEN INDICATIVO O DESCRIPTIVO Sirve para indicar, dar a entender o significarcon pocas palabras el contenido del documento, se redacta superficialmentelos temas, proporcionando informacin generalizada del contenido sustantivo. // DE RESUMEN INFORMATIVO O ABSTRACTIVO Sirve para informar, dar noticia, se redacta el contenido sustantivo mediante una relacin lgica de los puntos de vista argumentados, mediante frases coherentes. // DE UNIDADES DE MEDIDA Es un instrumento bsico de identificacin y tipificacin uniforme para la enumeracin de acciones que lleva a cabo la administracin publica federal, para efectos de registro, control, supervisin, seguimiento, evaluacin, ajuste, reprogramacin de resultados y acciones. // EXTRACTO Transmite la informacin mediante dos frases recopiladas textualmente.

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20

Per

2006

InstrumentosdePesquisa

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Data

catlogo espanhol catlogo ingls catalogue catalog portugus (POR) - catlogo Series ordenadas de todas las materias o asuntos que maneja un archivo, o bien de las entidades fsicas o morales que intervienen en la tramitacin de ellos. Documento secundario que registra y describe los documentos reunidos de manera temporal o permanente.

repertrio espanhol repertorio ingls special list portugus (POR) - lista -

21

Mxico

2003

22 23

Mxico New Zeeland

2009 2006

Catalog Record A finding aid that contains a descriptive summary of a set of records. The summary commonly contains information such as record storage location, author, title, history, and contents summary.

24

EUA

[s.d.]

InstrumentosdePesquisa

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N Identificado r

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Data

catlogo espanhol catlogo ingls catalogue catalog portugus (POR) - catlogo -

repertrio espanhol repertorio ingls special list portugus (POR) - lista -

25

Brasil

"Instrumento de pesquisa em que a descrio exaustiva ou parcial de um fundo ou de uma ou mais de suas " Instrumento de pesquisa no qual so descritos, pormenorizadamente, documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, podendo ser elaborado segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico subdivises toma por unidade a pea documental, respeitada ou no a ordem de classificao. " ou geogrfico. " Dicionrio de Terminologia Arquivstica Marilena Leite Paes "Catlogo um canal de comunicao estruturado, que veicula mensagens contidas nos itens, e sobre os itens, de um ou vrios acervos, apresentando-as sob forma codificada e organizada, agrupadas por semelhanas, aos " Instrumento de pesquisa no qual so descritos, pormenorizadamente, documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, podendo ser elaborado segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico usurios desse(s) acervo(s). " ou geogrfico. " Ivette Kafure Maria Alexandra Miranda Aparcio " Compilao ordenada de descries bibliogrficas de documentos, de acordo com um cdigo de catalogao, para permitir o acesso aos documentos. " 2004 Marisa Brscher Baslio Medeiros " Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico, incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumria ou pormenorizada. " Marilena Leite Paes

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Costa Rica

(1) Instrumento que describe en forma individualizaday pormenorizada. las piezas o unidades archivsticas de un conjunto documental, incluyendo caracteres internos y externos de los documentos. (2) .- Instrumento de consulta en el que, con la finalidad de informar sobre una materia u objeto especfico, se describen unidades documentales [s.d.] seleccionadas de uno o varios fondos y relacionadas por su autor en razn de una afinidad temtica, cronolgica, paleogrfica o formal, o por criterio subjetivo establecido de antemano.

InstrumentosdePesquisa

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N Identificado r

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Data

catlogo espanhol catlogo ingls catalogue catalog portugus (POR) - catlogo Es un instrumento que permite conocer a detalle el fondo documental mediante la descripcin de cada una de las unidades archivsticas ya sean compuestas (expedientes) o simples (piezas documentales) que integran las secciones y series del mismo. Los datos que deber contener una ficha catalogrfica son:

repertrio espanhol repertorio ingls special list portugus (POR) - lista -

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Mxico

1) nmero progresivo de la ficha 2) cronologa: fechas extremas en el caso de expedientes y fecha completa en el caso de pieza documental. 3) lugar de referencia, la localidad y el estado a que pertenece; 4) elementos de diplomtica, definiendo el tipo de documento 5) participante: nombre y apellido de los personajes que registre el documento, sus profesiones, oficios o cargos. 6) temas contenidos, usando la terminologade los documentos y registrando los fenmenos ms relevantes que se mencionan; 7) figuras: cdices, pictografas, pinturas, mapas, ilustraciones; 8) en caso de que el documento no est en espaol, especificar la lengua utilizada, ya sea indgena o alguna lengua extranjera; ubicacin topogrfica indicando: fondo, ramo o coleccin, nmero de volumen, nmero de expediente [s.d.] que le corresponde en el volumen o caja y nmero de folios (inicio y fin) en el volumen. Lo importante es resaltar que hay dentro de los documentos. No perderse en minucias. Por ejemplo, si se hace un Ejemplo: 1. 1911. PUEBLA Y VERACRUZ. Conciliacin y arbitraje. Conflictos con el Departamento del Trabajo. Los propietarios de algunas fbricas de hilados y tejidos de algodn, se quejan de que los arreglos hechos por el D Octubre 30 de 1911 a abril 13 de 1912.

InstrumentosdePesquisa

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N Identificado r

Pas

Data

catlogo espanhol catlogo ingls catalogue catalog portugus (POR) - catlogo Caja 1, exp. 5, f. 22 2. 1912. AGUASCALIENTES, Ags., Conciliacin y arbitraje Conflictos. obrero-patronales. La Unin de Mecnicos Mexicanos de Aguascalientes,se declara en huelga en contra de las lneas de reparacin de los Ferrocarriles Nacionales de Mxico por no reconocerle el nuevo reglamento y estatutos. Noviembre 30 de 1912 a enero 23 de 1913. Caja 5, exp. 5, f. 119 3. 1912. RIO ESCONDIDO, Coah., Conciliacin y arbitraje. Conflictos obrero-patronales. La Unin Minera Mexicana en Coahuila se queja en contra de la compaa carbonfera de Ro Escondido por amenazar el cierre de minas. Marzo 4 a abril 22 de 1912. Caja 5, exp. 6, f. 33 4. 1912. RO ESCONDIDO, Coah., Conciliacin y arbitraje. Conflictos obrero-patronales. Copia del pliego petitorio de los obreros de las minas de carbn de la compaa carbonfera, dnde solicitan aumento de salarios y rebaja de ciertos salarios. Octubre 6 a 31 de 1912 Caja 5, exp. 7 f. 3 5. 1912. ALLENDE, Chih., Conciliacin y arbitraje. Conflictos obrero-patronales.

repertrio espanhol repertorio ingls special list portugus (POR) - lista -

Los propietarios de la fbrica de hilados y tejidos. Tomado del Catlogo del Departamento del Trabajo, 1911-1914, Amanda Rosales Bada. Mxico, AGN, 1982, 148 p. (Guas y Catlogos, 71)

28

Canad

2003

InstrumentosdePesquisa

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N Identificado r

Pas

Data

catlogo espanhol catlogo ingls catalogue catalog portugus (POR) - catlogo Instrumento de consulta que describe unidades documentales.

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29

Colombia

1994

Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico, Instrumento de pesquisa no qual so descritos, pormenorizadamente, documentos previamente selecionados, incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumria ou pormenorizada. pertencentes a um ou mais fundos, podendo ser elaborado segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico. 30 Brasil 2006

Instrumento que describe el ltimo nivel de un fondo documental (la unidad compuesta o simple), elaborado a Instrumento que describe un conjunto de documentos que pueden formar parte de uno o varios fondos o colecciones, subfondos, grupo de series, series o unidades de instalacin. Las unidades de descripcin son tratadas partir de la informacin de los elementos de descripcin obligatorios de los niveles superiores. A efectos de esta Norma, no es un catlogo el instrumento que trata las unidades de descripcin como entidades como entidades particulares, sin precisar el contexto de creacin y organizacin del cual dependen, y son particulares, sin precisar el contexto jerrquico en que se organiza el fondo al cual pertenecen. En ese caso se presentadas en forma de lista, generalmente, con un nmero correlativo que las identifica y/o con una signatura topogrfica. tratara de un repertorio. 31 Espanha 2007

InstrumentosdePesquisa

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Pas

Data

ndice espanhol ndice ingls index portugus (POR) - ndice -

listagem descritiva do acervo espanhol inventario somero; relacin/inventario de transferencia/entrega ingls checklist portugus (POR) - lista -

N Identificado r

tabela de equivalncia espanhol tabla de concordancias ingls concordance portugus (POR) - tabela de equivalncia -

01

Brasil

Instrumento que estabelece relao de concordncia entre diferentes Produto da indexao, como instrumento de pesquisa autnomo ou Listagem complemento de outro. Enumerao de documentos com dados identificadores, para fins de notaes dos mesmos documentos. 1996 controle ou informao. Documento que regista, de acordo com uma ordenao pr-estabelecida Instrumento de descrio documental que relaciona, para fins de descrio e Instrumento de descrio documental complementar que estabelece a (sequencial ou sistemtica), os descritores, designaes ou ttulos de um controlo, as unidades de instalao existentes num arquivo, de acordo com correspondncia entre as diferentes cotas, anteriores a actuais, das unidades de instalao. documento, acompanhados das correspondentes referncias de localizao critrios cronolgicos, alfabticos, temticos ou outros. ou cotas.

02

Portugal

1993

Tambm conhecida como tabela de concordncia, um instrumento de Lista sistemtica de nomes, lugares ou assuntos de um documento ou Lista decritiva instrumentos de pesquisa para indicar a localizao; finalidade remeter o Instrumento de pesquisa sob a forma de lista, analisando de um modo mais pesquisa auxiliar que d a equivalncia no caso de um ncleo documental leitor ao texto onde se acha inserido o termo indexado. Apresenta-se de ou menos o contedo dos documentos, e mais detalhada que uma lista de ou parte de ncleos documentais terem recebido novas notaes, em decorrncia de alteraes no sistema de arranjo. classe. duas formas: Apresentao em duas ou mais colunas, estabelecendo assim a relao entre - como obra independente; as antigas e atuais notaes. O mesmo que tabela de concordncia. - como parte integrante da obra indexada. Os ndices podem ser gerais ou especficos (por nome de pessoas, lugares etc).

03

Brasil

1991

InstrumentosdePesquisa

23de44

Termos Selecionados para Pesquisa sobre Descrio Arquivstica

Pas

Data

ndice espanhol ndice ingls index portugus (POR) - ndice -

listagem descritiva do acervo espanhol inventario somero; relacin/inventario de transferencia/entrega ingls checklist portugus (POR) - lista -

N Identificado r

tabela de equivalncia espanhol tabla de concordancias ingls concordance portugus (POR) - tabela de equivalncia -

Produto da indexao, como instrumento de pesquisa autnomo ou complemento de outro. 04 Brasil 1990 -

Instrumento que estabelece relao de concordncia entre notaes diferentes relativas aos mesmos documentos.

A systematically arranged list providing access to the contents of a file, A list of documents prepared for purposes of identificationand control. See In archival usage, a finding aid in list form establishing the relationship between the past and present reference numbers of archival material that document, or groups of documents, consisting of entries giving enough also: Transmittal list. has been rearranged, realocated, or simply, renumbered. A concordance is information to trace or locate each entry by means of a page number or also called a convension list. other symbol. Classified index An index characterized by hierarchical structure, in wich topic are grouped under broad subjects of wich they form a part. A classified index is also called an analytical index. General index An index givingaccess to one or more bodies of material or to the totality of holding of a records center, archives or manuscript repository.

05

EUA

1992

06

Internacional

2001

07

Brasil

Relao sistemtica de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas Relao elaborada com o objetivo de controlar a entrada de documentos Instrumento que estabelece uma correspondncia entre notaes notaes notaes notaes notaes diferentes. contidos em documentos ou em instrumentos de pesquisa, acompanhados em arquivos intermedirios e em arquivos permanentes. 2005 das referncias para sua localizao.

InstrumentosdePesquisa

24de44

Termos Selecionados para Pesquisa sobre Descrio Arquivstica

Pas

Data

ndice espanhol ndice ingls index portugus (POR) - ndice -

listagem descritiva do acervo espanhol inventario somero; relacin/inventario de transferencia/entrega ingls checklist portugus (POR) - lista Listagem Enumerao de documentos com dados identificadores, para fins de controle ou informao. -

N Identificado r

tabela de equivalncia espanhol tabla de concordancias ingls concordance portugus (POR) - tabela de equivalncia -

08 09 10 11

Brasil Austrlia Canad EUA

[s.d.] [s.d.] [s.d.] 2008

12

EUA

index Definition: n. ~ 1. An itemized account, especially for inventory control. Definition: n. ~ 1. A list of terms used in a body of work, with pointers to Definition: 2. Short descriptions of actions to be taken, procedures to be followed, or the location of those terms. 2. Archives A finding aid that lists previous and current reference numbers of records that have been renumbered or n. (indexes, indices, pl.) ~ 1. An ordered list of headings that points to things to be remembered. 3. A brief catalog of items in an exhibit. relevant information in materials that are organized in a different order. 2. Notes: Checklists vary in the amount of detail given about the items, but the relocated. Publishing A portion of a book, usually located in the back, that provides term connotes only a brief description. an ordered list of subjects covered in the book, with page numbers or other Notes: A concordance1 may be abridged to exclude common words or may reference to where those subjects are discussed. 3. A scale or reference be exhaustive to include every word. Concordances often contain every used as a measure. 4. Printing A typographical ornament in the shape of variation of a word, rather than combining them under a general form. A a fist with the index finger extended. concordance2 is also called a conversion list. Notes: Generally, an index1 provides no explanation about the information it points to beyond its location. It is distinguished from a catalog, which [s.d.] provides additional information to help determine relevance. An index may be created on cards, with separate cards for each entry to allow interfiling.It may also be on paper or in a database or word processing file. An index2 usually uses page numbers for the pointers, but some works may use section numbers. Examples of index3 include quality index and time-weighted preservation index. Citations: 63 (Burlington Agenda 2001, p. 295): A superficial examination rotated index Definition: n. ~ An index that contains an entry for each nontrivial word in Notes: As much of the title as possible appears on either side of the entry w

InstrumentosdePesquisa

25de44

Termos Selecionados para Pesquisa sobre Descrio Arquivstica

Pas

Data

ndice espanhol ndice ingls index portugus (POR) - ndice -

listagem descritiva do acervo espanhol inventario somero; relacin/inventario de transferencia/entrega ingls checklist portugus (POR) - lista -

N Identificado r

tabela de equivalncia espanhol tabla de concordancias ingls concordance portugus (POR) - tabela de equivalncia -

13 14

Canad Inglaterra

[s.d.]

Indexes An ordered reference list of the contents of a file or document together with [s.d.] references for identification or location of those contents. An ordered reference list of the contents of a file or document together with references for identification or location of those contents. 2003 Citation indexes, Index bulletins, KWIC indexes, KWOC indexes, Periodical indexes, Permuted indexes, Subject indexes.

15

Internacional

InstrumentosdePesquisa

26de44

Termos Selecionados para Pesquisa sobre Descrio Arquivstica

Pas

Data

ndice espanhol ndice ingls index portugus (POR) - ndice A systematically arranged list providing ACCESS to the contents of FILE(2), DOCUMENT, or groups of DOCUMENTS, consisting of ENTRIES(2) giving enough information to trace or locate each ENTRY(2) by means of a page number or other pointers.

listagem descritiva do acervo espanhol inventario somero; relacin/inventario de transferencia/entrega ingls checklist portugus (POR) - lista -

N Identificado r

tabela de equivalncia espanhol tabla de concordancias ingls concordance portugus (POR) - tabela de equivalncia concordance list or conversion list A FINDING AID in list form establishingthe relationship between the past and present reference numbers of RECORDS/ARCHIVES that have been rearranged, relocated, or, simply, renumbered. A concordance list is also known as a conversion list.

16

Internacional

2004

17

Internacional

A systematic guide that allows access to specific items contained within a 1999 larger body of information. To list names, subjects, or other information alphabetically.2. A finding aid in paper, card, or other form which contains alphabetically organized information about holdings in the archives, based on subject, author, 1999 chronological, or geographical categories.

18

Canad

19

Argentina

// Catlogo contenido en uno o muchos volmenes en el cual por orden alfabtico o cronolgico, estn escritos los autores o materias. // Lista o enumeracin breve y por orden de libros, captulos y cosas notables. Desde el punto de vista archivolgicose omite la palabra captulos. Cosas notables; nombres de personas geogrficos, de asunto o materia, fechas o 2003 localizaciones. Se clasifican en; onomstico, geogrfico. // Relacin de incidentes o Documentos que contiene un expediente. // Auxiliardescriptivo utilizado para la bsqueda y recuperacin de la informacin, tiene amplia relacin con la informtica, y estructurando el lenguaje, nos permite formar el tesauro. // Catlogos alfabticos o numricos que se

InstrumentosdePesquisa

27de44

Termos Selecionados para Pesquisa sobre Descrio Arquivstica

Pas

Data

ndice espanhol ndice ingls index portugus (POR) - ndice utilizan para localizar expedientes y asuntos clasificados. // DE ASUNTOS O MATERIAS Prontuario ordenado en forma alfabtica o numrica. Describe los asuntos o materias y signos contenidos en tablas auxiliares, facilita la aplicacin de interpretacin precisa de las rbricas clasificadorasy hace ms rpida

listagem descritiva do acervo espanhol inventario somero; relacin/inventario de transferencia/entrega ingls checklist portugus (POR) - lista -

N Identificado r

tabela de equivalncia espanhol tabla de concordancias ingls concordance portugus (POR) - tabela de equivalncia -

y eficiente la labor del archivista.Valor numrico utilizado para el acceso de los distintos datos almacenados en una tabla. // EXPURGATORIO Catlogo de libros proscritos por la iglesia catlica. // GEOGRFICO Auxiliar descriptivo ordenados por los lugares citados. // IDEOLGICO Auxiliar descriptivo ordenados por las materias o conceptos citados. // ONOMSTICO Auxiliar descriptivo ordenados por las personas citadas.

20

Per

2006

InstrumentosdePesquisa

28de44

Termos Selecionados para Pesquisa sobre Descrio Arquivstica

Pas

Data

ndice espanhol ndice ingls index portugus (POR) - ndice Conjunto ordenado en forma alfabtica o numrica de las partes o ttulos de un archivo; tambin de los ttulos y captulos de un impreso. NDICE INDIRECTO ndice que se utiliza para encontrar los documentos de um archivo.

listagem descritiva do acervo espanhol inventario somero; relacin/inventario de transferencia/entrega ingls checklist portugus (POR) - lista -

N Identificado r

tabela de equivalncia espanhol tabla de concordancias ingls concordance portugus (POR) - tabela de equivalncia -

21

Mxico

2003

22 23

Mxico New Zeeland

2009 2006

A listing of all information held in a collection. An index guides you to the finding aid most suitable for a particular search.

24

EUA

[s.d.]

InstrumentosdePesquisa

29de44

Termos Selecionados para Pesquisa sobre Descrio Arquivstica

Pas

Data

ndice espanhol ndice ingls index portugus (POR) - ndice " Lista dos elementos identificadores de um documento, (autor, assunto, titulo, etc.) dispostos em determinada ordem para possibilitar seu acesso. " Marisa Brscher Baslio Medeiros " Produto da indexao, como instrumento de pesquisa autnomo ou complemento de outro. " Maria Alexandra Miranda Aparcio ndice Alfabtico " ndice onde as o ordenadas alfabeticamente. " Marisa Brscher Baslio Medeiros ndice Cronolgico " ndice onde as entradas so ordenadas por data. " Marisa Brscher Baslio Medeiros

listagem descritiva do acervo espanhol inventario somero; relacin/inventario de transferencia/entrega ingls checklist portugus (POR) - lista -

N Identificado r

tabela de equivalncia espanhol tabla de concordancias ingls concordance portugus (POR) - tabela de equivalncia " Instrumento que estabelece relao de concordncia entre diferentes notaes dos mesmos documentos. " Maria Alexandra Miranda Aparcio

25

Brasil

2004

26

Costa Rica

(1) Instrumento descriptivo que se basa en un listado. Puede ser de materias, personas, asuntos y lugares donde se especifica su ubicacin y localizacin. (2) .- Instrumento de consulta que consiste en un listado de [s.d.] nombres, de materias, personas, lugares, ordenados alfabticamente, y que incluye los datos de localizacin de los documentos. Pueden ser: cronolgico, temtico, geogrfico, onomstico, sistemtico, topogrfico.

InstrumentosdePesquisa

30de44

Termos Selecionados para Pesquisa sobre Descrio Arquivstica

Pas

Data

ndice espanhol ndice ingls index portugus (POR) - ndice Es una lista de palabras en orden alfabtico por medio de la cual se accede al contenido de la seccin o serie del fondo documental y se elabora una vez terminado el catlogo, partiendo de los resmenes de los expedientes. Precisa los personajes, lugares y temas insertos en los documentos descritos en las fichas catalogrficas. Aunque pueden hacerse ndices de temas, onomsticos y topogrficos, el ms comn es el ndice general en donde se incluyen los nombres de personas, lugares, materias y corporaciones. Ejemplo:

listagem descritiva do acervo espanhol inventario somero; relacin/inventario de transferencia/entrega ingls checklist portugus (POR) - lista -

N Identificado r

tabela de equivalncia espanhol tabla de concordancias ingls concordance portugus (POR) - tabela de equivalncia -

27

Mxico

INDICE DE MATERIAS Abasto: 857, 890 Abogado: 914, 952 Accesorios, traer: 1056 Aderezos: 793 [s.d.] Adeudos: 628 Administrador: 74 Agostaderos: 23 Agravios: 984, 1068, 1141, 1143, 1230, 1243 Agua: 761, 817, 932 Agua, amparo de: 62, 105 Agua, aprovechamiento de: 974, 1224 Agua, caera del: 925 Agua, limpieza de: 852 Agua, medida de: 62 Agua, merced de: 669 Agua, posesin de: 477, 821 Agua, regar tierras con: 982

InstrumentosdePesquisa

31de44

Termos Selecionados para Pesquisa sobre Descrio Arquivstica

Pas

Data

ndice espanhol ndice ingls index portugus (POR) - ndice Agua de sal: 4 Agua, sustento: 750 Agua, traslado de: 871 Aguamiel de maguey, licencia vender: Aguardiente de maguey, vender: 1222, Ahijadero: 2 Alcalde: 123, 144 Alcalde de Cholula: 1016, 1040 Alcalde de Michoacn: 1146 Alcalde mayor: 19, 65, 80, 83, 150, 159, 161, 165, 168, 353, 456, 459, 472, 476, 1079, 1294, 1117, 1244, 1258,84, 86, 100, 107, 115, 117,143, 174, 199, 211,250, 278, 288, 31,655, 725, 734, 761, 979, 1051. Tomado de Serie Indios, tomo III de Cayetano Reyes G. y Magdalena Gmez Z., Mxico, AGN, 1984, 300 p., ils, (Serie Guas y Catlogos, 19), p. 206.

listagem descritiva do acervo espanhol inventario somero; relacin/inventario de transferencia/entrega ingls checklist portugus (POR) - lista -

N Identificado r

tabela de equivalncia espanhol tabla de concordancias ingls concordance portugus (POR) - tabela de equivalncia -

28

Canad

2003

InstrumentosdePesquisa

32de44

Termos Selecionados para Pesquisa sobre Descrio Arquivstica

Pas

Data

ndice espanhol ndice ingls index portugus (POR) - ndice Instrumento de consulta en el que se listan, alfabtica o numricamente, trminos onomsticos, toponmicos, cronolgicos y temticos, acompaados de referencias para su localizacin. Indice cronolgico. Listado consecutivo de fechas.

listagem descritiva do acervo espanhol inventario somero; relacin/inventario de transferencia/entrega ingls checklist portugus (POR) - lista -

N Identificado r

tabela de equivalncia espanhol tabla de concordancias ingls concordance portugus (POR) - tabela de equivalncia -

29

Colombia

1994 Indice onomstico. Listado de nombres de personas naturales o jurdicas. Indice temtico. Listado de temas o descriptores. Indice toponmico. Listado de nombres de sitios o lugares. Lista sistemtica, pormenorizada, dos elementos do contedo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar e facilitar sua localizao no texto.

Instrumento de pesquisa auxiliar que d a equivalncia de antigas notaes para as novas que tenham sido adotadas, em decorrncia de alteraes no sistema de arranjo de um arquivo. -

30

Brasil

2006

Listas alfabticas de nombres de personas, instituciones, lugares, temas, materias u otras palabras clave (puntos de acceso) destinadas a buscar, identificar y localizar una descripcin archivstica.

31

Espanha

2007

InstrumentosdePesquisa

33de44

Termos Selecionados para Pesquisa sobre Descrio Arquivstica

N Identificado r

Pas

Data

Outro Instrumento 1

Outro Instrumento 2

Outro Instrumento 3

Outro Instrumento 4

01

Brasil

02

Portugal

Edio de textos Instrumento de pesquisa no qual os documentos so 1996 transcritos na ntegra, de preferncia acompanhados de estudos introdutrios e notas. Roteiro Registo Cotas Cdigo numrico, alfabtico ou alfa-numrico, atribudo Documento de arquivo elaborado para efeitos de Instrumento de descrio documental que referencia as a uma unidade de instalao e/ou documento, para controlo e descrio da documentao produzida e/ou unidades de instalao de um acervo documental, por efeitos de instalao definitiva, ordenao e recuperao recebida por uma administrao de um arquivo (registo ordem das respectivas cotas, fornecendo de cada uma a 1993 da informao. de correspondncia, registo de entrada, etc.), ou para indicao necessria sua identificao e localizao. efeito de prova de actos, factos ou acontecimentos (ex.: registo civil, registo paroquial, registo de notariado, etc.) Calendrio Instrumento de pesquisa que se apresenta em forma de lista: 1. Lista de anlise de documentos arrumada em ordem cronolgica ou alfabtica pertencente a um mesmo ncleo documental, ou sobre um determinado tema especfico, oferecendo ao usurio todas as informaes necessrias pesquisa. 2. Registro de citao Lista cronolgica ou alfabtica comportando os dados essenciais sobre as pessoas citadas em julgamento 1991 perante tribunal.

03

Brasil

InstrumentosdePesquisa

34de44

Termos Selecionados para Pesquisa sobre Descrio Arquivstica

N Identificado r

Pas

Data

Outro Instrumento 1

Outro Instrumento 2

Outro Instrumento 3

Outro Instrumento 4

04

Brasil

Edio de textos Instrumento de pesquisa no qual os documentos so 1990 transcritos na ntegra, de preferncia acompanhados de estudos introdutrios e notas.

05

EUA

1992

Register: A list, often in the form of a volume, of items, Folder list Documentary editing Calendar A chronological list of individual documents, either The selection, description, and critical annotation of names, events, actions, etc. The entries are usually in A list prepared by the creator or an archives or numerical or chronological sequence. Registers often manuscripts repository detailing the titles of folders selective or comprehensive, usually with a description original documents for publication. providing such information as writter, recipient, date, Documentary editing is frequently called historical accomplish the legal function of providing evidence of contained in one or more records center facts and acts and may also serve as a finding aid to cartons/containers or archives boxes/containers. place, summary of content, type of documents and page editing. records, such as a register of letters sent. or leaf count. The finding aid developed in the manuscript division of Documentary publication The publication of original documents with appropriate the Library of Congress to describe groups of papers and records by giving their provenance and condictions of description and critical annotation. access and use; scope and general content, including inclusive dates and bulk dates; a biographical note about the person, family group, or organization whose material it is; its arrangement; a folder list; and on occasion, selective indexes. See also: Inventory.

06

Internacional

2001

07

Brasil

Inventrio topogrfico Instrumento de controle ou gesto de depsito destinado 2005 a indicar a localizao fsica das unidades de arquivamento nos depsitos. Tambm chamado topogrfico.

InstrumentosdePesquisa

35de44

Termos Selecionados para Pesquisa sobre Descrio Arquivstica

N Identificado r

Pas

Data

Outro Instrumento 1

Outro Instrumento 2

Outro Instrumento 3

Outro Instrumento 4

08 09 10 11

Brasil Austrlia Canad EUA

Inventrio Topogrfico Instrumento de controle que indica a localizao fsica [s.d.] dos dossis e outros documentos no depsito. [s.d.] [s.d.] 2008 -

12

EUA

register list Definition: n. ~ 1. A record containing entries in the Definition: n. ~ A written series of discrete items. form of a list. 2. A volume recording names or events. Notes: A list may be ordered or random. The items in a 3. Computing Hardware used to store a fixed amount list may be of any nature, and the list may contain of data, often a word, a byte, or a bit. different types of items. Citations: 52 (Crabb 1917, p. 590): (Record, Register, Archive.) Record is taken for the thing recorded, or the collection in which a thing is recorded; register either for the thing registered or the place in which it is registered; archive, mostly for the place, and sometimes for the thing: records are either historical details or short notices, [s.d.] which serve to preserve the memory of things; registers are but short notices of particular and local circumstances; archives are always connected with the state: every place of antiquity has its records of the different circumstances which have been connected with its rise and progress and the various changes which it has experiences; in public registers we find accounts of families and of their various connections and fluctuations; in archives we find all legal deeds and instruments which involved the interests of the nation, bo 178 (MacNeil 1995, p. 26): The purpose of the regist

InstrumentosdePesquisa

36de44

Termos Selecionados para Pesquisa sobre Descrio Arquivstica

N Identificado r

Pas

Data

Outro Instrumento 1

Outro Instrumento 2

Outro Instrumento 3

Outro Instrumento 4

13 14

Canad Inglaterra

[s.d.] [s.d.]

15

Internacional

2003

InstrumentosdePesquisa

37de44

Termos Selecionados para Pesquisa sobre Descrio Arquivstica

N Identificado r

Pas

Data

Outro Instrumento 1

Outro Instrumento 2

Outro Instrumento 3

Outro Instrumento 4

folder list (relacin de expedientes contenidos en cada caja)

register location index registro

container list box list registro topogrfico

calendar 1) inventaire analytique, 2) (registre d'crou) regesta/catlogo

16

Internacional

A list, prepared by the creator or an ARCHIVES(3) or MANUSCRIPT REPOSITORY to facilitate retrieval, A DOCUMENT, usually a volume, in which regular A listing of materials by container, meant to facilitate 1) A list, usually in chronological order, of individual detailing the titles of folders contained in one or more entry is made of data of any kind by statutory authority retrieval. A container list normally includes the title of DOCUMENTS in the same SERIES or CLASS or of a records centre cartons/containers or archives or because the data are considered of sufficient the SERIES or FILE(2), the portion of the SERIES or specified kind from a variety of sources, with a summary FILE(2) contained in each container, and the description of each DOCUMENT prividing content and importance to be exactly and formally recorded boxes/containers; See also: container list 2004 INCLUSIVE DATES of the materials contained therein. material information essential to the user, 2) A list, A container list may also include shelf locations for each chronologicallyor alphabeticallyarranged, with essential container. A container list is also called a box list; See personal details of persons committed for trial in a court of law or held in prison also: folder list.

17

Internacional

1999

18

Canad

List Calendar A chronological listing of individual documents, A finding aid containing information such as file or box identifyingwriter, recipient, date, place, and summary of titles, names, places, or subject information in 1999 content. Calendars are rarely produced and are not alphabetical, chronological or other order and including the physical location of the records enumerated. recommended archival practice. LISTA: DE LOS INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIN Es, en efecto, de la fusin de un simple estado de los fondos y del de los inventarios de donde ha surgido la verdadera gua de archivos, y se ha convertido en elemento indispensable de mencin de 2003 todos los instrumentos de investigacin existentes, sea cual fuere el grado de elaboracin adoptado para las notas descriptivas (inventario, repertorio, estadillo) y las signaturas tipogrficas del archivo en cuestin (frmula adaptada a una gua sucinta), o una cita

19

Argentina

InstrumentosdePesquisa

38de44

Termos Selecionados para Pesquisa sobre Descrio Arquivstica

N Identificado r

Pas

Data

Outro Instrumento 1

Outro Instrumento 2

Outro Instrumento 3

Outro Instrumento 4

completa que incluya autor, ttulo exacto signaturas del archivo en cuestin, importancia material, fecha de redaccin y, si tal es el caso de publicacin.

20

Per

2006

InstrumentosdePesquisa

39de44

Termos Selecionados para Pesquisa sobre Descrio Arquivstica

N Identificado r

Pas

Data

Outro Instrumento 1

Outro Instrumento 2

Outro Instrumento 3

Outro Instrumento 4

21

Mxico

2003

22 23

Mxico New Zeeland

2009 2006

SHELF LIST LOCATION INDEX / LOCATION GUIDE LIST An enumeration of records or archives for the purposes A finding aid, manual or electronic, providing the A list of the holdings of an archives arranged sequentially in the order of the contents of each shelf. physical location in the repository of all holdings. of establishing control and/or providing information.

24

EUA

[s.d.]

InstrumentosdePesquisa

40de44

Termos Selecionados para Pesquisa sobre Descrio Arquivstica

N Identificado r

Pas

Data

Outro Instrumento 1

Outro Instrumento 2

Outro Instrumento 3

Outro Instrumento 4

Lista " Instrumentos de pesquisa que enumeram registros ao nvel de fundos, sub-fundos, classes, sries ou documentos. " Maria Alexandra Miranda Aparcio

25

Brasil

2004

Enumeracin del fondo de archivos o series documentales que se utiliza como controlo para informacin. 26 Costa Rica [s.d.] -

InstrumentosdePesquisa

41de44

Termos Selecionados para Pesquisa sobre Descrio Arquivstica

N Identificado r

Pas

Data

Outro Instrumento 1

Outro Instrumento 2

Outro Instrumento 3

Outro Instrumento 4

27

Mxico

[s.d.]

InstrumentosdePesquisa

42de44

Termos Selecionados para Pesquisa sobre Descrio Arquivstica

N Identificado r

Pas

Data

Outro Instrumento 1

Outro Instrumento 2

Outro Instrumento 3

Outro Instrumento 4

28

Canad

2003

InstrumentosdePesquisa

43de44

Termos Selecionados para Pesquisa sobre Descrio Arquivstica

N Identificado r

Pas

Data

Outro Instrumento 1

Outro Instrumento 2

Outro Instrumento 3

Outro Instrumento 4

29

Colombia

1994

30

Brasil

2006

31

Espanha

2007

InstrumentosdePesquisa

44de44

174

ANEXO D Referncias utilizadas para a coleta de termos

Termos Selecionados para Pesquisa sobre Descrio Arquivstica

N Identificador

Referncias

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

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Referncias

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