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Pourquoi investir dans un logiciel de veille ?

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Pourquoi investir dans un Logiciel de Veille ?


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Sommaire
SOMMAIRE ............................................................................................. 2 PREAMBULE ........................................................................................... 6 CHALLENGES, COUTS ET RISQUES LIES A LA VEILLE NON OUTILLEE 8
La veille a un cot ................................................................................................................................................... 8 Le cot du temps pass chercher de l'information "nouvelle"........................................ 8 Le cot du temps pass agrger de l'information existante ............................................ 9 Le cot li au manque ou l'absence de collaboration ........................................................ 9 La veille doit faire face des challenges importants .............................................................................. 10 Une veille non industrialise gnre des risques...................................................................................... 11 L'incapacit grer la diversit de l'information internet .................................................. 11 La latence.............................................................................................................................................. 12 La mauvaise communication et collaboration ....................................................................... 12 La perte d'informations ................................................................................................................... 12 La stagnation de la connaissance ................................................................................................ 13 L'isolement des veilleurs et des knowledge workers ........................................................... 13

CARACTERISTIQUES ESSENTIELLES D'UNE BONNE SOLUTION DE VEILLE INTEGREE ................................................................................. 14


Une solution "intgre" ? ................................................................................................................................... 14 Une solution modulable couvrant l'intgralit du cycle de veille ...................................................... 14 Un sourcing assist ........................................................................................................................... 15 La collecte d'informations (search) : des sources illimites et des filtres avancs ..... 15

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La surveillance (monitoring) : gestion simple de tous les formats .................................. 16 La capitalisation des informations et l'organisation des communauts de veilleurs (partage)................................................................................................................................................ 17 L'analyse visuelle et automatique pour faciliter la dcision .............................................. 18 L'administration et le pilotage (reporting) ............................................................................... 19

BENEFICES ET RETOURS SUR INVESTISSEMENT ................................ 21


Une rduction des cots permise par l'automatisation des tches faible valeur ajoute...... 21 Un gain de temps via l'automatisation des tches chronophages et rptitives de veille ....................................................................................................................................................... 21 Lamlioration quantitative et qualitative des flux dinformations .................................................... 22 Un gain de prcision via l'augmentation du spectre de surveillance ............................ 22 Un gain de temps et de prcision pour l'analyse ..................................................................................... 23 Le dveloppement dune veille collaborative .......................................................................................... 25 Une rduction des cots lis aux pratiques isoles .............................................................. 25 Une rduction des pertes lis au travail en silo ...................................................................... 25 Les autres gains apports par une solution de veille intgre ........................................................... 27 Une meilleure ractivit lie au temps rel ............................................................................. 27 Un gain de qualit issu du reporting .......................................................................................... 27 Un gain de temps pour produire les livrables ......................................................................... 27 Un gain d'image li la valorisation de votre travail............................................................ 28 Une simplification de la gestion de vos projets de veille................................................... 28 Un gain de temps lors du dploiement..................................................................................... 28

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CONCLUSION ....................................................................................... 29 A PROPOS DES AUTEURS .................................................................... 30


Christophe ASSELIN ............................................................................................................................................. 30 DIGIMIND ................................................................................................................................................................. 30 DIGIMIND Services................................................................................................................................................ 31

REFERENCES ......................................................................................... 32 DANS LA MEME COLLECTION ............................................................. 33


Etudes ....................................................................................................................................................................... 33 Livres Blancs ........................................................................................................................................................... 33 Red Books ................................................................................................................................................................ 34 Infographies............................................................................................................................................................ 34

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Ce document a t ralis par la socit Digimind. Le contenu de ce document est protg par le droit dauteur.

Son contenu est la proprit de Digimind et de ses auteurs respectifs. Il peut tre reproduit en partie sous forme d'extraits courts la condition expresse de citer Digimind comme auteur et dindiquer ladresse http://www.digimind.fr. Pour toute information complmentaire, vous pouvez contacter Digimind par mail ladresse contact@digimind.com ou par tlphone au 01 53 34 08 08.

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Prambule
Jrme Mercier est Chef de projet Veille dans une entreprise leader mondiale sur son march au sein d'un environnement hyperconcurrentiel. Il anime une quipe de 3 "veilleurs" : 1 personne plein temps, spcialiste de la veille, un membre du service marketing qui peut consacrer au maximum 5 heures par semaine aux missions de veille et un ingnieur de la R&D qui y investit 2 jours par mois. Pour l'instant, Jrme dispose de petits outils gratuits ou d'entre de gamme pour raliser la surveillance d'une centaine de sources internet. Il capitalise l'information dans des fichiers Word et change par mail sur le projet. Il produit et envoie de manire irrgulire une newsletter diffuse 200 collaborateurs. Mais il reoit trs peu de retours sur ce livrable qui lui demande une semaine de travail. Aussi, c'est pourquoi, son chef lui demande d'valuer les apports de ses missions et celles de ses 3 collaborateurs puis d'estimer les bnfices potentiels que l'investissement dans une solution de veille intgre apporterait l'entreprise. Enfin, il doit envisager la possibilit d'allger la charge du marketing et de la R&D En effet, mme si les apports lis aux projets de veille sont toujours difficiles quantifier, il est souvent de plus en plus ncessaire d'apporter des lments de gestion et de suivi ses suprieurs. Par ailleurs, au-del des purs indicateurs quantitatifs (1), un retour sur investissement peut se calculer aussi en terme qualitatifs. Les projets de veille deviennent souvent complexes mettre en uvre et dployer au sein de l'entreprise. Ils impliquent notamment une collaboration accrue des quipes, la surveillance de sources internet de plus en plus diversifies, le partage d'informations htrognes, une analyse rapide et prcise et une diffusion cible pour rendre l'information oprationnelle. Par ailleurs, votre travail de veille doit tre valoris auprs des dcideurs travers des livrables de haute qualit afin de favoriser la prennit de vos missions.

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Pour ces raisons, vous vous posez la question de l'intrt et du bien fond d'un investissement dans une solution de veille automatise et intgre.

Comment un tel outil permet de rduire les cots de la veille et de diminuer les risques lis la non-connaissance de l'information ? Quelles sont les caractristiques d'un bon progiciel de veille intgr ? Quels gains significatifs et axes de retours sur investissement pouvez-vous attendre afin de rassurer votre hirarchie ?

Lobjectif de ce document est de rpondre ces questions.

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Challenges, cots et risques lis la veille non outille


Raliser une veille manuellement implique des cots mais gnre aussi des risques lis l'volution constante de la nature de l'information.

La veille a un cot
Une veille artisanale implique des cots lis la recherche de nouvelles informations mais aussi la compilation de l'information dj identifie ainsi qu'au manque de collaboration.

Le cot du temps pass chercher de l'information "nouvelle"


Le taux d'chec des recherches sur internet dans le cadre professionnel est estim 32% des requtes, chec entrainant une baisse de productivit associe. Chaque anne, 1h30 de plus est consacre la collecteet 1h30 de moins l'analyse de l'information, tche pourtant essentielle dans les processus de veille et d'intelligence conomique. Ce sont donc les tches rptitives qui se dveloppent au dtriment des travaux plus fortes valeur ajoute qui sont dlaisses (2). Les PME passent environ 3 mois par an, en cumul bien sr, rechercher des documents que ce soit sur des sources internes ou externes l'organisation (3). On estime par ailleurs que les grandes entreprises passent un total de 78 jours par an chercher et collecter de l'information (soit 12h par semaine) (4).

Rechercher ce que l'on a dj trouv auparavant reprsente


aussi un cot

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Le cot du temps pass agrger de l'information existante


Ce n'est pas parce que l'information a dj t trouve et identifie que sa recherche va tre neutre en termes de cot. La capitalisation de l'information dj existante dans l'organisation est elle aussi chronophage : L'information brute ou, terme, stratgique est trs souvent dj prsente dans l'entreprise (elle est dtenue par un autre service, un collaborateur, mais qui ?). D'aprs les spcialistes en intelligence conomique, c'est un cas de figure rencontr dans 30 50 % des situations constates. On va souvent perdre du temps et de l'argent rassembler cette information que l'on sait dj collecte quelque part ou aller de nouveau la rechercher l'extrieur, fautes d'indices en interne.

Le cabinet Forrester Research estime ainsi que seulement 45% des employs parviennent trouver le document interne qu'ils recherchent.

Le cot li au manque ou l'absence de collaboration


Une cadre de la socit Intel explique : Les employs type de Intel passent un jour par

semaine essayer de trouver des personnes avec la bonne exprience et expertise ainsi que les informations pertinentes pour faire leur travail... "(5).
Raliser une veille efficace et oprationnelle implique en effet de communiquer et de collaborer de manire optimale avec tout ceux qui peuvent fournir ou enrichir de l'information.

Trs souvent, des pertes de temps et d'argent sont lies :

- au travail en silo (chacun travaille dans sa sphre sans prendre en compte le travail dj effectu par les autres services et ne communique pas sur ses propres ralisations),

- la non collaboration (on effectue une veille sans intgrer des experts ou des personnes de terrain pour enrichir, qualifier, valider, infirmer les informations),

- la redondance des process de veille au sein d'une organisation (plus l'entreprise est grande, plus le risque de rptition de projets de veille au sein de dpartements rpartis sur plusieurs directions, sites ou pays est important ).

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La veille doit faire face des challenges importants


Compte tenu des mutations constantes de l'internet (volume d'information en croissance continue, diversit grandissante des formats de sources, dveloppement du temps rel,), les challenges d'une veille lectronique sont nombreux. Non seulement une veille manuelle est impossible mais une veille automatique via de petits outils, peu puissants, trouvera vite ses limites. Par ailleurs, la rapidit, complexit et le nombre des changes entre services et entits implique de se doter d'outils et de mthodes permettant de collaborer, partager et diffuser l'information de manire optimale.

Parmi ces challenges, il faudra russir :

Etre exhaustif et ne pas rater d'information face la diversit des sources : les natures des documents web (pages web, blogs, images, "status" et flux des rseaux sociaux, avis consommateurs) comme les formats (vidos, images, PDF, Powerpoint..) se multiplient.

Reprer toute l'information utile face au volume grandissant de l'internet : Chaque jour 900 000 billets de blogs sont posts, 40 millions de pages web sont ajoutes ou modifies, 50 millions de tweets sont publis. (6) (7) Ainsi, si vous interrogez un moteur sur une grande compagnie d'assurance, le volume moyen des mentions de cette socit pour un mois est de : 5 000 citations dans la presse et les portails, 13 000 dans les forums web, 15 000 dans les blogs et 2 000 sur Twitter. Soient 35 000 informations par mois et 1 200 par jour collecter et analyser.

Chaque jour 900 000 billets de blogs sont posts


Surveiller un spectre de lieux d'expressions et de conversations qui s'tend en permanence : En moyenne, 25 % des billets de blogs mentionnant votre marque ou votre entreprise proviennent de sources non ddies votre secteur (8). Un blog marketing va voquer la dernire berline Renault, un blog de cuisine, un complexe htelier Cuba.

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Grer l'information en Temps rel qui se dveloppe : Les flux RSS sont prdominant, le web social et son contenu (User Generated Content) prend peu peu le pas sur les sites officiels, les mises jour en temps rel se multiplient (les status Facebook, les gazouillis de Twitter): la publication ne se fait plus au rythme des mainstreams mdias heures fixes mais au bon vouloir des millions d'internautes, tout autour de la plante, tout instant. Se dpartir du temps de collecte chronophage pour se focaliser sur l'analyse. Cibler prcisment les lecteurs de vos livrables de veille et recueillir leurs retours. Grer le multilinguisme : La Chine compte 384 millions d'internautes, la Turquie est le 3me pays sur Facebook, la moiti des messages sur Twitter ne sont pas en anglais(9). Identifier et faire collaborer les experts, les spcialistes internes, les hommes de terrain dissmins dans l'entreprise.

Une veille non industrialise gnre des risques


Une veille "artisanale", si elle rpond certains besoins des projets de veille, prsente des risques ds lors que l'on veut dployer un process souple, communiquant et puissant au sein de toute l'entreprise. Quels sont ces principaux risques et limites ?

L'incapacit grer la diversit de l'information internet


Passer ct de l'information essentielle induit des risques cause : - d'une limitation des thmatiques de surveillance, - d'un spectre de sources monitorer trop restreint : il manquera des informations issues de mdias non surveills au sein d'une veille trop "classique" ne prenant pas en compte, par exemple, les mdias sociaux, les blogs hors top 100, la PQR, les bases de donnes - de la non prise en charge de certains formats : presse digitalise, PDF ou moteurs de recherche spcialiss.

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La latence
Vous ne disposez pas de l'information en temps rel au bon moment, ou avec trop de retard, pour ragir assez tt, compte tenu : - d'un manque d'automatisation ou d'outils sous dimensionns pour capter toutes les informations, - d'une incapacit technique grer tous les flux des mdias sociaux (blogs, Twitter, Facebook, avis consommateurs), - d'une mauvaise diffusion de l'information via des outils peu automatiss, peu souples, compliqus paramtrer, ciblant mal les destinataires internes.

Le manque d'enrichissement collectif des donnes appauvrit


l'information

La mauvaise communication et collaboration


La carence de coopration entrane souvent une perte de productivit due une absence ou un manque d'outils : - centralisant les flux d'informations htrognes issus de sources diffrentes : web, discussions informelles de terrain, bases de donnes, - facilitant l'accs l'information, quelle que soit la localisation des donnes et du veilleur - permettant d'organiser des groupes de veilleurs spcialiss par projet, - amliorant la capitalisation des informations issues de groupes de travail diffrents, dissmins au sein de l'entreprise, de ses filiales, du pays ou des continents, - facilitant la remonte d'informations terrain (collaborateurs nomades, commerciaux, visites de salons), - automatisant la diffusion de l'information de manire rcurrente sous des formats adapts aux clients internes, - permettant un dploiement large inter-services, inter-sites ou inter-pays.

La perte d'informations
Le manque d'outils permettant d'automatiser la recherche et la veille, mme sur des formats complexes, favorise un dficit d'informations. Par ailleurs, ce manque ne permet

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pas de rduire le temps de collecte et de se focaliser sur l'analyse, qui, elle-mme, est essentielle pour rvler la valeur de certaines informations.

La stagnation de la connaissance
La connaissance volue moins vite et le travail s'effectue trop en "silo". C'est un autre risque potentiel. Cela est d notamment un manque d'enrichissement collectif des donnes : une information prend de la valeur et peut devenir stratgique grce aux diffrents points de vue et apports des participants la veille. Un manque d'animation de communauts de veille prsente aussi un risque : pour porter ses fruits, un projet de veille doit reposer sur l'animation des groupes de contributeurs, veilleurs professionnels ou non : valorisation de leur production, feedback, communication sur les tapes cls du projet, changes entre experts et spcialistes sur les axes de veille comme sur les bonnes pratiques

L'isolement des veilleurs et des knowledge workers


Une veille non automatise peut galement menacer la prennit des postes (ou du moins de leurs missions) et favoriser la perte de "la mmoire de l'entreprise" compte tenu : - d'une non valorisation de la production des contributeurs/veilleurs en termes d'image et de retour sur investissement : pas d'outils permettant la diffusion de livrables valeur ajoute, pas de logiciel de suivi statistique des performances de la veille, pas de systme d'valuation qualitative. - d'un manque de fdration autour d'un outil et d'un process : l'outil, aussi puissant soitil, ne palliera pas une culture veille dfaillante ou inexistante dans une organisation. Mais lorsque les rflexes de veille sont dj ancrs ou prsents dans les pratiques de l'entreprise, un outil permet de favoriser et d'accompagner la mise en place de process et la constitution de groupes de veilleurs autour du workflow d'informations.

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Caractristiques essentielles d'une bonne solution de veille intgre


Afin de bnficier de gains significatifs par rapport une veille manuelle ou artisanale, une solution de veille doit possder un certain nombre de caractristiques incontournables.

Une solution "intgre" ?


Le logiciel de veille doit d'abord tre "intgr", savoir offrir une suite homogne de modules couvrant l'ensemble du process de veille et communiquant parfaitement entre eux (seamless, "sans coutures"). En effet, utiliser des outils de veille qui ne grent qu'une phase de la veille (la collecte ou le monitoring ou le collaboratif) implique une administration humaine des autres phases ou une accumulation de diffrents outils htrognes, avec peu ou pas d'interoprabilit (gestion de format diffrents, de bases de donnes diffrentes) et un workflow complexifi. En bref : une solution cl en main proposant en standard les modules ncessaires au process de veille.

Une solution modulable couvrant l'intgralit du cycle de veille


Une solution de veille professionnelle doit couvrir de plus en plus de phases du traitement de l'information : - le sourcing (via la dcouverte assiste de sources) - la collecte d'informations (via des moteurs de recherche avancs) - la veille au sens strict (via des agents de surveillance ddis)

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- la capitalisation des informations et l'organisation des communauts de veilleurs (via une gestion souple des classements et des droits utilisateurs) - l'aide l'analyse en temps rel (via des modules d'analyses graphiques) - la diffusion de l'information (via la gnration automatise de livrables) - l'administration et le pilotage (via des outils de reporting)

Un sourcing assist
La phase de sourcing (recherche, identification, qualification et slection de sources pertinentes surveiller ou capitaliser) doit tre mene, dans l'idal, par des consultants spcialiss en Competitive intelligence et/ou dans un secteur d'activit. Toutefois, un bon logiciel de veille se doit d'intgrer des outils qui assistent cette phase : - une dcouverte de sources thmatiques classes par "influence": par exemple les sources essentielles lies la plasturgie classes selon leur "poids" respectif en terme de visibilit et d'impact potentiel. - des bouquets de sources sectorielles prts l'emploi: il faut pouvoir disposer de sources dj identifies, qualifies et paramtres afin de dmarrer un projet de veille plus facilement et rapidement. En bref : une solution aidant le veilleur identifier plus facilement les sources pertinentes et proposant des sources dj qualifies.

L'ajout de sources supplmentaires doit tre tout fait


transparent : sans surcot et selon un volume illimit

La collecte d'informations (search) : des sources illimites et des filtres avancs


- Une solution de veille doit permettre l'interrogation de tout type de sources. Le logiciel doit offrir un moteur de recherche permettant d'interroger toutes les varits de supports web (actualits, web social, blogs, forums, bases professionnelles, brevets, sites de presse, sites corporate, sites d'vnement, presse numrise, etc) et tout type de format (PDF, Powerpoint, Excel,) - Il faut pouvoir effectuer une recherche avance et extraire automatiquement des "concepts".

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Un moteur de recherche intgr indexant des millions d'informations professionnelles sectorises doit, dans l'idal, bnficier d'une recherche avance permettant une slection fine des sources par types (blogs, sites corporate, presse locale), vnements (fusion-acquisition, nouveaux contrats, nomination, partenariats), langues, pays. L'EEN (Extraction d'Entits Nommes) en temps rel doit vous aider la lecture et l'analyse de vos rsultats : A l'inverse d'un moteur grand public comme Google qui vous propose des rsultats "en vrac", un moteur de recherche professionnel doit vous proposer des concepts lis votre requte pour affiner d'un clic vos rsultats et comprendre instantanment l'environnement de votre recherche : des marques, des pays, des personnes, des entreprises, des ouvrages, des vnements. Exemple: sur la requte Apple, le moteur vous proposera d'affiner avec iPad, iPhone, crans briss, Steve jobs, Tim Cook Adobe,

Google, ATT&T, AppleStore, Cupertino,.


- Sur le plan conomique, l'ajout de sources supplmentaires, phase obligatoire pour s'adapter aux volutions constantes de l'environnement doit tre tout fait transparent : sans surcot et selon un volume illimit. En bref : un logiciel permettant une collecte fine d'informations et des suggestions de recherche.

La surveillance (monitoring) : gestion simple de tous les formats


C'est la veille proprement dite: la surveillance de sources qui vous permet de recevoir des "alertes", ds qu'un changement intervient sur une page web (quelque soit son format), ou si une suite de mots cls ou d'expressions apparaissent. Exemple : vous recevez des alertes chaque fois que "Sony" + (innovations ou partenariat) + dvd apparait, l'issue d'une veille automatise sur des milliers de sites web, presse, blogs, rseaux sociaux ou forums. La solution doit pouvoir : - grer simplement du contenu "complexe" (fils de discussions de forums web par exemple) et vous permettre d'ajouter vous-mme, en toute autonomie, vos sources, en nombre illimit. - proposer des technologies ddies chaque type de sources : les fils de conversations de forums ne se surveillent pas de la mme manire qu'une base brevet ou un flux Twitter, sous peine d'tre noy sous des alertes non pertinentes et au format htrogne. - surveiller des sources frquence leve afin d'tre alert rapidement, particulirement en situation de gestion de crise,

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- surveiller prcisment des zones de collectes (une zone prcise d'une page web: les communiqus de presse Produits mais pas les communiqus Socit), - extraire du contenu htrogne (des tarifs produits variant rgulirement, dissmins sur de nombreuses pages web) pour gnrer automatiquement une synthse dans un tableau unique et homogne, - grer de manire souple (ajout illimit d'expressions) des requtes simples comme volumineuses. En bref : un logiciel permettant de surveiller prcisment tous les formats du net et d'tre autonome sur l'ajout de sources.

Il faut pouvoir grer facilement des droits d'accs nominatifs


et hirarchiss l'information

La capitalisation des informations et l'organisation des communauts de veilleurs (partage)


Accumuler, compiler sans mthodologie et sans logique de partage des centaines d'informations tous les jours ne sert rien et peut mme tre contre-productif. Une bonne solution de CI doit proposer :

une extraction automatique des informations pertinentes au sein d'un document web : les textes doivent notamment tre nettoys des publicits et de tout format polluant, une validation, qualification et classification simple des informations capitaliser : une information ne prend sens que si elle est note en terme de pertinence et de fiabilit et qu'elle est classe dans les projets adquats pour tre visible des bonnes personnes, une gestion souple de vos plans de classement : la structure du plan de veille ne doit pas tre limite et doit tre modifiable loisir, selon l'volution de vos pratiques, de votre organisation, de vos ressources et de vos thmatiques de veille, une gestion simple des communauts : il faut pouvoir grer facilement des droits d'accs nominatifs et hirarchiss l'information selon des groupes de veilles cibls : le groupe R&D accde aux projets A et B et aux plans de classement associs, le groupe marketing aux projets A et C. Au sein du groupe R&D, Ccile Durand a des droits levs de manager. Mais au sein du groupe marketing, elle ne dispose que de droits "mineurs" de lectrice. En bref : un logiciel facilitant le partage de l'information auprs de communauts ddies selon une gamme de droits d'accs hirarchiss.

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L'analyse visuelle et automatique pour faciliter la dcision


Les outils d'aide l'analyse sont souvent le "parent pauvre" des logiciels de veille. C'est pourtant une des phases essentielles que doit couvrir une vritable solution de veille : sans analyse des donnes, l'information n'est pas oprationnelle, ne peut pas tre mise en perspective et ne peut permettre de prendre des dcisions efficaces. La solution de veille doit offrir :

des graphes interactifs permettant de visualiser l'essentiel et de passer dune information synthtique une information dtaille (drill-down), une varit de modles de graphes pour s'adapter tous les besoins d'analyses et de communication : courbe d'volution, matrice, tendances, histogramme, nuage de tags, tonalit, des possibilits d'analyses selon des mots cls et listes d'entits modifiables loisir une mise jour automatique en temps rel des graphes ds le renouvellement des informations analyses: actualits, infos capitalises, alertes, des technologies de text mining et d'extraction de concepts aidant dcouvrir facilement les thmatiques saillantes (acteurs, enjeux), les tendances et les ruptures au sein de milliers d'informations, une gnration de graphes d'analyse en temps rel : essentiel pour ragir vite en priode de crise mais aussi pour tester et re-tester instantanment les formes de graphes les plus adaptes, la possibilit d'analyser de gros volumes de donnes (plus de 10 000 informations en temps rel) pour bien dtecter les tendances et ruptures, des capacits d'exports des analyses graphiques au sein de nombreux livrables, adapts la cible des lecteurs et au type de travail: Power Point, rapport Word, Tableaux de bords dynamiques partageables des gestions de fiches profils interconnectes (entreprises, personnes, produits, marques, technologies) alimentes automatiquement par des donnes htrognes, pour se dpartir de l'alimentation manuelle de fiches Excel ou Word. En bref : un logiciel offrant une large gamme d'outils d'analyse en temps rel.

Une solution de veille intgre doit rendre possible un


ciblage et une personnalisation des livrables en fonction des destinataires

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La diffusion de l'information (dissmination)


La gestion de la diffusion de l'information est un point important d'une solution de veille performante: c'est elle qui permet d'alimenter vos clients internes mais aussi, on l'oublie souvent, de mieux valoriser et rendre visible votre travail et donc de favoriser votre marketing interne et la prennit de vos missions ! Une solution de veille intgre doit rendre possible : - une cration automatise de tout type de livrables frquences variables et paramtrables : Power Point pour une runion de travail, newsletters pour des focus courts hebdomadaires, rapports Word mensuels pour une analyse plus approfondie, tableaux de bords d'analyse pour les groupes de travail, intranets pour une diffusion massive de l'information en temps rel l'international, - un ciblage et une personnalisation des livrables en fonction des destinataires : rapports synthtiques pour les dcideurs, Dashboards d'analyse interactifs pour les chargs d'tudes, rapports et newsletters pour les professionnels de la veille, fiches profils dynamiques pour les analystes, - une richesse de contenu : les livrables doivent pouvoir intgrer tous les types d'informations ncessaires la veille (alertes, graphes d'analyses, informations brutes, images, pices jointes, informations capitalises), - une souplesse d'intgration : on doit pouvoir consulter sa plateforme CI de son bureau, de son mobile, de chez soi, sur ses mails, ou sur le portail intranet de la socit. - un format agrable et professionnel, respectant le design et la charte graphique pour mieux valoriser le travail des cellules de veille et rpondre aux exigences de communication. En bref : des livrables gnrs facilement, adaptables tous vos clients internes et leur mtier. Ce sont les livrables qui s'adaptent vos collaborateurs et non l'inverse.

L'administration et le pilotage (reporting)


Les fonctions de reporting et de pilotage de la plateforme sont un aspect trs souvent absent des outils de veille : elles sont pourtant cruciales afin de grer efficacement votre outil, sa performance, son dploiement, l'animation des veilleurs et d'valuer un Retour sur Investissement qualitatif et quantitatif.

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Une solution de veille complte doit tre construite de manire permettre :

Un dploiement illimit Un logiciel de veille doit tre conu pour accompagner avec souplesse votre croissance et le dveloppement de l'outil au sein d'autres communauts, services, pays, mtiers. Dans cette optique, il doit grer simplement l'ajout d'utilisateurs ou de groupe d'utilisateurs selon des hirarchies de droits adaptes. Un suivi ais de la performance de la veille Afin de perfectionner votre processus de veille, l'outil doit fournir des statistiques volues pour faciliter le suivi et le pilotage de la performance de votre processus de veille en terme de remonte d'informations, de qualit des sources, de cration de projets, de production des veilleurs, d'accs des clients internes, d'audience des outils de diffusion Une scurit d'accs et de dploiement Une solution de veille gre vos informations stratgiques. Elle doit donc, dans l'idal, bnficier d'une infrastructure informatique centralise et scurise que permet une plateforme Saas en ASP : un point unique de stockage pour des accs multiples auprs des utilisateurs clients. L'ASP apporte aussi des bnfices essentiels pour la veille: Anonymisation, gestion des blacklistages, puissance illimite pour le monitoring des sources et l'analyse En bref : une solution de veille la performance mesurable et facilement dployable .

Une solution de veille complte doit tre construite


de manire permettre un dploiement illimit

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Bnfices et Retours sur investissement


Quels bnfices concrets pourra apporter l'implmentation d'une solution intgre votre projet de veille ? 4 grands types de bnfices sont gnrs : - Une rduction des cots lis au travail rptitif de veille, - Un gain de temps et de prcision pour l'analyse, - Lamlioration quantitative et qualitative des flux dinformations, - Le dveloppement dune veille collaborative.

Une rduction des cots permise par l'automatisation des tches faible valeur ajoute
Un gain de temps via l'automatisation des tches chronophages et rptitives de veille (collecte, recoupement et diffusion de linformation)
Une bonne solution de veille intgre permet de ne plus passer ct de l'information indispensable grce des outils de collecte illimite de l'information, une souplesse du partage collaboratif et un processus de diffusion automatise. Les tches pnibles, rptitives faible valeur ajoute (collecte, surveillance et diffusion) sont automatises. La frquence de collecte est ainsi augmente, les donnes sont mieux actualises, en temps rel, l'information est mieux qualifie et plus enrichie, les clients internes sont aliments de manire plus cible via des livrables automatiss frquence rgulire.

Le Service e-Marketing d'un client de l'industrie High Tech intgre 2 personnes qui consacrent chacune la veille 3 h par semaine et alimentent 150 clients internes. Via l'acquisition de la solution de veille intgre, la capacit initiale de surveillance et de traitement de l'information a t multiplie par 3, le cot de la collecte d'une

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information a t divis par 4. Le nombre de clients internes destinataires des rapports de veille est pass 500.

Les gains lis la collecte et la veille automatise permettent aussi une adaptation plus rapide une nouvelle organisation.

Un client de l'industrie pharmaceutique, se rorganise afin de s'adapter aux nouveaux dcoupages des ARS (Agences Rgionales de Sant). Initialement, une personne gre la veille pour lensemble du groupe mais sans veille dimension rgionale. Au-del du gain d'efficacit sur les phases de collecte, la solution de veille intgre a permis de disposer d'un bouquet de sources pr paramtres et qualifies de toute la Presse Quotidienne Rgionale. Ce bouquet a donc permis d'tendre la veille une dimension rgionale et dtre en adquation avec la nouvelle organisation en moins de 2 mois.

Lamlioration quantitative et qualitative des flux dinformations


Un gain de prcision via l'augmentation du spectre de surveillance
L'automatisation de la veille et de la collecte, associe des algorithmes de slection prcise de l'information permet la fois d'augmenter la couverture des sources (illimites), et de croiser davantage d'informations pour finalement gagner en pertinence. Vous pouvez, dans le mme laps de temps qu'auparavant, traiter davantage de sources et d'informations et les mettre plus facilement en perspective.

Un client du secteur des assurances a multipli les sources surveilles en incluant dans son spectre (en plus des sources gnralistes conomiques), la Presse Quotidienne Rgionale, les sites d'avis consommateurs, les blogs assurances et marketing. Dans le mme temps, sa frquence de collecte est passe de 2 fois par semaine 3 fois par jour. Les gains se mesurent en termes de ractivit, de temps pass et de qualit des informations.

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Un autre client du secteur de l'agro-alimentaire surveillait via des outils de monitoring non spcialiss 10 forums web, pour observer les discussions en lien avec les problmatiques de nutrition et de sant notamment. Mais compte tenu de la structure des forums (fils de discussions complexes), il tait submerg d'alertes. En s'quipant d'un module ddi la surveillance des forums (filtrant finement les fils de conversations et reconstruisant les discussions pertinentes), il a pu diviser son temps de veille par 3 et augmenter le nombre de forums 18.

Un gain de temps et de prcision pour l'analyse


En passant moins de temps sur les phases de collecte et plus globalement sur les tches faible valeur ajoute, le knowledge worker se consacre davantage l'analyse, vritable "pierre angulaire" du processus de veille. De plus, avec une solution de veille intgre, les outils d'analyses graphiques et d'extraction d'entits nommes (concepts) permettent de gagner du temps en dcryptant, acclrant et facilitant l'analyse via : - la mise en perspective des vnements, - la visualisation en temps rel des ruptures, des tendances, des tonalits de discussion. Vous n'avez plus besoin de lire des centaines d'informations pour dtecter les points essentiels d'volution de votre environnement : les concepts extraits et les graphiques vous guident dans votre travail.

Ainsi, un client d'un groupe du luxe voulait savoir si la faillite retentissante d'une de ses filiales avait impact la rputation de la maison mre. Comment quantifier cet impact et comment ragir ? En interne, cette question est pose par le Comit Directeur. Via la gnration de courbes d'volution analysant plus de 12 000 informations, la rponse apparait en 1 minute : si en interne, les liens entre les 2 entits sont parfaitement connus, il apparat que peu dinternautes fassent au final le rapprochement entre les 2 socits : la maison mre n'est que trs rarement associe sa filiale dans les conversations, mme lors du "pic "de commentaires ngatifs durant les 10 jours succdant la faillite. Ces informations ont permis ce groupe de luxe de prendre leur dcision : celle de ne pas ragir et de laisser passer lorage, plutt que de tenter de sexpliquer et donc de sexposer inutilement.

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Le dveloppement dune veille collaborative


Un outil de veille intgr va permettre des gains lis au travail collaboratif, favoris par ce type de logiciel, et notamment :

Une rduction des cots lis la recherche et la capitalisation d'informations dj existantes dans l'entreprise
Une solution de veille intgre permet de capitaliser l'information en collaboration avec tous les experts ou collaborateurs mtiers intresss au projet. Ces diffrents "capteurs" pourront identifier plus facilement l'information dj produite et la partager. Les rseaux de collaborateurs impliqus augmentent et l'information est dsormais centralise, organise, archive et hirarchise selon la culture et les modes de travail des diffrents collaborateurs.

Une rduction des cots lis aux pratiques isoles


La solution intgre de veille favorise le partage des informations, mais pas seulement : elle facilite aussi l'change de pratiques autour des phases de collecte et d'analyse. Les veilleurs partagent sur les process de sourcing (mthodologie, mise en commun de sources essentielles) et sur leurs connaissances de l'environnement (produit, technologie, tendances). Les bonnes pratiques d'analyse (quelles mthodes, outils, graphiques pour valoriser un rsultat) sont aussi facilites par le partage de tableaux de bord dynamiques et des agents de surveillance.

Une rduction des pertes lis au travail en silo


Un logiciel de veille intgr performant offre une gestion simple des communauts, un partage et une synthtisation rapide des diffrents savoirs disperss au sein du service, de l'entreprise, de ses filiales L'enrichissement collectif de linformation collecte est facilit : Un projet initi par le marketing gagnera par exemple tre qualifi et enrichi par des membres du service commercial ou de la R&D. Une personne de terrain peut ainsi valider l'importance stratgique d'une information considre comme ngligeable par d'autre services. La capacit couvrir des Key Intelligence Topics supplmentaires se dveloppe avec l'implication grandissante de nouveaux collaborateurs.

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Bien sr, un outil ne rsout pas tous les problmes de collaboration. Mais un logiciel favorisant la structuration des groupes de contributeurs en communauts et facilitant les changes entre participant des projets de veille permettra des gains apprciables.

Un client de l'industrie a dploy ses projets de veille l'international en impliquant la France et 7 filiales trangres, et en faisant participer des membres de la R&D, des commerciaux et des personnes du marketing. La solution de veille apporte notamment : - une gestion individuelle des droits utilisateurs au sein de chaque projet. - la possibilit de remonter l'information terrain via des outils mobiles (smartphone notamment) et de confronter les donnes "in situ" (auprs des clients, prospects, salons) avec celles collectes au Sige via les sources presse et web. - le support de 14 communauts d'utilisateurs (marketing Chine march A, R&D produit B France, Ingnieurs d'affaires Asie) rpartis en projets. - la capacit de dploiement des centaines d'utilisateurs dans chaque continent. - l'intgration des fonctions de diffusion, avec des livrables adaptes selon les cibles et objectifs : portail intranet pour les commerciaux, newsletters hebdomadaires pour la R&D, rapport bimensuel et tableaux de bord dynamiques temps rel pour le marketing.

Rpartitions moyennes du temps consacr aux phases de veille observes chez nos clients

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Les autres gains apports par une solution de veille intgre


D'autres types de gains importants sont gnrs par l'installation et le dploiement d'un logiciel intgr de veille et d'intelligence conomique :

Une meilleure ractivit lie au temps rel


La surveillance comme l'analyse en temps rel permet de gagner en ractivit : dtection de rupture de tendances, de dnigrements, de dpart de buzz, surveillance des impacts d'une campagne de communication, mesure des actions correctives d'erputation

Un gain de qualit issu du reporting


La production de tableaux de bord permet un meilleur suivi des rsultats des actions engages (marketing, communication par exemple) et une mesure plus efficace des bnfices potentiels.

Un gain apport par le dveloppement de nouveau


processus et la rduction de l'incertitude

Un gain de temps pour produire les livrables


Une gnration automatique de rapport, de newsletters, de flux intranet vous fait gagner du temps lors de la diffusion de vos informations de veille. De plus, vous pouvez cibler prcisment vos destinataires et mesurer les retours, essentiels pour faire voluer la performance et la qualit de votre veille et animer les communauts.

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Un gain d'image li la valorisation de votre travail


Votre cellule de veille, d'analystes, de documentalistes, de chargs d'tudes est valorise grce des livrables cibls et personnaliss, intgrant une grande varit d'information.

Une simplification de la gestion de vos projets de veille


En utilisant un logiciel grant facilement les communauts de veilleurs, vous gagnez en simplicit lors de la gestion de vos projets de veille via des communauts d'utilisateurs ddis accdant une information cible.

Un gain de temps lors du dploiement


Un logiciel de veille prt accueillir un nombre illimit d'utilisateurs vous dcharge des problmes lis un dploiement de votre processus de veille auprs d'autres dpartements, filiales, villes ou pays via des outils htrognes ou mal adapts.

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Conclusion
La russite de l'implmentation de projets de veille dpend de nombreux facteurs. Le choix du logiciel de veille en est un. La qualit de l'accompagnement pour son dploiement et les ressources humaines associes en est un autre. Il faut en effet penser ds le dpart le processus de veille en termes de facilit de prise en main, d'apprentissage, de rplication des pratiques, de fluidit du workflow d'information et de son intgration CT ou MT auprs d'autres services.

C'est dans cet esprit que les solutions de veille intgres, telles que celles de Digimind, sont conues C'est aussi dans cette optique que les quipes du service Conseil mettent en uvre les projets.

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A propos des auteurs


Christophe ASSELIN
Issu dun cabinet dtudes de march B2B et spcialis depuis 1997 dans la mise en place de systmes de veille (e-France.org, Ecole Militaire), Christophe Asselin allie une connaissance approfondie des secteurs conomiques et une parfaite matrise des outils de recherche sur internet et des solutions avances de veille. Expert reconnu, il dite notamment le site http://www.intelligence-center.com En 2007, il a lanc avec Philippe Duhot le concept d'e-rputation. Spcialiste de la veille internet chez Digimind, il accompagne les clients dans la mise en place de leur dispositif de veille (expression des besoins, dfinition de plans de veille, sourcing, architecture, paramtrage, formation, accompagnement). Il intervient ainsi auprs de socits dans diffrents secteurs : les tlcoms et le high tech avec France Telecom R&D, Microsoft, lindustrie pharmaceutique avec Sanofi Aventis, Roche Pharma, ainsi que pour Alstom Transport, Veolia Environnement, Nestl et pour des rfrences confidentielles dans le secteur des biotechnologies, des tlecoms, de l'imprimerie, de la dfense, du conseil En savoir plus http://c.asselin.free.fr/french/cv1.htm http://twitter.com/asselin

DIGIMIND
Avec plus de 200 clients et de nombreux dispositifs actifs de veille stratgique en France et linternational, DIGIMIND est le leader europen des logiciels de veille stratgique*. Face au surcrot dinformations, sa plateforme intgre de veille facilite la collecte, la diffusion, lanalyse et la publication des informations. Destine toutes les fonctions mtier de lentreprise pour identifier les menaces et les opportunits de leur environnement, la solution Digimind constitue un outil puissant daide la dcision stratgique. (* en chiffre daffaires et nombre de projets de veille dploys) En savoir plus http://www.digimind.fr http//twitter.com/digimindci

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DIGIMIND Services
Digimind Services est le dpartement Conseil de Digimind. Il accompagne les entreprises pour la conception, la mise en uvre et le dploiement de projets de veille qui reposent sur la solution Digimind, apportant ses clients un retour sur investissement de 200 600%. Les mthodologies propritaires du dpartement conseil ainsi que son expertise des problmatiques et sources dinformations sur plus de 10 secteurs dactivit, dveloppe auprs de ses clients depuis de nombreuses annes, permet aux entreprises danticiper les changements de leur environnement pour prendre les meilleures dcisions sur leur march. Le conseil Digimind porte sur tous les aspects du workflow de veille : ciblage stratgique, collecte des informations, traitement et analyse, exploitation et diffusion, gestion de projet, conseil organisationnel et gestion du changement, formations et support fonctionnel et technique. En savoir plus http://www.digimind.fr/services

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Rfrences
1. Pour une valuation quantitative du ROI d'un logiciel de veille, voir : Evaluer le Retour sur Investissement d'un logiciel de veille http://www.digimind.fr/actu/publications/white-papers/111-evaluer-le-retoursur-investissement-dun-logiciel-de-veille.htm 2. 3. 4. Etude Outsell Vertical Search http://www.outsellinc.com/ http://www.freshbusinessthinking.com/news.php?NID=3098 Baromtre Digimind des pratiques de veille des grandes entreprises http://www.digimind.fr/actu/751-le-barometre-des-pratiques-de-veille-entelechargement-gratuit.htm 5. 6. Laurie Buczek Enterprise Social Media Program Manager, Intel State of the Blogosphere 09 http://technorati.com/blogging/feature/state-ofthe-blogosphere-2009/ 7. Twitter: measuring Tweets http://blog.twitter.com/2010/02/measuringtweets.html 8. Baromtre des marques Digimind / Oto Research http://www.digimind.fr/actu/societe/766-digimind-et-oto-research-publient-lebarometre-du-buzz-de-100-grandes-marques.htm 9. http://www.cnnic.net.cn/uploadfiles/pdf/2010/1/15/101600.pdf http://www.nickburcher.com/2009/12/facebook-usage-statistics-bycountry.html http://semiocast.com/static/downloads/Semiocast_Half_of_messages_on_Twit ter_are_not_in_English_20100224.pdf

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Dans la mme collection


> A tlcharger gratuitement sur http://www.digimind.fr/actus/publications

Etudes
"Comparatif des logiciels de veille du march : un guide de benchmark" "Baromtre des pratiques de veille des grandes entreprises franaises" "Baromtre des pratiques de veille des organisations suisses" "Baromtre des marques qui buzzent le plus"

Livres Blancs
"L'analyse de sentiments" Christophe Asselin, Expert Veille Internet, Digimind "Les Forums web pour la veille: Dcouvrez la valeur des conversations du net" Christophe Asselin, Expert Veille Internet, Digimind "e -rputation: Ecoutez et analysez le buzz digital" Christophe Asselin, Expert Veille Internet, Digimind "Le Web 2.0 pour la veille et la recherche d'information : Exploitez les ressources du Web Social" Christophe Asselin, Expert Veille Internet, Digimind "Blogs et RSS, des outils pour la veille stratgique" Christophe Asselin, Expert Veille Internet, Digimind "Dcouvrir et exploiter le Web Invisible pour la veille stratgique" Christophe Asselin, Expert Veille Internet, Digimind "Evaluer le Retour sur Investissement d'un logiciel de veille" Edouard Fillias, Consultant Veille Stratgique, Digimind

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"Evaluer le Retour sur Investissement d'un logiciel de veille" Edouard Fillias, Consultant Veille Stratgique, Digimind "Catgorisation automatique de textes" Mohammed El Haddar, Directeur R&D, Digimind "Extraction automatise dactualits on line pour la veille stratgique" Mohammed El Haddar, Directeur R&D, Digimind

Red Books
Consumer Insight: les avis consommateurs Moyens de paiement Biotechnologie Nanotechnologie Nutrition RFID Risk management Contrefaon

Infographies
Typologie des contributeurs du web social (web 2.0) Typologie des sources Consumer Insight Cartographie des types de veille Cartographie des sources internet dans lAssurance Cartographie des enjeux dun dploiement dun projet de veille Cartographie des sources Pharmacie-Sant sur internet Cartographie des risques majeurs Quest-ce que le Web Invisible ?

> A tlcharger gratuitement sur http://www.digimind.fr/actus/publications

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