03.

FORMATOS ADMINISTRACIN DOCUMENTAL

Ite m 1 2 Cdigo - Nombre del formato Carta Modelo correspondencia Externa MPA-02-F-00-1 - Solicitud de Fotocopias Descripcin Formato modelo para elaboracin de oficios y comunicaciones a nivel externo de la Corporacin. Uso General. Formato para autorizacin de pedido de fotocopias. Uso General. Formato para llevar un control y registro los documentos de soporte y registro del Sistema de Gestin de Calidad que han sido socializados y entregados al personal de la Corporacin. Uso exclusivo de Subdireccin de Planeacin y Fronteras (MECICALIDAD). Formato para realizar solicitudes de modificacin y/o cambio de documentos y formatos pertenecientes al Sistema de Gestin de Calidad. Uso exclusivo de Subdireccin de Planeacin y Fronteras (MECI-CALIDAD). Encuesta para realizar las entrevistas a los productores de los documentos de CORPONOR, segn los formatos establecidos por el Archivo General de la Nacin de Colombia, con el objetivo de identificar y definir las unidades documentales, analizar la produccin y trmite documental, con base en los manuales de procedimientos de las dependencias e Identificar los valores primarios de la documentacin. Uso exclusivo del rea de Archivo y Correspondencia. Formato para registrar el listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por cada unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, indicando la disposicin final de los mismos. Uso exclusivo del rea de Archivo y Correspondencia. Formato para registrar el archivo considerado como fondo acumulado, aplicando criterios de seleccin y valoracin secundaria de la documentacin, para presentarla en el comit de Archivo y Correspondencia y aprobar el destino final de la documentacin: Conservacin Total, Eliminacin y Digitalizacin. Uso exclusivo del rea de Archivo y Correspondencia. Formato para relacionar los documentos que conforman el expediente y dejar constancia de su existencia. Uso General. Formato para actualizar el Inventario del archivo central e histrico que haya cumplido el tiempo de retencin de los documentos. Uso General. Formato para dejar constancia de que el funcionario o contratista ha cumplido con las obligaciones previstas de acuerdo con sus funciones, con motivo de la liquidacin del contrato, traslado o desvinculacin. Uso General. Formato para registrar el prstamo de documentos de acuerdo a las solicitudes verbal o escrita de funcionarios y/o contratistas. Uso General. Formato para dejar constancia sobre la visita para entrega de correspondencia en cada rea, en el caso de no encontrarse al personal encargado de recibirla, en la ruta establecida. Uso exclusivo del rea de Archivo y Correspondencia. Formato para dar trmite a la documentacin interna y externa de la Corporacin. Usado tambin para realizar la devolucin de los documentos cuando llegan incompletos o no estn debidamente firmados el original y sus copias haciendo las respectivas observaciones del caso. Uso General. Formato de apoyo utilizado para registrar y llevar el control de la rutas de entrega de correspondencia (correo entregado a la mano) dirigida al exterior de la Corporacin, en el caso de que el sistema CID no genere el reporte. Uso exclusivo del rea de Archivo y Correspondencia. Formato para registrar la correspondencia que ha sido devuelta por la empresa de correos y ser nuevamente entregada a cada

MPA-02-F-01-1 - Distribucin documentos

MPA-02-F-01-2 Solicitud de cambios de documentos

MPA-02-F-04-1 - Encuesta de Estudio Unidad Documental

MPA-02-F-04-2 documental

Tabla

de

retencin

MPA-02-F-04-3 documental

Tabla

de

valoracin

8 9

MPA-02-F-04-4 Listado de documentos en Expediente. MPA-02-F-04-5 Documental Inventario nico

10

MPA-02-F-04-6 Paz y Salvo MPA-02-F-04-7 Planilla prestamos de documentos MPA-02-F-05-1 - Constancia Servicio de Recorrido Interno control de

11

12

de

Visita

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MPA-02-F-05-2 Nota Interna

14 15

MPA-02-F-05-3 externa

Planilla de

mensajera

MPA-02-F-05-4 - Planilla devolucin correo externo

Ite m

Cdigo - Nombre del formato

Descripcin Subdireccin u Oficina que haba solicitado el servicio de envi, dejando constancia de la devolucin. Uso exclusivo del rea de Archivo y Correspondencia. Formato para sealar el traslado de un documento, cuando el trmite u objeto al que hace mencin compete a otra dependencia y debe hacerse llegar a la oficina y/o funcionario inherente. Uso General. Formato diseado para registrar las solicitudes de envi y recepcin de documentos a travs del fax, por parte de las diferentes dependencias. Uso exclusivo del rea de Archivo y Correspondencia. Formato para registrar y hacer entrega de revistas, folletos, invitaciones, copias, etc, recibidos externamente como parte de la correspondencia externa recepcionada, y ser distribuida en las rutas de entrega de correspondencia interna a las dependencias que corresponda. Uso exclusivo del rea de Archivo y Correspondencia. Formato para sealar el traslado de un documento dentro de la misma Subdireccin u Oficina cuando el trmite u objeto al que hace mencin compete o es delegado a otro funcionario dentro del rea. Uso General. Formato para registrar la informacin nueva que ha adquirido el Centro de Documentacin Ambiental en un periodo determinado (trimestral) y hacerla de conocimiento pblico para el personal interno de la Corporacin y los usuarios. Uso exclusivo del Centro de Documentacin Ambiental. Formato de registro y control de usuarios que diariamente van al Centro de Documentacin Ambiental, a solicitar informacin y realizar consultas del material bibliogrfico disponible. Ficha que debe ser suministrada a cada usuario para ser diligenciada. Uso exclusivo del Centro de Documentacin Ambiental. Formato para registrar el prstamo de documentos, material de consulta, videos, etc del Centro de Documentacin Ambiental, de acuerdo a las solicitudes verbal o escrita de funcionarios y/o contratistas. Uso exclusivo del Centro de Documentacin Ambiental. Formato para ser diligenciado en el caso de que un funcionario no cumpla con la reposicin del material que le hayan prestado, en los trminos del artculo sexto del Reglamento del Centro de Documentacin Ambiental de CORPONOR, o en caso de prdida, dao, mutilacin o no entrega, ser descontado directamente del salario o liquidacin final de las prestaciones sociales mediante la autorizacin de descuento. Uso exclusivo del Centro de Documentacin Ambiental. Modelo de Rotulo para identificar las cajas de archivo de la Corporacin. Uso General. Cuando un documento trae anexos en otro tipo de formatos, como planos o registros de otra naturaleza, y que por sus caractersticas son separados para colocarlos en estantes adecuados, se deben identificar con un rtulo, el cual se elabora en original y copia, por cada anexo. Uso General. Cartula Modelo para marcar los expedientes correspondientes a un mismo asunto o materia. Uso General.

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MPA-02-F-05-5 Planilla de Control de pases de comunicaciones oficiales MPA-02-F-05-6 - Control fax recibidos y enviados

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18

MPA-02-F-05-7 - Planilla envi copias y folletos

19

MPA-02-F-05-8 - Planilla de distribucin de correspondencia dentro de la dependencia:

20

MPA-02-F-06-1 - Boletn de publicaciones

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MPA-02-F-06-2 - Registro de usuario CDA

22

MPA-02-F-06-3 documentos CDA

Control

Prstamo

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MPA-02-F-06-4 - Autorizacin de descuento

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Rotulo de Cajas de Archivo

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Rtulos para Anexos

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Modelo Legajo CORPONOR