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Sistema de Informacin Cientfica

Red de Revistas Cientficas de Amrica Latina, el Caribe, Espaa y Portugal

Oliva, Karim;Arellano, Madelein;Lpez, Mara;Soler, Karen Sistemas de informacin para la gestin de mantenimiento en la gran industria del estado Zulia Revista Venezolana de Gerencia, Vol. 15, Nm. 49, 2010, pp. 125-140 Universidad del Zulia Venezuela
Disponible en: http://redalyc.uaemex.mx/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=29012358008

Revista Venezolana de Gerencia ISSN (Versin impresa): 1315-9984 rvgluz@yahoo.es Universidad del Zulia Venezuela

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Revista Venezolana de Gerencia (RVG) Ao 15. N 49, 2010, 125 - 140 Universidad del Zulia (LUZ) ISSN 1315-9984

Sistemas de informacin para la gestin de mantenimiento en la gran industria del estado Zulia *
Oliva, Karim ** Arellano, Madelein *** Lpez, Mara **** Soler, Karen ***** Resumen
Este trabajo tiene como propsito determinar las caractersticas que distinguen los sistemas de informacin para la gestin de mantenimiento en la gran industria del estado Zulia. Este estudio est basado en una entrevista estructurada aplicada a los gerentes, jefes o encargados de mantenimiento a catorce (14) industrias de la regin seleccionadas de una poblacin de treinta y cuatro (34) empresas, mediante la cual se determin la condicin de los elementos constitutivos de los sistemas de informacin para mantenimiento a saber, administracin de los equipos, rdenes de trabajo, especialidades de mantenimiento, abastecimiento y control de materiales, informes de desempeo y tecnologas de informacin utilizadas. En los resultados se evidencia que la gestin de mantenimiento en las industrias encuestadas hace nfasis en la administracin de los equipos y en la utilizacin de las rdenes de trabajo como mecanismo de planificacin y de control de las actividades de mantenimiento. Se observa heterogeneidad en las caractersticas de los sistemas de informacin que apoyan la gestin de mantenimiento, debido principalmente al empleo dismil de las tecnologas de informacin. Se concluye que las industrias con mayor nivel de automatizacin Recibido: 21-01-09 . Aceptado: 10-12-09 Este trabajo constituye un avance del Proyecto de Investigacin titulado Informacin para la Gestin Privada, financiado por El Consejo de Desarrollo Cientfico y Humanstico (CONDESLUZ) y adscrito al Centro de Estudios de la Empresa. ** Investigadora-Docente de la Facultad de Ingeniera. E-mail: karimoliva@gmail.com *** Investigadora-Docente de la Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales. Cursante del Doctorado en Ciencias Sociales, mencin Gerencia. E-mail: marellano@luz.edu.ve. Ingeniera industrial con maestra en Gerencia de Empresas de la Universidad del Zulia y adscritas al Programa de promocin al investigador del FONACIT. **** Ingeniera industrial con maestra en Gerencia de Empresas de la Universidad del Zulia y adscritas al Programa de promocin al investigador del FONACIT. E-mail: marivi260281@gmail.com ***** Ingeniera Industrial. E-mail: karenssissy@gmail.com *

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Sistemas de informacin para la gestin de mantenimiento en la gran industria del Zulia Oliva, Karim; Arellano, Madelein; Lpez, Mara y Soler, Karen ___________________
muestran sistemas de informacin ms organizados y con mejores posibilidades para el control de la gestin de mantenimiento. Palabras clave: Sistema de informacin, gran industria, gestin de mantenimiento, estado Zulia.

Information Systems for Managing Maintenance in the Main Industry of the State of Zulia
Abstract
The purpose of this work is to determine the characteristics that distinguish information systems for managing maintenance in the principal industry in the State of Zulia. The study is based on a structured interview applied to the managers, heads or those in charge of maintenance for fourteen (14) industries in the region selected from a population of thirty-four (34) companies. The study determined the condition of the constitutive elements for maintenance information systems, such as equipment administration, work orders, maintenance specialties, material storage and control, performance reports and information technologies used. Results show that maintenance management in the interviewed industries emphasizes equipment administration and the use of work orders as planning and control mechanisms for maintenance activities. Heterogeneity was observed in the information system characteristics that support maintenance management, due principally to dissimilar use of information technologies. Conclusions are that industries with a greater level of automation evidence more organized information systems with greater possibilities for controlling maintenance management. Key words: Information system, main industry, maintenance management, State of Zulia.

1. Introduccin
Para cualquier organizacin industrial el mantenimiento es considerado un factor estratgico en la bsqueda de incrementar los niveles de productividad, calidad y seguridad en una empresa. El desempeo de un sistema de mantenimiento implica un constante y eficiente manejo de informacin, lo cual permite a la gerencia integrar las acciones de la empresa durante el desarrollo de los procedimientos y actividades correspondientes a su entorno productivo. La presente investigacin ha sido realizada tomando como base una revisin bibliogrfica sobre la concepcin de sistemas de informacin (SI), enfocando su aplicacin a la funcin de manteni-

miento en grandes industrias. El propsito es determinar las caractersticas que distinguen los sistemas de informacin para la gestin de mantenimiento en la gran industria del estado Zulia, unificando criterios sobre la estructura y el funcionamiento de los sistemas de informacin, como elemento fundamental de soporte para el desempeo de la funcin de mantenimiento. De esta manera, se contrasta esta caracterizacin con evidencia emprica en las grandes industrias del estado Zulia. La gran industria est conformada por grandes cantidades de capital y de personas, siendo un factor potencial de cambio para el desarrollo futuro del sector econmico y diversos beneficios que otorgan a la sociedad. Particularmente, la

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_______________________ Revista Venezolana de Gerencia, Ao 15, No. 49, 2010 gran industria posee mayores fortalezas desde la perspectiva de disponibilidad de recursos y organizacin, respecto a la pequea y mediana industria. Ante la dinmica de un mercado cambiante y exigente, las industrias se encuentran sometidas a enormes presiones para ser competitivas y ofrecer una entrega oportuna de productos con calidad, lo cual requiere la implantacin de un sistema productivo acorde a estas exigencias y se hace imprescindible la utilizacin y modernizacin de equipos con cierta tecnologa para el proceso de transformacin. Por ello, el uso de nuevas tecnologas para optimizar los procesos de produccin, automatizacin y distribucin son pilar fundamental para este sector industrial; dado que, por lo general, estas empresas cuentan con tecnologas y sistemas de punta que les permiten evaluar distintos escenarios y tomar decisiones, de una manera que les ahorra tiempo y dinero1. Considerando que no hay un criterio nico para definir una gran industria, se adopt el criterio establecido por el Instituto Nacional de Estadstica (I.N.E), que considera como gran industria aquella que tenga en su haber un nmero mayor a cien (100) empleados. Con este criterio, se determin la poblacin de las grandes industrias ubicadas en el estado Zulia, totalizando para el ao 2007 una cantidad de 34 industrias. La muestra estuvo conformada por 14 empresas, seleccionadas mediante la tcnica de muestreo aleatorio simple2, que representan el 41.17% de la poblacin. En las industrias seleccionadas, se aplic una entrevista estructurada mediante un cuestionario a gerentes, jefes o encargados del rea de mantenimiento de cada industria, con el fin de obtener evidencia emprica y acercamiento al objeto de estudio relacionado con las actividades de mantenimiento.

2. Sistemas de informacin en las organizaciones

Un sistema de informacin acepta recursos de datos como entrada y los procesa en resultados de informacin como salida, la cual, a su vez, est constituida por datos convertidos a un contexto significativo y til para usuarios finales especficos (OBrien, 2001: 42). Particularmente, Goldratt (1994: 5-6) enfatiza que la informacin slo se puede definir dentro del marco de la toma de decisiones, estando este proceso imbricado en el sistema de informacin. De all, que se plasme que el contexto y el usuario van a determinar el proceso de decisin, propio de la gestin de cualquier tipo de organizacin y relacionado con su sistema de informacin.

Segn cifras aportadas por el Centro Nacional de Tecnologas de Informacin (C.N.T.I.), el desarrollo industrial venezolano se expresa en aproximadamente un 10% de establecimientos de la gran industria. El clculo fue realizado considerando la frmula de poblaciones finitas establecida por Sierra Bravo (1997:227), asumiendo 40% y 60% para p y q, respectivamente, con un nivel de confianza de 95% (2s) y error de 20%.

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Sistemas de informacin para la gestin de mantenimiento en la gran industria del Zulia Oliva, Karim; Arellano, Madelein; Lpez, Mara y Soler, Karen ___________________ Ahora bien, para Oz (2000: 527) en el plano de la planeacin estratgica se requiere la declaracin de una misin corporativa que aclara su propsito y sus metas generales, y que proporcionan un marco referencial para la formulacin de los objetivos estratgicos de la organizacin. La misin delinea el propsito de los sistemas de informacin en la organizacin; de esta manera, vincula la estrategia con el sistema de informacin, determinando el tipo de organizacin y sus responsabilidades. En el mbito de la organizacin, Burch y Grudnitski (1998: 583) consideran dos filosofas relacionadas con la utilizacin de SI: (a) Reactiva, orientada a la base de la organizacin, y visualiza el sistema de informacin como un arma defensiva tctica y operacional que responde al procesamiento de datos y reportes; y (b) Proactiva, orientada hacia toda la organizacin, donde el SI representa un arma ofensiva estratgica. La primera permite que la organizacin se mantenga y sobreviva, la segunda ofrece una ventaja competitiva. Por su parte, Montilva (1999: 55) refiere que el sistema de informacin de una organizacin representa un subsistema, que a su vez est conformado por diferentes subsistemas de informacin estrechamente interrelacionados, asociados a las reas funcionales, y que como un todo contribuyen a alcanzar los objetivos organizacionales. La configuracin de los sistemas de informacin se presenta con aspectos distintivos entre diversos autores, relacionados con: (a) grado de especificidad, (b) alcance y (c) clasificacin de los elementos que los configuran. Por ello, se analizarn algunas tipologas, para identificar los elementos propios de los sistemas de informacin. Segn Oz (2001:16) todos los sistemas de informacin operan de la misma forma, mediante cuatro operaciones principales: Introduccin de datos en el sistema de informacin (entrada), cambio y manipulacin de los datos en el sistema de informacin (procesamiento de datos), obtencin de informacin fuera del sistema de informacin (salida) y almacenamiento de datos e informacin (almacenamiento). As, establece una configuracin bsica que se encuentra relacionada con las funciones de un sistema de informacin, ms no as con los elementos constitutivos del mismo. Por su parte, Cohen y Asn (2005: 7-8) refieren que los sistemas de informacin comprenden cuatro actividades bsicas: a) entrada de informacin, proceso mediante el cual el sistema de informacin toma los datos que requiere para procesar la informacin; b) almacenamiento de informacin, definida como la capacidad del sistema para guardar informacin; c) procesamiento de informacin, relacionado con la capacidad del sistema de informacin para efectuar clculos, que permite la transformacin de datos fuente en informacin que puede ser utilizada para la toma de decisiones; y d) salida de informacin, visto como el producto del sistema de informacin y relacionado con su capacidad para emitir informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. stos se corresponden con los procesos principales de todo sistema de informacin, sin obviar una funcin de retroalimentacin, que el sistema debe cumplir como mecanismo para

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_______________________ Revista Venezolana de Gerencia, Ao 15, No. 49, 2010 ejercer control sobre aquellos procedimientos a los cuales soporta el sistema de informacin. Por su parte, Burch y Grudnitski (1998: 58-61,64,66) conforman los sistemas de informacin en seis componentes estructurales, a saber: a) entrada, esquemas que le permiten al usuario comunicarse con el sistema mediante una combinacin de preguntas y respuestas, comandos, teclas de funcin, mens, entre otros; b) modelos, los cuales utilizan la entrada y datos almacenados, para producir los resultados deseados; c) salida, como el producto del sistema de informacin, con caractersticas de calidad y plasmada en documentos para todos tipo de usuario; d) tecnologa, la cual reduce el tiempo y el espacio entre el usuario y el sistema, y est conformada por: computadora y almacenamiento auxiliar, telecomunicaciones y software; e) base de datos, lugar en donde se almacenan todos los datos necesarios para atender a las necesidades de los usuarios; y, finalmente, f) controles, que proporcionan a los usuarios un sistema confiable y el tipo de acceso que necesiten para realizar sus tareas o sostener un dilogo con el sistema. Para Cohen y Asn (2005: 7) los elementos que conforman un sistema de informacin incluyen: a) equipo computacional, computadoras o cualquier otro dispositivo (hardware) necesario para que el sistema de informacin pueda operar; b) recurso humano, refiere aquellas personas que interactan con el sistema de informacin; c) datos o informacin fuente, aquello que se introduce en el sistema para generar como resultado la informacin que desea; d) programas, aquellos ejecutados por las computadoras, que hace que los datos de entrada introducidos sean procesados y generen los resultados que se esperan; e) telecomunicaciones, que a su vez se conforman de equipo computacional y programas, pero especficamente relacionados con aquellos que facilitan la transmisin de texto, datos, imgenes y voz en forma electrnica; y f) procedimientos, que incluyen las polticas y reglas de operacin, tanto en la parte funcional del proceso de negocio, como los mecanismos para hacer trabajar una aplicacin en la computadora. Estas tipologas difieren significativamente, dado que Burch y Grudnitski incluyen la entrada y salida como componentes, cuando realmente se identifican como procesos del sistema de informacin; adems su identificacin de las bases de datos como un lugar de almacenamiento se contrapone a lo planteado por Oz cuando identifica el almacenamiento como una operacin de los sistemas de informacin. Por otra parte, los componentes designados como modelos y controles, se corresponderan, en un sentido ms amplio, con la definicin de procedimientos dada por Cohen y Asn. As, coincidimos con Burch y Grudnitski, slo en la designacin de tecnologas como un elemento de los sistemas de informacin. El contraste entre estos planteamientos, radica en ver las tecnologas como un elemento de los sistemas de informacin y no que debido a sus potencialidades, las TIC se presenten excediendo el desarrollo y funcionalidad del sistema de informacin. Los aportes de Burch y Grudnitski (1998: 63-64) permiten visualizar la tecnologa informtica como un factor de interconexin que forma parte de la infraes-

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Sistemas de informacin para la gestin de mantenimiento en la gran industria del Zulia Oliva, Karim; Arellano, Madelein; Lpez, Mara y Soler, Karen ___________________ tructura de una organizacin para coordinar sus operaciones. Esto permite que los sistemas no estn funcional y espacialmente separados del lugar de trabajo, sino que se presenten como una red interconectada de trabajo. En este caso, partiremos del concepto de tecnologas de informacin planteado por Barros (1998:11-12), quien las identifica con la denominacin moderna dada al conjunto de elementos computacionales3 en el cual se instalan aplicaciones4, las cuales permiten coordinar esos elementos y dirigir su funcionamiento para generar un determinado servicio a un usuario final. Se incluyen adicionalmente las comunicaciones por medio de redes, capaces de interconectar computadores y aplicaciones5. Tal como lo plantea Carr (2005: 12) la importancia estratgica de las tecnologas de informacin y comunicacin (TIC) no es creciente, como muchos afirman o suponen, sino decreciente. A medida que stas llegan a ser ms poderosas, ms estandarizadas y ms accesibles, dejan de ser tecnologas propietarias que las compaas pueden usar como una ventaja sobre sus rivales, para convertirse en tecnologas infraestructurales que todos los competidores comparten. Las TIC se convierten en un factor de produccin que permite a las organizaciones mantenerse en el mercado, pero no asegura su sobrevivencia. Barros (1998:16) asevera que el papel de la tecnologa est totalmente determinado por cmo se realicen las actividades humanas del sistema -en cuanto a mtodos, prcticas, tcnicas y procedimientos- y su ejecucin est determinada por las posibilidades de las tecnologas. Por ello, de acuerdo a lo planteado por Cohen y Asn, otro de los elementos que conforman un SI son los procedimientos. As, Barros plantea una inseparabilidad entre cmo hacer las actividades humanas y el uso las tecnologas de informacin, por ello, se establece como fundamental la organizacin administrativa del quehacer humano, y su registro permitir realizar una adecuacin de los procedimientos al promover alguna iniciativa de automatizacin. Asumimos que los otros dos elementos constitutivos de un SI son: las personas que interactan con l y los datos, partiendo de la definicin de Goldratt en cuanto a que la informacin se conforma como resultado o producto del sistema.

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Se corresponde con el hardware o componentes fsicos monitor, CPU, memoria principal (RAM), disco duro, perifricos, etc. el computador en s. Compuesto por el software sistema operativo o programas de aplicacin , o sea, las instrucciones en lenguaje computacional. Barros refiere cualquier otro componente como parte de una aplicacin computacional, lo cual parece ambiguo. Asumimos los elementos computacionales como tecnologa dura (hardware) y las aplicaciones como tecnologas blandas (software), cualquier otro componente, exceptuando los comunicacionales, pertenece a estas categoras.

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3. Gestin de mantenimiento en la gran industria

El funcionamiento de un equipo origina un desgaste, que en el tiempo produce efectos en su operatividad ocasionando interrupciones al proceso productivo, desde el incumplimiento de compromisos adquiridos o escasez, inclusive hasta perjuicios legales. Tambin un mantenimiento adecuado contribuye a minimizar riesgos de trabajo. Por ello, el funcionamiento de los equipos es una garanta para las exigencias de produccin y depende, principalmente, de un adecuado sistema de mantenimiento, ya sea con base en un sistema de informacin tradicional o un sistema acorde a los avances tecnolgicos de esta era informacional. El mantenimiento es un servicio que agrupa una serie de actividades mediante las cuales un equipo, mquina, construccin civil o instalacin, se mantiene o se restablece a un estado apto para realizar sus funciones, siendo importante en la calidad de los productos y como estrategia para una competencia exitosa. Los esfuerzos realizados en el rea de mantenimiento consisten en reducir al mnimo el efecto de las averas de los equipos y de las instalaciones, y proporcionar informacin relacionada con la experiencia y conocimiento a los departamentos relacionados con el proceso productivo, a fin de reducir el trabajo de mantenimiento, el tiempo improductivo y sus costos. Para Dounce (1984) el objetivo bsico del mantenimiento es maximizar la disponibilidad de los equipos e instalaciones para las actividades de produccin, y

para ello propone los siguientes objetivos especficos: a) asegurar el funcionamiento confiable y eficiente de los equipos e instalaciones, acorde a los patrones establecidos de seguridad, proteccin ambiental e imagen de la empresa; b) evitar el deterioro acelerado de los equipos e instalaciones; c) proporcionar los servicios necesarios para la continuidad operacional de las instalaciones, y el bienestar de la comunidad. Entre las funciones de mantenimiento destaca la diferenciacin de tres grandes grupos: administrativas, tcnicas y de operacin. Las administrativas comprenden: (a) poltica y organizacin del mantenimiento, (b) planificacin y programacin de las actividades de mantenimiento, (c) anlisis y evaluacin econmica y de presupuesto, (d) necesidades y capacitacin del personal, (e) registro de subcontratistas, (f) registros e informes para el control de mantenimiento, (g) control de partes de repuestos y de herramientas. Las funciones tcnicas estn referidas a: (a) anlisis de rendimiento de los equipos, (b) estudio de las causas de fallas, (c) preparacin de normas e instrucciones de inspeccin, exploracin, reparacin y anlisis de sustituciones. Finalmente, en las funciones de operacin se incluyen: (a) la inspeccin (rutinaria, peridica y de aceptacin), (b) operaciones de preparacin (lubricacin, ajuste y reparacin), (c) trabajos de ingeniera (maquinado, soldadura, acabado, entre otros)6. El cumplimiento de estas funciones implica la aplicacin de criterios y mtodos innovadores, tanto en el rea de la ingeniera como en el rea de informtica. En consecuencia, y en concordancia con lo expresado por Garca (1998), el diseo

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Sistemas de informacin para la gestin de mantenimiento en la gran industria del Zulia Oliva, Karim; Arellano, Madelein; Lpez, Mara y Soler, Karen ___________________ de la organizacin y los procesos de mantenimiento deben estar soportados por un sistema de gestin de la informacin que posibilite la incorporacin de modificaciones derivadas de la innovacin tecnolgica, y la integracin de informacin con la perspectiva de una gestin global de la organizacin. Por ello, se requiere una clara definicin de los procesos asociados al mantenimiento, identificando responsabilidades y perfiles de acceso a la informacin adecuados que garanticen tanto la seguridad del sistema como la pertinencia de la informacin introducida y emitida. Duffuaa, Raouf y Dixon (2000:302303), establecen dos elementos fundamentales para el funcionamiento eficaz de un sistema computarizado de administracin del mantenimiento: (a) capacidad para apoyar las principales actividades en el proceso del mantenimiento, (b) capacidad de configuracin del software y el hardware en trminos de su confiabilidad, facilidad de uso, calidad de la informacin y procesamiento oportuno. Al incrementarse la capacidad de procesamiento de la informacin, los sistemas de informacin en mantenimiento han evolucionado para utilizar las nuevas tecnologas que generan ciertos beneficios. De esta manera, Garca (1998) afirma que algunos de los beneficios derivados incluyen: a) la reduccin de costos y el aumento de la eficacia de la funcin de mantenimiento; b) mejora de la fiabilidad y disponibilidad y alargamiento del ciclo de vida de las instalaciones; c) aumento de la seguridad integral; d) reduccin de stocks en la gestin de aprovisionamientos; y e) mejora en la disponibilidad de informacin adecuada sobre mantenimiento para la toma de decisiones empresariales. Si bien la incorporacin al rea de mantenimiento de un sistema asistido por computadora no es un requisito indispensable para lograr una gestin de mantenimiento eficaz, su implementacin facilita y simplifica significativamente dicha gestin cambiando el funcionamiento de las organizaciones. Las organizaciones deben estar dispuestas a una comprensin de los sistemas de informacin y aprehender una cultura informtica para el desarrollo de este tipo de proyectos.

4. Caracterizacin de los sistemas de informacin para mantenimiento

La investigacin de campo para la recopilacin de la evidencia emprica relacionada con las actividades de mantenimiento se estructur con base en las caractersticas especficas de los sistemas de informacin en la funcin de mantenimiento planteadas por Duffuaa, Raouf y Dixon (2000: 303). Estas caractersticas comprenden la informacin bsica que debe poseer un sistema computarizado de informacin para mantenimiento, estableciendo cinco mdulos: 1) administracin del equipo; 2) control de rdenes de trabajo; 3) administracin de las especiali-

Las actividades tcnicas y operativas subyacen al control administrativo, por ello, la evidencia emprica se recopilar tomando como base las actividades administrativas.

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_______________________ Revista Venezolana de Gerencia, Ao 15, No. 49, 2010 dades de mantenimiento; 4) abastecimiento y control de materiales; e 5) informes de desempeo7. Para esta caracterizacin se incluy el elemento de tecnologas de informacin como factor primordial en los sistemas de informacin. Cabe destacar que todas las empresas encuestadas poseen en su estructura organizativa la funcin de mantenimiento como una funcin diferenciada de carcter operativo, lo cual implica que esta funcin es establecida como una gerencia o un departamento con responsabilidades y recursos especficos. El anlisis estar enfocado particularmente hacia el control de la gestin de mantenimiento, dada la trascendencia que posee esta funcin para las actividades de produccin, el cual requiere de un sistema gil y coordinado de captura y procesamiento de informacin que permita la toma de decisiones oportunas. a. Administracin del equipo La mejora de la eficacia del equipo requiere la medicin de las prdidas que afectan la disponibilidad del equipo, su eficiencia y la calidad del producto. Para Duffuaa, Raouf y Dixon (2000) la informacin bsica que se debe disponer sobre los equipos es su identificacin (normalmente asociada a un cdigo), ubicacin, fecha de instalacin, estado o condicin, informacin tcnica, historia del equipo (incluye fallas registradas, tipo de fallas) y programa de mantenimiento, herramientas especiales y procedimientos de seguridad. En la Tabla 1 se aprecia la relevancia que las industrias del sector dan a sus activos; se refleja un alto grado de organizacin en cuanto a la disposicin de archivos de informacin codificada y clasificada sobre la identificacin y las caractersticas tcnicas de los equipos; sin embargo, los sistemas de informacin reflejan debilidad en los registros del historial de fallas de los equipos y en la existencia de mecanismos que permitan determinar la condicin operativa de los equipos, la cual es una informacin vital para la toma de decisiones. Se presenta, tambin, deficiencia en la identificacin del equipo con respecto a: a) su ubicacin, que puede ser en aquellos equipos con facilidad para su movilizacin y no se realiza su respectivo rastreo, y b) fecha de fabricacin, que para efectos de depreciacin del equipo puede ser considerado como elemento fundamental. b. rdenes de trabajo (ODTs) El propsito del sistema de rdenes de trabajo es proporcionar medios para solicitar por escrito el trabajo que va a realizar el departamento de mantenimiento, seleccionar por operacin el trabajo solicitado, asignar el mejor mtodo y los trabajadores ms calificados para el trabajo, reducir el costo mediante una utilizacin eficaz de los recursos, mejorar la planeacin y la programacin del trabajo

Para efectos de esta investigacin se consideran estos mdulos relacionados con los Datos de un sistema de informacin, necesarios para la produccin pertinente de informacin y el control de gestin del mantenimiento. No se realizar nfasis en los elementos de Personas y Procedimientos, dada la delimitacin del tema.

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Sistemas de informacin para la gestin de mantenimiento en la gran industria del Zulia Oliva, Karim; Arellano, Madelein; Lpez, Mara y Soler, Karen ___________________

Tabla 1. Administracin del equipo

Caracterstica Existencia de base de datos de los equipos Informacin contenida en la base de datos: - Cdigo - Especificaciones - Nmero de serie - Fabricante - Ubicacin - Fecha de fabricacin Existencia de historial de vida de los equipos Existencia de criterios de jerarquizacin de los equipos Existencia de archivos de informacin tcnica de los equipos El sistema suministra informacin sobre la condicin del equipo en cualquier momento Fuente: Elaboracin propia. Porcentaje 100%

Tabla 2. rdenes de trabajo

Caracterstica Existencia de formatos de ODT Informacin contenida en la ODT: - Tiempo consumido en el trabajo - Tiempo muerto - Fecha y hora de culminacin de los trabajos - Causa de las fallas - Consecuencia de las fallas - Materiales utilizados - Herramientas utilizadas Fuente: Elaboracin propia. Porcentaje 78,6%

100% 92,9% 85,7% 85,7% 57,1% 57,1% 57,1% 100% 100%

100% 100% 100% 90,9% 81,8% 63,6% 45,5%

28,6%

de mantenimiento, y mejorar el mantenimiento en general. Dependiendo del diseo del formato de la ODT, sta puede ser utilizada como una solicitud de trabajo, un documento de planeacin, un registro histrico, una herramienta para el monitoreo y control, y una notificacin de trabajo completado. En cuanto a la existencia de las ODTs, como puede observarse en la Tabla 2, se hace un uso significativo de este mecanismo de planeacin y de control para los trabajos de mantenimiento; sin embargo, an persisten industrias que no lo utilizan, empleando otros procedimientos poco formales. La informacin contenida en las ODTs de las grandes industrias encues-

tadas est dirigida principalmente a conocer el impacto de las fallas en la produccin y al uso de los recursos de mantenimiento; sin embargo, a este respecto se presentan deficiencias en cuanto al control de materiales y herramientas utilizadas. c. Administracin de las especialidades de mantenimiento El seguimiento a las especialidades de mantenimiento resulta crucial para suministrar a la unidad de planificacin la informacin necesaria para programar las ODTs. El sistema de informacin debe contener informacin referente a: nombre del personal, fecha de contratacin, especialidad, salario, cargo, cdigo de la especialidad, estado de la especialidad (asignacin, vacaciones, mdico, en servicio), entre otras. Los resultados del estudio muestran una escasa inclinacin hacia el registro de la informacin de los trabajadores por parte de la gestin de mantenimiento, ya que esta responsabilidad se considera

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_______________________ Revista Venezolana de Gerencia, Ao 15, No. 49, 2010 propia del departamento de recursos humanos, lo cual desde el punto de vista del manejo de la informacin para la planificacin y el control de las actividades de mantenimiento representa una gran debilidad, dado que de la administracin apropiada de este recurso depende en gran medida la eficiencia de la gestin de mantenimiento. d. Abastecimiento y control de materiales Un funcionamiento adecuado del sistema de mantenimiento depende en gran medida de la administracin de los inventarios de materiales. De hecho, una parte significativa del presupuesto de mantenimiento est representado por este rubro, lo cual induce a la consideracin de factores econmicos. Si la inversin es excesiva los resultados son elevados costos de mantenimiento de inventario8. Por el contrario, si no se cuenta con las refacciones y materiales necesarios para las reparaciones y servicios de los equipos, el costo de tiempo muerto se puede incrementar enormemente. Por ello, los esfuerzos deben estar dirigidos a lograr un sistema de administracin de inventarios equilibrado. En el proceso de elaboracin de una ODT, el planificador identifica los materiales que se requerirn, para lo cual debe verificar que se cuente con las existencias necesarias. Duffuaa, Raouf y Dixon (2000: 311) son contundentes al expresar que la disponibilidad de los materiales9 es decisiva para una planeacin, programacin y control sin contratiempos de los trabajos de mantenimiento.

Tabla 3. Administracin de las especialidades de mantenimiento

Caracterstica Existencia de base de datos de los trabajadores. El sistema permite el registro de la condicin de los trabajadores en cualquier momento. Informacin registrada del personal de mantenimiento: - Especialidad - Cargo - Direccin - Aos de servicio - Fecha de contratacin - Grado de instruccin - Salario Fuente: Elaboracin propia. Porcentaje 35,7%

28,6%

100% 80% 80% 80% 60% 60% 20%

En general, las empresas tienden a reducir sus inventarios, realizando esfuerzos en cuanto a sus costos operacionales con menores cantidades de pedido y trabajando estrechamente con sus proveedores. As, se disminuyen tiempos de suministro y se reduce la necesidad de mantener elevados inventarios (Davis; Aquilano y Chase, 2001: 465), bsicamente, porque el costo de mantenimiento de inventario vara en proporcin directa con el nivel de inventarios. Esto puede lograrse con la interconexin a las funciones bsicas de un sistema de informacin de inventario que muestre: disponibilidad de los materiales, materiales solicitados y su estado, rdenes de compra abiertas, ajustes de inventario, elaboracin de rdenes de compra, entre otras.

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Sistemas de informacin para la gestin de mantenimiento en la gran industria del Zulia Oliva, Karim; Arellano, Madelein; Lpez, Mara y Soler, Karen ___________________ En la Tabla 4 se observa que la condicin de los sistemas de informacin en relacin a la gestin de los materiales de mantenimiento es precaria en la mayora de las industrias encuestadas. La disponibilidad de informacin sobre materiales recae en el departamento de compras o en el almacn de materiales (50% de las industrias), mientras que el sistema de informacin de mantenimiento no cuenta con una base de datos interrelacionada al sistema de inventario. En relacin a la informacin que se registra en la base de datos, es significativo el hecho de que en apenas el 42,9% de las industrias, la funcin de mantenimiento maneja informacin sobre el precio de los materiales; esto obedece principalmente a que las decisiones de compra normalmente las toma otro departamento. Asimismo, la clasificacin de materiales para las decisiones de las polticas de inventario, tampoco es considerada relevante en la gestin de mantenimiento. En pocas industrias (21,4%), el sistema de informacin de mantenimiento puede proporcionar informacin en tiempo real sobre la condicin del inventario, informacin fundamental para la programacin de las ODTs. Esta deficiencia de informacin dificulta la verificacin de existencias de repuestos en momentos crticos para la operatividad de las plantas. La disposicin de un directorio de proveedores de servicios de mantenimiento y fabricantes que contenga su identificacin y desempeo permite asegurar las mejores decisiones de contratacin; de manera similar, la seleccin de proveedores de materiales requiere la disponibilidad de esta informacin. Slo el 35,7% de los sistemas de informacin de

Tabla 4. Abastecimiento y control de materiales

Caracterstica Existencia de base de datos de materiales y repuestos para mantenimiento. Informacin registrada en la base de datos: - Cdigo - Descripcin del material o repuesto - Proveedor - Cantidad en existencia - Precio - Clasificacin El sistema permite la consulta de la condicin del inventario en cualquier momento. El sistema registra informacin sobre los proveedores. Fuente: Elaboracin propia. Porcentaje

50%

100% 100% 85,7% 85,7% 42,9% 42,9%

21,4% 35,7%

mantenimiento de las industrias encuestadas poseen estos registros actualizados. Se observa una gran vulnerabilidad en este elemento que es primordial para el buen desempeo de la gestin de mantenimiento, particularmente en aquellas empresas que no poseen sistemas de informacin integrados, y que no tienen la posibilidad de manejar la informacin de disponibilidad de inventario en tiempo real. Debe existir una relacin muy estrecha entre el departamento de mantenimiento y el departamento de compras, dado que los repuestos e insumos que se adquieren para mantenimiento normalmente poseen especificaciones tcnicas muy definidas, que de no cumplirse a cabalidad pueden afectar seriamente el funcionamiento de las actividades de produccin.

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_______________________ Revista Venezolana de Gerencia, Ao 15, No. 49, 2010 e. Informes de desempeo El control de las actividades de mantenimiento debe estar soportado por un sistema de informacin que permita la recopilacin de los datos de mantenimiento y permita determinar el estado de las mismas, as como mostrar el desempeo con relacin a lo planificado. El departamento de mantenimiento debe contar con un sistema de informes regulares que reflejen el estado del mantenimiento, un resumen del trabajo de mantenimiento realizado, una lista de los gastos de mantenimiento por centro de costos o equipos importantes, informes de trabajos pendientes en trminos de horas-hombre, informes de inspeccin del mantenimiento preventivo, tiempo muerto del equipo principal, informe de ODTs abiertas, informes de eficiencia que comparan las horas estimadas contra las horas reales, informes de variacin del presupuesto mensual de mantenimiento respecto al consumo materiales y mano de obra, entre otros. En la Tabla 5 se presentan los resultados del estudio sobre la produccin de informes mensuales (casi generalizada entre las industrias) de las actividades de mantenimiento. Sin embargo, la informacin contenida en los informes es limitada y no genera en su totalidad informacin necesaria para la gestin eficiente de mantenimiento. Los sistemas de informacin dan muestras de permitir un monitoreo constante de las actividades mediante el seguimiento de las ODTs, lo cual es importante para la toma de acciones correctivas sobre desviaciones en la ejecucin de los trabajos. Sin embargo, el 50% de

Tabla 5. Informacin sobre el desempeo

Caracterstica Genera reportes peridicos sobre la ejecucin de las actividades de mantenimiento. Informacin contenida en los informes: - Fallas - ODTs atendidas - Estadsticas de los tiempos de operacin de los equipos - Estadsticas de los tiempos de parada de los equipos - Costo de los materiales y repuestos - Costo de la mano de obra - Estadsticas de los tiempos de reparacin Permite conocer el estatus de las ODTs en cualquier momento. Genera indicadores de desempeo. Indicadores generados: - Tiempo medio entre fallas - Porcentaje de rdenes satisfechas a tiempo - Disponibilidad - Productividad de la mano de obra - Confiabilidad - Mantenibilidad Fuente: Elaboracin propia. Porcentaje

85,7%

91,7% 66,7% 50%

50% 41,7% 41,7% 25%

50% 50% 85,7% 71,4% 42,6% 42,6% 28,6% 14,3%

las industrias utiliza medios informales para obtener este tipo de informacin. La generacin de indicadores es una herramienta fundamental para la gestin de mantenimiento, proporcionando resultados principalmente de carcter econmico y gerencial, que permiten observar la coherencia entre el desempeo

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Sistemas de informacin para la gestin de mantenimiento en la gran industria del Zulia Oliva, Karim; Arellano, Madelein; Lpez, Mara y Soler, Karen ___________________ de la funcin de mantenimiento y los objetivos planteados por la direccin de la empresa. Como se puede observar, el 50% de las industrias genera indicadores de desempeo, entre los cuales destacan la medicin del tiempo promedio entre fallas de los equipos y la satisfaccin oportuna de los trabajos requeridos. Indicadores como disponibilidad, confiabilidad y mantenibilidad propios de la gestin de mantenimiento presentan limitaciones para su elaboracin debido a la deficiencia en los registros de informacin. f. Tecnologas de informacin Si bien no es requisito indispensable, para lograr una gestin eficiente, la incorporacin al rea de mantenimiento de un sistema de informacin asistido por computadora, su implementacin facilita y simplifica significativamente el desarrollo del control de las actividades de mantenimiento. La utilizacin de las tecnologas de informacin en este sector para el manejo y procesamiento de la informacin de mantenimiento se encuentra limitada, como se puede apreciar en la Tabla 6. Slo el 35.7% de las industrias poseen sistemas automatizados, mientras que una porcin similar se conduce mediante herramientas computacionales como hojas de clculo que permiten llevar la coordinacin y control de las distintas activi-

Tabla 6. Tecnologas de informacin

Caracterstica Posee un sistema de informacin totalmente automatizado Posee un sistema de informacin semi-automatizado Posee un sistema de informacin manual Tipo de sistema automatizado: - Integrado - Aplicacin especfica de mantenimiento - Semi-integrado Fuente: Elaboracin propia. Porcentaje

35,7% 35.7% 28.6% 40% 40% 20%

dades; el 28,6% de las industrias encuestadas utiliza formatos y fichas como procedimientos manuales para estos fines. Las industrias que utilizan sistemas automatizados integrados gestionan todas las reas funcionales de la industria para el desarrollo de sus operaciones10. Las empresas con aplicaciones especficas de mantenimiento utilizan programas que consisten en sistemas modulares que permiten la planificacin de acciones de mantenimiento, adems, llevan un control sobre los activos de una empresa e interactan nicamente con las reas estrechamente relacionadas con el mantenimiento como lo son produccin, compras, almacn y recursos humanos11. Finalmente, un 20% de las industrias repor-

10

11

Tales como el sistema conocido como Sistema, Aplicaciones y Productos (SAP/R3), que permite conocer la informacin disponible al momento y facilita el intercambio de informacin entre los entes involucrados. Entre ellos se encuentran Mximo y Mantenimiento Preventivo.

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_______________________ Revista Venezolana de Gerencia, Ao 15, No. 49, 2010 taron el uso de aplicaciones creadas para satisfacer los requerimientos especficos de informacin y que funcionan de manera aislada. do que estas funciones son para el desarrollo de la funcin de mantenimiento, ocasionando riesgos de desviaciones significativas de presupuestos y fallas crticas de equipos. Por otra parte, aunque existe una generacin suficiente de reportes peridicos sobre la ejecucin de las actividades de mantenimiento; slo en la mitad de las industrias son utilizados como una herramienta para el control de gestin, con ciertas limitaciones en el tipo de estadstica registrada. Indicadores propios de la funcin de mantenimiento an no son registrados con regularidad en estas industrias, a pesar que un tercio de ellas utilizan sistemas totalmente automatizados. Las deficiencias de disponibilidad de informacin en los sistemas de mantenimiento presentadas en estas industrias y la falta de sistemas integrados con las funciones de recursos humanos, de inventario y compras, muestran profundas brechas en la concepcin de estos sistemas y se limita el control de la gestin de mantenimiento. Algunas industrias perciben a los sistemas de mantenimiento como una herramienta de carcter utilitario para el desarrollo de las actividades cotidianas, posicin cuestionable sobre la prioridad de este tipo de sistemas para las organizaciones. Otras industrias, realmente, los conciben como una forma de lograr una ventaja competitiva. Esta ltima decisin conlleva a una disposicin hacia la mejora de los procesos en la organizacin. En este caso particular, las industrias con un mayor nivel de automatizacin mostraron sistemas de informacin ms organizados y con mejores po-

5. Conclusiones
Entre las industrias estudiadas se observa un alto grado de heterogeneidad en el diseo y funcionamiento de los sistemas de informacin de mantenimiento, que va desde sistemas sencillos con procedimientos informales, como respuesta a necesidades inmediatas, hasta sistemas ms sofisticados con procedimientos sistemticos y con un alto grado de automatizacin. Si bien las industrias muestran cumplimiento de las funciones de mantenimiento, sus niveles de eficiencia estn estrechamente vinculados a los mecanismos de control de gestin, los cuales difieren significativamente en cantidad y en cualidad. Los sistemas de informacin para mantenimiento de las grandes industrias analizadas del Estado Zulia, en general, poseen una administracin adecuada de la informacin tcnica de los equipos, mostrando deficiencias en el historial de fallas y condicin operativa. Aun cuando la mayora de las industrias funcionan con rdenes de trabajo como mecanismo de planeacin y de control para los trabajos de mantenimiento, algunas emplean procedimientos pocos formales, limitando el control de la gestin. Las funciones relacionadas con las especialidades de mantenimiento y abastecimiento y control de materiales son consideradas como propias de recursos humanos y de compras o almacn de materiales, respectivamente; no se encuentra estipula-

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Sistemas de informacin para la gestin de mantenimiento en la gran industria del Zulia Oliva, Karim; Arellano, Madelein; Lpez, Mara y Soler, Karen ___________________ sibilidades hacia el control de la gestin de mantenimiento, lo cual muestra que las tecnologas pueden ser un elemento potencial para el desarrollo de los sistemas, pero stos junto al accionar de los gerentes permiten, finalmente, fortalecer el desempeo de las funciones dentro de una organizacin.
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