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PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO: EXPLANAO DAS PRINCIPAIS CARACTERSTICAS QUE COMPEM O PERFIL

Mrcia Fernanda Pasa Bortolotto1; Ednilse Maria Willers2

RESUMO: O profissional de Secretariado Executivo pea chave dentro da organizao, devido flexibilidade do seu perfil atribuies e competncias. Esse estudo trs uma explanao sobre aas competncias tcnicas e humanas que o profissional precisa ter para estar apto ao que as organizaes esperam e precisam neste mercado competitivo e globalizado. Mas importante que esse profissional entenda o seu papel e assuma para si a responsabilidade de desenvolver e aprimorar caractersticas que compem o seu perfil, como flexibilidade, criatividade, liderana, dinamismo, iniciativa, eficincia, descrio, cooperativismo, tica, pacincia,

comprometimento, tomada de deciso. Frente a isso pode-se afirmar que o Profissional de Secretariado Executivo multifuncional e polivalente.

PALAVRAS-CHAVES: Profissional de Secretariado; Competncias Tcnicas e Humanas

ABSTRACT: The professional of Executive Secretariat is key-piece inside of the organization, due to the flexibility of its profile attributions and competences. That study presents a reflection on the techniques and human competences that the precise professional to have to be capable to that the organizations wait and they need in a market competitive more and more. But it is important that the professional understands its role and assume for itself the responsibility to develop and to improve characteristics that compose its profile, as flexibility, creativity, leadership, dynamism, initiative,
Docente do curso de Secretariado Executivo Bilnge da Universidade Estadual do Oeste do Paran UNIOESTE/Campus de Toledo. Especialista em Gesto Empresarial: Formao de Executivo. marcia@bortolotto.ind.br 2 Docente do curso de Secretariado Executivo Bilnge da Universidade Estadual do Oeste do Paran UNIOESTE/Campus de Toledo. Bacharel em Secretariado Executivo Bilnge e aluna do curso de Mestrado Desenvolvimento Regional e Agronegcio da UNIOESTE/Campus de Toledo. ednilse@unioeste.br
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efficiency, description, cooperation, ethics, patience, taking of decision, among another. Front to that can be affirmed that the Professional of Executive Secretariat is multifunctional and versatile.

KEYWOORDS: Competences.

Professional

of

Executive

Secretariat;

Technical

and

Human

1 INTRODUO

Esse artigo tem por objetivo explanar sobre as principais competncias do Profissional de secretariado Executivo, que desde a poca urea da mquina de escrever at hoje, reino da internet, muitas foram as mudanas que ocorreram na funo de secretrio at chegar a ser uma profisso reconhecida por lei (Lei 7377, de 30/09/85 e Lei 926l, de 11/01/96). Evoluiu, paralelamente, a uma constante (re)construo das atividades administrativas devido chegada do computador e das tecnologias de informao e de comunicao. Os profissionais tiveram que rever e renovar seu modo de executar as atribuies inerentes profisso, reconstruindo-se a cada nova situao e a cada nova tecnologia que lhes era apresentada. A incorporao de novas competncias e habilidades permitiu-lhes ocupar mais espao junto aos dirigentes e s equipes de trabalho. Tornaram-se profissionais capazes de intervir, identificar problemas e resolvelos, propor solues para os problemas que surgem no ambiente de trabalho, analisar dados, informaes e trabalhar em equipe. Por isso, de acordo com CARVALHO (1998) atualmente, o secretrio executivo um assessor executivo e administrador de informaes que assessora a direo/chefia a processar e organizar informaes. Possui prtica nas rotinas de escritrio, habilidade para assumir responsabilidades sem superviso direta, iniciativa e autonomia para tomar decises e solucionar problemas. Precisa apresentar liderana, confiabilidade, esprito de equipe, criatividade, tica, descrio, dinamismo, ser polivalente. A complexidade das organizaes e das decises, bem como a intensificao

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das situaes nelas envolvidas, passa a exigir profissionais de Secretariado Executivo que administrem uma nova competncia de aprendizagem e de tratamento analticoconceitual, capacidade de autogerenciamento, de assimilao de novas informaes, habilidades de natureza operacional, flexibilidade intelectual, comportamento autnomo e formao intelectual diferenciada.

2 O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO E SUAS COMPETNCIAS TCNICAS E HUMANAS

Desde os anos 90 at a atualidade vem ocorrendo mudanas significativas no perfil do Profissional de Secretariado Executivo. O mercado tem exigido profissionais de formao acadmica especfica e direcionada rea de atuao em Secretariado Executivo, que devem ser aptos a atuarem como: a) Assessor Executivo sendo o agente executor e multiplicador mais prximo dos executivos nas organizaes; b) Gestor veicular a prtica do exerccio de atribuies e responsabilidades, das funes de Secretariado Executivo, exercendo as funes gerenciais como: capacidade de planejar, organizar, implantar e gerir programas de desenvolvimento; c) Empreendedor promover as idias e as prticas inovadoras, com competncia para implantar resolues alternativas e inovadoras, bem como capacidade crtica, reflexiva e criativa; d) Consultor estender empresa e sua cadeia produtiva seus objetivos e polticas, trabalhar com a cultura da organizao, transformando-as em oportunidades. Diante disso de acordo com MEDEIROS E HERNANDES (1999) percebe-se que, as empresas procuram profissionais que tenham em seu perfil a capacidade de gerenciamento, habilidade para tomar decises, relacionar-se com todos os nveis hierrquicos, bem como capacidade para entender o negcio e as estratgias da organizao. O profissional de hoje, um solucionador de problemas em quem o executivo confia e delega atividades extremante importantes, com toda confiana. A essncia da profisso no se resume ao desempenho de tarefas rotineiras de escritrio, mas pede tambm o domnio de determinados conhecimentos e habilidades, particularmente as relativas a finanas, economia, marketing, relaes humanas no

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trabalho e idiomas. O Profissional de Secretariado Executivo deve manter-se sempre aberto para novas aprendizagens na execuo das atividades que lhe so confiadas, com isso sempre obter xito, dedicando-se ao conhecimento do trabalho que ir realizar usando sempre o bom senso e equilbrio para transmitir confiana e capacidade de solucionar problemas, precisa cuidar de sua imagem, pois , atravs dela que as pessoas iro construir a imagem da organizao. Como todas as reas esto aliceradas em pessoas e processos os profissionais de Secretariado Executivo tem que possuir competncias tcnicas e competncias humanas.

2.1 COMPETNCIAS TCNICAS

Principais mtodos utilizados para o desenvolvimento de uma atividade secretarial, que garantir a eficcia do resultado e conseqentemente do processo ao qual este profissional est inserido, ser descrito a seguir. De acordo com MAGALHES E SOUZA (2001) chamado de tcnicas secretarias o conhecimento de mtodos para o desenvolvimento de atividades administrativas que iro assegurar a eficcia de resultados. No importa o tempo de profisso que o profissional de Secretariado Executivo tenha, precisa diariamente aplicar suas habilidades e principalmente suas tcnicas secretarias, aperfeioando-as constantemente, para um resultado eficaz. As organizaes esperam dos profissionais de Secretariado Executivo a conscincia de seus deveres, dedicao ao trabalho, equilbrio emocional para desempenhar suas atividades, que seja digna de confiana, que saiba delegar atividades e que tenha habilidades para trabalhar em equipes. Cabe ao profissional de Secretariado Executivo, classificar e dar solues aos mais variados assuntos, tais como redigir cartas, memorandos e documentos de todos os tipos, organizar a mesa do executivo e atende-lo, selecionar assuntos e pessoas que sero atendidas pelo executivo, manter contato com outros departamentos, secretariar reunies e preparar roteiros de viagem, isto , para exercer todas as suas atividades, preciso ser flexvel e

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manifestar interesse por realizar diferentes atividades. O profissional de Secretariado Executivo, precisa manter sua rotina bem planejada e organizada, quanto mais organizada for, melhor ser seu desempenho. O desenvolvimento eficaz de uma atividade exige bons hbitos e capacidade de fazer planos, para tanto, deve esforar-se continuamente para tornar seu desempenho satisfatrio.

2.1.1 Atendimento ao cliente A ateno das organizaes no est somente voltada para a produo. A qualidade do servio no atinge somente produtos, mas sim as relaes com os clientes. Essa relao de parceria que ir manter a organizao competitiva no mercado. Maiores lucros sero obtidos quando as necessidades dos clientes, internos e externos, forem atendidas. O profissional de Secretariado Executivo que est inserido nesse processo pea chave, precisa conhecer os objetivos da organizao, misso de cada departamento para desenvolver esta atividade com eficcia, tanto em relao ao cliente interno quanto aos clientes externos da organizao. Clientes internos - a postura do profissional de Secretariado Executivo deve ser de facilitador e intermediador das aes para a realizao de atividades. O profissional de Secretariado Executivo tem a responsabilidade de assessorar e dar suporte para a equipe com quem trabalha. O atendimento no s a comunicao e recepo, mas sim, a execuo de atividades com eficcia. Para garantir a eficcia e o resultado, o profissional deve identificar as expectativas e as necessidades da equipe, analisar a viabilidade de execuo, executar as atividades, garantindo a satisfao do solicitante. Clientes externos so todos aqueles que tm algum relacionamento com a organizao, mas no fazem parte do contexto organizacional. Os clientes externos merecem um tratamento formal, pois se tratam de profissionais com os quais tem o mesmo objetivo dos clientes internos, mas interesses diferenciados. O profissional de Secretariado Executivo precisa identificar quais so os

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objetivos e interesses dos fornecedores e consumidores em relao a organizao, analisando o interesse de viabilizar a execuo do que foi solicitado, garantindo a satisfao do cliente e realizando assim os objetivos da organizao.

2.1.2 Comunicao e Expresso Estabelecer e manter boas relaes com coragem, desprendimento, coloca o Profissional de Secretariado Executivo em vantagem e perspectiva para viver com qualidade. Comunicao refere-se ao processo pelo qual algum ou alguma coisa torna-se comum a duas ou mais pessoas, ou seja, compartilhada. Comunicao o processo de transmitir idias ou pensamentos de uma pessoa para a outra com a finalidade de promover o entendimento da pessoa que recebe. o intercmbio de informao entre duas ou mais pessoas ou organizaes, por meio verbais ou no verbais. o processo de transmitir e receber idias, impresses e imagens, com o objetivo de afetar o comportamento das pessoas. a ao de tornar algo comum a duas ou mais pessoas.

2.1.3 Logstica Neste caso logstica, compreende o conjunto de providncias e ao que iro garantir a realizao de uma atividade especifica. So muitas as atividades que o profissional de Secretariado Executivo responsvel, para tanto sero citada trs atividades principais e de total importncia. 1) Organizao de Eventos - evento um acontecimento confraternizacional com uma formatao especial, uma realizao que assume uma realidade prpria, observandose a natureza desse fim, podendo apresentar em carter administrativo, econmico, poltico, social, educativo, recreativo, turstico, esportivo ou ldico. Esses encontros contribuem tambm para tratar todo e qualquer assunto com um pblico de interesse, atribuindo-lhes uma natureza real e objetiva. indispensvel o trabalho do profissional em todas as etapas da organizao. 2) Viagem a organizao de viagens uma atividade que envolve diversas etapas e indispensvel que o profissional de Secretariado Executivo tenha eficcia ao planejar

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um roteiro para o executivo. Qualquer falta ou esquecimento poder comprometer irremediavelmente a viagem e o sucesso dos negcios. Portanto, assim que o executivo fornecer o itinerrio da viagem, preciso comear a providenciar as passagens e as reservas de hotis. Isso pode ser feito diretamente ou por intermdio de uma agncia de viagens que oferecem varias vantagens. Seja longa ou curta uma viagem, ao program-la tenha o mximo de cuidados com pequenos detalhes. 3) Reunies o papel do profissional de Secretariado Executivo organizar com o executivo uma relao das pessoas que participaro da reunio, no fazendo apenas convocaes verbais, mas tambm por escrito com a mxima antecedncia possvel. O grau de formalidade dos convites para a reunio deve conter: local, data e horrio da reunio, assunto a ser tratado e um pedido de confirmao da presena. O profissional de Secretariado Executivo deve permanecer em contato com os outros profissionais e registrar todas as confirmaes e desistncias. A medida que for tomando conhecimento, dever comunicar para seu executivo, talvez ele queira incluir novos nomes substituindo dos convites recusados. Tambm sua atribuio, fazer a preparao da sala de reunies e assessorar durante a reunio.

2.1.4 Gerenciamento da documentao e informao Esta tcnica consiste na recepo, interpretao, analise, difuso,

armazenamento e manuteno de toda e qualquer informao emitida ou recebida pela organizao. Para tanto, o profissional de Secretariado Executivo deve conhecer a misso da organizao produto, estrutura organizacional, interao com os demais

departamentos, fazer o levantamento de dados informacionais e dos fluxos adequados para atender as necessidades do processo, desenvolver um sistema informal que

prev o tratamento da informao desde sua recepo at o seu descarte. Essa tcnica fundamental para a manuteno de qualquer outra tcnica secretarial, visto que o profissional de Secretariado Executivo intermediador do processo e esses so alimentados pela informao.

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2.2 COMPETNCIAS HUMANAS

Esta tcnica esta relacionada aos comportamentos humanos, pois o Profissional de Secretariado Executivo precisa ter uma postura adequada para conviver na organizao. A competncia humana pessoal, cada um tem sua prpria personalidade. Abordaremos algumas das principais competncias humanas, tica, relao interpessoais e intrapessoal.

2.2.1 tica tica deve ser entendida como um conjunto de princpios bsicos que visa disciplinar e regular os costumes, a moral e a conduta das pessoas. Cada cidado deve ter aes e atitudes ticas na sua atividade profissional, pois cada indivduo responsvel por contribuir positivamente para a construo de uma sociedade dentro dos princpios ticos. Para orientar os profissionais a agir dentro da tica, existe um conjunto de deveres e regras a que chamamos de tica profissional, que regido por um cdigo, o cdigo de tica da profisso. De acordo com MEDEIROS E HERNANDES (1999) podese definir tica profissional como o conjunto de princpios que regem a conduta funcional dentro da profisso. Alguns destes princpios aparecem praticamente em todas as profisses, como: honestidade no trabalho; lealdade para com a organizao; formao de uma conscincia profissional; execuo do trabalho nos mais alto nvel de rendimento; respeito dignidade da pessoa humana; segredo profissional; discrio no exerccio da profisso; prestao de constas ao superior imediato; observao das normas administrativas da organizao; tratamento corts e respeitoso a superiores, colegas e subordinados hierrquicos; k) Apio a esforos para aperfeioamento da profisso. Consideram-se faltas contra a dignidade do trabalho: a) utilizar informao e influncias obtidas na posio para conseguir vantagens pessoais; a) b) c) d) e) f) g) h) i) j)

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b) ter conduta egosta na transmisso de experincias e conhecimentos; c) no prestar ajuda aos companheiros; d) fazer publicaes indecorosas e inexatas. O Profissional Secretrio Executivo ocupa posio de acessria dentro da empresa e conseqentemente est em contato permanente com todo tipo de informao empresarial. Assim sendo, o profissional deve ter slidos princpios ticos, pois est exposto, a todo o momento, a situaes que o leve a cometer deslizes ticos em funo de eventuais presses internas e externas inerentes ao seu mundo de trabalho.

2.2.2 Relaes Interpessoais Um fator importante no trato com as pessoas saber ser flexvel, isto , ter relaes conforme os casos se apresentam ou conforme as pessoas so. Segundo MEDEIROS E HERNANDES (1999) para desenvolver a flexibilidade de comportamento, exigem-se o conhecimento de si mesmo, melhor compreenso dos outros, boa convivncia grupal e o desenvolvimento de aptides para um relacionamento mais ameno com as pessoas. Quando uma pessoa compreende e aceita o seu mundo pessoal, ela se torna mais compreensiva e tolerante com o comportamento dos outros. O profissional de Secretariado Executivo precisa trabalhar harmoniosamente com seus colegas, procurando no fazer distino de qualquer espcie. Nesse tipo de relacionamento, deve demonstrar lealdade, confiabilidade e bom senso. O comportamento resulta no s da nossa personalidade, mas, sobretudo das expectativas do grupo a que pertencemos e do papel que nele desempenhamos. Dentro de uma organizao ou instituio, uma das principais qualidades desejveis no profissional de Secretariado Executivo a capacidade de relacionar-se com os outros: superiores, colaboradores e visitantes. O fluxo uniforme e harmonioso do trabalho depende da forma como se trabalha com os outros e da forma como se influncia os outros para que trabalhem com cada um. Uma boa regra a seguir para evitar situaes desagradveis de atritos e

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discusses de aspecto pessoal, deve ser excluda expresses tais como eu acho qu, na minha opinio, perdo, mas voc no entende, e outras. H comportamentos que provocam em geral, atritos, reaes agressivas, cortar a palavra de quem esta falando, passar por cima de quem ocupa cargos superiores, a falta de modstia e a presuno. Enfim, necessrio sempre deixar aberta a possibilidade de rever posies e aceitar que talvez o outro possa ter razo. O profissional de Secretariado executivo procurar de todas as maneiras buscar equilbrio emocional e evitar comportamentos que manifestam insegurana, como protestar, contra casuais observaes desfavorveis de seu trabalho, fincando ofendido ou ressentido. No deve encarar tais criticas como pessoais, mas relativas a uma parte do seu trabalho. Quem muito precisa de aprovao e reconhecimento da provas de imaturidade profissional. O profissional de Secretariado Executivo, no se deixa abater pelo medo de fracassos porque sabe que capaz de errar e acertar e que suas falhas no so vistas como incapacidade. Portanto, quando erra, evita situao de lamria, manifestao de desequilbrio emocional. Evita, sobretudo, fazer acusaes e culpar algum por seus prprios limites.

2.2.3 Relaes Intrapessoas

de importncia do profissional de Secretariado Executivo se conhecer enquanto pessoa, interpretar as caractersticas de sua personalidade, para que possa administrar em benefcio do processo administrativo ou de trabalho, pois isto garantir uma postura e um perfil adequado a um profissional de assessoramento. Sendo importante tambm apresentar motivao, a qual algo que tem poder de criar no individuo um estmulo que o leva a organizar o seu procedimento para poder satisfazer uma necessidade pessoal. A necessidade insatisfeita provoca atividade que gera uma necessidade satisfeita. O profissional de Secretariado Executivo atua como agente motivador, transmitindo uma imagem positiva e confivel na sua rea de atuao, promovendo o intercmbio saudvel entre a equipe que assessora, o cliente interno e externo.

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Na organizao, motivao est relacionado com sentimentos e atitudes relacionadas as condies de trabalho em geral. Dando convico ao indivduo que est no caminho daquilo que se pode esperar alcanar. Sendo que o Profissional de Secretariado Executivo age tambm como lder dentro da organizao de suma importncia ficar atento a essa caracterstica. O lder algum que sabe o que precisa ser feito e como conseguir que seu pessoal execute as tarefas, permanecendo motivados. Liderar guiar, dirigir, ter capacidade de obter resultados, comandar persuadir, ser capaz de estabelecer metas e objetivos fazer um grupo esforar-se para atingi-los e ter capacidade de motivar. Um lder motiva inspirando confiana, sendo persistente comunicando com eficcia, ouvindo com ateno, compreendendo as pessoas e suas reaes, agindo com objetividade, demonstrando firmeza. Para tanto, o lder tem uma misso, praticar a superviso consultiva e emocionalmente estvel e profissional. Carter, personalidade, responsabilidade e competncia so caractersticas bsicas da liderana.

3 CONSIDERAES FINAIS

Diante do exposto, percebe-se que o perfil e atribuies do profissional de Secretariado Executivo complexo e no se restringe a atividades rotineiras de um escritrio, mas sim esta interligado com toda a organizao. E importante lembrar que para atingir a excelncia no trabalho precisa haver constante reciclagem e aperfeioamento de conhecimento. Sendo tambm que o conhecimento das competncias tcnicas tem um grau de dificuldade menor para serem apreendidas j que as competncias humanas so complexas precisando assim o Profissional estar pr-disposto a muitas vezes fazer mudanas em seu modo de agir e pensar. Procurando adequar-se ao perfil desejado pelas organizaes. As quais tm grande expectativa em relao a esse profissional

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que possui em seu perfil caractersticas to eclticas e que fazem a diferena dentro da organizao, por se tratar de um profissional que alm de executar tarefas rotineiras de escritrio apresentam um exmio desempenho em relacionamento humano, sabendo trabalhar em equipe, tendo capacidade de liderana, motivao, equilbrio e flexibilidade para apresentar solues a problemas da organizao. No sendo assim um mero comunicador de problemas. Ainda importante ressaltar que o profissional de Secretariado Executivo polivalente e multifuncional caracterstica essas que so hoje de fundamental importncia no mundo globalizado ao qual fazemos parte e que fazem a grande diferena no perfil profissional, dessa que sem sobra de dvidas podemos dizer que ser uma das profisses que tem muito espao e reconhecimento para conquistar. importante que o Profissional de Secretariado Executivo, tenha conscincia de seu perfil profissional, ousando mudar caractersticas, no deixando que sua vida seja apenas um pano de fundo, deve sentir emoo em cada ato, cada deciso. Deixando que o profissionalismo o instigue mobilizao de suas aptides, necessrio inovar e ocupar o seu espao no mercado de trabalho. Ser flexvel, tenaz, difundindo o conhecimento, informando com preciso, sendo gil e transparente nas tomadas de decises, pois este um fator de diferencial na gesto do conhecimento. Prazer e emoo constituem temperos imprescindveis. Aprender com o ato de aprender, fomentar idias emergentes, pois o conhecimento e aprimoramento precisam ser mutantes.

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS CARVALHO, Antonio Pires de. Manual do Secretario Executivo. So Paulo: D`Livros Editora, 1998. MAGALHES, Adriana P. ; SOUZA, Nbia Renata de. A atuao da Secretria nos diferentes nveis secretariais. Monografia ( Curso de Graduao Secretariado Executivo) Universidade do Vale do Paraba Faculdade de Cincias Sociais Aplicada, 2001. MEDEIROS, Joo Bosco. HERNANDES, Sonia. Manual da Secretria Lei no. 9.26l/96. 7 ed. So Paulo : Atlas, 1999.