Vous êtes sur la page 1sur 44

APCUIVC5 ADMINI5TPATIVC5.

MANUAL DE FCPMAC 1
S A N T A C A S A D A M ! S E R ! C 0 R D ! A D E L ! S B 0 A
MANUAL
DE F0RMA0
AR0U!V0S
ADM!N!STRAT!V0S
S A N T A C A S A D A M ! S E R ! C 0 R D ! A D E L ! S B 0 A
MANUAL
DE F0RMA0
AR0U!V0S
ADM!N!STRAT!V0S
NCE5 B5ICA5 5CBPE APCUIVC5 CCPPENTE5
Francisco d'Crey Manoel
Maria Lusa Cuterres Barbosa Colen
Nelson Moreira Anto
APCUIVC5 ADMINI5TPATIVC5 E TECNCLCCIA5
DE INFCPMAC
PaIael Antnio
APCUIVC HI5TCPICC 5CML
F!CHA TCN!CA
TITULC: Arquivos Administrativos. Manual de Formao
AUTCPE5: Noes bsicas sobre arquivos correntes Francisco
d'Crey Manoel, Maria Lusa Cuterres Barbosa Colen, Nelson
Moreira Anto
Arquivos administrativos e tecnologias de inIormao PaIael
Antnio
Tel. 2!3 235 74! Email: arquivo.historicoscml.pt
FCTCCPAFIA: Carlos 5ousa e MaIalda Ferro
CCCPDENAC EDITCPIAL: Centro Editorial 5CML
CCNCEPC CPFICA: Ana Lopes
Peviso com o apoio de MaIalda Ferro
JUNHC 2009 5ANTA CA5A DA MI5EPICCPDIA DE LI5BCA
IMPPE55C E ACABAMENTC5: CmykCloss Impressores, Lda
TIPACEM: !000 exemplares
I5BN: 97S972S7!455
DEPC5ITC LECAL: 295750/09
ND!CE
N00ES BS!CAS S0BRE AR0U!V0S C0RRENTES 7
APRESENTAO 9
1. INTRODUO 9
2. OS DOCUMENTOS !0
2.1. O que um documento de arquivo? !0
2.2. Distino entre documento de arquivo e documento de biblioteca ! !
2.3. Unidades arquivsticas !2
2.4. Unidades de instalao !3
3. OS ARQUIVOS !4
3.1. O ciclo de vida dos documentos e os trs tipos de arquivo !4
3.1.1. Arquivos Correntes ou Administrativos !4
3.1.2. Arquivo Intermdio 20
3.1.3. Arquivo Histrico ou Definitivo 22
3.2. A articulao entre o Arquivo Administrativo, Intermdio
e Definitivo uma perspectiva integrada 23
3.2.1. A remessa da documentao 23
3.2.2. A requisio de documentos e pedidos de informao 24
3.2.3. A eliminao 24
4. A ORGANIZAO 24
4.1. Definio de organizao arquivstica 24
4.1.1. A ordenao 24
4.1.2. A classificao 25
4.2. Tipos de classificao 2
4.2.1 Classificao orgnica 2
4.2.2 Classificao funcional 2
4.3. Boas prticas de classificao 27
4.4. Planos de classificao: consideraes gerais 2S
5. CONCLUSO 29
Bibliografia 30
AR0U!V0S ADM!N!STRAT!V0S E TECN0L0C!AS DE !NF0RMA0 3!
1. O NOVO AMBIENTE DIGITAL 33
2. A ORGANIZAO DOS DOCUMENTOS EM COMPUTADOR 34
3. APLICAES INFORMTICAS EM ARQUIVOS ADMINISTRATIVOS 3
Bibliografia 39
APCUIVC5 ADMINI5TPATIVC5. MANUAL DE FCPMAC 7
Texto
Francisco dOrey Manoel, Maria Lusa Guterres Barbosa Colen
e Nelson Moreira Anto
Tcnicos do Arquivo Histrico da Santa Casa da Misericrdia de
Lisboa
Fotografia
Carlos Sousa e Mafalda Ferro
N00ES
BS!CAS
AR0U!V0S
C0RRENTES
sobre
APCUIVC5 ADMINI5TPATIVC5. MANUAL DE FCPMAC 9
dos pelas organizaes como uma mais-valia que,
no sendo facilmente perceptvel ou palpvel, se
revela como essencial. Esta mais-valia dever ser en-
carada, pelos responsveis dos vrios Servios, como
um insubstituvel instrumento de preparao das res-
postas que, no dia-a-dia, o seu Servio tem que dar
s solicitaes internas e externas. Uma boa poltica
de gesto documental to importante como uma
boa poltica de gesto de recursos humanos ou de
recursos financeiros.
A informao , pois, um bem essencial boa ges-
to de qualquer Servio. Quem dispe de informao
organizada detm conhecimento, decide melhor e
possui um instrumento que lhe permite ter uma viso
mais global das questes e das respostas a adoptar.
Deste modo, as organizaes devem, cada vez
mais, pugnar pela reestruturao dos seus arquivos
e pela introduo de uma organizao documental
racional, devidamente orientada por critrios de efi-
cincia e de eficcia.
Um arquivo bem organizado permite poupar tem-
po, porque disponibiliza, de forma rpida e quase au-
tomtica, um importante manancial de informao
indispensvel gesto diria do respectivo Servio.
Possibilita tomar decises e fundament-las com
maior segurana.
Assim, uma organizao coerente da documenta-
o contribui para uma maior qualidade e eficcia
dos servios prestados pelas Instituies.
Em concluso, devemos sempre perspectivar a or-
ganizao da documentao como um investimento
e no como uma perda de tempo.
APRESENTA0
T
endo em conta as exigncias de uma Sociedade
em que, cada vez mais, o acesso informao
se deseja clere e eficaz, pretende-se, com o
presente Manual, sensibilizar todas as pessoas e,
de um modo particular, os colaboradores da Santa
Casa da Misericrdia de Lisboa (SCML) que lidam
diariamente com arquivos administrativos, para as
vantagens de os organizarem e de os manterem or-
ganizados.
O aumento exponencial da documentao produzi-
da, o crescimento do nvel de exigncia da Sociedade
e a imposio legal de facultar, em tempo til, infor-
mao administrativa aos cidados, tornam impres-
cindvel uma atitude mais pr-activa por parte dos
funcionrios, no sentido de serem criados arquivos
organizados de modo mais racional. Estes arquivos
permitem uma eficiente e rpida recuperao da
informao, de forma a dar uma resposta eficaz s
diversas solicitaes.
Procurar-se-, assim, abordar uma srie de noes
bsicas e transmitir um conjunto de procedimentos
e boas-prticas que, sendo aplicados por todos,
visam garantir uma melhor gesto e tratamento
da documentao/informao.
1. !NTR0DU0
As vantaens da cranizac e dc eficaz
accndicicnamentc da dccumentac.
A questo da gesto documental
1
, bem como a sis-
tematizao e racionalizao dos arquivos adminis-
trativos
2
das Instituies, ganha especial pertinncia
se tivermos em linha de conta que, cada vez mais,
vivemos numa sociedade da informao marcada
por um acentuado aumento da informao produzi-
da e consumida, a qual circula com grande rapidez.
Este facto tem como consequncia o crescimento da
documentao armazenada (em suporte
3
digital
4
e
tradicional
5
) por indivduos e Instituies.
Neste sentido, a informao e o seu eficaz trata-
mento (apesar de constiturem um bem dificilmente
mensurvel) devem ser, cada vez mais, perspectiva-
1. A gesto documental consiste num conjunto de normas destinadas a produzir e preservar os documentos, de forma a assegurar o fcil acesso
informao (ao longo do tempo), evitando tambm a sua disperso ou eliminao inadevertida.
2. Tambm designados de arquivos correntes.
3. Material no qual aposta ou registada, de forma mais ou menos perdurvel, uma determinada informao.
4. Por exemplo, CD, disquete ou DVD.
5. Por exemplo papel, pergaminho, pedra ou fita magntica.
Cuem dispe de inIormao
organizada detm conhecimento,
decide melhor e possui
um instrumento que lhe permite ter
uma viso mais global das questes
e das respostas a adoptar
APCUIVC5 ADMINI5TPATIVC5. MANUAL DE FCPMAC 10
6. Por exemplo, uma ficha com elementos de um funcionrio (mesmo que muito ilustre) no tem valor arquivstico, apesar de poder ter grande valor
comercial. Essa ficha deve estar integrada num processo, este na srie ou conjunto de processos, e esta estar relacionada com o Servio produtor, o qual,
por sua vez, se integra numa Organizao.
f|. I Pera|rbo co se|o perderte de cbubo (proc. de restauro r. 6I5).
f|. 2 f|ta, eda|bas e escr|to que cope o s|ra| de exposto r. 866,
de I802 (proc. de restauro r. 62I).
2. 0S D0CUMENT0S
De um modo geral, podemos afirmar que um do-
cumento constitudo por qualquer informao e
pelo suporte onde a mesma est registada.
So documentos um livro de uma biblioteca, uma
ficha clnica, o processo de um funcionrio, uma
pintura, um cartaz, uma medalha, uma agenda, uma
planta arquitectnica, um mapa, um dirio, uma gra-
vao udio, vdeo ou digital, entre outros.
2.1. 0 que um dccumentc de arquivc?
Para alm de responder aos dois requisitos ante-
riormente enunciados (suporte + informao), um
documento de arquivo define-se tambm pela exis-
tncia de um terceiro elemento: o contexto. Ou seja,
um documento de arquivo no existe isoladamente,
est sempre relacionado com outros, tendo nasci-
do para iniciar um determinado processo ou para
responder s questes relacionadas com um assunto
especfico. Por si s, no possui valor arquivstico,
uma vez que este valor s existe quando o documen-
to se encontra relacionado com outros
6
, isto , s
tem significado quando integrado num contexto, ou
quando informar.
Por exemplo:
a) uma fotografia de um lbum integrado num
processo de divulgao das aces desenvolvidas
por um determinado Servio (vide figura 6).
b) uma pintura retratando um benemrito, s por
si, no tem valor arquivstico, mas se relacionada
com a documentao relativa sua encomenda,
execuo, doao, restauro, etc., j faz parte de um
processo e, portanto, tambm um documento de
arquivo com informao relevante.
Os documentos de arquivo possuem uma verten-
te prtica. So criados para iniciar, dar resposta ou
informar sobre determinada questo ou processo,
relacionados com os objectivos especficos da Insti-
tuio, isto , com a sua misso.
Os referidos documentos caracterizam-se tambm
pelo seu valor probatrio, uma vez que, devidamen-
te validados, constituem factor de prova da actuao
da Instituio produtora, podendo ser utilizados pa-
ra testemunhar ou titular direitos e obrigaes, bem
como para atestar ou justificar situaes ou opes
tomadas.
Em suma, produzimos diariamente documentos de
arquivo porque eles permitem responder a questes
APCUIVC5 ADMINI5TPATIVC5. MANUAL DE FCPMAC 11
f|. 4 B||bete de |otar|a, de I8II (proc. de restauro r. 454).
prticas, relacionadas com a gesto de determinado
Servio ou Instituio e, tambm, porque constituem
factor de prova relativamente s aces efectuadas.
2.2. Distinc entre dccumentc de arquivc
e dccumentc de bibIicteca
O documento de arquivo distingue-se do documen-
to de biblioteca
7
porque o primeiro se insere sempre
num contexto, no existe isoladamente, relaciona-
se sempre com outros documentos. Pelo contrrio,
um exemplar de biblioteca existe e define--se por si
s. Alm disso, o documento de arquivo sempre
criado com o objectivo de provar ou informar um
procedimento administrativo ou judicial
8
. Por estes
motivos, o mltiplo o domnio dos documentos
de biblioteca (existem vrios originais com o mesmo
valor)
9
. Por exemplo, uma edio de Os Maias, de
Ea de Queirs, contempla a publicao de vrios
exemplares, todos eles com valor de original.
Pelo contrrio, os documentos de arquivo so ni-
cos (existindo um s original
10
) adquirindo, por isso,
valor probatrio.
No entanto, se um exemplar de Os Maias, perten-
cente ao esplio pessoal de um benemrito, doado
Misericrdia, estiver relacionado com outros do-
cumentos (nomeadamente, a proposta de venda do
alfarrabista, a factura de compra, o relatrio de inter-
veno de restauro e encadernao, anotaes e co-
mentrios obra), faz parte de um contexto. Estamos,
por isso, na presena de um documento de arquivo.
Um documento isolado tem informao e valor,
mas, arquivisticamente, no conta a histria toda,
uma vez que, para isso, ele tem que estar inserido
num contexto, ou seja, estar devidamente integrado
num processo. Este ltimo deve fazer parte de um
conjunto mais vasto de processos que constituem
uma srie documental. Por sua vez, esta produzida
por uma determinada unidade orgnica (Departa-
mento, Servio, Unidade, etc.) que se insere numa
Instituio especfica. Em arquivo, a referncia a
todos estes nveis de inter-relacionamento deve ser
tida, obrigatoriamente, em conta.
O esplio de uma biblioteca susceptvel de ser
descrito com maior pormenor e rapidez, dado que
f|. 3 Napa de Portua| e Lsparba 0c|derta| (proc. de restauro r. 5I2).
7. Os documentos de biblioteca so geralmente impressos; o caso dos livros, revistas e jornais.
8. Cf. Ivone Alves, Margarida Ortigo Ramos, Maria Madalena Garcia, [et al.] Dicionrio de terminologia arquivstica. Lisboa: Instituto da Biblioteca
Nacional e do Livro, 1993. p. 38.
9. Com muita frequncia, as coleces de Dirios da Repblica so erradamente encaradas como um conjunto de documentos de arquivo. Contudo, o DR
um documento de biblioteca, pois uma publicao peridica (de grande tiragem e, para algumas sries e anos, j acessvel na Internet). Estas coleces
de DR ocupam, muitas vezes, espao nas prateleiras destinadas ao arquivo e, frequentemente, despendem-se verbas na encadernao de vrios exemplares
repetidos.
10. Existem algumas excepes, como no caso dos contratos, em que cada uma das partes fica com um original. Tambm as pblicas formas, ou as cpias
autenticadas, possuem valor de original.
(contrariamente ao que sucede com os documentos
de arquivo), uma obra no est relacionada com
outras espcies. Pode, por isso, ser descrita de for-
ma individual, sem contemplar a anlise dos nveis
de inter-relacionamento e do contexto de produo
(seco, sub-fundo, fundo), tal como sucede no trata-
mento arquivstico. Desta forma, nas bibliotecas, so
normalmente criados catlogos que analisam cada
pea individualmente. Por seu turno, nos arquivos, o
trabalho consiste, sobretudo, no tratamento da docu-
APCUIVC5 ADMINI5TPATIVC5. MANUAL DE FCPMAC 12
11. Guia o instrumento de descrio documental mais genrico. Disponibiliza informao sobre a entidade detentora da documentao, bem como
sobre os fundos documentais existentes. Fornece tambm elementos acerca da histria institucional e administrativa das entidades produtoras e sobre a
organizao dada documentao.
12. Inventrio o instrumento de descrio documental que descreve um fundo at ao nvel das sries, especificando as vrias unidades de instalao,
tendo em vista a recuperao da informao.
mentao e na elaborao de guias
11
e de inventrios
12
(instrumentos que disponibilizam uma descrio
genrica de grandes conjuntos documentais). Tal fica
a dever-se, em regra, ao facto de o volume de docu-
mentao ser, geralmente, muito extenso, bem como
obrigatoriedade de referir e enquadrar cada unidade
arquivstica no respectivo contexto de produo.
2.3. Unidades arquivsticas
As unidades arquivsticas podem ser definidas
como conjuntos de documentos reunidos por uma
entidade produtora comum (ou seja, por qualquer
Servio que produza e/ou receba um documento),
agrupados em funo da sua prpria organizao e
estrutura. Exemplos de unidades arquivsticas:
a) Fundc: a unidade arquivstica que correspon-
de maior unidade orgnica. composta por todos
os documentos produzidos e acumulados por uma
mesma entidade (por exemplo SCML, Ministrio da
Sade, Casa Pia de Lisboa, etc.).
f|. 5 Cartaz pub||c|tr|o da |otar|a de Carrava| (proc. de restauro r. 503). f|. 6 fotoraf|a pertercerte a u |bu co |aers dest|radas
a d|vu|ao dos cu|dados prestados pe|o art|o Serv|o de
0torr|ro|ar|ro|o|a, s|tuado ra sede da SCNL.
b) Sub-fundc/Secc: conjunto de documen-
tos produzidos dentro de um fundo, por uma das
suas unidades orgnicas (ou seja, administrativas).
Constituem sub-fundos da SCML os conjuntos do-
cumentais produzidos, por exemplo, pelo Departa-
mento de Gesto Imobiliria e Patrimnio (DGIP),
pela Direco de Recursos Humanos (DIRH), pelo
Departamento de Jogos (DP), entre outras unidades
orgnicas.
c) Srie: conjunto de documentos organizado
segundo um determinado procedimento adminis-
trativo e que, normalmente, o resultado de uma
mesma actividade ou procedimento. Esse conjunto
de documentos corresponde mesma actividade ou
funo do Servio ou Departamento. Por exemplo,
a srie Processos clnicos de utentes da Unidade
de Sade do Castelo inclui todos os processos de
sade individuais abertos por essa unidade orgni-
ca, num determinado perodo de tempo.
APCUIVC5 ADMINI5TPATIVC5. MANUAL DE FCPMAC 13
f|. I Desebrar u processo equ|va|er|a a rasar p|ras de u ||vro,
|rut|||zardoo.
5e retirarmos uma pgina
de um livro, temos a inIormao dessa
pgina, mas no nos possvel saber
a histria anterior e posterior
mesma. Alm disso, ao retirar essa
pgina, a histria que o livro conta
Iica incompleta. Com os documentos
de arquivo sucede a mesma coisa,
documentos isolados no explicam
tudo e, sem eles, o processo Iica
incompleto (Iica a Ialtarlhe uma parte
da histria/inIormao)
13. Ou seja, com o objectivo de se recuperar e consultar rapidamente uma determinada informao.
14. Entende-se por tipologia documental o conjunto de caractersticas formais de um documento (forma como foi elaborado) e do fim para que foi criado
(ou seja, a sua funo). Por exemplo, ofcio, parecer, proposta, etc.
d) Sub-srie: diviso de uma srie de modo a
especificar ou tornar clara a existncia de aces
diversas no desenvolvimento da actividade/funo
descrita na srie. Por exemplo:
Srie: Processos clnicos
Sub-srie: processos clnicos de sade materna
Sub-srie: processos clnicos de sade infantil.
e) Prccessc: unidade arquivstica composta por
um conjunto de documentos, reunidos em funo de
uma determinada actividade, aco ou procedimento
administrativo, prprios de um Servio especfico.
f) CcIecc: conjunto de documentos, agrupados
artificialmente, para efeitos de referncia
13
, segundo
uma mesma caracterstica comum a sua tipologia
14,

o seu contedo informativo, entre outras.
Por exemplo: um dossier de legislao especfica
reunido para se trabalhar um determinado as-
sunto; um dossier com deliberaes de Mesa sobre
um determinado Equipamento criado para que os
Servios do mesmo possam aceder rapidamente s
obrigaes e finalidades que lhe esto atribudas; um
copiador de correspondncia expedida, reunindo v-
rias tipologias e diversos assuntos, utilizado para
consulta rpida de toda a correspondncia remetida
pelo Servio; um conjunto de plantas arquitectnicas
reunido num local especfico, para melhor conserva-
o, uma vez que estes documentos so geralmente
de grandes dimenses.
) Dccumentc: unidade arquivstica bsica. Po-
dem, no entanto, coexistir vrios documentos num
mesmo suporte: um documento principal e vrios
documentos apostos. Por exemplo, uma proposta
que recebe despachos, pareceres, informaes, na
mesma folha de papel.
2.4. Unidades de instaIac
As unidades de instalao podem ser definidas
como os diversos modos de acondicionar os docu-
mentos, sendo tambm utilizadas para os referen-
ciar espacialmente. Por exemplo, dizemos que tal
processo est no depsito 1, estante 3, prateleira 2,
acondicionado nas seguintes unidades de instala-
o: caixa 15, pasta 5. Todos estes elementos podem
fazer parte da chamada cota arquivstica.
Exemplos de unidades de instalao:
Caixa (cx.)
Mao (m.)
Livro (liv.)
Pasta (pt.)
Disquete (disq.)
Compact disk (CD)
[]
APCUIVC5 ADMINI5TPATIVC5. MANUAL DE FCPMAC 14
3. 0S AR0U!V0S
3.1. 0 cicIc de vida dcs dccumentcs e cs
trs tipcs de arquivc
Como vimos, um documento de arquivo criado e/
ou recebido por uma entidade (indivduo ou Institui-
o) no decurso da sua actividade e para alcanar os
fins inerentes sua misso. Esse documento possui
um valor informativo (transmite uma determinada
informao) e, tambm, um valor probatrio (cons-
titui prova da actuao da Instituio ou da pessoa
que o produz).
3.1.1. Arquivcs Ccrrentes
cu Administrativcs
O ciclo de vida do documento, ou conjunto de
documentos, determinado pela maior ou menor
frequncia da sua utilizao. So de consulta fre-
quente os documentos ou conjunto de documentos
que pertencem a processos que ainda no se encon-
tram finalizados. Por este motivo, designam-se por
documentos em fase corrente ou administrativa,
porque, precisamente, so necessrios para assegu-
rar uma eficaz gesto diria do servio
15
.
O espao fsico onde acondicionada a documen-
C Iundo arquivstico da 5anta Casa
da Misericrdia de Lisboa
constitudo pela documentao
produzida por todas as unidades
orgnicas da Instituio (ou se|a,
Departamentos, Direces, 5ervios,
5eces, Unidades e Equipamentos),
as quais constituem subIundos e
seces arquivsticas do Iundo 5CML
15. Os documentos nesta fase devem, por isso, ser de fcil e pronta localizao/recuperao, uma vez que so necessrios para a resoluo de questes
que, na maior parte dos casos, requerem uma resposta rpida e eficaz.

f|. 8. 0raroraa da SCNL e v|or at ao |r|c|o de 2009.
0RCAN0CRAMA DA SANTA CASA DA M!SER!C0RD!A DE L!SB0A
D|reco dos
Serv|os de
Aprov|s|oraerto
Corse|bo
|rst|tuc|ora|
Corse|bo
de Joos
MESA
Departaerto de
esto |ob|||r|a
e Patr|r|o
ab|rete de
Prospect|va e
P|areaerto
ab|rete de Lstudos
e 0rar|zao
ADJUNT0
ab|rete para os
Assurtos dos furdos
Lxterros
D|reco dos
Serv|os f|rarce|ros
Departaerto
de Joos
ADJUNT0 ADJUNT0
D|reco Sade
Sarta Casa
D|reco de Aco
Soc|a|
Sade de
Prox||dade Sarta
Casa
Vo|urtar|ado
ab|rete de
Aud|tor|a |rterra
Secretar|aera|
ab|rete Jur|d|co
Certro de Ned|c|ra
e Reab|||tao do
A|co|to
Posp|ta| 0rtopd|co
de Sart'Ara
ab|rete de esto
da Seurara
Lsco|a Super|or de
Sade do A|co|to
Corse|bo de
Aud|tor|a
D|reco de
Recursos Puaros
L0N0k
||ooo oos Corse||os
||ooo H|eroru|co
eortorertos Areios (tr ororertos oruo|s rr|os)
Serv|os 1o SC|| ue tr ororertos oruo|s rr|os
Oroos 1o SC||
Serv|os 1o SC||
PR0VED0R
V!CE-PR0VED0R
APCUIVC5 ADMINI5TPATIVC5. MANUAL DE FCPMAC 15
tao em fase corrente ou administrativa designa-se
de arquivo corrente e situa-se, normalmente, junto
do Servio que produz a documentao, para que a
consulta e a recuperao da informao pretendida
seja mais rpida.
Objectivos dos arquivos correntes:
Dispor de informao organizada de forma a dar
resposta rpida e pertinente a solicitaes de dados
e de informaes requeridos interna ou externamen-
te.
Simplificar os procedimentos burocrticos, isto
, evitar a repetio de tarefas, aumentando a quali-
dade dos documentos
16
e reduzindo a documentao
em circulao (optimizao burocrtica).
Diminuir, mais tarde, as despesas inerentes ao
tratamento documental, tanto no arquivo interm-
dio, como no arquivo histrico
17
.
Boas-prticas para garantir o correcto funciona-
mento dos arquivos correntes:
Organizar e manter a ordem da documentao
produzida e recebida, para evitar os riscos de disper-
so da informao.
Constituir sempre processos, em detrimento de
uma coleco aleatria de documentos. Uma colec-
fase |rterd|a
krqu|vo Iatermd|o
0so pouco
frequeate e
d|spoa|b|||zao
fase Correrte
krqu|vo 0orreate
0r|ao e uso
|med|ato
fase Def|r|t|va
krqu|vo h|str|co
0so (|avest|ao),
coaservao
e d|fuso
fase |rterd|a
krqu|vo Iatermd|o
0so pouco
frequeate e
d|spoa|b|||za
fase Correrte
krqu|vo 0orreate
0r|ao e uso
|med|ato
fase Def|r|t|va
krqu|vo h|str|co
0so (|avest|a
coaservao
e d|fuso
VAL0R DA
D0CUMENTA0
FUN0 DA
D0CUMENTA0
FASE DA
D0CUMENTA0
Supcrte
!nfcrmac
Dccumentc
de Arquivc
Ccntextc
f|. 9 Lsquea represertat|vo do "c|c|o de v|da" da docuertao, re|ac|orado co o seu va|or pr|r|o (|rforat|vo, ad|r|strat|vo, probatr|o) e co o seu va|or securdr|o (va|or
b|str|cocu|tura|, de testeurbo).
Por exemplo, um processo
de inscrio de utente pode ser
composto por vrios tipos de
documentos: o requerimento
a solicitar a inscrio, a inIormao
do 5ervio, o despacho, uma Iicha
de utente, etc. Um con|unto de
processos de inscrio de utente,
Iormam a srie "Inscries de
Utentes"
o s dever ser constituda para efeitos de refe-
rncia, no invalidando a obrigatoriedade de formar
processos
18
.
Arquivar tudo o que seja pertinente para o pro-
cesso (incluindo, tambm, e-mails).
Atribuir a cada documento produzido um ttulo
significativo ou especificar o assunto que o docu-
mento trata.
16. Deve-se intervir na elaborao de formulrios. Estes devem conter: a identificao correcta da Instituio, do Servio produtor, da finalidade do
impresso, o qual deve ser claro para quem o preenche e utiliza. Os formulrios devem possuir toda a informao que se considerar pertinente, identificando
e eliminando, nos impressos existentes, a informao redundante. Devero, igualmente, incluir espao para autorizaes/validaes, local para a inscrio
da data e um nmero de referncia. Ser importante definir tambm os circuitos da documentao.
17. Consulte as definies de arquivo intermdio e histrico nos pontos 3.1.2. e 3.1.3.
18. Ningum deve desintegrar os processos de arquivo, pela mesma lgica de que ningum desmembra um livro arrancando-lhe as pginas referentes a
Lisboa, s porque se encontra a estudar assuntos sobre a capital. Se subtrasse as pginas retiraria informao essencial ao livro, inutilizando-o. Deve ser
feita uma indexao (por exemplo, referncias a Lisboa nas pginas 6 a 9, 24 e 42) ou copiar as pginas que forem consideradas teis (vide figura 7).
fuao de testemuaho
patr|moa|a| e cu|tura|
fuao de testemuaho h|str|co,
|ast|tuc|oaa| e pessoa|
fuao de prova f|aaace|ra
fuao de prova |ea|
fuao de prova adm|a|strat|va
VaIcr Primric
VaIcr Secundric
APCUIVC5 ADMINI5TPATIVC5. MANUAL DE FCPMAC 16
Fazer apenas um ofcio (ou documento de comuni-
cao interna) por cada assunto a tratar. Ou seja, a um
ofcio deve corresponder um, e apenas um, assunto,
garantindo que este segue os seus trmites normais
(evitando duplicados e triplicados). O assunto deve
ser destacado numa zona especfica do documento,
para facilitar a sua incluso no processo correcto, a
sua conveniente classificao e recuperao.
Redigir o contedo de cada documento de modo
a que a informao seja transmitida de forma clara,
inteligvel e unvoca (isto , que no origine diferentes
interpretaes). S assim se garante que um deter-
minado processo (composto por vrios documentos)
fale por si, sem necessitar de intrprete.
Estruturar e organizar convenientemente cada
processo, de modo a permitir uma fcil localizao
e uma rpida recuperao da informao, por parte
de todos os colaboradores, sempre que esta for so-
licitada.
Construir mecanismos que permitam um acesso
mais rpido informao (por exemplo, ndices de
processos, listagens com os nomes dos utentes, rela-
es de nmeros mecanogrficos dos funcionrios,
copiador de correspondncia expedida, registo de
correspondncia entrada/sada).
Abster-se de guardar documentos apenas no
computador, uma vez que, dessa forma, no se
assegura uma eficaz recuperao e preservao da
informao. Saliente-se que um documento guarda-
do apenas no computador pode ser facilmente apa-
gado de forma inadvertida; podem surgir tambm
problemas tcnicos como ataques de vrus, avaria
do disco rgido e perda de dados. Por outro lado,
os documentos gravados no computador pessoal
no esto geralmente validados, uma vez que no
se encontram assinados. Alm disso, a tecnologia
evolui em pouco tempo, impossibilitando a leitura
de documentos com alguns anos.
Registar todos os contactos efectuados, que se-
jam pertinentes, identificando os seus interlocutores
e respectivos cargos, assinalando a data, referindo o
assunto tratado e a fase em que se encontra o pro-
cesso. Este procedimento aplica-se s situaes que
no so habitualmente registadas em papel, como
por exemplo um telefonema ou uma conversa oca-
sional.
Colocar sempre na lombada das pastas a iden-
tificao da Instituio (referncia ao nome e, se
possvel, incluso do logtipo ou braso). Referir
tambm o Servio ao qual pertencem as pastas e
incluir uma designao sumria do contedo (que
pode ser constituda por ttulo e subttulo, como por
exemplo, ttulo: Formao, subttulo: Aces de
formao interna). Indicar tambm as datas dos
processos, com registo da mais antiga e da mais re-
cente (datas extremas) vide figura 27.
Elaborar um registo de toda a correspondncia
enviada (ofcios, pareceres, informaes, memoran-
do, propostas, faxes, circulares, etc.), atribuindo-lhe
um nmero sequencial. Em complemento, poder
tambm ser criado um copiador
19
, com uma cpia de
cada documento expedido, arquivado cronolgica e
sequencialmente.
Elaborar um protocolo para comprovar a entrega
dos documentos cuja recepo necessite ser assegu-
rada posteriormente.
Impedir que os tcnicos se apoderem dos pro-
cessos como sendo documentao particular, uma
vez que a mesma pertence sempre Instituio.
Se o arquivo do Servio estiver centralizado e
diversos colaboradores efectuarem requisies de
processos, deve ser levado a cabo um registo para
controlo da localizao da documentao.
Abster-se de eliminar documentao, tarefa que
cabe exclusivamente ao Arquivo Intermdio.
Preparar a documentao a ser transferida para
o arquivo intermdio (tendo em conta os respecti-
vos prazos de conservao definidos na Portaria
509/2004, de 14 de Maio), no sendo permitida a sua
destruio no arquivo corrente, nomeadamente por
falta de espao ou pelo carcter confidencial
20
que a
5 pelo Iacto de estarem
encadernados em livro, os
documentos de arquivo no passam a
ser documentos de biblioteca. C valor
arquivstico independente do tipo
de unidade de instalao em que o
contedo inIormativo se encontra.
19. O copiador permite-nos identificar rapidamente um determinado documento expedido, a sua data, referncia e contedo informativo geral, sem que
tenhamos de consultar todo o processo.
20. S pelo facto de ser confidencial, a documentao nunca pode ser destruda, podendo ser transferida para o Arquivo, uma vez que qualquer funcionrio
que a ela aceder tem o dever de sigilo (Lei n.7/2009, de 12 de Fevereiro).
APCUIVC5 ADMINI5TPATIVC5. MANUAL DE FCPMAC 17
documentao possa ter. Essas remessas devem ser
previamente agendadas com o Arquivo Intermdio.
Efectuar pedidos de informao e requisies
de processos ao arquivo intermdio, pugnando pela
devoluo da documentao a partir do momento
em que esta j no for necessria
21
.
No intervir na organizao da documentao
mais antiga sem ter uma noo exacta de como a
mesma est organizada. Doutra forma, pode des-
truir-se a sua ordem original, ou seja, deixar de se
perceber o sistema de organizao que o Servio
criou para aquela documentao quando a produziu/
recebeu
22
, dificultando o acesso informao exis-
tente nessa documentao mais antiga.
Adquirir pastas e estantes adequadas, que de-
vem ser instaladas num espao arejado, com possi-
bilidade de controlo de luz e sem grandes oscilaes
de temperatura e humidade.
Preservar a documentao, atravs de um bom
acondicionamento e evitando a utilizao de agra-
fos acobreados
23
, clipes
24
, fita-cola, elsticos e mi-
cas
25
. Utilizao de tintas e suportes (papel) de boa
qualidade para garantir a sua maior durabilidade.
Assegurar a limpeza peridica das estantes e insta-
laes. Colocar armadilhas
26
para capturar insectos e
f|. I0 Docuertao de arqu|vo correrte acord|c|orada e estartes et||cas.
21. Para este fim, cada Servio dever remeter ao Arquivo Histrico, uma lista com o nome e assinatura dos funcionrios habilitados a requisitar docu-
mentao.
22. No se devem retirar documentos antigos das suas pastas para os colocar directamente em pastas dos processos correntes (deve-se optar por recolher
dados ou tirar fotocpias para colocar no processo mais recente).
23. Este material oxida com maior facilidade que os agrafos prateados, pelo que deteriora mais facilmente os documentos.
24. Devem ser utilizados, preferencialmente, os clipes com revestimento plastificado.
25. Os especialistas em conservao referem que podero ser utilizadas micas de polister.
26. Estas armadilhas retm os insectos, atraindo-os atravs de isco. Deste modo, podemos constatar o nmero/quantidade e o tipo de espcies capturadas,
bem como determinar a necessidade de proceder a uma desinfestao.
C processo deve conter toda
a inIormao que a ele diga
respeito e, se Ior necessrio
aceder a uma parte dessa
inIormao, o mesmo no
pode ser desintegrado.
5endo essencial aceder
a algum documento do
processo, esse documento no
deve ser retirado e colocado
noutro local. preIervel
optar por copiar para uma
Iolha os dados relevantes,
Iazer ndices remissivos ou,
em ltimo caso, Iazer uma
Iotocpia do documento.
5e, por exemplo, num
processo de utentes da
Aco 5ocial Ior necessrio
aceder a um historial mdico
sanitrio (para Iornecer ao
mdico que acompanha uma
criana internada), no se
devem tirar os documentos
do processo. 5er importante
disponibilizar apenas a
inIormao solicitada ou,
quando necessrio, Iotocopiar
os documentos que contm
os dados pretendidos
APCUIVC5 ADMINI5TPATIVC5. MANUAL DE FCPMAC 1B
f|. II Cp|a de f|cba c||r|ca co os dados ro|rat|vos dev|daerte trurcados.
27. Cf. Decreto-Lei 235/2008, de 3 de Dezembro, n. 1 do art. 1., do Cap. I.
28. A tramitao administrativa corresponde aos procedimentos que os Servios levam a cabo para garantirem o andamento dos processos.
rastejantes nocivos para a documentao, de modo a
poderem ser detectados a tempo e serem implemen-
tadas as medidas mais adequadas.
Recomendaes sobre o acesso e disponibilizao
da informao patente nos documentos
A SCML, enquanto pessoa colectiva de direito
privado de utilidade pblica administrativa
27
, est
sujeita s disposies de diversos diplomas legais
relativos confidencialidade e comunicabilidade da
informao.
Com a consagrao do princpio da Administrao
aberta, todas as organizaes que produzam ou de-
tenham documentos administrativos (e que se encon-
tram abrangidas pelas disposies da Lei 46/2007,
de 24 de Agosto), tm a obrigao de facultar a sua
consulta, em tempo til, sempre que tal for solicita-
do pelos cidados, como forma de garantir a total
transparncia da tramitao administrativa
28
. Este
princpio aplica-se mesmo que no se encontre em
curso qualquer procedimento que diga directamente
respeito ao cidado que solicita a informao.
APCUIVC5 ADMINI5TPATIVC5. MANUAL DE FCPMAC 19
No entanto, no caso de documentos administrati-
vos de carcter nominativo
29
, s podero ser facul-
tados ao titular desses dados.
Em determinados casos, legalmente previstos, a
documentao nominativa poder ser fornecida a
terceiros, desde que estes obtenham autorizao do
prprio ou, falta desta, que demonstrem ter inte-
resse legtimo e pertinente no acesso informao
(por exemplo, grau de parentesco directo). Assim,
a ttulo exemplificativo, o Servio de Aco Social
s poder fornecer informao sobre um utente, ao
prprio ou a um terceiro devidamente credenciado.
Desta forma, os Servios devem ter um cuidado
redobrado com a informao relacionada com pro-
cessos disciplinares ou de inqurito; processos de
utentes da Aco Social; processos clnicos; delibe-
raes sigilosas ou outras decises confidenciais
30
.
Estes documentos podero, eventualmente, ser re-
produzidos e fornecidos para consulta de terceiros,
mediante legtimo interesse do requerente e sempre
que os dados de carcter mais confidencial possam
ser truncados
31
, sem perigo de identificao do titu-
lar ou da informao sigilosa vide figura 11.
Saliente-se que, por exemplo, um documento com
50 ou mais anos pode ainda ser confidencial, porque
um dos intervenientes, ou algum dos seus familiares
directos, podem ainda encontrar-se vivos e serem
lesados com a divulgao dos dados.
Por seu turno, a informao que, por qualquer
motivo, for considerada pelo Servio ou Instituio
como sendo sigilosa, deve circular fechada ou em sa-
cos devidamente selados
32
. As normas e a legislao
em vigor prevem sanes para os funcionrios que
violarem o seu dever de confidencialidade.
O colaborador que trabalhe diariamente com do-
cumentao de cariz administrativo, deve ter sempre
presente que, mediante as ressalvas inerentes aos
dados de carcter nominativo e sigiloso, os cidados
tm o direito de aceder, consultar e pedir certides
f|. I3 Docuertao b|str|ca dev|daerte acord|c|orada e ca|xas
"ac|dfree", |rsta|adas e estartes ro|artes copactas.
f|. I2 Lxpuro da docuertao, ut|||zardo o todo de xbo|ba de arx|a.
Lste s|stea eco||co te por f|ra||dade e|||rar os aertes roc|vos para os
docuertos.
29. Todo e qualquer documento que contenha informao de cariz privado
ou ntimo, que transmita ou possa levar a transmitir qualquer apreciao,
juzo de valor ou descriminao sobre um determinado indivduo.
30. O colaborador deve ter em especial ateno que o facto de um docu-
mento estar classificado como confidencial, no significa que tenha que ser
destrudo aps terminada a sua tramitao. Pode tratar-se de um documento
com informao susceptvel de possuir valor histrico e, portanto, no deve
ser eliminado pelo arquivo corrente.
31. Truncar significa omitir ou suprimir determinada informao da cpia
do documento que fornecida ao requerente, de modo a ocultar elemen-
tos que permitam relacionar a informao com determinado cidado (por
exemplo, nome, nmero de bilhete de identidade, morada, fotografia,
nmero de telefone, entre outros).
32. Existe no mercado material especfico que pode vir a ser adquirido
para este fim. Esta documentao sigilosa poder ser transferida para o
Arquivo Intermdio, mantendo-se selada pelo prazo que for considerado
necessrio.
f|. I4 Ierob|rrafo: apare|bo para re|sto dos va|ores de teperatura e
bu|dade re|at|va, ru deter|rado espao.
APCUIVC5 ADMINI5TPATIVC5. MANUAL DE FCPMAC 20
de documentos
33
. A resposta a estes pedidos deve
ser dada pelos Servios num curto prazo, razo pela
qual se revela indispensvel que os arquivos admi-
nistrativos existentes se encontrem devidamente
organizados. S assim se garante uma forma eficaz
de recuperar toda a informao pretendida e dar res-
posta em tempo adequado.
3.1.2. Arquivc !ntermdic
Os documentos entram na sua fase intermdia
quando a consulta j no efectuada com grande
regularidade pelo Servio produtor. No entanto,
eles tm de ser conservados por um determinado
perodo de tempo, por razes de ordem legal ou
necessidade do Servio. A documentao pode ser
alvo de consulta espordica ou de novos procedi-
mentos administrativos e os processos podem ainda
ser reabertos ou utilizados a ttulo informativo. Por
exemplo, a Direco de Recursos Humanos tem de
requerer o processo individual de um funcionrio,
para o reactivar, sempre que um colaborador regres-
se SCML, depois de ter trabalhado noutra Insti-
tuio. Tambm um processo antigo de um utente
tem de ser pedido ao arquivo intermdio, quando o
Servio necessita de aceder a essa informao.
Por norma, o arquivo intermdio situa-se num espa-
o diferente ou mais afastado daquele que ocupado
pelo arquivo administrativo do Servio
34
, uma vez que
a sua consulta j no to constante. Os responsveis
pelo arquivo intermdio devem responder aos even-
tuais pedidos de documentao dos Servios, sempre
AR0U!V0 C0RRENTE
AR0U!V0
!NTERMD!0
AR0U!V0 H!ST0R!C0
f|. I5 A preporderrc|a do va|or pr|r|o e securdr|o, ao |oro do c|c|o de v|da da
docuertao.
f|. I6 Irarsferrc|a de docuertao de u arqu|vo ad|r|strat|vo para
o arqu|vo |rterd|o, ut|||zardo ca|xas dev|daerte |dert|f|cadas.
f|. II Irarsporte at ao arqu|vo |rterd|o.
33. Ser importante ter presente a Lei 46/2007, de 24 de Agosto, a qual deu
origem 342. Deliberao da 133. Sesso Ordinria da Mesa da SCML
(de 20 de Maro de 2008), que aprovou as Normas e procedimentos para
garantir o acesso e a reutilizao dos documentos administrativos.
34. Ou, mantendo-se no mesmo espao, composto por aquelas pastas/
dossiers que s esporadicamente so consultados.
V
A
L
0
R
P
R
!
M

R
!
0
V
A
L
0
R
S
E
C
U
N
D

R
!
0
Nos termos da Portaria 509/2004,
de !4 de Maio, o 5ervio que possui
competncias de Arquivo Intermdio
na 5CML o Arquivo Histrico,
sob dependncia directa da
5ecretariaCeral
APCUIVC5 ADMINI5TPATIVC5. MANUAL DE FCPMAC 21
que estes necessitem de aceder s informaes paten-
tes na documentao em fase intermdia.
Apesar da documentao no se encontrar junto
ao Servio produtor, este continua a ser o proprie-
trio dos processos, pelo que s ele pode aceder e
dar autorizao para consulta da informao.
Cabe ao arquivo intermdio organizar, avaliar e
seleccionar a documentao transferida do arquivo
corrente, eliminando aquela que no possui valor
secundrio e transferindo para o Arquivo Histrico
os documentos de conservao permanente.
Devemos destacar que os processos de avaliao
e eliminao so to importantes como preservar e
conservar a documentao.
Muitos arquivos contm informao repetida que,
aps uma correcta avaliao, pode ser destruda, uma
vez que todos esses elementos se encontram sinteti-
zados noutros documentos (por exemplo, nos relat-
rios de actividades, contas de gerncia, entre outros).
Existe tambm documentao que no possui inte-
resse histrico e que perde rapidamente o seu valor
administrativo (por exemplo, notas de marcao de
reunio, apontamentos pessoais, guias de entrega de
material, requisies de obras ou de transporte, etc).
Ao eliminar toda esta massa documental acumula-
da, geralmente volumosa, liberta-se espao essencial
para acondicionar convenientemente a documentao
a ser preservada. Com este procedimento, poupam-
se recursos financeiros e humanos que podero ser
aplicados no tratamento arquivstico dos documen-
tos. Deste modo, a seleco e eliminao documen-
tal assumem-se como condies essenciais para um
bom funcionamento dos arquivos administrativos,
assim como para o tratamento e conservao efica-
zes da informao com interesse histrico-cultural.
No entanto, antes de destruir documentao, o ar-
f|. I8 Cbeada da docuertao ao arqu|vo |rterd|o.
f|. I9 Ua vez cbeada ao arqu|vo |rterd|o, a docuertao erca|rbada
para se efectuar o expuro.
f|. 20 A docuertao orar|zada, de fora a fac|||tar a sua ava||ao e
se|eco.
quivo intermdio organiza um processo, solicitando
parecer ao arquivo corrente sobre a documentao a
eliminar. Este procedimento destina-se a validar a inu-
tilizao dos documentos, confirmando-se que o Ser-
vio produtor j no necessita daquela informao.
Poder-se- efectuar, para alguma documentao,
uma transferncia de suporte, nomeadamente atra-
vs de microfilmagem, processo que ter de contar
sempre com a coordenao tcnica do Arquivo His-
trico da SCML. Este sistema permite:
a) poupar espao;
b) facilitar a pesquisa documental;
c) melhorar a difuso da informao;
d) introduzir um factor adicional de segurana, ao
facilitar a reproduo e a guarda de vrias cpias em
locais diferentes;
e) manter o valor probatrio da documentao,
enquanto ainda no reconhecido valor legal a ou-
tros mtodos de transferncia de suporte (como a
digitalizao ou a fotografia).
APCUIVC5 ADMINI5TPATIVC5. MANUAL DE FCPMAC 22
3.1.3. Arquivc Histricc cu Definitivc
A documentao entra na sua fase histrica ou defi-
nitiva quando deixa de ter valor administrativo, ou se-
ja, quando os processos se encontram findos e j no
contribuem para a eficaz gesto do Servio. O acesso
documentao deixou de ser urgente, no sentido de
fornecer informao de forma rpida para fins admi-
nistrativos. De um modo geral, o arquivo histrico ou
definitivo, onde so incorporados estes documentos,
, por vezes, denominado de arquivo morto. Trata-
se, na verdade, de uma designao errada. O arquivo
no se encontra morto, uma vez que os documentos
que guarda, apesar de terem perdido o seu valor admi-
nistrativo, conservam o seu valor histrico e cultural.
Os documentos nesta fase so preservados e tra-
tados arquivisticamente com o objectivo de serem
disponibilizados a utilizadores/investigadores para
elaborao de estudos de carcter histrico, sociol-
gico, econmico, etc. Por outro lado, esta documen-
tao constitui o testemunho da actuao da pessoa
ou Instituio que a produziu, fornecendo elementos
informativos aos cidados, no geral. Os documentos
em fase definitiva permitem construir uma maior
conscincia da misso do Organismo, da sua actuao
e evoluo ao longo do tempo.
Os arquivos definitivos constituem-se como uma
garantia da memria da Instituio e como um repo-
sitrio da sua experincia acumulada, que, ao ser tida
em conta, poder ajudar a delinear rumos de actuao
ou de resposta face s exigncias e oportunidades
externas.
Assim, os colaboradores devem contribuir para a
construo e preservao desta memria, deste re-
positrio de experincia, levando a cabo, nos seus
Servios, boas prticas de organizao e registo da
informao.
Os documentos em fase definitiva podem readqui-
rir, esporadicamente, o seu valor administrativo. o
caso dos registos de baptismo (quando um indivduo
solicita a sua consulta para comprovar a sua ascen-
dncia), das testamentarias (consultadas para provar,
em contenda cvel, a posse de um determinado bem
ou para confirmar obrigaes definidas pelo testador),
dos processos de obras (quando se torna necessrio
obter informao sobre os elementos de um prdio),
entre outros.
O arquivo definitivo tem, pois, como misso:
a) a conservao permanente de todos os docu-
mentos que, findo o seu valor administrativo
35
, pos-
f|. 2I L|peza de L|vro Art|o, co recurso a ua esa de b||er|zao.
f|. 22 Irataerto de ercaderraes e cabeda|.
f|. 23 0s docuertos deter|orados so erv|ados para u ab|rete espec|a||zado.
A |avae dos docuertos art|os ua das fases do seu processo de restauro.
f|. 24 Lxecuo de pastas espec|f|cas para acord|c|orar e proteer
a|urs docuertos |rterverc|orados.
35. Uma vez que j no so consultados pela Administrao ou Servio
produtor.
APCUIVC5 ADMINI5TPATIVC5. MANUAL DE FCPMAC 23
suem, contudo, interesse histrico ou cultural (razo
pela qual no podem ser eliminados);
b) o tratamento arquivstico, tendo em vista uma
eficaz comunicao e disponibilizao dos docu-
mentos sua guarda, fundamentalmente para fins
de investigao.
3.2. A articuIac entre c arquivc
administrativc, intermdic e definitivc
uma perspectiva interada
Os trs tipos de arquivo devem estar sempre em
articulao constante para que a documentao (
medida que vai completando o seu ciclo de vida),
receba o tratamento arquivstico adequado.
Em cada fase dos documentos (sobretudo na fase
corrente ou administrativa e na intermdia), os tc-
nicos responsveis pelo arquivo devem levar a cabo
as tarefas que lhe esto adstritas, de modo a que,
em fases posteriores, no seja necessrio proceder a
operaes que deviam j estar concludas.
3.2.1. A remessa da dccumentac
Os documentos existentes nos Servios da SCML,
referentes a inmeros processos, no so utilizados
para sempre, vo perdendo a sua utilidade no arquivo
corrente/administrativo (ou porque ficaram concludos
e no vo ser reabertos, ou porque a informao neles
contida j no , por qualquer motivo, indispensvel
para a gesto e administrao quotidiana do Servio).
Por esta razo, e tendo em considerao as sempre
presentes questes relacionadas com a falta de es-
pao, a documentao pode transitar para o arquivo
intermdio, onde ser preservada at serem conclu-
dos os prazos legais de conservao. A remessa de
documentos para o arquivo intermdio s dever ser
efectuada quando cumpridos os prazos mnimos le-
gais de permanncia da documentao em arquivo
corrente, estabelecidos na Portaria 509/2004, de 14
de Maio (que aprova o Regulamento Arquivstico da
Santa Casa da Misericrdia de Lisboa)
36
.
Para alm de determinar os prazos obrigatrios
de conservao dos documentos, o referido diploma
legal constitui um importante instrumento de traba-
lho para os diversos Servios da SCML porque, ao
definir as principais sries documentais produzidas
por cada um deles, facilita a tarefa de organizao
dos documentos
37
.
f|. 26 A qu|ra de destru|r pape| ut|||zada para e|||rar docuertao se
va|or securdr|o ou b|str|co.
36. Os prazos de conservao da documentao em arquivo corrente, estabelecidos na Portaria, podem ser ampliados consoante as necessidades do
Servio produtor da documentao. Portaria disponvel na Intranet em: Documentos internos>Regulamentos>Secretaria-Geral>Regulamento ar-
quivstico da Santa Casa da Misericrdia de Lisboa.
37. Na Portaria 509/2004, as sries documentais esto ordenadas por Servios e, entre as pginas 3071 e 3072, figuram as sries comuns produzidas por
todas as unidades orgnicas da SCML.
Crganizao
Descrio
APCUIVC
CCPPENTE
APCUIVC
HI5TCPICC
[Crganizao]
[Avaliao]
Descrio
Preservao
DiIuso
APCUIVC
INTEPMDIC
[Crganizao]
[Descrio]
Preservao
Avaliao
5eleco
Eliminao
f|. 25 Iarefas a deservo|ver e cada fase do c|c|o de v|da da docuertao.
As tarefas ertre parrteses rectos j dev|a ter s|do executadas ra fase arter|or.
Os elementos a transferir para o arquivo intermdio
devem respeitar o princpio da provenincia (man-
tendo-se separado o que foi produzido e arquivado
em Servios distintos), e da ordem original (manten-
do a organizao que a documentao possua no
arquivo corrente).
APCUIVC5 ADMINI5TPATIVC5. MANUAL DE FCPMAC 24
A remessa de documentao deve fazer-se acom-
panhar sempre de uma guia de remessa
38
, que deve
ser utilizada pelos Servios para enumerar e descre-
ver as sries documentais a transferir, a sua dimen-
so (em metros lineares
39
), a natureza do suporte da
informao, o tipo de unidades de instalao onde
esta se encontra acondicionada e as respectivas da-
tas extremas. As restantes formalidades da remessa
de documentos encontram-se definidas no Regula-
mento Interno do Arquivo Histrico da SCML.
3.2.2. A requisic de dccumentcs e pedi-
dcs de infcrmac
Como j referimos anteriormente, a documentao
que foi remetida, do arquivo corrente para o arquivo
intermdio, continua a pertencer e a estar acessvel
ao Servio produtor. Sempre que este pretenda ob-
ter uma determinada informao ou processo, pode
requisit-lo. Para tal basta preencher os respectivos
formulrios (Pedido de Informao ou Requi-
sio de Documentao), disponibilizados pelo
Arquivo Histrico.
3.2.3. A eIiminac
Aps cumpridos os prazos legais de conservao,
a documentao existente no arquivo intermdio de-
ver ser alvo de um processo de avaliao e seleco.
Estas tarefas tm em vista determinar que documen-
tao ir transitar para o arquivo definitivo, tendo
por base o seu valor histrico, informativo e cultural.
Toda a documentao que no se revestir deste valor
dever ser eliminada. No entanto, esta eliminao
s poder ser efectuada no arquivo intermdio, ou
atravs do seu acompanhamento tcnico. Os Servi-
os no podem eliminar, por iniciativa prpria, a sua
documentao. Todas as sries documentais elimina-
das devem constar de um Auto de Eliminao, que
especifica os seus ttulos, dimenses, unidades de
acondicionamento, datas extremas e tipo de suporte
em que a informao se encontra registada.
Para garantir que a informao a ser destruda no
contm algum elemento pertinente, o arquivo inter-
mdio remeter uma lista com as sries documentais
a serem destrudas, a fim de se obter uma nova con-
firmao do Servio produtor.
Deve ser tido em conta que, quanto maior for o
nvel de organizao de um arquivo (logo na sua
fase corrente), mais fceis e rpidas se tornaro as
tarefas ligadas avaliao, seleco e eliminao da
documentao, bem como o trabalho de descrio e
difuso a desenvolver quando os documentos passa-
rem para a sua fase definitiva e forem incorporados
no Arquivo Histrico.
Uma boa organizao inicial aumenta a eficincia
e a capacidade de resposta do arquivo face s solici-
taes quotidianas do Servio, evitando, numa fase
posterior, a duplicao do trabalho e perdas de tempo
desnecessrias, no arquivo intermdio e histrico.
4. A 0RCAN!ZA0
4.1. Definic de cranizac arquivstica
O conceito de organizao constitudo por duas
realidades distintas: por um lado, a ordenao dos do-
cumentos e, por outro, a classificao dos mesmos.
4.1.1. A crdenac
Por ordenao entendemos o processo de organi-
zao fsica, pelo qual colocamos os documentos
segundo uma determinada ordem. Para garantir uma
eficiente recuperao da informao, a ordenao
que damos aos documentos que produzimos e/ou
recebemos nunca poder ser ingnua e aleatria,
tendo que haver sempre uma deciso, ou seja, uma
interveno da nossa parte.
Desta forma, os documentos podem ser sequen-
ciados tendo em vista diversos critrios. A ttulo de
exemplo, a ordenao pode ser:
a) crcncIica (ex. copiador de correspondncia
expedida, ordenado por datas);
b) numrica (ex. processos de funcionrios orde-
nados pelo nmero mecanogrfico);
c) temtica (ex. pastas de aquisies de mo-
bilirio, de material de escritrio, de equipamento
informtico, etc.);
d) hierrquica (ex. pasta de aquisies, com os
processos de compra ordenados do mais prioritrio,
para o menos urgente);
e) aIfabtica (ex. processos de utentes ordena-
dos pela ordem alfabtica do nome);
f) aIfanumrica (ex. pasta de aquisies de
mobilirio com o cdigo MOB, em que o primeiro
processo ser MOB1, o segundo MOB2, e assim su-
cessivamente).
Dever ser escolhido o tipo de ordenao que me-
lhor se ajuste s caractersticas da documentao em
38. Formulrio (Mod. 001 SG) disponvel na Intranet em: Documentos internos > Formulrios > Secretaria-Geral > Guia e respectivas Instru-
es.
39. Nmero de metros que a documentao ocupa nas prateleiras.
APCUIVC5 ADMINI5TPATIVC5. MANUAL DE FCPMAC 25
Para testar se o arquivo
administrativo do seu 5ervio est
devidamente organizado, poder
pedir a um colega para procurar, sem
a|uda, uma determinada inIormao.
Num arquivo bem organizado
qualquer pessoa consegue recuperar
a inIormao necessria de Iorma
eIiciente, desde que conhea
minimamente a Iorma de organizao
da documentao
causa, assim como s necessidades de pesquisa e
de recuperao da informao por parte do Servio.
Em suma, deve-se escolher uma ordenao que seja,
simultaneamente, prtica, lgica e adequada ao
contedo informativo dos documentos.
A ordenao permite facilitar as tarefas de recupe-
rao da informao, de arquivagem, de avaliao
e de descrio, uma vez que atribui aos documentos
de arquivo (e suas unidades de instalao) uma se-
quncia lgica e coerente. Por exemplo, demora-se
muito menos tempo a procurar o processo de um
utente numa caixa com 500 processos, quando os
mesmos se encontram ordenados numericamente.
Se a ordenao no for adequada, ou se o conjunto
documental estiver, pura e simplesmente, desor-
denado, a busca de informao torna-se catica e
demorada.
Sempre que o critrio de ordenao for alterado,
os colaboradores devero registar o sistema an-
terior, para que no se perca a lgica organizativa
das pastas mais antigas e seja possvel recuperar a
informao.
Para exemplificar uma forma de ordenao, podemos
referir o caso dos copiadores
40
de correspondncia
expedida, organizada cronolgica e numericamente,
ou seja, ordenada pela data e, num mesmo dia, pelo
nmero sequencial atribudo a cada documento .
Exemplo:
Deve ser elaborado um copiador de todos os do-
cumentos que saem do Servio, os quais tm de ser
acabam por dar mais valor a uma coleco desconexa
de documentao. Deve ser tambm tido em conta
que mesmo os documentos que do entrada no Servi-
o e que no so respondidos (por tal no ser neces-
srio ou possvel), tm de ser includos num processo
e no podem ser eliminados, colocados em pastas de
Diversos ou arquivados no copiador.
Relativamente documentao que d entrada no
Servio, no necessrio fazer copiador, uma vez
que a informao deve ser arquivada apenas no pro-
cesso respectivo. Se necessrio, pode ser efectuado
um registo de correspondncia recebida, atribuindo
a data e um nmero sequencial de chegada a cada
documento. Geralmente, s os Servios de grandes
dimenses (que possuem um maior movimento do-
cumental), ou que centralizem a recepo e distribui-
o de correspondncia que recorrem utilizao
de registos de entradas.
Em resumo, um copiador no serve para recuperar
toda a informao de um processo (que, normalmen-
te, formado por diversos documentos, de diferen-
tes tipologias
41
, elaborados em datas distintas e com
interveno de vrias entidades). Se o copiador for
utilizado para arquivar todos os documentos que
formam um processo, torna-se muito difcil (pratica-
mente impossvel) reunir e recuperar toda a informa-
o relativa a um mesmo assunto/processo.
4.1.2. A cIassificac
A classificao o processo intelectual de or-
ganizao da documentao que consiste em criar
regras pr-estabelecidas para agrupar os documen-
tos, consoante a sua provenincia, ou tendo por
40. Vide nota 19.
41. Vide nota 14.
0|a 05 de Ju|ho 0|a 06 de Ju|ho
0orrespoadac|a
sa|da
Of|c|o 33/c007 |orecer 38/c007
|eroror1o |rterro
34/c007
lrforrooo 39/c007
|oi 35/c007 |roosto 40/c007
Of|c|o 36/c007 |roosto 4!/c007
|roosto 31/c007 Of|c|o 42/c007
devidamente numerados de forma sequencial. Para
alm disso, estes documentos devem, obrigatoria-
mente, ser arquivados no respectivo processo ou,
caso este ainda no exista, abrir um novo. Por vezes,
muitos Servios s fazem copiadores de correspon-
dncia sada organizados por tipologias, separando
faxes, informaes, pareceres, etc., o que dificulta
bastante a recuperao da informao. Nalguns ca-
sos, arquivam, erradamente, os documentos originais
nos copiadores e no constituem processos, porque
APCUIVC5 ADMINI5TPATIVC5. MANUAL DE FCPMAC 26
base o contedo temtico-funcional da informao
que veicula. A classificao serve, pois, para orga-
nizar e recuperar a documentao (os processos).
A classificao funcional , actualmente, a mais
indicada, podendo ser definida como o conjunto de
regras, claramente estabelecidas, que promovem a
organizao dos documentos de arquivo corrente,
consoante as vrias actividades da Instituio ou
Servio (as quais se reflectem no tipo de documen-
tao produzida).
Uma Instituio desenvolve actividades e cada
uma destas gera diversas funes. Para o cumpri-
mento dessas funes necessrio criar e receber
documentao, logo, todos os documentos esto
associados a uma actividade e a uma funo desen-
volvidas pela Instituio.
Por sua vez, o tema o contedo do documento,
o seu assunto, ou seja, o elemento que nos vai per-
mitir enquadr-lo numa determinada actividade ou
funo desenvolvida pela Organizao
42
.
Em concluso, classificar pode definir-se como a
operao que consiste em organizar a documentao
por grandes reas temticas e, dentro destas, por
assuntos, estabelecendo uma ligao hierrquica en-
tre eles e atribuindo para cada actividade, funo e
assunto, um cdigo numrico ou alfanumrico.
Por exemplo, o processo Aco de formao do
funcionrio A, sobre fotografia, insere-se na:
Actividade gesto de recursos humanos, na
qual, uma das funes associadas a formao.
Neste caso especfico, o tema ser fotografia (que
constitui o assunto da referida aco de formao).
4.2. Tipcs de cIassificac
Existem vrios sistemas de classificao, que
agrupam a informao de forma distinta. Os mais
comuns so:
4.2.1 CIassificac crnica
o tipo de classificao que estabelece os diversos
grupos de documentos de acordo com a procedncia
da documentao, isto , de acordo com o Servio ou
entidade que a produziu. Os planos de classificao
de tipo orgnico reflectem, por isso, o organograma
das Instituies.
No se aconselha a utilizao de planos de clas-
sificao orgnicos, porque os mesmos apresentam
algumas desvantagens que importante realar:
EXEMPL0 PARC!AL DE 0UADR0
DE CLASS!F!CA0 0RCN!CA:
!. 0orrespoadac|a com os 5erv|os da 5aata 0asa
I.I. Secretar|aera|
I.2. D|reco dos Serv|os f|rarce|ros
I.3. D|reco de Aco Soc|a|
I.4. D|reco de Serv|os de Aprov|s|oraerto
I.5. [.]
2. 0orrespoadac|a com outras Iast|tu|es
2.I. N|r|str|o da Lducao
2.2. N|r|str|o da Sade
2.3. Ur|o das N|ser|crd|as Portuuesas
2.4. Cara Nur|c|pa| de L|sboa
2.5. [.]
2.6. 0utras ert|dades
a) Existem assuntos muito diversos que esto mis-
turados numa mesma pasta, s porque tm uma
mesma provenincia.
b) A recuperao da informao , consequente-
mente, menos eficaz e mais morosa.
c) Com bastante frequncia, muitas Instituies ou
Servios extinguem-se ou sofrem reestruturaes,
alterando as suas designaes e competncias, sen-
do necessria uma constante actualizao do quadro
de classificao utilizado.
4.2.2. CIassificac funcicnaI
Neste tipo de classificao, o agrupamento da do-
cumentao e a sua recuperao so efectuados por
tema e por funo, ou seja, reflecte sempre as vrias
actividades desenvolvidas pela Instituio ou Sector.
O contedo do documento, isto , o assunto, deve
ser o critrio classificador, possibilitando agrupar
espcies documentais distintas (ofcios, memoran-
dos, recibos, etc.), que tratam do mesmo assunto,
num mesmo dossier, processo ou pasta, indepen-
dentemente da provenincia do documento. Desta
forma, os planos de classificao funcionais esto
mais dependentes das actividades desenvolvidas
pela Instituio, as quais se mantm mais estveis
ao longo do tempo.

4.3. Bcas prticas de cIassificac
Elaborar um estudo profundo do Servio ou
entidade produtora da documentao (neste caso,
42. No fundo, trata-se de uma lgica organizativa semelhante quela que encontramos numa livraria. Quando nos deslocamos a um destes estabelecimen-
tos, no nos dirigimos seco de Desporto (tema ou grande rea temtica) para comprar o livro Santa Casa da Misericrdia de Lisboa: subsdios para a
sua histria 1498-1898. Sabemos, de antemo, que para este assunto especfico, devemos procurar na seco de livros de Histria.
APCUIVC5 ADMINI5TPATIVC5. MANUAL DE FCPMAC 27
f|. 2I Lxep|o de |obadas co as referrc|as recessr|as para ua ef|caz
recuperao da docuertao. Deve ser erc|orado o cd|o do quadro de
c|ass|f|cao, serdo que 04 corresporde ao rarde tea "Recursos Puaros", 02
d|z respe|to a act|v|dade "esto de pessoa|", 0I a furo "forao", 03 a sr|e
"Aces de forao |rterra".
a Misericrdia), fazendo um levantamento das suas
competncias e de todas as actividades que leva a
cabo para atingir os seus fins estatutrios.
Fazer um levantamento exaustivo dos processos
produzidos, dos documentos de circulao interna
e dos formulrios/impressos em utilizao nos Ser-
vios.
Definir o circuito dos processos relativos a cada
uma das actividades desenvolvidas pela Misericrdia.
Com base nesta recolha de informao prvia,
elaborar a estrutura de um quadro de classificao
que reflicta, o mais fielmente possvel, a actividade
da Instituio (ou de um Servio) e a documentao
produzida no decurso dessa actividade, permitindo
arquiv-la de forma clara e sistemtica. Devero ser
evitados, nas classes, termos genricos como diver-
sos, assuntos gerais ou outros.
Uma vez elaborado um quadro de classificao, a
documentao dever ser arquivada no nvel inferior
da hierarquia, que deve corresponder a um dossier
ou pasta no arquivo (com essa referncia na lomba-
da) acompanhada do ttulo da srie (consultar, para
isso, a Portaria 509/2004) e, se possvel, das datas
extremas. Podem, como complemento, ser utilizadas
cores. Por exemplo, escolher a cor azul para todos os
dossiers relativos a Recursos Humanos.
A classificao deve ser clara, inequvoca e no
deve estar dependente de interpretaes subjectivas.
Aquilo que se anexa a uma determinada classe ou
srie, nunca poder ser anexado a outra, independen-
temente da pessoa ou altura em que se classifica.
4.4. PIancs de cIassificac: ccnsideraes
erais
O trabalho de organizao de um arquivo cor-
rente no termina com a adopo de um quadro de
EXEMPL0 PARC!AL DE 0UADR0
DE CLASS!F!CA0 FUNC!0NAL:
! 05Jk0 0 k00k505 h0MkN05 (kkk f0N0I0NkL)
!.!. 0oatro|o de ass|du|dade (act|v|dade fuac|oaa|)
I.I.I. L|vros de porto (sr|e docuerta|)
!.2. kecrutameatos (act|v|dade fuac|oaa|)
I.2.I. Corcursos pb||cos (sr|e docuerta|)
I.2.2. Corcursos |rterros (sr|e docuerta|)
I.2.3. Requ|s|es de serv|o (sr|e docuerta|)
I.2.4. Co|sses de serv|o (sr|e docuerta|)
[.]
5er necessrio eIectuar uma reviso
peridica do plano de classiIicao,
sendo imprescindvel um esIoro
de adaptao a novas realidades
organizacionais que possam surgir na
Instituio (atribuio ou extino de
Iunes). Deste modo, concluise que
no existem planos de classiIicao
perIeitos e deIinitivos, porque as
Instituies so entidades dinmicas
APCUIVC5 ADMINI5TPATIVC5. MANUAL DE FCPMAC 2B
classificao, uma vez que este apenas um elemen-
to constitutivo de uma realidade mais vasta, ou seja,
de um plano de classificao.
Um quadro de classificao no pode ser criado
e aplicado, sem que seja levado a cabo um estudo
prvio exaustivo que analise a produo documen-
tal, as caractersticas, os objectivos e a forma de
organizao da Instituio em causa.
Um quadro de classificao tem de ser sempre
elaborado com base na realidade organizacional
especfica de cada Instituio ou Servio, uma vez
que deve reflectir a documentao produzida e,
esta ltima, varia de Instituio para Instituio (de
Servio para Servio), consoante as competncias e
especificidades da actuao de cada uma delas.
A uma unidade orgnica (Servio) deve correspon-
der apenas um plano de classificao. Este no apli-
cvel a outra realidade organizacional. Por exemplo,
um pintor, para produzir um retrato de uma pessoa,
no pode utilizar como modelo outro indivduo que
no aquele que pretende retratar, apesar de ambos
possurem dois olhos, uma boca, um nariz, etc.
Por sua vez, o plano de classificao um docu-
mento que engloba, no s a relao hierrquica das
reas temticas, actividades, funes e processos
desenvolvidos pela Instituio (quadro de classifi-
cao), como tambm deve incluir a explicao dos
procedimentos de classificao dos documentos,
a definio de cada classe e dos processos/docu-
mentos que nela devero ser includos. Ser ainda
essencial que estabelea critrios de ordenao dos
documentos e que contenha ndices remissivos para
melhor determinar a classe a que um documento
pertence, assim como o cdigo a atribuir-lhe.
APCUIVC5 ADMINI5TPATIVC5. MANUAL DE FCPMAC 29
43. Ou seja, ao responder a um pedido, h que fornecer a informao adequada s solicitaes dos utilizadores, isto , no se deve pecar por excesso nem
por falta de elementos, factores que podem pr em causa a satisfao do utente.
44. Estes preceitos esto contemplados em diversos diplomas legais, de entre os quais se destaca o Decreto-Lei 442/91, de 15 de Novembro, com alteraes
introduzidas pelo Decreto-Lei 6/96, de 31 de Janeiro, artigo 10.. Os Dez Princpios ticos da Administrao Pblica prevem que os funcionrios devem
prestar informao e/ou esclarecimentos de forma clara, simples, corts e rpida (Princpio da Informao e da Qualidade).
5. C0NCLUS0
Com o presente texto sobre organizao de ar-
quivos administrativos, procurmos alertar todos os
colaboradores da Misericrdia de Lisboa, que diaria-
mente lidam com documentao, para uma srie de
boas-prticas destinadas a alcanar uma organizao
mais eficaz dos documentos.
Esta racionalizao da gesto documental dever
constituir, cada vez mais, uma prioridade de actua-
o das Instituies, numa Sociedade pautada, de
modo crescente, pela necessidade de acesso rpido e
imediato informao. As vrias Entidades pblicas
e privadas tero de acompanhar as novas exigncias,
organizando os seus sistemas de arquivo e sistema-
tizando a sua produo documental. Esta ser uma
boa forma de acompanharem e responderem ade-
quadamente referida evoluo, no se constituindo
como um bice mesma, disponibilizando conve-
nientemente a informao pertinente
43
.
Por outro lado, nesta nova Sociedade da Infor-
mao, os cidados passaram a aceder de forma
muito mais facilitada informao, encontrando-se
cada vez mais conscientes dos seus direitos e garan-
tias, exigindo, por isso, que os servios prestados
por Instituies pblicas ou privadas melhorem em
termos qualitativos. J no se trata apenas de exigir
que se cumpram as suas tarefas mecanicamente,
mas que o servio seja pautado por critrios de efici-
ncia, eficcia e qualidade
44
.
Ora, um arquivo administrativo devidamente
organizado contribui de forma significativa para
um aumento da qualidade do servio prestado,
ao melhorar a comunicao e troca de informao
entre os Servios (actuao conjunta e integrada) e
ao optimizar os procedimentos burocrticos. Estes
factores permitiro, consequentemente, diminuir
despesas e reduzir o tempo de resposta s solicita-
es internas (Servios) e externas (utentes, forne-
cedores, investigadores, etc.), optimizando, assim,
a capacidade de actuao da Instituio.
Por outro lado, a organizao dos arquivos admi-
nistrativos e o cumprimento de todos os procedi-
mentos relacionados com as remessas documentais
para o arquivo intermdio (observncia dos prazos
legais de conservao dos documentos), contribui
de forma decisiva para a proteco e preservao
da documentao com interesse histrico, essencial
para a construo de uma memria institucional e
para uma consciencializao do percurso e da ex-
perincia acumulada da Instituio.
No entanto, para alcanar esta gesto documental
mais eficaz, ao nvel dos arquivos administrativos,
inevitvel investir em instalaes, equipamentos,
material apropriado, assim como no estabelecimento
de regras e de metodologias de trabalho adequadas.
Por outro lado, fundamental apostar na formao
dos recursos humanos que, diariamente, tm de lidar
com a documentao e com a sua organizao. Foi,
precisamente, este pressuposto que presidiu ideia
de elaborar um Manual que divulgasse uma srie de
pequenos, mas importantes, conselhos tericos e
prticos, que constitussem a base de futuras aces
de formao a serem ministradas, internamente, pe-
lo Arquivo Histrico da SCML.
Procurou-se que o texto fosse simples e acessvel,
no descurando, contudo, a transmisso e explicita-
o de alguns conceitos tericos arquivsticos, indis-
pensveis para que os conselhos prticos propostos,
fossem devidamente justificados e contextualizados.
Longe de pretender ser um texto tcnico-cientfico,
desejou-se, antes, elaborar um instrumento de tra-
balho que os colaboradores pudessem consultar fre-
quentemente, sempre que surja alguma dvida mais
imediata em relao gesto ou organizao de
documentao. No entanto, a sua leitura no exclui,
de forma alguma, a necessidade dos colaboradores
participarem em futuras aces de formao sobre
esta temtica.
Esperamos que o presente Manual constitua um
estmulo para que todos os colaboradores adoptem
uma atitude pr-activa no que respeita gesto da
documentao administrativa dos seus Servios,
no sentido de, em conjunto, contribuirem para um
aumento da rapidez e da capacidade de resposta da
Santa Casa perante as solicitaes crescentes do seu
pblico-alvo.
Resta-nos salientar que os tcnicos do Arquivo
Histrico se encontram totalmente disponveis para
o esclarecimento de qualquer dvida que possa sur-
gir, nomeadamente relacionada com a gesto docu-
mental, com transferncias de documentao para o
arquivo intermdio, com pedidos de informao ou
requisies de documentao.
APCUIVC5 ADMINI5TPATIVC5. MANUAL DE FCPMAC 30
B!BL!0CRAF!A
DIPLOMAS LEGAIS
DECRETO-LEI 322/91, de 26 de Agosto. D.R. I Srie
-A. N. 195.
DECRETO-LEI 442/91, de 15 de Novembro. D.R. I S-
rie -A. N. 263.
DECRETO-LEI 6/96, de 31 de Janeiro. D.R. I Srie-A.
N. 26.
PORTARIA 509/2004, de 14 de Maio. D.R. I Srie- B.
N. 113.
LEI 46/2007, de 24 de Agosto. D.R. I Srie. N. 163.
DECRETO-LEI 335/2008, de 3 de Dezembro. D.R. I
Srie. N. 234.
LEI 7/2009, de 12 de Fevereiro. D.R. I Srie. N. 30.
PRTICA E NORMALIZAO ARQUIVSTICAS
CT 7 (IPQ) NP 4438 (1-2) Gesto de documentos de
arquivo. S.l.: Instituto Portugus da Qualidade, 2005.
HENRIQUES, Ceclia; BARBEDO, Francisco; MON-
TALVO, Lus Manual para a gesto de documentos.
Coord. GARCIA, Madalena; LIMA, Maria Joo Pires de.
Lisboa: IAN/TT, 1998.
OBRAS DE CARCTER GERAL
ALVES, Ivone; RAMOS, Margarida Maria Ortigo; GAR-
CIA, Maria Madalena; PEREIRA, Maria Olinda Alves;
LOMELINO, Maria Paula; NASCIMENTO, Paulo Coelho
Dicionrio de terminologia arquivstica. Lisboa: Insti-
tuto da Biblioteca Nacional e do Livro, 1993.
COUTURE, Carol; DUCHARME, Daniel Session de
formation: la politique de gestion des archives. Notes
pour les participants. Curso organizado pelo Instituto
dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo (23 a 25 de
Setembro de 1997). Lisboa: IAN/TT, 1997.
CRUZ MUNDET, Jose Ramn Manual de archivistica.
Fundacin Germn Snchez Ruiperez, 2001.
DIRECO-GERAL DOS REGISTOS E DO NOTARIA-
DO Carta tica da Administrao Pblica. In Boletim
dos Registos e do Notariado. N. 7 (2002). P. 1-2.
ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol (Coord.) Os
fundamentos da disciplina arquivstica. Lisboa: D. Qui-
xote, 1998.
BIBLIOGRAFIA ESPECFICA
CARDOSO, Jlio Csar; LUZ, Andr Ricardo Os
arquivos e os sistemas de gesto da qualidade.
In Arquivstica.net. [em linha]. [consult. 9 jun. 2006].
URL: http://www.arquivistica.net/ojs/include/getdoc.
php?id=51&article=6&mode=pdf.
CHOO, Chun Wei Gesto de informao para a orga-
nizao inteligente. A arte de explorar o meio ambiente.
Lisboa: Caminho, 2003.
COUTURE, Carol; ROUSSEAU, Jean-Yves Les ar-
chives ao XXe sicle. Une rponse aux besoins de
ladministration et de la recherche. 8. ed. Montral:
Universit de Montral, 1995.
LE COADIC, Yves F. Usages et usagers de linformation.
Paris: Editions Nathan, 1997.
MOREIRA, Antnio C.; PEREIRA, Antnio G. A con-
tabilidade e intangibilidade da informao. In Cadernos
BAD. N. 2 (Ano 2004). P. 93-105.
PENTEADO, Pedro Gestin de documentos de archi-
vo en la Administracin Central: desarrollo y desafos
en un contexto cambiante. In Tabula. N. 8 (2005). P.
55-66.
ROBECK, Mary F. ; BROWN, Gerald F.; STEPHENS, Da-
vid O. Forms management. In Information and records
management. Document-based information systems.
4. ed. Glencoe/ MacGraw-Hill: Nova Iorque, Colum-
bus, Mission Hills, Pretoria. 1996. P. 338379.
8IHL@MFJ 8;D@E@JKI8K@MFJ% D8EL8C ;< =FID8xF *(
AR0U!V0S
ADM!N!STRAT!V0S
TECN0L0C!AS
DE !NF0RMA0
E
Texto
Rafael Antnio
Docente do Mestrado em Cincias da Documentao
e Informao (Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa)
APCUIVC5 ADMINI5TPATIVC5. MANUAL DE FCPMAC 33
nizaes disponibilizam computadores (estaes de
trabalho) aos seus colaboradores, para a execuo
de variadas tarefas de comunicao e produo de
documentos que circulam atravs das redes de co-
municaes.
O acesso s pginas da Internet, o Correio Elec-
trnico e o Processamento de Texto so, assim,
ferramentas to banais que seria impensvel deixar
de recorrer a estes meios para cumprir as tarefas ad-
ministrativas de cada posto de trabalho. Para alm
dessas ferramentas, esto igualmente disponveis
numerosas aplicaes destinadas Gesto do Apro-
visionamento, Gesto Financeira e Contabilstica
ou Gesto de Recursos Humanos.
Diariamente, produzido em Word ou noutros
programas um grande nmero de documentos digi-
tais. Em muitos casos, estes apenas se destinam a
ser impressos e enviados a outros departamentos ou
entidades externas. No entanto, a alternativa ofere-
cida pelo recurso ao Correio Electrnico veio modifi-
car esta realidade, permitindo uma maior facilidade
na comunicao da informao. So muitas as situ-
aes em que esses documentos constituem anexos
de mensagens trocadas entre diferentes pessoas que
os reconhecem como vlidos para o procedimento
administrativo.
O recurso s Tecnologias da Informao coloca-
nos no limiar de uma mudana cultural que importa
analisar para no prejudicar a organizao dos arqui-
vos administrativos.
Para obter um melhor desempenho dos compu-
tadores, somos obrigados a compreender os funda-
mentos do seu funcionamento. Tratam-se, partida,
de equipamentos electrnicos (semelhantes a tantos
outros), compostos por um conjunto de componen-
tes que, para o utilizador vulgar, apenas so dife-
1. 0 N0V0 AMB!ENTE D!C!TAL
Uma nova cultura digital tem vindo a emergir na
sociedade actual, por fora do permanente apareci-
mento de novos conceitos e solues, anteriormente
conhecidos pelo termo genrico de informtica.
As Tecnologias de Informao so hoje uma desig-
nao mais abrangente que engloba os equipamentos,
programas, infra-estruturas e servios necessrios
para criar, armazenar, procurar e manipular a infor-
mao escrita, sonora ou visual. Os equipamentos,
ligados entre si por redes de comunicaes, utilizam
programas especficos (sistema operativo) para gerir
e controlar as suas partes componentes. Os progra-
mas, destinados a executar aces e rotinas concre-
tas, so utilizados nestes equipamentos para levar a
cabo as mais variadas actividades.
Estas tecnologias, transformadas em bens de con-
sumo, esto acessveis a todos os cidados que as
podem facilmente adquirir e utilizar sem que lhes
seja exigida uma competncia especial. Devemos, no
entanto, diferenciar este tipo de utilizao, daquela
que feita pelos profissionais que tm a seu cargo
a responsabilidade da instalao e manuteno de
complexas infra-estruturas.
Os Sistemas de Informao
1
destinam-se aplica-
o das tecnologias da informao atravs do recurso
a tcnicas da cincia da computao e da adminis-
trao e gesto de empresas. Envolvem, entre outros
aspectos, o estudo dos processos de negcio
2
, a to-
mada de deciso e o planeamento estratgico. O seu
fim ltimo o desenvolvimento social e econmico,
em que a satisfao das necessidades dos cidados
e das empresas desempenha um papel central na
actividade econmica, na criao de riqueza, na de-
finio da qualidade de vida dos cidados e nas suas
prticas culturais.
Podemos interrogarmo-nos sobre a importncia
da aplicao dos Sistemas de Informao aos ar-
quivos administrativos, dado que primeira vista
as preocupaes de organizao e manuteno de
documentos, ainda em suporte papel, parecem estar
distantes do mundo das Tecnologias de Informao.
Comecemos ento pelas componentes mais sim-
ples e observemos a actividade que se desenrola
ao nvel de cada unidade administrativa. As orga-
1. Os Sistemas de Informao constituem uma rea prpria no mbito da gesto e organizao de empresas.
2. Processos de negcio so as actividades especficas desenvolvidas por uma determinada instituio, para atingir os seus objectivos.
C recurso s Tecnologias da
InIormao colocanos no limiar
de uma mudana cultural que
importa analisar para no pre|udicar
a organizao dos arquivos
administrativos
APCUIVC5 ADMINI5TPATIVC5. MANUAL DE FCPMAC 34
renciados pelos elementos externos a ele ligados:
monitor, teclado, rato e impressora.
Por razes evidentes estes elementos externos, es-
senciais para a entrada e leitura de dados, esto mais
prximos dos utilizadores, mas o disco rgido (por
se encontrar incorporado na unidade central) s
valorizado quando deixa de funcionar e tudo pra.
No disco rgido esto guardados os trabalhos pro-
duzidos ao longo de meses ou at de anos e o seu
desaparecimento poder constituir um prejuzo que
s a partir desse momento ser tido em conta. O
cuidado individual de executar cpias de segurana
por vezes descurado e s depois de um acidente
grave ficamos atentos a tal facto.
Por fora do acesso Internet e do uso de aplica-
es de gesto, as organizaes dispem actualmen-
te de redes de comunicaes, ligando as estaes de
trabalho entre si, assim como aos servidores aplica-
cionais
3
e aos servidores de ficheiros
4
; ambos podem
guardar os dados produzidos por cada utilizador.
Estando garantidas as seguranas peridicas, isto
, se os ficheiros forem regularmente transferidos
ou guardados nesses servidores, ser minimizado o
risco de uma eventual perda de dados.
2. A 0RCAN!ZA0 D0S
D0CUMENT0S EM C0MPUTAD0R
Os documentos administrativos so essenciais
para as organizaes, no apenas por constiturem
prova de uma actividade e/ou tomada de deciso,
mas ainda por conterem conhecimentos transmi-
tidos atravs de contedos produzidos pelos seus
autores.
Um dos valores mais importantes de qualquer ins-
tituio , precisamente, o capital intelectual que
criado permanentemente pelos seus colaboradores.
Revestindo-se este capital de tanta importncia, a
sua existncia ter de ser garantida e preservada ao
longo do tempo, atravs do recurso aos mecanismos
de segurana de dados j referidos.
A importncia da informao impe que se esta-
beleam formas de acesso baseadas numa organiza-
o racional dos documentos administrativos pois,
apesar das muitas facilidades tecnolgicas, esse
acesso depende sempre do modo como a documen-
tao est arrumada e descrita. Sabemos que ao fim
de algum tempo, os ficheiros guardados em cada
computador comeam a ser de difcil acesso, porque
nos esquecemos do seu nome ou porque existem
diversas verses com nomes muito semelhantes.
Quando aumenta o nmero de pastas onde vamos
guardando informao, a situao complica-se e,
se o mesmo equipamento for partilhado por vrias
pessoas, ento pode mesmo transformar-se num
labirinto. A experincia das regras de classificao
de documentos de arquivo pode aqui desempenhar
um papel importante e constituir uma boa ajuda,
por vezes ignorada.
lmaqem . ArquiLecLura simplilicada do luncionamenLo
em rede local.
SERV!D0RES
REDE L0CAL
ESTA0ES DE TRABALH0
3. Entende-se por servidor aplicacional um equipamento onde esto instaladas aplicaes que servem toda a organizao e que so compostas por
programas e bases de dados.
4. Os servidores de ficheiros, como o nome indica, constituem um espao onde armazenada informao organizada em ficheiros, passando a constituir
mais uma unidade de disco, partilhada ou no por cada utilizador.
5e os Iicheiros Iorem
regularmente transIeridos ou
guardados nesses servidores,
ser minimizado o risco de uma
eventual perda de dados
APCUIVC5 ADMINI5TPATIVC5. MANUAL DE FCPMAC 35
Atravs de um levantamento orgnico-funcional
de identificao dos diferentes assuntos tratados e
da anlise das tipologias documentais, os tcnicos
de arquivo podero fornecer um plano que permita
arrumar os documentos em pastas electrnicas, de
forma semelhante que deve ser feita em pastas
com documentos em papel. S que, neste caso,
ainda possvel adicionar elementos (por exemplo
autor, destinatrio, remetente, assunto e data) para
serem pesquisados quando necessrio procurar a
informao.
Esta organizao das pastas electrnicas pode
e deve ser efectuada por cada grupo de trabalho
(unidade orgnica) que partilhe documentos pro-
duzidos pelos vrios colaboradores pois, apesar de
terem uma origem individual, so patrimnio da
organizao onde se inserem. Para tal ser possvel,
recomenda-se a adopo de polticas que passam
pela disponibilizao de reas nos servidores de fi-
cheiros, acedidos atravs da rede local, com regras
de segurana de acesso e permisses bem definidas.
Tais polticas dependem de cada unidade orgnica
e, simultaneamente, dos responsveis pelas tecnolo-
gias de informao (que devem garantir os aspectos
de segurana de dados) e dos tcnicos de arquivo
(que devem estabelecer os planos de classificao,
assim como os prazos de conservao e destino fi-
nal).
Com estes procedimentos reduzem-se as dificul-
dades de acesso informao e melhora-se a sua
circulao e salvaguarda. Cada estao de trabalho
passa a constituir um ponto de produo e acesso,
onde os documentos podem residir temporariamente
(numa fase de elaborao dos contedos), mas que,
logo que concludos, sero de imediato copiados para
uma rea do servidor. Este facto no elimina a possi-
bilidade de, tambm no disco local, serem aplicados
os mesmos planos de classificao que iro facilitar
a arrumao e recuperao dos documentos.
Abordmos at agora a questo dos documentos
administrativos produzidos digitalmente, mas no
podemos esquecer que o aparecimento do correio
electrnico veio aumentar o volume da produo
documental e a necessidade de uma organizao
racional. Muitas instituies dispem de sistemas de
arquivo automtico das mensagens mas a sua classi-
ficao e acesso continuam a ser um aspecto ainda
por resolver. No se trata apenas de uma questo
tecnolgica mas principalmente legal, por envolver
valores relativos ao direito de privacidade das pes-
soas e de sigilo das instituies.
Quais os limites de aplicao de regras de gesto
documental aplicadas ao correio electrnico de cada
funcionrio? Embora alguns colaboradores sintam a
necessidade de organizar os documentos em pastas,
segundo critrios prprios, importante que essa
organizao respeite, mais do que um critrio pes-
soal, uma estrutura genrica e comum definida pela
instituio. Deste modo, ser possvel racionalizar
a organizao/classificao dos documentos, agora
em suporte digital.
Para alm da importncia de estabelecer regras de
classificao, tambm essencial definir os prazos
de conservao. Este ltimo aspecto pode passar
despercebido para aqueles que tenham uma viso
centrada apenas naquilo que vulgarmente se deno-
Um dos valores mais importantes
de qualquer instituio ,
precisamente, o capital intelectual
que criado permanentemente
pelos seus colaboradores
lmaqem 2. Lxemplo parcial e simplilicado de um plano de
classilicao aplicado as pasLas criadas
no compuLador.
APCUIVC5 ADMINI5TPATIVC5. MANUAL DE FCPMAC 36
mina de arquivo administrativo. Acontece porm
que a acumulao sucessiva de documentos (agora
em discos magnticos nos servidores), tem tambm
limites que obrigam a uma eliminao peridica
quando termina o seu valor legal ou quando deixam
de constituir informao relevante.
Os tcnicos de informtica, na sua actividade de
garantir a segurana fsica da informao, encaram
os ficheiros como dados sem qualquer nexo ou valor,
preocupam-se apenas em assegurar a sua preserva-
o nos respectivos suportes. Compete ao servio
de arquivo de cada instituio definir o valor dos
documentos e, por conseguinte, realizar os procedi-
mentos de eliminao da informao que considere
desnecessria, segundo as normas internas aprova-
das e as portarias legais de eliminao.
Apesar deste maravilhoso mundo digital, a reali-
dade das nossas organizaes continua dependente
dos documentos administrativos em suporte papel,
que iro subsistir em paralelo com outros suportes.
Comea j a surgir uma nova abordagem tecnolgica
que passa pela digitalizao dos documentos. Esta
aco possibilita a sua circulao entre as vrias ca-
deias de deciso; no entanto levar algum tempo at
que essa opo constitua uma rotina.
Desde logo, importa salientar que a digitalizao
uma opo a que se recorre devido necessidade da
circulao e acesso aos documentos atravs das redes
digitais e, nunca com o objectivo de substituir os res-
pectivos originais. Esta uma questo essencial pois,
alm das limitaes tecnolgicas relacionadas com a
preservao a longo prazo (fundamental em docu-
mentos administrativos), ainda no comummente
aceite em tribunal a apresentao de uma cpia digi-
tal para substituio do original em papel.
necessrio ter alguma cautela no que respeita
digitalizao dos documentos administrativos, no-
meadamente no que concerne certificao digital,
definio de uma poltica de preservao digital,
deteriorao dos suportes digitais e obsolescncia
5

dos equipamentos.
3. APL!CA0ES !NF0RMT!CAS
EM AR0U!V0S ADM!N!STRAT!V0S
A observao da realidade de vrias instituies
permite constatar que se mantm, ainda, a separao
entre as funes tradicionalmente percebidas como de
Arquivo e aquelas que, em termos mais comuns, so
denominadas por Gesto de Correspondncia, Gesto
de Expediente, Seguimento de Processos, etc.
Juntando a tudo isto, a diversidade de programas
que vo sendo adquiridos (quando se pretende res-
ponder a problemas usando apenas tecnologias,
mas esquecendo as questes organizacionais),
deparamo-nos com situaes complexas e difceis de
ultrapassar que colocam em risco o valor de prova
e de informao contido nos documentos adminis-
trativos.
O objectivo de uma Gesto Integrada dos Docu-
mentos de Arquivo (desde a fase da produo at
sua eliminao ou salvaguarda para memria futura),
no tem ainda merecido, por parte da Sociedade, a
compreenso da sua importncia no contexto dos
Sistemas de Informao. Se juntarmos o apareci-
mento e crescimento exponencial de uma multipli-
cidade de novos suportes e meios de transmitir a
informao (de que o correio electrnico um bom
exemplo), melhor se compreende a necessidade de
mudana da situao actual.
A sociedade em rede, que hoje se nos depara,
obriga a moderna gesto a novos desafios, e ainda
a que as tecnologias de informao sejam reposicio-
nadas como instrumentos ao servio das polticas
de gesto. Hammer e Champy, conceituados autores
neste domnio, afirmam que o verdadeiro poder
das tecnologias no est em conseguir melhorar os
5. Desactualizao da tecnologia que ocorre geralmente num curto espao de tempo.
Compete ao servio de arquivo
de cada instituio deIinir
o valor dos documentos e,
por conseguinte, realizar os
procedimentos de eliminao da
inIormao
APCUIVC5 ADMINI5TPATIVC5. MANUAL DE FCPMAC 37
antigos processos de trabalho mas sim permitir s
organizaes romperem com as velhas regras e criar
novas formas de funcionamento.
No que respeita aos documentos administrativos,
estas novas formas de funcionamento comeam a
ser implementadas por cada colaborador, quando
produz documentos e os arruma segundo planos de
classificao coerentes e estruturados. Se for esta-
belecida como regra (no momento de guardar um
documento em computador), a opo do preenchi-
mento obrigatrio, de campos descritivos contendo
o Ttulo, Assunto, Autor, Categoria, Palavras-chave
e Comentrios, posteriormente ser mais fcil a sua
pesquisa e o rpido acesso informao. Atravs do
recurso a uma simples folha de clculo, poder ain-
da registar-se a entrada e sada de documentos com
todo o movimento ocorrido.
Este tipo de solues triviais, recorrendo a fer-
ramentas simples, permite resolver desde logo as
necessidades de controlo dos documentos admi-
nistrativos, sem implicar o desenvolvimento de
programas locais, que mais tarde se podem mostrar
incompatveis ou de difcil integrao. O recurso
criao de bases de dados locais (no caso de exis-
tirem tcnicos disponveis e com experincia neste
domnio), pode tornar-se numa obra inacabada ou
de manuteno complexa e dar origem ao apareci-
mento de ilhas de informao. Por isso, muitas
instituies (confrontadas com tal necessidade),
decidem adquirir programas adaptveis a todas as
unidades orgnicas, destinados ao registo da cor-
respondncia e ao seguimento de despachos. So
aplicaes simples e de fcil instalao que, embo-
ra numa perspectiva racional paream ser as mais
adequadas, condicionam o futuro desenvolvimento
harmnico dum Sistema de Gesto Documental. Por
se tratar de um processo complexo que envolve to-
das as estruturas e procedimentos internos, e por se
prolongar muito para alm da durao dos prprios
equipamentos e suportes digitais onde ir funcio-
nar, no pode ser perspectivado como mera soluo
imediatista.
Os Sistemas de Gesto de Documentos de Arqui-
vo (que no possuam mecanismos de certificao
que garantam a auditoria e a rastreabilidade
6
), po-
dem tornar-se caixas negras onde se introduzem
dados que no controlamos nem sabemos como
se organizam internamente. Os resultados obtidos
C ob|ectivo de uma Cesto Integrada
dos Documentos de Arquivo no
tem ainda merecido, por parte da
5ociedade, a compreenso da sua
importncia no contexto dos 5istemas
de InIormao
podem ser esteticamente interessantes mas, sem
uma verificao e controle permanente por tcnicos
competentes, dificilmente oferecem uma garantia da
sua qualidade.
As aplicaes informticas em arquivos adminis-
trativos implicam, assim, uma reflexo e estudo pr-
vio de todos os circuitos documentais que envolvem
o levantamento das competncias, das funes de
cada instituio, dos tipos de documentos produ-
zidos e recebidos, bem como uma eventual refor-
mulao dos procedimentos em vigor. Trata-se de
uma verdadeira aco de reengenharia de processos
que tem em vista melhorar as condies de acesso
informao.
6. Isto , garantir a anlise e avaliao do desempenho dos sistemas informticos de gesto documental.
7. Designing and Implementing Recordkeeping Systems (DIRKS) Manual. [Em linha]. [Consult. 30 Julho 2008]. Disponvel em WWW <URL:http://www.
naa.gov.au/records-management/publications/DIRKS-manual.aspx>
8. Desde a fase de produo at seleco dos documentos de conservao permanente.
No foi por acaso que surgiram vrias metodolo-
gias para este efeito, como por exemplo a elaborada
pelos Arquivos Nacionais da Austrlia, expressa
no manual DIRKS (Designing and Implementing
Record-Keeping Systems
7
) e referida pela Norma
Portuguesa NP 4438-2:2005, traduo da ISO 15489.
Estas normas constituem um valioso auxiliar, por
permitirem compreender a actividade da organiza-
o e o ambiente regulatrio e social em que so pro-
duzidos os documentos do arquivo administrativo.
Uma boa e transparente Administrao requer que
a gesto documental seja eficaz e permita justificar
todos os seus actos
8
, de modo a que estes sejam
significativos, precisos, fidedignos, legveis e cons-
tituam uma evidncia durvel de todas as aces e
decises.
de salientar que os processos existentes no ar-
quivo administrativo devem ser guardados enquanto
forem necessrios para a gesto corrente. No entan-
APCUIVC5 ADMINI5TPATIVC5. MANUAL DE FCPMAC 3B
Avaliao
preliminar
Anlise
das actividades
da Instituio
Identificar
exigncias
arquivo
Identificar
estratgias
arquivo
Desenhar
sistema
arquivo
Implementao
do sistema
Avaliao/reviso
da implementao
do sistema
Examinar
sistemas
existentes
Desenho
Implementao
Polticas
Normas
sentido, importante
salientar a necessidade
de que estes programas
se baseiem em forma-
tos abertos, de forma
a que (em qualquer mo-
mento), os dados sejam
legveis, no dependam
de cada verso insta-
lada, nem obriguem a
transferncias e conver-
ses sempre falveis.
Ser importante real-
ar que fundamental
estabelecer uma po-
ltica de preservao
digital, que estabelea as normas e procedimentos
precisos para evitar os problemas de perda de da-
dos, provocada pela obsolescncia tecnolgica
9
. Isto
implica que um servio com competncia tcnica se
responsabilize pela transferncia da informao para
sistemas e suportes mais actualizados que garantam
a continuidade de acesso informao. Este servio
ter tambm de se responsabilizar pela inutilizao
da informao que for seleccionada para eliminao,
tendo por base a legislao em vigor.
Em resumo, queremos destacar que a aplicao da
informtica aos arquivos administrativos , em pri-
meiro lugar, um processo organizacional que tem de
comear muito antes da utilizao de qualquer pro-
grama. Tal como nos Sistemas de Gesto Financeira,
onde existe uma estrutura central essencial baseada
no Plano de Contabilidade, tambm nos Sistemas
de Gesto Documental tem de existir um Plano de
Classificao, sem o qual este no poder funcionar
eficazmente.
Por isso mesmo, e at que seja realizado um es-
tudo profundo da Entidade e da documentao que
produz, prefervel recorrer a ferramentas simples,
disponveis nos actuais ambientes de trabalho de ca-
da utilizador, de forma a no hipotecar o futuro com
solues avulsas e de difcil integrao. Deste modo,
consegue-se uma melhor transparncia dos proces-
sos de gesto, salvaguardando a memria e a prova
dos actos e da actividade de cada Instituio.
A aplicao da inIormtica
aos arquivos administrativos
, em primeiro lugar, um processo
organizacional que tem de comear
muito antes da utilizao de qualquer
programa
to, o valor informativo e probatrio desses processos
no se extingue de imediato, devendo por isso ser
mantido durante os prazos estabelecidos por lei.
Desta forma, deve ter-se presente que a maioria des-
tes prazos ultrapassa a longevidade dos programas e
equipamentos informticos. A aplicao da portaria
legal de eliminao de documentos depende de um
conjunto de critrios que, se no forem respeitados,
iro obrigar, a posteriori, a uma reformulao da es-
trutura organizativa da documentao e respectivos
processos.
Consequentemente, o cuidado com a preservao
dos documentos revela-se essencial quando se abor-
da a escolha de aplicaes informticas, pois um
Sistema de Gesto Documental tem como principal
objectivo a organizao dos documentos de arquivo
(qualquer que seja o suporte em que se encontrem)
atravs do recurso a equipamentos electrnicos
e a programas desenvolvidos para o efeito. Neste
9. A ttulo de exemplo, podemos referir que muitos dos documentos gravados no incio dos anos 90, em formato Word, podem j no ser legveis nos com-
putadores actuais. Por outro lado, muita desta informao encontra-se guardada em disquetes, sendo que, hoje em dia, a maior parte dos computadores
j no possuem unidade de leitura deste suporte.
lmaqem 3. MeLodoloqia DlRKS.
APCUIVC5 ADMINI5TPATIVC5. MANUAL DE FCPMAC 39
B!BL!0CRAF!A
ANTONIO, Rafael; SILVA, Carlos Guardado Organiza-
o de arquivos definitivos: Manual ARQBASE. Lisboa:
Colibri, 2006.
ANTONIO, Rafael O Sistema de Gesto Documental:
oportunidade do software livre nos Municpios Portu-
gueses. Lisboa: [s. n.]. 2008.
Dissertao de mestrado apresentada Faculdade de
Letras da Universidade de Lisboa.
Archival policy [Em linha]. [Consult. 10 Jul. 2008].
Disponvel em WWW <URL:http://ec.europa.eu/trans-
parency/archival_policy/index_en.htm>.
CHAMPY, J. Reengineering Management: the manda-
te for new leadership. New York: Harper-Collins, 1995.
Change your world or the world will change you:
The future of collaborative government and Web
2.0 [Em linha]. [Consult. 3 Jul 2008]. Dispon-
vel em WWW <URL:http://www.deloitte.com/dtt/
article/0,1002,cid=199524,00.html>.
CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS
ISAD(G): Norma Geral Internacional de Descrio
Arquivstica: adoptada pelo Comit de Normas de
Descrio, Estocolmo: Sucia, 19-22 de Setembro de
1999. Lisboa: Instituto dos Arquivos Nacionais/ Torre
do Tombo, 2002.
CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS
ISAAR(CPF): Norma Internacional de Registos de Au-
toridade Arquivstica para Pessoas Colectivas, Pessoas
Singulares e Famlias. Lisboa: Instituto dos Arquivos
Nacionais/ Torre do Tombo, 2004.
COOK, Terry - What is past is prologue: a history of ar-
chival ideas since 1898, and the future paradigm shift.
Archivaria 43 (Spring 1997). P. 17-63.
Corporate Fraud [Em linha]. [Consult. 21 Mai. 2008].
Disponvel em WWW <URL:http://legal-dictionary.
thefreedictionary.com/Corporate+Fraud>.
DAVENPORT, T. H. Process Innovation: Reengineer-
ing Work Through IT. Boston: Harvard Business School
Press, 1993.
DAVENPORT, T. H; SHORT, J. E. The New Industrial
Engineering: Information Technology and Business
Process Redesign. Sloan Management Review. Vol. 31,
N. 4 (Summer 1990). P. 11-27.
DIRECO-GERAL DE ARQUIVOS MIP: Metain-
formao para InteroPerabilidade [Em linha]. Lisboa:
DGARQ, 2007. [Consult. 14 Jul. 2008]. Disponvel em
WWW <URL:http://www.iantt.pt/downloads/MIIP_
v1.0a.doc>.
DLM Forum. Guidelines on best practices for using
electronic information [Em linha]. [Consult. 9 Jun.
2008]. Disponvel em WWW <URL:http://dlmforum.
typepad.com>.
FERREIRA, Miguel Introduo Preservao Digital:
conceitos, estratgias e actuais consensos [Em linha].
Guimares: Escola de Engenharia da Universidade do
Minho, 2006. [Consult. 14 Jul. 2008]. Disponvel em
WWW <URL:https://repositorium.sdum.uminho.pt/
bitstream/1822/5820/1/livro.pdf>.
A Glossary of Archival and Records Terminology [Em
linha]. [Consult. 9 Jun. 2008]. Disponvel em WWW
<URL:http://www.archivists.org/glossary/index.asp>.
KRAMER, Samuel Noah A histria comea na Sum-
ria. Lisboa: Publicaes Europa-Amrica, 1963.
LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. Management Infor-
mation Systems. New Jersey: Prentice-Hall, 2006.
MoReq2: MODEL REQUIREMENTS FOR THE MANA-
GEMENT OF ELECTRONIC RECORDS: UPDATE AND
EXTENSION, 2008 [Em linha]. [Consult. 20 Mai. 2008].
Disponvel em WWW <URL:http://www.cornwell.
co.uk/moreq2/MoReq2_body_v1_03.pdf >.
APCUIVC5 ADMINI5TPATIVC5. MANUAL DE FCPMAC 40
OREILLY, Tim Web 2.0 Compact Definition: Trying
Again [Em linha]. [Consult. 3 Jul. 2008]. Disponvel em
WWW <URL:http://radar.oreilly.com/2006/12/web-20-
compact-definition-tryi.html>.
PORTUGAL. INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIO-
NAIS/TORRE DO TOMBO Recomendaes para a
gesto de documentos de arquivo electrnicos. Lisboa:
IAN/TT, 2000.
PORTUGAL. INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIO-
NAIS / TORRE DO TOMBO Orientaes Tcnicas
para Avaliao de Documentao Acumulada. Lisboa:
IAN/TT, 1999.
Preparar o futuro digital da Europa: Avaliao interca-
lar da iniciativa i2010 [Em linha]. [Consult. 2 Jul. 2008].
Disponvel em WWW <URL:http://eur-lex.europa.eu/
LexUriServ/LexUriServ.do?uri=COM:2008:0199:FIN:PT
:PDF>.
The Professional archivist: What is an archivist? [Em
linha]. [Consult. 8 de Jun. 2008]. Disponvel em WWW
<URL:http://www.archivists.org.au/professional-archi-
vist>.
Reference Model for an Open Archival Informa-
tion System (OAIS) [Em linha]. Blue Book. N. 1 (Ja-
neiro 2002) [Consult. 12 Jul. 2008]. Disponvel em
WWW <URL:http://public.ccsds.org/publications/
archive/650x0b1.pdf>.
Resoluo da Assembleia da Repblica n. 53/2007
[Em linha]. [Consult. 6 Jul. 2008]. Disponvel em
WWW <URL: http://www.parlamento.pt/Activida-
deParlamentar/ Paginas/ DetalheDiplomaAprovado.
aspx?ID=14880>.
RIBEIRO, Fernanda Da arquivstica tcnica arquivs-
tica cientfica: a mudana de paradigma. Revista da Fa-
culdade de Letras - Cincias e Tcnicas do Patrimnio.
Faculdade de Letras da Universidade do Porto, I Srie,
vol. I (2002). P. 97-110.
SANTOS, Maria de Lourdes Lima dos; PEREIRA, Mi-
riam Halpern (coord.) Diagnstico aos arquivos inter-
mdios da Administrao Central. Lisboa: Observatrio
das Actividades Culturais; Instituto dos Arquivos Na-
cionais/Torre do Tombo, 2003.
SCHELENBERG, Theodore Arquivos modernos: Prin-
cpios e tcnicas. Rio de Janeiro: FGV, 1973.
SILVA, Armando Malheiro [et al.] Arquivistica, Teoria
e Prtica de uma Cincia da Informao. Porto: Edies
Afrontamento, 1998.
SILVA, Armando Malheiro A informao. Da compre-
enso do fenmeno e construo do objecto cientfico.
Porto: CETAC: Edies Afrontamento, 2006. P. 146.

UPWARD, Frank Structuring the Records Continuum,
Part One: Post-custodial Principles and Properties. Ar-
chives and Manuscripts 24 (November 1996). P. 268-
-285.
ESTE MANUAL DE APOIO AOS
ARQUIVOS ADMINISTRATIVOS
FOI IMPRESSO EM JUNHO
DE 2009
APCUIVC5 ADMINI5TPATIVC5. MANUAL DE FCPMAC 44