Excel

ndice

Microsoft Excel XP .......................3 Iniciando o Microsoft Excel XP .....4 Iniciando o Documento ..................4 Salvando o Documento ...............10 Fechando o Documento ..............11 Abrindo o Documento ..................12 Iniciando outro Documento..........13 Configurando a pgina ................16 Imprimindo o Documento ............21 Desfazendo comandos ................24 Movendo ou Copiando Texto ......24 Pesquisa de dados ......................26 Inserindo e Excluindo Clulas .....28 Inserindo e Excluindo Planilhas...30 Inserindo Grficos .......................32 Inserindo e Excluindo Comentrios37 Formatando Clulas ....................38 Controlando a altura da linha ......43 Controlando a largura da coluna .44 Nomeando planilhas ....................46 AutoFormatao ..........................47 Microsoft Excel XP Os programas aplicativos para automatizao de processos de clculo so conhecidos como planilhas eletrnicas, surgiram no final da dcada de 70 para micros pessoais. Hoje existem centenas, talvez milhares, de programas que pertencem a essa classe o Microsoft Excel XP um deles. O Microsoft Excel XP foi criado para prover o usurio de recursos grficos, o que nem sempre foi um ponto forte nas planilhas convencionais. Nesta apostila, vamos tratar aqui da verso , desenvolvida para operar sob gerenciamento do Microsoft Windows ME.
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Iniciando o Microsoft Excel XP Clique no boto Iniciar da barra de tarefas do Microsoft Windows ME. Aponte para o grupo Programas. Selecione Microsoft Excel. A tela do Microsoft Excel XP composta por vrios elementos grficos como cones, menus e alguns elementos que so comuns ao ambiente Microsoft Windows ME, com o qual voc j deve estar familiarizado. Antes de iniciarmos propriamente o trabalho com textos, necessrio que se conhea e identifique a funo dos elementos que compem a tela do aplicativo. Iniciando o Documento Quando voc cria uma planilha nova, a tela do computador dividida em linhas e colunas, formando uma grade. A interseo de uma linha e de uma coluna chamada de clula. As linhas so numeradas seqencialmente, as colunas so identificadas por letras tambm seqenciais e cada clula pela linha e co-

luna que a forma. Uma clula pode conter nmeros, texto ou frmulas. Por exemplo, a clula A4 (na tela abaixo) contm o valor 10 e a clula C2 contm o texto Valor unitrio.

Em geral, informaes da mesma categoria so digitadas em uma coluna (no exemplo, a coluna B a descrio do produto vendido; a coluna C o valor unitrio), mas essa estrutura no rgida: voc pode agrupar as informaes por linha ou por outras formas mais convenientes para o seu caso.
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A possibilidade de usar frmulas o que diferencia um programa de planilha de uma calculadora. Quando colocamos uma frmula em uma clula, dizemos que o contedo dessa clula deve ser calculado em funo dos valores contidos em outras clulas. Na planilha acima, o preo total de uma venda calculado multiplicando-se o preo unitrio pela quantidade vendida de produtos do mesmo tipo. Em nosso exemplo, a coluna A registra a quantidade de produtos e a coluna C traz o preo unitrio do produto. A coluna D mostra o preo total. O contedo de cada clula calculado multiplicando-se os valores da coluna A pelos valores da coluna C. Para que esse clculo seja feito automaticamente, devemos digitar a frmula =A4*C4 na clula D4. Para lembrar: Quando modificamos o valor de A4, o valor de D4 recalculado automaticamente de acordo com a frmula registrada na clula. Normalmente, uma planilha criada em duas etapas. Primeiro, voc determina os itens que deseja calcular e as frmulas a serem usadas para fazer esse clculo. Depois, na fase de utilizao da planilha, preciso digitar os valores correspondentes a cada item; os resultados sero calculados automaticamente. Aqui mostraremos como criar uma planilha, usando o programa Microsoft Excel XP, mas o procedimento descrito aplicase a qualquer programa de planilha. Como exemplo, vamos fazer uma planilha para controlar o faturamento de uma empresa que vende apenas quatro produtos. Embora as frmulas sejam diferentes para cada planilha, o procedimento ser sempre o mesmo. Determinando o layout da planilha. Quando abrimos o Microsoft Excel XP, j aparece um desenho bsico de planilha na tela. Precisamos, ento, organizar as informaes em linhas e colunas e determinar uma regio para
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cada tipo de informao. No layout, apenas definimos onde cada informao ser colocada, mas ainda no a digitamos. No nosso exemplo, vamos registrar o faturamento de cada um dos quatro produtos, ms a ms. A partir dessas informaes, calcularemos: O faturamento mensal de cada produto. O faturamento anual de cada produto. A planilha tem espaos reservados tanto para as informaes que sero digitadas quanto para as que sero calculadas automaticamente.

As informaes sero digitadas da clula B4 at a clula E15. Por exemplo, na clula B4 digitaremos o faturamento do ms de janeiro correspondente a engrenagens; na clula C4, o faturamento de janeiro de parafusos; na clula B5, o faturamento de fevereiro de engrenagens, e assim por diante, at o faturamento de dezembro de arruelas na clula E15. As informaes da coluna F, sobre faturamento mensal total, e as informaes da linha 17, sobre o faturamento anual por produto, sero calculadas automaticamente. Escrevendo frmulas.
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Primeiro, vamos escrever as frmulas para calcular o faturamento total mensal (coluna F). Esse faturamento a soma dos valores vendidos de cada produto. Assim, o faturamento total de janeiro (clula F4) ser a soma do faturamento de cada produto nesse ms (da clula B4 at a E4). Portanto, na clula F4 digitaremos a seguinte frmula: =B4+C4+D4+E4 Isso indica para o programa de planilha que o valor de F4 ser a soma dos valores das clulas B4, C4, D4 e E4. Copiando frmulas. A frmula da clula F5 muito parecida com a frmula da clula F4 e o mesmo acontece com todas as clulas, at F15. F4=B4+C4+D4+E4 F5=B5+C5+D5+E5 F6=B6+C6+D6+E6 F7=B7+C7+D7+E7 F8=B8+C8+D8+E8 F9=B9+C9+D9+E9 F10=B10+C10+D10+E10 F11=B11+C11+D11+E11 F12=B12+C12+D12+E12 F13=B13+C13+D13+E13 F14=B14+C14+D14+E14 F15=B15+C15+D15+E15 Como seria bastante trabalhoso digitar essa mesma frmula 12 vezes, vamos copi-la. Posicione o cursor sobre a clula F4.

Abra o menu Editar e escolha o comando Copiar; o computador copiar o contedo de F4. Selecione da clula F5 F15. Para isso, clique sobre a clula F5 e, mantendo o boto do mouse pressionado, arraste-o at a clula F15. Pressione a tecla <Enter>. O programa percebe que a frmula mudou de linha e altera o seu contedo: em vez de copiar =B4+C4+D4+E4 para todas as linhas, ele adequar a frmula para cada linha. Assim, na clula F5 ser escrito =B5+C5+D5+E5; na clula F6, =B6+C6+D6+E6 e assim por diante. O procedimento para calcular o faturamento anual de cada produto bastante parecido com o anterior: o faturamento anual de engrenagens a soma do seu faturamento em cada ms. Na clula B17, poderamos digitar a seguinte frmula: =B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11+B12+B13+B14+B15 Quando a frmula for muito grande, usaremos a funo SOMA do Microsoft Excel XP, que facilita o clculo, somando todas as clulas especificadas. Na clula B17, a frmula ser: =Soma(B4:B15) A notao B4:B15 indica que devem ser utilizadas todas as clulas no intervalo de B4 at B15. Assim, essa frmula ir somar os valores em todas essas clulas e exibir o resultado na clula B17. Agora, precisamos copiar essa frmula para as clulas de C17, D17 e E17. Podemos usar o mesmo procedimento que foi descrito acima. O programa perceber que elas foram colocadas em outra coluna e ajustar as referncias das colunas automaticamente. Assim, aps copiar a frmula para a coluna C17, tere7

mos =Soma(C4:C15); na clula D17 aparecer =Soma(D4:D15), e assim por diante.

Agora, nossa planilha est completa e basta digitar os valores unitrios relativos a cada ms e a cada tipo de produto, das linhas 4 a 15, das colunas B a E. O programa nos dar, automaticamente, os valores da linha 17 e da coluna F. Para lembrar:

A rapidez uma das grandes vantagens dos programas de planilha. Se voc cometer um erro ou quiser modificar o valor de uma clula, basta digitar o valor correto e todos os outros valores sero atualizados automaticamente. Salvando o Documento Quando voc salva uma pasta pela primeira vez, o Microsoft Excel XP exibe a caixa de dilogo Salvar Como, que permite digitar um nome para a pasta e especificar onde o arquivo ser salvo. Clique no menu Arquivo, Salvar.

A gravao de uma planilha sobre outra ou simples gerao de uma atualizao da planilha faz com que o modelo anterior seja perdido por sobreposio (isto : a gravao feita por cima).

Digite o nome do arquivo. Clique no boto Salvar. Fechando o Documento Para fechar uma pasta do Microsoft Excel XP, liberando espao na memria para continuar o trabalho com outras pastas, selecione o seguinte comando: Clique no menu Arquivo, Fechar.

Se a pasta que estiver sendo fechada tiver sido modificada e no gravada em disco, o programa questiona se voc deseja gravar, desprezar (no gravar), ou cancelar o comando de fechar

a planilha.

Clique no boto Sim. Abrindo o Documento Para se abrir uma pasta, indispensvel que ela tenha sido salva, ou seja, transportada para o disco. Para abrir uma pasta, efetue o seguinte comando: Clique no menu Arquivo, Abrir.

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Uma vez selecionado esse comando, o Microsoft Excel XP mostra uma caixa de dilogo quase idntica de gravao de arquivos (figura a seguir), para que voc informe qual o nome e, em caso de necessidade, o drive e/ou diretrio do arquivo.

Clique duas vezes sobre o arquivo. Durante uma sesso de trabalho com o Microsoft Excel XP, cada pasta aberta ocupa uma nova janela de documento. No abra muitas pastas ao mesmo tempo, se voc for trabalhar isoladamente com cada uma delas. A abertura descontrolada de pastas pode ocupar todo o espao disponvel na memria do computador, impedindo desenvolvimento de um bom trabalho. Iniciando outro Documento Para dar incio a uma nova pasta (arquivo em branco), execute o seguinte comando: Clique no menu Arquivo, Novo.
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Clique no boto Pasta de trabalho em branco. Funes Funes de uma planilha so comandos mais compactos e rpidos para se executar frmulas. Com elas possvel fazer operaes complexas com uma nica frmula. As funes so agrupadas em categorias, para ficar mais fcil a sua localizao. As funes tambm facilitam o trabalho com planilhas especializadas. Um engenheiro pode utilizar funes matemticas para calcular a resistncia de um material. Um contador usar funes financeiras para elaborar o balano de uma empresa. Entre as diversas funes, destacam-se: Funes financeiras Para calcular juros, rendimento de aplicaes, depreciao de ativos etc. Funes matemticas e trigonomtricas Permitem calcular raiz quadrada, fatorial, seno, tangente etc. Funes estatsticas Para calcular a mdia de valores, valores mximos e mnimos de uma lista, desvio padro, distribuies etc. Funes lgicas Possibilitam comparar clulas e apresentar valores que no podem ser calculados com frmulas tradicionais.

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A escolha de um ou outro tipo de funo depende do objetivo da planilha. Por isso, a Ajuda do programa de planilha um valioso aliado. Ela contm a lista de todas as funes do programa, normalmente com exemplo. Para ilustrar, usaremos a funo estatstica MDIA e a funo lgica SE em uma planilha que controla a nota dos alunos de uma escola. Se a mdia for superior a 5, o aluno aprovado; caso contrrio, reprovado.

Na tela acima, as notas foram digitadas nas colunas de B at E e suas mdias colocadas na coluna F, com o auxlio da funo MDIA . Essa funo calcula a mdia das clulas indicadas. Para aplic-la: Digite a frmula =Mdia(B3:E3) na clula F3. Ela indica o prximo passo a ser dado: o clculo da mdia das clulas de B3 a E3 (a mdia de B3, C3, D3 e E3). Para que o programa indique se um aluno foi aprovado ou no, a mdia obtida por esse aluno deve ser comparada com 5. Isso feito digitando-se a frmula =Se(F3<5;Reprovado;Aprovado) na clula F3. O contedo da clula G3 determinado pela condio de teste F3<5. Ela exibir o Reprovado caso a condio F3<5 seja verdadeira, ou seja, se o aluno obtiver mdia inferior a 5. Mostrar o valor Aprovado no caso de a condio F3<5 ser falsa, ou seja, se o aluno obtiver uma mdia igual ou maior que 5.
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Configurando a pgina Existem mais opes de alterao do padro impresso da planilha para torn-la cada ver mais apresentvel. A mudana da orientao, a expanso ou reduo global da planilha, a colocao de cabealhos e/ou rodaps e outros recursos sempre criam um melhor aspecto visual. A definio ou alterao desses elementos pode ser feita com o comando de configurao da pgina impressa: Clique no menu Arquivo, Configurar pgina. Verifique a seo Orientao, Dimensionar (alterar, se for necessrio). Seo Orientao - Especifica a orientao da pgina impressa. Seo Dimensionar - Reduz ou aumenta a planilha ou a ajusta a um nmero de pginas especfico quando voc imprime.

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Verifique a seo Centralizar na pgina na guia Margens (alterar, se for necessrio). Seo Centralizar na pgina - Centraliza os dados na pgina entre as margens, marcando a caixa de seleo Vertical, a caixa de seleo Horizontal ou ambas.

Verifique a seo Imprimir ttulos, Imprimir, Ordem da pgina na guia Planilha (alterar, se for necessrio). Seo Imprimir ttulos - Selecione uma opo em Imprimir ttulos para imprimir as mesmas colunas ou linhas como ttulos em cada pgina de uma planilha impressa. Selecione Linhas a
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repetir na parte superior se desejar linhas especficas como ttulos horizontais em cada pgina. Selecione Colunas a repetir esquerda se desejar ttulos verticais em cada pgina. Em seguida, na planilha, selecione uma clula ou clulas nas colunas ou linhas de ttulo desejadas. O boto Recolher caixa de dilogo no canto direito dessa caixa move temporariamente a caixa de dilogo para que voc insira o intervalo selecionando as clulas na planilha. Quando voc terminar, poder clicar novamente no boto para exibir a caixa de dilogo inteira. Seo Imprimir - Especifica que parte da planilha ser impressa, se a impresso ser colorida ou em preto e branco e define a qualidade de impresso. Seo Ordem da pgina - Clique em Abaixo e acima ou Acima e abaixo para controlar a ordem na qual os dados sero numerados e impressos quando no couberem em uma pgina. A figura de exemplo mostra a direo na qual o documento ser impresso quando voc selecionar uma dessas opes. Clique no boto OK para aplicar as alteraes. Cabealhos e rodaps Os cabealhos podem ser usados para informar um ttulo ou texto que identifique o que est sendo impresso e, s vezes, pode vir acompanhado da data/hora de emisso. Os rodaps so teis na colocao do nmero da pgina ou outras informaes gerais. O padro do Microsoft Excel XP colocar o nome da planilha no topo e o nmero da pgina atual na base, ambos centralizados horizontalmente em relao s margens da planilha. Para inserir um cabealho ou rodap, basta usar o comando Arquivo, Configurar pgina, na opo Cabealho/rodap. A escolha dessa opo abre uma nova caixa de dilogo adequada definio desses elementos. Veja figura abaixo.

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Existem predefinies para ambas as partes e essas definies podem ser selecionadas dentre alguns modelos encontrados nas caixas de listagem, correspondentes s opes de cabealhos (Cabealho) e de rodaps (rodap). Cabealhos e rodaps podem ser personalizados atravs dos botes Personalizar cabealho e Personalizar rodap. A escolha de um desses botes faz com que surja na tela uma caixa de dilogo com trs reas distintas na linha: uma margem esquerda, uma outra no centro do papel e uma terceira alinhada pela margem direita. Para a insero ou alterao desses dados, basta escrever o contedo na forma desejada, usando o sistema de cdigos do Microsoft Excel XP, nos campos especficos correspondentes a cada um. Veja figura a seguir. Observe que as sees da linha de cabealho/rodap podem ser preenchidas com qualquer tipo de texto, incluindo os cdigos apresentados mais abaixo. Esses cdigos podem ser digitados ou selecionados por meio dos cones.

Clique no boto OK para aplicar as alteraes. Imprimindo o Documento Todas as caractersticas e opes apresentadas at agora foram vistas para o trabalho em tela. A impresso em papel das
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planilhas geradas pelo Microsoft Excel XP representa uma consolidao do trabalho. Nesse caso, obtm-se uma forma de apresentao adequada e palpvel para o manuseio fora do computador. Para selecionar o comando: Clique no menu Arquivo, Visualizar Impresso.

Imprimindo o documento. O primeiro passo ajustar a impressora e configur-la da forma mais adequada para o trabalho de impresso. Depois, basta selecionar a rea a ser impressa e comandar o envio para a impressora atravs da seqncia abaixo: Clique no menu Arquivo, Imprimir.

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Responda caixa de dilogo apresentada. Quando se usa o mouse, no entanto, clicando no cone correspondente, a impresso feita diretamente, sem a utilizao da caixa de dilogo caracterstica do comando. Verifique a seo Impressora, Intervalo de impresso, Imprimir, Copias (alterar, se for necessrio). Seo Impressora - Selecione uma impressora. As informaes que aparecem abaixo da caixa Impressora aplicam-se impressora selecionada. Seo Intervalo de impresso - Indica as pginas do documento a serem impressas. Se voc clicar em Pginas, tambm dever inserir os nmeros de pgina desejados. Seo Imprimir - Indica a parte do documento a ser impressa. Seo Cpias - Especifica o nmero de cpias a ser impresso.

Clique no boto OK para aplicar as alteraes. Desfazendo comandos

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Para desfazer comandos errados. Clique no menu Editar, Desfazer.

O comando Desfazer poder anular (desfazer) todas as operaes que foram feitas. Caso voc tenha mandado desfazer um comando e deseja refaz-la, clique no prximo cone (refazer). Movendo ou Copiando Texto A movimentao significa remover (recortar) o contedo de uma clula ou elemento grfico selecionado de uma posio e inseri-lo em outra posio. Para movimentar, selecione a clula ou faixa de clulas a serem movimentadas. Clique no menu Editar, Recortar.

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Posicione no local para onde o texto ser movido. Clique no menu Editar, Colar.

Copiar significa fazer uma cpia do contedo de uma clula ou de um elemento grfico selecionado e inseri-lo em outra posio, deixando o original intacto. Para copiar, efetue o seguinte comando: Selecione a clula ou faixa de clulas a serem copiadas. Clique no menu Editar, Copiar.

Posicione no local a ser colocado o texto. Clique no menu Editar, Colar.

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Pesquisa de dados Indo para uma posio especfica no documento A movimentao pelo documento pode ser necessria para

fazer correes ou mesmo para verificaes de rotina. O uso de teclas para movimentao do cursor um grande aliado nessa tarefa; tratando-se, porm, de documentos extensos, esse processo se tornaria trabalhoso e demorado. O Microsoft Excel XP permite que se faam deslocamentos diretos at pontos especficos. Em qualquer ponto do documento, selecione o comando: Clique no menu Editar, Ir para.

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Digite a referncia e clique no boto OK. Localizando e substituindo palavras Os comandos de localizao e substituio de palavras tambm podem ser acessados diretamente atravs do comando: Clique no menu Editar, Localizar ou Substituir. Guia Localizar Escreva a palavra que dever ser localizada no texto. Clique em Localizar prxima, para localizar a primeira ocorrncia da palavra que estiver depois da posio atual do cursor. Clique em Opes para definir a direo da procura e outros detalhes para uma procura personalizada.

Guia Substituir

Na caixa Localizar, escreve a palavra que vai substituir a palavra localizada no texto. Na caixa Substituir, digite a palavra que vai substituir a palavra localizada.

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Clique em Substituir, para substituir a primeira ocorrncia da palavra. Caso a palavra se repita, voc poder substituir todas as ocorrncias da palavra de uma vez, clicando no boto Substituir tudo. Inserindo e Excluindo Clulas Imagine que, durante a digitao de uma seqncia de dados, alguns dados foram esquecidos, ficando a tabela incompleta. Os dados podem ser introduzidos posteriormente nos locais corretos, bastando para isso fazer a escolha adequada entre as opes de insero, encontradas no menu Inserir: Clique no menu Inserir, Clulas.

Selecione uma opo. Clique no boto OK. Podem ser inseridas novas clulas, fazendo com que as existentes se movam para a direita ou para baixo. Ou ainda, podese inserir uma nova linha ou coluna. De modo semelhante possvel fazer a excluso de clulas que tenham sido introduzidas equivocadamente ou que no sejam mais necessrias. O comando de excluso pode ser encontrado no menu Editar.

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As opes disponveis permitem excluir com deslocamento das restantes para a esquerda ou para cima. Linhas inteiras e colunas inteiras tambm podem ser excludas.

Selecione uma opo. Clique no boto OK. A insero e a eliminao de faixas de clulas fazem com que os endereos de clulas usados em frmulas sejam automaticamente reajustados. Se faixas com clulas precedentes de frmulas no forem excludas, as frmulas que delas dependerem apresentaro a indicao #ref!. A soluo desfazer a operao de excluso (se possvel) e redefinir as referncias s clulas que sero eliminadas. Inserindo e Excluindo Planilhas Uma pasta de trabalho padro apresenta, inicialmente, 3 planilhas. Caso necessite de mais planilhas at um total de 255, voc pode inclu-las, utilizando o seguinte comando:

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Clique no menu Inserir, Planilha.

Uma pasta de trabalho padro apresenta, inicialmente, 3 planilhas. Caso no necessite de todas, voc pode excluir as desnecessrias, selecionando-as e utilizando um dos seguintes comandos: Clique no menu Editar, Excluir planilha.

Se voc deseja excluir mais de uma planilha, selecione todas as planilhas que sero excludas, utilizando o mouse, juntamente com a tecla <Ctrl> (seleciona as planilhas de forma alternada), ou <Shift> (seleciona as planilhas de forma seqencial). A planilha, aps a excluso, no pode ser recuperada. Cuidado, portanto, ao utilizar esses comandos. Inserindo Grficos O Microsoft Excel XP apresenta um excelente recurso para a criao dos grficos: o Auxiliar Grfico. Com esse recurso, o pro26

grama orienta o usurio a construir um grfico, dentro de uma seqncia lgica distribuda em caixas de dilogo. Para inserir um grfico, selecione a rea com os dados que deseja apresentar nele. Selecione, inclusive, os dados que sero apresentados como rtulos do grfico, legenda etc. O Microsoft Excel XP identifica dentro da rea selecionada o que ir ser apresentado como rtulo e como legenda, porque o programa entende que, na maioria das vezes, a rea selecionada est disposta segundo padres que facilitam a identificao dos elementos. Clique no menu Inserir, Grfico.

Logo em seguida, aparece a tela com a 1 etapa de 4 que possibilita especificar o tipo de grfico e seus elementos.

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Clique no subtipo, ou variao, do tipo de grfico que voc deseja usar. Se no houver subtipos exibidos, o grfico atual poder ser um tipo de grfico personalizado. Clique no boto Avanar. Clique na caixa Intervalo de dados e selecione os dados que voc deseja plotar na planilha. Se voc selecionar os dados antes de iniciar o Assistente de grfico ou se alterar os dados de origem existentes, o intervalo poder aparecer nessa caixa. O boto Recolher caixa de dilogo no canto direito dessa caixa move temporariamente a caixa de dilogo para que voc insira o intervalo selecionando as clulas na planilha. Quando voc terminar, poder clicar novamente no boto para exibir a caixa de dilogo inteira. Clique em uma opo para plotar a srie de dados das linhas ou das colunas selecionadas. O nome da srie de dados aparece na legenda. Clique no boto Avanar.

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Clique em uma caixa e digite o texto desejado para um ttulo de grfico ou eixo. Para inserir uma quebra de linha em um ttulo de grfico ou eixo, clique no texto do grfico, clique onde voc deseja inserir a quebra de linha e pressione ENTER. Clique no boto Avanar.

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Coloque o grfico em uma planilha existente ou em uma nova planilha de grfico. Clique no boto Concluir. Alterando a apresentao do grfico. Se o tipo grfico escolhido pelo Microsoft Excel XP no for condizente com o resultado esperado, voc pode modificar todos os parmetros usando a barra de ferramentas Grfico. Se esta no estiver ativa na tela, escolha no menu Exibir, Barras de ferramentas, Grfico. Selecione a rea do grfico. Clique no boto Formatar rea do grfico na barra de ferramentas Grfico.

Verifique a seo Borda, rea (alterar, se for necessrio).

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Seo Borda - Define opes para uma borda ao redor do objeto selecionado. Seo rea - Define opes para a rea de segundo plano do objeto selecionado.

Clique no boto OK para aplicar as alteraes. Inserindo e Excluindo Comentrios Os comentrios so textos que explicam o contedo da clula, para que se outro usurio for manipular a planilha consiga entender os dados. Para inserir um comentrio, selecione a clula que receber o comentrio, clique sobre o menu Inserir, Comentrio.

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Digite o comentrio desejado e clique numa clula qualquer.

A clula que contm o comentrio ir aparecer com um indicador vermelho na extremidade superior direita. Para visualizar o comentrio, basta arrastar o ponteiro do mouse sobre a clula. Para alterar o texto do comentrio, selecione a clula que contm o comentrio, clique no menu Inserir, Editar comentrio. Se desejar alterar o tamanho da caixa de comentrio, posicione o ponteiro do mouse sobre uma das alas da extremidade da caixa e arraste para redimensionar a caixa. Excluindo comentrios em clulas. Selecione a clula que possui o comentrio, clique no menu Editar, Limpar, Comentrios.

Formatando Clulas Selecione as clulas que sero formatadas. Clique no menu Formatar, Clulas.
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Guia Nmero

Clique em uma opo na caixa Categoria e selecione as opes que voc deseja para especificar um formato de nmero. A caixa Exemplo mostra a aparncia das clulas selecionadas com a formatao escolhida. Clique em Personalizado se desejar criar formatos personalizados para nmeros, como cdigos de produtos. Guia Alinhamento Verifique a seo Alinhamento de texto, Controle de texto, Da direita para esquerda, Orientao (alterar, se for necessrio). Seo Alinhamento de texto - Altera o alinhamento horizontal ou vertical do contedo da clula, com base nas opes escolhidas.
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Seo Controle de texto - Selecione opes em Controle de texto para ajustar a forma como voc deseja que o texto aparea em uma clula. Seo Da direita para esquerda - Selecione uma opo na caixa Direo do texto para especificar a leitura e o alinhamento. Seo Orientao - Selecione uma opo em Orientao para alterar a orientao do texto nas clulas selecionadas. As opes de rotao podero no estar disponveis se outras opes de alinhamento estiverem selecionadas.

Guia Fonte Uma das vantagens de formatar a clula usando a caixa de dilogo a possibilidade de uma visualizao prvia do efeito aplicado, possibilitando testes e no havendo necessidade de confirmao. Somente quando se atinge o resultado esperado, confirma-se com OK.

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Guia Borda

Verifique a seo Predefinies, Borda, Linha (alterar, se for necessrio). Seo Predefinies - Selecione opes de borda em Predefinies para aplicar ou remover bordas nas clulas selecionadas. Seo Borda - Clique em um estilo de linha na caixa Estilo e clique nos botes em Predefinies ou Borda para aplicar bordas s clulas selecionadas. Para remover todas as bordas, clique no boto Nenhuma. Voc tambm pode clicar em reas da caixa de texto para adicionar ou remover bordas. Seo Linha - Selecione uma opo em Estilo para especificar o tamanho e o estilo de linha para uma borda. Se voc de35

sejar alterar um estilo de linha em uma borda j existente, selecione a opo de estilo de linha desejada e clique na rea da borda no modelo Borda onde voc deseja que o novo estilo de linha aparea.

Guia Padres

Verifique a seo Sombreamento da clula (alterar, se for necessrio). Guia Sombreamento da clula - Selecione uma cor de plano de fundo na caixa Cor e um padro na caixa Padro para formatar a seleo com padres de cores. Clique no boto OK para aplicar as alteraes. Controlando a altura da linha A definio de tamanho extremamente comum para as colunas. Porm, no Microsoft Excel XP, as linhas da planilha que contm ttulos ou aquelas que contm clulas de contedo formatados com um tipo de letra diferente podem ter a altura aumentada ou diminuda.

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Selecione a linha desejada, clicando sobre o nmero da linha e se for o caso, use a extenso da seleo (arrastar o mouse sobre nmeros acima ou abaixo) ou seleo mltipla (<Ctrl> clique) para mais linhas, no adjacentes. Clique no menu Formatar, Linha, Altura.

O padro de altura das linhas de 12,75 pontos e pode ser alterado, se desejado.

Ou Posicione o mouse na linha divisria entre duas linhas. O ponteiro do mouse tem sua forma alterada para uma barra com duas setas. Arraste o mouse para definir a altura da linha. As linhas tambm podem ser escondidas ou visualizadas, como no caso das colunas, atravs dos comandos: Formatar, Linha, Ocultar e Reexibir. No Microsoft Excel XP, o ajuste automtico da altura feito a cada redefinio de tipo e tamanho da letra. De modo semelhante definio da largura de colunas, existe, na caixa de dilogo correspondente definio de altura de linhas, uma opo para a restaurao da altura padro: Formatar, Linha, AutoAjuste.
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Controlando a largura da coluna Selecione a coluna desejada, clicando sobre a letra da coluna e, se for o caso, use a extenso da seleo (arraste o mouse sobre as letras adjacentes) ou seleo mltipla (<Ctrl> clique) para mais colunas. Posicione o mouse na linha divisria entre uma das colunas selecionadas e a coluna seguinte. O ponteiro do mouse alterado em sua forma para uma barra com duas setas. Defina a largura da coluna, arrastando o mouse para a esquerda ou para a direita, e acompanhe o valor da largura da coluna em pontos no incio da barra de frmulas. Ou Selecione a(s) coluna(s). Clique no menu Formatar, Coluna, Largura.

Defina a largura da coluna e clique no OK ou pressione a tecla <Enter>. As opes Ocultar e Reexibir, no comando de formatao de largura, permitem que uma ou mais colunas possam ser escondidas (largura Zero) ou visualizadas (restaurao para a largura padro), respectivamente. Esses subcomandos se destinam a casos especficos. Algumas vezes colunas inteiras armazenam apenas resultados intermedirios, usados em mais de um pro38

cesso de clculo. Nesse caso, as colunas podem ficar ocultas, caso no se deseje visualiz-las habitualmente no corpo da planilha. Somente no momento em que se for trabalhar com elas que as colunas devero ser reexibidas. J a opo AutoAjuste da Seleo faz com que o Microsoft Excel XP assuma a melhor largura para uma coluna a partir das clulas selecionadas (ajusta todas as colunas de acordo com os dados de cada coluna selecionada). Isso significa dizer que, se voc quiser que a largura da coluna permita a leitura adequada de todos os itens dentro de uma faixa, basta selecionar esta faixa e, atravs do comando Formatar, Coluna, clicar no subcomando AutoAjuste da Seleo. A largura ajustada automaticamente e todos os dados da rea escolhida ficam legveis! Esse recurso tambm pode ser acionado atravs de um duplo clique no intervalo existente entre duas colunas no cabealho. Nomeando planilhas No Microsoft Excel XP, um arquivo, ou seja, uma pasta, pode conter at 255 planilhas diferentes, sendo, portanto, fundamental nome-las de maneira a distingui-las. A nomeao no grava a planilha, por isso necessrio utilizar o comando Salvar. Para nomear a planilha, utilize um dos seguintes comandos: Clique duplamente na guia da planilha que deseja renomear. Ou Clique no menu Formatar, Planilha, Renomear.

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Digite o nome da planilha e pressione a tecla <Enter>. O nome da planilha pode conter no mximo 31 caracteres, incluindo espaos. O nome no pode vir entre colchetes, nem pode incluir os seguintes caracteres: dois pontos, barra diagonal, barra invertida, ponto de interrogao e asterisco. AutoFormatao A formatao automtica de planilhas no Microsoft Excel XP possibilita agilizar e generalizar a formatao (esttica) das planilhas. Para isso, utilize um dos seguintes comandos. Clique no menu Formatar, AutoFormatao.

Escolha o formato e as opes de formatao desejadas e clique no boto OK.

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Clique em Opes para especificar os elementos de autoformatao que voc deseja aplicar. Desmarque as caixas de seleo dos tipos de formato que voc no deseja usar na autoformatao.

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