Chapitre 5

CHAPITRE 5
laboration et mise en place dun systme dinformation de gestion

Ce chapitre dcrit les diffrentes tapes de l'laboration et de la mise en place d'un systme d'information de gestion. Il examine les quatre phases du processus conceptualisation, valuation et conception, programmation et installation, et maintenance en renvoyant frquemment le lecteur d'autres parties du manuel pour plus de dtails.
L'laboration d'un systme d'information de gestion est une tche complexe pour une institution de microfinance1. Il faut du temps pour conceptualiser, concevoir, programmer, tester et mettre en uvre un tel systme. Les responsables de l'institution qui envisagent d'laborer un systme d'information de gestion informatique doivent fixer des objectifs ralistes. Avant de pouvoir laborer un systme d'information, une institution doit se poser plusieurs questions fondamentales : quels sont ses objectifs ? Comment s'acquitte-t-elle de ses fonctions ? Comment value-t-elle ses rsultats ? La cration d'un systme efficace, adapt aux besoins de l'institution, suppose donc une approche intgre et prospective. L'approche dcrite ici est graduelle et suffisamment gnrale pour prendre en compte les multiples options offertes systme manuel ou informatique, systme standard ou systme personnalis, systme de base ou systme dot de multiples programmes accessoires. Le processus comporte quatre phases qui sont dcrites en dtail dans ce chapitre :
q
Ce chapitre dcrit les diffrentes tapes de la mise en place d'un systme d'information de gestion
Phase 1 : Conceptualisation. L'institution dfinit ses besoins, effectue une premire valuation des diverses possibilits, puis prpare un document d'orientation dans lequel elle prsente une ligne d'action. Phase 2 : valuation dtaille et conception. L'institution value avec soin les systmes qu'elle pourrait acqurir. Si elle dcide de modifier un systme existant ou d'laborer un systme personnalis, elle doit alors rgler les problmes de conception. Phase 3 : Programmation et installation du systme. L'institution programme (perfectionne ou adapte) le systme qu'elle a choisi et l'installe. Phase 4 : Maintenance du systme et examen du systme d'information de gestion. Dans cette dernire phase, l'institution examine les tches qui doivent tre accomplies une fois le systme labor et install maintenance, modifications et examens priodiques pour s'assurer qu'il fonctionne bien.
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SYSTMES DINFORMATION DE GESTION POUR LES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE - GUIDE PRATIQUE
5.1 Phase 1 : Conceptualisation

Cette phase consiste :
q q
Les tapes de la phase de conceptualisation : 1. Constituer un groupe de travail 2. Dfinir les besoins 3. Dterminer ce qui est faisable 4. valuer les diffrentes possibilits 5. Consigner les conclusions du groupe de travail
dfinir les besoins de l'institution ; dterminer ce qui est faisable compte tenu des technologies existantes et des ressources humaines et financires disponibles ; procder une valuation initiale des diverses possibilits acquisition d'un systme prt l'emploi, adaptation d'un systme standard ou encore laboration d'un systme maison.
l'issue de cette phase, un rapport est prpar, qui guide le droulement de la deuxime phase.
5.1.1. tape 1 : Constitution d'un groupe de travail

Il est ncessaire, pour commencer, de constituer un groupe de travail qui interviendra et donnera son avis tout au long de la phase initiale du processus, et de s'assurer que l'institution participe largement la dfinition de ses besoins d'information. Si, du fait de leur comptence et par leurs conseils, les programmeurs et consultants extrieurs peuvent contribuer utilement au processus, il faut aussi que les utilisateurs de l'information c'est--dire des personnes qui connaissent bien l'institution, ses procdures, sa philosophie et sa culture soient troitement associs cette phase initiale, qui est cruciale. Le groupe de travail doit se runir rgulirement, au moins une fois par semaine, pendant quatre six semaines. Il doit comprendre un reprsentant bien inform de chaque service, le charg des audits internes et des membres du personnel chaque niveau hirarchique, de la direction gnrale au personnel de terrain. Il doit aussi comprendre plusieurs membres du service de systme d'information, choisis pour leur capacit d'coute, qui seront chargs de documenter les interventions du groupe de travail et de coordonner les activits techniques. Une institution qui dispose de comptences internes limites peut souhaiter engager un consultant extrieur ; il lui faut toutefois, dans ce cas, insister sur le fait que ce dernier aura un rle purement consultatif et ne participera pas la prise de dcision. Comme les premires phases ne doivent pas tre excutes la hte, il est prfrable d'engager un consultant local pour un ou deux jours par semaine, plutt qu' plein temps. Il est utile aussi de consulter l'auditeur externe de l'institution, bien que son appartenance au groupe de travail ne soit pas ncessaire. Le groupe de travail doit tre dirig par un cadre suprieur, qui connat bien l'institution et a de l'ascendant. Dans une grande institution, il est bon qu'une personne influente, comme le directeur gnral ou le prsident du Conseil d'administration, prenne fait et cause pour le projet, pour appuyer le processus, veiller ce qu'il soit pris au srieux et lever les obstacles administratifs.
LABORATION ET MISE EN PLACE DUN SYSTME DINFORMATION DE GESTION
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5.1.2 tape 2 : Dfinition des besoins

La dfinition des besoins est une tape cruciale. Elle fournit des renseignements qui serviront par la suite l'examen des solutions pouvant tre adoptes. Bien conduite, elle pargnera bien des ennuis et assurera le succs du processus tout entier. DOSSIERS DINFORMATION SUR LES PRINCIPES DIRECTEURS
ET LES PROCDURES EN VIGUEUR
Que l'institution envisage d'laborer un systme maison ou d'acqurir un systme prexistant, elle doit runir tous les documents de rfrence dcrivant ses principes directeurs et ses procdures dans quatre grands domaines (encadr 5.1, page 76) :
q q q q
Comptabilit Oprations de base Contrle interne Paramtres du systme
Il se peut que, dans certains de ces domaines, il n'existe pas de documents de rfrence ou que ceux-ci soient dpasss, incomplets ou contradictoires. Il se peut aussi que les informations ncessaires ne soient pas consignes par crit, mais n'existent que dans la mmoire du personnel de l'institution, auquel cas le personnel cl devra participer aux autres tapes de la premire phase, et le groupe de travail devra leur consacrer davantage de temps. Il n'est toutefois pas ncessaire ce stade de produire des documents explicatifs ou de rviser ceux qui existent, car les principes directeurs et les procdures peuvent tre modifis aux stades de l'laboration et de l'installation du nouveau systme ; les documents de rfrence ne devront tre rviss que lorsque les lments fondamentaux du systme auront t bien dfinis. DFINITION DES BESOINS ET DES FLUX DINFORMATION Les documents de rfrence concernant les principes directeurs et les procdures suivre peuvent servir tablir un diagramme de circulation de l'information au sein de l'institution, qui permettra de rpondre aux questions suivantes :
q q q q q q q q q
Bien conduite, la dfinition des besoins pargnera bien des ennuis et assurera le succs du processus tout entier
O les donnes sont-elles recueillies ? O sont-elles traites ? Qui a besoin de quelles informations ? Quelles dcisions faut-il prendre ? Quelles informations sont ncessaires pour prendre ces dcisions ? Quand les dcideurs en ont-ils besoin ? O les informations sont-elles stockes ? En quoi la rorganisation des procdures peut-elle amliorer leur efficacit 2 ? Quels sont les points critiques et domaines cruciaux pour lesquels un changement de procdure pourrait considrablement amliorer l'efficacit et la qualit des services ?
Un programmeur de base de donnes a besoin d'un diagramme de circulation de l'information, indiquant o les donnes sont recueillies, transformes, utilises pour
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ENCADR 5.1
Types de documents runir

Principes directeurs et procdures comptabilit q Plan comptable q Copies de tous les formulaires comptables (bordereaux, virements, rcpisss, livrets) q Copies de tous les tats financiers les plus rcents q Copies des derniers tats financiers vrifis q Manuel des principes comptables (traitant, entre autres, des intrts courus, des abandons de crances, des obligations fiscales, des actifs improductifs et de la correction des erreurs) q valuation des rapprochements entre grand livre et livres auxiliaires q Informations sur les restrictions et les obligations imposes par les bailleurs de fonds et les organismes de rglementation Principes directeurs et procdures oprations de base q Organigramme de l'institution q Diagramme de la circulation de l'information et organigramme fonctionnel q Copies de tous les formulaires utiliss pour recueillir des informations sur les clients et pour analyser, approuver et dcaisser les crdits q Principes rgissant la gestion de trsorerie q Procdures pour les oprations bancaires et les oprations par chques q Ordres de paiement et paiement des salaires q Procdures concernant les oprations de crdit q Procdures concernant les oprations d'pargne q Procdures contractuelles q Procdures d'attribution de numros aux clients Procdures de contrle interne Description des postes q Autorisation des prts q Ordre de paiement q mission de chques q Tenue de la base de donnes sur les clients q Traitement des bordereaux d'entre et de sortie q Situation quotidienne (documents d'entre, oprations traites et trsorerie) q Soldes quotidiens la clture indiqus par les guichetiers et les oprateurs q Compensation quotidienne des comptes d'attente et des lments exceptionnels q Procdures de sauvegarde quotidienne et priodique q Conservation des supports physiques sur lesquels est sauvegard le systme q Conservation des documents traits q Conservation des documents vierges (chques, quittances numrotes) q Rapprochement bancaire q Dispositifs d'accs par mot de passe et annulation du mot de passe
q
Paramtres du systme q Description de tous les types de comptes de prt et d'pargne q Listes des codes utiliss pour dsigner l'objet des prts, des codes gographiques et des codes du personnel q Informations dtailles sur le calcul des intrts, des pnalits et des commissions q Modles d'enregistrement des produits des prts et de l'pargne (pour l'tablissement des calendriers d'amortissement et le calcul des intrts) q Exercice comptable q Procdures d'attribution des numros de comptes q Structure des dispositifs de scurit et niveaux d'accs
la prise de dcision et stockes, pour comprendre le droulement d'un processus tel que le dcaissement d'un prt et crer un programme facilitant ce processus. L'institution qui engage le programmeur doit, cet gard, prparer des documents expliquant le processus en question car, sinon, elle ne pourra tenir le programmeur pour responsable du rsultat final. Il n'est pas difficile d'tablir un diagramme de circulation de l'information. Si, toutefois, cette opration n'est pas ralise avec soin, on risque de se retrouver avec une srie de schmas que seul l'analyste de systme pourra comprendre. Les directives ci-aprs devraient faciliter l'obtention de rsultats exploitables. Premirement, il est essentiel de comprendre que la schmatisation du systme d'information est un processus subjectif la physionomie du systme dpend de
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celui qui l'observe. Il s'ensuit que, si cette tche peut tre confie une seule personne, celle-ci doit en consulter beaucoup d'autres, en particulier les utilisateurs. L'analyste de systme doit demander ces derniers de quelle manire ils procdent et pourquoi ils agissent comme ils le font, de quelles informations ils ont besoin, ce qu'ils font de ces informations et pourquoi, qui ils transmettent leurs informations et rapports et pourquoi. Il est important de dterminer la manire dont les utilisateurs peroivent leur rle dans le processus. L'analyste peut tracer des schmas pendant qu'il s'entretient avec les utilisateurs, ces derniers pouvant ainsi en vrifier l'exactitude, opration qu'ils devront rpter une fois qu'un projet aura t labor. Deuximement, il est important de dterminer o commence et o finit tel ou tel processus. L'opration de dcaissement d'un prt peut tre considre comme termine lorsque le client reoit le chque ou lorsque le dossier de prt est dpos. L encore, cette dcision est subjective ; l'important est qu'elle fasse l'objet d'un consensus. L'analyste de systme pourrait physiquement suivre le droulement du processus en posant des questions chaque tape. Troisimement, l'analyste de systme ne doit pas se contenter d'tablir un diagramme de circulation de l'information. Aprs avoir tabli un organigramme fonctionnel, il doit prendre du recul pour dterminer les points critiques du systme et ceux auxquels sont prises des dcisions. Si le systme n'est pas informatis, l'analyste doit valuer l'impact de l'informatisation sur le systme. En quoi serait-il diffrent si les donnes taient stockes, traites et transmises par ordinateur ? Si le systme est dj informatis, l'analyste doit se demander comment un environnement diffrent (par exemple, un rseau ou un systme client-serveur) pourrait influer sur les processus. Il faut, ce stade, faire preuve de crativit et d'ouverture d'esprit ; et il peut tre utile de demander un consultant extrieur d'analyser la situation et de formuler des recommandations. VALUATION DU SYSTME EXISTANT Le groupe de travail doit analyser le systme existant mme si l'institution envisage de le remplacer compltement. Il est important d'identifier ses points faibles et de savoir pourquoi les utilisateurs n'en sont pas satisfaits, pour que le nouveau systme puisse rpondre aux besoins ainsi mis en lumire. Pour ce faire, il est utile de rpondre aux questions ci-aprs :
q q q q q q
Suggestions de procdures schmatiser : demande de prt, approbation ou rejet remboursement d'un prt (y compris retards, calculs, annulations) ouverture d'un compte d'pargne
q q q
De quel type de systme s'agit-il : manuel, informatis, ou hybride ? Quelles connaissances faut-il avoir pour l'utiliser et en assurer la maintenance ? Quels sont les points forts et les points faibles du systme ? Le systme peut-il tre dvelopp ou amlior ? Les utilisateurs en sont-ils satisfaits ? Quelles sont les causes de mcontentement ?
PROJECTION DES BESOINS FUTURS L'une des tches essentielles du groupe de travail consiste dterminer les besoins futurs. Toute ONG envisageant de devenir sous peu une institution financire officielle a grand intrt investir dans un systme d'information de gestion qui sa-
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tisfera ses besoins aprs sa mutation. Le pire viter est de changer de systme en pleine priode d'expansion. Une planification prospective et un surinvestissement dans l'immdiat peuvent parer bien des dboires par la suite. Un systme d'information de gestion doit avoir une dure de vie minimale de cinq ans et pouvoir s'adapter aux besoins de l'institution engendrs par son expansion. Pour prvoir ces besoins, il est bon d'examiner le plan stratgique de l'institution, le cas chant, et rpondre diverses questions. Par exemple :
q
Lune des principales missions du groupe de travail : dterminer jusquo doit aller linformatisation
q q q
q q
Quel est le rythme de croissance envisag ? De quelle manire les produits financiers devraient-ils voluer ? Quels nouveaux produits financiers l'institution prvoit-elle d'offrir ? S'attend-on ce que des problmes de centralisation ou de dcentralisation se manifestent ? Quelles sont les rorganisations prvues ? Quels sont les changements prvisibles dans le droulement des oprations ?
Il peut tre difficile de rpondre prcisment toutes ces questions. L'essentiel, toutefois, est de rpondre aux deux questions cruciales suivantes : s'attend-on ce que l'institution reste stable (abstraction faite de toute expansion) ? Et l'institution a-t-elle une culture d'innovation, autrement dit est-elle encline modifier ses produits et ses procdures et explorer de nouvelles voies, ou bien a-t-elle tendance s'en tenir aux oprations qui ont dj fait leurs preuves ? Une institution qui modifie souvent ses procdures et ses produits financiers a intrt choisir une formule lui permettant de se doter des capacits internes ncessaires pour pouvoir transformer et adapter son systme (voir lencadr 5.2, page 79).
5.1.3 tape 3 : Dtermination de ce qui est faisable

Une fois les besoins de l'institution dfinis, il reste valuer ce qui est faisable. En tout tat de cause, l'institution de microfinance doit informatiser son systme d'information de gestion autant que possible. Aussi, l'une des principales tches du groupe de travail consiste dterminer jusqu' quel point l'institution peut pousser cette opration. Pour ce faire, il doit examiner la question sous l'angle des ressources humaines disponibles, des aspects technologiques et des aspects financiers. RESSOURCES HUMAINES DISPONIBLES La prsence d'un personnel comptent en informatique est une condition ncessaire la russite de la mise en place de nouvelles technologies informatiques. Le groupe de travail doit donc se poser les questions suivantes :
q
Qui sera charg de grer le nouveau systme ? Existe-t-il un dpartement des systmes d'information comptent, ou bien faudra-t-il en crer un ou renforcer l'existant ? Est-il possible de faire appel des consultants locaux capables de fournir un appui continu ? Ces consultants sont-ils comptents et fiables, et leurs services sont-ils d'un cot abordable ?
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ENCADR 5.2
Mme les bons systmes doivent un jour tre remplacs : lexemple de lADEMI
L'ADEMI, en Rpublique dominicaine, est l'un des premiers grands programmes de microfinance d'Amrique latine ; c'est aussi l'un des premiers avoir adopt un systme d'information. En 1984, il a mis au point un systme de base de donnes suffisamment perfectionn pour pouvoir imprimer automatiquement les contrats de prt et les bordereaux de remboursement et pour permettre aux directeurs d'avoir directement accs aux tats des comptes partir de leur ordinateur. Il y a quatre ans, l'ADEMI a t incite moderniser son systme en raison des progrs technologiques et de l'accroissement du nombre de ses prts, dj suprieur 18 000. Le travail a t excut presque entirement par le personnel chevronn de son dpartement du systme d'information. L'ADEMI a de nouveau opt pour le systme d'exploitation avanc UNIX, de prfrence aux systmes plus courants bass sur PC. Le nouveau systme d'information de gestion permet tous les bureaux de SaintDomingue et aux bureaux rgionaux d'tre connects en ligne. Les agences qui ne sont pas relies au systme d'information transmettent au bureau rgional des relevs d'oprations tous les deux ou trois jours. Ces informations sont ensuite entres dans le systme et des rapports sont tablis et communiqus aux agences qui les comparent avec les informations produites par les systmes qu'elles tiennent indpendamment pour vrifier l'exactitude des donnes saisies. Depuis que le systme d'information de gestion a t mis au point, son principal concepteur a quitt l'ADEMI, mais il continue d'assurer l'essentiel de la maintenance sur la base d'un contrat quart temps. Les procdures et les produits financiers de l'ADEMI changent rgulirement, ce qui oblige modifier le logiciel en consquence.
Le personnel actuel possde-t-il les comptences requises ou bien faudra-t-il recruter d'autres personnes ? Dans quelle mesure sera-t-il ncessaire de former les utilisateurs ? Cette formation sera-t-elle assure en interne ou par une source extrieure ? L'institution emploie-t-elle dj des programmeurs de systme ? Envisage-t-elle d'en recruter de nouveaux ? Les programmeurs locaux sont-ils comptents ? Quel est leur niveau de rmunration ? Le personnel du dpartement de la comptabilit est-il suffisant ? Est-il capable de grer un systme complexe ? Est-il capable de tenir les informations jour 3 ? Compte tenu des services d'appui disponibles, jusqu'o peut-on pousser le degr de complexit du systme informatique au sige ? Dans les agences ?
ASPECTS TECHNOLOGIQUES Le groupe de travail doit examiner de nombreuses questions techniques pour dterminer s'il est possible d'informatiser le systme d'information :
q
Le circuit lectrique permet-il l'installation d'ordinateurs au sige ? Dans les agences ? Le systme tlphonique peut-il assurer les services de tlcommunications internes envisages ? L'accs au systme de messagerie lectronique est-il suffisant si un appui technique international est envisag ?
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q
Lorsque lon tablit le budget dun systme dinformation de gestion ou que lon compare les prix de diffrents systmes, il est important de considrer le cot total, y compris celui de la maintenance et de lappui technique
Jusqu'o l'institution doit-elle pousser le processus d'informatisation ? Fautil informatiser toutes les oprations au sige ? Celles des agences ? Faut-il installer un rseau ? Dans l'affirmative, quel type de rseau ? Le systme doit-il permettre d'effectuer les oprations de guichet, c'est--dire permettre au personnel d'utiliser leur ordinateur lorsqu'ils traitent avec leurs clients, ou seulement les oprations de back-office, dans lesquelles les informations sont saisies partir de registres-papier ? Le matriel existant peut-il tre rutilis ou doit-il tre remplac ? Quel matriel l'institution a-t-elle les moyens d'acheter ?
ASPECTS FINANCIERS Lorsque l'on tablit le budget d'un systme d'information de gestion ou que l'on compare les prix de diffrents systmes, il est important de considrer le cot total, y compris celui de la maintenance et de l'appui technique, avant de prendre une dcision. Le cot du logiciel peut tre trs faible par rapport celui de l'assistance technique ncessaire, par exemple, pour configurer le systme, transfrer les donnes ou former le personnel. Pour un systme trs rpandu de gestion de portefeuilles de microcrdits, il est possible de se procurer le logiciel pour seulement 500 dollars, mais il faut aussi conclure un contrat d'assistance technique pour l'installer, configurer le systme et former le personnel, ce qui cotera en moyenne 50 000 dollars l'institution. Le cot annuel de l'appui technique ou des mises jour du programme est souvent gal ou suprieur au cot initial du logiciel. Combien cote un systme d'information de gestion ? Il est difficile de rpondre cette question. C'est un peu comme si l'on demandait combien cote une voiture. La rponse dpend de plusieurs facteurs :
q
Quelle sera son utilisation ? Par exemple, une voiture peut servir faire les courses, activit ponctuelle et de courte dure, aller au travail, activit courante et rptitive, ou courir un grand prix. La dcision d'achat n'est pas la mme dans chaque cas. Quel sera le nombre d'utilisateurs ? Pour transporter de nombreux passagers, il faut un vhicule appropri. Combien de temps le systme doit-il durer ? Le choix ne sera pas le mme s'agissant d'un systme qui doit durer longtemps ou d'un systme provisoire. Quelle somme l'acheteur peut-il et veut-il dpenser ? Les prix varient normment. Souvent, l'acheteur limite l'ventail des options en ne considrant que les systmes accessibles sa bourse. Il se peut que son budget ne lui permette d'acqurir qu'un vhicule d'occasion ou bas de gamme, et non un vhicule de luxe. Les options revtent-elles beaucoup d'importance ? Des vitres lectriques ou un rgulateur de vitesse sont des options coteuses qui n'existent peut-tre mme pas pour le modle envisag.
De toute vidence, les circonstances, les besoins et les ressources disponibles diffrent trop d'une institution une autre pour qu'il soit possible de suggrer un
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chiffre prcis. L'essentiel est que, lorsqu'elle tablit son budget, l'institution prenne en compte les lments suivants :
q
q q
q q
q q
q q
Achat du matriel (serveurs, ordinateurs, imprimantes, cartes rseau, sources d'lectricit d'appoint, gnrateurs, unit de sauvegarde sur bande, cbles) Amlioration de l'infrastructure (circuit lectrique, scurit, espaces de travail, contrle de la temprature et de l'humidit) Augmentation des factures d'lectricit et des primes d'assurance Cot de la licence d'utilisation du logiciel (qui peut tre fonction du nombre d'utilisateurs ou d'installations ; les versions rseau cotent souvent plus cher) Cot de la personnalisation du logiciel Assistance technique pour l'installation (appui technique pour la configuration et l'installation du systme et le transfert des donnes) Augmentation des dpenses de personnel pendant la priode d'installation (personnel temporaire, heures supplmentaires, primes) Cot de la formation du personnel (supports et instructeurs, heures supplmentaires, personnel temporaire) Cot de l'appui technique (charges mensuelles ou annuelles) Cot des mises niveau, des amliorations et des modifications ultrieurement apportes au logiciel Cot de la mise niveau du matriel Cot de l'appui technique priodiquement ncessaire pour rparer ou mettre niveau les ordinateurs Augmentation des dpenses de personnel due au recrutement de nouveaux collaborateurs ou aux augmentations de salaires ncessites par l'accroissement des responsabilits
L'installation d'un systme d'information de gestion peut coter cher, mais l'absence d'information est encore plus coteuse
Le budget dpendra donc des choix effectus en ce qui concerne l'informatisation du sige et des agences, l'informatisation des oprations de guichet ou de back-office et l'informatisation du systme de comptabilit ou du systme de gestion du portefeuille, ainsi que du choix entre l'acquisition d'un logiciel personnalis ou d'un logiciel standard et des services d'une socit de services et d'ingnierie informatique locale ou internationale. tant donn le faible cot des systmes de comptabilit, il ne serait gure justifi de ne pas informatiser les oprations comptables au sige. Les systmes de gestion de portefeuille restent relativement onreux, mais il peut tre justifi d'y recourir car, pour survivre, une institution doit pouvoir obtenir rapidement des informations prcises sur la situation de ses prts. L'installation d'un systme d'information de gestion peut coter cher, mais l'absence d'information est encore plus coteuse. Pour une institution d'une certaine taille, les avantages d'un tel investissement peuvent rapidement dpasser le cot du systme, mme si celui-ci est lev. La meilleure stratgie est d'investir long terme. En payant plus aujourd'hui pour un systme qui durera plus longtemps, l'institution peut rduire ses cots annuels moyens.
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5.1.4 tape 4 : valuation des diffrentes possibilits

Aprs avoir dfini les besoins de l'institution et dtermin ce qui est faisable, le groupe de travail est en mesure d'valuer diverses solutions possibles (cette section ne s'adresse pas aux institutions qui ont choisi de ne pas informatiser leurs oprations). Bon nombre des questions examines auront permis de rduire l'ventail des possibilits. Par exemple, la dcision d'acheter un systme intgr limine la plupart des programmes de comptabilit ainsi que les systmes de gestion de portefeuille ne disposant pas de modules de comptabilit adquats. Les contraintes budgtaires peuvent aussi exclure la plupart des systmes qui doivent bnficier d'un appui international ainsi que de nombreux systmes locaux. Pour informatiser le systme, il est possible de retenir l'une des trois options ci-aprs :
q q q
Si elle ne dispose pas d'un appui technique rapide et sr, l'institution peut se trouver force d'oprer sans son systme
Achat d'un systme standard Modification d'un systme existant laboration d'un systme personnalis
Une institution peut dcider d'adopter une dmarche diffrente pour son systme de comptabilit et son systme de gestion du portefeuille. Par exemple, elle peut acheter un logiciel de comptabilit cl-en-main , mais laborer un systme maison pour grer son portefeuille. Le choix entre ces diffrentes possibilits dpend essentiellement de trois facteurs :
q q
Quelle somme est-elle dispose investir ? Est-elle prte faire preuve de souplesse et adapter ses principes directeurs et ses procdures au systme considr ? L'appui technique offert pour le systme considr est-il fiable ?
La rponse aux deux premires questions dpend des cots relatifs du systme, de sa personnalisation, et de son adaptation aux principes directeurs et aux procdures de l'institution. La rponse la troisime, savoir la fiabilit de l'appui technique, revt une importance cruciale. Un systme peut tomber en panne pour diverses raisons et il faut avoir des connaissances techniques pour le remettre en route. Si elle ne dispose pas d'un appui rapide et sr, l'institution peut se trouver force d'oprer sans son systme. Le choix de l'une des trois options considres dpend donc des rponses apportes aux trois questions prcdentes (voir le tableau 5.1, page 83). De plus en plus de systmes d'information sont labors localement, pour l'environnement oprationnel local et ont un appui technique local. Comme ils sont trs nombreux et ne prsentent qu'un intrt limit en dehors de leur contexte spcifique, il n'est pas possible de les prsenter dans le cadre de ce manuel. L'annexe 4 passe brivement en revue plusieurs systmes qui bnficient d'un appui international et sont utiliss par des institutions de microfinance dans plusieurs pays, en indiquant les personnes contacter. ACHAT DUN SYSTME STANDARD CL-EN-MAIN Avant de choisir un logiciel de systme d'information de gestion, l'institution de microfinance et la socit de services et d'ingnierie informatique qui fournira
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l'appui technique doivent dterminer, sur la base d'un examen approfondi, si le logiciel considr peut tre employ avec les mthodes de l'institution, prsentes et futures. Dans l'idal, le systme d'information de gestion devrait tre indissociable des procdures oprationnelles de l'institution. Mais, le plus souvent, cellesci diffrent tellement des procdures sur lesquelles est bas le logiciel standard qu'il est impossible de rsoudre les incompatibilits. De surcrot, les systmes se distinguent les uns des autres non seulement par leur philosophie et leur approche fondamentales, mais aussi par leurs caractristiques et leurs capacits. Avant de faire un choix, l'institution doit donc savoir exactement quelles fonctionnalits elle attend de son systme d'information de gestion et dans quelle mesure elle est dispose adapter ses propres procdures. Pour valuer un logiciel aussi complexe, il est souvent plus simple de procder par limination plutt que d'examiner chaque programme pour dcider s'il satisfera pleinement aux besoins de l'institution. Cette opration ncessite deux tapes. La premire, dcrite ici, consiste procder une valuation initiale pour limiter le choix un petit nombre de programmes prometteurs, qui seront examins plus en dtail dans la seconde tape. Au cours de l'valuation initiale, le groupe de travail doit examiner attentivement tous les documents de rfrence fournis par la socit informatique, en utilisant, si possible, les dmos ou des versions tests du logiciel. L'accent doit tre mis sur les problmes fondamentaux de compatibilit (notamment les types de produits financiers et des mthodes de calcul des intrts pouvant tre acceptes par le systme), plutt que sur des points plus techniques (comme les mthodes de calcul des pnalits), parfois difficiles valuer partir de la documentation de base. Il importe de noter avec soin tous les domaines susceptibles d'tre source d'incompatibilits pour pouvoir les examiner par la suite avec le fournisseur. Il est parTABLEAU 5.1
Au cours de l'valuation initiale, le groupe de travail doit examiner attentivement tous les documents de rfrence fournis par la socit informatique, en utilisant, si possible, les dmos ou versions tests du logiciel
Comparaison des options

Option Achat d'un systme standard cl-en-main Avantages
q q q
Inconvnients Ncessite un appui technique extrieur Risque de ne pas tre parfaitement adapt aux principes directeurs et aux procdures de l'institution q Ne peut pas tre modifi mesure que l'institution volue
q q
Cot faible moyen Erreurs d'excution relativement peu nombreuses Mise en uvre rapide
Modification d'un systme existant
q q q
Erreurs d'excution relativement peu nombreuses Mise en uvre moyennement rapide Peut tre adapt de prs aux principes directeurs et aux procdures de l'institution Appui technique interne Peut tre compltement adapt aux principes directeurs et aux procdures de l'institution Peut tre modifi mesure que l'institution volue
Cot moyen lev Ncessite un appui technique extrieur q Cot lev des modifications ultrieures
q q
laboration d'un systme personnalis
q q
q q q
Cot lev Ncessite une opration de dboguage Longue priode d'laboration
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Il peut devenir ncessaire d'crire de longues squences de programmation si l'institution ne veut pas modifier son mode de fonctionnement et ses conventions comptables
fois possible de remdier aux problmes en exploitant certaines caractristiques du logiciel qui ne sont pas dcrites ou en apportant ce dernier des modifications relativement mineures. Mais il arrive que des incompatibilits apparemment mineures obligent remanier compltement le logiciel, ce qui l'limine d'office. Il est souvent difficile de savoir l'avance quelles incompatibilits peuvent amener exclure un systme ou peuvent tre surmontes aisment. Il est encore plus important d'obtenir des informations sur l'appui technique que d'valuer les caractristiques et les capacits du systme. En effet, celui-ci aura beau prsenter toutes les caractristiques requises, il sera inutile s'il n'est pas possible d'obtenir un appui technique rapide et fiable. Lorsqu'un groupe de travail value un logiciel utilis dans une autre institution, il est bon qu'il observe sur place pendant plusieurs jours la manire dont fonctionne le systme et demande aux utilisateurs s'ils en sont satisfaits ainsi que de l'appui technique dont ils bnficient. Si l'institution en question est trop loigne pour que cela soit ralisable, il peut contacter les utilisateurs par tlphone ou par courrier. Pour valuer la qualit et la rapidit de l'appui technique, le groupe de travail doit insister sur les trois points suivants :
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q q
Quel est le dlai d'intervention en cas de problmes techniques graves (rendant le systme inutilisable) ? Les problmes techniques sont-ils rsolus efficacement ? Combien cote l'appui technique ? (Les services d'un technicien venu de l'tranger peuvent coter trs cher.)
Si le systme franchit cette premire tape, l'institution et la socit de services et d'ingnierie informatique doivent alors se pencher sur la question de la compatibilit du systme (section 5.2.1). MODIFICATION DUN SYSTME EXISTANT De nombreux logiciels sont disponibles sous deux formes : une version standard, qui ne peut tre personnalise que dans la limite des options de configuration offertes par le logiciel, et une version personnalise, dans laquelle le fournisseur incorpore des modules ou des sous-programmes ne figurant pas dans la version standard dont il modifie les sous-programmes ou en insre de nouveaux selon les spcifications du client. Un logiciel ncessitera probablement des modifications importantes s'il est relativement nouveau, s'il n'est encore employ que dans un petit nombre d'institutions ou de contextes oprationnels (pays ou types d'institution), ou s'il n'a jamais t adapt pour pouvoir traiter des mthodes de crdit trs varies. Mme quand ses fonctionnalits sont extrmement compltes, il peut devenir ncessaire d'crire de longues squences de programmation si l'institution ne veut pas modifier son mode de fonctionnement et ses conventions comptables. Alors mme que les modifications requises paraissent mineures, la version personnalise cote souvent beaucoup plus cher que la version standard en raison de la difficult de cette opration. Le code source d'un systme d'information com-
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plexe ne peut tre modifi que par quelques personnes de prfrence, les programmeurs initiaux. Toute modification, aussi minime soit-elle, doit tre teste et soigneusement dbogue car elle peut avoir des rpercussions sur d'autres segments du programme apparemment indpendants. En outre, l'adaptation d'un logiciel peut tre source de difficults pour la socit de services et d'ingnierie informatique qui lui apportera ultrieurement des amliorations. Si une modification demande par une institution n'est pas compatible avec le programme install dans un autre tablissement, la socit informatique doit conserver une multiplicit de codes source pour pouvoir procder des amliorations ultrieures, et les oprations de mise niveau ou mme la correction des bogues deviennent cauchemardesques. Il est frquemment ncessaire et souhaitable d'adapter un logiciel aux besoins d'une institution. Toutefois, dans la majorit des cas, il importe que cette opration se limite aux aspects essentiels du logiciel et soit soigneusement prpare en raison de son cot et du risque de boguage. LABORATION DUN SYSTME PERSONNALIS Bien que de nombreuses institutions de microfinance utilisent des systmes de comptabilit standard, la majorit prfrent se doter d'un systme de gestion de portefeuille personnalis, et ce pour diverses raisons : elles ne trouvent aucun systme qui leur convient sur le march ; elles prfrent avoir un systme totalement adapt leurs oprations ; et/ou elles craignent de ne pouvoir modifier un systme commercial en fonction de leurs besoins futurs4. C'est l une dcision logique, voire invitable. Sans doute s'avrera-t-il cependant moins ncessaire de crer de nouveaux systmes personnaliss au fur et mesure que s'accrotra le nombre de systmes labors pour rpondre la demande de logiciels de microfinance spcialiss. L'laboration d'un systme d'information personnalis est une tche considrable. Il faut au moins six mois un programmeur pour concevoir et dvelopper les sous-programmes essentiels d'un systme de complexit moyenne. Le dboguage du systme et la mise en place de toutes les fonctions secondaires (production de rapports, routines de correction d'erreurs, mode d'opration convivial) prennent en gnral six mois de plus. Les programmeurs veulent souvent se lancer immdiatement dans l'laboration du systme. Or, si ce dernier n'est pas bien conu au dpart, cette opration peut prendre beaucoup plus de temps, car il faudra remanier des lments importants. Dans le pire des cas ce qui n'est pas si rare le systme ne fonctionnera jamais convenablement. On ne saurait trop insister sur la ncessit de croiser mthodiquement besoins et conception du systme (voir lencadr 5.3, page 86). Rien n'empche que le systme personnalis soit un systme maison ; dans ce cas, l'institution possde le code source et est assure d'avoir un appui technique, mais cela peut, terme, lui revenir fort cher. Il est aussi possible de confier l'laboration du systme une socit indpendante, auquel cas il importe de rgler
Si le systme nest pas bien conu au dpart, son laboration peut prendre beaucoup plus de temps
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ENCADR 5.3
Lvaluation rigoureuse des besoins conditionne le succs dun systme dinformation de gestion : le cas de PRODEM
Les institutions de microfinance doivent disposer de systmes d'information capables de : rpondre aux besoins de catgories trs diffrentes d'usagers ; grer un grand nombre de donnes ; et s'adapter l'volution des besoins. Se doter de tels systmes sans alourdir les cots peut poser un vritable dilemme. PRODEM, organisation non gouvernementale bolivienne affilie ACCION, qui compte plus de 27 000 clients grce un rseau de 40 agences, a relev ce dfi et s'est dote des moyens internes ncessaires pour mettre au point un systme d'information adapt ses oprations. PRODEM a commenc par engager sept nouveaux employs, spcialistes de la question. Cette quipe a travaill avec les diffrentes catgories d'utilisateurs en vue d'identifier leurs besoins en matire de gestion de l'information. Au sein des agences, les chargs de clientle devaient pouvoir grer les portefeuilles et les liquidits au niveau local et suivre les donnes d'information sur les flux de trsorerie et les dpenses, les indicateurs de viabilit et les comptes de caisse. Aux niveaux rgional et national, les agents de crdit avaient besoin d'un systme capable de consolider les soldes et d'tablir rapidement des statistiques. Troisime groupe concern, les auditeurs et les contrleurs affichaient des besoins diffrents ; leur avis a galement t sollicit. Ainsi, les besoins de ces diffrentes catgories d'usagers ont t pris en compte dans la conception du systme d'information. La participation des utilisateurs l'laboration du systme a permis une conception collant aux besoins. De surcrot, les utilisateurs se reconnaissent dans ce nouvel outil et sont donc prts l'accepter et l'intgrer leurs activits. En outre, la formation ncessaire s'en est trouve courte. Grce son service interne de spcialistes, PRODEM est en mesure d'actualiser et d'adapter rgulirement son systme d'information pour rpondre aux besoins des usagers et dvelopper ses services-clients. En effet, aprs avoir acquis une certaine exprience du systme, les usagers peuvent en identifier les lacunes et proposer des amliorations qui leur permettront de travailler mieux et plus vite. Le nouveau systme d'information a permis PRODEM de proposer de nouveaux produits financiers et de nouveaux services, tels que des prts aux conditions et aux chanciers adapts la trsorerie de ses clients. Le systme permet, par exemple, aux chargs de clientle de suivre la trsorerie d'un client sur plusieurs cycles de prts et d'adapter le tableau d'amortissement aux besoins de l'intress. Source : Eduardo Bazoberry, directeur excutif de PRODEM.
On ne saurait trop insister sur la ncessit de croiser mthodiquement besoins et conception du systme
la question de la proprit du code source, et de ngocier avec le plus grand soin le cot et la disponibilit de l'appui technique (voir lencadr 5.4, page 87).
5.1.5 tape 5 : Prparation du rapport d'valuation des besoins

Le groupe de travail a presque achev sa tche. Il a identifi les besoins d'information de l'institution, dtermin ce qui tait faisable et effectu une valuation initiale des options possibles dans ces conditions. Il a peut-tre recommand l'adoption de systmes hybrides, manuels et automatiss, tabli une liste de cinq ou six logiciels de comptabilit et de gestion de portefeuille compatibles, labors locale-
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ment ou ncessitant l'appui de socits trangres. moins, bien sr, qu'il n'ait conclu que l'institution devait acheter un logiciel de comptabilit et laborer son propre logiciel de gestion de portefeuille. Le groupe de travail peut, sur la base de ses conclusions prliminaires, prparer un rapport sur les solutions proposes, leurs cots estims et le temps probablement ncessaire leur mise en place, et prsenter ce rapport la direction pour examen et approbation. Cette dernire devra alors tablir un ordre de priorit et de prfrence et devra approuver un plan d'action pour le droulement des phases suivantes, et le financement des dpenses affrentes la phase 2. Il faudra ensuite former l'quipe du projet de systme d'information, qui devra tre compose la fois d'utilisateurs et de programmeurs ; de nombreux membres du groupe de travail en feront sans doute partie, mais il importe que les spcialistes des systmes d'information y soient plus largement reprsents. Le chef de
ENCADR 5.4
Sous-traitance de llaboration dun systme personnalis une socit de services et dingnierie informatique : le cas de COMPARTAMOS
COMPARTAMOS, une institution mexicaine offrant des services de crdit en milieu rural, fournit ses services 35 000 clients par le biais de ses 11 agences et envisage de dvelopper largement ses oprations. Au terme de sa planification stratgique, COMPARTAMOS a dcid qu'il lui fallait, en priorit, se doter d'un systme d'information de gestion et dlguer des responsabilits aux bureaux rgionaux et aux agences. Aprs avoir valu les besoins de l'institution et dfini les spcifications du systme d'information de gestion, son personnel a choisi un logiciel commercial de comptabilit dvelopp par une socit locale qui assure aussi un appui technique. Le programme cote 4 000 dollars et la maintenance 1 000 dollars par an. Il est utilis depuis plusieurs annes par d'autres institutions, la grande satisfaction de leur personnel. COMPARTAMOS n'a en revanche pas trouv de systme adquat pour grer son portefeuille de crdits, et a donc dcid d'laborer un systme personnalis pouvant rpondre ses besoins actuels et futurs. Ce systme, qui devra pouvoir grer les comptes de 300 000 clients, fonctionnera en rseau sous Windows NT au sige et de manire indpendante dans les agences ; chacune des agences sera quipe d'un ordinateur et d'une imprimante, et transfrera chaque jour ses donnes au sige par modem. Cet quipement devrait suffire aux agences puisque les versements sont effectus auprs des banques commerciales locales. Sachant que la sous-traitance de l'laboration de logiciels s'est souvent solde par la production de systmes fonctionnant mal, sinon pas du tout, COMPARTAMOS a conclu un accord original avec la socit de services et d'ingnierie informatique laquelle elle a confi l'laboration du systme. Celle-ci a accept que les concepteurs du systme travaillent dans une agence pendant un an pour se familiariser avec les mthodes de travail et les procdures oprationnelles de l'institution, son type d'organisation et le mode de circulation de l'information. Quand le systme sera en place, la maintenance sera assure par les spcialistes des systmes d'information de COMPARTAMOS, qui ont totalement accs au code source aux termes de l'accord conclu avec la socit informatique. Comptant largement dvelopper ses oprations, COMPARTAMOS a choisi d'investir massivement dans son systme d'information de gestion. La stratgie novatrice qu'elle a adopte cette fin sera probablement couronne de succs.
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l'quipe de projet devra tre un membre de l'institution, et non un consultant extrieur. Il devra jouir du soutien total du conseil d'administration et de la direction et avoir suffisamment d'autorit pour faire progresser les oprations. Il rapportera directement la direction.
5.2 Phase 2 : valuation dtaille et conception du systme
tapes de la phase d'valuation et de conception : valuation dtaille des logiciels mise au point de la structure du systme mise au point du plan de systme d'information de gestion
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Dans la phase 2, l'quipe du projet s'appuie sur les rsultats des recherches effectues lors de la phase 1 pour formuler les dcisions qui seront excutes dans la phase 3. Les tapes sont peu nombreuses, mais critiques. Il faut procder l'examen technique dtaill de tous les logiciels considrs (ce qui peut prendre une semaine par logiciel), puis concevoir le systme dans son ensemble un niveau de dtail pouss structures des tables de la base de donnes, informations recueillir, rgles appliquer, formats des rapports produire. Enfin, il faut tablir un plan d'excution dtaill, un calendrier et un budget.
5.2.1 tape 1 : valuation dtaille des logiciels

Les logiciels identifis par le groupe de travail dans la phase 1 doivent maintenant faire l'objet d'une valuation dtaille. Si l'institution est complexe et a un large ventail de produits financiers, il est prfrable que l'quipe du projet de systme d'information se runisse pendant trois cinq jours avec une ou deux personnes comptentes de la socit de services et d'ingnierie informatique. Si l'institution est moins complexe et n'offre gure plus d'un ou deux produits de prt, cette valuation peut, tout le moins, ne prendre qu'une journe et tre effectue par un seul reprsentant de la socit informatique. Lorsque le logiciel considr ncessite un appui technique de l'tranger, son valuation risque d'tre coteuse. Avant l'valuation, tous les documents de rfrence rassembls sur les principes directeurs et les procdures de l'institution doivent tre communiqus la socit de services et d'ingnierie informatique. Les reprsentants de cette dernire souhaiteront probablement suivre une procdure standard, mais l'quipe de projet devra s'assurer que toutes les questions poses lors de l'valuation initiale, ainsi que celles souleves par la suite au sujet des systmes de comptabilit et de gestion du portefeuille, seront examines avec la plus grande attention. En gnral, une institution de microfinance peut esprer obtenir de meilleurs rsultats du logiciel qu'elle envisage d'utiliser si elle est dispose :
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accepter que le systme ne rponde qu' 80-90 % de ses besoins ; plus elle sera exigeante, plus le systme sera complexe et moins il aura de chances de fonctionner sans problmes ; adapter certaines de ses rgles aux normes du systme d'information ; ce type de systme n'a pas toujours toute la souplesse souhaite ;

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accepter qu'un moins grand nombre d'oprations soient ralises automatiquement par le systme ; par exemple, une institution qui dduit systmatiquement une commission de 3 % du principal d'un prt avant son dcaissement au titre de la constitution du dossier de financement, pourrait souhaiter que le logiciel soit programm de manire entrer cette dduction automatiquement, pour rduire le temps de saisie des donnes. Mais, si elle dcide par la suite de modifier le taux ou le mode de traitement de cette commission, la correction au niveau du logiciel ira rarement de soi ; et pire encore si cette opration implique une modification du code source, auquel cas la socit de services et d'ingnierie informatique lui facturera ses services.
VALUATION DES SYSTMES DE COMPTABILIT Grce l'harmonisation des rgles comptables, l'informatisation d'un systme de comptabilit pose peu de problmes de conception. C'est pourquoi les socits de services et d'ingnierie informatique ont entrepris de dvelopper ce type de logiciels de manire exploiter le vaste march des systmes de comptabilit informatiques. Les institutions de microfinance ont un large choix car elles n'ont pas besoin d'un systme conu spcifiquement pour les oprations de microfinance ou mme de crdit commercial. Elles peuvent opter pour n'importe quel logiciel standard comportant toutes les fonctions ncessaires. Une multitude de programmes de comptabilit destins aux petites entreprises sont commercialiss dans les pays occidentaux. Ces logiciels, qui intgrent souvent de nombreuses options, ont une orientation graphique (ils oprent gnralement sous Windows) et sont bon march ils cotent gnralement moins de 200 dollars. Les plus utiliss sont notamment Maestria, Ciel, Peachtree Accounting et ACCPAC Accounting (ces deux derniers logiciels ne sont disponibles quen version anglaise). L'achat d'un logiciel de ce type peut tre la meilleure solution pour une institution de microfinance, et ce pour les raisons suivantes :
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Une multitude de programmes de comptabilit destins aux petites entreprises sont commercialiss dans les pays occidentaux
le logiciel cote beaucoup moins cher qu'un systme maison ; il existe dj un manuel de l'utilisateur bien conu pour chacun de ces logiciels, tandis que ce n'est souvent pas le cas pour les systmes personnaliss ou maison, les programmeurs concentrant leurs efforts sur le dveloppement et la maintenance du logiciel plutt que sur l'laboration d'un bon manuel de l'utilisateur ; le logiciel a fait ses preuves. La version 5.0 d'un logiciel commercial sera beaucoup plus fiable qu'un logiciel maison ou labor localement. Un logiciel commercial a en effet t test sur un vaste march qui a pu juger de son utilit ; l'achat d'un logiciel commercial permet d'obtenir l'appui technique d'une socit de services et d'ingnierie informatique bien tablie. Par contre, rien ne garantit l'institution qui fait appel un programmeur local, ou un programmeur indpendant charg d'laborer un logiciel maison, que celui-ci pourra se charger de l'appui technique et de la maintenance. Lorsqu'elle achte un logiciel une socit commerciale, elle est toutefois pratiquement sre de pouvoir bnficier d'un appui et d'une mise niveau continue.
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S'il est probable qu'un logiciel de comptabilit commercialis satisfera aux besoins d'une institution de microfinance, nombre de ces logiciels ont t mis au point pour des marchs occidentaux, de sorte qu'ils peuvent, certains gards, ne pas rpondre aux besoins de leurs utilisateurs dans d'autres parties du monde. Il est important d'examiner les domaines dans lesquels des incompatibilits risquent d'exister pour dcider si le logiciel considr doit tre rejet ou non. Les exemples ci-aprs dcrivent certains types d'incompatibilits :
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Le nombre maximum de chiffres pouvant constituer un nombre. Prenons un logiciel conu pour accepter un numro comptant au maximum huit chiffres (la valeur maximale est de 99 999 999). Si 99 millions de dollars est un montant important, il n'en sera pas de mme pour 99 millions d'une unit montaire trs dvalue. La possibilit de modifier le format des rapports. Si, dans certains logiciels, le format des rapports est facile modifier, dans d'autres, cette opration est plus complique et ces modifications peuvent ncessiter une aide extrieure. L'absence de systme de conversion des monnaies. De nombreuses institutions de microfinance reoivent un financement ou un appui technique de bailleurs de fonds et d'organismes internationaux et doivent produire des rapports financiers dans deux monnaies leur monnaie nationale et une monnaie trangre. Les programmes de comptabilit qui existent sur le march n'acceptent pas tous l'emploi de plusieurs monnaies. Il est possible de contourner ce problme d'une manire relativement peu coteuse en tablissant des comptes en monnaie nationale partir du systme de comptabilit, puis en saisissant les rapports financiers dfinitifs dans un tableur pour oprer la conversion dans la monnaie trangre sur la base d'un taux de change unique. Diffrence de format de date. Si le programme utilise un format de date diffrent de celui appliqu dans le pays de l'institution, celle-ci doit s'assurer de la faisabilit de la modification. Cela ne pose gnralement pas de problme lorsque le programme de comptabilit opre sous Windows, l'interface autorisant de modifier le format de date.
Qu'elle ait dcid d'acheter ou d'laborer un logiciel de comptabilit, l'institution doit prendre en considration les lments suivants :
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Le plan comptable et les formats de rapport doivent permettre de modifier les numros des comptes ; il faut, en effet, que les utilisateurs puissent ajouter des caractres aux numros de compte types pour identifier les centres de cot ou les fonds, et avoir ainsi la possibilit de crer facilement des rapports sur les centres de cot ou sur l'origine et l'emploi des fonds verss par les bailleurs de fonds (voir la section 2.3). Le programme doit empcher les utilisateurs de passer facilement d'une priode comptable une autre. Lorsqu'un utilisateur peut aisment entrer des oprations dans n'importe quelle priode comptable, l'intgrit des comptes peut tre compromise. Pour pallier ce problme, les programmes obligent gnra-
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lement les utilisateurs inscrire les oprations sur le grand livre ou imprimer le grand livre avant de passer une autre priode comptable. Il faut systmatiquement protger par un mot de passe l'accs aux logiciels financiers, tels que les logiciels de comptabilit, afin d'empcher toute utilisation non autorise et de ne permettre qu'aux utilisateurs agrs d'accder certaines fonctions. Un programme de comptabilit doit permettre d'imprimer toutes les donnes requises pour les audits, et notamment les registres des oprations comme le grand livre. L'utilisation du logiciel doit tre intuitive et logique du point de vue comptable. Le logiciel doit tre accompagn d'un bon manuel de l'utilisateur et bnficier d'un solide appui technique. Les comptables de l'institution pourront ainsi le matriser plus facilement.
VALUATION DES SYSTMES DE GESTION DE PORTEFEUILLE Un systme de gestion du portefeuille recouvre des informations et produit des rapports sur l'tat et les rsultats des comptes des clients. Il constitue la principale source d'information pour la majeure partie du personnel de l'institution de microfinance et s'avre la composante du systme d'information la plus dlicate laborer. Le systme de gestion du portefeuille d'une institution de microfinance est un outil complexe et il mrite d'tre conu avec soin de manire tre adapt l'institution et ses produits financiers. Toutes les institutions de microfinance accordent des prts, reconnus pour tre les produits les plus complexes suivre par le systme. Certaines offrent aussi d'autres produits, tels que les comptes d'pargne, les dpts terme, les comptes de chques, les virements, les cartes de crdit ou les polices d'assurance. Le systme doit donc pouvoir prendre en compte tous ces produits (et leurs sous-produits) auxquels s'appliquent des rgles trs diffrentes, notamment en ce qui concerne les taux d'intrt, le calcul des intrts, les plafonds autoriss et les conditions de prt, la dfinition des retards de paiement et les garanties admissibles. Un produit financier a de nombreux paramtres qui, globalement, dterminent deux de ses aspects essentiels : le calendrier d'amortissement et les mesures prendre si le client ne le respecte pas. La diversit tonnante des mthodes employes cet gard explique pourquoi les systmes cl-en-main de gestion de portefeuille suivent souvent des procdures diffrentes de celles des institutions. Cette diversit s'explique dans une large mesure par le fait que, lors de leur cration, les institutions de microfinance ont, en gnral, adopt des mthodes faciles appliquer et rationnelles, et non des mthodes logiques au plan financier et comparables celles des banques commerciales. Or, il leur est difficile maintenant d'oprer un changement de mthodes, car le mode de traitement des prts ne peut pas tre transform rtroactivement. Ce problme se pose lorsqu'on met en place un nouveau systme de gestion de portefeuille utilisant de nouvelles m-
Le systme de gestion du portefeuille s'avre la composante du systme d'information la plus dlicate laborer
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thodes de calcul. Si le portefeuille existant est trait par le nouveau systme, les clients peuvent, soudainement, apprendre qu'il leur faut dsormais acquitter des montants diffrents au titre du principal, des intrts ou des pnalits. tant donn la complexit et l'importance de la gestion du portefeuille de crdits, une institution qui souhaite acqurir un logiciel doit tudier avec soin les points suivants :
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Numrotation des comptes Mthodes de dcaissement Calendriers d'amortissement Calcul des intrts Calcul des commissions Indexation Calcul des pnalits Liens avec l'pargne Procdures de rchelonnement et d'abandon de crances
Le reste de cette section est consacr l'analyse de ces diffrents points et examine les problmes soulevs par les principes et procdures de l'institution par rapport aux fonctionnalits du logiciel de gestion de portefeuille. Des explications supplmentaires sont prsentes en italique si besoin est. Pour nombreux qu'ils soient, les points considrs ne couvrent pas tous les sujets qu'il est ncessaire d'examiner. Il est donc recommand d'effectuer l'valuation en collaboration avec des experts techniques de la socit de services et d'ingnierie informatique. Numrotation des comptes. Il est essentiel de bien choisir le systme de numrotation des comptes car celui-ci influe sur l'efficacit de la gestion de l'information et peut engendrer des incompatibilits avec le systme de gestion de portefeuille. q Un chiffre-cl sera-t-il utilis pour indiquer le type de compte (crdits, pargne, dpts terme) ou de produit (prts de groupe, crdit rural, pargne force) ? Il est utile d'utiliser un chiffre-cl pour indiquer le type de produit par exemple, 1 pour les prts de groupe, 2 pour les prts individuels, 3 pour les comptes d'pargne. Il peut mme tre ncessaire d'utiliser deux chiffres pour les comptes plus complexes, le premier indiquant le produit (compte d'pargne, prt) et le second le sous-produit. q Est-il possible d'incorporer un chiffre de contrle ? Le numro d'un compte devant tre entr de multiples reprises dans l'ordinateur, il est facile de commettre une erreur. L'affectation d'un chiffre de contrle permet de vrifier que les donnes seront bien saisies dans le compte voulu. Considrons, par exemple, le numro de compte 23406-5 : le dernier chiffre (5) sert de contrle ; il est gal la somme des chiffres du numro du compte (2+3+4+0+6 = 15), sans le chiffre des dizaines. En cas d'erreur de frappe, le chiffre de contrle ne correspond plus la somme calcule et l'opration ne peut tre effectue. Les systmes
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complexes pondrent les caractres numriques en fonction de la position qu'ils occupent dans le numro de compte et peuvent donc dtecter les inversions de chiffres (par exemple, 24306-5, au lieu de 23406-5). Combien de comptes sera-t-il possible de traiter ? Un systme de numrotation cinq chiffres, par exemple, permet de traiter 99 999 comptes. De quelle manire peut-on utiliser des sries de numros pour diffrentes agences ? Une institution comptant plusieurs agences peut assigner chacune d'elles des sries de numros diffrents. Par exemple, l'agence 1 numrotera ses comptes de 00001 29 999, l'agence 2 (plus petite que l'agence 1) de 30 000 49 999, et l'agence 3 (de taille encore plus limite) de 50 000 55 000. Cette mthode permet de savoir, uniquement sur la base de son numro, quelle agence gre un prt. Est-il possible d'tablir un lien entre le numro de compte et le code du client ? D'indiquer le cycle des prts du client ? Lorsqu'une institution offre un seul produit financier, elle peut utiliser le mme numro pour le code du client et le numro de compte. Un numro de squence indique le nombre de prts souscrits par le client ; par exemple, dans NNNNN-CC, NNNNN est le code du client et CC indique le nombre de prts qu'il a obtenu. Quel sera le format de numrotation employ pour chaque compte ? On pourrait envisager un format du type TT-NNNNN-C, o TT est le code descriptif du type de produit, NNNNN un numro de squence pour ce type de produit, et C le chiffre de contrle gnr par l'ordinateur pour ce compte. Les numros seront-ils attribus par les employs ou par le systme ? S'ils le sont manuellement, de quelle manire le systme permettra-t-il de corriger les numros attribus par erreur ? Les numros doivent, dans la mesure du possible, tre gnrs par le systme de manire ne pas attribuer le mme numro diffrents comptes. Mthodes de dcaissement Sous quelle forme les dcaissements sont-ils effectus : en espces, par chque, en nature, par une combinaison de ces trois moyens de paiement, ou par le biais d'un virement au compte courant ou au compte d'pargne du client ? Lorsqu'il est possible d'utiliser plusieurs modes de dcaissement, il est important de se rfrer au plan comptable et d'adopter un moyen d'indiquer le mode de dcaissement retenu. Par exemple, lorsque le dcaissement se fait par chque, le montant en question doit tre port au crdit du compte chques du client, tandis que s'il est vers en espces, il doit tre port au crdit du compte caisse du guichet. Des sommes sont-elles dduites du montant du prt qui a t approuv ? quel moment ? (voir plus loin la section consacre au calcul des commissions) En gnral, un client ne reoit pas l'intgralit du montant du prt. L'institution de microfinance prlve habituellement une commission initiale au moment du dcaissement du prt, plutt qu'au moment de son approbation, au cas o le client ne recevrait pas le montant accord.
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Le prt est-il dcaiss en une seule fois ou en plusieurs tranches ? La programmation requise pour pouvoir traiter un prt dcaiss en plusieurs tranches est plus complexe ; il faut pouvoir, par exemple, obtenir le montant de la tranche dcaisser, et comparer le montant antrieurement dcaiss major du montant de la nouvelle tranche au montant total approuv au titre du prt. Tous les logiciels ne permettent pas de raliser cette opration. Quel type d'approbation ou d'autorisation est ncessaire pour effectuer les dcaissements ? Certaines conditions doivent-elles tre remplies au pralable ? De quelle manire peut-on s'assurer qu'elles ont t remplies ? Il est possible de vrifier au moyen d'un systme informatique si toutes les procdures ncessaires ont t suivies, mais il faut pour cela un logiciel plus complexe, voire un code source plus personnalis. Un accord de prt devient-il caduc si le client ne demande pas ce que le prt lui soit vers dans un certain dlai ? Dans l'affirmative, quel est ce dlai ? Pour des raisons de sret et de scurit, il est conseill de fixer un mois maximum la priode de validit de l'accord de prt. En effet, la situation du client pouvant se modifier radicalement, il peut tre souhaitable de revoir la situation. Cette manire de procder rduit aussi le risque de dtournement par les employs des prts non dcaisss. Le produit offert par l'institution est-il une ligne de crdit pouvant donner lieu des dcaissements ou des remboursements un moment quelconque, ds lors que le montant approuv n'est pas dpass ? Le logiciel permet-il de grer les lignes de crdit, qui doivent tre traites diffremment des autres produits ?
Calendrier d'amortissement. Le logiciel devra pouvoir calculer le calendrier d'amortissement. Il est donc essentiel d'examiner attentivement comment celuici est tabli. q Quelle est la priodicit des remboursements : versements quotidiens, hebdomadaires, mensuels, remboursement unique l'chance ? q Quelle est la structure des versements priodiques ? Par exemple, certains remboursements ne couvrent-ils que les intrts et certains autres les intrts et le principal ? q Le montant des versements priodiques est-il uniforme ou variable ? q Une priode de grce est-elle prvue entre la date laquelle le prt est dcaiss et celle du premier remboursement ? q Comment la date du premier remboursement est-elle fixe ? Les versements suivants sont-ils chelonns rgulirement ? q Dans quelles proportions les versements sont-ils affects au remboursement du principal, des intrts, des commissions et des pnalits ? Est-il possible de modifier manuellement cette rpartition automatique ? Il est ncessaire d'avoir un mcanisme de rpartition automatique du montant des remboursements qui ne sont pas effectus conformment au calendrier initial ou sont partiels. Normalement, le montant vers est imput, premirement, au paiement
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des pnalits, ensuite aux intrts chus, puis au principal exigible, puis aux intrts courus (mais non encore exigibles) et enfin au principal non encore exigible. L'institution de microfinance applique-t-elle des formules de bonification d'intrt ou d'autres incitations pour rcompenser les clients qui remboursent leurs emprunts en temps voulu ou de manire anticipe ? Un systme de gestion de portefeuille standard ne peut probablement pas traiter des formules novatrices de ce genre.
Calcul des intrts. Le calcul des intrts n'est pas aussi simple qu'il y parat premire vue. Pour que le systme de gestion du portefeuille fonctionne de la manire souhaite, il faut prendre en considration de multiples facteurs mineurs. L'institution doit s'assurer de la manire dont deux fonctions essentielles sont excutes. Premirement, de quelle manire les paiements d'intrts sont-ils calculs en temps normal, c'est--dire lorsque le calendrier d'amortissement standard est respect ? Le systme gnre-t-il un calendrier d'amortissement correct ? Deuximement, comment les intrts sont-ils calculs lorsque les remboursements ne sont pas effectus aux dates prvues au calendrier ? En cas de remboursement anticip, les intrts sont-ils rduits ? En cas de remboursement tardif, les intrts sont-ils majors ? Si la date du paiement concide avec un jour fri, les intrts sont-ils majors si le client paie le lendemain ? Les questions poses ci-aprs concernent les aspects essentiels du calcul des intrts : q De quelle manire les intrts sont-ils calculs (intrts sur capital restant d, intrts constants) ? q quel moment les intrts sont-ils perus ( l'occasion de chaque remboursement, au moment du dcaissement du prt) ? q Les intrts sont-ils perus uniquement sur le principal ? q Quel est le taux d'intrt officiel, et sur quelle priode s'applique t-il (s'agit-il d'un taux mensuel, d'un taux rvisable toutes les quatre semaines, d'un taux annuel) ? q Tous les prts d'une mme catgorie sont-ils assortis du mme taux d'intrt, ou bien le taux est-il fix au moment de l'approbation du prt ? Dans certains logiciels, le taux d'intrt doit tre le mme pour tous les prts. q Qui dcide du taux d'intrt applicable un prt ? Existe-t-il une procdure de contrle et de suivi des oprations ? La possibilit de modifier les taux d'intrt applicables aux prts entrane des possibilits de fraude. q Le taux d'intrt est-il fix pour toute la dure du prt ? Peut-il tre ajust tout moment, ou bien s'agit-il d'un taux flottant dfini par rfrence un indice extrieur ? De quelle manire les variations du taux influent-elles sur le calendrier d'amortissement ? La modification du taux d'intrt durant la priode du prt pose des problmes dans la plupart des systmes. Le montant des paiements change en mme temps que le taux d'intrt.
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q
Les intrts sont-ils calculs sur la base d'une anne de 360 jours ou de 365 jours (ou sur une autre base) ? Le nombre de jours retenu comme base influe sur le montant des intrts. Comment les intrts sont-ils calculs si le client ne respecte pas le calendrier de remboursement ? Les systmes les plus exacts calculent les intrts sur le nombre de jours couls depuis le dernier versement. Toutefois, de nombreuses institutions de microfinance calculent les intrts simplement par priode de remboursement (une semaine ou un mois), mme si le client paie en avance ou en retard. Une priode de grce s'applique-t-elle au calcul des intrts ? Au paiement des intrts ? Des intrts courent-ils sur les prts ? Dans l'affirmative, quand sont-ils calculs ? Quotidiennement ? la fin du mois ? Calcule-t-on les intrts courus sur les prts non rembourss ? quel moment les intrts courus sont-ils suspendus ou le processus invers ? Les intrts courent-ils partir de la date d'tablissement du dossier de prt ou partir de la date laquelle le client reoit les fonds ? Calcul des commissions Une commission initiale est-elle perue lorsqu'un nouveau prt est consenti ? S'agit-il d'un montant fixe ou d'un pourcentage ? Sur quelle base est-elle calcule ? Le pourcentage est-il constant ou bien varie-t-il en fonction du montant du prt ? Existe-t-il un plancher ou un plafond pour ce type de commission ? Il est en gnral prfrable que la commission initiale soit calcule manuellement puis entre dans le systme, car il est alors plus facile d'en modifier le mode de calcul. Si le prt est dcaiss en plusieurs tranches, la commission initiale est-elle calcule sur le montant total ou sur le montant de chaque dcaissement ? Des frais de gestion sont-ils perus au titre des prts ? Comment sont-ils dtermins ? Constituent-ils une charge payer ? Les frais de gestion doivent gnralement tre automatiquement calculs par le systme car ils se rapportent un grand nombre de transactions. La plupart des logiciels standards ne calculent pas automatiquement les frais de gestion. Indexation Le solde du principal est-il index sur la base d'un mcanisme externe ? Il faudra programmer le systme de manire pouvoir entrer le coefficient d'indexation et convertir les soldes et les transactions de la manire voulue. Les prts sont-ils rembourss uniquement en espces ou peuvent-ils tre galement rgls en nature ? De quelle manire les remboursements en nature sont-ils pris en compte par le systme de comptabilit ? Calcul des pnalits Dans quelles conditions un prt est-il considr comme en retard ? Quel est le traitement appliqu aux paiements d'intrts en retard ?
q q

q
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Quelle est la mthode de calcul des pnalits (montant fixe par jour, pourcentage imput au principal chu, pourcentage imput l'encours du prt) ? Quand une pnalit est-elle impose (le lendemain de la date prvue au calendrier pour le remboursement ou un nombre dtermin de jours ouvrables aprs cette mme date) ? Lorsqu'une priode de grce est autorise, la pnalit est-elle calcule partir de la date prvue au calendrier pour le remboursement ou partir de la date d'expiration de la priode de grce ? Quelle est la procdure suivie pour dcider s'il faut appliquer la pnalit ou la passer en perte ? Qui peut autoriser cette dcision ? Existe-t-il un mcanisme de contrle et de suivi des oprations ? Liens avec les comptes d'pargne Un lien est-il tabli entre les comptes d'pargne et les crdits ? Un compte d'pargne est-il bloqu (inaccessible) en totalit ou en partie tant que le prt n'est pas entirement rembours ? Quelles sont les conditions de dblocage du compte d'pargne (le prt est intgralement rembours, l'pargne sert financer le dernier remboursement du prt, le prt doit tre rembours aux dates prvues, le solde du compte d'pargne doit tre suprieur un certain pourcentage de l'encours du prt, etc.) ? Un dpt d'pargne doit-il tre effectu avant que le prt ne puisse tre approuv ? Une partie du montant du prt approuv est-elle conserve sur un compte d'pargne ? Des dpts d'pargne supplmentaires doivent-ils tre effectus pendant la dure du prt ? Ces dpts reprsentent-ils un montant fixe ou bien un pourcentage du montant rembourser ? Les montants en retard peuvent-ils tre prlevs sur le compte d'pargne ? Dans quelles conditions ? Procdures de rchelonnement et d'abandon de crances Quelle est la procdure de rchelonnement d'un prt ? Qu'advient-il des commissions, des pnalits et des intrts exigibles en cas de rchelonnement ? Ces montants viennent-ils majorer le principal ou sont-ils passs en perte ? quel stade un prt est-il pass en perte ? Quelle est la procdure d'autorisation suivre pour passer un prt en perte ? Est-il procd un contrle et un suivi des oprations ? Le systme de gestion du portefeuille continue-t-il de suivre les abandons de crance dans un compte hors bilan ?
q q
q q
q q
q q
TABLISSEMENT DE PASSERELLES ENTRE LE SYSTME DE COMPTABILIT

ET LE SYSTME DE GESTION DU PORTEFEUILLE
On s'attend en gnral ce qu'il existe de parfaites correspondances entre un systme informatique de gestion du portefeuille (qui suit les comptes des diffrents clients)
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Une institution visant un systme souple et peu coteux ne peut esprer tablir des passerelles entre son systme de comptabilit et son systme de gestion du portefeuille
et un systme informatique de comptabilit (qui suit les activits un niveau moins dtaill), de sorte que toutes les oprations entres dans le premier soient automatiquement prises en compte dans le second. Si les logiciels et les systmes d'exploitation informatiques facilitent l'tablissement de passerelles entre les deux systmes, cette opration est coteuse et ncessite une maintenance. Une institution visant un systme souple et peu coteux, sans avoir recourir un programmeur pour en assurer la maintenance, ne peut esprer tablir de passerelles entre son systme de comptabilit et son systme de gestion du portefeuille. Les comptes des clients et le systme de comptabilit sont relis par le biais des comptes du grand livre. Les soldes des comptes de prt et d'pargne des clients doivent correspondre aux soldes des comptes du grand livre correspondants. La somme des soldes des comptes des clients tant gale la somme des soldes inscrits dans le grand livre, il importe de rapprocher rgulirement (au moins une fois par mois) les comptes des clients et les comptes du grand livre pour s'assurer que les donnes ncessaires sont enregistres dans les deux sries de comptes. Le rapprochement des comptes est une opration laborieuse lorsque le systme n'est pas informatis, car force est de faire la somme des soldes des comptes des clients partir des montants entrs dans des dossiers tablis manuellement, tels que les fiches de compte. Quand en revanche les comptes des clients sont informatiss, cette somme est facile calculer, bien qu'il demeure malais de dtecter les anomalies et d'effectuer les ajustements. C'est pourquoi nombreux sont ceux qui prconisent l'tablissement de passerelles entre les comptes des clients et les comptes correspondants du grand livre. Toutefois, les petites institutions ont probablement intrt ne pas tablir de passerelle informatique entre les comptes des clients et ceux du grand livre. Elles ont ainsi un niveau de contrle supplmentaire, les utilisateurs disposent d'un systme plus souple et sont moins tributaires du systme informatique ; elles y gagnent aussi au niveau du cot car elles n'ont pas besoin de services de programmation supplmentaires ou d'un appui technique. Les comptes peuvent tre traits par un logiciel de comptabilit peu onreux oprant de manire indpendante, tandis que les comptes des clients figurent sur une base de donnes programme, qui permet de produire un registre des oprations prsentant des donnes dtailles sur les prts dcaisss, les remboursements effectus, les ajustements apports aux pices justificatives du journal et les dpts d'pargne. Il est possible de rapprocher les totaux et les montants des diffrentes transactions, d'une part, et les montants comptabiliss et ceux inscrits sur les rcpisss, d'autre part. Ces procdures donnent des informations plus fiables sur les comptes des clients si elles sont excutes quotidiennement, toute irrgularit tant identifie et corrige le jour mme.
5.2.2 tape 2 : Mise au point de la structure du systme

ce stade, l'quipe de projet aura dtermin s'il faut acheter un programme standard, modifier un programme existant ou laborer un nouveau logiciel pour le
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systme de comptabilit et pour le systme de gestion du portefeuille. Ayant analys avec soin tous les dtails de chaque systme, elle est prte superviser la production d'un projet de structure comprenant les lments suivants :
q q q
q q q
Description et diagramme de la saisie et du stockage des donnes de base. Description et organigramme du personnel ncessaire et de ses fonctions. Description et exemples de toutes les sorties d'imprimantes et des rapports qui seront gnrs par le systme. Dfinition de tous les indicateurs gnrs par le systme. Liste dtaille des fonctionnalits requises pour les produits financiers. Description et diagramme de la circulation des informations et des rapports traits par le systme. Description des procdures de contrle interne et de confirmation des flux d'informations. Procdures de scurit concernant l'accs des utilisateurs au systme et la sauvegarde des donnes.
5.2.3 tape 3 : Mise au point du plan du systme d'information de gestion

L'quipe doit prsenter aux utilisateurs, pour approbation, tous les lments des spcifications du systme. Elle doit tablir un plan dtaill de mise en uvre du systme, ainsi que le calendrier et le budget de l'opration. La direction doit ensuite approuver le plan et autoriser l'affectation des ressources montaires et humaines ncessaires.
5.3 Phase 3 : Programmation et installation du systme

La phase 3 peut tre la plus longue s'il est dcid, la phase 2, d'laborer et de mettre l'essai un logiciel, que ce soit en modifiant un programme existant ou en en crant un nouveau. L'installation et le transfert des donnes risquent galement de prendre du temps, si l'institution est de taille importante. Cette phase comporte plusieurs tapes qui peuvent tre assez longues, mais n'exigent pas ncessairement d'tre accomplies en squence. Il importe donc de les poursuivre en parallle dans la mesure du possible, pour rduire la dure totale du processus. L'ordre, le calendrier et la dure des diffrentes tapes doivent tre prciss dans le plan tabli par l'quipe de projet.
tapes de la phase de programmation et d'installation : dvelopper le logiciel installer le matriel prparer et rviser les documents de rfrence configurer le systme le mettre l'essai transfrer les donnes former le personnel utiliser les deux systmes en parallle
q q q q q q q q
5.3.1 tape 1 : Dveloppement du logiciel

La modification d'un programme existant ou l'laboration d'un logiciel personnalis prend une semaine un an. Il est donc salutaire d'avoir un plan prcis des diffrentes tapes de l'laboration du logiciel, qui offre aux utilisateurs de frquentes occasions de fournir leurs observations en retour. mesure que l'opration progresse et que les problmes et le champ des possibilits se prcisent, il peut s'avrer ncessaire de rviser les paramtres dfinis dans la phase 2.
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5.3.2 tape 2 : Installation du matriel

L'installation du matriel informatique relatif un nouveau systme est mme de prendre beaucoup de temps et ncessite un important effort de planification prospective, en particulier pour dcider des quipements qui seront achets. Outre le choix et l'achat des ordinateurs, des imprimantes, des dispositifs lectriques, des units de sauvegarde, des logiciels, des cbles et des autres priphriques, le plan doit couvrir :
q
Il faut laborer des routines de contre-vrification indpendantes
q q q q q q q q
l'alimentation lectrique, y compris les prises de terre ; les dispositifs d'alimentation de secours ; les raccordements tlphoniques ; le cblage du rseau ; les dispositifs de contrle de la temprature, de la poussire et de l'humidit ; le ramnagement des espaces de travail, en particulier des guichets ; les systmes de scurit des serveurs et des terminaux et l'accs ces installations ; les dispositifs de scurit contre le vol ; les extincteurs d'incendie.
5.3.3 tape 3 : Prparation et rvision des documents de rfrence

Une fois la conception du systme acheve et son laboration entreprise, il faut commencer prparer tous les documents affrents au systme. Ces documents contribueront largement sa bonne utilisation, en particulier dans les grandes institutions dcentralises ou dans celles qui sont en pleine expansion. Ils serviront aussi le cas chant la formation des nouveaux employs et aideront le personnel grer convenablement des situations nouvelles. ce stade, les documents relatifs aux principes et procdures de l'institution sont rviss de manire incorporer les changements introduits par le nouveau systme, et les documents concernant le systme sont prpars (l'encadr 5.1, page 76, indique les points pour lesquels des documents de rfrence doivent tre tablis).
5.3.4 tape 4 : Configuration du systme

La plupart des logiciels qui sont utiliss par plus d'une institution comportent des options de configuration permettant d'adapter le systme aux besoins des institutions qui l'emploient. Les options de configuration sont gnralement pilotes par menu et accessibles l'administrateur du systme habilit remplir cette fonction. Les options de configuration moins couramment employes sont actives par des codes spciaux entrs dans un fichier de configuration par un technicien qui connat bien le logiciel. L'opration de configuration consiste principalement :
q
installer la structure du plan comptable ; pour raliser cette opration cruciale, il peut tre ncessaire d'adapter le plan comptable de l'institution au logiciel ; dfinir les produits financiers, qui, chacun, suivent une multitude de rgles
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(plafonds, planchers, mthodes de calcul des intrts, liaisons entre les comptes, traitement des impays sur crdits). Si le logiciel est complexe, la liste des options n'en sera que plus longue (voir la section 5.2.1) ; tablir des conventions de numrotation des comptes des clients et des comptes de crdits et d'pargne ; tablir des liaisons entre les agences, par exemple, pour leur permettre d'changer et de regrouper leurs informations.
5.3.5 tape 5 : Mise l'essai

L'tape suivante consiste tester le systme en utilisant des donnes relles. Les sries chronologiques des derniers mois, tablies pour 50 100 comptes, sont entres dans le systme pour chaque catgorie de produits. Cette phase d'essai a un double objectif. Elle permet, premirement, d'laborer une stratgie pour convertir les donnes ou entrer les donnes initiales pour tous les comptes actifs (voir la section 5.3.6) et, deuximement, d'tudier attentivement le comportement du systme :
q
Le transfert des donnes est l'un des grands impondrables de l'installation d'un systme d'information de gestion
q q q q
Les calendriers d'amortissement, les intrts, les pnalits et les impays sontils convenablement calculs ? Le systme tombe-t-il en panne sans raison apparente ? Le rseau fonctionne-t-il convenablement ? Le systme permet-il de corriger les erreurs d'enregistrement des donnes ? Le systme est-il convivial, ou bien pose-t-il des problmes rgler d'urgence ?
Il faut laborer des routines de contre-vrification indpendantes pour vrifier que le systme fonctionne bien. Ces programmes ont pour fonction de dtecter les champs de donnes vides, les donnes dont la valeur se situe hors des limites minimales et maximales, les numros squentiels, les numros de comptes ou de clients attribus plus d'une fois, les fichiers redondants et les orphelins (c'est--dire les fiches d'une table de la base des donnes qui ne correspondent aucune autre fiche dans les autres tables), et vrifier l'exactitude du calcul des intrts, des pnalits et des arrirs. Les erreurs sont frquentes dans les bases de donnes, en raison des bogues du logiciel, des bases des donnes corrompues et des erreurs de saisie. Sans ces routines de vrification, le nombre de donnes errones se multiplie, ce qui amoindrit la confiance du personnel dans le systme.
5.3.6 tape 6 : Transfert des donnes

Le transfert des donnes est l'un des grands impondrables de l'installation d'un systme d'information de gestion. Il ncessite la prise de dcisions prudentes et rflchies et doit tre effectu, de prfrence, sous la direction d'un expert rompu cette opration. Les institutions qui installent un logiciel commercial ont intrt s'assurer les conseils d'un technicien connaissant bien le systme. Les risques
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sont en effet normes : une dcision malencontreuse peut faire perdre des semaines car il faut alors rintroduire les donnes dans le systme, et peut causer des mois de dconvenues parce que les soldes et les calculs ne correspondent pas la ralit. Le premier problme tient simplement au volume des donnes saisir. L'introduction de noms et de donnes socio-conomiques sur les clients prend du temps. Dans certains cas, ces informations existent dj sur des fichiers informatiques, mais l'ancien et le nouveau systmes ne requirent gnralement pas le mme type de donnes ou, du moins, ne les stockent pas de la mme manire. Il est souvent tentant de transfrer lectroniquement des donnes incompltes pour les complter ensuite manuellement ; toutefois, cette opration doit tre effectue par un technicien et reviendra plus cher que s'il est recouru aux services d'employs chargs de la saisie des donnes, qui eux procderaient manuellement. Les donnes financires posent un problme plus important encore. Dans la plupart des institutions de microfinance, elles prsentent des carences, parfois graves. L'installation d'un nouveau systme d'information de gestion se transforme alors en un audit exhaustif. Si cette opration peut offrir certains avantages, elle n'en augmente pas moins considrablement le cot du systme. Force est d'tablir une concordance entre les soldes initiaux inscrits dans le grand livre et les soldes dtaills des livres dans lesquels sont tenus les diffrents comptes d'pargne et de prt. Les donnes financires doivent tre entres par petits groupes (moins de 50 comptes la fois) et les totaux pour chaque groupe tre vrifis manuellement par rapport aux dossiers tablis manuellement dans l'ancien systme, puis compars aux listes imprimes par le nouveau systme. Le transfert des donnes pose frquemment un troisime problme, celui de l'incompatibilit de traitement des prts entre l'ancien et le nouveau systme. Or, l'installation d'un nouveau systme ne doit pas entraner la modification des oprations relatives aux prts en cours : une institution ne saurait modifier ses rgles mi-parcours dans le cadre d'un arrangement contractuel. Ce hiatus est parfois incontournable. Les institutions dont les prts se renouvellent assez rapidement (en moins de six mois, par exemple) auront peut-tre intrt continuer de suivre les prts en cours au moyen de l'ancien systme jusqu' leur remboursement, et n'entrer dans le nouveau logiciel de gestion du portefeuille que les prts qui viennent d'tre approuvs. Il est difficile de prvoir la dure et la difficult du transfert des donnes, mme aprs avoir soigneusement valu la situation. L'exemple ci-aprs permet toutefois de se faire une ide : il a fallu une douzaine de semaines de travail pour entrer les donnes dans le nouveau systme d'information de gestion d'une institution servant 4 000 clients et grant quelque 10 000 comptes (pargne, crdits et parts sociales). Quatre employs ont t affects cette opration, qu'ils ont accomplie en trois semaines de travail intensif sous la supervision presque constante d'un technicien familier du logiciel.
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5.3.7 tape 7 : Formation

Un systme d'information de gestion toutes fonctions est un systme complexe et ncessite de profondes modifications des procdures oprationnelles de l'institution, de sorte que l'ensemble du personnel doit recevoir une formation approfondie. Cette opration demande normalement un formateur une deux semaines de travail, selon la complexit du systme et le nombre de personnes former. Le mieux est de rpartir les utilisateurs en groupes, gnralement par service. Bien qu'il faille donner tous les utilisateurs une vue d'ensemble du fonctionnement du systme, la formation dispense chaque groupe doit tre axe sur les questions les plus pertinentes par rapport ses fonctions. L encore, la dure de la formation varie en fonction de la complexit du systme et de l'exprience acquise par le personnel dans le cadre de systmes analogues. Il est prfrable d'organiser des sances de formation quotidiennes de une deux heures. Le programme de formation doit porter sur les points suivants :
q q
Il convient d'utiliser le nouveau systme paralllement l'ancien
q q q
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Organisation du systme, maintenance et procdures de sauvegarde Ouverture et clture des comptes des clients ; modification et correction des donnes relatives aux clients Oprations concernant l'pargne et les crdits Approbation et dcaissement des crdits Ouverture de comptes d'pargne Rception des paiements et des dpts Correction des erreurs d'enregistrement des oprations Oprations du grand livre Utilisation de modules spcialiss (comptes de crances, comptes de dettes, investissements, salaires, immobilisations) Clture quotidienne, mensuelle et annuelle Production d'tats et de rapports Gnrateurs d'tats Procdures de scurit et de contrle interne Procdures de relance du systme et de rcupration des donnes
q q q
5.3.8 tape 8 : Utilisation des deux systmes en parallle

Il convient d'utiliser le nouveau systme paralllement l'ancien pour contrler sa fiabilit, vrifier si les calculs sont exacts et s'assurer que les mthodes employes sont compatibles avec les contrats de prt. L'institution risque d'tre amene engager du personnel supplmentaire ou garder les employs temporaires recruts pour effectuer le transfert des donnes. Pendant cette phase, l'institution doit entrer autant de donnes que possible dans chaque systme et comparer soigneusement les rsultats. Toute divergence doit tre value et explique. Toute erreur ou bogue dtect dans le nouveau systme doit tre not avec soin et corrig.
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Ces oprations en parallle mriteraient normalement d'tre poursuivies pendant au moins deux mois, c'est--dire jusqu' ce que pratiquement tous les clients aient effectu au moins un paiement et que deux soldes de clture en fin de mois aient t calculs. Lorsque l'institution est sre que le nouveau systme fonctionne bien, elle peut cesser d'utiliser l'ancien, mais toutes les sorties et tous les fichiers de donnes doivent tre stocks avec soin pour qu'il soit possible de s'y reporter ultrieurement.
La responsabilit de la socit informatique ne se limite pas linstallation du systme
5.4 Phase 4 : Maintenance du systme et examen du systme d'information de gestion

La responsabilit de la socit informatique ne se limite pas l'installation du systme, mais s'tend aussi la fourniture d'un appui rapide et fiable en cas de panne. Les socits qui vendent leurs logiciels dans le monde entier n'auront une quipe technique dans un pays que si le march y est suffisamment important. A dfaut, elles procureront un appui technique par courrier lectronique, tlphone ou tlcopie. Un autre recours pour les institutions utilisant ce type de logiciels internationaux est d'employer un technicien trs comptent ou de conclure un contrat avec une socit locale de conseil informatique susceptible de lui fournir un appui permanent. Le cot de l'appui technique dpend de la stabilit et de la fiabilit du systme ; un systme relativement nouveau qui n'a pas t test de faon approfondie ncessitera un appui beaucoup plus important. En principe, plus l'institution utilisera et connatra son systme d'information de gestion, plus elle sera en mesure de rsoudre les problmes, et moins l'appui technique sera cher. Le cot des rvisions et des modifications requises par suite de l'volution ou de la modification des procdures de l'institution n'est gnralement pas inclus dans le calcul du cot de cet appui technique. Les socits de services et d'ingnierie informatique facturent aussi les mises niveau du code source ou les modifications apportes au systme pour le personnaliser. Enfin, il est ncessaire de procder des examens rguliers du programme pour que le systme continue bien fonctionner, soit adapt aux principes directeurs et aux procdures de l'institution, et rponde ses besoins d'information et de gestion. Il est recommand de procder ce type d'examen tous les trois ans.
Notes
1. Ce chapitre se fonde sur l'tude de Graham Perrett, Outline for Designing a Financial Management Information System (prpare pour Freedom from Hunger, 1996) et sur des documents internes tablis par Peter Marion pour FINCA International. 2. Bien que le terme de restructuration soit parfois utilis dans le sens de rduction des effectifs, ceux qui l'ont propos initialement entendaient par l la transformation des
LABORATION ET MISE EN PLACE DUN SYSTME DINFORMATION DE GESTION modes de fonctionnement pour tirer parti des nouvelles technologies. L'objectif tait de permettre au personnel de prendre des dcisions en largissant son accs l'information et en simplifiant les procdures administratives. Voir Michael Hammer et James Champy, Reengineering the Corporation (Harper Business, 1993). 3. Lorsqu'une institution s'informatise, il est crucial qu'elle dispose d'un personnel comptent, non seulement dans son service de systme d'information, mais aussi dans le service de la comptabilit. Le service de systme d'information peut assurer le fonctionnement d'un systme, mais seul le service de la comptabilit est apte veiller ce que les informations qui y sont contenues soient jour et exactes. 4. Pour les raisons indiques dans la section 5.2.1, il est beaucoup plus facile de trouver sur le march un bon logiciel de comptabilit qu'un bon logiciel de gestion du portefeuille.
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Chapitre 5

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laboration et mise en place dun systme dinformation de gestion

SYSTMES DINFORMATION DE GESTION POUR LES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE - GUIDE PRATIQUE

5.1 Phase 1 : Conceptualisation

5.1.1. tape 1 : Constitution d'un groupe de travail

LABORATION ET MISE EN PLACE DUN SYSTME DINFORMATION DE GESTION

5.1.2 tape 2 : Dfinition des besoins

Comptabilit Oprations de base Contrle interne Paramtres du systme

SYSTMES DINFORMATION DE GESTION POUR LES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE - GUIDE PRATIQUE

Types de documents runir

LABORATION ET MISE EN PLACE DUN SYSTME DINFORMATION DE GESTION

SYSTMES DINFORMATION DE GESTION POUR LES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE - GUIDE PRATIQUE

5.1.3 tape 3 : Dtermination de ce qui est faisable

LABORATION ET MISE EN PLACE DUN SYSTME DINFORMATION DE GESTION

SYSTMES DINFORMATION DE GESTION POUR LES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE - GUIDE PRATIQUE

LABORATION ET MISE EN PLACE DUN SYSTME DINFORMATION DE GESTION

SYSTMES DINFORMATION DE GESTION POUR LES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE - GUIDE PRATIQUE

5.1.4 tape 4 : valuation des diffrentes possibilits

LABORATION ET MISE EN PLACE DUN SYSTME DINFORMATION DE GESTION

Comparaison des options

Modification d'un systme existant

laboration d'un systme personnalis

Cot lev Ncessite une opration de dboguage Longue priode d'laboration

SYSTMES DINFORMATION DE GESTION POUR LES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE - GUIDE PRATIQUE

LABORATION ET MISE EN PLACE DUN SYSTME DINFORMATION DE GESTION

SYSTMES DINFORMATION DE GESTION POUR LES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE - GUIDE PRATIQUE

5.1.5 tape 5 : Prparation du rapport d'valuation des besoins

LABORATION ET MISE EN PLACE DUN SYSTME DINFORMATION DE GESTION

SYSTMES DINFORMATION DE GESTION POUR LES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE - GUIDE PRATIQUE

5.2 Phase 2 : valuation dtaille et conception du systme

5.2.1 tape 1 : valuation dtaille des logiciels

LABORATION ET MISE EN PLACE DUN SYSTME DINFORMATION DE GESTION

SYSTMES DINFORMATION DE GESTION POUR LES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE - GUIDE PRATIQUE

LABORATION ET MISE EN PLACE DUN SYSTME DINFORMATION DE GESTION

SYSTMES DINFORMATION DE GESTION POUR LES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE - GUIDE PRATIQUE

LABORATION ET MISE EN PLACE DUN SYSTME DINFORMATION DE GESTION

SYSTMES DINFORMATION DE GESTION POUR LES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE - GUIDE PRATIQUE

LABORATION ET MISE EN PLACE DUN SYSTME DINFORMATION DE GESTION

SYSTMES DINFORMATION DE GESTION POUR LES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE - GUIDE PRATIQUE

LABORATION ET MISE EN PLACE DUN SYSTME DINFORMATION DE GESTION

TABLISSEMENT DE PASSERELLES ENTRE LE SYSTME DE COMPTABILIT

SYSTMES DINFORMATION DE GESTION POUR LES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE - GUIDE PRATIQUE

5.2.2 tape 2 : Mise au point de la structure du systme

LABORATION ET MISE EN PLACE DUN SYSTME DINFORMATION DE GESTION

5.2.3 tape 3 : Mise au point du plan du systme d'information de gestion

5.3 Phase 3 : Programmation et installation du systme

5.3.1 tape 1 : Dveloppement du logiciel

SYSTMES DINFORMATION DE GESTION POUR LES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE - GUIDE PRATIQUE

5.3.2 tape 2 : Installation du matriel

Il faut laborer des routines de contre-vrification indpendantes

5.3.3 tape 3 : Prparation et rvision des documents de rfrence

5.3.4 tape 4 : Configuration du systme

LABORATION ET MISE EN PLACE DUN SYSTME DINFORMATION DE GESTION

5.3.5 tape 5 : Mise l'essai

5.3.6 tape 6 : Transfert des donnes

SYSTMES DINFORMATION DE GESTION POUR LES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE - GUIDE PRATIQUE

LABORATION ET MISE EN PLACE DUN SYSTME DINFORMATION DE GESTION

5.3.7 tape 7 : Formation

Il convient d'utiliser le nouveau systme paralllement l'ancien

5.3.8 tape 8 : Utilisation des deux systmes en parallle

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