UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXICO

FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES ACATLN

Propuesta de comunicacin descendente en una empresa publicitaria.

Tercero Prez Marco Antonio Profesor Fidel Nefy Ramos Mera Computacin aplicada a la comunicacin organizacional Grupo 1701

La comunicacin es una actividad diaria de todas las personas y as como lo es importante en todas las personas, lo es tambin en las organizaciones. En el ambiente de trabajo, una persona interacta con sus compaeros, superiores, clientes, entre otras personas. De igual manera, recibe informacin, da o recibe instrucciones y se coordina con equipos de trabajo. Todas estas tareas y relaciones involucran la comunicacin, de ah la importancia de lograr una buena comunicacin en las organizaciones laborales. La comunicacin es responsabilidad de cada empleado de la institucin. Todos participan de ella. La comunicacin efectiva con empleados, clientes, accionistas, vecinos de la comunidad y otros pblicos es esencial para la empresa. Las relaciones con la gente se establecen al comunicarse efectivamente con ellos. En las organizaciones la comunicacin, es un proceso en el cual un individuo o alguna rea de la organizacin, mantiene un contacto con otro. Es as que la comunicacin es elemental para realizar actividades laborales, con la cual los individuos entienden su papel de acuerdo a las expectativas de la organizacin. En las organizaciones existen relaciones comunicativas tanto con el ecosistema interno como con el externo en que se desenvuelve la empresa. Por eso se clasifican dos Niveles de Comunicacin Empresarial: Interna: la que se da en el universo mismo de la organizacin, de la empresa con sus empleados. Externa: la que se da en el universo de la sociedad, de la empresa hacia el pblico en general, sus clientes potenciales y proveedores. En este trabajo se presenta una propuesta de comunicacin descendente, que atiende a una empresa publicitaria, pero para entenderla debemos saber que, la comunicacin interna busca hacer del conocimiento de los empleados lo que piensa la gerencia, que la gerencia tambin conozca el pensamiento de los empleados, y que los empleados se conozcan entre s.

En la empresa actual, es muy importante hacer llegar la suficiente informacin a los trabajadores para que se sientan implicados en los distintos proyectos. Adems, hay que contar con su opinin. La responsabilidad de iniciar y mantener una buena comunicacin que recae en los directivos. La comunicacin en las organizaciones se encuentra fluyendo constantemente en distintas direcciones, de forma horizontal, ascendente y descendente. La comunicacin descendente se da cuando los niveles superiores de la organizacin transmiten uno o ms mensajes a los niveles inferiores, cabe aclarar que este tipo de comunicacin, no es exclusiva de aquella que se origina en la gerencia y termina en los empleados, sino tambin y de manera muy importante, la que se origina en los niveles directivos y que fluye a la gerencia, ya que sin esta ltima, la primera no tendra mayor sentido. De acuerdo a lo mencionado anteriormente iniciaremos con la comunicacin gerencial, donde es relevante la revisin peridica de planes, metas y objetivos organizacionales, esta revisin debe atender los elementos estratgicos, tcticos y operativos de todos los niveles de la organizacin. Estos puntos de accin son importantes ya que en ocasiones por centrar la atencin en la comunicacin que se dirige a los empleados se pierde de vista la comunicacin de los directivos hacia los gerentes, siempre se debe de tener presente que las actividades directivas son las actividades comunicativas. La comunicacin hacia los empleados, se realiza a partir de la gerencia, la cual se vale de recursos tcnicos que desarrollaremos posteriormente y del capital humano especializado en realizar mejor la comunicacin descendente, siempre teniendo en claro los objetivos, metas y planes de la organizacin. Adems de lo mencionado anteriormente, la comunicacin tendr efectos variables de acuerdo al estilo administrativo y comunicativo del gerente. El gerente tiene la responsabilidad de contar con la informacin necesaria, que le permitir realizar sus actividades de manera eficaz y eficiente. Esto generar fiabilidad y certidumbre en el personal, poniendo en prctica una cualidad que debe desarrollarse y retroalimentarse constantemente en todo puesto gerencial, el liderazgo.

Se debe de comunicar de manera concisa y precisa, ni ms ni menos de lo que se necesite saber, se tiene que compartir la informacin a los empleados de acuerdo a sus necesidades y hacerles conscientes de que eso es precisamente lo que un gerente eficaz est buscando hacer. Muchos gerentes comunican con una deficiencia porque no conceden importancia a la actividad de comunicar. La comunicacin debe ser adecuada, en este sentido se debe de hacer hincapi en que la comunicacin es un elemento esencial para la satisfaccin y el desarrollo de un clima favorable en el trabajo, la motivacin y el desempeo del personal. Otro de los elementos importantes en toda comunicacin y que en gran medida puede deberse a su actitud comunicativa, es la confianza que existe entre emisores y receptores, ya que esta impacta de manera muy relevante a la eficacia de la comunicacin, a este aspecto se le conoce como credibilidad de la fuente del emisor. Si no existe confianza el flujo de comunicacin ser muy limitado ya que se tendrn menos deseos de enviar mensajes y menos razones para creer en los que se reciben. Si no est presente la confianza, los empleados cuestionarn todos los mensajes que reciban. Es necesario desarrollar un plan de comunicacin, teniendo en cuenta todo tipo de ideas que surjan para desarrollar una comunicacin efectiva en la organizacin. Debemos de tomar en cuenta desde lo esencial, como el tono y lenguaje en que se comunicar, de acuerdo a quienes sern los receptores, as como de identificar al personal, de acuerdo a sus gustos, preferencias, recreaciones, a quienes les interesa mantenerse actualizados con informacin fresca. Con esto se evita la propagacin de la comunicacin informal y los rumores, que en su conjunto pueden llegar a ser perjudiciales para la credibilidad o confianza del personal para con sus superiores. Dentro del plan de comunicacin, estn presentes recursos o elementos tcnicos, mediante los cuales se pretender realizar una ptima comunicacin descendente, pero antes de desarrollarlos presentaremos el organigrama de nuestra Empresa publicitaria.

Organigrama de la Empresa publicitaria

Director General

Director de Cuenta

Director Creativo

Director de Arte

Director de Medios

Director Administrativo

Supervisor de Cuenta

Copy Sr

Diseador Ilustrador

Asistnte de Medios

Recursos Humanos

Auxiliar Contable

Ejecutivo de Cuenta

Copy

Dentro de los recursos tcnicos para generar una comunicacin descendente est la pizarra informativa. Este medio puede estar catalogado entre comunicacin formal e informal de acuerdo a su contenido y su principal funcin ser difundir informacin de inters general, desde informes gerenciales, hasta avisos y normas que se produzcan dentro de la empresa.

Existen otras alternativas como una pgina de la web 2.0 de tipo de red social, que es un tablero electrnico donde se pueden postear desde documentos en doc. pdf. imgenes, hasta eventos a una hora especfica de un calendario y solo pueden tener acceso a ella personas invitadas que requieren de una contrasea para accesar a la informacin. Por ejemplo: http://www.stixy.com/

Los recados, memorndums, circulares y oficios, tienen la principal caracterstica de informar, por lo que es necesario que los destinatarios reciban dichos documentos y tal el caso de los oficios, los empleados tendrn que firmar de enterado al haber recibido dicha documentacin.

El envo de estos documentos puede ser a travs de diferentes medios, ya sea de forma impresa, mediante correo electrnico o en las redes sociales, que se catalogaran un tanto informales pues no son herramientas creadas con estos fines, ms se les ha adoptado para difusin de informacin en las organizaciones. Documentos tangibles o en lnea, ambos presentas ventajas e inconvenientes y ser responsabilidad de los superiores tomar la decisin ms adecuada para la difusin de la informacin.

El correo electrnico en la organizacin permitir que el envo de documentos sea ms gil e inmediato, de acuerdo a la normatividad de empresa comprometida con el medio ambiente, se ahorrarn insumos tales cmo tinta y hojas de papel. Cada elemento del personal que sus actividades le requieran el mantenerse actualizado e intercambiando informacin ser acreedor a una cuenta de correo electrnico personal, esta cuenta deber ser breve y le ser prohibido revelar su contrasea.

La cuenta se establecer a partir del primer apellido, seguido de su nombre y en caso de ser ms de uno se podr elegir libremente solo uno de ellos, un guin bajo el departamento al que pertenece y @publimark.com.mx

Ejemplo: terceromarko_medio@publimark.com.mx

La plataforma de correo electrnico estar habilitada para enviar a ms de un destinatario, la informacin que se enve tendr que ser fiable y confiable para que ste tenga credibilidad. El asunto facilitar al destinatario un conocimiento previo del contenido del mensaje.

Las redes sociales como Facebook tienen utilidad importante en la comunicacin descendente, ya que a travs de esta plataforma se pueden publicar comunicados a travs de comentarios, y la ventaja es que se puede restringir informacin a determinados usuarios o grupos que se crean dentro de la misma red social.

Otra funcin de esta aplicacin es poder subir fotos o videos y etiquetar a personal de la empresa, as como de descarga de archivos y crear eventos pblicos o privados.

Los videos institucionales son medios audiovisuales para transmitir una buena carga de informacin rpida, efectiva y entretenida. Los videos son tiles cuando dicha informacin se tiene que transmitir varias veces, pueden ser en diferentes circunstancias o para reafirmar alguna informacin. La proyeccin de los videos, ser de acuerdo al tipo de informacin, ya sea formal en la sala de proyecciones o en el comedor o pasillos si la informacin es de carcter informal.

Una plataforma en lnea para la visualizacin de material visual ser YouTube, pues existen temas en lnea importantes de acuerdo a capacitacin, entrenamiento, administrativo y recreativo, entre otros. YouTube tambin habilita el publicar contenidos de video en las redes sociales o el tablero electrnico. Las juntas directivas dentro de una organizacin pueden tener muchos objetivos, desde hablar sobre nuevas metas, hasta la creacin e integracin de un nuevo grupo laboral.

Actualmente una junta se puede realizar a travs de internet mediante videoconferencia o llamadas con video y se pude realizar a travs del software de Windows Messenger o Skype.

Para llevar a cabo la aplicacin de herramientas y elementos en lnea, es necesario instruir al personal para el uso adecuado y efectivo de dichas aplicaciones y as darles ms eficiencia a los procesos comunicativos dentro de la organizacin dedicada a la publicidad.

Bibliografa. Nosnik, Abraham. Comunicacin organizacional prctica: Manual gerencial. Mxico. Trillas, 1988. http://www.cca.org.mx/lideres/cursos/redaccion/comunicacion/cont_amblab.htm #Comunicacin interna. http://www.infosol.com.mx/espacio/cont/aula/organigrama.html http://www.skype.com/intl/es/home/ http://www.stixy.com/