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A) Introduction

Une base de donnes est un ensemble dinformations concernant un sujet particulier. Exemples : La base de donnes dun commerce contiendra toutes les informations concernant les clients, les fournisseurs, les articles en stock, les factures envoyes, celles payes, ... La base de donnes dune cole contiendra toutes les informations concernant les enseignants, les lves (adresses, numro de tlphone, absences, notes, ...), ... Quand vous grez une base de donnes avec le logiciel Access, vous utilisez plusieurs types dobjets : Les tables, qui enregistrent lensemble des donnes. En gnral, les donnes sont mmorises dans plusieurs tables portant chaque fois sur un sujet unique. Dans un commerce, il y aura une table pour les donnes des clients, une pour les donnes des articles, une pour les informations des commandes, une pour les donnes des fournisseurs, ... Dans une cole, il y aura une table pour les donnes des lves, une pour les donnes des enseignants, une pour les informations concernant les plans dtude, ... Les requtes, qui permettent de rechercher, danalyser ou de trier les informations contenues dans les tables dans lordre alphabtique ou selon un ou des critres donns. Une requte permet de slectionner tous les tudiants habitant un village, ..., dafficher tous les lves ayant une moyenne gnrale suprieure 5, ... Les formulaires, qui servent afficher les informations lcran, les saisir, les modifier, ... selon un certain type de reprsentation. Les tats, qui offrent la possibilit dimprimer les informations contenues dans les tables selon une certaine prsentation (liste de classe, facture, ...).
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Les pages, qui permettent de crer une interface pour grer les donnes au travers dun rseau intranet ou internet. Les macros, qui permettent dautomatiser une ou plusieurs actions, sans recourir la programmation. Les modules, qui permettent dcrire des programmes utilisant des instructions Visual Basic. Exemple de la fentre dune base de donnes :

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Le logiciel Access est appel un Systme de Gestion de Base de Donnes (SGBD) car il permet dtablir des relations entre les donnes de plusieurs tables. Pour un commerce, toutes les donnes des clients (noms, adresses, ...) sont mmorises dans une table avec pour chaque client un numro de code. Dans la table contenant les diffrentes commandes, linscription du code du client permettra dtablir un lien avec les donnes personnelles du client. Les donnes dune facture pour un client seront prises la fois dans la table des commandes et dans la table des clients. Les liens tablis entre les tables permettent dviter dintroduire des informations double et les risques derreurs.

1) Le dmarrage dAccess Dmarche :


1) Lancez le logiciel Access 2003 partir du groupe Microsoft Office 2) Dans la liste droulante du menu Fichier, slectionnez loption Ouvrir pour une base de donnes existante ou Nouvelle base de donnes pour crer une nouvelle base de donnes dans un nouveau fichier.

2) La cration dune nouvelle base de donnes Dmarche :


1) Au contraire des logiciels Word ou Excel, il faut dabord crer le nom du document avant de pouvoir y insrer son contenu. Slectionnez loption Base de donnes vide

2) Donnez un nom votre fichier (=base de donnes) et sauvegardez le dans votre rpertoire personnel (M :). Access met automatiquement lextension .mdb au nom du fichier.

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B) Les tables
1) La dfinition dune table
La table est lobjet fondamental qui permet de mmoriser les informations dune base de donnes au fur et mesure de leur saisie (temps rel). Une table est un ensemble de donnes structures. Cette structure repose sur un lment fondamental : le champ. Chaque champ dune table caractrise un renseignement (par exemple, le champ E_nomabonn correspond au nom dune personne, le champ E_localitabonn correspond au lieu de rsidence de la personne, ...) Lensemble des informations contenues dans les champs constitue un enregistrement (par exemple, dans une table correspondant au bottin des numros de tlphone, chaque enregistrement contient les informations dtailles de chaque abonn : nom, prnom, numro de tlphone, adresse, ...). Tous les enregistrements dune table ont les mmes renseignements (mme si des champs peuvent rester vides). Lensemble des donnes est reprsent sous la forme dune grille constitue de colonnes (les champs) et de lignes (les enregistrements). noms des champs (noms des colonnes) nom de la table

enregistrements (lignes)

contenu des champs

2) La cration de la structure dune table


Dmarche : Double-cliquez sur la rubrique Crer une table en mode Cration

Vous accdez directement la fentre qui vous permet de dfinir les noms des champs, de slectionner leur type de donnes, dinsrer une description et de leur donner des proprits.

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