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COMMENT REUSSIR UNE REUNION ?

Prparation de la runion : - Prvenir lavance de lheure et du lieu de la runion. - Prparer lordre du jour avec les objectifs que lon souhaite atteindre lissue de la runion. Lieu et dure de la runion : - Cela dpend du thme de la runion et du nombre de participants prsents mais il faut sassurer que tout le monde puisse sexprimer. - Faire en sorte de ne pas dpasser plus dune heure de runion Droulement de la runion : - Se prsenter - Rappeler ventuellement ce qui avait t dcid lors de la dernire runion - Annoncer lordre du jour - Faire en sorte que tout le monde puissent sexprimer sur le sujet (la participation des gens est indispensable) - Avoir en permanence en tte les objectifs fixs pour cette runion Fin de la runion : Reprendre et souligner les points qui ont t dcids au cours de la runion Prvenir le Fknl1 de la suite du programme

A lissu de la runion : Faire un compte-rendu de la runion sur les diffrents points qui ont t abords. Est- ce que les objectifs ont t atteints ? Ne pas oublier de noter la date, le lieu, le nombre de personne et la dure de la runion.

Communaut

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Runion de prsentation de lanimateur au FKNL2 :


Objectifs : Se prsenter auprs de la communaut Expliquer au FKNL le rle de lanimateur Post Ouvrage Exposer la mthode d'intervention Parler de l'importance du comit eau Reprer les gens motivs et influents

Ordre du jour : Se prsenter Prsentation du programme dintervention Historique de la construction des ouvrages Parler de l'importance du comit eau Contenu de la runion : Se prsenter Reprendre avec le FKNL lhistoire de la ralisation de louvrage (la date de sa ralisation, la dmarche participative de la communaut pour raliser louvrage, comment ont-ils particip, la dure des travaux) Poser un certains nombre de questions : Pourquoi aviez-vous demand un point deau dans le village ? Pourquoi aviez vous demand des latrines dans votre village ? Que vous ont apport ces ouvrages ? Quest ce que vous avez fait depuis la ralisation ? Quest ce quil vous reste faire ? Quelles ont t les problmes rencontrs ? Rappeler limportance davoir un comit eau bien structur Prsenter succinctement ce que lon va faire et avec qui (avec le comit eau, lagent hydraulique, avec les femmes, les enfants et plus globalement avec les villageois) Comment va se drouler le sjour de lanimateur (parler des tapes successives, de la dure dintervention dans ce village) A lissue de la runion : Les objectifs fixs par cette runion sont-ils atteints Vous avez dj un premier aperu de ltat dorganisation du village autour du point deau Vous avez repr vos interlocuteurs pour la suite

Communaut

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LES TAPES DE STRUCTURATION DU COMIT :


Suite votre valuation du comit, trois cas de figures peuvent se prsenter : 1. Le comit existe et fonctionne (dans ce cas, passez directement la formation 5) 2. Le comit nexiste pas (une rlection du comit simpose en premier lieu) 3. Le comit existe mais nest pas structur (une srie de 6 formations est propose)

Runion de restitution de ltat des lieux et importance du comit (dure : 2h 3h)


Objectifs : 1. Restitution des rsultats de votre valuation du comit ainsi que ltat des lieux des ouvrages. 2. Importance et redfinition des rles du comit Ordre du jour : 1. Restitution de lvaluation du comit eau 2. Restitution de ltat des lieux des ouvrages 3. Propositions de solution : explication du programme 4. Explication de limportance du comit eau 5. Dfinition des rles pour la rlection du comit eau en cas de besoin Attention: Si le comit existe et que selon votre valuation il est capable de mener des runions, proposez-lui dorganiser la runion et de prsenter les rsultats de ltat des lieux des ouvrages. Par contre, cest vous de prsenter lensemble du programme de restructuration du comit et de sensibilisation du Fknl. Plusieurs runions peuvent tre ncessaires si peu de personnes sont prsentes lors de la premire runion.

Le comit eau :
Le comit eau est le reprsentant du Fknl en matire deau potable et dassainissement et sera le moteur permettant dassurer la prennisation des ouvrages. Il est important que les membres du comit soient de prfrence des volontaires, motivs, lettrs et habitant le village. Cest bien que des femmes soient choisies pour remplir un rle dans le comit car les femmes jouent un rle important en matire deau potable et dhygine. Elles pourront aussi plus facilement passer des messages aux autres femmes. Il faut donc faire prendre conscience au Fknl de limportance davoir un comit et de bien expliquer les rles de chacun des membres afin quils votent en parfaite connaissance de cause. Cest eux de dcider qui fera partie du comit 3
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mais rien ne vous empche de suggrer des noms de personnes que vous jugez comptents et qui sont intresss pour remplir le poste. Comme le comit eau est le reprsentant du fknl et que cest le fknl qui la lu pour jouer ce rle il est important que le fknl coute les conseils du comit eau et participe activement lorsque celui-ci le lui demande. De mme les autorits traditionnelles et/ou locales doivent venir en appui au comit dans les dcisions concernant tout le fknl ainsi que dans lapplication des rgles en ce qui concerne les ouvrages.

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Formation 1 : Redfinition des rles des membres du comit (dure : 2h 3h)


Objectif gnral : Avoir un comit fort, motiv et cout par le fknl Sous objectifs : 1. Que chaque membre connaisse bien son rle et ses responsabilits 2. Que les membres soient sensibiliss lide dautonomisation Contenu : 1. Redfinition des rles et comptences de chaque membre : demandez chaque membre de se prsenter et de prsenter son rle. Rectifiez avec eux si ncessaire (se rfrer la fiche intitule le comit eau ). 2. Parler des attitudes du comit eau : exemplarit, transparences (se rfrer la fiche attitudes et comptences de la formation gnrale des comits et associations) 3. Tout au long de la discussion, pensez introduire lide dautonomie du comit 4. Le comit nest pas fig et peut voluer avec le temps (membres, rglement,)

Formation 2 : Conduite dune runion et cahier de suivi (dure : 1h30 2h)


Objectifs : 1. Le comit doit tre capable de diriger une runion 2. Le secrtaire doit tre capable de raliser un PV de runion 3. Le trsorier doit tre capable de remplir un cahier de compte Contenu : Pour cette formation, rfrez-vous aux documents ci-joint, provenant de la formation gnrales des comits et associations.

Formation 3 : Rglement intrieur, quoi a sert et pourquoi ? (dure : 2h 3h)


Pour assurer le bon fonctionnement du comit, il est indispensable dtablir un rglement intrieur. Lobjectif de cette runion est donc de les faire rflchir sur llaboration de leur rglement. Contenu du rglement intrieur : - Frquence des runions (le comit doit se runir rgulirement et prvoir des runions exceptionnelles en cas de problme), - Chaque membre doit accomplir ses tches, - Il faut tablir des sanctions pour les absences non justifies aux runions (par exemple si plusieurs absences sont remarques, on devra rlire quelquun pour le remplacer,) Ces sanctions doivent tre applicables. 5
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Lexemplarit du comit au sein du Fknl : le comit eau doit tre le premier respecter la DINA et participer aux travaux communautaires et aux cotisations. Le comit eau doit montrer lexemple en matire dhygine (utilisation des latrines, participation au nettoyage de la BF) Le comit doit restituer au fknl les dcisions prises et ltat du cahier des comptes, il doit tre transparent vis vis du fknl dans leurs actions. Attention ce que le comit nabuse pas de son pouvoir pour favoriser ses propres intrts. Le rglement intrieur est modifiable et modulable en fonction de lvolution dans le temps Le comit eau nest pas fig, on peut par exemple dfinir la dure du mandat des membres.

Lorsque le rglement est accept par chacun des membres du comit, il doit tre lu lensemble du fknl. Un exemplaire doit tre remis Inter Aide.

Formation 4 : Entretien des ouvrages (dure : 2h)


Objectifs : 1. Sensibiliser le comit eau limportance de lentretien des ouvrages pour la prennisation 2. Expliquer les actions raliser pour entretenir le rseau (la boite de captage, la citerne, la borne fontaine et les ouvrages annexes). Contenu : Parler de limportance de lentretien : un mauvais entretien peut entraner des dysfonctionnements au niveau de ladduction, notamment une baisse du dbit la borne fontaine ou un tarissement de la source De mme si les abords de la source ne sont pas entretenus, il y a risque de pollution et leau ne sera plus potable. Aider le comit dfinir les rles de lA gent Hydraulique (AH) : nettoyage de la boite de captage, suivi des dbits Expliquer la ncessit du partenariat comit eau fknl, notamment pour lentretien des cltures, du canal anti-rosion Parler du kit dentretien, ncessaire pour faire lentretien et les petites rparations sur ladduction A lissue de cette runion, le comit eau doit runir le fknl pour faire part du contenu de cette formation et expliquer son tour limportance de son entretien. Il devra aussi prendre des dcisions avec le fknl et organiser lentretien des ouvrages. Par exemple dfinir quels seront les rles de lAH et quels travaux seront fait en PCF. Cest aussi le moment de dfinir une ou un responsable de lentretien du point deau (ce ne sera pas forcement lui qui entretien, mais cest lui qui organise) Attention: Chaque dcision prises feront partie du CGPE (contrat de gestion du point deau). Il est important que ce soient des dcisions facilement applicables et vrifiables Lorsque le comit eau et le fknl ont pris des dcisions propos de lentretien des ouvrages, vous pourrez procder aux formations 4 et 4. 6
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Formation 4 : Formation de lAgent hydraulique sur lentretien des ouvrages (dure : pour un captage 1/2 journe ; pour un puits 2h)
Objectif : LAH connat bien son rle et sait accomplir les tches qui lui sont dvolues Contenu : Expliquer lAH comment remplir le cahier de suivi Organiser lentretien de lensemble des ouvrages de ladduction (dans le cas dun puits, lAH hydraulique doit faire le graissage de la chane ) Montrer lAH comment manipuler les ventouses et vidanges Montrer lAH comment mesurer le dbit des bornes fontaines Vous devez vous assurer que lAH hydraulique comprend bien les tches faire, notamment au niveau de lentretien (vous pouvez vous aidez de la leon sur lentretien des ouvrages) et quil est capable de remplir correctement le cahier de suivi. Concernant la technique, une formation plus spcifique sera organise par Liva. Dans cette formation, plusieurs thmes seront abords tels que la dtection de panne et les rparations de fortune ou comment faire en cas de gros problme.

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Formation 4 : Entretien du point deau avec la/le responsable hygine et le fknl (dure : 30 min par point deau)
Objectif : Montrer au responsable de lentretien du point deau comment le raliser Vous effectuerez un lavage par point deau avec le responsable et le groupe de personnes charg du premier entretien pour bien expliquer et sassurer quils aient bien compris.

Formation 5 : Avoir une caisse, quoi a sert ? Rparations, rmunration de lagent hydraulique, OTIV3 (dure : 2h)
Objectifs : Faire comprendre limportance davoir une caisse et montrer son utilit A quoi a sert? Prvoir lautonomie du fknl Entretenir les ouvrages : achat du kit dentretien au dpart et pour le renouveler par la suite (nouvelles brosses) Rmunration de lagent hydraulique si cest le choix du fknl Avoir en rserve de largent pour dventuel frais de rparation ou achat de matriel (tel que robinet, colle tuyaux PVC,) Comment? Il faut organiser un mode de collecte qui doit tre dcid avec lensemble du fknl en fonction des alas de la vie et dcider de la frquence de cette collecte ainsi que du montant. Que faire de cet argent? Prsenter les caisses communautaires, (nommes TIAVO ou OTIV). Pour la communaut cest une scurit, il ny a pas de risque de vol ni de dtournement dargent, puisque 2 signatures sont ncessaires pour tout retrait dargent. Par ailleurs, le fait de dposer largent TIAVO est symbole de transparence vis vis de la communaut et une confiance peut alors stablir. Modalits : Inter Aide prend en charge les frais dadhsion la caisse villageoise (soit 15 000 Fmg) afin dinciter les communauts ouvrir un compte. Le premier dpt se fait donc avec Inter Aide, sinon les frais dadhsion sont automatiquement dduits de la somme verse. Pour chaque dpts deux reprsentants du comit sont ncessaire, en gnral le trsorier et le prsident Il y a possibilit de faire un prt, mais uniquement en cas de dpt. Toutefois lendettement est souvent plus difficile grer que lpargne! Nincitez les comits raliser des prts quen cas de ncessit absolue.

Caisse villageoise locale.

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Attention: Chaque dcision prises feront partie du CGPE4. Il est important que ce soient des dcisions facilement applicables et vrifiables. Par exemple pour les cotisations, le comit peut se fixer un objectif de collecte 6 mois (un montant quil devra atteindre) Au cours de la runion, il est important de soulever la question suivante : que faire si un problme surgit au niveau du rseau et que lagent hydraulique ne peut pas la rparer? Dans ce cas, le comit peut faire appel un rparateur spcialis, cest loccasion de prsenter lentreprise de Liva. Dans ce cas la cotisation du fknl pour la gestion du point deau prend toute son importance car elle permet de payer le matriel ncessaire et la main doeuvre du rparateur.

Formation 6 : La DINA. Pourquoi, comment ? (dure : 2h 3h)


Objectifs : 1. Le comit est conscient de limportance de la DINA (contrat) 2. Le comit sait mettre en place une DINA raliste et applicable A quoi ca sert? A faire respecter les ouvrages par lensemble du fknl A dfinir des rgles dusage des ouvrages et dentretien A dfinir la participation de chacun dans lentretien des ouvrages Afin dempcher les dgradations sur les ouvrages Des dcisions ont dj t prises concernant lentretien et les cotisations, le plus gros du travail a dj t ralis. Il reste toutefois dfinir les limites, cest dire les sanctions en cas de non respect des rgles dfinies par lensemble du fknl. Il faut que les sanctions soient ralistes et puissent tre appliques par le comit. Il faut que la DINA est une valeur juridique et si le comit eau narrive pas a appliquer cette DINA seul, il doit tre appuy par les autorits traditionnelles et communales. Do limportance dinclure dans votre processus de structuration un agent communal. La DINA doit tre labore par lensemble de la communaut et doit tre accepte par tout le monde. De mme cette DINA est applicable tous, aux membres du comit, aux Mpanjaka, aux Maires Lorsque la DINA est instaure, elle doit tre valide par les autorits traditionnelles et une copie doit tre remise la mairie et valide par celle-ci. De mme une copie servira Inter Aide pour llaboration du CGPE. Aprs toutes ces tapes, le comit eau et le fknl sont prt signer un premier contrat de gestion de point deau avec Inter Aide, ce contrat aura une validit de un an. Pendant cette anne, lanimateur passera 2 fois dans la communaut afin dvaluer les objectifs du comit et du fknl, objectifs qui rsultent des dcisions prises ci-dessous.

Contrat de Gestion du Point dEau.

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Au bout de un an, le comit, le fknl, Inter Aide et ventuellement la commune signons un nouveau CGPE, rctifi si ncessaire, ce contrat sera le symbole de lautonomisation de la communaut. Attention: Entre chaque runion, il est important que le comit prenne des dcisions sur lentretien, sur les cotisations avec lensemble de la communaut. Le comit devra donc organiser des runions avec lensemble du fknl pour dcider et/ou valider les dcisions. Le comit est un reprsentant du fknl, il ne doit jamais appliquer les dcisions sans stre concert au pralable avec lensemble du fknl (par lintermdiaire dune grande runion par exemple)

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