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1.- Objetivos: El propsito de este documento es establecer las pautas y definir la metodologa para la elaboracin, codificacin, revisin, aprobacin, distribucin, adopcin de modificaciones y cambios y realizar el control de los documentos del sistema de aseguramiento de calidad. 2. Alcance: Este procedimiento se aplica a todos los documentos generados en la implementacin del Programa de aseguramiento de calidad. Los documentos regulatorios y legales emitidos por otras entidades mantendrn la identificacin y codificacin que han recibido de estas organizaciones, pero sern distribuidos y controlados de acuerdo a lo establecido en este procedimiento. Los documentos cuya existencia es anterior a la implementacin y aplicacin del Programa de aseguramiento de calidad o que se aplican en la empresa pero que requieren la aprobacin de rganos especficos de la organizacin mantendrn su identificacin, codificacin y mecanismos de actualizacin. 3. Responsabilidades El Administrador General aprueba los documentos del Programa de Aseguramiento de Calidad (PAC) y vela por el cumplimiento de los requisitos aqu definidos. El Encargado junto con el equipo del PAC, sern los encargados de la elaboracin de los documentos, su gestin y actualizacin continua pertinentes en cada rea de la organizacin. 4. Definiciones 4.1 Documento: Informacin y su medio de soporte. Se definen entre otros los tipos de documentos siguientes: Procedimientos, registros y otros documentos pertenecientes al Programa de Aseguramiento de Calidad. 4.2 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso. Documento que describe la realizacin de actividades respondiendo al que, cundo, dnde, cmo, con que recursos y por quin son realizadas estas actividades. 4.3 Registro: Documento que presenta los resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeadas. 4.4 Responsable de la elaboracin de documentos: Persona o grupo de personas designadas en cada rea para redactar y revisar los documentos. 4.5 Responsable de la aprobacin de documentos: Persona o cargo que de acuerdo con lo establecido en 3. Responsabilidades, aprueba los documentos del programa de Aseguramiento de Calidad. 4.6 Tenedor: Persona o cargo poseedor de un documento segn la lista de distribucin de los documentos del programa. Proceso Nombre Firma Fecha Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
5. Requerimientos 5.1 Tipos de documentos del Programa de Aseguramiento de Calidad Se han definido los siguientes tipos de documentos: -Procedimientos -Programas -Polticas -Instructivos -Registros -Documentos Generales (anexos, manuales, otros) Se ha establecido el siguiente sistema de codificacin para parte de los documentos segn se define en la tabla 1 y 2. Tabla 1 Identificacin de tipo de documento Denominacin del documento Identificacin Procedimientos P Programas Pr Polticas Po Instructivos I Registros R Documentos Generales Segn corresponda ej. Anexo A
Tabla 2 Identificacin del Programa de Trabajo Denominacin del Programa Identificacin Programa de Aseguramiento de Calidad PAC Packing PACK Bodega BODE Frigorfico FR
5.2 Formato de los documentos Todas las Pginas de los documentos del Programa de Aseguramiento de Calidad, tendrn un encabezado como se muestra a continuacin: Cdigo: Programa de Buenas Practicas Agrcola Ttulo del documento
Las pginas iniciales de los documentos tendrn un pie de pgina como se indica a continuacin. Proceso Nombre Firma Fecha Las siguientes pginas no llevarn pie de pgina. Todos los documentos se redactarn usando fuente Arial, tamao 12 10. Para todos los documentos se utilizar papel tamao carta. 5.3 Estructura y aspectos formales de los procedimientos. a. Ttulo: Nombre que se asigna al documento b. Objetivo: descripcin detallada de la razn y propsito del documento. c. Alcance: Delimitacin de las condiciones en las que se aplica el o los documentos y las reas o procesos a los que se aplica lo establecido en el mismo. d. Responsabilidades: Definicin de los roles que desempean cada cargo o rea. e. Procedimiento: Descripcin de la secuencia de acciones o actividades de los procesos involucrados. f. Registros o documentos aplicables: Se indicar la denominacin o ttulo de los registros y la referencia a los anexos correspondientes. g. Coordinador Interno: Persona o cargo responsable de ejecutar o verificar el procedimiento. h. Auditor Interno: Persona o cargo responsable de realizar las revisiones peridicas al procedimiento segn lo indicado en el procedimiento de auditorias internas. i. Acciones Correctivas: Accin tomada para eliminar las causas de una no conformidad real. j. Modificaciones al documento: Se registrarn los cambios que se generen al documento. NOTA: Los puntos g y h se podrn colocar juntos 5.4 Consideraciones Generales en la redaccin de documentos a. Se usar el idioma espaol. b. La redaccin debe ser clara, sin utilizar frases largas, ambiguas ni tiempos verbales condicionales. c. Se usar el mismo criterio de numeracin y orden de la estructura definida. d. El texto estar estructurado en prrafos. e. Cuando se utilicen trminos de idioma extranjero, se debe mantener el idioma original, con indicacin de traduccin evitando confusiones. 5.5 Elaboracin, revisin, aprobacin y control de los procedimientos, registros etc. Para la elaboracin de los documentos el Encargado PAC, Administrador General y/o Jefe de rea designan al o los elaboradores teniendo en consideracin la experiencia, capacitacin y conocimiento general de estas personas acerca de la actividad o proceso que ser documentado; a Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
ANEXO 1 Lista Maestra de los documentos controlados Cdigo: R- PAC01 Programa de Aseguramiento de calidad Lista maestra de los Documentos controlados
Fecha de actualizacin Nmero correlativa Cdigo del documento Nombre del Documento Revisin Fecha de Emisin N de copias
ANEXO 2 Lista de distribucin de los documentos controlados Cdigo: R- PAC 02 Programa de Aseguramiento de calidad Lista de distribucin de los documentos controlados
Fecha de Actualizacin
Cdigo
Revisin
Receptores
ANEXO 3 Ficha de Entrega de Documentos Controlados Cdigo: R- PAC 03 Programa de Aseguramiento de calidad Ficha de Entrega de Documentos Controlados
Cdigo
Revisin
N de copias
Controlado por
Firma
Fecha de Entrega
ANEXO 4 Solicitud de Modificaciones Cdigo: R- PAC04 Programa de Aseguramiento de calidad Solicitud de Modificaciones
Fecha Solicitud rea o departamento Tipo de Documento Nombre de documento Cdigo N revisin a modificar Descripcin del Cambio o modificacin
Responsables de la elaboracin y revisin inicial Conformidad con el cambio o modificacin En caso negativo exponer razones
Fecha de Actualizacin
Nmero correlativo
rea
Nombre del documento Fecha de Custodio Tipo de Periocidad o Ttulo de incorporacin del Documento de emisin la al Registro documento Publicacin