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CURSO DE MICROSOFT EXCEL 2007

MATERIAL SEMANA 2 Referencias en las frmulas Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Microsoft Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una frmula. En las referencias se puede utilizar datos de distintas partes de una hoja de clculo en una frmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias frmulas. Tambin puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vnculos. Referencias relativas: Una referencia relativa en una frmula, como A1, se basa en la posicin relativa de la celda que contiene la frmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia la referencia. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automticamente. De forma predeterminada, las nuevas frmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, tenemos las siguientes notas de alumnos y necesitamos sacar el 50% a las 2 notas en las columnas %Nota 1 y %Nota 2, observe:

Al crear la formula en D2 quedara de la siguiente forma =B2*50%, observe:

Una vez creada la formula podemos copiarla a las dems celdas de abajo, observe:

Ahora si damos doble clic en la celda D2 podremos ver que Excel crea la formula automticamente y le asigna la posicin de la celda a la cual se le va a hacer el clculo que en este caso es B3, como 50% es un valor constante este no vara sigue siendo igual, observe:

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Lo mismo pasara en las dems celdas de abajo, por lo que esta forma en que Excel asigna automticamente las posiciones de las celdas al copiar las formulas es lo que se denomina una Referencia Relativa. Tambin podemos crear una referencia relativa en E2 para crear la formula para sacar el porcentaje de la Nota 2 como son dos columnas contiguas podemos ubicarnos en la celda D2 y copiar la formula pero arrastrando hacia la derecha es decir a E2, observe:

Soltamos y ya aparece el valor de E2 pero si damos doble clic podemos observar que la formula se crea tambin automticamente, observe:

Ahora podemos copiar la formula a las dems celdas de abajo y ya tendremos calculadas las notas, observe:

Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una frmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicacin especfica. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas frmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo utilicemos el mismo ejercicio pero esta vez ya no vamos a utilizar el porcentaje como constante sino que lo utilizaremos de la celda B8, observe:

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Ahora si creamos la formula en D2 esta quedara de la siguiente forma =B2*B8

Si copiamos la formula hacia abajo obtendremos que las dems celdas no realizan el clculo adecuado, observe:

Si damos doble clic en la celda D3 podemos ver que la formula hace referencia a una celda vaca que es B9 y para las dems celdas ocurrira lo mismo, esto lo hace Excel por que el crea referencias relativas que al copiar automticamente cambia la posicin de la celda.

Para que la formula quede bien y podamos copiarla haca abajo sin problemas debemos convertir a B8 en una referencia absoluta, lo que se hace es agregarle a esta posicin el signo $, es decir $B$8 y para el caso de la formula quedara de la siguiente forma =B2*$B$8 el signo pesos lo que hace es que siempre se multiplique por la celda B8 sin que esta cambie, B2 se deja sin signo por que esta si debe ser una referencia relativa, veamos

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Ahora si podemos copiar la formula a las dems celdas de abajo y muestra el clculo correcto, observe:

Si damos doble clic en cada celda de abajo podemos ver que la posicin B8 siempre va a ser la misma para todas, la nica referencia que cambia son las de la columna Nota 1, observe:

Ahora nos ubicamos en la celda D2 y copiamos la formula haca la derecha y despus nos ubicamos en E2 y copiamos la formula hacia las celdas de abajo, observe como queda:

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Grficos en Excel 2007 Un grfico es la representacin grfica de datos, son muy tiles al momento de analizar informacin y ayudan en el proceso de toma de decisiones, puesto que es ms fcil observar una imagen grfica que una tabla de datos. Antes de insertar un grfico en Excel debemos tener en cuenta los siguientes aspectos.

Los grficos son objetos que se pueden insertar en una hoja de una manera incrustada o se puede crear una hoja nueva de grfico que sera una hoja especial. Hay diferentes tipos de grficos, y su uso est relacionado con la informacin que se quiere analizar. Debemos tener en cuenta que tipo de informacin vamos analizar para saber de antemano que tipo de grfico debemos usar y de esta manera ahorrar tiempo y ser ms eficientes.

Pasos para la creacin de un grfico en Excel 2007, Ejemplo 1. 1. Creamos la siguiente plantilla y seleccionamos el rango de datos que se desea analizar y graficar, en este caso desde A2 hasta D5.

2. Activar la ficha Insertar.

3. Ir al grupo lgico Grficos de la ficha insertar.

4. Hacemos clic en el tipo de grfico que queremos insertar, al hacer clic en el comando del tipo de grfico aparece un men de opciones con los diferentes tipos de grficos disponibles, para la practica escogemos el tipo de grfico Columna luego vamos Columna en 2-D y hacemos clic en Columna agrupada.

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5. Debe aparecer el grfico insertado de acuerdo al rango de datos seleccionado, este debe ser similar a la siguiente imagen, puede varias de acuerdo a la configuraciones que tengamos en nuestro Excel 2007.

6. Ya tenemos nuestro grfico incrustado en nuestra hoja de Excel, ahora podemos mejorar la presentacin del mismo y arreglar los datos que nos hagan falta, como podemos apreciar en la parte derecha nos aparece como leyenda Series1, Series2 y Series3 y como sabemos los nombres correctos de las leyendas son 2005, 2006 y 2007, en el siguiente paso est la manera de hacerlo. 7. Cuando se selecciona un objeto aparecen fichas contextuales que estn relacionadas con el objeto seleccionado, para el objeto grfico en Excel 2007 aparecen las siguientes fichas contextuales (Diseo, Presentacin y Formato) para Herramientas de grficos.

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8. Hacemos clic en el grfico para activar las fichas contextuales, luego hacemos clic en la ficha Diseo y vamos al grupo lgico Datos.

9. Buscamos el comando Seleccionar datos en el grupo lgico Datos, al hacer clic en este comando se debe abrir el cuadro de dialogo Seleccionar origen de datos, a travs de este cuadro de dialogo podemos cambiar, modificar los datos para el rango de datos del grfico.

10. Debemos cambiar los valores para las leyendas del grfico, en este ejercicio vamos a editar las series, donde dice Serie1, Serie2 y Serie3 debe contener las leyendas del grfico que son 2007, 2008 y 2009 respectivamente. 11. Seleccionamos del lado izquierdo en la opcin Entradas de leyenda (Series) en el primer valor Series1 y luego hacemos clic en el botn Editar y debe aparecer la siguiente ventana Modificar serie.

12. Hacemos clic en el botn para la opcin del campo Nombre de la serie para seleccionar el valor de la serie, en este ejercicio seleccionar o dar clic en la celda B1 donde el valor de la celda es 2007.

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13. Luego de seleccionar el valor para la serie hacemos clic en el botn del cuadro de la ventana Modificar serie y debe mostrar nuevamente la ventana Modificar serie y hacemos clic en el botn aceptar.

14. Debe aparecer nuevamente el cuadro de dialogo Seleccionar origen de datos pero en esta oportunidad hemos cambiado el valor para serie, donde deca Serie1 ahora aparece 2007 que es el valor real para esta serie, hacemos clic en el botn aceptar y el grfico debe mostrar el valor 2007 en su leyenda.

15. Observamos que en el grfico se haya realizado el cambio en la leyenda de Series1 a 2007.

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16. Repetimos los pasos desde el 8 hasta el 15 para cambiar las dos otras series, Serie2 y Serie 3, para cambiarlas a los valores reales 2008 y 2009 respectivamente para que el grfico que de as.

Diseo, presentacin y formato para grficos. Las fichas contextuales para el objeto grfico nos permiten cambiar, modificar y arreglar el grfico a nuestro gusto y necesidades, y las fichas Diseo, Presentacin y Formato nos permite hacer cambios al grfico. Ficha Diseo Para esta gua solo se har una breve explicacin de la ficha y de los comandos y grupos lgicos ms importantes.

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Ficha Presentacin Para esta gua solo se har una breve explicacin de la ficha y de los comandos y grupos lgicos ms importantes.

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Ficha Formato

Para esta gua solo se har una breve explicacin de la ficha y de los comandos y grupos lgicos ms importantes.
Grupo Lgico Comandos y Descripcin Permite aumentar o disminuir el tamao del grfico sin perder la resolucin o nitidez, tanto verticalmente como horizontalmente.

Permiten cambiar tanto el relleno de las figuras del grfico como sus lneas, tambin se puede aplicar algunos efectos de formas.

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Ejemplo 2: Grfico Circular 1. Crear la siguiente plantilla y seleccionarla completamente, observe:

2) Vamos a la opcin Insertar Seleccionamos el tipo de grfico que deseamos, en el ejemplo escogeremos Circular y luego seleccionamos Circular Seccionado 3D.

3) Ya estar creado en nuestra hoja de trabajo, el grfico de la informacin que hemos seleccionado

4) Como necesitamos es mostrar grficamente el porcentaje de los Martillos vendidos entre los diferentes meses, entonces seleccionamos el grfico vamos a la pestaa Diseo de las Herramientas del grfico y damos clic en la vista lgica Diseos de grfico y damos clic en la flecha que se indica.

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5) Observe las opciones que se muestra, dar clic en la que se muestra:

6) Veamos como queda nuestro grfico ahora, observe que ya aparecen con los porcentajes obtenidos de acuerdo a las ventas de cada mes:

7) Ahora vamos a darle una mejor presentacin a nuestro grfico para ello seleccionmoslo una vez ms y demos clic en la flecha de la vista lgica Estilos de diseo para visualizar todos los estilos

8) Seleccionamos el estilo que se indica con la flecha

9 Observe como queda ahora nuestro grfico:

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Ejemplo 3: Grfico de Dispersin

1. Crear la siguiente plantilla y seleccionarla en su totalidad

2. Ir a la opcin Insertar y luego a Dispersin y seleccionar el tipo de grfico que se muestra:

3. Observe el grfico que se muestra:

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4. Puede probar a cambiar o ver como se visualizara el grfico en las dems opciones de dispersin.

Ejemplo 3: Grfico de Lneas 1. Crear la siguiente plantilla y seleccionarla en su totalidad

2. Ir a la opcin Insertar y luego a Lnea y seleccionar el tipo de grfico que se muestra:

3. Observe el grfico que se muestra:

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4. Ahora seleccionemos nuevamente el grfico vamos a Insertar seleccionamos la vista Diseo de Herramientas de Grficos y dar clic en la flecha de la vista lgica Diseos de grfico:

5. Seleccionemos el diseo que se muestra:

6. Observe como queda ahora el grfico, aparece dos opciones para agregar ttulo:

7. Digitmosle los siguientes ttulos al grfico, para hacerlo simplemente damos clic en los cuadros de texto de cada ttulo, observe como debe quedar:

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8. Puede probar a cambiar o ver como se visualizara el grfico en las dems opciones de Diseo de grfico de lnea.

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Ejemplo 4: Grfico de Barras con imgenes agregadas En este ejemplo vamos a crear un grafico de barras pero en vez de mostrar las barras del grfico se debe mostrar es la imagen de un archivo (las imgenes para este ejercicio son las que descargaron con este archivo). 1. Crear la siguiente plantilla y seleccionarla en su totalidad

2. Ir a la opcin Insertar y luego a Barra y seleccionar el tipo de grfico que se muestra:

3. Observe el grfico que se muestra:

4. Ahora vamos a cambiar las barras por las imgenes relacionadas a cada flor, cabe notar que anteriormente ya se deben tener las imgenes guardadas en el computador, por ejemplo vamos a cambiar la barra de los Girasoles por su respectiva imagen.

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5. Seleccionar nicamente la barra Girasol en el grfico

6. Ahora seleccionar la opcin Presentacin de la vista Herramientas de grfico, luego en la vista lgica seleccin actual dar clic en Aplicar formato a la seleccin

7. Escoger la Opcin Relleno, luego debes seleccionar la opcin Relleno con imagen o textura, luego dar clic en el botn Archivo, seleccionar la imagen que se va a rellenar, dar clic en el botn insertar, seleccionar la opcin Apilar y por ltimo dar clic en el botn Cerrar. Observe como deben hacer los pasos, estn en rojo numerados en orden:

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8. Observe como queda la barra en el grfico ahora, mire la barra de Girasol ahora:

9. De la misma forma inserte las imgenes a las otras barras y observe como debe quedar el grfico ahora:

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ltimo Ejemplo

1) Crear la siguiente plantilla y seleccionarla en su totalidad

2) Seleccionamos el tipo de grfico que deseamos, en el ejemplo escogeremos Columna

3) Pulsamos y se abrirn las opciones correspondientes al tipo de grfico Columna. Seleccionamos el grfico especfico que deseamos

4) Ya estar creado en nuestra hoja de trabajo, el grfico de la informacin que hemos seleccionado

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Como vemos es un grfico en el que se presentan los meses en el eje de las abscisas y en el eje de las ordenadas se presentan las ventas en valores monetarios. Las columnas representan los dos productos de inters. Hasta ac hemos creado un grfico sencillo, sin embargo podemos mejorar la presentacin, colocndole un ttulo y nombre a los ejes coordenados. Excel una vez habiendo creado un grfico, abre en la barra de herramientas tres pestaas que comprenden las funciones especficas para edicin y formato de un grfico. Veamos cuales son estas tres nuevas pestaas, se denomina Herramientas de grficos

Escribamos el ttulo del grfico, cmo hacemos esto? a) Buscamos en la barra de herramientas de grficos, la seccin correspondiente a Etiquetas.

b) Seleccionamos y pulsamos Ttulo de grfico

c) En el grfico de la hoja de trabajo aparecer un rectngulo denominado Ttulo del grfico, donde escribiremos el nombre

d) Escribimos el Ttulo del grfico, siendo para el ejemplo Ventas

Nombre de los ejes. 1) Nos posicionamos sobre el grfico y seleccionamos de la barra de herramientas de grfico Rtulos del eje

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2) Se desplegarn las opciones. Primero seleccionamos Ttulo del eje horizontal primario, y luego donde queremos visualizar el ttulo del eje, para este caso Ttulo bajo el eje

3) Aparecer en el grfico un rectngulo que muestra la lectura Ttulo del eje

4) Escribimos en el rectngulo el nombre del eje, que en este caso representa los Meses

5) Luego pulsamos nuevamente Rtulos del eje y seleccionamos Ttulo de eje vertical primario, especficamente Ttulo girado en este caso

6) En el grfico aparecer un rectngulo en el eje de las ordenadas que dira Ttulo del eje.

7) Escribiremos en este rectngulo el signo de dlar "$", que es lo que esta representando el eje

8) Veamos como ha quedado nuestro grfico.

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Para modificar el tipo de grfico, nos posicionamos sobre l y buscamos en la barra de herramientas de grfico el cono Cambiar tipo de grfico.

Seleccionamos el nuevo tipo de grfico, en este caso cambiaremos a uno de Lnea

Ya se habr cambiado en nuestra hoja de trabajo el grfico