Cours BARDON - Fondamentaux Office 2007

FONDAMENTAUX OFFICE 2007

Beaucoup de mthodes et dlments sont communs aux logiciels Microsoft Office 2007. Soyez prcis dans le vocabulaire. Distinguer pointeur (de la souris) et curseur, espacement (entre paragraphes) et interligne (entre les lignes). Nous reviendrons sur ces deux exemples. Soyez rapide. Pour valider par exemple, il est souvent prfrable dappuyer sur la touche Entre, plutt que de viser OK avec le pointeur de la souris. Faites-vous si ncessaire des fiches mmos. Souris Un clic droit sur un lment peut faire apparatre un menu concernant cet lment, dit menu contextuel. A nous de choisir ensuite le plat propos Clic : quand aucune prcision nest ajoute, il sagit du clic gauche de la souris.

Sommaire
1. DEMARRER LE LOGICIEL ............................................................................................ 2 2. FENETRE PRINCIPALE .................................................................................................. 2 3. AIDE .................................................................................................................................. 4 4. MEMO CLAVIER ............................................................................................................. 4 5. ENREGISTRER ................................................................................................................. 4 6. PROTECTION DUN FICHIER PAR MOT DE PASSE ................................................. 5 7. IMPRESSION .................................................................................................................... 5 8. VISUALISER LE DOCUMENT ....................................................................................... 5 9. ENVOYER UN DOCUMENT PAR COURRIER ELECTRONIQUE ............................. 6 10. FERMETURE .................................................................................................................. 6 11. PERSONNALISER UN LOGICIEL ............................................................................... 6

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1. DEMARRER LE LOGICIEL
Pour dmarrer rapidement un logiciel souvent utilis, il est pratique davoir un raccourci sur le Bureau de Windows. Pour le crer : Cliquez sur le bouton en bas gauche, dinfo-bulle Dmarrer , dicne Windows, situ sur la barre des tches (ou bien appuyez sur la touche Windows de votre clavier). Cliquez sur Tous les programmes . Puis, avec le clic droit, cliquez-glissez sur le logiciel choisi jusquau Bureau. Cliquez sur Crer les raccourcis ici . Licne du logiciel apparat alors sur le Bureau avec une petite flche noire. Doublecliquez dessus pour dmarrer le logiciel.

2. FENETRE PRINCIPALE
La fentre principale est lcran louverture du logiciel. Lorsquon passe le pointeur sur un bouton ou une tiquette, une info-bulle explicative saffiche gnralement. Une info-bulle est un rectangle, contrairement ce que suggre le terme de bulle, qui contient une information. Pour activer un bouton, cliquez dessus. Il change alors de couleur. Pour le dsactiver, cliquez dessus nouveau. A noter que les boutons ou tiquettes qui sont en gris, ne sont pas activables. La fentre principale comprend divers lments communs aux logiciels Microsoft Office 2007 : La barre de titre En haut de lcran, la barre de titre indique le nom du fichier ouvert suivi du nom du logiciel utilis. A son extrmit droite, elle comprend trois boutons servant rduire, agrandir ou fermer la fentre. Testez-les. Le bouton Office A son activation, en cliquant dessus, une bote de dialogue apparat. Le volet droit contient par dfaut la liste des fichiers rcemment ouverts dans le logiciel utilis. Le volet gauche contient une liste de commandes. Il y a en particulier les commandes souvent utilises : Nouveau , Ouvrir , Enregistrer , Imprimer . Cliquer sur lune delles donne gnralement accs diverses options quelle propose soit dans une nouvelle bote de dialogue, soit dans le volet droit. En bas de la fentre, le bouton Options permet de personnaliser le logiciel en cours (Cf. 11). Le ruban Sous la barre de titre, se situe le ruban . Il est constitu donglets regroupant les principales fonctionnalits du logiciel. Certaines tiquettes donglets sont communes aux trois logiciels (Accueil, Insertion, Rvision, Affichage), bien que leurs contenus puissent diverger 2

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dun logiciel lautre. Dautres onglets sont propres au logiciel (exemples : dans Word, onglet Publipostage ; dans Excel, onglet Formules ; dans PowerPoint, onglet Diaporama). Chaque onglet est compos de plusieurs groupes de commandes dont lintitul est indiqu en dessous du groupe de commandes. Longlet Accueil, par exemple, qui est longlet ouvert par dfaut, contient divers groupes de mises en forme (Police, Paragraphe, Style). Certaines commandes disposent dune flche. Cliquer sur lune delles affiche ce qui est appel une galerie . A droite de certains intituls de groupes, est plac un bouton, appel lanceur de bote de dialogue, car son activation ouvre une fentre proposant diffrentes options. Cette fentre est amovible : cliquez-glissez sur sa barre de titre pour la dplacer. Un double-clic sur un onglet quelconque masque les groupes de commandes du ruban (gain de place sur lcran). Un simple clic sur un onglet les raffiche temporairement. Un double-clic sur un onglet les fixe nouveau. La barre doutils Accs rapide Cest la seule barre doutils de Word 2007. Comme son nom lindique, il sagit dune barre constitue de commandes souvent utilises, dont on souhaite en consquence un accs rapide, sans passer par un onglet. Par dfaut, elle est situe au-dessus du ruban, et elle comprend quelques boutons. En activant son menu droulant (cliquez sur la flche lextrmit droite de la barre), on peut ensuite ajouter ou supprimer des commandes, galement placer cette barre en dessous du ruban, ainsi que rduire le ruban. Elle contient par dfaut les boutons dinfo-bulles Enregistrer , Annuler Frappe et Rtablir/Rpter Frappe . Ces deux derniers boutons permettent le premier dannuler, le second de rtablir ou de rpter la dernire ou les dernires opration(s) effectue(s). Certaines ne sont pas annulables (par exemple, louverture ou lenregistrement dun fichier). On ajoute gnralement les commandes Nouveau , Ouvrir , Aperu avant impression . La barre doutils Accs rapide peut tre personnalise pour le seul fichier en cours : cliquez sur le menu droulant de la barre doutils > Autres commandes. La fentre Options Word, rubrique Personnaliser, apparat. Cliquez sur le menu droulant situ sous Personnaliser la barre doutils Accs rapide et slectionnez le fichier actif. Il est possible de positionner sa guise les boutons de cette barre doutils. Dans la mme fentre que prcdemment, slectionnez dans le cadre de droite le bouton dplacer, puis cliquez sur lune des flches ou droite de ce cadre. Validez. La barre des tches Elle est situe tout en bas de lcran. Elle comporte en particulier les diffrents fichiers et dossiers ouverts (ce sont les travaux, les tches en cours). La barre dtat Elle est situe juste au-dessus de la barre des tches. Elle peut ne rien contenir. Elle est en effet entirement configurable : clic droit sur cette barre > cochez ou dcochez les options souhaites, qui diffrent dun logiciel lautre.

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3. AIDE
Info-bulles Les info-bulles fournissent des explications sur les commandes. Fentre de laide Pour obtenir des informations sur une fentre ouverte, cliquez sur le bouton dicne ? en haut droite de cette fentre. La fentre daide du logiciel en cours saffiche. En tant connect Internet, on obtient une aide plus complte et mise jour. Communauts en ligne Cliquez sur le bouton Office > Options du logiciel (en bas de la bote de dialogue) > Ressources (volet gauche) > Contactez-nous (volet droit) > Communauts en ligne.

4. MEMO CLAVIER
Un symbole situ en bas droite dune touche est saisi en appuyant simultanment sur la touche Alt Gr. La touche retour arrire (ou back space) efface le caractre prcdant le curseur (barre verticale qui clignote). Tandis que la touche suppr (ou del) efface le caractre suivant le curseur.

5. ENREGISTRER
Par scurit, enregistrez rgulirement votre document : cliquez sur le bouton Enregistrer () de la barre doutils Accs rapide (sinon : cliquez sur le bouton Office > Enregistrer). Lors du 1er enregistrement dun fichier, la fentre Enregistrer sous apparat. Elle comporte trois zones de saisie. Vous devez choisir : - Le dossier dans lequel vous allez stocker votre fichier. Vous pouvez utiliser les deux volets de la fentre ; - Le nom du fichier. Choisissez-en un explicite, pour mieux pouvoir retrouver votre fichier ensuite. Ce nom peut contenir des espaces, mais pas de signes de ponctuation ; - Le type du fichier. Enregistrement au format PDF ou XPS Ces formats de fichiers permettent la diffusion de documents par messagerie, en conservant leur mise en forme. A condition de disposer du logiciel adquat, lutilisateur peut afficher, partager et imprimer les fichiers, mais il ne peut pas les modifier. Concernant un fichier PDF, il doit disposer dAcrobat Reader (disponible gratuitement sur le site dAdobe). Concernant un fichier XPS, il doit disposer de Microsoft .NET Framework (disponible gratuitement sur le site Microsoft).

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Ouvrez le document. Pour lenregistrer lun de ces deux formats : bouton Office > pointez sans cliquer sur Enregistrer sous > option PDF ou XPS . Renseignez la fentre Publier comme PDF ou XPS .
Si loption PDF ou XPS napparait pas, il convient dinstaller le complment Publier au format PDF ou XPS : - Bouton Office > pointez sans cliquer sur Enregistrer sous > Rechercher des complments pour dautres formats de fichier (cette option napparait que si le complment na pas t dj install) ; - Dans la rubrique Installer et utiliser le complment Publier au format PDF ou XPS , cliquez sur le lien Complment logiciel Microsoft Publier au format PDF ou XPS pour Office 2007 . Pour afficher cette page en franais, slectionnez French , puis cliquez sur Change ; - Cliquez sur le bouton Continuer . Puis clic droit sur la barre dinformations > Installer le contrle ActiveX ; - Dans la nouvelle fentre, cliquez sur le bouton Installer ; - Cliquez sur le bouton Tlcharger , gauche de loption Logiciel Microsoft Office authentique ; - Dans la fentre Tlchargement de fichiers , cliquez sur le bouton Excuter ; - Dans la fentre Internet Explorer , cliquez sur le bouton Excuter ; - Cochez la case dacceptation du contrat, puis cliquez sur le bouton Continuer ; - Quand linstallation est termine, cliquez sur OK.

Personnalisation de lenregistrement Vous pouvez paramtrer lenregistrement, en particulier renseigner la frquence denregistrement automatique et le dossier dans lequel, par dfaut, sera plac le fichier. Pour personnaliser lenregistrement : activez le bouton Office > Options du logiciel > Enregistrement. Renseignez la rubrique Enregistrer .

6. PROTECTION DUN FICHIER PAR MOT DE PASSE

Affichez dabord la fentre Enregistrer sous : activez le bouton Office > Enregistrer sous. Dans la fentre, cliquez sur le bouton Outils > Options gnrales. Renseignez la fentre Options gnrales . Un mot de passe doit avoir au minimum 8 caractres. Pour plus de scurit, vous pouvez inclure majuscules, minuscules, chiffres et symboles. Sil est perdu, il nest pas rcuprable.

7. IMPRESSION
Si vous gardez les paramtres dimpression par dfaut, il suffit dactiver le bouton Impression rapide de la barre doutils Accs rapide (sil nest pas sur la barre : bouton Office > Imprimer > Impression rapide). Sinon, cliquez sur le bouton Office > Imprimer > choisissez de nouveau Imprimer . La fentre Imprimer saffiche. Choisissez les options souhaites.

8. VISUALISER LE DOCUMENT

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Vous pouvez rgulirement visualiser le document en cours en cliquant sur le bouton (feuille avec loupe) dinfo-bulle Aperu avant impression , plac dans la barre doutils Accs rapide (sinon bouton Office > Imprimer > Aperu avant impression). Sur le document, le pointeur se transforme en loupe. Si vous dcochez la case Loupe , situe dans la rubrique Aperu , vous pourrez modifier le document.

9. ENVOYER UN DOCUMENT PAR COURRIER ELECTRONIQUE

A condition de disposer dInternet ainsi que dun logiciel de messagerie, il est rapide denvoyer le document actif en pice jointe : activez le bouton office > Envoyer. Choisissez loption souhaite.

10. FERMETURE
Pour fermer le fichier en cours, cliquez sur la croix en haut droite (case rouge). Sil tait le seul fichier ouvert, on quitte galement lapplication. Pour le fermer sans quitter lapplication : bouton Office > cliquez sur la commande Fermer. Pour fermer tous les documents ouverts dans lapplication, et pour quitter lapplication : bouton Office > Quitter lapplication (bouton situ en bas droite de la fentre). Dune faon gnrale, une croix sur une fentre ou un volet permet de le fermer.

11. PERSONNALISER UN LOGICIEL

Certaines caractristiques du logiciel sont paramtrables. Pour modifier les paramtres, et personnaliser ainsi le logiciel, affichez la fentre Options du logiciel : activez le bouton Office > Options du logiciel. Le volet gauche de la fentre liste des catgories doptions. Le volet principal contient les options relatives la catgorie slectionne. Le bouton indique la prsence dune infobulle.