Organize-se!

Rosenvaldo Simes de Souza

04/04/2008 Organize-se! Se a vida j complicada para as pessoas que so organizadas, imagine como deve ser difcil para quem no tem tempo, pacincia ou tcnica para pr a vida em ordem. Este blog tem por objetivo ajudar as pessoas a se organizarem. Mas um laboratrio para as muitas tcnicas que esto por a no mercado. Tentar se organizar uma coisa. Organizar-se de fato outra bem diferente. Esse um blog para todos. Os novatos podero encontrar dicas fceis, mas os organizados podero aprimorar suas experincias. Assim, sejam todos bem vindos e que tirem o mximo de proveito das dicas e textos deste blog. isso! hora de colocar a casa em ordem: Organize-se!

Escrito por Rosenvaldo Simes de Souza s 19h11

07/04/2008 O conceito de organizao Pensando sobre organizao, a primeira imagem que surge no imaginrio popular uma casa muito bem arrumada, com um guarda-roupas impecvel, com as toalhas organizadas com a perfeio de uma loja de shopping center, assim como um escritrio de uma empresa maravilhosa, onde cada clip est arrumadinho junto com as canetas, e as folhas de papis esto empilhadas em perfeita ordem, em um ambiente limpo, cheiroso, aconchegante e climatizado. Est tudo certo com o imaginrio popular, exceto que organizar o que quer que seja significa usar muito tempo, pacincia, dinheiro e dedicao. Uma pessoa realmente pode se dedicar a passar grande parte de seu tempo organizando o que bem entender, mas isso realmente importante? Sob certo sentido, a organizao um fim ou uma meta para muita gente, como empregadas domsticas, jardineiros, contadores, secretrias, bibliotecrios e uma infinidade de outras profisses importantes e nobres. E a tarefa de organizar coisas e lugares pode ser um entretenimento para pessoas que no ganham dinheiro algum com a tarefa. Essas pessoas normalmente tm o trabalho de organizar as coisas e lugares apenas pelo prazer que sentem na tarefa, ou pelo resultado dela, quando se livram da aflio de ver o caos e a baguna sua volta. Sob esse ponto de vista, organizao um fim em si mesmo. No entanto, quando normalmente falamos em organizao, deixamos de lado o conceito real da tarefa. Organizar coisas e lugares pelo simples desejo de ver as coisas em ordem no se justifica em um ambiente onde o tempo escasso e os recursos, caros. Mesmo as pessoas em suas casas no dispem de tempo e recursos ilimitados para a tarefa de organizar. Se a organizao proporciona prazer, o trabalho acaba cansando. preciso entender que deve chegar uma determinada hora em as coisas devem estar mais ou menos organizadas de uma maneira tal que as pessoas possam despender tempo e recursos em outro tipo de tarefa que seja diferente de organizar. As pessoas simplesmente no podem viver organizando coisas. Na verdade, de um ponto de vista puramente racional, a organizao antes um meio que um fim. As pessoas, e em especial, as empresas, despendem tempo e recursos com organizao porque a organizao proporciona algum ganho em algum sentido que no seja somente o prazer ou o alvio da aflio. Organizar ento significa ordenar coisas, lugares, procedimentos, atividades, tarefas e aes de maneira tal que o tempo e esforo gastos no processo de organizar proporcione algum ganho em termos de tempo e recursos. Esse ganho deve ser maior que o tempo e recursos gastos no processo de se organizar. Quer dizer, organizar implica em se ter lucro com a tarefa, seja esse lucro avaliado em termos de tempo, dinheiro ou qualquer outra forma mensurvel. Por este ponto de vista, organizar uma pilha de papel pode ou no ser uma tarefa racional do ponto de vista de produtividade. Se o tempo gasto em arrumar a pilha permite uma economia de tempo futura que libere um tempo maior que o tempo gasto na arrumao da pilha, ento vale a pena arrumar a pilha. Do contrrio, perda de tempo, embora possa ser uma tarefa prazerosa. Sob esse ponto de vista, organizar-se significa algo que vai alm da arrumao fsica das coisas e lugares. Esse conceito de organizao envolve uma anlise rigorosa de certos aspectos que as pessoas normalmente no levam em conta.

Veremos esses aspectos com mais vagar.

Escrito por Rosenvaldo Simes de Souza s 21h04

08/04/2008 A diferena entre planejar, organizar-se e arrumar O conceito de organizao, como vimos, vai alm da simples arrumao. Acentuar essas diferenas importante, porque as pessoas confundem conceitos muito parecidos. No entanto, quando essa confuso estendida s tarefas da vida real, ento alm da confuso acabamos tendo um desperdcio de tempo e recursos, alm de cansao, estresse e caos mental, ainda que as coisas paream um pouco mais arrumadas. Quando falamos em organizar-se, falamos em dar um sentido vida como um todo. Falamos em um processo constante no qual a pessoa que se organiza tem um fim claramente em vista, e adota medidas que facilitam a busca desse fim, ou de metas intermedirias. O processo de organizao envolve arrumao, mas mais que isso. Dentre as diversas atividades e fases envolvidas no processo de organizao, h de fato momentos em que temos de arrumar as coisas, assim como temos de colocar alguma ordem no tempo. De fato, uma boa parte do processo de organizao acaba mesmo em tarefas como etiquetar caixas, separar papis, organizar telefones em agendas, arrumar as tarefas em ordem de prioridade temporal, com as coisas mais urgentes vindo primeiro que as outras menos importantes na agenda dos prximos dias. Basicamente, so tarefas de arrumao. A arrumao em si um mundo parte. Basicamente se resume a arrumar coisas, espaos e tempo, mas na medida em que a vida vai ficando mais complexa, tarefas de arrumao envolvendo principalmente coisas e lugares passa a consumir um tempo desproporcional ao retorno obtido. E o grau de detalhamento pode chegar a nveis absurdos. Um passo mais e temos pessoas envolvidas em tanta arrumao sem sentido que beira as portas da psicologia dos transtornos. Esse tipo de problema mais comum do que parece, e trataremos dele posteriormente. Alm da arrumao fsica bvia, feita por pessoas organizadas e mesmo por pessoas psicologicamente doentes, alguns aspectos envolvendo arrumao podem no ser visveis, tais como a arrumao de valores intangveis, como o controle financeiro, o controle de projetos, o controle de contatos, que sempre algo mais que simples listas de telefones. Essa parte no visvel pode at ser mais importante que a tradicional arrumao fsica, que chama mais a ateno, mas nem sempre uma tarefa produtiva. Seja a arrumao visvel ou no, ela em si no faz sentido se no fizer parte de algo maior. Esse algo maior o processo de organizao. Organizar-se pode ser visto ento como o processo que determina o que deve ser arrumado. Mas a organizao no define coisas mais importantes ainda, como metas e planos. Planejar algo que vem antes de se organizar. Quer dizer, no se organiza algo sem um fim em vista. Por outro lado, o processo de definir objetivos, misses, metas, planos e meios no o mesmo que organizar-se. Uma pessoa pode traar um planejamento fabuloso para sua vida ou empresa e no chegar a mover um dedo no sentido de organizar os meios para se alcanar aquilo que planejou. Ento, antes de comear a etiquetas coisas, arrumar papis, remexer mveis e quadros de l para c e depois pintar tudo com uma cor mais moderna, primeiro voc precisa planejar.

Com planejamento em mos, hora de organizar-se. Depois, sim, hora de tomar um trapo e comear a limpar as coisas e tirar a poeira da baguna.

Escrito por Rosenvaldo Simes de Souza s 17h41

10/04/2008 A vida dos desorganizados complicada A vida das pessoas organizadas no necessariamente um mar de rosas. A organizao em si no resolve todos os problemas do mundo. Uma agenda no a panacia que muitos esperam que seja. Mas uma vida organizada muito melhor que uma vida desorganizada. Abaixo, segue-se uma lista de prejuzos, problemas e dificuldades enfrentadas por todos ou quase todos aqueles que no so organizados: * * * * * * * Voc no consegue uma produtividade adequada no trabalho. Voc passa uma imagem ruim s pessoas sua volta. As pessoas vivem cobrando de voc que seja pontual na concluso de suas tarefas. Voc entrega tarefas mal feitas, cheias de erros. Voc nunca encontra o que precisa. Voc precisa cada vez de mais espao para acomodar a sua baguna. Voc no sabe onde o seu dinheiro vai parar.

* Voc nunca se lembra de nomes, endereos, e-mails e quem so as pessoas com quem se encontra no dia-a-dia. * * * * * * * * * * * * Voc se veste mal. Voc se alimenta mal. Voc vive em pssima forma fsica. Voc no cuida da sua sade. Voc se frustra com projetos que jamais saem do mundo dos sonhos. Voc no retorna e-mails. Voc no retorna correspondncias em papel. Seus finais de semana no podem ser desfrutados sem um peso na conscincia. Voc esquece compromissos importantes. Voc paga contas com atraso, ainda que tenha o dinheiro em mos. Voc chega atrasado a seus compromissos. Voc esquece datas importantes.

* * *

Voc tem que aprender a se virar por tentativa e erro, um mtodo doloroso e demorado. Voc vive estressado com quase tudo. Voc no tem tempo para se divertir em paz.

A lista acima apenas um esboo. A quantidade de problemas tende a aumentar na medida que formos atualizando nossos conhecimentos sobre o tema. Ento, somente uma pessoa que realmente no se preocupa consigo mesma e com as pessoas que ama pode se dar ao luxo de ficar indiferente a todas essas desagradveis dificuldades sem tomar nenhuma providncia para livrar-se delas. Que providncias uma pessoa desorganizada pode tomar diante de uma lista enorme e deprimente como esta? A primeira coisa a fazer conscientizar-se de que se no uma pessoa organizada, ento ela mesmo uma pessoa desorganizada e aqueles problemas todos so tambm os seus problemas. Agora, admitindo a si mesmo que se uma pessoa desorganizada, cabe aceitar o compromisso ntimo e firme de fazer um esforo para se organizar. um processo lento e requer algum esforo e vontade de aprender, mas os problemas da lista acima aos poucos iro desaparecer um a um. Vale a pena tentar.

Escrito por Rosenvaldo Simes de Souza s 17h33

22/04/2008 Os benefcios da organizao Se por um lado a desorganizao cobra um preo em termos de estresse, dinheiro e tempo desperdiados, alm de improdutividade e tudo o mais que j listamos anteriormente, ento por outro lado a organizao trs benefcios difceis de serem ignorados. Abaixo, segue-se uma lista de benefcios, que so quase antnimos dos prejuzos dos desorganizados. Embora a lista parea desnecessria, ela enfatiza o lado bom da vida em ordem: * * * * * * Voc no entra na lista anual de cortes na empresa porque produz a contento. Voc passa uma boa imagem s pessoas sua volta. Seu chefe no aparece toda hora cobrando algo que voc atrasou. Seu chefe no aparece toda hora cobrando algo que voc esqueceu. Seu chefe no aparece toda hora cobrando algo que voc perdeu. Voc tem tempo para dar aquele acabamento extra nos seus trabalhos.

* Voc tem tudo sempre mo e seu tempo no escorre pelo ralo das buscas sem fim porque sabe onde guardou aquilo que deseja encontrar. * * * * * * * * * * * * Voc no tem lixo acumulado no fundo de gavetas, armrios, quartos e despensas. Sua casa e seu escritrio limpo. Sua mesa de trabalho no acumula papis inteis. Voc sabe onde seu dinheiro vai parar e no gasta com coisas desnecessrias. Com o dinheiro em dia, voc viaja. Com dinheiro, voc tem mais conforto. Com dinheiro, voc tem mais laser. Com uma lista de contatos, voc tem uma rede de apoio slida. Com uma rede e apoio social, voc nunca fica na mo. Voc tem suas roupas organizadas, limpas, intactas e por isso, veste-se bem. Voc segue uma dieta, faz atividades fsicas e se alimenta bem. Por isso, voc mais saudvel.

* * * * * * * *

Aos poucos, voc consegue concluir alguns projetos que sempre sonhou. Voc tem uma caixa de correio na internet que est sempre vazia e em dia. Voc dorme sem peso na conscincia. Voc pode ir praia e dormir ao sol sem problema algum. Voc no perde aquela festa, aquele show, aquela palestra, aquela apresentao. Sua esposa recebe presentes exatamente no dia de seu aniversrio. Voc lembra sua esposa do aniversrio de sua sogra. Voc querido por sua sogra!

Mais uma vez, a lista acima apenas um esboo. Sabemos, no entanto, que os benefcios so muitos. Se voc usufrui todos os benefcios acima, parabns! Mas ainda assim, nunca se pode se dar por satisfeito quando o assunto organizao. Sempre se pode dar um passo a mais na busca da produtividade. E isso no uma cobrana de seu patro. um desejo pessoal legtimo e factvel. Afinal, uma hora livre sempre uma hora livre.

Escrito por Rosenvaldo Simes de Souza s 20h35

18/10/2009 Organizar-se difcil Assim, depois de analisados os prs e os contras da organizao, sabemos que melhor para nossa sade fsica, mental e financeira que sejamos organizados. Mas, como afirmamos tambm, isso no significa que ser uma pessoa organizada seja uma coisa fcil. Por que haveria de ser? As coisas no se organizam sozinhas. Em geral, coisas fsicas, como livros, papis e latas de alimentos no se organizam sozinhos e sempre ficam onde os deixamos. Mov-los requer tempo e trabalho. Nossas idias tambm no se organizam sozinhas. Pode parecer estranho, mas de certa forma correto imaginar idias como coisas. Um lugar para cada idia e cada idia em seu lugar. Essa organizao de idias parece ser mais difcil que a organizao de coisas, porque as idias so volteis, enquanto papis e latas de comida no. Mas organizar-se pode ser uma coisa fcil? Parece que no. Lamentavelmente, nada contribui para que nossa vida seja mais fcil no mundo moderno, embora haja aqui e ali algumas facilidades. Esse blog exatamente um esforo no sentido de aprimorar essas facilidades. No h exatamente uma tecnologia para a organizao. A humanidade ainda precisa dar passos largos no sentido de organizao. Enquanto essa tecnologia no surge, o melhor a fazermos usarmos daquilo que temos em mos. Mais uma vez, foroso reconhecer que a imensa desorganizao que observamos em todos os cantos do planeta um forte sintoma dessa dificuldade organizacional. Pensando bem, a desorganizao pode de alguma forma levar o mundo, uma empresa ou uma pessoa a uma verdadeira crise? Por vezes, entendemos que sim. Ento, podemos falar em crise organizacional. Que crise essa? Escrito por Rosenvaldo Simes de Souza s 18h22