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MANUEL DE PROCEDURE DE GESTION DE PRET

action objectif tapes

Sensibilisation
Convaincre des partenaires-cibles de contracter un prt solidaire, afin damliorer leurs conditions de vie travers le renforcement de leurs activits dj existantes.

Le volet de micro crdit doit participer llaboration de la mise en place doutils dinformation et de la sensibilisation du projet de micro crdit de la CRD, en collaboration avec le volet mobilisation communautaire. Le chef de projet micro crdit, doit participer toutes les runions de sensibilisation et dinformation avec le chef de projet mobilisation communautaire dans tous les secteurs de balbala. Animation des ateliers des sensibilisations en expliquant les diffrents critres de slection du bnficiaire potentiel pour ce projet qui vise la population la plus vulnrable de dix secteurs de Balbala. Formation de volontaires de la CRD sur le critre de slection et la mthode dapproche de candidat vulnrable. Le chef de projet micro crdit doit prsenter les diffrents critres de vulnrabilit et de solvabilit qui sont les suivant, toutes les runions de sensibilisation et dinformation : 1. Critre de vulnrabilit. a) L candidat doit avoir une activit gnratrice de revenu dj existante. b) Le candidat ne doit pas exercer une activit telle que la vente du Khat. c) Femme veuve, qui a la charge des enfants, de personnes handicapes ou des personnes ges. d) Femme non marie qui a la charge de personnes handicapes ou des personnes ges. e) Femme marie, dont le revenu est moins de 15 000 FD et dont la recette de lactivit est moins de 15 00 FD.

Chef de projet de micro crdit

MANUEL DE PROCEDURE DE GESTION DE PRET 2. Critre de solvabilit. f) Viabilit de lactivit exerce, exactitude des informations fournies lors de lenqute. g) Rentabilit de lactivit exerce par le candidat. Ces critres doivent tre appliqus par lquipe du projet CRD-CRB, ainsi que par les comits techniques pour identifier le candidat potentiel. Responsable Lensemble de volet mobilisation communautaire et lquipe de volet micro crdit sont responsables de faire bien passer les informations sur les critres de slection afin de pouvoir viter toute confusion. Un rapport de suivie de terrain est fournit par le chef de projet du volet mobilisation communautaire sur la sensibilisation de micro crdit. Les assistants de micro crdit doivent toujours classer les documents sur la sensibilisation. la sensibilisation est un processus qui sera mene tout au long du projet du micro crdit.

Document support

frquence

Chef de projet de micro crdit

MANUEL DE PROCEDURE DE GESTION DE PRET

action objectif tapes

Procdure avant loctroi du prt


Obtenir le maximum dinformations sur le niveau socio-conomique et sur lactivit du candidat.

La CRD/CRB (volet micro crdit et mobilisation communautaire) doivent laborer deux questionnaires : un pour la phase didentification de vulnrabilit et un autre pour lidentification de la solvabilit. Tout planning de sortie sur le terrain doit tre mise en place par lensemble de lquipe de projet et doit tre communiqu au responsable de ladministration et finance, ainsi que le paiement de volontaires. Cette opration est valable pour chaque sortie sur le terrain. Le responsable de ladministration et finance doit mettre la disposition du groupe, une voiture, des bouteilles deau et prparer le payement, pour chaque volontaire, dun montant de 1 500 FD. Cette opration est valable pour chaque sortie sur le terrain. Une premire descente sur le terrain doit se faire avec le premier questionnaire par le chef de projet de mobilisation communautaire, les volontaires de la CRD et le guide de chaque sous-secteur. Cette opration ne doit pas dpasser un dlai de 2 jours. Les rapports de lenqute didentification du candidat vulnrable doivent tre fournit par lquipe de mobilisation communautaire. Ensuite la saisie des questionnaires doit tre faite selon le model type conu par le chef de projet micro crdit, au niveau de volet mobilisation communautaire. Cette opration ne doit pas dpasser un dlai de 2 jours. La saisie se fait une seule fois avec les premiers questionnaires. Les donnes saisies doivent tre remises le jour suivant aux assistants de volet micro crdit afin de faire la slection du candidat vulnrable en sappuyant sur le document danalyse des questionnaires pour lidentification de cas vulnrables et sur le document de technique de dpouillement et suivi denqute de vulnrabilit. Cette opration de dpouillements des questionnaires ne doit pas dpasser un dlai de 2 jours pour chaque secteur. Les rapports de slection de candidats vulnrables doivent tre fournit par les assistants de MC. Une liste de candidats vulnrables doit tre tablit par les assistants de volet micro crdit et doit transmt au chef de projet mobilisation communautaire.


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Une deuxime descente sur le terrain doit se faire avec le deuxime questionnaire par le chef de projet de mobilisation communautaire, les volontaires de la CRD et le guide de chaque sous-secteur. Les assistants MC font le dpouillement du deuxime questionnaire. Cette opration ne doit pas dpasser un dlai de 2 jours pour chaque secteur. La slection de candidats vulnrables et solvables sera faite par les assistants du projet micro crdit et la liste doit tre envoye par e- mail au chef du projet MC en faisant copie au dlgu de la CRB. Lanalyse de dossier est faite par les assistants de projet micro crdit en collaboration avec lAEC. Un rapport sur le droulement de la slection doit tre fournit par les assistants de projet micro crdit avant de passer le dossier lAEC. Visite de surprise sur le lieu de lactivit par lAEC toujours accompagn des assistants de projet Micro Crdit. La prise de photo pour le dossier doit se faire cette tape. Il est obligatoire que les assistants de projet MC gardent loriginal du questionnaire et une copie de la fiche de renseignement pour le classement. Les assistants du projet MC doivent contacter le point focal de chaque sous secteur pour convoquer les candidats une date donne, afin de faire la constitution des dossiers. LAEC doit faire la constitution de groupes et faire la fiche de renseignement de chaque candidat. Il est de la responsabilit de lAEC de communiquer aux bnficiaires lors de la constitution de groupes la liste des pices fournir lors de ladhsion. Les pices fournir sont les suivantes: 1. un certificat de rsidence, 2. une photocopie de la CIN, 3. une photocopie de la CIN du mari, 4. un acte de mariage, 5. 2 photos didentit, 6. 3 photos didentit pour le chef de groupe et ladjointe de chef de groupe, 7. 1 000 FD de part sociale, 8. 200 FD de frais dadhsion,

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MANUEL DE PROCEDURE DE GESTION DE PRET 9. 50 FD de frais de dossier, 10. 50 FD de frais de compte par mois. Une liste de groupe solidaire de chaque sous secteur sera envoye par e mail au dlgue de la CRB, au coordinateur de la CRD, au chef de projet mobilisation communautaire et au chef de projet micro crdit, par les assistants de micro crdit. LAEC doit convoquer les chefs de centre pour participer la runion que le chef de projet mobilisation communautaire doit organiser, le but de cette runion est la prise en contact des chefs de centre de crdit de la CPEC et les nouveaux bnficiaires, avant de faire ladhsion a la caisse. LAEC doit ensuite faire ladhsion de groupes la CPEC, faire la demande de prt ainsi que le contrat. Le chef de projet micro crdit doit transmettre au secrtaire gnral, la liste de groupe dfinitif signe, avant la demande de fond pour le prt. LAEC doit ensuite procder ladhsion des groupes la CPEC et faire la demande de prt ainsi que le contrat. Le chef de projet Micro crdit, doit communiquer la date de la validation de dossier par le comit technique de la CPEC et la date de la validation de dossier par le comit de crdit. Aprs avoir finalis le dossier de crdit de tous les groupes de secteur de Balbala, lAEC participe la runion du comit technique pour la validation des dossiers. Validation de dossier de candidat par le comit technique de la CPEC. Validation de dossier de candidats par le comit de crdit. La prsence dau moins un membre de la CRD est obligatoire lors de la validation de dossier par le comit de crdit. Finalement le grant de la CPEC doit communiquer la date doctroi de crdit, la CRD/CRB. Une demande de transfert de fond doit tre fait par le chef de projet micro crdit, auprs de responsable administratives et financier.

Responsable
Chef de projet de micro crdit

Les assistants doivent obligatoirement veuillez la mise jour de touts les documents dans le Shared drive du systme

MANUEL DE PROCEDURE DE GESTION DE PRET LAEC est responsable dinformer la CPEC et la CRD-CRB en fournissant un rapport en cas danomalie du dossier de la candidate. Document support frquence Les assistants de projet micro crdit sont responsables de fournir un rapport concernant la dite tape Rapport de suivi des activits par les assistants de projet MC. Questionnaire et copie de fiche de renseignement de la CPEC. Le processus de cette tape est toujours valable avant chaque doctroi de prt,

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Liste de bnficiaire de projet micro prt Secteur :


Sous secteur:

N DE COMPTE CPEC

Nom du Bnficiaire

Nom de lAEC

Date dapprobation Comite technique

Date dapprobation de comit de crdit

Chef de projet micro finance

Dlgue du Programme

Responsable Administration et finance

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action

Octroi de prt
Remettre au bnficiaire une somme dargent sous forme de prt remboursable dans le but de crer ou de consolider une activit commerciale ou artisanale, afin de gnrer un revenu pour amliorer la situation de la famille vulnrable.

objectif

tapes

LAEC doit faire signer tous les contrats par les bnficiaires avant la rception du prt. Un montant de 500 FD, pour frais de dcs dun membre de groupe solidaire doit tre pay, par chaque bnficiaire le jour de loctroi. LAEC doit donner une copie de DEBIT POUR TRANSFERT ainsi que ORDRE DE DEBOURS , aux assistants de projet MC. Les assistants du projet micro crdit doivent tre prsents lors de la rception de prt par le bnficiaire de chaque groupe la caisse de la CPEC.

Responsable

LAEC est responsable de fournir tout document doctroi de crdit. Les assistants de projet MC sont responsables davoir lors de loctroi de prt, une copie de document pour le dboursement tel que : Copie du contrat. DEBIT POUR TRANSFERT. ORDRE DE DEBOURS. Tableau dchancier de remboursement

Document support Frquence

Copie du contrat. Copie de : DEBIT POUR TRANSFERT Copie de : ORDRE DE DEBOURS Lopration est valable uniquement lors doctroi de crdit.

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action objectif tapes Gestion de suivi du crdit

Suivie du prt

Elaboration dun fiche de suivie de prt, par le chef de projet micro crdit. Voir annexe Mise en place dun plan de suivie par le chef de projet Micro Crdit. Voir annexe Planning de sortie sur le terrain par les assistants en collaboration avec lAEC, le jour suivant loctroi de prt. La fiche de suivie de prt doit tre utilise par lAEC lors de la visite. La fiche de suivie doit tre sign par lassistant, le bnficiaire et lAEC. Loriginale de la fiche de suivie doit tre classe. Premire visite de lquipe de micro crdit (assistants de MC), de lAEC et de chef de centre sur les lieux des activits des bnficiaires. Les assistants de la CRD doivent faire le suivi du prt tout au long de cette tape avec lAEC. LAEC doit vrifier si le crdit a t utilis pour lactivit mentionne dans la demande de crdit. LAEC doit signaler tout autre activit additionnelle, afin dviter une mauvaise gestion de crdit et de lactivit dj existante. LAEC doit sassurer que les revenus gnrs par lactivit sont bien utiliss afin de pouvoir faire le remboursement. LAEC doit sassurer quil ny a pas de facteur nuisible ou de facteur de dfaillance qui pourrait compromettre le remboursement du crdit, tel quune maladie de la bnficiaire, un deuil de membre de la famille, un mariage, et etc. LAEC doit chaque visite rappeler aux bnficiaires, les chances de remboursement afin de respecter la date de remboursement.

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Responsable

LAEC est responsable dinformer le grant de CPEC, en cas danomalie. Les assistants de micro crdit doivent faire le suivi de la gestion du crdit avec lAEC et sont responsables dinformer graduellement leurs suprieurs.

Document support frquence

Rapport de suivi du crdit par les assistants pour le compte de la CRD/CRB. Fiche de suivi du prt par lAEC. Les oprations correspondant au suivi de la gestion du crdit sont permanentes et ce jusquau remboursement intgral.

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Nom de lAEC :

FICHE DE SUIVI DE PRET


Nom-Prnom Beneficiaire: Date doctroi : Activit :
Capital total( montant avant le prt + le prt) :
Observations :

Cycle de prt :

Montant octroy :

Conclusions du suivi de fonds


Avez-vous utilis la totalit du crdit pour lactivit prvue dans le? Si NON, une partie du crdit a t : OUI / NON Vu ? Oui / non Mise de ct pour un futur approvisionnement Utilise pour une autre Activit Mal utilise (voir annexe pour dtail) Dtail : Montant : Montant : Montant :

A quoi vous a servi le prt? Produit Qt achete Cot unit Cot total Qt vue Cot total vu

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TOTAL

Le crdit a mal t utilis

Quelle somme avez-vous utilis pour lactivit? (Somme et %)_______________________________ Quelle somme avez-vous utilis pour dpenses personnelles ?_______________________________ Pour quel type de dpense ?___________________________________________________________ Comment comptez vous rembourser le prt ?______________________________________________ Problmes identifis (ex : problme de comprhension des formation, argent volontairement utilis pour autre chose)______________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

Risques identifis (ex : risque de non remboursement, faillite)_____________________________ Solutions envisages :_______________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

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Signature de lassistant

Signature bnficiaire

Signature lAEC

action objectif

Remboursement
Remboursement du crdit par le bnficiaire selon les chances prdfinies. LAEC est responsable dinformer le grant de la CPEC pour tout remboursement en gnral. LAEC doit fournir un tableau rcapitulatif de remboursement, tout en mettant en vidence la date, le nom et le numro de compte de la CPEC. Les assistants de micro crdit doivent faire le suivi de calendrier de remboursement en collaboration avec lAEC. Les assistants de micro crdit doivent obligatoirement rcuprer le tableau ci dessus mentionn ainsi que le bordereau de versement pour le classement de la CRD/CRB. LAEC et les assistants du projet MC sont responsables de faire le suivie de remboursement. Un rapport de suivi de remboursement par les assistants du projet micro crdit qui inclus aussi le tableau rcapitulatif. LAEC doit fournir un tableau rcapitulatif de remboursement et une copie de bordereau de versement. Les oprations correspondant au remboursement sont effectues selon le calendrier mis en place par la CPEC. Voir les chanciers de remboursement.

tapes

Responsable

Document support

frquence

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action objectif tapes

Recouvrement
Rcuprer le montant du auprs de la bnficiaire qui na pas respect les chances du remboursement. LAEC doit immdiatement informer le grant de la CPEC pour le non payement. LAEC doit lancer le recouvrement le jour suivant un non payement. Le grant son tour doit informer le chef de projet micro crdit de la CRD/CRB. Le chef de projet micro crdit doit prendre ses dispositions pour communiquer au chef de projet de mobilisation communautaire pour tout non paiement qui a lieu, afin de pouvoir informer la comit technique de secteur en question. Si le chef de projet micro crdit nest pas disponible, il est de la responsabilit des assistants de projet micro crdit de faire le rapport et le transmettre toutes les antennes du projet Une liste de bnficiaires relances doit tre fournit au chef de projet de mobilisation communautaire, par les assistants du projet micro crdit. Une descente de lAEC pour identifier les causes du non payement accompagne des assistants de projet micro crdit de la CRD/CRB, ainsi que le chef de centre du lieu et le prsident de comit technique de secteur est obligatoire durant tout le processus de recouvrement. Pour un premier paiement manqu, un premier rappel verbal doit tre fait la bnficiaire du crdit de la CRD/CRB, par lAEC. Il doit aussi donner une premire lettre de relance la bnficiaire et garder laccus de rception. Une copie de la lettre de relance ainsi que laccus de rception doivent tre classs par les assistants du projet micro crdit. Pour un deuxime paiement manqu successivement, lAEC doit faire un deuxime rappel verbal et donner une deuxime lettre de relance la bnficiaire et garder laccus de rception.

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MANUEL DE PROCEDURE DE GESTION DE PRET Pour un troisime paiement manqu successivement, lAEC continuera de procder de la mme manire que la deuxime en communiquant au responsable concern la dite situation, tout en communiquant le tableau rcapitulatif. LAEC doit toujours laisser la lettre de relance en mme en cas dabsence du bnficiaire, tout au long du processus, pour mieux justifier ses dmarches et appuyer ses rapports dactivits. Les assistants doivent prparer les documents de recouvrement qui va tre prsente lors de la comite technique de balabala.

Le chef de projet mobilisation communautaire doit convoquer une runion dans limmdiat, afin de pouvoir matriser la situation et la rsoudre passivement. Le comit technique de secteur doit runir ses membres et prendre les meilleures dispositions pour rsoudre le problme de non paiement qui a eu lieu. Une lettre de rappel de l'engagement doit tre rdige par la CRD/CRB pour le compte du comit technique, incluant aussi la liste des bnficiaires relances. Le chef de projet de la mobilisation communautaire a la responsabilit de faire part au prsident de la commune de Balbala, en lui remettant une copie de la lettre de lengagement, la liste des bnficiaires ainsi quune copie du PV de la runion tenue par le comit technique du secteur Les assistants doivent participer activement tout au long de la priode de recouvrement en fournissant un rapport journalier par e-mail, leur suprieur hirarchique. Il est de la responsabilit de lAEC et des assistants de projet micro crdit de faire en sorte dimpliquer davantage le chef de centre aux runions du comit technique pour mieux dvelopper et cooprer pour mieux grer le non payement.

Responsable LAEC est responsable dinformer le grant de la CPEC durant la priode de recouvrement.

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MANUEL DE PROCEDURE DE GESTION DE PRET Les assistants de micro crdit doivent faire le suivi de recouvrement avec lAEC en collaboration avec le chef de centre de crdit et fournir de rapport. Document support Rapport de suivi du recouvrement et un tableau rcapitulatif par les assistants pour le compte de la CRD/CRB. LAEC doit fournir pour le compte de la CRD/CRB, une liste des personnes relances, ainsi quune copie de lettre de relance et laccus de rception.

frquence

les oprations correspondant la priode de recouvrement sont permanentes et ce jusquau recouvrement du montant du prt.

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action

Transfert de fond CRD- CPEC & CPEC-CRD

objectif

Dfinir la modalit de dcaissement de fond de la CRD/CRB pour la CPEC et le transfert de remboursement de prt par la CPEC pour la CRD/CRB.

tapes

Le responsable administrative et finance, doit faire le transfert de fond destine au prt dans le compte de la CPEC de la BIS pour. La CPEC doit transfert son tour le fond destine au prt, dans le compte de bnficiaire la CPEC. La CPEC doit fournir un relev qui justifie le dpt de fond de prt pour chaque bnficiaire. La CPEC doit faire un transfert le fond de remboursement du prt, dans le compte de la CRD/CRB la BIS. Un relev de compte de la BIS doit tre fournit la CRD par la CPEC, afin de justifier le transfert effectu. Le chef de projet micro crdit, doit remettre au responsable administrative et finance.

Responsable

Responsable administrative et finance. Chef de projet micro crdit pour les pices de transfert. Le grant de la CPEC.

Document support

Le relev de compte de la BIS et de la CPEC.

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action objectif

Etats financier de la CRD/CRB


Les tats financiers que la CPEC doit remettre a la CRD/CRB.

tapes

Les tats financiers doivent tre remis la CRD/CRB, par la CPEC le 10 de chaque mois. Le chef de projet doit ensuite remettre ces tats au responsable de ladministration et de finance. Le chef de projet micro crdit est responsable de la rception des tats financiers. Etats financier du dboursement de fond, pour la CPEC. Etats financier du transfert de fond, pour la CRD/CRB.

Responsable Document support

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