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Rotinas Financeiras da Empresa

26 de janeiro

2010
Integrao com o Sistema ERP

Descrio dos Controles e Rotinas Financeiras da Empresa e seu uso no sistema ERP.

Contedo
Introduo ............................................................................................................................................. 3 Fluxo de Informaes da Empresa .................................................................................................... 3 Movimentos Financeiros ................................................................................................................... 4 Plano de Contas..................................................................................................................................... 6 Plano de contas da Empresa ............................................................................................................. 6 Centro de Custos ................................................................................................................................... 9 Centros de Custo da Empresa ........................................................................................................... 9 Contas do Centro de Custo ............................................................................................................... 9 Contas a Pagar ..................................................................................................................................... 11 Contas Receber................................................................................................................................. 15 Procedimento para Antecipao de Recebveis .............................................................................. 21 Caixas e Bancos ................................................................................................................................... 24 Rotina Diria do Financeiro ................................................................................................................. 27

Introduo
Este manual tem como objetivo descrever as rotinas financeiras da Empresa, definindo os controles bsicos e sua utilizao.

Fluxo de Informaes da Empresa


1. Entrada a. A empresa efetua Compras. b. As compras geram movimentos: i. Entrada no Estoque (Fsico) ii. Entrada de ttulos no controle de Contas Pagar (Financeiro) 2. Sada a. A empresa efetua Vendas. b. As vendas geram movimentos: i. Sada no Estoque (Fsico) ii. Entrada de ttulos no controle de Contas Receber (Financeiro) Fluxos

Movimentos Financeiros
1. Baixas Contas Pagar Gera um lanamento de Dbito na conta ou caixa de onde o recurso financeiro (dinheiro,etc.) foi retirado.
Contas Pagar ContaP1 R$1.000,00 ContaP2 R$ 500,00 ContaP3 R$2.000,00 Contas Pagar ContaP1 R$1.000,00 ContaP2 R$ 500,00 ContaP3 R$2.000,00

TOTAL R$3.500,00 Baixa ContaP3 Caixa

TOTAL R$1.500,00

Caixa Pgto da ContaP3 -R$2.000,00

Saldo:

R$5.000,00

Saldo:

R$3.000,00

2. Baixas Contas Receber Gera um lanamento de Crdito na conta ou caixa onde o recurso financeiro (dinheiro,etc.) foi depositado.
Contas Receber ContaR1 R$ 800,00 ContaR2 R$1.500,00 ContaR3 R$1.000,00 Contas Receber ContaR1 R$ 800,00 ContaR2 R$1.500,00 ContaR3 R$1.000,00

TOTAL R$3.300,00 Baixa ContaR2 Caixa Pgto da Conta3 -R$2.000,00

TOTAL R$1.800,00

Caixa Pgto da ContaP3 -R$2.000,00 Rec. Da ContaR2 R$1.500,00 Saldo: R$4.500,00

Saldo:

R$3.000,00

3. Lanamentos Financeiros Movimentaes feitas nos Caixas ou Contas (Bancos). a. Transferncia: Movimentao entre Caixas ou Contas onde o valor debitado no Caixa ou Conta de origem e creditado no Caixa ou Conta destino. Ex. Transferncia de dinheiro do caixa fsico da empresa para uma conta bancria da mesma via depsito bancrio.

b. Dbito: Movimentao de Sada de recursos financeiros do Caixa ou Conta. Ex. Lanamento do pagamento de uma conta corriqueira (mercado, padaria, etc.) onde no h necessidade de um cadastro no controle de Contas Pagar. Usado tambm na Conciliao Bancria Manual e Baixa de Conta a Pagar. c. Crdito: Movimentao de Entrada de recursos financeiros no Caixa ou Conta. Ex. Lanamento de crdito para ajustar o saldo do Caixa. Usado tambm na Conciliao Bancria e Baixa de Conta a Receber. 4. Conciliao Bancria Movimento para a sincronizao das informaes da Conta do Banco com a Conta cadastrada no sistema. a. Manual Os Lanamentos (Baixas, Dbito, Crdito) so feitos manualmente no sistema com as informaes oriundas de extratos da conta fornecidos pelo banco. b. Automtico Os Lanamentos (Baixas, Dbito, Crdito) so feitos automaticamente no sistema com as informaes oriundas de arquivos (Remessa/Retorno) trocados com o banco.

Plano de Contas
O plano de contas serve classificar as receitas e despesas (entradas e sadas). Com um bom gerenciamento do plano de contas (classificao correta), h condies de obter relatrios que retratam a situao financeira da empresa.

Plano de contas da Empresa


1 Caixa e Bancos o 101 Caixas 1010000000001 Border 1010000000002 Provisrio 1010000000003 Caixa Administrativo 1010000000004 Caixa Tcnico o 102 Bancos 1020000000001 Banco do Brasil 1020000000002 Banco HSBC 1020000000003 Banco Ita 1020000000004 Bradesco 1020000000005 Caixa Econmica Federal 1020000000006 Banco Real 2 Receitas o 201 Receitas de Vendas 2010000000001 Vendas a vista 2010000000002 Vendas a prazo com duplicata (carteira) 2010000000003 Vendas a prazo com cheque pr-datado 2010000000004 Vendas a prazo com caderneta 2010000000005 Vendas de Imobilizado o 202 Receita de Emprestimos 2020000000001 Emprstimos Bancrios (Contratao de Crdito) 2020000000002 Emprstimos Bancrios (Desconto de Titulo) 2020000000003 Emprstimos Bancrios (Desconto de Cheque) 2020000000004 Emprstimos Bancrios (Cheque Especial) 2020000000005 Emprstimos Bancrios 2020000000006 Emprstimos de Terceiro o 203 Outras Receitas 20301 Juros recebidos 2030100000001 Juros sobre Vendas 3 Despesas o 301 Despesas Operacionais 30101 Despesas Fixas 3010101 Folha de Pagamento 3010101000001 Salrio 3010101000002 Adiantamento 3010101000003 FGTS 3010101000004 13 Salrio 3010101000005 Ferias 3010101000006 Contribuio Sindical

3010101000007 pr-labore 3010101000008 Resciso 3010101000009 Vale Transporte 3010101000010 Cesta Bsica 3010101000011 INSS 3010102 Despesas com Ocupao 3010102000001 Aluguel 3010102000002 gua 3010102000003 Energia Eltrica 3010102000004 IPTU 3010102000005 Alvars 3010102000006 Manuteno Predial 3010102000007 Taxas 30102 Despesas Variveis 3010201 Administrativas 3010201000001 Telefone 3010201000002 Celular 3010201000003 Mat.Escritrio 3010201000004 Provedor Internet 3010201000005 Correios 3010201000006 Viagens 3010201000007 Servios de Informtica 3010201000008 Contador 3010201000009 Mat.de Limpeza 3010201000010 Refeies 3010201000011 Seguro 3010201000012 Despesas Gerais 3010201000013 Comisses 3010201000014 Combustvel 3010201000015 Publicidade 3010201000016 Custas de Cartrio 3010201000017 Juros a Fornecedores 3010202 Custo de Producao 3010202000001 Matria Prima 3010202000002 Materiais Auxiliares 3010202000003 Material Inacabado 3010202000004 Frete 3010202000005 Manuteno do Veiculo 3010202000006 Combustvel Industrial 3010202000007 Manuteno de Maquinas 3010202000008 Servios de Terceiros 3010203 Impostos 3010203000001 Super Simples 3010203000002 CPMF 3010203000003 IPVA 3010204 Investimentos 3010204000001 Consorcio Carro 3010204000002 Maquinas e Equipamentos 7

3010204000003 Benfeitora 3010204000004 Aplicao 3010204000005 ( - ) Depreciao 3010205 Provises 3010205000001 Proviso de 13 salrio 3010205000002 Provises de Ferias

Centro de Custos
O Centro de Custos um elemento de agregao para os dados financeiros da Empresa. O centro de custo pode representar unidades administrativas ou unidades de produo/servios. no centro de custo que so agregadas as despesas com materiais consumidos ou utilizados diretamente, o rateio da folha de pagamento, etc. O resultado voc ter quando for emitir relatrios por centro de custo.

Centros de Custo da Empresa


1 Napolipan o 101 Administrao 1010000000000000001 Recursos Humanos 1010000000000000002 Financeiro 1010000000000000003 Gerencia/Administrao 1010000000000000004 Call Center 1010000000000000005 Compras 1010000000000000006 Marketing o 102 Produo 1020000000000000001 Produo 1020000000000000002 Expedio 1020000000000000003 Almoxarifado

Contas do Centro de Custo


So inseridas no Centro de Custos contas diretamente ligadas sua Manuteno (Ex Folha de Pagamento, custos com viagens, treinamentos, etc) e no a atividade exercida por ele (Ex. Custo com Matria Prima no pertence ao Centro de Custo Produo). No Plano de Contas da Empresa Podemos destacar como Contas relacionadas Centro de Custos: 3 Despesas o 301 Despesas Operacionais 30101 Despesas Fixas 3010101 Folha de Pagamento 3010101000001 Salrio 3010101000002 Adiantamento 3010101000003 FGTS 3010101000004 13 Salrio 3010101000005 Ferias 3010101000006 Contribuio Sindical 3010101000007 pr-labore 3010101000008 Resciso 3010101000009 Vale Transporte 3010101000010 Cesta Bsica 3010101000011 INSS o 30102 Despesas Variveis 3010201 Administrativas

3010201000005 Correios 3010201000006 Viagens 3010201000010 Refeies 3010201000012 Despesas Gerais 3010201000013 Comisses 3010201000014 Combustvel 3010201000015 Publicidade 3010202 Custo de Producao 3010202000005 Manuteno do Veiculo 3010202000007 Manuteno de Maquinas 3010202000008 Servios de Terceiros 3010204 Investimentos 3010204000002 Maquinas e Equipamentos 3010204000003 Benfeitora 3010204000005 ( - ) Depreciao 3010205 Provises 3010205000001 Proviso de 13 salrio 3010205000002 Provises de Ferias

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Contas a Pagar
Controle das contas geradas pela Entrada (compra). 1. Consulta Visualiza-se todas as contas (vencidas, parcial, pagas, a vencer e canceladas) referentes um determinado Fornecedor, mostrando a situao financeira em relao ao mesmo e facilitando a localizao de ttulos para baixa.

2. Baixa Exibe informaes (n do documento, parcelas, status, etc.) referentes a um Ttulo a ser baixado.

Escolhe-se a parcela que vai ser baixada e clica-se no boto de Baixa

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Cd. Conta Caixa ou Conta que vai fornecer o recurso financeiro para quitao do Ttulo. Cd. Categoria Categoria do Ttulo (ver Plano de Contas, referencia a Contas despesa) Cd. Centro de Custo Centro de Custo, se for o caso, ao qual o ttulo pertence (ver Centros de Custo). Cd. Tipo Cobrana Tipo da Cobrana (Boleto, Cheque, Dinheiro, etc.) Doc. Nmero do Documento Emisso Data de Emisso do Ttulo Vencimento Data de Vencimento do Ttulo Vlr. Parc. Valor da Parcela Dt. Pagto Data do Pagamento do Ttulo Vlr. Pago Valor Pago, se for maior que o Vlr. Parc., o ttulo dado como quitado e a diferena considerada Juros, se for menor que o Vlr. Parc, o ttulo considerado como parcialmente quitado e a diferena continua como pendncia no Controle de contas a Pagar. Observaes Anotao (histrico) para posterior identificao do Ttulo.

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3. Manuteno Alm de exibir e possibilitar baixas de ttulos, esta tela permite a busca de ttulos por variados critrios (perodo, status, situao, fornecedor, etc.) e operaes (edio, novo Ttulo, cancelamento,etc).

Editar Novo Estornar Excluir Cancelar Item

Edita o Ttulo, permitindo alterao de informaes. Cria-se um novo ttulo (vinculado um Fornecedor) Estorna-se um ttulo j quitado Exclui o Ttulo Cancela uma parcela

Tela de Edio do Ttulo

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Tela Novo Ttulo

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Contas Receber
Controle das contas geradas pela Sada (venda). 1. Consulta Visualiza-se todas as contas (vencidas, parcial, pagas vencer e canceladas) referentes um determinado Cliente, mostrando a situao financeira em relao ao mesmo e facilitando a localizao de ttulos para baixa.

2. Baixa Exibe informaes (n do documento, parcelas, status, etc.) referentes a um Ttulo a ser baixado.

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Escolhe-se a parcela que vai ser baixada e clica-se no boto de Baixa

Cd. Conta Caixa ou Conta que vai receber o recurso financeiro proveniente da quitao do Ttulo. Cd. Categoria Categoria do Ttulo (ver Plano de Contas, referencia a Contas receita) Cd. Centro de Custo Centro de Custo, se for o caso, ao qual o ttulo pertence (ver Centros de Custo). Cd. Tipo Cobrana Tipo da Cobrana (Boleto, Cheque, Dinheiro, etc.) Doc. Nmero do Documento Emisso Data de Emisso do Ttulo Vencimento Data de Vencimento do Ttulo Vlr. Parc. Valor da Parcela Dt. Pagto Data do Pagamento do Ttulo Vlr. Pago Valor Pago, se for maior que o Vlr. Parc., o ttulo dado como quitado e a diferena considerada Juros, se for menor que o Vlr. Parc, o ttulo considerado como parcialmente quitado e a diferena continua como pendncia no Controle de contas a Receber. Observaes Anotao (histrico) para posterior identificao do Ttulo.

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3. Manuteno Alm de exibir e possibilitar baixas de ttulos, esta tela permite a busca de ttulos por variados critrios (perodo, status, situao, cliente, etc.) e operaes (edio, novo Ttulo, cancelamento, etc.).

Carrega Baixas Editar Novo Estornar Excluir Cancelar Item Imprimir Boleto Histrico de Contatos Adiantamento de Recebveis

Consulta baixas relativas a determinado Ttulo. Edita o Ttulo, permitindo alterao de informaes. Cria-se um novo ttulo (vinculado um Fornecedor) Estorna-se um ttulo j quitado Exclui o Ttulo Cancela uma parcela Abre tela para impresso do boleto do ttulo. Abre sistema de Atendimento a clientes para registro de Contato Telefnico (Cobrana) Abre tela para gerao de Border Bancrio relativo antecipao de Ttulos (Desconto de

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Duplicatas). Tela de Consulta a Baixas

Tela de Edio do Ttulo

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Tela Novo Ttulo

Telas Atendimento (Cobrana)

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Procedimento para Antecipao de Recebveis


1. Na tela de Manuteno de Contas a Receber, fazer uma busca de ttulos a vencer pelo perodo de tempo desejado. 2. Clicar no boto Adiantamento de Recebveis Recebveis. - aparecer a tela Border de

Selecione os Ttulos que faro parte do Border. Escolha a Conta de Banco onde ser creditado o border. Digite a data do Border. Escolha a conta onde ser debitado o valor do border necessria uma conta de dbito do Border para controle. Essa conta vai recebendo crditos medida que os de ttulos pertencentes ao Border vo sendo baixados (na conciliao bancria, aps o cliente efetuar o pagamento ao banco). e. Clique no boto Gerar Border, aps gerado, uma mensagem informa o nmero do Border.

a. b. c. d.

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3. Verifique se o Border foi criado (Receber -> Border) e o Imprima, caso necessrio.

Tela de Impresso do Border

4. Imprima as Duplicatas (se necessrio) a. Escolha o ttulo na tela Manuteno de Contas a Receber. b. Escolha a Opo Imprimir Boletos. c. Escolha o Modelo referente duplicata e imprima.

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Tela Impresso de Boleto

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Caixas e Bancos
Controle dos lanamentos financeiros (crdito, dbito, transferncia) nos Caixas e Contas Bancrias. Na tela de Lanamentos, obtemos um Extrato com os lanamentos, no perodo determinado, e o saldo da Conta ou Caixa selecionado (aba inferior da tela).

Criando um Lanamento: 1. Escolha o Caixa ou Conta para o lanamento (aba inferior). 2. Clique no boto Novo e aparecer a tela de Novo Lanamento.

3. Preencha os dados do Cabealho do Lanamento e Salve. 24

Data: Data do Lanamento Doc: Documento relativo ao lanamento, se necessrio. Histrico Bancrio: Para posterior identificao do Lanamento. Transferncia: i. Sim o Cd. do Planejamento dos Itens do Lanamento (segunda parte do cadastro) ser filtrado somente permitindo a escolha de Contas Bancrias ou Caixas (onde ir ser transferido o valor). ii. No o Cd. do Planejamento dos Itens ser filtrado por contas Receitas ou Despesas para classificao. e. Tipo de Lanamento i. Avulso O Lanamento no estar relacionado a nenhum Cliente ou Fornecedor cadastrado no sistema. Usado para lanamentos corriqueiros que no necessitem de cadastro em contas a Pagar/Receber. Ex. Dinheiro retirado para comprar uma lmpada no mercadinho da esquina. ii. Fornecedor Surge a opo Fornecedor no cadastro de Itens, ligando o Lanamento a um Fornecedor. Usado para lanar dbitos ou crditos com um determinado Fornecedor. iii. Cliente Surge a opo Cliente no cadastro de Itens, ligando o Lanamento a um Cliente. Usado para lanar dbitos ou crditos com um determinado Cliente. 4. Crie e preencha os dados dos Itens do Lanamento e Salve. a. Cod. Planejamento Planejamento ou Conta (caso transferncia) relativo ao item. b. Cd. CC Centro de Custo, caso necessrio c. Valor Valor do Lanamento i. Caso o Valor seja positivo, o lanamento vai gerar um Dbito. ii. Caso o Valor seja negativo, o lanamento vai gerar um Crdito. d. Histrico: Para posterior identificao do Lanamento. e. Cd. Fornecedor/Cliente (lanamento no Avulso) - Fornecedor/Cliente relacionado ao lanamento. 5. Feche a tela (Sair).

a. b. c. d.

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Editando um Lanamento

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Rotina Diria do Financeiro


Conciliao bancria o Manual Tirar o Extrato das contas bancrias da empresa e fazer os lanamentos no Controle de Caixas e Bancos ( Financeiro -> Lanamentos) o Automtico Trocar arquivos de Remessa/Retorno com os bancos (ainda no implantado). Borders o Gerao de Borders de Ttulos. Levantamento dos ttulos que podero ser antecipados Confeco do Border no sistema o Impresso dos Borders, caso necessrio. o Impresso das duplicatas relativas, caso necessrio. Cobrana o Levantamento dos Clientes Inadimplentes. o Verificao, com o setor responsvel, a viabilidade da cobrana. o Contatar Inadimplentes (Registrando o contato no sistema) o Atualizar situao Financeira do Cliente (Baixar ttulos com quitao confirmada). Classificao das contas (Pagar/Receber) de acordo com o Plano de Contas da Empresa. Controle dirio do Caixa o Verificao dos lanamentos/ Saldos nos caixas para fechamento dos mesmos.

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