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INSTITUTO CONVERSA 2011

Formato a la hoja de datos

Una hoja de datos es una cuadrcula de filas y columnas que muestra la informacin que se encuentra en las tablas de la base de datos. Access 2007 hace ms rpida y sencilla la tarea de organizar y aplicar formato a la hoja de datos. Se puede mover y ocultar columnas, y cambiar el aspecto visual de los datos slo con hacer algunos clics. Al organizar los datos y aplicarles formato, facilita su lectura y comprensin, con lo que se optimiza el trabajo de los usuarios de las bases de datos. Se pueden mover las columnas de una hoja de datos cuando se necesite organizar los datos. Por ejemplo, quizs se desee mover una columna hacia la izquierda de la hoja de datos de modo que siempre est visible y sea ms fcil de encontrar. Para mover una o ms columnas, se arrastran. Para mover una sola columna, se hace clic en el encabezado de columna y, a continuacin, se hace clic nuevamente en el encabezado y se arrastra la columna a su nueva ubicacin. Una lnea negra vertical indica dnde se ubicar la columna al soltarla. Para mover varias columnas, se hace clic en un encabezado de columna, y se presiona MAYS, se hace clic en los encabezados de las otras columnas, y se arrastran las columnas seleccionadas a su nueva ubicacin. Tener en cuenta que las columnas deben ser contiguas. Si alguno de los campos de la hoja de datos contiene mucho texto, puede que una parte de ese texto no se vea. Cuando esto sucede, se puede cambiar el tamao de la columna para facilitar la lectura. Se puede cambiar el tamao de una o ms columnas de forma manual o automtica. Para cambiar el tamao de una sola columna, se coloca el puntero del mouse en el borde derecho del encabezado de columna hasta que el puntero cambie a una flecha de dos puntas y, a continuacin, se arrastra el encabezado.

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Para cambiar el tamao de ms de una columna, se hace clic en un encabezado de columna, se presiona MAYS, se seleccionan los dems encabezados de columna, y se arrastra cualquiera de los encabezados seleccionados. Cuando se usa esta tcnica, todas las columnas seleccionadas resultarn del mismo ancho. Adems de esta tcnica, se puede cambiar de tamao las columnas de forma automtica, y tambin se puede cambiar el tamao de todas las columnas de una hoja de datos.

Cambiar el formato de texto

Es importante recordar que las empresas usan una fuente y un tamao de fuente estndar. 1. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, hacer clic en la flecha situada junto a la lista de fuentes y seleccione una fuente. 2. Para cambiar el tamao de la fuente, hacer clic en la flecha situada junto a la lista Tamao de la fuente y seleccionar un valor. Tambin se puede escribir un valor. 3. Para cambiar el estilo de fuente, hacer clic en cualquier combinacin de Negrita, Cursiva o Subrayado. 4. Para cambiar el color de fuente, haga clic en la flecha situada junto al botn Color de fuente y, a continuacin, seleccionar un color de la paleta.

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5. Todos los cambios que se realizan se aplican a la hoja de datos completa. No se puede aplicar estos tipos de cambios slo a algunas filas o columnas. 6. Despus de cambiar la fuente, se advierte que es ms alta que el tipo de letra original. Para facilitar la lectura del texto se hace ms altas las filas de la hoja de datos. Si se cambia el alto de una fila, Access cambia tambin las dems filas. 7. Al hacer clic en el borde superior o inferior de un selector de registros, el cuadro situado en el borde izquierdo de la hoja de datos, hasta que el puntero se convierta en una flecha de dos puntas y, a continuacin, se arrastra el selector de registros hacia arriba o hacia abajo. Al arrastrar el selector hacia arriba disminuye siempre el alto de las filas, mientras que arrastrarlo hacia abajo, lo aumenta. 8. Para restaurar las filas a su alto de fila predeterminado, se hace clic con el botn secundario del mouse en un selector de registros y se hace clic en Alto de fila y, a continuacin... 9. En el cuadro de dilogo Alto de fila, se selecciona Alto estndar y se hace clic en Aceptar. 10. En la pantalla siguiente se muestra cmo cambiar los estilos de cuadrculas y el color de las filas alternas, otra forma de hacer ms legibles los datos.

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Practica. Realizar las siguientes actividades en las tablas de la base datos: 1. Facilitar la lectura de los datos 2. Mover columnas

3. Ocultar o mostrar columnas

4. Cambiar el tamao de una o ms columnas

5. Cambiar el formato de texto

6. Cambiar el alto de las filas

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7. Ocultar la cuadrcula y cambiar el color de las filas alternas.

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