5 DE NOVIEMBRE DEL 2011

LA INFORMACIN Y LA COMUNICACION

RESPONSABLE: GABRIEL FLOREZ GNZALEZ

NOMBRE: MARIBEL VALENCIA GMEZ

LIC. ADMINISTRACIN

INDICE INTRODUCCION.2 LA INFORMACION..3 CARACTERISTICAS...3 IMPORTANCIA EN LA TOMA DE DECISIONES...7 SISTEMA DE INFORMACION...8 EL FLUJO DE LA COMUNICION..9 COMUNICION INFORMAL Y FORMAL.11 LA COMUNICACIN.11 EL PROCESO DE LA COMUNICACIN...12 LOS ELEMNETOS NEGATIVOS EN LA COMUNICACIN..13 LA COMUNICACIN EXITOSA..13 CONCLUCIONES..14 BIBLIOGRAFIA..14

Introduccin Administrar bien es administrar su futuro, y administrar su futuro es administrar informacin Hoy en da es normal escuchar la afirmacin se est en la sociedad de la informacin! Ello es as, debido a los avances en el desarrollo de las tecnologas

de las telecomunicaciones y de la informtica. Para las Organizaciones, estas dinmicas en el Entorno, plantean la necesidad de ser transformadas de manera inmediata. En el desarrollo de las telecomunicaciones y de la informtica, la velocidad, la flexibilidad y la conectividad estn implicadas; como las Organizaciones "operan" con informacin, entonces ellas tambin son afectadas, cmo hacer que los efectos sean positivos?, depende precisamente de la capacidad gerencial con que se cuente. Dados estos cambios, la gerencia de los sistemas de informacin se ha enriquecido logrando desarrollos, como la Teora de Redes, las Organizaciones Virtuales y los Sistemas de Informacin Inteligentes. Hace ms de medio siglo, dos futuristas muy diferentes, cada uno de los cuales intentaba predecir los efectos de la Revolucin de la Informacin, pronosticaron sociedades muy diferentes.

Administracin de la informacin Una directiva de administracin de la informacin es un conjunto de reglas para un tipo de contenido. Las directivas de administracin de la informacin permiten a las organizaciones controlar y realizar el seguimiento de cosas como el tiempo durante el que se retiene el contenido o qu acciones pueden realizar los usuarios con el contenido. Las directivas de administracin de la informacin ayudan a las organizaciones a cumplir con las normativas legales o del gobierno, o simplemente pueden exigir la aplicacin de procesos empresariales internos. Por ejemplo, una organizacin que debe seguir las normativas del gobierno que requieren que demuestre "controles adecuados" de los resmenes financieros podra crear una o varias directivas de administracin de la informacin que

auditen acciones especficas en el proceso de creacin y aprobacin de todos los documentos relativos a sus archivos financieros. CARACTERISTICAS

Interactan con el medio ambiente: todo sistema est rodeado y

afectado por el medio ambiente. Los lmites del sistema separan a este del medio ambiente interactuando con l por medio de entradas y salidas. Las entradas pueden ser cualquier cosa que entre al sistema desde el medio, y las salidas son aquellas que cruzan las fronteras del sistema para entrar en el medio ambiente.

Todo sistema puede ser dividido en subsistemas: lo complejo de un

sistema puede desplegarse en una serie de pequeos sistemas y subsistemas que identifican al sistema principal.

Los sistemas pueden ser afectados por el cambio: a travs del

tiempo los usuarios del sistema cambiarn como ellos quieran usar el sistema. Nuevas entradas pudieran necesitarse para ser procesadas y nuevas salidas sern deseadas.

La retroalimentacin y el control son esenciales: este aspecto es

esencial para asegurar que el sistema opere como fue planificado y ayude a obtener los objetivos para los cuales fue implementado. La retroalimentacin es el proceso de comparar la salida actual del sistema con la salida deseada.

El sistema pudiera fallar para trabajar como se espera: los sistemas

son construidos y operados por seres humanos, por lo que estn sujetos a los fallos y errores de estos.

La propia definicin del alcance de sistema es importante: definiendo

el alcance del sistema se definen sus lmites, se especifican cuales subsistemas sern incluidos en el sistema. Su definicin es esencial para el buen xito de un estudio del sistema. Como centro de este trabajo; se han tomado los sistemas informativos, en especial los relacionados con la gestin de los Recursos Humanos.

Convirtindose a partir de este momento en el centro de anlisis de la presente investigacin.

Caractersticas de directiva incluidas en Office SharePoint Server 2007 Cada regla individual de una directiva de administracin de la informacin es una caracterstica directiva. Office SharePoint Server 2007 incluyes varias caractersticas de directiva predefinidas que las organizaciones pueden utilizar individualmente o combinadas para definir las directivas de administracin de la informacin de sus sitios. Las caractersticas de directiva incluidas en Office SharePoint Server 2007 son:

Auditora

La caracterstica de directiva de auditora ayuda a las

organizaciones a analizar cmo se utilizan los sistemas de administracin del contenido al registrar los eventos y operaciones que se realizan en documentos y elementos de lista. Las organizaciones pueden configurar la caracterstica de directiva de auditora para registrar eventos como el momento en que se modifica, se ve, se protege, se desprotege o se elimina un documento o elemento, o se cambian sus permisos. Toda la informacin de auditora se almacena en un solo registro de auditora en el servidor, donde los administradores del sitio pueden ejecutar informes. Las organizaciones tambin pueden utilizar el modelo de objetos de Office SharePoint Server 2007 para escribir y agregar eventos personalizados al registro de auditora.

Caducidad

La caracterstica de directiva de caducidad ayuda a las

organizaciones a eliminar o quitar el contenido obsoleto de sus sitios de forma trazable. Esta caracterstica de directiva ayuda a las organizaciones a administrar el costo y el riesgo asociados a la retencin de contenido obsoleto. Las organizaciones pueden configurar una directiva de caducidad para especificar que ciertos tipos de contenido caducan en una fecha determinada o despus de un perodo de tiempo calculado a partir de alguna actividad en el documento (como la creacin o edicin).

Cdigos de barras

La caracterstica de directiva de cdigos de

barras permite a las organizaciones realizar el seguimiento de las copias fsicas de documentos o elementos de lista que se han imprimido desde un sitio. La caracterstica de directiva de cdigos de barras crea un nico valor de identificador para un documento. Despus, los usuarios pueden insertar una imagen de cdigo de barras de ese valor en los documentos de Microsoft Office que crean. Tambin pueden utilizar un cdigo de barras en una copia fsica de un documento para buscar la copia original del documento en el servidor. De forma predeterminada, los cdigos de barras cumplen con el estndar comn de cdigo 39 (ANSI/AIM BC1-1995, cdigo 39). Las organizaciones pueden utilizar el modelo de objetos de Office SharePoint Server 2007 para instalar otros proveedores de cdigos de barras.

Etiquetas

La caracterstica de directiva de etiqueta permite a las

organizaciones realizar el seguimiento de las copias fsicas de documentos o elementos de lista que se han imprimido desde un sitio. La caracterstica de directiva de etiqueta genera automticamente las etiquetas de texto basadas en las propiedades del documento y el formato que especifique un administrador de sitio o de lista. Cuando los usuarios insertan etiquetas en documentos de Microsoft Office, las etiquetas se actualizan automticamente con la informacin de las propiedades del documento. Caractersticas de directiva personalizadas Las organizaciones tambin pueden crear e implementar caractersticas de directiva personalizadas para satisfacer necesidades especficas. Por ejemplo, una organizacin de fabricacin podra definir una directiva de administracin de la informacin para todos los documentos de borrador de especificaciones de producto que impide que los usuarios impriman copias de los documentos en impresoras no seguras. Para definir este tipo de directiva de administracin de la informacin, la organizacin puede crear e implementar una caracterstica de directiva de restriccin de impresin que puede agregarse a la directiva de

administracin de la informacin pertinente para el tipo de contenido de especificacin del diseo de productos. Integracin de la directiva de administracin de la informacin con los programas de 2007 Microsoft Office Sistema Existen varias maneras de exponer las directivas de administracin de la informacin de Office SharePoint Server 2007 a los usuarios dentro de los programas cliente de Versin de Office 2007. Cuando se configura una directiva de administracin de la informacin en el servidor para un tipo de contenido, lista o biblioteca especficos, puede escribirse una declaracin de directiva que se muestra a los usuarios que trabajan con el contenido que est sujeto a la directiva. La declaracin de directiva puede informar a los usuarios de que se exigen directivas de administracin de la informacin para el documento o puede proporcionar informacin detallada, como el hecho de que un documento caduca despus de cierto perodo de tiempo. Cuando los usuarios abren documentos que estn sujetos a directivas de administracin de la informacin en uno de los programas cliente de Versin de Office 2007, se muestra la declaracin de directiva. Adems, si una directiva de administracin de la informacin incluye la caracterstica de directiva de cdigos de barras o de etiquetas, la directiva puede configurarse de forma que requiera que los usuarios inserten cdigos de barras o etiquetas en los documentos de Microsoft Office cuando intenten guardar o imprimir desde un programa cliente de Versin de Office 2007. IMPORTANCIA EN LA TOMA DE DECISIONES El sistema informativo est comprendido por una serie de elementos que se detallarn a continuacin. Documentos: Manuales, los impresos, u otra informacin descriptiva que explica el uso y/o la operacin del sistema. Conjunto de datos originales que conforman el conjunto de datos.

Procedimiento: Conjunto de pasos que define el uso especifico de cada elemento del sistema o el contexto. Bases de Datos: Es la coleccin de datos relacionados entre s la cual es accedida por el software y es el resultado de relacionar la informacin. Personas: Individuos que son usuarios u operadores del sistema. Hardware: Es el conjunto de dispositivos electrnicos que proporciona la capacidad de computacin y los dispositivos electromecnicos encargados de extraer o suministrar la informacin en/de los soportes magnticos. Software: Es el conjunto de programas de computacin encargados de suministrar la informacin deseada al cliente, con la coordinacin y relacin requerida. SISTEMAS DE INFORMACION Entradas:

Datos generales del cliente: nombre, direccin, tipo de cliente, etc. Polticas de crditos: lmite de crdito, plazo de pago, etc. Facturas (interfase automtico). Pagos, depuraciones, etc.

Proceso:

Clculo de antigedad de saldos. Clculo de intereses moratorios. Clculo del saldo de un cliente.

Almacenamiento:

Movimientos del mes (pagos, depuraciones). Catlogo de clientes.

Facturas.

Salidas:

Reporte de pagos. Estados de cuenta. Plizas contables (interfase automtica) Consultas de saldos en pantalla de una terminal.

Las diferentes actividades que realiza un Sistema de Informacin se pueden observar en el diseo conceptual ilustrado en la en la figura 1.2. Tipos y Usos de los Sistemas de Informacin Durante los prximos aos, los Sistemas de Informacin cumplirn tres objetivos bsicos dentro de las organizaciones: 1. 2. decisiones. Automatizacin de procesos operativos. Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de

3. Lograr ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso. Los Sistemas de Informacin que logran la automatizacin de procesos operativos dentro de una organizacin, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su funcin primordial consiste en procesar transacciones

tales como pagos, cobros, plizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Informacin que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisin de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Informacin para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratgicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a travs del uso de la tecnologa de informacin. Los tipos y usos de los Sistemas de Informacin se muestran en la figura 1.3.

A continuacin se mencionan las principales caractersticas de estos tipos de Sistemas de Informacin. Sistemas Transaccionales. Sus principales caractersticas son:

A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos de mano de

obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organizacin.

Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Informacin que se

implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organizacin.

Son intensivos en entrada y salid de informacin; sus clculos y

procesos suelen ser simples y poco sofisticados.

Tienen la propiedad de ser recolectores de informacin, es decir, a

travs de estos sistemas se cargan las grandes bases de informacin para su explotacin posterior.

Son fciles de justificar ante la direccin general, ya que sus

beneficios son visibles y palpables.

FLUJO DE LA COMUNICACION

El inters por la comunicacin ha dado como consecuencia diversidades de modelos del proceso con diferencias en cuanto a descripciones y elementos. Ninguno de ellos puede calificarse de exacto; sino que algunos sern de mayor utilidad o correspondern ms que otros en determinado momento. Existen dos vertientes o tendencias en cuanto a modelos de comunicacin, por un lado los que se centran en el proceso propiamente dicho y en la semitica por el otro REDES DE LA COMUNICACIN:

Las redes de la comunicacin definen los canales por los cuales fluye la informacin. Los canales de una organizacin pueden ser formales o informales y cada uno tiene un uso respectivo dentro de la empresa. Las redes Formales son

generalmente verticales, siguiendo la cadena de autoridad y limitadas con las comunicaciones con las tareas empresariales. Por el contrario, las redes informales no son rgidas en su direccin, puede tomar cualquiera, saltar niveles de autoridad y seguramente satisface necesidades sociales de los miembros internos de la organizacin, por ejemplo los rumores o chismes.

Ahora bien, una red formal se puede presentar de tres formas: la cadena, la rueda y todo el canal. COMUNICACIN INFORMAL Y FORMAL Es importante hacer nfasis en que una organizacin moderna constituye ante todo una composicin social de seres humanos; en donde es preciso que exista una estructura, una jerarqua necesaria para que se logren los fines que la organizacin se propone.

Por tratarse de seres humanos, el factor esencial de la conducta de una organizacin es la comunicacin en todas sus direcciones y en todos los niveles; a travs de los elementos del proceso de comunicacin; en el que se distingue a los canales de comunicacin; es decir, a la lnea de personas a travs de las cuales pasan los mensajes; y la utilizacin de las tecnologas. Entonces establecemos que los flujos de comunicacin se encuentran compuestos por el conjunto de estos canales de comunicacin y representa en s la estructura de la organizacin desde el punto de vista de las interrelaciones de comunicacin; lo cual puede ayudar a elevar la eficiencia del proceso de las comunicaciones; es decir que se logre transmitir efectivamente un mensaje. El flujo de mensajes entre las personas sigue un camino denominado Red de Comunicaciones. La direccin de la red ha sido tradicionalmente dividida en

comunicaciones ascendentes, descendientes y horizontales, dependiendo de quin inicia el mensaje y quien lo recibe.

As mismo, cuando hablamos de flujos de comunicacin, nos referimos a los procesos de comunicacin que se llevan a cabo al interior de la organizacin de acuerdo a la estructura formal (organigrama) y stos pueden ser de la siguiente manera:

a. Descendente: Teniendo como funciones principales, las de coordinar, informar, motivar y controlar.

b. Ascendente: Dentro de sus funciones se encuentra la de comprobar la recepcin del mensaje, evaluar, informar y sugerir.

c. Horizontal: (Hay autores que le llaman lateral). Aqu la funcin primordial es la de intercambio, coordinacin y apoyo entre el personal de la misma posicin jerrquica. La comunicacin controla la conducta de los miembros de varias maneras. Las organizaciones tienen jerarquas de autoridad y lineamientos formales que deben seguir los empleados. La comunicacin informal suele expresarse en su forma ms comn a manera de rumor, de acuerdo con Dalton (1970; citado por Goldhaber) los rumores suelen tener en promedio ms del 70 % de sus datos como veraces.

Entonces, cabra preguntarnos, Por qu la comunicacin informal genera tantos problemas? Sin duda, porque los rumores generan desestabilizad en la organizacin y conflictos entre los actores organizacionales. Ante esa situacin es importante detectar a tiempo la naturaleza y el blanco del rumor, a fin de aclararlo en una relacin cara a cara. La comunicacin verbal, utilizando la palabra como signo lingstico, es de gran importancia en la organizacin; sin embargo, es complementada con la comunicacin no verbal, la cual es analizada

posteriormente para completar un proceso de comunicacin. A continuacin presentamos una investigacin realizada a una empresa textilera chino-mexicana, en donde podemos observar las distintas formas de comunicacin y cmo el grupo informal acta como elemento fundamental en la cohesin grupal, identidad y apoyo en solucin de conflictos.

CONCLUSIONES

En este trabajo se brinda una revisin de los sistemas informativos vindose el desarrollo de los mismos durante la historia de la vida del hombre, as como las partes que lo componen. Tambin se puede ver la diferencia entre los conceptos de informacin y dato, en conjunto con la importancia que tiene la informacin. Los sistemas informativos proveen a la empresa, en cada uno de sus niveles, la fuente necesaria para la toma de decisiones. Una va ptima para automatizar los sistemas de informacin lo constituyen los Sistemas de Gestin de Bases de Datos (SGBD), especficamente aquellos

que siguen el modelo relacional por sus ventajas en cuanto a diseo, almacenamiento y mantenimiento. BIBLIOGRAFIA http://www.tfg.com/pubs/docs http://informACIO\Comunicacin formal e informal en la organizacin.mht http://www.geocities.com/utn_util/monograf/frame.htm.