MANUAL DE CALIDAD AREA: GERENCIA DE ADMINISTRACIN PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS

OBJETIVO Y ALCANCE

OBJETIVO Establecer procedimientos que permitan mantener un control de los documentos, respecto a su elaboracin, revisin, aprobacin, emisin y distribucin. ALCANCE Estos procedimientos sern aplicables a todas las reas que emiten y mantienen documentos relacionados con el sistema de gestin de la calidad de la empresa MES S.A DE C.V. NOTACIONES Y DEFINICIONES

2.1 NOTACIONES GA Gerente de Administracin UA Unidad Administrativa RUAResponsable de la Unidad Administrativa RCD Responsable del control de la documentacin DEFINICIONES Documento. Es la informacin y su medio de soporte, mismo que puede ser papel, disco magntico, ptico o electrnico, fotografa o muestra, patrn o una combinacin de estos. Usuario. Personal que aplica un documento.

MANUAL DE CALIDAD DESARROLLO

DESARROLLO Para el mejor desarrollo de las actividades, tienen y mantienen controlados los documentos, tanto tcnicos como administrativos, relacionados con los requisitos de la norma mexicana NMX-CC-9001-IMNC-2000 y el S.G.C. de MES S.A DE C.V. y los documentos de origen externo lo cual se logra con base a este proceso, cuyo orden secuencial se muestra en el diagrama de flujo del anexo 1 y se describe a continuacin: ELABORACIN E IDENTIFICACIN El personal de la UA (unidad administrativa), elabora e identifica los documentos que le sean asignados. Cuando el personal concluye la elaboracin de un documento, le agrega al final del mismo la forma de control de revisin y aprobacin de documentos No. P-Cal-1-01 (ver anexo II), si es requerido El personal de la UA (unidad administrativa) que elabore un documento, lo enva a la persona encargada de la revisin tcnica, una vez que lo ha concluido. REVISIN TCNICA DE DOCUMENTO La revisin tcnica de un documento la realiza una persona diferente a quien lo preparo misma que tiene los conocimientos suficientes en calidad sobre el tema a examinar. Esta revisin se basa en el examinar detalladamente su contenido, para que su estructura sea suficientemente lgica y se explique claramente el proceso al que se refiere. El revisor tiene que documentar el examen realizado, escribiendo puntualmente los comentarios al respecto del documento, en la forma Revisin tcnica de documentos No. P-Cal-1-02 (Ver anexo III) los espacios que se indica, ya que dichos comentarios son tomados en cuenta para mejorar el documento revisado. Una vez revisado el documento, si se tiene comentarios, es devuelto a la persona que lo elaboro con el fin de que esta haga las modificaciones pertinentes registrando su resolucin en la parte correspondiente. Cuando un documento no tiene comentarios de la persona que reviso, este es firmado en la portada y hoja de control, tanto por la persona que reviso, como la que elaboro, turnando este ltimo el documento de la persona responsable de su aprobacin.

MANUAL DE CALIDAD APROBACIN DE DOCUMENTOS

APROBACIN DE DOCUMENTOS Una vez aprobados los documentos, se entregan al RCD (Responsable del control de la documentacin) para su control y envi a la gerencia, para su verificacin y liberacin. VERIFICACIN Y LIBERACIN El RUA (Responsable de la Unidad Administrativa) recibe, registra y se encarga de la verificacin del documento elaborado, revisado y aprobado por la UA. El personal que verifica un documento debe registrar el examen realizado, escribiendo puntualmente los cometarios al respecto en el formato P-Cal-03 VERIFICACIN DE DOCUMENTOS POR GARANTA DE CALIDAD, (Ver anexo IV), ya que dichos comentarios son tomados en cuenta para mejorar el documento verificado. En caso de que el documento no cumpla con los requisitos de calidad, la UA lo devuelve al RCD para que el personal que lo elaboro resuelva los cometarios de manera pertinente. Si el documento cumple con los requisitos, precede su liberacin, en cuyo caso la UA enva el documento al RCD para que proceda a su emisin y distribucin. EMISIN Y DISTRIBUCIN Cuando un documento (nuevo o modificado) es liberado, ste se emite y distribuye a los usuarios y personal involucrado en su implementacin, vigilancia y control, a fin de evitar el empleo de documentos inapropiados u obsoletos. Los documentos de origen externo a MES , SA de CV. se relaciona independientemente y se distribuyen en forma controlada. Para el caso de copias controladas, en su proceso de distribucin se siguen las siguientes indicaciones. a) El RDC elabora una lista de personas y reas a las cuales se les asigna la copia controlada de algn documento. b) La lista se elabora en la forma P-Cal-01-04 Distribucin de distribucin de documentos (Ver anexo IV) c) El personal que es considerado para tener la copia controlada de algn documento, tiene que ser como mnimo:

i. ii.

iii.

GA (para su implantacin) RCD ( para su vigilancia y control) Usuario (para su aplicacin, a travs de la cual identifica necesidades de modificacin y las lleva a cabo de acuerdo a sus necesidades

d) Las copias controladas que se asignan a las reas, son recibidas por los RUA y colocadas en un lugar visible y de fcil consulta. e) El RCD presenta la lista al RUA quien la revisa, hace las modificaciones respectivas y autoriza la distribucin. f) Los documentos son sellados en la portada, por el RCD, con una leyenda de COPIA CONTROLADA No.____, indicando en el espacio el nmero de copia controlada que le corresponde a cada persona, segn la lista indicada en el inciso anterior. g) La persona que reciba la copia controlada de un documento, tiene que firmar el recibido y entregar el documento obsoleto; para el caso de las copias en las reas, el RUA firmara de recibida la copia. h) El RCD informa y presenta al GA las fotocopias obsoletas de los documentos distribuidos y la lista de de distribucin correspondiente, y le solicita la autorizacin para su disposicin. i) Cualquier modificacin a documentos distribuidos como copias controladas, tiene que ser igualmente notificada al personal que tenga estos en su posesin. En el caso de las copias no controladas, las cuales solo tienen carcter informativo o como guas para la elaboracin de documentos similares, tienen que tener en cuenta lo siguiente:

a) Estas copias son selladas en la portada por el RCD, con la leyenda de

COPIA NO CONTROLADA. b) El RCD solicita al GA su autorizacin para entregar un o mas copias no controladas. c) El RCD no tiene ningn control sobre estos tipos de copias no controladas, una vez entregadas al solicitante. d) Cualquier modificacin a los documentos, no implica la entrega al personal que tenga una copia no controlada. El RCD distribuye copias controladas y no controladas de los documentos internos y externos, a las personas autorizadas para tenerlos.

MANUAL DE CALIDAD VERIFICACIN AL ESTADO DE LOS DOCUMENTOS

VERIFICACIN AL ESTADO DE LOS DOCUMENTOS El RCD tiene que registrar las nuevas versiones de los procedimientos e instrucciones y verificar trimestralmente su estado de vigencia, registrado en el formato P-Cal-01-05 Relacin de procedimientos o instrucciones vigentes (Ver anexo VI) El RCD tiene que verificar tambin que los documentos estn legibles y disponibles para su uso en todo momento. Cuando el RCD detecte el trmino de vigencia de un documento, tienen que notificar al usuario para que proceda su revisin general o actualizacin. Cuando una copia controlada de un documento externo pierda su vigencia, el RCD debe notificar a la organizacin de donde proviene, para que dicha copia sea sustituida por una revisin vigente. Cualquier documento (interno o externo) que pierda su vigencia y que por necesidades del servicio, el usuario requiera mantenerlo en su poder, el RCD debe identificarlo con el siguiente sello en rojo: este documento pasa a ser copia no controlada, con lo cual el RCD se desliga de su control. En todos los casos cuando un documento termine su vigencia, el RCD tiene que destruir las copias controladas que le regresen y archivar el original, colocndole un sello de: archivo histrico

MANUAL DE CALIDAD CAMBIOS A LOS DOCUMENTOS

CAMBIOS A LOS DOCUMENTOS

Cuando se requiera hacer cambios a los documentos, estos tienen que ser realizados, de preferencia, por las mismas personas que elaboraron el documento original. Cuando el usuario aplica los procedimientos e instrucciones, identifica en estos necesidades de modificaciones que pueden ser mnimos (un prrafo o un cambio de formas de registro) o de carcter general. Cuando el cambio a un documento sea mnimo en contenido, este se tiene que documentar a travs de la forma P-Cal-01-06 notificacin de cambio (Ver anexo VII), considerando exclusivamente una modificacin por notificacin. Cuando se identifiquen necesidades mayores de modificacin a un documento se tiene que llevar a cabo la revisin general del mismo, elaborando una nueva versin y sometindola al proceso ya mencionado anteriormente. Cuando el RCD notifica al usuario que esta prximo el termino de vigencia de un documento, este tiene que preparar una revisin general del documento a un proceso similar al que se da con un documento nuevo.

MANUAL DE CALIDAD RESPONSABILIDADES

RESPONSABILIDADES GERENTE DE ADMINISTRACIN Aprobar los procedimientos e instrucciones de su rea. Implantar el presente procedimiento Autorizar las listas de distribucin de documentos, como copia controlada, as como la distribucin no controlada de documentos. RESPONSABLE DE PRODUCCIN Verificar el adecuado cumplimiento del presente procedimiento. Autorizar las listas de distribucin de documentos como copia controlada, as como la distribucin no controlada de documentos. USUARIO Aplicar los procedimientos e identificar las necesidades de cambio que se tengan en los mismos. Establecer si los documentos requieren cambios menores o revisiones de tipo general. RESPONSABLE DE ELABORAR DOCUMENTOS Elaborar la documentacin correspondiente a sus responsabilidades en el rea de su competencia, as como sus actualizaciones despus de terminar su vigencia. Realizar la identificacin de la documentacin elaborada. Resolver los cambios y comentarios que se deriven tanto de la revisin tcnica, como de la verificacin de la Gerencia de Administracin. RESPONSABLE DE REVISAR DOCUMENTOS Revisar los documentos que se le asignen. Elaborar las formas correspondientes a la revisin tcnica de los documentos. RESPONSABLE DEL CONTROL DE LA DOCUMENTACIN Mantener el control sobre los documentos, de manera ordenada

Mantener el sistema de control de documentos mediante listas maestras Efectuar la distribucin de copias, sean o no controladas, de acuerdo con lo sealado en el documento. Verificar peridicamente el estado de vigencia de los documentos, as como su legibilidad y disponibilidad. Servir de enlace entre la UA y la GA para mantener el control de los documentos.

REFERENCIAS NMX-CC- 9001-INMC-2000 NORMA MEXICANA: SISTEMAS DE GESTIN DE CALIDAD- REQUISITOS. ANEXOS ANEXO I: ANEXO II: ANEXO III: ANEXO IV: ANEXO V: ANEXO VI: Lista Maestra F-Cal-01-01 Control de revisin y aprobacin de documentos F-Cal-01-02 Revisin tcnica de documentos F-Cal-01-03 Verificacin de documentos por garanta de calidad F-Cal-01-04 Distribucin de documentos F-Cal-01-05 Notificacin de cambio

MANUAL DE CALIDAD ANEXO I8 LISTA MAESTRA

MANUAL DE CALIDAD ANEXO II F-Cal-01-01 "Control de revisin y aprobacin de documentos

C O N T RO L D E REV ISI O N Y
A P RO BA C I O N D E D O C U M EN T O S TIT U L O D EL D O C U M E N T O I D EN TI FI C A C I O N

O RI G IN A L PR E PA R A DO P O R: RE V I SA DO P O R A P R OBA D O PO R R EV ISI O N N 1 PR E PA R A DO P O R: RE V I SA DO P O R A P RO BA DO P O R DE SC R IP C I O N D E L A RE V ISI O N F EC H A F EC H A F EC H A F EC H A F EC H A

R EV ISI O N N 2 PR E PA R A DO P O R: RE V I SA DO P O R A P R OBA D O PO R DE SC R IP C I O N D E L A RE V ISI O N F EC H A F EC H A

R EV ISI O N N 3 PR E PA R A DO P O R: RE V I SA DO P O R A P R OBA D O PO R DE SC R IP C I O N D E L A RE V ISI O N F EC H A F EC H A

MANUAL DE CALIDAD ANEXO III F-Cal-01-02 Revisin tcnica de documentos

REVISION TECN ICA DE DOCU M EN TOS

FECH A

DOCU M ENTO

REV ISION

N
HOJA A PDO. COM ENTA RIO RESOLU CION

PREPA RA DO POR:

HOJA DE: FECH A

RESU LETO POR:

MANUAL DE CALIDAD ANEXO IV F-Cal-01-03Verificacin de documentos por garanta de calidad

Verificacin de documentos por ga nta ra de calidad

FECH A

DOCU M ENTO

REV ISION

N
HOJA A PDO. COM ENTA RIO RESOLU CION

PREPA RA DO POR:

HOJA DE: FECH A

RESU LETO POR:

MANUAL DE CALIDAD ANEXO V F-Cal-01-04Distribucin de documentos

DISTRIBUCION DE DOCUMJENTOS

FECH A

DOCU M ENTO IDENTIFICCA CION COPIA RECIBE A DSCRIPCION

REV ISION

FIRM A Y FECH A

PREPA RA DO POR:

RESU LETO POR:

FECH A

MANUAL DE CALIDAD ANEXO VI F-Cal-01-05Notificacin de cambio

NOTIFICACION DE CAMBIO

FECH A

DOCU M ENTO CIFRA DE IDE NTIFICACION NU M ERO RECIBE DESCRIPCION

REV ISION

FIRM A Y FECH A

PREPA RA DO POR:

REVISA DO POR

FECH A