COURS DE CONDUITE DES RÉUNIONS

I-1..Définitions des concepts :

.Réunion : est une rencontre de deux ou plusieurs personnes, organiser et amener par
un animateur dans le souci est de parvenir à résoudre une question ou encore apporté les
améliorations sur les éventuelles question.

1-étape : la préparation de la réunion

a) les conditions matérielles de la réunion

b)le contenu et méthodologie de la Réunion
C)la préparation personnelle

2-étape :Ouverture et communications du SIOM

Dans tous travail avec un groupe en tant que animateur il très capitale de débuter la
réunion par quelque mots visant à acquérir les participants . De même, faire une
présentation 《assez précise de soi 》d'un point de vue professionnel (sans entre dans le
cadre de sa vie privée : il n'est pas nécessaire de mentionner son âge, sa situation
familiale,son lien de résidence...)
Précise la mission qu'à l'animateur dans le cas de la réunion permet de clarifier les
rôles de chacun . S'il s'avère intéressant que l'animateur de la réunion se présente, ceci est
d'autant plus vrai en ce qui concerne les participants.
Lorsque les participants ne se sont jamais rencontrés et / ou s'ils i n'ont jamais eu
l'occasion de se réunir dans le cadre de la thématique sur laquelle porte la réunion il importe
pour qu'ils puissent être informés sur qui sont les autres. Tel est leur expérience du terme
à l'oeuvre ou à la réunion et tel sont leur attentes envers cette même réunion.
En effet, la réponseà ces multiples questions permet à l'ensemble de participants de se
connaître et d'être à l'aise à la réunion. L'animateur de la réunion obtient également des
informations qui peuvent le service lors de la réunion. Par expression des attentes des
participants, il obtient un premier feed-back(échanges ) sur l'adéquation entre ça
préparation et la manière dont les participants envisagent les choses des le début, il peut
donc régulé dans une certaine mesures qu'il ne peut pas être modifié, le dispositif si cela
s'avère nécessaire (expliqué l'idée précédent ).
Une fois la présentation termine, l'animateur doit maintenant précisé le << le SIOM de la
réunion >> en procédant de cette manière il faudra répondre aux questions suivants :
S: quel est le sujet de la réunion ?
I: quel l'intérêt des participants pour la réunion ?
O: quel est l'object de la réunion ?
M:<méthodes> quels seront les grandes étapes de la réunion ?

3étape _ le déroulement de la réunion:

Celui-ciest rythme par trois(3) fonctions de l'animations de groupe :

- la fonction de production
- La fonction de facilitation
- la fonction de régulation

1- la fonction de production

Celle-ci porte sur tous ce qui contribue directement à la résolution d'un problème
comme
-Communiqué sur les informations du domaine
-Faire des propositions sur la façon de sélection d'organiser les données du problème pour
aller faire la solution
-écarter sur une base purement logique les propositions qui ne peuvent conduire a la
solution du problème
-Démontre que les solutions proposées sont fausses
-trouver la solution du problème
Ceci étant, toutes réunion n'a pas pour objectif de résoudre un problème .(confère dans les
différentes types des réunions ).
En effet, selon la nature de la réunion, 《 produire 》 consiste parfois de prendre les
décisions à transmettre des informations à requière des informations et ou à réalisés
encore un travail en commun.
L'animateur n'intervient pas au niveau contenu dans la production du groupe.
Plutôt que d'utiliser un potentiel statut d'autorité ( parce qu'il est animateurs et où parce qu'il
possède une certaine expérience) en lien avec le contenu abordé pour imposer des idées il
lui incombe de favoriser et de soutenir la production du groupe.

2-la fonction de facilitation :

Cette fonction porte sur tous ce qui concourent à un fonctionnement du groupe approprié à
l'atteint des objectifs fixés.
Les comportements relatives à cette catégorie sont :
-faire des propositions sur la façon d'organiser un travail collectif par exemple :
désigner des rôles comme celui d'un secrétaire
- veiller à ce que l'organisation adopté soit maintenue d'un bout à l'autre .
- veiller à ce que chacun puisse s'exprime à ce que toutes les ressources individuelles
soient utilisées ;
- Prendre compte de tous;
- Rappeller l'écoulement du temps et le gérer;
- Faire le point indiquer où on est ;
Ce qui reste à faire et capitalisées les éléments de progressions
Pour l'animateur de la réunion facilite peut également consiste en d'autres actions :
Comme :
- clarifier les objectifs
-reformuler (comportements qui facilités à la fois l'écouter et l'expression toute en
stimulant les interactions entre les participants )
-Structure et synthétise à tous les niveaux (comportements qui facilités la
compréhension, l'assimilation et qui régulées les échanges ) parallèlement à l'action qui
consiste à faire le point

En fin cette fonction de facilitation peut se concrétiser en appliquant des techniques

comme :
- -la question-test qui a pour fonction de définir un mot ou un concept différemment
employer par des participants
--- l'appel directe à la participation ou l'interpellation d'un participant (sans le brusque )
- la question -écho en répétant et en renvoyant au participants la question qu'il vient de
posé
- la question-relais en interpellant un autre participant en réponse à la question pose
par un. Autre participant
- la question-miroir on interpellant l'ensemble du groupe à la question pose par un
participant
- la relance en renvoyant, à l'ensemble du groupe une question pose antérieurement et
laisse en suspens.

3 la fonction de régulation:

Celle-ci porte sur tous ce qui concourent à créer à maintenir les relations favorables de
la collaboration de tous à une trachée commune.
Elle se manifeste par les attitudes tel que :
 - Encourager à participer les personnes qui paraissent n'est pas oser le faire ;
- Monter qu'on apprécié, estimer , admire les personnes qui émettent les suggestions
jugés intéressants mais (ceci n'est pas conseillé pour l'animateur de la réunion );
-Manifester explicitement avec les suggestions émises par les autres.
- Élucider les désaccords et faire des compromis
-Calmer les esprits échauffer

Conduire une réunion ne s'imporivise pas une préparation est tres capitale. Cependant
conduire une réunion c'est aussi animé un groupe . Lorsqu'il s'agit de ce dernier tous ne peut
se prévoir. On se trouve devant les participants ayant leurs personnalité et sensibilités, une
histoire présent et un futur scientifique. Il n'est pas souvent possible d'anticiper la
manifestation de tous ces paramètres en situation de groupe . C'est pourquoi, l'animateur de
la réunion est amené parfois à gérer les incidents critiques et les moments difficiles il est
difficile de présente une liste exhaustive de ces incidents susceptibles d'être rencontrer en
conduite de reunion; il convient donc d'en relever quelques uns pour le bref explication :
- le silence prolongé d'un participant à la réunion.
Dans se cas , il s'agit de les incités à partager , de l'inviter a prendre la parole a donner
son avis sans pour autant le brusquer ni provoqué un sentiment de persécution. Son
silence n'est donc pas toujours synonymes de non participation il faut veille à ce que
l'intervention posé ne puisse avoir un effet inverse à celui attendus ou escomptés mais
aussi se pose la question de savoir en quoi ce silence est gênant pour la personne elle
même et pour les autres ?
Lorsque au cours d'une réunion personne ne prends la parole l'animateur doit
résister à l'atténuation de rompre le silence. Il est aussi recommandé de laisser un
participants de rendre le silence et où éventuellement interpeler le groupe dans le cadre d'un
silence prolongé.

- le bavardage continu d'un participant : s'il s'agit d'une conversation intempestive entre
deux individus l'animateur doit intervenir et le ramener à la tâche du groupe , toujours en
veillant à n'est pas brusquer au risque qu'ils ne participent jamais de manière activer. Dans
le cas où s'il s'agit d'un individu qui monopolise la parole , il peut-être de bon tont de l'invité
à être bref en rappelant la règle du droit pour chacun à un temps de parole équitable.

- la position d'espérer

Face à une question, une idée qu'ils ne parviennent pas à trancher les participants
interpeler souvent l'animateur en lui disant 《 que feriez vous à notre place ?》 Dans se
cas il est important que l'animateur ne réponds pas à la question mais qu'il la renvoie à
l'ensemble du groupe . Il peut aussi réagir en demandant au groupe en quoi ça rep9nde
peut-être utile?
Cela lui permet de garder son rôle d'animateur et de n'est pas s'engage dans les
débats en tant qu'espérer.

- la question embarassente
lorsque un participants ou le groupe posé une question embarassente adressé à
l'animateur, il est conseillé que ce dernier la renvoie au groupe de manière à ce qu'elle soit
résolue ensemble .

.4ème Étape: la clôture de la réunion.

1-vérifier l'atteinte des objectifs fixés

Dans un premier lanimateur de la réunion s'assure de l'atteinte des objectifs réunion

fixés avant et communiqué lors de la phase d'ouverture de la réunion.
Même s'il doit être attentif à ces derniers pendant le déroulement de toute la réunion ,
moment de la clôture il le rappelle et le reprend un par uns en expliquant en quoi ils ont été
atteints ou non. Notons que de certains objectifs nécessitent la tenue de plusieurs réunions.

2-Réaliser une synthèse de la réunion

Il s'agit ensuite de réaliser et d'exposer la synthèse de la réunion . En D autres termes ,

l'animateur résumé ce qui s'est dit décider et passer pendant la réunion

3-Évaluer le déroulement de la réunion

Enfin , l'animateur procède à l'évaluation du déroulement de la réunion, doit en

interpellant les participants oralement, soit leur distribuant à questionnaire à remplir par
écrit. Quelque soit la manière de procéder, il est important que l'animateur garde une trace
écrite de cette évaluation pour, le cas échéant, aménager la façon d'organiser la prochaine
réunion.

5ème Étape : la formalisation du déroulement de la réunion

Il s'agit de produire un document écrit qui va permettre de garde une tracé des choses qui ce
sont dites ,passes et décidés lors de la réunion, il est important que ceux-ci soit fait dans le
plus bref délais après la tenue la réunion. C'est évidemment d'autant plus capitale lorsqu'il
est prévu ou décider que les échanges ses poursuivent lors d'une ou plusieurs autres
réunions. Ce document peut prendre de forme différente :
.un procès verbal ou un compte rendu

Il doit être envoyer à tous les participants.

1- le procès verbal de la réunion :

Ici le groupe nestbpas considère comme une entité mais comme une série des personnes
ayant pris part à la réunion de façon individuel . Cet outil assez lourd et volumineux s'utiliser
dans les réunions stratégiques pouvant comprendre les partenaires ayant des positions
opposés. Ex: les réunions d'un commuté d'entreprises.
En outre , il permet d'évaluer les interventions des personnes, leurs nombres et leurs
contenus. L'accent est donc mit sur les propos tenus par les participants .

2- compte rendu de la réunion :

Le loin le plus courant ce document reprend 0art écrit le travail du groupe (la synthèse mais
surtout les propositions faites ou les décisions prises et l'organisation de l'action ).
Le groupe doit s'y reconnaitre comme dans un miroir ! Il s'agit d'un outil pratique servent de
mémoire pour l'action .

En résumé la conduite des réunions obéit à 5 étapes et 3 grand moment :

@1- la préparation de la réunion

@2 -ouverture et communications du SIOM de la réunion
@3-Déroulement de la Réunion
@4-Clôture de la Réunion
@5-Formalisation du déroulement de la réunion
.......les moments
 @1-Avant
@2-Pendant
@3-Après

II- les différents types de la réunion:

Il existe plusieurs types des réunions qui seront présentés sous forme de deux
groupes :
Les réunions dites de grande taille et ceux dite petit taille

A- REUNION DES GRANDS TAILLES

Un échantillon nous serons présente:

1-Assemblée générale

Celle-ci est le rassemblement de l'ensemble des membres d'une organisation afin

qu'ils rendent compte les dirigeants ou les membres de son Conseil d'administration
épuisement éventuellement prendre les décisions. Au sein d'une entreprise, celle-ci réunit
les actionnaires et les décideurs d'une entreprise.

2- le saint symposiums :

C'est un congrès scientifique réunissant les spécialistes et traitants d'un sujet

scientifique. Selon l'antidote 《 est un congrès scientifique, colloque auquel participe un
petit nombre de spécialités et qui porte sur un thème précis 》.
Celui-ci semble être le terme le plus général et inclurait le congrès et le colloque. Il
semble également être un terme plus souvent associé aux événements dans un contexte
universitaire où des étudiants chercheurs et universitaires présente leurs travaux de
rechercher. Bien que celui-ci semble inclure le congrès par définition, il designerait les
événements le plus petit envergure.

3- le colloque

Est une conférence ou communication scientifique présente dans un cadre

académique.
Il s'agit d'une réunion, débat organisé où un petit nombre des spécialistes d'un domaine
exposent et confrentenet leurs idées . En réalité , le colloque désigné un rassemblement
annuel des membres de secteur académique ou d'une même entreprises ou d'une branche
d'activité professionnelle. Généralement les membres des participants est plus restreint
par rapport à un congrès. Le thème d'un colloque est également beaucoup plus précis
qu'un congrès. Il a pour objectif le plus souvent de trancher ou consillier diverses
opinions plutôt que de seulement présente les travaux de rechercher.

4-le congrès:

En principe c'est une réunion regroupant des centaines de personnes qui

deliberent sur les recherches des études communes ou d'intérêt commun de différents
domaines.
Il peut réunir les militants d'un parti politique d'un syndicat les scientifiques les chercheurs
etc. ..celui-ci est une assemblée de plusieurs personnes qui se réunissent pour
communiquer le résultat de leur études et échanger leurs idées sur les points de religion,
de science, de littérature, de politique etc..selon Antidote il désigne 《 une réunion d'un
nombre important des membres d'une association ou des spécialistes d'un domaine qui
échangent leurs idées et discuter d'affaires commune 》.
 Il semble également être un type de réunion plus solennel qu'un symposium.

B- les réunions de petits taille

1- réunion d'information:

Elles constituent le types des rencontres le plus répondus avec pour but de
transmettre un message plus ou moins détaillés à toutes les personnes concernées et en
théorie présente à la dite réunion . Elle circule ici de façon descendant dans ce sens que
lors des ces réunions l'animateur donne de manière relativement structure des
renseignements aux participants qui ont une posture passive . Ces derniers ils reçoivent
surtout des renseignements utiles, et le responsable ne désire pas recevoir des
commentaires. L'information peut porte sur la nomination de nouveau responsable
l'arrivé d'un nouveau salarié dans une entreprise la tenue d'une conférence le rappel de
consigne de sécurité le rachat par une autre entité la formation etc..

2-les réunions des échanges :

Ceux-ci ont pour objectif de mener collectivement un travail sur un sujet particulier de
manière à avancer plus rapidement et plus efficacement. Au cours de la réunion, les
participants échangent sur un ou des sujets particulier. Lors des débats le responsable
propose un ou des points des discussions et les échanges entre les participants sont
important et encourager. Chaque participant peut émettre un avis , posé des questions ,
propose des nouvelles pistes de travail. La posture de chacun des protagonistes est donc
participative . L'animateur quant à lui aura plutôt un rôle de facilitateur.

3-les réunions de résolution des problèmes :

Ceux-ci visent à débloquer une situation , résoudre un problème ,trouve une

solution à une difficulté rencontrer gérer un conflit. Les participants s'est réunissent dans
le cadre de dysfonctionnement, une problématique particulière un incident quelque mis au
jour et empêchant le bon déroulement duvprpjrt dans le but de faire évoluer positivement
la situation. Le responsable utilisé les techniques d'animations et se concentre sur un
problème à résoudre concernant strictement les membres présents.

4- les réunions de prises des décisions :

A l'instar des réunions de résolution des problèmes, le but de ces réunions est de
prendre une décision à fin de débloquer quelque soit le type de situation et faire repartir le
projet dans le bon sens en lui donnant une nouvelle orientation plus favorable. En
l'espèce l'enjeu est très clair et bien souvent stratégiques essentiels : il s'agit de prendre
une décision compte à une situation donnée. Les participants réfléchissent ensemble
ainsi qu'à la meilleure option possible.