La charte du fonctionnement des CQ selon la méthode PDCA

Dans le cadre du cours de management de la qualité, les étudiants de la 3 ème année de l’ENCG Tanger
(S6) sont regroupés par cercle qualité CQ (soit au total 40 CQ : équipes de travail). Chaque CQ a
élaboré une charte de fonctionnement de son cercle suite au chapitre 2 : les acteurs du Management
de la Qualité. Et comme la promotion 2019-2020 est formée de 6 groupes, les délégués de ces
groupes ont réalisé une réunion avec les coordinateurs des CQ pour synthétiser une charte de leur
groupe. Ensuite, le professeur de la matière a revu et a synthétisé une charte commune qui a été
validé avec les six délégués des six groupes de la promotion. Avec la crise de COVID-19 au Maroc
et ses retombées sociaux-économiques, notamment sur l’enseignement à distance, nous avons adapté
la dite charte à la nouvelle situation.

Les valeurs et objectifs communs des CQ

1/ L’engagement et la responsabilité : l’appartenance au CQ implique un fort engagement et une
responsabilité partagé et solidaire de ses membres, un respect des règles mentionnés dans la charte,
un engagement à réussir le travail à distance, et avoir l’esprit d’initiative.
2/ Le travail d’équipe et l’appartenance : les membres du CQ doivent faire le nécessaire pour
assurer un travail conforme et efficace notamment la réalisation des travaux et le projet d’application
« Management de la Qualité ». Ce ci devait s’effectuer dans un respect mutuel entre les membres du
cercle afin de renforcer la confiance entre les membres du dit CQ. Une communication efficace entre
les membres de CQ est la clé de la réussite : savoir écouter et se faire comprendre.
3/ Le Partage : Chaque membre du Cercle Qualité doit nécessairement remplir les conditions
suivantes :
˗ Partage de responsabilités entre les membres.
˗ Partage d’informations et des documents (notes de cours, exercices, études de cas, …) afin de
développer une confiance mutuelle entre les membres.
˗ Partage des valeurs, des objectifs et de synergie.
˗ Partage des outils de communication et de travail.

4/ L’honnêteté : Dans le cadre de sa mission, chaque membre de CQ est appelé à :

 Respecter une transparence totale.
 Déterminer objectivement sa contribution.
 Participer à des solutions aux problèmes et à résoudre les conflits avec honnêteté.
5/ Le respect : Les membres des CQ doivent faire preuve de convivialité envers les autres cercles
participants au projet d’application en :
 Respectant les idées partagées
 Respectant les indicateurs de performances : -nombre de réunions -nombre de fiches de
lectures -nombre d’absence en cours -nombre d’idées innovantes -nombre de concepts et
d’outils utilisés
 Intégrant les particularités et les différences de chacun.
Nous pouvons synthétiser la charte de fonctionnement de CQ autour du principe d’amélioration
continue de la roue de Deming PDCA (Plan, Do, Check, Act). Ceci donnera un modèle avec quatre
phases à suivre pour mettre en place un système de gestion du CQ de manière efficace.

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Plan : Préparer, planifier

Article Outils et information

documentée
˗ P1 : Préparation collective de la fiche de projet d’application
˗ Fiche de PA –MQ (F6)
MQ
˗ P1 : Etablir un plan d’action. (F06 et F12) ˗ F06 et F12
˗ P2 : Fixer des objectifs SMART et déterminer les moyens
˗
pour les réaliser.
˗ P3 : Répartir les principaux rôles, responsabilités et autorités
˗ Fiches de poste
de chacun des membres1.
˗ P4 : Désigner le coordinateur et le vice coordinateur du
˗ Par initiative ou vote
cercle
˗ P5 : Planifier et réaliser une réunion à distance d’une heure ˗ PV
par semaine. ˗ Prise de note en temps réel
˗ P6 : Maitriser et mettre en œuvre l’outil Diagramme de Gantt
(F12) pour établir un planning précis de travail et de réalisation ˗ F12
des tâches.
˗ P7 : Identifier les risques2 et proposer des actions/solutions3 ˗ 6.2 de ISO 9001
pour les maîtriser (on peut utiliser la méthode AMDEC).

Do : réaliser, faire, mettre en œuvre

Fonctionnement interne :
˗ D1 : Exécuter les activités et tâches planifiées ˗ Tableur (Microsoft Excel,
Google Sheets)
˗
˗ D2 : Respecter les délais de travail pour chaque tâche, et ˗ Checklist
notifier le coordinateur en cas de retard. ˗ Communication directe
4
˗ D3 : Tenir des réunions hebdomadaires à distance en
appliquant des outils comme ZOOM ou via les réseaux
sociaux. Ensuite, rédiger un procès-verbal (PV) après chaque ˗ ZOOM
réunion5 (F09). Les membres doivent tous être ponctuels et ˗ GOOGLE MEET
présents lors des réunions, toute absence ou retard doit être ˗ APPELS Téléphoniques
justifié. Partager les tâches entres les membres pendant chaque
réunion pour améliorer l’efficacité du travail au sein du cercle.
˗ D4 : Assurer la communication du haut vers le bas et du bas ˗ Réunions individuelles ou

1
Répartir les tâches de façon claire et concises tout en précisant les détails de chaque tâche et en prenant en considération
les points forts de chacun des membres de CQ, et les points qu'il veut développer.
2
Les risques potentiels :
˗ Risques techniques : attaque virus digital, PC ne marche plus, documents supprimés
˗ Risques managériaux : Non-respect du délai, Manque de documentation, Perte de temps
˗ Risques Humains : Manque de collaboration, taux d’absentéisme
˗ Risques réglementaires : Non-respect de la confidentialité des documents communiqués par l’entreprise
˗ Risque Environnemental : Contamination du coronavirus.
3
Actions face aux risques : Disposer de plusieurs copies pour chaque document ; Partager tous les travaux et documents
dans le groupe whatsApp ; Recherche sur internet des documents nécessaires ; Se fixer des échéances ; Collaboration
entre les membres du cercle sur les taches pour assurer la continuité ; Garder les documents confidentiels ; Etablir un
Plan B d’urgence en cas de changement de projet
4
Préparation de l’ordre du jour : chaque membre peut mettre une ou plusieurs propositions à l’ordre du jour.
5
Possibilité de garder la traçabilité des réunions par des photos.
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 vers le haut. entretiens d'évaluation :
˗ Boîte de réception ouverte
˗ D5 : Prendre les décisions par vote à la majorité en tenant ˗ Réunions
compte de l’implication de tous les membres présents. Assurer ˗ Vote
la complémentarité entre les membres et l’esprit d’équipe6. ˗ Analyse de vote et prise de
décision
˗ D5 : Prendre les bonnes initiatives et les idées innovantes et
˗
les mettre en application
˗ D6 : Utiliser les outils, concepts et démarche qualité ˗ Brainstorming
(Brainstorming, PDCA, TB, GANTT, …) ˗ Cycle PDCA
˗ Tableau de bord
˗ Carte de contrôle
˗ D7 : Utiliser des outils de technologie pour la communication, ˗ Les réseaux sociaux
le partage de l’information, et l’organisation des réunions et le ˗ Google sheets
travail à distance : ZOOM ; Google sheets, Google drive, ˗ Zoom
Google forums, Google Meet, WhatsApp, Facebook, … ˗ …..
˗ D8 : Chaque membre doit effectuer des recherches ˗ Moteur de recherche Google
approfondies sur le sujet du projet d’application, ainsi que ˗ Encadrant de l’Ese
s’auto-former dans les outils de travail à distance. ˗ Chat gpt
˗ sessions de partage des
connaissances
˗ D9 : Rédiger, valider, mettre en oeuvre et maîtriser les ˗ Cartographie des processus
informations documentées (Documents de travail, procédures, ˗ Processus
enregistrement,…). ˗ Procédures
Fonctionnement externe :
˗ D10 : Garder des relations professionnelles avec l’encadrant ˗ Communication régulière
professionnel ou l’entreprise d’accueil7 ˗ Suivi des réunions
˗ Respect des délais et des
engagements
˗ Remerciement et
reconnaissance

Check : Contrôler, évaluer, vérifier

˗ C1 : Choisir des indicateurs de performance et établir un ˗ Communiquer avec

Tableau de Bord (F05). l’encadrant
˗ Préciser les indicateurs utilisés
par l’Ese

6
Prendre en considération l'intérêt général du cercle et non pas seulement l'intérêt personnel et ce afin de développer
chez les membres une certaine intelligence collective.
7
Relation avec l’encadrant professionnel - La prise de contact avec l’encadrant professionnel
- Réaliser un pré-diagnostic de l’entreprise d’accueil
- Utiliser les moyens de communications les plus adaptés
- Réussir le maintien d’une bonne relation avec l’encadrant professionnel
- Cibler la recherche afin de trouver l’entreprise d’accueil convenable
- Recevoir le maximum d’informations qui concernent les différentes fonctions traitées de l’entreprise
- Utiliser les différents outils de communications afin de contacter l’entreprise
- La prise de contact avec l’encadrant professionnel sera faite par un appel téléphonique ou par email
- Fixer une date convenable pour contacter l’encadrant professionnel
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 ˗ Tableau de bord
˗ Analyse des indicateurs
˗ C2 : Le coordinateur du CQ contrôle la présence et la ˗ Fiche d’assiduité et de
participation des membres du cercle (F04). présence
˗ C3 : Réaliser un Reporting de l’état d’avancement chaque 15 ˗ Collecte de données
jours. pertinentes
˗ Réunions de suivi avec les
membres de l’équipe
˗ C4 : Contrôler la réalisation des tâches en comparant la durée ˗ GANTT
prévisionnelle des tâches de chaque membre avec la durée ˗ Identification des écarts
effective de réalisation. Identifier les écarts de réalisions à partir ˗ Analyse des écarts
du diagramme GANTT ˗ Mise à jour du plan
˗ C5 : Formaliser et valider les grilles d’évaluation du ˗ Tableurs (Microsoft Excel,
fonctionnement du CQ avec des critères. Google Sheets)
˗ Diagramme de GANTT
˗ C6 : Evaluer les écarts entre les objectifs atteints et les objectifs
˗
prévus
˗ C7 : Evaluer objectivement les membres selon des critères bien
˗
définis par le coordinateur du cercle.
˗ C8 : Respecter les règles des visio-conférences, à savoir :
l’arrivé à l’heure, la présence obligatoire, activer la camera, ˗
couper le micro…
˗ C9 : Mesurer et analyser les indicateurs de performance
˗
suivants8,9.
˗ C10 : Chaque membre doit faire de l’auto-évaluation. ˗
˗ C11 : Contrôler la cohésion de l’équipe ˗
˗ C12 : L’infraction des règles résulte automatiquement à la
sanction du membre en question. Pour assurer une atmosphère ˗
amiable, les conflits sont régit par le coordinateur du cercle.

Act : Ajuster, rectifier, agir et améliorer

˗ A1 : Rectifier, corriger et réagir face aux actions, ˗

objectifs et valeurs tracés au préalable.
˗ A2 : Anticiper la mise en œuvre des actions ˗
préventives.
˗ A3 : Proposer des initiatives positives visant à donner ˗
une valeur ajoutée au cercle et au projet et instaurer des
actions d’amélioration.
˗ A4 : Redéfinir le processus, objectifs, activités si ˗
nécessaire
˗ A5 : Stimuler la créativité des membres et la ˗
productivité des membres par la mise en place d’une
source de motivation.

8
Nombre d’absence, nombre de participation dans le cours, nombre de réunion, nombre d’idées innovantes et
d’améliorations proposées et mises en œuvre, nombre d’objectifs réalisés, nombre de taches réalisées et celles planifiées,
et le nombre des travaux réalisées à temps par rapport au nombre des travaux accordés.
9
Instaurer des sanctions, au cas de : plus de 2 absences non justifiées, que ce soit aux cours ou réunions.
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