REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA COLEGIO UNIVERSITARIO DE ADMINISTRACIN Y MERCADEO C.U.A.M.

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ANALISIS DE LA ESTRUCTURA DE COSTOS QUE MAXIMICE LA EFICIENCIA Y EFICACIA DE LOS PROCESOS OPERATIVOS EN LA EMPRESA OPERADORA LOGISTICA CARACAS, C.A. PARA EL PERIODO 2010

Autores: Cirley Lpez Elio Arellano Fernando Manuel Rosmel Nieves Wolfgang Ladrn Tutor: Lic. Lpez Camacaro

Caracas, Octubre 2011

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ANALISIS DE LA ESTRUCTURA DE COSTOS QUE MAXIMICE LA EFICIENCIA Y EFICACIA DE LOS PROCESOS OPERATIVOS EN LA EMPRESA OPERADORA LOGISTICA CARACAS, C.A. PARA EL PERIODO 2010 Trabajo de grado presentado como requisito parcial para optar al ttulo de Tcnico Superior Universitario Mencin Administracin

Autores: Cirley Lpez Elio Arellano Fernando Manuel Rosmel Nieves Wolfgang Ladrn Tutor: Lic. Lpez Camacaro

Caracas, Octubre 2011

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APROBACIN DEL TUTOR

En mi carcter de Tutor del Trabajo de Grado presentado por los ciudadanos, Cirley Lpez C.I. Elio Arellano C.I. Fernando Manuel C.I. Rosmel Nieves C.I. Wolfgang Ladrn C.I., para optar al Ttulo de Tcnico Superior Universitario en la Mencin, considero que dicho trabajo rene los requisitos y meritos suficientes para ser sometidos a la presentacin pblica y evaluacin por parte del jurado examinador que se designe.

En la ciudad de __________ a los ___________ del mes_________ de ________.

___________________________ Lic. Lpez Camacaro

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APROBACIN DEL JURADO

DEDICATORIA

AGRADECIMIENTOS

NDICE GENERAL

Aprobacin del Tutor ndice General Lista de Cuadros Lista de Tablas Lista de Grficos Resumen INTRODUCCIN 1 CAPTULO I EL PROBLEMA Planteamiento del problema Objetivos de la investigacin Objetivo General Objetivos Especficos Justificacin de la Investigacin MARCO TERICO REFERENCIAL Antecedentes de la investigacin Bases tericas Bases legales Sistema de Variables

iii iv v vi vii viii 1

II

III MARCO METODOLGICO Diseo de la Investigacin Tipo de la Investigacin Poblacin y Muestra Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos Tcnicas de Procesamiento y Anlisis de Datos Validez y Confiabilidad IV PRESENTACIN Y ANLISIS DE LOS RESULTADOS V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones Recomendaciones REFERENCIAS 58 ANEXOS BIBLIOGRFICAS

LISTA DE CUADROS
Cuadro 1 2 3 4 Identificacin y definicin de las Variables Operacionalizacin de las Variables Distribucin de la Poblacin Distribucin de la Muestra P.p

LISTA DE TABLAS

Tablas 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Estructura de los costos de produccin Estructura de costo Toma de decisiones Evaluacin del inventario Costos fijos y variables Costos por producto Gastos administrativos Gastos operativos Sistema de costo Sistema de costos histricos Sistema de costo por calidad Sistema de costo por objetivos

P.p

LISTA DE GRFICOS
Grfico 1 2 3 4 Estructura de los costos de produccin Estructura de costo Toma de decisiones Evaluacin del inventario P.p

5 6 7 8 9 10 11 12

Costos fijos y variables Costos por producto Gastos administrativos Gastos operativos Sistema de costo Sistema de costos histricos Sistema de costo por calidad Sistema de costo por objetivos

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA COLEGIO UNIVERSITARIO DE ADMINISTRACIN Y MERCADEO C.U.A.M. - EXTENSION CARACAS Mencin: Lnea de Investigacin:

ANALISIS DE LA ESTRUCTURA DE COSTOS QUE MAXIMICE LA EFICIENCIA Y EFICACIA DE LOS PROCESOS OPERATIVOS EN LA EMPRESA OPERADORA LOGISTICA CARACAS, C.A. PARA EL PERIODO 2010 Autores: Cirley Lpez

Elio Arellano Fernando Manuel Rosmel Nieves Wolfgang Ladrn Tutor: Lic. Lpez Camacaro Fecha: Octubre 2011 RESUMEN La presente investigacin analiza la Estructura de Costos que maximice la eficiencia y eficacia de los procesos operativos en la Empresa Operadora Logstica Caracas, C.A. Para el periodo 2010. Por consiguiente, se utilizaron como objetivos especficos: Describir la estructura de costo de la empresa Operadora Logstica Caracas C.A. Para el periodo 2010.Determinar el proceso de ajuste para el clculo de los costos de la empresa Operadora Logstica Caracas C.A. Para el periodo 2010.Establecer y/o implementar la estructura de costo ms adecuada para la empresa Operadora Logstica Caracas C.A. Para el periodo 2010. Para ello se utiliz un diseo de investigacin de campo tipo con un tipo de investigacin descriptiva con la finalidad de lograr los resultados deseados. Adems, La recoleccin de datos se obtuvo por medio de revisin bibliogrfica y diferentes fuentes y la aplicacin de un cuestionario. De las conclusiones obtenidas se determin que: Una vez que la empresa adopte el sistema de costos promedio, se podr observar que la estimacin de los costos se ver reflejada de manera exacta, permitiendo a la empresa calcular con eficiencia cuanto sale elaborar el producto. Finalmente se recomienda: Sustituir el sistema el actual sistema de costo por de costo promedio en virtud que el mismo permite dividir el costo total de las mercancas disponibles para la venta entre el nmero de unidades disponibles para la venta. Descriptores: Estructura de Costos, Clculos, Empresa Operadora Logstica Caracas. INTRODUCCIN Toda empresa tiene como objetivos el crecimiento, la supervivencia, y la obtencin de utilidades; para el alcance de stos los directivos deben realizar una distribucin adecuada de recursos (financieros y humanos) basados en buena medida en informacin de costos; de hecho son frecuentes los anlisis de costos realizados para la adopcin de decisiones (eliminar lneas de productos, hacer o comprar, procesar adicionalmente, sustitucin de materia prima, localizacin, aceptar o rechazar pedidos, diseo de productos y procesos), para la planeacin y el control. Antiguamente, los sistemas de costeo se limitaban a acumular datos para costear los productos elaborados, e incorporarlos en informes de la contabilidad financiera

(Balance General y Estado de Resultados); sin embargo el desarrollo de las industrias, dado los adelantos tecnolgicos introducidos por la globalizacin y la competitividad, han hecho que las operaciones fabriles y las lneas de productos se tornen ms complejas. En las empresas manufactureras grandes sumas de dinero son desembolsadas por concepto de mano de obra, electricidad, materias primas, combustibles y otros, para realizar actividades de producir, vender y administrar (Sinisterra, 1997), y se manejan diversos inventarios, (materias primas, suministros, repuestos, productos y otros), todo con el fin de fabricar productos destinados a la venta o la prestacin de algn servicio. Tambin se manejan miles de requisiciones, comprobantes, facturas y otros documentos que constatan las mltiples transacciones, siendo necesario mantener cierto orden para que la informacin resultante sea oportuna, verificable, objetiva, libre de prejuicios, relevante y econmicamente factible de lograr. Asimismo y partiendo de que la materia prima debe pasar de un proceso productivo a otro, hasta convertirse en producto terminado, el sistema de costo debe clasificar, registrar y agrupar las erogaciones, de tal forma que le permita a la direccin conocer el costo unitario de cada proceso, producto, actividad y cualquier objeto de costos, puesto que la cifra del costo total suministra poca utilidad, al variar de un perodo a otro el volumen de produccin, esto slo se puede alcanzar mediante el diseo de un sistema de costo adecuado. Por ello, los sistemas de costos son subsistemas de la contabilidad general, los cuales manipulan los detalles referentes al costo total de fabricacin. La manipulacin incluye, clasificacin, acumulacin, asignacin, y control de datos, para lo cual se requiere un conjunto de normas contables, tcnicas y procedimientos de acumulacin de datos tendentes a determinar el costo unitario del producto. Actualmente tambin se proponen a generar informacin para la mejora continua de las organizaciones, por tal motivo la presente investigacin busca analizar la Estructura de Costos que maximice la eficiencia y eficacia de los procesos operativos en la Empresa Operadora Logstica Caracas, C.A. Para el periodo 2010

Por tal motivo este estudio est estructurado de la siguiente manera: El Captulo I, Consta del Problema objeto de estudio, el objetivo general, los objetivos especficos, la justificacin. El Captulo II, Es el marco terico, donde se encuentran los antecedentes, las bases tericas y las bases legales respectivas y el sistema de Variables. El Captulo III, Es el Marco Metodolgico, que est conformado por el diseo y tipo de la investigacin, la poblacin y la muestra, las tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos, las tcnicas de procesamiento y anlisis de datos, la validacin y la confiabilidad. El Captulo IV en el cual se presentan los resultados que se hallaron al momento de realizar la investigacin. El Captulo V se encuentra las conclusiones y recomendaciones. Y Finalmente las Referencias Bibliogrficas que soportan la investigacin junto a los anexos.

CAPTULO I EL PROBLEMA PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Toda empresa tiene como objetivos el crecimiento, la supervivencia, y la obtencin de utilidades; para el alcance de stos los directivos deben realizar una distribucin adecuada de recursos ( materiales, financieros y humanos) basados en buena medida en informacin de costos; de hecho son frecuentes los anlisis de costos realizados para la toma de decisiones (eliminar lneas de productos, hacer o comprar, procesar adicionalmente, sustitucin de materia prima, localizacin, aceptar o rechazar pedidos, diseo de productos y procesos), para la planeacin y el control. Anteriormente, los sistemas de costeo se limitaban a acumular datos para saber el costo de los productos elaborados, e incorporarlos en informes de la contabilidad financiera (Balance General y Estado de Resultados); sin embargo el desarrollo de las industrias, dado los adelantos tecnolgicos introducidos por la globalizacin y la competitividad, han hecho que las operaciones fabriles y las lneas de productos se tornen ms complejas. Segn Sinisterra, (2004): En las empresas manufactureras grandes sumas de dinero son desembolsadas por concepto de mano de obra, electricidad, materias primas, combustibles y otros, para realizar actividades de producir, vender y administrar y se manejan diversos inventarios, (materias primas, suministros, repuestos, productos y otros), todo con el fin de fabricar productos destinados a la venta o la prestacin de algn servicio existiendo as mltiples transacciones, siendo necesario mantener cierto orden para que la informacin resultante sea oportuna, verificable, objetiva, libre de prejuicios, relevante y econmicamente factible de lograr. (p.57)

Es por ello, que partiendo de que la materia prima pasa de un proceso productivo a otro, hasta convertirse en producto terminado, el sistema de costo debe clasificar, registrar y agrupar las erogaciones, de tal forma que le permita a la direccin conocer el costo unitario de cada proceso, producto, actividad y cualquier objeto de costos, puesto que la cifra del costo total suministra poca utilidad, al variar de un perodo a otro el volumen de produccin. Es as que los sistemas de costo son subsistemas de la Contabilidad General los cuales manipulan los detalles referentes al costo total de fabricacin. La manipulacin incluye, clasificacin, acumulacin, asignacin, y control de datos, para lo cual se requiere un conjunto de normas contables, tcnicas y procedimientos de acumulacin de datos tendentes a determinar el costo unitario del producto. Por otra parte, dadas las caractersticas y ventajas de los sistemas de costo, es posible su implantacin en toda organizacin que ejecute actividad econmica generadora de bienes y servicios, adems, existen sistemas de costo los cuales han sido utilizados tradicionalmente como los sistemas por rdenes especficas y por procesos, sistemas histricos y predeterminados, sistemas variable y absorbente; stos pueden ser combinados, rediseados, complementados y/o adaptados a las necesidades y caractersticas especficas de cada organizacin. Por consiguiente, las empresas venezolanas no escapan de esta realidad, muchas de ellas no cuentan con sistema de costo como tal, sino que una o dos personas se encargan de realizar todo el proceso de costo y lo realizan de forma manual. Esto se ve reflejado en las empresas de manufacturas, industriales y de servicio de Venezuela donde las mismas no estn exentas de una mala planificacin de todas sus actividades, destacando entre otras cosas que los sistemas de costo no existen como tal, delegando esta importantsima funcin en un recurso humano que debe realizar grandes esfuerzos para establecer los costos de la empresa. En este sentido, una de estas empresa que no cuenta con un sistema de costo automatizado y planificado, es la empresa Operadora Logstica Caracas C.A, que tiene como fin la distribucin a nivel nacional de productos refrigerados, lcteos y derivados del mercado.

Actualmente, esta empresa realiza la estimacin de sus costos de manera manual y muy poca planificacin, dando como resultados que los mismos no se ajusten a la realidad y muchos menos a lo que requiere la empresa, razn por la cual se hace necesario analizar la Estructura de Costos que maximice la eficiencia y eficacia de los Procesos Operativos en la Empresa Operadora Logstica Caracas, C.A. para el periodo 2010 con el fin de que la misma posea una herramienta que maximice la determinacin de los costos. Esta situacin viene sucediendo desde el ao 2007, y se esta presentando especficamente en el rea operativa de la empresa, donde estn involucrados la pliza de los vehculos, los costos por producto, los gastos administrativos, los costos y los gastos operativos. La causa de la problemtica consiste en que no existe un sistema de costo adecuado a las necesidades de la empresa, trayendo como consecuencia los innumerables errores que se estn cometiendo a la hora de estimar los costos. Una de las posibles soluciones sera establecer o implementar un sistema de costo automatizado y actualizado a las nuevas tendencias globales, que le permitan a la empresa as como al recurso humano tener una herramienta eficiente y eficaz para mejorar los ndice de rentabilidad de la empresa y ofrecindole al personal los instrumentos idneos para realizar sus funciones de la mejor manera posible. Para ello, surgen las siguientes interrogantes que ayudaran al desarrollo de la presente investigacin: Cmo es la estructura de costo de la empresa Operadora Logstica Caracas C.A. Para el Periodo 2010? Cmo es el proceso de ajuste para el clculo de los costos de la empresa Operadora Logstica Caracas C.A. Para el Periodo 2010? Cul debe ser la estructura de costo ms adecuada para la empresa Operadora Logstica Caracas C.A. Para el Periodo 2010?

OBJETIVO DE LA INVESTIGACIN Objetivo General Analizar la Estructura de Costos que maximice la eficiencia y eficacia de los procesos operativos en la Empresa Operadora Logstica Caracas, C.A. Para el periodo 2010. Objetivos Especficos Describir la estructura de costo de la empresa Operadora Logstica Caracas C.A. Para el periodo 2010. Determinar el proceso de ajuste para el clculo de los costos de la empresa Operadora Logstica Caracas C.A. Para el periodo 2010. Establecer y/o implementar la estructura de costo ms adecuada para la empresa Operadora Logstica Caracas C.A. Para el periodo 2010. JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN En el actual desarrollo de las tcnicas y sistemas de costos se persiguen tres importantes objetivos, la medicin de los costos, la asignacin de costos por actividad y la reduccin los costos. En cuanto a la medicin de los costos, su objetivo es el control en la evolucin absoluta y relativa de los mismos. En lo relativo a la asignacin de los mismos a las actividades, procesos, productos y servicios, la meta es conocer la contribucin que cada actividad o producto aporta a las utilidades de la empresa. Pero en el actual estado de situacin en unas economas cada da ms competitivas a los empresarios no slo les interesa medir, controlar y asignar eficaz y eficientemente los costos, sino que pasa a tener una importancia fundamental la reduccin de los mismos.

Dado un determinado nivel de precios en el mercado, lograr la mayor utilidad implica fijar un costo como objetivo, para lo cual es necesario hacer uso de diversas herramientas, instrumentos y metodologas a los efectos de una mejor medicin, control, seguimiento, anlisis, planificacin, asignacin y reduccin de costos. En tal sentido la importancia de este estudio radica en evaluar como se encuentra la estructura de costo de la empresa Operadora Logstica Caracas C.A. Para el ao 2010, con la intencin de ver cuales son las fallas y posibles debilidades que estn presentando en la estimacin de los costos de la empresa. Por otro lado, al conocer el nivel de actividad de la empresa se podran apuntalar nuevas investigaciones que planteen el desarrollo de un eficiente sistema de costo que asegure la determinacin de los mismos de manera eficiente. La investigacin tambin se considera pertinente debido a que la temtica abordada corresponde a los aspectos tericos desarrollados por la Administracin Financiera y la Contabilidad de Costos, reas que a su vez se enmarcan dentro de la Lnea de Investigacin del Colegio Universitario de Administracin y Mercadeo. En tal sentido, la presente investigacin posee una relevancia econmica, principalmente porque la misma avala el efecto de una situacin econmicafinanciera como es la determinacin de los costos de una empresa y sus efectos en la productividad de la organizacin. As mismo, socialmente este estudio es importante porque va proporcionar una herramienta que ha de permitir resolver situaciones donde la determinacin de los costos no se realice de manera eficiente. Acadmicamente, es indudable que la investigacin coadyuvar a todos los estudiantes, as como a la institucin a entender de una manera clara y precisa, las distorsiones que puede generar cuando no existe una estructura de costo adaptada a las necesidades de la empresa y finalmente servir como aporte y contribucin al conocimiento de futuras generaciones del C.U.A.M.

CAPTULO II MARCO TERICO El marco terico o marco referencial, sustenta y fundamenta la investigacin, a travs del mismo, se presentan los elementos tericos que aportan al estudio todos los datos analizables, comparables y cuantificables de inters, tanto para los investigadores como para el desarrollo efectivo de la investigacin, el marco est constituido por referencias terico- conceptuales que permiten argumentar, analizar y en ltima instancia explicar, las variables presentes en la contextualizacin y delimitacin del problema objeto de investigacin, al respecto Balestrini (2006) manifiesta: ...el marco terico es el resultado de la seleccin de los aspectos ms relacionados del cuerpo terico epistemolgico que se asume, referidos al tema especfico elegido para su estudio. (p. 91). En tal sentido en este captulo se detallan tres investigaciones que guardan estrecha relacin en cuanto a su metodologa y su contenido, con el tema objeto de estudio, as como las bases tericas que respaldan el mismo. Antecedentes de la Investigacin Los antecedentes de la investigacin forma parte del marco terico y los mismos se basan en trabajos anteriormente relaciones con el presente estudio. En ese sentido Snchez (2006) seala que los antecedentes, son todos aquellos trabajos de investigacin que preceden al que se est realizando (p.52). Lo que quiere decir que son los trabajos realizados relacionados con el objeto de estudio presente en la investigacin que se est haciendo Raga, (2010) realiz una investigacin titulada: Analizar el sistema de costo de la empresa FYC Soluciones Integrales, C.A. Con el fin de optimizar el proceso de

estimacin de los costos. Para el ltimo trimestre del ao 2009. Para optar al ttulo de Licenciada en Administracin, otorgado por la Universidad Alejandro de Humboldt. Tuvo como objetivo general analizar el sistema de costo de la empresa FYC Soluciones Integrales, C.A. Con el fin de optimizar el proceso de estimacin de los costos. La investigacin adopt la modalidad de investigacin descriptiva con apoyo de campo. Se utiliz una poblacin de 6 personas y como muestra la totalidad de la poblacin. La tcnica que empleo para la recoleccin de la informacin fue la revisin bibliogrfica y la aplicacin de un cuestionario. Asimismo, la investigacin fue validada por un especialista en contenido y en metodologa. Entre las conclusiones destaca que: el sistema actual de costo que utiliza la empresa FYC Soluciones Integrales, C.A., no refleja la totalidad de los costos que involucran la elaboracin del producto, por tal razn, cuando se realiza los clculos correspondientes los mismos no estiman realidad el costo total en que incurre la empresa. La relacin existente entre el antecedente anterior y la presente investigacin es que ambas analizan los sistemas de costos de sus respectivas organizaciones con el fin de ver si existen fallas y as mejorar el proceso de determinacin de los costos que incurren la empresa. Ivnisky, (2008) realiz una investigacin titulada: Introduccin a la teora de costos Para optar al ttulo de Licenciada en Economa otorgado por la Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado. Tuvo como objetivo general analizar las de costos. La investigacin adopt la modalidad de investigacin del tipo descriptiva con un diseo documental. No se utiliz poblacin no criterios mustrales, la tcnica que empleo para la recoleccin de la informacin fue la revisin bibliogrfica y como instrumento fichas, Asimismo, la investigacin fue validada por un especialista en contenido y en metodologa. Entre las conclusiones se destaca: que las normas o estndares de costo pueden ser un instrumento importante para la evaluacin de la actuacin de la empresa en el mercado, adems, las variaciones de las normas conducen a la gerencia a implantar programas de reduccin de costos concentrando la atencin en las reas que estn

fuera de control ya que los costos estndar son tiles a la gerencia para el desarrollo de sus planes. El mismo proceso de establecer las normas requiere una planificacin cuidadosa en reas como la e de la organizacin, asignacin de responsabilidades y las polticas relacionadas con la evaluacin de la actuacin. La relacin de este antecedente con el presente estudio, esta en la problemtica y sus posibles soluciones. Maita, (2007) realiz una investigacin que lleva por ttulo: Optimizacin del Sistema de Contabilidad de Costos para el Mejoramiento de las Operaciones de la Empresa La Venezolana C.A., para optar al ttulo de Licenciada en Contabilidad otorgado por la Universidad Alejandro de Humboldt. Desarrollando como objetivo general analizar el sistema de costos para el mejoramiento de las operaciones de la empresa La Venezolana C.A., La investigacin adopt la modalidad de investigacin del tipo proyecto factible con un diseo de campo. Se utiliz como poblacin a la totalidad de la empresa La Venezolana C.A y como muestra se seleccion a la totalidad de la empresa, la tcnica que empleo para la recoleccin de la informacin fue la revisin bibliogrfica contenido y en metodologa. Entre las conclusiones se destaca: que el planteamiento de la optimizacin del sistema de contabilidad de costos de la empresa, la cual permitir la seguridad y el alcance esperado; proveer los modelos de informes a utilizar por el sistema para cumplir a cabalidad con la planificacin, control y toma de decisiones de la empresa y contribuir con la optimizacin de mejoras al sistema planteado restableciendo el conjunto de operaciones en cuanto a la cuantificacin, presentacin de informes y cierre contable guiados por los lineamientos establecidos. La relacin de este antecedente con el presente estudio, radica principalmente en establecer la manera de cmo se debe optimizar la contabilidad de costo, utilizando para ello las herramientas necesarias previo anlisis de las necesidades y recursos que posea la empresa. y como instrumento fichas, y la aplicacin de un cuestionario. Asimismo, la investigacin fue validada por un especialista en manejar primeramente toda la teora relacionada con los costos para poder as develar cual es

Resea Histrica de la empresa Operadora Logstica Caracas Operadora Logstica Caracas es una empresa competitiva, con altos niveles de calidad en la oferta de sus productos y servicios, que inici sus actividades en Venezuela el 27 de Diciembre del ao 1999. Conforma un Grupo de comercializacin profesional que suma ms de 150 Rutas y sobre 3.000 clientes en la Capital de Venezuela, con una facturacin anual cercana a los US$42 Millones. Ms de 130 empleados respaldan las gestiones de Mercadeo y Ventas, Operaciones y Finanzas en dos centros de distribucin: Los Cortijos El Llanito. Ofrecemos: Un suministro confiable. Amplia gama de Productos, de clase mundial. Negociaciones serias. Supervisin de Ventas regular y profesional. Apoyo Promocional. y brindamos: Cumplimiento ante todo. Apoyo aguas abajo. Mejoramiento continuo. Material POP. Plataforma tecnolgica. Misin "Deleitar al Cliente" Visin "Liderazgo en el mercado"

Organigrama de la empresa Operadora Logstica Caracas

Fuente: Operadora Logstica Caracas (2011)

BASES TERICAS Las bases tericas constituyen el cuerpo conceptual de la investigacin, lo que va a permitir tener un enfoque en donde se desenvuelve el estudio. Sin una buena base terica todo instrumento diseado o seleccionado, o tcnica empleada en el estudio, carecer de validez. Es ese sentido, Ander Egg (2005) dice que las bases tericas constituyen el corazn del trabajo de investigacin, pues es sobre este que se construye todo el trabajo (p.54). La Organizacin Organizar una empresa es dotarla de todos los elementos necesarios para su funcionamiento: materia prima, herramienta, capital, personal entre otros. De este conjunto de elementos pueden hacerse dos grandes divisiones: el organismo material y el organismo social. La organizacin es un proceso encaminado a obtener un fin que debe ser previamente definido por medio de la plantacin. Es un producto humano y como tal nunca ser perfecta pero si factible, es decir, susceptible de perfeccionarse. Sistemas de Costo El sistema de costo es un conjunto de mtodos, normas y procedimientos que rigen la planificacin, determinacin y anlisis del costo, as como el proceso del registro de los gastos de una o varias actividades productivas o de servicio en una empresa, de forma interrelacionada con los subsistemas que garantizan el control de los recursos materiales, laborales y financieros. Este sistema debe garantizar los requerimientos informativos para una correcta direccin de la empresa, as como para los niveles intermedios y superiores de direccin. Clasificacin de los costos Los costos, en cuanto a la poca en que obtienen, se dividen en:

Costos histricos: son aquellos que se obtienen despus de que el producto ha sido elaborado, es decir, son costos que se han incurrido y cuya cuanta es conocida. Costos predeterminados: son los que se calculan antes de realizar la produccin sobre la base de condiciones futuras especificadas y las mismas se refieren a la cantidad de artculos que se han de producir, los precios a que la gerencia espera pagar los materiales, el trabajo, los gastos y las cantidades que se habrn de usar en la produccin de los artculos. Existen dos tipos de costos predeterminados y la diferencia ms notable entre ellos es la manera de calcularlos: a) Costos estimados: es la cantidad, que segn la empresa, costar realmente un producto o la operacin de un proceso durante un perodo de tiempo. Este se calcula a base de la mejor informacin disponible; se caracteriza por una predeterminacin un tanto general y poca profunda, sobre los costos ms recientes. b) Costos estndares: son los costos predeterminados de fabricar una sola unidad o un perodo de tiempo, sobre la base de ciertas condiciones supuestas de eficiencias econmicas y otras. Requiere estndares cientficos completos, anlisis sistemticos de produccin, o sea, estudios hechos por ingenieros sobre la actual capacidad productiva sobre la que se espera en el futuro. Caracterstica de los costos Los costos deben de reunir 4 caractersticas fundamentales: Veracidad: los costos han de ser objetivos y confiables y con una tcnica correcta de determinacin. Comparabilidad: los costos aislados son pocos comparables y slo se utilizan en evaluacin de inventarios y para fijar los precios. Para tener seguridad de que los costos son estndar comparamos el costo anterior con el costo nuevo. Utilidad: el sistema de costo ha de planearse de forma que sin faltar a los principios contables, rinde beneficios a la direccin y a la supervisin, antes que a los responsables de los departamentos administrativos.

Claridad: el contador de costos debe tener presente que no slo trabaje para s, sino que lo hace tambin para otros funcionarios que no tienen un amplio conocimiento de costos. Por esto tienen que esforzarse por presentar cifras de forma clara y compresiva. Contabilidad de los Costos Una fase amplificada de la contabilidad general o financiera de una entidad industrial o mercantil, que proporciona rapidez a la gerencia los datos relativos a los Costos de producir o vender artculo o de suministrar un servicio en particular Tambin, la contabilidad de costos es la parte de la ciencia contable dedicada al estudio racional de los gastos efectuados para obtener un bien de venta o de consumo, ya sea producto o servicio. Desde el punto de vista histrico, la contabilidad de costo ha tenido un desarrollo paralelo al progreso industrial tan pronto como surgieron las actividades fabriles se hizo necesario utilizar procedimientos y registros contables, las cuales fueron intensificndose cada vez ms y por consiguiente se determinaba por s misma lo que en realidad se incurri para producir cada unidad de producto terminado, con el fin de utilizar estos costos en la evaluacin de inventarios y en la determinacin de los beneficios peridico. Como consecuencia la modernizacin cada vez mayor de equipos e instalaciones industriales. El empleo de datos de costos con fines distintos al de su determinacin fue otro avance importante en el desarrollo de la contabilidad de costos, debe ser consideraba como la compaera clave de la gerencia en las actividades de planificacin y control, ya que le suministra las herramientas necesarias para planear, controlar y evaluar las operaciones. Dichos procedimientos y registros permitieron que los registros contables reflejan constantes y progresivamente las cantidades relacionadas con unidades, costos de ventas e inventarios fsicos. Se puede decir que la contabilidad de los costos comprende: la determinacin, acumulacin, registro, anlisis, informacin e interpretacin de los costos de produccin, distribucin y administracin.

Los elementos bsicos del costo son aquellos mediante los cuales se obtiene una produccin especfica y tenindolos como base, pueden determinar los costos unitarios de produccin o de distribucin en nuestro caso estudiaremos con mayor nfasis los de produccin. Un sistema de costos diseado y planeado adecuadamente proporciona informacin que es utilizada por diferentes funcionarios con el fin de controlar las ventas, la administracin y de controlar la produccin. Adems un sistema de costos adecuado proporciona medios concretos para medir y por consiguiente comparar los resultados de los diferentes mtodos de produccin aplicada. El Balance General, el Estado de Resultados y el Estado de Costos de Produccin indican los resultados de las operaciones y la posicin financiera de las empresas e influyen en las polticas de control que adopten. El estado de costo: es la integracin de materias primas, mano de obra y carga fabril es un perodo corriente, con un balance de inventario inicial y final que permite computar el costo de los artculos manufacturados vendidos en el perodo. El estado de costo de produccin esta constituido por informaciones resultantes de combinar hechos, registrarlos, que luego se relacionan con el proceso a elaborar los productos, adems de tomar ciertas medidas de decisiones que nos lleven a mejorar los productos y a lograr las medidas planteadas. Elementos de costos 1) Mano de obra: mano de obra aplicada directamente a un producto, el costo de dicha mano de obra. 2) Materiales: materiales adquiridos para emplearlos como ingredientes o partes componentes de un producto terminado. 3) Carga fabril: los informes de costos dan una informacin concreta de una actividad de produccin en particular y su anlisis proporciona datos especficos y ayudan a detectar las deficiencias. Como los informes de costos son constantes, se podra ir evaluando las decisiones tomadas e ir eliminndose las posibles fallas Ocurrida hasta llegar a un punto mximo de control y eficiencia

La contabilidad de costos en una herramienta clave para la gerencia poder alcanzar sus metas; por lo que el tema seleccionado forma parte de la misma, por lo cual nos hemos inclinado para adquirir un mayor conocimiento sobre el rea de la contabilidad de costos que es esencial para el buen manejo de las organizaciones fabriles. La contabilidad de costos proporciona los datos necesarios para el control de la empresa fabril y adems ayuda de manera directa en la elaboracin de los presupuestos, que a su vez son indispensables para ejercer el control interno de la misma. Los informes de costos no satisfacen las necesidades de la empresa por s mismos, sino que su presentacin y su anlisis deben ajustarse a las necesidades a quienes vayan dirigidos, su nivel jerrquico y la funcin que desempea dentro de la empresa. Los informes representan las herramientas necesarias en la toma de decisiones para corregir anomalas. Tipos de sistemas de costos Para la determinacin de un sistema de costos en cualquier empresa especfica, es necesario tomar en cuenta varios factores, entre estos estn: El tipo de mercado que abastece y su posicin dentro de l. La naturaleza de sus procesos fabriles. El grado de complejidad en las etapas de elaboracin. El surtido de artculo que se fabrica. Las modalidades de produccin en cuanto a si se trabaja sobre la base de pedidos especiales se almacenan inventarios para las ventas. Tipos de sistemas de costos 1) Sistemas de costos por rdenes especficas: en este sistema se necesita una orden numerada de los productos que se van a producir y se van acumulando la mano de obra directa, los gastos indirectos correspondientes y los materiales usados. Este sistema es aplicado en las industrias que producen unidades perfectas identificadas

durante su perodo de transformacin, siendo as ms fcil determinar algunos elementos del costo primo que corresponden a cada unidad y a cada orden. Ventajas: Da a conocer con todo el detalle el costo de produccin de cada artculo. Pueden hacerse estimaciones futuras con base a los costos anteriores. Pueden saberse que rdenes han dejado utilidad y cuales prdidas. Se conoce la produccin en proceso, sin necesidad de estimarla.

Entre las desventajas tenemos: Su costo de operacin es muy alto, debido a que se requiere una gran labor para obtener todos los datos en forma detallada. Se requiere mayor tiempo para obtener los costos. Existen serias dificultades en cuanto al costo de entregas parciales de productos terminados, ya que el costo total no se obtiene hasta la terminacin de la orden. 2) Sistema de costos por procesos: este sistema se utiliza en las empresas cuya produccin es continua y en grandes masas, existiendo uno varios procesos para la transformacin de la materia. Este tipo de sistemas se diferencia con el de orden especfica, en que este no se identifica los elementos del material directo y la mano de obra directa, hasta que no est terminada la produccin completa. 3) Sistema de costos por departamento: es muy parecido al sistemas de costos por procesos, pero con la diferencia que este sistema depende de los departamentos por lo cuales ha tenido que pasar el producto. 4) Sistema de costos absorbentes: Este sistema trata de incluir dentro del costo del producto todos los costos de la funcin productiva, independientemente de su

comportamiento fijo o variable. El argumento en que se basa dicha inclusin es que, para llevar a cabo la produccin, se requiere de ambos. El uso de este sistema implica aplicar la totalidad de las cargas fabriles mensuales a la produccin realizada en ese lapso. Ello da lugar a la paradoja de tener costos elevados en perodos de bajo volumen y costos reducidos en meses de alta produccin. Para valuar los inventarios, considera tanto los costos variables como los fijos. Bajo este sistema, la utilidad es afectada por la produccin, as como por las ventas. 5) Sistema de costos histricos: son los que acumulan costos de produccin reales, es decir, costos pasados o incurridos; lo cual puede realizarse en cada una las rdenes de trabajo o en cada una de las fases del proceso productivo. 6) Sistema de costo variables: son los que acumulan costos de produccin reales, es decir, costos pasados o incurridos; lo cual puede realizarse en cada una las rdenes de trabajo o en cada una de las fases del proceso productivo. 7) Sistema de costos por calidad: son los que cuantifican financieramente los costos de calidad de la organizacin agrupados en costos de cumplimiento y de no cumplimiento, para facilitar a la gerencia la seleccin de niveles de calidad que minimicen los costos de la misma. 8) Sistema de costos por objetivos: es una tcnica que parte de un precio meta y de un nivel de utilidad planeada, que determinan los costos en que debe incurrir la empresa por ofrecer dicho producto, costo meta Utilidad deseada). la demanda Importancia de los costos en la toma de decisiones (Costo meta = Precio meta De esta manera se intenta ofrecer un producto de calidad

-satisfaccin de las necesidades del cliente- y adems ofrecer un precio que le asegure

Los costos constituyen un ente muy importante, ya que son una herramienta de la gerencia en las grandes, medianas y pequeas empresas, en cuanto se refiere a la toma de decisiones. Los costos son empleados en las tomas de decisiones para: 1) Determinar los precios de los productos, lo cual constituye un proceso muy complicado, puesto que involucra consideracin, como son la naturaleza. Generalmente el gerente de la empresa de venta emplea los costos del producto para determinar en que artculo obtiene mayor ganancia bruta o en cules se pierde. Adems, los costos le facilitan al gerente de ventas poder presentar presupuesto a los clientes en base al costo estimado del trabajo. Tambin existen ciertos factores ajenos al costo en la toma de decisiones, tales como la necesidad del producto, las condiciones econmicas, la situacin financiera de la empresa y los costos de produccin o venta de un artculo, debiendo estos ser seleccionados con miras a resolver un problema especfico que se est considerando. 2) Permitir a la gerencia medir la ejecucin del trabajo, es decir, comparar el costo real de fabricacin de un producto, de un servicio o de una funcin con un costo previamente determinado, este ltimo puede obtenerse realmente en fecha reciente o puede ser un clculo de que el costo debe representar cuando el trabajo se ejecuta bien. 3) Evaluar y controlar el inventario; la valorizacin del inventario tiende a ser ms complicada en las empresas manufactureras, puesto que estas, generalmente, requieren de tres tipos de inventarios: materiales o sustancias, de los cuales se fabrica el artculo, el trabajo en proceso, o sea, el producto en distintas etapas de terminacin. A la fecha en que se toma el inventario y el de artculos terminados listos para su venta. La valorizacin del artculo terminado comprende la combinacin de los materiales, mano de obra y gastos de fabricacin, en proporciones adecuadas para cada producto que forma el inventario; el trabajo en proceso sigue los mismos principios usados para los artculos de terminacin. 4) El control de inventario se refiere a mantener en existencia las cantidades adecuadas de los distintos productos en las proporciones necesarias para la venta, pues, si las cantidades resultan demasiado reducidas, pueden perderse ventas o

interrumpirse la produccin; si por el contrario, el inventario es muy elevado, resulta que tendremos capital de trabajo inmovilizado surgiendo la necesidad de gastarlos de una u otra forma. 5) La inversin del capital y de seleccin de posibles inversiones, lo cual implica conocer las alternativas de produccin, pronstico de mercado y determinar los precios de los productos para la toma de decisiones y financiamiento. La Simplificacin del Trabajo Es la bsqueda constante de los mejores mtodos de trabajo que faciliten la ejecucin del mismo, es una necesidad inevitable en cuanto a que representa su adaptacin al rendimiento de las labores a desempear con menor fatiga y con una reduccin del tiempo de trabajo. Objetivos de la simplificacin del trabajo Disminuir el trabajo manual Combinar las diversas operaciones o sus elementos. Combinar el orden de las operaciones. Simplificar las operaciones necesarias. El proceso de costos Los sistemas y procedimientos de costos proporciona las bases de las normas de trabajo, de lo que cada rea funcional e integrantes de la misma, deben hacer y cmo hacerlo, Constituye uno de los medios de control gerencial ms completo. El control gerencial se logra a travs de la interpretacin de la informacin, adecuada y oportuna, resultante de los sistemas y procedimientos empleados para crearla. Este control se ejerce en el momento que los sistemas y procedimientos apoyan al ejecutivo y por su conducto a sus subordinados con el propsito de lograr la mxima eficiencia con el menor esfuerzo y a un costo justificable. Mientras ms

creativos y analticos sean los sistemas y procedimientos mejor ser la fluidez operacional. Los sistemas y procedimientos de costos, persiguen como objetivo el asesorar a la direccin superior, desarrollando: Programas que indiquen directrices para coordinar las actividades a realizar. Evaluar planes de accin relativa a la ejecucin del trabajo. Control del flujo de formas y reportes, vigilando que sean los esenciales, as como eficaces, oportunos y completos Promover la constante bsqueda de nuevos mtodos de informacin Apoyar la obtencin de mtodos eficientes para simplificar el trabajo Realizar estudios especializados, cuando as lo requiera el volumen y lo complejo de las operaciones. Los sistemas y procedimientos en su desarrollo sealarn todo acuerdo administrativo en lo referente a estructuras organizacionales, plticas, procedimientos, mtodos, programas y planes. Su misin se ve, reflejada en actividades tales como: Establecimiento de lineamientos que determinen el flujo de las operaciones administrativas. Creacin de formas y canales de informacin El control de su flujo y operacin Johnson, Kast y Rosenweig (2004) opinan que: Los sistemas y procedimientos de costos han sido sealados como una actividad de circuito amplio. Sin embargo, implcitamente parece limitado al trabajo de oficina, al flujo de papeleo y diseo de formas. Desde el advenimiento del equipo electromecnico, la actividad de sistemas y procedimientos han incluido el diseo y la programacin de sistemas de procesamiento de datos. Desafortunadamente el PED ha sido sobre enfatizado en los aos recientes ya que se ha hecho hincapi slo a los conceptos ms amplios del diseo de sistemas. Los aspectos especficos de programacin, diseo de formas y

rutina de papeleo como parte del sistema de informacin y decisin deben ser encajados dentro del diseo total de sistemas. (p.90) El Anlisis de Sistemas de Costos Est enfocado a la creacin de sistemas as como al anlisis de los existentes. En la actualidad parte de la forma adquirida por la aplicacin del anlisis de sistemas o ingeniera de sistemas o problemas administrativos y ejecutivos se debe a la tendencia actual de la administracin hacia la sistematizacin, racionalizacin y automatizacin de procedimientos y flujos de informacin, cabe aqu establecer los siguientes conceptos: Procedimiento: es el conjunto de actividades interrelacionadas que satisfacen una cierta funcin (o varias funciones). Sistematizacin del procedimiento: es el establecimiento de un conjunto de mtodos o reglas lgicas para realizar ciertas actividades. Racionalizacin: es la organizacin sistemtica del trabajo para obtener un mejor rendimiento. (por ejemplo, racionalizacin administrativa, financiera industrial). Automatizacin: implica el uso de maquinas para efectuar las actividades. Los sistemas de costos gerenciales Santana, M (2002) considera que los sistemas de costos gerenciales surgen aun cuando el hombre no tena conocimientos de que los estaban utilizando para su comunicacin y para el aprendizaje (p.98). Mientras recolectaba objetos sin conocer exactamente su fin, dibujaba en paredes animales, smbolos o adquira conocimiento de los diferentes animales. Con el cursar de la vida el hombre ha acumulado una serie inmensa de datos los cuales necesita relacionar, y poner al alcance de tcnicos, ingenieros y dems especialistas que lo utilizan como fuentes de informacin para bases de clculos estadsticas, o como punto de partida para diferentes anlisis y proyectos.

Varios aos atrs el hombre tenia estos datos en tarjetas estadsticas y papeles a la deriva en el tiempo con la posibilidad de deterioro, o en diferentes medios de almacenamiento no confiable y de muy bajo nivel de gestin, puesto que realizar cualquier condensacin de estos datos requera de mucho tiempo, los vnculos entre datos eran difciles de actualizar, y en ocasiones la informacin ya no exista porque se encontraba deteriorada, Ya en la segunda mitad del siglo XX el hombre comienza ha desarrollar una herramienta con fines matemticos para realizar sus operaciones a mayor velocidad la cual va ms all de las expectativas y se convierte en la mayor recolectora y procesadora de informacin conocida como Computacin, a partir de este momento los sistemas informativos que se resuman a Dato Procesamiento Informacin pasan a tomar un carcter mayor, formndose as un conjunto ms amplio de elementos. Los sistemas de costos gerenciales cumplen con los aspectos mencionados en los diferentes conceptos de sistema y se puede definir como una organizacin compleja que relaciona todo el conjunto de mtodos, de datos, de medios e instrumentos necesarios para satisfacer las necesidades de la direccin de un objeto determinado Lucey (2000) quin lo presenta como un sistema para convertir datos procedentes del exterior o del interior del mismo en informacin y para comunicar esta en forma apropiada a los directivos de todos los niveles y de todas las funciones para facilitar la toma de decisiones efectivas y oportunas para la planeacin, direccin y control de las actividades de las cuales ellos son responsables (p.53) En las organizaciones conviven diferentes subsistemas para las distintas funciones (contabilidad, medios bsicos, inventarios, personal, etc.), pero para la administracin se necesita una mayor disponibilidad de la informacin, por eso se debe crear un Banco de Datos Central o Base de Datos Centralizada. El Banco de Datos Central recoge las informaciones de las distintas reas, y del entorno, agrupando la informacin para que pueda estar a disposicin de toda la organizacin.

El Sistema de costos gerenciales se empareja con las tecnologas de la informacin (TI) por ser un sistema dinmico. Las tecnologas de la informacin (TI) nos sirven para construir los Sistema de Informacin (SI) y son la herramienta bsica para disear los SI. El Sistema de Costo Gerencial (SCG) es un proceso de planificacin diseo y anlisis y control de los costos, que afecta a todo el ncleo de la actividad empresarial y es el encargado de coordinar los flujos y registros de la informacin tanto internas, como la proveniente del entorno, que son necesarias para realizar las operaciones bsicas y toma de decisiones para conseguir los objetivos de la empresa. Este proceso se realiza de forma conjunta con el proceso de actividades propias de la empresa y sirve de apoyo a las decisiones de planificacin, diseo, ejecucin, y control que realiza. Para realizar la recoleccin de los datos debemos hacerlo de forma estructurada, as como normalizar la informacin que entra y sale, por ello deben participar todos los rganos implicados de la empresa, para que pueda ser entendida la informacin que llegue al SI o la que parta de l, por todos los integrantes de la organizacin a los cuales va dirigida, y les pueda servir a realizar las operaciones cotidianas, tomar decisiones o como mtodo de control. Adems afecta a las funciones y estrategias del negocio, pues es un elemento de la empresa que ayuda a conseguir los objetivos, y que puede ser utilizado como ventaja competitiva frente a nuestros rivales. En las definiciones anteriores de SCG se manejan gran cantidad de elementos de los cuales se infiere la complejidad de las interrelaciones entre ellos. En muchos casos esta complejidad es acentuada por elevados volmenes de informacin que deben ser manejados. Esta dificultad ha trado consigo la necesidad de aprovechar los adelantos informticos y tecnolgicos para automatizar el funcionamiento de los Sistemas de Informacin y de esta manera disminuir su complejidad para los usuarios de dichos sistemas. El sistema informativo esta comprendido por una serie de elementos entre los cuales se tiene:

Documentos: Manuales, los impresos, u otra informacin descriptiva que explica el uso y/o la operacin del sistema. Conjunto de datos originales que conforman el conjunto de datos. Procedimiento: Conjunto de pasos que define el uso especifico de cada elemento del sistema o el contexto. Bases de Datos: Es la coleccin de datos relacionados entre si la cual es accedida por el software y es el resultado de relacionar la informacin. Personas: Individuos que son usuarios u operadores del sistema. Hardware: Es el conjunto de dispositivos electrnicos que proporciona la capacidad de computacin y los dispositivos electromecnicos encargados de extraer o suministrar la informacin en/de los soportes magnticos. Software: Es el conjunto de programas de computacin encargados de suministrar la informacin deseada al cliente, con la coordinacin y relacin requerida. Funciones del sistema de costos gerenciales El SCG lleva acabo una serie de funciones que se pueden agrupar en cuatro grandes grupos: Funciones de captacin y recoleccin de datos. Almacenamiento de la informacin Tratamiento de la informacin Distribucin de la Informacin

1.- Captacin y Recoleccin de Datos Recoge la informacin externa (o del entorno) e interna, enviando dicha informacin a travs del a los rganos del Sistema de Informacin, que es encargados de reagruparla, para evitar duplicidades e informacin intil o ruido, la captacin de informacin depende del tipo de empresa o del destino que se espera de la informacin, pero la empresa puede crear un servicio de vigilancia del entorno, este proceso de captacin y recoleccin de datos debe realizarse de forma continuada, en

las reas o partes del entorno y/o empresa sujetas a ms cambios, sin dejar de vigilar las reas ms estables, aunque de forma puntual. 2.-Almacenamiento Una vez filtrada la informacin relevante, sta se almacenar, puede ser en un lugar nico (archivo central, sistema informtico), accesible a todos los usuarios, o bien en los distintos departamentos, pero igualmente accesible a cualquier usuario que la necesite, y el sistema utilizado depender de las variables, tamao, dispersin geogrfica o especificidad de la informacin, quien determine el sistema a adoptar. Tambin se puede realizar un sistema mixto, donde se centralicen la informacin que afecte de forma global a la empresa, y las especficas en cada departamento. El acceso a la recuperacin de la informacin por parte de los usuarios, puede realizarse a travs de cdigos o claves que eviten a los miembros que no necesitan la informacin puedan acceder a ella. 3.- Tratamiento de la Informacin Es la funcin clave del Sistema de Informacin tiene por objeto transformar los datos de la informacin almacenada en informacin significativa, para ofrecrsela a quien la necesite, en la medida y formato que el usuario requiera. Generalmente en esta funcin, se utilizan medios informticos por su capacidad de almacenar y velocidad en el tratamiento, as como la reduccin de costos que representan, esto ha hecho que se generalice su uso. Distribucin y Diseminacin Es muy importante para la empresa que cada usuario posea la informacin requerida en el momento preciso y de una forma normalizada para su correcta interpretacin, adems existe la necesidad de que alguna informacin acerca de la empresa y su entorno sean conocidas por diferentes miembros de la organizacin, para hacer frente con rapidez de forma conjunta a las situaciones que se presenten, y

en las que se hace necesaria la resolucin de problemas y adopcin de decisiones de forma coordinada o cuando afecte a varias reas de la empresa. Control e informacin. La informacin como base del sistema de control Es de gran importancia para los sistemas de informacin el conocimiento de la diferencia entre informacin y dato. Bishop (2003) plantea que: Informacin es un trmino general que abarca hechos y representaciones que pueden no estar relacionados. La palabra se usa en su sentido generalmente aceptado. La informacin puede ser vital o trivial, verdadera o falsa (p.26) En cuanto a dato, es ms precisa la definicin, los datos son informacin en forma codificada, aceptable para ser introducida y procesada por cualquier ordenador. En otras palabras son representaciones de la informacin. Pueden usarse como objetos individuales pero con mucha ms frecuencia se encuentran en grandes conjuntos dotados de una estructura, los datos son significativos en si y en relacin con la estructura a la que pertenecen. Es importante destacar que los datos por si solo carecen de significado, solo adquieren este cuando son interpretados convirtindose as en informacin til. George, R (2000) define que dato es la coleccin desorganizada de hechos que no han sido procesados en informaciones (p.89). El hecho puro crudo cuyas condiciones pudieran ser desentraadas. Estos hechos pueden describir personas lugares, cosas, procesos o eventos. El dato es la personificacin material de la informacin, constituye su base, por dato se entiende el resultado de las observaciones representadas en un lenguaje determinado y que es independiente de la idea o efecto que pueda producir en l, utilizarlo. El dato es la imagen sobre algn soporte material de un fenmeno o proceso en la actualidad se presentan como indicadores, tablas textos, etc., los cuales de por s no pueden estar relacionados con la solucin de una tarea determinada con un usuario en particular.

Lo que constituye datos para unos puede ser informacin para otros y viceversa; todo est en dependencia del usuario y de las caractersticas del trabajo que se quiera realizar, es decir, la informacin que necesitan los directivos vara con la naturaleza del trabajo que efectan, segn el nivel de actividad y de acuerdo a las metas que buscan. Al establecerse la delimitacin entre dato e informacin, as como la definicin de las informaciones a utilizar a todos los niveles de direccin se dan grandes pasos de avance en el establecimiento de los sistemas de informacin y son precisamente estos sistemas los que proporcionan la informacin que le permitir al control fijar niveles de desempeo con objetivos de planeacin, comparar el desempeo real con esos niveles determinados de antemano, determinar si hay desviaciones, medir su importancia y tomar las medidas tendientes a garantizar que todos los recursos de la empresa se utilicen en la forma ms eficaz y eficiente posible. INFORMACION: Es el conocimiento adquirido por causa del procesamiento de datos. En contradiccin a esta diferencia se puede afirmar que en cadenas de servicios, lo que es dato para un cliente es informacin para el proveedor-procesador. Asimismo, los datos tienen las siguientes caractersticas: exactitud, totalidad, pertinencia, oportunidad y auditabilidad. Planteando que al derivarse la informacin del dato estas cinco caractersticas pueden ser aplicables a ellas. En cambio para que la informacin sea til al investigador, ha de reunir las siguientes cualidades: 1. Exactitud: Debe ser verdadera y correcta, y describir con fidelidad el objeto o hecho. 2. Oportunidad: Debe estar disponible cuando se necesite sin demasiado retraso 3. Pertinencia: debe relacionarse con la situacin en cuestin. 4. Integridad: proporcionar al investigador todos los detalles que necesite para entender la situacin.

5. Frecuencia: Se prepara y suministra a los investigadores con bastante frecuencia para actualizarlos. 6. Horizontes de Tiempo: Se orienta a actividades y hechos pasados, presentes y futuros. 7. Alcance: Abarca en forma amplia o reducida un rea de inters. 8. Origen: Puede generarse tanto en fuentes internas como externas. 9. Forma de Presentacin: Las tablas de nmeros o las presentaciones grficas de informacin, son las firmas escritas o impresas ms comunes. Puede incluir adems una presentacin verbal. La informacin es el resultado del procesamiento y anlisis de los datos, constituyendo as el resultado de los sistemas informativos, los cuales toma como punto de partida conjuntos de datos relacionados entre si, que a su vez son el resultado de las continuas observaciones y apuntes que el hombre ha realizado como ser conciente o de los registros fsiles, deformaciones o trazas de agresiones en plantas u objetos que lo rodean, incluso de su propia atmsfera, o como resultado de equipos registradores conectados a maquinarias o sistemas. Por tanto la informacin es aquel dato procesado para un nivel tcnico o social a partir de datos contenidos, en registros los cuales pueden no explicarles nada a los investigadores o lectores por estar demasiados abstracto al contexto en que este se desarrolla, siendo as la base estadstica para toda investigacin. La velocidad y la exactitud con que los gerentes pueden recibir informacin sobre lo que est funcionando bien o lo que est funcionando mal determinan, en gran medida, la eficacia que tendrn los sistemas de control. La informacin es vista, cada vez con mayor frecuencia, como un factor medular que ayuda a los gerentes a dar una respuesta al ambiente complejo y turbulento en el que se desempean las empresas de hoy en da. No es posible que hablemos de control sin hablar de informacin. La efectividad del proceso de control depende fundamentalmente de la calidad de su sistema de informacin. El sistema de informacin que se disee debe servir para controlar aquellas actividades de vital importancia en la administracin.

Los directivos deben siempre estar conscientes de los factores crticos de sus planes y de las operaciones que requieren control, debiendo utilizar tcnicas e informacin apropiadas para ellos. Los sistemas de control y la informacin pretenden ayudar a cada administrador a llevar a cabo su funcin de control, es por eso que deben ser elaborados a la medida de cada uno de ellos. Para esto se hace necesario: Evitar la informacin sobrante. Es comn encontrar en las organizaciones de vez en cuando a alguien quejndose de la falta de informacin, lo que en ocasiones puede ser cierto, pero en la mayora de los casos lo que sucede es lo contrario, es decir, que se dispone de grandes volmenes de informacin, mucha ms de la necesitada y las personas no saben discernir entre lo que constituye informacin relevante y la que no lo es, se ahogan en un mar de papeles y comienzan a culpar a sus jefes de que les informan poco. Incluso pueden prestarle atencin a informaciones que no le son tiles, olvidando las que les son imprescindibles. Los directivos no pueden tomar decisiones exactas y oportunas si no cuentan con suficiente informacin. No obstante, con frecuencia, los directivos reciben demasiada informacin irrelevante e intil. Si reciben ms informacin de la que pueden utilizar en forma productiva, quizs pasen por alto la informacin sobre problemas graves. Conocer que existen asuntos de los que es obligatorio informar, pero otros que seria imprudente mostrar a quienes no se debe por lo desestabilizadores que pueden resultar. Conseguir que la informacin sea lo ms completa y exacta posible: la omisin de algn acontecimiento, puede llevar a una valoracin errnea de la situacin y, por tanto, a una decisin desafortunada e incompleta. Mientras ms exacta sea una informacin, ms calidad tendr y podr recurrirse a ella con ms confianza a la hora de tomar decisiones. Sin embargo, en general, el costo de obtener informacin aumenta conforme a la calidad deseada; se eleva. Si una informacin de mejor calidad no suma nada a la capacidad del directivo para tomar la decisin, entonces no vale el costo extra.

Lograr que la informacin sea oportuna de forma tal que este disponible a tiempo para intervenir. El momento oportuno depender de la situacin. El dirigente no debe tener la informacin ni antes ni despus de lo que la necesita, ya que una anticipacin podra distraer su atencin hacia cosas que no le son tiles en ese momento y una informacin tarda imposibilita la toma de decisiones en el momento preciso. La informacin ofrecida por un sistema de informacin debe estar al alcance de la persona indicada y en el momento oportuno para que se emprendan las medidas adecuadas. Evitar la redundancia de la informacin. Aunque pueda parecer que la repeticin de datos por varios canales informativos es beneficiosa; no lo es, ya que generalmente ninguna informacin obtenida por dos o ms fuentes coincide, lo cual hace dudar de su veracidad. En cambio al obtenerla mediante un emisor nico este se siente comprometido a que sea la ms veraz posible, pues de lo contrario ser suya la responsabilidad de no tomar correctamente la decisin correspondiente La informacin debe llegar en forma clara y legible a los que van a hacer uso de ella. Se deben eliminar los tecnicismos y complicaciones que entorpeceran la labor del dirigente. La informacin que reciben los directivos debe ser relevante para sus funciones y labores. El director de recursos humanos seguramente no necesita saber cuntos son los niveles de inventarios, y el director a cargo de reordenar los inventarios no necesita saber nada de la condicin del personal de otros departamentos. Lograr que la informacin vaya acompaada de una buena dosis de motivacin, de forma tal que aquel que recibe las indicaciones, si estas son emitidas con claridad, las pueda hacer propias e incentivarlos a tomar decisiones. Para brindar esta informacin a los directivos se utilizan los sistemas de informacin administrativa que estn diseados para ofrecer a los administradores la informacin relevante y oportuna para tomar decisiones ptimas. Lo anterior implica la necesidad de crear y de mantener una extensa variedad de bases de datos o cuerpos de informacin casi en todas las categoras funcionales, entre otras, pero sin quedar limitado a mercadotecnia, finanzas, recursos humanos, investigacin y desarrollo y

planeacin estratgica. Adems, en el entendido de que "la informacin es poder", los sistemas de informacin administrativa pueden representar un activo muy valioso. Por lo consiguiente, muchas organizaciones que se han comprometido en serio con la funcin de los sistemas de informacin administrativa han creado el puesto de director de informacin, encargado de supervisar sus operaciones, de igual manera que un director general es responsable a final de cuentas de la organizacin entera. Bases Legales Las bases legales son los instrumentos jurdicos que permiten soportar el tema de investigacin. En se sentido, Snchez (2006) dice que las bases legales se incluyen todas las referencias legales que soportan el tema o problema de investigacin. Para ello, se pueden consultar: (a) la constitucin nacional; (b) las leyes orgnicas; (c) las gacetas gubernamentales; entre otros (p.54).

Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela Gaceta Oficial N 5.908 extraordinaria del jueves 19 de Febrero de 2009 Artculo 112. Todas las personas pueden dedicarse libremente a la actividad econmica de su preferencia, sin ms limitaciones que las previstas en esta Constitucin y las que establezcan las leyes, por razones de desarrollo humano, seguridad, sanidad, proteccin del ambiente u otras de inters social. El Estado promover la iniciativa privada, garantizando la creacin y justa distribucin de la riqueza, as como la produccin de bienes y servicios que satisfagan las necesidades de la poblacin, la libertad de trabajo, empresa, comercio, industria, sin perjuicio de su facultad para dictar medidas para planificar, racionalizar y regular la economa e impulsar el desarrollo integral del pas. La vinculacin de este artculo con la presente investigacin es que contempla la posibilidad que cualquier individua puede dedicarse a la actividad econmica de su preferencia. Por ello, los administradores de la Operadora Logstica Caracas pueden

realizar actividades econmicas que les resulten rentables, siempre y cuando cumplan que los requisitos exigidos por las leyes respectivas. Cdigo Orgnico Tributario. Gaceta Oficial N 37.305 de fecha 17/10/2001 Artculo 132 La Administracin Tributaria podr determinar los tributos sobre base presuntiva, cuando los contribuyentes o responsables: Se opongan u obstaculicen el acceso a los locales, oficinas o lugares donde deban iniciarse o desarrollarse las facultades de fiscalizacin, de manera que imposibiliten el conocimiento cierto de las operaciones. 2. Lleven dos o ms sistemas de contabilidad con distinto contenido. 3. No presenten los libros y registros de la contabilidad, la documentacin comprobatoria o no proporcionen las informaciones relativas a las operaciones registradas. 4. Ocurra alguna de las siguientes irregularidades: a. Omisin del registro de operaciones y alteracin de ingresos, costos y deducciones. b. Registro de compras, gastos o servicios que no cuenten con los soportes respectivos. c. Omisin o alteracin en los registros de existencias que deban figurar en los inventarios, o registren dichas existencias a precios distintos de los de costo. d. No cumplan con las obligaciones sobre valoracin de inventarios o no establezcan mecanismos de control de los mismos. 5. Se adviertan otras irregularidades que imposibiliten el conocimiento cierto de las operaciones, las cuales debern justificarse razonadamente. La vinculacin de este artculo con la presente investigacin es que

Cdigo de Comercio (Gaceta N 475 Extraordinaria del 21 de diciembre de 1955) Artculo 32 Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprender, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios. Podr llevar, adems, todos los libros auxiliares que estimara conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones. Artculo 33 El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los haya, o al Juez ordinario de mayor categora en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que ste tuviere, fechada y firmada por el Juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampar en todas las dems hojas el Sello de la oficina. Artculo 34 En el libro Diario se asentarn, da por da, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quin es el acreedor y quin el deudor, en la negociacin a que se refiere, o se resumirn mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, da por da. No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente slo vendan al detal, directamente al consumidor, cumplirn con la obligacin que impone este artculo con slo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado, y detalladamente las que hicieran a crdito, y los pagos y cobros con motivo de stas.

Artculo 35 Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada ao, har en el libro de Inventarios una descripcin estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus crditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y prdidas; sta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las prdidas sufridas. Se har mencin expresa de las fianzas otorgadas, as como de cualesquiera otras obligaciones contradas bajo condicin suspensiva con anotacin de la respectiva contrapartida. La vinculacin de estos artculos con la presente investigacin esta en que todo persona o empresa que ejerza una actividad comercial debe llevar registro de las mismas en los libros contables, adems de la contabilizacin del inventario de la empresa, con lo cual se estima el valor de los activos y pasivo de la organizacin.

Definicin de Trminos Bsicos La definicin de Trminos Bsicos se enfoca en todas esas palabras que no salen ser muy comunes y mayormente son trminos muy tcnicos con respecto a la materia, en este punto se resaltan la definicin muy concreta de cada una de esas palabras o trminos usados en el proyecto. Segn Tamayo y Tamayo (2002) es la seccin de la investigacin donde se procede a presentar de orden alfabtico las palabras o trminos bsicos utilizados en la investigacin (p.98). Accionista: es aquella persona fsica o jurdica que es propietaria de acciones de los distintos tipos de sociedades annimas. Almacenamiento: medios y los mtodos usados para guardar y mantener la informacin disponible para usarla ms adelante. Bases de Datos: Es la coleccin de datos relacionados entre si la cual es accedida por el software y es el resultado de relacionar la informacin. Control: es la medicin y correccin del rendimiento a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la empresa y los planes Ideados para alcanzarlos, planeacin y control estame estrechamente relacionados. Distribucin: es la funcin comercial de poner los productos al alcance del mercado. Documentos: Manuales, los impresos, u otra informacin descriptiva que explica el uso y/o la operacin del sistema. Conjunto de datos originales que conforman el conjunto de datos. Empresa: es una entidad conformada bsicamente por personas, aspiraciones, realizaciones, bienes materiales y capacidades tcnicas y financieras; todo lo cual, le permite dedicarse a la produccin y transformacin de productos y/o la prestacin de servicios para satisfacer necesidades y deseos existentes en la sociedad, con la finalidad de obtener una utilidad o beneficio. Gerente: es un cargo que ocupa el director de una empresa lo cual tiene dentro de sus mltiples funciones, representar a la sociedad frente a terceros y coordinar todos los recursos a travs del proceso de planeamiento.

Hardware: Es el conjunto de dispositivos electrnicos que proporciona la capacidad de computacin y los dispositivos electromecnicos encargados de extraer o suministrar la informacin en/de los soportes magnticos. Inversionista: es aquella persona fsica o moral que es duea de acciones de los distintos tipos de sociedad annima que pueden existir en el marco jurdico de cada pas. Informacin: Es el conocimiento adquirido por causa del procesamiento de datos. Organizacin: es una unidad social coordinada y compuesta por dos personas o ms, que funciona con relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o una serie de metas comunes. Reglamentos: Coleccin ordenada de reglas que por la autoridad competente se da para la ejecucin de una ley o para el rgimen de una corporacin, una dependencia o un servicio. Procedimiento: Conjunto de pasos que define el uso especifico de cada elemento del sistema o el contexto. Personas: Individuos que son usuarios u operadores del sistema. Simplificacin del Trabajo: Es la bsqueda constante de los mejores mtodos de trabajo que faciliten la ejecucin del mismo, es una necesidad inevitable en cuanto a que representa su adaptacin al rendimiento de las labores a desempear con menor fatiga y con una reduccin del tiempo de trabajo. Sistemas de Costo: es un conjunto de mtodos, normas y procedimientos que rigen la planificacin, determinacin y anlisis del costo, as como el proceso del registro de los gastos de una o varias actividades productivas o de servicio en una empresa, de forma interrelacionada con los subsistemas que garantizan el control de los recursos materiales, laborales y financieros. Software: Es el conjunto de programas de computacin encargados de suministrar la informacin deseada al cliente, con la coordinacin y relacin requerida.

SISTEMA DE VARIABLES La Variable es cualquier caracterstica o cualidad de la realidad susceptible de a sumir diferentes valores (p.95). Un sistema de variables consiste por lo tanto en una serie de caractersticas por estudiar, definidas de manera operacional, es decir, en funcin de sus indicadores o unidades de medida. Cuadro N 1 Definicin de las Variables Objetivos Especficos Describir la estructura de costo de la empresa Operadora Logstica Caracas C.A. Para el periodo 2010. Determinar el proceso de ajuste para el clculo de los costos de la empresa Operadora Logstica Caracas C.A. Para el periodo 2010 Establecer y/o implementar la estructura de costo ms adecuada para la empresa Operadora Logstica Caracas C.A. Para el periodo 2010
Fuentes: Los Autores 2011

Variable Estructura de costo de la empresa Operadora Logstica Caracas C.A. Para el periodo 2010.

Definicin Real Es la distribucin que presenta la estructura de costo de la empresa Operadora Logstica Caracas C.A

Proceso de ajuste para el clculo de los costos de la empresa Operadora Logstica Caracas C.A. Para el periodo 2010.

Conjunto de mtodos, normas y procedimientos que rigen la planificacin, determinacin y anlisis de los costos

Es el procedimiento para la Estructura de costo ms organizacin de la adecuada para la empresa determinacin de los costos Operadora Logstica para la empresa Operadora Caracas C.A. Para el Logstica Caracas C.A. periodo 2010

Operacionalizacin de las Variables Zorrilla (2006) seala que consiste en como se puede mediar el rea de conocimiento donde se desenvuelven las variables y de los aspectos que la conforman y definen (p. 54) Cuadro N 2 Operacionalizacin de las Variables
Objetivos Especficos Describir la estructura de costo de la empresa Operadora Logstica Caracas C.A. Para el periodo 2010. Variable Estructura de costo de la empresa Operadora Logstica Caracas C.A. Para el periodo 2010. Definicin Real Es la distribucin que presenta la estructura de costo de la empresa Operadora Logstica Caracas C.A Conjunto de mtodos, normas y procedimien tos que rigen la planificaci n, determinaci n y anlisis de los costos Es el procedimien to para la organizaci n de la determinaci n de los costos para la empresa Operadora Logstica Caracas C.A. Dimensiones Indicadores Valuacin del Inventario Contabilidad Financiera Fijacin de precios Polticas de comercializacin Toma de decisiones Cuestionario Instrumentos tems 1 2 3 4

Determinar el proceso de ajuste para el clculo de los costos de la empresa Operadora Logstica Caracas C.A. Para el periodo 2010

Proceso de ajuste para el clculo de los costos de la empresa Operadora Logstica Caracas C.A. Para el periodo 2010.

Costos fijos y costos variables Proceso para el calculo de costo Costo por producto Gastos Administrativos Gastos Operativos Cuestionario

5 6 7 8

Establecer y/o implementar la estructura de costo ms adecuada para la empresa Operadora Logstica Caracas C.A. Para el periodo 2010

Estructura de costo ms adecuada para la empresa Operadora Logstica Caracas C.A. Para el periodo 2010

Sistema de Costos por Departamentos Estructura de costo Sistema de Costo de histricos Cuestionario Sistema de Costos por calidad Sistema de Costos por objetivos

9 10

11 12

Fuentes: Los Autores 2011

CAPTULO III MARCO METODOLGICO El marco metodolgico constituye uno de los componentes bsicos de la investigacin, mediante l se determinan las unidades de anlisis y se combina la parte terica y operacional de la investigacin propiamente dicha. A partir de esta accin se crea una estructura sistmica que permite el anlisis de los hechos, as como tambin en la interpretacin de los resultados en funcin de la problemtica planteada. A fin de cumplir con los objetivos establecidos en la presente investigacin, se considera pertinente establecer los lineamientos metodolgicos para el abordaje del problema planteado. En definida el marco metodolgico es una descripcin detallada de la forma en que se logran los objetivos de la investigacin, tanto el general como los especficos. Tipo y Diseo de la Investigacin Tipo En el marco de la presente investigacin, se define el tipo de la investigacin segn Balestrini, (2004) como: un plan o estrategia global en el contexto del estudio propuesto, que permita orientar desde un punto de vista terico, y guiar todo el proceso de investigacin, desde la recoleccin de los primeros datos hasta el anlisis e interpretacin de los mismos, en funcin de los objetivos definidos en la presente investigacin (p. 134). Atendiendo a los objetivos delimitados, se decidi adoptar el tipo de investigacin descriptiva, la cual segn Arias (2007) consiste en la caracterizacin de un hecho, fenmeno o grupo con el fin de establecer su estructura o comportamiento (p. 2

La utilizacin del tipo de investigacin descriptiva en este trabajo, se emplea principalmente porque segn Sampieri, (2002) permite lograr la descripcin o caracterizacin del evento de estudio dentro de un concepto particular (p.68). Adems, busca especificar las propiedades de personas, grupos, comunidades, objetos o cualquier otro aspecto o dimensiones del evento investigado. Diseo Para la presente investigacin se decidi adoptar el diseo de investigacin de campo, que de acuerdo al manual de Trabajo de Grado de la UPEL (2008) consiste en el anlisis sistemtico de problemas en la realidad con el propsito bien sea de describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza y factores constituyentes explicar sus causas y efectos o predecir sus caractersticas (p. 12) La razn primordial por la cual se utiliza la investigacin de campo, es porque permite recolectar datos directamente de la realidad en estudio, ya que as lo requiere el presente estudio, en vista que se pretende evaluar la estructura de costo en la empresa Operadora Logstica Caracas C.A. Para el ao 2010. Poblacin y Muestra Dentro de una investigacin es importante establecer cual es la poblacin y si de esta se ha tomado una muestra, cuando se trata de seres vivos, en caso de objetos se debe establecer cual ser el objeto, evento o fenmeno a estudiar. Una poblacin est determinada por sus caractersticas definitorias. Una muestra es un conjunto de unidades, una porcin del total, que representa la conducta del universo en su conjunto Poblacin La poblacin es un conjunto de personas u elementos para las cuales sern validados los resultados que se obtengan.

Arias (2004) define a la poblacin como un conjunto finito o infinito de elementos con caractersticas comunes para los cuales sern extensivas las conclusiones de la investigacin (p. 81) Por consiguiente la poblacin para el presente estudio esta determinada por el personal que labora en el departamento de Contabilidad de la empresa Operadora Logstica Caracas, c.a. que en este caso son 5 empleados. Cuadro N 3 Distribucin de la Poblacin Cargos Cantidad

Total poblacin Fuente: Los Autores (2011) Muestra

05

La muestra es un conjunto representativo de la poblacin. Arias (2007) la define como subconjunto representativo y finito que se extrae de la poblacin accesible (p.83). As mismo la muestra para el presente estudio se considera del tipo finita en vista que se conoce el nmero exacto de los integrantes de la poblacin. Por lo tanto, la muestra que se utiliz para la presente investigacin es la probabilstica que segn el manual de la UPEL (2007) es aquella donde todos los miembros de la poblacin tienen la misma opcin de conformarla (p.21) utilizando de ella el muestreo al azar simple que se define como aquel en que cada elemento de la poblacin tiene la misma probabilidad de ser seleccionada para integrar la muestra. En este sentido la muestra qued determinada por la totalidad de la poblacin quedando sta en 5 personas que laboran en el departamento de contabilidad de la empresa Operadora Logstica Caracas, c.a.

Cuadro N 4 Distribucin de la Muestra Cargos Cantidad

Total muestra Fuente: Los Autores (2011)

05

Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos Existe una gran diferencia entre tcnica e instrumento ya que el instrumento es palpable se emplea para medir o registrar algo como por ejemplo un cuestionario, un termmetro, entre otros. Por ello, Arias (2007) considera que Las tcnicas de recoleccin de datos son las distintas maneras de obtener la informacin, mientras que los instrumentos son los medios materiales que se emplean para recoger y almacenar la informacin (p.67). Tcnicas Se entender por tcnicas, el procedimiento o forma particular de obtener datos o informaciones. Adems, las tcnicas sern particulares y especficas de una disciplina, por lo que sirve de complemento al mtodo, el cual posee un carcter general. En ese sentido, Kerlinger F. (2006) seala que la tcnica se puede definir como el conjunto de reglas y procedimientos que permiten al investigador establecer la relacin con el objeto o sujeto de la investigacin (p.89). Las tcnicas que se utilizaron en esta investigacin son las siguientes: Encuesta Una encuesta es un conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a una

muestra representativa de la poblacin o instituciones, con el fin de conocer estados de opinin o hechos especficos. El investigador debe seleccionar las preguntas ms convenientes, de acuerdo con la naturaleza de la investigacin y, sobre todo, considerando el nivel de educacin de las personas que se van a responder el cuestionario. Snchez (2006) considera que la encuesta es un conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a una muestra representativa de la poblacin, con el fin de conocer estados de opinin o hechos especficos (p.45). Esta encuesta, ser aplicada al personal que laboran en el Departamento de Contabilidad de la empresa Operadora Logstica Caracas, c.a. Las encuestas tienen por objetivo obtener informacin estadstica indefinida, mientras que los censos y registros vitales de poblacin son de mayor alcance y extensin. Este tipo de estadsticas pocas veces otorga, en forma clara y precisa, la verdadera informacin que se requiere. Este tipo de encuesta abarca generalmente el UNIVERSO de los individuos en cuestin. Instrumentos Son los medios materiales que se emplean para recoger y almacenar la informacin. Ejemplo: fichas, formatos de cuestionario, guas de entrevista, lista de cotejo, grabadores, escalas de actitudes u opinin (tipo likert), etc. Se entender por instrumento segn Arias, F. (2007) como las herramientas que van a permitir recabar la informacin necesaria para la investigacin (p.44) Lo expresado anteriormente se refiere que los instrumentos son cualquier recurso de que se vale el investigador para acercarse a los fenmenos y extraer de ellos informacin. Los instrumentos que se utilizaron en la presente investigacin son los siguientes: Cuestionario El cuestionario se define como una forma de encuesta caracterizada por al ausencia del encuestador, lo que obliga a este a manifestar explicaciones que orientan

la forma de encuestar. Es una tcnica de recogida de informacin que supone un interrogatorio en el que las preguntas establecidas de antemano se plantean siempre en el mismo orden y se formulan con los mismos trminos, con el objetivo de que un segundo investigador pueda repetirlo siguiendo los mismos pasos, es decir, tiene un carcter sistemtico. Snchez (2006) considera que el cuestionario es un conjunto de preguntas formuladas en base a una o ms variables a medir, donde se utiliza un formulario impreso estandarizado de preguntas, en el cual la personas llena por s mismo. (p.52). Este cuestionario, ser aplicado al personal que laboran en el Departamento de Contabilidad de la empresa Operadora Logstica Caracas, c.a. Por lo descrito anteriormente se puede decir que el cuestionario es el mtodo que utiliza un instrumento o formulario impreso, destinado a obtener respuestas sobre el problema en estudio y que el sujeto investigado llena por s mismo. Tcnicas de Procesamiento y Anlisis de Datos Para procesar los datos en la presente investigacin se utilizar la tcnica de la tabulacin. Segn Sabino: (2005) La tabulacin significa hacer tablas, listados de datos que los muestren agrupados y contabilizados. Para ello es preciso contar cada una de las respuestas que aparecen, distribuyndolas de acuerdo a las categoras o cdigos previamente definidos. Cada una de las preguntas de un cuestionario o de una hoja de observacin tendr que ser tabulada independientemente, por lo que es preciso hacer previamente un plan de tabulacin que prepare adecuadamente la tarea a realizar. (p.38) Otra tcnica a utilizar es el de los cuadros estadsticos, que luego de terminar con la tabulacin de toda la informacin contenida en nuestros instrumentos de recoleccin, era preciso presentar los resultados de modo tal que estos se hiciesen fcilmente entendibles aun para los lectores no especializados. Y finalmente se emplearan la graficacin que:

Segn Sabino (2005): Es una actividad que consiste en expresar visualmente los valores numricos que aparecen en los cuadros. Su objeto es permitir una comprensin global, rpida y directa, de la informacin que aparece en cifras. Es sumamente til, especialmente cuando nos dirigimos a lectores con poca preparacin matemtica, aunque siempre es recomendable por el valor de sntesis que posee. (p.51) Para analizar los datos obtenidos se recurrir al anlisis cuantitativo que es un tipo de operacin que se efecta, naturalmente, con toda la informacin numrica resultante de la investigacin. Esta, luego del procesamiento que ya se le habr hecho, se nos presentar como un conjunto de cuadros, tablas y medidas, a las cuales se les han calculado sus porcentajes y presentado convenientemente, para finalmente, dar una respuesta satisfactoria a la investigacin. Validez Una pregunta es vlida si estimula informacin exacta y relevante. La seleccin y la redaccin influyen en la validez de la pregunta. Algunas preguntas que son vlidas para un grupo de personas, pueden no serlo para otro grupo. Segn Hernndez y otros (2004) La validez, en trminos generales, se refiere al grado en que un instrumento realmente mide la variable que pretende medir. La validez es un concepto del cual puede tenerse evidencia relacionada con el contenido, la validez de contenido se refiere al grado en que un instrumento refleja un dominio especfico de contenido de lo que se mide. (p. 236). De lo antes descrito podemos decir que la validez presenta la posibilidad de que un mtodo de investigacin sea capaz de responder a las interrogantes formuladas. La fiabilidad designa la capacidad de obtener los mismos resultados de diferentes situaciones.

Una vez estructurado el instrumento de recoleccin de datos, se procede a aplicar al mismo un proceso de validacin, con el fin de obtener informacin en cuanto a su aplicabilidad adems del grado en que el instrumento midi lo que se propona medir. Es por ello que se utiliz la tcnica del juicio de expertos, para la cual se seleccionaron 3 especialistas, 2 en el rea de contabilidad y uno en metodologa quienes coincidieron en el decir que el instrumento cumpli con los siguientes requisitos: Preguntas precisas y claramente formuladas en coherencia con los objetivos de la investigacin. Con orden lgico de aplicacin. De fcil comprensin. Con correspondencia entre los tems y los indicadores establecidos en la operacionalizacin de las variables. Que midi lo que pretenda medir. Claridad en la impresin, el tamao y espacio adecuado, lenguaje apropiado e instrucciones claras. Confiabilidad Una pregunta es confiable si significa lo mismo para todos los que la van a responder. Se puede confiar en una escala cuando produce constantemente los mismos resultados al aplicarla a sujetos similares. Hernndez y otros (2004) establecen que la confiabilidad implica consistencia, el investigador debe asegurarse que el tipo de persona a quien se le van a hacer las preguntas tenga la informacin necesaria para poder responder(p.76).

Se puede decir que la Confiabilidad de la investigacin se logr a travs del anlisis de la informacin, lo cual permiti internalizar las bases tericas, el cuerpo de ideas y la realidad. El asegurar la respuesta de los que se les aplique el cuestionario redundar en resultados confiables. Para la confiabilidad de los resultados hay que determinar por qu no todos respondieron el cuestionario. Es necesario investigar con los no respondientes para conocer las razones. Un cuestionario largo es demasiado cansado y las preguntas finales se responden sin entusiasmo, lo cual le resta confiabilidad. Para determinar la confiabilidad del Instrumento se utiliza:

La Tcnica de Kuder Richardson Esta tcnica se basa en el supuesto de que cada tem del instrumento constituye una prueba paralela, de modo que cada tem es tratado como paralelo de todos los dems tems. Esta tcnica slo es aplicable en aquellos casos en que las respuestas a cada tem puede calificarse como 1 0 cada una (correcto - incorrecto, presente ausente, a favor en contra, si no, etc.). La frmula para calcular la confiabilidad de un instrumento con n tems ser: Formula Kr20

Kr20 =

k K-1

1- pi . qi x2

Tabla N 1. Tabla de datos para determina el nivel de confiabilidad.

tems Sujetos

10

1 2 3

CAPTULO IV PRESENTACIN Y ANLISIS DE LOS RESULTADOS La presentacin y anlisis de los resultados, estrategia, los datos, segn se convierte en la fase de la

aplicacin lgica deductiva e inductiva en el desarrollo de la investigacin. Para esta sus partes constitutivas, se clasifican, agrupndolos, dividindolos y subdividindolos atendiendo a sus caractersticas y posibilidades, para posteriormente reunirlos y establecer la relacin que existen entre ellos; a fin de dar respuestas a las preguntas de investigacin, confrontarlos con las hiptesis, bien sea para rechazarlas o aceptarlas. Asimismo, Balestrini (2004): define a la presentacin de los resultados como: A la informacin recopilada a partir de los instrumentos y tcnicas de recoleccin de datos, puede ser presentada de manera organizada a travs de varias formas: La presentacin escrita; consiste en incorporar los datos estadsticos recolectados en forma de texto, a partir de una descripcin de los mismos. En aquellos casos donde se manejan pocos tems, a travs de la palabra escrita, es posible dar cuenta de la direccionalidad de tales hechos. La presentacin grfica; permiten representar los fenmenos estudiados a travs de figuras, que pueden ser interpretadas y comparadas fcilmente entre s. (p. 167)

Por otra parte, el anlisis de los resultados, tal como lo refiere Selltiz (2004) Es resumir las observaciones llevadas a cabo de forma tal que proporcionen respuestas a las interrogantes de investigacin. (p. 430). En ese sentido, y de acuerdo a los objetivos de la presente investigacin y de la metodologa utilizada para recabar la informacin necesaria, se obtuvo los siguientes resultados:

1.- Considera usted que la empresa fija los precios en la estructura de los costos de produccin? Tabla 1 Estructura de los costos de produccin Variables Si No TOTAL Valor Absoluto 1 4 5 Valor Relativo (%) 20% 80% 100%

Fuente: Los Autores 2011

Grfico 1 Estructura de los costos de produccin

Fuente: Los Autores 2011

Anlisis e Interpretacin de Resultados: En el presente grfico se observa que el 80% consider que la empresa no fija los precios en la estructura de los costos de produccin ya que esta empresa realiza la estimacin de sus costos de manera manual y muy poca planificacin, dando como resultados que los mismos no se ajusten a la realidad y muchos menos a lo que requiere la empresa, mientras que el otro 20% dijo que si fija estos precios.

2.- La poltica de comercializacin de la empresa toma en cuenta la estructura de costo? Tabla 2 Estructura de costo
Variables Si No TOTAL Valor Absoluto 3 2 5 Valor Relativo (%) 60% 40% 100%

Fuente: Los Autores 2011

Grfico 2 Estructura de costo

Fuente: Los Autores 2011

Anlisis e Interpretacin de Resultados: El 60% de las personas encuestadas considera que la poltica de comercializacin de la empresa toma en cuenta la estructura de costo ya que no existe un sistema adecuado a las necesidades de la empresa, trayendo como consecuencia los innumerables errores que se estn cometiendo a la hora de estimar los costos, el restante 40% seal todo lo contrario al decir que no la toma en cuenta.

3.- La actual estructura de costo de la empresa permite la toma de decisiones? Tabla 3 Toma de decisiones
Variables Si No TOTAL Valor Absoluto 3 2 5 Valor Relativo (%) 60% 40% 100%

Fuente: Los Autores 2011

Grfico 3 Toma de decisiones

Fuente: Los Autores 2011

Anlisis e Interpretacin de Resultados: El 60% de la de personas encuestadas dijo que la actual estructura de costo de la empresa permite la toma de decisiones y permite al recurso humano tener una herramienta eficiente y eficaz para mejorar los ndice de rentabilidad de la empresa y ofrecindole al personal los instrumentos idneos para realizar sus funciones de la mejor manera posible, el otro 40% respondi que no permite tomar estas decisiones.

4.- Se utiliza un proceso de evaluacin del inventario acorde a las caractersticas de la estructura de costo de la empresa? Tabla 4 Evaluacin del inventario
Variables Si No TOTAL Valor Absoluto 2 3 5 Valor Relativo (%) 40% 60% 100%

Fuente: Los Autores 2011

Grfico 4 Evaluacin del inventario

Fuente: Los Autores 2011

Anlisis e Interpretacin de Resultados:

El 40% de las personas encuestadas opin que no se utiliza un proceso de evaluacin del inventario acorde a las caractersticas de la estructura de costo de la empresa lo que provoca que la empresa de un momento a otro obtenga perdidas considerables, llegando hasta el punto de cerrar por quiebra al poder realizar los anlisis de costo de manera adecuada, sin embargo otro 40% afirm que si se utiliza este proceso siempre en la empresa.

5.- Considera usted los costos fijos y variables de la empresa son utilizados para determinar los costos de la empresa? Tabla 5 Costos fijos y variables
Variables Si No TOTAL Valor Absoluto 1 4 5 Valor Relativo (%) 20% 80% 100%

Fuente: Los Autores 2011

Grfico 5 Costos fijos y variables

Fuente: Los Autores 2011

Anlisis e Interpretacin de Resultados: El 80% de las personas encuestadas seal que los costos fijos y variables de la empresa no son utilizados para determinar los costos de la empresa, los sistemas de costo los cuales han sido utilizados tradicionalmente como lo son los sistemas por rdenes especficas y por procesos, sistemas histricos y predeterminados, sistemas variable y absorbente; stos pueden ser combinados, rediseados, complementados y/o adaptados a las necesidades y caractersticas especficas de cada organizacin, mientras que un 20% dijo que si son utilizados.

6.- El clculo de lo costos por producto ayudara a la empresa a estimar sus costos de manera adecuada? Tabla 6 Costos por producto
Variables Si No TOTAL Valor Absoluto 5 0 5 Valor Relativo (%) 100% 0% 100%

Fuente: Los Autores 2011

Grfico 6 Costos por producto

Fuente: Los Autores 2011

Anlisis e Interpretacin de Resultados: El 100% de la de personas encuestadas seal que el clculo de lo costos por producto ayuda a la empresa a estimar sus costos de manera adecuada ya que incluye, clasificacin, acumulacin, asignacin, y control de datos, para lo cual se requiere un conjunto de normas contables, tcnicas y procedimientos de acumulacin de datos tendentes a determinar el costo unitario del producto.

7.- Cree usted que los gastos administrativos se incluyen en la estructura de costo de la empresa? Tabla 7 Gastos administrativos
Variables Si No TOTAL Valor Absoluto 1 4 5 Valor Relativo (%) 20% 80% 100%

Fuente: Los Autores 2011

Grfico 7 Gastos administrativos

Fuente: Los Autores 2011

Anlisis e Interpretacin de Resultados: El 80% de las personas encuestadas opin que el nivel de ventas de los gastos administrativos no se incluye en la estructura de costo de la empresa ya que los ingresos totales recibidos deberan igualarse a los costos asociados con la venta de un producto y no es as, sin embargo un 20% afirm que siempre se incluye.

8.- Los gastos operativos estn incluidos en la estructura de costo de la empresa? Tabla 8 Gastos operativos
Variables Si No TOTAL Valor Absoluto 1 4 5 Valor Relativo (%) 20% 80% 100%

Fuente: Los Autores 2011

Grfico 8 Gastos operativos

Fuente: Los Autores 2011

Anlisis e Interpretacin de Resultados: El 80% de las personas encuestadas considera que los gastos operativos no estn incluidos en la estructura de costo de la empresa, estan destinados a los salarios, el alquiler de locales, la compra de suministros y otros y se encuentran como una inversin, mientras que un 20% seal que siempre estn incluidos.

9.- El sistema de costo por departamento es el ms conveniente para la empresa?

Tabla 9 Sistema de costo

Variables Si No TOTAL Valor Absoluto 1 4 5 Valor Relativo (%) 20% 80% 100%

Fuente: Los Autores 2011

Grfico 9 Sistema de costo

Fuente: Los Autores 2011

Anlisis e Interpretacin de Resultados: El 80% de los encuestados dijo que el sistema de costo por departamento no es el ms conveniente para la empresa ya que se determina como sern asignados los costos de manufactura incurridos durante cada perodo y no es el mas adecuado, mientras que un restante 20% seal que siempre es el ms conveniente.

10.- El sistema de costos histricos mejorara el sistema actual? Tabla 10 Sistema de costos histricos
Variables Si No TOTAL Valor Absoluto 3 2 5 Valor Relativo (%) 60% 40% 100%

Fuente: Los Autores 2011

Grfico 10 Sistema de costos histricos

Fuente: Los Autores 2011

Anlisis e Interpretacin de Resultados: El 60% de las personas encuestadas considera que el sistema de costos histricos mejora el sistema actual ya que este se realiza hasta el momento en que la produccin ha concluido; es decir, despus de que los productos han sido manufacturados en el periodo de los costos mientras que el otro 40% seal que no mejora el sistema actual.

11.- El sistema de costo por calidad resulta ms conveniente para estimar los costos de la empresa?

Tabla 11 Sistema de costo por calidad

Variables Si No TOTAL Valor Absoluto 3 2 5 Valor Relativo (%) 60% 40% 100%

Fuente: Los Autores 2011

Grfico 11 Sistema de costo por calidad

Fuente: Los Autores 2011

Anlisis e Interpretacin de Resultados: El 60% de las personas encuestadas afirm que el sistema de costo por calidad resulta ms conveniente para estimar los costos de la empresa ya que mejora la gestin administrativa y reduce costos de fabricacin, mientras que un 40% seal que no resulta conveniente para la empresa.

12.- El sistema de costo por objetivos es de ms fcil aplicacin en la empresa? Tabla 12 Sistema de costo por objetivos
Variables Si No TOTAL Valor Absoluto 3 2 5 Valor Relativo (%) 60% 40% 100%

Fuente: Los Autores 2011

Grfico 12 Sistema de costo por objetivos

Fuente: Los Autores 2011

Anlisis e Interpretacin de Resultados: El 60% de los encuestados opin que el sistema de costo por objetivos es de ms fcil aplicacin en la empresa ya que de esta manera se intenta ofrecer un producto de calidad satisfaciendo las necesidades del cliente y ofreciendo un precio que le asegure la demanda, sin embargo existe un 40% que seal que nunca resulta de fcil aplicacin este sistema para la empresa lo que crea retrasos.

CAPTULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones El sistema actual de costo que utiliza la empresa Operadora Logstica Caracas C.A., no refleja la totalidad de los costos que involucran la elaboracin del producto, por tal razn, cuando se realiza los clculos correspondientes de los mismos no estiman la realidad del costo total de fabricacin del producto. La empresa Operadora Logstica Caracas C.A no posee un sistema de costo como tal, en vista que la misma solo utiliza ciertos costos generales para realizar el clculo de los mismos, ocasionando que al final del ejercicio econmico la utilidad de la empresa no sea la que realmente es. La realidad de la empresa Operadora Logstica Caracas C.A es que necesita un nuevo sistema de costos que especifique claramente todos los costos que estn involucrados en la elaboracin del producto, con la intencin de establecer claramente cual seria el costo de elaborar el producto. Una vez que la empresa adopte el sistema de costos promedio, se podr observar que la estimacin de los costos se ver reflejada de manera exacta, permitiendo a la empresa calcular con eficiencia cuanto sale elaborar el producto. Independientemente del costo que signifique la implementacin del sistema, este debe ser asumido como una inversin que resultar en beneficios futuros para la empresa.

Recomendaciones Sustituir el sistema el actual sistema de costo por de costo promedio en virtud que el mismo permite dividir el costo total de las mercancas disponibles para la venta entre el nmero de unidades disponibles para la venta. Es decir, es el total de los desembolsos efectuados para producir o vender una serie de artculos, dividido entre el nmero de unidades fabricadas o vendidas. Realizar cursos de adiestramiento al personal encargado de estimar los costos para que se adapten al nuevo sistema de costo. Como por ejemplo curso de contabilidad de costo y costos logsticos que le permita identificar, medir, gestionar y optimizar los diferentes tipos de costos y costos logsticos de la empresa. En la medida de lo posible hacer que este sistema de costo sea automatizado. Involucrar a todas las personas o departamentos de la empresa, as como a los proveedores del producto para que suministre la informacin de los costos del mismo lo ms exactamente posible, a travs de proceso de comunicacin y retroalimentacin de la informacin necesaria para la estimacin de los costos.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ARIAS, F., (1999) El proyecto de Investigacin. Introduccin a la Metodologa Cientfica 4ta edicin. Editorial Episteme, Repblica Bolivariana de Venezuela. BALESTRINI, M., (2004). Como se elabora Investigacin. Caracas: BL Consultores Asociados. un proyecto de

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ANEXOS

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA COLEGIO UNIVERSITARIO DE ADMINISTRACIN Y MERCADEO C.U.A.M. - EXTENSION CARACAS

Reciba un Cordial Saludo El presente cuestionario tiene como propsito recabar informacin para el desarrollo de un trabajo de investigacin, que ser presentado como requisito indispensable para la elaboracin del trabajo especial de grado sobre el anlisis de la Estructura de Costos que maximice la eficiencia y eficacia de los Procesos Operativos en la Empresa Operadora Logstica Caracas, C.A. para el periodo 2010. Para el xito de esta investigacin, la informacin aportada por usted debe ser sincera y exacta, por cuanto esta solo ser utilizada con fines acadmicos, para as lograr los resultados ms objetivos, prximos a la realidad investigada que nos permita contribuir a la evaluacin del programa de adiestramiento.

Instrucciones Disponer de 5 minutos de su tiempo. Marcar con X la opcin que considere apropiada No coloque su nombre, el cuestionario es annimo.

CUESTIONARIO N PREGUNTAS SI NO

Considera usted que la empresa fija los precios en la estructura de los costos de produccin? 2 La poltica de comercializacin de la empresa toma en cuenta la estructura de costo? 3 La actual estructura de costo de la empresa permite la toma de decisiones? 4 Se utiliza un proceso de valuacin del inventario acorde a las caractersticas de la estructura de costo de la empresa? 5 Considera usted los costos fijos y variables de la empresa son utilizados para determinar los costos d de la empresa? 6 El clculo de lo costos por producto ayudara a la empresa a estimar sus costos de manera adecuada? 7 Cree usted que los gastos administrativos se incluyen en la estructura de costo de la empresa? 8 Los gastos operativos estame incluidos en la estructura de costo de la empresa? 9 El sistema de costo por departamento es el ms conveniente para la empresa? 10 El sistema de costos histricos mejorara el sistema actual? 11 El sistema de costo por calidad resulta ms conveniente para estimas los costos de la empresa? 12 El sistema de costo por objetivos es de ms fcil aplicacin en la empresa?