Direccin de Proyectos

Principales conceptos

Ramon Costa i Pujol rcosta@ekips.net

PGPSI

Presentacin
Ramon Costa i Pujol Diplomado en Direccin General por EADA e Ing. en Informtica y Master en Pedagoga por UPC. Business Productivity Advisor del Centro de Innovacin para la Productividad de Microsoft. Ha trabajado en compaas de Consultora de Tecnologas de la Informacin, Ingeniera del Software y I+D+i Profesor asociado de Direccin de Proyectos y SSII de la UPC, EADA y las Escuelas Gimbernat (adscritas a la UAB) en donde codirige un postgrado en Gestin de Proyectos. Miembro del Project Management Institute y de la Junior Chamber International. Vocal del Colegio Oficial de Ingeniera en Informtica de Catalunya, de la UEA y Presidente de TICAnoia y asesor de la Cmara de Comercio de Sabadell.

http://ramoncosta.blogspot.com http://innovacionyproductividad.spaces.live.com

PMI - PMBOK

Agenda

Proyectos. Definicin y caractersticas Proyectos y Operaciones Portfolio, Programas y Proyectos Ciclo de Vida Direccin de Proyectos. Stakeholders. mbitos y Momentos de Gestin de Proyectos - Tcnicas y Herramientas. Sistemas de Informacin - Implantacin Metodologas Gestin

Qu es un Proyecto?
Un proyecto se puede definir como un conjunto de esfuerzos, temporales y delimitados por unos costes, unos plazo y unos objetivos finales, dedicados a crear un servicio o producto nico.

Ejemplos

-La construccin de un local, edificio, -El lanzamiento de un nuevo producto -El desarrollo de un nuevo producto -La organizacin de desarrollos deportivos o culturales -El desarrollo de una aplicacin informtica -La instalacin de un sistema informtico

Las principales caractersticas de un proyecto son la temporalidad, la consecucin de un producto o servicio nico y su ejecucin por fases.

Proyectos y Operaciones
Actividades
Operaciones Proyectos

-Administracin y Soporte de los Sistemas de Informacin -Call Center -Administracin de los Recursos Humanos -Administracin de las Finanzas -Produccin en cadena -...

-Implementacin de un nuevo Sistema de Informacin -Definicin y Ejecucin de un Plan de Comunicacin o Mrketing. -Puesta en marcha de una nueva Poltica de RRHH -Plan Anual de Formacin -Diseo de un nuevo Producto o Servicio -Implementacin de un nuevo Proceso Organizativo

Todas las actividades llevadas a cabo en una organizacin se pueden clasificar en proyectos o operaciones.

Proyectos y Operaciones (2)

Portfolio, Programas y Proyectos

Portfolio, Programas y Proyectos (2)

Portfolio, Programas y Proyectos. Procesos

Direccin SSII y Gestin Proyectos

Top 10 Skills CIOs in 2008
Projec t Risk Management Projec t Integration Management Systems Design Systems Analysis Projec t Leadership Industry Knowledge Business Proc ess Engineering Company Knowledge Projec t Management Func tional Area Knowledge 55% 60% 65% 70% 75%
Fuente: Encuesta publicada en PM Network. Dec 2006

De los 10 principales conocimientos que los Directores de SSII (CIO) consideran que ser una necesidad para el 2008, 4 estn relacionadas con la gestin de proyectos.

Ciclo de Vida de un Proyecto

Actividades Hitos Entregables Responsables

Producto o Servicio

El Ciclo de Vida de un Proyecto consiste en las Fases en las que se divide su trabajo, as como las Actividades, Hitos y Entregables a generar y sus Responsables.

Gestin de Proyectos
La Gestin de Proyectos tiene como objetivo asegurar la correcta ejecucin de todas las actividades del mismo, siguiendo la definicin del ciclo de vida, y gestionando todos los aspectos relacionados como los hitos, entregables,

Direccin de Proyectos

Independientemente del ciclo de vida, se tienen que aplicar un conjunto de procesos de gestin para asegurar la correcta ejecucin del proyecto.

Gestin de Proyectos (2)

Alcance Calidad Coste Tiempo

Necesidades: Requisitos Identificados

Stakeholders

Expectativas: Requisitos No Identificados

Aplicacin de los conocimientos, herramientas y tcnicas en las actividades para asegurar que se cumplen las necesidades y expectativas de los stakeholders.

mbitos de Gestin

Alcance

Riesgos

Tiempo

Terceros

Integracin

Costes

Comunicacin Equipo

Calidad

La Gestin de un Proyecto implica la gestin de ocho diferentes mbitos/aspectos y su integracin.

Momentos Direccin Proyectos

Inicio

Planificacin

Control y Seguimiento

Ejecucin

Cierre

La direccin de un proyecto tiene 5 momentos desde su inicio hasta el cierre.

Procesos Gestin de Proyectos

Grupos de Procesos Procesos de Gestin
- Inicio - Project Charter, Definicin Alcance - Planificacin - Planificacin detallada del alcance - Actividades y estimacin duraciones - .... - Elaboracin del Presupuesto - Definicin del Plan de Proyecto - Ejecucin - Ejecucin del Proyecto - Aseguramiento de la calidad - ... - Control and Seguimiento - Control Integrado de Cambios - .... - Cierre

Inicio

Planificacin

Control y Seguimiento

Ejecucin

Cierre

La gestin de los diferentes aspectos del proyecto se lleva a cabo durante los cinco momentos del mismo.

Procesos y Gestin de las reas

Integracin -.... Costes -Estimacin Costes -Presupuesto Alcance -Planificacin Alcance -Definicin Alcance -Creacin WBS Tiempo -Definicin Actividades -Secuencia de Ejecucin Actividades -Estimacin Recursos -Desarrollo Calendario -Control Calendario Calidad -.... Comunicacin -.... -.... Risc -.... Terceros

-Verificacin Alcance
-Control Alcance

-Control Costes
Equipo -....

El uso y aplicacin de los procesos garantiza una manera sistemtica y exhaustiva de gestin del proyecto y sirve en una gua para el Director de Proyectos.

Herramientas y Tcnicas
Planificacin (Ejemplo)
-Definicin y Planificacin Alcance -Definicin y Estimacin Duracin Actividades -.... -Planificacin Coste y Elaboracin Presupuesto -Definicin Plan Comunicaciones -.... -Plan de Proyecto

Tcnicas y Herramientas de Apoyo

Work Breakdown Structure PERT

Gantt

..........

Para gestionar los diferentes procesos, el equipo Gestor de Proyectos tiene a su disposicin un conjunto de herramientas y tcnicas.

Sistemas de Informacin
Alcance

Integracin

Riesgos

Tiempo

Terceros

Sistemas de Informacin

Costes

Comunicacin Equipo

Calidad

Los Sistemas de Informacin tienen que proveer al Director de Proyectos de herramientas y funcionalidades para apoyar la gestin de todos los aspectos.

Herramientas y Aplicaciones

Ejemplo: MSFT EPM

La Solucin EPM de Microsoft est basada en la integracin de diferentes aplicaciones y servidores.

Beneficios Gestin Proyectos

Para el equipo de trabajo Marco de referencia para las actividades y procesos de trabajo del proyecto. Uso de herramientas y guas comunes para la gestin de proyectos.

Facilidad de incorporacin de nuevos miembros al equipo de trabajo.

Gua comn y estandarizada para la gestin de todos los proyectos.

Para el departamento

Unificacin de criterios de aplicacin y seguimiento.

Facilidad de incorporacin y substitucin responsables de proyectos. Establecimiento de prcticas comunes para el trabajo de todos los departamentos.

Para la organizacin

Visin unificada e integrada de todos los proyectos de la compaa y la informacin relacionada (costes, tiempo, recursos,...) y de los criterios de seleccin y priorizacin. Credibilidad interna y externa.

Disminucin de desviaciones y reduccin de costes.

La necesidad de gestionar correctamente los proyectos, convierte a su direccin en una herramienta clave de gestin empresarial.

Conclusiones
La direccin de proyectos consiste en la aplicacin de unos procesos para la gestin de los diferentes mbitos del mismo: tcnica, alcance, planificacin, costes, calidad, equipo, compras y contratos, riesgos y comunicacin. La gestin de proyectos es independiente del ciclo de vida o metodologa de trabajo del proyecto, la cual depende de su naturaleza. En la gestin de proyectos se aplican diferentes procesos, herramientas y tcnicas, pero tambin un conjunto de conocimientos y habilidades. La aplicacin de estos procesos garantiza un mtodo homogneo y exhaustivo y una gua de soporte para el director de proyectos.

Los sistemas de informacin deben dar soporte a la gestin de los diferentes mbitos de un proyecto.
La adopcin de la gestin de una prctica para la gestin de todos los proyectos de la organizacin proporciona unos claros beneficios tanto para el proyecto, como para los departamentos y la organizacin.