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CRITRIOS ESSENCIAIS PARA O PROCESSO DE AUTOMAO DA BIBLIOTECA PADRE LAMBERT PRINS

Michela Iris Silva Fundao Karnig Bazarian Faculdades Integradas de Itapetininga Rodovia Raposo Tavares, Km 162 Caixa Postal 24 Itapetininga/SP Brasil CEP 18203-340 Fone/fax (15) 273-1616 michela@fkb.br

1. Introduo Assim que decidimos pela automao das rotinas da biblioteca universitria Padre Lambert Prins das Faculdades Integradas de Itapetininga, mantida pela Fundao Karnig Bazarian, verificamos os passo fundamentais para a anlise e seleo de softwares para automao de unidades de informao, baseando-se para isto, nas necessidades informacionais da biblioteca Padre Lambert Prins. Mas, importante ressaltarmos, que no suficiente possuirmos o melhor sistema de armazenamento/recuperao das informaes, se antes disto todos os pontos de acesso de um determinado material no for minuciosamente controlado. Para tanto se utiliza a linguagem controlada atravs de tesauros, pois assim possvel que a recuperao e o intercmbio das informaes acontea de maneira satisfatria. Por este motivo, fizemos uma anlise da unidade de informao em questo para assim, decidirmos pelo tesauro mais adequado para o devido tratamento da informao. Foi de grande valia a realizao deste trabalho, pois atravs das pesquisas realizadas, foi possvel elaborarmos uma nova estratgia de servios, com um propsito melhor definido, para que assim a biblioteca Padre Lambert Prins esteja compatvel com as necessidades impostas pela sociedade da informao, e que seja considerada definitivamente uma biblioteca com padres universitrios.

2. Sistemas para automao de bibliotecas A cada dia, torna-se quase que impossvel para as bibliotecas, em especial bibliotecas universitrias, realizarem um atendimento aos seus usurios (principalmente pesquisadores e alunos de graduao) compatvel com as necessidades informacionais que

eles necessitam, se no houver alm de bases de dados, Internet entre outras tecnologias da informao, um sistema de gerenciamento de bibliotecas, comumente chamado de softwares para automao de bibliotecas. Esta necessidade constante de aperfeioamento do atendimento nas bibliotecas, se d, pela grande mudana nas instituies que trabalham com a informao e que fazem parte da chamada indstria da informao, pois a informao se tornou imprescindvel para a realizao de negcios em todo o mundo, inclusive nas pesquisas realizadas nas bibliotecas. Existem vrios fatores serem levados em considerao na escolha de um software, atividade esta de extrema importncia no processo de automao de bibliotecas. Uma das principais vantagens da automao de bibliotecas que os sistemas so integrados e, conforme MARASCO E MATTES, (1995, p. 43) (...) as principais funes de uma biblioteca so integradas num mesmo sistema, interagindo com um nico banco de dados bibliogrficos. Exemplificando, um material cadastrado no sistema no momento de sua aquisio, e esta informao vai sendo utilizada/alterada de acordo com sua trajetria na biblioteca.

Outro ponto fundamental o retorno rpido na recuperao de informaes, a agilidade nos servios de rotina (emisso de relatrios, listagens, estatsticas) e, principalmente o servio de circulao de materiais se torna muito mais gil, o que possibilita um melhor atendimento de referncia, funo primordial nas bibliotecas universitrias.

2.1 Aquisio ou desenvolvimento de um software A partir do momento que se decide pela automao dos servios da biblioteca, um ponto a ser definido como ser feita a aquisio do sistema para automao. O sistema tanto pode ser desenvolvido pela prpria instituio, como pode ser adquirido pronto, de alguma empresa especializada na comercializao de softwares. (...) O desenvolvimento prprio de sistemas automatizados (...) tem acarretado grandes problemas s nossas bibliotecas. O desenvolvimento prprio nem sempre o caminho mais acertado e/ou mais barato para a automao de bibliotecas. A complexidade de tal empreitada exige uma equipe com grande capacidade tcnica, formada por analistas e/ou engenheiros de

sistemas com um profundo conhecimento na rea de biblioteconomia e bibliotecrios, tambm com slido

conhecimento na rea de sistemas e processamento de dados (...) A preparao desta equipe de custo elevado e no compensa financeiramente. Outro fator relevante o enorme tempo gasto para o desenvolvimento. (MARASCO e MATTES, 1995, p. 45)

2.2 Avaliao dos sistemas para automao de bibliotecas Decidido pela aquisio de um sistema comercializado no mercado nacional, (comprovadamente o mais vivel em relao aos custos, tempo e benefcios) preciso saber por onde comear a avaliao dos softwares que esto no mercado, para sua posterior seleo. Conhecimentos bsicos de informtica so indispensveis para a avaliao de programas (...) A fronteira entre as atribuies na escolha de um software pelo bibliotecrio e pelo profissional da rea de informtica, nunca foram muito claras. Porm, a escolha deve estar vinculada a uma anlise das aplicaes que sero utilizadas e o nvel de integrao dos processos usados na biblioteca. (NEUBBABER, 1993, p. 04)

2.3 Funes bsicas dos sistemas para automao de bibliotecas Todo sistema que se preocupa com o gerenciamento adequado de uma biblioteca universitria deve ter alguns requisitos bsicos (funes) para que a biblioteca seja bem administrada. Apresentamos abaixo as funes bsicas para o desempenho satisfatrio de um software para unidades de informao, conforme ROWLEY (1994, p. 237):

Realizao de encomendas e aquisies: Este servio faz parte do processo de aquisio de materiais, um processo

administrativo, relativamente simples, que tem como objetivo suprir as necessidades e demandas da unidade de informao. As principais atividades so: Encomendas; Recebimentos; Reclamaes (por parte da unidade de informao, quanto ao no recebimento das encomendas realizadas) ; Contabilidade de custos; Consulta (sobre a situao das encomendas); Relatrios e estatsticas (sobre as encomendas)

Catalogao: nesta etapa que a informao tratada, para que seja posteriormente,

recuperada no sistema atravs de seus pontos de acesso: Entrada de dados; Controle de autoridade; Importao (de registro de outras bases de dados

Catlogos em linha de acesso pblico e outras formas de catlogo:

Utilizao de catlogos tanto pelos usurios do sistema, quanto pelos prprios funcionrios da biblioteca. Acesso em linha; Interface de acesso pblico; Outras formas de catlogos Controle de circulao:

Onde acontece todo o processo de registro dos dados referentes ao material circulante. Definio de parmetros (que reflitam as polticas de emprstimo, horrios de funcionamento, etc.); Emprstimo; Devoluo; Renovao; Multas; Reservas; Emprstimos por perodos curtos; Manuteno de arquivos de leitores; Consultas (relativas aos leitores ou situao dos documentos); Notificaes; Relatrios e estatsticas (sobre a utilizao do acervo)

Controle de publicaes seriadas:

Se refere as publicaes peridicas. Encomendas (efetivao e renovao de assinaturas); Recebimento (de cada fascculo); Reclamaes (por parte da unidade de informao, quanto ao no recebimento dos fascculos); Encadernao (controle de volumes que estejam sendo encadernados);

Contabilidade de custos; Catalogao (de itens novos); Controle de circulao (se os itens forem emprestados ou circularem); Consultas (relativas s publicaes seriadas); Relatrios e estatsticas

Informaes gerenciais:

Trata de todas as informaes relativas parte administrativa do sistema de

informao. Diversos relatrios e estatsticas; Instrumentos de anlise das informaes estatsticas.

Emprstimos entre bibliotecas

Igual ao controle de circulao, mas comumente com menos opes, isto : Entrada de dados; Emprstimo ao leitor; Devoluo; Multas; Manuteno do arquivo de leitores (pode ser o arquivo principal do controle de circulao); Consultas; Relatrios e estatsticas

Informao comunitria:

Busca de registros de informaes, porm se d atravs de intercmbios, utilizando-se de formatos especficos para tais intercmbios. Entrada de dados; Acesso on-line; Interface de acesso pblico

2.4 Requisitos mnimos para a avaliao de sistemas para automao de bibliotecas Para se avaliar sistemas de automao de bibliotecas deve-se considerar critrios gerais e critrios especficos. Nos critrios gerais de softwares destacamos: Sua facilidade de uso; Interface e integrao de menus; Fornecedor; Assistncia tcnica,

manuteno e suporte; Linguagem de programao; Sistema operacional; Tamanho e tipo de computador em que o sistema executado; Segurana do sistema; Instalao; Atualizao de verses; Manuais e documentao do sistema; Treinamento; Tempo e histria de vida; Custos e condio de comercializao; Compatibilidade com outros softwares.

E nos critrios especficos: Normas internacionais de padronizao de dados catalogrficos e bibliogrficos; Recursos

de importao e exportao de dados; Intercmbio entre bibliotecas; Interface ao catlogo OPAC; Interfaces entre sistemas de gerenciamento de bibliotecas e sistemas de CD-ROM; Ligaes entre os mdulos de aquisio dos sistemas locais e as bases de dados mantidas pelo comrcio editorial; Arquitetura e construo do sistema integrado; Sistemas abertos, com

liberdade de alteraes; Tipos de bases de dados; Estrutura da base de dados. Nos dias de hoje, um critrio fundamental para se analisar num sistema de bibliotecas , se o sistema estruturado com formato de intercmbio, pois no mais aceitvel que se perca tempo cadastrando todo o acervo da biblioteca. A cooperao de dados catalogrficos, atravs dos formatos de intercmbios de dados bibliogrficos e catalogrficos e das redes de catalogao cooperativas hoje uma realidade, que alm de ter um custo baixo, poupa um tempo enorme de atualizao e/ou liberao de uso do sistema. Foram analisados diversos sistemas para automao de unidades de informao, e o que mais se integrou as necessidades de servios e a condio financeira da biblioteca Padre Lambert Prins, da Fundao Karnig Bazarian foi um sistema que possui os seguintes requisitos bsicos:

Controle de aquisies: Controle de status da aquisio; Controle de sugesto de aquisies (local e pela Internet/Intranet); Correspondncias em papel e em E-mail; Utilizao de duas moedas para relatrios e estatsticas (R$ e U$); Integrao com as rotinas de cadastro e recuperao de publicaes.

Cadastro e recuperao de publicaes: Cadastramento de todos os tipos de materiais previstos no AACR2; Formato para intercmbio catalogrfico e bibliogrfico MARC; Busca por lgica booleana em qualquer campo do sistema; Emisso de etiquetas de cdigo de barras e etiquetas de lombada; Coleta de dados para emisso de relatrios e estatsticas; Relatrios gerais, boletim bibliogrfico, DSI e relatrios especficos para atender exigncias do MEC; Controle de baixa; Importao de arquivos texto para os campos de contedo e de resumo.

Controle de peridicos: Controle de ttulos, assinaturas e colees; Controle do servio de circulao dirigida (aos docentes e pesquisadores); Exportao e importao CCN (Catlogo Coletivo Nacional); Impresso de relatrios; Correspondncia em papel e E-mail; Impresso de etiquetas de cdigo de barras; Relatrios; Estatsticas. Controle de emprstimo:

Controle de emprstimos, devolues, atrasos e listas de reservas; Parametrizao por categoria e tipo de publicao (liberao de tipos de materiais para determinados usurios); Suspenso e normalizao da situao de usurios; Controle de emprstimo domiciliar e para consultas; Correspondncia em papel e E-mail; Emisso de recibos de emprstimo e devoluo; Emisso de relatrios; Estatsticas.

Controle de vocabulrio: Criao de listas hierarquizadas de assuntos, para a criao posterior de um tesauro; Utilizao das remissivas de assuntos em todas as demais rotinas do sistema; Cadastramento de assuntos; Emisso de relatrios; Estatsticas. Controle de publicaes jurdicas: Controle da legislao, jurisprudncia, pronunciamentos, smulas e votos; Controle de alteraes e revogaes; Cadastramento e/ou importao de arquivos texto para o campo de ntegra; Emisso de relatrios; Estatsticas especficas de dados jurdicos.

Alm destas rotinas, o sistema possui um mdulo on-line, que torna possvel a recuperao de dados, a localizao de materiais e pedidos de materiais via rede (Internet/Intranet). Preocupados com uma recuperao dos dados na unidade de informao, de excelente qualidade, decidimos, ento dar uma nfase ao processo de indexao dos dados, pois somente atravs de um sistema com um indexao adequada que iremos recuperar adequadamente as informaes que so solicitadas pelos nossos usurios. Partindo deste ponto, foi realizado um diagnstico do servio de indexao da biblioteca na qual realizamos servios bibliotecrios.

3. Indexao dos dados informacionais - caso da biblioteca universitria "Padre Lambert Prins"

3.1 Diagnstico do sistema A Biblioteca "Padre Lambert Prins" das Faculdades Integradas de Itapetininga, mantida pela Fundao Karnig Bazarian, tem o acervo constitudo basicamente de materiais

das reas de Administrao, Comunicao Social, Direito e Educao Fsica e de obras de referncias. utilizada a Classificao Decimal de Dewey (CDD) para que os assuntos dos materiais bibliogrficos sejam tratados de acordo com uma relao lgica de assuntos e para que, possam ser armazenados conforme seus assuntos principais. Os principais usurios da biblioteca so alunos, professores e funcionrios das Faculdades Integradas de Itapetininga. Alguns pontos foram analisados:

Linguagem utilizada Atualmente no se utiliza nenhuma linguagem controlada, trabalhamos apenas com um cabealho de assunto criado pelas bibliotecrias da instituio.

Metodologia At o ano de 1997 no existia nenhuma forma de se buscar os materiais pelos assuntos, s era possvel realizar a busca atravs da indicao do autor. Atualmente estamos reformulando toda a forma de busca dos materiais, e a busca por assuntos se d basicamente por assuntos principais no recorrendo ainda a assuntos mais especficos (esta uma proposta para ser realizada durante este ano (2000)) No incio do ms de julho de 1999, demos incio ao cadastramento dos dados informacionais e at o momento, aproximadamente 80% do acervo total da biblioteca foi cadastrado, o que tornou possvel a busca por todos os pontos de acesso dos materiais bibliogrficos (j cadastrados)

Pessoal qualificado para o servio A biblioteca possui duas bibliotecrias, quatro auxiliares e uma digitadora estando dividido em: Uma bibliotecria que trabalha com as reas de Administrao, Comunicao Social e Educao Fsica e duas auxiliares para o processamento tcnico Uma bibliotecria que trabalha com a rea jurdica e duas auxiliares para o processamento tcnico Uma digitadora que trabalha somente com o cadastramento dos dados no sistema

Recursos materiais A biblioteca possui uma central multimdia com quatro microcomputadores para pesquisa em bases de dados, trs terminais para a busca de materiais do acervo, dois terminais para a circulao (um para emprstimo e outro para devoluo) e mais dois terminais para o servio interno.

3.2 Soluo/alternativas

Proposta de um sistema de indexao: projeto piloto para a rea jurdica Inicialmente pensou-se em trabalhar com a linguagem controlada pelo ndice da RT (Revista dos Tribunais) que trata somente de informaes jurdicas, porm encontramos uma certa dificuldade em trabalhar com esta linguagem, uma vez que muitos termos no condizem com a realidade do sistema de informao em questo. Posteriormente tivemos contato com o THES (Tesauro do Senado Federal) e ele se mostrou muito mais adequado as nossas necessidades. Infelizmente, ainda no ser possvel tratar os assuntos das outras reas da Biblioteca, mas se as obras jurdicas estiverem com os assuntos indexados, j ser aproximadamente 60% do acervo. Esta atividade est com incio previsto para abril deste ano (2000). Aps o trmino do tratamento de toda a informao jurdica, iremos comear a indexao dos assuntos das outras reas da biblioteca.

Linguagem de indexao Aps comparaes entre alguns tesauros, resolvemos por indexar os assuntos jurdicos com o THES (Tesauro do Senado Federal) por possuir uma linguagem adequada e de fcil acesso aos nossos usurios.

4. Concluses imprescindvel que partir do momento que se decide pela automao de uma biblioteca universitria, tome-se certos cuidados para a anlise, avaliao e seleo do software, pois existe uma quantidade enorme de sistemas no mercado, mas nem todos atendem os requisitos mnimos necessrios para a automao. Outro fator importante, que no mais possvel se ter uma biblioteca universitria que no esteja automatizada, pois as facilidades que a automao garante para

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qualquer sistema de informaes so de grande valor para os bibliotecrios que podem, desta forma, especializar-se mais nos servios de referncia. Atravs das anlises realizadas nos sistemas para automao de unidades de informao e baseados nas exigncias atuais da sociedade da informao, pudemos definir qual o sistema que mais se adequaria as necessidades da biblioteca Padre Lambert Prins, levando em conta as rotinas de servios da biblioteca e o custo que a Fundao Karnig Bazarian se disponibilizaria a pagar pelo referido sistema. Finalizando as concluses obtidas com este trabalho, verificou-se a importncia de um estudo dos aspectos atuais das unidades de informao concomitantemente com a modernizao dos servios prestados pela biblioteca Padre Lambert Prins, pois s assim, nos foi possvel verificar como realmente deveramos nos posicionar frente a toda a especulao existente diante dos servios de uma biblioteca universitria. E tambm para termos uma clareza maior quanto aos novos termos que so incorporados diariamente em nosso vocabulrio.

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