1 INTRODUCCIN

La investigacin sobre el desarrollo de un Sistema de Informacin para el Control de la gestin Administrativa de Tiempo Laboral para los Empleados del Sector Pblico, enfoca la problemtica que se presenta en la mayor parte de las empresas gubernamentales, para proporcionar a sus empleados los documentos necesarios al iniciar los trmites de su pensin de jubilacin y los malestares que ocasionan los retrasos en stos en las instituciones encargadas de brindar la pensin por invalidez, vejez o muerte como son: BBVA Prevision AFP S.A. , Futuro de Bolivia S.A. AFP; a la vez busca plantear una forma de solucin a dicha problemtica, como una contribucin hacia el sector referido . Se define la problemtica actual que existe en la Autoridad de Fiscalizacin y control de pensiones y seguros, referente a la elaboracin de los documentos de retiro laboral necesarios para iniciar los trmites de pensin a la cual se tiene derecho como empleado pblico, el cual tiene un tiempo de entrega de uno a dos meses. Adems se hace referencia a las limitaciones existentes en el proceso investigativo, los objetivos definidos para el desarrollo del proyecto y las diferentes concepciones tericas sobre el desarrollo de Sistemas de Informacin utilizando diferentes mtodos y especificando la teora adoptada por el grupo investigativo para desarrollar una forma de solucin al problema planteado.

2 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA

Desde la creacin de los aportes patronales para la administracin de fondos de pensiones siempre se tuvo problemas por parte de los trabajadores y la administracin al momento de realizar su documentacin, realizar extracto de cuenta, retiro de esos mismos fondos,etc. Esos problemas se debe en mayor parte a la mala administracion o negligencia que existe en el manejo de documentacin de los aportes y informacin que se pueda brindar de esto a los trabajadores que realizan estos tramites.

En 1997 se establecio la creacion de la Autoridad de fiscalizacin y control de pensiones y seguros (APS) institucin que tiene como funcin la seguridad social de los trabajadores del sector pblico en Bolivia. A partir de 1997, se crea la Ley para el Sistema de Ahorro para Pensiones, la cual permite crear las Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP), tambin tienen como funcin brindar seguridad social a los empleados pblicos. En la actualidad (ao 2011), Autoridad de fiscalizacin y control de pensiones y seguros (APS), es una de las empresas gubernamentales que tiene como beneficio otorgar una pensin por riesgo de invalidez, vejez y muerte a sus empleados. El Departamento de Recursos Humanos de dicha institucin es el encargado de verificar y controlar un promedio de veinticuatro solicitudes mensuales de documentos para el control de tiempo de servicio laboral, siendo responsabilidad 1. http://www.aps.gob.bo/Institucion/ Pgina oficial dela APS. 2. http://www.prevision.com.bo/index.html Pgina oficial del sistema BBVA del sistema de prevision AFP. De dicho Departamento el generar los siguientes documentos: Constancia de tiempo de servicio, debidamente firmada y sellada por el jefe de personal y el superior de ste. Constancia que proporciona las ltimas 120 cotizaciones (10 aos) al APS, realizadas por el empleado, debidamente firmada y sellada Certificacin de la Seccin calificacin aos de Servicios de la Contraloria departamental. Certificacin de la secretaria nacional de hacienda. Formulario ABC de la C.N.S.

El proceso de elaboracin de cualquiera de los documentos anteriores, se realiza a solicitud del interesado ya sea est activo (se encuentra laborando en la institucin) o pasivo (retirado de la institucin), esto puede hacerse de las siguientes formas: escrita, personal y va telfono; el Departamento de Recursos Humanos proporciona al interesado una solicitud para obtener los siguientes datos: dependencia donde
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labora, forma de pago, fecha de ingreso, cargo desempeado y fecha de retiro, estos datos son enviados a la Seccin de Archivos General para que los responsables busquen la informacin referente a las cotizaciones solicitadas. El encargado de la Seccin de Archivo General verifica si el interesado es empleado activo o pasivo y la clasificacin de puestos los cuales pueden ser: Jornal, Contrato y Ley de salario, ste una vez identifica los aspectos, solicita al departamento de Recursos Humanos el expediente laboral donde se lleva el historial de los aumentos salriales, licencias sin goce de sueldo, incapacidades, para los interesados por contrato y ley de salario; sin embargo, para el puesto jornal no existen expedientes por lo que recurren a las planillas de pago directamente. En un 90% de los documentos de todos los registrados en este sistema se encuentran deterioradas lo que dificulta en gran medida obtener los datos debido al alto volumen de informacin que ha generado desorden, prdida y deterioro de documentos, una vez obtenida la informacin se realizan los clculos de porcentajes para cada una de las cotizaciones que se transcriben a una hoja de papel y posteriormente se trasladan por medio de una mquina de escribir mecnica al formulario correspondiente, dicho equipo no cumple con las exigencias de trabajo debido al tiempo y uso de la misma, lo cual dificultad para hacer correcciones, y representa inconvenientes para el interesado al momento de presentar los documentos a las instituciones correspondientes (APS o AFP). Una vez finalizado el documento es enviado a revisin y firma del Jefe del Departamento de Recursos Humanos, quien lo remite al Director Ejecutivo (Constancia de Tiempo de Servicio) o al Pagador (Constancia de los ltimos 120 meses cotizados). Esta situacin genera retraso en los trmites de los solicitantes, ya que el tiempo de respuesta es de uno a dos meses, lo que dificulta y retrasa el proceso de pensin en las instituciones respectivas tales como: APS y la Administradora de Fondos de Pensiones (AFP), generando problemas y gastos adicionales a los empleados y ex empleados que hacen uso de este servicio.

2.2 ANTECEDENTES HISTORICOS

Para el presente proyecto de presentan datos historicos y de relevancia para la implementacion del nuevo sistema de la APS.

2.2.1 Qu es la APS?
La Autoridad de Fiscalizacin y Control de Pensiones y Seguros APS es la institucin creada para supervisar, fiscalizar, controlar y regular a las personas naturales y jurdicas que desempean sus actividades en el mbito de la Seguridad Social de Largo Plazo y del Mercado de Seguros.

2.2.2 El nuevo sistema de pensiones de Bolivia

La Reforma de Pensiones en Bolivia sustituy el antiguo sistema de reparto simple (pay as you go), por un sistema de capitalizacin individual, administrado privadamente. El objetivo fundamental y prioritario de la Reforma fue el de mejorar el funcionamiento del seguro obligatorio de largo plazo en el pas, de tal forma que los afiliados pudieran beneficiarse de un sistema que les proporcionara un seguro de vejez adecuado, permitindoles vivir en forma digna una vez alcanzada la edad de jubilacin. Con este propsito, la Reforma fue ejecutada dirigida a resolver los muchos problemas que presentaba el antiguo sistema de reparto simple, referidos a transicin demogrfica, baja relacin de contribuyentes sobre beneficiarios, insuficientes aos y montos de contribucin, baja cobertura, un nivel de reservas insuficiente y altos costos de administracin. Como toda reforma que sustituye a un sistema de reparto simple por uno de capitalizacin individual, la Reforma en Bolivia implic dos cambios conceptuales fundamentales en el funcionamiento del sistema de pensiones: fortaleci el vnculo entre las contribuciones y los beneficios y hizo explcita la deuda implcita del sistema de reparto.

3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

3.1 Identificacin del problema

El actual sistema de pensiones APS tiene falencias y problemas con la documentacion y manejo de datos de los trabajadores como perdida de informacin, errores tipograficos, etc, que perjudican a los trabajadores que desean realizar el tramite de jubulacin de acuerdo a su rubro.

3.2

Formulacin del problema

Cmo ayudar a mejorar la Gestin Administrativa para el control de cotizaciones En la Autoridad de Fiscalizacin y Control de Pensiones y Seguros (APS), a fin de realizar con mayor eficacia y eficiencia la emisin de la informacin para los trmites de retiro laboral a solicitud de stos, y que pueda aplicarse al sector pblico en general?

3.3
Causa:

Anlisis causa efecto

El problema es ocasionado por el actual sistema de control de la Autoridad de fiscalizacin y control de seguros y pensiones (APS). Efecto: Se generan problemas en la tramitacin de los documentos y datos para el sistema de jubilacin.

4 OBJETIVOS
4.1 Objetivo general

Desarrollar un sistema de informacin para el control de la gestin administrativa de tiempo de servicio laboral para los empleados del sector pblico, caso prctico: Autoridad de Fiscalizacin y control de pensiones y seguros (APS).

4.2

Objetivos especficos

a) Realizar la investigacin preliminar del sistema para determinar si el desarrollo del nuevo sistema es factible tcnica, econmica y operativamente para la institucin. b) Identificar como funciona el sistema actual, a travs de la recopilacin de informacin haciendo uso de la observacin, cuestionario y entrevista como tcnicas de investigacin para determinar las soluciones que se realizarn, que sern representadas utilizando herramientas CASE. c) Construir el nuevo diseo del sistema propuesto, el cual comprender dos etapas: Etapa de diseo de interfases que consiste en elaborar las entradas y salidas (pantallas de capturas y reportes) y la Etapa de diseo del modelo de informacin donde se crea el modelo conceptual de datos (entidad-relacin) y se estructura la base de datos y sus archivos por medio de herramientas CASE. d) Elaborar los mdulos de programas informticos considerando su codificacin, haciendo uso de un lenguaje visual que permita la orientacin a objetos. e) Realizar las pruebas al nuevo sistema para que sea utilizado en forma experimental, para asegurase que el software trabaje de acuerdo a las especificaciones y que llene las expectativas de los usuarios.

5 JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN
Con el desarrollo de un sistema de informacin para el control de la gestin administrativa de tiempo de servicio laboral para los empleados del sector pblico, se pretende asentar las bases para la posible eliminacin de los siguientes problemas, considerando la implementacin del mismo por las autoridades de la institucin. Existe dificultad para encontrar los datos, considerando el alto volumen, deterioro, clasificacin y prdida de planillas. Las deducciones que se presentan en los formularios no corresponden a las efectuadas en las planillas de pago, esto se debe a que la encargada de realizar los clculos utiliza el salario neto del empleado que toma del registro

de personal y ste no refleja las deducciones reales, afectando a todos aquellos empleados que realizaron tiempo extra durante su servicio laboral. Frecuentes errores en los clculos que se realizan para las cotizaciones laborales, debido a fallas humanas por los procedimientos manuales utilizados actualmente. No se utiliza tecnologa apropiada para la trascripcin de las cotizaciones laborales a los formularios, ya que actualmente se utilizan mquinas de escribir mecnicas, con el uso de las computadoras se pretende mejorar tanto la presentacin como la elaboracin de los documentos. La entrega de los documentos necesarios para el trmite de retiro laboral se efecta entre uno y dos meses despus de iniciado el trmite correspondiente, sino se presenta algn inconveniente adicional a los mencionados anteriormente, con la implementacin del nuevo sistema se pretende disminuir en un 80% la bsqueda de informacin de datos, lo cual depender de la velocidad de procesamiento de la computadora y que los datos se maquilen correctamente, no as los procedimientos de autorizacin de parte de las personas encargadas. Al implementar el sistema de informacin propuesto, las autoridades de la APS podrn eliminar los problemas mencionados anteriormente y obtener los beneficios siguientes: Recuperacin ms rpida de la informacin, ya que el sistema contar con programas que realizaran bsquedas con mayor rapidez. Mayor nmero de solicitudes atendidas, debido a que el sistema permitir efectuar clculos, recuperar datos e informacin y efectuar los procesos repetitivos con mayor velocidad. Aumento en la exactitud y mejora en la consistencia, al realizar procesos aritmticos de manera correcta y siempre en la misma forma. Niveles de seguridad de la informacin, para que sea accesible solo al personal autorizado.

5.1 Delimitacin de la investigacin

1. Delimitacin Espacial o geogrfica. La investigacin se desarrollar principalmente en el departamento de Cochabamba. 2. Delimitacin Social La poblacin que estar sujeta a la investigacin sern los empleados pblicos que han solicitado su tiempo de servicio laboral, que estn representados por la APS.

5.2 Lmites de la investigacion

Entre las limitaciones de la investigacin se pueden mencionar las siguientes: 1. Poca disponibilidad de tiempo que el personal de los de la Autoridad de fiscalizacion y control de pensiones y seguros (APS), puede proporcionar al grupo de investigacin. 2. Existe dificultad para obtener informacin de los interesados que han solicitado su tiempo de servicio, debido a la ubicacin variable de sus domicilios, esto se pretende solucionar parcialmente solicitando la colaboracin de la Encargada de la Seccin de Archivo General para que facilite los ltimos domicilios y telfonos que posean registrados. 3. En Bolivia existe poca bibliografa actualizada sobre Sistemas de Informacin utilizando el mtodo de anlisis y diseo estructurado.

6. ALCANCES DE LA INVESTIGACIN
El presente sistema llevar el control de las cotizaciones que los empleados efectan en la APS durante su tiempo de servicio laboral.

6.1

Alcance temtico

La implementacin del sistema permitir el mejoramiento del manejo en reas de administracin, recursos humanos, etc.
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6.2

Alcance geogrfico

Los lmites en los que se desarrollara solamente este proyecto sern en el rea de Cochabamba Cercado en los lmites solo para aquellos que viven en el centro de la ciudad.

6.3

Alcance Temporal

Se espera que el nuevo modelo de manejo de datos que se planea implementar cubra las necesidades de organizacin de la institucin por un periodo de 5 a 6 aos hasta que vuelva hacer una actualizacin del mismo.

6.4

Alcance institucional

El nuevo modelo que se implementara no solo afectara a la Autoridad de Fiscalizacin y control de pensiones (APS) sino tambien a otras entidades como la AFP , BBVA, CNSS que estan mutuamente relacionados con la entidad en el manejo de documentacion de los trabajadores pblicos.

7 HIPOTESIS
Comprobar que impacto tendra el cambio del sistema de manejo de pensiones actual utilizado por los empleados del sector pblico con uno nuevo que satisfaga las deficiencias del anterior sistema para mejorar el manejo de los documentos y datos que se necesitan para poder realizar los tramites de jubilacin de los empleados.

7.1 Identificacin Variables

Variable Independiente: Desarrollo de un sistema de informacin Variable Dependiente: Almacenamiento y manipulacin de datos imprecisos.

7.2 Matriz De Consistencia PROBLEMA OBJETIVO HIPTESIS

DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIN PARA EL CONTROL DE LA GESTIN ADMINISTRATIVA DE TIEMPO DE SERVICIO LABORAL PARA LOS EMPLEADOS DEL SECTOR PBLICO

Mala administracin de los documentos que realizan los trabajadores publicos para el tramite de su jubilacin.

Desarrollar un sistema de informacin para el control de la gestin administrativa de tiempo de servicio laboral para los empleados del sector pblico.

Comprobar el impacto tendra el cambio del sistema de manejo de pensiones actual utilizado por los empleados del sector pblico

PROVOCA

PARA PERMITIR PERMITIRA

Se pretende asentar las bases para la posible eliminacin de los problemas mencionados , considerando la implementacin del mismo por las autoridades de la institucin. Lo cual permitira eliminar el mal manejo de datos e informacin, errores de calculo y entrega de documentacin a tiempo.

Retardo en la entrega de los documentos de jubilacin, descontento e inconformidad con la atencion que brinda la entidad.

Recopilar la informacin que provocara este cambio para futuras mejoras en la institucion asi como para implementacion de nuevas aplicacines en el sistema.

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8 ANLISIS DE VIABILIDAD
Se consideran los aspectos tcnicos requeridos para usar el nuevo sistema como es hardware y software, detallados a continuacin: a. Hardware La institucin cuenta con varias computadoras personales que se encuentran conectadas a un servidor local. El Departamento de Recursos Humanos, tiene asignadocomputadoras personales, para que las autoridades de la institucin puedan implementar el sistema de informacin. Las caractersticas del hardware se presentan a continuacin: Servidor Computadoras personales:

b. Software La institucin cuenta con licencias de software necesarias para la elaboracin e implementacin del sistema por parte de las autoridades correspondientes. c. Redes La institucin cuenta concomputadoras personales formando una red de rea local (LAN), las cuales estn conectadas a un servidor administrado por medio del sistema operativo Windows 2000 Server. Conclusin: En cuanto a Hardware y Software sta etapa se puede considerar factible, ya que se cuenta con todos los elementos necesarios para la implementacin del por lo que no es necesario realizar ningn tipo de inversin.

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9 MARCO TERICO
9.1 Fundamentacin Terica
En la actualidad, el manejo de la informacin es parte fundamental de cualquier empresa u organismo social sin importar si persiga un fin de lucro o no, para la realizacin de sus actividades en forma rpida y eficiente. Con los adelantos tecnolgicos en el rea computacional, rea de comunicaciones y tecnologas de informacin las empresas, han dado suma importancia al uso de sistemas de informacin basados en computadora o sistemas de informacin computacionales, aprovechando los beneficios que estos les otorgan en el procesamiento de la informacin en forma rpida y confiable, en la ayuda a toma de decisiones a gerentes y ejecutivos o como sistemas expertos en la resolucin de problemas de alto grado de especializacin en el rea etc.

9.2 Objetivos especficos

Para poder lograr cada uno de los objetivos especificos se procedera a tecnicas de inevestigacion para la recoleccion de datos, donde estos datos seran factores que indiquen el camino que debera tomar el sistema operativo por desarrollar: Mtodo de observacin: El grupo de investigadores a travs de este mtodo podra visualizar y registrar los hechos tal y como se realizan sin hacer intervencin alguna, aportando informacin directa del problema. Mtodo deductivo: Consiste en el pase de lo general a lo particular, de la teora a los datos, permitiendo verificar o comprobar las variables planteadas para nuestra investigacin, a partir de la recoleccin de la informacin determinando as cuales de estas son aceptadas y/o rechazadas El mtodo deductivo permite seleccionar una poblacin de estudio y extraer de est una muestra significativa para la obtener la informacin, haciendo uso de instrumentos de investigacin, como entrevista y cuestionarios y a partir de esta informacin clasificar y analizarla para poder recomendar en base a la problemtica actual.

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9.3 Trabajo de Campo y Estadsticas

En el trabajo de campo implicara principalmente los datos e informacin que proporcione la poblacin para el desarrollo del software. Poblacin Est constituida por los empleados pblicos de Cochabamba que han solicitado su tiempo de servicio laboral para el trmite de jubilacin en cada una de las instituciones gubernamentales. Muestra Los diseos muestrales se dividen en dos grandes ramas: Diseos probabilsticos y Diseos no probabilsticos o determinsticos.

Los muestreos probabilsticos se caracterizan porque todos los elementos de la poblacin tienen igual probabilidad de ser tomados en cuenta; mientras que los no probabilsticos estn basados en el juicio personal del investigador. Los muestreos seran aleatorio simple, sistematico, aleatorio estratificado, dirigito,etc, para esta investigacin. Resultados estadsticos Se presentaran los resultados obtenidos con la ayuda de los instrumentos apropiados para la recoleccin de informacin, a cada una de las preguntas del cuestionario que se realizaron a los sujetos de investigacin, los cuales sern interpretados estadsticamente para encontrar un significado completo y amplio de la informacin emprica recabada, haciendo uso de tablas estadstica y a partir de estas construir un grfico, que permitan hacer ms accesible la comprensin de los resultados obtenidos.

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9.4 Encuestas
Las encuestas que se manejaran trataran de reflejar como es el actual flujo de los tramites que deben realizar los trabajadores.

1. Ha solicitado algn documento al Departamento de Recursos Humanos para el trmite de jubilacin? Objetivo: conocer si el entrevistado ha solicitado algn de documento referente a su retiro laboral. 2. Qu trmite realiz con estos documentos? Objetivo: conocer que trmite ha realizado con los documentos solicitados. 3. Se le present alguna dificultad durante el trmite de sus documentos? Objetivo: conocer las dificultades que se le presentan a los interesados al momento de realizar los trmites. 4. Cul fue el tiempo que tard para recibir sus documentos? Objetivo: determinar el tiempo que tardo en recibir los documentos solicitados 5. Le gustara que se mejorar el tiempo de emisin de sus documentos? Objetivo: conocer la insatisfaccin de los usuarios. 6. Cmo considera el servicio brindado por el departamento de Recursos Humanos? Objetivo: conocer el servicio brindado actualmente por el Departamento de Recursos Humanos. 7. Han sido rechazados sus documentos por alguna de las instituciones (BBVA o AFP) encargadas de tramitar su pensin? Objetivo: conocer si los documentos son rechazados por errores al momento de ser elaborados.

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9.5 Anlisis de Resultados

La combinacin de entrevistas, observacin y cuestionario proporcionara detalles relacionados con el proceso de elaboracin de documentos solicitados por los empleados para su trmite de retiro laboral, que permitira dar soluciones que mejoren la problemtica actual dentro de la Autoridad De Fiscalizacin Y Control De Pensiones Y Seguros (Aps). Durante el estudio se debera encontrar si ell sistema actual de control de tiempo de servicio y emisin de documentos relacionados con retiro laboral, presenta una serie de problemas en cuanto al almacenamiento y recuperacin de informacin, ya que estn relacionados con el deterioro, perdida y volumen de informacin. Por otra parte se sabra si la mayora de los usuarios no estn de acuerdo con el tiempo de emisin y entrega de sus documentos y que adems tienen que recurrir a otras instituciones a solicitar las cotizaciones que se han extraviado por el manejo indebido de las planillas por parte de las autoridades encargadas en la institucin.

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