EVENTO Epistemolgicamente la palabra EVENTO, del latn "eventus", significa acontecimiento, suceso, eventualidad.

Para nuestra aplicacin, si bien se trata de un suceso, es eventual en la concepcin de irrepetible. Un EVENTO es una reunin de personas que conlleva un motivo en particular. En tanto los eventos sociales y populares tienen como mtodo la diversin, los corporativos tienen como mecanismo la vinculacin para la negociacin, la incentivacin, la capacitacin y el trabajo. Para que exista un evento es necesario reunir gente en un lugar determinado, con un fin y que exista vinculacin entre las partes. Hay ciertos elementos que caracterizan todo tipo de eventos: sedes o lugares, gastronoma, personal de produccin y atencin, asistencia tcnica, recreacin, ambientacin, entre otros. ORGANIZACIN DE EVENTOS EMPRESARIALES: La Organizacin de Eventos Corporativos es una actividad en crecimiento que requiere para su implementacin de capacitacin. Las empresas incluyen en sus presupuestos la inversin en eventos al mismo nivel que la publicitaria. Los eventos corporativos son metodologas que como, la prensa, la promocin, el marketing y la publicidad, propician negociaciones, incentivos, imagen de empresa, entre otros objetivos institucionales. EVENTOS EMPRESARIALES Son acontecimientos que tienen como fin objetivos corporativos, estos pueden ser: Promover la superacin de objetivos. Motivar al personal. Formar equipos con sentido de pertenencia. Hacer anuncios y reconocer trayectorias. Agasajar. Conmemorar aniversarios Dar a conocer nuevos productos Mejorar el rendimiento laboral a partir de la mayor vinculacin de sus empleados Incentivar a las fuerzas de ventas, entre otros. Algunos de estos eventos son: Almuerzos de Trabajo: El almuerzo puede tener lugar en la misma empresa si las dependencias estn perfectamente acondicionadas, o fuera de ella. Este tipo de reuniones son fundamentales para la buena imagen de la empresa y para las relaciones pblicas con los clientes. Son reuniones de trabajo dirigidos a ejecutivos empresariales y altos cargos de la administracin. Su duracin oscila, entre las dos horas aproximadamente. Pblico objeto: principalmente a empresarios, altos cargos y responsables de Relaciones Pblicas dentro de la empresa. Aniversarios: Siempre hay un da para celebrar un suceso, y tras ste un acto conmemorativo para celebrarlo. Los invitados son: empresas privadas, instituciones pblicas, asociaciones, organizaciones y a personas privadas. Cenas de gala: Como colofn (conclusin o remate) a muchos actos organizados por las empresas o instituciones, o para homenajear a un personaje dentro de la institucin, por ejemplo, se realizan las cenas en honor del presidente fundacional. Invitados: empresas, instituciones, asociaciones y organizaciones. Charlas y coloquios: Son reuniones y disertaciones orales en las que se convoca a un nmero limitado de personas para que debatan un problema, sin solemnidad ni excesivas preocupaciones formales y sin que necesariamente haya que recaer en acuerdo. Invitados: entidades pblicas y

privadas, asociaciones, Organismos..., en general, a todos aquellos que deseen organizar una reunin, con el fin de debatir un problema. certamen Conferencias: Son presentaciones pblicas de mayor importancia para tratar diferentes asuntos de competencia. En ellas se ponen en marcha programas sociales, exposiciones y presentaciones. Congresos: Son reuniones de personas promovidas generalmente por una empresa o asociacin, con la finalidad de sacar algo nuevo dentro del sector. Invitados: Entidades pblicas y privadas, asociaciones, organismos, a todos aquellos que quieran organizar un acto con duracin de ms de dos das para conseguir nuevas soluciones e ideas en el sector. Convenciones: Al igual que los congresos, las convenciones son reuniones de personas promovidas por empresas, con la diferencia de que estas ltimas generalmente estn dirigidas a fuerzas de venta, comerciales. Su objetivo principal es el de debatir asuntos propios para decidir y buscar las alternativas que mejor vayan a la empresa. Son esenciales para alcanzar nuevos objetivos. Desayunos de trabajo: Debido al irracional ritmo de trabajo de algunas personas, con frecuencia se tiene la necesidad de concertar reuniones de trabajo en horarios propios de la vida privada. Entrega de premios: Es uno de los actos que habitualmente ms se repite tanto dentro de las empresas privadas como de las instituciones pblicas. Exposiciones: Son presentaciones pblicas de artculos de industria o de artes y ciencias, para estimular la produccin, el comercio o la cultura. Ferias: Son la mejor manera para estimular la produccin, el comercio, a la vez que se promueve el conocimiento y venta, bien de un producto o servicio con una periodicidad determinada. Fiestas de Empresa: Durante el ao la empresa puede realizar numerosos actos, aunque muchos de ellos se repitan, hay que buscar factores novedosos, lugares diferentes para hacer que cada acto sea diferente. Fiestas de fin de Ao: A todos nos gusta despedir bien un ao, y empezar otro con buen pie y de la mejor manera posible, y una gran fiesta puede hacer que sea una noche inolvidable rodeados de los nuestros. Firmas de convenios: Son actos en los que varias partes suscriben y hacen suyo un documento mediante firma privada o pblica. En algunas ocasiones con asistencia de pblico. Este acto es muy normal la asistencia de medios de comunicacin. Participan: empresas privadas e instituciones pblicas Inauguraciones: El acto de inauguracin supone la oportunidad de dar a conocer al pblico las nuevas instalaciones o servicios, los directivos que la representan, el nivel de cualificacin de sus trabajadores, en definitiva qu hacen y qu servicios o productos aporta tal empresa. En este caso se procura que la sociedad tenga conocimiento por lo que son fundamentales los medios de comunicacin. Jornadas de puertas abiertas: Crear una buena imagen de nuestra empresa es la razn principal por la que la mayora de las compaas y organizaciones, que dependen del apoyo del pblico, abran sus puertas, peridicamente, a las visitas. Juntas de accionistas: Es un acto que se celebra dentro de las empresas una vez al ao, y tiene obligacin legal de que se realice. A la vez que tiene una repercusin pblica muy importante, dependiendo de la empresa que se trate. Presentaciones: Son actos para dar a conocer al pblico en general una oferta, un proyecto, un producto nuevo. Son convocados por entidades privadas o por instituciones pblicas. Recepciones: Son un tipo de acto o ceremonial en el que el anfitrin invita a diferentes personas para celebrar un acontecimiento o conmemoracin. Consisten en un cctel formal ofrecido por el anfitrin. Es privado cuando se trata de un acto familiar, de amigos o casero, y es oficial cuando la recepcin es ofrecida por una autoridad o personalidad.

Seminarios: es una reunin especializada que tiene naturaleza tcnica y acadmica, cuyo objetivo es realizar un estudio profundo de determinadas materias con un tratamiento que requiere una interactividad entre los especialistas. Visitas de empresa: en las empresas se reciben un sinfn de visitas, bien por negocios, institucionales o personales. Sean del tipo que sean, stas tienen que expresar la mejor imagen de la empresa. CLASIFICACIN DE EVENTOS: Existen muchas maneras de clasificar los eventos, por su tamao (micro, medio, grande o mega evento); por su lugar de desarrollo (al aire libre, en espacios cerrados, en la ciudad, en el campo) o por su rea de competencia o temtica, pueden ser: sociales, populares, religiosos, culturales, deportivos, entre otros y EMPRESARIALES o CORPORATIVOS. FESTEJOS POPULARES Nacionales: caractersticos de cada municipio (festivales, fiestas, ferias, concursos, desfiles). Internacionales: Caractersticos de cada pas, pero con la participacin de regiones de diferentes pases. EVENTOS EMPRESARIALES: Tienen el fin de lograr beneficios empresariales, imagen institucional, clientes, posicionamiento en el mercado, consumo de bienes y servicios: Ferias, congresos, convenciones, exposiciones, seminarios, lanzamientos de productos, conferencias de prensa, Workshops (Taller. Se trata de un lugar donde se realiza cualquier tipo de trabajo, ya sea manual o intelectual. Showrooms (se ha convertido en un instrumento de transmisin de los nuevos productos de los empresarios hacia los compradores. Visita de Ejecutivos Extranjeros a la Empresa. Inauguraciones. Aniversarios de Empresa. Family Day. Desayunos de trabajo. Almuerzos de trabajo. Cena de Trabajo. Jornadas de Lluvia de Ideas (con un entorno y actividades que estimulen la creatividad). Encuentros de negocios. Fiesta de logros de objetivos. Incentivos y Fidelizacin para Fuerzas de Ventas. Eventos de integracin. Outdoors (puertas abiertas). Concientizacin de Nuevos Objetivos. Lanzamiento de Planes. Eventos Recreativos. Jornadas de Capacitacin. EVENTOS CULTURALES: Festivales, actos culturales, conmemoraciones, espectculos artsticos, muestras de arte, inauguraciones de centros culturales, fiestas de colectividades, presentacin de un libro, presentacin de una obra, espectculos callejeros, exposiciones, congresos, ferias, concursos, mesas de debate. EVENTOS RELIGIOSOS Caractersticos de cada religin: Bautismo, comunin, casamiento, navidad, pascuas, jubileo, retiros religiosos, convivencias, estadas de descanso, cursillos religiosos, seminarios religiosos, campamentos religiosos. EVENTOS SOCIALES: Nacimientos, cumpleaos, fiestas de matrimonio, aniversarios, fiestas benficas, desfiles, fiestas temticas (Halloween, Tropical, Disfraces, etc), fiestas de egresados, fiestas de grupos de pertenencia (Solos y Solas, Gays, Gordos, etc.), fiestas de despedida, eventos infantiles, despedidas de solteros, fiestas de reencuentros, cumpleaos de 15, cumpleaos de 18. Fiestas Comunitarias organizadas por Entidades Civiles. - Pequeas Sorpresas.

Fiestas de Fin de Ao. Fiestas Privadas. Da del Nio

EVENTOS ESCOLARES: Inicio del ciclo lectivo. Cierre del ciclo lectivo. Fiestas Patrias. Torneos y Encuentros Deportivos. Festivales. Ferias. Certmenes. Fiestas para recaudar fondos para viaje de egresados. Reunin de ex-alumnos. Aniversario de la Institucin. Fiesta de Graduacin. EVENTOS POLITICOS: Lanzamiento de Campaa. -Nombramiento de Funcionarios. -Debates. -Congresos. -Cierre de campaa. -Reuniones de trabajo. -Desayuno, almuerzos y cenas proselitistas. -Eventos a beneficio. -Inauguraciones. -Firmas de Acuerdo. -Actos Conmemorativos. -Viajes polticos. -Recepciones diplomticas. -Distinciones. -Entrega de premios, diplomas. -Homenajes y Reconocimientos. -Cenas de Gala. -Conferencias de prensa. EVENTOS DEPORTIVOS: Torneos. -Competencias. -Olimpadas. -Panamericanos. -Intercolegiales. -Campeonatos interempresariales. -Clases abiertas. Mundiales. EVENTOS EN EL CAMPO: Sociales: casamiento, cumpleaos, das de campo para grupos, reuniones familiares, aniversarios. Empresariales: aniversarios, fiestas de fin de ao, presentacin de productos, reuniones de trabajo, seminarios de capacitacin, cierre de congresos y convenciones, family day, recepciones de ejecutivos extranjeros, agasajos a la prensa. Recepciones diplomticas. Da de campo para colegios. FAMILY DAY La realizacin del Family Day, evento empresario que involucra a la familia, ha tomado un gran impulso como modalidad de encuentro laboral y recreativo. Su efectividad pasa por el vnculo que se establece entre las familias (esposas e hijos de los empresarios), que favorece nuevos caminos para relacionarse y beneficiar as los acuerdos comerciales y laborales del mbito puramente corporativo. El "Family Day" se desarrolla en predios y complejos que alternan espacios abiertos y cerrados. Salones preparados para el desarrollo de conferencias, seminarios, reuniones de capacitacin, dotados de toda la infraestructura y el apoyo tcnico necesario; y parques con espacios para desarrollar actividades deportivas y piscinas para la implementacin de todo tipo de actividades recreativas. El objetivo es que, mientras el personal de la empresa, ejecutivos y empleados, desarrollan su tarea laboral, sus familias puedan disfrutar de las bondades que ofrecen estos espacios al aire libre y de las actividades programadas para entretenerlos en su estada. Est probado que las familias, lejos de los intereses puramente econmicos y comerciales, se relacionan en lo social, con fines puramente afectivos y para establecer lazos de amistad. Estos lazos pueden efectuarse entre mujeres y nios, ms all de la relacin que pueda existir entre sus padres y esposos; y en ocasiones trascienden cualquier problema que, por cuestiones laborales, pueda haberse ocasionado entre ambos y deteriorado su relacin. De esta manera, estas relaciones paralelas que se establecen entre las familias, en estas jornadas en que se comparten juegos, deportes y comida, favorecen las relaciones entre los empresarios y se presentan como una va ms

para solucionar asperezas, desencuentros, malos entendidos e incomunicaciones. Tal vez, el acercamiento que un empleado no logr con su jefe en su trato cotidiano laboral, lo logra su hijo o esposa con la familia del mismo a partir de una charla, un juego. Adems de la posibilidad de establecer un vnculo que vaya ms all de ese da de esparcimiento. El Family Day es muy utilizado en el mbito corporativo por empresas multinacionales, como una herramienta ms para favorecer los negocios y las relaciones empresarias. De esta manera, a travs de un evento, se puede integrar a la familia, hacer que la misma disfrute de un momento de esparcimiento y favorecer al mbito laboral. Un da de trabajo Si bien el family day, se enmarca dentro de un evento al aire libre con tendencia recreativa, dentro del mismo se desarrollan actividades puramente laborales, como un seminario, un curso de capacitacin o una conferencia. Si se trata de la organizacin de una conferencia a cargo de algn ejecutivo de la empresa, conviene tener previstos todos los elementos: - Mesas y sillones. - Letreros con los nombres de los participantes para colocar sobre las mesas o en las solapas. - Ceniceros abundantes. - Ventilacin asegurada, sin ruido de ventiladores o aire acondicionado. - Carpetas, anotadores y lpices. - Sistema de grabacin, videofilmacin y fotografa. - Rotafolios, pizarras, atriles para diapositivas, proyectores y retroproyectores. - Bebidas, cafetera y servicio gastronmico. - Mozos. - Recepcionistas. - Agua mineral para los oradores. - Micrfonos. - Listas impresas de los concurrentes para distribuirlas entre ellos, indicando la empresa a que pertenece cada uno y su cargo. - Guin para la disertacin. - Control de que el saln est aislado y sin ruidos externos, de que las sillas no crujan y de que pueda quedar oscurecido adecuadamente con cortinas gruesas para poder exhibir pelculas. - Sntesis impresa de la exposicin para distribuirla (memorias) - Formularios para evaluacin, si fueran pertinentes. - Personal de secretarias para atencin de los participantes. VISITA A LA EMPRESA: La visita de empresa es considerada, adems de un evento corporativo, una estrategia de relaciones pblicas. La misma fortalece el compromiso de empleados y clientes, la confianza institucional y la imagen de la empresa. Nada mejor para convencer que exhibir ante los diversos pblicos el funcionamiento de la entidad. Enumeraremos a continuacin una serie de ventajas y procedimientos para organizar las visitas a empresas e instituciones, las mismas sern efectivas siempre que exista algo interesante y moderno que mostrar. 1. Ventajas Permite exponer la cantidad y calidad de equipos necesarios para suministrar un servicio o fabricar un producto Que la empresa pueda conocer mejor a sus clientes.

 Que los clientes observen las condiciones de trabajo. Ayuda a atraer nuevos empleados. Da oportunidad de informar a los clientes sobre problemas presentes y asuntos de inters actual. Proporciona ocasiones de asegurar a los clientes que la empresa es eficiente, opera econmicamente y es progresista. 2. Preparativos: Todos los preparativos se deben hacer con anticipacin a la fecha programada. La seleccin de las personas que van a asistir es lo primero que hay que fijar y las invitaciones se deben enviar por correo bastante antes de la fecha fijada. El grupo debe estar integrado por un nmero limitado de personas para evitar aglomeraciones. Se considera que el nmero usual es de veinte a treinta. Con antelacin a cualquier visita hay que consultar a las personas indicadas de la empresa, y lograr su cooperacin. El trayecto a seguir en la visita se decidir con bastante antelacin. La direccin debe recibir a los huspedes. Tambin corresponde proveer espacio para que descansen hasta que todos se encuentran reunidos. Hay que prever un lugar adecuado para que la persona que representa a la direccin haga breves explicaciones prelirninares. Con anticipacin hay que hacer arreglos para ofrecer un refrigerio, evitando apariencia de derroche. Se planificar que el grupo regrese a un sitio donde se ofrecern las explicaciones finales, que consistirn generalmente en una expresin de agradecimiento por la visita, en comentarios acerca del asunto o tema puesto de relieve durante el programa, y con frecuencia se brindarn explicaciones tcnicas si son pedidas por estudiantes o grupos interesados. Los preparativos para la visita de los ejecutivos extranjeros debe hacerse con anticipacin. La empresa debe transmitir lo efectiva que es a travs de su imagen (disposicin correcta del mobiliario, circulacin, ordenamiento, decoracin, etc) y su personal (presencia, vestimenta, actitud cordial...) Cada persona deber tener asignada una funcin: quin estar encargado de la recepcin, de ofrecer informacin, de guiar el recorrido, de suministrar el material necesario, de hacer las traducciones. Adems de quines tendrn a su cargo la responsabilidad de proveer de comida y bebida a los visitantes. Para que la visita cumpla con sus objetivos y no se disperse la atencin de sus involucrados, se considera que debe durar una hora y media o dos promedio. Una vez finalizada, los organizadores debern encargarse de trasladar a los ejecutivos al hotel donde estn alojados -que se seleccionar tomando todas las precauciones del caso-, y proponerle alternativas de salida y diversin. Casa abierta para todos (Open House} I. Ventajas: a) Proporciona a los familiares del personal la oportunidad de observar la organizacin. b) Permite ver a los hombres y mujeres que suministran el servicio o producto y las operaciones y equipo que se necesitan. c) Permite a la empresa demostrar y exhibir: 1) Las buenas condiciones de trabajo. 2) Los edificios y equipo. 3) El volumen de la inversin para proveer el buen servicio o producto. 2. Preparativos:

a) La gerencia debe encargarse de ellos. b) Dos puntos muy importantes deben determinarse: 1) En qu temas se har hincapi durante la recepcin de la casa abierta. 2) Fechas y hora. c) Al elegir las fechas se deben tener en cuenta las vacaciones y otras actividades de la comunidad. d) Se conceder bastante tiempo de anticipacin para los detalles, (generalmente 60 das). e) Todos los empleados sern avisados con bastante anticipacin. f) Hay que tomar medidas para que el edificio y los terrenos se encuentren en excelentes condiciones. g) Deben adoptarse disposiciones concernientes a la publicidad e invitaciones. h) Se programar el recorrido y los puntos elegidos de detencin. Hay que arreglar la organizacin de guas y del personal que se requiera. Tambin se debe planear su instruccin. Se dispondr de espacio para el servicio de guardarropa y de sillas para las personas que esperan a que comience el recorrido, a las que se proporcionar distraccin, como pelculas, msica, folletos y revistas. Numerosas empresas multinacionales reciben, una o dos veces por ao, la visita de altos funcionarios de su casa matriz, originaria de un pas extranjero. Para que la misma se concrete con xito hay que tener en cuenta hasta el mnimo detalle. Visita de ejecutivos extranjeros a la empresa: Cuando ejecutivos extranjeros vienen al pas a visitar las sucursales de su empresa tambin realizan otro tipo de actividades. Utilizan su estada en el pas para realizar contactos comerciales, informarse, asistir a congresos y exposiciones, recorrer lugares tursticos, disfrutar de la gastronoma y espectculos tradicionales. Adems de llevarse innumerables recuerdos. Actividades anexas: Para estos ejecutivos el hecho de viajar a otro pas es la excusa ideal para visitar esos lugares donde tal vez nunca tienen tiempo de ir. La manera de tentarlos para que realicen un tour por la ciudad o distintas regiones del pas, es haciendo coincidir la visita a la empresa con la participacin en un congreso o convencin interesante. De darse as, ser conveniente preparar un diagrama de salidas y tiempos muy bien organizado, con variedad de espectculos y visitas por la ciudad. Los extranjeros gustan de los espectculos autctonos, ya sea de tango o folclore. Es muy importante seleccionar el lugar y el nivel del show, ya que sern representativos de nuestro pas. Una excelente opcin es combinar una salida a una estancia, donde podrn degustar un excelente asado y un show tpicamente campestre. Dentro de la ciudad pueden presenciarse espectculos de msica en lugares tradicionales, asistir a obras de teatro, visitas guiadas por lugares histricos. Como generalmente las bienvenidas estn acompaadas de un cocktail, para las despedidas es aconsejable la organizacin de una cena show, que brinda un marco imponente al cierre del evento. Para que la visita a la empresa como las actividades anexas, resulten exitosas, es conveniente tener presente: El origen del visitante Sus hbitos y costumbres Gustos gastronmicos Dietas especiales

Reglas culturales Dominio del idioma Si es la primera vez que viaja a nuestro pas y las expectativas que tiene del mismo. Retribuir su visita con un buen recuerdo.

Una visita a la empresa bien organizada puede arrojar mejoras laborales y mayores reconocimientos de los jefes extranjeros. Lanzamiento de productos: La presentacin de un producto es un acontecimiento muy particular y variable. Como es mayor la perfeccin que se debe lograr en este tipo de eventos, por la exposicin que existe hacia la prensa, es conveniente planificarlo con tiempo. Es conveniente realizar un trabajo previo de cada proveedor y evitar las decisiones cruciales a ltimo momento, para que no se produzca ningn imprevisto. Todo debe funcionar en equipo y bajo una sola coordinacin. En principio, hay que definir el lugar donde se va a desarrollar el evento, es conveniente que ste se realice en el mismo establecimiento donde funciona la empresa. Para que todo resulte correcto se debe seleccionar bien a los proveedores de servicio, establecer un cronograma estricto y hacerlo cumplir al pie de la letra. Esto es necesario para que: se respeten los tiempos que se pactaron, el servicio de gastronoma sea el correcto para el tiempo que van a permanecer los invitados, abundante, variado y bueno; los espectculos sean cortos y espectaculares y el personal que atienda a los invitados est informado adecuadamente del tema del evento, para responder las preguntas, sobre todo de los medios de comunicacin, ya que van a ser los encargados de difundir el lanzamiento del producto. En las invitaciones debe constar de qu trata el evento: motivo, hora, lugar y cmo llegar, breve cronograma del acto y una sntesis de las palabras del presidente de la empresa o gerente del rea del producto a lanzar. Aniversario de Empresa: El Aniversario de una empresa es un acontecimiento muy especial. En l se rememora el momento de la fundacin, quines lo impulsaron y el camino transitado hasta el presente. Las imgenes y sucesos del pasado se entremezclan con las del presente, los recuerdos emocionan y los logros alcanzados llenan de satisfaccin. Los integrantes de la empresa -directivos y empleados- se renen junto a sus familias para festejar este momento. Hay muchas alternativas para realizar el festejo: jornadas al aire libre, reuniones formales e informales o fiestas de noche. Dichas opciones dependern de los tiempos de produccin de la empresa homenajeada. Generalmente la misma no quiere disponer de un da laboral para la celebracin Si se trata de grupos numerosos es conveniente buscar un lugar fuera de la empresa con espacios amplios que permitan el desplazamiento de los concurrentes. De lo contrario el acto adquiere cierta frialdad debido al distanciamiento entre unos y otros. Tambin es aconsejable que los directivos se entremezclen con los trabajadores para lograr que el acto tenga viso de acercamiento. Dicha disposicin permite intercambiar experiencias, no slo laborales, sino tambin sociales. A tal fin se aconseja hacer partcipe del evento a la familia o pareja de los invitados, para lograr un ambiente de mayor integracin y familiaridad. Tambin es conveniente que el gerente dirija unas palabras a sus empleados, recordando los aos de funcionamiento de la empresa, con qu personal comenz y los progresos que se han conseguido

hasta el momento. En sntesis, realizar una breve historia de la compaa. Se concluir con el deseo de celebrar muchos aniversarios ms. Si la cantidad de aos que se festeja es importante, es aconsejable que la empresa realice obsequios a sus empleados como una forma de agradecimiento por tantos aos de empeo en su labor. En cuanto a la contratacin de los servicios, todo depende del presupuesto, la idea madre y la "cultura" de la empresa. Se trata que el personal acceda a algn espectculo o servicio gastronmico, al cual por sus propios medios econmicos no pueda acceder. De esta manera la empresa gratifica y motiva a sus empleados. Para el xito del evento la empresa debe presentarse como una gran familia que festeja los aos de labor compartida.