Repblica Bolivariana de Venezuela Ministerio de Educacin Superior Universidad Nacional Experimental Rmulo Gallegos San Juan de los Morros.

Estado Gurico rea de Ingeniera en Sistemas

DESARROLLO DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL DE ACCESO Y ASISTENCIA DEL PERSONAL DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIN IDENTIFICACIN MIGRACIN Y EXTRANJERA SEDE SAN JUAN DE LOS MORROS ESTADO ARAGUA MUNICIPIO JUAN GERMAN ROSIO

Tutor. Ing. Ankises Garca

Bachiller: Rodrguez Angelis C.I: 18.971.708

Noviembre 2011

APARTADO I PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Durante los ltimos el mundo de se ha movido en la direccin de lograr una mayor y ms efectiva integracin de la informacin a travs de los distintos niveles que conforman una corporacin o empresa. Anteriormente, exista un franja bastante marcada entre los procesos manuales, empresariales y las plataformas tecnolgicas. Here Comes Everybody: Organizando la Desorganizacin es un libro de Clay Shirky publicado en febrero de 2008. El autor evala en este libro el rol significativo que juegan los avances tecnolgicos en la formacin de experiencia de las modernas dinmicas de grupo, citando ejemplos como la Wikipedia o el MySpace para demostrar el poder de Internet para tender puentes y cubrir huecos espaciales. Enfatizando en primer lugar el propsito de lograr la operacin de los procesos tecnolgicos de la manera ms eficiente y segura posible, teniendo como gua los ndices de problemas predeterminados a nivel manual y el segundo lugar se dedica a tareas de orden ms "administrativo", como manejo de

nominas, costos operativos, nominas, pagos y asistencias, entre otros. La falta de conexin entre estas dos "islas" de automatizacin incida en tomas de decisiones que en muchos casos, carecan de algunos escenarios o variable importantes, lo cual generaba resultados deficientes o no esperados, no cumplimiento de las expectativas y falta de entendimiento entre las personas que laboraban en cada una de las islas y que deban interactuar entre ellas. Las Tecnologas de la Informacin han sido conceptualizadas como la integracin y convergencia de la computacin, las telecomunicaciones y la tcnica para el procesamiento de datos, donde sus principales componentes son: el factor humano, los contenidos de la informacin, el equipamiento, la infraestructura, el software y los mecanismos de intercambio de informacin, los elementos de poltica

y regulaciones, adems de los recursos financieros. Los componentes anteriores conforman los protagonistas del desarrollo informtico en una sociedad, tanto para su desarrollo como para su aplicacin, adems se reconoce que las tecnologas de la informacin constituyen el ncleo central de una transformacin multidimensional que experimenta la economa y la sociedad; de aqu lo importante que es el estudio y dominio de las influencias que tal transformacin impone al ser humano como ente social, ya que tiende a modificar no slo sus hbitos y patrones de conducta, sino, incluso, su forma de pensar. Gmez, Jos. SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL. Caracas, Venezuela: Universidad Santa Mara, 2005. Los sistemas de informacin gerencial son una coleccin de sistemas de informacin que interactan entre s y que proporcionan informacin tanto para las necesidades de las operaciones como de la administracin. Sin embargo debe recalcarse que es una coleccin de sistemas de informacin y no un sistema total (). Este concepto aunque ms amplio, se ajusta plenamente porque los sistemas de informacin de todas las funciones de la empresa estn unidas cada vez ms en un supersistema, compuesto de sistemas casi independientes, pero de tal modo que ninguno de ellos puede verse completamente separado de los otros. A medida q la tendencia actual se debe ver como "subir" la informacin de procesos al grupo gerencial y "bajar" la informacin que se maneja a nivel de gerencia media y alta al grupo de trabajadores de una manera rpida, eficiente y confiable. Esto persigue que todos los niveles de una corporacin "Hablen el mismo idioma". Hoy en da, se observan ejemplos interesantes de nuevas tendencias, sistemas que permiten agrupar en una sola "suma", datos que parecen tan como las horas hombre usadas (hora d llegada, das hbiles, etc) y el costo de permanencia en la empresa.

El servicio de Administracin Identificacin Migracin y Extranjera, cuya sede se encuentra ubicada en la ciudad de San Juan de los Morros Estado Gurico, es una institucin gubernamental encargada de la transaccin de documentos personales como son: partida de nacimiento, pasaporte, Nacionalizacin, Visas y cedulacin, contiene una problemtica a nivel de asistencia del personal; es importante su desarrollo a nivel tecnolgico especficamente en lo que se refiere a su sistema actual de control de asistencia. Observamos que en dicha empresa existen varios dficits, que desfavorecen el buen desarrollo organizacional y sus patrones de excelencia. Una de estas fallas se presenta a la hora de los pagos nmina de los empleados por contrato, ya que al realizar tantos clculos numricos para cada uno de ellos de forma manual ocurren errores, en los cuales afecta a los trabajadores y por lo tanto, a la empresa. Generalmente, ocasiona molestias en las personas que efectan dichas operaciones de clculo, lo que puede generar prdidas a largo plazo a la empresa ya que no se cuenta con la disposicin y el compromiso necesario de cada empleado para el cumplimiento de sus actividades laborales. Por otra parte, un punto negativo se puede notar al momento que se necesite algn tipo de informacin o documento (como reporte de horas trabajadas, horas pagadas) ya que no se ubica fcil y rpidamente, esto debido a la existencia de un gran nmero de archivos para una bsqueda manual, lo que ocasiona prdida de tiempo a los trabajadores al momento de realizar sus labores diarias y, en consecuencia, gastos a la empresa porque dificulta su capacidad de respuesta ante situaciones cotidianas, adems de no permitirle disfrutar de las nuevas tecnologas para el manejo de dichos archivos. Se percibe tambin que en este sistema manual, sucede un grave problema como lo es la prdida de documentos o informacin, que puede ser un caso de suma importancia como lo es la planilla de firma de asistencias debido a que no existe

una organizacin como tal, en el control de los documentos; esto acarrea consecuencias como prdida de dinero, en muchos casos perdida de horas laboradas por parte de los trabajadores, abuso de poder en firmar en horas no laboradas y cambio de personal de la empresa por parte de entidades gubernamentales al no llevar un debido control organizacional. En otras palabras la cultura organizacional puede ser entendida como el comportamiento aprendido que caracteriza a los miembros de una organizacin (Hughes, Ginnet y Curphy, 2007) o en un anlisis funcional como todas las posibles variables que afectan a un individuo y que son preparadas por otras personas (Skinner, 1953). Constatando que no se lleva un control sobre la informacin detallada de todos los trabajadores, por no existir una base de datos completa sobre estos tanto los actuales como los antiguos. Lo que ocasiona incomodidades, adems de retrasos al momento de ubicar a los empleados y a toda la informacin detallada de cada uno de ellos que pueda ser til a la empresa en determinado momento. Afianzando el hecho de muchos de las personas que laboran en los diferentes departamentos, cargan con un exceso de trabajo ya que no existe un control para los archivos, y principalmente, por no poseer un sistema actualizado, es decir, un programa computarizado que facilite el control de la asistencia por cada departamento. Por todo este exceso de trabajo se puede ver en los trabajadores stress, cansancio y sobre todo mal cumplimiento de sus actividades, situacin que afecta el entorno laboral y el desarrollo integral de la institucin para con la ciudadana, que debera existir en cualquier sitio de trabajo para un mejor desarrollo de la organizacin. En consecuencia a todas estas observaciones, se ha planteado la necesidad de Desarrollar e Implementar un Sistema Automatizado para el Control de Acceso y

Asistencia del personal de SAIME, con el fin de facilitar a la gerencia el conocimiento de asistencias puntuales, calculo de pago, trmites y a los trabajadores la consulta de sus horas trabajadas y sueldo neto, adems de proporcionar una organizacin en el control de documentos del departamento por parte de la organizacin de la sede y de Gerencia central para el pago de los trabajadores de SAIME y de esta forma, crear un ambiente laboral armnico

con personal comprometido con la organizacin, que genere un trabajo eficiente a la comunidad y un desarrollo eficaz y de excelencia a la empresa gubernamental, donde podr gozar de todos los beneficios de las nuevas tecnologas.

Interrogantes Seria Necesario realizar un sistema de control de asistencia al personal de SAIME? Utilizando este nuevo sistema disminuir las quejas o abusos en el calculo de pagos ? Controlando las asistencias y retardos mejorara la eficiencia de SAIME?

Objetivo General

Implementar un Sistema Automatizado para el control de acceso y asistencia del personal del Servicio de Administracin Identificacin Migracin y Extranjera sede San Juan de los Morros Estado Aragua Municipio Juan Germn Roscio.

Objetivos Especficos Disear un sistema para la asistencia y consulta personal de los trabajadores del Servicio de Administracin Identificacin Migracin y Extranjera sede San Juan de los Morros Estado Aragua Municipio Juan Germn Roscio Diagnosticar el seguimiento de asistencias y retardos afinando las estrategias de calculo de pago a nivel gerencial del personal del Servicio de Administracin Identificacin Migracin y Extranjera sede San Juan de los Morros Estado Aragua Municipio Juan Germn Roscio. Establecer medida en los horarios aumentando la eficiencia d trabajo del Servicio de Administracin Identificacin Migracin y Extranjera sede San Juan de los Morros Estado Aragua Municipio Juan Germn Roscio.

JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN

Con la creciente globalizacin y el aumento de la complejidad en las organizaciones, estas se veran obligadas a controlar su capital humano y administrarlo de la mejor manera posible o de lo contrario estar destinado a extinguirse a largo plazo. Ante esto se hace muy necesario el empleo de un sistema de control de asistencias que les permita cubrir ese vaco, parte de la administracin del recurso humano y que existe en la actualidad en la mayora de las organizaciones. De investigaciones previas, se extrae que existe poca cultura organizacional y de procesos de parte de los directivos del Servicio de

Administracin Identificacin Migracin y Extranjera sede San Juan de los Morros Estado Gurico, lo que los anima a adoptar rpidamente soluciones tecnolgicas que permitan el mejor cumplimiento de asistencia y esto aportara en gran medida a la atencin a la comunidad. Importante seria llegar a una solucin de cada uno de los problemas que suceden actualmente en el departamento coordinacin, porque cada uno de ellos forma una parte importante de lo que se puede llamar el correcto desarrollo de la institucin y por lo tanto, es necesario resolverlos antes de que puedan traer consecuencias graves para el estado. Iniciando, se deben buscar soluciones a la prdida de documentos (reportes de pago, reportes de horas cumplidas, reporte de asistencia y retardos) ya que esto ocasiona malestar en la institucin por el retardo a la llegada de algunos trabajadores y la falta de atencin al publico en el tiempo requerido y adems conlleva a un departamento desorganizado y sin un debido control.

Igualmente, en otro aspecto, la lentitud en la bsqueda de informacin es un factor que limita por completo el desarrollo de esta Gerencia, ya que impide una pronta capacidad de respuesta ante las exigencias por pagos incompletos de los trabajadores, por lo tanto crear un departamento que no cuenta con confiabilidad y total credibilidad a nivel general de la institucin. Expresando los errores en los clculos de la nomina laboral, tambin afectara de manera directa la confiabilidad del departamento, lo que indica que este es uno de los puntos mas importantes, ya que puede generar prdidas de dinero al estado, adems de unos trabajadores descontentos que no cumplirn con sus funciones a cabalidad pues no se sentirn conformes con el cumplimiento de las funciones de la organizacin por parte de la gerencia para con ellos y el descontento del departamento por el abuso del incumplimiento de horario por parte de los trabajadores. Observando el nivel de excelencia buscada por la organizacin, se ve afectada directamente con la utilizacin del sistema de acceso y control de asistencia implementado en el departamento puesto que actualmente, existen nuevas tecnologas empleadas por la mayora de las instituciones para contar con una mejor reputacin y eficiencia en los tramites de documentos por lo que es necesario emplear un nuevo sistema automatizado. De lo contrario, puede causar consecuencias irreversibles porque no contar con la suficiente tecnologa para cumplir con las expectativas de sus trabajadores ni de las exigencias como ente gubernamental, lo cual repercute en quejas de la comunidad. De tal manera, de no solucionar estos problemas haciendo uso de las tecnologas para optimizar estos procesos, entre otras cosas ocasionara a la compaa prdida de dinero por parte del gobierno, trabajadores inconformes, manejo de sistemas obsoletos, desorganizacin de archivos y material para las asistencias, adems de desventajas frente a la quejas por parte de la comunidad, lo que a la larga

puede generar un colapso general de la institucin y retrasar los tramites de documentacin, de resistirse al uso de nuevas tecnologas seguirn incurriendo al uso de lpiz y papel y perdida de documentos y pagos mal generados, es decir, desorganizacin total.