Impresso em srie

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A IMPRESSO EM SRIE (ou Mail Merge) utilizada quando se pretende obter um documento, em que se mantm o corpo do texto e se alteram alguns parmetros/campos.

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Por exemplo, podemos criar um convite personalizado para uma festa de aniversrio, em que o texto do convite comum a todos os amigos, mas o nome e morada so diferentes para cada um deles.
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Em qualquer impresso em srie, vai ter de lidar com trs elementos diferentes: O documento principal com o qual comea. Informaes do destinatrio, tais como o nome e morada de cada pessoa que pretende intercalar com o documento principal. Os documentos concludos, que incluem as informaes no documento principal, para alm das informaes exclusivas de cada destinatrio.

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O documento principal contm contedo idntico em cada cpia e marcadores de posio para as informaes exclusivas do destinatrio. O documento principal pode ser uma carta, envelope, mensagem de correio eletrnico ou at mesmo um cupo.
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Contedo idntico em cada cpia, tal como o texto do corpo principal de uma carta de formulrio. S tem de escrever este texto uma vez, independentemente do nmero de cartas que pretenda imprimir.

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Marcadores de posio para as informaes de cada destinatrio. Por exemplo, numa carta de formulrio, o bloco de endereos e a saudao seriam exclusivos em cada cpia.

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Numa impresso em srie, as informaes do destinatrio, exclusivas em cada cpia intercalada, tomam o lugar dos marcadores de posio que adicionou ao documento principal.

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As informaes do destinatrio podem ser: Moradas em envelopes ou etiquetas, nomes na linha de saudao de uma carta de formulrio, montantes de salrio em mensagens de correio eletrnico que envia aos seus funcionrios, notas pessoais sobre os seus produtos favoritos em postais que envia aos seus melhores clientes ou nmeros em cupes de desconto.
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As informaes do destinatrio tm de ser mantidas numa origem de dados. Origem de dados um termo abrangente que cobre uma categoria inteira de ficheiros com os quais trabalha frequentemente. Exemplos de origens de dados incluem: uma tabela do Word, uma folha de clculo do Excel, uma base de dados do Access ou at mesmo um ficheiro de texto.
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As informaes do destinatrio esto normalmente listadas em colunas e linhas.

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Criar o documento principal

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Impresso em Srie
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O ficheiro da origem de dados tem de ser estruturado de forma a possibilitar a ligao de informaes especficas aos marcadores de posio no documento principal.

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Impresso em Srie Configurar a lista de destinatrios

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Impresso em Srie Configurar a lista de destinatrios

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Impresso em Srie Configurar a lista de destinatrios

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Impresso em Srie Configurar a lista de destinatrios

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A partir do documento principal, estabelece ligao com a lista e, em seguida, poder adicionar qualquer cabealho de coluna como um marcador de posio no documento principal.
(Oficialmente, estes marcadores de posio denominam-se de campos.)

Quando a impresso em srie estiver concluda, haver um documento terminado para cada pessoa que contm informaes a partir das entradas numa linha da lista de destinatrios.
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Impresso em Srie Configurar a lista de destinatrios

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Depois de ligar lista de destinatrios, pode especificar as informaes que pretende incluir na impresso em srie utilizando campos. Um campo um conjunto de cdigos que indica ao Word para inserir informaes num documento automaticamente. Informalmente, pode considerar os campos como sendo marcadores de posio.
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Impresso em Srie Configurar a lista de destinatrios

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Depois de ligar lista de destinatrios, pode especificar as informaes que pretende incluir na impresso em srie utilizando campos. Um campo um conjunto de cdigos que indica ao Word para inserir informaes num documento automaticamente. Informalmente, pode considerar os campos como sendo marcadores de posio. Numa impresso em srie, os campos utilizados denominam-se de campos de impresso em srie e so os marcadores de posio para as informaes exclusivas com origem directamente numa lista de destinatrios. Por exemplo, na ilustrao, foram adicionados campos de impresso em srie para informaes armazenadas nas colunas Endereo e Nome de uma lista de destinatrios. Os campos de impresso em srie so rodeados por divisas (<< >>).

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Impresso em Srie Configurar a lista de destinatrios

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Numa impresso em srie, os campos utilizados denominam-se de campos de impresso em srie e so os marcadores de posio para as informaes exclusivas com origem diretamente numa lista de destinatrios. Os campos de impresso em srie so rodeados por divisas (<< >>).
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Impresso em Srie Criar campos de impresso

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Pode criar um campo de impresso em srie ao combinar outros campos, ou pode agrupar campos e, em seguida, utilizar espaos, quebras de linha e marcas de pontuao, tal como faria normalmente numa frase.

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Impresso em Srie Criar campos de impresso

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Por exemplo, pode pretender criar um ttulo de cortesia antes do apelido ou nome completo e configurar campos no seu documento da seguinte forma: Ttulo Apelido Rua Localidade, Distrito Cdigo postal
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Impresso em Srie Criar campos de impresso

Pode criar um campo de impresso em srie ao combinar outros campos, ou pode

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agrupar campos e, em seguida, utilizar espaos, quebras de linha e marcas de pontuao, tal como faria normalmente numa frase. Por exemplo, pode pretender criar um ttulo de cortesia antes do apelido ou nome completo e configurar campos no seu documento da seguinte forma: Ttulo Apelido Rua Localidade, Distrito Cdigo postal Tambm pode controlar o aspecto das informaes do destinatrio em documentos intercalados ao formatar os campos. Por exemplo, pode pretender que os nomes fiquem a negrito ou a vermelho. No documento principal, seleccione o campo, incluindo as divisas ( ). No menu Base, clique em qualquer comando no grupo Tipo de Letra ou no grupo Pargrafo, ou clique no Iniciador de Caixa de Dilogo para qualquer um destes grupos e escolha as opes de formatao pretendidas.

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Impresso em Srie Criar campos de impresso

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Tambm pode controlar o aspeto das informaes do destinatrio em documentos intercalados ao formatar os campos.

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Impresso em Srie Criar campos de impresso

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Por exemplo, pode pretender que os nomes fiquem a negrito ou a vermelho. No documento principal, selecione o campo, incluindo as divisas ( ). No menu Base, clique em qualquer comando no grupo Tipo de Letra ou no grupo Pargrafo, ou clique no Iniciador de Caixa de Dilogo para qualquer um destes grupos e escolha as opes de formatao pretendidas.

Exemplo
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