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SAS 19 SALVAGUARDAS Y REPRESENTACIONES OBTENIDAS DE LA GERENCIA DEL CLIENTE. 1.

Esta declaracin establece el requerimiento de que el auditor independiente obtenga ciertas representaciones de la gerencia, en forma escrita como parte de su examen hecho de acuerdo con normas de auditora generalmente aceptadas y proporciona una gua concerniente a las representaciones a obtener. CONFIANZA EN LAS REPRESENTACIONES DE LA GERENCIA. 2. Durante una revisin, la gerencia otorga muchas representaciones al auditor, tanto en forma verbal como escrita, ya sea en respuesta a solicitud especfica o, a travs de los estados financieros. Dichas representaciones de la gerencia son parte de la auditoria que el auditor obtiene, pero no substituyen la aplicacin de aquellos procedimientos de auditora necesarios para soportar una base razonable para su opinin sobre los estados financieros. Representaciones escritas de la gerencia normalmente confirman representaciones dadas al auditor en forma verbal, indican y documentan la continua propiedad de dichas representaciones, y reducen la posibilidad de malos entendidos concernientes a los asuntos que son sujetos de las representaciones 3 El auditor obtiene representaciones escritas de la gerencia relativas a su conocimiento o intencin, cuando considera que son necesarias para complementar el resto de procedimientos de auditoria. En muchos casos, el auditor aplica procedimientos de auditora diseados especficamente para obtener informacin corroborable concerniente con asuntos que tambin son objeto de representaciones escritas Por ejemplo, despus de que el auditor aplica los procedimientos descritos en la Declaracin sobre Normas de Auditora No 6 "Transacciones entre Partes Relacionadas", y aun cuando los resultados de aquellos procedimientos indiquen que transacciones con las partes relacionadas han sido revelados apropiadamente, deber obtener una representacin escrita para documentar que la gerencia no tiene conocimiento de alguna otra transaccin que deba de ser revelada En algunos casos que involucren la obtencin de representaciones escritas, la informacin. Corroborable que puede ser obtenida, mediante la aplicacin de procedimientos de auditora diferentes a la indagacin, es limitada cuando un cliente planea descontinuar una lnea del negocio, por ejemplo, el auditor puede estar imposibilitado para obtener informacin a travs de otros procedimientos para corroborar su intencin o plan por lo cual, el auditor deber obtener una representacin escrita para documentar la mencin de la gerencia. A menos que el examen del auditor revele evidencia en contrario, su confianza sobre la veracidad de la representacin de la gerencia es razonable OBTENCIN DE REPRESENTACIONES ESCRITAS 4. Las representaciones especficas escritas que obtenga el auditor dependern de las circunstancias de la contratacin y la naturaleza y bases de presentacin de los estados financieros. Ellos normalmente incluirn los siguientes asuntos si son aplicables: a) Reconocimiento de la gerencia de su responsabilidad sobre los estados financieros como el balance general, resultados de operacin y cambios en la situacin financiera, de

conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados u otras bases contables razonables. b) Disponibilidad de todos los registros financieros y su informacin relativa. c) d) e) f) g) h) i) Disponibilidad de todas las actas de las asambleas de accionistas administradores y comits de directores. Ausencia de errores de los estados financieros y transacciones no registradas. Informacin concerniente a las partes relacionadas y sus relativos importes por cobrar o por pagar. Incumplimiento con aspectos de contratos que puedan afectar los estados financieros. Informacin relativa a eventos subsecuentes Irregularidades que involucren a la gerencia o a empleados. Escritos de oficinas gubernamentales y hacendaras que tengan referencia con la falta De cumplimiento, o deficiencias en las prcticas de la informacin financiera proporcionada. Los planes o intenciones que puedan afectar el valor registrado o la clasificacin de activos o pasivos. Revelacin apropiada de saldos compensados o de otros contratos que involucren la restriccin sobre los saldos de efectivo y revelacin de lnea de crdito o contratos similares. Reduccin del exceso de inventarios obsoletos al valor neto de realizacin

j) k)

l)

m) Prdidas sobre contratos de venta. n) Los activos se encuentran correctamente a nombre de la compaa gravmenes a los mismos, y activos otorgados en garanta colateral.

o) Contratos de recompra de activos vendidos previamente. p) Prdidas sobre contratos de compra por inventarios en exceso a los requerimientos o a precios que excedan el precio de mercado q) Violaciones o posibles violaciones de leyes o reglamentos cuyos efectos deban de ser considerados para su revelacin apropiada en los estados financieros o como una base para registrar una prdida por contingencias.

r)

Otros pasivos, y ganancias o prdidas por contingencias que son necesarias para acumularse o revelarse, segn la Declaracin de Normas de Contabilidad Financiera No 5 7 Reclamaciones o litigios no aceptados que el abogado del cliente ha considerado como que estn pendientes de revisin y que debern ser revelados de acuerdo con la Declaracin de Normas de Contabilidad Financiera No 5.8 Opciones de recompra de acciones de capital social, contratos o capital social reservado para opciones, garantas, conversiones u otros requerimientos

s)

t)

5. Las representaciones de la gerencia deben ser limitadas a asientos que se consideran, ya sea individual o colectivamente importantes con los estados financieros, considerando que la gerencia y el auditor han logrado un entendimiento sobre los lmites de importancia acerca de este propsito. Dichas limitaciones no sern aplicables a aquellas representaciones que no se relacionan directamente con los montos incluidos en los estados financieros, por ejemplo, los casos mencionados anteriormente en los incisos a, b, c. En adicin, debido al posible efecto de irregularidades sobre otros aspectos del examen del auditor, el lmite de la importancia podr no ser aplicable al inciso (h) antes mencionado con respecto a la gerencia y aquel personal que tiene un papel importante dentro del sistema de control interno contable. 6. En adicin a asuntos tales como los antes indicados, el auditor podr determinar, basado en las caractersticas de su contrato, qu otros asuntos podran ser especficamente incluidos en representaciones por escrito de la gerencia. Por ejemplo, si una compaa excluye una obligacin a corto plazo del pasivo circulante, en vista de que intenta refinanciar la obligacin sobre bases de pasivo a largo plazo, el auditor deber obtener una salvaguarda especfica de los intentos de la gerencia para consumar el refinanciamiento. Igualmente, el auditor deber obtener salvaguardas por escrito referentes a informacin no auditada del costo de reposicin e informacin financiera interna incluida en los estados financieros auditados. 7. En ciertas circunstancias, el auditor podr requerir otras salvaguardas por escrito de la gerencia, en adicin a la evidencia consecuencia obtenida a travs de otros procedimientos Por ejemplo, aun cuando el auditor pueda estar satisfecho con el mtodo de valuacin de inventarios, l podr requerir de la gerencia que le proporcione una salvaguarda referente a la valuacin del inventario. 8. Si el auditor independiente informa sobre estados financieros consolidados, las salvaguardas por escrito obtenidas de la gerencia de la compaa matriz debern especificar que ellas corresponden a los estados financieros consolidados y, si esto es aplicable, que corresponden a los estados financieros separados de los de la compaa matriz 9. Las salvaguardas por escrito debern ser dirigidas al auditor. En vista de que el auditor est relacionado con eventos que podran ocurrir despus de la fecha de su reporta, que podran requerir ajustes o revelaciones en los estados financieros, las salvaguardas debern contener la fecha del informe del auditor. Debern ser firmadas por miembros de la gerencia de quienes el auditor crea son responsables por, y tengan el conocimiento, directo o a travs de otros miembros de la organizacin, acerca de

asuntos cubiertos por las salvaguardas Normalmente, el Director Ejecutivo y el Director Financiero debern firmarlas 10. En ciertas circunstancias, el auditor podr requerir salvaguardas por escrito de otros individuos Por ejemplo, querr obtener salvaguardas por escrito acerca de la integridad de las actas de las juntas de accionistas, de Directores y de Comits de Directores, de la persona responsable de la guarda de tales actas. Igualmente, si el auditor independiente examina los estados financieros de una subsidiaria pero no examina los correspondientes de la Compaa matriz, querr obtener una salvaguarda de la gerencia de la Compaa matriz, relativa a asuntos que puedan afectar a la subsidiaria, tales como transacciones entre partes relacionadas o la intencin de la Compaa matriz de continuar proporcionando el soporte financiero a la subsidiaria. LIMITACIONES EN EL ALCANCE. 11 La negativa de la gerencia a proporcionar salvaguardas por escrito que e auditor considera esenciales, constituye una limitacin en el alcance del examen del auditor, suficiente para impedir una opinin limpia. Adems, el auditor deber considerar los efectos de la negativa de la gerencia sobre su habilidad para confiar en otras de sus salvaguardas. 12. Si el auditor est impedido a efectuar procedimientos que considera necesarios en las circunstancias, con respecto a un asunto que es importante para los estados financieros, aun cuando l ha estado recibiendo salvaguardas de la gerencia relativas al asunto, existe una limitacin en el alcance de su examen, que ocasionar una salvedad en su dictamen o una negacin de su opinin FECHA DE VIGENCIA. 13. Las declaraciones sobre normas de auditora generalmente son efectivas desde la fecha de su emisin. Sin embargo, dado que esta declaracin provee prcticas que podran diferir en ciertas circunstancias respecto de prcticas aqu consideradas aceptables, esta declaracin ser efectiva para revisiones hechas de acuerdo con normas de auditora generalmente aceptadas para periodos que terminen en, o despus del 30 de septiembre de 1977. APNDICE EJEMPLO DE UNA CARTA DE SALVAGUARDA O REPRESENTACIN. La siguiente carta es presentada para efectos de ilustracin o ejemplo solamente, las salvaguardas por escrito obtenidas debern estar basadas en las circunstancias del compromiso, la naturaleza y bases de presentacin de los estados financieros a ser examinados. El prrafo de introduccin deber especificar los estados financieros y los periodos cubiertos por el informe del auditor, por ejemplo. "Balances Generales de la Compaa XYZ al 31 de diciembre de 19X1 y 19X0, y los relativos estados de resultados de operacin, utilidades acumuladas y cambios en la posicin financiera por los aos que terminaron en esas fechas. Asimismo, salvaguardas o representaciones relacionadas con inventarios, ventas y compromisos de compra podran no ser obtenidas si tales partidas no son importantes para la posicin financiera de la Compaa y los resultados de sus operaciones o si aquellos no estn registrados en los estados financieros bajo bases contables razonables diferentes a los principios de contabilidad generalmente aceptados por ejemplo, estados financiaros preparados sobre bases de efectivo. La carta ilustrativa presume que

no hay revelaciones especficas requeridas por el auditor. Si tales asuntos existen debern ser incluidos por medio de lista en la carta de salvaguarda, haciendo referencia a los registros de contabilidad o a los estados financieros o por otros similares Por ejemplo, si un evento subsecuente a la fecha del Balance General ha sido revelado en los estados financieros, el punto 14 podra ser modificado como sigue Excepto a lo discutido en la nota X a los estados financieros, ningn evento ha ocurrido Asimismo, en Circunstancias similares, el punto 4 podra ser modificado como sigue, No tenemos planes o intenciones que puedan afectar en forma importante el valor en libros o la clasificacin de activos y pasivos, excepto que ciertos valores realizables han sido excluidos de los activos circulantes basados en nuestra intencin de no disponer de ellos lo cual est asentado en las actas del 7 de diciembre de 19X1, de las Juntas del Consejo de Directores" Ciertos trminos son usados en la carta ilustrativa, por otra parle, estn definidos en literaturas utilizadas, por ejemplo irregularidades (SAS No 1 6) y transacciones entre partes relacionadas (SAS No 6) Para evitar malos entendidos respecto al significado de tales trminos, el auditor puede desear proporcionar estas definiciones al cliente y requerir que el cliente incluya las definiciones en las salvaguardas por escrito La carta ilustrativa presume que la gerencia y el auditor han llegado aun entendimiento sobre los lmites de importancia para el propsito de las salvaguardas por escrito. Sin embargo, esto podra ser notado que un lmite de importancia debera no ser aplicable para ciertas salvaguardas explicadas en el prrafo 5 de esta Declaracin (Fecha del Informe del Auditor) (Para el Auditor Independiente) En relacin con el examen de (Identificar los estados financieros) de (nombre del cliente) al (fecha) y por el (periodo del examen) con el propsito de expresar una opinin si los estados financieros presentan razonablemente la posicin financiera, los resultados de operacin y los cambios en su posicin financiera de (nombre del cliente) de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados (u otras bases contables razonables), les manifestamos segn nuestro leal saber y entender, que las siguientes representaciones o salvaguardas fueron hechas a ustedes durante su examen 1. Somos responsables de la correcta presentacin en los estados financieros (consolidados) de la posicin financiera, resultados de operacin y cambios de la posicin financiera de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados (u otras bases contables razonables). 2. Hemos puesto a su disposicin todos(as) a) Los registros financieros y la informacin relativa b) Las actas de las ventas de Accionistas, Directores y Comits, Directores, o resmenes de acciones de recientes juntas por las cuales las actas no han sido todava preparadas 3. No han existido: a) irregularidades en que est(n) relacionada(os) la gerencia o empleados que tienen puestos importantes dentro del sistema de control interno contable

b) irregularidades en que estn relacionados otros empleados que pudieran tener un efecto importante en los estados financieros c) comunicaciones de agencias reguladoras relacionadas con falta de cumplimientos de, o deficiencias en, reportes financieros sobre prcticas que podran tener un efecto importante en los estados financieros. 4. No tenemos planes o intenciones que puedan afectar en forma importante el valor en libros o las clasificaciones de los activos y los pasivos. 5. Lo siguiente ha sido correctamente registrado o desglosado en los estados financieros: a) transacciones entre partes relacionadas y las cantidades respectivas por cobrar o por pagar, incluyendo ventas, compras, prstamos, transferencias, acuerdos de arrendamientos y garantas. b) opciones de recompra de acciones de capital o acuerdo u opciones reservadas de capital social, garantas, conversiones u otros requerimientos. c) acuerdos con instituciones financieras relacionadas con saldos compensados u otros arreglos relacionados con restricciones con saldos de caja y lnea de crdito u otros arreglos similares. d) acuerdos para recompra de activos previamente vendidos. 6. No existen a) violaciones o posibles violaciones de leyes o regulaciones, cuyos efectos deberan ser considerados en las revelaciones de los estados financieros o como una base de registro de una prdida contingente. b) otros pasivos importantes o ganancias o prdidas contingentes, que requiera ser registrado su pasivo o revelado de acuerdo con la Declaracin de Normas de Contabilidad Financiera No. 5. 7. No hay afirmaciones negativas sobre reclamaciones o avalos que nuestros abogados nos hayan reportado como probables afirmaciones y que deberan ser reveladas de acuerdo con la Declaracin de Normas de Contabilidad Financiera No. 5 8. No existen operaciones importantes que no han sido correctamente registradas en los libros de contabilidad fundamentales para los estados financieros. 9. Las estimaciones, cuando sean importantes, han sido hechas para reducir el exceso o. los inventarios obsoletos a su valor neto estimado de realizacin. 10. La compaa tiene correctamente a su nombre todos los activos de su propiedad y no existen gravmenes o impedimentos sobre tales activos, ni ninguno de ellos ha sido pignorado. 11. Las estimaciones han sido hechas para absorber cualquier prdida importante sufrida en el cumplimiento de, o de la inhabilidad para cumplir cualquier compromiso de venta.

12. Las estimaciones han sido hechas para absorber cualquier prdida importante sufrida como resultado de compromisos de compra de inventarios en exceso de los requerimientos normales o a precios en exceso de los que prevalecen en el mercado 13. Hemos cumplido con todos los aspectos de los acuerdos contractuales que podran tener un efecto importante sobre los estados financieros en el caso de no cumplirse. 14. Ningn evento ha ocurrido posterior a la fecha del Balance General que pudiera requerir ajuste o revelacin de. los estados financieros. (Nombre del funcionario comercial y su ttulo) (Nombre del funcionario financiero y su ttulo) La Declaracin titulada "Salvaguardas y Representaciones obtenidas de la Gerencia del cliente" fue adoptada nicamente por los veinte miembros del Comit, uno de los cuales, el seor Lamb, la aprob con salvedades. El Sr. Lamb convino en la emisin de esta Declaracin pero con una salvedad respecto al prrafo 2. El est de acuerdo con el punto de vista expresado en ese prrafo, que obteniendo representaciones de la gerencia no hace innecesarios la aplicacin de otros procedimientos de auditora. Sin embargo, l objeta al prrafo, porque cree que el prrafo llega a una expresin errnea que un auditor puede siempre corroborar una representacin hecha por la gerencia. En el juicio del Sr. Lamb. Este defecto del prrafo 2 est confirmado en lugar de vencido por el ejemplo en el prrafo 3 de un caso en donde un auditor puede no esta capacitado, aplicando otros procedimientos de auditoria, a corroborar la representacin de la gerencia relativa al intento de descontinuar una lnea del negocio.

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