ADMINISTRACION DE PROYECTOS

PRESENTADO A: JORGE EDUARDO MARIO

PRESENTADO POR: JESICA ELIANA COY PAEZ

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ADMINISTRACIN DE PROYECTOS Por qu es vital la administracin de proyectos? Los proyectos en comparacin con el trabajo ordinario Cinco caractersticas de los proyectos Las cinco fases de la administracin de proyectos DEFINICION: La administracin de proyectos es el proceso de combinar sistemas, tcnicas y personas para completar un proyecto dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad. (Baker, 1999). POR QU ES VIITAL LA ADMIINIISTRACIIN DE PROYECTOS? POR QU ES V TAL LA ADM N STRAC N DE PROYECTOS? El uso de tcnicas de administracin de proyectos puede parecer una carga adicional, sin embargo, ahorra tiempo y dinero a largo plazo. Los proyectos en comparacin con el trabajo ordinario. Todos los proyectos son trabajo pero no todo trabajo es un proyecto. Un proyecto es una secuencia de tareas con un principio y un final limitados por el tiempo, los recursos y los resultados deseados. Esto es, el proyecto tiene un resultado deseado, una fecha lmite y un presupuesto (personal, suministros y dinero). Trabajo ordinario Proyectos CIINCO CARACTERSTIICAS DE LOS PROYECTOS C NCO CARACTER ST CAS DE LOS PROYECTOS 1. Un proyecto tiene principio y fin definidos. 2. Los proyectos usan recursos (personas, tiempo, dinero). 3. Los resultados del proyecto tienen metas especficas de calidad y desempeo. 4. Los proyectos siguen una planeacin 5. Un proyecto incluye un equipo de personas. CIINCO FASES DE LA ADMIINIISTRACIIN DE PROYECTOS C NCO FASES DE LA ADM N STRAC N DE PROYECTOS 1. Inicio 2. Planeacin 3. Ejecucin 4. Control 5. Conclusin Fase 1: Inicio Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse a cabo Determinar lo que el proyecto debe lograr

 Definir la meta global del proyecto Definir las expectativas generales de los clientes, de la administracin o de los intersados Precisar el alcance general del proyecto Seleccionar los miembros iniciales del equipo Fase 2: Planeacin Perfeccionamiento del alcance del proyecto Listado de tareas y actividades que llevarn al logro de las metas del proyecto Secuencia de actividades Desarrollo de un calendario y presupuesto Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros apropiados. Fase 3: Ejecucin Dirigir el equipo Reunirse con los miembros del equipo Comunicarse con los terceros involucrados Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo). Fase 4: Control Vigilar las desviaciones del plan Emprender acciones correctivas Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados Cambiar los calendarios del proyecto Adaptar los niveles de recursos Cambiar el alcance del proyecto Regresar a la etapa de planeacin para hacer ajustes Fase 5: Conclusin Reconocimiento de logros y resultados Cierre de las operaciones y dispersin del equipo Aprendizaje de la experiencia del proyecto Revisin del proceso y resultados Redaccin del informe final

DESARROLLO

CIICLO DE VIIDA DE UN PROYECTO C CLO DE V DA DE UN PROYECTO Los proyectos son finitos: tienen un comienzo y final bien definidos, y en ocasiones parecen tener vida propia. En consecuencia, es lcito pensar que un proyecto tiene un ciclo de vida natural que consta de cuatro fases: concepcin, formacin, operacin y terminacin. CONCEPCION: Durante la fase de concepcin se estudia la idea de realizar un proyecto. Si es beneficioso y factible, la idea se transforma en una propuesta de proyecto, y luego se toma la decisin de realizarlo o no realizarlo. En la propuesta deben incluirse los beneficios esperados, los estimados de los recursos requeridos (personas, capital, equipo, etc.) y la duracin del proyecto. Cuando se aprueba la propuesta, el proyecto pasa a la fase formativa. FORMACION: Durante la fase formativa del proyecto se definen con claridad los objetivos, se selecciona el tipo de organizacin y se asigna al administrador del proyecto. Luego, se transforma la propuesta en un plan de proyecto maestro y se elaboran en detalle programas, requerimientos de recursos y presupuestos. La planeacin del proyecto se realiza con el fin de prever los problemas y asegurar que se cuente con los recursos apropiados en el momento adecuado. Esto significa que todos los interesados en el proyecto deben participar en la etapa de planeacin, la cual puede exigir tiempo, ser difcil y costosa, en especial si no se explican con claridad los detalles de las tareas que deben ejecutarse. OPERACION: En la fase operativa ya debe estar conformado el equipo de proyecto. En este momento comienza el trabajo en el proyecto. Realizar el proceso de seguimiento al progreso del proyecto, actualizar los planes de proyecto y vigilar de cerca el equipo son responsabilidades administrativas clave en esta etapa. Ocuparse de cambios propuestos en el trabajo por hacer o en los objetivos del proyecto es, quiz, la tarea ms desafiante de todas.

TERMINACION: En la fase de terminacin ya se debe haber completado el trabajo en el proyecto (o suspendido prematuramente). Durante esta fase se analizan los xitos y fracasos del proyecto (incluida su estructura organizativa), se prepara un informe detallado para los equipos de proyectos futuros y se les asignan nuevas tareas a los miembros del equipo. Aunque los proyectos tienden a ser nicos en uno u otro aspecto, un minucioso examen posterior puede ayudar a los administradores a evitar los errores del pasado y aprovechar las formas organizativas mejoradas, las tcnicas de planeacin y control, y los diversos estilos de administracin ayudan a que las empresas diseen y administren los equipos con mayor efectividad en el futuro (ver cuadro numero 1). QU ES LA QU ES LA PROYECTOS? PROYECTOS? ADMIINIISTRACIIN ADM N STRAC N DE DE

La administracin de proyectos es la aplicacin de conocimiento, habilidades, herramientas, y tcnicas a actividades de proyectos de manera que cumplan o excedan las necesidades y expectativas de partidos interesados de un proyecto. Cumplir o exceder las necesidades o expectativas de los partidos interesados invariablemente involucran balancear demandas que compiten entre s, tales como:

Alcance, tiempo, costo y calidad. Partidos interesados con diferentes necesidades y expectativas. Requerimientos identificados (necesidades) y requerimientos no identificados (expectativas).

El trmino administracin de proyectos es a veces usado para describir una aproximacin organizacional a la administracin de operaciones sucesivas. Esta aproximacin, ms propiamente llamada administracin por proyectos, trata muchos aspectos de operaciones sucesivas como proyectos para poder aplicar la administracin de proyectos a ellas. Aunque un entendimiento de la administracin de proyectos es obviamente crtica para una organizacin que esta administrando

por proyectos, una discusin detallada de esta aproximacin esta fuera del alcance de este documento. El conocimiento acerca de la administracin de proyectos puede ser organizada de muchas maneras. Este documento tiene dos secciones principales y doce captulos como se describe a continuacin. El Marco de la Administracin de Proyectos Parte I, el Marco de la Administracin de Proyectos, provee la estructura bsica para entender la administracin de proyectos. Captulo 1, Introduccin, define los elementos claves y provee una vista del resto del documento. Captulo 2, El Contexto de la Administracin de Proyectos, describe el ambiente en el cual los proyectos operan. El equipo de administracin de proyectos debe comprender este contexto ms amplio administrar las actividades da a da de un proyecto es necesario para su xito pero no es suficiente. Captulo 3, Los Procesos de Administracin de Proyectos, describe una vista generalizada de como los procesos varios de la administracin de proyectos interactuan comnmente. Entender estas interacciones es fundamental para entender el material que se presenta del Captulo 4 al 12. Las reas de Conocimiento de la Administracin de Proyecto Parte II, las reas de Conocimiento de la Administracin de Proyecto, describen conocimiento y prcticas de la administracin de proyectos en trmino de sus componentes de proceso. Estos procesos han sido organizados en nueve reas de conocimiento, tal como se describen a continuacin e ilustradas en la Figura 11. Captulo 4, Administracin de la Integracin de Proyectos, describe los procesos requeridos para asegurar que los elementos varios de un proyecto estncoordinados apropiadamente. Consiste del desarrollo de un plan de proyecto, ejecucin del plan de proyecto, y el control de cambios en general. Captulo 5, Administracin del Alcance del Proyecto, describe el proceso requerido para asegurar que el proyecto incluye todo trabajo requerido, y slo el trabajo requerido, para completar el proyecto de manera exitosa. Consiste de la iniciacin,

planeacin del alcance, definicin del alcance, verificacin del alcance, y control de cambio al alcance. Captulo 6, Administracin del Tiempo del Proyecto, describe los procesos requeridos para asegurar la terminacin a tiempo del proyecto. Consiste en la definicin de las actividades, secuencia de las actividades, estimacin de duracin de las actividades, desarrollo del cronograma y control de la programacin. Captulo 7, Administracin de los Costos del Proyecto, describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto es completado dentro del presupuesto aprobado. Consiste en la planificacin de recursos, estimacin de costos, presupuestacin de costos, y control de costos. Captulo 8, Administracin de la Calidad del Proyecto, describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto satisfacer las necesidades para lo cual fue desarrollado. Consiste en la planeacin de la calidad, aseguranza de la calidad, y control de calidad. Captulo 9, Administracin de los Recursos Humanos del Proyecto, describe los procesos requeridos para hacer el uso ms eficiente de las personas involucradas en el proyecto. Consiste en la planeacin organizacional, adquisicin de staff, y desarrollo del equipo. Captulo 10, Administracin de las Comunicaciones del Proyecto, describe los procesos requeridos para asegurar la generacin apropiada y a tiempo, coleccin, diseminacin, almacenamiento, y la disposicin final de la informacin del proyecto. Consiste en la planeacin de la comunicacin, distribucin de la informacin, reportes de desempeo, y el cierre administrativo. Captulo 11, Administracin de Riesgo del Proyecto, describe los procesos concernientes con la identificacin, anlisis, y respuesta a el riesgo del proyecto. Consiste en la identificacin del riesgo, cuantificacin del riesgo, desarrollo de la respuesta al riesgo, y en el control de la respuesta al riesgo. Captulo 12, Administracin de la Procuracin del Proyecto, describe los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios de fuera de la organizacin ejecutora. Consiste en la planeacin de la gestin de la procuracin, planear la solicitacin, la solicitacin, seleccin de proveedores, administracin de contratos, y cierre de contratos.

CONCEPTOS RELACIIONADOS CON GESTIIN DE PROYECTOS:: EDT CONCEPTOS RELAC ONADOS CON GEST N DE PROYECTOS EDT ((ESTRUCTURA DE DESCOMPOSIICIIN DEL TRABAJO)) ESTRUCTURA DE DESCOMPOS C N DEL TRABAJO Work Breakdown Structure o WBS, es una estructura exhaustiva,jerrquica y descendente formada por las diferentes tareas (unidades de trabajo) a realizar en un proyecto.

CONCEPTOS RELACIIONADOS CON GESTIIN DE PROYECTOS:: DIIAGRAMA CONCEPTOS RELAC ONADOS CON GEST N DE PROYECTOS D AGRAMA DE GANTT DE GANTT El diagrama de Gantt, grfica de Gantt o carta Gantt es una herramienta grfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicacin previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado.

CONCEPTOS RELACIIONADOS CON GESTIIN DE PROYECTOS:: FLUJO DE CONCEPTOS RELAC ONADOS CON GEST N DE PROYECTOS FLUJO DE TRABAJO TRABAJO Workflow, es el estudio de los aspectos de desarrollo de un proyecto: cmo se

estructuran las tareas, cmo se realizan, cul es su orden correlativo, cmo se sincronizan, cmo fluye la informacin que soporta las tareas y cmo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas. Se pueden distinguir tres tipos de actividad: Actividades colaborativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre un mismo repositorio de datos para obtener un resultado comn. Tiene entidad el trabajo de cada uno de ellos en s mismo. Actividades cooperativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre su propio conjunto particular, estableciendo los mecanismos de cooperacin entre ellos. No tiene entidad el trabajo de ninguno de ellos si no es visto desde el punto de vista global del resultado final. Actividades de coordinacin.

SOFTW ARE DE GESTIIN DE PROYECTOS SOFTW ARE DE GEST N DE PROYECTOS El software de gestin de proyectos puede permitir: Trabajar en colaboracin en los proyectos (Collaborative software). Realizar un seguimiento de las tareas (Issue tracking system). Realizar la programacin del proyecto (Scheduling). Gestionar la cartera de proyectos (Project portfolio management). Gestionar los recursos asignados a cada proyecto (Resource management). Gestionar los documentos de cada proyecto (Document management).

El software de gestin de proyectos puede ser: Software Open source (Software de cdigo abierto), o Software Propietary.

CONCEPTOS RELACIIONADOS CONCEPTOS RELAC ONADOS CON GESTIIN DE CON GEST N DE PROYECTOS:: CPM PROYECTOS CPM Mtodo de la ruta crtica, Critical Path Method, CPM. Una ruta crtica es la secuencia de las tareas de un proyecto con la mayor duracin entre ellos, lo cual determina el tiempo ms corto en el que es posible completar el proyecto. La duracin de la ruta crtica determina la duracin del proyecto entero. Cualquier retraso en un elemento de la ruta crtica afecta a la fecha de trmino planeada del proyecto, y se dice que no hay holgura en la ruta crtica. A diferencia del mtodo PERT, el mtodo de la ruta crtica usa tiempos ciertos (reales o determinsticos). Sin embargo, la elaboracin de un proyecto en base a redes CPM y PERT son similares y consisten en: Identificar todas las actividades que involucra el proyecto, lo que significa, determinar relaciones de precedencia, tiempos tcnicos para cada una de las actividades. Construir una red con base en nodos y actividades (o arcos, segn el mtodo ms usado), que implican el proyecto. Analizar los clculos especficos, identificando las rutas crticas y las holguras de los proyectos. CUADRO COMPARATIIVO DE SOFTWARES DE GESTIIN DE PROYECTOS -CUADRO COMPARAT VO DE SOFTWARES DE GEST N DE PROYECTOS APLIICACIIONES DE ESCRIITORIIO APL CAC ONES DE ESCR TOR O Las aplicaciones de escritorio almacenan tradicionalmente sus datos en un archivo en el ordenador del usuario, aunque algunas tienen la capacidad de colaborar con otros usuarios o almacenar sus datos en una base de datos central. Aplicaciones Web El software de la administracin de proyectos se puede poner en ejecucin con una Aplicacin Web, accediendo a travs de un Intranet o de un Extranet. Esto tiene ventajas y desventajas:

 Se puede acceder desde cualquier tipo de ordenador sin la instalacin del software. Facilidad del control de acceso. Multiusuario. Solamente instalacin/versin software para mantener. una de

Ms lento que las aplicaciones de escritorio. Capacidad grfica ms limitada que las aplicaciones de escritorio.

APLIICACIIONES W EB APL CAC ONES W EB Se denomina aplicacin web a aquellas aplicaciones que los usuarios pueden utilizar accediendo a un servidor web a travs de Internet o de una intranet mediante un navegador. En otras palabras, es una aplicacin software que se codifica en un lenguaje soportado por los navegadores web (HTML, JavaScript, Java, asp.net,php, etc.) en la que se confa la ejecucin al navegador. Las aplicaciones web son populares debido a lo prctico del navegador web como cliente ligero, as como a la facilidad para actualizar y mantener aplicaciones web sin distribuir e instalar software a miles de usuarios potenciales. Existen aplicaciones como los webmails, wikis, weblogs, tiendas en lnea y la propia Wikipedia que son ejemplos bien conocidos de aplicaciones web.