Access 2000

Microsoft Access 2000
Instructivo
Introduccin Tema I: Tablas Tema II: Consultas Tema III: Formularios Tema IV: Reportes Tema V: Macros Tema VI: DAO: Objeto de Acceso a Datos Tema VII: Distribucin de la Aplicacin Temas Avanzados: API, DCOM, Cliente-Servidor
Instructivo de Access 2000
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Introduccin
Lo nuevo para los programadores Microsoft Access 2000 ofrece muchas caractersticas nuevas y mejoradas para ayudar a crear eficaces aplicaciones de bases de datos. Nuevos objetos, propiedades, mtodos y otros elementos del lenguaje Acceso a Internet o a una intranet desde su aplicacin Crear objetos personalizados con mdulos de clase Personalizar mens y barras de herramientas en su aplicacin Quitar el cdigo fuente de su aplicacin Rplica slo de una parte especificada de la base de datos Trabajar con la versin 3.6 del motor de base de datos Microsoft Jet Utilizar las nuevas caractersticas de la ventana Mdulo Utilizar el Examinador de objetos como referencia para objetos y sus miembros Utilizar DAO para tener acceso a bases de datos ODBC sin cargar el motor de base de datos Microsoft Jet Crear un cuadro de dilogo con fichas o un formulario con mltiples pginas con el control ficha Lo nuevo en operaciones con datos Ahora integra reparacin y compactacin en una sola operacin Bloqueo (candados) a nivel registro Microsoft ActiveX Data Objects (ADO) Barras de mens, barras de herramientas y mens contextuales Puede personalizar los mens y herramientas con los comandos que requiera, Access ajusta mens y barras de herramientas para trabajar con los comandos ms utilizados; expanda el men para mostrar todos los comandos disponibles. Haga clic en More bottons o ms botones si no hay espacio en la barra de herramientas
(c) Septiembre 2000, Antonio Ortz R.
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Introduccin
Bases de datos: Qu son y cmo funcionan Una base de datos es un conjunto de informacin relacionada con un asunto o con una finalidad, tal como el seguimiento de los pedidos de clientes o una coleccin de msica. Si la base de datos no est almacenada en una mquina, o slo lo est parte de la misma, es posible que necesite controlar informacin de varias fuentes distintas que tiene que organizar y coordinar usted mismo.
Si utiliza Microsoft Access, puede administrar toda la informacin desde un nico archivo de base de datos. Dentro de este archivo, divida los datos en contenedores de almacenamiento separados denominados tablas; vea, agregue y actualice los datos en las tablas mediante formularios en lnea; busque y recupere solamente los datos que necesite mediante consultas; y analice o imprima los datos con el esquema deseado mediante informes.
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Para trabajar con los objetos contenidos en una base de datos de Microsoft Access, utilice la ventana Database o Base de Datos. Bajo Objects, haga clic en el tipo de objetos que desea, la ventana Base de Datos mostrar una lista de objetos de este tipo. Utilice el boton New de la ventana Base de Datos para crear nuevos objetos, use el botn Design para modificar objetos existentes.
Especificaciones de bases de datos Atributo Tamao de archivo de base de datos (.mdb) Mximo 1 gigabyte. Sin embargo, debido a que la base de datos puede incluir tablas de otros archivos, su tamao total slo est limitado por la capacidad de almacenamiento disponible Nmero de objetos en una base de datos 32.768 Mdulos (incluyendo formularios e informes con la 1024 propiedad TieneUnMduloAsociado (HasModule) establecida a True) Nmero de caracteres en un nombre de objeto 64 Nmero de caracteres en una contrasea 14 Nmero de caracteres en un nombre de usuario o de 20 grupo Nmero de usuarios que pueden tener acceso a la vez 255
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Introduccin
Acerca de cmo disear una base de datos Antes de utilizar Microsoft Access para crear las tablas, los formularios y los dems objetos que formarn la base de datos, es importante invertir algn tiempo en disear la base de datos. Un buen diseo de la base de datos es la pieza clave para crear una base de datos que realice las operaciones que desee de una forma efectiva, precisa y eficaz. stos son los pasos bsicos para disear una base de datos: 1 2 3 4 5 6 7 8 Determinar la finalidad de la base de datos. Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos. Determinar los campos que se necesitan en las tablas. Identificar los campos con valores exclusivos. Determinar las relaciones entre las tablas. Precisar el diseo. Agregar datos y crear otros objetos de la base de datos. Utilizar las herramientas de anlisis de Microsoft Access.
1 Determinar la finalidad de la base de datos El primer paso para disear una base de datos de Microsoft Access es determinar la finalidad de la base de datos y cmo se utiliza. Debe saber qu informacin desea obtener de la base de datos. A partir de ah, puede determinar sobre qu asuntos necesita almacenar hechos (las tablas) y qu hechos necesita almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas). Hable con los dems usuarios que utilizarn la base de datos. Piense detenidamente en las preguntas que desea que responda la base de datos. Realice bocetos de los informes que desea que produzca. Rena los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos. Examine bases de datos bien diseadas similares a la que va a disear.
2 Determinar las tablas que se necesitan Determinar las tablas puede ser el paso ms complicado del proceso de diseo de la base de datos. Esto se debe a que los resultados que desea obtener de la base de datos (los informes que desea imprimir, los formularios que desea utilizar, las preguntas para las que desea respuestas) no proporcionan pistas necesariamente acerca de la estructura de las tablas que los producen. No es necesario que disee las tablas mediante Microsoft Access. De hecho, posiblemente sea ms conveniente realizar un boceto en papel de la base de datos y trabajar sobre el diseo primero. Al disear las tablas, divida la informacin teniendo en cuenta los siguientes principios de diseo fundamentales:
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Una tabla no debe contener informacin duplicada y la informacin no debe duplicarse entre las tablas. Cuando cada elemento de informacin est almacenado en una tabla, se actualiza en un solo lugar. Esto resulta ms eficiente y elimina la posibilidad de que existan entradas duplicadas que contengan informacin diferente. Por ejemplo, probablemente desee almacenar la direccin y el nmero de telfono de cada cliente una sola vez en una sola tabla. Cada tabla debe contener informacin sobre un asunto. Cuando cada tabla contiene hechos slo sobre un asunto, puede mantener la informacin acerca de cada asunto independientemente de otros asuntos. Por ejemplo, puede almacenar las direcciones de los clientes en una tabla diferente de los pedidos de los clientes, de modo que pueda eliminar un pedido y conservar a la vez la informacin sobre el cliente.
3 Determinar los campos que se necesitan Cada tabla contiene informacin acerca del mismo asunto, y cada campo de una tabla contiene hechos individuales sobre el asunto de la tabla. Por ejemplo, la tabla de Clientes puede incluir los campos del nombre de la compaa, la direccin, la ciudad, el pas y el nmero de telfono. Al realizar bocetos de los campos para cada tabla, tenga en cuenta estas sugerencias: Relacione cada campo directamente con el asunto de la tabla. No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una expresin). Incluya toda la informacin que necesite. Almacene informacin en sus partes lgicas ms pequeas (por ejemplo, Nombre y Apellidos, en lugar del Nombre completo).
4 Identificar los campos con valores exclusivos Para que Microsoft Access conecte informacin almacenada en tablas independientes (por ejemplo, para conectar a un cliente con todos los pedidos del cliente), cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de forma exclusiva cada registro individual de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina clave principal.
5 Determinar las relaciones entre las tablas Ahora que ha dividido la informacin en tablas y que ha identificado los campos de clave principal, necesita una forma de indicar a Microsoft Access cmo volver a reunir toda la informacin relacionada de un modo significativo. Para ello, debe definir relaciones entre las tablas. Puede resultar til ver las relaciones de una base de datos bien diseada existente.
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Una vez diseadas las tablas, los campos y las relaciones que necesita, es el momento de estudiar el diseo y detectar los posibles fallos que puedan quedar. Es ms sencillo cambiar el diseo de la base de datos ahora que una vez que haya rellenado las tablas con datos. Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir algunos registros de datos en cada tabla. Observe si puede utilizar la base de datos para obtener las respuestas que desee. Cree bocetos de los formularios e informes y compruebe si muestran los datos que desea. Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimnelas.
7 Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos Cuando considere que la estructura de las tablas cumple los objetivos de diseo descritos anteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas. A continuacin, puede crear las consultas, formularios, informes, macros y mdulos que desee.
8 Utilizar las herramientas de anlisis de Microsoft Access Microsoft Access incluye dos herramientas que pueden ayudarle a precisar el diseo de la base de datos. El Asistente para analizar tablas puede analizar el diseo de una tabla, proponer nuevas estructuras de tablas y relaciones si es conveniente y reestructurar una tabla en nuevas tablas relacionadas si es necesario. El Analizador de rendimiento puede analizar la base de datos completa y realizar recomendaciones y sugerencias para mejorarla. El asistente tambin puede implantar estas recomendaciones y sugerencias.
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Tema I: Tablas
Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de datos de informacin. Defina relaciones entre las tablas para recuperar datos de varias tablas en una consulta, formulario o informe.
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En la vista Diseo, puede crear una tabla completa a partir de cero, o agregar, eliminar o personalizar campos de una tabla existente.
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Tema II: Consultas

Cree una consulta para buscar y recuperar exactamente aquellos datos que cumplen unas determinadas condiciones que usted mismo especifica. Una consulta tambin puede actualizar o eliminar mltiples registros al mismo tiempo, as como realizar sobre los datos diversos clculos incorporados o personalizados.
Consultas: Qu son y cmo funcionan

Las consultas se usan para ver, cambiar y analizar datos de distintas maneras. Tambin se pueden usar como origen de registros para formularios e informes.
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El tipo de consulta ms comn es la consulta de seleccin. Una consulta de seleccin recupera datos de una o ms tablas usando los criterios que especifique y, a continuacin, los muestra en el orden deseado.
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Modos de especificar mltiples criterios en una consulta
Tipos de combinaciones y cmo afectan al resultado de una consulta
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Tema III: Formularios

Cree un formulario para ver, introducir o cambiar datos directamente en una tabla de una manera sencilla. Cuando abre un formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o ms tablas y los muestra en la pantalla usando el esquema que eligi en el Asistente para formularios o usando un esquema que cre desde el principio.
Cree un informe para analizar los datos o presentarlos de una determinada manera al imprimirlos. Por ejemplo, podra imprimir un informe que agrupe datos y calcule totales, y otro informe con distintos datos en un formato para imprimir etiquetas de correo.
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Puede usar los formularios para diversos propsitos.
La mayor parte de la informacin de un formulario proviene de un origen de registros base. Otra informacin del formulario est almacenada en el diseo del mismo.
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El vnculo entre un formulario y su origen de registros se crea usando objetos grficos denominados controles. El tipo ms comn de control que se usa para mostrar datos es un TextBox (tambin denominado cuadro de texto).
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Tema IV: Reportes:

Un reporte o informe es una forma efectiva de presentar los datos en formato impreso. Como tiene control sobre el tamao y el aspecto de todos los elementos de un informe, puede presentar la informacin en la forma que desee verla.
La mayor parte de la informacin en un informe proviene de una tabla, consulta o instruccin SQL base, que es el origen de los datos del informe. Otra informacin del informe se almacena en el diseo del informe.
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Modos de personalizar un informe
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Tema V: Macros
Una macro es un conjunto de una o ms acciones que cada una realiza una operacin determinada, tal como abrir un formulario o imprimir un informe. Las macros pueden ayudar a automatizar las tareas comunes. Por ejemplo, puede ejecutar una macro que imprima un informe cuando el usuario haga clic en un botn de comando.
Una macro puede ser una macro compuesta de una secuencia de acciones, o puede ser un grupo de macros. Tambin se puede usar una expresin condicional para determinar si se llevar a cabo una accin en algunos casos cuando se ejecute la macro. Una secuencia de acciones La siguiente macro est compuesta de una serie de acciones. Microsoft Access lleva a cabo estas acciones cada vez que se ejecuta la macro. Para ejecutar esta macro se hace referencia al nombre de la macro Revisar Productos.
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Un grupo de macros Si tiene numerosas macros, agrupar las macros relacionadas en grupos de macros puede ayudar a administrar la base de datos ms fcilmente. Para mostrar los nombres de las macros de un grupo de macros, haga clic en Nombres de macros en el men Ver en la ventana Macro. Por ejemplo, el siguiente grupo de macros, llamado Botones, est compuesto de tres macros relacionadas: Empleados, Productos, y Representantes. Cada macro lleva a cabo la accin AbrirFormulario, y la macro Productos lleva tambin a cabo la accin DesplazarTamao.
El nombre en la columna Nombre de macro identifica a cada macro. Cuando se ejecuta una macro en un grupo de macros, Microsoft Access lleva a cabo la accin de la columna accin y cualquier otra accin que siga inmediatamente, cuya columna Nombre de macro est en blanco. Para ejecutar una macro en un grupo de macros, utilice el nombre del grupo de macros seguido de un punto y a continuacin el nombre de macro. En el ejemplo anterior, para hacer referencia a la macro Empleados en el grupo de macros Botones, escribira Botones.Empleados. Acciones condicionales Para mostrar la columna Condicin, haga clic en Condiciones en el men Ver en la ventana Macro. La siguiente macro ejecuta las acciones CuadroMsj y DetenerMacro slo cuando la expresin en la columna Condicin sea verdadera (cuando hay un valor Nulo en el campo IdProveedor).
Ejecutar una macro Cuando ejecuta una macro, Microsoft Access comienza desde el principio de la macro y lleva a cabo todas las acciones en la macro hasta que alcanza o bien otra macro (si la macro se encuentra en un grupo de macros) o el fin de la macro. Una macro puede ser ejecutada directamente, desde otra macro o un procedimiento de evento, o como respuesta a un evento que se produce en un formulario, informe o control. Por ejemplo, puede agregar una macro a un botn de comando de forma que la macro se ejecute cuando el usuario presiona el botn. Tambin puede crear un comando de men personalizado o un botn de la barra de herramientas que ejecute una macro, asignar una macro a una combinacin de teclas, o ejecutar automticamente una macro al abrir una base de datos.
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Tema VI: DAO: Objeto de Acceso a Datos

Los objetos de acceso a datos (DAO) le habilitan para utilizar un lenguaje de programacin para tener acceso y manipular datos en bases de datos locales o remotas y administrar bases de datos, los objetos y la estructura. Modelos de objeto El DAO admite dos entornos diferentes de bases de datos o "espacios de trabajo." Los espacios de trabajo Microsoft Jet permiten tener acceso a datos en bases de datos Microsoft Jet, bases de datos Microsoft conectadas a ODBC y orgenes de datos ISAM instalable en otros formatos, como Paradox o Lotus 1-2-3. Los espacios de trabajo ODBCDirect permiten tener acceso servidores de bases de datos mediante ODBC, sin cargar el motor de base de datos Microsoft Jet.
Utilice el espacio de trabajo Microsoft Jet cuando abra una base de datos Microsoft Jet (archivo .mdb) u otra base de datos de escritorio ISAM o cuando necesite aprovecharse de la caractersticas particulares de Microsoft Jet, como la posibilidad de unir datos de diferentes formatos de base de datos. El espacio de trabajo ODBCDirect proporciona una alternativa cuando slo necesita ejecutar consultas o procedimientos almacenados en un servidor, como Microsoft SQL Server o cuando la aplicacin cliente necesita las capacidades especficas de ODBC, como las actualizaciones por lotes o la ejecucin de una consulta asncrona.
Objeto DBEngine
El objeto DBEngine es el objeto de nivel ms alto en el modelo de objeto DAO. DBEngine contiene y controla todos los otros objetos en la jerarqua de los objetos del DAO. No puede crear objetos DBEngine adicionales y el objeto DBEngine no es un elemento de ninguna coleccin. * Cuando hace referencia a un origen de datos ODBC directamente mediante DAO, se denomina " espacio de trabajo ODBCDirect." Para distinguirlo de un origen de datos ODBC al que hace referencia indirectamente mediante el motor de base de datos Microsoft Jet, utilizando un "espacio de trabajo Microsoft Jet". Cada mtodo de acceso a datos ODBC necesita dos tipos de objetos Workspace; puede establecer la propiedad DefaultType para elegir el tipo predeterminado de objeto Workspace que crear en el objeto DBEngine. El tipo de Workspace y el origen de datos asociado determina qu objetos, mtodos y propiedades del DAO puede utilizar.
Con cualquier tipo de base de datos o conexin, puede:
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Utilizar la propiedad Version para obtener el nmero de versin del DAO. Utilizar la propiedad LoginTimeout para obtener o establecer el tiempo de espera de registro de ODBC y el mtodo RegisterDatabase para proporcionar informacin de ODBC al motor de base de datos Microsoft Jet Puede utilizar estas caractersticas del mismo modo, sin tener en cuenta si est conectado a un origen de datos ODBC mediante Microsoft Jet o mediante un espacio de trabajo ODBCDirect. Utilizar la propiedad DefaultType para establecer el tipo predeterminado de conexin de base de datos que utilizarn a continuacin los objetos Workspace creados - tanto Microsoft Jet como ODBCDirect. Utilizar las propiedades DefaultPassword y DefaultUser para establecer la identificacin de usuario y contrasea para el objeto Workspace predeterminado. Utilizar el mtodo CreateWorkspace para crear un objeto Workspace nuevo. Puede utilizar argumentos opcionales para sobrescribir los valores de las propiedades DefaultType, DefaultPassword y DefaultUser. Utilizar el mtodo OpenDatabase para abrir una base de datos en el Workspace predeterminado y utilizar los mtodos BeginTrans, Commit y Rollback para controlar transacciones en el Workspace predeterminado. Utilizar la coleccin Workspaces para hacer referencia a objetos Workspace especficos. Utilizar la coleccin Errors para examinar detalles sobre los errores de acceso a datos.
Otras propiedades y mtodos slo estn disponibles cuando utiliza DAO con el motor de base de datos Microsoft Jet. Puede utilizarlos para controlar el motor de base de datos Microsoft Jet, manipular sus propiedades y ejecutar tareas en objetos temporales que no son elementos de colecciones. Por ejemplo, puede: Utilizar el mtodo CreateDatabase para crear un nuevo objeto Microsoft Jet Database. Utilizar el mtodo Idle para activar el motor de base de datos Microsoft Jet y completar las tareas pendientes. Utilice los mtodos CompactDatabase y RepairDatabase para mantener los archivos de base de datos. Utilizar las propiedades IniPath y SystemDB para especificar la ubicacin de la informacin de Registro de Windows de Microsoft Jet y el archivo de informacin de grupo de trabajo Microsoft Jet, respectivamente. El mtodo SetOption le permite sobrescribir los valores del Registro de Windows para el motor de base de datos Microsoft Jet.
* Despus de cambiar los valores de la propiedad DefaultType e IniPath, slo los objetos Workspace subsiguientes reflejarn estos cambios.
Para hacer referencia a una coleccin que pertenezca al objeto DBEngine, a un mtodo o a una propiedad que se aplique a este objeto, utilice la siguiente sintaxis: [DBEngine.][coleccin | mtodo | propiedad]
Objetos DAO
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Hay 17 tipos diferentes de objetos DAO. Puede declarar nuevas variables de objeto DAO para cualquier tipo de objeto. Por ejemplo, el siguiente cdigo Visual Basic for Applications (VBA) crea variables de objeto para un objeto Database, un objeto Recordset de tipo Dynaset y un objeto Field: Dim dbsEjemplo As Database Dim rstEjemplo As Recordset Dim fldEjemplo As Field Set dbsEjemplo = OpenDatabase("Editores.mdb") Set rstEjemplo = dbsEjemplo.OpenRecordset("Autores", _dbOpenDynaset) Set fldEjemplo = rstEjemplo.Fields("IdAutor") Colecciones DAO Cada tipo de objeto DAO distinto de DBEngine tambin tiene una coleccin correspondiente. Una coleccin incluye todos los objetos existentes de ese tipo. Por ejemplo, la coleccin Recordsets contiene todos los objetos Recordset abiertos. Cada coleccin es "propiedad" de otro objeto en el siguiente nivel superior de la jerarqua. Un objeto Database "es propiedad" de una coleccin Recordsets. Excepto para los objetos Connection y Error, cada objeto DAO tiene una coleccin Properties. La mayora de los objetos DAO tienen colecciones y propiedades predeterminadas. Por ejemplo, la coleccin predeterminada de un objeto Recordset es la coleccin Fields y la propiedad predeterminada de un objeto Field es la propiedad Value. Puede simplificar el cdigo aprovechndose de estas predeterminaciones. Por ejemplo, el siguiente cdigo de ejemplo establece el valor del campo IdEditor en el registro activo: rstEjemplo!IdEditor=99 Objetos DBEngine y Workspace Todos los objetos DAO se derivan del objeto DBEngine. Puede establecer la propiedad DefaultType en el objeto DBEngine para determinar el tipo de espacio de trabajo (Microsoft Jet u ODBCDirect) para crear en las llamadas al mtodo CreateWorkspace siguiente o puede sobrescribir esta propiedad con el argumento tipo en el mismo mtodo CreateWorkspace. Cuando la aplicacin crea un espacio de trabajo, la biblioteca adecuada - el motor de base de datos Microsoft Jet u ODBC - se carga en memoria en este momento. Puede abrir objetos Workspace adicionales si los necesita. Cada objeto Workspace tiene un Id de usuario y una contrasea asociada. Uso del espacio de trabajo Microsoft Jet Abrir una base de datos
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Para abrir una base de dato, simplemente abra un objeto Database existente o cree uno nuevo. Este objeto puede representar una base de datos Microsoft Jet (archivo .mdb), una base de datos ISAM (por ejemplo, Paradox) o una base de datos ODBC conectada mediante el motor de base de datos Microsoft Jet (tambin conocido como una "base de datos ODBC conectada a Microsoft Jet"). Lenguaje de definicin de datos (DDL) Puede utilizar variables de objeto y otras caractersticas DDL para modificar la estructura de la base de datos. Por ejemplo, puede agregar un nuevo objeto Field a una tabla existente con el siguiente cdigo: Dim dbs As Database, tdf As TableDef, fld As Field ' Abre una base de datos. Set dbs = OpenDatabase("Editores.mdb") ' Open a TableDef. Set tdf = dbs.TableDefs("Autores") ' Crea un nuevo campo. Set fld = tdf.CreateField("Direccin", dbText, 20) ' Anexa el campo a la coleccin Fields del objeto TableDef. tdf.Fields.Append fld
Este cdigo crea un nueva variable de objeto para un objeto Field y la agrega a un objeto TableDef con el mtodo Append. Ya que un objeto TableDef contiene la definicin de una tabla, la tabla tiene ahora un campo llamado Direccin para escribir datos. Del mismo modo, puede crear nuevas tablas e ndices. Manipulacin de datos El DAO proporciona un excelente conjunto de herramientas de manipulacin de datos. Puede crear un objeto Recordset para consultar convenientemente una base de datos y manipular el conjunto de registros resultante. El mtodo OpenRecordset acepta una cadena SQL o un nombre de un objeto QueryDef (consulta almacenada) como un argumento de origen de datos, o se puede abrir desde un objeto QueryDef o un objeto TableDef, utilizando este objeto como el origen de datos. El objeto Recordset resultante presenta un conjunto extremadamente rico de propiedades y mtodos con el que examinar y modificar datos. El objeto Recordset est disponible en cuatro tipos diferentes: Table, Dynaset, Forward-only y Snapshot. Transacciones Todos los objetos Database abiertos a travs de un objeto Workspace comparten un alcance de transaccin comn. Esto quiere decir que cuando utiliza el mtodo BeginTrans en un objeto Workspace, se aplica a todas las bases de datos abiertas con ese objeto Workspace. Del mismo modo, cuando utiliza el mtodo CommitTrans a travs del objeto Workspace, se aplica a todas las bases de datos abiertas en el objeto Workspace.
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Rplicas Puede utilizar la rplica de base de datos para crear y mantener rplicas de una base de datos modelo de Microsoft Jet utilizando el mtodo Synchronize para actualizar peridicamente todas o parte de las rplicas o para copiar datos nuevos de una rplica a otra. Tambin pude restringir la actualizacin a slo los registros seleccionados, utilizando la propiedad ReplicaFilter y despus sincronizar esos registros con el mtodo PopulatePartial. Seguridad Puede restringir el acceso a una o ms bases de datos .mdb o a las tablas utilizando los valores de seguridad establecidos y administrados por el motor de base de datos Microsoft Jet. En el cdigo, puede establecer los objetos Group y User para definir el alcance y nivel de permisos disponibles a usuarios individuales en una base objeto a objeto. Por ejemplo, puede establecer permisos para un usuario especfico para proporcionar acceso de slo lectura a una tabla y acceso total a otra. Uso del Modelo de objetos ODBCDirect Conexin a una base de datos Un objeto Connection es parecido a un objeto Database. De hecho, un objeto Connection y un objeto Database representan referencias diferentes al mismo objeto y propiedades en cada uno de los dos tipos de objeto que le permiten obtener una referencia al otro objeto correspondiente, que simplifica la tarea de convertir las aplicaciones cliente ODBC que utilizan Microsoft Jet para utilizar en vez de ello ODBCDirect. Utilice el mtodo OpenConnection para conectarse a un origen de datos ODBC. El objeto Connection resultante contiene informacin acerca de la conexin, como el nombre del servidor y el nombre del origen de datos. Consultas Aunque el DAO no admite consulta almacenadas en un espacio de trabajo ODBCDirect, se puede crear una consulta compilada como un objeto QueryDef y se puede utilizar para ejecutar consultas de accin y tambin para ejecutar procedimientos almacenados en el servidor. La propiedad Prepare le permite decidir si crear un procedimiento almacenado temporal y privado en el servidor de un QueryDef antes de ejecutar la consulta actual. Las consultas de parmetros tambin se pueden transferir al servidor, utilizando objetos Parameter en el QueryDef. La propiedad Direction le permite especificar un Parameter como entrada, salida o ambos o aceptar un valor de un procedimiento almacenado. Manipulacin de datos Crear un objeto Recordset es una forma oportuna de consultar una base de datos y manipular el conjunto de registros resultante. El mtodo OpenRecordset acepta una cadena SQL o un objeto QueryDef (consulta almacenada) como un argumento de origen de datos. El objeto
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Recordset resultante presenta un conjunto extremadamente rico de propiedades y mtodos con el que examinar y modificar datos. El objeto Recordset est disponible en cuatro tipos diferentes: Table, Dynaset, Forward-only y Snapshot - que corresponden a los tipos de cursores ODBC: Dynamic, Keyset, Forward-only y Static. Est disponible una biblioteca de cursor de actualizacin por lotes para aplicaciones cliente que necesitan trabajar con un cursor sin mantener bloqueos en el servidor o sin emitir las peticiones de actualizacin de un registro al mismo tiempo. En cambio, el cliente almacena la informacin de actualizacin de muchos registros en un bfer local (o "por lotes") y despus enva una actualizacin por lotes. Ejecucin de mtodo ascrono Los mtodos Execute, MoveLast, OpenConnection y OpenRecordset presentan la opcin dbRunAsync. Esto permite a la aplicacin cliente realizar otras tareas (como, por ejemplo, cargar formularios) mientras se est ejecutando el mtodo. Puede comprobar la propiedad StillExecuting para ver si la tarea se complet y para terminar una tarea asncrona con el mtodo Cancel.
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Tema VII: Distribucin de la Aplicacin

Despus de que haya conocido Microsoft Access y haya aprendido cmo crear tablas, consultas, formularios, informes, barras de comandos personalizadas, etc., puede agregar macros y cdigo de Visual Basic para aplicaciones para unir todos estos objetos en una aplicacin. Una aplicacin organiza tareas relacionadas para que el usuario pueda centrarse en su trabajo, no en cmo trabaja la aplicacin o en el programa usado para desarrollar la aplicacin. Estableciendo opciones en el cuadro de dilogo Inicio (men Herramientas), puede controlar el aspecto y el comportamiento de su aplicacin al iniciarse. Por ejemplo, puede indicar qu barra de mens y qu formulario mostrar la aplicacin al inicio o puede especificar el texto que aparecer en la barra de ttulo mientras se est ejecutando la aplicacin. Si tiene pensado distribuir su aplicacin a otros usuarios, podra establecer seguridad para proteger los objetos que ha creado, as como los datos de las tablas. Despus de distribuir su aplicacin, utilice las herramientas de mantenimiento proporcionadas por Microsoft Access para compactar y reparar la base de datos peridicamente. Nota: Adems de las herramientas e informacin proporcionadas por Microsoft Access para ayudarle en el desarrollo de aplicaciones, Microsoft Office 2000, edicin Developer proporciona herramientas para ayudarle a programar aplicaciones compatibles con Microsoft Windows y Office. Proteger una base de datos Microsoft Access ofrece dos mtodos tradicionales para proteger una base de datos: habilitando una contrasea para abrir una base de datos o mediante seguridad a nivel de usuario, que puede ser utilizada para limitar a qu parte de la base de datos el usuario tiene acceso y puede cambiar. Adems de estos mtodos, puede eliminar cdigo modificable de Visual Basic de la base de datos y as proteger el diseo de formularios, informes y mdulos de la base de datos de posibles modificaciones guardndolo como un archivo MDE.
Habilitar una contrasea El mtodo ms simple es habilitar una contrasea para abrir la base de datos. Una vez que se haya habilitado la contrasea, se mostrar un cuadro de dilogo que pida la contrasea cada vez que se abra la base de datos. Slo los usuarios que escriban la contrasea correcta podrn abrir la base de datos. Este mtodo es seguro (Microsoft Access codifica la contrasea de forma que no se pueda tener acceso leyendo directamente el archivo de base de datos), pero slo es aplicable para abrir una base de datos. Una vez que se ha abierto una base de datos, todos los objetos estn disponibles para el usuario (a menos que se haya definido la seguridad a nivel de usuario, como se describe posteriormente en este tema). Para una base de datos que est compartida entre un pequeo grupo de usuarios o sobre un slo equipo, la habilitacin de una contrasea es todo lo que se requiere. Precaucin No utilice una contrasea de base de datos si va a replicar una base de datos. Las bases de datos replicadas no se pueden sincronizar si se definen contraseas para ellas.
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Seguridad a nivel de usuario El mtodo ms flexible y extendido de proteger una base de datos se llama seguridad a nivel de usuario. Esta forma de seguridad es similar a los mtodos usados en la mayora de los sistemas de red. Los usuarios son obligados a identificarse y escribir una contrasea cuando inician Microsoft Access. Dentro del archivo de informacin de grupo de trabajo, estn identificados como miembros de un grupo. Microsoft Access ofrece dos grupos predeterminados: Administradores (llamados el grupo de Administradores) y Usuarios (llamados el grupo de Usuarios), aunque se pueden definir grupos adicionales. Los permisos se conceden a los grupos y usuarios para regular cmo se les permite trabajar con cada objeto en una base de datos. Por ejemplo, a los miembros del grupo Usuarios puede que se les permita visualizar, introducir o modificar datos en una tabla Clientes, pero no se les permita cambiar el diseo de esa tabla. Al grupo Usuarios se le podra permitir que slo examinaran los datos de una tabla que contenga datos de pedidos y se les negara totalmente el acceso a una tabla Nminas. Los miembros del grupo de Administradores tienen todos los permisos sobre todos los objetos de una base de datos. Se pueden instalar controles ms ajustados creando sus propias cuentas de grupo, asignando los permisos adecuados a esos grupos y despus agregando usuarios a esos grupos. Las tres razones principales para utilizar la seguridad a nivel de usuario son las siguientes: Proteger la propiedad intelectual de su cdigo. Impedir que los usuarios cambien o inutilicen inadvertidamente una aplicacin cambiando cdigo de objetos de los que depende la aplicacin. Proteger los datos sensibles de la base de datos.
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Que es un API?
API significa Interface para Programacion de Aplicaciones. Un API es simplemente un conjunto de funciones que el el programador puede usar para trabajar con un componente, aplicacin o sistema operativo. Normalmente un API consiste de uno o mas DLLs que proveen alguna funcionalidad especifica. DLLs, son archivos que contienen funciones que pueden ser llamadas desde cualquier aplicacin ejecutando sobre Windows. En tiempo de ejecucin, una funcion contenida en un DLL es ligada dinmicamente en la aplicacin que la llama. No hay forma de saber cuantas aplicaciones llaman una funcion contenida en un DLL, esta funcion existe en un solo archivo en disco, y el DLL es creado solo una vez en memoria. El API que se menciona mas frecuentemente es el API de Windows, que incluye los DLLs que hacen trabajar el sistema operativo Windows. Cada aplicacin de Windows interactua con el API de Windows directa o indirectamente. El API de Windows asegura que todas las aplicaciones ejecutando bajo Windows lo hagan de una manera consistente. Note que el sistema operativo Windows ha evolucionado, varias versiones del API de Windows han sido publicadas. Windows 3.1 usa el API Win16. Las plataformas Windows NT, Windows 95 y Windows 98 usan el API Win32. Existen otros APIs disponibles que han sido publicados ademas del API de Windows. Por ejemplo, el Mail Application Programming Interface (MAPI) es un conjunto de DLLs que pueden ser usados para escribir aplicaciones de e-mail.
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Arquitecturas de Base de Datos

Sistemas Cliente / Servidor
Los sistemas cliente / servidor son construidos para que la base de datos pueda residir en una computadora central, conocida como Servidor, y es compartida por varios usuarios. Los usuarios acceden al servidor a travs de una aplicacin cliente o servidor: El mantener y manejar los datos en una localidad central ofrece ciertas ventajas: Cada elemento de dato es guardado en una localidad central donde todos los usuarios pueden trabajarlos, no se guardan copias separadas de este elemento en cada cliente, lo cual elimina los problemas con usuarios, asegurando que trabajen con la misma informacin. Un servidor de base de datos relacional optimiza el trafico en la red al regresar solo aquellos datos que la aplicacin requiere. Los costos en hardware se minimizan Las tareas de mantenimiento como respaldo y restauracin de datos se simplifican debido a que se realizan en un servidor central.
Redes Punto a Punto
Microsoft Jet soporta la mayora de servidores de archivos y redes punto a punto que trabajan en PCs. El rendimiento de un sistema de base de datos multiusuario ejecutando en una red punto a punto puede caer, dependiendo de cmo se est utilizando la computadora que funciona como servidor de archivos. Si una estacin de trabajo que contiene la base de datos compartida esta siendo usada para ejecutar aplicaciones, estas incrementaran el acceso a disco y el trafico en la red, lo cual afecta el rendimiento. Adems, si un usuario ejecuta otra aplicacin que bloquea el sistema, todos los usuarios compartiendo la base de datos perdern su conexin a la base de datos. Todo esto puede comprometer la integridad de la base de datos. Para un mejor rendimiento y estabilidad en una red punto a punto, asegrese de que la estacin conteniendo una base de datos compartida est dedicado a un solo propsito.
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Glosario:
Base de Datos: un conjunto de datos relacionados a un propsito en particular. Una base de datos nativa del Jet Engine contiene tablas y tambin puede contener consultas o vistas (Queries), tablas, ndices, relaciones de tablas, criterios de validacin de campos, y ligas a fuentes de datos externas. Base de Datos Externa: Cualquier base de datos accesada a travs de ODBC, como SQL Server que reside en un servidor remoto, o una base de datos externa como dBASE, FoxPro, Paradox, Btrieve, Microsoft Excel o Microsoft Access. Microsoft Jet DataBase Engine: Un sistema para manipular datos que guarda y recupera informacin en bases de datos del usuario y del sistema. DAO: Data Access Object, un objeto que es definido por Microsoft Jet Database Engine para manipular datos. Bound Control: Controles que permiten el acceso a un campo especfico de una base de datos a travs de un data control. Un control de este tipo puede ser relacionado a un data control a traves de sus propiedades DataSource y DataControl. Cuando un data control cambia de un registro a otro, todos los bound controls conectados a l son actualizados automticamente para mostrar los campos del registro actual. Cuando los usuarios cambian datos en un bound control y luego se mueven a un registro diferente, los cambios son salvados en la base de datos automticamente. RecordSet: Un objeto recordset representa todos los registros en una tabla base o el resultado de ejecutar una consulta (vista o query), existen tres tipos de objetos recordset; recordset tipo tabla, recordset tipo dynaset y recordset tipo snapshot Recordset tipo tabla: una representacin en cdigo de una tabla base, en la que se puede agregar, cambiar o borrar registros de una sola tabla; Recordset tipo snapshot: copia esttica de un conjunto de registros que se puede utilizar para buscar registros o generar reportes, un recordset tipo snapshot puede contener campos de una o mas tablas en una base de datos pero no pueden ser modificados. ODBC: Open DataBase Connectivity, un protocolo estandar que permite conectarse a una variedad de servidores de bases de datos o archivos externos. Driver ODBC: Un DLL especfico usado para conectar una fuente de datos a otra aplicacin. ISAM: Acrnimo de Indexed Sequential Access Method. El Jet instala (carga) estos drivers ISAM cuando se hace referencia a ellos desde la aplicacin. Ejemplos de esta tecnologia son Fox, Btrieve, Paradox.

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Tema II: Consultas

Consultas: Qu son y cmo funcionan

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Modos de especificar mltiples criterios en una consulta

Tipos de combinaciones y cmo afectan al resultado de una consulta

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Tema III: Formularios

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Puede usar los formularios para diversos propsitos.

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Tema IV: Reportes:

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Modos de personalizar un informe

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Tema VI: DAO: Objeto de Acceso a Datos

Con cualquier tipo de base de datos o conexin, puede:

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