Oficina Cero Papeles

Maestra en Gestin de las Comunicaciones y Tecnologas de la Informacin

D.I.C.C. EPN

Tecnologas de Redes de la Informacin

Tania Guevara Huilcarema

Temario
Que es la Oficina Cero Papeles Objetivos Situacin Actual Propuesta de Cambio Beneficios Consideraciones Caractersticas Casos de xito Siete pasos para Oficina Cero Papeles Medio Ambiente Conclusiones y Recomendaciones

Temario
Que es la Oficina Cero Papeles Objetivos Situacin Actual Propuesta de Cambio Beneficios Consideraciones Caractersticas Siete pasos para Oficina Cero Papeles Casos de xito Medio Ambiente Conclusiones y Recomendaciones

Que es la Oficina Cero Papeles

Bsicamente, el trmino "oficina cero papeles" describe el proceso de transferir archivos del papel a formato digital. Su concepto se extienden mucho ms que la simple reduccin de papel. Un buen sistema puede incrementar la productividad, ahorrar tiempo y dinero automatizando el archivado de documentos, su manipulacin y recuperacin. En realidad se trata de mover la informacin lo ms rpido posible.

Oficina Cero Papeles

Hoy en da, la habilidad de manejar adecuadamente la informacin a nivel corporativo se ha convertido en un requisito para el xito, es por eso que se busca herramientas electrnicas que mejoren la distribucin y publicacin de la informacin, reduciendo considerablemente el uso del papel.

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Objetivos
C O S T O S FACILITAR MEJORAR PRODUCTIVIDAD ACCESO
CENTRALIZAR INFORMACIN
R E D U C I R

AGILITAR PROCESOS

CONCIENCIAR MEDIO AMBIENTE

CONTROLADO

Temario
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Situacin Actual
Actualmente el intercambio de informacin en la mayora de las compaas es a travs de medios tradicionales, tales como: carteleras, publicaciones impresas, entregas personales, boletines y memos.

Situacin Actual
Esto trae como consecuencia que el empleado pierda gran parte de su tiempo productivo preguntando donde esta la informacin solicitada, dirigindose al sitio, sacando copias, devolviendo el material y regresando a su puesto.

Razones de perdida de tiempo

Buscando informacin Consultando manuales impresos ubicados en algn lugar de la oficina. ? Sacando copias. Procesos burocrticos. Esperando firmas de aprobacin. Llenando solicitudes en papel .

Razones de perdida de tiempo

Sefin proceso Distracciones Busca estar Donde la Al le acaba Paciencia que Es lgico que en el camino informacin la informacin terminado solo cansado este falta lay el material firma debe solicitar mas

Situacin Actual

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Propuesta de cambio
Utilizar herramientas de punta como por ejemplo una Intranet o una Extranet como plataforma de desarrollo para sustituir los pasos anteriores por un clic del ratn.

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Beneficios
Reduccin de costos de impresin. Reduccin de costos de despacho y almacenaje de documentos en papel. Disponibilidad de la informacin 7x24. Posibilitan la reingeniera de procesos. Es ms fcil encontrar y llevar registros sobre los clientes. Elimina informacin redundante.

Beneficios
Elimina la necesidad de distribuir versiones actualizadas. Mejoramiento de la productividad. Permite la centralizacin de la informacin. Facilidad de uso, estandarizacin de diseos (institucionales). Imagen institucional, la organizacin tendr la distincin del sello Oficina Cero Papel

Beneficios
Puede basarse en aplicaciones Web (Intranet/Extranet corporativa). Fcil integracin con las plataformas existentes HW y SW con bajos costos de inversin inicial. Retorno de la inversin. Fcil despliegue. Fcil integracin en organizaciones con sucursales distribuidas geogrficamente.

Beneficios
En una oficina con tendencia cero papeles nunca volver a perder documentacin. Los desastres como un incendio o una inundacin no destruirn informacin valiosa. Seguridad, control del nivel de acceso a los documentos. Proteccin al medio ambiente.

Uniendo la administracin electrnica y las buenas prcticas ambientales

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Consideraciones
Existen inconvenientes para el desarrollo del escaneo de los documentos existentes directamente desde una aplicacin web. Se requiere cambiar los hbitos en la utilizacin del papel. Se requieren sistemas amigables que permitan trabajar sin papeles y sin sacrificar el desempeo laboral. Requiere tiempo para acostumbrarse (curva de aprendizaje).

Consideraciones
Es posible que algunos empleados se resistan. Las estadsticas muestran que todava un 90% de la informacin en el mundo se encuentra en papel. Est especialmente pensada para satisfacer las necesidades de los servicios pblicos, permitindoles gestionar tanto el flujo de documentacin interna, como los flujos de documentacin de entrada o salida de la institucin.

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Caractersticas principales
Firma electrnica Permite opcionalmente la incorporacin de la firma electrnica en los documentos. XML Todos los documentos de Oficina Cero Papel cuentan con una representacin en XML. Sistema Full Internet Permite hacer uso y explotar las bondades de la Intranet y/o Internet. Flexible Configuracin flexible a la estructura de cada organizacin.

Caractersticas principales
Numeracin automtica Generacin automticamente un correlativo nico al documento Reglas de derivacin Reconoce la estructura jerrquica de la institucin, estableciendo reglas sobre los posibles destinatarios de un documento. Anexos fsicos y digitales Posibilidad de Adjuntar documentacin fsica y archivos digitales.

Caractersticas principales
Control de recepcin de documentacin fsica Permite controlar la recepcin de la documentacin adjunta a un Memo electrnico.

Secretara Permite definir el perfil de secretara, encargada de recibir la documentacin fsica destinada a su unidad.

Caractersticas principales
Control de Actividades Control de las actividades pendientes del personal a su cargo. Estadsticas de Gestin Posibilita contar con estadsticas de tiempos de gestin de los documentos que fluyan por el sistema. Subrogancia Permite definir subrogancias, pudiendo con ello gestionar de manera absolutamente transparente vacaciones, permisos, etc.

Caractersticas principales
Flujos estructurados Permitir definir flujos estructurados, en los cuales el camino que deber seguir el documento est preestablecido. Documentos estructurados Interfaz de fcil uso para agregar nuevos documentos, as como para administrar el contenido del documento. Calendario de Actividades Generacin de un calendario para cada usuario con los plazos de todas las actividades que tienen asociadas.

Caractersticas principales
Alarmas Generacin automtica de alarmas con las actividades que se encuentran prontas a cumplir su plazo.

Mensajera Generacin automtica de notificaciones va correo electrnico.

Formularios Electrnicos
Formatos preestablecidos y estandarizados. Permiten controlar y administrar de manera sencilla las solicitudes realizadas dentro de la organizacin. Aumentan los tiempos de respuesta Brindan comunicacin efectiva, no se traspapela Eliminan la burocratizacin de los procesos Ejemplos: solicitudes de materiales, solicitudes de helpdesk, solicitudes de R.R.H.H y solicitudes de permiso entre otras

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Siete pasos para Oficina Cero Papeles

Elaborar una estrategia Todo en pantalla Automatizar Digitalizar los documentos Apoyarse en la multimedia Controlar y Motivar Apoyo de la alta direccin

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Casos de xito
Una entidad de la envergadura de Caixa Galicia ha conseguido ahorrar un total de 5,3 millones de hojas de papel cada ao con su proyecto denominado Cero Papel, encaminado a potenciar el uso de las nuevas tecnologas en detrimento del tradicional consumo de folios. Nminas en PDF (116.000 hojas al ao) Eliminacin de la impresin de los cuadres diarios de caja (1.860.000 hojas) Expedientes electrnicos (1.471.000 hojas) Suprime envos fsicos a las oficinas (espacio)

Casos de xito
Banesto (Banco espaol) sorprenda a sus accionistas con una medida sin precedentes. Les entregaba un diminuto dispositivo, no ms grande de una tarjeta de crdito, con las cuentas del ejercicio que tradicionalmente reportaba en el voluminoso y pesado informe anual. La iniciativa se enmarca dentro de una campaa ecolgica, que permitir al banco Ahorrar 100 toneladas de papel en tres aos. Reducir el nmero de impresoras. Optar por las comunicaciones va mail con el clientes Presentar las memorias anuales en soportes digitales o la firma electrnica

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Medio ambiente
Cada ao desaparecen nueve millones de hectreas de rboles.

La mitad de los bosques que una vez cubrieron la Tierra, 29 millones de kilometros cuadrados, han desaparecido, cerca del 78% de los bosques primarios ya han sido destruidos y el 22% que nos queda esta en alto riesgo.

Los factores que lo propician son la extraccin abusiva de madera

Medio ambiente
La conversin de bosques a otros usos como la agricultura y la ganadera, la especulacin, la minera, los grandes embalses, las carreteras, el crecimiento demogrfico y el cambio climtico. Un total de 76 pases han perdido ya todos sus bosques primarios, y otros once podran perderlos en los prximos aos

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Conclusiones y Recomendaciones
El desarrollo de la oficina automatizada (OA), el nuevo concepto de oficina virtual, la bsqueda de Cero Papeles, el concepto o filosofa de informacin al toque, son las nuevas y poderosas concepciones que guan a las empresas No es slo cuanto papel, energa elctrica, espacio fsico horas hombre se consume. Se trata de contar con informacin completa, fiable, econmica, oportuna; mejorar la toma de decisiones, brindar servicios rpidos, seguros y confiables a los clientes y usuarios.

Conclusiones y Recomendaciones
Se trata de lograr el equilibrio entre los procesos administrativos, de produccin y de comercializacin. Se debe buscar mayor productividad del personal y optimizacin de los tiempos de procesos. Las labores de oficina no pueden ni deben quedar bajo ningn punto de vista al margen de los procesos de calidad y mejora continua. Se debe fomentar conciencia de reducir el consumo de papel e incentivar el reciclaje.

Gracias...