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    apisoft OptiNcint ii ibid Ceadiaiiiaslilidadente Support de Cours Administration d’OptiMaint Tables das matiores TABLE DES MATIERES 2+ ADMINISTRATION D'OPTIMAINT... 24+ GERER LE POSTE DE TRAVAIL. 2.A1.1- INSTALLEROPTIMAINT ...cccsssst onset auf 2.1.2- CONTROLER LA BASE DE DONNEES (UTILITAIRES) eB 2.1.3-_ METTRE EN PLAGE ET UTILISER LE MONITEUR ... 10 2.2- GERER LES ACCES A OPTIMAINT... 22.1- GERERLES PROFILS 0c 20 2.2.2- GERER LES SOCIETES PAR PROFIL 23 2.23- GERER LA CONFIDENTIALITE PAR PROFIL......... 24 2.2.4- GERER LES UTILISATEURS....... 28 2.2.5- GERER ACCES GENERAL AL’APPLICATION 30 2.2.6-_GERER LES SESSIONS UTILISATEURS 2... eisasteni 82 2.3- GERER LA COMMUNICATION. 2.3.1- UTILISER LA MESSAGERIE UTILISATEUR ... 23.2- GERER LES MESSAGES AUTOMATISES.... (@ APISOFT INTERNATIONAL — Reproduction intersite Page 2/41 Module 2 : Administration SOP TIMAINT 2- Administration d’OptiMaint SOMMAIRE > Gérer le poste de travall > Gérer les accés a OptiMaint > Gérer la communication Objectif : Le module « Administration = a pour objectif de vous rendre autonome dans la mise -en place et dans l'expiottation technique de la solution OptiMaint. Ce module se découpe naturellement en trois partios : 1 ~ Gestion du poste de travail: metire & disposition application 2.- Gestion de [utlisateur : administrer les acces a Fapplication. 9 — Gestion de la communication : gérer les changes entre les acteurs de la GMAQ Public concerné Chefs de projet ou Administrateurs G.M.A.O. Responsable application Responsable exploitation informatique Pré requis : Module 1 ~ Environnement Général d'OptiMaint Module 3 ~ Données de Base (@ APISOFT INTERNATIONAL — Reproduction intersite Page 2/41 Module 2 : Administration SOP TIMAINT 2.1- — Gérer le poste de travail > Installer Optiaint + Contréler la base de données > Mettre en place et utiliser le Moniteur Objectif : Le but de cette premiere partie est de décrire les étapes et outils d'administration Propres & la préparation du poste de travail Definitions : ‘OptiMaint s'appuie sur une architecture de type Client Serveur : L'application repose sur un exécutable principal, OptiMaint.exe, diaioguant avec une base de données dont acces est géré via une liaison de type ODBC (Open Data Base Connectivity de Microsoft™}. Pour la préparation du poste de travail, QpiiMaint dispose d'outils ‘complémentaires de controle de la base de données. D'auires exécutables participent @ lullisation G'OptiMaint : le « Moniteur » par exemple est un outil distinct permetiant de déléguer des traitements ‘fOptiMaint 4 une machine éventuellement séparée. Ces trois points sont développés dans ce qui suit. (@ APISOFT INTERNATIONAL — Reproduction intersite Page 4/41 Module 2 : Administration SOP TIMAINT 2.1.1- — Installer OptiMaint Multiposte Definitions : Pour utiliser OptiMaint il existe tro's modes principaux dinstallation : Monoposte : instalation reposant sur la mise en place ds application et de Ja base de données sur un poste utilisateur unique. Réseau - mono ou muttiposie, utilisation en mode client serveur avec un ou ‘plusieurs clients OptiMaint connectés & une base distante ‘Terminal Server™ : utilisation en mode client serveur avec Is - bureau & distance » de Microsoft™ (client lager). Dans ce cas OptiMaint est utilisé dans ‘des sessions Windows™ simulianées sur un serveur distant hébergeant application. La base de données peut avoir été installée sur la méme machine ou sur une machine eéparée (PC, Servaur de données, toute unite de stockage située surle réseau...) Principe général a retenir : Linstalation repose sur les trois étapes suivantes Création de la base de données Création de fa sauree de dannees ODBC Installation de Papplication Accés aux informations : Pour en savoir plus sur Finstallation d'OptMaint, se reporter a la procédure de premiére installation livrée dans le cédérom fourni par APISOFT ou dans son contenu {6léchargeable & partir du cite internat d'APISOFT (Accés club utlisatour). Lo choix do la procedure @ utliser se fora en fonction du mode d'installation (Monoposte / Réseau / Terminal Server) du SGBD (Systéme de Gestion de Base de Données) choisi parmi la liste suivante = Microsoft Accoos Microsoft SQL Server Microsoft MSDE a2 (08400) Myst Oracie PostgreSQL Sybase Acces CD : inte installation / Premiare installation / GMAO OptiMaint - Procédures installation et mise @ jour pdf (@ APISOFT INTERNATIONAL — Reproduction intersite Page 5/41 Module 2 : Administration SOP TIMAINT 2.1.2- Contrdler la base de données (utili Acces aux utilitaires : Les utlltaines de contréle de la base de données sont insiallés par défaut dans le répertaire d'OptiMaint, et restent indépendanis de application principale. Détinitions : Les utiitaires de contréle de la base de données ¢OptiMaint n'ont pas vocation a se substituer aux outils da gestion de base de données standard du marché. Ces uflitaires sont plus des accessoires participants 4 la mise en ceuvre du logiciel Isglexe : Exécuter une série dinstruction de mise a jour SOL sur la base dOpiiMaint Init Registre.exe : initisiser rentrée du registre Windows™ de application ‘OptiMaint. ‘TestBdD.6xe - Outil de diagnosti connexion a la base de données, Deseription : Ulilitaire Isql.exe permetiant notamment de tester la Objet de I'utilitaire Exécuter une Instruction SQL pour la mise a jour d'une base de données. Contextes d'utilisation Lors de Tinstallation da la base de données « laql = permet de lancer une instruction SOL soit manuellement via un éditeur, soit par insertion dune requéte enregistré dans un fichier ‘sql : la création de la base de données initiala passe par insertion des enregisirements d'une société de demonstration OptiCar. Cette opération peut tre exécuiée via cet utlitaire. Dans le cadre de la maintenance couranie, Tadministrateur peut re conduit & appliquer des corrections sur jes données en fonction d anomalies rencontrées et dont les solutions sont livées par léquipe Supnort d/APISOFT. Ges corrections sont formalisées par des scripts SOL quill suffit dexécuter via « leql » (@ APISOFT INTERNATIONAL — Reproduction intersite Page 6/41 Module 2 : Administration SOP TIMAINT Lors des changements de version d'OptiMaint, certaines apérations de mise a jour de la base do données sont privues par lo passage de soripts sql LA aussi Tadministratour pourra tres diractament exéouter ces scripts via « icq] = Bien sir il faut souligner ici, que « Inql = ne se substitue pas au produit standard du marché et se limite aux instructions da mise & jour des données. Les instructions de ‘type Select ne sont pas intégrées. Mode opératoire 1) Dans le réperisire dinstallation dOptiMaint, lancer fexécutable laql.exe (par ‘double click) Attention # ‘Si vous Jancez cet utitaire pour ia premiére fois sur votre poste, lsq/ vous ‘conduit @ configurer Tacoés au serveur de données. Dans la fenétre de configuration préciser les données suivantes = SGBD : Systéme de Gestion de Base de Données cible ~ DSN ; le nom de ia source de données utitisée (source de type ODBC) ~ Quer -en fonction du SGD, le nom du propriétaire de la base = ULLD = Le code utilsateur qui sera utilisé par leq pour laccés a la base = Mot de Passe : associé au code utilicatour - Nom de la base de données (pour une base de type fichier, préciser Je chemin daccés 4 la base) Pour en savoir plus sur la configuration de laccés au serveur de données, se reporter au paragraphe suivant traitant de Mutiltaire « Init Registro » 2) Pour insérer une requéte en provenance dun fichier * sql Dans fe menu général, acoéder au menu Fichier | Ouvrir Dane lexplorateur de fichier, sélectionner le fichier contenant la requét ineérer. ‘Alla fin de Finsertion, vérifier que isql affiche comectement le chemin d'accés & ‘cette requéte 3) Pour lancer la raquéte Ciguer sur fe bouton » Vatider » LZ] 4) Pendant lexécution dela requéte = Si leql ranconire des anomalies, les codes et descriptions de ces anomalies sont affichées dans la partie inférieure de la fenétre. = Si « Arrét sur erreur ~ est coché, le traitement 'arréte a la 1"™ erreur. ~ Sinan le traitement continue en Séquence en affichant les erreurs, A défaut P'anomalie, leql rend compte de la fin dexécufion du script par le message = Exécutton script terminge » sous la barre de titre de la fenétre. Utilitaire Init Registre.exe Objet de lutilitaire Cet uilitaire Initialise entrée du registre Windows™ contenant les paramatres standard de configuration d'aceés @ la base de données pour application OptiMaint, Important: Get utiitaie na aucun impact sur les configurations spécifiques OpiiMaint, ni sur I. configuration utilise par « leql.exe =. Init Ragistre.exe ne fait que supprimer lec paramétras de [ID Configuration « OptiMaint » (configuration standard) Mode opératoire 1) Dans fe répertoire c'installation d'OptMaint, lancer Wutitaire par double click (@ APISOFT INTERNATIONAL — Reproduction intersite Page 7/41 Module 2 : Administration SOP TIMAINT sur Init Registre.exe 2) Le message « initialisation de la base de registre effectuée » apparait 3) Cliquer « Gk » pour fermer la fenétre 4} Au prochain lancement d'OptiMaint la fenétre de configuration daccés 8 la ‘base de données se présente -il suffit alors de repréciser les paramétres puis de valider ‘Dans la fenétre de configuration préciser les données suivantes = SGBD : Systéme de Gestion de Base de Données cible = DSN: le nom do fa source de données utiisde (source de type ODBC) ~ Qwner -en fonction du SGD, le nom du propriétaire ce la base. - ULLD : Le code utilisateur qui sera utilisé par Isql pour laces @ la base + Mot de Passe : associé au code utilisateur = Nom de la base de données (pour une base de type fichier, précieer jo chemin daccés @ la base) ~ Site Web PHP: En cochant cette case OptiMaint génére ie fichier de configuration utiisable par la connexion au SGBD par application BI Web. - Format des dates Base de données : precision du format attendu par le (SGAD cible. Pour certains SGBD ce format n'est pas modifiable. Informations complémentaires sur le registre et IID Configuration Pour ensemble dec applications d’APISOFT INTERNATIONAL, Ia configuration acces aux bases de données ect enragicirée dans la base de rogistre de Windows™ aux emplacements de clé suivants. = Paur une configuration Client Server classique HKEY_CURRENT_USER'Sottware\VB and VBA Program Settings\Apisoft Pour une configuration Terminal server : HKEY_USERS(#####8)Software\VB and VBA Program Settings\Apisoft Ou {###8#8) représente Tidentification de Ia session terminal server utilisés par Tutilisateur. installation standard d'OptiMaint insére a ce niveau du registre une clé = OptiMaint » représentant I’ « ID configuration » standard de lapplication, Par extension cet ID est utilisable par toutes tes applications d/APISOFT pour récupérer les paramétres standard ou spécifiques de connexion au SGBD cible. 1) Par exemple 11D configuration est utiisable par fe Moniteur pour la détection de la base de données cible des traitements lancés. Pour en savoir plus se reporter au chapiire concernant [utilisation du Moniteur. 2} Par ailleurs le premier lancement de Futiliaire Isqlexe, décrit plus haut, ‘conduit & une configuration epécifique enregistrée dans un ID Configuration SQL»: 3} Enfin, il est possible de spécifier FID Configuration en tant que paramétre de la chaine de commande des raccourcis vers fapplication OptiMaint : la chaine ‘OptiMamnt.exe [{id configuration} conduit @ une nouvelle configuration. I devient alors possible de mettre 4 la disposition de I'utilsateur plusieurs bases ‘de données utilisant la méme application: Ulilitaire TestBdD.exe Objet de I'utilitaire Get utiltsire permet de lancer un test technique de: conna:ion OptiMaint en prenant (@ APISOFT INTERNATIONAL — Reproduction intersite Page 8/41 Module 2 : Administration SOP TIMAINT comme référence TID Configuration standard « QpiiMaint =. Contexte d'utilisation En fin cfinstallation standard oOptiMaint, ce test permet diexécuter une validation technique de Faceés & la base de données ainsi que linsertion, la modification et la suppression dun enregisirement test dans la base de données pour valider un promier niveau de fanctionnement logicial. Mode opératoire 1} Dans le répertoire diinstallation d/OptiMaint, lancer Wutlitaira par double click sur TestBdD.exe 2) Dans ta fenétre « OptiMsint: Test Base de Données -, vatider LE] pour lancer le test 3} Une fois le test terming, un résultat doit s‘afficher an indiquant = Vor poramites de cantiguration starcard = Ouverture OF nearten OF Tenlatve de lectne des donntes Tentate de meciteaton Tantatvs se sopprezsion Suppression On Ratcture ges aeonees OK Tests temings Si tel est le cas, la connexion est correcte, sinon, il est conseillé de relancer «init ragistro.exe = puis de reconfigurer I'acoée Ia base de données. avant dexdouler un nouveau test. Information complémentaire option « Registre OptiMaint : Paramétres de connexion » permet de lancer une analyse approfondie de la base de registre et déditer un compte configuration du poste ulilisateur. Petit Quizz : Lorequ'un utifisateur ne parvient pas a se connecter & la base da donndes il vaut micux faire un test par TestBdD puis en cas d'anomalia utiliser [sql pour recenfigurer la connexion (@ APISOFT INTERNATIONAL — Reproduction intersite rendu de Page 9/41 Module 2 : Administration SOP TIMAINT 2.1.3- Mettre en place et utiliser le Moniteur Acces a Ja fonction : « Optimaint_Moniteur.exe » : programme exécutable situé dans le répertoire installation du logiciel (par défaut C:/Program Files/Apisoft/OptiMaint). Ou Par le menu aOptiMaint : Préventi | Préventifs | Moniteur transactionnel Remarque: les accés particuliers aux différents traitements du Moniteur sont décrits dans le détail de la présentation qui suit. Détinitions : Le Moniteur a pour vocation dexécuter des traitements d'OptiMaint de maniére asynchrone. En fonction du volume de données a traiter et donc des ressources machines @ allouer, le lancement de ces traitements doit éire planifié at déclanché automatiquement en dehors des plages horaires de travail. Description : Installation du Moniteur sur les postes clients installation du Moniteur, est commandee par la validation dune option au cours de installation générale d'OptiMaint st correspond a la mise disposition de executable « Optimairt_Moniteur.exe » dans le répertaire installation sur le poste de Futilisateur. Pour en savoir plus, se reporter aux procédures iivrées dans le répertaire « ino Installation » du CD Optilfaint. Le plus souvent le Moritaur d’OptiMaint est mis en place sur une machine séparée piloiée @ distance par 'équipe d'adminiatration du logiciel, Utilisation générale du Moniteut Les trailements du Monileur sont déctenchés En made intoracti via la fenétra Monitour Ou en made batch via des lignes. de commandes de type MS DOS™, (@ APISOFT INTERNATIONAL — Reproduction intersite Page 10/41 Module 2 : Administration SOP TIMAINT Dans le cas du mode interactif, chaque traitement est accessible par le menu du Moniteur. Il est en outre possible de fixer des préférences de déclenchement de certains traitements. Accéder pour cela au msnu Options | Prétérences. Une premiére série de paraméires vous permet de fixer la fréquence de ‘déclenchement et le comportement de certains traitements. Une seconde série vous permet de commander la création de fichiers journaux (historique de la transaction) Dans le cas d'une utilisation en mode batch, chaque traitement est décienché et paramétré par une commande spécifiqua dont la syniaxe générale act = « Optimaint_Moniteur.exe [{ID configuration} {valeur} sociéte}|,(délaif {option} I] » Pour en savoir plus la description détaillée qui suit donne les différents cas diamploi de cette chaine de commands. Le paramétre {ID configuration} fait référence 4 entrée du registre & utiliser pour la connexion du Moniteur & OptiMaint. Ce paramétre étant optionnel, la ‘valeur par défaut est « optimaint ». Pour en savoir plus sur le registro se reporter au chapitre précédent « Contréier fa base de dannées -. Le paramatre {valeur} correspond au type de traitement & lancer Traitement {valeur} BIT. préventiis Moniteur Transactionnel Monitaur d impression Calcul des charges Calcul des besoins Calcul du bilan Epuration des données Non Applicable Le paramétre {société} correspond @ la société canceméa par le traitement Les paramétras {délai} et {option} différent selon las traitements. Les conditions d'emploi de cos paraméires sont déiaillées par traitement dans ce qui suit ‘Traitement B.T. préventits Objet du traitement Création automatique des Bons de Travaux et Campagnes selon les ragies du menu préventit. Lancement Déclenchement manuel : accés direct & Touverture du monitaur ou bien parle tableau de bord : « Genératon B.T. préventifs =). Dans la fendtre « Génération BT. préventils » Sélectionner la société concemse Puis valider “| Remarque : cette fendire ne peut étre fermée par !uilisateur. Déslenchement automatique : mode interact par le moniteur selon tes préférences paramétrées dan le moriteur, ou bian en mode batch par Ie ligne de commande = Optimaint_ Moniteur.exe, 1 {société} = Fonctionnement et résultat attendu ‘Au lancement, la traitement parcourt la liste des fiches de maintenance préventive et (@ APISOFT INTERNATIONAL — Reproduction intersite Page 11/41 Module 2 : Administration SOP TIMAINT des modéles de campagnes planifiés. Pour chaque ficho at modéle éligiblo, c'est-&-dire dont Ia condition de déclonchement, calendaire ou comptour, est vérfiée, Optibaaint genére Un bon de Travail (fiche de maintenance préventive) Une ou plusieurs campagnes (madéle de campagne) Pour en savoir plus sur les aspects fonctionnels du préventits se reporter au module = Gestion des Interventions » La liste des bons de travaux et campagnes générés est accessibles directement dans |e tableau de bord d'OptiMaint et par les différents moyens de recherches hiés & ces documents. our en savoir plus se reporter au module « Gestion des interventions = Quire la generation des documents 8.7 et Campagnes dans le logiciel, OptiMaint fourit un fichier « journal » du traitement en fonction des préférences du Moniteur. Ce fichier est déposé dans le répertoire dinstallation du Moniteur. Un accés direct au journal est accessible partir du tableau de bord selon la personalisation de calui-ci ‘Four en savoir plus se reporter au modulo « Gestion des Provis = Information importante : Les prétérences du Moriteur permettent de personnaliser le ‘comportement d'OptiMaint a la Génération des B.T. Préventifs. En cas d'anomalie de traitement le choix enire Tarréi et la continuité du traitement est conditionné par le parametre ~ Traitement du préventif continuera malgré les anomalies rencontroes =. Si le paramétre est coché ii est recommandé de cocher également le paramétre de exéation du « Journal pour le traitement de génération des 8.T. préventifs. ‘Traitement Moniteur Transactionnel Objet du traitement Gestion da données en masse @ partir de tables intermédiaires (tables « TR» d OptiMaint) : Création / Modificaiion / Suppression d'erregisirement. Pour en savoir pius sur la structure des tables « TH -, se reporter @ Vaide du Moniteur Transactiannel (touche F1) & partir de la fenétre concemée. Les étapes générales du traitement en masse de données sont les suivanias > 1) Préparation des données par lintermédiaire dun outil extere & la base de ‘données (tableur. interface...). 2} Intégration des données dans les tables TR correspondantes 3) Lancemant du Moniteur Transactionnel 4) Exploitation des résultats a partir du Moniteur Transactionnel ou directement ‘dans OptiMaint Ce qui suit ne décrit que les étapes 3 ef 4. En ce qui conceme les dtapes 1 et 2, APISOFT accompagne ses cients dans le choix dune solution adaptée a leur existant et 4 leur beeoins. Lancement du Moniteur Declenchement manwel: acces par le moniteur : Menu Traitements | Moniteur ‘Transactional Dane Ia fendire « Monilaur Transactionnel », sélectionner (éventuallement) la sociélé concemés puis valider =] Déclenchement automatique: mode transactionnel par le moniteur selon les préiérences paramétrées dane lo monitour, ou bien en mode batch par la ligne de ‘commande « Optimaint_ Moniteur.exe,2,(sociéte) ~ Fanctionnement et exploitation des résultats Pour la société sélectionnée le traitement parcourt las tables du moniteur (Tables TR) (@ APISOFT INTERNATIONAL — Reproduction intersite Page 12/41 Module 2 : Administration SOP TIMAINT en ne sélectionnant que les enregistremenis a trailer (Cest-a-dire dont le code situation est positionné @ 0. Pour en savoir plus sur [a siructure des ables TR, se reporter & Taide en ligne du Monitour Transaetionnel - touche FI. Pour chaque enragisirament le Moniteur exécute Tordre donné par un champ dédié de la table concemeée : il peut alors s'agir dun ordre de création, de modification ou de suppression de la donnée décrite par lenregistrement, A la fin de fexécution, le moniteur renseigne le code situation de chaque enregistrement traité en stipulant une position ermeur, le cas échéant (code -1) en renseignant littéralement un message derreur dans un champ prev & cet effet. Si Texécution n'a pas renconiré danomale la code situation est positionné a la valeur 1. Un fichier « journal » et disponible an fin de traitement en fonction du paramétrage du Monitour Transactionnel (Acces Moniteur | Options | Préiérences). Ce fichier depose par défaut dans le répertoire cinstallation du Moniteur Transactionnel, peut dre appelé directement a partir de calui-ci par le bouton 1 situé en bas 4 gauche de Ia fendi. En cas d'snomalie ou d'abandon du traitement une fonetionnalité de « reprise transactions =» permet pour certaines tables TR daccéder aux contenu des enragistrements rastant & traiter au en anomalie Dans la fenétre du Moniteur Transactionnel, cliquer aur ls bouton [i] Dans la fendtre Flaprise Transactions Sélectionner la société de travail ‘Cocher le bouton radio comespondant aux type Wenregistrament & gérer (erreur ou € traiter) Dans la liste déraulanta, sélectionner la table concemée. Flemarque : Les tables Gérer les profils > Gérer la confidentialité > Gérer les profils / sociétés > Gérer les utilisateurs > Gérer les sessions utilisateurs Objectit Le but de cette deuxiéme partic est de décrire les étapes de configuration des acces application OptiMaint. Definitions : Les accés & OptiMaint sont régis par fattribution de droits par un administrateur & des utilisateurs. Ges droits sont regroupés dans la notion de profil : généralement les profls ‘correspondent & des fonctions d'enireprise, par exemple - responsable de maintenance, technicion de maintenance, magasinier, achatour... Pour ge connecter 4 OptiMaint chaque acteur de la GMAQ dispose dun code Utilisateur et d'un mot de passe permetiant Fauthentification - ce code uiiisateur est rattaché & un profil qui lui confére natureliement des droits en rapport directe avec sa fonction d'entreprise. Les droits applicables @ partir du profil sont de doux typos : 1. Droits diacoés a une liste de société : gérer les profils par société 2. Droits d'accés une liste de fonctionnaliés d'OpiMain! : notion de confidentialité. ‘Au niveau de chaque code utiisateur les droits peuvent tre affinés 1. Confidentialté par Centre de Frais, Famille d’Equipement, Magasin 2. Aco’s aux modules - OptiMaint et/ou OptiGom Le schéma suivant ilustre Tapplication de droits par profil et au niveau de Futilisateur (@ APISOFT INTERNATIONAL — Reproduction intersite Page 19/41 Module 2 : Administration SOP TIMAINT 2.2.1- Gérer les profils Accés a quelles ? Acces 4 Ja fonction : Menu Fichier | Sécurité | Profil Déiinitions : Un profil est un code regroupant des droits applicables A des utilisateurs. Remarque : les profils sont créés en dehors de toute société. existe trois types de profil Profil de type administrateur - un tel profil étend les droits de Futilisateur ensemble des données ei fonctionnalités d'OptiMaint. Ce profil permet notamment de disposer de Tensemble du menu = Sécurité » et donc de gérer ‘tous les profi et utilisateurs. Profil de type utilisateur avec POUVOIrS - un uillisatour avec pouvoir est « administratour » dans un périmétre réduit. Si facc8s au menu sécurité lui ‘est détivré, un utiisateur avec pouvoir ne pourra cependant que créer et gérer ‘dss utiisatsurs et profils (courants): A ces utlisateurs il peut déivrer des ‘droits égaust ou inférieurs aux siens. Profil de type utilisateurs (courants) - Ce type de profil coniére des droits fonctionnels. fimités par un administratour ou un uilisateur avec pouvoirs. Un tol utlisateur n'a aucun acces au menu sécurité. Description : La fondtro « Profil « pormat do ‘Créer, medisie, supprimer un ervegisirement dans la iste des cade Profi ‘lectuer une recherche simple. ‘Atfecter et géver un tableau de bord {opérationnel) Création d'un profil Dans la fenétre = Profil» = Saisir un code profil et une désignation (rappel- en général le profil fait référence & une fonction d'entreprise). I est conseiller de créer des profils indicés de sorte de pouvoir gérer des variantes de profil le cas échéant. Le ‘cas emploi des variantes de profile plus courant est la gestion mult-sites, dans ce cas chaque site peut avoir besoin d'une répartition spécifique des (@ APISOFT INTERNATIONAL — Reproduction intersite Page 20:41 Module 2 : Administration SOP TIMAINT fonctionnalités par fonction dentreprise. Définir le type de profil on cochant les cases = Administrateur = ou Ulilisateurs avec pouvoir » : si aucune des deux cases n'est cochée le profil est de type « Utiisateur (courant) La case & cocher « profil valide » est cochée par défaut, et permet en Ia décochant dinvalider temporairement 'accés 4 OptiMaint pour les ultilisateure de ce profil. Cas demploi: lorsquun administrateur veut appiquer une modification a un profi, il est recomimander de dé-valider provisoirement celui- ci pour éviter lee défauis dinformations engendrés par les taches administrations. Il est par exemple possible de faire basouler une population, fun profil a un autre st pour cela d'avoir & exéeuter des actions masquéss pour Tutiisateur jusqu’a la remise en service de application pour cette ‘population Le paramatre « Moai commande issue D.A. ~ permet aux ullisateurs és. ce profil de modifier une commande issue dune demande d'achat, si alle est ‘validée. (Pour en savoir plus se reporter au Module Gestion des Achats) Valider |), pour enregistrer le profil. Paramétrage du tableau de bord Le paramétre «Tableau de bord = donne I'aceée au « Tableau da Bord = pour le profil courant. Si le parametre = Afficher le tableau de bord au démanage» n'est pas coché, lutilisateur devra apneler le tableau de bord par le menu ou la touche de raccourcis = F3 =, sous réserve de disposer du droit daccés a cette fonctionnalité Le tableau de bord dresse un état dynamique de Tencours par fonction de gestion puis par document et situation de gestion : la principe général est de présenter une ligne par situation de gestion, & chaque ligne correspond La quantité de documents concemés Un acces au détall de Ia ligne cous forme de liste dynamique =) Pour certaines lignes un bouton processus “1, permet de lancer le traitement associé : dans ce cas la date de demior lancement du traitement peut dire présenige au lieu d'une quanti. Le tableau de bord permet d'sificher des alertes colorées selon deux seulls de dépassement (pour chaquo ligne}. Pour en savoir plus sur le paramétrage des couleurs par seuil de dépassement, se reporter aus chapitre « Gestion des \prétérences » du module « Environnement Général » Pour le paramétrage, les lignes du « Tableau de Bord» ont été rassembies dans quatre onglots de la tonétre = Profil ~ : Interventions Achats Contrats Traitements Pour chaque onglst Une case @ cocher générale, stuée en haut et & gauche de Fongiet, permat ouvrir fonglat at Finsére dans le tableau de bord. Chaque ligne cochde insire la ligne concernée dans le tableau de bord Pour chaque ligne il est possible de saisir une ou deux valeurs de seuil de depasgement (le dépassement dun seuil entraine une alerts colores) Flemarque : les valeurs de seuils fiés & des dates sont & formuler en « jours =. Petit Quizz : VraiFaux Un uilisateur avec pouvoirs ne peut pas donner tous ses droits a un autre utilisateur (@ APISOFT INTERNATIONAL — Reproduction intersite Page 21/41 Module 2 : Administration SOP TIMAINT Pour modifier son mot de passe administratour (@ APISOFT INTERNATIONAL — Reproduction intersite Page 22/41 Module 2 : Administration SOP TIMAINT 2.2.2- Geérer les sociétes par profil PROFILS ‘Accés a quelles Acces 4 Ja fonction : Menu Fichier | Sécurité | Profil | Profil / So Déiinitions : Cette fenétre permet 'associer a un profi donne la liste dos « Sociétés ~ accessiblos parles utilisateurs lige. Description : Dans la fenétre = Définition des. sociétes autorisées par profil», sélectionner un profil parla liste déroulante. ‘Ala validation du profil, OptiMaint présente la liste des Sociéiés Pour donner accés & une société il sutft de double cliquer dans le champ. «Accessible ? » correspondant & la société cible. Le double click fait apparaitre altemativement « oui/ non =. Puis Vatider “1 Petit Quizz : Pour lag utifisateurs standard on ne peut autoriser laccés qu’a une societe. (@ APISOFT INTERNATIONAL — Reproduction intersite Page 23/41 Module 2 : Administration SOP TIMAINT Gérer la confidentialité par profil = Accés a quelles ? Acces 4 Ja fonction : Menu Fichier | Sécurité | Profil | Confidentialité Déiinitions : Gérer Ia confidentialité c'est associer & un profil donné une liste de tonctionnalités logicielles Fappel: la confidentialité rest pas gérable pour les profile de type + Administrateur » Description : Pour chaque fonciionnaiité un niveau de droit est appliqué ‘Aecée intordit Ia fonctionnalité est occulté dans le manu utilisatour ‘Accs suterisé en lecture uniquement: la fonctionnalité ast accessible ma les actions de modification \Y et de suppression "| sont inopdrantes pour ‘gus les enragicirements accesables. La fonction recharche reste disponible le cas échéant ‘Accés en lecture / crture la fonction est accessible normalement et pour un usage non restraint Gérer la confidentialité (menu) Dans la fendtre « Gonfidentialié lectionner un code profil exisiant. OptiMtaint présente la liste des fonctionnaliés du menu sous forme arborescente Pour sélectionner une fonctionnalité : parcourir la structure de Tarbre en ‘déroulant les sous-menus précédes par un signe + (double clic sur le niveau & ‘developer / réduire) Sélectionner la fonctionnalité cible par un clic droit Affecter Je niveau de droit requis en sélectionnant la ligne correspondante (Accés Interdit - Aco’s autoricé en lecture uniquement - Acces en lecture / ‘ecriture) Remarque importante : i est possible dappliquer un droit d'un seul click pour Tensemble dun sous-menu : pour cela i suffi de cocher la case = Mise @ jour identique sur les menus fle » (@ APISOFT INTERNATIONAL — Reproduction intersite Page 24/41 Module 2 : Administration SOP TIMAINT ‘Astuce : Le mode opéraioire la plus pratique consiste dans ce cas & attribuerle niveau de droit lo plus courant our ensemble du menu ou par sous-menu, puis de procéder par exception pour atfiner tel ou tel sous-menu Une-tois personnalisée, valider la confidentialité du profil Gérer la confidentialité (champ) lV est possible pour les fiches de maintenance préventive de gérer a ce niveau Talfichage de certain champs. Dans Tonglet « Gonfidentialité Champs =, pour chaque champ cocher Ia ligne correspondante pour masquer celui-ci dans environnement du profil eoncorné, tes bovione —| | pormatant respectvoment de séloctenner, déstlectiannar touts les ones. La gestion de la caniidentialité des champs d'OptiMaint fait Tobjet d'une description compléie aborcée dans fe medule « Persennalisation d'OptiMaint » Une-tois personnalisée, valider la confidentialité du profil Copier la confidentialité d'un profil Pour accélérer ‘administration des utiisateurs, Il est possible de copier la confidentialité établi pour un profil vers un autre profil. Cette fonctionnalité est tres utile lorsqu’on souhaite gérer des variantes de profil & partir un profil génerique. Description : ‘Accéss “Menu Fichier | Sécurité | Profil| Copie confidentiaité Pour copier la confidentialité d'un profil, dans la fenétre « Copie confidentialité = Dans le champ = Copie du profil» : saisir le cade du profil a copier Dans le champ « Vers le profil » : saisirle code du profil de destination Valider 2 pour lancer la copie. En interrogeant la = Confidentialité » du profil de destination, il est maintenant possible d'en modifier les droits. Petit Quizz : La confidentialité par profil parmet de d&finir qui créera les utilisateurs Un profil avec pouvoir ne fait pas objet de confidentialité particuliere, a la différence dun profil administrateur. (@ APISOFT INTERNATIONAL — Reproduction intersite Page 25/41 Module 2 : Administration SOP TIMAINT 2.2.4- Gérer les utilisateurs PROFILS See @& Acces 4 Ja fonction : Menu Fichier | Sécurité | Utiisaieur Déiinitions : Un utilisateur est toute personne amenge a utiliser tout ou partie du logiciel, Le « code utilisateur » est un code d'acces permettant de se connecter a OptiMaint aves une liste de droits et valeurs par défaut déterminés par un administrateur. Remarque importante : il faut bien distinguer la notion dutlisateur de ia notion dintervenant Intervenant est toute personne ou organisation fonctionnelle de lentreprise ‘participant & la chains de maintenance. Le - code dintervenant ~ précise Facteur impliqué dans une action de gestion. Uinlervenant n'est pas nécessairement amené & se connecter OptiMaint. LCuttilisateur se connects @ OptiMaint, un code intervenant peut lui étre calfecté par detaut. Par exemple : Si on convient qua les raspansables de services da lentreprice font appel a la maintenance pour les interventions, deux disposififs sont possibles pour las demandes d'intervention 1, Chaque responsable de service 22 connacte avec son code utllisateur pour saisir ses demandes dintervention en y précisant son code dintervenant émettour. 2 Qu bien : Chaque responsable de services appslle un central qui collecte les demandes dintervention et saisit celles-ci dans OptiMaint en priicisant le cade de l'émeiteur (origine de N'appel). Dans le 1" cas chaque responsable de services a besoin dun code uillisateur dans le second eas le code intervenant suffi Remarque : Un utiisatour peut saisir les actions de plusiour intervenants. Description : La fendtre « Utiisaiaur » permet de créer, modifier, supprimer, rechercher des codes = ulilisateur = (@ APISOFT INTERNATIONAL — Reproduction intersite Page 26/41 Module 2 : Administration SOP TIMAINT Pour eréer un nouvel utilicataur > Dans le champ « Utlisatour =, saisir le nouveau eode ulilisateur (identifiant de connexion) Préciser obligatoire ment le nom de la personne concemnée Précicer con prenom Onglet « Général » : Attribution des droits généraux Dans for nglet général Rlenseigner obligaioirement le profil de Tutilisateur -ce code attribue les droits acces aux fonctionnalités st sociétés détermings dans la gestion du profil. Préciser obligatcirement la langue de travail de lufiisateur : interface graphique d'OptiMaint est alors traduite dans la langue de luliisateur. Les langues de travail disponible sont le Francais, [Espagnol et Anglais. Données de connexion: 1 Nombre de sessions maxi: limits le nombre de connexions simuttanées possibles pour futilisateur- Tutilisateur pourra ouvir autant de sessions OpiiMaint sur des postes différents (ou session Windows"). Par détaut le nombre maxi est le nombre de eonnexions ‘simultanées accordé par la licence. ‘Verrouillage de l'intervenant émetteur sur les recherches des DLL si cette case est cochée Iutiisaleur n’aura pas accés & la liste éroulante du champ émetteur des recherches de D.l., autrement lt cet utlisateur ne pourra consulter que la liste de ses Demandes diintervention, & condition diavoir précisé une valeur dintervenant par

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