UNIDAD 3 CONDUCCIN Y DIRECCIN DE EQUIPOS DE TRABAJO 3.1 Los grupos en la empresa 3.2 El equipo de trabajo 3.

3 Formacin de los grupos/equipos 3.4 Tcnicas de dinmica de grupos 3.5 Las reuniones 3.6 Etapas de las reuniones 3.7 Los participantes en las reuniones

3.1 Los grupos en la empresa (Fuente: http://oser.wikispaces.com/09+Conducci%C3%B3n+y+direcci %C3%B3n+de+equipos+de+trabajo)

Las organizaciones han convertido las reuniones en una herramienta de trabajo habitual por ello es importante que el profesional del secretariado conozca las tcnicas ms usadas para conseguir que la reunin se convierta en un instrumento eficaz de trabajo. Un grupo de trabajo es un conjunto de personas unidas por un vnculo y por una organizacin comn, que comparten una serie de valores bsicos. Las caractersticas bsicas de un grupo son: Los miembros de un grupo de trabajo interactan para compartir informacin y tomar decisiones, a fin de ayudar a que cada miembro del mismo desarrolle sus responsabilidades. Para alcanzar los objetivos los miembros del grupo se relacionan unos con otros

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Las personas que integran el grupo tienen el sentimiento de que pertenecen al mismo ya que crean sus propias normas, costumbres y maneras de hacer las cosas que los diferencian de los otros grupos

Los grupos desempean una importante funcin en relacin con la satisfaccin de las necesidades de sus miembros: Aumentan la autoestima de los miembros. Satisfacen las necesidades de relacin Potencian el enriquecimiento de tareas, lo que reduce el cansancio y el aburrimiento. Reducen los sentimientos de inseguridad y ansiedad

En relacin con las tareas, el trabajo en grupo aporta una serie de ventajas: -

Resultan eficaces en la recogida de informacin Logran una mejor distribucin de trabajo. Proporcionan una direccin y control del trabajo ms eficaz

3.2 El equipo de trabajo (Fuentes:http://www.aulafacil.com/Trabequipo/Lecc-1.htm) El trabajo en equipo implica un grupo de personas trabajando de manera coordinada en la ejecucin de un proyecto. Caractersticas: El equipo responde del resultado final y no cada uno de sus miembros de forma independiente. Cada miembro est especializado en un rea determinada que afecta al proyecto. Cada miembro del equipo es responsable de un cometido y slo si todos ellos cumplen su funcin ser posible sacar el proyecto adelante. El trabajo en equipo no es simplemente la suma de aportaciones individuales.

Un grupo de personas trabajando juntas en la misma materia, pero sin ninguna coordinacin entre ellos, en la que cada uno realiza su trabajo de forma individual y sin que le afecte el trabajo del resto de compaeros, no forma un equipo. Por
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ejemplo, un grupo de dependientes de un gran almacn, cada uno responsable de su sector, no forman un equipo de trabajo. Un equipo mdico en una sala de operaciones (cirujano, anestesista, especialista cardiovascular, enfermeras, etc.) s forman un equipo de trabajo. Cada miembro de este equipo va a realizar un cometido especfico; el de todos ellos es fundamental para que la operacin resulte exitosa y para ello sus actuaciones han de estar coordinadas. El trabajo en equipo se basa en las "5 c":

Complementariedad: cada miembro domina una parcela determinada del proyecto. Todos estos conocimientos son necesarios para sacar el trabajo adelante.

Coordinacin: el grupo de profesionales, con un lder a la cabeza, debe actuar de forma organizada con vista a sacar el proyecto adelante. El equipo funciona como una maquinaria con diversos engranajes; todos deben funcionar a la perfeccin, si uno falla el equipo fracasa Comunicacin: el trabajo en equipo exige una comunicacin abierta entre todos sus miembros, esencial para poder coordinar las distintas actuaciones individuales.

Confianza: cada persona confa en el buen hacer del resto de sus compaeros. Esta confianza le lleva a aceptar anteponer el xito del equipo al propio lucimiento personal. Cada miembro trata de aportar lo mejor de s mismo, no buscando destacar entre sus compaeros sino porque confa en que estos harn lo mismo; sabe que ste es el nico modo de que el equipo pueda lograr su objetivo. Por ejemplo, en una operacin de trasplante todos los especialistas que intervienen lo hacen buscando el xito de la operacin. El cirujano no busca su lucimiento personal sino el buen hacer del equipo. Adems, si la operacin fracasa poco va a valer que su actuacin particular haya sido exitosa.

Compromiso: cada miembro se compromete a aportar lo mejor de s mismo, a poner todo su empeo en sacar el trabajo adelante. El equipo responde de los resultados obtenidos pero goza de libertad para organizarse como considere ms conveniente. Dentro de ciertos mrgenes el equipo tomar sus propias decisiones sin tener que estar permanentemente solicitando autorizacin a los estamentos superiores.

La aparicin de la sinergia es uno de los puntos fuertes del trabajo en equipo.

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La sinergia es un concepto que proviene del griego "synergo", lo que quiere decir literalmente "trabajando en conjunto". Su significado actual se refiere al fenmeno en que el efecto de la influencia o trabajo de dos o ms agentes actuando en conjunto es mayor al esperado considerando a la sumatoria de la accin de los agentes por separado. Es decir 2 2 4 Aunque ya se mencionaron algunas diferencias entre grupo de trabajo y equipo de trabajo vamos a tratar ahora de precisarlas: -

Grupo de trabajo es un conjunto de personas que realizan dentro de una organizacin una labor similar. Suelen estar prximas fsicamente, tienen un mismo jefe, realizan el mismo tipo de trabajo pero son autnomos, no dependen del trabajo de sus compaeros: cada uno realiza su trabajo y responde individualmente del mismo. Por ejemplo, en un hospital los anestesistas forman un grupo de trabajo: realizan la misma actividad, tienen un jefe comn (el jefe de seccin), pero cada uno responde de su trabajo (la labor de un anestesista no depende de la de sus compaeros). Puede que un anestesista realice una labor fantstica mientras que el departamento en su conjunto sea un autntico desastre.

Las diferencias entre equipo de trabajo y grupo de trabajo son importantes: El equipo de trabajo responde en su conjunto del trabajo realizado mientras que en el grupo de trabajo cada persona responde individualmente.

En el grupo de trabajo sus miembros tienen formacin similar y realizan el mismo tipo de trabajo (no son complementarios). En el equipo de trabajo cada miembro domina una faceta determinada y realiza una parte concreta del proyecto (s son complementarios).

En el grupo de trabajo cada persona puede tener una manera particular de funcionar, mientras que en el equipo es necesario la coordinacin, lo que va a exigir establecer unos estndares comunes de actuacin (rapidez de respuesta, eficacia, precisin, dedicacin, etc.). En el equipo de trabajo es fundamental la cohesin, hay una estrecha colaboracin entre sus miembros. Esto no tiene por qu ocurrir en el grupo de trabajo. El grupo de trabajo se estructura por niveles jerrquicos. En el equipo de trabajo en cambio las jerarquas se diluyen: hay un jefe de equipo con una
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serie de colaboradores, elegidos en funcin de sus conocimientos, que funcionan dentro del equipo en pie de igualdad aunque sus categoras laborales puedan ser muy diferentes.

1GRUPO EQUIPO

Las ventajas y los inconvenientes del trabajo en equipo son los siguientes : VENTAJAS:

Mayor nivel de productividad tanto a nivel individual como de equipo. Mayor nivel de compromiso con los objetivos del equipo. Facilidad para afrontar con xito tareas complejas. Mejora el clima laboral y se facilita las labores de control y supervisin del trabajo. Sistemas de comunicacin ms directos, se reduce el miedo a opinar. A nivel individual se facilita el desarrollo personal, se estimula la creatividad y se aumenta la seguridad personal. Es ms fcil coordinar los objetivos de los distintos equipos de la organizacin.

INCONVENIENTES:

El trabajo en equipo consume ms tiempo en coordinacin de actividades Se pueden generar situaciones de rechazo para ciertos individuos que no deseen formar parte del equipo.

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NOTA: A PARTIR DE ESTE MOMENTO SE UTILIZARN LAS PALABRAS GRUPO Y EQUIPO COMO SINNIMAS PUES SE VAN A TRATAR PROCESOS QUE AFECTAN TANTO A LOS GRUPOS COMO A LOS EQUIPOS DE TRABAJO

3.3 Formacin de los grupos/equipos Independientemente del tipo de grupo stos se desarrollan siguiendo una serie de etapas. En cada una de ellas el grupo tiene necesidades diferentes en las que sus miembros asumen progresivamente sus funciones. 1Etapa de formacin 2Etapa de conflicto 3Etapa de resolucin 4Etapa de produccin 5Etapa de terminacin

1Etapa de formacin Las personas an no se conocen, la meta comn no est clara y los individuos an no tienen el sentimiento de permanencia. Estn a la expectativa, predomina la inseguridad, la desorientacin, la cautela y la observacin. El rendimiento ser bajo.

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2Etapa de conflicto

Surgen conflictos derivados de la manera de percibir individualmente el trabajo. Comienzan a compararse los resultados obtenidos por el grupo con las expectativas individuales de cada uno de los componentes. Pueden aparecer estados de descontento que provoquen que algn miembro se asle o sea rechazado por el resto Comienzan a surgir las alianzas El rendimiento an es bajo

3Etapa de resolucin

Comienza a surgir un sentimiento de cohesin. Las personas se van conociendo y aceptando sus respectivas fortalezas y debilidades. El grupo empieza a mantenerse unido Los resultados comienzan a ser satisfactorios y el rendimiento alto.

4Etapa de produccin

El grupo comienza a ser autnomo y productivo.

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Los objetivos y meta comn estn claros. Los conflictos interpersonales se saben manejar y normalmente los miembros estn satisfechos de su pertenencia al grupo. Se ha llegado a una madurez personal y profesional El rendimiento comienza a ser muy alto.

5Etapa de terminacin

Se produce cuando se han conseguido los objetivos o incluso por la separacin fsica de los miembros del grupo. La preocupacin se centra en los logros alcanzados y en la prxima disolucin del grupo, lo que suele generar una sensacin de prdida entre sus miembros.

3.4 Tcnicas de dinmica de grupos Conjunto de medios que ayudan a estructurar el grupo y fundamentan su funcionamiento. OBJETIVOS:

Crear confianza y lograr un buen clima de interrelaciones entre los miembros del grupo (equilibrio socio-emocional) Establecer la cooperacin, haciendo saber a los miembros del grupo el valor del trabajo en equipo. Lograr mayor productividad en el logro de los objetivos propuestos. Estructurar, organizar y realizar las tareas, tomar decisiones.... Motivar a la tarea, e interesar al grupo en el trabajo que han de realizar. Resolver situaciones de conflicto, planteando crticas constructivas respecto al problema y aportando soluciones.
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Evaluar la marcha del grupo, situaciones o temas desarrollados...

Estudiaremos aqu algunas de las tcnicas de dinmica de grupos ms habituales: 1) Tormenta de ideas o brainstorming 2) Dramatizacin o role-playing 3) Phillips 66 4) Estudio de casos 5) Foto-palabra 6) Otras tcnicas Pequeo grupo de discusin Dilogos simultneos Mtodo de proyectos Entrevista pblica

1) Tormenta de ideas o brainstorming Muy til para conseguir un conjunto de ideas sobre un problema concreto o su solucin. El grupo de participantes (pequeo 6-12 personas) expresarn de forma espontnea y libre todas sus ideas sobre el tema o problema objeto de estudio, durante un tiempo de entre 5 y 15 minutos Existir un moderador que alentar la participacin de todos No habr crticas hacia ninguna de las ideas expresadas Cuando se han hecho todas las aportaciones, el moderador (slo o con el grupo) las examinar y se extraern las ideas de mayor calidad, originalidad y eficacia.

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2) Dramatizacin o role-playing
-

Tcnica a travs de la cual se simula una situacin que se presenta en la vida real. Al practicar esta tcnica debes adoptar el papel de un personaje concreto y crear una situacin como si se tratara de la vida real. El objetivo es imaginar la forma de actuar y las decisiones que tomara cada uno de los personajes en situaciones diferentes. Despus, se trata de actuar como ese personaje en cada uno de los casos. 3) Phillips 66

Muy til para recoger, en poco tiempo, los intereses, deseos o sugerencias de un grupo numeroso, garantizando la participacin de todos. Se divide el grupo en subgrupos de 6 personas que discutirn libremente sobre un tema durante 6 minutos. Cada grupo tiene un coordinador y un secretario. Pasado el tiempo, se renen los subgrupos y cada secretario expone las conclusiones y opiniones de los distintos subgrupos. Se anota la sntesis de todo ello y se hace un resumen general 4) Estudio de casos

Consiste en la investigacin, anlisis y bsqueda de soluciones a un caso o situacin real, mediante la discusin y el dilogo. Los miembros del grupo estudian el caso individualmente y comentan al grupo las posibles soluciones. Finalmente el grupo debe extraer las conclusiones ms realistas del caso, que se puedan aplicar en situaciones anlogas.
5) Foto-palabra

Se trata de trabajar con un grupo, a partir de las reflexiones y sentimientos que suscitan determinadas fotografas. Las fotografas son escogidas personalmente por cada miembro del grupo, que deber explicar a los dems las razones de su eleccin.

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Los propsitos de esta tcnica son diversos: Confrontar puntos de vista, preparar una discusin, como tcnica de conocimiento entre los miembros del grupo

6) Otras tcnicas
Pequeo grupo de discusin: (entre 5-12 personas): til para tomar

decisiones, resolver problemas, motivar al grupo o adquirir informacin sobre un tema.

Dilogos

simultneos: los participantes dialogan por parejas, simultneamente durante 10 12 minutos sobre un tema o problema. Sirve para obtener informacin de todo el grupo y permite la interaccin de los miembros del mismo. un proyecto referido a una hipottica situacin en el futuro.

Mtodo de proyectos: un grupo de trabajo, no superior a 6 personas disean

Entrevista pblica: un experto es interrogado por un miembro del grupo sobre

un tema establecido, lo cual permite al grupo obtener informacin que desconoca. 3.5 Las reuniones La reunin es un instrumento esencial para el trabajo de equipos de profesionales. Mediante ellas se favorece el intercambio de opiniones e ideas, decisiones y acuerdos. En muchas ocasiones las reuniones son criticadas. Una insuficiente preparacin, mal moderada, con duracin o escasa o demasiado extensason factores que pueden generar descontento y sentimiento de inutilidad. De esta manera se convierte un instrumento til en un medio ineficaz. Es esencial dotar a las reuniones de una estructura preparada y organizada que desemboque en la consecucin de los objetivos que se esperan de la misma. Clasificacin de las reuniones: 1. Por el nmero de sujetos que se renen 2. Reuniones informativas 3. Reuniones de formacin 4. Por su frecuencia 5. Reuniones de solape
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6. Por su objetivo 7. Reuniones de feedback 8. Reuniones para la formacin de equipos de trabajo

1. Por el nmero de sujetos que se renen

Reuniones pequeas:

De 4 a 7 personas aproximadamente. Potencian la participacin de todos los asistentes.

Reuniones medianas:

De 8 a 20 personas aproximadamente. Usadas para la formacin de trabajadores o para transmitir determinadas informaciones

Reuniones grandes:

Ms de 20 personas. Necesitan de una preparacin cuidadosa y a una persona o ms con gran capacidad de direccin para su desarrollo

2. Reuniones informativas Utilizadas por la direccin como cauce para transmitir o recoger informaciones sobre temas de inters. Pueden ser: Reuniones de informacin descendente Reuniones de informacin ascendente

3.

Reuniones de formacin

Pretenden incrementar el nivel de conocimientos de los participantes sobre algn tema concreto. Precisan la presencia de expertos. Su duracin vara, dependiendo de las necesidades de formacin.
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4.

Por su frecuencia

Reuniones espordicas, se organizan en funcin de las necesidades del grupo Reuniones continuas, renen al grupo de forma permanente 5. Reuniones de solape

Habituales en grupos que trabajan por turnos, son necesarias para traspasar la informacin de lo ocurrido en el turno. 6. Por su objetivo

Para la toma de decisiones, su objetivo es obtener una solucin para un problema concreto. Reuniones consultivas, su objetivo es obtener distintas opiniones sobre un tema antes de tomar una decisin definitiva. 7. Reuniones de feedback

Pretenden evaluar una actividad desarrollada con anterioridad 8. Reuniones para la formacin de equipos de trabajo

Cuando se crea un equipo de trabajo integrado por profesionales, que en ocasiones, no se conocen, se suelen desarrollar reuniones para: Presentacin del proyecto, por parte de los organizadores Conocimiento e integracin de los sujetos que forman el grupo. Disminucin de las posibles barreras que los trabajadores puedan presentar. Asuncin del objetivo comn, por todos los integrantes del equipo

3.6 Etapas de las reuniones Los papeles que se asumen en las reuniones pueden ser muy distintos, a veces se acude como participante y otra como organizadores, ser este ltimo papel en el que nos centraremos en esta pregunta. Se distinguen cuatro etapas esenciales en la preparacin de las reuniones: 1 Planificacin 2 Preparacin
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3 Desarrollo 4 Evaluacin 1 Planificacin La planificacin consiste en dotar de estructura y contenido a la tarea. Una reunin a destiempo o innecesaria puede generar sentimiento de prdida de tiempo. Se debe fijar con claridad el objetivo que se pretende alcanzar y darle la suficiente publicidad entre los participantes para que tengan claro que se pretende con la reunin. Aparte de tener un objetivo claro se deben responder a las siguientes preguntas: a) Qu motivos tengo para convocar una reunin? b) Qu problema o situacin puedo resolver con ella? c) Qu conflictos puedo encontrarme? De existir conflictos, cmo puedo solucionarlos? d) Es el momento oportuno para convocarla? e) Tengo tiempo suficiente para su desarrollo?

2 Preparacin Se han de tener en cuenta los siguientes aspectos: a) El tiempo de la reunin:

Es fundamental saber elegir el da y la hora de la reunin. Las reuniones de trabajo se suelen celebrar entre semana y en horario

laboral. En las empresas las reuniones suelen tener lugar a primera hora de la jornada laboral o a ltima.
Las reuniones de formacin en das de descanso. La duracin depender del nmero de personas y del tipo de reunin. Es

importante planificar bien los descansos. No se puede olvidar que a partir de los sesenta minutos la atencin de los participantes comienza a disminuir b) Los participantes: Son el grupo de personas que intervienen, entre las que se incluye al organizador, moderador y los posibles expertos.
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Pueden surgir dudas a la hora de decidir, a quin invitar?. C) Convocatoria de los participantes:
Deber ser enviada con la suficiente antelacin, especificando quin

convoca la reunin, as como la hora, duracin y lugar de la misma. Deber contener informacin suficiente sobre los temas a tratar (orden del da). Si fuera necesario se adjuntara la documentacin a estudiar por los asistentes. d) Lugar de reunin y disposicin de la sala:
Cada reunin requiere de un espacio y disposicin adecuados y se

pondr especial atencin en que el lugar elegido est libre a la hora en cuestin. Lo primero es elegir el espacio adecuado al tipo de reunin. Aunque parezca una perogrullada, una pequea reunin requiere una sala pequea, y una gran reunin (como suelen ser las juntas de accionistas de grandes empresas), requiere una gran sala. Es un tema importante, ya que el espacio elegido puede ser un punto clave en el clima general de la reunin (sobre todo si es una negociacin). Hacer sentarse a cinco o seis personas, en un gran saln donde se pierden sus voces y sus miradas, no es un buen comienzo. Y viceversa. Sentar una nutrida delegacin en un sitio demasiado pequeo, tampoco es una eleccin correcta, ni un buen principio para la reunin.
Decoracin y tiles de trabajo. Aparte de lo expuesto se precisa de

algunos elementos bsicos para que la reunin sea productiva. Aparte de algn simple elemento de decoracin (un centro de flores, por ejemplo), en todas las mesas debera haber: folios o una carpeta con papeles en los que poder escribir o tomar notas, bolgrafos, micrfono (si la reunin es grande) o intercomunicadores, etc. En todas las mesas suele haber, botellines de agua o zumos, caramelos o algn pequeo dulce (como pastas) o algn plato con bollera, termos con caf, con leche o t, carpetas con documentacin, si la hubiese (aunque puede ser entregada a la entrada a la reunin). Si las reuniones son muy largas es habitual que haya algn tipo de buffet, en alguna sala contigua a la de la reunin. Hay que cuidar al mximo los detalles, para que los asistentes a una reunin se encuentren cmodos y respetados. Decimos esto, sobre todo en el caso de reuniones con delegaciones extranjeras, por el entorno de la reunin. El servicio de Protocolo ha de cuidar, detalles como servir
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cierto tipo de comidas o bebidas respecto de las costumbres de los pases asistentes, detalles en la decoracin como cuadros que puedan ser "ofensivos" para sus creencias, religin o historia (se da el caso de reuniones en las que se han retirado cuadros alusivos a ciertos hechos histricos, que pudieran molestar a la delegacin visitante). Lo mismo a la hora de elegir cualquier mnimo detalle, como puede ser elegir las flores de un simple centro de mesa. (http://www.protocolo.org/laboral/relaciones_laborales_y_etiqueta/las_r euniones_y_las_juntas_comportarse_y_saber_estar_.html )

En cuanto a la disposicin:

El mobiliario rectangular es muy til en mesas de negociacin.

Es una de las ms utilizadas, y dependiendo de su tamao puede ser un poco difcil para tener una conversacin uniforme, dando lugar por norma general a tres focos de conversacin. Entre sus ventajas est la perfecta distribucin que se puede hacer en cuanto al orden de precedencias. Mesas ovaladas

A diferencia de la mesa rectangular, es ms aprovechable en espacio, al poder colocar a gente en las cabeceras de la misma. Si su tamao es amplio, en temas de conversacin ocurre lo mismo que en la rectangular. No se puede tener una conversacin uniforme.

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Mesas redondas

Al igual que la mesa oval, la gran ventaja es el total aprovechamiento del espacio de la misma, as como la correcta visin de todos los participantes entre s y la posibilidad de mantener una conversacin uniforme entre todos ellos. Como pequea desventaja, mayor dificultad a la hora de establecer las precedencias.

Mesas en forma de U y de herradura

Perfecta distribucin de las precedencias. Nunca deben ocuparse los puestos enfrente de la presidencia (parte frontal interior de la U). Se pueden (y suelen) establecer varios focos de conversacin. Ideal para banquetes y otras reuniones de mltiples personas. Es ideal para mantener una conversacin o debate. En este tipo de mesas, se suelen decorar los espacios interiores en los que no se deben sentar los invitados con algn centro de flores o plantas, o un adorno similar, manteniendo una altura adecuada para evitar "tapar" a los invitados entre s. Se usan en reuniones informativas. (http://www.protocolo.org/laboral/manual_protocolo_hosteleria/f_tema_v_tipos_de_ mesas_y_su_colocacion.html )

e) Los recursos tcnicos:

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 Dependern del tipo de reunin, as como de las posibilidades tcnicas y econmicas de la organizacin.
La documentacin y los medios que se vaya a manejar en la reunin

deber ser preparada con la debida antelacin. f) Necesidades econmicas y recursos disponibles: Hay reuniones que requieren de un despliegue de medios tcnicos y humanos que pueden resultar caros, por ello se hace necesario preparar los correspondientes listados de necesidades tcnicas y econmicas, presupuestos, etc. g) Tcnicas de trabajo: La eleccin de las tcnicas a usar depender, principalmente, del fin de la reunin y del nmero de asistentes a ella. 3 Desarrollo Para que todo salga segn lo previsto, no se puede olvidar: Comenzar y terminar la reunin de forma puntual.

Recibir adecuadamente a todos los participantes (crear un buen clima de acogida) Si participan muchas personas, es conveniente colocar un cartel en el sitio correspondiente con el nombre y cargo de la persona que va a ocupar ese sitio. Si hay delegaciones, se pueden colocar unos carteles generales con el pas o empresa de la delegacin o grupo (que abarque un nmero determinado de sitios) y luego ms detallados, cada cartel individual.

Presentar al grupo de ponentes o expertos invitados, si fuera el caso, comentando las lneas generales de desarrollo de la reunin. Explicar la dinmica de trabajo. Identificar los papeles de cada una de las personas que van a intervenir Entregar la documentacin preparada Recoger por escrito, el contenido de la reunin, as como los acuerdos tomados en ella. Fijar la fecha de la prxima reunin, si fuera el caso.

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4 Evaluacin La evaluacin supone preguntarse si se han conseguido los objetivos previstos. Para ello se pueden pasar cuestionarios que evalen las distintas fases de la reunin, as como la participacin de los asistentes.

3.7 Los participantes en las reuniones No todos los participantes tienen las mismas funciones. Las funciones ms significativas son: FUNCIN DE ORGANIZACIN El organizador debe conseguir que los objetivos previstos se logren, sus responsabilidades son: Planificar y preparar la reunin Elaborar el listado de asistentes y convocarlos Elegir e invitar a los expertos Organizar la agenda de reuniones Definir las funciones de los participantes. Coordinar los recursos tcnicos y humanos. Coordinar la evaluacin de la reunin. Resumir las decisiones y hacer llegar las conclusiones a los participantes.

FUNCIN DE MODERACIN Su misin principal ser conducir el encuentro para lograr los objetivos marcados

FUNCIN DE SECRETARA Sus tareas principales sern:

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 Tomar notas de las ideas que se aportan, plasmando lo ms fielmente posible las palabras de los participantes. Resumir los acuerdos que se van tomando (de gran utilidad en reuniones largas y complejas) Redactar el acta de la reunin, que posteriormente se enviar a los asistentes. PARTICIPACIN Requiere una serie de actitudes:

Preparar los temas sobre los que versar la reunin con la debida antelacin para poder aportar ideas.

Puntualidad Comunicar la asistencia o no Mantener silencio cuando no se participa.

Respetar el orden del da.

PSICOLOGA DE LOS ASISTENTES (http://direcciondereunionesudone.blogspot.com/2010/02/tipos-departicipantes-en-las-reuniones.html )

Los asistentes a una reunin tienen diferentes personalidades

EL CHARLATN No para de hablar e introduce conversaciones laterales con los otros asistentes. Se le interrumpe con tacto y se le limita el tiempo de hablar. Tratar de desviar su conversacin.

Interrmpalo con tacto y limtele el tiempversin.

ELTMIDO
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A veces, personas de gran vala que no aportan sus ideas por vergenza. Se le hacen preguntas de inters para l y fciles de contestar. Trate de que aumente la confianza en s mismo, cuando le sea posible, elogie su contribucin a la discusin.

EL SABELOTODO Siempre da sus opiniones e intenta imponerlas. Se deja por cuenta del grupo, ellos lo controlarn.

EL AUSENTE Se muestra despistado en la reunin. Dirjale preguntas sobre sus ideas, actividades y opiniones sobre la discusin. Mantenerlo ocupado, dirjase a l frecuentemente y supervselo de cerca.

EL AGRESIVO Se presenta enfadado y ataca de forma continua las ideas y aportaciones de los dems. Estimula la discusin acalorada y la pelea. No se le contradice hay que tener calma e impedir que monopolice la discusin.

EL PREGUNTN Trata de desconcentrar al lder y al grupo. Dirija sus preguntas al grupo para que ellos lo dominen, si trata de desviarle del tema dele una sola oportunidad y con tacto hgale comprender la importancia de economizar tiempo en la discusin.

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