INSTITUTO TECNOLGICO DE TOLUCA INGENIERA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES CONCEPTOS BSICOS DE CONTABILIDAD POR OMAR TOLEDO DAZ DE LEN FEBRERO

DEL 2004 NDICE Introduccin 05 Concepto de Contabilidad 07 Ramas de Aplicacin de la Contabilidad 09 Derecho 09 Economa 09 Estadstica 09 Ingeniera 09 Objetivos de la Contabilidad 10 Clasificacin de la Contabilidad 11 Contabilidad Privada 11 Contabilidad Comercial 11 Contabilidad de Costos 11 Contabilidad Bancaria 11 Contabilidad de Cooperativas 12 Contabilidad Hotelera 12 Contabilidad de Servicios 12 Contabilidad Oficial 12 Principales Usuarios de la Contabilidad 13

Los Inversionistas 13 El Estado 13 Instituciones de Crdito 13 Acreedores 13 Los Trabajadores 13 Estructura de un sistema contable 14 Registro de la Actividad Financiera 14 Clasificacin de la Informacin 14 Resumen de la Informacin 14 Ejemplo de un sistema contable 15 Sistema Contable que se Implementan Dentro de Una Empresa 16 Contabilidad Administrativa 16 Contabilidad de Costos 16 Contabilidad Fiscal 16 Contabilidad Gubernamental 16 Caractersticas de la Informacin Contable 17 Utilidad 17 Contenido Informativo 18 Significacin de la Informacin Financiera 18 Relevancia de la Informacin 18 Veracidad de la Informacin 18 Comparabilidad de la Informacin 19 Oportunidad 19 Confiabilidad 19 Provisionalidad 20 Estructura Bsica de la Teora Contable 21

Principios de Contabilidad 21 Reglas Particulares 22 Reglas de Valuacin 22 Reglas de Presentacin 22 Criterio prudencial 22 Conceptos de la Teora Contable 23 Activo 23 Pasivo 23 Capital 23 Ingresos 23 Gastos 23 Utilidad 24 Perdida 24 Concepto de Ingresos 25 Concepto de Gasto 25 Concepto de Entrada 26 Concepto de Salida 26 Conclusin 27 Bibliografa 28 Introduccin La contabilidad es una tcnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a travs de la contabilidad podrn orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadsticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compaa, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa. Se dice tambin que la contabilidad es el lenguaje de los negocios pero no existe una definicin universalmente aceptada. El objetivo de la contabilidad es proporcionar informacin a los dueos y socios de un negocio sobre lo que se deba y se tiene. Se puede dividir en objetivo administrativo y financiero. El objetivo administrativo es proporcionar informacin a los administradores para que ellos planifiquen, tomen las decisiones y control de las operaciones y el objetivo financiero es proporcionar informacin de las operaciones realizadas por un ente, 3

fundamentalmente en el pasado. La contabilidad de una empresa o un negocio se puede llevar de manera manual y computarizada. La contabilidad manual se desarrolla manualmente, al menos en un alto porcentaje. Aunque se utilizan algunas maquinas sumadoras o calculadoras; la mayora de los trabajos son realizados de forma manual; En estos sistemas el factor hombre es la base. La mayor debilidad de los sistemas manuales es que se vuelven lentos cuando se trata de procesar grandes volumen de informacin, en cuyo caso seria necesario el uso de gran cantidad de personas. Un sistema de contabilidad computarizado se vale de computadoras para llevar a cabo los movimientos contables de las cuentas, manejndolas hasta producir las informaciones finales. . En los sistemas de contabilidad computarizados la labor del contador es prcticamente intelectual. Este deber asegurarse de que la configuracin y entrada de una transaccin sean conectadas, el sistema har el resto. Las ventajas de la contabilidad computarizada son: proporciona informacin con mayor rapidez, se puede manejar un volumen de operaciones mayor y se reduce mucho el nmero de errores por que la computadora realiza en forma instantnea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual. La contabilidad se clasifica de acuerdo a las actividades que baya hacer utilizado. Es decir que se divide en dos grades sectores que son Privada y Oficial. La contabilidad privada es aquella que se clasifica, registra y analiza todas las operaciones econmicas de empresas, de socios o individuos particulares, y que les permita tomar decisiones ya sea en el campo administrativo, financiero y econmico. La contabilidad privada segn la actividad se puede dividir en: Contabilidad comercial, Contabilidad de costos, Contabilidad bancaria, Contabilidad de cooperativas, Contabilidad hotelera, Contabilidad de servicios. La contabilidad pblica se encarga de registrar, clasificar, controlar, analizar e interpretar todas las operaciones de las entidades de derecho pblico y a la vez permite tomar decisiones en materia fiscal, presupuestaria Concepto de Contabilidad La palabra contabilidad proviene del verbo latino coputare, el cual significa contar, tanto en el sentido de comparar magnitudes con la unidad de medida, o sea sacar cuentas, como en el sentido de relatar, o hacer historia. La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en trminos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos de carcter financiero, as como el de interpretar sus resultados (Instituto Americano de Contadores Pblicos Certificados). La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa informacin convirtindola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar las decisiones (Horngren & Harrison 1991). La contabilidad es el arte de interpretar, medir y describir la actividad econmica" (Meigs, Robert, 1992). La contabilidad es el lenguaje que utilizan los empresarios para poder medir y presentar los resultados obtenidos en el ejercicio econmico, la situacin financiera de las empresas, los 4

cambios en la posicin financiera y/o en el flujo de efectivo (Catacora, Fernando, 1998). Es una tcnica que se utiliza para producir sistemtica y estructuralmente informacin cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad econmica y de ciertos eventos econmicos identificables y cuantificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados la toma de decisiones en relacin con dicha entidad econmica. Es la tcnica mediante la cual se registra, clasifica, resume y presenta la informacin cuantitativa, expresada en unidades monetarias de las operaciones realizadas y loe eventos econmicos identificables y cuantificables que afectan a la entidad; para que puedan tomarse decisiones, con base en su anlisis e interpretacin. Se puede decir que la contabilidad es una tcnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a travs de la contabilidad podrn orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadsticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compaa, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa. Ramas de Aplicacin de la Contabilidad Derecho Cdigo de Comercio: Regula las relaciones mercantiles entre comerciantes y no comerciantes. Cdigo Civil: Este cdigo norma la propiedad y su usufructo, los contratos y otras relaciones entre personas naturales o jurdicas. Lees ilacin Laboral: Reglamenta los deberes y derechos de las partes, derivados del contrato de trabajo. Legislacin Fiscal: Determina las contribuciones, gravmenes y desgravmenes, sobre los beneficios o utilidades. Economa: Las relaciones son tan estrechas, que no se puede suponer la una sin la otra, se complementan. La economa estudia la riqueza de un pas o de una organizacin cualquiera, y la contabilidad la registra y da cuenta de ella. Estadstica: Podemos afirmar que la contabilidad se vale de los mtodos estadsticos de investigacin, para alcanzar mejor sus objetivos; y que, a su vez, la estadstica se nutre de los datos que aporta la contabilidad. Ingeniera: Determina y controla los costos. Ayuda a evaluar la factibilidad financiera de los proyectos Objetivos de la Contabilidad Proporcionar informacin a dueos, accionistas, bancos y gerentes, con relacin a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, las cosas posedas por los negocios. Sin embargo, su primordial objetivo es suministrar informacin razonada, con base en registros tcnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o pblico. Para ello deber realizar 5

 Registros con bases en sistemas y procedimientos tcnicos adaptados a la diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente. Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos propuestos. Interpretar los resultados con el fin de dar informacin detallada y razonada. Con relacin a la informacin suministrada, esta deber cumplir con un objetivo administrativo y uno financiero Administrativo: Ofrecer informacin a los usuarios internos para suministrar y facilitar a la administracin intrnseca la planificacin, toma de decisiones y control de operaciones. Para ello, comprende informacin histrica presente y futura de cada departamento en que se subdivida la organizacin de la empresa. Financiero: Proporcionar informacin a usuarios externos de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que tambin se le denomina contabilidad histrica. Clasificacin de la Contabilidad La contabilidad se clasifica de acuerdo a las actividades que vaya hacer utilizado. Es decir que se divide en dos grades sectores que son Privada y Oficial. Contabilidad Privada Es aquella que clasifica, registra y analiza todas las operaciones econmicas, de empresas de socios o individuos particulares, y que les permita tomar decisiones ya sea en el campo administrativo, financiero y econmico. La contabilidad privada segn la actividad se puede dividir en: Contabilidad Comercial: Es aquella que se dedica a la compra y venta de mercadera y se encarga de registrar todas las operaciones mercantiles. Contabilidad de Costos: Es aquella que tiene aplicacin en el sector industrial, de servicios y de extraccin mineral registra de manera tcnica los procedimientos y operaciones que determinan el costo de los productos terminados. Contabilidad Bancaria: Es aquella que tiene relacin con la prestacin de servicios monetarios y registra todas las operaciones de cuentas en depsitos o retiros de dinero que realizan los clientes. Ya sea de cuentas corrientes o ahorros, tambin registran los crditos, giros tanto al interior o exterior, as como otros servicios bancarios. Contabilidad de Cooperativas: Son aquellas que buscan satisfacer las necesidades de sus asociados sin fin de lucro, en las diferentes actividades como: Produccin, Distribucin, Ahorro, Crdito, Vivienda, Transporte, Salud y la Educacin. As se encarga de controlar cada una de estas actividades y que le permite analizar e interpretar el comportamiento y desarrollo de las cooperativas. Contabilidad Hotelera: Se relaciona con el campo Turstico por lo que registra y controla todas las operaciones de estos establecimientos. Contabilidad de Servicios: Son todas aquellas que presentan servicio como transporte, salud, 6

educacin, profesionales, etc. Contabilidad Oficial Registra, clasifica, controla, analiza e interpreta todas las operaciones de las entidades de derecho pblico y a la vez permite tomar decisiones en materia fiscal, presupuestaria, administrativa, econmica y financiera. Principales Usuarios de la Contabilidad Los Inversionistas Ya que estas personas son las que aportan de alguna manera el capital hay que asegurarlos que hacen una buena inversin. El Estado Ya que le interesa que sobre la utilidad que se obtenga en la empresa se le otorgue cierta cantidad Instituciones de Crdito Ya que estas deben de hacer un estudio a fondo para que los crditos que nos llegasen a otorgar tengan un suficiente respaldo Acreedores Para que de esta forma nos puedan hacer ventas con la seguridad de un suficiente respaldo en caso de morosidad Los Trabajadores Ya que sobre la utilidad que tenga la empresa se les otorga las llamadas utilidades. Estructura de un sistema contable Un sistema de informacin contable sigue un modelo bsico y un sistema de informacin bien diseado, ofreciendo as control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilic, se debe ejecutar en tres pasos bsicos utilizando relacin con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Registro de la Actividad Financiera: En un sistema contable se debe llevar un registro sistemtico de la actividad comercial diaria en trminos econmicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en trminos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transaccin se refiere a una accin terminada mas que a una posible accin a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en trminos monetarios. Clasificacin de la Informacin: Un registro completo de todas las actividades comerciales implica comnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser til para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la informacin debe clasificarse en grupos o 7

categoras. Se deben agrupar aquellas transacciones a travs de las cuales se recibe o paga dinero. Resumen de la Informacin: Para que la informacin contable utilizada por quienes toman decisiones, est debe ser resumida. Por ejemplo, una relacin completa de las transacciones de venta de una empresa como Ford seria demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancas necesitan la informacin de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacn necesitaran la informacin de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de Ford necesitar la informacin de ventas resumida por almacn. Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificacin y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la informacin contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo mas que la creacin de informacin, tambin involucra la comunicacin de esta informacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar informacin a los gerentes y tambin a varios usuarios externos que tienen inters en las actividades financieras de la empresa. Ejemplo de un sistema contable Estado de Situacin Financiera al 10 de Febrero del 2004 Mandrgora SA de CV Activos $ 10,000. $ 300,000. $ 50,000. $ 15,000. $ 10,000. Pasivos

Dinero en Banco Propiedades Maquinaria Productos en Venta Productos en Almacn Deudas a Proveedores Deuda a Banco Total Capital Contable

$ 385,000. $ 340,000.

$ 30,000. $ 15,000. $ 45,000.

Sistema Contable que se Implementan Dentro de Una Empresa Contabilidad Administrativa: Orientada hacia los aspectos administrativos de la compaa, sus usos son estrictamente internos, no trascienden de la empresa. Contabilidad de Costos: Empleada por empresas industriales, les permite conocer el costo de los productos elaborados, el costo de ventas y fundamentalmente el costo unitario, mediante el adecuado control de la materia prima, mano de obra y gastos de fabricacin. Contabilidad Fiscal: Comprende el registro y la preparacin de informes tendientes a la presentacin de declaraciones de impuestos. Contabilidad Gubernamental: Aquella que resume todas las actividades del pas, llamada tambin contabilidad nacional. 8

Caractersticas de la Informacin Contable Se entiende por la informacin contable a la comunicacin de los sucesos relacionados con la obtencin y la aplicacin de los recursos econmicos expresados en unidades monetarias. Las caractersticas fundamentales que debe tener la informacin contable son utilidad y confiabilidad. Adems, la informacin contable tiene, impuesta por su funcin en la toma de decisiones, la caracterstica de la provisionalidad. UTILIDAD INFORMACIN FINANCIERA CONFIABILIDAD PROVISIONALIDAD Utilidad La utilidad como caracterstica de la informacin contable, es la cualidad de adecuarse al propsito del usuario. Estos propsitos son diferentes en detalle para cada usuario, pero al final prevalece el inters econmico, entre los interesados se encuentran: los administradores de la Empresa, inversionistas, accionistas, trabajadores, proveedores, acreedores, autoridades gubernamentales, etc. Dada la imposibilidad de conocer al usuario especfico y sus necesidades particulares, se presenta informacin general por medio de los estados financieros: el balance general, el estado de resultados y el estado de cambios en la situacin financiera. La utilidad de la informacin esta en funcin a: Contenido Informativo Significacin de la Informacin Financiera: Representa la cualidad o la capacidad de mostrar mediante palabras (conceptos y cantidades), la entidad de la evolucin, su estado presente y en diferentes puntos de tiempo resultados de operacin. Se puede decir que es donde se representan a la empresa o entidad Relevancia de la Informacin: Consiste en seleccionar los elementos de la misma que permitan al usuario captar el mensaje y operar con base en ella para lograr sus fines particulares. Debe ser la informacin relevante de hechos ms importantes de la empresa y debe ser veraz y oportuna a tiempo Veracidad de la Informacin: Es una de las cualidades esenciales de la informacin financiera esenciales esto implica el hecho de presentadas a la luz de las herramientas de medicin. Comparabilidad de la Informacin: Consiste y especifica que la informacin contable debe ser comparable de un negocio a otro y que los estados financieros de un negocio de una empresa deben ser comparables de un periodo a otro. Oportunidad La oportunidad de la informacin contable, es el aspecto esencial de que llegue a manos del usuario cuando ste pueda usarla para tomar sus decisiones a tiempo para lograr sus fines. Confiabilidad

Es la caracterstica de la informacin financiera por la virtud de la cul esta es aceptada y utilizada por un usuario para tomar decisiones, basndose en ellas. Como caractersticas se puede decir y se divide en tres partes. Se puede decir que los usuarios de la informacin deben ser verificables por las personas externas al negocio. Los usuarios de los estados financieros pueden considerar confiable la informacin si los expertos independientes estn de acuerdo que de dicha informacin se basa en medidas objetivas y honestas. Esto da entender si un cliente va a pedir crdito a una tienda de muebles un investigador del departamento de crdito es el que va llevar toda la informacin a la empresa si es verdica y confiable y si el cliente es solvente para que pueda realizar sus pagos hoy y maana. Provisionalidad Es la caracterstica de la informacin financiera por virtud de la cual esta nos representa hechos totalmente consumados por ejemplo: Para llegar a concluir con periodos mensuales la informacin financiera se debe de llevar un determinado balance general que son los 12 meses de un periodo del ao (1ro. de enero al 31 de diciembre) Estructura Bsica de la Teora Contable Es el conjunto de principios reglas, criterios, postulados normas y tcnicas que rigen el estudio y ejercicio de contadura publica. Principios de Contabilidad Identifican y delimitan ala entidad econmica. Entidad. Realizacin. Periodos contables. Establecen bases para la valuacin de operaciones. Valor histrico original. Negocio en marcha. Revelacin suficiente. Dualidad econmica. Requisitos generales. Importancia relativa. Comparabilidad (consistencia). Reglas Particulares Son las aplicables especficamente a los diferentes conceptos que integran los estados financieros. Reglas de Valuacin

10

Se refiere principalmente a los conceptos que integran al estado de la situacin financiera, cuentas de activo, pasivo, capital. Reglas de Presentacin Seala en la forma adecuada de la estructura de los estados financieros segn ciertos criterios establecidos y aceptados como validos al nivel de generalidad. Criterio prudencial Se ha expresado en diferentes formas tratando de facilitar su entendimiento y relacionndolo fundamentalmente con las ganancias y/o utilidades y con los costos y gastos. As tenemos que los gastos se reconocen y se registran, las utilidades tambin se registran hasta que se realizan. Conceptos de la Teora Contable Activo: Es un recurso econmico propiedad de una identidad de la cual se espera se rinda en el futuro. Pasivo: Representa lo que la empresa debe a otras personas o identidades. Capital: Es la aportacin de los dueos conocidos como accionistas y representa la parte de los activos que pertenecen a los dueos de los negocios. Ingresos: Representan recursos que recibe el negocio por la venta de un servicio o producto en efectivo o a crdito. Gastos: Todo lo que genera en pagar, lo que es agua, luz y telfono. Utilidad: Es la diferencia entre los ingresos obtenidos por un negocio y todos los gastos incurridos en la generacin de dichos ingresos. Utilidad Es donde los gastos tienen que ser menores. Para que se vea dicho ingreso. $10,000 $ 4,000 $ 6,000 Perdida Es el resultado de los ingresos obtenidos por un negocio sean inferiores a sus gastos. Ingresos $ 6,000 Gastos $ 10.000 Perdida $ 4,000 11

Concepto de Ingresos Es el incremento bruto independiente de los costos que lo producen y de las relaciones que hay entre el ente y los propietarios. Incremento bruto de activos o disminucin de pasivos experimentado por una entidad, con efecto de su totalidad neta, durante un periodo contable como resultado de las operaciones que constituyen sus actividades primarias o normales. Segn Lazzati el ingreso se define por dos condiciones: Debe mediar incremento en el patrimonio, no atribuible a aportes de capital, o sea aumento del activo, disminucin del pasivo o una combinacin de ambos (tal incremento debe ser ajeno a operaciones que de por s no pueden arrojar perdidas o ganancias, por ejemplo aporte de capital, compra de bienes o servicios, cobro de una cuenta, obtencin de un prstamo, etc. Se trata del incremento bruto del patrimonio, sin tomar en cuenta los costos que disminuyen, aunque estos se identifiquen con el mismo hecho generador del ingreso. Dicho concepto incluye no solo los ingresos provenientes de transacciones con terceros (ventas), sino tambin los incrementos patrimoniales resultantes del aumento del valor de los activos (RxT). Concepto de Gasto Abarca todas las erogaciones directas e indirectas originadas en la adquisicin de bienes y servicios. Comprende tanto las partidas activadas como las cargadas a los resultados del ejercicio. Decremento bruto de activos o incremento de pasivos experimentados por una entidad, con efecto de su utilidad neta, durante un periodo contable, como resultado de las operaciones que constituyen sus actividades primarias o normales y que tienen por consecuencia la generacin de ingresos. Toda compra de bienes o servicios reconoce el propsito de obtener un ingreso por medio de ella, de lo contrario no se hara la compra. Concepto de Entrada Es la recaudacin o erogacin de ingresos, que una entidad obtiene en su totalidad bruta, en un periodo contable. Concepto de Salida Es el gasto de aquellos ingresos, que se obtuvieron de la entidad en un periodo contable. Conclusin Con base a la revisin bibliogrfica efectuada en torno al tema central de este trabajo, la contabilidad, se puede concluir que, el hombre desde tiempos memorables se ha empecinado en llevar un control exhaustivo de todos los movimientos financieros que se ejecutan en sus pequeas, medianas o grandes empresas. En la historia de los pueblos la contabilidad aparece como resultado de la expansin comercial, ya en tiempos la primera civilizacin se llevaba registros y operaciones financieras de empresas privadas y publicas en tablillas de barro. En el presente siglo se organizaban organizaciones acadmicas que evalan la situacin, surgieron los primeros principios de la contabilidad, vigentes aun algunos de ellos. 12

La contabilidad nos permite conocer la estabilidad y solvencia de las compaas, las rentas, cobros, pagos; de manera que podamos conocer la capacidad financiera de la empresa. El primordial objetivo de la contabilidad es suministrar informacin razonada, en base en registros tcnicos, de operaciones realizadas por un ente privado o publico y por esta informacin cumplir con el objetivo administrativo y financiero. Entre las diversas funciones de la contabilidad la principal es suministras informacin razonada de las operaciones realizadas. Bibliografa Contabilidad GERARDO GUAJARDO MC.GRAW HILL Contabilidad HORNGREE/ HARRINSON/ ROBINSON. 2 EDICIN Curso de Contabilidad Introduccin Harry A. Finney, Herbert E. Miller Teora y Practica Francisco Gmez Rondon Contabilidad I semestre Ediciones Fragor www.terra.com www.elrincondelvago.com Utilidad Contenido Informativo Significacin Relevancia Veracidad Comparabilidad Oportunidad CONFIABLE ESTABLE 13

VERIFICABLE OBJETIVA Principios de Contabilidad Reglas Particulares Criterio Prudencial ESTRUCTURA CONTABLE ESTADO DE SITUACIN FINANCIERO Activo Pasivo Capital ESTADO DE RESULTADO Ingresos Gastos

14