Estudio: Proceso Administrativo

Que es un proceso = serie de fases de un fenmeno. El proceso administrativo constituye el ncleo propio d la administracin. Son las diversas etapas en que se dividi la accin administrativa.

ELEMENTOS ETAPAS FASE Previsin: objetivos investigacin curso Alternativos. Responde a la Pregunta Qu puede hacerse? Planeacin: polticas, Procedimientos, programas y Presupuesto. Responde a la Mecnica Pregunta Qu se va hacer? Organizacin: divisin de trabajo Jerarqua, autoridad, tramo De control delegacin y Lnea Asesora. Responde la Pregunta Cmo se va a hacer?

Proceso Administrativo |

Dinmica

Integracin: reclutamiento, Seleccin, induccin y desarrollo. responde a la pregunta Cmo Se va a hacer? Direccin: del. Autoridad, ejerza Autoridad, comunicacin y Supervisin. Responde a la pregunta Ver que se haga?

PLANEACIN

Contesta a la pregunta: qu se va hacer ( polticas , procedimientos, programas y presupuestos ) DEFINICIN: permite fijar el curso concreto de accin que debe seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones, determinacin de tiempos y nmeros necesarios para su relacin. Fijar curso concreto de accin (objetivo) Estableciendo principios (polticas) para su realizacin. Secuencia de operaciones (procedimientos) Determinacin de tiempos y nmeros (programas) y presupuestos. Estrategias.
POR QUE ES IMPORTANTE PLANEAR? 1. 2. 3. 4. 5. LA EFICIENCIA no viene de la improvisacin. Es necesario hacer planes para administrar adecuadamente. Los planes debern detallarse, afinarse y corregirse. Todo plan deber ser econmico. No existe control, sino se compara con un plan. PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN PRINCIPIOS DE LA PREVISIN: el plan deber hacerse con la mayor precisin posible, ya que se regir por acciones concretas, no caben vaguedades. PRINCIPIO DE LA FLEXIBILIDAD: todo plan deber dar margen a cambios por los imprevistos que surjan. DNDE: Todo plan preciso deber. Fijarse mximos y mnimos, prever alternativas de solucin, y Establecer sistemas para su rpida revisin. PRINCIPIOS DELA UNIDAD: deber existir un solo plan para cada funcin, donde los planes debern estar integrados y coordinados, como si fuera uno solo.

DEFINICIN TERRY: Orientacin polticas o escrita que fija la frontera proporcionada por los lmites y direccin general en la cual se desenvuelven la accin administrativa. 2 DEFINICIN: son enunciados generales o lineamientos, sobre entendidos que guan los pensamientos y las acciones en la toma de decisiones. REYES PONCE. LAS POLITICAS SON: guas amplias, elsticas, dinmicas y requieren interpretacin para usarse. LOS ABJETIVOS SE CONFUNDEN CON LAS POLITICAS El objetivo fija las metas y las polticas imperan la orden y la forma para alcanzar las metas. LAS POLITICAS DIFIEREN D ELAS REGLAS: GENERICAS: POLITICAS CLASIFICAION DE NORMAS ESPECFICAS: REGLAS

DEFINICION DE NORMAS: todo sealamiento imperativo de algo que ha de realizarse sea genrico o especfico. DEFINICION DE REGLAS: guas que detallan la actividad especfica que se requiere y no dan pie DIFERENCIA ENTRE POLITICAS Seala criterios generales que orienten la accin y permitan cierto grado de discrecionalidad. REGLAS No deja campo de eleccin o decisin solo permite analizar si la accin est dentro o fuera de la regla

FORMULACION DE POLITICAS POR SU FORMA DE ORGANIZARSE SE DIVIDEN EN: POLICAS EXTERNAS: son aquellas que se originan para hacer Frente a diversos controladores y solicitudes de fuerzas ajenas A la empresa. EJEMPLO: la ley: proporcional del trabajo art.123 Constitucin frac. VII apartado A ART. 86 ley federal de trabaja. POLITICAS DE APELACION: se forman a travs de consultas que Los jefes intermedios hacen a los supervisores, formndose por 3 o 4 opiniones una forma de aplicacin o interpretacin (jurisprudencia administrativa) JURISPRUDENCIAS: es la interpretacin que de la ley hacen los tribunales, cuando la aplicacin a 5 casos concretos sometidos a ellos y la generalizan. POLITICAS EXPRESAMENTE FORMULADAS: son las que de una manera, precisa, consciente y en forma escrita se forman para regir en un campo determinado.

2.- DIAGRAMAS DE DISTRIBUCIN DE FORMATOS

DEFINICIN:
Es el estudio detallado de formatos con varias copias de procedimientos que tocan ms de un puesto o departamento.

VENTAJAS:
Permite comprobar que todos los formatos que entraron a l, tuvieron destino.

SMBOLOS:
Deben hacerse en forma de cuadros, sin importar la forma y tamao de los originales, indicando en su centro la clave del formato que se trata y en la esquina superior derecha el nmero de la copia en cuestin. A falta de clave se anotan dos letras que estn relacionadas con su nombre. Ejemplo: 1

FA = FACTURA

0
FA

DIAGRAMA DE DISTRIBUCION DE FORMATOS

ALMACEN JEFE DE COMPRAS 1 PROOVEDOR

1 R E
0 SM SM

1 SM

AP

SM
PE 0 SM

2 1 0 PE 2 PE PE SM 1

2
PE

PE

O=3

D=3

O=4

D=3

O=O

D=1

REGLAS DELAS POLTICAS DE SU FIJACION: todas las polticas que afecten a un rea, debern quedarse claramente fijadas Por escrito.

DE SU DIFUCION:

las polticas debern ser conocidas en los niveles donde han de ser aplicadas, De preferencia por medios orales. DE SU COORDINACION: deber existir un trmino en que cada poltica sea revisada para evitar que se Considere como vigencia alguna que, en realidad ya no lo este. TIPOS DE DIAGRAMA DE PROCESO Es la presentacin grafica de los hechos o informacin relativos al mismo y que suceden durante una serie de acciones u operaciones El diagrama de proceso puede adoptar varias modalidades, de acuerdo con una combinacin de lo siguiente: Smbolos Unidad de diagrama Presentacin

GENERALES SINBOLOS ESPECIFICOS FORMATOS SMBOLOS GENERALES LA AMERICAN SOCIETY OF MECHANICAL ENGINEERS (ASME): define que cualquier actividad puede representarse con alguno de los mismos, estos son:

Operacin Inspeccin Trasporte Retraso o demora Almacenaje o archivo

PRODUCTIVOS

IMPRODUCTIVOS

2.- DIAGRAMAS DE DISTRIBUCIN DE FORMATOS

DEFINICIN:
Es el estudio detallado de formatos con varias copias de procedimientos que tocan ms de un puesto o departamento.

VENTAJAS:
Permite comprobar que todos los formatos que entraron a l, tuvieron destino.

SMBOLOS:
Deben hacerse en forma de cuadros, sin importar la forma y tamao de los originales, indicando en su centro la clave del formato que se trata y en la esquina superior derecha el nmero de la copia en cuestin. A falta de clave se anotan dos letras que estn relacionadas con su nombre. Ejemplo: 1

FA = FACTURA

0
FA

DIAGRAMA DE DISTRIBUCION DE FORMATOS

ALMACEN JEFE DE COMPRAS 1 PROOVEDOR

1 R E
0 SM SM

1 SM

AP

SM
PE 0 SM

2 1 0 PE 2 PE PE SM 1

2
PE

PE

O=3

D=3

O=4

D=3

O=O

D=1

PROCEDIMIENTO PARA LA CORRESPONDENCIA DE ENTRADA EN UNA ENTIDAD DEL SECTOR PBLICO FEDERAL. CONDUCTO DE ENTREGA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA UNIDAD TRAMITADORA

Inicio

Documento recibido por correo tel.

Documento Factura relacin o volante

Documento

Apertura de sobres no confidencial es Documento presentado por interesado Factura con acuse de recibo

Recepcin de documentos y acuse de recibo en factura

Entrega directa

No

Entrega de factura al mensajero

Si

Verificacin de datos

Control Documento devuelto al interesado por correo, etc. Datos completos

Impresin Sello Recibido

Smbolos

Inicio Registro Clasificacin y formulacin de factura o

Verificacin Entrega de de datos documentos al registro volante

Documento

Operacin Archivo

DIAGRAMA DE PROCESO DEL RECORRIDO SIGUIENDO A LA PERSONA CON FORMULARIO

EL RECORRIDO

Ref. No. _________________

DIAGRAMA DEL PROCESO DE LA OPERACIN Pg. _1_de _1_ Pgs. ______

Nombre del proceso PREPARACION DE UN ENVIO__________________________________________________________ Plano No. __________________ Plaza _____________________ Diagrama No. EM- 001_________________________ Hombre Material Depto. EMPAQUE__________________________________________

Se inicia en: ESPERAR LA LLEGADA DE UN LOTE DE PIEZAS___________________________________________________ Se termina en: REGRESAR AL DEPARTAMENTO____________________________________________________________ Hecho por: J L K J_____________________________________ ______ Fecha: DICIEMBRE DE 1981__________________ Unidad de costo________________________________________ Produccin anual______________________________ __________________________________________________________________________________________________ ACTUAL DESCRIPCION DEL METODO PROPUESTOOperacin Transporte Inspeccion
Almacenaje Cantidad

Demora

Dist en mts Tiempo

ESPERAR LA LLEGADA DE UN LOTE________________________ 0 SEPARAR EN 3 PARTES EL LOTE DE 15 PZAS_____________

0.13_ ____ 0 15 0.04_ 3 3 3 3 3 3 3 0 0.13_ 0.01_ 0.20_ 0.09_ 0.10_ 0.05_ 0.03_ 0.08_

PESAR CADA PARTE DEL LOTE_________________________________________________________0 ANOTAR EL PESO OBTENIDO EN ETIQUETAS_____________________________________________0 GUARDAR CADA PARTE EN UN PAQUETE Y CERRARLO______________________________________0 VERIFICAR EMPAQUE ADECUADO_____________________________________________________ 0 LLEVAR LOS PAQUETES AL DEPARTAMENTO DE ENVIO____________________________________100 ESPERAR SU TURNO_______________________________________________________________ 0 ENTREGAR PAQUETES AL ENCARGADO__________________________________________________0 REGRESAR A SU DEPARTAMENTO_____________________________________________________100

DIAGRAMA DE LOGICA DEFINICION: tcnica que permite graficar en forma clara y sencilla las alternativas que presentan algunos procesos administrativos. DE ARBOL TIPOS DE DIAGRAMA DE LOGICA DE BLOQUES

DIGRAMA DE ARBOL: ya se estudio DIGRAMA DE BLOQUES: TAMBIEN CONOCIDO COMO: DIAGRAMA DE FLUJO O FLUXOGRAMA. SINBOLOS: LOS MAS USUALES PARA ESE TIPO DE DIAGRAMA SON:

ELIPSE: indica la iniciacin o terminacin del proceso.

RECTANGULO: representa operaciones o acciones a realizar.

ROMBO: indica decisiones alternativas preguntas

FLECHAS: para marcar el sentido o la orientacin del proceso.

CIRCULO: conectar dentro de la misma pgina.

DEFINICION DE PROGRAMAS: Planes en los que se fijan objetivos secuencias de operaciones y el tiempo requerido para su realizacin. EXISTEN: programas generales y particulares corto y largo plazo. REGLAS PARA ELABORAR PROGRAMAS: 1 1. REGLA: todo programa debe contar con la aprobacin de la direccin para su aplicacin y su apoyo.

PARA ELLO NECESARIO: Detallar los programas. Presentarlos con una inversin (costo/ utilidad) tiempo mnimo para obtener los resultados. 2: deber mostrarse y convencerse a los jefes que habrn de aplicarlos. O sea que no porque el programa este autorizado debe imponer, esto evita: resultados pobres. 3 debe estudiarse el momento idneo, para iniciar la operacin de un programa nuevo.

NO DEBE HACERSE UN REAJUSTE DE PERSONAL, CUANDO HAY REVISION CONTRACTUAL Los programas son combinacin de metas, polticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos que deben seguirse, recursos por emplearse y otros elementos necesarios para llevar a cabo una lnea de accin determinada.

PRESUPUESTOS

DEFINICION: es un mecanismo de control que comprende un programa financiero, estimado para las operaciones de un periodo futuro. O es igual a un enunciado de los resultados esperados, expresado en trminos numricos. El presupuesto puede expresarse en trminos financieros pero tambin en horas- hombre, unidades de producto, horas maquina o cualquier otra medida de tipo numrico. El presupuesto es el elemento fundamental para muchas empresas, ya que elaboran por anticipado una compilacin numrica de lo que espera respecto a su flujo de efectivo, ingresos y gastos, etc...

ORGANI ZACION: DEFINICION: ES LA ESTRUCTURA TECNICA DE LAS RELACIONES QUE EXISTEN ENTRE LAS FUNCIONES, NIVELES Y CANTIDADES DE LOS ELEMENTOS METERIALES Y HUMANOS DE UNA OSGANIZACION SOCIAL CON EL FIN DE LOGRAR LA MAXIMA EFICIENCIA. OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIN: ALGUNOS FIRMAN QUE INCLUYE TODO COMPORTAMIENTO DE TODOS OTROS LO EQUIPARAN AL SISTEMA TOTAL DE LA RELACIONES SOCIALES Y CULTURALES OTROS LO CNVIERTEN EN SINONIMO DE EMORESE PARA LOS ADMINISTRADORES EL TERMINO IMPLICA UNA ESTRUCTURA INTENCIONALY FORMALIZADA DE PAPELES OPUESTOS.

ORGANIZACIN FORMAL: ES LA ESTRUTURA PLANEADA ESTABLECE PATRONES DERELACION ENTRE LOS COMPONETES ENCARGADOS ALCANZAR LOS OBJETIVOS DE MANERA EFECTIVA. ORGANIZACIN INFORMAL: SE REFIERE A LOS ESPECTOS DEL SISTEMA QUE NO ESTAN FORMALMENTE PLANEADOS SI NO QUE SURGEN DE MANERA ESPONTANEA DURANTE LAS ACTIVIDADES E INTERACCIONES.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN ESPECIALIZACIN ORGANIZACIONAL Y DIVISIN DEL TRABAJO JERARQUAS AUTORIDAD, OBLIGACIN Y RESPONSABILIDAD TRAMO DE CONTROL DELEGACIN LNEA DE ASESORA

1. ESPECIALIZACIN DEL TRABAJO EN TODO ORGANISMO SOCIAL EXISTEN ACTIVIDADES FUNDAMENTALES QUE DEBEN REALIZARSE (DIVISIN: VENTAS, PRODUCTOS, FINANZAS Y PERSONAL) Y A SU VEZ CADA UNA DE ELLAS DEPARTAMENTAL AL AUMENTAR LAS ACTIVIDADES DE LA EMPRESA SER NECESARIO DISTRIBUIR ENTRE MS PERSONAS DICHAS ACTIVIDADES, CON LAS CUALES DEBEN MOSTRAR CARIDAD Y PRECISIN, LA RESPONSABILIDAD Y DOTNDOLES DE LA ACTUALIDAD CORRESPONDIENTE (DIVISIN DEL TRABAJO) 2. JERARQUAS: ESTABLECE QUE LA RESPONSABILIDAD DEBE FLUIR EN LNEA VERTICAL DEL NIVEL MS ALTO AL MS BAJO. ESTABLECE UNA ESTRUCTURA JERRQUICA DE LA ORGANIZACIN: ES UNA DIVISIN VERTICAL DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y DE ASIGNACIN DE LAS DISTINTAS OBLIGACIONES. NO HAY QUE OLVIDAR LA UNIDAD DE MANDO: UN SOLO JEFE P/C EMPLEADO. FUNCIONES: ES EL AGRUPAMIENTO DE LAS PRINCIPALES UNIDADES DE TRABAJO SEA LA REUNIN LGICA Y ARMNICA DE ACTIVIDADES AFINES. DEF. DE FUNCIONES: ACTIVIDAD NECESARIA PARA CONDUCIR, GUIAR, DIRIGIR, DESARROLLAR UNA ORGANIZACIN HACIA EL CUMPLIMIENTO CON XITO DE SUS OBJETIVOS. UNIDAD FUNCIONAL: TODAS LAS PARTES DE UN ORGANISMO TRATAN DE LLEGAR AL MISMO FIN CUBRIENDO CADA PARTE SU OBJETIVO O FUNCIN. 3. AUTORIDAD, OBLIGACIN Y RESPONSABILIDAD: SIGNIFICA QUE SI AL NIVEL DIRECTIVO SE LE DA LA RESPONSABILIDAD DE REALIZAR UNA TAREA DETERMINADA, DEBE LA AUTORIDAD PARA LLEVAR A CABO.

ESTABLECER UNA ESTRUCTURA JERRQUICA DE LA ORGANIZACIN: EJ: DIVISIN VERTICAL DE AUTORIDAD RESPONSABILIDAD Y LA ASIGNACIN DE DISTINTAS OBLIGACIONES. NO HAY QUE OLVIDAR LA UNIDAD DE MANDO: UN SOLO JEFE P/C EMPLEADO.

CRECIMIENTO VERTICAL: SE DA CUANDO AL AUMENTAR

LAFUNCIONES DE UN JEFE NOMBRA A VARIOS AUXILIARES

CRECIMIENTO DE LA ORGANIZACIN: CRECIMIENTO HORIZONTAL: SE DA CUANDO YA SON MUY

NUMEROSOS LOS AUXILIARES, DELEGA RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

FUNCIONES: SON EL AGRUPAMIENTO DE LAS PRINCIPALES UNIDADES DE TRABAJO OSEA LA REUNIN LGICA Y ARMONICA DE ACTIVIDADES AFINES. DEF. DE FUNCIN: ACTIVIDAD NECESARIA PARA CONDICIR, GUIAR, DIRIGUIR O DESARROLLAR UNA ORGANIZACIN HACIA EL COMPLIMIENTO CON XITOS DE SUS OBJETIVOS. UNIDAD FUNCIONAL: TODAS LAS PARTES DE UN ORGANISMO TRATAB DE LLEGAR AL MISMO FIN, CUBRIENDO CADA PARTE DE SU OBJETIVO O FUNCIN. 3.- AUTORIDAD, OBLIGACIN Y RESPONSABILIDAD: SIGNIFICA QUE SI AL NIVEL DIRECTIVO SE LE DA LA RESPONSABILIDAD DE REALIZAR UNA TAREA DETERMINADA, DEBE LA AUTORIDAD PARA LLEVAR A CABO. LA AUTORIDAD ESTABLECE QUE EL SUPERIOR: TIENE EL DERREECHO DE MANDAR A ALGUIEN MAS Y LA PERSONA SUBORDINADA TIENEN OBLIGACIN DE OBEDECER LAS ORDENES. ESTE TIPO DE AUTORIDAD ES IMPERSONAL Y SE DERIVA DEL PUESTO, Y NO DEL INDIVIDUO.

LA AUTORIDAD SE DELEGA, LA RESPONSABILIDAD SE COMPARTE. 4. TRAMO DE CONTROL: SE REFIERE AL NUEMRO DE SUBORDINADOS QUE PUEDAN MANEJAR UN SUPERVISOR DE MANERA EFICAZ, Y SE RELACIONA DE MANERA ESTRECHA JERARQUICA Y LA DEPARTAMENTALIZACIN. SE RECOMIENDA UN TRAMO DE CONTROL CORTO, QUE PERMITA AL EJECUTIVO LA COORDINACIN DE ACTIVIDADES. FATORES DETERMINANTES DE UN TRAMO DE CONTROL EFECTIVO. 1. CAPACITACIN: CUANDO MEJOR CAPACITADOS ESTN LOS SUBORDINADOS MENOR SER LA NECESIDAD DE RELACIN CON SU JEFE. 2. CLARIDAD DE LA DELEGACIN DE AUTORIDAD: EL JEFE DEBE DELEGAR SU AUTORIDAD CON TODA CLARIDAD PARA QUE SE LLEVE A CABO UNA LABOR BIEN DEFINIDA. 3. CLARIDAD DE LOS PLANES: LOS PLANES DEBERN ESTAR BIEN REDACTADOS, QUE SEAN FACTIBLES ETC., Y SI EL SUBORDINADO COMPRENDE LAS INDICACIONES, REQUERIRA POCA SUPERVISIN. 4. EMPLEO NORMAS OBJETIVAS: DEBEN ESTABLECERSE ESTNDARES OBJETIVOS, QUE PERMITAN DESCUBRIR DESVIACIONES. 5. VELOCIDAD DE CAMBIOS: LA VELOCIDAD DEL CAMBIO ES UN ELEMENTO DETERMINANTE EN LA MEDIDA EN QUE SE FORMULAN POLTICAS Y PUEDAN CONSERVAR SU ESTABILIDAD. 6. TCNICAS DE COMUNICACIN: DEBEN TENERSE HABILIDAD PARA COMUNICAR LOS PLANES Y LAS INSTRUCCIONES CON CLARIDAD Y PRECISIN. 7. MAGNITUD DEL CONTACTO PERSONAL NECESARIO: DEBEN FOMENTARSE LAS REUNIONES PERSONALES, SIN ABUSAR. 8. VARIACIN SEGN EL NIVEL DE LA ORGANIZACIN: EL TAMAO DEL TRAMO DE CONTROL MS EFICAZ, DEFIEREN SEGN EL NIVEL DE LA EMPRESA. 9. DELEGACIN: ES RECOMENDABLE QUE LA GERENCIA NO TOME DECISIONES SOBRE ASPECTOS DE RUTINA QUE PUEDA MANEJAR BIEN LA SUPERVISIN.

DEF. DE DELEGACIN: ACTO BILATERAL MEDIANTE EL CUAL UN SUPERIOR JERARQUICO CONFIERE DEBERES Y RESPONSABILIDADES A UN SUBALTERNO Y LE DA LA AUTORIDAD QUE NECESITA PARA DESEMPEAR TALES FUNCIONES PASOS DEL PROCESO DE DELAGACION: 1. 2. 3. 4. DETERMINAR LOS RESULTADOS QUE SE ESPERAN DE UN PUESTO. ASIGNARLE TAREAS DE ESE PUESTO. DELEGAR LA AUTORIDAD PARA CUMPLIR CON ESAS TAREAS. CONSERVAR A LAS PERSONAS EN LOS PUESTOS RESPONSABLES DEL CUMPLIEMIENTO DE SUS TAREAS. PRINCIPIOS DE DELEGACIN: 1. DELEGACIN CON BASE EN LOS RESULTADOS ESPERADOS: LA AUTORIDAD DELEGADA DEBE SER SUFIECIENTE PARA ASEGURARLA EL CUMPLIEMIENTO D ELOS RESULTADOS ESPERADOS. 2. PRINCIPIO DE LA DEFINICIN DE FUNCIONES: DEBEN CLASIFICARSE LOS RESULTADOS QUE SE ESPERAN DE LOS PUESTOS, DE LAS ACTIVIDADES A DESEMPEAR, DE LA AUTORIDAD QUE SE DELEGA. 3. PRINCIPIO DE LA JERARQUA: DEFINIR LAS RELACIONES DE AUTORIDAD DIRECTA ENTRE JEFES Y SUBORDINADOS. 4. PRINCIPIO DE NIVEL DE AUTORIDAD: QUE LAS DESICIONES SEAN TOMADAS POR LAS PERSONAS EN CUYOS MBITOS DE AUTORIDAD REACEN Y NO QUE SEAN REMITIDAS HACIA ARRIBA. 5. PRINCIPIO DE AUTORIDAD DE MANDO: QUE EXISTA UNA COMPLETA RELACIN DE DEPENDENCIA DE UN INDIVIDUO CON UN SOLO JEFE.

6. PRONCIPIO DE INDISOLUBILIDAD DE LA RESPONSABILIDAD: DONDE LA CANTIDAD DE AUTORIDAD DEBE CORRESPONDER A LA CANTIDAD DE RESPONSABILIDAD.

ELEMENTOS DE LA DELEGACIN:
a) LA OBLIGACIN: EL TRABAJO ASIGNADO A UN PUESTO, MENTAL O FSICO PARA DESEMPEAR UNA TAREA. b) LA AUTORIDAD: ES EL DERECHO DE HACERSE OBEDECER

FORMAL: LA QUE SE RECIBE DE UN SUPERIOR PARA EJERCERLA JURDICA: SE IMPONE POR OBLIGACIN OPERATIVA: NO SE EJERCE DIRECTAMENTE. ES FACULTAD PARA DECIDIR SOBRE UNA ACCIN. AUT. P/COM.

LINEAL: AUTORIDAD SOBRE GRUPO DE TRABAJO POR UN JEFE, AUTORIDAD SOBRE GRUPO POR VARIOS JEFES, C/U PARA DISTINTAS FUNCIONES

TECNICA:

MORAL: SE IMPONE POR CONVENCIMIENTO

LA QUE SE TIENE EN RAZON DEL PRESTIGIO Y CAPACIDAD POR CONOCIMIENTOS. PERSONAL: LA QUE POSEE EN RAZON DE CUALIDADES MORALES, SOCIALES.

c) LA RESPONSABILIDAD: ES LA OBLIGACIN DE ATENDER TODOS LOS DEBERES ASIGNADOS Y EN SU CASO EJERCER LA AUTORIDAD CORRESPONDIENTE. CENTRALIZACIN Y DESCENTRALIZACIN: SON PROLONGACIONES DE LA DELEGACIN. CENTRALIZACIN:

CONCENTRACIN DE AUTORIDAD DE UN NIVEL JERRQUICO, QUE FCILMENTE A UNA SOLA PERSONA LA TOMA DE DECISIONES, AS COMO EJERCER LA AUTORIDAD CENTRAL EN LA ORGANIZACIN. DESCENTRALIZACIN: ES LA TENDENCIA A DISPERSAR LA AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES DENTRO DE UNA ESTRUCTURA ORGANIZADA. GRADO DE DESCENTRALIZACIN: ES MAYOR: 1.- CUANDO MAYOR SEA EL NUMERO DE DECISIONES QUE SE TOMAN EN LOS NIVELES INFERIORES. 2.- CUANDO MAYOR SEA LA IMPORTANCIA DE LAS DECISIONES QUE SE TOMAN EN LOS NIVELES INFERIORES. 3.- CUANDO MS FUNCIONES SE VEAN AFECTADAS POR LAS DECISIONES. 4.- CUANDO MENOS APROBACIONES REQUIERA UNA ADMINISTRACIN RESPECTO DE UNA DECISIN QUE DESEE TOMAR. 6.- ESTRUCTURA LINEAL Y DE STAFF: LINEAL: FUENTE PRIMARIA DE AUTORIDAD Y DESEMPEA LA FUNCIN PRINCIPAL STAFF: AYUDA Y APOYA AL PERSONAL DE LNEA. LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: DIVERSAS COMBINACIONES DE LA DIVISIN DE FUNCIONES Y LA AUTORIDAD A TRAVS DE LAS CUALES SE REALIZA LA ORGANIZACIN.

LINEAL FUNCIONAL LNEA Y ASESORA DE COMITS A) LINEAL: CONCENTRA LA AUTORIDAD DE UNA SOLA PERSONA, ES DECIR LA AUTORIDAD LLEGA DIRECTAMENTE DE UN NIVEL SUPERIOR Y DONDE CADA SUBORDINAD ES RESPONSABLE SOLO ATE SU SUPERIOR JERRQUICO. VENTAJAS: ES SENCILLO Y CLARO SE ESTABLECE CON DISCIPLINA LABORAL

NO FACILITA LA RAPIDEZ DE ACCIN NO HAY CONFLICTO DE AUTORIDAD DESVENTAJAS: SE CARECEN DE LA ESPECIALIZACIN. POCA FLEXIBILIDAD PARA FUTURAS EXPANSIONES. ES DIFCIL CAPACITAR, A UNA PERSONA EN TODOS LOS ASPECTOS LOS JEFES SIEMPRE ESTN CARGADOS DE TRABAJO. ORGANIZACIN: Disposicin y arreglo de distintas unidades de que se componen un organismo administrativo y la relacin que guardan esas unidades entre si como la forma en que estn repartidas las actividades de este organismo entre sus unidades. LA ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA SUPONE: A. una estructura B. un conjunto de actividades o funciones asignadas a los rganos o sea que designa la forma en que esa empresa o institucin estn organizadas. LOS ORGANISMOS ADMINISTRATIVOS: Son un grupo de personas constituido formalmente para alcanzar, con mayor eficacia, determinados objetivos comunes individualmente no es posible lograr. LOS OBJETIVOS DE UN ORGANISMO ADMINISTRATIVO: Son los fines o metas que pretende alcanzar mediante el esfuerzo colectivo. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA: Es la forma en que estn ordenadas las unidades que componen un organismo y la relacin que guardan sus unidades entre s.

UNIDADES ADMINISTRATIVAS: Las unidades administrativas que integran una estructura son: A. LOS RGANOS B. LOS PUESTOS Y LAS PLAZAS ORDENACIN DE LAS UNIDADES: La ordenacin y el arreglo estructural de las unidades administrativas implica, en consecuencia, la creacin de:

A. RGANOS,, PUESTOS Y PLAZAS B. NIVELES JERRQUICOS A los rganos: Un rgano es la subdivisin del organismo administrativo Es la unidad administrativo impersonal que tiene a su cargo el ejercicio de una o varias funciones, o parte de ellas en determinado nivel jerrquico. Los puestos: Son unidades de trabajo especifica he impersonal, constituida por un conjunto de operaciones que deben realizar, aptitudes que deben asumir, en determinadas condiciones de trabajo. El director.- un puesto puede estar integrado por una o varias plazas. Definicin de plazas: Conjunto de labores, responsabilidades y condiciones de trabajo de manera permanente a un empleado. Ejemplo: El nmero de empleados que desempean el puesto, es el nmero de plazas que existen. RELACIN ENTRE LOS CONCEPTOS ANTERIORES La plaza es una subdivisin del puesto El puesto es una subdivisin del rgano Toda plaza corresponde a un puesto Todo puesto tiene una o varias plazas Todas las plazas del puesto tienen actividades iguales No, todos los puestos del rgano son siempre iguales Todo puesto es un rgano, pero en un rgano puede estar integrado por uno a varios puestos Un rgano es una unidad jerrquica Un puesto es una unidad especifica Ejemplo: rgano de seccin compras, tiene un solo puesto una sola plaza.

*B. Niveles jerarquicos Es una divisin de estructura administrativa que copmprende todos los rganos que tienen autoridad y responsabilidad similares, independientemente de la funcin que desarrollan.

Ejemplo: La autoridad: Significa: es la facultad de actuar o de mandar a otros. el derecho de tomar decisiones y hacer que se cumplan

Toda autoridad supone la existencia de unas responsabilidades similares, inmediatamente de la funcin que desarrollen.

LA RESPONSABILIDAD: Es la obligacin que tiene todo miembro de un rgano administrativo de cumplir sus deberes como tal. Implica: Obediencia, cumplimiento y dependencia.

CLASES DE AUTORIDAD ADMINISTRATIVA: A. Autoridad en lnea: La genera la relacin de subordinados, que existe entre jefes y subordinados B. Autoridad funcional: La que genera la relacin de mando especializado, es la existente entre un rgano especializado y en determinada funcin y los subordinados de otros jefes de lnea. Es la autoridad restringida a una actividad determinada y existe una forma paralela a la autoridad lineal.
Nota: la relacin entre asesor y jefe de lnea no implica una clase especial de autoridad. El consejo del asesor no requiere cumplimiento, no es mando y por lo tanto no es ejercicio de autoridad. El asesor en cambio tiene un jefe de lnea a quien reporta, a quien est subordinado.

LOS LIMITES DE AUTORIDAD: LA LIMITACIN DE LA AUTORIDAD SE DA DE ACUERDO HA: A. LOS NIVELES JERRQUICOS QUE COMPRENDE. Eje: un Srio. De estado y in jefe de personal B. LA CLASE DE ACTIVIDADES QUE AFECTE: Eje: un Srio. De finanzas tiene autoridad para tomar decisiones en materia financiera, aunque abarquen a los dems Srio. C. EL VALOR MONETARIO QUE IMPLIQUE: Eje: un recaudador puede tener autoridad para hacer descuentos de cargos, hasta cierta cantidad x, mayores descuentos se responsabilizan al Srio. D. AL TIEMPO QUE DURE EL EFECTO DE LA DECISIN: Eje: un jefe puede dar permiso hasta x das, mayor duracin se reserva al director o Srio. E. A LA PERMANENCIA DE ESA FACULTAD: Eje: Un Srio. De estado y un jefe de personal.

NIVELES BASICOS LOS NIVELES SUPERIORES: A) El que correspondiera a la asamblea general de accionistas en la administracin privada, que equivale al pueblo en la administracin pblica. B) El que corresponde al consejo de administracin privada que equivale al poder legislativo en la administracin pblica. LOS SUBNIVELES A veces existen niveles intermedios. Ejemplo: entre el departamento y una seccin, suele haber un nivel intermedio llamado. Oficina o entre seccin y empleado hay una subdivisin llamada mesa. Las relaciones entre los rganos: Las relaciones existentes entre los rganos pueden ser: A. DE SUBORDINACION: Llamada tambin de autoridad lineal, entre jefes y empleados. B. DE ASESORIA: Es conocida como el staff y existen entre los rganos que tienen por objeto aconsejar e informar a los rganos en lnea, en aquellos campos o actividades que requieren conocimientos y experiencia tcnica especializada. C. RELACION DE REPRESENTACIN PERSONAL: Es la que se da entre el ayudante de un jefe y los subordinados de este. La relacin entre el jefe y ayudante es la de subordinacin D. RELACIN DE MANDO ESPECIALIZADO O RELACIN FUNCIONAL: Es la que existe entre un rgano especializado en determinada funcin, que pueda dar instrucciones a los subordinados de otros jefes de lnea, sobre el mtodo de ejecucin de la actividad de la cual es responsable. Esta relacin es restringida a una actividad determinada, se da de forma paralela a la relacin lineal. En finanzas, en elaboracin Presupuestos E. LA RELACIN DE REVISIN: Es el caso de los rganos de autoridad interna. Eje: la direccin de organizacin y mtodos. Su funcin es revisar sistemticamente las operaciones realizadas por los dems rganos de la institucin, para comprobar que su atencin se ajusta a las normas y procedimientos establecidos.

NOTA: Si solo reportan las irregularidades a los jefes de lnea, para que estos tomen las medidas correctivas, actuaran como rganos asesores. Si obran en nombre del jefe en lnea, en ayuda por este por autoridad delegada, ordenando directamente a los subordinados, su actualizacin ser representacin personal. O si se tiene facultad para dar instrucciones sobre la actividad determinada, directamente a los subordinados actan como rganos de mando especializado. F. RELACIN DE SERVICIO: Este aparece cuando se ha concentrado en un solo rgano determinadas actividades que significan la ejecucin de acciones fsicas en apoyo de otros rganos, a los que estn subordinados directamente. Ejemplo: intendencia, mantenimiento. El servicio no es una relacin de asesora, por que el rgano que presenta el servicio, no aconseja para que el rgano de lnea realice un acto, sino que el rgano de servicio el que realiza los actos en apoyo del rgano servido. Los rganos de servicio no actan como rganos de ayudanta o de mando especializado, porque no hay rdenes o instituciones del servidor al servicio, sino al revs.

G. RELACION DE COORDINACION: Tambin conocida como relacin colateral. Existe entre rganos del mismo nivel, para coordinar las actividades en que intervienen varias areas de especializacin. H. RELACION DE DESCENTRALIZACIN: Se da cuando dentro de la organizacin de una institucin, es necesario crear unidades con cierto grado de autonoma y esta se da por un servicio, por territorio o por colaboracin. En el primer caso pueden estar instituidos tcnicos, que dependen del organismo central. En el tercer caso instituciones que colaboren con los objetivos del organismo central, con cierto grado de autonoma.

NATURALEZA DE LA PLANEACION ASPECTOS PRINCIPALES: 1. CONTRIBUCION AL PROPOSITO: Y a los objetivos de la empresa .EJEMPLO: EL PLAN general de produccin y los planes que lo respaldan. 2. LA PRIMACIA ENTRE LOS ADMINISTRADORES DE LA EMPRESA: La organizacin, integracin, direccin y control estn concebidas para respaldar al cumplimiento de los objetivos de la empresa, resulta obvio que la planeacin anteceda a las anteriores funciones. 3. SU GARDO DE IMPREGNACION: La planeacin es una funcin de todos los administradores. 4. LA EFICACIA DE LOS PLANES RESULTANTES: Un plan resulta eficiente si cumple su propsito con un costo aceptable, el costo no solo puede medirse en trminos de tiempo, dinero y produccin sino por el grado de satisfaccin que ofrece. ESTRATEGIAS: DEFINICIONES: 1.son programas generales de accin y de despliegue de recursos para alcanzar objetivos globales. 2. Es un programa de objetivos de una organizacin, de recursos empleados para alcanzar esos objetivos y de polticas regidoras de las compras, el uso y la disposicin de tales recursos. 3.Determinacion de los objetivos bsicos a largo plazo de una empresa, as como la adopcin de lneas de accin y de asignacin de recursos necesarios para cumplir aquellos. El propsito de las estrategias consiste en determinar y comunicar, por medio de un sistema de objetivos y polticas esenciales, un cuadro tipo de empresa que desea. Las estrategias definen la estructura de trabajo que ha de servir de gua a pensamientos y actividades.

TECNICAS DE LA PLANEACION: A) MANUALES DE: OBJETIVOS, POLITICAS, PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIN B) DIAFRAGMASDE PROCESOS Y DE FLUJO: PRESENTAN, ANALIZAN, MEJORAN Y EXPLICAN PROCEDIMENTOS. C) GRAFICAS DE GANTT: CONTROLAN LA EJECUCION DE VARIAS ACTIVIDADES Y COORDINARLAS. D) PERT (PROGRAM EVALUATION AND REVIEW TECNIQUE ) CONCEPTO MANUAL: DOCUMENTO QUE CONSISTE EN FORMA ORDENADA Y SISTEMATICA INFORMACION Y /OPROCEDIMIENTOS DE UNA EMPRESA, QUE SE CONSIDERA NECESARIAS PARA LA EJECUCION DEL TRABAJO. TIPOS DE MANUALES: POR SU CONTENIDO SE DIVIDEN: A) HISTORIA DE LA EMPRESA B) ORGANIZACIN DE LA EMPRESA C) POLITICAS DE LA EMPRESA D) PROCEDIMIENTOS E) CONTENIDO MULTIPLE (2 O MAS TEMAS)