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SuperVENTAS Mdulo de Produccin GUIA RAPIDA

MODULO DE PRODUCCION: Descripcin: EL mdulo de produccin est integrado al Sistema SuperVENTAS, tomando y proporcionando informacin de procesos que permiten coadyuvar de manera importante tanto al operacin de la venta como a la administracin de la produccin, facilitando la comunicacin entre los departamentos al contar con informacin accesible y directa, gracias a los reportes y las consultas que se incluyen en modulo. El Modulo de Produccin est pensado para automatizar los procesos cotidianos de planeacin, administracin, Supervisin y mantenimiento de la produccin desde el surgimiento del pedido de los clientes hasta la integracin del producto terminado en el inventario, pasando por todos los procesos intrnsecos de la produccin. Un panorama general de los procesos y documentos que conforman e interactan en el mdulo de produccin nos lo muestran las imgenes en las pgina siguientes, donde podemos ver de manera completa la relacin del mdulo de produccin con los departamentos de Ventas(Pedidos y Remisiones), Compras(Ordenes de compras y Entradas de compras), Inventarios (Salidas a Produccin y Entradas de Produccin, Existencias) conectados todos al flujo de datos generado desde el Consolidado de pedidos, la relacin de producto terminado a generar orden de produccin, la relacin de productos a generar orden de compra y apartados.

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Cada uno de los bloques esta detallado en las siguientes imgenes: Gua Rpida Pgina 2

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ACCESANDO AL SISTEMA:

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Para accesar al sistema de SuperVENTAS 2011 se tiene que dar doble click sobre el icono del sistema que est en el escritorio Windows.

Se abrir una ventana donde nos pedir seleccionar la empresa ( base de datos ) a la que deseamos entrar.

Para entrar daremos doble click al nombre de la empresa seleccionada y abrir la pantalla de Acceso.

En esta pantalla teclearemos nuestra contrasea personal de usuario de SuperVENTAS y le daremos un click a botn Entrar y si nuestra contrasea fue correcta, ya habremos entrado al sistema, dentro del sistema podemos observar el men de opciones y al final del mismo est el mdulo de produccin.

Seleccionamos la opcin de produccin y a continuacin seleccionamos la opcin a la que deseamos entrar, segn las opciones mostradas en el men de produccin como se muestra en la siguiente imagen.

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PROCESO DE PRODUCCION: Todo empieza con la elaboracin de pedidos por el rea correspondiente y a continuacin se define el criterio de filtrado y la fecha para la elaboracin del consolidado, el cual se hace entrando a la opcin Produccin del men principal y a continuacin seleccionamos la opcin Consolidados, como es un rea restringida a Supervisores, solo se entra con la autorizacin del Supervisor de Compras, al introducir su contrasea, como se muestra en la siguiente imagen.

Esta contrasea puede ser personalizada entrando la contrasea valida y dndole click al botn cambiar contrasea.

Ya habiendo entrado a la pantalla y si no existen un consolidado anterior (es el primer consolidado en el sistema) automticamente nos llevara hasta la pantalla de Generacin de Consolidado, donde especificaremos los criterios que se tomaran en cuenta para la generacin del nuevo consolidado, si ya existen consolidados anteriores nos muestra el ultimo generado. En la pantalla por default se utiliza el formato de Pedidos como origen de la informacin para el consolidado.

Si vamos a generar el consolidado definiendo folios de pedidos especficos, indicndolos mediante folios directos separados por comas (1115,1117,1119,1145), un rango de folios separados por guiones (1115-1122) o una combinacin de ambos(1110,1113,1115-1122, 1150-1160), debemos definir un rango de fechas amplio para asegurarnos que todos los pedidos indicados estn dentro de ese rango de fechas.( Imagen 1) Gua Rpida Pgina 9

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Para generar el consolidado en base a un rango de fechas, se deber especificar las fechas correspondientes y todos los pedidos que estn en ese rango de fechas, que no hayan sido considerados para otros consolidados y que no estn cancelados sern incluidos, as mismo no se incluirn todos los pedidos fuera de ese rango de fechas (Imagen 2). Para generar el Consolidado de un cliente o clientes especficos, se debern indicar los clientes capturando el cdigo del cliente en el formato que se tenga especificado en el sistema, por ejemplo se es a 6 dgitos y el cliente es el 898 se deber capturar 000898 llenando con ceros hasta completar los 6 dgitos, as mismo especificando un rango de fechas amplio para que se incluyan todos los pedidos vigentes de los clientes indicados. (Imagen 3). En la parte inferior de la pantalla hay tres opciones a seleccionar y se utilizaran para: A. El Consolidado es para Stock: La produccin generada con este consolidado no estar destinada a surtir pedidos ya existentes, sino para mantener un stock solicitado por el rea de ventas de ciertos productos. B. No considerar existencias disponibles: Para los clculos de cantidades a producir, no se toman en cuenta las existencias disponibles, se consideran cero (0) y tampoco se hacen apartados, es para consolidados para stock y solo aplica a productos terminado y subensambles. C. Considerar como existencia a productos de consolidados para Stock en proceso de produccin: Cuando en el sistema haya registrados consolidados para Stock (Inciso A) y aun tenga productos con saldo pendiente de producir, considerar el saldo como existencia al momento de calcular las cantidades a producir y apartar. Cuando ya se hayan especificado todos los parmetros necesarios, le daremos click al botn de Generar y se iniciara el proceso de consolidacin, el cual tardara en funcin de que tantos pedidos y que tan cargados estn de productos. Al Terminar presentara la pantalla de Control de Consolidados con la informacin como se muestra en la siguiente Imagen.

A continuacin se detalla cada uno de los datos de la pantalla de consolidados, para identificar mejor cada uno de los datos desplegados en la pantalla de Control de Consolidados, se utilizara como referencia la siguiente imagen.

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1. Folio del Consolidado, se asigna automticamente al generar nuevos consolidados, si hay ms de un consolidado generado podemos cambiar de un consolidado a otro tecleando directamente el folio en este apartado y presionando <Enter>. 2. Fecha de creacin del consolidado 3. Condiciones o parmetros especificados en la pantalla de generacin del consolidado. 4. Clave y Nombre del usuario que gener el consolidado. 5. Descripcin u observaciones asociadas al consolidado creado, texto libre. 6. Fecha de vencimiento, fecha lmite para entregar completamente producida el consolidado. 7. Estatus del Consolidado: a. NUEVO: Consolidado generado pero no grabado, an no est registrado en la base de datos. b. CREADO: El consolidado ya fue grabado en la base de datos. c. PROCESADO OP: Ya se grabo la Relacin de Productos a generar rdenes de Produccin. d. PROCESADO GOP: Ya se generaron las ordenes de Produccin de producto terminado, SubEnsambles, Listado de compras, Apartados de materias primas, subEnsambles y producto terminado. y el consolidado est listo para empezar a producirse. e. MODIFICADO: Al consolidado se le agregaron anotaciones en el cuadro de Observaciones y se grabo. f. BAJA: El consolidado se cancel antes de procesar. 8. Fecha del ltimo cambio de Estatus. 9. Clave y nombre del usuario que hizo el ltimo cambio de Estatus. 10. Cdigo del Producto Terminado. 11. Descripcin del Producto. 12. Cantidad total del producto en pedidos: Se obtiene sumando todas de las cantidades individuales del producto registrada en los pedidos. 13. Cantidad total del producto en Remisiones: Se obtiene sumando todas de las cantidades individuales del producto registrado en las remisiones correspondientes a los pedidos del consolidado. Gua Rpida Pgina 11

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14. Producto Disponible en Inventario: Se obtiene restando a la Existencia actual del producto, la suma total de saldos en apartados. 15. Cantidad de producto para Stock en Proceso: Se obtiene sumando los saldos de todos los consolidados marcados como Stock para ese producto. 16. Resultado de (Stock/Proc. + Disponible) - (Cantidad en Pedidos Cantidad en Remisiones). 17. Cantidad en Orden de Produccin: Es la cantidad de Producto que ya se indic a producir. 18. Cantidad en Entrada de Produccin: Es la cantidad de producto terminado que ya se le dio entrada al Inventario porque ya se su proceso de produccin. 19. Saldo pendiente de producir: Es la diferencia entre cantidad ordenada a producir y cantidad en entradas de produccin. 20. Cantidad de Productos que forman el consolidado. 21. Suma total de Cantidades en la columna de Pedido del consolidado. 22. Suma total de Cantidades en la columna de Orden de Produccin. 23. Suma total de Cantidades en la columna de Entradas de Produccin. 24. Botn para crear un consolidado nuevo. 25. Botn para Grabar: Si es NUEVO Graba el Consolidado en la base de datos y cambia su Estatus a CREADO, si ya existe, graba las anotaciones hechas en Descripcin y cambia su ESTATUS a MODIFICADO 26. Botn para dar de Baja: Si el Estatus es CREADO se marca como BAJA y se desmarcan los pedidos consolidados y se cancelan los apartados de producto terminado. 27. Botn para dar Generar y/o Consultar la Relacin de productos a generar orden de produccin: Abre la ventana para analizar y definir cantidades a producir, si ya existe solo la abre, si no existe la presenta en pantalla sin grabarla aun en la base de datos. 28. Imprime el listado de productos del consolidado. 29. Botn para salir de la pantalla de Control de Consolidados. Ya que se analiz el NUEVO consolidado, se acepta y se graba, le daremos click al botn Generar/Consultar Solicitud de Produccin y a continuacin se abrir la pantalla de Relacin de Productos a Generarse Orden de Produccin, siguiente Imagen.

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1. Cantidad mnima de Stock a tener de ese producto, definida en los datos del producto en el men Productos / Mantenimiento. ( Por motivos didcticos se dejo en uno para ejemplificar.) si esta en ceros no aplica. 2. Cantidad mxima de Stock a tener de ese producto, definida en los datos del producto en el men Productos / Mantenimiento. 3. Mltiplo de Cantidad a producir para Stock de ese producto, definida en los datos del producto en el men Productos / Mantenimiento. 4. Cantidad Original: Se toma de la columna de sobran/faltan del consolidado y ser utilizada para el clculo de la cantidad calculada a producir. 5. Cantidad Calculada: Es el resultado de Analizar la Cantidad original contra los parmetros de Mnimo, Mximo y Mltiplo. a. Ejemplo mnimo 1 Sobran/Faltan 0 = 0 no sobra ni falta + 1 del mnimo = Calculada a producir 1 b. Ejemplo mnimo 1 Sobran/Faltan -1 = 1 que falta + 1 del mnimo = Calculada a producir 2 c. Ejemplo mnimo 1 Sobran/Faltan 3 = 3 que Sobran - 1 del mnimo = Calculada a producir 0 6. Cantidad a Produccin: Es la nica columna de esta pantalla que es modificable, siempre y cuando no se hayan generado ordenes de produccin. Inicialmente la cantidad Calculada y la cantidad a Produccin son la misma, esta cambiara solo si se decide cambiar las cantidades finales a producir, dando doble click sobre la cantidad que se desea modificar y capturando la nueva cantidad. 7. Si esta en Rojo es que Faltan para completar el pedido, si esta en negro no ceros, sobran del disponible, si esta en ceros, la cantidad disponible es igual a la cantidad requerida en el consolidado. 8. Suma total de Cantidades en la columna de Calculado. 9. Suma total de Cantidades en la columna de a Produccin. 10. Botn Grabar: Esta accin de grabar y/o modificar las cantidades a producir se puede repetir tantas veces se requiera mientras no se generen ordenes de produccin, esta accin cambia el Estatus del Consolidado a PROCESADO OP. Solo se graban de la lista los productos que tengan cantidad en la Columna a Produccin, los que estn en ceros (0) se omiten. 11. Botn Baja: Si la relacin de Productos a Generar Orden de Produccin, ya se haba grabado y aun no se han generado ordenes de produccin, esta se puede eliminar y generar de nuevo desde el control de Consolidados. 12. Botn Generar Ordenes de Produccin: Este es el ltimo paso del proceso de generar consolidados y uno de los ms completos y delicados, este proceso es irreversible y ya no es posible deshacer los cambios efectuados por este proceso por la va de la cancelacin o baja, para este motivo se utilizaran mtodos alternos en cada tipo de documento o movimiento subsecuentes. Para entender mejor la funcin que realiza este botn debemos regresar a analizar el diagrama de PROCESOS DE PRODUCCION presentado al inicio de la gua observando todo lo que parte de la Generacin de rdenes de Produccin. 13. Botn consultar solicitud de Compra: Este Botn se habilita ya que se generan las rdenes de produccin y abre la pantalla con la relacin de materias primas a comprar, segn lo calculado en base a existencias actuales, apartados y cantidades requeridas para la produccin. 14. Botn Imprimir: Imprime la relacin de productos desplegada en pantalla. 15. Botn Salir: Cierra la pantalla y nos regresa a la pantalla de Control de consolidados. Cuando ya se termin de revisar y modificar las cantidades a producir y le damos click al botn Generar Ordenes de Produccin, se inicial proceso presentando al centro de la pantalla la siguiente imagen.

Esta nos indica con una barra de color azul el porcentaje de avance del proceso, el cdigo actual en proceso, el registro actual y el total de registros a procesar, la hora de inicio y el tiempo trascurrido. Al terminar correctamente presentara dos pantallas informndolo, de lo contrario si suceden errores durante el proceso lo comunicara con un mensaje de error.

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Al concluir el proceso y darle click a aceptar en la segunda pantalla, nos regresara a la pantalla de la Relacin de Productos a producir, con el botn de Consultar Solicitud de compras habilitado, el botn de Baja deshabilitado y la columna Cantidad a producir deshabilitada con la seleccin en rojo, ya no se pueden hacer modificaciones. Como se muestra en la siguiente imagen.

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CONSULTAR SOLICITUD DE COMPRAS. Para Consultar la Relacin de Materias primas a generarse Orden de Compra, le damos click al botn Consultar Solicitud de Compras y se abrir la pantalla que se muestra en la siguiente imagen.

1. Clave del Proveedor asignado al producto en la pantalla de Productos/Mantenimiento. 2. Clave de la Lnea del Producto. 3. Cantidad Mnima de stock a considerar al Comprar, parmetro establecido en la pantalla de Productos/Mantenimiento. 4. Cantidad Mxima de stock a considerar al Comprar, parmetro establecido en la pantalla de Productos/Mantenimiento. 5. Existencia disponible resultado de restarle a la Existencia actual la suma de los saldos en apartados del producto. 6. Cantidad Original resultado de restarle a la Cantidad Total requerida para la produccin, la existencia disponible, solo se muestran las materias primas a las que la cantidad disponible no alcanza a cubrir la cantidad requerida. 7. Cantidad Calculada resultado de sumarle a la cantidad original la cantidad en la columna de mnimo. 8. Cantidad a comprar, originalmente esta columna es igual a la anterior y es la cantidad que se tomara al generar la orden de compra. 9. Comp. = Comprado, aparecern seleccionados los productos a los que ya se les genero orden de compra, no es modificable. 10. Sel. = Seleccionado, nica columna modificable la cual utilizaremos para seleccionar a que productos le vamos a generar la orden de comprar, al seleccionar al menos un producto se habilita automticamente el botn de Generar Orden de Compra. 11. Total Calculado : Es la Suma de las cantidades de la columna Calculado. 12. Total a Comprar: Es la Suma de las cantidades de la columna A comprar. 13. Botn Generar Orden de Compra, cuando ya hayamos seleccionado todos los productos que queremos generarle orden de compra, le damos un click a este botn y :

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a. Si ninguno de los productos tiene clave proveedor asignada se generara una orden de compra sin nmero de proveedor, este se podr asignar en la pantalla de Orden de Compra que se abrir automticamente. b. Si al menos un producto tiene clave de proveedor asignada se generara una orden de compra con la clave del proveedor, este se podr cambiar en la pantalla de Orden de Compra que se abrir automticamente. c. Si hay ms de una clave de proveedor se generara una orden de compra con la primera clave del proveedor que se encuentre, este se podr cambiar en la pantalla de Orden de Compra que se abrir automticamente. 14. Botn Imprimir, imprime la relacin. 15. Botn Salir, cierra la pantalla actual y regresa a la anterior. ORDENES DE PRODUCCION. Para Consultar una orden de produccin y generar las impresiones necesarias de la misma, con los productos incluidos, los cdigos de trazabilidad, y los componentes y las cantidades de cada uno de ellos requeridos para producir el saldo de la orden, del men principal seleccionaremos Produccin/Ordenes de Produccin/Mtto. de Ordenes de Produccin, se abrir la siguiente pantalla.

Al Entrar a la pantalla de Orden de Produccin siempre presentara el ultimo folio, en caso de no haber ordenes de produccin generadas, presentara la pantalla en Blanco para capturar una nueva, en la parte superior de la pantalla tenemos tres secciones Etiquetas de Estatus, Orden de Produccin y Consolidado En la primera tenemos: Las Etiquetas de estado que nos dan una referencia del estatus que tiene actualmente la Orden y estos pueden ser: 1. **ALTA** Orden de Produccin Nueva: Se est iniciando la captura de una orden nueva, aun no se ha guardado. 2. GENERADA: Es una orden que no tiene ningn movimiento. 3. Tiene ENTRADAS: Es una orden que ya se le aplicaron entradas de produccin parciales, no ha sido completada. 4. TERMINADA: Es una orden que ya fue producida completamente, su porcentaje de avance total esta al 100%. 5. Tiene Saldos Cancelados: Al menos a uno de los productos de la orden, se le marco como saldo cancelado el cual ya se podr usar en entradas de produccin. 6. Documento dado de BAJA: Se marco como baja y ya no puede ser utilizada en Entradas de Produccin. Gua Rpida Pgina 16

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En la Segunda tenemos: 1. Folio, es un campo modificable que nos permitir ir directamente a la orden de produccin del folio que hayamos tecleado. 2. Fecha en que fue creada la Orden de Compra. 3. Notas: Seccin de texto libre para que el administrador de la produccin haga anotaciones e indicaciones las cuales se imprimirn junto con los datos. Antes de enviar imprimir o cambiar de Orden se debe de grabar dndole click al botn Grabar de la barra inferior. 4. Imprimir Listado de Trazabilidad, seleccionar esta opcin si se desea que al imprimir la Orden se imprima tambin el listado con cdigos de trazabilidad. Siempre que se seleccione esta opcin se recomienda imprimir a partir de la pagina donde inicie el listado de cdigos de trazabilidad, ya que este listado cambia el formato de impresin de la pagina hacindola horizontal y ajustada al formato. 5. Imprimir Componentes Requeridos por Producto. seleccionar esta opcin si se desea que al imprimir la Orden se imprima tambin el listado de componentes y cantidades requeridos para producir detallado por Producto. 6. Imprimir Componentes Requeridos por Componente. seleccionar esta opcin si se desea que al imprimir la Orden se imprima tambin el listado de componentes y cantidades requeridos para producir esta orden de produccin concentrado por componentes. En la Tercera tenemos: 1. Folio del Consolidado al que pertenece la orden de produccin. 2. Fecha de Creacin del consolidado. 3. Fecha de Vencimiento, fecha en que se tiene que entregar el consolidado completamente producido. En el Detalle de Productos, tenemos a la Clave del Producto y su descripcin, la lnea y la SubLinea a la que pertenece y a continuacin: 1. Ordenada: Es la cantidad que se especific en la Relacin de productos a Generar Orden de Produccin en la columna Cantidad a Producir. 2. Producida, es la Suma de las cantidades registradas en las entradas de produccin de esta Orden. 3. % de Avance, es el resultado de comparar la cantidad Producida entre la cantidad Ordenada, expresado en porcentaje. En la parte de abajo tenemos el Total de Renglones o productos registrados en la Orden y los totales de Ordenada, Producida y Porcentaje de avance y al final la barra de control con sus diferentes funciones. Al consultar una Orden de Produccin podemos darnos cuenta de estatus que tiene la orden en general y cada uno de sus productos, ya que cuenta con indicadores de Estatus, colores distintivos y columna de porcentaje de avance por producto y global por lo que lo hacen una herramienta muy til. Cancelacin de saldos de Ordenes de Produccin: Por diversas razones se puede tomar la decisin de no producir uno o varios productos de una orden de produccin o si de un producto ya se ha producido parcialmente y se decide que el saldo pendiente ya no se va a producir, para este fin se utilizara la pantalla de Cancelacin de Saldos de la Orden de Produccin, seleccionando desde el men principal Produccin/Ordenes de Produccin/Cancelacin de Saldos de la Orden de Produccin, como esta es un rea restringida al entrar nos pedir la contrasea del supervisor de compras, para poder accesar a la pantalla como se muestra en la siguiente imagen.

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Cuando ya hemos capturado la contrasea correcta el sistema nos mostrara la siguiente pantalla.

Para Cancelar los saldos de una orden de produccin, hay que indicar el Formato y el Folio de la orden, sino sabemos el formato, presionamos <F3> y lo seleccionamos de la lista. Al capturar el folio de la orden y presionar <Enter> el sistema nos desplegara la informacin del consolidado al que pertenece la orden y llenara la cuadricula con los productos que aun tienen saldo, la pantalla nos muestra la cantidad original ordenada y el saldo pendiente de producir y una columna para seleccionar a que productos deseamos cancelar el saldo. Esta opcin no cancela parcialmente el saldo, lo cancela completamente. Ya que se hayan seleccionado los productos a los que se les va a cancelar el saldo, se le da un click a botn Procesar, el sistema pedir confirmacin para la cancelacin.

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Y a continuacin en la parte inferior de la pantalla se le solicitara una clave de acceso que solo el Supervisor de Compras conoce y si la clave de acceso es proporcionada correctamente los saldos ya estarn cancelados. Ya una ves cancelados los saldos no se pueden descancelar, por eso es muy importante estar bien seguros antes de proceder. Cuando una orden de produccin tiene saldos cancelados la pantalla lo muestra como se ve en la imagen siguiente.

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ENTRADAS DE PRODUCCION.

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La operacin mas cotidiana en el modulo de produccin ya terminada la generacin del consolidado y entregadas las ordenes de produccin a cada rea es la captura de Entradas de Produccin, esta procedimiento se recomienda siempre hacerse del diario al termino de las actividades de produccin y siempre hacerlo con cantidades 100% reales, si hubo produccin capturar nicamente cantidades de productos terminados completamente y no considerar productos terminados parcialmente, para que la informacin que se genere a partir de estos datos sea realmente til para administracin de la produccin y los reportes que se generen sean fieles a la realidad. Para capturar una entrada de produccin desde el men principal seleccionar Produccin/Entradas de Produccin y nos presentara la siguiente pantalla. El sistema por default siempre presentara la ltima entrada en caso de no haber ninguna presentara la pantalla para capturar una nueva.

El Folio y la fecha del la Entrada de Produccin debemos dejarlos como los pone el sistema y en caso de que sea estrictamente necesario cambiar la fecha, hacerlo, con el consabido problema que esto puede causar en el inventario, al insertar un movimiento en el kardex fuera de fecha, creando datos errneos en las existencias, hasta que no se corran los procesos de Regeneracin de Kardex, Costos y existencias. En operacin normal nos vamos directamente a la seccin de Orden de Produccin y capturamos el folio de la orden que deseamos darle entrada, si el folio no existe nos avisara y si existe, nos presentara la informacin del consolidado y unos datos estadsticos que nos indican los das que han trascurrido desde que se genero el consolidado, desde que se genero la orden de produccin y los das que han trascurrido desde la fecha de vencimiento, estos deberan estar normalmente en negativo. La cuadricula se llenara con los productos de la orden de produccin que aun tengan saldo, con las siguientes columnas. 1. Alm. = Almacn en el cual se registrara la entrada de los productos, el sistema toma el almacn de compras para Materias Primas y SubEnsambles indicado en los parmetros de la empresa, asi como tambin toma de los parmetros de la empresa el numero de almacn para Entradas de producto terminado. 2. Clave del Producto. 3. Descripcin del Producto. Gua Rpida Pgina 20

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4. Cantidad Ordenada: Es el Saldo pendiente de producir de producto. 5. Cantidad Entrada: Inicialmente igual a la cantidad ordenada, es la nica columna modificable de la forma y permite solo capturar cantidades iguales o menores a la ordenada, as mismo la cantidad de entrada estar sujeta que haya existencia suficiente de cada uno de los componentes que forman en producto, en caso contrario presentara una de siguientes pantallas.

6. Las Columnas de Costo e Importe son informativas. Si se desea no darle entrada a un producto se debe capturar un cero (0) en la columna cantidad entrada y solo dejar con cantidad los productos que si se requiere dar entrada al inventario. Cuando ya se han capturado las cantidades correctas y reales en la entrada de produccin se procede a grabarla, luego imprimir al menos la vista preliminar para revisar que todo este correcto y a continuacin darle click al botn Procesar, representado por un engrane a un lado del botn imprimir. Cuando la entrada de produccin se procese el sistema genera automticamente una salida a produccin de los componentes que forman cada uno de los productos relacionados en la entrada, en caso de no haber existencia suficiente o no haber, se presentaran las pantallas mencionadas en el punto 7. y se cancelara la accin de PROCESAR a espera de que se den las entradas de los componentes mencionados en el mensaje para que haya existencia suficiente para procesar la entrada actual. La Referencia de que salida automtica a produccin se gener al procesar la entrada se anota en las observaciones de la misma entrada como se muestra en la siguiente imagen.

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As mismo en la Salida a Produccin generada automticamente se anota en observaciones la referencia de que entrada la genero, como se puede ver en la siguiente imagen.

CAPTURA DE CODIGOS DE TRAZABILIDAD. Cuando la entrada de produccin sea de producto terminado, se debe de indicar a que productos se les est dando entrada segn la trazabilidad que trae fsicamente el producto, quien captura la entrada debe de tener a la mano los cdigos de trazabilidad de los productos que est capturando, deber sealar estos cdigos al momento de capturar la cantidad a dar entrada, al estar en la columna de [Cantidad] deber presionar <F7> y el sistema presentara una pantalla listando los cdigos de trazabilidad del producto actual que an no han sido sealados anteriormente en otra entrada como se muestra en la siguiente imagen.

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Solo se pueden sealar la cantidad de cdigos que corresponde a la cantidad capturada en la entrada, en caso de exceder los cdigos sealadas el sistema presentara el siguiente mensaje.

En este caso el cdigo V8010_GCM la cantidad ordenada es 3 pero la cantidad a dar entrada es 2 por eso solo se pueden capturar 2 codigos de trazabilidad.

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A continuacin se muestran ejemplos de los reportes de cada una de pantallas mencionadas anteriormente.

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A continuacin se muestran las pantallas e impresiones ejemplo de cada unos de los reportes del modulo de produccin y algunas variantes posibles de cada reporte.

Con Existencia Solo Apartados

Con Existencia Solo Sobrantes

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Solo Pedidos

Con detalle de pedidos.

Resumen de consolidados

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Con detalle de productos del consolidado.

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CONSOLIDADOS PARA STOCK

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Es un tipo especial de consolidado, que tiene como objetivo el ordenar la produccion de ciertos productos que se desea tener una cantidad en stock para los fines que el area de administracion de la produccion y el area de ventas lo determinen. Para generar un consolidado para Stock se procede de la siguiente manera: 1. Se tendr que dar de alta un cliente especial, al que podemos llamar PARA STOCK, el nombre es libre y lo determinaran las reas involucradas, sin embargo siempre es recomendable que sea asociativo al fin para el cual fue creado, si el cliente ya existe solo lo utilizaremos en el punto 2. 2. Se tendr que capturar un pedido especial (el cual no tiene como origen la venta ) sino la relacin de los productos que las reas involucradas determinen que se desea ordenar la produccin para STOCK. Indicando el cliente para STOCK dado de alta en el punto 1. Este pedido estar marcado para que no interfiera en la informacin que el departamento de ventas analiza y procesa, significa que este pedido no se podr remisionar, de hecho no aparecer en la relacin de pedidos pendientes a remisionar aun cuando se indique el cliente para Stock (Punto 1) y tampoco aparecer en los reportes de pedidos que el departamento de ventas genere. Esta marca se pondr al generar el consolidado para este pedido. 3. Al generar un nuevo consolidado para stock en la seccin de Pedidos, se deber capturar el nmero de pedido capturado para este fin (punto 2) y se deber sealar que es para Stock marcando la casilla correspondiente segn se muestra en la imagen siguiente.

4. Las dos casillas siguientes, ya explicadas en la seccin de Consolidados (pgina 10) se marcaran segn se haya indicado al recibir la solicitud de producir un consolidado para stock. Recordemos que la opcion No considerar existencias disponibles solo se habilita si se indica que el consolidado es para STOCK. 5. A partir de que se marca el consolidado nuevo que sera para STOCK todos los documentos generados a partir este se marcan tanto en pantalla como en impresin con la leyenda Es para STOCK asi mismo se indicara si se selecciono No considerar existencias disponibles y/o Considerar como existencia a .. tal como se muestra en las siguientes imgenes.

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Asi tambin en las Ordenes de produccin y en las Entradas de produccin.

Y en todos los reportes que hagan referencia al consolidado, aparecer la leyenda.

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Consideraciones de Consolidados para STOCK

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Cuando se marca No considerar existencias disponibles la columna de Disponible en el control de consolidados estar totalmente en ceros (0). Aunque haya existencia disponible para esos productos, esta no se mostrar y como no se est considerando la existencia tampoco se registran apartados. Cuando se marca Considerar como existencia a productos de consolidados para Stock en proceso de produccin En la columna de Stock/Proc. Se mostrara para cada producto la suma total de los saldos pendientes de producir (hacer la entrada) de los Consolidados anteriores marcados como consolidados para STOCK. Esta cantidad es considerada en clculo de sobran/faltan, quedando la frmula de la siguiente manera: Sobran/Faltan = (disponible + Stock/Proc.) (Pedido Remisionado) La operacin y la forma de interpretar los datos de un consolidado para STOCK son igual que la de un consolidado normal, la nica diferencia est en el origen y el destino (no es la venta efectiva) y si es la de mantener una existencia suficiente para proyeccin de venta.

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CONFIGURACION DE PARAMETROS: Descripcin:

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EL mdulo de produccin requiere - antes de iniciar la operacin del mismo de la configuracin de ciertos parmetros y agregar algunos datos necesarios para poder utilizarse.
FORMATOS

En el sistema SuperVENTAS y el mdulo de Produccin, El catlogo de FORMATOS es un control de cada uno de los diferentes tipos de documentos y sus variantes que el sistema emite o genera en su operacin normal, en cual de manera individual, lleva el control del folio, el tipo, la impresora predeterminada y otros parmetros asociados a un documento. Esto permite que dentro del sistema podamos manejar ms de un formato del mismo tipo de documento, para la mejor administracin de la informacin. Para el caso del mdulo de produccin lo primero que tenemos que definir en el sistema son los formatos requeridos, esto se har seleccionando desde el men principal la opcin Catlogos/Formatos se abrir una venta como la de la imagen siguiente, como es un rea restringida nos pedir la clave del Supervisor.

Ya que hayamos capturado la clave del Supervisor y nos permita el acceso a la pantalla procedemos a buscar entre los formatos listados los que correspondan a los tipos de documentos requeridos en el mdulo de produccin los cuales son: CONSOLIDADO PARA PRODUCCION, ORDEN DE PRODUCCION, ENTRADA DE PRODUCCION y uno tipo SALIDA que corresponda a las Salidas a Produccin, si no se encontrara alguno de ellos procedemos a agregarlo, para entender mejor el procedimiento vamos a definir cada una de las columnas de la pantalla de formato segn la imagen siguiente.

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1. Clave: Identificador numrico que se le asigna al FORMATO al agregarlo a la lista de formatos y es el que se utilizara para hacer referencia al mismo dentro del sistema. De manera predefinida en una instalacin nueva el sistema ya trae definidos en el catlogo de formatos, los bsicos requeridos para una operacin mnima y sencilla. 2. Descripcin: Texto libre pero informativo que nos indica el tipo de documento, variante del tipo documento o en qu tipo de accin/informacin vamos a usar este formato. Por ejemplo ENTRADA del INVENTARIO INICIAL el Formato 19. 3. Folio Actual: Es el folio que se le asignara al crear un documento nuevo. Por ejemplo basados en la informacin de la imagen anterior, si creamos un nuevo consolidado Formato 26, se le asignara el folio 16, al grabar el nuevo consolidado en la pantalla siguiente la columna del Folio Actual en el Formato 26 cambiara a 17. 4. Serie: Es la clave de la Serie que identifica al documento del formato, esto se utiliza muy comnmente en FACTURACION debido a que muchas empresas identifican su tipo de venta o foliacin de facturas por serie. Ejemplo: Serie A para ventas de contado, Serie B para ventas de Crdito, Serie C para Clientes Grandes, etc. En el sistema sera un identificador ms del formato, en los diferentes reportes de facturacin y ventas del sistema. 5. Tipo de Documento: Es la columna que define qu tipo de documento ser asociado al formato, esta columna no es de captura, es de seleccin, al estar capturando un nuevo formato o editando uno existente, cuando llegamos a la columna de tipo de documento nos muestra un listado (como se muestra en la siguiente imagen) de los tipos de documentos que el sistema utiliza para que seleccionemos el indicado segn el formato a dar de alta o modificar.

6. Formato: Si el tipo de documento seleccionado utiliza un Formato especfico para formas Pre Impresas, aqu se capturara el nombre del archivo del formato, el cual previamente se debi haber creado en la seccin que corresponda segn el tipo de documento, Por ejemplo, si es tipo FACTURA, este se define desde el men principal seleccionamos Ventas/Parmetros de facturas. 7. A.I. = Afecta Inventarios: Se marca esta columna si el tipo de documento afecta a inventarios, por ejemplo, ENTRADAS y SALIDAS de inventario. 8. A.S. = Almacn Sugerido: Si el tipo de documento afecta inventarios se le puede indicar el almacn sugerido para que afecte al usar este formato, este almacn puede ser modificado al estar capturando el documento. 9. Es CDF = Es Comprobante Fiscal Digital: Solo aplica a FACTURAS y solo se utiliza para el modulo de interfaz con el SuperADMINISTRADOR. 10. Barra de Control del Catlogo de formatos, la imagen o texto del botn es bastante explicito segn la accin a realizar. Para agregar un formato nuevo, le damos click sobre el botn ALTA o el botn OTRO, esto nos posicionara al final de la lista, en la columna Clave, presentando ya la clave corresponde al nuevo formato, procedemos a capturar la descripcin, en la columna de folio actual, debemos de teclear el folio inicial con el cual empezara el formato a utilizarse, si no se utiliza serie la dejamos en blanco, En tipo de documento seleccionamos el que corresponda, en impresora podemos seleccionar la opcin Impresora Predeterminada, esto har que los el sistema enve los documentos a la impresora predeterminada de Windows, si deseamos una impresora especifica la seleccionamos de la lista, Formato, si el tipo de documento utiliza archivo de formato, tecleamos el nombre, si afecta a inventarios marcamos el checkbox y seleccionamos el almacn sugerido, para terminar le damos click al botn OTRO.

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La pantalla del Catalogo de formatos no es de uso comn, ya que los formatos se definen al iniciar la configuracin del sistema y lo dems es estarlos usando en la operacin diaria y no es recomendable estar cambiando los parmetros del formato, cuando ya se han generado documentos.

Ya que capturamos la clave correcta y nos da acceso al sistema, seleccionamos la pestaa Parmetros Generales 2 como se muestra en la siguiente imagen.

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Donde podemos ver tres secciones.

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1. Identificadores de documentos: Aqu se captura la Clave ISO asociado al documento, que se imprime en el encabezado del mismo. 2. Formatos a utilizar en produccin: Para consolidado y Orden de produccin, se debe de indicar la clave del formato que corresponde, segn se vio en la seccin de FORMATOS. Para Entrada de produccin y la Salida automtica a Produccin se debe de indicar la clave del formato, el tipo de entrada o salida segn el catalogo de tipos de entrada/salida en Inventarios, y el almacn sugerido para afectar con la entrada/salida. 3. Cdigo de Trazabilidad: Aqu se define la estructura que tendr el cdigo de trazabilidad que se le asignara a cada producto terminado, al cual se le genere una orden de produccin por medio de un consolidado. El sistema permite estructurar al cdigo de trazabilidad hasta con seis datos, no es obligatorio usar los seis, pero si es necesario definir al menos dos, uno que identifique al producto y el ltimo que indique el consecutivo, se recomienda llenar de la secc. 1 a la secc. 6 los que no que se deseen usar se debe seleccionar la opcin Nada, la derecha de cada seleccin se muestra un ejemplo de cmo se ver el cdigo segn el dato seleccionado, el cdigo se conformara de todas las secc. Separadas por un punto . Se cuenta con algunas las opciones de datos a escoger como se muestra en la siguiente imagen, si se selecciona Texto Libre en el cuadro de la derecha podemos teclear un texto que nos identifique el cdigo de trazabilidad, solo se puede seleccionar un Texto libre por estructura de cdigo.

TIPOS DE ENTRADA/SALIDA.

Para definir los tipos de Entrada/Salida que se ocupan en la seccin anterior, desde el men principal seleccionamos Inventarios/Tipos de Entradas/Salidas. Como es una seccin restringida se requiere la clave del supervisor.

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Ya que capturamos la contrasea correcta, el sistema nos presenta la pantalla con el listado de Tipos de entrada registrados actualmente, como se muestra en la siguiente imagen, para cambiar de Tipos de Entradas a Tipos de Salidas y viceversa, debemos seleccionar el tipo que deseamos, en la parte superior de la pantalla donde dice Consulta / Actualizacin de. Ver imagen siguiente.

Para agregar un nuevo tipo, ya sea de entrada o de salida le damos click al botn de OTRO o al botn de ALTA, esto nos posicionara en la columna: 1. Clave, con el numero sugerido para el tipo a dar de alta, podemos dejarlo o teclear el que deseamos asignar, siempre y cuando no se haya usado antes, a continuacin capturamos 2. La descripcin del tipo siempre cuidando que sea indicativo del tipo a definir. 3. En la columna de formato seleccionamos el formato que usara este tipo de estrada o salida, segn lo hayamos definido en el catalogo de formatos. 4. C.C. = Captura Costo: La debemos seleccionar si en este tipo de inventario es necesario capturar el costo, como en el caso del inventario inicial, que se estn agregando los costos y existencias iniciales es necesario capturarlo. 5. A.C. = Afecta al Costo: La debemos seleccionar si este tipo de inventario afectara al costo, por definicin todas las entradas al inventario afectan al costo, pero es decisin del usuario definir cules no desea que afecten, as mismo todos los tipos de salida no afectan el costo. 6. Activo: Indica si el tipo de inventario seleccionado esta activo y puede ser usado para nuevos movimientos de inventario, por definicin si estamos dando de alta un tipo, deber estar activo.

MANTENIMIENTO A PRODUCTOS COMPONENTES.

El flujo de informacin en el modulo de produccin est basado en la definicin de componentes, esto consiste en establecer para cada producto terminado y SubEnsamble registrado en el sistema las materias primas y/o SubEnsambles que lo componen de tal manera que se pueda determinar a detalle para el proceso de produccin de un producto, todos y cada uno de los componentes que se requieren y en que cantidades. Para capturar esta informacin en el sistema seleccionamos desde el men principal Productos/Mantenimiento y nos presentara la siguiente pantalla. Gua Rpida Pgina 44

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En la parte superior podemos ver cuatro pestaas, para capturar los componentes es la ultima (Produccin), esta pestaa solo estar habilitada si el tipo de producto es SubEnsamble o Producto Terminado, segn la seccin Tipo de producto que est a la derecha justo debajo de las pestaas. Es de entenderse que para los productos del tipo Materia Prima no se habilita porque estos son productos bsicos o componente primario, sin componentes, si tuviera componentes seria un SubEnsamble y tendramos que cambiarle el tipo. Para entrar a la pestaa de PRODUCCION como es un rea restringida se requiere la contrasea del supervisor como podemos ver en la imagen siguiente, esto es porque la seccin de produccin solo compete al rea de produccin su mantenimiento y no es necesaria su captura cuando apenas estamos dando de alta un nuevo producto.

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Ya que se capturo correctamente la contrasea del supervisor, el sistema nos da acceso a la pestaa de Produccin donde podemos darle mantenimiento a los componentes y tambin podemos si as se desea agregar al costo del producto terminado o SubEnsamble los costos directos o indirectos asociados al mismo. Para entender mejor esta seccin vamos a explicarla segn lo sealado en la siguiente imagen.

1. Cdigo del componente: Es el cdigo que tiene asignado la materia prima (MP) o Subensambles (SE) que forma parte del producto actual, en la imagen anterior el cdigo y la descripcin del producto actual lo podemos ver en la parte superior de la pantalla arriba de las pestaas en letras de color azul. Si no conocemos el cdigo del componente lo buscamos por descripcin posicionando el cursor en la columna Cdigo y presionamos <F3> cuando no estamos en modo de edicin. Ya que capturamos o seleccionamos de la lista de bsqueda el cdigo del componente presionamos <Enter> para el tome el dato y nos muestre su descripcin, tipo (SE MP) y su unidad de inventario en las siguientes columnas. 2. Descripcin del producto componente, definida en la pestaa de Datos Generales del producto componente. 3. Tipo del Componente, MP = Materia Prima o SE = Subensambles segn se defini en la pestaa de Datos generales del producto componente. 4. Cantidad del producto componente que se utiliza para formar una unidad del producto actual, es la nica columna editable adems de la del cdigo del producto componente, todas las dems son informativas o calculadas. 5. Unidad de inventario en que se integra el producto componente en el producto actual. 6. Costo unitario del producto componente, lo toma del costo promedio del inventario, si no tiene registros en inventario o no tiene costo capturado se calcula sobre costo unitario cero (0). 7. Costo total del componente, calculado a partir de la cantidad y el costo unitario. Gua Rpida Pgina 46

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8. Clave del Costo directo o indirecto, es la que identifica al costo segn el catalogo de costos, dndole click a la palabra Mantenimiento que est debajo de la columna clave entramos a la pantalla de mantenimiento de costos directos e indirectos que se muestra en la imagen al final de la lista. 9. Descripcin que identifica al costo. 10. Tipo del costo, D= Directo, por ejemplo Mano de obra, energa elctrica, agua, I = Indirecto, por ejemplo gastos de administracin, costo de venta. 11. Cantidad proporcional que le corresponde al producto actual del costo directo o indirecto segn sea el caso. 12. Costo unitario del costo, definido en la pantalla de mantenimiento de costos imagen al final de la lista. 13. Costo Total, calculado a partir de la cantidad y el costo unitario. 14. Acceso a la pantalla de mantenimiento de costos directos o indirectos. 15. Imprimir componentes, abre la pantalla de impresin de productos con detalle de componentes.

IMPRESIN DE PRODUCTOS CON DETALLE DE COMPONENTES

A esta pantalla se accede dndole click al botn Imprimir Componentes identificado con el numero (15) en la pestaa de produccin en mantenimiento de productos. Aqu podemos generar reportes de productos con detalle de componentes, esta divido en 5 secciones:

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1. Producto(s): Cuando se abre toma por default el cdigo del producto actual que estbamos consultando en la pestaa de componentes, podemos dejarlo o capturar los cdigos o rango de cdigos a los que deseamos generar el reporte, o dejarlo en blanco para que el reporte incluya a todos los productos segn los filtros indicados abajo. 2. Tipo: Seleccionar o deseleccionar segn se desee imprimir, todos, solo SubEnsambles o solo producto terminado. 3. Atributos Generales: Si se desea filtrar el reporte por uno o varios de los parmetros de esta seccin, indicarlo en el campo correspondiente, por ejemplo si deseamos generar el reporte solo de la lnea 2 SubLinea 1 lo indicaremos en la campo lnea el 2 y en el campo SubLinea el 1. 4. Agrupado por: Por default esta seleccionado Lnea, esto har que el reporte se agrupe y totalice por Lnea/SubLinea. 5. Orden del Reporte: Por cdigo del Producto o por Nombre (Descripcin) del producto, por default es por cdigo. 6. Datos a Incluir. En esta seccin se indica a que nivel de detalle de componentes deseamos generar el reporte: a. Solo producto sin detalle: Se imprime solo el listado de producto sin incluir componentes. b. Detalle a un Nivel: Se imprime el listado de componentes directos sin incluir subcomponentes si el componente fuera un SubEnsambles. c. Detalle a todos los niveles: Se imprime el listado de componentes incluyendo el detalle de componentes de cada producto componente etiquetado como SubEnsamble hasta el ltimo nivel. A continuacin se agregan imgenes de los reportes segn lo explicado en el punto 6.

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Reporte de Productos sin detalle.

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Reporte de Productos con Detalle a un Nivel.

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Reporte de Productos con Detalle a un Nivel con costos directos e Indirectos.

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Reporte de Productos con Detalle a todos los Niveles.

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