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Chapitre II.

Etapes de la mise en place du systme de gestion des archives courantes


Introduction La mise en place de la fonction archives au sein d'une organisation quels que soient sa nature, sa taille et son secteur d'activit doit tre prcde par l'tablissement du bilan de l'existant1 et la connaissance des besoins des utilisateurs des archives. Le but de cette opration est de garantir la cohrence de la fonction archives et d'assurer l'adquation entre les besoins exprims et les solutions d'archivage proposer. La dcision d'entreprendre l'analyse des besoins doit tre prise par la hirarchie de l'organisation qui doit en prciser et entriner les objectifs et les termes de rfrence, les tapes et les mthodes d'investigation. La ralisation de l'analyse de l'existant et des besoins peut tre ralise soit en interne par les propres comptences de l'organisme ou confie une socit de service spcialise en archivage. Quelle que soit son mode de ralisation, l'analyse des besoins doit tre prcde par une srie d'oprations pralables destines en faciliter le bon droulement.

.1 Lorganisation pralable
1.1. La constitution du comit de pilotage Qu'elle soit ralise en interne ou externalise, l'analyse des besoins en matire d'archivage doit tre dirige par un comit de pilotage. Sa mission est d'assurer la cohrence et le suivi de l'tat d'avancement du projet d'archivage dans son ensemble. Donneur d'ordres, le comit de pilotage veillera, entre autres, au bon droulement de l'analyse des besoins et assurera la validation de ses rsultats.

Voir ce sujet : ARES, Florence (1999). Lanalyse des besoins dans COUTURE, Carol. Les fonctions de larchivistique contemporaine, Sainte-Foy, Presses de lUniversit du Qubec, p. 31-68.

Ce comit de pilotage qui peut se muer par la suite en "comit" ou Commission des archives de l'organisme, doit tre dirig par une personne forme en techniques d'administration et de gestion des archives. Lorsque la ralisation de l'analyse des besoins est mene en interne, l'quipe charge de cette opration peut tre constitue par les personnes ressources qui travailleront sous la direction et la supervision du responsable du comit de pilotage. 1.2. La dsignation des personnes ressources Ces personnes ressources serviront d'intermdiaires entre leurs units respectives et le comit charg de l'analyse des besoins. Elles auront notamment pour tche de collecter les informations et les donnes ncessaires l'analyse de l'existant. Une fois le systme d'archivage mis en place, ces personnes ressources joueront le rle de correspondants entre leurs services respectifs et le service d'archives de leur institution. 1.3. La constitution de lquipe intervenante sur le terrain La collecte des donnes par la voie de linventaire physique est une phase ardue qui demande du temps et du personnel. Si le personnel charg deffectuer linventaire des archives n'est pas suffisant on pourra faire appel, moyennant une formation ponctuelle aux techniques de collecte des donnes archivistiques, des agents de la structure qui ont une bonne connaissance des dossiers. 1.4. La sensibilisation du personnel La conception et la mise en uvre de la fonction archives au sein d'une organisation n'est pas et ne doit jamais tre une affaire solitaire. C'est une entreprise collective dont le succs dpend largement de l'adhsion et de la participation active des producteurs-utilisateurs des archives. C'est pour cette raison qu'il est ncessaire de les informer des tenants et aboutissants du projet d'archivage en insistant sur les avantages qu'ils peuvent en tirer. L'ensemble du personnel doit notamment tre sensibilis l'importance de la phase analyse des besoins en l'invitant collaborer activement cette opration afin de faciliter la collecte des informations et des donnes. La sensibilisation peut revtir plusieurs formes. Elle peut tre faite soit de manire formelle par circulaire, note de service ou l'organisation de journes
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d'information ou de manire informelle travers des rencontres avec les diffrents responsables de l'organisation. La combinaison de ces deux formes de sensibilisation est souvent souhaitable.

.2 les outils et mthodes de collecte des donnes archivistiques


Avant de commencer la collecte des donnes, il est ncessaire daffiner sa mthodologie en dterminant le niveau danalyse.
2.1 Dtermination du niveau danalyse

Le niveau danalyse peut porter sur ces trois points : 1. Le niveau hirarchique ou l'unit administrative qui servira de base pour l'inventaire des documents; 2. Le niveau et l'unit de base pour la description des documents; 3. Les units de mesure du volume des archives. 2.1.1 Lunit administrative Concernant ce premier point, il faut signaler que l'analyse de l'existant documentaire notamment le recensement des archives peut tre effectu de deux manires: Le recensement par le sommet :

Qui consiste collecter les donnes relatives aux archives (typologie, volumtrie, accroissement, frquence d'utilisation) au niveau le plus lev de la hirarchie qui peut tre soit la direction ou le dpartement. Cette mthode peu recommande aboutit la collecte d'informations et de donnes trop gnrales, parfois imprcises, qui ne permettent pas toujours d'avoir une ide claire sur la constitution et la consistance du stock d'archives existant. Le recensement par la base :

Cest la mthode la plus recommande, qui consiste faire le recensement partir de la cellule administrative lmentaire qui est le service ou le bureau en remontant ensuite les diffrents chelons de l'organisation (division, direction) jusqu'au sommet de la hirarchie. Afin d'observer le principe de respect des fonds, l'unit de base de recensement choisie doit avoir un nom et une existence juridiques, des attributions prcises et un chef responsable.

2.1.2 Lunit danalyse des documents

Recensement au niveau de la pice :

A propos du degr d'analyse du contenu des dossiers, il convient de se poser les questions suivantes : - Se limite-t-on des ensembles dossiers? 2- Faut-il descendre au niveau de chaque dossier? 3- Faut-il aller jusquau stade des documents eux-mmes lintrieur du dossier pour sassurer quils y sont en bonne place, quil ny a pas de double emploi et que, pour les principaux dentre eux, on en connat les dtails de conservation? En guise de rponse gnrale ces rponses on peut dire que lidal est de connatre avec prcision le contenu de chaque dossier, pice par pice et, pour chacune, son dlai dutilisation courante ainsi que la destination lui rserver au terme de ce dlai. Un tel dispositif pourrait senvisager pour tout nouveau document recevoir ou crer, pour tout nouveau dossier ouvrir partir dune date fixe. Mais cela est impossible raliser et pratiquement inutile. Cest aussi parfois difficile et pas toujours utile raliser pour les dossiers en cours lorsquils prsentent un volume considrable. Cette mthode est conseille quand il sagit de dossiers constitus de documents htrognes comme les conventions, ou les documents prsentant un grand intrt pour l'administration et la recherche. Pour conclure, nous disons que l'idal serait de dcrire le contenu de chaque dossier pice par pice, mais en raison du volume des archives souvent considrable, il est conseill de faire l'analyse au niveau du dossier. Le dossier tant un ensemble de documents se rapportant la mme affaire. Recensement au niveau du dossier: Dans la majorit des cas, on peut procder au recensement au niveau du dossier, condition que celui-ci prsente un caractre dhomognit et didentit : Quil runisse un ensemble de documents se rattachant une mme affaire (ou mme objet ou personne, sujet, etc.); Quil puisse tre facilement identifis grce un titre suffisamment significatif de son contenu et un systme de cotation prcis permettant son reprage ais au milieu des autres dossiers du bureau.

Remarque: Si lobjectif de linventaire est dapprhender la totalit des dossiers du bureau pour en avoir la liste complte, cela nimplique pas que chacun deux doive ncessairement tre lobjet de vrifications minutieuses. Tout dpend ici de la part des tches de conception et de direction et de celles de simples excutions que le bureau doit assurer. Dans le cas o les premires sont prpondrantes, le recensement demandera plus de temps car il est indispensable dexaminer chaque dossier lun aprs lautre. Par contre, pour les dossiers se rapportant des procdures rptitives dexcution, il suffit de procder par sondage en se limitant un chantillon de dossier de mme catgorie suffisamment reprsentative de lensemble. Pour tre plus clair, on rsume ce qua t mentionn comme suit: Pour les sries homognes (de documents ou de dossiers), il faut une identification. Pour celles non homognes, il faut les dcrire sommairement
2.1.3 Lunit de mesure du volume

A propos des units de mesure du stock d'archives constitues par une organisation, celui-ci peut tre identifi travers trois indicateurs: L'identification des units intellectuelles; L'identification du nombre d'units physiques; L'apprciation du volume des archives.

L'inventaire des units documentaires (intellectuelles) consiste identifier le contenu et la nature des documents, par exemple: carte, plan, tude, compte-rendu, procs-verbal, convention, trait, correspondance, film, photographie, etc. Le recensement des units physiques consiste indiquer le type de matriel utilis pour le conditionnement des documents; exemple: chemise sangle, carton d'archives, classeur, registre, pochette diapositive, etc. Le volume, quant lui, est dtermin selon la nature du support sur les bases suivantes: Le mtre linaire ou le mtre cube pour les documents sur support papier. L'utilisation du mtre cube est utile pour valuer les documents en vrac. Il faut signaler ce propos qu'un mtre cube de documents quivaut douze mtres linaires environ. Le nombre d'heures d'coute pour les archives sonores et audio-visuelles. En nombre d'octets pour les archives lectroniques.

2.2. Les mthodes de collecte des donnes

L'analyse de l'existant et des besoins consiste collecter, grce des mthodes et des outils spcifiques, des donnes et des informations sur La triptyque producteur, archives et utilisateurs afin de mieux apprhender les problmes d'archivage. Ltude de l'existant ou le recensement apparat comme une dmarche prliminaire essentielle pour lamlioration des plans de classement, qui sont le fondement mme dune saine gestion des documents. Ltude de l'existant et des besoins vise faire le diagnostic de la fonction archives travers : 1. L'identification du producteur des documents ; 2. L'identification de la typologie, de la volumtrie et du contenu des archives2; 3. L'apprciation des ressources normatives, matrielles, humaines, financires et techniques ddies la gestion des archives; 4. L'analyse des besoins des producteurs utilisateurs d'archives en termes de reprage et d'accs l'information, leurs apprciations du systme d'archivage actuel et leurs attentes vis--vis du systme projet ; 5. Identifier les documents, dterminer les calendriers de conservation et une excellente connaissance de la localisation des documents; 6. Bref, linventaire des documents administratifs se prsente sous la forme dun systme dont la fonction est de permettre la collecte des renseignements ncessaires la description des problmes daccs. Cest sur la base de linventaire que reposent lidentification des dlais de conservation, la conception dun plan de classification, le choix du
2Il

est important de mentionner ici quavant dentamer toute opration de recensement, il faut avoir une ide sur ce que lon trouve gnralement dans tout bureau en termes darchives (ou de dossier).

Le contenu du stock darchives et niveau danalyse: Ce que lon trouve gnralement dans tout bureau: - Les pices relatives son organisation et son fonctionnement: organigramme, circulaires, notes de service fixant ses attributions, documents divers concernant le personnel, le matriel, dcisions relatives sa composition, ses effectifs, etc. - La collection chronologique du courrier dpart, plus rarement celle du courrier arriv, celui-ci tant le plus souvent rparti dans les dossiers daffaires (de fonction). - Les dossiers daffaires (activit): en tte desquels on trouve les dossiers de principe constitus par les textes lgislatifs et rglementaires, les dcisions faisant jurisprudence, les directives de lautorit suprieure, etc. (leur plan de classement dpend des attributions du bureau). - Ses instruments de travail, registres, fichiers, rpertoires, etc. - La documentation du bureau: collection des journaux officiels, de priodiques, revues de presse, notes dinformation, ouvrages spcialiss touchant lactivit du bureau. - Les dossiers dcoulant des procdures administratives de gestion ou dexcutiontechnique (documents de gestion) mises en uvre par le bureau dans lexercice de ses attributions. Ils sont souvent rptitifs, en grand nombre et dun intrt limit dans le temps.

cadre de classement et le choix dun mode de classement et de reprage.

Les mthodes et outils de l'analyse de l'existant et des besoins Il n'existe pas de mthodes ni d'outils standard pour l'analyse des besoins 3. Le choix d'une mthode est souvent tributaire du contexte de l'tude et notamment de : La nature de l'organisme, son ampleur, le degr de centralisation ou de dcentralisation des entits qui le composent, etc. La nature, le volume et le degr de complexit des archives traiter. L'importance des moyens humains, techniques et financiers disponibles et mobilisables pour l'opration. Au niveau de la collecte des donnes ncessaires l'analyse des besoins, nous prconisons l'utilisation des mthodes d'investigation suivantes: La mthode documentaire ; L'inventaire physique ; Lenqute ; L'observation directe. Ces mthodes qui sont complmentaires, et dont chacune des avantages mais aussi des limites, sont souvent utilises simultanment dans les tudes d'analyse des besoins en matire d'archivage.

2.2.1 La mthode documentaire

La mthode documentaire a pour objectif de dlimiter le problme d'archivage en dressant un "portrait robot "4 de l'organisme producteur des documents.
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Pour plus de prcisions sur le sujet voir : -CHARMAN, DEREK, (1986). Recensement des archives courantes et tableaux de tri : une tude RAMP accompagne des principes directeurs (PGI84/WS/26) Paris UNESCO, 71p ; -EVANS, F. et E. KELELAAR (1983). Guide pour inventorier les systmes et services dadministration des archives et de gestion des documents : Une tude RAMP (PGI 83/WS/6), Paris UNESCO. 30p.

4Lexpression

est de Marie-Anne CHABIN (2000). Le management de larchive, Paris, Hermes Science Publications, p. 171. Elle utilise aussi les termes de terrain dexercice pour dsigner le contexte de production des archives.

L'identification du producteur des archives permet la connaissance du contexte administratif et organisationnel de constitution des documents. Cette connaissance se fera travers l'analyse des textes et de la documentation rgissant les missions, les attributions, les structures et les activits du crateur d'archives. L'tude du milieu de production des archives doit se faire deux niveaux : 1. Au niveau macro c'est dire de l'organisme dans son ensemble ; 2. Au niveau micro l'chelon de chaque unit administrative lmentaire choisie comme base de recensement des archives qui peut tre le bureau ou le service. L'analyse de la documentation peut galement fournir des informations utiles quant au contexte de gestion et d'organisation des archives notamment les normes rglementaires, les procdures, les moyens financiers et humains mis en uvre pour la gestion des archives. Les archives tant le rsultat et le reflet des activits de leur crateur, la connaissance du contexte permet d'avoir une premire apprhension des archives susceptibles d'tre gnres par l'organisme5. La connaissance du milieu notamment le mandat, les fonctions et les attributions permet de rattacher chaque attribution le stock d'archives correspondant. Ces archives seront ensuite recenses grce l'inventaire.
2.2.2 Lenqute

La mthode denqute utilise gnralement le questionnaire et/ou l'interview comme instruments pour la collecte des informations. 1. Linterview : L'utilisation de l'interview est souvent indique lorsque les enquts (personnes physiques ou entits) sont regroups gographiquement ou quand il sagit dun petit organisme alors que le questionnaire est plus recommande lorsqu'il s'agit d'une population nombreuse et disperse. Le guide dinterview (voir formulaire TP) suppose des rencontres individuelles avec les responsables et une bonne technique des entrevues. Une personne suffira pour mener la rencontre avec les responsables. Elle permet la collecte
5Lanalyse

des attributions et le recensement doivent se faire sur place et non par correspondance consultation. Avant de recenser les documents, il faut connatre les activits ou attributions qui gnrent (=les archives dun service sont le reflet de son activit). Cest donc des attributions service quil convient de partir pour rattacher ensuite chacune delles les dossiers qui rapportent.

ou les du sy

dinformation uniforme. Toutefois, les rencontres ne peuvent fournir les informations que sur les grandes sries des documents administratifs (pas danalyse approfondie). Cet outil donne naissance des rponses subjectives.

2. Le questionnaire: Consiste faire parvenir chaque responsable dunit administrative ou le fonctionnaire un questionnaire visant faire dcrire par le personnel de chaque unit administrative les problmes vcus au niveau de laccs linformation. En plus de a, il permet dvaluer quantitativement et qualitativement les documents. Quant ses avantages, il seffectue rapidement et nexigeant que peu de personnel. Ses inconvnients sont nombreux: cest impersonnel, fournit des informations incompltes (dpend de la bonne volont des personnes); fournit des points de vue diffrents, informations incohrentes (tant donn la diversit des niveaux culturels de chaque fonctionnaire) et la subjectivit. L'interview et le questionnaire sont utiliss pour la collecte des informations autres que celles recueillies par la mthode documentaire et l'inventaire physique. Ces informations concernent notamment : Le taux d'accroissement des archives; Les ressources (matrielles, humaines, techniques et technologiques) ddies aux archives; Les procdures de gestion des archives (tri, analyse, classement et diffusion); Les conditions de conservation des archives, etc. L'interview et/ou le questionnaire sont galement utiliss pour : Apprhender les problmes rencontrs par les utilisateurs au niveau du reprage et de l'accs l'information contenue dans les archives ; Sonder les besoins des utilisateurs et leur apprciation du systme d'archivage actuel ; Connatre leurs attentes et leurs suggestions propos du systme d'archivage mettre en place.
2.2.3 L'observation directe

Elle complte les donnes collectes par les mthodes tudies prcdemment en apprhendant les problmes d'archivage de visu. Elle permet notamment d'observer les comportements et les attitudes des producteurs-utilisateurs d'archives dans leur situation de travail.
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Il va sans dire que l'utilisation simultane de plusieurs mthodes d'investigation entrane, lorsque les instruments de collecte des donnes ne sont pas tablis de manire rigoureuse, des redondances au niveau des informations collectes. Mais cette rptition n'est pas toujours nuisible puisqu'elle permet la confrontation, le contrle et la comparaison d'informations d'origine diverse. La collecte des informations et des donnes constitue la premire tape de l'analyse de l'existant et des besoins.

2.2.4 L'inventaire physique

La mthode d'inventaire (l'inventaire ou le recensement physique des documents) vise collecter de linformation sur le second acteur de la fonction archives savoir les documents gnrs par l'organisme. L'inventaire consiste identifier et dresser la cartographie des archives d'une organisation afin de dterminer leur valeur6. Linventaire physique permet un examen dtaill de chaque meuble de classement pour noter toutes les informations ncessaires lvaluation des documents quil contient. Ses avantages peuvent tre numrs comme suit: - Il est ralis par le personnel responsable de limplantation dune politique de gestion des documents ; - il permet didentifier prcisment la localisation des documents (pices, meubles, etc.) ce qui facilitera le travail de lvaluation, et la collecte de toute linformation ncessaire, etc. Son seul inconvnient : il demande beaucoup de temps et du personnel. Les outils utiliss cette fin se prsentent la plupart du temps sous forme de tableaux7 souvent diffrents tant au niveau de leur prsentation que de leur contenu (voir exemples de formulaire d'inventaire ci-dessous).
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Le recensement des archives courantes est une enqute runissant des informations essentielles sur la quantit, la forme et le type physique, la localisation, la condition physique, les conditions de conservation, et lutilisation des documents non encore verss, ainsi que des donnes similaires, en vue de la planification des programmes daccroissement et dlimination, des oprations de microfilmage, des programmes dquipement et dautres activits archivistiques. Linventaire cest le recensement des dossiers (voir fiche de recensement : TP). Cest une numration complte des dossiers dune administration, classs par sries ou par catgories, accompagne dinformations suffisantes pour en permettre lvaluation et le tri. Une srie de dossiers peut tre dfinie comme un ensemble de dossiers, groups soit selon un schma de classement particulier: numrique, chronologique ou alphabtique; soit parce quils revtent la mme forme matrielle (cartes microfilms, etc.) soit parce quils concernent une activit ou une fonction donne. Il convient ici dinsister que chaque formulaire dinventaire ne sert qu une seule srie de dossiers mais une srie peut exiger plusieurs formulaires, selon le nombre demplacement o les documents sont conservs.

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Le formulaire d'inventaire ci-dessous est compose de 3 zones : 1. La premire est une zone d'identification de l'unit8 et des personnes impliques dans l'opration de recensement des archives. Dans cette mme zone figure aussi la personne responsable: Nom, tlphone et poste interne de la personne responsable des dossiers. 2. La seconde concerne la localisation des archives: poste de classement des archives dans les bureaux et les services et les autres sites d'archivage, nature du matriel de rangement utilis et son degr de saturation.

Formulaire d'inventaire

8Doivent

figurer sur le formulaire le nom du dpartement ou celui du service recens, ainsi que le nom, ladresse et le numro de tlphone du service (ou la section) o les documents se trouvent effectivement. En cas dune grande administration, le formulaire ne peut pas tout contenir, alors il faut omettre quelques niveaux de la hirarchie.Cest une case rserve la dfinition de lattribution quant sa nature: prparation, tudes, consultation, dcision, excution, contrle, etc., et quant lobjet sur lequel elle porte.

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La localisation des locaux et des documents objet du recensement se fait par l'intermdiaire d'un systme de numration squentielle qui permet d'identifier le local, le type de meuble de rangement, la section du meuble et le numro du dossier (voir exemple ci-dessous). Le code 10.A.1.1 : dsigne le lieu de conservation des rapports mensuels relatifs la formation: 10 :Numro du local. A.1 : A type de meuble (A dsigne par exemple les armoires mtalliques) et le 1 : le premier meuble du genre. 1 : Section du meuble (1re tablette). La mesure du degr de saturation des quipements de rangement et par consquent le volume des archives est apprhend en comparant l'espace de rangement disponible et l'espace occup (lespace disponible moins lespace occup).
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3. La troisime zone qui est relative la description des documents comprend les sections suivantes : L'analyse et la description du contenu des dossiers, cest--dire lindication du titre des dossiers relevant de lattribution considre. Eventuellement, signalisation des documents rattachs lexercice de cette attribution pour lesquels des dlais de conservation ont t fixs par la loi ou lautorit administrative suprieure, voire par le bureau lui-mme. Il convient de rappeler quil faut identifier les sries homognes de documents ou de dossiers. Lorsque les documents ou les dossiers ne sont pas homognes, on en dcrit sommairement le contenu. Exemple: -Procsverbaux; -correspondance chronologique; -Avis lgaux; -Varia-. Les dates extrmes, c'est--dire, les dates inclusives ou extrmes des documents contenus dans un dossier ou un ensemble de dossiers; autrement dit la date du document le plus ancien et le plus rcent. Toute irruption, dans cette colonne, sera note. Catgorie des documents qui peut tre soit un document principal ou secondaire. Sur dautres fiches de recensement, elle sintitule: catgorie et forme matrielle o lon prcise les principales catgories de documents constituant la srie: correspondance, notes, rapports, etc. Ainsi que leur forme matrielle, par exemple: livres, photographie, microfilm, carte, dessin, plan, bandes, disques magntiques, etc. A ce propos, il convient de signaler, vu son importance pour le tri et l'limination des documents, la diffrence entre un document ou un dossier principal et secondaire. Un dossier principal, qui peut tre un original ou une copie, est celui qui fait foi et qui constitue une attestation officielle que telle action ou telle dcision a t prise au sein d'un organisme. Pour dterminer l'exemplaire d'un document ou d'un dossier, il faut poser la question suivante: Qui, au sein de l'organisation doit attester qu'une dcision ou une action a t mene? Un document ou un dossier secondaire est celui qui dcoule de l'exemplaire principal (souvent une copie) et qui est reu et utilis des fins d'information ou de diffusion. A titre dexemple, les factures signales dans le tableau d'inventaire ci-dessus sont des documents principaux pour le service de la comptabilit et des documents secondaires pour le service de la formation continue.

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Le type de classement adopt pour les documents est signal la 4me section du tableau, et lorsqu'il fait dfaut, il convient de le signaler dans cette rubrique9. La frquence de consultation des documents indique la section 5 du tableau, permet de dterminer la dure d'utilit des archives pour la gestion des affaires courantes, et par consquent, le dlai de leur conservation dans les locaux administratifs (Cf. thorie des trois ges). La frquence de consultation signifie le nombre de fois o un dossier a t consult pendant le mois prcdant la date de linventaire. Exemple: - Correspondance chronologique: occasionnellement pour la dernire anne; - Procs verbaux: rgulirement pour les deux dernires annes; - Avis lgaux: rgulirement pour toutes les annes; - VARIA: aucune consultation. Outil fondamental pour la collecte des informations et des donnes, le formulaire d'inventaire permet de dresser une vritable cartographie des archives au sein de lorganisation. Les donnes collectes grce l'inventaire physique, doivent tre compltes par les informations recueillies par l'enqute.

Un autre modle de fiche de recensement

Indication des rfrences de classement des dossiers ou de la srie, par exemple, dans lordre alphabtique ou numrique ou selon un schma particulier et les instruments de recherche, catalogue, index, plan de rangement, etc. sil ny en a pas, il convient den crer. Par exemple correspondance: Ordre chronologique; les procs-verbaux: ordre de sances; les factures: ordre numrique; divers: aucun ordre, Avis lgaux: ordre numrique.

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FICHE DE RECENSEMENT
Division Service Bureau Local n : tabli le :. Par :.

Equipement et espace Meuble Section meuble Capacit Espace occup Titre dossiers

Description des documents Dates extrmes EP/ ES Classement Frquence de consultation

EP : Exemplaire Principal ; ES : Exemplaire Secondaire.

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.3 Lexploitation et lanalyse et des donnes collectes (le rapport analytique) Le processus d'analyse de l'existant et des besoins se divise gnralement en trois phases interdpendantes : - La collecte des informations et des donnes, - L'analyse des informations et des donnes, - Les recommandations et la dfinition du systme d'archivage Le tout est gnralement prsent sous la forme dun rapport analytique comportant plusieurs volets : les faits (le constat), les problmes, les recommandations et les cots-bnfices des solutions proposes ainsi que le calendrier des activits (voir ci-dessous). Le calendrier des activits : Les oprations mener durant chaque phase doivent tre clairement identifies et les dlais de leur ralisation prciss. Chaque opration doit tre dcline en activits afin den assurer le suivi et le contrle. Le tableau ci-dessous, bien que gnral, fournit un exemple d'chancier d'excution des oprations relatives l'analyse des besoins.

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Exemple d'chancier d'excution de certaines oprations d'analyse des besoins (le calendrier des activits)

Le rapport analytique : L'analyse de l'existant et des besoins est sanctionne par un rapport final qui est la somme des rapports d'tape qui doivent tre valids par le comit de pilotage. Le contenu du rapport s'articule gnralement autour des axes suivants :
a. Les termes de rfrence et l'approche mthodologique de ltude.

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b. c. d. e.

Les termes de rfrence prcisent le mandat et les missions de l'quipe charge de l'tude; L'approche mthodique prcise la ou les mthodes utilises, les tapes et les moyens mis en uvre pour la raliser. L'tat des lieux (les faits ou le constat) L'analyse critique de l'existant (les problmes) Les recommandations sur le systme d'archivage Le cot et les bnfices

Le recensement physique ainsi que les autres outils de collecte des donnes fournissent de nombreuses informations. Larchiviste doit procder la compilation de cette information afin de diagnostiquer les problmes. Une partie du rapport est ainsi consacre dresser ltat des lieux. 3.1 Etablissement de ltat des lieux (les faits, le constat) Cette tape consiste dresser un constat de la situation prsente des archives travers l'tude des aspects suivants: L'existant en terme de volumtrie, typologie, contenu et taux d'accroissement des archives; L'existant en terme de ressources rglementaires et normatives; L'existant en terme de ressources humaines, matrielles et financires; L'existant en terme de procdures d'archivage; Besoins, comportements et attentes des utilisateurs des archives.

Exemple : - Total des locaux, total des meubles, des rayonnages, masse des archives courantes, intermdiaires et historiques : 95 locaux totalisant une superficie de 1000 m 2 rservs la conservation des documents; 1200 classeurs, la plupart surchargs; 9 types dquipement (classeurs, tablettes, rayonnages, botes, etc.); Prsence de documents actifs (40% de la masse documentaire) ainsi que des documents semi-actifs et inactifs (60% de la masse documentaire); etc.

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3.2.Lanalyse critique de l'existant (les problmes) Elle consiste identifier les problmes, les dysfonctionnements et les lacunes du systme d'archivage actuel. L'analyse critique de l'existant peut tre ralise suivant le mme canevas utilis pour dresser l'tat des lieux. Exemples : Labsence dune politique de gestion des archives; La perte de documents ou de dossiers dans les bureaux; Lidentification des problmes particuliers au classement. On les consigne tels quils sont perus par le personnel. Exemples: multiplicit des systmes de classement, labsence de contrle lors de la circulation, classement des dossiers inexistants; Le tri la source: la documentation produite ou reue est-elle conserve en entier ou met-on de ct les documents inutiles ds la cration? Les conditions de reprage de linformation: cette dernire est-elle trouve facilement? Les conditions de conservation: les dossiers sont-ils rangs ou en trouvet-on dans les placards, sous les bureaux et les tables de travail? Sont-ils prims; Lquipement de rangement: est-il suffisant? Etc.

3.3 Propositions de solutions (les recommandations) Cette phase consiste proposer et dfinir un nouveau systme d'archivage ou apporter les correctifs ncessaires au systme dj existant. Les solutions proposes doivent porter sur l'ensemble des lments constitutifs de la fonction archives ; seuls les priorits des actions mettre en uvre peuvent changer, et ce en fonction du contexte10. A titre dexemple on cite: Cration dun service darchives ou rorganisation du programme de traitement existant;
10La

ralit dune facture vaut mieux que mille discours. Il serait intressant de montrer la rentabilit du nouveau systme darchivage. Voir ce propos : -ROUSSEAU, Jean Yves (1980) : la rentabilit des investissements dans un service darchives, Archives, vol.12, n3, p : 5 14. Voir aussi -CAYA, Marcel (1980). Rentabilit et gestion des documents, Archives, vol. 14, n 4, p. 12-19.

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Cration dun systme de classement; Cration dun centre de traitement des documents semi-actifs; Cration dun calendrier de conservation; Elimination des documents inutiles; Versement aux archives historiques des documents inactifs qui ont acquis une valeur secondaire; Contrle des achats du matriel ; Cration dun programme de protection des documents essentiels; Recrutement du personnel qualifi ou formation des personnes impliques dans la gestion des archives; Etc.

Le cot et les bnfices: Cest une opration facultative. Il faut numrer sous cette rubrique les cots dapplication des diverses recommandations ainsi que les bnfices que lorganisme en retirera en dmontrant la rentabilit des divers lments du programme.

3.4. Dcision et mise en opration des recommandations

Lorganisation (ladministration ou lentreprise) doit prendre une dcision, positive ou ngative, touchant lensemble ou une partie du programme propos (validation du rapport par la plus haute instance). Si la dcision est positive, on doit la rendre officielle au moment opportun en la communiquant lensemble de lorganisation ou secteurs touchs (tous les services) soit par une lettre de la direction, soit par une directive ou des rglements. Une fois lappui acquis, il ne reste plus qu raliser le programme approuv. Pour y parvenir, larchiviste dispose de tous les renseignements compils dans linventaire. En guise de conclusion, on rappelle que tous ces documents recenss constituent la base pour llaboration dun plan de classement et un calendrier de conservation. Lanalyse de lexistant et des besoins dbouche sur la proposition de solutions susceptibles de corriger les dysfonctionnements du systme darchivage existant ou sur la mise en place dun systme, que nous dsignons aussi par le vocable fonction archives , lorsque celui-ci fait dfaut.

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