ASPEL-COI VERSIN 5.

5
Aspel COI procesa, integra y mantiene actualizada la informacin contable y fiscal de la empresa, en forma segura y confiable. Proporciona diversos reportes y grficas que permiten evaluar el estado financiero de la organizacin as como generar oportunamente las diferentes declaraciones fiscales. Calcula la depreciacin de los activos fijos. Mantiene interfaces con los dems sistemas Aspel e interacta con hojas de clculo, lo que contribuye a lograr una eficiente administracin de la empresa. Aspel-COI 5.5 permite a las empresas mantener su contabilidad al da y a la vanguardia tecnolgica ya que la nueva versin 5.5 del sistema lder en Mxico, incluye el manejo de comprobantes fiscales digitales y nuevas herramientas que permiten la mxima explotacin de la informacin de forma muy sencilla.

Instalacin del Software COI de ASPEL

Primero, para hacer una instalacin teniendo un mejor control sobre las carpetas que se van a modificar, necesitamos crear una carpeta donde irn los archivos del programa, por simplicidad va a ser en la carpeta raz del disco duro del sistema, que normalmente es C: / aunque en este ejemplo Es la unidad E: /. Para crear la carpeta entramos en Mi PC dando doble click sobre l.

Se nos abrir la ventana de Mi PC, en este ejemplo hay dos unidades, normalmente solo hay una, y suele ser C: en este ejemplo se maneja E: para la instalacin, luego damos doble clic sobre la unidad E:

Ya estando en la unidad E: debemos crear una carpeta nueva presionando click derecho del mouse donde se nos abrir un men como el de abajo.

Se creara una nueva carpeta a la que le pondremos el nombre de ASPEL

En caso de que no podamos cambiar el nombre, se debe dar clic derecho del mouse sobre la carpeta y luego Cambiar Nombre para poder editar el nombre. Ahora ya hemos creado la carpeta sigue instalar el software, para ello debemos dar doble click en la unidad de CD para poder ejecutar la reproduccin automtica, ver imagen 2, la unidad de CD en este caso es la D:

Y para identificarla ms fcil normalmente se pone el nombre, que es ASPEL-COI Correr automticamente y aparecer un men con varias opciones, entre ellas Instalar

Despus de dar clic en Instalar correr un asistente de instalacin en una ventana externa

Damos clic en Siguiente

Nos apareci el contrato de licencia de uso, despus de leer damos clic en S

En la tercera pantalla nos pregunta si queremos la versin completa o la versin de prueba por 30, en nuestro caso elegimos Como versin completa y registrada, entonces ya solo queda dar clic en Siguiente

Ahora nos pide el No. de Serie y el CDA, despus de ingresarlos y dar clic en siguiente, nos aparecen 3 opciones

Seleccionaremos la primera por su sencillez

Confirma la carpeta destino de instalacin, pero nosotros la cambiaremos a nuestra carpeta que creamos en la unidad del sistema, en este caso E:\ASPEL

Presionamos Aceptar y luego Siguiente

Confirma el nombre con el que se va a instalar el programa en nuestra computadora, por medio de ese lo podremos encontrar fcilmente en un futuro cuando queramos desinstalarlo dar clic en siguiente.

Empezar a instalarse, solo es cuestin de esperar unos segundos o minutos dependiendo del computador.

Ultima ventana de instalacin y damos clic en Finalizar, ya que debemos cambiar el nombre a una carpeta llamada Datos que est en E: /ASPEL/, le damos clic derecho y cambiar nombre, le ponemos el que queramos. Ahora ya podemos ejecutar COI para eso damos clic en . Inicio->Todos los Programas->ASPEL->ASPEL-COI 4.0->COI 4.0

Aparece ahora un mensaje de bienvenida Le damos clic en cerrar, y se nos abrir Otra ventana preguntndonos si queremos Usar un asistente de creacin de empresas, En nuestro caso le damos en No

En esta ventana en lugar de poner clave de acceso le damos al botn F8 de nuestro teclado, con eso pasaremos a la siguiente ventana

Aqu nos aparece la carpeta de trabajo, podemos dar clic en el smbolo de interrogacin a la derecha para seleccionarlo manualmente. Despus de eso damos clic en Aceptar. Y ya podemos empezar a trabajar en ASPEL-COI.

Requerimientos de instalacin
Procesador Intel Pentium o compatible, de 300 MHz o superior*
256 Mb de RAM* 140 Mb de espacio libre en disco duro Monitor Sper VGA (800x600) o superior Microsoft Windows NT, 2000, XP, 2003 o superior * Los requerimientos del sistema operativo pueden ser mayores. Para instalacin en servidor se recomienda un procesador superior y mayor capacidad de memoria RAM.

Catlogo de Cuentas
Hasta 20 dgitos y 9 niveles, en el nmero de cuenta. Manejo de hasta 999 centros de costos (departamentos). Consulta actualizada de saldos y auxiliares. Versatilidad para definir las caractersticas de las cuentas: naturaleza (acreedora o deudora), manejo de cuentas de contrapartida, entre otras. Determinacin automtica del saldo promedio diario para todas las cuentas. Se puede asignar a cada cuenta contable su correspondiente cuenta de contrapartida, misma que el sistema sugiere en la captura de plizas, dando gran agilidad a este proceso. Definicin de la naturaleza de la cuenta: Deudora o Acreedora. Para una fcil y eficiente generacin de los reportes y declaracin fiscales, el sistema permite clasificar a las cuentas de una manera muy sencilla, por ejemplo: Activo circulante, fijo, gastos de operacin, costos de ventas, inventarios, etc. Desde el catlogo de cuentas se pueden consultar e imprimir los auxiliares, consultar los saldos histricos y en moneda extranjera, editar plizas y muchas funciones ms.

Activos
Clculo de la depreciacin contable y fiscal de acuerdo a la LISR. Determinacin del Impuesto al Activo. Creacin automtica de plizas al dar de alta, baja o depreciar activos. Seguimiento al mantenimiento y seguros de los activos. Expediente completo de los activos incluyendo datos de ubicacin y observaciones sobre los

Plizas
Fcil captura: O Copiando y pegando a partir de otras plizas. O Utilizando el catlogo de conceptos. O Mediante las cuentas de contrapartida y de cuadre. O Integrando plizas de diferentes empresas y las recibidas por correo electrnico. O Manejo de plizas modelo para registrar movimientos frecuentes. Actualizacin automtica de saldos contables en todos los perodos cuando se realizan cambios en plizas registradas en meses anteriores (traspaso). Auditora de plizas que impide modificaciones posteriores. Facilidad para asociar y visualizar cualquier documento .doc, xis, pdf, jpg como comprobante de pliza, incluso se pueden asociar comprobantes fiscales digitales tales como las facturas electrnicas; las cuales se podrn consultar las veces que sea necesario (Almacn Digital de Documentos). Hasta 12 tipos de pliza. Nmeros de plizas con folios numricos y alfanumricos. Captura de plizas en moneda extranjera, recalculando automticamente los montos a moneda contable. Mayor dinamismo en la edicin de plizas modelo. Generacin y registro de las plizas de depreciacin, ajuste cambiario y cierre anual, sin necesidad de tratarlas como plizas modelo. Asociacin de comprobantes a las plizas (Almacn Digital de Documentos). El sistema permite asociar documentos como hojas de clculo, archivos de texto, imgenes, entre otros, hasta comprobantes fiscales digitales, para un seguimiento puntual y una integracin total al proceso administrativo de la empresa.

Consultas
Balanza de comprobacin acumulada por los movimientos y saldos de ms de un perodo. La Balanza mensual y acumulativa se puede obtener por uno o varios departamentos. Balance general, estado de resultados, diario general, libro mayor, presupuestos, depreciacin contable y fiscal de activos. Verstiles consultas con bsquedas y filtros que permiten revisar slo la informacin de inters y ubicar rpidamente el concepto requerido. Acceso a la informacin relacionada al concepto que se est consultando, sin necesidad de abrir ms catlogos o cambiar de perodo. Generacin de hojas de clculo personalizadas exportando a Microsoft Excel la informacin contable. Envo de plizas, consultas y reportes por correo electrnico. Creacin de consultas y reportes definidas por el usuario. Exportacin a formatos Internet (html), Excel (biff3), ASCII (txt), Lotus (wk1) y Dbase (dbf). Diferentes grficas como de: Liquidez, Apalancamiento, Prueba de cido, Ventas, Utilidad, Rotacin de inventarios y varias ms. Todas las consultas del sistema ahora son dinmicas. Entre otras operaciones permiten: o Revisar desde una misma ventana informacin relacionada sin necesidad de abrir ms catlogos. Por ejemplo, en el Catlogo de Cuentas, con slo ubicarse en una cuenta, en la parte inferior de la ventana se muestran los movimientos registrados para esa cuenta en el perodo que se est consultando. o Ordenar la informacin de manera ascendente o descendente por columna. o Bsquedas fonticas con slo ubicarse en un registro y teclear el primer carcter del dato buscado (por ejemplo, el primer dgito del nmero de cuenta o la primer letra de la descripcin de la cuenta). O Exportar la informacin a dispositivos mviles compatibles con Palm o Microsoft Excel. (Informacin Mvil).

Reportes
Cuenta con una gran variedad de Reportes para emitir: Saldo promedio diario de las cuentas Balance general Estado de resultados Balanza de comprobacin Auxiliares (mensuales y anuales) Conciliacin de activos Depreciacin y revaluacin de activos fijos Diario general Libro mayor Reexpresin de saldos Presupuestos

GRFICAS

Gran diversidad de Grficas, entre las que se encuentran: Liquidez Apalancamiento Prueba de cido Das de cartera Activos, pasivos y capital Rotacin de inventarios Ventas Utilidad Gastos de operacin

 Generales Barra de Herramientas de Grfica Men Modificacin de Datos de la Grfica Rotar a la Izquierda Rotar a la Derecha Imprimir Siguiente Actualizar Grfica Grabar Grfica Grfica del Usuario

Archivos de configuracin definibles por el usuario

Rangos de cuentas (mejorado). Departamentos. Catlogo de monedas. Catlogo de activos (mejorado).

Procesos
Cierre o auditora de perodos. Determinacin del Ajuste anual por inflacin. Consolidacin de empresas. Respaldo de datos por empresa. Mes de ajuste para procesos extraordinarios. Clculo del ajuste anual por inflacin de acuerdo a las nuevas disposiciones de la Ley de ISR. Mes de ajuste para la elaboracin de procesos extraordinarios. Balanza anual. Consolidacin de empresas. Generacin automtica de Plizas de: cierre, depreciacin y ajuste cambiario. Creacin de un nuevo periodo sin cerrar el anterior. Traspaso de saldos. Integracin de plizas de diferentes empresas.

Interfase con los sistemas Aspel

Las interfases de los sistemas Aspel facilitan la integracin de procesos administrativos a la vez que contribuyen a la disminucin de errores y tiempos de captura. Prcticamente todos los sistemas envan a Aspel-COI la informacin contable derivada de su operacin: Aspel-SAE genera las plizas correspondientes a las ventas, compras, movimientos al inventario, abonos y cargos de cuentas por cobrar y por pagar. En el caso de ventas y compras, las plizas pueden ser generales o bien desglosarse por cliente, proveedor, zona del cliente, del proveedor o incluso por documento. Las de movimientos al inventario tambin pueden ser generales o detallarse por lnea de producto o por impuesto. Con la versin 4.0 de Aspel-SAE la interfase puede ser en lnea. Aspel-BANCO 3.0 genera las plizas correspondientes a los cargos y abonos de las cuentas bancarias. Las plizas-cheque se pueden contabilizar en lnea. Aspel-NOI genera las plizas modelo correspondientes a las provisiones y pagos de nmina, ya sea de forma general o desglosadas por trabajador, departamento o cuenta auxiliar. Aspel-CAJA genera las plizas modelo de los movimientos de ventas e ingresos obtenidos en los puntos de venta.

FUNCIONES GENERALES DE COI:

Estas opciones se encuentran en diversas operaciones de COI, como Catlogo de cuentas, Plizas, Activos fijos, Tipos de activos fijos, etc.

Agregar Modificar Eliminar Buscar Imprimir Vistaprevia Filtrar Aplicar/Desactivar filtro Restaurar

CATLOGO DE CUENTAS:
Men Archivos Catlogo de cuentas

TIPO DE CUENTAS:
Acumulativas: No se ven afectadas por los movimientos de las plizas, sino que se actualizan automticamente de acuerdo a los movimientos que se efectan en las cuentas que dependen de ellas. Generalmente las cuentas de mayor son definidas como acumulativas. De detalle: Son las cuentas que dependen de otra, pueden ser afectadas a travs de plizas, generalmente corresponden a los niveles de auxiliares y es a travs de ellas como se van afectando los niveles superiores. En algunas ocasiones existen cuentas de mayor de las cuales no depende ninguna cuenta, por lo que sta debe ser definida como de detalle, ya que de otra manera no podrs afectarla. RUBROS: El catlogo de rubros te permite asociar en un grupo varias cuentas de un mismo tipo, permitindote asignar hasta cinco rangos por cada rubro de cuentas. Si no defines bien tus rubros de cuentas, no podrs obtener debidamente tu Balance general, as como reportes que se forman con la informacin de rangos de cuentas. Men Archivo Rubros BALANZA DE COMPROBACIN La balanza de comprobacin se puede obtener en el momento que lo desees, sin que se requiera un cierre o corte del periodo, te proporciona los datos tradicionales de una balanza como son: nmeros de cuenta, nombre de la cuenta, saldo anterior, debe , haber, saldo actual y cuadr de cuentas. DIARIO GENERAL Este diario general se conoce tambin como el libro diario, consiste en el listado de todas las plizas ordenadas por tipo de pliza y en orden ascendente de nmero de pliza. Al final del reporte se suman los totales de los movimientos de todas las plizas listadas, este reporte se puede emitir en cualquier momento sin necesidad de haber terminado el periodo y no requiere de ningn proceso de clasificacin. AUXILIARES MENSUALES Y ANUALES Los auxiliares tambin se conocen como libro mayor auxiliar. Consiste en un listado de todas las cuentas, en el mismo orden del catlogo, en cada una se menciona su nmero, descripcin y saldo inicial. Si se trata de una cuenta de detalle, se presentan tambin las plizas que la afectaron. Este reporte se puede emitir en el momento que el usuario lo desee. REPORTES FINANCIEROS El sistema te permite emitir estados financieros estndar y estados financieros diseados por ti mismo. Estos ltimos se crean con un mdulo de emisin de formatos de reporte. Este modulo manda a impresin los siguientes reportes estndar: Estado de situacin financiera. Estado de resultados. Libro mayor. BALANZA ANUAL Y CONSOLIDACIN Ese mdulo, te permite emitir una balanza de comprobacin mensual o de varios meses, y solo requiere que le proporciones los archivos de los meses que deseas incluir.

CONSULTAR EL CATLOGO DE CUENTAS: Agregar cuentas: Elegir si la cuenta es acumulativa o de detalle, indicar si la cuenta es departamental, el saldo inicial no se debe capturar aqu, el saldo final es informativo. Modificar informacin de cuentas: El nmero de la cuenta no se puede modificar, debido a que se perdera el registro de la cuenta. Para cambiar algn nmero de cuenta debers dar de baja la cuenta que tiene el nmero equivocado o que deseas eliminar. Posteriormente , debers de dar nuevamente de alta la cuenta con el nmero correcto. Eliminar cuentas: Tanto el saldo inicial como el final deben ser cero. No deber haber cuentas dependientes de niveles inferiores con estado de Alta. La cuenta no deber tener movimientos de cargo o abono en el mes (si haces un movimiento y luego modificas o eliminas la pliza, tampoco podrs dar de baja la cuenta, por lo que es ms fcil eliminarla al inicio de un nuevo mes). Notas: Trata de dar de baja cuentas a tu catlogo lo menos posible, lo que le dar mayor consistencia a tu informacin. Se recomienda realizar todas las bajas al catlogo slo una vez al ao, al iniciar un nuevo ejercicio. Buscar cuentas: Especifica el nmero de la cuenta a buscar, o el nombre (no importa que no se escriba completo), o el saldo. Despus seleccionar: Todos o Exacto o Mayor o Menor. Finalmente, clic en el botn Adelante o Atrs. Filtrar cuentas: Especificar el rango de cuentas a incluir en la consulta, el tipo de cuenta, el tipo de moneda, el departamento, el saldo final, y alguna de las siguientes opciones: Todos o Exacto o Mayor o Menor. Despus del filtrado, puede hacer clic en el botn Restaura para que vuelva a quedar el Catlogo de cuentas como estaba antes de filtrar.

CAPTURA DE MOVIMIENTOS (plizas)

Cada uno de los movimientos u operaciones realizadas por la empresa deben registrarse contablemente a travs de un documento llamado PLIZA. Es decir, cada operacin que registras normalmente en tu libro Diario, debe capturarse en el COI por medio de una Pliza. Las plizas son de tipo Diario (cuando no entra ni sale dinero de la empresa), Ingreso (cuando entra dinero a la empresa), Egreso (cuando sale dinero de la empresa) o Cheque (cuando expides un cheque para hacer un pago). Hay empresas que utilizan las plizas tipo Egreso o Cheque de manera indistinta. A travs del Men Archivos Plizas podrs dar de alta, modificar, consultar, auditar y eliminar las plizas que contienen los movimientos contables, para que posteriormente estos movimientos se afecten automticamente en los auxiliares de las respectivas cuentas. Al iniciar un nuevo periodo, el sistema mostrar las siguientes ventanas: 1. Si tienes activada la opcin Nmero secuencial, de parmetros del sistema: 2. Si tienes activada la opcin de folio nico, de parmetros del sistema: Nota: COI te propondr un nmero, pero lo podrs cambiar segn tus necesidades. El proceso que debes llevar a cabo para la captura de plizas es el siguiente: Con el Catlogo de plizas abierto (Men Archivo Plizas) clic en el botn Agregar de la barra de herramientas Captura la informacin de la pliza Graba la pliza con la tecla F3 con el botn Para el manejo eficiente de plizas el sistema te proporciona una ventana que te facilita la captura de plizas, misma que se utiliza en el alta de una pliza, modificacin de una pliza, as con en el alta de una pliza modelo: Aqu tendrs que anotar en cada tipo de pliza el nmero de folio con el que empezars a trabajar en el periodo. Aqu tendrs que anotar el nmero de folio con el que empezars a trabajar en el periodo. Nota: para encontrar rpido los nmeros de cuenta a colocar en las plizas, puedes teclear 1 y luego la tecla F2 y aparecer la primera cuenta que comienza con 1 (que equivale a Activo); si tecleas 2 y luego F2, aparecer la primera cuenta que comienza con 2 (que equivale a Pasivo); si tecleas 3 y luego F2, aparecer la primera cuenta que comienza con 3 (que equivale a Capital); si tecleas 4 y luego F2, aparecer la primera cuenta que comienza con 4 (que equivale a cuentas de Resultados), etc. PLIZAS MODELO: Las plizas modelo son plizas que se graban en un archivo, independiente al Catlogo de

plizas. De esta forma podrs accesar posteriormente a este archivo para ajustar algn dato que haya quedado pendiente de definir al momento de la captura. Tambin las puedes utilizar cuando necesitas contabilizar plizas que no sufren modificaciones substanciales en su contenido y que se deben aplicar de forma repetitiva; por ejemplo, pago de renta, de sueldos, etc. El tipo de pliza (Diario, Ingreso, Egreso o Cheque) no se puede modificar si la pliza ya fue grabada, por lo que no queda de otra ms que eliminar la pliza y volverla a hacer. Para no volver a capturar la pliza desde el principio, puedes grabar la pliza incorrecta como Pliza Modelo, despus la abres y ya puedes colocarle el tipo de pliza adecuado. Para grabar una pliza como modelo: Abre la pliza Presiona la tecla F9, o bien, clic en el cono: Para utilizar una pliza que fue grabada como modelo: Clic en el botn Agregar para hacer una pliza nueva Clic en el siguiente botn:

ACTIVOS FIJOS
CATLOGO DE TIPOS DE ACTIVOS: Los tipos de activos se definen para agrupar a los activos que, por su naturaleza, tienen tratamientos similares en cuanto al mtodo y porcentaje de depreciacin. Los datos definidos en los tipos de activos sern los que el sistema sugiera al dar de alta los activos. Men Archivos Tipos de activos CATLOGO DE ACTIVOS FIJOS: Con este catlogo COI te permitir administrar mejor tus activos fijos, proporcionndote informacin contable y fiscal. El Catlogo de activos fijos es la consulta en donde estn registrados todos los activos fijos de la empresa; los datos indicados en cada activo sern los que se consideren para realizar clculos como la depreciacin, revaluacin, clculo del impuesto al activo, etc. Como fecha de inicio de depreciacin, el sistema sugiere un mes despus a la compra. Men Archivos Activos PLIZA DE REGISTRO DE ACTIVOS: Cada vez que terminas de agregar todos los datos de un activo, debes dar clic en botn Aceptar. Una vez que agregues todos tus activos, debes hacer clic en el botn Cancelar para que el sistema te pregunte si deseas que cree la pliza por la compra de activos; aqu se sugiere que aceptes que la cree, de lo contrario tendrs que hacer manualmente una pliza donde registres la adquisicin de los activos. Si deseas una pliza por activo, cada vez que termines de capturar los datos de alguno, elige Cancelar y el sistema sugerir la pliza para ese activo. En cambio, si deseas una pliza para registrar todos los activos recin capturados, elige Aceptar despus de cada activo y cuando termines, indica Cancelar; la pliza sugerida incluir los montos de todos los activos. La pliza est desglosada por activo, por departamento y por tipo de moneda del activo. BAJA DE UN ACTIVO: Con esta opcin se indica que el activo fue vendido, robado o perdido, por lo cual debe ser eliminado contablemente. Despus de dar de baja un activo, el sistema sugiere elaborar la pliza que corresponde a la baja con la que se afectarn los saldos de las cuentas que estn involucradas. Cuando se da de baja un activo, el sistema incluye en las consultas y reportes de depreciacin el total del remanente por depreciar del activo a valor histrico. De la misma manera, en la pliza de depreciacin correspondiente se incluir el remanente. Los activos dados de baja seguirn apareciendo en el catlogo de activos, pero con status de baja.

REPORTES
CONTIENE: Catlogo de cuentas Permite imprimir el catlogo de cuentas completo o slo una parte Emisin de plizas Permite imprimir todas las plizas Balanza de comprobacin Permite imprimir la Balanza de comprobacin Diario general Permite obtener un listado con el detalle de todas las plizas que se seleccionen de este catlogo. Libro mayor Este reporte, conocido como Libro Mayor Auxiliar, te permite listar los saldos y afectaciones efectuadas a cada una de las cuentas en un mes o varios meses hasta llegar a un ao. Utiliza el formato: MAYORW.FTO, ubicado en la carpeta DATOS Auxiliares Expide los auxiliares de las cuentas de tu catlogo, en el periodo que determines. Presupuestos Refleja los saldos presupuestados contra los saldos finales de las cuentas del Catlogo Balanza de comprobacin Incluye todas las cuentas (con sus movimientos y saldos) del periodo en el que ests trabajando, a fin de comprobar la correcta aplicacin de la partida doble y que los saldos de cada cuenta correspondan a su naturaleza deudora o acreedora. Depreciacin Este reporte presenta los clculos tradicionales de depreciacin, mismos que se aplican para el ttulo II y IV de la Ley de Impuesto Sobre la renta. Estado de resultados Refleja el importe de la utilidad neta obtenida por la empresa en un determinado periodo de tiempo. Utiliza el formato: EDOREW.FTO, ubicado en la carpeta DATOS Balance general Con esta opcin obtendrs un reporte del balance general o estado de situacin financiera de la empresa. Utiliza el formato: BGRALW.FTO, ubicado en la carpeta DATOS Reexpresin de saldos Te permite conocer el monto de la reexpresin de los saldos de tus cuentas. Revaluacin de activos fijos Este reporte te permite conocer el estado de la revaluacin de tus activos. Conciliacin de activos Este reporte ofrece una comparacin de las cuentas de los activos contra los valores reales de los bienes (surge de la conciliacin entre los catlogos de cuentas y activos). Inventario de activos Este reporte te permite llevar un control de la ubicacin de los activos fijos que, o bien, saber a que persona se le tiene asignado dicho activo. Balanza anual Imprime la misma informacin que la balanza de comprobacin, slo que de varios periodos. Reportes del usuario Puedes generar un reporte con la combinacin de informacin que necesites, para explotar tu informacin eficientemente. Hojas fiscales y financieras Como un apoyo adicional a la automatizacin de tu contabilidad, cuentas con funciones avanzadas tales como las hojas de clculo fiscales y financieras predefinidas que te ofrece este programa. Con ellas, puedes manejar la informacin contable de tu negocio en el manejador de hojas de clculo de tu preferencia, para obtener clculos fiscales como la declaracin anual de impuestos, entre otros.

Catalogo de activo
Mdulos Contabilidad General Finanzas Control de Inventario Activos Fijos tiles y Herramientas

Recursos Humanos y Nminas Auditora Comunicaciones

Contabilidad General
El Mdulo de Contabilidad de ASSETS Sistema de Gestin Integral le permite mantener al da su contabilidad, si usted eligi generar automticamente los asientos de diarios de cada una de las transacciones efectuados a travs del sistema en los diferentes mdulos. Podr adems, confeccionar otros asientos de diarios de operaciones no controladas por ASSETS y emitir en cualquier momento los Estados Financieros de la entidad en mltiples monedas atendiendo a la tasa de cambio. Los Estados Financieros se pueden emitir para toda la compaa, por centros de costo o agrupaciones, en la moneda que defini como base, en la complementaria y en ambas. A travs del Mdulo de Contabilidad se puede realizar las Conciliaciones Bancarias, definir los Asientos Tipos a partir de los cuales se generaran los asientos de diarios, obtener el Mayor y los Submayores analticos. Es posible implementar las operaciones nter dependencia, as como, Efectuar los Cierres Mensuales, el Cierre Anual y realizar las operaciones de Post Balance. Se pueden obtener los Estados Financieros que necesita la Entidad para sus anlisis, pudiendo obtener una gran cantidad de reportes parametrizados extras segn sus necesidades. Puede definir el Presupuesto Contable de su entidad tanto para las Cuentas Nominales como para las Cuentas Reales. Es posible controlar la ejecucin de dicho presupuesto para un perodo y acumulado hasta la fecha, con anlisis comparativos de porciento de ejecucin de los diferentes presupuestos. Si se utilizan otros mdulos del sistema unido al de Contabilidad, se generan, automticamente, los comprobantes de operaciones de cada una de las transacciones efectuadas, en caso contrario se debe proceder a la confeccin y carga de dichos comprobantes en la opcin habilitada para ello. El mdulo consta de un men principal con las opciones siguientes: Catlogos, Cierres, Herramientas, Procesos Contables, Informes, Ayuda, Presupuesto, Importar y Exportar. Adems, tiene la Barra de Herramientas propia del mdulo, que posibilita un acceso rpido a las distintas opciones de ste.

Finanzas
En ASSETS Sistema de Gestin Integral el Mdulo de Finanzas est concebido con la idea de facilitar al usuario el control de la actividad de los cobros y pagos de su entidad, conocer su estado de cuentas bancarias y de clientes, as como del estado de los anticipos en Cobros y Pagos, suministrando informacin muy detallada acerca de las Cuentas por Cobrar y por Pagar. Permite realizar los cobros a clientes, realizar los pagos a proveedores y suministradores manteniendo actualizados los subsistemas de Cuentas por Cobrar y Pagar. Es posible adems, llevar un control de los saldos anticipados de los clientes o en los proveedores, dar tratamiento a las Letras de Cambio, controlando los Efectos por Cobrar y Pagar. Es posible obtener los Estados de Cuentas de los Clientes y Proveedores, as como un conjunto de informes estadsticos para el anlisis de las Cuentas por Cobrar y Pagar y sus vencimientos. El Mdulo de Finanzas permite tambin controlar las Operaciones de Caja Chica y realizar los Flujos de Caja.

Al igual que en los mdulos anteriores se generan automticamente a la Contabilidad los asientos de diario derivados de estas operaciones. El mdulo consta de un men principal con las opciones siguientes: Catlogos, Otras Deudas, Herramientas, Cobros, Caja Chica, Ayuda, Pagos, Flujo de Caja, Estado de Cuentas, Cierres.

Control de Inventario
ASSETS, Sistema de Gestin Integral, permite mantener un control estricto del inventario perpetuo de los almacenes. Desde esta opcin del Mdulo Control de Inventario se pueden realizar conteos fsicos de los productos y hacer ajustes, tanto de existencia fsica, como de precios de costo de los artculos. Adems, se tiene acceso a la informacin sobre la rotacin del inventario, dficit y excesos de productos en los almacenes. Asimismo, es posible obtener el submayor de productos en el que se refleja la afectacin de cada una de las transacciones sobre el inventario. Incluye doce opciones a las que se accede haciendo clic sobre el botn Inventario del men principal del Mdulo Control de Inventario. De acuerdo con la operacin que desee realizar, usted podr seleccionar cualquiera de las opciones que se muestran a continuacin: Ajustes de Existencia Fsica, Ajustes de Precios de Costo, Listado de Ajustes Efectuados, Conteo Fsico, Existencia Fsica y Disponibilidad, Submayor de Productos, Rotacin de Productos, Gestin de Inventario, Actualizar ABC, Anlisis de Inventario, Cierre y Apertura de Inventario, Cierre Mensual, Inventario Mensual Valorizado, Existencias Fsicas al Cierre.

Activos Fijos
A travs de este mdulo, ASSETS le permitir controlar, por Centros de Costos, reas y Empleados los Medios Bsicos de que dispone la Entidad. Podr controlar los procesos de Compras, Alquiler, Altas, Bajas, Prstamo, Traspasos hacia otras reas dentro y fuera de la entidad, realizar Reparaciones, controlar Ociosos, realizar Ajustes, controlar la Depreciacin acumulada de cada activo, etc. El mdulo de Activos Fijos le permite realizar revalorizaciones de los activos y actualizar, al Cierre del Mes la depreciacin acumulada de cada uno. Se pueden realizar adems, gestiones comerciales sobre los Activos Fijos como son Alquileres y Ventas de activos y de servicios asociados a ellos. Si defini en Datos de la Entidad, que se generaran los comprobantes de operaciones en el Mdulo de Activos Fijos, todas las operaciones sern contabilizadas automticamente, teniendo que definir previamente los Asientos Tipos. Puede existir tambin interrelacin con el Mdulo de Inventario, en cuyo caso desde que el activo es comprado y recepcionado en el almacn, se genera automticamente una Entrada al Mdulo de Activo Fijo y al salir del almacn por un Vale de Salida, se genera automticamente un Movimiento en el Mdulo, por lo que cuando los Activos estn en almacn, se controlan por ambos mdulos: Inventario y Activos Fijos. Esta interrelacin tambin se define en Datos de la Entidad, seccin Parmetros. Es importante destacar que el mdulo permite la generacin automtica de cdigos de activos fijos (de lo contrario es definido por el usuario), no debe confundirse el cdigo del activo con el rtulo, esto es la chapilla que identifica al activo y que puede cambiar a partir de un movimiento, por lo que en determinadas circunstancias puede ser aconsejable no utilizarlo, como por ejemplo, a la hora de obtener el submayor de un activo, en cambio el cdigo del activo una vez que se define no es modificable y a travs de ste, de forma inequvoca, siempre es posible identificar un activo.

Esta generacin automtica se define en la interfaz Parmetros de Activos Fijos y debe hacerse cuando se comienza a operar el mdulo. Las opciones de impresin de listados generales se encuentran agrupadas en una pantalla nica, desde la cual se pueden obtener un gran nmero de reportes, de alcance y formas de agrupacin diversas. Adems, todas las operaciones pueden ser impresas desde su propia interfaz. Para un controlar los accesos de los distintos usuarios al Mdulo, se define en la opcin Accesos del men Herramientas, los Centros de Costo a los que tiene acceso cada usuario, de manera que el mismo slo pueda realizar transacciones de los Activos de los Centros de Costo a los cules tenga acceso. El mdulo consta de un men principal con las opciones siguientes: Catlogos, Herramientas, Activos Fijos, Ayuda, Adems, tiene la Barra de Herramientas propia del mdulo, que posibilita un acceso rpido a las distintas opciones de ste, ya que presenta las ms utilizadas, stas son: Comenzando de izquierda a derecha: Salir Salidas, Conteo Fsico, Parmetros, Movimientos, Cierre Mensual, Catlogo de Activos, Facturas, Informes, Entradas, Alquiler, Ayuda.

tiles y Herramientas
A travs de este mdulo ASSETS Sistema de Gestin Integral permite controlar los tiles y Herramientas de la Entidad, por Centros de Costos, reas de Responsabilidad y Empleados. Podr controlar los procesos de Entradas, Salidas y Traslados. Se integra con los mdulos de Contabilidad General e Inventario. Las opciones de este mdulo son: Catlogos, Herramientas, Tareas, Ayuda. Adems, tiene la Barra de Herramientas propia del mdulo, que posibilita un acceso rpido a las distintas opciones de ste, ya que presenta las ms utilizadas, stas son: Comenzando de izquierda a derecha: Salir, Entradas, Conteo Fsico, Parmetros, Salidas, Informes, Catlogo de tiles, Ayuda. Traslados,

Recursos Humanos y Nminas

El mdulo Recursos Humanos de ASSETS est concebido para calcular las nminas y controlar los recursos laborales de una entidad. Ambas actividades comparten una base de datos nica, por lo que se reduce considerablemente la posibilidad de ocurrencia de errores. Desde Recursos Humanos se pueden controlar ntegramente los recursos laborales: empleados, estructura organizativa de la entidad y plantilla. Siempre que se introducen altas, bajas y otros movimientos de los empleados, se actualiza automticamente el registro de empleados y se generan los reportes correspondientes. Es posible modificar plantillas, introducir cambios en la estructura organizativa, crear nuevos cargos y realizar conversiones de plazas. El sistema es multinivel, es decir, permite diferenciar subordinacin en las estructuras organizativas y el intercambio de informacin entre ellas, por lo que puede establecerse un nivel superior o corporativo donde se consoliden los datos de los niveles inferiores, bien con propsitos operacionales o estadsticos. El sistema puede calcular y contabilizar nminas de salario para cualquier tipo de pago (sueldo fijo, jornal, pago por rendimiento), incluyendo el pago de vinculaciones colectivas, horas extras, condiciones laborales anormales e interrupciones. De igual forma, calcula y contabiliza las

nminas de vacaciones y subsidios y nominillas de diferentes tipos (salario, vacaciones, subsidios, reintegros, estimulacin...). Todos los procesos automticos se realizan siguiendo los criterios y restricciones establecidos por la legislacin laboral vigente en el pas. Est habilitado para considerar diferentes fondos de tiempo mensuales y diarios que pueden ser definidos por el usuario de acuerdo a las caractersticas de la entidad, as como manejar estructuras salariales mviles: pago de idoneidad fija, mvil y retribuciones complementarias, pagos por resultados finales y medidas salariales. Finalmente, proporciona salidas en formato DBF y TXT para entregar al banco, en aquellas entidades que utilizan el pago por tarjeta magntica a todos los empleados o slo a un grupo de ellos. Los clculos se realizan con una precisin de hasta doce dgitos, lo que permite que la acumulacin de vacaciones de los trabajadores se efecte con casi total exactitud. En efecto, est establecido que todo trabajador acumule un mes de vacaciones por cada 11 meses de trabajo. Esto significa, para un empleado con fondo de tiempo de 24 das, que por cada mes de trabajo acumular 24 / 11 = 2.18181818 lo que es similar, el 9.0909% del tiempo trabajado y el salario devengado. Este sistema posee un alto grado de parametrizacin, y puede ser personalizado fcilmente, por lo que es til en entidades de diversas naturaleza. Proporciona opciones de seguridad que permiten limitar el acceso a los diferentes procesos del sistema de acuerdo al perfil de cada usuario.

Auditora
El Mdulo de Auditora de ASSETS le permite al usuario realizar una revisin integral de todas las transacciones efectuadas desde los distintos mdulos del Sistema, as como de los Catlogos, alertando en cada caso, sobre problemas que pudieran conducir a no obtener los resultados previstos. En l se resume la experiencia de trabajo, en la deteccin de los problemas ms frecuentes, del equipo de Diseadores e Instaladores de todas las versiones de ASSETS incluida ASSETSNS. Muchos de los aspectos detectados son corregidos en el propio proceso de Auditora y otros se sealan para que el usuario los rectifique. Las distintas auditoras tienen un reporte asociado, que le permite al usuario imprimir los resultados deseados y posteriormente revisar la informacin a rectificar. Tambin brindan la posibilidad de realizar grupos de auditoras en un solo proceso, lo que permite ahorrar tiempo y esfuerzo al interesado. Por este motivo, aparecen opciones que facilitan marcar todas las auditoras que se desean realizar. Adems pueden consultarse los registros de Transacciones de todos los Mdulos, as como, las Trazas de las operaciones realizadas por cada usuario que opera el Sistema. Un aspecto, de suma importancia que brinda este Mdulo es la Conciliacin entre los distintos mdulos y el Mdulo de Contabilidad. Como se ha explicado en captulos anteriores, una de las principales ventajas de Assets, es la generacin automtica de comprobantes de operaciones desde todas las transacciones, a partir de las regularidades contables o asientos tipos definidos, de manera que la confirmacin de cada documento conlleve un asiento contable. Si los Asientos Tipos estn bien definidos, debe ocurrir que los saldos desde los mdulos coincidan con los correspondientes saldos de las cuentas en el Mdulo de Contabilidad. Por ejemplo los Anlisis de Facturas Pendientes de Cobro desde el Mdulo de Finanzas, debe coincidir con el saldo de las Cuentas por Cobrar, los Anlisis de Ventas desde el Mdulo de Inventario debe coincidir con el saldo de las Cuentas de Ingresos, asimismo los Anlisis de Existencias deben coincidir con las Cuentas de Inventario, las de Costo de la Venta con los Anlisis de Ventas a precio de costo y as ocurre con todos los anlisis desde todos los mdulos.

No obstante, puede darse el caso de definiciones indebidas de los asientos tipos, o asientos llevados directamente al Mdulo de Contabilidad sin haber pasado un documento por un Mdulo que podra traer un descuadre. Este podra ser el caso por ejemplo, de un cobro pasado directamente por Contabilidad que rebaje la cuenta por cobrar de un Cliente, sin haber realizado el Cobro desde Finanzas, en el que se liquide la deuda del documento Factura u Otra Deuda, por tanto seguir saliendo la Factura pendiente en los Listados de Finanzas, sin embargo el saldo de la Cuenta por Cobrar ya est rebajado. Los aspectos fundamentales que revisa y alerta este Mdulo de Auditora son los siguientes: Auditora Contable Auditora al Catlogo de Cuentas Contables Auditora a los Comprobantes de Operaciones Documentos del resto de los Mdulos confirmados y sin contabilizar Cuentas con saldos contrarios a su naturaleza Auditora General del Sistema Transacciones de Inventario no confirmadas Transacciones de Finanzas no confirmadas Transacciones de Activos Fijos no confirmadas Transacciones de tiles y Herramientas no confirmadas Conciliacin entre el Mdulo de Contabilidad y el resto de los Mdulos Revisin de las Trazas del Sistema Registro de Transacciones

El mdulo tiene un men principal con las opciones siguientes: Catlogos, Otras Auditoras, Registro de Transacciones, Ayuda, Auditoras Contables, Conciliacin entre Mdulos, Herramientas.

Comunicaciones
ASSETS esta diseado para Multi Compaa, con una estructura organizativa a varios niveles, en la que podrn existir: Grupo Corporativo, Corporativo, Grupo de Agrupaciones y Agrupaciones y que se intercambien informacin con el fin de Consolidarla. Los procesos fundamentales de este Modulo son: Envo de Informacin Recibo de Informacin

A travs del proceso de Envo de Informacin se podr enviar, entre niveles autorizados de la estructura, todas las transacciones de todos los Mdulos de ASSETSNS. Slo en el caso de los comprobantes de operaciones de la Contabilidad, puede enviarse un comprobante resumen. Cada Entidad podr definir en el proceso de Envo, las transacciones a enviar. La Entidad que recibe la informacin podr seleccionar las transacciones que desea recibir y a partir de aqu actualizar la informacin de la Base de Datos. Una vez actualizada la Informacin podr emitir todos los Anlisis del Sistema, incluidos los Estados Financieros.

En lugares con estructura Corporativa deben existir codificadores nicos, de forma tal que la informacin que fluya de un lugar a otro tenga consistencia. Si los Codificadores no son nicos, solo se podr enviar y recibir los Comprobantes de Operaciones, en cuyo caso es imprescindible definir en el Catlogo de Cuentas Contables el Cdigo Interno de la Cuenta para la Agrupacin y el Cdigo de la Cuenta para el Corporativo. En estos casos el proceso de Envo ejecuta un proceso de conversin y el comprobante que se enva de la Agrupacin para el Corporativo se manda con el Cdigo de la Cuenta para el Corporativo.

Definicin especfica de activos fijos de la empresa: descripcin, clave, ubicacin, tipo, nmero de serie, etctera. Consulta de depreciacin y revaluacin de activos (monto, fecha, mtodo, tasa, entre otros). Pliza de registro de activos. Captura de nmeros de serie y observaciones. Compra de activos en moneda extranjera. Seleccin o bsqueda especfica de informacin.

PRIMEROS PASOS EN ASPEL-COI WINDOWS:

Crear una carpeta por cada contabilidad que se quiera llevar, de preferencia, en una memoria porttil (USB). Cargar el programa COI Seleccionar la empresa con la que se va a trabajar (en este caso es EMPRESA INVLIDA, S.A. DE C.V.) y dar clave maestra, que es la tecla de funcin F8 Para indicar la carpeta con la que se va a trabajar y en la que se almacenarn los archivos de la contabilidad, debes ir a Men Archivos Administracin de periodos Presionar la tecla F11 para indicar el Directorio de trabajo y el Mes de trabajo Cuando se trate de una contabilidad nueva, aparecer el siguiente mensaje, al que hay que contestar que s.

Escoger el tipo de catlogo de cuentas que deseas: Vaco, Estndar general, de Empresa manufacturera, de Empresa comercial o de Empresa de servicios) Cuando el sistema te pregunte si deseas el Catlogo estndar de rubros, contesta que s, a menos que quieras definir cada uno de los rangos que abarcarn las cuentas (y no lo recomiendo) Cuando el sistema te pregunte si deseas el Catlogo estndar de Departamentos, contesta que s para manejar Centros de Costos En caso de utilizar monedas extranjeras, seleccionarlas y pasarlas al cuadro de la derecha:

 Seleccionar el Mes de trabajo A partir de este momento podr trabajar con la contabilidad de Enero de 2007 o del Mes que hayas elegido. NOTA: Cuando ya no es una Contabilidad Nueva, basta con: Cargar el programa COI Seleccionar la empresa con la que se va a trabajar (en este caso es EMPRESA INVLIDA, S.A. DE C.V.) y dar clave maestra, que es la tecla de funcin F8 Para indicar la carpeta con la que se va a trabajar y en la que se almacenarn los archivos de la contabilidad, debes ir a Men Archivos Administracin de periodos Presionar la tecla F11 para indicar el Directorio de trabajo y el Mes de trabajo

CONFIGURACIN DEL ASPEL COI

Ir a Men Configuracin Parmetros del Sistema

CUENTAS

PLIZAS

ACTIVOS

MULTIMONEDA

CONFIGURACIN DATOS DE LA EMPRESA

Por cada empresa que se quiera dar de alta, se debe pedir primero a Aspel la clave para darla de alta Consultar ayuda del Aspel COI

CONFIGURACIN PERFILES DE USUARIO

USUARIOS Se utiliza para dar de alta a cada usuario del COI, asignndoles su correspondiente clave de acceso (para ya no utilizar F8) y su perfil (definir cules sern las opciones a las que el usuario tendr acceso y cules no: Capturista, Auxiliar, Contador, etc) MENSAJE A USUARIOS Se utiliza para mandar mensajes a los usuarios del COI, por ejemplo, para recordarles que tienen que entregar X trabajo a tal hora o tal da. Estos mensajes slo aparecen cuando el usuario entra al COI con su clave propia (y no F8)

CONFIGURACIN PREFERENCIAS
BARRA DE HERRAMIENTAS Se utiliza para agregar o quitar iconos en las barras de herramientas de COI APLICACIONES ASOCIADAS Se utiliza para indicar las rutas donde se encuentra la Calculadora de Windows, el Bloc de notas y el Excel

CONFIGURACIN MODO ALTERNO DE CAPTURA

Si se activa, la tecla <ENTER> funcionar igual que la tecla <TAB>, es decir, al presionar <ENTER> brincar el cursor de campo en campo a la hora de capturar plizas

CONFIGURACIN ACTIVAR SUGERENCIAS

Si se activa, cada vez que entre a COI se desplegar una ventana con muchos tips sobre el uso del COI

RESPALDAR INFORMACIN
Esta opcin sirve para copiar tus archivos de trabajo a otros dispositivos, como un disquete o al mismo disco duro, en otro directorio. Esta operacin te permite contar con un antecedente de todos los movimientos que se efectuaron para que, en caso de que algn archivo se dae definitivamente, puedas reestablecerlo en tu directorio de trabajo. El procedimiento es muy sencillo: Men Utileras Respaldo de archivos Generacin de respaldo Indica el Directorio destino, es decir, unidad y ruta en donde se almacenar el respaldo. Anota los campos que te pide esta ventana en su parte superior, sin olvidar el nombre que llevar tu respaldo.

REINSTALACIN DE RESPALDO
Con esta opcin podrs reinstalar los archivos que hayas respaldado con anterioridad. El procedimiento es el siguiente: Men Utileras Respaldo de archivos Reinstalacin de respaldo Indica el directorio fuente, es decir, la unidad donde se encuentra localizado el respaldo

PROCESOS
Borrado de movimientos: Esta funcin te permite borrar los movimientos del periodo en el que te encuentras, con dos modalidades: 1. Borra las plizas capturadas. 2. Borra las plizas y tambin el saldo inicial (que corresponde al saldo final del periodo anterior). Contabilizacin: Debers ejecutar este proceso cuando: Capturaste alguna pliza y tenas desactivado el parmetro de Contabilizacin en lnea en tus Parmetros del sistema. Cuando en algn periodo capturaste plizas sin la Contabilizacin en lnea, a fin de contabilizarlas posteriormente. Nota: Esta operacin leer el archivo de plizas del periodo y registrar los cargos y abonos a las cuentas correspondientes y a los departamentos (si hay movimientos departamentales). Si efectas este proceso en un periodo donde ya se haban afectado las cuentas, los datos no se duplicarn. Consolidacin: Esta funcin te permite manejar una de las empresas que tengas autorizadas por tu licencia de uso como empresa consolidadora, en la cual se reunirn todos los datos de los archivos de Cuentas y de Cuentas-departamentos de las dems empresas del corporativo. Balanza anual: Este proceso emite una Balanza de comprobacin conteniendo la informacin de varios meses, incluso hasta de una ao. A diferencia de una balanza de comprobacin normal, la Balanza anual no slo se reporta, sino que se archiva en disco, como un periodo de trabajo ms. Para accederla, debes indicar como perodo de trabajo Ao/05 (mes correspondiente). Ya ubicado en el periodo anual, debes revisar el Catlogo de cuentas, consultar la Balanza de comprobacin o emitirla en forma de reporte.