FILTROS EN EXCEL Los filtros Excel facilitan la busqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con

el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero s permite aplicar formato, representar en grficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar.

Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra slo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:

Autofiltro, que incluye filtrar por seleccin, para criterios simples Filtro avanzado, para criterios ms complejos

A diferencia de la ordenacin, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar. Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en grficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo. Autofiltro Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecern las flechas de Autofiltro la derecha de los rtulos de columna del rango filtrado. a

Rango sin filtrar Rango filtrado

Microsoft Excel indica los elementos filtrados en azul. Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un valor u otro. Tambin puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar las filas que cumplan ms de una condicin en una columna; por ejemplo, las filas que contengan valores comprendidos en un rango especfico (como un valor de Davolio). Filtro avanzado El comando Filtro avanzado permite filtrar un rango en contexto, como el comando Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tiene que escribir los criterios segn los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango. Un rango de criterios permite filtrar criterios ms complejos. Ejemplos de criterios complejos Varias condiciones en una sola columna Si incluye dos o ms condiciones en una sola columna, escriba los criterios en filas independientes, una directamente bajo otra. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta las filas que contienen "Davolio," "Buchanan" o "Suyama" en la columna Vendedor. Vendedor Davolio Buchanan Suyama Una condicin en dos o ms columnas Para buscar datos que cumplan una condicin en dos o ms columnas, introduzca todos los criterios en la misma fila del rango de criterios. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra todas las filas que contienen "Producto" en la columna Tipo, "Davolio" en la columna Vendedor y valores de ventas superiores a 1.000 $. Tipo Vendedor Ventas Producto Davolio >1000 Una condicin en una columna u otra Para buscar datos que cumplan una condicin de una columna o una condicin de otra, introduzca los criterios en filas diferentes del rango. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra todas las filas que contienen "Producto" en la columna Tipo, "Davolio" en la columna Vendedor o valores de ventas superiores a 1.000 $.

Tipo Vendedor Ventas Producto Davolio >1000 Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas Para buscar filas que cumplan uno de dos conjuntos de condiciones, donde cada conjunto incluye condiciones para ms de una columna, introduzca los criterios en filas independientes. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra las filas que contienen "Davolio" en la columna Vendedor y valores de ventas superiores a 3.000 $ y tambin muestra las filas del vendedor Buchanan con valores de ventas superiores a 1.500 $. Vendedor Ventas Davolio >3000 Buchanan >1500 Ms de dos conjuntos de condiciones para una columna Para buscar filas que cumplan ms de dos conjuntos de condiciones, incluya columnas mltiples con el mismo ttulo. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra las ventas comprendidas entre 5.000 y 8.000 $ junto con aquellas inferiores a 500 $. Ventas Ventas >5000 <8000 <500 Condiciones creadas como resultado de una frmula Puede utilizar como criterio un valor calculado que sea el resultado de una frmula. Si emplea una frmula para crear un criterio, no utilice un rtulo de columna como rtulo de criterios; conserve este rtulo vaco o utilice uno distinto a un rtulo de columna del rango. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra filas que tienen un valor en la columna C mayor que el promedio de las celdas C7:C10. =C7>PROMEDIO($C$7:$C$10) Notas

La frmula que utilice con el fin de generar una condicin debe utilizar una referencia relativa para hacer referencia al rtulo de columna (por ejemplo, Ventas) o al campo correspondiente del primer registro. Todas las dems referencias de la frmula deben ser referencias absolutas y el resultado de la frmula debe ser VERDADERO o FALSO. En el ejemplo,

"C7" hace referencia al campo (columna C) del primer registro (fila 7) del rango. En la frmula puede utilizar un rtulo de columna en lugar de una referencia relativa a celda o un nombre de rango. Si Microsoft Excel presenta el error #NOMBRE? en la celda que contiene el criterio, no necesita tenerlo en cuenta, ya que no afecta a la forma en que se filtra el rango. Cuando evala datos, Microsoft Excel no distingue entre caracteres en mayscula y minscula.

Obtener ms informacin sobre el filtrado

Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios que haya especificado y ocultan las filas que no desea ver. Tras filtrar los datos, puede copiar, buscar, modificar, aplicar formato, representar mediante grficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlo ni moverlo. Tambin puede filtrar por ms de una columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional se basa en el filtro actual y adems reduce el subconjunto de datos. Con Autofiltro, puede crear tres tipos de filtros: por una lista de valores, por un formato o por criterios. Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna. Por ejemplo, puede filtrar por color de celda o por una lista de nmeros, pero no por ambos; puede filtrar por icono o por un filtro personalizado, pero no por ambos. Importante Para obtener los mejores resultados, no mezcle formatos de almacenamiento, como texto y nmeros o nmeros y fecha, en la misma columna, puesto que para cada columna solamente hay disponible un tipo de comando de filtro. Si hay una mezcla de formatos de almacenamiento, el comando que se muestra es el formato de almacenamiento que se repite ms. Por ejemplo, si la columna contiene tres valores almacenados como nmero y cuatro como texto, el comando de filtro que se muestra es Filtros de texto. Para obtener ms informacin, vea Convertir nmeros almacenados como texto en nmeros y Convertir fechas almacenadas como texto en fechas. Volver al principio

Filtrar texto
1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas
1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos alfanumricos. 2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, en Filtrar.

Tabla

Asegrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos alfanumricos.

1. Haga clic en la flecha del encabezado de columna. 2. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Seleccionar de una lista de valores de texto

En la lista de valores de texto, active o desactive uno o ms valores de texto por los que filtrar.

La lista de valores de texto puede llegar a tener hasta un mximo de 10.000 entradas. Si la lista es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuacin, seleccione los valores de texto concretos por los que desea filtrar. Sugerencia Para que el men Autofiltro sea ms amplio o ms largo, haga clic y arrastre el controlador de la parte inferior. Crear criterios
1. Elija Filtros de texto y, a continuacin, haga clic en uno de los comandos del operador de comparacin o en Filtro personalizado.

Por ejemplo, para filtrar por un texto que comience por un carcter especfico, seleccione Empieza por, o para filtrar por un texto que tenga caracteres especficos en cualquier lugar del texto, seleccione Contiene.
2. En el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado, en el cuadro de la derecha, escriba texto o seleccione el valor de texto de la lista.

Por ejemplo, para filtrar por un texto que empiece por la letra "J", escriba J o, para filtrar texto que tenga la palabra "campana " en cualquier lugar del texto, escriba campana. Si necesita buscar texto que comparta algunos caracteres pero no otros, utilice un carcter comodn. Cmo utilizar los caracteres comodn
3. Tambin puede filtrar por ms de un criterio.

Cmo agregar ms criterios

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Filtrar nmeros
1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas
1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numricos. 2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, en Filtrar.

Tabla

Asegrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos numricos.

1. Haga clic en la flecha del encabezado de columna. 2. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Seleccionar de una lista de nmeros

En la lista de nmeros, active o desactive uno o ms nmeros por los que filtrar.

La lista de nmeros puede llegar a tener hasta un mximo de 10.000 entradas. Si la lista es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuacin, seleccione los nmeros concretos por los que desea filtrar. Sugerencia Para que el men Autofiltro sea ms amplio o ms largo, haga clic y arrastre el controlador de la parte inferior. Crear criterios
1. Elija Filtros de nmero y, a continuacin, haga clic en uno de los comandos del operador de comparacin o en Filtro personalizado.

Por ejemplo, para filtrar por un lmite numrico inferior y superior, seleccione Entre.
2. En el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado, en el cuadro o cuadros de la derecha, escriba los nmeros o seleccinelos de la lista.

Por ejemplo, para filtrar por un nmero comprendido entre 25 y 50, escriba 25 y 50.
3. Tambin puede filtrar por ms de un criterio.

Cmo agregar ms criterios Volver al principio

Filtrar fechas u horas

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas
1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numricos. 2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, en Filtrar.

Tabla

Asegrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene fechas u horas.

1. Haga clic en la flecha del encabezado de columna. 2. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Seleccionar de una lista de fechas u horas

En la lista de fechas u horas, active o desactive una o ms fechas u horas por las que filtrar.

De manera predeterminada, todas las fechas del rango de celdas o de la columna de tabla se agrupan por jerarquas de aos, meses y das. Activar o desactivar un nivel superior en la jerarqua activa o desactiva todas las fechas anidadas que haya debajo de ese nivel. Por ejemplo, si selecciona 2006, los meses se enumeran bajo 2006 y los das se enumeran debajo de cada mes. La lista de valores puede llegar a tener hasta un mximo de 10.000 entradas. Si la lista de valores es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuacin, seleccione los valores por los que desea filtrar. Sugerencia Para que el men Autofiltro sea ms amplio o ms largo, haga clic y arrastre el controlador de la parte inferior. Crear criterios
1. Elija Filtros de fecha y, a continuacin, siga uno de los procedimientos siguientes:

Filtro comn Nota Un filtro comn es un filtro que est basado en un operador de comparacin.
1. Haga clic en uno de los comandos del operador de comparacin (Igual a, Antes, Despus o Entre) o haga clic en Filtro personalizado. 2. En el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado del cuadro de la derecha, escriba una fecha o una hora, seleccione una fecha o una hora de la lista, o haga clic en el botn Calendario para buscar y escribir una fecha.

Por ejemplo, para filtrar por una fecha u hora mxima y una mnima, seleccione Entre.
3. En el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado del cuadro o cuadros de la derecha, escriba una fecha o una hora, seleccione fechas u horas de la lista, o haga clic en el botn Calendario para buscar y escribir una fecha.

Por ejemplo, para filtrar por una fecha anterior al "3/1/2006" y posterior al "6/1/2006", escriba 3/1/2006 y 6/1/2006. O bien, para filtrar por una hora anterior a las "8:00 a.m." y posterior a las "12:00 p.m.", escriba 8:00 a.m. y 12:00 p.m. Filtro dinmico Nota Un filtro dinmico es aquel cuyo criterio puede cambiar cuando se vuelve a aplicar el filtro.
1. Haga clic en uno de los comandos de fecha predefinida.

Por ejemplo, para filtrar todas las fechas por la fecha actual, seleccione Hoy. Para filtrar por el mes siguiente, seleccione Mes siguiente.
2. Haga clic en Aceptar.

Notas

Los comandos del men Todas las fechas en el perodo, como Enero o Trimestre 2, aplican un filtro por el perodo independientemente del ao que sea. Esto puede resultar til, por ejemplo, para comparar las ventas por perodo de varios aos. Este ao y Hasta la fecha son diferentes en lo que se refiere al modo de tratar fechas futuras. Este ao puede devolver fechas futuras del ao en curso, mientras que Hasta la fecha nicamente devuelve fechas hasta la fecha actual, sta incluida.

1. Tambin puede filtrar por ms de un criterio.

Cmo agregar ms criterios Notas

Todos los filtros de fecha se basan en el calendario gregoriano. Los aos fiscales y los trimestres fiscales empiezan siempre en enero de cada ao. Si desea filtrar por das de la semana, aplique formato a las celdas para mostrar el da de la semana. Si desea filtrar por el da de la semana independientemente de la fecha

que sea, convirtalos en texto utilizando la funcin TEXTO. Sin embargo, la funcin TEXTO devuelve un valor de texto y, por tanto, el comando de filtro que se muestre ser Filtros de texto y no Filtros de fecha. Para obtener ms informacin, vea Mostrar la fecha como da de la semana.

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Filtrar por nmeros superiores o inferiores

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas
1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numricos. 2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, en Filtrar.

Tabla

Asegrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos numricos.

1. Haga clic en la flecha del encabezado de columna. 2. Elija Filtros de nmero y, a continuacin, seleccione Diez mejores. 3. En el cuadro de dilogo Autofiltro de las diez mejores, haga lo siguiente. 1. En el cuadro de la izquierda, haga clic en Superior o en Inferior. 2. En el cuadro del medio, escriba un nmero. 3. En el cuadro de la derecha, haga lo siguiente: Para filtrar por nmero, seleccione Elementos. Para filtrar por porcentaje, haga clic en Porcentaje.

Nota Los valores superior e inferior se basan en el rango original de celdas o columna de tabla y no en el subconjunto filtrado de datos. Volver al principio

Filtrar por encima del promedio de nmeros o por debajo

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas

1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numricos. 2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, en Filtrar.

Tabla

Asegrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos numricos.

1. Haga clic en la flecha del encabezado de columna. 2. Elija Filtros de nmero y, a continuacin, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para filtrar por nmeros que estn por encima del promedio, seleccione Por encima del promedio. Para filtrar por nmeros que estn por debajo del promedio, seleccione Por debajo del promedio.

Nota Los nmeros por encima y por debajo del promedio se basan en el rango original de celdas o columna de tabla y no en el subconjunto filtrado de datos. Volver al principio

Filtrar por vacas y por no vacas

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas
1. Seleccione un rango de celdas. 2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin,

en Filtrar.

Tabla

Asegrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla.

1. Haga clic en la flecha del encabezado de columna. 2. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para filtrar por no vacas, en el men Autofiltro en la parte superior de la lista de valores, active (Seleccionar todo) y, a continuacin, en la parte inferior de la lista de valores, desactive (Vacas). Para filtrar por vacas, en el men Autofiltro en la parte superior de la lista de valores, desactive (Seleccionar todo) y, a continuacin, en la parte inferior de la lista de valores, active (Vacas).

Nota La casilla de verificacin (Vacas) est disponible solamente si el rango de celdas o la columna de tabla contiene al menos una celda vaca. Volver al principio

Filtrar por color de celda, color de fuente o conjunto de iconos

Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas, por color de celda o color de fuente, tambin puede filtrar por estos colores. Adems, puede filtrar por un conjunto de iconos creado mediante un formato condicional.
1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas
1. Seleccione un rango de celdas que contenga formato por color de celda, color de fuente o un conjunto de iconos. 2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, en Filtrar.

Tabla

Asegrese de que la columna de tabla contiene los datos con formato por color de celda, color de fuente o un conjunto de iconos (no es necesario realizar ninguna seleccin).

3. Haga clic en la flecha del encabezado de columna. 4. Seleccione Filtrar por color y, dependiendo del tipo de formato, seleccione Filtrar por color de celda, Filtrar por color de fuente o Filtrar por icono de celda. 5. Dependiendo del tipo de formato, seleccione un color, un color de fuente, o un icono de celda.

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Filtrar por seleccin

Puede filtrar datos rpidamente con criterios que sean iguales al contenido de la celda activa.
1. En un rango de celdas o en una columna de tabla, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la celda que contenga el valor, el color, el color de fuente o el icono por el que desea aplicar el filtro. 2. Haga clic en Filtrar y siga uno de los procedimientos siguientes: Para filtrar por texto, nmero o fecha y hora, haga clic en Filtrar por valor de la celda seleccionada. Para filtrar por color de celda, haga clic en Filtrar por color de la celda seleccionada. Para filtrar por color de fuente, haga clic en Filtrar por color de fuente de la celda seleccionada. Para filtrar por icono, haga clic en Filtrar por icono de la celda seleccionada.

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Desagrupar la jerarqua de fechas en el men Autofiltro

Para la lista de fechas de la parte inferior del men Autofiltro de un filtro de fecha, puede cambiar la agrupacin jerrquica de fechas y convertirla en una lista no jerrquica de fechas. Por ejemplo, puede filtrar por aos de solamente dos dgitos seleccionndolos manualmente de una lista no jerrquica.
3. Haga clic en el botn de Microsoft Office , haga clic en Opciones de Excel y, a continuacin, haga clic en la categora Avanzadas. 4. En la seccin Mostrar opciones para este libro, seleccione un libro y, a continuacin, desactive la casilla de verificacin Agrupar fechas en el men Autofiltro.

Tablas dinmicas
Ejercicio paso a paso: Trabajar con tablas dinmicas
Una tabla dinmica combina y compara en forma rpida grandes volmenes de datos. Permitiendo el anlisis multidimensional de los datos al girar las filas y las columnas creando diferentes formas de visualizar reportes con los datos de origen. Llendo desde lo general a lo especfico. Las tablas dinmica solo sirven para resumir los datos segn la consulta realizada, pero no permiten modelar dentro de la tabla. La opcin posible sera tomar los datos de la Tabla Dinmica Excel con la funcin IMPORTAR DATOS DINAMICOS e incorporarlos a nuestro modelo Excel.

Objetivo.
Practicar cmo trabajar con tablas dinmicas en Excel2010.

Ejercicio paso a paso.

1. Copia en tu carpeta Mis documentos el archivo Tabla_dinamica de los Ejercicios del curso y brelo. Vers una hoja como la siguiente:

Vamos a crear una tabla dinmica para interpretar mejor estos datos. 1. Selecciona el rango A1:G15. 2. Haz clic en el botn Tabla dinmica de la pestaa Insertar. 3. La opcin Seleccione una tabla o rango debera estar marcada y con el rango A1:G15 en la caja de texto. 4. Marca Nueva hoja de clculo. 5. Pulsa en Aceptar. 6. Se abrir el panel lateral de tablas dinmicas. 7. Arrastra el campo SEMANA a . 8. Arrastra el campo CLIENTE a . 9. Arrastra el campo TOTAL a . 10. Arrastra el campo ARTICULO a . El campo ARTICULO se aadir a los rtulos de columna, vamos a cambiar esto porque lo queremos en los rtulos de fila.

11. En el rea de Rtulos de columna despliega el campo Valores y selecciona la opcin Mover a rtulos de fila.

12. Haz clic en el botn Encabezados de campo de la pestaa Opciones para quitar los encabezados de la tabla dinmica. Deber quedarte algo as:

En estos momentos tenemos una tabla en la que se nos muestra por cada semana qu ha comprado cada cliente. La fila Suma de TOTAL nos da lo que se ha gastado cada cliente en cada semana. Sin embargo la fila Suma de ARTICULO nos muestra la suma del nmero de artculo para cada semana, esto no es lo que queremos.

Nuestro objetivo es que esta ltima fila muestre el nmero de artculos que se han comprado, as podramos saber para cada semana cunto se ha gastado cada cliente y cuntos artculos ha comprado. 13. Haz clic derecho sobre cualquier celda de la fila Suma de ARTICULO y en el men emergente selecciona Configuracin de campo de valor. 14. En el cuadro de dilogo selecciona la funcin Cuenta y pulsa Aceptar. El resultado ser el siguiente:

15. Ya tenemos lo que queramos. Ahora desde la pestaa Diseo modifica el aspecto de la tabla a tu gusto. Ahora vamos a filtrar los resultados para ver solamente los datos del cliente 14. 1. 2. 3. 4. 5. Haz clic sobre una celda de la tabla para que aparezca el panel lateral. Haz clic sobre la flecha a la derecha del campo CLIENTE en la lista de campos. Deselecciona todos los clientes menos el 14. Pulsa Aceptar. Cierra el libro de trabajo guardando los cambios realizados.

http://www.aulaclic.es/excel2010/epp_17_3_1.htm http://www.cavsi.com/preguntasrespuestas/que-son-tablas-dinamicas-excel/ http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/filtrar-datos-de-un-rango-o-unatabla-HP010073941.aspx

http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/filtros-HP005261132.aspx