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1. Correspondencia. Definicin
Correspondencia.Se puede definir como el arte de transmitir un mensaje escrito con el propsito de lograr una respuesta especfica. Duque Mndez (1976, p.43) indica: Correspondencia significa Pagar con igualdad relativa y proporcionalmente, afectos, beneficios o agasajos Faur y Duran (1990, p. 7) expresa: Es la actividad relativa al intercambio de cartas, papeles, esquelas, muestras, peridicos, bultos, placas, cintas impresas, etc. De que se vale el hombre para comunicarse por escrito con sus semejantes Se entiende por correspondencia el trato recproco entre dos personas u organizaciones mediante el intercambio de cartas esquelas y otros elementos. En las empresas e dice que es el alma del comercio y la industria. Se dice que existe correspondencia cuando se logra la respuesta del mensaje enviado; si ocurre que slo se escribe y no se materializa la respuesta del mensaje transmitido no se puede hablar de correspondencia, slo se ha expresado un mensaje escrito. Acua M. (1978) define Correspondencia, como un medio de interrelacin entre los hombres originado por distintos sentimientos de sociabilidad que dan origen a las distintas formas de redactar. Los sentimientos de sociabilidad constituyen los motivos que impulsan a un individuo u organizacin a escribir, a establecer relaciones, bien sean de ndole familiar, social, poltica, comercial o econmica. En conclusin se puede decir que Correspondencia es un medio de comunicacin escrita entre personas que se encuentran alejadas fsicamente con el objetivo de establecer relaciones, necesarias para intercambiar ideas y pensamientos. Correspondencia comercial.La comunicacin tanto oral como escrita es parte esencial en todas las profesiones, de all que en el mundo empresarial donde un error en el uso de los medios de informacin puede resultar costoso; la habilidad para comunicarse de manera efectiva juega un papel de relevancia en la consecucin del xito laboral. De all que en el mbito comercial, hablar y escribir correctamente se consideren actividades fundamentales al momento de conseguir o solicitar un trabajo. Correspondencia Comercial. Definicin. Se puede definir como el conjunto de documentos escritos referentes a problemas originados por las actividades mercantiles, cuyo propsito es establecer una relacin determinada entre varias personas, empresas o instituciones que realizan actividades relacionadas con la compra-venta de mercancas. En la correspondencia comercial se persiguen dos objetivos fundamentales: a.- Informar al destinatario sobre las decisiones, proyectos o ideas del remitente. b.- Influir sobre el destinatario para lograr una actitud y respuesta acorde con los intereses y expectativas del remitente.
2. Importancia. Correspondencia
Importancia.La correspondencia comercial tiene especial importancia porque a travs de ella se inician, fomentan y fortalecen los vnculos de amistad entre los hombres tanto en el aspecto familiar como en el social, comercial y poltico. La importancia de la correspondencia en la actividad comercial se deduce del hecho que determina su propia necesidad. Actualmente no hay ninguna actividad que pueda prescindir del intercambio, de las relaciones interpersonales, por pequeo que sea el negocio o empresa siempre requerir de la transmisin de un mensaje escrito, de transar, hacer negociaciones. La correspondencia en el mbito comercial mueve trabajo y capital. Pone en contacto a distintas personas entre s, a empresas y a las distintas instituciones, en funcin de intereses comunes, fomenta las relaciones humanas, promueve recursos y los aprovecha hasta el mximo rendimiento. Al extremo de pensar que se dificultara la labor de un negocio si el mismo no est en condiciones de enfrentar el problema de la correspondencia, tanto la que se despacha como la que se recibe. En la correspondencia comercial se requiere prestar atencin particular en la exposicin de datos, en el manejo de cifras, en las ofertas de mercancas, puesto que en ella se basa una actitud decisiva en los asuntos de personas que en gran parte de los casos se encuentran distantes y no existe el trato directo, el conocimiento personal entre remitente y destinatario, por lo tanto una palabra o cifra expresada errneamente puede ser causa de prdidas materiales y morales. En la correspondencia, el autor ha de reflejar su personalidad, sentimiento, cultura, sensibilidad, poder creador e inspirador. Faur y Durn (1990, p. 8) plantea: La necesidad de poseer conocimientos generales sobre el arte epistolar, saber cmo plantear una carta de acuerdo con el asunto o lo asuntos que en ella deban tratarse; poseer la cultura mnima necesaria, dar el valor y sentido exacto a las palabras, frases y oraciones; manejar las formas de tratamiento que corresponde a los distintos destinatarios. El corresponsal debe tener una cultura especializada en sus funciones, de conocimientos especficos en relacin con el tipo de empresa donde presta servicios y, sobre todo debe poseer una cultura general que le permita establecer una relacin cnsona con los clientes y amigos de la empresa; debe considerar siempre que a travs de las cartas se reflejar fundamentalmente el espritu de la negociacin. Eficacia de la correspondencia.La eficacia est relacionada con la efectividad obtenida al lograr un propsito. Se dice que una gestin o trmite es eficaz cuando se logra hacer efectivo un intento. La correspondencia como medio que sustituye al trato personal y directo entre remitente y destinatario debe ser eficaz. Si por su intermedio se logra disponer favorablemente el nimo del lector se puede decir que se han logrado los objetivos planteados, entonces hay eficacia. El xito de la correspondencia depende en gran parte de la eficacia y sta de la correcta observancia de los aspectos como presentacin, orden. Distribucin de sus partes e inteligente redaccin. Requisitos para lograr eficacia en la correspondencia.- Fijar claramente el objetivo del mensaje - Pensar en el destinatario, tratar de compenetrarse con l, con sus intereses,
4. Carta. Comercial
Carta Comercial. Las cartas comerciales son instrumentos escritos que se emplean para toda clase de transacciones comerciales, lo mismo para la oferta que para la demanda, solicitud de informes, pedidos, cobranzas, quejas y reclamos, informes y referencias, etc. En situaciones en las cuales ya se ha cerrado un asunto mediante una conversacin, es necesaria la confirmacin por medio de una carta, le da un valor mucho ms firme y definido. Definicin. La carta comercial es la comunicacin escrita que surge del trato que establecen los comerciantes entre s sobre asuntos referentes a sus funciones propias de los negocios. Tambin se puede definir como documento escrito que se utiliza con el propsito de iniciar, mantener, fomentar o cerrar cualquier tipo de transaccin comercial. La carta comercial es la comunicacin de mayor relieve de que se valen los comerciantes para lograr sus especficas funciones dentro de los negocios. Importancia. Actualmente la comunicacin entre las empresas sobre todo en las grandes organizaciones se ha convertido en un intercambio de informacin entre ordenadores. Las nuevas tecnologas de informacin acentan la tendencia hacia una comunicacin impersonal, sin embargo, an hay muchas personas que prefieren el toque personal en sus cartas y sienten agrado al recibir una carta por correo ordinario. De all que ni el fax, ni el correo electrnico han logrado desaparecer el uso de la carta comercial como medio de comunicacin en el mundo empresarial. Booher (1997) indica varias razones por las cuales hay momentos en que es preferible escribir una carta, que realizar una llamada telefnica, defiende la eficacia de la carta como medio de comunicacin, pues esta es ms directa, llega sin antesalas ni presentacin. Muchas veces una llamada telefnica implica hacer varias para localizar a la persona, lo cual puede llevar varios das entre una llamada y otra para finalmente dejar constancia por escrito o confirmacin en la mayora de los casos. El lenguaje escrito es ms objetivo y formal que el lenguaje hablado, Estas caractersticas crean un mayor impacto en el lector y permiten considerar la carta como el medio ms adecuado para pedir, elevar una queja, persuadir a un cliente, rechazar una peticin. La objetividad y formalidad de una carta favorecen una reaccin ms efectiva y positiva por parte del destinatario del mensaje. Es fundamental recalcar lo siguiente: Para que una carta comercial cumpla con su objetivo debe reunir toda la gama de elementos establecidos universalmente que determinan su composicin. Esto es fundamental, ya que el destinatario de una carta comercial resulta influido por un mensaje cuando, aparte de su contenido efectivo, tiene tambin una buena apariencia fsica. Una carta comercial se puede enviar a travs de los servicios postales, por fax, por correo electrnico. Cada uno de estos medios tiene su uso apropiado dentro del trabajo diario de la organizacin. Se recomienda utilizar los servicios postales cuando se trata de un problema complejo sobre el que hay que detallar y explicar abundantemente. El fax es conveniente si se requiere una respuesta rpida, inmediata. El correo electrnico proporciona un ahorro para la empresa y asegura la
5. Presentacin. Carta
Papel: Es el instrumento adecuado para la impresin de la escritura, por tanto su calidad y textura deben estar determinadas por la funcin del escrito. La calidad del papel refleja la importancia que se da a la correspondencia. Tambin se ha de prestar especial atencin al tamao, el cual depender del tipo y la extensin del contenido. Las dimensiones del papel para carta corriente son de 21 22 centmetros de base por 27 28 centmetros de altura. En cuanto a la calidad es recomendable para las cartas corrientes el papel bond de 16, 20 24 libras, que es de un acabado fino y su superficie lisa permite una escritura de muy buena presentacin. Color del papel: El ms usado y recomendado es el blanco, sin embargo en la correspondencia privada propiamente dicha se usa de distintas tonalidades, entre las cuales predominan el gris, azul, verde, rosado y amarillo. Mrgenes y espacios: En cualquier tipo de comunicacin se debe tener en cuenta los espacios y mrgenes. El margen superior y el inferior deben guardar relacin con la extensin del texto. No deben sobrepasar el doble del margen izquierdo, ni ser ms pequeos que l. El margen izquierdo debe tener normalmente de diez a quince espacios horizontales (espacios de mquina comn) a fin de que se pueda encuadernar, archivar sin dificultad. El margen derecho debe tener de cinco a ocho espacios horizontales. Respecto a los espacios entre las diversas partes de la comunicacin se recomienda escribir a dos espacios entre renglones con el propsito de facilitar la lectura y la posible correccin, en caso de textos destinados a la reproduccin. En cartas, notas y escritos especiales, se aconseja escribir a dos espacios cuando el texto sea breve, si es extenso a espacio sencillo, pero despus de punto y aparte se usar doble espacio y si el texto se escribe a doble espacio, despus de punto y aparte se usar dos espacios y medio a tres espacios. Los espacios determinados entre las distintas partes de la carta escrita a mquina se establecen dependiendo de la extensin de la carta. Entre la fecha y la direccin 4 a 10 espacios; entre sta y el saludo 2 espacios; entre el saludo y el prrafo introductorio 2 3 segn la escritura del texto se realice a 1 2 espacios; entre el ltimo prrafo y la despedida 2; entre ste y la antefirma 4; entre sta y la firma 4; entre la firma y las iniciales identificadoras 2; escritas stas ltimas en el margen izquierdo. Escritura. Generalmente, el tipo de escritura ms usado es el mecanografiado e impreso en ordenadores. La comunicacin en la actualidad se usa muy poco, pero de usarla, la letra debe ser de rasgos sencillos y claros, cuidando que no haya borrones ni manchas de tinta. En la escritura es conveniente cuidar detalles como: la uniformidad en la escritura, el uso de tinta de calidad y color apropiado para lograr legibilidad y adecuacin al papel, claridad, limpieza, ejecucin mecanografiada o impresin pareja, para que ningn signo aparezca debilitado.
Como puede observarse en el modelo anterior la carta debe tener una presentacin
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atractiva en su conjunto. Por su forma: Se refiere a todas las correspondencias, la diferencia consiste en su redaccin y presentacin. Cartas, oficios, circulares, vales, tarjetas postales, esquelas, memorandos, planillas, telegramas, cablegramas, avisos, etc. Divisin de la correspondencia La correspondencia se divide en 4 clases: 1. Correspondencia Comercial: se refiere a la cruzada entre comerciantes, industrias, banqueros, etc. y su finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales. 2. Correspondencia Familiar y Amistosa: La finalidad de esta correspondencia es muy variada, cualquier asunto particular entra en ella. 3. Correspondencia Oficial: Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y oficinas de los gobiernos nacionales, municipales, estadales, etc. 4. Correspondencia Comercial: Esta correspondencia se subdivide en dos clases: * Las Ordinarias o Normales: son las que se efectan por medio de cartas, memorndum y tarjetas postales. * Las Urgentes o Rpidas: Son las que se efectan por medio de telegramas, Cablegramas, Radiogramas y telefonemas.
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