HAGAMOS UN ANALISIS DEL SIGUIENTE CASO: Don Juan Quispe est muy preocupado por que sospecha que

su empresa de fabricacin de puertas y ventanas no anda bien, a pesar de que est seguro de haber hecho todo lo necesario para que esta funcione correctamente. Don Juan compra la materia prima a un amigo, que es de su confianza y a quien conoce desde hace muchos aos. Est convencido que los precios que le cobra por la madera son muy convenientes; sin embargo, la verdad es que no ha comparado precios en otros establecimientos, ya que la mayor parte del tiempo don Juan esta atareado en la marcha de su empresa: supervisa el desempeo de los trabajadores, lleva la mercadera a los lugares de venta, est a cargo de la contabilidad, paga las cuentas y, adems, se preocupa de conseguir nuevos clientes. Por otro lado, con lo que gana no le alcanza para todo. El dinero para pagar a los trabajadores lo saca directamente de lo que vende y le deja dinero a su seora para los gastos de la casa. Cuando llega el fin de mes, no sabe cunto gan ni cuanto tuvo que gastar, de cualquier modo, el dinero que ingreso no es suficiente y ha tenido que pedir prstamos. Don juan no tiene claro cul es la causa de sus problemas, pero sabe que algo no anda bien y est dispuesto a descubrirlo para encontrar una solucin. ALGUNAS CARACTERISTICAS BASICAS DE LA EMPRESA Y FORMA DE ADMINISTRACION Como primer paso, debemos ponernos de acuerdo respecto que es una empresa y en que consiste su organizacin, de este modo ser ms fcil encontrar las herramientas para mejorar nuestra capacidad de administracin. En este captulo comenzaremos por analizar el concepto de empresa que vamos a manejar y cuales son algunas de las reas que lo componen. LA EMPRESA: La empresa es una organizacin comercial formada por personas, que producen BIENES o SERVICIOS necesarios para la comunidad y de la cual se benefician los que participan en ella. Para ello se necesita distintos tipos de recursos: instalaciones, espacio fsico, trabajo, materiales, conocimientos, etc. ORGANIZACIN DE LA EMPRESA: Al interior de una empresa se realizan diversas actividades, las que deben organizarse para lograr el mejor resultado posible. Para su estudio y comprensin, estas actividades se pueden ordenar en AREAS o funciones. Sin embargo, en una microempresa estas reas pueden ser ejecutadas por una misma persona o por un nmero reducido de personas, pese a lo cual es importante diferenciar las reas para que los

microempresarios tengan plena conciencia de las diversas tareas que estn cumpliendo permanentemente. 1) COMERCIALIZACION: Es el rea que tiene por fin dar salida al producto (o servicio), llevarlo al lugar de venta y venderlo. Para ello se precisa: - Detectar la necesidad que del producto o servicio tiene el mercado. - Disearlo. - Determinar su precio. - Establecer los medios a travs de los cuales se har promocin y publicidad. 2) PRODUCCION: Es la actividad mediante la cual se crean bienes. En esta rea, el microempresario deber: - Definir el producto, el proceso de produccin y los mtodos de trabajo. - Calcular los costos de cada producto. - Controlar la calidad de los productos.

3) FINANZAS: Se preocupa de la administracin de los recursos econmicos que posee la microempresa, adems de ubicar las fuentes de obtencin de fondos requeridos para lograr los objetivos que se quieren alcanzar. Estos fondos pueden servir para diferentes fines: - Adquisicin de materias primas. - Cubrir gasto en remuneraciones. - Compra de maquinarias y equipos. - Financiar instalaciones. - Control de la cartera de clientes y cobranzas. - Organizacin de un adecuado sistema de contabilidad. El objetivo principal de la tarea de finanzas en una microempresa es mantener la cantidad de fondos y recursos adecuados para todos los gastos e inversiones necesarias durante un determinado periodo de tiempo. 4) PERSONAL: El personal de una empresa es un factor decisivo, puesto que sus objetivos solamente se pueden lograr en tanto cuente con recursos humanos.

La tarea de esta rea es obtener, desarrollar y hacer uso del modo ms eficiente de los recursos humanos de la empresa, consiguiendo el personal adecuado, preocupndose de sus remuneraciones, capacitacin y bienestar. En la microempresa, muchas veces las relaciones de trabajo se entrecruzan con las relaciones familiares o de amistad. En este sentido es conveniente que estas relaciones se traduzcan en un beneficio constante, mediante la colaboracin, la solidaridad y el desarrollo colectivo de la responsabilidad. LA ADMINISTRACION COMO UN PROCESO: La administracin es el proceso por el cual se distribuyen los recursos y las tareas organizadas con el fin de lograr una mayor eficacia para alcanzar las metas. La administracin es un proceso continuo y tiene las siguientes etapas:

PLANIFICACION Al planificar se fijan las metas de la empresa como la forma de cumplir las METAS en cuanto a cantidad de produccin, ventas, utilidades, etc.

DIRECCION Esta actividad se preocupa de orientar y dirigir al personal de la empresa en la realizacin del trabajo, con la finalidad de cumplir con los planes establecidos y haciendo un ptimo uso de los medios con que se cuenta. CONTROL Mediante el control se puede evaluar el conjunto de las actividades desarrolladas por la empresa en un periodo de tiempo determinado, para verificar si estas se han llevado a cabo en concordancia con lo programado.

ORGANIZACIN La organizacin es el ordenamiento de los recursos y definicin de las tareas que deber desempear cada uno de los miembros de la empresa para conseguir los objetivos establecidos en la etapa de planificacin.

Don Francisco Mamani, dueo del taller de fabricacin de artculos plsticos <<HARMON>>, trabajo durante muchos aos como obrero calificado en una gran empresa del mismo rubro, hasta que se le presento la posibilidad de instalar su propia empresa. Una de las razones que le motivo a instalar su microempresa fue su sueo de poder trabajar de manera independiente. Sin embargo, don Francisco comenta ahora que habitualmente le corresponde hacer un gran cantidad de tareas. Esto quiere decir que se encarga de atender todas las actividades relacionadas con la produccin, comercializacin, finanzas y manejo de personal. A pesar de que actualmente su taller se ha desarrollado con mucho xito y han aumentado las responsabilidades y la complejidad de trabajo, l se siente realizado sobre todo porque considera que su negocio presta un gran beneficio social al dar empleo a cinco personas y al entregar productos de excelente calidad a sus clientes. QUE ES LA PLANIFICACION? La planificacin es la primera etapa del proceso administrativo. A continuacin veremos en detalle esta etapa y los instrumentos vinculados a ella. LA PLANIFICACION: Se considera que la planificacin es el fundamento de la Administracin; a travs de ella la empresa proyecta su futuro fijando Metas (objetivos) y los MEDIOS (acciones) para alcanzarlas. En otras palabras, se trata de actuar anticipadamente (tratando de visualizar y resolver con antelacin) sobre los problemas que podran presentarse ms adelante. Es precisamente lo contrario de la improvisacin y del dejar la solucin de los posibles conflictos en manos de la <<suerte>> o el azar. Para el pequeo empresario, la planificacin tiene una importancia muy grande; a travs de ella disminuye las posibles sorpresas y emergencias. De este modo se evita, adems el peligro de desperdiciar recursos en actividades que no sern favorables a la empresa. LA PLANIFICACION EN LAS DISTINTAS AREAS DE LA EMPRESA: Hacer un plan de desarrollo para la empresa supone, la planificacin de cada una de sus reas, algunos de los aspectos que se deben analizar, dependiendo del rea con la que estn relacionados, son: 1. COMERCIALIZACION: - Que producto o servicio se va a vender. - Cunto. - Donde y a quienes. - Cual o (cuales) ser el precio al que el producto o servicio se va a vender.

ORGANIZACIN: La organizacin administrativa consiste en ordenar los diversos elementos que participan en la estructura de una empresa y que permitan alcanzar las metas propuestas en la fase de planificacin. Este sistema de organizacin se puede dividir en reas, aun cuando estas mismas funciones las pueden desarrollar una misma persona o un grupo reducido de personas. Normalmente las reas son:

AREA DE COMERCIALIZACION
AREA DE PRODUCCION AREA DE PERSONAL AREA DE FINANZAS
Sin embargo, la organizacin de una microempresa es ms simple debido a su tamao, concentrndose las distintas tareas en muy pocas personas (cuando no en una sola). Se ha podido observar que cuando la empresa crece, la organizacin se puede graficar del siguiente modo:

DUEO

SECRETARIA

JEFE DE TALLER

CONTADOR (EXTERNO)

TRABAJADORES

Doa Honoria Daz tiene un pequeo taller de confeccin de buzos trmicos, los que entrega a diversas tiendas establecidas. Sin embargo, a partir del mes de octubre de cada ao sufre una importante baja en los pedidos debido a la llegada de los meses calurosos. A doa Honoria no le ha ido del todo mal, aunque no vende el cien por ciento de su produccin, por esto ha decidido mirar crticamente el desarrollo de su microempresa, para ver las ventajas y desventajas de su negocio. Finalmente ha llegado a las siguientes conclusiones: Los pedidos bajan notablemente en los meses de primavera y verano, lo cual disminuye drsticamente sus ganancias y hace peligrar la continuidad del taller. Normalmente, las tiendas que comprar los buzos se demoran en cancelar, lo cual tambin provoca un desequilibrio entre costos y ganancias del taller. El hecho de que la microempresa dependa de un solo producto (la confeccin de buzos) representa graves riesgos.

Considerando todo lo anterior, la seora Honoria ha decidido diversificar la produccin de su microempresa confeccionando un surtido mayor de clientes (camisas, trajes de bao, ropa interior y buzos), pero tambin ampliar su cartera de clientes, y para esto ha ideado el plan siguiente: 1. FIJACION DE METAS Y OBJETIVOS: Doa Honoria se ha fijado como objetivo el diversificar la produccin de su empresa y vender, por lo menos, el 50% de su produccin a nuevos clientes y solo el 50% restante a los clientes habituales. 2. ACTIVIDADES NECESARIAS PARA ALCANZAR LAS METAS: - Identificar a los potenciales nuevos clientes. - Determinar los nuevos productos a confeccionar y producir. 3. DETERMINACION DE LOS MEDIOS PARA EL DESARROLLO DE ESTAS ACTIVIDADES: - Determinar los nuevos productos que la microempresa va a confeccionar y planificar su produccin. - Visitar a los antiguos clientes y ofrecerles su nueva produccin de prendas de vestir. - Enviar un folleto por correo a potenciales nuevos clientes. En la medida que la empresa se vaya consolidando, el dueo debe tender a delegar funciones, lo cual significa que va traspasando tareas y autoridad a sus subalternos, para que se realicen del modo ms efectivo y conveniente. ALGUNOS CRITERIOS BASICOS DE ORGANIZACIN PARA MICROEMPRESA: 1. Definicin clara y precisa de los objetivos que se pretenden alcanzar, llevando un cuaderno escrito o agenda para anotar las propiedades y actividades que se van a realizar. 2. Determinacin de las funciones a realizar para lograr los objetivos.

3. Determinacin de las tareas, considerando los recursos con los que se contara para poder implementarlas. 4. Divisin y asignacin de responsabilidades y autoridad a los diversos miembros de la microempresa. 5. Establecer con precisin las funciones y mtodos de trabajo de cada rea de la empresa. Para esto es conveniente realizar reuniones de planificacin entre el microempresario y sus empleados. 6. Cuando se trata de una persona que trabaja sola, es conveniente que ordene rigurosamente su tiempo de trabajo.