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Captulo 4: La Codificacin. El Plan General de Contabilidad (P.G.

C)
Objetivos Especficos Identificar el PGC como el elemento normalizador de la contabilidad en Espaa. Enumerar las cinco partes en que se divide el PGC general. Definir el concepto de Principio Contable. Definir el concepto de Norma de Valoracin. Definicin del Principio del Precio de Adquisicin. Definicin del Principio de Devengo. Enumerar los grupos en que se divide el cuadro de cuentas del PGC general y el PGC para PYMES. Identificar los grupos de balance en la informacin patrimonial. Identificar los grupos de gestin en la informacin de resultados. Identificar y reconocer las principales partidas que conforman cada uno de los grupos. Diferenciar entre elementos almacenables de los no almacenables. Definir cliente y proveedor. Diferenciarlos. Definir el concepto de mercadera y de servicio. Diferenciarlos. Diferenciar entre compras normales de la actividad y compras que no lo son. Diferenciar entre compras de elementos de inmovilizado y de elementos de gestin. Diferenciar entre operacin a crdito y operacin al contado. Codificar a nivel de tres dgitos distintos elementos patrimoniales y de gestin. 1.- El Plan General de Contabilidad espaol (P.G.C.). Ya hemos adelantado que para cumplir los objetivos de la contabilidad (informar sobre el resultado y el patrimonio), era necesario planificar el trabajo y normalizarlo, y explicbamos que la normalizacin se efectuaba a travs del

denominado PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD (P.G.C.), de esta forma se unificaban los criterios de presentacin de la informacin (Cuentas Anuales) para que todo el mundo pueda realizar la lectura de las mismas con los mismos criterios y poder comparar con la informacin de otros aos o con la informacin de otras empresas. En Las partes que lo componen son: Primera parte: El Marco Conceptual de la Contabilidad. a.- En el se definen en primer lugar cules son las Cuentas Anuales de una sociedad: El Balance, La Cuenta de Prdidas y Ganancias, El Estado de cambios en el patrimonio neto, El estado de flujos de efectivo y la Memoria. b.- Despus se definen los requisitos que ha de tener la informacin financiera a incluir en las Cuentas Anuales que son: - La Relevancia. Una informacin es relevante si es til para la toma de decisiones. - La Fiabilidad. Una informacin es fiable si est libre de errores materiales y de segos de manera que los usuarios pueden confiar en que es la imagen fiel de los que se pretende representar. c.- En tercer lugar pasa a definir los Principios Contables que vienen a ser el espritu que va a dar forma al comportamiento contable que luego se desarrolla en las siguientes partes del P.G.C. es como si fuese una Constitucin que explica conceptos generales e ideas que despus son desarrolladas en sus leyes especficas. Principio de Empresa en Funcionamiento: Se ha de suponer que la vida de la empresa es ilimitada en la prctica, es decir que no estamos pensando cuando la creamos en venderla o cerrarla al poco tiempo si todo marcha bien. Principio de Devengo: No ha de confundirse la operacin de comprar o vender con su cobro o su pago. Si en julio firmamos una pliza de seguros y esta es de duracin anual, el seguro nos cubre el riesgo hasta julio del prximo ao aunque la totalidad dee su importe lo paguemos ahora. Es decir el gasto del seguro se ha de repartir entre este ejercicio econmico y el siguiente, sino el beneficio estara mal calculado. Principio de Uniformidad: Cuando se adopta un criterio para contabilizar una partida, ste se ha de respetar ya que de otra forma no podramos comparar la informacin de aos consecutivos ni nadie podra por lo tanto fiarse de la informacin que suministramos. (Si cambisemos constantemente las seales de trfico nadie se enterara de lo que significan). Principio de Prudencia: Se deber ser prudente en las estimaciones y valoraciones a efectuar en condiciones de incertidumbre. Por lo tanto lo general ser contabilizar los beneficios que se hayan realizados a la fecha de cierre del ejercicio. Mientras que por otra parte los riesgos o las prdidas eventuales se

han de contabilizar de forma inmediata y no se ha de esperar a que se produzcan realmente. Principio de No Compensacin: No se pueden compensar las partidas de activo con las partidas de pasivo, ni los gastos con los ingresos, siempre se han de contabilizar de forma separadas. Por ejemplo si le debemos dinero a la Hacienda Pblica y sta nos debe dinero a nosotros ambos hechos han de estar contabilizados de forma separada, para conocer el porqu de ambos hechos. Principio de Importancia Relativa: Podemos no aplicar algn principio cuando la cuanta econmica de un hecho es casi irrelevante. Por ejemplo si una empresa tiene unos gastos de 2 millones de euros, un cambio en una partida de 10 euros no va a alterar de forma significativa ni el beneficio de la empresa ni su patrimonio. d.- En siguiente lugar pasa a definir los elementos que componen las Cuentas Anuales y los criterios de su registro o reconocimiento. - Los Activos, que son los bienes derechos y otros recursos controlados econmicamente por la empresa, resultantes de sucesos pasados y de los que se espera obtener rendimientos futuros. - Los Pasivos, que son las obligaciones actuales surgidas de hechos pasados, para cuya extincin la empresa ha de desprenderse de recursos que puedan producir beneficios o rendimientos futuros. - El Patrimonio Neto, que es la parte residual de los activos una vez deducidos todos los pasivos. Se incluye las aportaciones realizadas por los socios o propietarios de la entidad. - Los Ingresos, que son los incrementos de patrimonio neto de la empresa durante el ejercicio econmico. - Los Gastos, que son los decrementos de patrimonio neto durante el ejercicio. e.- Termina esta primer parte definiendo los distintos criterios de valoracin o los distintos conceptos de coste o valor, entre otros define el: - Valor neto realizable, que es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de la explotacin, menos los costes estimados para terminar su produccin y los necesarios para llevar a cabo la venta. - Valor contable, El valor por el que se reconoce un activo tras su compra, donacin o fabricacin menos la amortizacin acumulada y las prdidas por deterioro de valor si existiesen. - Coste histrico, que es el precio de de adquisicin o coste de produccin.

- Valor razonable, que es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo o cancelado un pasivo, entre partes interesadas y debidamente informadas, que realizan una transaccin en condiciones de independencia mutua. Este valor refleja el importe por el cual esta misma existencia podra ser intercambiada en el mercado, entre compradores y vendedores interesados y debidamente informados. La existencia de mercados organizados son los que permiten determinar el valor razonable con fiabilidad, mientras que el neto realizable es un valor elaborado internamente por la empresa. - Valor de uso, Es el valor actual de los flujos futuros de efectivo estimados que se espera obtener de un activo. Este valor refleja las estimaciones de la propia empresa por lo que no son aplicables a otras, mientras que el valor razonable refleja las estimaciones de los partcipes en el mercado. - Valor residual, Es el valor a obtener tras el trmino de la vida til del bien. Por lo general este valor ser nula a menos que existe un compromiso por parte de un tercero para comprarlo al final de la vida til, y que exista un mercado activo que puede permitir calcular el valor residual en referencia a l. Segunda parte: Normas de Registro y Valoracin. Es la dedicada a definir cmo hemos de representar los diversos hechos econmicos en su formato contable. Adems el Instituto de Contabilidad y Auditoria de Cuentas (I.C.A.C.) emite a travs de sus boletines las normas a aplicar en situaciones conflictivas o de dudosa interpretacin a travs de resoluciones, dictmenes y opiniones que complementan lo definido en esta parte, acta como si fuese el Tribunal Constitucional ante un conflicto. El nuevo P.G.C. establece veintitrs normas que son las que tendremos que ir explicando cada vez que definamos hechos econmicos que requieran su conocmimento para la correcta contabilizacin de la operacin. Tercera parte: Cuentas Anuales. Son las que cumplen con la finalidad de la contabilidad de informar sobre el patrimonio y sobre los resultados obtenidos. Estas cuentas se han de presentar segn los modelos establecidos en el propio P.G.C. donde se establecen las normas para su elaboracin. Cuarta parte: El Cuadro de Cuentas. Donde se establece el nombre que la contabilidad asigna a los distintos activos, pasivos, elementos de patrimonio neto, gastos o ingresos. Se articula mediante una codificacin numrica cuyo significado es: - Con un dgito designa el GRUPO. - Con dos dgitos designa el SUBGRUPO. - Con tres dgitos designa la CUENTA.

- Con cuatro dgitos o ms, la SUBCUENTA. En consecuencia lo primero que tenemos que conocer es cuntos grupos contiene el P.G.C., cmo se denominan y que contiene cada uno de ellos. El P.G.C. contiene nueve grupos, cuyo orden se establece en funcin de la informacin que van a suministrar: (a) La informacin patrimonial que son las Cuentas de Balance: Estas cuentas se desarrollan en los cinco primeros grupos que contienen los bienes, derechos y obligaciones de la empresa, adems de las cuentas representativas del patrimonio neto, y por lo tanto nos informan del patrimonio empresarial y de sus variaciones de un ejercicio a otro: GRUPO 1: FINANCIACIN BSICA. Engloba las cuentas explicativas de donde y cmo ha obtenido la empresa sus fondos (el dinero) para desarrollar sus actividades. - Si stos han sido aportados por los propietarios se denominan fondos propios (Las cuentas de Capital) y adems recoge los beneficios que ha generado la empresa y que no ha repartido para utilizarlos en futuras inversiones (Las cuentas de Reservas). - Tambin recoge este grupo los fondos obtenidos del exterior a largo plazo, prstamos con bancos u otro tipo de entidades a plazo superior a un ao. (Deudas a largo plazo) GRUPO 2: EL INMOVILIZADO. Engloba las cuentas explicativas de cmo ha invertido la empresa los fondos obtenidos para poder desarrollar sus actividades y cuya utilizacin sea superior a un ao, es decir los bienes que ha adquirido para desarrollar su actividad. - Si los fondos se han invertido en bienes como patentes, marcas, programas informticos, etc. Se denominan elementos del Inmovilizado inmaterial. - Si los fondos se han invertido en elementos como edificios, naves industriales, vehculos, maquinara, mobiliario, etc. Se denominan elementos del Inmovilizado material. - Si los fondos se han dedicado a adquirir parte de otras empresas, o a invertir en ttulos como acciones, obligaciones y se tengan la intencin de que dichas inversiones tienen carcter de permanencia (largo plazo) se denominan elementos del Inmovilizado financiero. Tambin figuran en este grupo todas las cuentas que reflejan la prdida de valor que experimentan las anteriores inversiones por el uso, el desgaste, etc. (Amortizaciones y provisiones). GRUPO 3: LAS EXISTENCIAS. Engloba las cuentas explicativas de la finalidad de la empresa, es decir, si sta va a dedicarse a vender mercancas

sin transformacin o a fabricarlas a partir de materias primas diversas. Estas cuentas representan la inversin realiza en materiales que son el objeto principal de la actividad de la empresa y que an no ha utilizado. Si fabrica muebles este grupo recogera la madera comprada y an no utilizada al final del ejercicio. GRUPO 4: ACREEDORES Y DEUDORES POR OPERACIONES COMERCIALES. Representa las cuentas explicativas de las relaciones de la empresa con el exterior por causa del desarrollo de su actividad principal, y con vencimiento a corto plazo; con las persomas que le venden materias primas, como la madera, o servicios, como la luz, o el asesor, etc. - Las deudas originadas por la adquisicin de productos o de servicios, ligados a su actividad se representan en las cuentas de: Proveedores y Acreedores. - Los derechos originados por la venta de sus productos o de sus servicios se recogen en las cuentas de: Clientes y Deudores. - Tambin se recogen las obligaciones y los derechos generados por su relacin con el Personal y con las Administraciones Pblicas (Hacienda y Seguridad Social). GRUPO 5: CUENTAS FINANCIERAS. Representan las cuentas explicativas del dinero que tiene, dnde lo tiene y cmo y dnde lo tiene invertido, adems de representar las obligaciones de pago y los derechos de cobro a corto plazo originados por la realizacin de operaciones financieras como prstamos, crditos, inversiones en acciones u otros ttulos, etc. (b) La informacin sobre el resultado de la actividad, que son las Cuentas de Gestin: Recogidas en los cuatro ltimos grupos que contienen las compras y gastos y las ventas e ingresos de la empresa e informacin sobre las operaciones que han originado otras variaciones en el patrimonio ento de la actividad. Es decir nos permite conocer las causas por las que el patrimonio neto ha sufrido modificaciones, explicando si se ha debido a causas ordinarias o a causas extraordinarias. Los dos ltimos no se utilizan en el caso de las pequeas y medianas empresas al no estar recogidos en su PGC. GRUPO 6: COMPRAS Y GASTOS. Engloba las cuentas explicativas del aprovisionamiento de bienes y servicios adquiridos por la empresa para su consumo y dems gastos necesarios para la obtencin de sus ingresos que son la actividad normal de la empresa. Por lo tanto estarn las cuentas de compras, las relacionadas con servicios exteriores (arrendamientos, transportes, primas de seguro, luz, agua, etc.) Los impuestos a pagar (tributos), los gastos del personal, y los financieros, (causados por los prstamos y crditos obtenidos). Tambin recoge las situaciones que han generado prdidas extraordinarias. (Incendios, robos, ventas de inmovilizado, etc.).

GRUPO 7: VENTAS E INGRESOS. Recoge las cuentas relacionadas con la venta de sus productos o servicios que son la actividad normal de la empresa. As como los beneficios extraordinarios. GRUPO 8: GASTOS IMPUTADOS AL PATRIMONIO NETO. GRUPO 9: INGRESOS IMPUTADOS AL PATRIMONIO NETO. NOTA: Cuando se adquiere cualquier tipo de bien, stos son contablemente elementos de activo y se anotarn en el DEBE, pero el P.G.C. establece dos tipos de adquisicin de bienes a efectos de su contabilizacin y de separacin del tipo de informacin que suministra, ya sea patrimonial o de resultado: por lo tanto: Los bienes que son necesarios para el desarrollo de la actividad de la empresa que podemos utilizar muchas veces y que su finalidad no es ser vendidos (No es nuestra actividad), son los bienes que hemos definido como inmovilizados y se contabilizarn en el grupo 2, como activos fijos. Forman parte del patrimonio de la empresa. Los bienes que son adquiridos para su venta directa al ser el objeto de nuestra actividad principal (mercaderas) o bienes que son adquiridos para su transformacin (Materias primas) y posterior venta del producto resultante, son los bienes que se contabilizan en el grupo 6 ya que forman parte del resultado del ejercicio. Es decir se compran para que con su venta o transformacin se obtenga un beneficio, por lo tanto suministran informacin sobre el resultado. Cuando estos bienes, no son vendidos o consumidos en el ejercicio en el que se adquieren pasarn a formar parte del patrimonio de la empresa y se contabilizarn en el grupo 3, hasta el siguiente ejercicio en que se consuman o vendan. Quinta parte: Definiciones y relaciones contables. Aqu se explica el funcionamiento contable describiendo cada una de las cuentas y explicando su utilizacin, es decir cundo se carga (anotacin al DEBE) y cundo se abona (anotacin al HABER), y con qu otras cuentas se relaciona. No es de obligado cumplimiento, pero es muy til porque un hecho contable podemos conocer a travs de la cuenta a utilizar cmo funciona, donde se anota, y qu contrapartidas tiene. NOTA: La ltima modificacin en materia contable supuso la aparicin de dos planes contables, a lo largo del mdulo se seguir bsicamente la normativa y codificiacin del donominado Plan General Contable para la pequea y mediana empresa. 2.- Ejemplos de codificacin. Conocidos los grupos que integran el P.G.C. vamos a realizar algunos ejemplos prcticos de cmo puede realizarse una codificacin, recordando de antemano que no ha de ser forzosamente igual al modelo que se propone.

1.- Un cliente de la empresa llamado Juan Antn. Un cliente es la persona fsica o jurdica a la que vendemos nuestros productos o servicios, y representa un derecho de cobro por operaciones normales de trfico. Su cdigo contable podra ser 43000201 que se desglosara del siguiente modo: 2.- Una mquina de cosido doble con referencia M-236-C. La mquina es un bien que nos permite realizar una tarea para la obtencin de nuestros productos, en este caso coser, como su vida til ser ms de un ao es un bien de inmovilizado. Su cdigo contable podra ser 223001001 que se desglosara del siguiente modo: 3.- La electricidad consumida por la empresa. Sera una cuenta de gestin (gasto) al representar elementos consumibles sin valor de realizacin (de venta), se englobara en la cuenta de suministros al representar elementos no almacenables. 4.- Depsito bancario en dlares. Sera un bien propiedad de la empresa, y al ser dinero lquido estar en el grupo de las cuentas financieras a c/p. Su cdigo contable podra ser 573001001 que se desglosara del siguiente modo: 5.- Compra de herrajes en una fbrica de muebles. En este caso estamos ante un gasto, compra de elementos accesorios a la actividad principal que es la fabricacin de muebles. Su cdigo contable podra ser 6021001001 que se desglosara del siguiente modo: 3.- Actividades. Actividad n 1: Si tenemos una fbrica de muebles decir de los siguientes elementos: Si son de activo (A), pasivo (P), gasto (G) o ingreso (I). Su nombre contable y si se anotan en el Debe (D) o en el Haber (H). En qu grupo lo encontrars, codificndolo a nivel de cuatro dgitos: 1.- Compra de Madera. 2.- Mquina cortadora. 3.- El ordenador de la oficina. 4.- Los sueldos de los empleados. 5.- La deuda por compra de madera. 6.- La nave donde fabricamos. 7.- Compra de barniz.

8.- Compra de tornillos. 9.- Servicio del asesor fiscal. 10.- Mquina laminadora. 11.- Destornilladores, martillos, etc. 12.- Muebles vendidos. 13.- Derecho de cobro de la venta anterior. 14.- Mquina lijadora 15.- Deuda por la compra anterior. 16.- La luz que consumimos. 17.- El telfono, conexin a Internet. Nombre de la Cuenta (A) (P) (G) (I) (D) (H) Cdigo 1 Compra de materias primas G (*) D (6010) 2 Maquinaria A D (2130) 3 Equipos para procesos de informacin A D (2170) 4 Sueldos y Salarios G D (6400) 5 Proveedores P H (4000) 6 Construcciones A D (2110) 7 Compra de otros aprovisionamientos G (*) D (6020) 8 Compra de otros aprovisionamientos G (*) D (6021) 9 Servicio de profesionales indep. G D (6230) 10 Maquinaria A D (2131) 11 Utillaje A D (2140) 12 Venta de productos terminados I H (7010) 13 Clientes A D (4301) 14 Maquinaria A D (2132)

15 Proveedores de inmovilizado P H (5230) 16 Suministros G D (6280) 17 Otros servicios G D (6290) (*) La compra es de bienes, por lo tanto sera de ACTIVO, pero como el P.G.C. nos dice que cuando lo que se compre son bienes destinados a su consumo o venta, ha de contabilizarse en cuentas del Grupo 6, en las Compras, ya sea de mercaderas o de otros aprovisionamientos. Actividad n 2: Si tenemos una fbrica de alimentos envasados decir de los siguientes elementos: Si son de activo, pasivo, gasto o ingreso, si van al debe o al haber. El nombre de su cuenta contable, en qu grupo lo encontrars y cmo lo codificaras. - Tarros de cristal para envasar el producto. - Las verduras que compramos. - Una mquina envasadora. - Los sueldos de los empleados. - El camin de transporte. - Deuda por la compra del camin, - La nave donde fabricamos. - El agua que consumimos. - La luz consumida. - El servicio de mantenimiento de las instalaciones. - Mquina para cocer los alimentos. - La carne que compramos. - Mquinas esterilizadoras. - Venta de productos. - El seguro contra incendios de las instalaciones. - Derecho de cobro por la venta de productos.

- Nuestra marca comercial. - Deuda por un prstamo obtenido a pagar en cinco aos. - Conservantes utilizados. - Agua. - Dinero existente en la cuenta bancaria. - Latas para envasar. Actividad n 3: Codificar las siguientes cuentas a nivel de 3 dgitos, con la ayuda del P.G.C. - ( ) Dinero lquido en nuestro poder. - ( ) Dinero depositado en cuentas corrientes bancarias. - ( ) Dinero en dlares en la caja de la empresa. - ( ) Cuenta corriente bancaria abierta en dlares - ( ) Facturas pendientes de cobro por ventas de gneros. - ( ) Facturas pendientes de cobro por servicios de nuestra actividad. - ( ) Facturas pendientes de cobro por servicios que no son nuestra actividad. - ( ) Facturas pendientes de pago por compras de gneros. - ( ) Facturas pendientes de pago por servicios que nos han prestado. - ( ) Facturas pendientes de pago, a un ao, por compra de inmovilizado. - ( ) Facturas pendientes, a ms de un ao, por compra de inmovilizado. - ( ) Letras aceptadas por nosotros a los suministradores de gneros. - ( ) Letras aceptadas por nosotros a los suministradores de servicios. - ( ) Letras aceptadas por nosotros, a 6 meses a los proveedores. - ( ) Letras aceptadas por nosotros, a 16 meses a los proveedores. - ( ) Existencias en almacn, de biones adquiridos para revenderlos. - ( ) Prdida de un cliente que no nos paga por insolvente.

- ( ) Los productos que vendemos. - ( ) Los folios, cintas, discos, etc. que tenemos en almacn. Actividad n 4: Codificar las siguientes cuentas a nivel de 3 dgitos, con la ayuda del P.G.C. - ( ) Local donde est el almacn del negocio. - ( ) Piso propio donde estn las oficinas de la empresa. - ( ) Mesas, estanteras armarios, de las oficinas de la empresa. - ( ) Camiones que utilizamos para el transporte de nuestras mercancas. - ( ) Mquinas de escribir de las oficinas. - ( ) Nave industrial del negocio. - ( ) Tornos del taller de reparaciones. - ( ) Ordenadores de las oficinas de la empresa. - ( ) Un solar urbano, propiedad de la empresa. - ( ) Ventiladores porttiles en las oficinas de la empresa. - ( ) Sistema de aire acondicionado instalado en los talleres de la empresa. - ( ) Limas, sierras, herramientas, etc. - ( ) Mquinas calculadoras de las oficinas. - ( ) Carretillas mecnicas. - ( ) Mquinas elevadoras. - ( ) Furgonetas utilizadas para el reparto de gneros. - ( ) Cantidad que nos deben por ventas realizadas. - ( ) Cantidad adeudada por la compra de materiales diversos. - ( ) Deuda por la compra de maquinaria. - ( ) Cantidad que se debe a un banco por un prstamo a cinco aos. - ( ) Dinero que nos deben por una reparacin efectuada.

Actividad n 5: Codificar las siguientes cuentas a nivel de 3 dgitos, con la ayuda del P.G.C. - ( ) El seguro de los vehculos de la empresa. - ( ) Bolgrafos y otros materiales de oficina. - ( ) Gasolina para los vehculos. - ( ) Alquiler de un piso que utilizamos para las oficinas de la empresa. - ( ) Por servicios de traduccin que nos han realizado. - ( ) Electricidad. - ( ) Comisiones del banco por el servicio de cobro de nuestros recibos. - ( ) Sueldos del mes. - ( ) Prdida originada por un incendio. - ( ) Anuncios en la prensa. - ( ) Engrase de las mquinas. - ( ) Gastos de la asesora jurdica. - ( ) Tasa del alcantarillado. - ( ) Intereses que nos cobra el banco. - ( ) El impuesto de circulacin de vehculos. - ( ) Recibo del agua. - ( ) El alquiler de un compresor para utilizarlo en los trabajos de la empresa. - ( ) Por alquileres de locales que son propiedad de la empresa. - ( ) Servicios de comedor al personal de nuestra empresa.

Captulo 5:

Plan de cuentas. Estructura, clasificacin y codificacin


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Plan de Cuentas Para una adecuada organizacin de las cuentas contables, es necesario disponer de un plan, que es una lista de todas las cuentas que se manejan dentro de una Contabilidad. Es el listado de cuentas que una empresa ha determinado utilizar para el desarrollo de sus procesos contables, lo que depender de la naturaleza de las actividades econmicas que realice, ejemplo: No es lo mismo la Contabilidad de un hospital que la de un supermercado.

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Requisitos del Plan de Cuentas Debe ser amplio, de manera de abarcar todas las actividades de la empresa.Debe ser flexible, para que pueda adaptarse a la evolucin de la empresa.Desde el punto de vista formal, debe tener un sistema de codificacin numrico de las cuentas, de manera que sea fcil su identificacin por grupos.[1] Estructura, clasificacin y codificacin Ejemplo: 1. 1.1. 1.1.1. 1.1.1.01 ACTIVO ACTIVO CORRIENTE CAJA CAJA GENERAL GRUPO SUBGRUPO CUENTA SUBCUENTA

Como podemos observar en el ejemplo anterior, la estructura del plan de cuentas est dada en base a un grupo principal que puede ser: Activo,Pasivo,Patrimonio,Ingresos,Gastos. A cada grupo hemos asignado un nmero, que en Contabilidad se lo denomina cdigo. Existen planes de cuentas donde se hace constar Cuentas de Orden con el

nmero 6 u otro nmero para diferenciarlo del resto de cuentas ya que estos rubros tienen otro tipo de tratamiento. Dependiendo de cada grupo, se deben considerar tambin subgrupos, por ejemplo para considerar las cuentas de Pasivo, el primer subgrupo debe ser Pasivo Corriente, mostrando la siguiente estructura: 2. 2.1. PASIVO PASIVO CORRIENTE GRUPO SUBGRUPO

A su vez dentro de cada subgrupo se tiene que considerar varias cuentas, por ejemplo: 2.1.1. 2.1.2. CUENTAS POR PAGAR CUENTA

DOCUMENTOS POR PAGAR CUENTA

Y dentro de cada cuentas, las respectivas subcuentas, por ejemplo: 2.1.1.01 2.1.1.02 CxP Luis Santacruz CxP Gonzalo Pea SUBCUENTA SUBCUENTA

Como podemos observar, dentro de cada subcuenta hemos asignado dos dgitos para su identificacin, esto da la posibilidad de que el nmero de subcuentas se pueda ampliar hasta 99. Para el caso concreto de nuestro sistema de Contabilidad, cada cdigo de grupo, subgrupo o cuenta termina en punto y solamente las subcuentas no terminan en punto, esto se debe a que para los asientos de diario utilizamos nicamente subcuentas, en el caso de que en algn asiento utilicemos un cdigo de grupo, subgrupo o cuenta, el sistema no lo va a aceptar y va a emitir el siguiente mensaje: #N/A A continuacin un ejemplo del Plan de Cuentas que se muestra en nuestro software contable:
MODELO S.A.

PLAN DE CUENTAS

FECHA

septiembre 7, 2009

1. 1.1. 1.1.1.

ACTIVO ACTIVO CORRIENTE CAJA, BANCOS

1.1.1.01 CAJA CHICA QUITO 1.1.1.02 CAJA CHICA GUAYAQUIL 1.1.1.10 CAJA GENERAL 1.1.1.20 CUENTA CONTROL 1.1.1.21 BANCO DEL PICHINCHA C.C. 20735-4 1.1.1.22 BANCO DEL PACIFICO 1.1.1.23 BANCO DE GUAYAQUIL 1.1.2. CTAS Y DTOS X COB CLIENTES

1.1.2.01 CLIENTES QUITO 1.1.2.02 CLIENTES GUAYAQUIL 1.1.2.03 CLIENTES CUENCA 1.1.2.04 CLIENTES MANTA 1.1.3. (-)PROV CTAS INCOBRABLES

1.1.3.01 (-)PROV CTAS INCOBR CLIENTES 1.1.4. OTRAS CUENTAS POR COBRAR

1.1.4.01 ANTICIPOS DE SUELDOS 1.1.4.02 ANTICIPOS A PROVEEDORES 1.1.5. INVENTARIO DE SUMINIST. Y MATERIALES

1.1.5.01 SUMIN Y MATERLS DE OFICINA 1.1.6. IMPUESTOS ANTICIPADOS

1.1.6.01 RETENCIONES EN LA FUENTE 1.1.6.02 ANTICIPOS DE IMPUESTO A LA RENTA 1.1.6.03 IVA EN COMPRAS 1.1.7. INVENTARIOS DE PRODUCT. TERMINADOS

1.1.7.01 EQUIPO DE MONTAA 1.1.8. OTROS ACTIVOS CORRIENTES

1.1.8.01 ARRIENDOS PAGADOS POR ANTICIPADO 1.1.8.02 PUBLICIDAD PAGADA POR ANTICIPADO 1.2. 1.2.1. ACTIVO FIJO TERRENOS, EDIFICIOS E INSTALACIONES

1.2.1.01 TERRENO 1.2.2. MAQUIN, MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO

1.2.2.01 MUEBLES Y ENSERES 1.2.2.02 EQUIPO DE OFICINA 1.2.3. VEHICULOS

1.2.3.01 VEHICULOS 1.2.4. OTROS ACTIVOS FIJOS

1.2.4.01 DERECHOS DE AUTOR 1.2.5. (-)DEPRECIACION ACUMULADA

1.2.5.01 (-)DEPRECIACION ACUMULADA 1.3. 1.3.1. ACTIVOS NO CORRIENTES GASTOS DE ORGANIZAC. Y CONSTITUCION

1.3.1.01 GASTOS DE ORGANIZAC. Y CONSTITUCION 1.3.2. GASTOS INVESTIGACION, EXPL Y OTROS

1.3.2.01 INVESTIGACION DE MERCADOS 1.3.3. OTROS ACTIVOS NO CORRIENTES

1.3.3.01 DEPOSITOS EN GARANTIA 1.3.4. (-)AMORTIZACION ACUMULADA

1.3.4.01 (-)AMORTIZACION ACUMULADA 2 2.1. 2.1.1. PASIVO PASIVO CORRIENTE CUENTAS POR PAGAR

2.1.1.01 PROVEEDORES 2.1.1.02 SUELDOS POR PAGAR 2.1.2. DOCUMENTOS POR PAGAR

2.1.2.01 DOCUMENTOS POR PAGAR 2.1.3. PROV SOCIALES POR PAGAR

2.1.3.01 DECIMO TERCER SUELDO 2.1.3.02 DECIMO CUARTO SUELDO 2.1.3.03 VACACIONES 2.1.4. OBLIGAC: IESS E IMPUESTOS

2.1.4.01 APORTE PATRONAL 2.1.4.02 APORTE INDIVIDUAL 2.1.4.03 FONDO DE RESERVA 2.1.4.04 RETENCIONES A EMPLEADOS 2.1.4.05 RETENC. FUENTE 1% 2.1.4.06 RETENC. FUENTE 2% 2.1.4.07 RETENC. FUENTE 8%

2.1.4.08 RETENC. FUENTE 25% 2.1.4.09 IVA EN VENTAS 2.1.4.10 RETENC. IVA 30% 2.1.4.11 RETENC. IVA 70% 2.1.4.12 RETENC. IVA 100% 2.1.4.13 PRESTAMOS QUIROGRAFARIOS IESS 2.1.5. OTROS PASIVOS CORRIENTES

2.1.5.01 COBROS ANTICIPADOS 2.2. 2.2.1. PASIVO LARGO PLAZO-NO CORRIENTE CTAS Y DTOS X PAG-LARGO PLAZO

2.2.1.01 PRESTAMO BCO PICHINCHA LARGO PLAZO 2.2.2. 3. 3.1. 3.1.1. OTROS PASIVOS A LARGO PLAZO PATRIMONIO PATRIMONIO NETO CAPITAL SUSCRITO Y/O ASIGNADO

3.1.1.01 CAPITAL 3.1.2. RESERVAS

3.1.2.01 RESERVA LEGAL 3.1.2.02 OTRAS RESERVAS 3.1.3. UTILIDADES/PERDIDAS ACUMULADAS

3.1.3.01 UTIL/PERD ACUM EJERCICIOS ANTERIORES 3.1.3.02 RESULTADOS PRESENTE EJERCICIO 4. 4.1. INGRESOS INGRESOS OPERACIONALES

4.1.1.

VENTAS GRAVADAS CON IVA

4.1.1.01 VENTAS DE SERVICIOS 4.1.1.02 ALQUILER EQUIPO DE MONTAA 4.1.2. VENTAS EXC DE IVA O NO GRABADAS

4.1.2.01 VENTAS EXCENTAS DE IVA 4.1.3. EXPORTACIONES

4.1.3.01 EXPORTACIONES 4.1.4. (-)DEVOL Y DESCUENTOS EN VENTAS

4.1.4.01 (-)DEVOL Y DESCUENTOS EN VENTAS 4.2. 4.2.1. INGRESOS NO OPERACIONALES OTROS INGRESOS

4.2.1.01 INTERESES GANADOS 4.2.1.02 UTILIDAD EN VENTA DE ACTIVOS FIJOS 4.2.1.03 OTRAS RENTAS 5. 5.1. 5.1.1. GASTOS COSTO DE VENTAS COSTO DE VENTAS

5.1.1.01 COSTO DE VENTAS 5.2. 5.2.1. GASTOS DE ADMINIST Y VTAS SUELD/SAL/BEN SOC E INDEM

5.2.1.01 SUELDOS Y SALARIOS 5.2.1.02 DECIMO TERCER SUELDO 5.2.1.03 DECIMO CUARTO SUELDO 5.2.1.04 VACACIONES

5.2.1.05 FONDO DE RESERVA 5.2.1.06 GASTO APORTE PATRONAL 5.2.2. COMISIONES EN VTAS Y PUBL

5.2.2.01 COMISIONES EN VENTAS 5.2.2.02 PUBLICIDAD 5.2.3. GASTOS DE GESTION

5.2.3.01 GESTIONES VARIAS 5.2.4. AGUA, LUZ, TELEFONO, TELEX Y FAX

5.2.4.01 AGUA 5.2.4.02 LUZ 5.2.4.03 TELEFONOS Y FAX 5.2.4.04 INTERNET 5.2.5. IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS

5.2.5.01 IMPUESTOS FISCALES Y MUNICIP. 5.2.5.02 CONTRIB. SUPERINT. DE CIAS. 5.2.6. DEPREC DE BIENES Y AMORT.

5.2.6.01 DEPRECIACION DE MUEB Y ENS. 5.2.6.02 DEPRECIACION EQUIPOS DE OFIC. 5.2.6.03 AMORTIZACIONES 5.2.7. CTAS INCOB Y BAJA DE INV.

5.2.7.01 CUENTAS INCOBRABLES 5.2.8. INTERESES Y COMISIONES

5.2.8.01 GASTO INTERESES 5.2.8.02 COMISIONES BANCARIAS

5.2.9.

OTROS GTOS DE ADM Y VTAS.

5.2.9.01 GASTOS DE VIAJE 5.2.9.02 ARRIENDOS 5.2.9.03 SERVICIOS DE HOSPEDAJE 5.2.9.04 TRANSPORTE 5.3. 5.3.1. GASTOS NO OPERACIONALES PERDIDA EN VTA DE ACTIVOS

5.3.1.01 PERDIDA EN VTA DE ACTIVOS FIJ. 5.3.2. OTROS GASTOS NO OPERACNLS

5.3.2.01 MANTENIMIENTO DE OFICINAS

LA CONTABILIDAD Y

LA CUENTA PBLICA MUNICIPAL

1. LA CONTABILIDAD

La contabilidad el la tcnica que permite registrar en cuentas previamente establecidas y bajo una clasificacin apropiada, las operaciones que realiza cualquier institucin.

Por lo tanto, la contabilidad municipal es la tcnica que permite registrar en forma ordenada, completa y detallada los ingresos y gastos, con el fin de poder determinar en cualquier momento la situacin financiera de la hacienda municipal.

Para que la contabilidad municipal sea un instrumento valiosos para el ayuntamiento sta deber ser:

Legal. Es decir, que las operaciones contables se apeguen a las disposiciones jurdicas vigentes del municipio.

Comprobable. O sea, que se puedan demostrar todos los movimientos financieros realizados y los resultados obtenidos de ellos.

Exacta. Es decir, que todos los registros financieros se hagan en forma puntual, fiel y cabal.

Clara y sencilla. Es decir, que facilite la utilizacin y comprensin de los datos registrados.

Para desempear sus funciones, el ayuntamiento cuenta con distintos recursos financieros, monetarios y patrimoniales, con los cuales realiza diversas operaciones.

De esta manera el ayuntamiento maneja:

Dinero en efectivo. Cheques y giros bancarios. Giros postales. Depsitos en instituciones bancarias. Ttulos de crdito a favor del municipio. Ttulos de crdito a pagar por el municipio. Mobiliario, equipo, vehculos y herramientas. Compras a crdito. Impuestos y cuotas retenidas a sus empleados y funcionarios. Impuestos, derechos, productos, aprovechamientos, participaciones y subsidios que recibe la tesorera municipal. Gastos efectuados con cargo al municipio, Etctera.

Para poder organizar y controlar estos recursos, el ayuntamiento debe contar con un sistema contable que le permita registrar, ordenar y analizar los movimientos que tienen los ingresos y egresos de la hacienda municipal.

2. EL SISTEMA CONTABLE

El sistema contable est compuesto por un conjunto de operaciones interrelacionadas entre s, mediante las cuales se registran los ingresos y egresos de dinero en efectivo y aquellas operaciones en que no interviene el dinero en efectivo.

Con un sistema contable la tesorera municipal podr:

Llevar un mejor control de los ingresos y gastos pblicos municipales. Proporcionar a las autoridades municipales, la informacin necesaria para la evaluacin de los programas en el corto y mediano plazo. Tener la informacin necesaria para elaborar el documento de la cuenta pblica municipal, que el ayuntamiento debe presentar al Congreso del Estado.

Proporcionar la informacin necesaria para la elaboracin de los proyectos de presupuesto de ingresos y egresos del municipio.

El municipio puede llevar un control de sus recursos con sencillas operaciones contables, como son:

Cantidades que representen ingresos. Cantidades que representen gastos. Cantidades que le adeuden.

Y todo aumento o disminucin de las cantidades mencionadas.

Sin embargo, es necesario que estas operaciones contables sigan un orden y una clasificacin determinada.

El sistema contable que se propone en esta gua es el de Plizas ya que simplifica el registro de operaciones y facilita una mayor divisin del trabajo contable.

3. ESTRUCTURA DEL SISTEMA CONTABLE

Un sistema de contabilidad se estructura a partir de los siguientes elementos:

Grupos de cuentas. Subgrupos de cuentas. Cuentas.

Subcuentas. Cuentas auxiliares.

3.1. Grupos de Cuentas

El grupo de cuentas es el registro ordenado de las operaciones financieras que realiza el ayuntamiento. Cada grupo se integra de acuerdo a la similitud del movimiento financiero que se deba realizar con l.

Los grupos de cuentas ms usuales son:

Activo.

Patrimonio.

Pasivo.

Resultados.

3.2. Subgrupos de Cuentas

Esta clasificacin se hace dentro de un grupo de cuentas, segn la naturaleza de stas.

El grupo de cuentas activo tiene tres subgrupos: circulante, fijo y diferido. El grupo de cuentas de pasivo tiene dos: circulante y fijo. El grupo de cuentas de resultados se subdivide en acreedoras y deudoras. Las cuentas de patrimonio no tienen subgrupos.

3.3. Cuentas

La cuenta es el registro que se lleva de los aumentos y disminuciones que sufren los recursos del municipio, como consecuencia de las operaciones financieras realizadas por el ayuntamiento, relativas a una misma clasificacin.

Las cuentas representan ms directamente, que los grupos y subgrupos, la operacin financiera llevada a cabo con un cierto tipo de recursos. En ellas se anotan en forma ordenada y por separado:

Las cantidades que representan los recursos con que cuenta el municipio, denominadas haber.

Las cantidades que representan los gastos o adeudos del municipio, denominadas debe.

3.4 Subcuentas

Para una plena identificacin de las cuentas no es suficiente con asignarle un nombre, sino que es necesario complementarlas con una codificacin que sirva de distintivo entre una clase de cuenta y otra, a esta codificacin se le denomina subcuenta.

3.5 Cuentas Auxiliares

Debido a la gran diversidad de conceptos que estn contenidos en los subgrupos de las cuentas o resultados, este grupo tiene cuentas auxiliares, una por cada concepto de ingresos o egresos.

4. CATLOGO DE CUENTAS

Para unificar los criterios en cuanto a la clasificacin y manejo de la cuentas se debe utilizar un catlogo de cuentas, ste es un listado de cuentas ordenadas en forma sistemtica de acuerdo a los nombres y nmeros de cuentas que proporciona la Legislatura del Estado.

El catlogo de cuentas debe contener: los grupos de cuentas ms usuales, los subgrupos de cuentas que lo conforman, las cuentas en s y las cuantas auxiliares.

4.1. Cuentas de Activo

En el grupo de cuentas de activo se registran todos los bienes y derechos que son propiedad del municipio. Como ya vimos, este grupo se clasifica en dos subgrupos: activo circulante y activo fijo.

El activo circulante est formado por todos los bienes y derechos que estn en rotacin o constante movimiento y que en cualquier momento pueden ser fcilmente cambiados por dinero. Las cuentas ms usuales de este subgrupo son:

Caja.- Est constituida por dinero en efectivo, como son billetes de banco, monedas, cheques, y giros bancarios, giros postales, etc.

Bancos.-En esta cuenta se encuentran todos los valores depositados en las instituciones bancarias.

Documentos por cobrar.- En esta cuenta se registran los ttulos de crdito a favor del municipio, como: letras de cambio, pagars y otros.

Deudores diversos.- Representa las personas que por algn concepto deben al municipio.

El activo fijo es el subgrupo de cuentas que est constituido por todos los bienes y derechos propiedad del municipio, que tienen cierta durabilidad y que se han adquirido con el propsito de que den servicio. Existen dos cuentas en este subgrupo:

Bienes inmuebles.- Son aquellos bienes que por sus caractersticas propias (forma, tamao, peso, etc.) se encuentran fijos al suelo y no pueden ser movidos o desplazados fcilmente, como son: edificios y terrenos.

Bienes muebles.- Son aquellos objetos que debido por sus caractersticas fsicas pueden ser fcilmente desplazados y, adems, tienen una larga duracin en condiciones normales de uso. Ejemplo: equipo, mobiliario, vehculos, herramientas.

4.2. Cuentas de Pasivo

En este grupo se concentran todas las cuentas en las que se registran las deudas y obligaciones que debe pagar el municipio, es decir, el pasivo representa el compromiso que tiene el municipio para liquidar sus deudas. Las cuentas de pasivo se clasifican en dos subgrupos: pasivo circulante y pasivo fijo.

El pasivo circulante son las deudas y obligaciones que contrajo el municipio y que se vencen en un plazo (menos de una ao) o estn pendientes de pago por haberse vencido el plazo.

Las cuentas ms comunes son:

Documentos por pagar.- En sta se registran los ttulos de crdito en contra del municipio, como letras de cambio y pagars.

Proveedores.- En esta cuenta se llevan las deudas a personas o casas comerciales a las que el municipio les compr a crdito.

Deuda pblica a corto plazo.- Son los adeudos pendientes de pago al cierre del ejercicio fiscal actual.

Acreedores diversos.- Son las personas a las que el municipio les adeuda por un concepto distinto al de la compra de mercanca, como son: prstamos o anticipos en efectivo.

Fondos ajenos.- Representa el importe por reportar de los impuestos y cuotas retenidas a empleados y funcionarios del municipio, como son cuotas al IMSS, ISSSTE y pensiones.

El pasivo fijo est formado por todas las deudas y obligaciones contradas por el municipio y que estn pendientes de pago en plazos mayores de un ao o fuera del ejercicio fiscal actual. El pasivo fijo representa la deuda pblica a largo plazo.

4.3. Cuentas de Patrimonio

Son aquellas cuentas en las que se registra el valor del patrimonio municipal, es decir, los bienes muebles e inmuebles propiedad del municipio. En este grupo no existen subgrupos y slo hay dos cuentas:

Patrimonio.- En esta cuenta se registra la inversin utilizada en los bienes muebles e inmuebles propiedad del municipio.

Resultado del ejercicio.- En sta se registran los resultados del capital ejercido en comparacin con el ejercicio fiscal anterior. (Comparacin de ejercicios actual y anterior).

4.4. Cuentas de Resultado

Son las cuentas que representan el dinero en efectivo que se deriva del ejercicio y aplicacin de las leyes de ingresos y presupuestos de egresos.

El grupo de cuentas de resultado tiene dos subgrupos: las cuentas acreedoras y las deudoras.

Cuentas acreedoras de resultado.- Son las cuentas que representan ingresos para el municipio y son:

- Impuestos

- Aprovechamientos

- Productos

- Derechos

- Participaciones

- Subsidios

Cuentas deudoras de resultado.- Son las que representan gastos para el municipio, se forman por el importe total de los gastos efectuados con cargo al presupuesto actual o por el importe de los gastos efectuados durante el ejercicio actual que corresponden al presupuesto anterior.

Tanto para las cuentas deudoras como para las cuentas acreedoras existen cuentas auxiliares; una por cada concepto de ingresos o de egresos.

Por ejemplo, dentro de la cuenta de impuestos habr una cuenta auxiliar por cada tipo de impuestos, as las cuentas auxiliares de la cuenta de impuestos sern las siguientes:

Predial Sobre traslacin de dominio de bienes muebles

Sobre profesiones mdicas Sobre plusvala o mejora de la propiedad Sobre diversiones y espectculos Sobre rifas, concursos, loteras y sorteos

5. ORDENAMIENTO DE LAS CUENTAS

Para el buen manejo y aplicacin de las cuentas es importante que se les asigne una clave o numeracin que facilite su distincin. Se sugiere utilizar las claves que establezca el Congreso Local, por ejemplo:

1. 1.1 1.1.1 1.2 1.2.1

Cuentas de activo. Circulante. Caja. Fijo. Bienes muebles.

6. PRINCIPALES FORMAS, DOCUMENTOS Y LIBROS QUE SE UTILIZAN EN LA CONTABILIDAD MUNICIPAL

6.1 Pliza Contable

La pliza es un documento en el que se asientan las operaciones desarrolladas por el municipio y toda la informacin necesaria para su identificacin.

Se elabora una pliza por cada grupo de cuentas.

Los datos contenidos en las plizas se registrarn en el libro diario, para despus ser concentrados en el libro mayor.

Las plizas contables se pueden clasificar en:

Pliza de ingresos.

Pliza de egresos.

Pliza de diario.

En la pliza de ingresos se anotan diariamente las operaciones que representan ingresos, es decir, entradas de dinero en efectivo para el municipio.

Los elementos que la pliza de ingresos debe contener son:

Especificacin del tipo de pliza. Nombre del ayuntamiento. Columnas para el nmero de cuenta, nmero de subcuenta y nombre de las cuentas. Columnas para el parcial, el debe y el haber. Rengln para sumas iguales. Espacio para anotar el concepto. Espacios para anotar quin la formul, quin la revis y quin la autoriz. Espacio para sealar la fecha y nmero de pliza.

Para elaborar este tipo de plizas se deben tomar en cuenta todos los documentos que comprueben los ingresos del municipio; asimismo, se deben anotar las claves numricas correspondientes al catlogo de cuentas.

La pliza de egresos sirve para anotar las operaciones que impliquen egresos o salidas de dinero en efectivo para el municipio.

Los elementos de la pliza de egresos son:

Especificacin del tipo de pliza que se elabora. Nombre del ayuntamiento. Copia(s) del cheque(s) expedido(s) o recibos, notas, etc. Columna para el nmero de cuenta. Columnas para el parcial, el debe y el haber. Rengln para sumas iguales. Espacios para sealar quin la formul, quin la revis y quin la autoriz. Espacios para la fecha y el nmero de pliza.

La pliza de egresos se elabora cada vez que se expida un cheque o haya salida de dinero en efectivo (una pliza por cada gasto realizado). Debe contener los datos de la aplicacin contable de acuerdo a las claves del catlogo de cuentas.

La pliza de diario sirve para anotar las operaciones que realiza el municipio y que implican entradas o salidas de dinero en efectivo.

Los elementos que contiene son:

Especificacin del tipo de pliza que se elabora. Nombre del ayuntamiento. Columnas para el nmero de cuenta, subcuenta y nombre. Columnas para el parcial, el debe y el haber. Rengln para sumas iguales. Espacios para anotar quin la formul, quin la revis y quin la autoriz. Espacios para sealar la fecha y nmero de pliza.

La pliza de diario se elabora para anotar operaciones tales como: pago de un pasivo a otro, adquisiciones a crdito, cobro de documentos descontados, etctera.

6.2 Libro de Registro de Plizas

El libro de registro sirve para establecer un control y llevar un buen manejo de las plizas. Se utiliza un libro de registro por cada tipo de pliza.

En ellos se anotan en forma progresiva y cronolgica cada una de las plizas.

6.3 Libro Mayor

En este libro se concentran los movimientos mensuales de las cuentas afectadas en los registros de plizas de ingresos, de egresos y de diario.

El libro mayor agrupa todas las cuentas con el fin de que la informacin contable se recopile con mayor detalle que el que aparece en los estados financieros. El libro mayor tambin se utiliza como medio de reclasificar y resumir por cuentas la informacin detallada cronolgicamente en el libro diario.

7. OPERACIN E INFORMES CONTABLES MS COMUNES

7.1 Corte de Caja

Consiste en la revisin, registro y cierre de los recursos obtenidos y de los gastos efectuados por la tesorera municipal.

Debe ser llevado a cabo por los encargados de la caja para, posteriormente, ser reportado al tesorero municipal.

7.2 Balance General

El balance general es la descripcin de la situacin financiera del municipio en una fecha determinada. Muestra clara y detalladamente los saldos deudores y acreedores del municipio.

7.3 Estado de Resultado

El estado de resultado es un informe que muestra los ingresos del municipio durante un perodo determinado, en l se seala la fuente principal de ingreso, se deducen gastos y se marca la utilidad neta.

El estado de resultado se utiliza para acompaar los estados financieros.

7.4 Informes

La tesorera municipal tiene la obligacin de elaborar un informe anual que contenga una descripcin detallada de las operaciones realizadas, considerando los recursos y la aplicacin de los mismos. Este informe lo presentar el Presidente Municipal al Ayuntamiento.

8. LA CUENTA PBLICA MUNICIPAL

La cuenta pblica municipal es el documento mediante el cual el ayuntamiento cumple con la obligacin constitucional de someter a las legislaturas locales los resultados habidos en el ejercicio presupuestario, con relacin a los ingresos y gastos pblicos, y el detalle sobre el uso y aprovechamiento de los bienes patrimoniales. La cuenta pblica representa una evaluacin financiera de todas las acciones del gobierno municipal y permite determinar el grado de aplicacin de la Ley de Ingresos Municipales y del Presupuesto de Egresos.

La cuenta pblica se rinde en forma parcial cada mes y al final del ejercicio fiscal se presentan los resultados obtenidos durante el ao correspondiente.

8.1 Contenido

La cuenta pblica municipal deber contener un anlisis comparativo de la Ley de Ingresos y del Presupuesto de Egresos con lo realmente aplicado y ejercido, as como una relacin de todas las operaciones por conceptos y por partidas presupuestales.

Tambin se analizarn las diferencias y se explicarn y justificarn de conformidad con los objetivos planteados en los programas de la administracin municipal.

En cuanto a los ingresos municipales, la cuenta pblica debe contener los siguientes datos:

Principales lineamientos de la poltica de ingresos. Forma en que se aplic la Ley de Ingresos. Cantidad total de ingresos recaudados. Forma en que se realiz la fiscalizacin. Recursos provenientes de financiamiento crediticio. Recursos provenientes de la colaboracin ciudadana para financiar las obras y los servicios pblicos.

Respecto a los gastos, la cuenta pblica deber contemplar:

Gastos realizados y sus respectivos comprobantes. Formas utilizadas para cubrir los programas de obras y servicios pblicos. Avances en el gasto ejercido con relacin al presupuesto de egresos aprobado. Cantidad total de gasto. Estructura econmica del gasto pblico municipal, destacando las cantidades destinadas a cada concepto.

Tambin la cuenta pblica municipal deber contener un anlisis presupuestal, es decir, una comparacin por partida de gasto entre las cantidades autorizadas y las cantidades ejercidas, de ah se obtendrn los saldos. Si los gastos rebasan lo autorizado sern saldos negativos, si se presentan ahorros sern saldos positivos.

8.2 Elaboracin

La cuenta pblica se debe elaborar de acuerdo a los requisitos, formas y procedimientos que seale la Constitucin Poltica del Estado, la Ley Orgnica Municipal y la Ley de Hacienda Municipal.

La tesorera municipal es el rgano administrativo encargado de elaborar el documento de la cuenta pblica y el sndico es el responsable de su revisin. Si el sndico no est de acuerdo con el contenido de la cuenta pblica, la regresar a la tesorera para que le hagan los ajustes y correcciones pertinentes.

Una vez aprobada por el sndico, la cuenta pblica se enva al Presidente Municipal.

8.3 Presentacin y Aprobacin

Para la presentacin de la cuenta pblica municipal es importante observar el marco legal vigente en cada entidad federativa, ya que dicha legislacin es la que establece quienes son los responsables de su formulacin, as como las formas y plazos para su presentacin.

En la mayora de las entidades federativas las formas, procedimientos especficos y periodicidad para la elaboracin, presupuestacin y aprobacin de la cuenta pblica, estn sealados en la Ley Orgnica Municipal y en su caso en la Ley de Hacienda Municipal de cada Estado.

Con base en estas disposiciones el Presidente Municipal es el encargado de presentar la cuenta pblica al ayuntamiento en sesin de cabildo, sta analizar, discutir y, en su caso, la aprobar. Si el ayuntamiento considera que la cuenta pblica necesita ajustes o correcciones, la regresar a la tesorera.

Una vez aprobada la cuenta pblica, el secretario del ayuntamiento la enviar al Congreso del Estado. Ah la Contadura Mayor de Hacienda o Contadura Mayor de Glosa revisar el documento, verificando si los resultados corresponden a la necesidad de ingreso y gasto y emitir un dictamen que someter al Congreso.

Si la cuenta pblica es aprobada, el Congreso notificar al Presidente Municipal su conformidad para el cierre del ejercicio contable correspondiente, a travs de un oficio denominado finiquito.