Srie de

Cadernos de Governana Corporativa

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Guia de Orientao para o Conselho Fiscal Manual Prtico de Recomendaes Estatatrias Guia de Orientao para Gerenciamento de Riscos Corporativos Guia de Sustentabilidade para as Empresas Modelo de Regimento Interno de Conselho de Administrao Guia de Orientao para a Implementao de Portal de Governana

Guia de Orientao para a Implementao de Portal de Governana

O IBGC uma organizao exclusivamente dedicada promoo da governana corporativa no Brasil e o principal fomentador das prticas e discusses sobre o tema no Pas, tendo alcanado reconhecimento nacional e internacional. Fundado em 27 de novembro de 1995, o IBGC sociedade civil de mbito nacional, sem fins lucrativos tem o propsito de ser referncia em governana corporativa, contribuindo para o desempenho sustentvel das organizaes e influenciando os agentes da nossa sociedade no sentido de maior transparncia, justia e responsabilidade.

Instituto Brasileiro de Governana Corporativa

6
O IBGC, dando seqncia serie Cadernos de Governana Corporativa, lana sua 6 publicao: o Guia de Orientao para a Implementao de Portal de Governana. O Portal de Governana uma ferramenta de gesto eficiente, que proporciona acesso a informaes corporativas e agilidade na interao e na troca de idias entre todos os agentes envolvidos nos processos da governana. O objetivo deste guia disponibilizar s empresas informaes que contribuam para o desenvolvimento das melhores prticas de governana corporativa e estimulem os administradores a adotarem iniciativas inspiradas nos princpios de transparncia, eqidade, prestao de contas e responsabilidade corporativa.

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Patrocnio:

Guia de Orientao para a Implementao de Portal de Governana

Guia de Orientao para a Implementao de Portal de Governana

Av. das Naes Unidas, 12.551 25 andar cj. 2508 - Brooklin Novo World Trade Center - SP 04578-903 - So Paulo SP Tel.: 55 11 3043.7008 Fax: 55 11 3043.7005 Email: ibgc@ibgc.org.br IBGC PARAN - Tel.: 55 41 3022.5035 IBGC RIO - Tel.: 55 21 2223.9651 IBGC SUL - Tel.: 55 51 3328.2552 www.ibgc.org.br

Apoio:

Guia de Orientao para a Implementao de Portal de Governana

2008

Instituto Brasileiro de Governana Corporativa

O IBGC uma organizao exclusivamente dedicada promoo da governana corporativa no Brasil e o principal fomentador das prticas e discusses sobre o tema no Pas, tendo alcanado reconhecimento nacional e internacional. Fundado em 27 de novembro de 1995, o IBGC sociedade civil de mbito nacional, sem fins lucrativos tem o propsito de ser referncia em governana corporativa, contribuindo para o desempenho sustentvel das organizaes e influenciando os agentes da nossa sociedade no sentido de maior transparncia, justia e responsabilidade.

Presidente do Conselho de Administrao:

Mauro Rodrigues da Cunha

Vice-Presidentes:
Gilberto Mifano e Joo Pinheiro Nogueira Batista

Conselheiros:
Alberto Whitaker, Eliane Lustosa, Fernando Mitri, Joo Verner Juenemann, Paulo D. Villares e Ronaldo Veirano

Comit Executivo:
Andr Coutinho, Eliane Lustosa e Ricardo Veirano

Secretria Geral:
Heloisa B. Bedicks Para mais informaes sobre o Instituto Brasileiro de Governana Corporativa, visite o site: www.ibgc.org.br. Para associar-se ao IBGC ligue para (11) 3043 7008. vedada a reproduo total ou parcial deste documento sem autorizao formal do IBGC.
I59g Instituto Brasileiro de Governana Corporativa. Guia de orientao para a implementao de portal de governana. / Instituto Brasileiro de Governana Corporativa. So Paulo, SP : IBGC, 2008. (Srie Cadernos de Governana Corporativa, 6) . 38 p. ISBN 978-85-99645-10-9 1 . Governana corporativa. 2. Portal corporativo. I. Ttulo. CDU 658.4

Bibliotecria responsvel: Mariusa F.M. Louo - CRB-12/330

Crditos
Este trabalho foi desenvolvido pelo Grupo Portal de Governana do IBGC.

Agradecimentos
A todos que enviaram sugestes durante o perodo de consulta pblica. Aos membros do Grupo, associados ao IBGC, que dedicaram generosamente seu tempo para o desenvolvimento da governana corporativa. Aos membros do Grupo que, mesmo sem serem associados ao IBGC, atuaram com esprito de colaborao e contriburam com seu conhecimento e experincia para o enriquecimento do contedo deste documento. Ao staff do IBGC, especialmente Mara Sardo, que proporcionou apoio s atividades do Grupo.

Contribuies
Alosio Macrio Ferreira de Souza Anderson Reis Lopes Carlos Eduardo Lessa Brando Cludia Primo Fernando Mesquita Fernando de Assis Venega Gislia da Silva Heloisa Belotti Bedicks Mariana Teixeira Rodrigo Nogueira Mendes Virglio Jos de Aguiar

Coordenao
Ezequiel Tavares

ndice 1 2 3
Apresentao Contexto
1.1 Definio de Portal de Governana 1.2 Pblico-Alvo 1.3 Alinhamento do Portal com as Melhores Prticas de Governana Corporativa 1.4 Objetivos da Implementao

8 10
11 11 11 12

Conceito de Portal de Governana no Mundo Funcionalidades

3.1 Acesso 3.2 Armazenamento e Acesso ao Contedo 3.3 Definio de Perfis / Usurios 3.4 Administrao do Portal 3.4.1 3.4.2 3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.5.4 3.5.5 3.6 Segurana 3.7 Disponibilidade para Prestao de Informaes Gerenciamento de Contedo

13 15
16 16 17 17 18 20 20 20 20 21 21 21 24

Canais de Comunicao com os Administradores do Portal 18 Ferramenta de Busca Mapa do Site Frum Sala de Bate-Papo (Chat) Aviso de Atualizao via E-mail

3.5 Contedo / Ferramentas

4 5

Exemplos de Contedos Publicveis no Portal Seqncia de Implementao Recomendada

5.1 Fases Recomendadas 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.1.5 5.1.6 5.1.7 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5 5.2.6 Levantamento de Requisitos Elaborao de Prottipo da Macro-Estrutura e Navegao Elaborao de Prottipo da Linha Visual e das Pginas Web Especificao Funcional e Tcnica Codificao e Testes Treinamento da Equipe de Administrao do Portal Carga de Contedo e Homologao Seminrio Inicial Acompanhamento da Evoluo do Projeto Treinamento dos Usurios Manual de Uso do Portal Atendimento Personalizado Avaliao

25 29
30 30 31 32 32 32 33 33 33 33 33 34 34 34 34

5.2 Aes Recomendadas para Motivar o Pblico-Alvo

reas Candidatas Administrao do Portal

6.1 Presidncia 6.2 Jurdica 6.3 Financeira ou Relaes com Investidores 6.4 Governana Corporativa 6.5 Secretaria do Conselho

35
36 36 36 36 36

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Apresentao

O Instituto Brasileiro de Governana Corporativa (IBGC), em 2005, lanou a srie de publicaes denominada Cadernos de Governana Corporativa em comemorao aos 10 anos de sua fundao. O objetivo da iniciativa trazer ao mercado informaes prticas que contribuam para o aprimoramento do processo da governana corporativa e auxiliem conselheiros e demais administradores no desempenho de suas funes, colaborando para aprimorar a atuao das organizaes, gerar maior confiana dos investidores e, conseqentemente, propiciar maior fluidez de recursos para as organizaes. Os cadernos so editados, conforme o contedo, em trs sries: Documentos Legais de Governana, Documentos sobre Estruturas e Processos de Governana e Temas Especiais de Governana. So frutos de contribuies, sugestes e recomendaes apresentadas pelos associados do Instituto que integram seus diversos comits de trabalho. O sexto caderno Guia de Orientao para a Implementao de Portal de Governana foi preparado pelo Grupo de Trabalho Portal de Governana e pertence temtica Documentos sobre Estruturas e Processos de Governana. O estmulo inicial para a elaborao deste guia partiu de solicitao ao IBGC de empresas interessadas em desenvolver um portal de governana. A busca por organizaes que adotassem a ferramenta, dentre as empresas associadas, evidenciou a existncia de poucas com um portal j desenvolvido, demonstrando tambm que o processo de implementao era praticamente desconhecido da maioria das organizaes.

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A fim de produzir um documento com a viso geral dessa ferramenta, o IBGC incentivou a formao de um grupo de trabalho entre profissionais de empresas cujo portal j havia sido implantado e de outras com interesse em desenvolv-lo internamente. Durante o ano de 2007, o grupo formado por representantes de nove organizaes (Amaznia Celular, Brasil Telecom, CPFL, Energias do Brasil, Gerdau, Ita, Natura, PREVI e Telemig Celular) e do Instituto discutiram e formularam o guia com a preocupao de facilitar o processo de adoo da ferramenta e das funcionalidades propostas, alm de demonstrar o processo de implementao e divulgar conhecimento e procedimentos. O grupo primou pela clareza e objetividade ao dispor contedo e propsitos. A inteno de elaborar o Guia sobre o tema mostrou-se inovadora ao compilar num documento a definio, o pblico-alvo, a sugesto de reas candidatas administrao e a apresentao das funcionalidades, como gerenciamento e armazenamento de contedo, segurana e processo de desenvolvimento do Portal. A elaborao do documento no se prope a estabelecer instrues restritas, uma vez que as funcionalidades esto diretamente relacionadas s demandas e estruturas de cada organizao, nem se contempla a recomendao de solues ligadas a software, sejam completas ou parciais, ou de especificao tcnica. Espera-se com o Guia compartilhar os benefcios que a ferramenta pode proporcionar s organizaes, alm de fomentar a discusso acerca do tema suas funes, seqncia de implementao e adoo de novos recursos e elevar os padres de governana corporativa nas organizaes, facilitando o acesso s informaes e propiciando melhores decises alta administrao.

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Cadernos de Governana Corporativa | IBGC

1 Contexto
1.1 Definio de Portal de Governana 1.2 Pblico-Alvo 1.3 Alinhamento do Portal com as Melhores Prticas de Governana Corporativa 1.4 Objetivos da Implementao 11 11 11 12

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1.1 Definio de Portal de Governana

O Portal de Governana uma ferramenta interativa que atende s boas prticas de governana corporativa e que pode ser acessada de qualquer local, dentro ou fora da organizao, para facilitar a consulta dos conselheiros de administrao, demais administradores e conselheiros fiscais s informaes necessrias para o desempenho de suas responsabilidades legais e estatutrias da melhor forma possvel. O Portal proporciona ainda uma maior interao entre seu pblico por meio da troca de idias e informaes, exemplificado pelas notcias de jornais, comunicados institucionais, informes financeiros, entre outros. O Portal pode ser destinado a uma organizao ou a um grupo empresarial.

1.2 Pblico-Alvo1
Conselheiros de administrao, membros dos comits do conselho de administrao, demais administradores, conselheiros fiscais, rgos e pessoas que a organizao julgue necessrio ter acesso s informaes disponibilizadas no Portal.

1.3 Alinhamento do Portal com as Melhores Prticas de Governana Corporativa

Em consonncia com os princpios bsicos do Cdigo das Melhores Prticas de Governana Corporativa do IBGC, o Portal figura como uma ferramenta apropriada para a organizao disponibilizar para seu pblico-alvo, sem privilgios, informaes sobre os aspectos tangveis e intangveis. As informaes podem ser econmico-financeiras, legais e sobre novos projetos e investimentos relevantes, aquisio, fuso ou incorporao e tambm tratar de questes de ordem socioambiental na definio dos negcios e operaes. O Portal contribui para que seu pblico-alvo conduza os negcios da organizao visando sua sustentabilidade.

1. Quando for descrito o processo de utilizao do portal ao longo deste guia, o termo usurio ser admitido como sinnimo de pblico-alvo.

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1.4 Objetivos da Implementao

Contribuir para que o pblico-alvo exera suas responsabilidades de forma mais efetiva, disponibilizando contedos relevantes a este pblico em formato de texto, som e imagem, com reduo de impresso e melhora na agilidade e na rapidez. Entre os principais objetivos da implementao, podemos destacar: a) b) c) d) e) Aprimoramento da comunicao entre os agentes do processo decisrio e de controle da organizao; Disponibilizao de contedos necessrios para o pblico-alvo de forma gil e segura, evitando a circulao de documentos por meios imprprios; Garantia de que o pblico-alvo tenha acesso sempre verso mais atualizada dos documentos; Otimizao dos recursos com impresso, reproduo de cpias de documentos e das horas de trabalho; Possibilidade de aprofundamento de temas mais complexos que requeiram muito tempo para anlise, direcionando a reunio para a efetiva tomada de deciso; Facilidade na localizao e na recuperao de informaes por meio de palavras-chave (key words).

f)

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2 Conceito de Portal de Governana no Mundo

De acordo com matria publicada no The Wall Street Journal Online2, fundamentada nas informaes do Society of Corporate Secretaries and Governance Professionals dos EUA, uma em cada cinco organizaes nos Estados Unidos da Amrica utilizam portais de governana. O nmero ainda mais relevante no setor financeiro, em que metade das organizaes pesquisadas indicou ter Portal3. Uma das explicaes para a adoo de portais por nmero to relevante de organizaes norte-americanas a necessidade de se adequarem Lei SarbanesOxley4, cuja vigncia aumentou a responsabilidade legal do conselho ao assegurar o atendimento do seu dever fiducirio para com os acionistas, direcionando muitas organizaes a elevar o nmero de conselheiros independentes. O fato gerou, conseqentemente, um aumento na quantidade de reunies, revises de informaes, comunicao pr e ps reunies e forte demanda em trabalhar remotamente. Para viabilizar o acesso s informaes em tempo adequado tomada de deciso, essas organizaes utilizam portais confidenciais estruturados na Web5 com o objetivo de incrementar e facilitar a comunicao e a troca de informaes entre os membros da alta administrao das organizaes.

2. Fonte: The Wall Street Journal Online, edio de 23 de outubro de 2006. 3. Pesquisa realizada em 2005 pela Thomson Financial. 4. Lei Sarbanes-Oxley (SOX): proposta por dois congressistas Paul Sarbanes e Michael Oxley , foi aprovada pelo Congresso norte-americano em julho de 2002, em resposta aos escndalos corporativos envolvendo grandes organizaes do pas. A Lei enfatizou o papel fundamental dos controles internos e fez com que as boas prticas de governana corporativa fossem transformadas em exigncia legal. 5. Web ou WWW (World Wide Web)

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No Brasil, poucas empresas utilizam esta ferramenta de gesto e dentre as associadas ao IBGC participantes do grupo de trabalho, quando este foi implementado, foram identificadas trs que implantaram portais de governana. A partir da anlise dos portais existentes, foi possvel constatar caractersticas em comum, possibilitando estabelecer padres fundamentais: a) b) c) d) e) f) Segurana: criptografia e autenticao, visando proteger informao sensvel de acesso indevido; Gerenciamento de contedo: armazenamento, localizao e recuperao de informaes; Acesso remoto: acesso via internet s informaes em tempo real; Notificao de atualizaes: garantia de acesso verso mais atualizada dos documentos aos gestores; Viabilizar consenso virtual: troca de informaes (consultas, debates, etc.) antes das reunies; Agenda centralizada de eventos: possibilidade de os usurios serem notificados, consultarem compromissos, verificarem a agenda e acessarem documentos de suporte.

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3 Funcionalidades
3.1 Acesso 3.2 Armazenamento e Acesso ao Contedo 3.3 Definio de Perfis / Usurios 3.4 Administrao do Portal 3.4.1 3.4.2 Gerenciamento de Contedo Canais de Comunicao com os Administradores do Portal 16 16 17 17 18 18 20 20 20 20 21 21 21 24

3.5 Contedo / Ferramentas 3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.5.4 3.5.5 Ferramenta de Busca Mapa do Site Frum Sala de Bate-Papo (Chat) Aviso de Atualizao via E-mail

3.6 Segurana 3.7 Disponibilidade para Prestao de Informaes

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Funcionalidades
As funcionalidades foram subdivididas em seis categorias principais:

3.1 Acesso
a) b) O acesso dos usurios poder ser feito via intranet ou Internet; O acesso ao Portal deve ser revestido da necessria segurana, mediante cadastramento prvio e disponibilizao de meios para obteno de senha pessoal intransfervel; O Portal deve contar com a possibilidade de troca de senha por motivo de esquecimento e por questes preventivas de segurana.

c)

3.2 Armazenamento e Acesso ao Contedo

a) As principais funcionalidades de um portal so armazenar contedos de forma amigvel em diversos formatos (texto, som, imagem, etc.) e disponibilizar links que possam ser teis no desempenho das funes de cada usurio6; Os contedos so organizados por sees de navegao, as quais podem conter subsees. A segmentao tende a organizar os contedos por assunto nas pginas do site e permitir maior detalhamento; A pgina inicial deve ser dinmica e atrativa para estimular a utilizao do Portal, contendo informaes como clipping dirio7, calendrio de eventos, etc. A existncia de um menu de navegao facilita a localizao dos contedos nas sees, podendo ser posicionado tanto na lateral quanto na parte superior da pgina; Recomenda-se a adoo de recursos de navegao para facilitar a utilizao do Portal, como janelas pop-ups8, mouse-over9, etc.

b)

c)

d)

e)

6. No item 4 do Guia so enumerados diversos contedos normalmente utilizados por membros dos conselhos de administrao, comits de assessoramento, conselhos fiscais e diretorias. 7. Clipping dirio: seleo diria de notcias, matrias e artigos veiculados em jornais, revistas, websites e outros veculos de comunicao, sobre temas de interesse da organizao contratante do servio. 8. Pop-up: janela extra que se abre quando o usurio consulta um link especfico ou quando abre uma determinada pgina. 9. Mouse-over: efeito em que uma imagem substituda por outra ao passar o mouse ou em que um texto aparece em formato de box ao passar o mouse sobre o link.

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f)

O Portal pode apresentar uma seo de destaque sempre visvel na pgina inicial, com chamadas para assuntos importantes e com links de acesso rpido aos respectivos contedos por perodos determinados. O acesso ao contedo realizado de forma rpida e amigvel tende a melhorar o processo decisrio, imprimindo-lhe agilidade, transparncia e eqidade na divulgao das informaes.

g)

3.3 Definio de Perfis / Usurios

a) O Portal possibilita a existncia de perfis distintos de acesso e navegao, conforme as caractersticas e os interesses do pblico potencial; Pode ser permitido aos usurios mais de um perfil de acesso, dependendo da necessidade da organizao ou do grupo empresarial. Mostra-se vivel o tratamento diferenciado de cada perfil de usurio, permitindo acesso apenas s sees e ao contedo que for previamente habilitado; A atribuio de perfis permite ao sistema aplicar regras particularizadas de segurana no acesso a sees de somente leitura; leitura e impresso; leitura, impresso e download; e, finalmente, de alterao de documentos.

b)

c)

3.4 Administrao do Portal

a) Os usurios com perfil de administrador do Portal podem ter acesso, dependendo de suas atribuies, a todos os perfis da aplicao, a fim de gerenciar contedos e rastrear os acessos. A administrao do Portal, bem como a insero de contedo, podem ser feita de forma descentralizada por pessoas com atribuies distintas. Nesse sentido, pode ser criado o perfil de alimentador do Portal, com a funo apenas de inserir, editar e/ou excluir contedo de natureza especfica (documentos financeiros, jurdicos, etc.), podendo a ao ser limitada a uma determinada seo do Portal. A restrio s demais reas do Portal visa garantir o sigilo das informaes ali disponibilizadas.

b)

c)

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3.4.1 Gerenciamento de Contedo

a) Cabe ao(s) administrador(es) do Portal no s a insero, edio e/ ou excluso de informaes em suas diversas sees, como tambm a atribuio de perfis de acesso e a aplicao de dispositivos de segurana criados para cada caso (somente leitura; leitura e impresso; leitura, impresso e download; etc.)10; Vale ressaltar a importncia de se estabelecer um procedimento definindo os contedos permitidos a cada perfil, os critrios para aplicao dos dispositivos de segurana existentes em funo do sigilo, etc.; Para a execuo das tarefas mencionadas no item anterior necessrio selecionar ferramentas de gesto de contedo que contemplem as demandas e as expectativas da organizao. importante que os dados e os documentos sejam disponibilizados em prazos pr-estabelecidos e sempre atualizados; Neste sentido til elaborar um procedimento especfico formalizando o processo de disponibilizao e atualizao de contedos.

b)

c)

d) e)

3.4.2 Canais de Comunicao com os Administradores do Portal

a) b) til manter canais para que os usurios possam se comunicar com os administradores do Portal; Recomenda-se o atendimento personalizado por tcnico(s) com conhecimento na aplicao, que poder(o) ser contatado(s) por telefone, e-mail ou qualquer outro meio disponvel; possvel, por exemplo, disponibilizar uma seo na qual o usurio possa solicitar esclarecimentos diversos ou apresentar sugestes, bastando preencher campos especficos e enviar conforme mecanismos prprios da ferramenta. Veja na figura a seguir uma demonstrao de espao reservado para a comunicao.

c)

10. Ver item 3.6 Segurana.

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Nesta seo possvel visualizar perguntas freqentes, com as respectivas respostas, sobre o funcionamento do Portal. Ambas previamente inseridas pelo administrador da ferramenta.

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3.5 Contedo / Ferramentas

3.5.1 Ferramenta de Busca
importante que seja disponibilizada ferramenta de busca em local visvel em rea especfica do Portal. Essa funcionalidade permite localizar arquivos em que constem a palavra ou a expresso procurada pelo usurio. O sistema deve ser programado para apresentar apenas informaes compatveis com cada perfil de acesso.

3.5.2 Mapa do Site

O Portal deve apresentar ao usurio um mapa com a viso geral do contedo disponvel, podendo estar em forma de rvore, por exemplo. Cada item conter um link de acesso para as sees e subsees com os respectivos contedos.

3.5.3 Frum
a) O frum de discusso uma seo do Portal na qual o usurio pode, a qualquer tempo, propor temas para discusso ou fazer comentrios a tpicos propostos por seus pares ou pelo administrador.

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b)

O frum pode ser nico para o Portal ou segmentado por rgos da administrao, constituindo-se em um ambiente de contato permanente entre os membros dos diversos colegiados, com a necessria preservao do sigilo das informaes.

3.5.4 Sala de Bate-Papo (Chat)

a) Outra ferramenta de debate, o chat permite aos usurios, em data e horrio previamente estipulado pelo administrador do Portal e sob sua mediao, discutir em tempo real sobre um ou mais tpicos propostos; O administrador do Portal pode especificar que determinadas matrias postas em debate na sala de bate-papo sejam acessveis apenas a certo(s) perfil(is), de acordo com as particularidades do tema; O chat, eventualmente, pode receber a participao de convidados externos (no vinculados organizao), a fim de incrementar e diversificar os temas postos em discusso.

b)

c)

3.5.5 Aviso de Atualizao via E-mail

O sistema deve ser programado para enviar e-mails aos usurios do Portal, de acordo com os respectivos perfis, sempre que novos contedos inseridos sejam considerados relevantes para a tomada de deciso ou, ainda, a critrio da organizao.

3.6 Segurana
a) b) O sistema deve garantir o sigilo das informaes trafegadas no site (confidencialidade e integridade); Os documentos disponibilizados no Portal devem conter identificao que os classifiquem como pblicos ou no-pblicos, sendo que para estes ltimos sempre conveniente alertar para o dever de sigilo, nos termos da lei. A partir da entrada do usurio no sistema, todas as pginas acessadas devem exibir a sua identificao;

c)

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d)

Aps a autenticao do usurio no sistema, mediante a verificao da respectiva senha, e antes de permitir acesso ao Portal, o sistema deve checar o(s) perfil(is) do usurio e disponibilizar a navegao apenas nas sees permitidas para o(s) nvel(is) autorizado(s). Para cada um dos perfis existentes deve ser considerado o controle de contedo especfico; A administrao do Portal deve ser operada em rea restrita e segura, acessvel apenas ao(s) usurio(s) com perfil especfico para a atividade; obrigatrio ao Portal apresentar o rastreamento de acesso, seo na qual se verificam a aplicao, data e tempo de consulta dos usurios, bem como todas as suas aes executadas (por exemplo: login, sees visitadas, documentos acessados, impresses e download realizados, logoff, etc.); Deve ser disponibilizada ferramenta de auditoria de verso de contedo capaz de controlar as alteraes efetuadas por usurios com perfil de administrador do Portal nas diversas verses de um documento. Assim, possvel, por exemplo, identificar qual dos usurios com o referido perfil inseriu, excluiu ou modificou determinado contedo no Portal, alm de manter o histrico da seo, com data, hora e verses dos documentos. O Portal deve ainda disponibilizar dispositivos especiais de segurana aplicados s consultas, impresso e ao download, sempre que as informaes forem consideradas sensveis. Uma das alternativas possveis o uso da marca dgua, com registro do nome do usurio, data e horrio da execuo. O dispositivo pode estar localizado na lateral, no rodap ou na diagonal da pgina, em destaque. Veja na figura ao lado um exemplo de marca dgua.

e)

f)

g)

h)

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3.7 Disponibilidade para Prestao de Informaes

a) No Portal pode ser desenvolvida uma pgina em que os usurios preencham um formulrio eletrnico descrevendo as operaes realizadas com valores mobilirios da companhia e de suas controladas e controladoras, bem como a quantidade atual de tais valores de sua propriedade. O intuito de os usurios cumprirem com suas obrigaes de informar companhia a titularidade e as negociaes realizadas com valores mobilirios emitidos pela prpria companhia, por suas controladoras ou controladas que sejam companhias abertas. Os formulrios preenchidos ficam disposio do diretor de Relaes com Investidores para baixa de relatrios e envio Comisso de Valores Mobilirios (CVM) das comunicaes pertinentes, conforme exigncias do artigo 11 da Instruo CVM 358/02. O Portal pode ser programado para enviar automaticamente e-mail de lembrete aos usurios previamente selecionados, alertando-os da necessidade do preenchimento do formulrio. O Portal pode ser programado tambm para enviar e-mail de lembrete aos usurios previamente selecionados, alertando-os sobre os perodos de vedao de negociao de valores mobilirios de emisso da companhia (blackout period).

b)

c)

d)

Guia de Orientao para a Implementao de Portal de Governana

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4 Exemplos de Contedos Publicveis no Portal

Ressaltada a devida ateno s especificidades de cada organizao e suas demandas, apresenta-se a seguir exemplos de contedos passveis de publicao no Portal. A lista definitiva, bem como a forma de organizao no site, devem ser definidas com base nas necessidades de cada organizao e disponibilizadas de acordo com os perfis dos usurios. Os contedos sugeridos servem como fonte de consulta a informaes relevantes para os usurios, o que contribui para melhorar seu nvel de conhecimento sobre as questes relacionadas organizao, possibilitando a adequada preparao para as reunies dos diversos fruns (acionistas, conselho de administrao, comits, conselho fiscal, diretoria, etc.).

Exemplos de contedo:
As sugestes foram classificadas em (a) informaes cadastrais, (b) documentos de governana corporativa e (c) informaes gerenciais. a) Informaes Cadastrais: o o Organograma da organizao e do grupo econmico que integra; Relao dos membros do conselho de administrao, dos comits, do conselho fiscal e da diretoria, com indicao dos respectivos cargos (presidente, vice-presidente, conselheiro), endereo completo, telefones, foto, data de aniversrio, e-mail, nome secretria/contato, e-mail secretria/contato, data de eleio e prazo de mandato, alm de informaes sobre acionistas/cotistas da organizao;

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o o

Currculo sinttico de cada um dos membros dos colegiados; Composio acionria da organizao/grupo, com porcentual de participao acionria sobre o capital social, quantidade e espcie de ao detida pelos principais acionistas da organizao; Dados de cada um dos acionistas controladores e dos seus representantes, como razo social, endereo, telefone, fax, e-mail, etc., caso haja um bloco de controle. Cdigo de tica e de conduta; Acordo de Acionistas; Estatuto Social vigente, possibilitando consulta sobre atribuies dos rgos da organizao, capital social, quantidade/espcie de aes, distribuio do resultado do exerccio, limites de alada de cada rgo, etc.; Regimentos internos dos colegiados (conselho de administrao, comits, conselho fiscal, etc.); Lista dos acionistas, at o porcentual exigido pelos rgos de fiscalizao correspondentes; Termo de posse, declarao de desimpedimento, termo de adeso ao Regulamento de Listagem da BM&FBOVESPA, ao(s) Acordo(s) de Acionistas, Poltica de Negociao de Valores Mobilirios, Poltica de Divulgao de Ato/Fato Relevante, etc.; Atas de reunio, seus anexos e apresentaes que suportaram as discusses (assemblias, reunies prvias, conselho de administrao, comits, conselho fiscal, diretoria); Calendrio anual contendo as datas de eventos j agendados, tais como reunies do conselho de administrao, conselho fiscal, comits, assemblias, etc. A elaborao desse calendrio facilita a programao da agenda dos administradores e permite cumprir, no caso das organizaes listadas na BM&FBOVESPA, a exigncia de divulgar um calendrio corporativo no incio do exerccio social;

b)

Documentos de Governana Corporativa: o o o

o o o

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o o

Convocaes para as assemblias e reunies dos colegiados, com informao de agenda e assuntos da ordem do dia; Agenda de reunies de cada colegiado contendo as matrias com previsibilidade, tais como aprovao das demonstraes financeiras que sero aprovadas em Assemblia Geral Ordinria, eleio/ reeleio de diretores, declarao de dividendos e juros sobre capital prprio, etc.; Fatos Relevantes e Avisos aos Acionistas; Apresentaes, planilhas, documentos escritos com informaes detalhadas sobre as matrias discutidas pelos colegiados, etc. Links para outros sites de interesse dos administradores, como por exemplo: IBGC, Agncia de Regulao, CVM, BM&FBOVESPA, portal da organizao, jornais, associaes de classe, relaes com investidores da companhia, etc.; Clipping contendo notcias nacionais e internacionais sobre negcios do setor em que opera a organizao; Fotografias de eventos, de obras de expanso, de projetos em desenvolvimento, etc.; Relatrio Mensal de Gesto; Plano de Auditoria Interna; Oramento; Plano Estratgico; Anlise/relatrios setoriais; Cursos no formato e-learning; Dados operacionais sobre a sustentabilidade da organizao, bem como indicadores que permitam realizar benchmarking por setor; Dados operacionais e econmico-financeiros, como:

o o c)

Informaes Gerenciais : o

o o o o o o o o o o

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balancetes mensais; fluxo de caixa; anlises dos principais ndices econmicos; cronogramas fsico-financeiros dos principais projetos de investimento; mapa de movimentao das aplicaes e captaes financeiras; demonstrativos contbeis e relatrios financeiros e gerenciais dos planos de previdncia complementar e de assistncia mdica (quando houver); demonstrativos contbeis e relatrios financeiros e gerenciais das organizaes coligadas e controladas (quando houver); indicadores de inadimplncia (se aplicvel); documentos de sustentabilidade.

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5
Seqncia de Implementao Recomendada
5.1 Fases Recomendadas 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.1.5 5.1.6 5.1.7 Levantamento de Requisitos Elaborao de Prottipo da Macro-Estrutura e Navegao Elaborao de Prottipo da Linha Visual e das Pginas Web Especificao Funcional e Tcnica Codificao e Testes Treinamento da Equipe de Administrao do Portal Carga de Contedo e Homologao 30 30 31 32 32 32 33 33 33 33 33 34 34 34 34

5.2 Aes Recomendadas para Motivar o Pblico-Alvo 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5 5.2.6 Seminrio Inicial Acompanhamento da Evoluo do Projeto Treinamento dos Usurios Manual de Uso do Portal Atendimento Personalizado Avaliao

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Seqncia de Implementao Recomendada

5.1 Fases Recomendadas

A seqncia de implementao do Portal de Governana depende da estratgia escolhida: licenciar produto disponvel no mercado ou desenvolver soluo prpria. Caso a opo seja por licenciar algum produto disponvel no mercado internacional, no h necessidade de estabelecer uma seqncia de implementao detalhada. necessrio adquirir a licena e cuidar para que sejam feitas as adequaes necessrias. Importante salientar que os produtos importados so desenvolvidos a partir das melhores prticas em vigor nos respectivos pases de origem, porm, nem sempre correspondem s situaes especificas das organizaes brasileiras. Caso a escolha recaia por desenvolver soluo prpria, recomenda-se a adoo da seguinte seqncia de implementao: a) b) c) d) e) f) g) Levantamento de requisitos; Elaborao de prottipo da macro-estrutura e navegao; Elaborao de prottipo da linha visual e das pginas Web; Especificao funcional e tcnica; Codificao e testes; Treinamento; Carga de contedo e homologao.

5.1.1 Levantamento de Requisitos

Nesta fase elaborado documento contendo os requisitos do Portal e o detalhamento das funcionalidades e contedos que envolvem seu desenvolvimento. Na lista de requisitos realizada a especificao: a) b) da regra de autenticao dos usurios (primeiro acesso, esquecimento de senha, etc.); dos perfis de acesso e das regras de segurana a serem adotadas contra invaso de terceiros e acessos no autorizados (detector e alarme contra invaso);

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c) d) e) f)

das funcionalidades e contedos a serem inseridos11; da freqncia de atualizao dos contedos (diria, semanal, mensal); das formas de acesso aos diversos tipos de contedo (somente leitura; leitura e impresso; leitura, impresso e download, etc.); das regras de segurana a serem adotadas nos casos de download e impresso de documentos (marca dgua, identificao dos usurios no cabealho ou rodap, cdigo de acesso, senha pessoal, etc.).

5.1.2 Elaborao de Prottipo da Macro-Estrutura e Navegao

Para a elaborao de um prottipo, neste estgio, define-se a arquitetura do Portal, com distribuio das informaes por seo, subseo e item de contedo, alm de criar links que permitam simular os fluxos de navegao. Veja na figura a seguir um exemplo de prottipo da macro-estrutura (wireframe).

11. Ver itens 3 e 4 deste guia.

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5.1.3 Elaborao de Prottipo da Linha Visual e das Pginas Web

Com base nas informaes anteriores, desenvolve-se a linha visual da aplicao e a codificao das pginas Web. neste momento que se vislumbra como ser a aparncia do Portal, com todos os recursos grficos especificados. Veja abaixo um exemplo de prottipo da linha visual.

5.1.4 Especificao Funcional e Tcnica

Nesta fase elaborado um documento contendo toda a especificao necessria para a codificao que ser realizada pela equipe de desenvolvimento de software. So detalhados, em linguagem tcnica e em diagramas, os requisitos apresentados anteriormente, de modo que sejam entendidas perfeitamente as necessidades da soluo desejada.

5.1.5 Codificao e Testes

Realiza-se, ento, toda a codificao das informaes tcnicas, transformando os documentos anteriores em linguagem de programao. O produto gerado ser a ferramenta (Portal). So tambm realizados nesta fase testes para validao da soluo implementada.

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5.1.6 Treinamento da Equipe de Administrao do Portal

importante o treinamento da equipe responsvel pelo processo de alimentao e manuteno das informaes em todos os recursos disponveis no Portal (insero/substituio/excluso de contedo, atribuio/alterao/ monitorao/excluso de perfil, etc.).

5.1.7 Carga de Contedo e Homologao

Realizadas as fases acima, a equipe responsvel pela administrao/ manuteno da aplicao ou a equipe de desenvolvimento de software, dependendo do caso, d a carga inicial de todas as informaes e documentos futuramente disponveis no Portal. Em seguida, realizada a validao do contedo carregado, a homologao da ferramenta pela equipe responsvel pela administrao/manuteno e a liberao no ambiente de produo. Processo finalizado, o Portal estar em funcionamento e apto para ser utilizado pelos usurios.

5.2 Aes Recomendadas para Motivar o Pblico-Alvo

A fim de garantir que o projeto de implementao do Portal de Governana traga os benefcios esperados, recomenda-se a adoo das seguintes aes:

5.2.1 Seminrio Inicial

Com o objetivo de definir o escopo especfico para o desenvolvimento do Portal, recomenda-se a realizao de seminrio envolvendo os potenciais usurios e a rea que ir administrar a ferramenta. Neste evento apresentado o valor que pode ser agregado pela ferramenta na atuao dos usurios, sensibilizando-os em especial quanto s possveis funcionalidades e exemplos de contedos disponveis. importante que nesse seminrio sejam criadas oportunidades para os participantes apresentarem sugestes de funcionalidades e de contedos, permitindo o desenvolvimento a partir de um modelo geral, porm atento s particularidades do setor de atuao da organizao e s necessidades especficas dos usurios.

5.2.2 Acompanhamento da Evoluo do Projeto

Recomenda-se a apresentao peridica da evoluo do projeto, de modo que o pblico-alvo acompanhe o cronograma de desenvolvimento da ferramenta. A

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ao objetiva o maior envolvimento possvel dos potenciais usurios com o projeto e, conseqentemente, a reduo de resistncias. Esta providncia importante para manter o interesse despertado no seminrio inicial, familiarizar gradualmente os potenciais usurios com a ferramenta e permitir a apresentao de novas sugestes. A tendncia contribuir para a promoo do crescente comprometimento dos participantes com o projeto.

5.2.3 Treinamento dos Usurios

A capacitao prtica dos usurios, a partir da navegao nas diversas funcionalidades e contedos disponveis na ferramenta, mostra-se necessria ao conhecimento e familiarizao que antes era apenas conceitual.

5.2.4 Manual de Uso do Portal

A elaborao e distribuio de um manual complementam as condies iniciais de uso, a ser utilizado em caso de dvidas.

5.2.5 Atendimento Personalizado

A fim de proporcionar atendimento de qualidade e manter a credibilidade do Portal, recomenda-se a disponibilizao de atendimento personalizado por tcnico(s) com conhecimento na aplicao, podendo ser contatado(s) por telefone, e-mail ou qualquer outro meio disponvel. importante que esse atendimento seja realizado de forma gil, pois no convm que os usurios voltem a utilizar os meios tradicionais de obteno dos contedos desejados, sob risco de subutilizao do Portal.

5.2.6 Avaliao
A avaliao peridica do funcionamento da ferramenta pode envolver aspectos relacionados qualidade e facilidade de localizao de contedo, velocidade de acesso aos arquivos, estabilidade do sistema e qualidade no atendimento personalizado12. O sistema de avaliao eficiente revela-se um meio de obter retorno dos usurios e realizar ajustes, mantendo a ferramenta constantemente atualizada e adequada s necessidades dos usurios.

12. Ver item 3.4.2.

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6
reas Candidatas Administrao do Portal
6.1 Presidncia 6.2 Jurdica 6.3 Financeira ou Relaes com Investidores 6.4 Governana Corporativa 6.5 Secretaria do Conselho 36 36 36 36 36

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reas Candidatas Administrao do Portal

O levantamento por reas candidatas naturais a administrar o Portal de Governana demonstrou que a escolha normalmente recai sobre aquela de grande interao com a estrutura de governana corporativa. Portanto, despontam potencialmente as seguintes reas:

6.1 Presidncia
Escolha relativamente comum em organizaes com estrutura enxuta.

6.2 Jurdica
Soluo igualmente adotada em organizaes com organograma mais simplificado, porm mais atentas aos aspectos legais das matrias trazidas considerao da administrao. A rea tambm se destaca pelo acesso facilitado documentao societria da organizao.

6.3 Financeira ou Relaes com Investidores

Tambm tradicional receptora das demandas inerentes governana corporativa, a rea muito utilizada por ser responsvel pela maior parte das informaes geradas para atendimento aos conselhos.

6.4 Governana Corporativa

Estrutura especializada, adotada em geral por organizaes que se preocupam em demonstrar ao mercado seu compromisso com as melhores prticas de governana corporativa. Esta rea passa a estabelecer os princpios bsicos do comportamento e da atuao da organizao perante a sociedade.

6.5 Secretaria do Conselho

H organizaes que dispem de uma secretaria para administrar a rotina dos rgos deliberativos e de controle. Neste caso, esta rea , sem dvida, a mais adequada para a administrar o Portal.

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Bocater, Camargo, Costa e Silva Advogados

Bocater, Camargo, Costa e Silva Advogados atua intensamente, em bases nacionais, nas reas do Direito Societrio e do Mercado de Capitais, possuindo um grupo de profissionais com slida formao acadmica e profunda experincia nesses segmentos. O escritrio possui grande identificao com a divulgao das Boas Prticas de Governana Corporativa, sendo certo que seus scios, de longa data, tm contribudo para o sucesso do IBGC.

CPFL Energia
A CPFL Energia lidera o maior grupo privado do setor eltrico brasileiro, com atuao nos segmentos de distribuio, gerao e comercializao de energia. lder na distribuio, com 6,3 milhes de clientes e 13,3% do mercado brasileiro. O grupo tambm lder de mercado, com 21,4%, na comercializao de energia eltrica para clientes livres. A CPFL Energia tambm detm participao relevante no segmento de gerao, com oito grandes usinas hidreltricas e 33 Pequenas Centrais Hidreltricas em operao e capacidade instalada de 1.672 MW, que alcanar 2.174 MW, at 2010. A CPFL Energia tem aes negociadas no Novo Mercado da Bovespa e na Bolsa de Nova Iorque, por meio de ADRs III, ambientes reservados a empresas com padres diferenciados de gesto, governana e sustentabilidade corporativa.

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Mastersaf
Liderana conhecida e reconhecida H mais 20 anos a Mastersaf mantm-se por inovar seu portflio de produtos de acordo com a necessidade de seus clientes. Com milhares de usurios presentes em todo mundo, a Mastersaf atende aos diversos segmentos com solues feitas para simplificar o dia-a-dia das empresas. O diversificado e crescente portflio de solues Mastersaf reduz os ricos fiscais e tributrios de sua empresa, alm de aumentar a performance e o resultado financeiro da sua empresa.

Zulmar Neves Advocacia

Zulmar Neves Advocacia presta servios de consultoria e advocacia empresarial h mais de 25 anos para pequenas, mdias e grandes empresas nacionais e estrangeiras, nos mais variados ramos de atividade, nas reas de Direito Societrio, Auditoria Legal, Direito Tributrio e Fiscal, Contratos, Direito das Sucesses e Reorganizao de Empresas Familiares. Com sede no Rio Grande do Sul - em Porto Alegre e Caxias do Sul, atuamos tambm em Curitiba, Rio de Janeiro e So Paulo, atravs de correspondentes e escritrios associados, e mantemos relaes de servios com firmas de advocacia na Argentina, no Uruguai, nos Estados Unidos e em alguns pases da Europa, diretamente ou atravs dos escritrios associados. O escritrio membro das Cmaras Americana, Argentina, Alem e Italiana de Comrcio e mantm parceria com o Instituto Sucessor Geyer Ehlers, entidade voltada para o desenvolvimento de herdeiros e sucessores de empresas familiares.