Mrida; 01 DE Septiembre 2011.

PUNTOS DE INTERES SOBRE EL PROCESOS DE RENDICIN. .- EMISIN DE ORDENES DE COMPRA O SERVICIO.

.- RECEPCIN DE LOS ALIMENTOS. .- MOMENTOS PARA LA RENDICIN DE PROVEEDORES Y MADRE O PADRE COLABORADOR. .- ORDEN DE COMPRA O SERVICIO. .- FACTURACIN, .- NOTA DE ENTREGA. .- CONTROL DE ASISTENCIA Y LA EJECUCIN DEL PROGRAMA. .- PLANILLA DE MADRE O PADRE COLABORADOR. .- EXPOSICIN DE MOTIVO. .- ACTA DE INCIDENCIA. .- RENDICION DE CUENTAS.

Dirigido a: DIRECTORES, ENLACES PAE, ASOCIACION CIVIL Y MIEMBROS DE LA COMISIN DE SEGURIDAD ALIMENTARIA.

Objetivo: Sirva el presente como material de apoyo, para el proceso de

fortalecer el proceso de rendicin de cuentas, que deben cumplir los Cuentadantes principales y dems miembros que conforman la Comisin de Seguridad Alimentara. Una vez, ejecutado el Programa de Alimentacin Escolar.

Contenido:
1.- Requisitos a consignar los planteles al inicio del Ao Escolar. En carpeta marrn oficio y con gancho, en la Coordinacin Regional del PAE Mrida.
.- Planilla original y copia de Registro del Plantel. (ANEXO 1), Datos del Plantel con
su cdigo DEA y Administrativo.

.- Constancia original de la designacin como enlace PAE. Anexo a esta; Fotocopia de la Cdula de Identidad y Taln de Pago del Docente. .- Listado General de alumnos inscritos en el Plantel por subsistema firmada y sellada por el Docente de aula y Director, en fsico y digital. .- Acta Constitutiva de la Comisin de Seguridad Alimentara, con indicacin de los Datos personales de los miembros (Nombre, Apellido y Cdula de Indetidad), firmas y Sellos. (Contraloria Social). .- Original y copia del Registro de la Asociacin Civil y Cdula de Identidad de sus miembros. .- Original y copia del Registro del Consejo Comunal y fotocopia de la Cdula de Identidad de sus miembros .- Planilla original registro de Madres y Padres Colaboradores. Anexo: Fotocopia de la Cdula de Identidad, Certificado Mdico y Taller de Higiene y Manipulacin de Alimentos. .- Carta de aceptacin del Proveedor. .- y otros que requiera la Coordinacin del PAE. 2.- Requisitos que deben consignar los prestadores de servicios (Proveedores) al inicio del Ao Escolar. En carpeta marrn oficio y con gancho en la Coordinacin Regional del PAE Mrida. .-Comprobante de Inscripcin en el SIANE. .- Acta constitutita y su publicacin. .- Fotocopia de la Cdula de Identidad de los accionistas o socios. .- N de Registro de Informacin Fiscal.

.- Solvencia Laboral dirigida a la Zona Educativa N 14 del Estado Mrida, Inscripcin y/o solvencia del IVSS, FAOV, INCE. .- Constancia de Inscripcin en Registro Nacional de Contratista. .- Copia de la Factura. .- Copia del Registro de propiedad o arrendamiento del Local donde funcionan.

.- Certificado de manipulacin e higiene de Alimentos y Certificado de Salud, de sus representantes y empleados. .- y otros que requiera por la Coordinacin del PAE.

3.-Cuando se debe retirar la Orden de Compra.

La Orden de Compra o Servicio, deben retirarse con 72 horas de anticipacin antes a la recepcin de los alimentos o insumos. No obstante, en aquellos casos que se requiera adecuar la Matrcula por disminucin o aumento, debe hacerse con 48 horas de antelacin. 4.- Qu es y cuando se elabora el Acto Motivado. El Acto Motivado, es una amonestacin por escrito, que se elabora a todas aquellas personas que no cumplen con las normativas establecidas del Programa de Alimentacin Escolar. Se da especficamente en los siguientes casos: 1.- Se ejecuta el Programa de Alimentacin Escolar, sin haber retirado la Orden de Compra o Servicio o se ejecuta el mismo da que se retira la Orden (En Planteles Bolivarianos). 2.- Cuando se ejecuta el programa, con ordenes donde la matrcula es superior a la matrcula real presentada por cada plantel. 3.-Por rendicin tarda, segn los lapsos establecidos por la Coordinacin Regional. Nota: En el formato de Devolucin que manejan los anlistas del PAE, se debe indicar las cuasas de la devolucin y la fecha (Dos (2) das hbiles) para la rendicin. Ms de dos (2) devoluciones de una misma orden, acarrea . Acto Motivado al responsable de la rendicin.

5.- Qu aspectos debe revisar el Director o Enlace PAE, al

momento de recibir la Orden de Compra o Servicio y la Nota de Entrega.

Es importante que el Director o Enlace, comparen la informacin suministrada en la Orden con la Nota de entrega, en cuanto a: .- El N del secuencial y la fecha de emisin. .- Los datos del Proveedor (la razn social y el N de RIF) .- Los datos de la Institucin. .- N de Matrcula Beneficiada. .- Secuencial en el N de rendicin, tipo de men a ejecutar y la cantidad de das programados. Tambin, es necesario revisar los consecutivos en el N de pginas en ambos documentos (Orden de Compra y Nota de Entrega). Las cuales, deben estar firmadas y selladas en sello hmedo, por el o los funcionarios autorizados de la Zona Educativa N 14. 6.-Firma del Libro de Entrega de Ordenes, en la Unidad de

Compra.
Una vez, revisada y confirmada la informacin contenida en la Orden de Compra y la Nota de Entrega, segn los datos suministrado por cada Plantel. El Director o Enlace, antes de retirarse de la Unidad de Compra PAE deben firmar el Libro de Entrega. Como constancia de haber recibido la Orden y COMO custodio de la misma. Indicando su nombre, apellido y nmero de telfono actualizado.

7.-Quienes estn autorizados para retirar la Orden de Compra o Servicio.

Estn autorizados para retirar la Orden de Compra o Servicio: El Director como cuentadante principal de la Institucin. En su defecto, el Enlace PAE. De ser otra persona la autorizada, esta deber presentar los siguientes requisitos: Constancia de autorizacin por parte del Director del plantel, Exposicin de motivo explicativa, copia de la Credencial y copia de su Cdula de Identidad.

8. Documentos que debe consignar el Enlace PAE, al inicio del Programa de Alimentacin Escolar.
.-Constancia de designacin como Enlace firmada por el Director del Plantel. -Constancia de Trabajo, actualizada. .-Copia de la Credencial. .-Copia de la Cdula de Identidad vigente, y .-Copia del Comprobante de Pago.

9.- Es necesario que la Comisin de Seguridad Alimentara, se active al inicio del ao escolar y para la recepcin de los Alimentos.
Una vez, iniciado el ao escolar debe activarse la Comisin de Seguridad Alimentara en cada plantel, con la finalidad de dar cumplimiento a la entrega de los recaudos solicitados por la Coordinacin PAE. Tambin es necesario que la Comisin, como parte de la Contralora Social deba intervenir en los procesos de ejecucin del Programa, desde la recepcin de los insumos o alimentos, su preparacin y/o elaboracin, as como su distribucin y por ltimo la rendicin efectiva. Etapa necesaria, para el pronto Pago a Proveedores y Madres y/o Padres Colaboradores.

10.- Es importante documentar la recepcin de los Alimentos y su distribucin con fuentes fotogrficas.
Es importante y se recomienda que los actos que involucren la Recepcin de alimentos, as como su posterior Distribucin sean fotografiados. Esta informacin soportara los expedientes individuales por cada Orden de Compra o Servicio que cada Plantel ejecute. Las mismas deben ser archivadas y estar a la disponibilidad de la Comisin de Seguridad Alimentara o de las Autoridades de la Zona Educativa.

11. CUANDO RENDIR PROVEEDORES Y CUANDO RENDIR MADRES O PADRES COLABORADORES. VAN A EXISTIR DOS (2) MOMENTOS, PARA LA RENDICIN

UN PRIMER MOMENTO PARA LA RENDICIN DE PROVEEDOR CON 48 HORAS, POSTERIOR A LA RECEPCIN EFECTIVA DE LOS INSUMOS O ALIMENTOS. UN SEGUNDO MOMENTO PARA LA RENDICIN DE MADRE O PADRE CON 48 HORAS POSTERIOR A LA EJECUCIN DEL PROGRAMA. TODO CONFORME AL CRONOGRAMA DE RENDICIN DE LA COORDINACIN REGIONAL PAE. MRIDA.
Para tal efecto, el Director o Enlace PAE tienen que solicitar la Factura al Proveedor en el mismo momento que se hace efectiva la entrega de todos los insumos o alimentos. (SIN EXCEPCIN). Despes de la fecha de recepcin efectiva de los Alimentos o Insumos, cada Director o Enlace PAE, tiene un plazo mximo de 48 horas o dos (2) das hbiles para rendir proveedor, segn el cronograma establecido por la Coordinacin del PAE. Los Documentos para la rendicin de proveedores, deben entregarse en el siguiente orden: 1.-ORDEN DE COMPRA O SERVICIO. 2.- FACTURA (s). 3.- NOTA DE ENTREGA. 4.-ACTA DE SATISFACCIN CONTROL PERCEPTIVO. 5.- EXPOSICIN DE MOTIVO. en caso de faltantes, y 6.- ACTA DE INCIDENCIA, cuando haya sustitucin de alimentos o insumos y/o cualquier otra documentacin que de acuerdo a los lineamientos del Programa de Alimentacin Escolar, amerite presentar la Institucin para respaldar la rendicin. 7.- SELLO DEL PLANTEL Y DE LA ASOCIACIN CIVIL.

UN SEGUNDO MOMENTO; PARA PROCESADORES.

RINDIR MADRES O PADRES

Este debe realizarse en un plazo mximo de 48 horas o de dos (2) das hbiles (SIN EXCEPCIN), posterior a la fecha de ejecucin del Programa de Alimentacin Escolar y debe presentar los siguientes recaudos:

1.- CONTROL DE ASISTENCIA DIARA, de alumnos Beneficiados y EXPOSICIN DE MOTIVO y/o cualquier otra documentacin que avale la ejecucin del programa. Conforme a los lineamientos del PAE, y 2.- PLANILLA PARA EL PAGO DE LAS MADRES O PADRES COLABORADORES. Anexo: Fotocopia de la Cedula de Identidad ampliada y centrada en hoja tamao carta y la Planilla de Asistencia diaria de las madres o padres.

13.- En la primera rendicin es necesario que cada plantel entregue al equipo contable:
.- Acta

de Inicio del Programa.

.- Acta de instalacin de la Comisin de Seguridad Alimentaria; con los datos que se mencionan a continuacin: Nombre de la Institucin, Cdigo DEA y Administrativo. Adicionalmente se identifican todos lo cuentadantes con su nombre, apellido, cdula de Identidad, cargo, firma y sello de todos los Miembros de la Comisin Alimentara Escolar. (Director, Enlace, Miembros Asociacin Civil, Miembros Consejo Comunal, Vocero Estudiantil, Docentes de Guardia, Madres o Padres Colaboradores.

13.-Orden de Compra.
Se hace necesario, que aunque en la Orden de Compra o Servicio no se especifique una fecha de vigencia, ni el periodo de ejecucin. Debe establecerse un tiempo mximo de tres (3) dias hbiles, desde la fecha de emisin de las Ordenes a la recepcin de los insumos o alimentos, por parte del Prestador de Servicio (Proveedor). No obstante, la Contraloria Social en el segundo da, de no hacerse efectiva la entrega de los alimentos o insumos. Se debe activar la alerta y establecer contacto con la Coordinacin del PAE o el Proveedor. A fin, tomar los correptivos. Esto permitir: 1.- Agilizar el proceso de entrega de los alimentos y dar Informacin veraz sobe los planteles activos. 2.- Cumplir con la efectividad del Programa de Alimentacin Escolar, segn los das programados en el calendario escolar, y

3.- Rendir las Ordenes de Compra o Servicio. Para el pronto pago a proveedores y madres o padres colaboradores.

13.-Factura (s)
Los modelos de factura, segn la Providencia de Administrativa N 0257 SENIAT, pueden ser: .- Preimpresa por imprenta autorizada. .- Forma libre, y .- Maquina fiscal.

Las mismas deben cumplir los deberes formales, establecidos en dicha Providencia (Sin excepcin).
Los prestadores de Servicio, adscrito al Programa de Alimentacin Escolar son: .- Contribuyentes o Cooperativas o no sujeto al Impuesto al Valor Agregado, y .- Contribuyentes Ordinarios. Los cuales estn obligados a gravar el Impuesto al Valor Agregado El Ministerio del Poder Popular para la Educacin, como agente de retencin dar fiel cumplimiento a las normativas establecidas por el SENIAT. En cuanto a los deberes formales de emisin de factura y del Impuesto al Valor Agregado, que deben cumplir las empresas o personas naturales, que tengan contratacin con el Estado.

TODOS LOS PROVEEDORES, TIENEN QUE EMITIR LA FACTURA AL MOMENTO DE LA ENTREGA DE LOS ALIMENTOS. (Sin Excepcin) 14.- No se recibieran facturas, que presenten las siguientes debilidades. .-Tachaduras, Borrones, Enmiendas. .-Sin fecha de emisin.

.-Con doble tonalidad en la Tinta, para efecto del PAE, debe ser tinta Azul. 15.- Que aspectos formales, tenemos que revisar en la Factura adicionalmente a los antes mencionados.
.- PRESTADOR DEL SERVICIO (Proveedor); Que los datos de este en cuanto a su nombre o razn social y el N de RIF, sean los indicados en la Orden de Compra. .-BENEFICIARIO: En el caso del Programa de Alimentacin Escolar: se debe facturar con el nombre completo: MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION, previendo indicar el nombre del Plantel. .- NUMERO DEL REGISTRO FISCAL DEL BENEFICIARIO: El cual, Ministerio del Poder Popular para la Educacin es: G-20000009-0. para el

.- DESCRIPCION DE INSUMO O SERVICIO facturado: Conforme se expresa en la Orden de Compra. .- CANTIDAD DE INSUMOS ENTREGADOS Y FACTURADOS: Segn indicado en la Nota de Entrega. lo

.-PRECIOS DE INSUMOS: En relacin a la Orden de Compra, con los expresados (Precio unitarios, monto Total (Por producto y cantidad recibida) y el TOTAL A FACTURAR. .- TOTAL MONTO FACTURADO: Cada factura debe estar totalizada de manera individual. Evitando los subtotales con las expresiones van y vienen .- DESGLOSE DE LA ALICUOTA DE IVA: Se debe indicar los productos exentos o exonerados, los productos gravados y el porcentaje de la alcuota del IVA. Con sus respectivos totales. .- ENDOSO DE LA FACTURA: Por parte de los miembros de la Comisin de Seguridad Alimentara que certifique la factura, para efectos de unificar la informacin, son los mismos firmantes de la Nota de Entrega y del Acta de Satisfaccin. Segn el orden que indicamos a continuacin: DIRECTOR, ENLACE P.A.E, ASOCIACION CIVIL, VOCERO ESTUDIANTIL, MADRE COLABORADORA y Otros. Indicando su datos personales (Nombre, Apellido y cedula de Identidad), Cargo, Firma y Sello. .- USO DE TINTA: debe mantener la uniformidad en el tono del color. Para efecto del PAE preferiblemente se debe utilizar la tinta color Azul.

.-FECHA DE EMISIN DE LA FACTURA: Segn se especifica en los siguientes casos: Cuando sea Orden de Compra (Insumos): Debe coincidir con la ltima fecha de la recepcin de los alimentos por parte del proveedor a la Institucin. No obstante, el proveedor tambin puede facturar posterior a esa fecha. Es decir, cumplida la entrega de alimentos de manera efectiva debe facturarse inmediatamente. Orden de Servicio (Plato Servido): La fecha de emisin de la factura, debe coincidir con el ltimo da en que el plantel cumple con el men. Tambin en este caso el proveedor tiene que facturar el ltimo da de ingesta. De no cumplirse la entrega o emisin de factura en el lapso estipulado, ell proveedor debe Exposicin de Motivo dirigido a la Coordinacin Regional del PAE. Especificando los motivos del retraso.

16.-Nota de Entrega.
Anexo a la Orden de Compra o Servicio va la Nota de Entrega en ella resaltan dos columnas una para lo entregado y otra para lo faltante. Debe ser llenada sin enmienda, tachadura o Borrones. Preferiblemente antes de transcribir la informacin, es necesario fotocopiarla y trabajar con la copia hasta tanto no se reciban todos los insumos. En la Nota de Entrega, se debe reflejar los insumos o alimentos, que son entregados en calidad y cantidad, segn se expresa en ambos documentos (Orden de Compra y Nota de Entrega). Recomendaciones: .- Prohibido firmar la Nota de Entrega, en blanco o sin haber confirmado efectivamente la entrega o faltantes de los alimentos o insumos. .- Los alimentos deben recibirse en calidad y cantidad. Cualquier anomala en la entrega, debe ser rechaza inmediatamente por la Comisin de Seguridad Alimentara. Ejemplo. Productos en mal estado o entregas incompletas. .-La Comisin de Seguridad Alimentara debe contar con una balanza para el peso de los alimentos o en defecto solicitarlo al Proveedor .- Los firmantes en la Nota de Entrega, deben indicar nombre y apellido, cedula de identidad, firma y el sello (Los miembros de la CSAE: Director, Enlace PAE, Madre o Padre Colaborador, Docente de Guardia, Dos (2) Miembros de la Asociacin

Civil.). Tambin, se sugiere que al dorso de la Nota de Entrega, certifique con sus datos personales, firma y sello el Vocero de educacin del Consejo Comunal y el Vocero Estudiantil. (Ultimo aos de Bsica y/o Secundaria). Dichos Datos deben ser escritos en TINTA AZUL. .- A objeto, de mejorar los Procesos Administrados del Programa, se hace necesario que los firmantes, en la Nota de Entrega, sean los mismos que certifiquen con sus datos personales, firma y sello, la Factura y el Acta de Satisfaccin Control perceptivo. .- De existir faltantes, es importante que se establezca comunicacin con la Coordinacin del P.A.E (Equipo Nutricional) para recibir las orientaciones al respecto. En caso contrario, se debe elaborar EXPOSICION DE MOTIVO, indicando las situaciones irregulares y firmada por todos los Miembros de la Comisin de Seguridad Alimentara. .- Cuando sea sustitucin de alimentos o insumo: se deben tomar las medidas indicadas por el Equipo Nutricional del P.A.E, en cuanto a los lineamientos a seguir en la sustitucin de los insumos o Men y elaborar ACTA DE INCIDENCIA, explicativa con la firma de los miembros de la Comisin de Seguridad Alimentara.

17.-Acta de Satisfaccin.
En este formato se plasma la siguiente informacin: En una primera columna: Se debe indicar: Los Datos del Prestador del Servicio (Proveedor) como son: Nombre o Razn Social y el nmero de Registro Informacin Fiscal Representante Legal, numero de Cedula de Identidad, Firma y Sello de la empresa En una segunda Columna: Se mencionan: Los datos del Plantel o Institucin; Datos del cuentadante principal (Director) su nombre y apellido, Cedula de Identidad, Firma y Sello del Plantel. Es imprescindible que esta columna, los datos indicados y la firma sea la del Director. Siguiente se indica el N de la Orden y la fecha de emisin, se hace la resea de que se reciben los alimentos en calidad y cantidad, cumpliendo los lineamientos del Programa y se sealan los periodos de recepcin de alimentos o servicio. Que pueden ser en dos o una nica entrega. Ambos

periodos de entrega de alimentos (Orden de Compra), deben indicarse en el Acta de Satisfaccin. Sin excepcin... Ejemplo: Una primera entrega para iniciar el programa por los primeros cinco (5) das y una segunda para dar cumplimento al resto del programa. Nota: De no darse la entrega segn los periodos mencionados, se debe elaborar exposicin de motivo. Indicando el porque de la situacin presentada. Como por ejemplo: Poco capacidad para la refrigeracin y conservacin de alimentos en la Institucin o falta de despacho por parte del proveedor, etc. Luego, firma el resto de los miembros de la Comisin de Seguridad Alimentara (Enlace P.A.E, Asociacin Civil, Docente de Guardia, Madre o Padre Colaborador, Consejo Comunal y Vocero Estudiantil (Secundaria o Ultimo de Bsica). Los cuales, deben indicar su nombre, apellido, numero de cedula de identidad, cargo, firmar y sello. TODO EN TINTA AZUL. Por Ultimo, FECHA EN LA QUE SE LEVANTA EL ACTA DE SATISFACCION, la cual segn el tipo de Orden (Compra o Servicio) puede ser: .- ORDEN DE COMPRA (Insumo): El acta de Satisfaccin, SE LEVANTA con la fecha ltima de entrega de los insumos por parte del proveedor hacia la institucin. .- ORDEN DE SERVICIO (Plato Servido): La fecha debe coincidir con el ltimo da, en que se cumpli el men. Segn ambas opciones, antes mencionadas la fecha de emisin de la factura debe coincidir con la ltima entrega. (ANEXO 2) ES PRECINDIBLE QUE EL PROVEEDOR FACTURE CON LA ULTIMA FECHA DE ENTREGA. CON LA FINALIDAD, DE AGILIZAR LOS TIEMPOS EN CUANTO A LA RECOLECCION DE LAS FIRMAS Y EL LAPSO DE RENDICIN. TAMBIEN, SE HACE NECESARIO QUE LA ENTREGA DE LOS ALIMENTOS SE EFECTUE EN UNA SOLA ENTREGA.

SEGUNDA ETAPA PARA LA RENDICIN DE CUENTAS.

Ejecucin del Programa (Planilla de Asistencia) y rendicin de Madres y Padres Colaboradores. Con 48 horas posterior a la fecha de

ejecucion del Programa. Documentos necesarios para el segundo momento de rendicin: a.- Planilla Control de Asisitencia. b.- Planilla pago de Madre o Padre colaborador. Anexo Fotocopia de la Cdula de Identidad. ESPECIFICAMOS: 1.-Planilla Control de Asistencia.
En este formato relacionamos diariamente la matricula beneficiada del Programa de Alimentacin

Escolar, la misma debe estar en relacin con el control interno que diariamente debe llevar cada Plantel. Segn el nmero de alumnos asistentes y la ingesta diaria. Es importante resaltar que el Programa de Alimentacin Escolar, va dirigido a los Nios, Nias y Adolescentes. En sus niveles escolares de SIMONCITO, INICIAL, BASICA, SECUNDARIA, ESPECIAL Y TECNICA INTERNO Y SEMI-INTERNO. Datos a identificar en la planilla Control de Asistencia. .- Nombre del Plantel, Municipio, Parroquia, Cdigo DEA y Administrativos, N de Orden, Fecha de Emisin, Matricula General del Plantel y la Matricula Beneficiada, segn la Orden de Compra y el Control de Asistencia de alumnos beneficiados (diario). Posteriormente, se indica los Grados y Secciones, se sealan los das y fecha de ejecucin y el nmero de alumnos Beneficiados. Tambin, el numero ingesta diaria (sea Desayuno, Almuerzo y Merienda), y se totaliza (horizontal y vertical) la matricula diaria. Formula para obtener informacin sobre los platos sobrantes, faltantes o la ejecucin efectiva del programa. Del Total (Matrcula Beneficiada) segn Control de Asistencias Lo dividimos entre N de das Ejecutados. Al resultado obtenido, le restamos la matrcula indicada en la Orden de Compra o Servicio. De esta manera obtenemos: Los Platos sobrantes, faltantes o el cumplimiento efectivo del Programa. Recomendaciones: .- En los casos, sea faltante o sobrante mximo tres (3) platos, se debe elaborar Exposicin de Motivo. En la misma se debe indicar el da, la fecha, nmero de

platos sobrantes o faltantes por da, los datos del o los Beneficiarios (nombre, apellido, cdula de Identidad, cargo) y su firma. .- La Exposicin de Motivo, debe estar firmada y con el sello de todos los actores de la CSAE, que avalan el Control de Asistencia Diaria. .- Es importante dejar un recuadro con lneas intercaladas para las observaciones, que amerite hacer la CSAE, como por ejemplo: Das no ejecutados, Distribucin de los Platos sobrantes o Faltantes, menor o igual a Tres (3) platos, entre otros. .- La Planilla Control de Asistencia Diario, debe venir firmada por el Director, Enlace P.A.E, Asociacin Civil, Consejo Comunal, Vocero Estudiantil, Madre o Padre Colaborador, Docente de Guardia y por cada seccin y grado debe venir firmado por los Docentes de Aula. .- Los Datos en la Planilla Control de Asistencia debe ser llenado en tinta azul. En cuanto a los Firmantes miembros de la CSAE, se debe indicar su nombre, apellido, nmero de cedula, cargo, firma y sello. (ANEXO 3)

2.-ACTA DE INCIDENCIA O EXPOSICION DE MOTIVO.

Ambos documentos respaldan cualquier anomala que se presente durante el proceso de Recepcin, Ejecucin y Rendicin del Programa. Es prescindible que se anexe en original y dos (2) copias, como soporte para la rendicin. Cualquier anomala en la Ejecucin del Programa de Alimentacin, debe ser notificada al Coordinador Regional, ya sea por escrito o va telefnica. a.- Entrega de los recaudos para iniciar PAE por parte de la Institucin o Proveedor, con el Coordinador General. El ACTA DE INCIDENCIA Se elabora solo en los casos cuando en que se sustituye un alimento por otro, y La EXPOSICION DE MOTIVO, debe elaborase en las dems situaciones en que sea necesario expresar alguna anomala en los procesos de emisin, recepcin, distribucin y rendicin del programa. En el ACTA DE INCIDENCIA y la EXPOSICION DE MOTIVO, debe identificarse los Datos de la Institucin (Nombre y Municipio), Nmero de Orden, Fecha de la Orden, Situacin presentada, men ejecutados y por ejecutar, periodo de ejecucin y los Datos de los Cuentadantes (Director, Enlace PAE, Asociacin Civil, Madres o Padre Colaborador, Docente de Guardia, Vocero Estudiantil, Consejo Comunal).

IMPORTANTE EN CASO DE PLATOS SOBRANTES O FALTANTES (MAYOR A TRES UNIDADES) SE DEBE INDICAR ADEMAS DE LOS DATOS ANTES MENCIONADOS. TAMBIEN; EL DIA, LA FECHA, LA CANTIDAD DE PLATOS, LAS PERSONAS QUE SE BENEFICIAN, SU CEDULA DE IDENTIDAD, CARGO Y FIRMA.

3.- Planilla de madres y padres colaboradores.

Orden en que debe presentarse la documentacin para la rendicin de madres y padres colaboradores: 1) Fotocopia ampliada de la cedula de identidad de la madre o padre colaboradora, legible y centrada en hoja blanca. 2) Planilla de rendicin de madre o padres emitida directamente por el equipo contable del PAE. (ANEXO 4) 3) El control diario de asistencia, laborado por la madre o padre colaborador. Conforme se indica en la Planilla Control de Asistencia. 4) Exposin de Motivo, en los casos que los amerite. La Planilla retribucin a Madre o Padre Colaborador debe contener la siguiente informacin: Datos contenidos en Orden de Compras que se ejecuto: Nombre del proveedor, fecha de emisin de la orden, nmero de orden (en los casos, de que la madre o padre labore para varios subsistemas, debe indicarse en la planilla). N de Matricula segn orden, si labora para varios subsistemas se indica la suma de las matriculas). Ver rdenes de compras. N de Matricula, segn Planilla Control de Asistencia, para lo cual se suma el total de la matricula beneficiada por el numero de subsistema que atiende la madre o padre. De existir platos sobrantes o faltantes se debe mencionar. (Este valor se obtiene; restando de total de matricula segn orden menos el total de matricula segn control de asistencia) Por ltimo, se debe expresar el N de das ejecutados y por ejecutar.

Datos de la institucin: Nombre del plantel y direccin del mismo, municipio y parroquia. Datos (de los miembros de la comisin de seguridad alimentara como son: Director, Enlace PAE, Asociacin Civil y el Vocero de Educacin del Consejo Comunal. Datos de la Madre o Padre colaborados:

Nombres, Apellidos, CI, direccin y N de telfono. Los subsistemas que atiende la madre o padre. (Por ingesta atendidas) N de matricula atendida por la Madre o Padre. (Se obtiene del N de Matricula segn la Orden entre el N de Madre o Padre por subsistemas atendidos). N de ingesta diaria, que labora la madre. Dependiendo del N de ingesta diaria laborado se expresa el monto diario a cancelar. Por una ingesta laborada son 20 Bs. diario. Dos ingesta 33 Bs. y tres ingesta 40 Bs. Numero de das atendidos, indicando el periodo laborado (Desde: Hasta) conforme a la Planilla Control de Asistencia. Luego el mes y ao Seguidamente el monto total a cobrar (El mismo, se obtiene de multiplicar el N de das laborados por el monto diario). Posteriormente, firma la madre o padre colaborador (Nota: Firma idntica a la Cedula de Identidad). SIN EXCEPCIN.

Por ultimo, la planilla debe contener tres espacios, para indicar: .- Primero: Los datos de los miembros de la CSAE, que avalan el pago de la Madre o Padre colaborador. Los cuales son: Director, Enlace PAE, Miembro de la Asociacin Civil y Vocero de Educacin del Consejo Comunal. Los cuales firman, colocan su cedula de identidad y sellan. .- Segundo: Para indicar los datos del funcionario receptor por la Coordinacin PAE. Indicando: Su nombre y apellido, cedula de identidad, firma y la fecha de rendicin. .- Tercero: Se mencionan los datos del funcionario en Administracin Zonal.

Nota: Miembros del Consejo Comunal que pueden avalar la Documentacin para la Rendicin del PAE: Vocero de Educacin, Vocero de Salud y el Vocero de Alimentacin. 4.DE PRESENTARSE SITUACIONES ATPICAS, POR SUSPENSIN DE ACTIVIDADES Y SOBRANTES DE ALIMENTOS O INSUMOS. comunicacin con la Coordinacin Regional PAE, para recibir instrucciones al respecto. . De presentarse los siguientes casos: .- Sobrantes de alimentos o insumos, con continuidad de las actividades escolares. Elaborar inventario y rebajar a la siguiente orden de compra los insumos o alimentos sobrantes. Dicho ajuste, deber estar expresado en la Factura. 4.- Sobrantes con la suspensin de actividaades escolares. es importante que se tomen las medidas preventivas para conservacin de los alimentos, se elabor Exposicin de Motivo, se efectue el Inventario de los Alimentos o insumos, segn la Tabla de Distribucin de Alimentos del men asignado y se tom memoria fotogrfica. Nota: En ambos casos, es importante establecer comunicacin
con la Coordinacin Regional del PAE. Quin dar las instrucciones respectivas. Toda esta documentacin deber formar parte del expediente para la rendicin de cuentas. Debe establecer

5.- ANEXO. Anexo 1.- Planilla Registro del Plantel. Anexo 2.- Acta de Satisfaccin Orden de Compra y Orden de Servicio. Anexo 3.- Planilla de Control de Asistencia Diaria. Anexo 4.- Planilla para retribucin de madres y padres colaboradores.