EFEKTIVITAS PENERAPAN ISO 9001:2000 DAN

QUALITY IMPROVEMENT PROCESS (QIP) PADA INDUSTRI FURNITURE

(SUATU STUDI KASUS)

CONTOH RISET BISNIS TERAPAN

Oleh: Vincent Gaspersz

Professor of Total Quality and Operations Management, Program MM Universitas Trisakti
Doktor Teknik Sistem dan Manajemen Industri, Institut Teknologi Bandung (ITB)
Doctor of Science in Management of Engineering and Technology, SCUPS, USA
APICS Certified Fellow in Production and Inventory Management
International Quality Federation (IQF) Six Sigma Master Black Belt
American Society for Quality (ASQ) Six Sigma Black Belt
American Society for Quality (ASQ) Certified Manager of Quality/Organizational Excellence
American Society for Quality (ASQ) Certified Quality Engineer
American Society for Quality (ASQ) Certified Quality Auditor
RABQSA International Quality Management System Auditor
Malcolm Baldrige Criteria for Performance Excellence Assesor/Examiner
Leadership Studies International (LSI) Certified Leadership Trainer, U.S.A

Dipublikasikan Ulang Sebagai Bahan Referensi dalam Pelatihan

CASE (PROBLEM) BASED LEARNING

FAKULTAS ILMU SOSIAL AND ILMU POLITIK (FISIP)

UNIVERSITAS NUSA CENDANA
KUPANG

DESEMBER 2007

0
 EFEKTIVITAS PENERAPAN ISO 9001:2000 DAN
QUALITY IMPROVEMENT PROCESS (QIP) PADA INDUSTRI FURNITURE
(SUATU STUDI KASUS)

Oleh: Vincent Gaspersz

ASQ CMQ/OE, CQE, CQA, CSSBB
IQF SSMBB
APICS CFPIM
RABQSA QMS-A
Lean Six Sigma Master Black Belt

ABSTRAK

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui efektivitas dari implementasi sistem manajemen
kualitas ISO 9001:2000 dan Quality Improvement Process (QIP) pada industri furniture, dengan
melakukan penerapan pada perusahaan Citra Serayu Mas Furniture.

Penelitian ini menggunakan metode pengumpulan data melalui studi kasus penerapan sistem
manajemen kualitas ISO 9001:2000 dan “Quality Improvement Process (QIP)” pada perusahaan Citra
Serayu Mas Furniture di Kalimanah, Purbalingga, Jawa Tengah. Percobaan dilakukan selama enam
bulan produksi, dengan mengumpulkan data selama tiga bulan produksi sebelum implementasi sistem
manajemen kualitas ISO 9001:2000 dan data selama tiga bulan produksi awal penerapan sistem
manajemen kualitas ISO 9001:2000. Data yang dikumpulkan adalah data cacat produksi furniture
pada setiap proses dalam industri furniture itu.

Sesuai dengan tujuan penelitian yang dirumuskan, maka diajukan hipotesis penelitian, sebagai
berikut: “penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 dan Quality Improvement Process
(QIP) adalah efektif untuk menurunkan cacat produksi dari setiap proses dalam industri furniture”.

Untuk menguji hipotesis penelitian, dipergunakan analisis regresi dengan variabel dummy.
Model yang digunakan adalah: E(cacat) = α + β(QIP), di mana QIP variabel dummy atau indikator di
mana QIP = 1, jika cacat produk pada setiap proses terjadi setelah implementasi Quality Improvement
Process (QIP) dan QIP = 0, jika cacat produk pada setiap proses terjadi sebelum implementasi
Quality Improvement Process (QIP).

Banyak manfaat yang diperoleh dari implementasi secara bersama sistem manajemen kualitas
ISO 9001:2000 dan Quality Improvement Process (QIP) pada industri furniture, yang dalam studi
kasus ini telah diterapkan pada perusahaan Citra Serayu Mas (CSM) Furniture. Berdasarkan data
cacat produk yang diukur pada setiap proses furniture selama enam bulan produksi, menunjukkan
bahwa implementasi sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 dan QIP telah efektif menurunkan
cacat produksi. Manfaat lain yang diamati adalah terjadi peningkatan keterlibatan karyawan untuk
menyelesaikan masalah-masalah kualitas, meningkatkan komunikasi internal dalam manajemen,
meningkatkan keterampilan solusi masalah kualitas dan partisipasi dalam pembuatan keputusan.

I.1 Latar Belakang Penelitian

Fenomena rendahnya daya saing industri manufaktur Indonesia dalam pasar global
perlu dijadikan isu utama dalam bidang industri untuk mengkaji ulang keberadaan dunia
industri beserta langkah-langkah yang telah ditempuh dalam perjalanan menuju kompetisi di

1
pasar global itu. Kajian secara konsepsional yang mendasar perlu dilakukan dan seyogianya
dihindari upaya-upaya mencari "kambing hitam" untuk membenarkan praktek-praktek
manajemen yang salah dalam dunia industri kita. Persoalan mendasar yang perlu disoroti
adalah lemahnya sistem kualitas industri di Indonesia dan praktek-praktek manajemen yang
tidak mendukung sistem kualitas dari industri modern.
Sejarah menunjukkan bahwa kebangkitan Jepang dalam bidang industri setelah
kekalahannya dalam perang dunia kedua adalah dimulai dengan membangun sistem kualitas
modern yang diawali dari suatu seminar oleh W. Edwards Deming kepada para ilmuwan dan
insinyur Jepang pada tahun 1950 (Mutis dan Gaspersz, 1994).
Dalam era industrialisasi yang yang semakin kompetitif sekarang ini, setiap pelaku
bisnis yang ingin memenangkan kompetisi dalam dunia industri akan memberikan perhatian
penuh kepada kualitas. Perhatian penuh kepada kualitas akan memberikan dampak positif
kepada bisnis melalui dua cara yaitu: dampak terhadap biaya produksi dan dampak terhadap
pendapatan (Berry, 1991).
Dalam industri tradisional seperti yang banyak berkembang di Indonesia, sistem
jaminan kualitas hanya berfokus pada aktivitas inspeksi untuk mencegah lolosnya produk-
produk cacat ke tangan konsumen dengan cara menyortir produk yang baik dari produk yang
jelek setelah produk-produk itu selesai dibuat. Pengertian kualitas hanya sebatas kualitas
produk itu, masih menganut konsep kualitas secara tradisional (little q). Industri di Indonesia
belum membangun sistem kualitas sebagaimana diterapkan dalam industri modern (Gaspersz,
1996).
Dunia industri Indonesia patut mentransformasikan sistem manajemen kualitas
modern ke dalam praktek-praktek manajemen industri, yang berorientasi kepada upaya
perbaikan kualitas secara terus-menerus agar mampu memberikan kepuasan total kepada
konsumen dalam menggunakan produk-produk industri buatan Indonesia.
Berdasarkan kenyataan ini, maka perumusan masalah penelitian dalam studi ini
adalah sejauhmana efektivitas penerapan sistem manajemen kualitas modern seperti ISO
9001:2000 dan Quality Improvement Process (QIP) dalam industri manufaktur ditinjau dari
penurunan produk cacat yang dihasilkan? Pertanyaan ini apabila dapat dijawab melalui suatu
percobaan penerapan dalam industri manufaktur, akan menjadi bukti empirik bahwa sistem
manajemen kualitas modern ISO 9001:2000 dan Quality Improvement Process (QIP)
memang dibutuhkan oleh industri-industri di Indonesia untuk meningkatkan daya saing di
pasar global. Latar belakang pemikiran ini yang melandasi dilakukan penelitian percobaan

2
tentang “Efektivitas Penerapan ISO 9001:2000 dan Quality Improvement Process (QIP)—
Studi Kasus Penerapan pada Perusahaan Citra Serayu Mas Furniture”.
I.2 Tujuan Penelitian

Tujuan utama dari penelitian kasus penerapan ini adalah mengetahui tingkat
efektivitas dari implementasi sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 dan Quality
Improvement Process (QIP) pada perusahaan Citra Serayu Mas Furniture.

I.3 Kegunaan Penelitian

Hasil penelitian melalui studi kasus ini dapat digunakan sebagai:
1. Sumbangan informasi bagi dunia industri, khususnya industri furniture berupa
informasi tentang efektivitas penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000
dan “Quality Improvement Process (QIP) dalam menurunkan cacat produksi.
2. Sumbangan informasi bagi dunia pendidikan dalam hal informasi yang berkaitan
dengan implementasi konsep-konsep manajemen kualitas total (TQM) dalam dunia
industri real, sehingga memungkinkan dilaksanakan studi-studi lanjutan lainnya, yang
berkaitan dengan penerapan konsep-konsep kualitas pada unit-unit bisnis yang lain.
II. Tinjauan Pustaka dan Kerangka Pemikiran Teoritik

II.1 Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000

ISO 9001:2000 adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen kualitas.
ISO 9001:2000 menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan
penilaian dari suatu sistem manajemen kualitas, yang bertujuan untuk menjamin bahwa
organisasi akan memberikan produk (barang dan/atau jasa) yang memenuhi persyaratan yang
ditetapkan. Persyaratan-persyaratan yang ditetapkan ini dapat merupakan kebutuhan spesifik
dari pelanggan, di mana organisasi yang dikontrak itu bertanggungjawab untuk menjamin
kualitas dari produk-produk tertentu, atau merupakan kebutuhan dari pasar tertentu,
sebagaimana ditentukan oleh organisasi (ISO, 2000).
ISO 9001:2000 bukan merupakan standar produk, karena tidak menyatakan
persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh produk (barang dan/atau jasa). Tidak ada
kriteria penerimaan produk dalam ISO 9001:2000, sehingga kita tidak dapat menginspeksi
suatu produk terhadap standar-standar produk. ISO 9001:2000 hanya merupakan standar
sistem manajemen kualitas. Dengan demikian apabila ada perusahaan yang mengiklankan
bahwa produknya telah memenuhi standar internasional, merupakan hal yang salah dan
keliru, karena seyogianya manajemen perusahaan hanya boleh menyatakan bahwa sistem

3
manajemen kualitasnya yang telah memenuhi standar internasional—bukan produk
berstandar internasional, karena tidak ada kriteria pengujian produk dalam ISO 9001:2000.
Bagaimanapun diharapkan—meskipun tidak selalu, bahwa produk yang dihasilkan dari suatu
sistem manajemen kualitas internasional akan berkualitas baik (standar).
Persyaratan-persyaratan dan rekomendasi dalam ISO 9001:2000 diterapkan pada
manajemen organisasi yang memasok produk, sehingga akan mempengaruhi bagaimana
produk itu didesain, diproduksi, dirakit, ditawarkan, dan lain-lain.
The International Organization for Standardization (ISO) Technical Committee (TC)
176 bertanggung jawab untuk standar-standar sistem manajemen kualitas ISO 9000 (lihat
www.iso.ch). Sejak pertama kali dikeluarkan standar-standar ISO 9000 pada tahun 1987,
ISO/TC 176 menetapkan siklus peninjauan ulang setiap lima tahun guna menjamin bahwa
standar-standar ISO 9000 akan menjadi up to date dan relevan untuk organisasi. Revisi
terhadap standar ISO 9000 telah dilakukan pada tahun 1994 dan tahun 2000. Dengan
demikian standar ISO 9000 yang terbaru (edisi terakhir) ketika buku ini ditulis adalah ISO
9000 Versi Tahun 2000. ISO 9000 Versi Tahun 2000 mencakup beberapa seri berikut
(Heinloth, 2000):

¾ ISO 9000:2000 Æ QMS—Fundamentals and vocabulary replacing ISO 8402 and ISO
9000-1

¾ ISO 9001:2000 Æ QMS—Requirements replacing the 1994 versions of ISO 9001,

9002, and 9003

¾ ISO 9004:2000 Æ QMS—Guidance for performance improvement replacing ISO

9004 with most parts

¾ ISO 19011 Æ Guidance for auditing management systems replacing ISO 10011 and
14011

Perubahan yang signifikan dalam ISO 9001 Versi tahun 2000 (ISO 9001:2000)
dibandingkan dengan ISO 9001 Versi Tahun 1994 (ISO 9001:1994) adalah penggantian 20
elemen standar menjadi suatu model proses seperti ditunjukkan dalam Gambar 1. Model
proses dari ISO 9001:2000 terdiri dari lima bagian utama yang menjabarkan sistem
manajemen organisasi, sebagai berikut (ISO, 2000 dan Gaspersz, 2001):
1. Sistem manajemen kualitas (Bagian 4 dari ISO 9001:2000)
2. Tanggung jawab manajemen (Bagian 5 dari ISO 9001:2000)
3. Manajemen sumber daya (Bagian 6 dari ISO 9001:2000)
4. Realisasi produk (Bagian 7 dari ISO 9001:2000)
5. Analisis, pengukuran dan peningkatan (Bagian 8 dari ISO 9001:2000)

4
 QUALITY MANAGEMENT SYSTEM (QMS)
CONTINUAL IMPROVEMENT

C Management C S
R Responsibility
U U a
e
S S t
q
T T i
u
O Measurement, O s
i Resource
M Analysis, M f
r Management
E Improvement E a
e
R R c
m
t
e
Input Product Output i
n
Realization o
t
n
s

Gambar 1 Model Proses Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000

II.2 Langkah-Langkah Peningkatan Kualitas Terus-Menerus

Langkah-langkah peningkatan kualitas terus-menerus dari sistem manajemen kualitas

ISO 9001:2000, berdasarkan pendekatan proses dapat dikemukakan berikut ini.

Langkah 1. Identifikasi Proses yang Dibutuhkan untuk Sistem Manajemen Kualitas dan
Aplikasi pada Organisasi
Perlu menjawab beberapa pertanyaan berikut:
¾ Proses apa yang dibutuhkan untuk Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000?
¾ Apakah proses-proses ini ada yang berasal dari luar organisasi?
¾ Apa input dan output untuk setiap proses?
¾ Siapa pelanggan dari proses?
¾ Apa persyaratan atau kebutuhan dari pelanggan ini?
¾ Siapa yang bertanggungjawab (pemilik) dari proses?
Langkah 2. Menentukan Sekuens (Urutan) dan Interaksi dari Proses
Perlu menjawab beberapa pertanyaan berikut:

5
 ¾ Apa aliran keseluruhan dari proses?
¾ Bagaimana proses itu dapat dijabarkan? (dapat dijawab melalui membuat diagram-alir
proses atau peta-peta proses)
¾ Apa keterkaitan di antara proses-proses?
¾ Apa dokumentasi proses yang diperlukan?
Langkah 3. Menentukan Kriteria dan Metode yang Dibutuhkan untuk Menjamin
Efektivitas Operasional dan Pengendalian dari Proses
Perlu menjawab beberapa pertanyaan berikut:
¾ Apa karakteristik hasil dari proses yang diinginkan dan tidak diinginkan?
¾ Apa kriteria untuk pemantauan, pengukuran, dan analisis?
¾ Bagaimana kita dapat memasukkan atau menggabungkan ini ke dalam proses-proses
perencanaan sistem manajemen kualitas dan realisasi produk?
¾ Apa isu-isu ekonomis (biaya, waktu, pemborosan, dll)?
¾ Apa metode yang cocok untuk pengumpulan data?
Langkah 4. Menjamin Ketersediaan Sumber-sumber Daya dan Informasi yang
Diperlukan untuk Mendukung Operasional dan Pemantauan Proses
Perlu menjawab beberapa pertanyaan berikut:
¾ Apa sumber-sumber daya yang diperlukan untuk setiap proses?
¾ Apa saluran komunikasi yang diperlukan?
¾ Bagaimana kita dapat memberikan informasi internal dan eksternal tentang proses?
¾ Bagaimana kita dapat memperoleh umpan-balik?
¾ Apa data yang dibutuhkan atau diperlukan?
¾ Bagaimana cara mengumpulkan data itu?
¾ Apa catatan-catatan yang perlu disimpan?
Langkah 5. Mengukur, Memantau, dan Menganalisis Proses
Perlu menjawab beberapa pertanyaan berikut:
¾ Bagaimana kita dapat memantau kinerja proses (kapabilitas proses, kepuasan
pelanggan)?
¾ Apa pengukuran yang diperlukan?
¾ Bagaimana kita dapat menganalisis data yang diperoleh (teknik-teknik statistika)?
¾ Apa informasi dari analisis data yang diperoleh?
Langkah 6. Menerapkan Tindakan yang Diperlukan untuk Mencapai Hasil-hasil yang
Direncanakan dan Peningkatan Terus-Menerus dari Proses dan Sistem
Manajemen Kualitas ISO 9001:2000

6
 Perlu menjawab beberapa pertanyaan berikut:
¾ Bagaimana kita dapat meningkatkan proses?
¾ Apa tindakan korektif dan/atau preventif yang diperlukan?
¾ Apakah tindakan korektif dan/atau preventif ini telah diterapkan?
¾ Apakah tindakan-tindakan yang diterapkan itu efektif?
Langkah-langkah di atas dapat disusun secara mudah menggunakan pendekatan USE-
PDSA sebagai metode peningkatan kualitas terus-menerus. USE-PDSA merupakan akronim,
yang terdiri dari pengertian berikut:
U Understand improvement needs (memahami kebutuhan peningkatan)
S State the problem(s) (menyatakan masalah yang ada)
E Evaluate the root cause(s) (Mengevaluasi akar penyebab masalah)
P Plan the solution(s) (merencanakan solusi masalah)
D Do or implement the solution(s) (melaksanakan atau menerapkan rencana solusi
terhadap masalah)
S Study the solution(s) results (mempelajari hasil-hasil solusi terhadap masalah)
A Act to standardize the solution(s) (bertindak untuk menstandardisasikan solusi
terhadap masalah)
III.1 Metode Pengumpulan Data

Penelitian ini menggunakan metode pengumpulan data melalui studi kasus penerapan
sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 dan “Quality Improvement Process (QIP)” pada
perusahaan Citra Serayu Mas Furniture di Kalimanah, Purbalingga, Jawa Tengah. Percobaan
dilakukan selama enam bulan produksi, dengan mengumpulkan data selama tiga bulan
produksi sebelum implementasi sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 dan data selama
tiga bulan produksi awal penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000. Data yang
dikumpulkan adalah data cacat produksi furniture pada setiap proses dalam industri furniture
itu.
III.2 Metode Analisis Data

Untuk menganalisis data penelitian, dipergunakan analisis regresi dengan variabel

dummy (Mendenhall and McClave, 1981; Gaspersz, 1991). Model yang digunakan adalah:
E(cacat) = α + β(QIP), di mana QIP variabel dummy atau indikator di mana QIP = 1, jika
cacat produk pada setiap proses terjadi setelah implementasi Quality Improvement Process
(QIP) dan QIP = 0, jika cacat produk pada setiap proses terjadi sebelum implementasi
Quality Improvement Process (QIP). Variabel QIP bukan merupakan variabel bebas, tetapi

7
hanya merupakan variabel indikator yang membuat sehingga fungsi model regresi itu
berlaku. Untuk melihat bagaimana model regresi ini berfungsi, maka misalkan QIP = 0.
Kondisi ini akan terjadi apabila kita menginginkan untuk mengetahui nilai rata-rata cacat
produk pada setiap proses sebelum implementasi QIP. Itu dapat ditunjukkan sebagai berikut:
E(cacat) = α + β(QIP) = α + β(0) = α. Ini menjelaskan bahwa nilai rata-rata cacat pada setiap
proses sebelum implementasi QIP adalah α (alpha). Sekarang bayangkan bahwa kita ingin
mengetahui nilai rata-rata cacat produk pada setiap proses setelah implementasi QIP. Sesuai
dengan definisi dari variabel dummy atau indikator, maka dibuat QIP = 1 untuk setelah
proses implementasi QIP, sehingga E(cacat) = α + β(QIP) = α + β(1) = α + β. Oleh karena
nilai rata-rata cacat pada setiap proses setelah implementasi QIP adalah α (alpha) plus β
(beta), sedangkan nilai rata-rata cacat produk pada setiap proses sebelum implementasi QIP
adalah α (alpha), maka kita boleh menginterpretasikan bahwa β (beta) adalah selisih dalam
nilai rata-rata cacat produk pada setiap proses setelah implementasi QIP. Berdasarkan hal ini,
maka kita dapat mengukur efektivitas dari implementasi Quality Improvement Process (QIP)
menggunakan koefisien β (beta). Data cacat produk pada setiap proses dikumpulkan selama
masa enam bulan produksi (periode tiga bulan sebelum dan tiga bulan sesudah implementasi
QIP). Data dianalisis menggunakan paket software komputer SP-2000 Professional.
IV. Hasil Penelitian

IV.1 Langkah-langkah Implementasi Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000 dan QIP

Perusahaan Citra Serayu Mas (CSM) Furniture adalah industri yang berlokasi di
Kalimanah, Purbalingga, Jawa Tengah, dan melayani pasar USA, Jepang, dan Eropah.
Perusahaan didirikan pada bulan Oktober 1998. Produk yang dihasilkan adalah: coffee tables,
consul tables, end tables, trunk, bunk bed, dll. Yang menggunakan bahan baku dari pohon
pinus dan albasia.
Visi perusahaan adalah: “to be leader of quality and value in global furniture
industry” serta kebijakan kualitas adalah: “strive for excellence through providing the best
customer service and long term partnership” (CSM, 2000). CSM Furniture telah
menerapkan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 sejak bulan Januari 2000.
Langkah-langkah yang digunakan dalam proses implementasi sistem manajemen
kualitas ISO 9001:2000 dan QIP adalah:
1. Memperoleh komitmen dari manajemen puncak.

8
2. Menetapkan komite pengarah ISO 9001:2000 dan tim peningkatan kualitas (quality
improvement team, QIT)
3. Memberikan pelatihan tentang ISO 9001:2000 dan Quality Improvement Process
(QIP) kepada komite pengarah dan tim peningkatan kualitas.
4. Mendefinisikan tanggung jawab kualitas untuk semua departemen.
5. Memberikan pelatihan intensif tentang quality problem solving kepada semua anggota
organisasi.
6. Mendefinisikan dokumentasi mengikuti standar ISO 9001:2000.
7. Menerapkan prosedur-prosedur mengikuti persyaratan ISO 9001:2000.
8. Melatih tim fungsional silang (cross-functional teams) sebagai auditor kualitas
internal
9. Menggunakan tim audit kualitas internal untuk melakukan audit kesesuaian guna
memverifikasi terhadap persyaratan-persyaratan ISO 9001:2000.
10. Mengevaluasi dan memilih registrar untuk proses sertifikasi ISO 9001:2000.
11. Melakukan audit eksternal oleh tim auditor dari lembaga sertifikasi ISO 9001.
12. Memperoleh sertifikat ISO 9001:2000 dan terus mempertahankan sistem manajemen
kualitas ISO 9001:2000 sebagai praktek manajemen standar.
Manajemen perusahaan menyadari bahwa suatu sistem kualitas tanpa pengukuran,
maka tidak dapat dievaluasi sejauh mana efektivitas dan efisiensi dari upaya-upaya yang telah
dilakukan selama periode waktu tertentu. Setiap keputusan yang dibuat harus berdasarkan
data (fakta), dan bukan berdasarkan pada opini. Data kualitas diperoleh melalui pengukuran
kinerja kualitas yang akurat. Pengukuran kinerja kualitas akan memberikan manfaat bagi
pembuatan keputusan berupa: informasi tentang status kinerja kualitas pada saat ini, dan
identifikasi untuk perbaikan kinerja kualitas di masa mendatang. Manfaat pengukuran
beserta keterkaitannya dalam sistem kualitas berfokus pelanggan (SIPOCOM) ditunjukkan
dalam Gambar 2.

9
 Model Perbaikan Proses Berbasiskan Pendekatan Sistem Kualitas

Objectives
(Tujuan)

Processes
? Customers
Suppliers
Input (Proses) Output (Pelanggan)
(Pemasok)

Measurement (Pengukuran)
Identifikasi
Mengembangkan Masalah
Tindakan Pencegahan Kualitas
dan Korektif

Ketidaksesuaian
IMPLEMENTASI
PROGRAM (Nonkonformans)
PENINGKATAN
KUALITAS MELALUI
PERBAIKAN PROSES

PERENCANAAN PROGRAM Analisis Penyebab

PENINGKATAN PROSES Masalah Kualitas
(Menghilangkan Akar
Melaksanakan Penyebab Masalah
Rencana Tindakan Kualitas)
Perbaikan Proses

Gambar 2. Pengukuran dalam Perbaikan Terus-Menerus Berdasarkan Sistem Kualitas

Berfokus Pelanggan (SIPOCOM)
Selanjutnya setiap upaya perbaikan kualitas yang dilakukan perusahaan selalu
mengacu kepada langkah-langkah perbaikan mengikuti siklus USE PDSA. Siklus USE PDSA
merupakan rangkuman dari delapan langkah yang telah diterapkan oleh tim peningkatan
kualitas CSM Furniture, yaitu:
1. Menentukan Tema Perbaikan (Identifikasi Masalah)
2. Mencari Penyebab Masalah
3. Memastikan Penyebab Dominan
4. Membuat Rencana Perbaikan

10
5. Melaksanakan Perbaikan
6. Memeriksa Hasil Perbaikan
7. Standardisasi
8. Membuat Laporan Akhir & Rencana Berikut
Pada dasarnya setiap upaya perbaikan terus-menerus adalah untuk menghilangkan
akar penyebab dari suatu masalah, dan agar memudahkan identifikasi masalah yang terjadi,
maka tim peningkatan kualitas selalu menggunakan daftar formulir identifikasi masalah
berdasarkan konsep 5W-2H, seperti ditunjukkan dalam Tabel 1.
Tabel 1. Formulir Identifikasi Masalah

Jenis Sumber Penanggung Waktu Terjadi Alasan Saran Biaya untuk

Masalah Masalah Jawab (Bilamana) Terjadi Perbaikan Perbaikan
(Apa) (Di mana) (Siapa) (Mengapa) (Bagaimana) (Berapa)

Metode 5W-2H adalah: what (apa), why (mengapa), where (di mana), when
(bilamana), who (siapa), how (bagaimana), and how much (berapa). Peningkatan kualitas
terus-menerus dapat menggunakan metode 5W2H. Contoh petunjuk penggunaan untuk
pelaksanaan tugas, ditampilkan dalam Tabel 2.

11
 Tabel 2. Konsep 5W-2H dalam Implementasi QIP
Jenis 5W2H Deskripsi Tindakan
Masalah What Apa yang sedang dikerjakan? Menghilangkan tugas-
Utama (Apa)? Dapatkah tugas ini dihilangkan? tugas yang tidak
diperlukan
Alasan Why Mengapa tugas ini diperlukan?
Kegunaan (Mengapa)? Penjelasan tentang kegunaan tugas
Lokasi Where Di mana tugas itu sedang dikerjakan? Mengubah sekuens
(Di mana)? Apakah tugas itu harus dikerjakan di (urutan) tugas atau
sana? mengkombinasikan
tugas-tugas yang
dapat dilaksanakan
bersama
Sekuens When Bilamana tugas itu akan terbaik untuk
(Urutan) (Bilamana)? dilaksanakan?
Apakah tugas itu dapat dikerjakan
kemudian?
Orang Who (Siapa)? Siapa yang sedang mengerjakan tugas
itu?
Apakah ada orang lain yang dapat
mengerjakan tugas itu?
Mengapa harus saya yang mengerjakan
tugas itu?
Metode How Bagaimana mengerjakan tugas itu? Menyederhanakan
(Bagaimana)? Apakah metode yang digunakan tugas-tugas yang ada
sekarang, merupakan metode terbaik?
Apakah ada cara lain yang lebih mudah?
Biaya How much Berapa biaya yang dikeluarkan itu Memilih metode
(Berapa)? sekarang untuk melaksanakan tugas itu? peningkatan yang
Apakah akan memberikan dampak sesuai
positif pada biaya, setelah melakukan
peningkatan (improvement)?

Penggunaan akronim USE PDSA yang mencakup delapan langkah kegiatan tim
peningkatan kualitas CSM Furniture adalah agar mudah diingat, karena USE PDSA
mempunyai pengertian sebagai berikut:
U Understand improvement needs (memahami kebutuhan perbaikan)
S State the problem(s) (menyatakan masalah yang ada)
E Evaluate the root cause(s) (Mengevaluasi akar penyebab masalah)
P Plan the solution(s) (merencanakan penyelesaian masalah)
D Do or implement the solution(s) (melaksanakan atau menerapkan rencana solusi
terhadap masalah)
S Study the solution(s) results (mempelajari hasil-hasil solusi terhadap masalah)
A Act to standardize the solution(s) (bertindak untuk menstandardisasikan solusi
terhadap masalah)

12
 Siklus USE PDSA sebagai langkah-langkah dalam menyelesaikan masalah kualitas
perusahaan CSM Furniture dapat dijelaskan sebagai berikut:
Langkah 1:

Understand improvement needs (memahami kebutuhan perbaikan)

Identifikasi masalah berdasarkan data yang ada. Berbagai alat kualitas seperti: Daftar
Periksa (Check Sheet) dan Diagram Pareto telah digunakan oleh tim peningkatan kualitas
perusahaan untuk mengidentifikasi masalah kualitas yang ada di tempat kerja.
Langkah 2:

State the problem(s) (menyatakan masalah yang ada)

Pernyataan masalah yang dilakukan oleh tim peningkatan kualitas adalah: Spesifik,
Tegas, Jelas, dan Dapat Diukur. Tim peningkatan kualitas perusahaan selalu menghindari
pernyataan masalah yang tidak jelas dan tidak dapat diukur, seperti: cacat produk cukup
tinggi (jenis cacat apa? berapa unit yang cacat?, di mana?, dll).
Pernyataan masalah yang dikemukakan selalu menjawab pertanyaan berikut: apa
(what), di mana terjadi (where), bilamana terjadi (when), siapa yang bertanggung jawab
(who), mengapa terjadi masalah itu (why), dan bagaimana saran perbaikan masalah itu (how),
dan berapa biaya untuk pelaksanaan perbaikan (how much), mengikuti konsep 5W-2H.
Langkah 3:

Evaluate the root cause(s) (Mengevaluasi akar penyebab masalah)

Akar penyebab masalah selalu dievaluasi oleh tim peningkatan kualitas perusahaan
menggunakan diagram sebab-akibat (diagram tulang ikan = fishbone diagram) dan bertanya
mengapa beberapa kali, serta menggunakan teknik diskusi sumbang saran (brainstorming)
dari tim kerja sama perbaikan kualitas total perusahaan.
Langkah 4:

Plan the solution(s) (merencanakan penyelesaian masalah)

Rencana penyelesaian masalah selalu berfokus pada tindakan-tindakan untuk
menghilangkan akar penyebab dari masalah yang ada. Rencana perbaikan untuk
menghilangkan akar penyebab masalah yang ada diisi dalam suatu formulir daftar rencana
tindakan, seperti ditunjukkan dalam Tabel 3.

13
 Tabel 3. Daftar Isian Rencana Tindakan Penyelesaian Masalah

Penyebab Utama Tindakan Penanggung Waktu Anggaran Status

Perbaikan Jawab

Catatan: penyebab utama diambil dari diagram sebab-akibat

Langkah 5:

Do or implement the solution(s) (melaksanakan atau menerapkan rencana penyelesaian

terhadap masalah)
Implementasi rencana penyelesaian masalah selalu mengikuti daftar rencana tindakan
penyelesaian masalah seperti ditunjukkan dalam Tabel IV.3 di atas.
Langkah 6:

Study the solution(s) results (mempelajari hasil-hasil penyelesaian terhadap masalah)

Setelah selang waktu tertentu, dilakukan studi dan evaluasi berdasarkan data yang
dikumpulkan guna mengetahui apakah jenis masalah kualitas yang ada telah hilang atau
berkurang? Analisis terhadap hasil-hasil temuan berikutnya akan memberikan tambahan
informasi bagi pembuatan keputusan dan perencanaan berikutnya.
Langkah 7:

Act to standardize the solution(s) (bertindak untuk menstandardisasikan penyelesaian

terhadap masalah)
Hasil-hasil yang memuaskan dari tindakan penyelesaian masalah selalu
distandardisasikan, dan selanjutnya tim peningkatan kualitas perusahaan melakukan
perbaikan terus-menerus pada jenis masalah yang lain. Apabila tindakan terhadap
penyelesaian masalah tidak memberikan hasil-hasil yang memuaskan, maka tindakan itu akan
dikoreksi atau diperbaiki.

14
 Keberhasilan penggunaan model USE PDSA akan ditandai dengan berkurang atau
hilangnya penyebab masalah itu, yang kemudian akan muncul penyebab-penyebab masalah
lain dalam besaran yang lebih sedikit atau kecil. Tugas dari tim peningkatan kualitas
perusahaan adalah berpartisipasi secara total untuk melaksanakan perbaikan terus-menerus
dalam proses kerja.
Pemahaman dan penerapan yang benar dari siklus USE PDSA telah memberikan
hasil peningkatan kualitas total bagi perusahaan seperti ditunjukkan dalam Gambar 3.

Quality Improvement Process

(QIP)

Act Plan
QCC QIT
Study Do

Evaluate the
Root Causes

State the
Clearly Quality Problems

Understand the Quality

Improvement Needs

Quality Problems

Gambar 3. Siklus USE PDSA untuk Peningkatan Kualitas Total Terus-Menerus

Keterangan: QCC = quality control circle (gugus kendali mutu = GKM); QIT = quality improvement
team (tim peningkatan kualitas = TPK).

IV.2 Pengukuran Efektivitas Penerapan ISO 9001:2000 dan QIP pada Setiap Proses Produksi

Pengendalian kualitas dilakukan pada keseluruhan proses produksi furniture,

menggunakan diagram dalam Gambar 4.

15
 Gambar 4. Proses Pengendalian Kualitas CSM Furniture

Penerimaan
Material

Pengembalian Solusi Masalah

Inspeksi Tolak Inspeksi (Memperbaiki
Material Yang Kualitas Pada Tolak Peralatan, Metode
Kualitas
Ditolak Produk Pertama Kerja, dll)
Material
(First boring)

Terima Terima

Penyimpanan Sanding
Material

Solusi Masalah
Perbaikan atau Inspeksi (Memperbaiki
Pengafkiran Kualitas Pada Tolak Peralatan, Metode
Inspeksi Tolak Kerja, dll)
Untuk Material Yang Produk Pertama
Penggunaan Ditolak (First sanding)

Terima
Terima
Assembling
Cutting

Solusi Masalah
Solusi Masalah Inspeksi (Memperbaiki
Kualitas Pada
Tolak Peralatan, Metode
Inspeksi (Memperbaiki
Kualitas Pada Tolak Peralatan, Metode Produk Pertama Kerja, dll)
Kerja, dll) (First assembling)
Produk Pertama
(First cutting)

Terima Terima

Moulding Finishing

Solusi Masalah
Solusi Masalah Inspeksi (Memperbaiki
Inspeksi (Memperbaiki
Kualitas Pada Tolak Peralatan, Metode
Tolak Peralatan, Metode
Kualitas Pada Produk Pertama
Kerja, dll)
Kerja, dll)
Produk Pertama (First finishing)
(First moulding)

Terima
Terima
Inspeksi
Boring Kualitas Pada Tolak
Perbaikan Ulang
Semua Produk atau Pengafkiran
(100% inspection) (Scrap)

Terima
Catatan: Inspeksi Produk Pertama pada Setiap Sub-proses di lakukan
Packaging
pada permulaan melakukan pekerjaan di sub-proses itu. Inspeksi (Package Products)
kualitas selanjutnya dilakukan seperti biasa (pemeriksaan 100%)

16
Hasil pengukuran kualitas pada setiap proses furniture selama enam bulan produksi di

tunjukkan dalam Tabel 4 dan Gambar 5. Tabel 4 dan Gambar 5 menunjukkan efektivitas

penerapan ISO 9001:2000 dan QIP dalam menurunkan cacat produk pada setiap proses

furniture.

Tabel 4. Cacat Produk pada Setiap Proses Furniture di CSM, 2000

Proses Sebelum Setelah Koefisien Koefisien R2 P value

QIP QIP Alpha Beta
(%) (%)
¾ Cutting 2.76 1.13 2.7550 -1.6283 0.5192 0.008205***
¾ Moulding 2.18 0.31 2.1783 -1.8717 0.7806 0.0001384****
¾ Boring 1.27 0.02 1.2650 -1.2483 0.5135 0.008735***
¾ Assembling 0.76 0.01 0.7617 -0.7550 0.7332 0.0003779****
¾ Sanding 0.95 0.10 0.9517 -0.8567 0.4701 0.01385**
¾ Finishing 2.83 1.51 2.8267 -1.3183 0.3048 0.06272*
Catatan: ****Significant pada 0.001, ***Significant pada 0.01, **Significant pada 0.05, *Significant pada 0.10.

Hasil pengujian secara statistik menunjukkan bahwa semua koefisien beta dalam
model regresi bersifat signifikan. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa “penerapan
sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 dan Quality Improvement Process (QIP) adalah
efektif untuk menurunkan cacat produksi dari setiap proses dalam industri furniture”.

Gambar 5. Cacat Produk pada Proses Furniture, 2000

6.00

5.00
Process Defect (%)

4.00 Cutting
Moulding
Boring
3.00
Assembling
Sanding
2.00 Finishing

1.00

0.00
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Cutting 2.36 3.87 3.65 1.99 0.96 3.70 0.91 0.60 1.35 1.33 1.30 1.27
Moulding 2.12 2.29 1.38 3.11 2.86 1.31 0.65 0.45 0.14 0.18 0.13 0.29

Boring 0.37 0.37 0.97 2.73 2.02 1.13 0.08 0.02 0.00 0.00 0.00 0.00

Assembling 0.85 0.38 0.78 1.33 0.84 0.39 0.04 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Sanding 0.27 0.60 0.53 0.69 1.96 1.66 0.41 0.01 0.12 0.01 0.02 0.00

Finishing 2.15 1.67 1.22 2.69 5.26 3.97 1.52 1.55 1.29 1.20 1.82 1.67

Periode

Catatan: periode 1 – 6 = sebelum QIP, period 7 – 12 = setelah QIP; 1 periode = 2-minggu produksi

17
V. Kesimpulan dan Rekomendasi

Banyak manfaat yang diperoleh dari implementasi secara bersama sistem manajemen
kualitas ISO 9001:2000 dan Quality Improvement Process (QIP) pada industri furniture, yang
dalam studi kasus ini telah diterapkan pada perusahaan Citra Serayu Mas (CSM) Furniture.
Berdasarkan data cacat produk yang diukur pada setiap proses furniture selama enam bulan
produksi, menunjukkan bahwa implementasi sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 dan
QIP telah efektif menurunkan cacat produksi. Manfaat lain yang diamati adalah terjadi
peningkatan keterlibatan karyawan untuk menyelesaikan masalah-masalah kualitas,
meningkatkan komunikasi internal dalam manajemen, meningkatkan keterampilan solusi
masalah kualitas dan partisipasi dalam pembuatan keputusan.
Beberapa saran dapat diajukan berdasarkan hasil studi kasus penelitian ini, yaitu: (1)
manajemen Citra Serayu Mas perlu terus mempertahankan praktek-praktek manajemen
mengikuti standar internasional seperti yang telah dipersyaratkan oleh sistem manajemen
kualitas ISO 9001:2000, dan (2) perlu melakukan penelitian serupa pada unit-unit bisnis yang
lain, agar memperoleh informasi berupa bukti-bukti empirik tentang efektivitas penerapan
konsep-konsep manajemen kualitas dalam dunia industri real.
Daftar Pustaka

1. Berry, T. H. 1991. Managing the Total Quality Transformation., McGraw-Hill,

Inc., New York.

2. CSM. 2000. Buku Panduan Kualitas untuk Citra Serayu Mas Furniture. Tidak
Dipublikasikan.

3. Gaspersz, Vincent. 1991. Teknik Analisis dalam Penelitian Percobaan. Tarsito,

Bandung.

4. ______________. 1996. World Class Quality Management Systems., Business and

Entrepreneurial Review, April 1996, pp.8-13, Postgraduate Program, Trisakti
University, Jakarta.

5. _____________. 2001. Total Quality Management., Gramedia Pustaka Utama,

Jakarta.

6. Heinloth, S. 2000. Transition to the New ISO 9001:2000 Standard., The 54th
Annual Quality Congress Proceedings., pp. 651-657., The American Society for
Quality, Wisconsin.

7. ISO/TC176. 1994. ISO 9001:1994 Quality Management Systems--Requirements.,

ISO, Switzerland.

18
 8. _________. 2000. ISO 9001:2000 Quality Management Systems--Requirements.,
ISO, Switzerland.

9. Medenhall, W. and James T. McClave. 1981. A Second Course in Business

Statistics: Regression Analysis. Dellen Publishing Company, California.

10. Mutis, T. and Gaspersz, V. 1994. Nuansa Menuju Perbaikan Produktivitas dan
Kualitas. Lembaga Penerbit Universitas Trisakti, Jakarta.
Catatan:

Artikel ini boleh dikutip dan disebarluaskan kepada siapa saja sepanjang menyebutkan
sumbernya!

Artikel-artikel lain dari penulis dapat didownload gratis dari:

http://www.esnips.com/web/GratisDariVincentGaspersz/

***) Vincent Gaspersz, adalah Guru Besar (Professor) dalam bidang Operations and Total
Quality Management pada Program Pascasarjana MM Universitas Trisakti, Jakarta (SK
Mendiknas RI No. 38044/A2.III.1/KP/2002). Ia Memperoleh pendidikan dalam bidang
sosial ekonomi peternakan (S1), Universitas Nusa Cendana, Kupang 1980, Magister
Sains (S2) Statistika Terapan, IPB, Bogor 1985; Doktor Teknik Sistem dan Manajemen
Industri, ITB, Bandung 1991 (IPK = 4.0), dan Doctor of Science in Management of
Engineering and Technology, Southern California University for Professional Studies
(GPA = 4.0). Ia Memperoleh sertifikat CPIM (1996) dan CFPIM (1998) dari APICS dan
telah mempertahankan gelar CFPIM sampai April 2008. Ia adalah Senior Member of the
ASQ (American Society for Quality) sejak 1994 dan Member of APICS sejak 1995.
Sepanjang tahun 2006, Ia memperoleh empat gelar profesional dari ASQ: Certified Six
Sigma Black Belt (CSSBB), Certified Quality Engineer (CQE), Certified Quality Auditor
(CQA), dan Certified Manager of Quality/Organizational Excellence (CMQ/OE). Pada
Agustus 2005, Ia memperoleh IQF (International Quality Federation) Six Sigma Master
Black Belt by Exam—SSMBB. Ia juga terdaftar sebagai RAB (Registration Accreditation
Board) Quality System Auditor, USA. Ia pernah bekerja sebagai manajer pada Salim
Group of Companies Indonesia, 1991-1992), sebagai manajer pada Gajah Tunggal
Group of Companies (Indonesia, 1992-1996), dan sebagai Direktur Lean Enterprise pada
Garibaldi Industries (Canada, 2003-2004). Ketika di Canada ia terlibat sebagai Board
Member of British Columbia Exporters mewakili Garibaldi Industries, Inc. Saat ini ia
sedang diminta bantuannya untuk menangani beberapa proyek implementasi Design for
Lean Six Sigma (DFLSS) dan Lean Six Sigma dalam skala Corporate pada beberapa
industri besar di Indonesia. Ia juga telah membantu manajer-manajer Indonesia untuk
memperoleh gelar profesional dari APICS (CPIM) dan ASQ (CMQ/OE, CQE, CQA,
CSSBB). Ia telah mempublikasikan 34 (tiga puluh empat) buku teks dan puluhan
artikel/paper. Ia memperoleh penghargaan sebagai Penulis Terbaik dari Menteri
Pendidikan dan Kebudayaan RI pada tahun 1994. Terakhir (mulai bulan Juli 2007) ia
dipakai oleh Tuhan, Super Dokter, Sang Penyembuh Ilahi, untuk menyembuhkan ratusan
orang yang mengalami berbagai penyakit, antara lain: buta, tuli, bisu/gagap, lumpuh,
kanker, ginjal, cuci darah, diabetes, stroke, katarak, dll. Kontak:
vincentgaspersz@yahoo.com

19
 Center for Lean Six Sigma
Quality Management
Sustaining Member of the American Society for Quality No.: 1124262

Prof. Dr. Vincent Gaspersz, CMQ/OE, CQE, CQA, CSSBB/MBB, CFPIM

Lean Six Sigma Master Black Belt
International Member of ASQ and APICS

Baranangsiang Indah A2 No. 9 Bogor 16143

Telefax: 0251-332933
H.P. 0813-1940-6433
E-mail: vincentgaspersz@yahoo.com ,
vingas@indo.net.id
http://www.esnips.com/web/gratisdarivincentgaspersz

Training, Consulting and implementing:

• Lean Six Sigma Management System (5S, Kaizen Blitz, Value Stream Process Mapping,
Lean Six Sigma Supply Chain Management, Lean Six Sigma Manufacturing/Service,
TPM, Design For Lean Six Sigma, etc)
• SCOR (Supply Chain Operations Reference)
• ISO 9001:2000, MBNQA, Balanced Scorecard, Blue Ocean Strategy
• Integrated Performance Management System (Organizational Excellence)
• Customer Service Excellence
• Total Quality Leadership and Strategic Planning
• Total Productivity and Quality Improvement
• Statistical Process Control/FMEA
• Design of Experiments and Process Optimization
• Production Planning and Inventory Control (PPIC)
• ASQ Certified Quality Engineer (CQE), Certified Manager of Quality/Organizational
Excellence (CMQ/OE), Certified Quality Auditor, Certified Six Sigma Green Belt (CSSGB),
Certified Six Sigma Black Belt (CSSBB)
• IQF Six Sigma Green Belt, Black Belt, Master Black Belt (SSGB/BB/MBB)
• APICS Certified in Production and Inventory Management (CPIM)
• Tailor-Made (Customized Programs)

20
21