La iniciativa

En el mundo de hoy las relaciones pblicas han adquirido una importancia extraordinaria, tan extraordinaria que todo empresario y todo administrador de oficina pblica o privada tienen, por necesidad, que crear un clima de buena voluntad entre su organizacin y el pblico, que le toma mucho tiempo, quizs aos. Sin embargo, procederes incorrectos y descorts, actitudes negativas y carentes de calor humano, pueden destruirlas en pocos das. Todos los miembros de una organizacin desde el jefe de ms alta jerarqua hasta el ms humilde empleado, contribuyen en una forma o en otra a crear unas relaciones pblicas validas, a proyectar una imagen positiva de la empresa a la que prestan servicios. Pero no hay duda alguna de que entre todos los empleados, es la secretaria la persona que desempea el rol ms importante en el desarrollo y conservacin de las relaciones publicas. No importa la excelencia de la labor que realice el relacionista de una empresa, si las secretarias no llenan con cuidado su cometido como representantes de sus respectivos jefes, las relaciones pblicas se deterioran. Y esto es as porque es la secretaria la intermediaria entre su jefe y su pblico, entre un jefe y sus empleados. Es la secretaria una representante de su jefe, y sus actitudes y sus actuaciones se reflejan en este. La iniciativa es una cualidad que nos lleva a hacer las cosas sin que se nos ordene hacerlas. Para un jefe es de suma importancia que sus empleados tengan iniciativa. El empleado con iniciativa puede revelar al jefe de tener que dedicarle gran parte de su tiempo y de sus energas a atender detalles y asuntos rutinarios. La economa de tiempo y esfuerzo as lograda le permitira atender con mayor eficiencia las tareas inherentes a su cargo. En una oficina, la iniciativa se puede poner en accin en formas diversas. Por ejemplo, el anticipar las necesidades o las situaciones que podran surgir en determinado momento, para as poder hacer en cada caso lo que el buen juicio indique. Iniciativa es en resumen, la motivacin con que realiza su trabajo. Realizar una tarea en la mitad del tiempo que se le ha dado para ella es un buen ejemplo de iniciativa.

La iniciativa
En el mundo de hoy las relaciones pblicas han adquirido una importancia extraordinaria, tan extraordinaria que todo empresario y todo administrador de oficina pblica o privada tienen, por necesidad, que crear un clima de buena voluntad entre su organizacin y el pblico, que le toma mucho tiempo, quizs aos. Sin embargo, procederes incorrectos y descorts, actitudes negativas y carentes de calor humano, pueden destruirlas en pocos das. Todos los miembros de una organizacin desde el jefe de ms alta jerarqua hasta el ms humilde empleado, contribuyen en una forma o en otra a crear unas relaciones pblicas validas, a proyectar una imagen positiva de la empresa a la que prestan servicios. Pero no hay duda alguna de que entre todos los empleados, es la secretaria la persona que desempea el rol ms importante en el desarrollo y conservacin de las relaciones publicas. No importa la excelencia de la labor que realice el relacionista de una empresa, si las secretarias no llenan con cuidado su cometido como representantes de sus respectivos jefes, las relaciones pblicas se deterioran. Y esto es as porque es la secretaria la intermediaria entre su jefe y su pblico, entre un jefe y sus empleados. Es la secretaria una representante de su jefe, y sus actitudes y sus actuaciones se reflejan en este. La iniciativa es una cualidad que nos lleva a hacer las cosas sin que se nos ordene hacerlas. Para un jefe es de suma importancia que sus empleados tengan iniciativa. El empleado con iniciativa puede revelar al jefe de tener que dedicarle gran parte de su tiempo y de sus energas a atender detalles y asuntos rutinarios. La economa de tiempo y esfuerzo as lograda le permitira atender con mayor eficiencia las tareas inherentes a su cargo. En una oficina, la iniciativa se puede poner en accin en formas diversas. Por ejemplo, el anticipar las necesidades o las situaciones que podran surgir en determinado momento, para as poder hacer en cada caso lo que el buen juicio indique. Iniciativa es en resumen, la motivacin con que realiza su trabajo. Realizar una tarea en la mitad del tiempo que se le ha dado para ella es un buen ejemplo de iniciativa.

La iniciativa
En el mundo de hoy las relaciones pblicas han adquirido una importancia extraordinaria, tan extraordinaria que todo empresario y todo administrador de oficina pblica o privada tienen, por necesidad, que crear un clima de buena voluntad entre su organizacin y el pblico, que le toma mucho tiempo, quizs aos. Sin embargo, procederes incorrectos y descorts, actitudes negativas y carentes de calor humano, pueden destruirlas en pocos das. Todos los miembros de una organizacin desde el jefe de ms alta jerarqua hasta el ms humilde empleado, contribuyen en una forma o en otra a crear unas relaciones pblicas validas, a proyectar una imagen positiva de la empresa a la que prestan servicios. Pero no hay duda alguna de que entre todos los empleados, es la secretaria la persona que desempea el rol ms importante en el desarrollo y conservacin de las relaciones publicas. No importa la excelencia de la labor que realice el relacionista de una empresa, si las secretarias no llenan con cuidado su cometido como representantes de sus respectivos jefes, las relaciones pblicas se deterioran. Y esto es as porque es la secretaria la intermediaria entre su jefe y su pblico, entre un jefe y sus empleados. Es la secretaria una representante de su jefe, y sus actitudes y sus actuaciones se reflejan en este. La iniciativa es una cualidad que nos lleva a hacer las cosas sin que se nos ordene hacerlas. Para un jefe es de suma importancia que sus empleados tengan iniciativa. El empleado con iniciativa puede revelar al jefe de tener que dedicarle gran parte de su tiempo y de sus energas a atender detalles y asuntos rutinarios. La economa de tiempo y esfuerzo as lograda le permitira atender con mayor eficiencia las tareas inherentes a su cargo. En una oficina, la iniciativa se puede poner en accin en formas diversas. Por ejemplo, el anticipar las necesidades o las situaciones que podran surgir en determinado momento, para as poder hacer en cada caso lo que el buen juicio indique. Iniciativa es en resumen, la motivacin con que realiza su trabajo. Realizar una tarea en la mitad del tiempo que se le ha dado para ella es un buen ejemplo de iniciativa.

La Biosfera Maya
Las monumentales estructurales y la exuberante vegetacin que crece en el Parque Nacional de Tikal, a pesar de los daos irreversibles, son todava testigos mudos de la vida cultural de los mayas y la gran relacin que ellos mantuvieron con la naturaleza. La constante destruccin de la flora y la fauna en el mundo continua con ritmo tan acelerado que muchas especies que subsisten en el bosque habrn desaparecido en muy pocos aos y de ellas solo quedaran el recuerdo y las bondades que le proporcionaron a las generaciones no solo de Guatemala sino del mundo entero. Algunas veces ni las reservas naturales como el Parque Nacional Tikal, Monumento de

la Humanidad, son respetados, lo que significa que muy pronto se tendr que lamentar la prdida irreparable de los bienes culturales y naturales que los mayas legaron a las nuevas generaciones no solo de Guatemala sino del mundo entero. Tikal fue una portentosa ciudad Maya actualmente considerada el mayor y ms interesante conjunto de estructuras precolombinas de Amrica. Sus ruinas fueron descubiertas en el ao de 1848 por el indgena Ambrosio Tutz y posteriormente visitadas y descritas por el entonces Corregidor Modesto Mndez. Constitua la ciudad principal de los mayas y fue erigida en un rea con facilidades topogrficas para construir los siguientes edificios que an subsisten. La biosfera Maya, singular en el mundo fue determinada en 1970 por la UNESCO con el propsito de lograr conservar la vida natural en que se desarrollo los descendientes de civilizacin Maya. La reserva incluye muestras representativas de ecosistemas naturales, paisajes armoniosos, resultantes de modelos tradicionales, de aprovechamiento de los recursos naturales as como ecosistemas susceptibles de restaurarse en condiciones naturales. La biosfera Maya es un esfuerzo por conservar el legado Maya.

Carcha

LA LIBERTAD, LA TECNOLOGIA Y LA CREATIVIDAD

La reforma protestante que inicio Martin Lutero, el monje agustino, conmovi tanto a Europa como a la Iglesia Catlica. Su impacto y alcance fueron posibles gracias a un reciente desarrollo tecnolgico de la poca, la imprenta. Desarrollo tecnolgico que tambin permiti que Galileo difundiera su nueva ciencia: la dinmica del movimiento.

El mundo no volvi a ser el mismo, despus que Lutero decidi traducir la Biblia del latn al alemn y fue difundida a las cuatro esquinas del mundo conocido, gracias a la imprenta. De la misma forma las ideas de Galileo, a travs de los libros de la familia del papa (dueas de las imprentas) pusiera en circulacin le dieron impute a la naciente revolucin cientfica. La tecnologa cambia la vida del hombre. Tanto si es una nueva tecnologa o una aplicacin ya existente, la cual libera al hombre del trabajo arduo, soluciona problemas y permite crear nuevos mundo, y es ah donde radica su importancia. La tecnologa y la creatividad no hay desarrollo de la tecnologa que soluciones problemas y que permita mayor creatividad. El desarrollo de la tecnologa necesita libertad, para proponer ideas, para criticar las existentes y ponerlas a prueba. Esta tanto labor del empresario como del cientfico. En realidad corresponde a todo ser humano desarrollar redes de inteligencia o redes de informacin, pues la limitante que todos enfrentamos, apunta Hayek, es la limitante del conocimiento disperso. Sea en el orden de la ciencia, del mercado, del arte o de cualquiera que requiera procesar la informacin, el conocimiento se encuentra fragmentado y la posibilidad de los seres humanos de tenerlo es imperfecta. De no ser as, no habra necesidad del sistema de precios, ni de ningn otro sistema para recabar informacin y procesarla. La evolucin de las computadoras es un claro ejemplo de la conexin entre la libertad, tecnologa y creatividad. Las primeras computadoras eran inmensas maquinas, las cuales se pens que eventualmente anulara al hombre y lo esclavizaran, como en la fantasa sobre un estado totalitario que George Orwell escribi, 1984. (Escarler, 1995)

LA LIBERTAD
A idea del individuo es lo importante, no es nueva. Ya lo haba adelantado hace casi veintiocho siglos, un griego, protagoras: El hombre es la medida de todas las cosas. Es parte del precioso legado del mundo grecolatino a Occidente. Por su parte, la tradicin judeocristiana, nos permite el concepto de persona, infinitamente libre para elegir y responsabilizarse por las consecuencias de sus acciones. Como personas poseemos la facultad racional para discerns entre el bien y el mal. La reflexin filosfica sobre la persona y su libertad, es tpica occidental. El respeto al hombre y sus valores en el contexto de la

asociacin poltica, es preocupacin exclusiva de la filosofa occidental, y especficamente, de la visin responsable. El hombre, sus valores y su libertad estn unidos en forma irreversible e intima con la educacin. La educacin, como un arte y un esfuerzo, supone una educacin para la libertad en libertad. Una educacin para llegar a adultos significa ser responsables. Qu es la libertad? Para responderla, se debe adelantar una serie de premisas, o supuestos, acerca de lo que es el hombre. Lo que se cree que es la libertad, incluye lo que supone ser la vida del hombre libre en sociedad. A primera vista, pareciera que no guarda tan estrecha relacin lo que consideramos que es el hombre, sus valores y la importancia que pudieran tener, con lo que el Estado debe hacer, y lo que debe abstenerse de hacer. Sin embargo, si consideramos que es en sociedad que nos realizamos como individuos, haciendo el bien comn, el peso que tenga una persona cualquiera y sus particulares creencias y valores, es el punto de arranque para definir un estado de libertad. En otras palabras, si se considera que cualquiera, con sus escalas de valores, es lo ms importante para la sociedad, alrededor de esta idea podr conformarse un Estado que vele por la libertad y la proteccin de los derechos de todos. La libertad, as entendida, es una esfera creada por las leyes en la que el alma. Es una potencia creadora, que permite a cada quien elegir un estilo de vida, incluyendo el no tener estilo alguno, y proyectarlo a su mejor entender. (Escaler, 1995)

RELACIONES PBLICAS

Cuando usted trabaje en una oficina una de sus responsabilidades sern las relaciones pblicas. Usted recibir clientes potenciales, representantes de ventas, personas interesadas en trabajar en la empresa y visitantes. Probablemente su labor tambin incluya recibir a los visitantes y conducirlos a una oficina de espera. Tambin, podra estar encargada de

contestar el telfono lo cual tambin es parte de las relaciones pblicas de la empresa. Si las anteriores son algunas de sus atribuciones para realizar con eficiencia usted debe conocer a fondo la funcin de su empresa para poder reflejar la mejor imagen de ella. Adems, los visitantes se formaran una impresin positiva o negativa de acuerdo a la forma como usted los reciba. Si usted atiende pblico el rea donde trabaja debe de estar siempre con una apariencia limpia y ordenada. Un escritorio ntido ayuda a crear la impresin de que se est entrando a una organizada y eficiente compaa. Para lograr este efecto usted debe mantener sobre su escritorio nicamente el material con el que est actualmente trabajando. Reciba siempre a los visitantes con una sonrisa y evite sostener conversaciones telefnicas personales mientras tiene a alguien en la espera. Recuerde que su jefe no espera recibir a todas las personas que visitan la oficina. Haga una delicada clasificacin de a quienes va a comunicar con sus superiores. El tiempo de los directivos de una empresa es siempre valioso. Cuando se encuentre ante la situacin de un visitante que no se ha anunciado o que no tiene cita, use mucho tacto para explicarle que su jefe no est disponible en este momento. Concdale una cita hacindole la pregunta Cundo puede usted volver?. Usted en este puesto podra ser la persona ms importante de la empresa, pues la imagen de esta en sus manos.

VENTAJAS DE TRABAJAR EN UNA OFICINA

Las personas que trabajan en una oficina tienen muchos beneficios, como condiciones placenteras de trabajo, la sistemtica natural del trabajo, buen salario, beneficios del empleado y oportunidades de ascenso. CONDICIONES PLACENTERAS DE TRABAJO

Muchas de las oficinas proveen un atractivo y confortable lugar para de los trabajadores. El mobiliario est diseado para proveer un lugar confortable y eficiente. La luz apropiada y el atractivo uso del color, estn combinados para reducir las molestias en los ojos. El control de la temperatura provee calor y frio unifrmenle para que los trabajadores no se fatigen demasiado. El sonido es reducido con el uso de carpetas, cobertores de paredes y hasta plantas. Equipo moderno e implementos apropiados ayudan a los trabajadores a realizar su trabajo eficientemente. Todos estos factores ayudan a producir un ambiente de trabajo placentero. LA SISTEMATICA NATURAL DEL TRABAJO DE OFICINA Muchas de las personas que trabajan en una oficina son responsables de ciertas actividades en la misma. Dar responsabilidades ayuda a los trabajadores a realizar sus actividades o rutinas regulares para completar el trabajo. Las tareas de la oficina siguen un procedimiento par que los empleados puedan completarlas eficientemente. Estos procedimientos permiten usar su tiempo a los empleados ms eficientemente para que puedan terminar sus tareas en una forma sistemtica. Este conocimiento ayuda a los trabajadores a ganar experiencia es sus habilidades para trabajar efectivamente. SALARIO Y BENEFICIOS DEL EMPLEADO Los salarios de los trabajadores en la oficina dependen de varias cosas, incluyendo el tamao de la compaa, la clase de trabajo, y la enseanza y experiencia que el empleado tenga. Los empleados de tiempo completo son pagados por hora de 30 a 40 horas a la semana. Muchas empresas dan otros beneficios a sus empleados a parte de su salario regular.

CARACTERISTICAS DE LA SECRETARIA IDEAL

Probablemente usted haya ledo mucho sobre este aspecto. Sin embargo, a travs de los aos estas caractersticas van cambiando pues el personal secretarial debe responder a los cambios de las empresas. Algunas de las capacidades personales y tecnolgicas de la secretaria actual son:

 Facilidad demostrable para tomar dictado mediante taquigrafa, o cualquier otro medio de comunicacin oral. Dominio gramatical para redactar y puntuar correctamente utilizando un estilo apropiado para cada correspondencia con el extranjero. Rapidez y exactitud mecanogrfica. Capacidad y disponibilidad para aprender el manejo de las maquinas que formen parte de la oficina. Habilidad para contestar, por muchas horas, las llamadas telefnicas. Iniciativa y creatividad para la utilizacin de los sistemas y clasificacin de archivos y la catalogacin de documentos. Habilidad para llevar una agenda y distribuir los puntos de esta en orden de importancia. Reconocer que la excelencia no es un accidente sino el resultado de mucho trabajo y esfuerzo.

Amar el trabajo secretarial, sus obligaciones y las relaciones interpersonales que este conlleva.

LA TOLERANCIA EN LA SOCIEDAD
Desde el surgimiento del ser humano en el planeta tierra, la libertad ha sido el derecho ms preciado por el hombre. Siendo la libertad el derecho mas ansiado por el hombre, debemos aceptar que todos tenemos ese derecho por igual, y por lo tanto, el lmite de

mi libertad queda establecido por aquellas acciones que limiten ese derecho a otros. Parte de la libertad del hombre es la expresin de sus ideas, reconociendo que otros pueden pensar en forma diferente; esa actitud es fundamento para poder convivir en paz en una sociedad libre. Jams debemos de tratar de imponer por medios coercitivos nuestras ideas a otras personas. Debemos ser tolerantes con aquellas que no perciben las cosas de igual forma que nosotros. La falta de tolerancia a la libertad individual de poder pensar de manera distinta a nosotros, es sin lugar a dudas, el mayor generador de conflictos en la sociedad humana. Los seres humanos en la sociedad tenemos que comunicarnos. Es imposible pensar en una sociedad en la cual no exista comunicacin en la que se logre (en la mayora de situaciones) un consenso, un acuerdo, en el cual las personas involucradas no impusieron sus deseos sino fueron respetuosos y tolerantes entre s.Es necesario comprender lo que para una persona puede significar una amenaza ficticia y por ello provocar interrupciones de comunicacin y hasta actitudes violentas. La tolerancia de una persona hacia las ideas de otras depende fundamentalmente del nivel de su sentimiento de inferioridad y mas generalmente de su estilo de vida. Todos nosotros, en la funcin de padres y maestros, hemos tenido gran participacin en el estilo de vida desarrollado por nuestros hijos, y por lo tanto, hemos apartado nuestra cuota a su nivel de tolerancia y con ello a su potencial de conflicto. Se hace necesario que todos participemos conscientemente en el desarrollo de la tolerancia en toda la sociedad, si es que realmente anhelamos una sociedad contempornea en la cual podemos participar todos, aunque sobre muchos temas pensemos diferente.

NO HAY TIEMPO QUE PERDER!

Ya es hora que decidas que va ser de tu vida. Eres ya casi un maestro, un bachiller, un perito, una secretaria, pero y qu va ser de tu vida cuando salgas del colegio? Tienes que empezar a meditar sobre eso. Aunque andas loquito con la parranda de tu graduacin, tu anillo, los

regalos y dems cosas de esta poca, tienes que estar consciente que este no es el fin, es el inicio, tu inicio! ya elegiste tu carrera universitaria? Ajaaaa!! No has tenido tiempo verdad? Ya no hay tiempo que perder, es muy importante para tu vida escoger la carrera correcta, porque de lo contrario vas a perecer nmada dentro de la universidad, saltando de una facultad a otra. Una de las primeras responsabilidades que adquieres es tomar esa decisin. Un consejo sano: piensa bien si realmente te conviene aquella carrera que escogiste cuando eras pequeito, cuando normalmente tu mama te escuchaba decir: cuando sea grande quiero ser realmente eso es lo que quieres? Si es as qu bien!, pero si no lo es, medtalo de nuevo. Piensa que a estas alturas tienes que actualizarte, existen carreras que involucran nuevas tecnologas y que ofrecen mucho futuro, y aquellas carreras que ya conocemos un poquito, y que han tenido que actualizarse para poder subsistir, as que ojo con eso. Decdete! Lo importante es que estudies lo que te gusta y que te encuentres donde quieres estar, veras que as ser todo ms fcil, te esfuerzas menos, estudias porque te gusta hacerlo y te da mayores satisfacciones. As que nimo!!, aunque tienes un poquito de tiempo para decidirte, pero no vayas a resultar con que vas a descansar un ao. El tiempo es oro, y se te adelantan los dems. Guatemala te necesita y no la puedes abandonar. Queremos que nuestro pas cambie y sea cada da mejor y t eres muy importante en esos cambios. Decdete! Las universidades a las que puedes asistir dentro de la ciudad son: Universidad de San Carlos de Guatemala, Universidad Mariano Glvez, Universidad Rafael Landivar, Universidad Francisco Marroqun, Universidad del Valle. Adems otras sedes en los departamentos, como en San Marcos, y Quetzaltenango, para estudiar carreras ecolgicas, arqueolgicas o de agricultura.

ORGANIZANDO SU LUGAR DE TRABAJO

A usted como secretaria le asignaran un lugar de trabajo dentro de la oficina. Su lugar de trabajo incluye el mobiliario y los materiales de trabajo.

El primer paso debe ser acomodar el ambiente y su equipo a su gusto personal. Para determinar la mejor distribucin del mobiliario y suministros, usted necesita estudiar el tipo de trabajo que va a desarrollar cuidadosamente. En esta labor es importante que pregunte a su jefe inmediato cules sern sus atribuciones y responsabilidades. Tambin es importante que realice un autoanlisis de su propio estilo de trabajo. Esto se hace atraves de preguntarse sobre sus hbitos personales el trabajar. Luego, elabore un listado de que materiales o equipo va a utilizar con mayor frecuencia y colquelos a su alcance. Seguidamente coloque en una gaveta de su escritorio todos los materiales que rara vez utilizara. Escribe usted con la mano derecha? Si la respuesta es si, deje libre el rea derecha de su escritorio pues all donde trabajara. Coloque los equipos como mquina de escribir, computador y telfono de la forma ms accesible posible. Recuerde en todo momento que la ubicacin de los elementos no debe interferir con su trabajo. Por ejemplo, si usted debe contestar el telfono constantemente, coloque al lado de la computadora. Cuando el telfono suene usted lo tendr cerca que no necesitara movimientos innecesarios para contestar. Esto le ahorrara tiempo y esfuerzo. Independientemente del mobiliario los siguientes aspectos le ayudaran a trabajar con mayor eficiencia:

Su agenda de actividades debe estar siempre a mano. Los materiales como lpices, lapiceros y papel para mensajes debe estar a la vista y accesibles. Los mensajes telefnicos deben ser escritos todos en un mismo bloc de mensajes. No olvide colocar a cada mensaje la fecha y la hora en que recibi la llamada. Archive constantemente las cartas y documentos para evitar que se aglomeren y mantener en orden su escritorio. Trate de completar un proyecto o trabajo antes de iniciar otro y limpie y organice el rea de trabajo cada vez que termine un proyecto Cuando tenga que hacer varios trabajos a la vez utilice una papelera u organizador y coloque la papelera de cada proyecto en un nivel diferente.

 Algunas secretarias acostumbran a colocar plantas o fotos de alguien especial. Si usted desea hacer esto coloque los objetos de forma tal que no interfieran con su labor. Estos deben ser uno o dos. Muchos objetos personales en su oficina no le darn profesionalismo a su imagen. Ajuste su silla para que le proporcione una apropiada postura a su espalda. Esto contribuir a evitarle en cansancio y rendir mejor. Tenga un lugar privilegiado, a mano pero no visible para diccionarios, gua telefnica y manuales de consulta. Recuerde que mantener su escritorio limpio le ayudara a realizar su labor con ms eficiencia y exactitud. Adems, un escritorio limpio y ordenado causa una impresin favorable a sus superiores, a sus compaeros de trabajo y a los visitantes. Un escritorio organizado es el smbolo de que la persona que trabaja en el cuida de su trabajo y pone atencin a cada detalle.