El proceso organizativo y la organizacin (pgina 4)

Enviado por gustavot84 Anuncios Google: Certificacin Normas ISO Implementamos ISO 9001, 14000, 18001, 22000 con Subsidio Corfo | www.empretec.cl Tcnico en Administracin en UDLA. Admisin 1er Semestre 2011 Con Vida Universitaria y Deportes | info.udla.cl/tecnico-en-admin

Partes: 1, 2, 3, 4

Partes: 1, , 3, 4 1. Redactado el proyecto del manual, ser presentado a la autoridad superior de la dependencia descrita para que haga las correcciones necesarias, lo revise y otorgue el visado al documento. Con la visacin del Jefe de la Dependencia interesada y el V B de la Oficina de Racionalizacin o Administracin, se formular en coordinacin con la oficina de Asesora Jurdica la norma que lo apruebe y lo ponga en vigencia de acuerdo a los niveles de desconcentracin de atribuciones. 2. REVISION Y APROBACION 3. PRESENTACION E IMPRESION El manual aprobado se hace imprimir:

Se recomienda se haga en hojas sueltas, que permita hacer modificaciones parciales sin alterar todo el documento. En hojas de papel tamao A4. Mantenerlos ecuadernados para el fcil manejo o intercambio. Se recomienda utilizar formato de letra arial 12. 1. El manual aprobado e impreso debe repartirse entre el personal de la dependencia y el personal directivo de las oficinas con quienes debe coordinarse.

2. DIFUSION 3. ACTUALIZACION Peridicamente se proceder a estudiar y verificar si el documento ha cumplido con el objetivo; que puntos hay que mejorar, sostituirlos por otros o eliminarlos. CONTENIDO DEL MOF I. Generalidades

1.1 Objetivo de la institucin 1.2 Objetivo del MOF 1.3 Base legal 1.4 Alcance

II. De la organizacin 2.1 Estructura Orgnica Organigrama estructural III De las funciones Funciones de saca unidad orgnica 3.1.1 De los rganos de direccin 3.1.2 De los rganos de lnea 3.1.3 De los rganos de asesora 3.1.4 De los rganos de apoyo 3.1.5 De los rganos de control 3.2 Funciones de cada cargo 3.2.1 Presidente ejecutivo 3.2.1 Funcin Gneral 3.2.2 Funcin especfica 3.2.3 Requisitos 3.2.4 Relaciones 3.2.5 Autoridad 3.2.6 Responsabilidad 3.2.7 Coordinacin ESQUEMA DEL MOF (Superintendencia de Bienes Nacionales)
INTRODUCCION Presentacin del M.O.F. Alcance Base legal Resolucin N 015-2002-SBN TITULO I Captulo I Captulo II Captulo III Captulo IV TITULO II Captulo nico Alta Direccin Estructura Orgnica Cuadro Orgnico de Cargos Descripcin de las Funciones Especficas Organigrama Organo de Control Institucional Oficina de Control Institucional

TITULO III Captulo nico

Organo de Asesoramiento Gerencia de Planeamiento y Desarrollo

TITULO IV Captulo I Captulo II

Organos de Apoyo Gerencia Legal Gerencia de Administracin

TITULO V

Organo Funcional

Captulo nico

Gerencia de Operaciones

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONCEPTO Llamados tambin manual de operaciones o de prcticas stardard, son documentos de gestin de uso diario que presentan en forma ordenada y sistemtica los pasos precisos a seguir para lograr el trabajo de una unidad de acuerdo a mtodos previstos. Los manuales de procedimientos orientan el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitan las alteraciones arbitrarias. BASE LEGAL Jurdicamente se sustenta en documentos de gestin de orden superior tales como: el ROF, el CAP, el PAP, el MOF. Adems legalmente basado en el Art. 65 de la Ley 23853, ley 25035, ley 27444, D.S. N 07089-PCM, D. LEG. N. 757, D.S. N. 094-92-PCM. OBJETIVO

Presentar una visin integral de cmo opera la organizacin Precisar la secuencia lgica de las actividades de cada procedimiento. Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa. Prestar apoyo logstico al TUPA con informacin del tiempo que demora cada responsable en la realizacin de sus actividades para determinar el costo real.

FINALIDAD

Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar las alteraciones arbitrarias . Facilitar las labores de inspeccin. Simplificar la determinacin de responsabilidades. Ensear el trabajo a los nuevos empleados. Aumentar la eficiencia de los empleados en servicio. Facilitar la elaboracin de las guas de servicio al ciudadano. Construir una base para el anlisis.

APROBACION Es competencia del titular de la organizacin y lo realiza mediante la expedicin de una resolucin de la mas alta jerarqua. En las organizaciones privadas la aprobacin corre a cargo del gerente general. En las unidades desconcentradas o descentralizadas el responsable es el director o gerente a cargo. ALCANCE Las regulaciones contenidas en cada uno de los procedimientos es de uso y observancia obligatoria en todas las unidades de la organizacin, especialmente en aquellas responsables de realizar las actividades o pasos del procedimeinto especfico.

MODIFICACION Y ACTUALIZACION

El procedimiento es de mejoramiento continuo, se realiza cuando las necesidades lo requieran, como consecuencia de una accin correctiva, o por poltica cuando menos una vez al ao. La modificacin o creacin de nuevos procedimientos podr realizarse inmediatamente. Si las modificaciones fueran numerosas y constantes se sugiere realizar un rediseo de todos los procedimientos, procesos y servicios administrativos.

CAUSAS DE MODIFICACION

CLASIFICACION A.- Por las Areas funcionales

Comercializacin Manual de procedimientos de compras Manual de procedimientos de ventas Finanzas

o o

Manual de procedimientos de crditos y cobranzas Manual de procedimientos de costos

Produccin
o o

Manual de procedimientos de fabricacin Manual de procedimientos de control de calidad

Personal
o

Manual de procedimientos de reclutamiento y seleccin

B.- Por la funcin administrativa

Manual de procedimientos de planificacin Manual de procedimientos de organizacin Manual de procedimientos de direccin Manual de procedimientos de control Manual de procedimientos de comunicaciones.

CONTENIDO I. II. III. IV. V. VI. VII. Cartula Introduccin Objetivo Base legal Alcance Aprobacin Actualizacin 1. Cdigo 2. Denominacin 3. Responsable 4. Requisitos 5. Listado de las actividades u operaciones a realizar. 6. Glosario detrminos Descripcin del proceso Flujograma de proceso (Diagrama) Formatos y anexos Glosario de trminos MODELO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
VIGENCIA. NOMBRE DEL ORGANISMO. FECHA. D / M / A. UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS. PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE PAGO DE COMPRAS. . 1. Los documentos soportes para efectuar el trmite de pago ser el pedido oficial, nota de entrada al almacn de abasto, nota de descuento con cargo.. 2. El encargado de gestora verificar que los documentos mencionados en el punto anterior, cumplan con D / M / A. DE _______. REVISIN. HOJA_____.

VIII. IX. X. XI.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

el adecuado llenado de sus formatos as como no presenten tachaduras enmendaduras.. 3. El encargado de gestora asignar la fecha probable de pago, elaborando las programaciones de pagos a proveedores en sus dos rubros: Normales, especiales.. 4. El encargado de gestora coordina y vigila el manejo de la informacin realizada por el auxiliar, referente a pagos de proveedores y saldos pendientes con la finalidad de llevar un estricto control de los mismos.. 5. El auxiliar de gestora elaborar los documentos siguientes: contra recibo, recibo de caja, nota de descuento con cargo para la aplicacin correspondiente en factura, preparando los documentos para trmite de autorizacin, validacin y pago en el departamento de control del egreso.. 6. El encargado de gestora coordina la operacin de pagos a proveedores a fin de que se realice de manera eficiente, oportuna y en las fechas convenidas para tal efecto.. 7. El responsable de compras revisar y verificar la programacin de pagos a proveedores as como los documentos que los soportan.. 8. El encargado de gestora entregar a los proveedores los contra recibos proporcionando la informacin referente a sus pagos y descuentos aplicados en facturas.. 9. El jefe de abasto realizar el trmite de autorizacin y validacin del pago a proveedores.. 10. El encargado de gestora deber llevar un estricto control de los pagos efectuados semanalmente por la Tesorera.. 11. El responsable de compras tomando como base los reportes emitidos por el sistema automatizado, informar al jefe de abasto las compras consolidadas a travs de memorndum en forma semanal y especificado por proveedor y clave..

FORMATO DE IDENTIFICACION DE PROCEDIMIENTOS

FLUJOGRAMAS CONCEPTO Son diagramas donde se relacionan actividades, tareas u operaciones (procedimientos), con los puestos del trabajo, con el tiempo y otros factores como la distancia, el tiempo, etc. En los flujogramas se detallan grficamente cada procedimiento a realizarse de acuerdo al manual de procedimientos. CLASIFICACION Simples

Flujograma de trabajo Flujograma de bloques

Compuestos

ASME HIJANS LOUIS BG

FLUJOGRAMA DE TRABAJO

Relaciona actividades y puestos de trabajo. Utiliza los siguientes smbolos

Ejemplo:

FLUJOGRAMA DE BLOQUES

Relaciona actividades y puestos de trabajo. Utiliza los siguientes smbolos

SC = Solicitud de cotizacin C = Cotizacin A = Aceptacin A1 = Archivo cotizacin F = Factura GR = Gua de Remisin A2 = Archiva aceptacin A3 = Archiva Factura y Gua de remisin FLUJOGRAMA ASME Relaciona mas de 4 factores:

Actividades Puestos de trabajo

Tiempo Distancia

Utiliza los siguientes smbolos:

Ejemplo de Flujograma ASME

LA PLANIFICACIN CONCEPTO La Planificacin es el proceso por el cual se obtiene una visin del futuro, en donde es posible determinar y lograr los objetivos, mediante la eleccin de un curso de accin. IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIN

Propicia el desarrollo de la empresa. Reduce al mximo los riesgos. Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.

El autor Jos Antonio Fernndez Arena afirmaba que "Planear es funcin del administrador, aunque el carcter y la amplitud de la planeacin varan con su autoridad y con la naturaleza de las polticas y planes delineados por su superior". El reconocimiento de la influencia de la planeacin ayuda en mucho a aclarar los intentos de algunos estudiosos de la administracin para distinguir entre formular la poltica (fijar las guas para pensar en la toma de decisiones) y la administracin, o entre el director y el administrador o el supervisor. Un administrador, a causa de su delegacin de autoridad o posicin en la organizacin, puede mejorar la planeacin establecida o hacerla bsica y aplicable a una mayor proporcin de la empresa que la planeacin de otro. Sin embargo, todos los administradores desde, los directores hasta los jefes o supervisores, planean lo que les corresponde. CLASIFICACION DE LA PLANEACION Existen diversos tipos de planes, entre los que se tienen:

Misin: es la razn de ser de la empresa. Tambin se dice que es la labor, el encargo o servicio especial que una empresa se propone lograr hacia el largo plazo. Por ejemplo, la misin de una universidad es la formacin superior, enseanza y la investigacin.

Visin: es la capacidad administrativa de ubicar a la empresa en el futuro, en dnde deseamos estar de aqu a cinco aos. Por ejemplo, un Banco puede tener como visin "ser la empresa lder en la prestacin de servicios financieros en toda Europa". Objetivos: son el resultado que se espera obtener, y hacia el cual se encaminan los esfuerzos conjuntos. Por ejemplo, un objetivo de una empresa comercial puede ser aumentar las ventas del ao 2004 con respecto a las del 2003. Los objetivos se pueden ser de corto plazo (hasta un ao), mediano plazo (de 1 a 3 aos) y largo plazo (ms de 3 aos). Metas: los diferentes propsitos que se deben cumplir para lograr el objetivo. Las metas son fines ms especficos que integran el objetivo de la empresa. Por ejemplo, para la empresa comercial que desea incrementar sus ventas, una meta podra ser capacitar al equipo de vendedores durante los primeros dos meses del ao 2004, con lo que se busca alcanzar el objetivo planteado. Polticas: son guas o lineamientos de carcter general, que indican el marco dentro del cual empleados de una empresa pueden tomar decisiones, usando su iniciativa y buen juicio. Por ejemplo, competir en base a precios en el mercado. Reglas: son normas precisas que regulan una situacin en particular. Ac se exponen acciones u omisiones especficas, y no dan libertad de accin. Ejemplos de este tipo son "no fumar", "no ingerir alimentos en este sitio", etc. Estrategias: la accin de proyectar a un futuro esperado y los mecanismos para conseguirlo, y hacer que el futuro de la organizacin se comporte como se determin. Se puede decir entonces que estrategias son los cursos de accin, preparados para enfrentarse a las situaciones cambiantes del medio interno y externo, a fin de alcanzar sus objetivos. Por ejemplo, una estrategia podra se "realizar investigaciones de mercado permanentemente, y proveer de eficiente informacin al equipo de venta, a fin de aumentar las ventas". Programas: son planes que comprenden objetivos, polticas, estrategias, procedimientos, reglas, asignacin de funciones y recursos, y las acciones necesarias para alcanzar los

objetivos, estableciendo el tiempo necesario para la ejecucin de cada una de las etapas de operacin. Presupuestos: es un plan que representa las expectativas para un perodo futuro, expresados en trminos cuantitativos, tales como dinero, horas trabajadas, unidades producidas, etc. Los presupuestos pueden ser de Operacin (ventas, produccin, inventarios, etc.) y Financieros (de efectivo, de capital, estados financieros pro forma, etc.). Procedimientos: son planes que sealan una serie de labores concatenadas que deben realizarse de acuerdo a una secuencia cronolgica, para alcanzar los objetivos preestablecidos. Un ejemplo de este tipo de planes es el procedimiento que se lleva a cabo para el pago de sueldo a los empleados. EL PROCESO DE LA PLANIFICACIN Harold Koontz ha determinado algunos pasos que deben seguirse en la planificacin, a saber: a) Deteccin de una oportunidad. b) Establecimiento de objetivos. c) Consideracin de las premisas de planificacin. d) Identificacin de las alternativas. e) Comparacin de alternativas de acuerdo a los objetivos y las metas. f) Eleccin de una alternativa. g) Elaboracin de los planes de apoyo. h) Elaboracin del presupuesto. VENTAJAS DE LA PLANEACION Entre las ventajas ms relevantes de la planificacin tenemos:

Ayuda a mejorar la coordinacin entre los miembros de la empresa. Permite mejorar la visin interna y del entorno empresarial. Ayuda a la administracin a adaptarse rpidamente al medio cambiante.

CLASIFICACION DE LA PLANEACION La planificacin puede ser estratgica y operativa. Planificacin Estratgica. La planificacin estratgica permite la toma de decisiones a largo plazo. Ac se deben tomar en cuenta: los cambios en el entorno, la capacidad de la empresa y el clima organizacional. Tienen como propsito establecer o actualizar la misin y los objetivos generales de la empresa. Es muy til para el desarrollo de nuevas aptitudes y procedimientos para enfrentar la ruta a seguir en el futuro. Entre las etapas formales de la planificacin estratgica se encuentran: a) Identificacin de las estrategias actuales. b) Identificacin de las metas estratgicas potenciales. c) Seleccin de metas estratgicas.

d) Evaluacin y ejecucin de las estrategias. Planificacin Tctica. Es un proceso anual que gua hacia el logro de los objetivos propuestos en los programas de la empresa. Algunas diferencias entre los planes estratgicos y tcticos son: 1. El plazo, los planes estratgicos implican el largo plazo, en tanto que los planes tcticos son de corto plazo, y en ocasiones mediano plazo. 2. El alcance, ya que los planes estratgicos son ms generales, en tanto que los tcticos son especficos. 3. Independencia, ya que los planes tcticos tienden a reflejar las metas y los planes estratgicos la misin de la empresa. El Grfico de Gantt Henry Laurence Gantt (1861-1919) desarroll a inicios del siglo XX este mtodo grfico de planeacin y control, que permite contemplar las fases de inicio y finalizacin de las diversas actividades. Llamado tambin cronograma de actividades o Calendarizacin, se trata de un grfico de barras, dnde la longitud de cada barra representa la duracin en das, semanas, meses o aos de una actividad. La utilidad de ste grfico radica en que seala la frecuencia en que debe ejecutarse cierto nmero de actividades en base a la duracin de cada una de las mismas. Para una mayor ilustracin, a continuacin se presenta el Grfico de Gantt que dispone los tiempos y actividades para la realizacin de una investigacin de mercado, dividida en tres fases y para ser desarrollada en cuatro meses.

Otras Tcnicas de Planificacin

Diagrama de anlisis de proceso. Es la representacin grfica de la trayectoria en la elaboracin de un producto o actividades, y en el cual se sealan todas las acciones que se llevarn a cabo, mediante el uso de los smbolos correspondientes. Se hace uso de simbologa para mostrar acciones como "transporte", "operacin", "inspeccin", "demora" y "almacenamiento" o "archivo". Diagrama de flujo. Un diagrama de flujo tiene muchas similitudes con el diagrama de anlisis de proceso, salvo que ste se refiere a acciones de carcter administrativo, y utiliza smbolos tales como: inicio o finalizacin del flujo, actividad, documento, decisin o alternativa, archivo, conector de pgina y conector. Los pronsticos. Son conjeturas sobre una situacin futura, considerando que se presentan ciertos datos conocidos; es una opinin sobre lo que puede suceder y tomando como base datos pasados. Conjetura es un juicio probable de una cosa por indicios y observaciones. Premisa es una proposicin que contiene una descripcin breve, de la causa y el resultado que se puede obtener, al poner en prctica una alternativa determinada. Uno de los mtodos utilizados para realizar pronsticos es el de los Mnimos Cuadrados, por el cual la relacin media entre dos o ms variables es calculada cuantitativamente, y se trata de conocer datos futuros basndose en los ya conocidos. El Mtodo Incremental estudia los incrementos (positivos o negativos) que con relacin a periodos anteriores se han venido presentando, luego se efecta un promedio aritmtico de los incrementos porcentuales y el resultado final se aplica incrementndolo al resultado del presente periodo. Finalmente, el Mtodo de Tendencias estudia la tendencias que se vienen mostrando en los resultados anteriores, tomando dentro del anlisis el ao de referencia y el resultado obtenido en ese ao. ANALISIS ORGANIZACIONAL ORGANIZACIN Y MTODOS DE GESTIN Se realiza con la finalidad de establecer y distinguir los diferentes conceptos de un sistema de Organizacin y Mtodos, para comparar las funciones que realiza de acuerdo con la dependencia en la cual trabaja y las caractersticas que debe contener los anlisis del mismo. Para comprender esas definiciones se hablar un poco de la creacin y de los antecedentes de este sistema de mejoramiento en el campo laboral administrativo. Se profundizar en las funciones que cumple la unidad de O y M, para poder destacar la mejor ubicacin del mismo en una empresa u organismo, basndose y teniendo en cuenta la coordinacin y las normativas de dicho rgano. CONCEPTO El avance incesante de la complejidad en la Administracin y todos los evidentes defectos que ella acusa, ha puesto en guardia a los integrantes de las empresas los cuales han

buscado los medios necesarios para sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su administracin. Y es as como hoy en da, en la mayora de las empresas han sido creadas Centrales de Organizacin y Mtodos para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo administrativo; Organizacin y Mtodos es uno de los trminos que integran la labor general de la racionalizacin. Sobre la Teora de Organizacin y Mtodos se manifiesta que es "Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecnicos con la mayor economa de esfuerzo y con el mximo de eficacia en los resultados". Y por extensin, se llama unidad, equipo o servicio de Organizacin y Mtodos al conjunto de funcionarios especializados en la aplicacin de la tcnica del mencionado servicio. Organizacin y mtodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la Administracin, cumpliendo como funcin el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organizacin y mtodos empleados por los servicios que dirigen. La finalidad de una unidad de Organizacin y Mtodos es asegurar el mximo de eficiencia en el financiamiento de la mquina administrativa, y mediante la aplicacin adecuada de mtodos cientficos de organizacin; conseguir economas en el costo de la produccin y en la utilizacin de mano de obra, pero como regla general a Organizacin y Mtodos no se le concede autoridad sobre otras unidades en administracin. Se suele preguntar Por qu es necesario emplear un servicio especializado, si el deber de los administradores es asegurar que las actividades sean bien organizadas y se apliquen los mtodos adecuados? Y la respuesta a esta interesante interrogante es que utilizando este servicio, los administradores adquieren los conocimientos necesarios de Organizacin y Mtodos, y sea capaz de dirigir un departamento sin ayuda, hacindose totalmente responsable de sus actividades. Cada administrador tiene una clara responsabilidad de asegurar que su sector en los negocios sea conducido eficientemente y cuando tiene un papel directivo, debe trazar la forma de la organizacin y crear los instrumentos apropiados o mtodos para llevar a cabo la funcin. La ventaja principal que Organizacin y Mtodos tiene sobre un administrador es, que su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades, haciendo estas en base de reunir datos y obtiene la mayora de su informacin a travs de personas encargadas de la actividad que se analiza. Otra de las ventajas, es el desarrollo de las Facultades Crticas, es decir, pensar en trminos de propsitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace y el por qu de ello. Un buen servicio de Organizacin y Mtodos se caracteriza por:

Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin ninguna presin. Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser capacitado para hacer apreciaciones objetivas. Adiestramiento en tcnicas especializadas que son complementadas con la experiencia de sus funcionarios. Liberacin de estrecheses departamentales y enfocar los problemas desde el punto de vista de las necesidades de la empresa.

Tomando en cuenta que todas las propuestas de Organizacin y mtodos no sern aceptadas, es decir, que no todas merezcan siquiera ser tomadas en cuenta. "El trmino de Organizacin y Mtodos se utiliza para designar el conjunto de tcnicas administrativas y de investigacin destinados a mejorar el funcionamiento de la administracin pblica" De esta manera, el trmino de O y M consiste, por una parte, en conceptuar la organizacin como la funcin que se sustenta en buscar los medios prcticos para distribuir las funciones en las distintas unidades orgnicas del servicio administrativo respectivo: determinar su grado de eficiencia, su rentabilidad, as como su facultad de adaptarse a los cambios del medio, y por otra parte, en conceptuar al mtodo como el proceso de reflexin abstracta que permite enfocar y abordar el problema de la organizacin. Adems, se aplica en administracin pblica con el fin de obtener un mejor rendimiento de los recursos destinados a la prestacin de servicios. La esencia de la relacin entre Organizacin y mtodos es que los mtodos deben ser acordes con la organizacin y sta con los mtodos aplicados. Una variacin en la organizacin ocasiona una variacin en los mtodos y, a la inversa, un cambio en los mtodos provoca cambios en la estructura orgnica. El mtodo permite descubrir cules son las estructuras y procedimientos ideales que deben aplicarse a la organizacin para hacerla eficiente y eficaz. La introduccin de esta concepcin al sector pblico se ha realizado conforme han surgido los problemas en la prestacin de los servicios pblicos. Se inici la aplicacin de este concepto en las empresas pblicas para las cuales el criterio de rentabilidad y productividad es importante, a pesar de que el lucro no es su finalidad. El concepto de O y M se utiliza bajo un enfoque poltico y social. Y en el sector privado bajo un enfoque ms financiero y de auto-enriquecimiento, pero al mismo tiempo presta servicios determinados y particulares. Las unidades de organizacin y mtodos se crean en cada dependencia y obedecen a dos objetivos fundamentales: 1. 2. Servir de vinculacin entre el rgano central de modernizacin administrativa y las dependencias en la ejecucin de las prioridades del mejoramiento administrativo. 3. Analizar los problemas originados en la estructura de la organizacin y los problemas derivados del flujo o proceso administrativo; as como los problemas del cambio de actitud y comportamiento, en el marco de la modernizacin administrativa. FUNCIONES DE ORGANIZACIN Y METODOS El funcionamiento del sistema de Organizacin y Mtodos vara de acuerdo con el desarrollo de la organizacin, dentro de la que se ubica y con las tcnicas a las cuales pueden recurrir para el desarrollo de sus funciones de anlisis y diagnstico administrativo y diseo organizacional. "Las funciones consisten en una orientacin general en el conjunto de la administracin" y se pueden destacar de la siguiente manera: 1. 2. Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia. Esta primera funcin implica que efecten varias actividades como la realizacin de un diagnstico general de la estructura y procedimientos de la

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organizacin, la proposicin de modificaciones para la adaptacin de sistemas y procedimientos, su diseo y la formulacin de manuales administrativos. Adecuar la organizacin y las funciones en la dependencia a las que se trabaja. Segn esto, deben desarrollarse actividades de investigacin y clasificacin de acuerdo a las bases jurdicas que le otorgan legitimidad a la administracin de la dependencia. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la interpretacin y aplicacin de tcnicas administrativas; coordinndose con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitacin del personal. Hacer actividades de promocin, investigacin y divulgacin. Para promover la coordinacin de los recursos e investigar las nuevas tcnicas de administracin que se puedan aplicar, de este modo comunicar o divulgar dichas tcnicas para que sean aplicadas. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organizacin, donde se verifiquen todas las actividades realizadas como un anlisis integral de finalidad, de organizacin, sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en los mtodos. Dictamen, asesoramiento e informacin de los trabajos que deba realizar la organizacin en cada una de sus divisiones. Conocimiento de las tcnicas concernientes al mejoramiento de mtodos y a los principios generales para resolucin de problemas que se plantean en la organizacin de la cual dependen. Estudio, bibliografa y documentacin sobre temas de organizacin y mtodos. Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados.

"Respecto con las funciones que deben desempear los sistemas de Organizacin y Mtodos, se pueden distinguir tres fases de desarrollo administrativo"
1 Fase de desarrollo (inicial) 2 Fase de desarrollo (intermedia) 3 Fase de desarrollo (consolidacin) Teora cuantitativa Ingeniera de sistemas

Anlisis de estructuras y funciones Teora de sistemas Cuadros de distribucin del trabajo Elaboracin de organigramas Desarrollo Organizacional

Administracin por proyectos

Informtica Modelos de simulacin

Elaboracin de diagramas de flujo Administracin estratgica Anlisis y descripcin de puestos

Se dividen en estas fases ya que va desarrollndose mediante la dependencia, el mejoramiento, el comportamiento del personal y los sistemas de la organizacin a. Pueden utilizarse criterios y tcnicas administrativas aportadas por la teora de la organizacin clsica, para el estudio de la estructura y los procesos de trabajo de la empresa; elaborando organogramas como cuadros de distribucin del trabajo, departamentalizacin y delegacin de tareas.

b. Fase de Desarrollo (Inicio): En este nivel de actividad recurren las tcnicas ms avanzadas y complicadas para el desarrollo del comportamiento y la teora moderna de la organizacin, as como los sistemas y los proyectos. c. Fase de Desarrollo (Intermedia): d. Fase de Desarrollo (Consolidacin): Es la fase donde se hace ms avanzado el desarrollo, recurriendo a teoras cuantitativas con la utilizacin de recursos matemticos, operaciones, simulacros y procedimientos electrnicos de datos. PROCESO DE ANLISIS DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES Para poder realizar dichos anlisis se deben seguir diversos pasos: 1. 2. 3. 4. 5. Conocer el hecho o la situacin que se analiza. Describir tal hecho o situacin. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos. Examinarlo crticamente y comprender cada elemento o componente del hecho especfico en estudio. 6. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin elegido, haciendo comparaciones y buscando analogas. 7. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los fenmenos administrativos y el departamento donde se trabaja. 8. Clasificar la informacin por reas: objetivos, estructura, normas y polticas administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral. CARACTERSTICAS DE UN ANLISIS DE SISTEMA DE ORGANIZACIN Y MTODOS. a. b. Eliminacin: Es la supresin de un sistema de trabajo, la eliminacin de procedimientos o de pasos dentro de un proceso. c. Adicin: Introducir nuevos sistemas o programas. d. Combinacin: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que considere los factores. e. Modificacin: Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en las formas, registros e informes. f. Simplificacin: Introduccin de mejoras en los mtodos de trabajo mediante el anlisis de las operaciones de un procedimiento. g. Series de Tiempo: Interpretacin de las variaciones en los volmenes de hechos, costos, produccin, etc., en perodos iguales y subdivididos en unidades homogneas de tiempo. h. Correlacin: Determinar el grado de influencia entre dos o ms variables. Una variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido. i. Muestreo: A travs del uso de varios diseos, el muestreo hace posible las inferencias acerca de las caractersticas del personal. j. PERT (Tcnica para la Revisin y Evaluacin de Programas): La planeacin y control de un conjunto complejo de actividades, funciones y relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignacin de recursos, etc.

k. Programacin lineal: Para asignar los recursos incluyendo una funcin objetiva, a travs de la eleccin entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para adquisicin, durabilidad, utilizacin en diversas etapas. l. Simulacin: Usada para imitar una operacin antes de su ejecucin real, para as proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones, haciendo grupos complejos de variables. m. Teoras: Existen, en los anlisis de Organizacin y Mtodos, diversas teoras que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que est desarrollndose, stas se dividen as:

Lnea de espera: Es para determinar el nmero ptimo de estaciones de servicio, y la mayora de los modelos suponen una distribucin especfica de las llegadas y el tiempo. Decisiones: Seleccionar el mejor curso de accin cuando la informacin se da en forma probable para el desarrollo sistemtico del anlisis. Juegos: Es para determinar la estrategia ptima en una situacin de competencia, y aplicar en problemas de productividad hacindose responsables pero conociendo las reglas.

PERSONAL DE ORGANIZACIN Y MTODOS El personal que labora en Organizacin y Mtodos se conoce como analistas. ste se encarga de recopilar y analizar informacin con el fin de presentar soluciones alternativas a problemas, as como asesorar en la implantacin de las modificaciones que proponga. El analista puede ser un tcnico o profesional que requiere conocimientos, los cuales se agrupan en dos tipos:

Conocimientos Tericos: Como conocimientos de teora de la administracin y de la organizacin, de sistemas y metodologa de la investigacin. Conocimientos Tcnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnsticos administrativos y el diseo organizacional, anlisis y elaboracin de organigramas, diagramas de flujo y distribucin de espacio.

OBSTCULOS Y LIMITACIONES DE ORGANIZACIN Y MTODOS Los obstculos y limitaciones de un sistema de Organizacin y Mtodos se resumen en tres aspectos: a. b. La carencia de un programa general de Organizacin y Mtodos en las instituciones. c. La escasez de personal calificado. d. La resistencia al cambio. BIBLIOGRAFIA

FRENCH, W / BELL, Cecil Jr. "Desarrollo Organizacional" 5 Edic. ORTUETA, Lucas. "Organizacin Cientfica de Empresas". 1 Edic. Sistema Nacional de Administracin Pblica. Normas de Organizacin. STONER, James / FREEMAN, Edward. "Administracin". 5 Edic. CHIAVENATO, Idalberto. "Principios de Administracin". 5 Edic. TERRY, Geoge. "Principios de Administracin". 2 Edic. SALAZAR Larran, Luis. "Organizacin y Mtodos" 7 Edic. GUERRA Cruz, Guillermo. "Organizacin y Mtodos". 5 Edic. KOONTZ, Harold / WEIHRICH, Heinz. "Administracin - Una Perspectiva Global". 11 Edic.

Elementos de Administracin Moderna. Harold Koontz, Cyril Odonnell. McGraw-Hill. 1982. Principios de Administracin. George R. Terry. C.E.C.S.A. 1981.