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MODULE O5 :

SYSTEME D’INFORMATION DE L’ENTREPRISE

Une organisation sociale peut revêtir des formes différentes. Une entreprise

industrielle et/ou commerciale, une administration, une société d économie mixte, un syndicat, une association sont des organisations sociales. Pour étudier les structures et le fonctionnement de ces différentes organisations, il est nécessaire de définir un modèle suffisamment général, pour rendre compte des particularités de chacune, et suffisamment rigoureux et précis pour constituer un outil de travail efficace.

1. Notion de système

1.1. L entreprise élément du système économique

Une

organisation

évolue

au

sein

d un

environnement

qui

interfère

sur

son

fonctionnement interne et en fonction duquel, elle est amenée à prendre des décisions:

stratégiques stratégiques

commerciales commerciales

financières financières

Cet ensemble, organisation+environnement constitue un Méta-système. B ie ns et S ervice s R è
Cet
ensemble,
organisation+environnement
constitue
un
Méta-système.
B ie ns et S ervice s
R è gle m en ts de b ien s et se rvices
M é nage s
R e ven us
B ie ns et S ervice s
E n trep ris es
R
e tra its
P
rêts
R è gle m en ts
D é po ts et pla cem en ts
In stitu tio n s
F in an cières
R e tra its, P rêts
D
é pô ts
D é pô ts pu blics
P
la cem e nts
R e tra its, fina nce m ent de d éficit
Im pôts
C o tisatio ns
S
alaire s et p restation s socia les
A d m in is tr a tio n s
S ub ven tions
Im pôts et cotisatio ns socia le s

Figure 1: L entreprise, élément du circuit économique

1.2. L entreprise et son environnement économique immédiat

Les relations :

les fournisseurset son environnement économique immédiat Les relations : les sous-traitants l état (+ organismes para-étatiques)

les sous-traitantset son environnement économique immédiat Les relations : les fournisseurs l état (+ organismes para-étatiques)

l état (+ organismes para-étatiques) état (+ organismes para-étatiques)

les clientsles intermédiaires financiers Liens représentés par les flux externes : Biens Services Moyens financiers Informations

les intermédiaires financiersles clients Liens représentés par les flux externes : Biens Services Moyens financiers Informations Fournisseurs

Liens représentés par les flux externes :

Biensfinanciers Liens représentés par les flux externes : Services Moyens financiers Informations Fournisseurs

Servicesfinanciers Liens représentés par les flux externes : Biens Moyens financiers Informations Fournisseurs Banques

Moyens financiersLiens représentés par les flux externes : Biens Services Informations Fournisseurs Banques Règlements Composants,

Informationspar les flux externes : Biens Services Moyens financiers Fournisseurs Banques Règlements Composants, Services

Fournisseurs Banques Règlements Composants, Services Matières Sous-traitants Règlements, Administration
Fournisseurs
Banques
Règlements
Composants,
Services
Matières
Sous-traitants
Règlements,
Administration
premières,
Frais
Prestations
de service
Règlements
Règlements
Constructeur
Automobile
Produits semi-finis
Services
Produits
Produits
finis:
finis
Règlements
Automobiles
Règlements
Pièces
détachées

Clients

Concessionnaires

Règlements

détachées C l i e n t s Concessionnaires Règlements Produits finis Figure 2: L'entreprise et

Produits

finis

Figure 2: L'entreprise et son environnement économique immédiat

1.3. L entreprise et son organisation interne

Une grande entreprise est structurée en départements. Le découpage peut être:

fonctionnelest structurée en départements. Le découpage peut être: hiérarchique géographique Les Domaines de Gestion se

hiérarchiqueen départements. Le découpage peut être: fonctionnel géographique Les Domaines de Gestion se superposent à

géographiqueLe découpage peut être: fonctionnel hiérarchique Les Domaines de Gestion se superposent à cette

Les Domaines de Gestion se superposent à cette organisation :

Gestion financièreDomaines de Gestion se superposent à cette organisation : Gestion comptable Gestion commerciale Gestion des

Gestion comptablese superposent à cette organisation : Gestion financière Gestion commerciale Gestion des approvisionnements Gestion

Gestion commercialecette organisation : Gestion financière Gestion comptable Gestion des approvisionnements Gestion de la production De

Gestion des approvisionnements: Gestion financière Gestion comptable Gestion commerciale Gestion de la production De plus, chaque département peut

Gestion de la productioncomptable Gestion commerciale Gestion des approvisionnements De plus, chaque département peut être découpé en

De plus, chaque département peut être découpé en services. Tous ces éléments échangent entre eux des flux : d informations, monétaires, de biens, de services

Direction Générale Finance Approvisionnement Commercial Production comptabilité Comptabilité Fourni sseurs
Direction
Générale
Finance
Approvisionnement
Commercial
Production
comptabilité
Comptabilité
Fourni sseurs
Marketing
générale
national
Fournisseurs
Gestion
Concession
internationnal
prévisionnelle
Clients
Sous-traitants
directs
Pièces
détachées

Figure 3: L'entreprise et son organisation interne

Matières premières Matières premières Production Approvisionnement Documentation de liaison interne Bons de
Matières premières
Matières premières
Production
Approvisionnement
Documentation de liaison interne
Bons de livraison
Bon de livraison annoté
Téléchargement
Courriers
Bon de livraison annoté Téléchargement Courriers divers Factures fournisseur Administration Factures

divers

Factures fournisseur Administration Factures fournisseur
Factures fournisseur
Administration
Factures
fournisseur

des fichiers

avec le cabinet comptable

fournisseur des fichiers avec le cabinet comptable Comptabilité Fournisseur Chèques Certification des

Comptabilité

Fournisseur

avec le cabinet comptable Comptabilité Fournisseur Chèques Certification des comptes par le cabinet de l

Chèques

Certification des

comptes par

le cabinet de l expert comptable

Figure 4: Les quatre catégories de flux

1.4. Définition d un système

quatre catégories de flux 1.4. Définition d un système Il existe plusieurs définitions de la notion

Il existe plusieurs définitions de la notion de système. En voici quelques-unes provenant de disciplines très différentes :

« est une totalité organisée, faite d éléments solidaires ne pouvant être définis que les uns par rapport aux autres, en fonction de leur place dans cette totalité» .

« Un système est un objet complexe, formé de composants distincts, reliés entre eux par un certain nombre de relations. Les composants sont considérés

comme des sous-systèmes, ce qui signifie qu ils entrent dans la même catégorie d entités que les ensembles auxquels ils appartiennent. Un sous système peut être décomposé à son tour en sous systèmes d ordre inférieur ou être traité (au moins provisoirement) comme un système indécomposable, c est à dire un ensemble réduit à un seul élément. L idée essentielle est qu un système possède un degré de complexité plus grand que ses parties, autrement dit qu il possède des propriétés irréductibles à celles de ses composants. »

propriétés irréductibles à celles de ses composants. » « Un système est un ensemble d éléments
propriétés irréductibles à celles de ses composants. » « Un système est un ensemble d éléments
propriétés irréductibles à celles de ses composants. » « Un système est un ensemble d éléments
propriétés irréductibles à celles de ses composants. » « Un système est un ensemble d éléments
propriétés irréductibles à celles de ses composants. » « Un système est un ensemble d éléments

« Un système est un ensemble d éléments en interaction dynamique, organisé en fonction d un but »

interaction dynamique, organisé en fonction d un but » Appliquée aux organisations sociales : les éléments

Appliquée aux organisations sociales :

les éléments sont constitués par l ensemble des moyens humains et matériels ensemble des moyens humains et matériels

les organisations forment un système ouvert, c est à dire en relation avec leur environnement. système ouvert, c est à dire en relation avec leur environnement.

Les organisations sont des systèmes évolutifs animés d une dynamique. évolutifs animés d une dynamique.

d une façon g énérale, la p rise en com p te de l écoulement du une façon générale, la prise en compte de l écoulement du temps est indispensable à la compréhension du fonctionnement d un système.

2. L organisation en tant que système

Comme nous l avons vu au niveau des définitions, la notion de système peut être empruntée à des domaines très différents. Pour ce qui nous intéresse dans le cadre de ce cours de processus d informatisation, nous nous intéresserons au système « entreprise ».

2.1. Fonctionnement d un système : la démarche Boulding

2.1. Fonctionnement d un système : la démarche Boulding C est l étude de son fonctionnement

C est l étude de son fonctionnement qui permet le mieux d appréhender un système. Pour cela il est indispensable de mettre en évidence deux notions essentielles :

1. la structure du système « entreprise » au travers de ses trois niveaux :

décisiondeux notions essentielles : 1. la structure du système « entreprise » au travers de ses

informationdeux notions essentielles : 1. la structure du système « entreprise » au travers de ses

opératoire 2. les différents immédiat. flux qui traversent ces trois niveaux ainsi que l environnement

opératoire

2. les différents

immédiat.

flux qui traversent ces trois niveaux ainsi que

l environnement

La démarche de K Boulding (General systems theory, the skeleton of science,

Management Science 1956) met en évidence l existence des flux dans les interactions à l intérieur d un système et entre celui-ci et son environnement. Il a établit 9 niveaux que l on peut décrire de la façon suivante :

1 - On choisit à l intérieur de l organisation un objet réputé « passif ». Il peut s agir d une pièce détachée dans une entreprise industrielle ou d un produit quelconque dans une entreprise commerciale.

2 - L objet va être considéré comme étant « actif ». C est à dire que l on va recenser ce

que sa simple existence dans l organisation a déjà provoqué comme flux d informations, de

Avant d être présent dans l entreprise, il

a fait l objet d une fabrication ou d une commande chez un grossiste. Pour ces actions, des

documents ont été établis (bons de commande, de fabrication, de contrôle etc

moyens de paiement, de services, d autres biens

).

3 - Si la pièce ou le produit font l objet d une commande client, on doit alors faire intervenir des phénomènes régulateurs qui sont déclenchés par cette action : planning de travail des personnels, planning de fabrication des ateliers etc

4 - On doit prendre en compte certaines informations directement liées à l objet : le niveau du stock est-il suffisant pour honorer cette commande, le client est-il présent dans

les fichiers de l entreprise ? Dans l affirmative, le solde du compte client dépasse-t-il la limite fixée par la direction financière ?

5 - À ce stade, toutes les actions considérées autour de ces objets mettent en évidence la nécessité de devoir prendre certaines décisions. La commande sera-t-elle honorée ?

6 - Pour prendre ces décisions, on doit disposer d un certains nombre d informations qui constituent la mémoire de l organisation: le client est-il un « client douteux », le compte de ce client a-t-il enregistré dans le passé des incidents de paiement ? On voit ici, la nécessité de disposer à la fois d informations présentes et passées. L objectif poursuivi est double et parfois contradictoire : il faut satisfaire le client sans pour autant mettre en difficulté l organisation dans sa gestion.

7 - À ce stade, on est en mesure de mettre en évidence :

a/ l existence de trois niveaux dans l organisation : le niveau de la décision, le niveau de l information, le niveau opératoire (fabrication ou vente).

b/ leurs interactions

c/ la position centrale du système d information vis à vis des deux autres

8 - On met en évidence à la fois la complexité du système et l autonomie des décisions

9 - Le système de décision doit avoir la capacité de mettre en place des projets. Par exemple, l objectif de la gestion des approvisionnements sera de tendre vers le stock zéro, l entreprise fonctionnant selon le principe des flux tendus.

La vie d une organisation est marquée par des événements qui n ont pas le même degré d importance vis à vis des objectifs qui ont été fixés. Ces événement déclenchent des processus qui supposent que :

une grande quantité d informations circule à l intérieur de l organisation et dans son environnement extérieur. quantité d informations circule à l intérieur de l organisation et dans son environnement extérieur.

des décisions doivent être prises décisions doivent être prises

des tâches doivent être effectuées. tâches doivent être effectuées.

2.2. Notion de flux : les différents niveaux d'abstraction

Les flux expriment des interactions dans le système. Un flux est un échange de biens,

d argent, d informations, de services entre une personne morale ou physique émettrice et une autre réceptrice. Tout ce qui peut produire un flux est nommé acteur. Les flux peuvent être représentés par des diagrammes de circulation.

2.2.1. Le Modèle de Contexte

Le modèle de contexte est le modèle conceptuel de communication de niveau 0. C est
Le modèle de contexte est le modèle conceptuel de communication de niveau 0.
C est celui qui permet de mettre en évidence le domaine de l étude; les flux d'information
sont ceux échangés avec les domaines connexes et les acteurs externes. C est le modèle
de flux de niveau 0.
Gestion
comptabilité
informations ventes
informations rémunération
commande
GESTION DES
VENTES
Gestion du
informations personnel
personnel
facture
Client
informations sur stocks
règlement
bon livraison
infos livraisons en cours
Gestion des stocks

Figure 5 Un exemple de modèle de contexte « Gestion des Ventes »

2.2.2. Notion de Flux de Données

Dans un diagramme de flux de niveau 1, un flux de données est utilisé pour représenter sous forme graphique :

un échange d informations entre deux composants du système échange d informations entre deux composants du système

un échange d informations entre un composant du système et un ou plusieurs éléments du système échange d informations entre un composant du système et un ou plusieurs éléments du système extérieur.

GESTION DES VENTES informations sur stocks bon livraison Gestion des stocks Gestion des infos livraisons
GESTION DES VENTES
informations sur stocks
bon livraison
Gestion des
stocks
Gestion des
infos livraisons en cours
Commandes
commande
bon livraison 2
commande 2
Client
facture
informations vente
Gestion
règlement
Gestion des
informations visite
comptabilité
Factures
informations ventes 2
Gestion
Gestion du
Force de
informations rémunération
personnel
vente
informations personnel
Figure 6 : Un exemple de diagramme de flux de niveau 1
Gestion des
Commandes
bon livraison 2
GESTION DES FACTURES
Commande 2
facture
Gestion
facture 2
Facturation
Client
Gestion
comptabilité
facture 3
règlement
informations règlements
Suivi des
Règlements
informations
vente 2
Gestion
Force de
vente

Figure 7 : Un diagramme de flux de niveau 2

Les modèles conceptuels de communication de niveau 1 à n sont appelés modèles

de flux conceptuels (MFC) ou diagrammes de flux de données (DFD). Les flux d'information sont :

les flux échangés par les activités du domaine de l étude avec les domaines connexes, les acteurs externes étude avec les domaines connexes, les acteurs externes

les flux échangés entre les activités du domaine de l étude. domaine de l étude.

2.2.2.1. Décomposition d'activités

Le passage d'un modèle de niveau i à un modèle de niveau i+1 est effectué par décomposition d'activités du niveau i. Un modèle de communication de niveau i+1 résulte ainsi d'un « zoom » effectué sur une activité du modèle de niveau i.

2.2.2.2. Décomposition de flux

La décomposition d'une activité peut entraîner la décomposition d'un flux agrégat. Par exemple, le flux de données « Informations relatives aux ventes » (DFD de niveau 1) est décomposé en flux « Facture 2 » et « Informations relatives aux règlements » (DFD de niveau 2).

2.3. Les trois systèmes de l organisation

L analyse des flux permet de mettre en évidence les trois niveaux du système d une organisation : le système de décision, le système d information et le système opératoire.

2.3.1. Le système opératoire

Il concerne toutes les activités l entreprise relatives à l exécution des tâches qui concourent à la réalisation des objectifs fixés par le système de décision. Par exemple, un

tel système transforme un flux physique d entrée (matière première, produits semi-finis, flux

financiers, demande de services réalisation de services )

)

en flux physique de sortie (produits finis, flux financiers,

2.3.2. Le système de décision

Il concerne toutes les opérations de gestion. On y retrouve des décisions stratégiques (moyen et long terme) : accroître des parts de marché, modifier une gamme de fabrication, ainsi que des décisions tactiques (court terme) : modification du fonctionnement d un service, mise en place d une campagne de prospection de clientèle.

Le système de l entreprise Système de pilotage (décisions) Environnement Système d information Système
Le système de l entreprise
Système
de pilotage
(décisions)
Environnement
Système d information
Système opératoire

Biens et services

d information Système opératoire Biens et services Informations Figure 8: Les trois systèmes d'une

Informations

Système opératoire Biens et services Informations Figure 8: Les trois systèmes d'une organisation 2.3.3.

Figure 8: Les trois systèmes d'une organisation

2.3.3. Le système d information

Il permet aux deux autres systèmes de fonctionner et à l entreprise d atteindre ses objectifs. Il comprend :

1 - l ensemble des informations de l entreprise

utiles ou noncomprend : 1 - l ensemble des informations de l entreprise structurées ou non formelles et

structurées ou nonl ensemble des informations de l entreprise utiles ou non formelles et informelles 2 - l

formelles et informellesde l entreprise utiles ou non structurées ou non 2 - l ensemble des procédures formalisées

2 - l ensemble des procédures formalisées ou non permettant de les utiliser.

Il met en relation :

l ensemble des personnes ensemble des personnes

l ensembles des moyens permettant de traiter ces informations. ensembles des moyens permettant de traiter ces informations.

Ses objectifs sont :

mettre à la disp osition du système de pilotage, toutes les informations lui permettant position du système de pilotage, toutes les informations lui permettant

de prendre ses décisions (

et seulement celles là !)

permettre la transmission et la circulation de ces informations au système opératoire et à l environnement de transmission et la circulation de ces informations au système opératoire et à l environnement de l entreprise.

3. Le système d information de gestion

Il permet de favoriser la prise de décisions et la mise en

quelques définitions :

de gestion Il permet de favoriser la prise de décisions et la mise en quelques définitions

uvre de celles-ci. Voici

Ordre des experts comptables :

« Le système d information de gestion est défini :

p ar ra pp ort à l information et aux supports qui la véhiculent : par rapport à l information et aux supports qui la véhiculent : ensemble d informations circulant dans l entreprise et ensemble des moyens et procédures de recherche, de saisie, de mémorisation de traitement des informations

en fonction de l ob j ectif princi p al q ui lui est fixé : restituer l information objectif principal qui lui est fixé : restituer l information à la personne concernée, sous sa forme appropriée et en temps opportun, pour prendre une décision ou pour effectuer un travail. »

« Système d information de gestion » de David et Olson :

« Un système utilisateur-machine intégré qui produit de l information pour assister les êtres humains dans les fonctions d exécution, de gestion et de prise de décision. Le système utilise des équipements informatiques et des logiciels, des bases de données, des procédures manuelles, des modèles pour l analyse, la planification, le contrôle et la prise de décision »

« Les systèmes d information, analyse et conception » GALACSI :

« Ensemble des moyens humains et matériels et des méthodes se rapportant au traitement des différentes formes d information rencontrées dans les organisations »

3.1. Notion d information

Sans doute, avant de décrire les diverses fonctionnalités d un système d information est-il nécessaire de s interroger sur la notion « d information ». Le Petit Larousse illustré en donne la définition suivante :

« Elément de connaissance susceptible d être codé pour être conservé, traité ou communiqué »

être codé pour être conservé, traité ou communiqué » Connaissance, donnée, signe, information, code quels

Connaissance, donnée, signe, information, code

quels rapports entre ces différents

termes ? Essayons de clarifier ces différentes notions au travers d un exemple :

Redskins-49ers 23-19

Que peut représenter cette formule pour un lecteur ? C est une suite de signes alphanumériques à laquelle on ne peut « raccrocher » aucune sémantique. A partir de quel moment ces signes vont-ils devenir des données ? Il faut pour cela disposer d un système de décodage.

Le code employé est celui des résultats des équipes de football américain. Associée à son code, l expression devient : « l équipe des Redskins de Washington a battu par 23 à 19 l équipe des 49ers de San Francisco.» Ainsi, un ensemble de signes associé à un système de décodage produit des données. On peut donc écrire:

Donnée = Signe + Code

S agit-il pour autant d une information ? Une donnée ne constitue une information que dans la mesure où elle a un impact sur la personne qui la reçoit. Pour la grande majorité des lecteurs, l expression gardera son statut de donnée. En revanche, pour le citoyen américain qui a participé aux paris organisés autour du championnat de football, l expression constitue une information. Le fait d avoir participé à un pari l a impliqué au niveau de la lecture des résultats qui risque de se traduire pour lui par un gain ou une perte. Il dispose donc d un modèle d interprétation des données. On peut donc écrire :

Information = donnée + modèle d interprétation

L information est donc un réducteur d incertitude. En cela la notion d information est indissociable des moyens qu il faut mettre en uvre pour son acquisition et des bénéfices que l on pourra en tirer.

acquisition et des bénéfices que l on pourra en tirer. Aucune des définitions du paragraphe 1.3

Aucune des définitions du paragraphe 1.3 n est réellement satisfaisante. Sans doute celle qui appréhende le mieux le caractère spécifique du concept d information est celle qui est issue du milieu du marketing :

« Information : Tout ce qui est susceptible de diminuer le risque d incertitude »

3.2. Structure du système d information de gestion

Le système d information de gestion constitue la mémoire de l organisation. Il comporte des aspects statiques :

p rise en compte et enregistrement de faits de l environnement dans un ensemble mémorisé prise en compte et enregistrement de faits de l environnement dans un ensemble mémorisé qui constitue une base d information.

enregistrement des structures de données, des règles et contraintes de l univers extérieur de façon structurée dans structures de données, des règles et contraintes de l univers extérieur de façon structurée dans un ensemble mémorisé.

Et également des aspects dynamiques :

mise à jour de données mise à jour de données

évolutions ou changements des structures, des règles et des modèles en adaptation aux événements de évolutions ou changements des structures, des règles et des modèles en adaptation aux événements de l environnement

3.2.1. Structure globale du système

Le système est généralement organisé à partir de quatre ensembles:

les domaines domaines

les données données

les modèles de traitement modèles de traitement

les règles de gestion règles de gestion

Gestion du Gestion de Gestion Gestion personnel la production administrative commerciale Stratégique Tactique
Gestion du
Gestion de
Gestion
Gestion
personnel
la production
administrative
commerciale
Stratégique
Tactique
Modèles
Règles
Opérationnel
de
de
Gestion
Gestion
Transactionnel
DOMAINES
DONNEES
Spécifiques
Communes

Figure 9: Structure du système d'information

3.2.2. Les domaines de gestion

Ils correspondent à des activités homogènes (administratif, comptable, production Ils prennent en compte des niveaux hiérarchiques :

).

1 - transactionnel composé d opérations élémentaires

2 - opérationnel (opérations courantes)

3 - tactique qui concerne les activités de contrôle par rapport aux objectifs de l entreprise. 4 - stratégique (décisions à long terme)

Les domaines sont en relation les uns avec les autres.

3.2.3. Les données

Elles constituent la matière première du système d information de gestion. Elles doivent être considérées comme une ressource gérée par l entreprise au même titre que l argent, les matières premières, les équipements ou les services. Elles peuvent avoir des formes différentes (orales, écrites - structurées ou naturelles) et circuler sur des supports très différents.

3.2.4. Les modèles

Ils regroupent l ensemble des procédures propres aux différents domaines :

plan comptable plan comptable

processus de fabrication processus de fabrication

mode opératoire d une machine

mode opératoire d une machine

mode opératoire d une machine

3.2.5. Les règles de gestion

Elles permettent

d utiliser, de transformer, de traiter les données en fonction des

objectifs qui ont été assignés au système :

réduction accordée à certains clients réduction accordée à certains clients

date de commande de certaines pièces détachées date de commande de certaines pièces détachées

seuil de renouvellement d un stock de produit seuil de renouvellement d un stock de produit

3.3. Les sous systèmes d information

Si l on se réfère à la notion de « domaines », le système d information de gestion peut être décomposé en sous-systèmes. Un domaine de gestion est un sous-système qui possède un système opérant, un système d information, un système de décision.

un système d information, un système de décision. Domaine de Gestion des approvisionnements Système Pilotage

Domaine de Gestion des approvisionnements

Système Pilotage Système d information Système Opérant
Système
Pilotage
Système
d information
Système
Opérant

Figure 10: Le sous-système gestion des approvisionnements

Il regroupe un ensemble d activités ayant le même objectif global ou la même finalité. Le découpage en domaines de gestion doit respecter certaines règles pour être cohérent.

représenter une activité ayant une finalité propredoit respecter certaines règles pour être cohérent. ne pas reprendre le découpage fonctionnel qui reflète un

ne pas reprendre le découpage fonctionnel qui reflète un état de l organisation à un moment donné. organisation à un moment donné.

résulter d une analyse des flux internes et des flux en relation avec l environnement. une analyse des flux internes et des flux en relation avec l environnement.

Remarque : un domaine doit être défini de manière à n échanger qu un minimum d informations avec les autres domaines.

3.3.1. Décomposition des sous systèmes

Un domaine peut se décomposer en projets et chacun d entre eux en applications. Par exemple, le domaine de la comptabilité peut se décomposé en:

comptabilité générale générale

comptabilité fournisseurs fournisseurs

comptabilité clients clients

contrôle de gestion contrôle de gestion

qui sont des projets. Le coût de revient d une commande client sera une application du projet contrôle de gestion.

3.3.2. Système d information et utilisateurs

La perception du système d information de gestion l utilisateur. Elle dépend :

n est

pas

la même

selon

de la fonction occupéel utilisateur. Elle dépend : n est pas la même selon de la position hiérarchique de

de la position hiérarchiquedépend : n est pas la même selon de la fonction occupée de l expérience professionnelle

de l expérience professionnelle expérience professionnelle

du vécu personnella position hiérarchique de l expérience professionnelle des convictions politiques, syndicales, 3.4. Données et

des convictions politiques, syndicales,de l expérience professionnelle du vécu personnel 3.4. Données et informations, notion d information

3.4. Données et informations, notion d information structurée

Les données constituent la matière première du système d information de gestion.

) et sur

tout type de supports (papier, support magnétique, support numérique, dialogue directe,

téléphonique, télécopie, vidéo

certaines entités de l organisation à des moments particuliers et pour des raisons particulières. Dans ce cas, elles constituent des informations. On établit une distinction entre informations naturelles et informations structurées. L information naturelle est produite ou appréhendée par l homme avec ses seuls moyens d expression naturelle. L information structurée permet de représenter l information naturelle de façon plus rigoureuse. Elle est obtenue par extraction à partir de l information naturelle. L intérêt de

cette extraction est triple :

Elles peuvent être présentes sous toutes les formes (orale, texte, dessin, signe,

).

Elles peuvent concerner certaines personnes ou

1. augmentation de la lisibilité par élimination des informations parasites

2. concision permettant de diminuer le temps de communication, fiabilité et réduction des volumes de stockage

3. possibilité d appliquer des traitements algorithmiques permettant d obtenir de nouvelles données.

Données en entrée

Données en entrée Traitements Données en sortie Figure 11: Traitement de données structurées 3.5. Rôle du

Traitements

Traitements
Traitements
Traitements

Données en sortie

Données en entrée Traitements Données en sortie Figure 11: Traitement de données structurées 3.5. Rôle du

Figure 11: Traitement de données structurées

3.5. Rôle du système d information

On attribue généralement quatre rôles au système d information de gestion :

1 - Produire des informations légales ou quasi-légales réclamées par l environnement

socio-économique (factures, bulletins de salaire,

)

2 - Déclencher des décisions programmées (réapprovisionnement des stocks, relance )

client,

3 - Aider à la prise de décisions non programmées en fournissant aux décideurs un ensemble d informations brutes ou modélisées.

4 - Assurer la coordination des tâches en permettant les communications entre les individus du système opérationnel.

En manière de conclusion, quelques indications utiles sur les SIG

1 - L'organisation ne souffre pas d'un manque d'informations utiles mais d'une

surabondance d'informations souvent inutiles. Un Système d'Information ne doit pas être conçu pour capter toute l'information mais pour filtrer efficacement les informations utiles.

2 - L'utilisateur connaît les informations dont il a besoin. Un Système d'Information doit donc l'aider à les mettre en évidence et veiller à ce qu'il n'y ait pas de redondances.

3 - L'utilisateur du Système d'Information améliore sa prise de décision s'il dispose de l'information dont il a besoin au bon moment.

4 - La fluidité de l'information et son accessibilité contribuent à améliorer la

gestion de l'organisation. L'information doit être accessible à tous ceux qui en ont

besoin.

5 - L'utilisateur n'a pas à connaître le fonctionnement du système. Le concepteur

d'un Système d'Information doit veiller à ce que son utilisation soit conviviale. Pour

cela, la construction d'un Système d'Information doit s'appuyer sur:

une méthode de conception des SI méthode de conception des SI

une méthode d'analyse des données et des traitements. méthode d'analyse des données et des traitements.

3.6. Fonctions du système d information

Pour assurer son rôle de couplage entre système opérant et système de pilotage, il doit disposer d un certain nombre de fonctions dont les quatre principales sont :

1 - saisie (dans le sens de capture de l information)

2 - mémorisation

3 - traitement

4 - communication

3.6.1. Saisie

Une donnée n existe pour le SIG que lorsqu elle a été saisie, lorsqu elle est présente dans le système. Mais une autre question se pose au moment où le système va s approprier une donnée : la codification. Comment transformer un événement en signe ? Les données devront posséder trois propriétés :

1 - Fiabilité - Elle est véridique

2 - Validité - Est-elle altérée par une erreur ?

- Pertinence - Par exemple en terme de moment par rapport à l usage que l on veut en faire.

3

3.6.2. Mémorisation

Pour qu une donnée saisie prennent une existence dans le système d information, elle doit être mémorisée dans un endroit qui permettra de la retrouver et donc de l exploiter. Pour que l accès soit efficace et pertinent, la mémorisation suppose qu il y ait eu un effort de modélisation et de structuration

3.6.3. Traitement

La fonction de traitement que le système d information doit permettre :

1 - D accéder aux données. Ceci doit pouvoir se faire de façon sélective, d où l importance de la structure des bases de données et des langages de requêtes.

2 - de les mettre en forme. Problème de l utilisation des données collectées dans des formats différents avec des outils différents

3 - D effectuer des traitements. C est à dire de créer des informations avec une valeur ajoutée par rapport aux données collectées permettant : décisions, planification, contrôle, communication

3.6.4. Communication

Il s agit d assurer, après les phases précédentes, les transferts d information vers le système opérant ou vers le système de pilotage, et également entre l intérieur et l extérieur de l organisation.

Index du texte :

1. NOTION DE SYSTEME

2

1.1 L

ENTREPRISE ELEMENT DU SYSTEME ECONOMIQUE

2

1.2 L

ENTREPRISE ET SON ENVIRONNEMENT ECONOMIQUE IMMEDIAT

2

1.3 L

ENTREPRISE ET SON ORGANISATION INTERNE

3

1.4 DEFINITION D UN SYSTEME

4

2. L ORGANISATION EN TANT QUE SYSTEME

5

2.1 FONCTIONNEMENT D UN SYSTEME : LA DEMARCHE BOULDING

5

2.2 NOTION DE FLUX : LES DIFFERENTS NIVEAUX D'ABSTRACTION

7

2.2.1 Le Modèle de Contexte

7

2.2.2 Notion de Flux de Données

8

2.3 LES TROIS SYSTEMES DE L ORGANISATION

9

2.3.1 Le système opératoire

9

2.3.2 Le système de décision

9

2.3.3 Le système d information

10

3. LE SYSTEME D INFORMATION DE GESTION

10

3.1 NOTION D INFORMATION

11

3.2 STRUCTURE DU SYSTEME D INFORMATION DE GESTION

12

3.2.1 Structure globale du système

12

3.2.2 Les domaines de gestion

13

3.2.3 Les données

13

3.2.4 Les modèles

13

3.2.5 Les règles de gestion

14

3.3 LES SOUS SYSTEMES D INFORMATION

14

3.3.1 Décomposition des sous systèmes

15

3.3.2 Système d information et utilisateurs

15

3.4 DONNEES ET INFORMATIONS, NOTION D INFORMATION STRUCTUREE

15

3.5 ROLE DU SYSTEME D INFORMATION

16

3.6 FONCTIONS DU SYSTEME D INFORMATION

16

 

3.6.1 Saisie

17

3.6.2 Mémorisation

17

3.6.3 Traitement

17

3.6.4 Communication

17

Index des figures :

FIGURE 1: L ENTREPRISE, ELEMENT DU CIRCUIT ECONOMIQUE

2

FIGURE 2: L'ENTREPRISE ET SON ENVIRONNEMENT ECONOMIQUE IMMEDIAT

3

FIGURE 3: L'ENTREPRISE ET SON ORGANISATION INTERNE

4

FIGURE 4: LES QUATRE CATEGORIES DE FLUX

4

FIGURE 5 UN EXEMPLE DE MODELE DE CONTEXTE « GESTION DES VENTES »

7

FIGURE 6 : UN EXEMPLE DE DIAGRAMME DE FLUX DE NIVEAU 1

8

FIGURE 7 : UN DIAGRAMME DE FLUX DE NIVEAU 2

8

FIGURE 8: LES TROIS SYSTEMES D'UNE ORGANISATION

10

FIGURE 9: STRUCTURE DU SYSTEME D'INFORMATION

13

FIGURE 10: LE SOUS-SYSTEME GESTION DES APPROVISIONNEMENTS

14

FIGURE 11: TRAITEMENT DE DONNEES STRUCTUREES

16